10 правил написания деловых электронных сообщений
Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.
Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.
Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.
Электронное сообщение – это официальный документ
Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.
Приветствия
Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.
Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.
Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.
Проверьте правописание
Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.
Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.
Ориентируйтесь на более широкую аудиторию
Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек.
Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.
Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия
Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.
Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.
Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.
Будьте максимально корректны
Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.
Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение
Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении.
В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.
Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.
Вежливая подпись – залог успеха
В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.
Контактная информация
Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:
- Ваше полное имя
- Название компании
- Номера телефонов и факсов
- Адрес электронной почты
- Адрес веб-сайта
Не увлекайтесь украшательством
Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?
Читайте также:
Деловой этикет в США
Деловой этикет в Британии
Презентация на английском
Деловой английский для совещаний и конференций
Деловой английский в США
Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс
Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо.
О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?
Напишите тему письма
Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.
Обращайтесь по имени
Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»
Пишите коротко, сразу о деле
В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет учебных занятий.
- Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
- Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.
Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов
Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.
Прикрепленные файлы называйте понятно
Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…
Подпишите письмо
Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию.
В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.
староста 203 группы
Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32
Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.
Перечитайте и отправляйте
Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.
Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.
Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.
0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Правила написания электронного письма или этикет электронной почты
Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.
За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.
Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.
Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.
Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
- Адрес и имя отправителя.
- Адрес получателя.
- Тема письма.
- Приложение.
- Письмо, состоящее из приветствия, основного текста, заключения и подписи.
Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.
Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура вашей организации, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..
Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий ваше настоящее имя и имя вашей организации в названии домена, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..
Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».
Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.
Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.
При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция «ответить» означает «Мой ответ на:».
Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.
Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.
Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.
Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.
В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.
Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.
P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.
Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.
Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.
Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.
Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.
Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали!?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.
Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.
Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.
P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание
Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.
Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме.
Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.
Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.
Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб
Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.
В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться.
Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.
Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.
Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.
Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.
Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма.
Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.
Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.
В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.
Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.
Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).
Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.
Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?
Материал составлен методистом Шутилиной Л.
А, в статье были использованы материалы следующих авторов:
- Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.
- Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ .
- Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.
- Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .
Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ
Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.
♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.
Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.
Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.
♥ ПО ТЕМЕ: 50 примеров плохого дизайна.
Необходимость в хорошем окончании электронного письма
Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:
- Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
- Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
- Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.
Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:
- Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
- Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
- Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
- В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т. д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.
д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.♥ ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.
Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».
♥ ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.
Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять
Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.
- Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
- Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
- Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
- Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?
Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте.
Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.
Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.
♥ ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.
Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают
С наилучшими пожеланиями
- Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
- Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».
В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:
С наилучшими пожеланиями, ФИО
С уважением
- «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
- «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
- Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.
В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:
С уважением, ФИО
Всего хорошего
«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.
Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как
Всего доброго
С уважением, ФИО
Другие распространенные способы завершить электронное письмо:
- Удачного дня
- С благодарностью
- С самыми теплыми чувствами
Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего.
Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.
♥ ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.
Об использовании слова «Спасибо»
Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.
♥ ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.
Распространенные способы завершить письмо, которые не работают
Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.
Ваш друг или Искренне Ваш.
Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.
Отправлено iPhone.
«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.
Берегите себя.
Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.
♥ ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.
Важность подписи электронной почты
Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.
Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.
♥ ПО ТЕМЕ: Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.
Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.
Смотрите также:
Родная связь | Электронное письмо
Электронное письмо — это современный быстрый и удобный способ общения через текстовые сообщения, отправляемые по электронной почте. |
Для того, чтобы воспользоваться услугой «Электронное письмо» Вам необходимо:
— зарегистрироваться или авторизоваться на сайте;
— иметь персональный компьютер (или ноутбук) с доступом в Интернет.
| Преимущества услуги «Электронное письмо»: |
- Благодаря услуге «Электронное письмо», не выходя из дома, Вы сможете общаться с близким человеком, находящимся далеко от Вас.
- В электронном письме Вы можете сообщить информацию, которую затруднительно или неудобно сообщить во время телефонных или видеопереговоров.
- Количество писем и ответов в месяц не ограничено.
- Электронное письмо дойдет до вашего Адресата быстрее «обычного» письма.
- На Ваш номер телефона, указанный при регистрации, будут приходить уведомления об этапах обработки письма.
- Возможность заказать письмо-ответ.
- Ответ на ваше сообщение Вы получите в виде сканированной копии рукописного письма Адресата, что позволит Вам с радостью читать строчки, написанные почерком близкого человека.
- Возможность быстро сообщить родному человеку, что вы ожидаете от него письмо — услуга «Пустое письмо».
- 100% гарантия доставки, в случае наличия Адресата в данном Учреждении и прохождения цензуры.
- Написать электронное сообщение Вы можете даже, если находитесь на даче или в зарубежной поездке.
- Круглосуточный прием сообщений.
Для быстрой доставки Вашего сообщения необходимо правильно указать следующие данные:
- — Фамилия, имя, отчество Отправителя;
- — Фамилия, имя, отчество Адресата, дата рождения;
- — Номер учреждения, в котором находится Адресат; номер отряда.
При наличии ошибок в личных данных Адресата или Отправителя электронное письмо не доставляется, оплата не возвращается. Пожалуйста, будьте внимательны!
Для отправки писем, рекомендуем пользоваться браузером Mozilla Firefox через ПК. В других браузерах, таких как Google Chrome или Яндекс Браузер, может наблюдаться некорректная отправка текста письма.
В случае возникновения вопросов по услуге «Электронное письмо», позвоните по телефону 8(342)230-88-38 или напишите нам на адрес электронной почты [email protected]
При обращении обязательно указывайте номер интересующего Вас письма.
Обращаем Ваше внимание, что услуга на данный момент предоставляется не во всех учреждениях ФСИН России. Следите за публикациями на нашем сайте.
Перед заказом услуги «Электронное письмо», пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с Офертой и правилами предоставления услуги.
Как правильно написать письмо по электронной почте потенциальному работодателю
- Электронное письмо вашему потенциальному работодателю – это шанс показать, что вы умны, компетентны и амбициозны – в общем, идеальный кандидат на эту должность.
- Мы спросили карьерного эксперта Аманду Августин о её лучших советах по поводу написания электронных писем в компанию вашей мечты.
- Эти советы включают в себя демонстрацию вашего рвения, использование ваших связей и настройку писем под каждую отдельную компанию.
Всем известно, что изменить первое впечатление очень тяжело.
Когда вы отправляете письмо вашему потенциальному работодателю, у вас есть лишь один шанс убедить их в том, что вы умны, компетентны, амбициозны, и именно вас не хватает в их компании. (Но никакого давления.)
Это проще, чем кажется — до тех пор, пока вы соблюдаете определенный этикет и избегаете самых распространенных ошибок, которые делают современные соискатели.
Мы посоветовались с Амандой Августин, карьерным экспертом в TopResume, о том, как отправить четкое и убедительное сообщение в компанию, за работу в которой вы готовы умереть. Вот 10 советов, которые помогут вам приблизиться к вашей мечте.
Чётко укажите тему вашего письма
Августин посоветовала не использовать броские заголовки. Вместо этого сделайте очевидным, что вы подаете заявку на работу.
Если в описании вакансии нет конкретных указаний, то что-то простое в стиле: «Заявка на должность стратегического репортёра (ID #12345): Шана Лебовиц» должно сработать.
Тем не менее, если вы хотите отправить электронное письмо вашему потенциальному работодателю, следует быть более креативным в выборе темы для письма.
Расскажите о ценности, которую вы можете предоставить — например, «хотел бы поделиться своими идеями по повышению производительности торговой команды». Подумайте, о чем заботится человек, которому вы пишите, и почему он хотел бы прочитать ваше сообщение.
Адресуйте своё письмо соответствующему человеку
«Худшее, что вы можете сделать – это обратиться к человеку ‘уважаемый господин’ или ‘уважаемая госпожа’», — говорит Августин. «Это показывает, что вы не уделили внимание тому, чтобы узнать, кому конкретно вы пишете».
Вы можете найти необходимую информацию на LinkedIn и узнать имя рекрутера компании или менеджера по найму, который первоначально разместил вакансию. Если это не сработает, вы можете использовать свою сеть связей — знаете ли вы всех, кто там работает? — и узнайте, кем является соответствующий получатель.
В редком случае, когда работа размещена анонимно, вы можете сказать: «Уважаемый HR-специалист» или «Уважаемый менеджер по найму».
Говорите о том, что вы можете дать работодателю
Помните, говорит Августин, что работодатель – ваша целевая аудитория. Поэтому подумайте о ценностях, которые вы можете предложить им.
Непосредственно в теле письма укажите, что конкретно вы можете дать работодателю и что вы успели узнать о компании.
Покажите своё рвение
Пусть компания знает, что вы находитесь в восторге от возможности работать там.
В электронном письме Августин объяснила: «Вы вдохновлены отправкой заявки на эту работу после участия на встрече, которую организовала компания или после просмотра интервью с руководителем компании? Используйте эту информацию в первой части вашего сообщения, чтобы продемонстрировать своё рвение в участии в этом бизнесе».
Кроме того, вы получите фору на фоне кандидатов с аналогичной квалификацией, которые не продемонстрировали такого же рвения, как вы.
Подстраивайте письмо под конкретного работодателя
Августин сказала, что важно приспособить ваше сообщение к каждой отдельной вакансии и компании.
«Чем больше вы рассказываете о своих конкретных потребностях и как ваш набор навыков делает вас действительно хорошим решением для этих потребностей, тем более вероятно, что ваше сообщение будет прочитано».
И это может показаться очевидным, но убедитесь, что вы указали название правильной компании в своем письме, особенно если вы отправляете письмо для сразу несколько работодателей.
«Зачастую это может вывести вас из гонки за место», — сказала Августин. «Работодатели ищут причины, чтобы избавиться от этих писем».
Аккуратно ссылайтесь на имена
Августин рекомендует упомянуть, если вы ранее работали, например, с одним из конкурентов компании или с их текущими клиентами.
«Это говорит читателю, что вы понимаете, какую работу они выполняют, и могут добавить ценности вашей кандидатуре практически мгновенно, что всегда является отличным фактором для продажи», — сказала она по электронной почте.
Тем не менее, вам не нужно упоминать, что однажды вы встретили знаменитого человека в отрасли и нашли с ним общий язык. В статье, полученной в 2009 году от ученых из Цюрихского университета, было обнаружено, что ссылка на других людей делает людей менее привлекательными и менее компетентными.
Используйте свои связи, где это только возможно
«Если вы знаете кого-то, кто работает в компании и добился в этом успеха, упомяните этого человека в сопроводительном письме», — сказала Августин по электронной почте.
Вы можете либо объяснить, что человек рекомендовал вам подать заявку на должность, либо рассказал вам, каково это работать в данной компании.
Августин также предлагает попросить вашего контакта отправить копию вашего заявления непосредственно руководителю по найму. Согласно исследованию Glassdoor, ваши шансы получить работу на 6,6% выше, если вы были рекомендованы текущим сотрудником.
Не копируйте своё резюме
Августин рекомендует не копировать своё резюме в тело электронного письма, так как его форматирование будет выглядеть «отвратительно».
Вместо этого вы должны либо прикрепить документ, либо предоставить ссылку на документ Google. (Вы можете использовать гиперссылки из нескольких слов, чтобы не создавать в письме длинных наборов символов.) Если вы решите отправить документ Google, убедитесь, что вы выбрали вариант «только для просмотра» для работодателя.
Отправляйте своё письмо как можно скорее после появления вакансии
«Чем раньше вы отправите свою заявку на вакансию, тем лучше», — говорит Августин.
Если обобщить, то рекомендуется отправить заявку в течение 72 часов после публикации вакансии, потому что после этого срока работодателей начинают заваливать заявками от соискателей.
Немедленно связывайтесь
Августин рекомендует включать в ваше сообщение предложение, которое будет говорить нечто вроде: «Я свяжусь с вами в [любая дата] после прочтения вами моей заявки».
Она советует связываться по истечению недели после отправки заявки или, если имеется более близкая дата в описании вакансии, планируйте связываться через неделю после неё. Убедитесь, что вы отметили эту дату в своём календаре, чтобы вы не забыли о том, что пообещали связаться с вашим потенциальным работодателем.
businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш
Как соблюдать этику деловой переписки – Новости – Вышка для своих – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
Какие рекомендации следует соблюдать в части отправки писем?
1. По возможности отправляйте письма в рабочее время, при необходимости используйте настройку отложенной отправки.
2. Если к письму добавлены вложения, прокомментируйте это в письме, укажите их содержание и цель приложения к письму, убедитесь, что файлы соответствуют теме письма. Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится.
3. Перед отправкой письма удостоверьтесь, что ответили на все вопросы адресата, проверьте орфографические, пунктуационные, речевые ошибки. В письме должны использоваться корректные формулировки.
4. Убедитесь, что оправляете письмо правильному адресату.
5. При переписке, в которой участвует двое и более людей, в поле «Кому» указывайте только того человека, в чей адрес направляется письмо. Сохраняйте адресата в переписке, о добавлении дополнительного адресата спрашивайте у всех участников переписки.
6. При ответе в переписку с участием нескольких лиц в адресатах оставьте тех, кому именно направляется ответ, а остальных – сохраните и/или перенесите в копию, не удаляйте.
7. В поле «Копия» указывайте всех заинтересованных в переписке лиц.
8. Не используйте раздел «скрытая копия».
9. Не пересылайте переписку без согласия всех ее участников на внешние адреса электронной почты.
10. Если в переписке содержатся персональные данные других работников или обучающихся университета, либо имеется оповещение о том, что сообщения и любые документы, приложенные к ним, содержат конфиденциальную информацию и предназначены исключительно для использования работниками НИУ ВШЭ, не пересылайте данные письма лицам, не участвующим в переписке, а также на внешние адреса электронной почты, в том числе на личные почтовые адреса участвующих в переписке работников за пределами корпоративной почты НИУ ВШЭ.
Как лучше писать электронные письма на работе
Где ваша работа встречается с вашей жизнью.Смотрите больше от Ascend здесь.
Неужели написание плохого электронного письма разрушит вашу карьеру? Нет. Но изучение негласных правил написания профессиональных писем может улучшить вашу компетентность в глазах коллег. В этом сотрудничестве HBR с создателем YouTube Джеффом Су вы узнаете, как лучше организовать электронную переписку и избежать типичных ошибок новичков.
0:00 — Зачем нужен электронный этикет?
1:19 — Включите призыв к действию в строке темы
2:13 — Одна цепочка писем для каждой темы
2:48 — Управляйте получателями
3:27 — Начните с главного
4:30 — Обобщите в своем ответе
5:10 — Гиперссылка по возможности
5:38 — Измените настройку по умолчанию на «Ответить» (не «Ответить всем»)
6:06 — Измените отмену отправки варианты
Выписка
JEFF SU: Хорошо, настоящий разговор.Ошибки, связанные с этикетом электронной почты на рабочем месте, не повлияют на вашу карьеру. Но изучение негласных правил написания профессиональных писем повлияет на то, насколько вы компетентны в глазах ваших коллег.
И поскольку для этого нет стандартизированных учебных курсов, в этом видео я сначала расскажу об очень реальных преимуществах получения хороших навыков работы с электронной почтой на рабочем месте, а затем погрузюсь в свои восемь основных советов по профессиональному этикету электронной почты, многие из которых чему я научился на собственном горьком опыте во время моей первой работы на постоянной основе консультантом по вопросам управления.Итак, приступим.
Всем привет. Меня зовут Джефф, и для меня большая честь иметь возможность сотрудничать с Harvard Business Review для этого видео о моей ботанической страсти: этикете электронной почты на рабочем месте. Вспомните, когда вы в последний раз получали плохо написанное электронное письмо. Возможно, вам пришлось бы перечитать его несколько раз, чтобы понять суть, а элементы действий могли быть разбросаны повсюду.
В худшем случае это привело к излишне длинной цепочке писем, которую можно было бы избежать, если бы исходное электронное письмо было правильно спланировано.В этом заключается красота хорошо составленных писем. Это не только помогает вам, отправителю, показаться более способным, демонстрируя сильные коммуникативные навыки, но также экономит так много времени читателя, отображая только актуальную для него информацию.
Итак, без лишних слов, моим первым шагом будет призыв к действию, если это необходимо, в строке темы электронного письма. Большинство из нас знакомо с универсальным словом «требуется действие» в строке темы, верно? Я рекомендую просто сделать еще один шаг и указать, что именно вам нужно, чтобы получатель сделал, и примерное время, которое потребуется им для этого.
Например, вместо того, чтобы писать «Требуется действие, обратная связь для проекта X», напишите «Пять минут — обратная связь по проекту X». Этот очень маленький трюк дает вам гораздо больше контекста. Это опрос для проекта X. Я могу выполнить его очень быстро между двумя встречами, которые у меня есть. Или, если неуместно указывать примерное время, укажите конкретный призыв к действию. Например, вместо «оценки расходов за 4 квартал» напишите «Илон, чтобы утвердить оценки расходов за 4 квартал». Итак, Илон знает, чего от него ждут, еще до того, как откроет электронное письмо.
Шаг номер два: придерживайтесь одной цепочки писем по той же теме. Честно говоря, меня позвала по этому поводу моя коллега, но я рад, что она мне сказала. Обычно я отправлял отдельные электронные письма для одного и того же проекта всякий раз, когда у меня возникала новая идея или уточняющий вопрос. Но если подумать об этом с точки зрения получателя, им не хватает контекста исходной цепочки писем, а несколько новых писем на одну и ту же тему просто засоряют их почтовые ящики без надобности.Таким образом, общее практическое правило здесь — придерживаться исходной цепочки писем для любой заданной темы, чтобы каждый мог ссылаться на одну и ту же информацию.
Совет по этикету электронной почты номер три: объясните, почему вы добавляли или удаляли получателей в цепочках электронной почты. Есть много ситуаций, когда вам нужно добавить кого-то в цепочку писем, чтобы получить их мнение, или пригласить кого-то, чтобы сэкономить его почтовый ящик. Профессиональный и простой способ сделать это — добавить предложение в самом верху электронного письма, четко показывающее, кого вы добавили или убрали.Мне нравится добавлять круглые скобки и выделять шрифт курсивом, чтобы отделить его от фактического тела письма. Таким образом, читатели сразу узнают, кто новые получатели.
Совет номер четыре на самом деле адресован моей очень большой раздражительности, когда отправители включают много информации заранее, но то, что они на самом деле пытаются получить или просить, находится в самом конце письма. Чтобы этого избежать, всегда сначала включайте основную мысль, а затем контекст. Просто сравните эти два письма:
«Привет, Джейн, меня зовут Джефф, я работаю в команде по маркетингу продуктов.Мы готовим колоду прогнозов для большого босса, и он ищет прогнозируемые цифры выручки от секретного электромобиля, который скоро будет запущен. Могу я попросить вас получить эти данные для меня? »
«Привет, Джейн, могу ли я побеспокоить вас по поводу прогнозов доходов от электромобилей? Контекст: группа продуктового маркетинга в настоящее время готовит колоду прогнозов для большого начальника, и мы надеемся использовать прогнозы для борьбы за дополнительный бюджет. Было бы здорово получить цифры за 2025–2030 годы в формате Google Таблиц.”
Отодвигая контекст назад, мы даем другому человеку возможность прочитать не столь важную часть письма. Часто, когда мы пишем электронное письмо кому-то более старшему, мы чувствуем себя обязанными объяснить, почему мы пишем электронное письмо, в самом начале, чтобы это не выглядело так, как будто мы им мешаем. На самом деле это контрпродуктивно, потому что, если человек очень старший, он, вероятно, просто хочет знать, о чем вы ему пишете, чтобы он мог с этим разобраться, а затем переходил к своему собственному расписанию.
Совет номер пять. Если вы получили электронное письмо с большим количеством неорганизованного содержания, кратко изложите в своем ответе основные мысли отправителя. Итак, если вы получили электронное письмо от человека, который явно не смотрел это видео, и он отправил вам длинное, многословное, запутанное сообщение, которое вы должны перечитать несколько раз, вам нужно сделать две вещи.
Номер один, отправьте им это видео. Во-вторых, уделите несколько минут тому, чтобы определить и выделить общие темы в их электронной почте, и резюмируйте их сообщение в нескольких предложениях, прежде чем отвечать на все, о чем они пишут вам.Это не только поможет вам подтвердить, что вы правильно поняли, но и оценит дополнительные усилия, которые вы приложили, чтобы помочь им организовать свои мысли.
Совет по этикету электронной почты номер шесть: используйте гиперссылки во всех возможных случаях. Это еще одна моя любимая мозоль. Если вы отправляете кому-то ссылку по электронной почте, вам действительно стоит потратить лишние несколько секунд, чтобы нажать Command K на Mac или Control K в Windows и сделать гиперссылку на внешний веб-сайт или видео. Это не только выглядит намного чище для получателя, чем простая вставка большой неуклюжей ссылки, но также снижает вероятность того, что вы допустите ошибку, добавив дополнительную букву или удалив ее в исходном URL-адресе.
Совет номер семь: измените настройку по умолчанию на «ответить» вместо «ответить всем». Честно говоря, я стараюсь не рисковать. Я думаю об этом так: скажем, вы в спешке отвечаете на электронное письмо, и вы действительно делаете ошибку, ущерб нанесен одному получателю, потому что по умолчанию вы отвечаете одному человеку, а не всем. Это стандартная настройка для большинства популярных почтовых клиентов, и обычно ее можно найти в разделе общих настроек.
Совет по этикету электронной почты номер восемь: установите для параметра «Отменить отправку» значение 30 секунд.Возможно, вы этого не знаете, но закон Мерфи, когда дело касается электронной почты на рабочем месте, гласит, что вы всегда будете обнаруживать свои ошибки через 10 секунд после того, как электронное письмо уже отправлено. Если не считать шуток, я уверен, что мы все были там. Мы отправляем электронное письмо, заходим в папку отправленных писем, чтобы прочитать его с точки зрения другого человека, и понимаем, что что-то не так.
Опять же, это стандартная настройка, с которой можно поиграть во всех почтовых приложениях. Вместо пяти секунд по умолчанию для отмены отправки, например, обновите до 30 секунд для хорошей меры.
10 советов по написанию профессиональных писем | За кирпичом
Когда ярмарка вакансий закончится, вы, вероятно, уйдете с большим количеством визиток, чем можете сосчитать. Независимо от того, попросят ли вас дать интервью на следующий день или нет, всегда полезно связаться с интересующими вас компаниями. Это позволит вам наладить связи для будущих возможностей! Вот несколько советов и приемов, как написать успешное и содержательное профессиональное электронное письмо:
1.Начните со значимой строки темы
Независимо от того, разговаривали ли вы с кем-то или просто отправляете электронное письмо человеку, с которым вы надеетесь установить связь, обязательно укажите содержательную строку темы. Не забывайте, чтобы оно было коротким и приятным, но прежде чем писать тему, подумайте о своих намерениях. В теме письма должно быть указано, почему вы обращаетесь к ним. В переполненном почтовом ящике тема может решить, отправит ли человек его прямо в корзину или прочитает.
2. Обращайтесь к ним надлежащим образом
Обычный язык, такой как «Привет», можно отправить коллеге или другу, но для профессиональных запросов это не лучший выбор. С другой стороны, «Уважаемый» слишком формально. Более уместны простые «Привет» или «Привет».
3. Составьте письмо кратко и по делу
Хотя многие профессионалы рады привлечь в свою компанию новых талантливых студентов, они также очень заняты.Их почтовые ящики будут переполнены сообщениями, особенно после ярмарки вакансий. Лучше всего, чтобы они ответили, сделайте заметку короткой.
4. Облегчить чтение
Добавляйте отступы или пробелы между абзацами для облегчения чтения и беглого бега. Кроме того, храните самую важную информацию в начале каждого абзаца, чтобы они могли распознать ваши самые важные моменты.
5. Не используйте сленг
Профессиональные электронные письма требуют определенного уровня формального языка.Не используйте сленг или смайлики. Кроме того, выберите простой шрифт и не добавляйте слишком много цветов, если они вообще есть.
6. Будьте добры и благодарны
Всегда будьте добры и дружелюбны. Помните, они делают вам большую услугу. Как правило, они очень заняты, и приятно с их стороны находить время в свободное время, чтобы поговорить со студентами на ярмарке вакансий или даже прочитать и ответить на электронное письмо.
7. Будьте харизматичны
Постарайтесь выделиться. Когда вы пишете электронное письмо, не переусердствуйте и не переусердствуйте.Однако немного остроумия никому не повредит. Не бойтесь проявить свою индивидуальность!
8. Поднимите баллы в предыдущем разговоре
Если у вас была возможность поговорить с ними на ярмарке вакансий, попробуйте упомянуть то, о чем вы говорили, что могло быть уникальным. Скорее всего, у этого человека было много подобных разговоров со многими другими детьми. Все, что вы можете сказать, что поможет им вспомнить о вас, ценно.
9. Перечитайте письмо
Даже когда вы пишете быстрые и короткие электронные письма, в них легко могут быть ошибки.Небольшие грамматические ошибки могут повлиять на мнение профессионала о вас или сломать его. Перечитайте свое электронное письмо перед отправкой, чтобы избежать ошибок.
10. Используйте соответствующую подпись
Два подходящих доводчика — «С уважением» и «Спасибо». Не забудьте добавить свое имя после выбора доводчика. А еще лучше установите автоматическую подпись, чтобы она всегда отображалась внизу ваших писем, несмотря ни на что.
Следуйте этим простым советам, и вы будете готовы отправлять сообщения и благодарственные письма как профессионал.Удачи всем на ярмарке вакансий!
Помечено: признакам
12 советов по написанию эффективных электронных писем
3 способа улучшить навыки зрительного контакта> опубликовано 17 октября 2018 г.Мы в значительной степени полагаемся на электронную почту при общении с коллегами, клиентами, поставщиками и т. Д.Некоторые электронные письма слишком длинные, выстраивая абзац за абзацем, в то время как другие слишком резкие, в то время как некоторые из них слишком формальны или совершенно неформальны, а третьи могут даже подвергнуть компанию юридической опасности.
Поскольку мы так сильно полагаемся на электронную почту, каждое электронное письмо, которое мы отправляем, должно быть хорошо написано и служить намеченной цели по распространению информации, а также должно быть коллегиальным. Эффективные электронные письма не только содержат информацию в ясной и сжатой форме, но и экономят время и усилия как для читателя, так и для получателя, что в конечном итоге влияет на чистую прибыль.
Воспользуйтесь следующими 12 советами, чтобы создать эффективное электронное письмо.
Тема сообщения важна
Меня сводит с ума, когда я получаю электронное письмо от кого-то, а тема письма — шутка или не имеет отношения к содержанию письма. Опять же, это добавит времени в мой день, когда я пытаюсь найти в своих электронных письмах конкретное содержание, но тема не соответствует этому содержанию.
Используйте маркеры и выделите призыв к действию
Маркированный список позволяет получателю быстро и эффективно читать электронную почту.Это также помогает читателю определить основные моменты письма. Если от получателя ожидается, что он что-то сделает после получения электронного письма, выделите призыв к действию.
Держать его коротким
Ни у кого нет времени читать электронное письмо из 10 абзацев, поэтому не присылайте его. Если у вас есть 10 или даже четыре абзаца, вы, скорее всего, добавляете несвязанный контент.
Не путайте контент
Придерживайтесь одной области содержимого в электронном письме. Если вы отправляете повторное электронное письмо коллеге после встречи, то нет необходимости добавлять что-то о другом клиенте или информацию о корпоративном пикнике и т. Д.Когда вы запутываете контент, получателю становится намного сложнее найти письмо в поиске, потому что контент, который они ищут, не соответствует строке темы.
Будьте коллегиальными
Всегда открывайте электронную почту с любезности. Я часто составляю свое электронное письмо, а затем возвращаюсь и добавляю «Надеюсь, у вас был отличный отпуск» или «Хороших выходных — наслаждайтесь осенней погодой».
Следи за своим тоном
Тон электронного письма трудно оценить, но чаще всего читатель назначает тон, даже если он не был предназначен, поэтому будьте осторожны, не создавайте тон электронного письма, наблюдая за использованием восклицательных знаков, используя подстрекательские слова и т. д.
Избегайте слишком большого количества восклицательных знаков и никаких эмодзи
Я обнаружил, что использую слишком много восклицательных знаков в своих электронных письмах, обычно для того, чтобы казаться взволнованным, но можно также прочитать восклицательные знаки как сердитые, разочарованные и т. Д. И НИКОГДА не используйте смайлики в рабочих письмах никому, кроме близких друзей. .
Избегайте цитат, которые могут быть оскорбительными для окружающих
Вы все чаще видите цитаты внизу писем. Некоторые из них являются мягкими и вдохновляющими цитатами, например: «Будь как можно лучше каждый день», это нормально; тем не менее, избегайте цитат религиозного значения, цитат, которые могут рассматриваться как исключающие другие, и т. д.может обидеть коллегу, клиента или поставщика, что может привести к потере производительности и снижению деловой активности.
Всегда проверяйте свои электронные письма
Отправка электронного письма с опечатками, неправильным написанием слов и т. Д. Заставляет вас плохо выглядеть. Уделите лишнюю минуту, чтобы вычитать электронное письмо.
Никогда не отправляйте электронные письма, если злитесь на разочарование
Если вам нужно написать электронное письмо, сделайте это в текстовом документе, где невозможно случайно нажать кнопку отправки.
Электронные цепочки
Цепочки электронной почтымогут быть эффективными, но иногда более эффективно взять трубку и поговорить за пять минут, чем за четыре часа пересылки по электронной почте.Кроме того, будьте осторожны, чтобы не изменить области содержимого без изменения строки темы.
Юридические разветвления
Помните, что на вашу электронную почту, электронную почту вашего коллеги, даже на электронную почту продавца, распространяется судебный приказ в случае совершения незаконной деятельности или возбуждения судебного иска. Кроме того, электронные письма, отправленные на ваш рабочий адрес электронной почты и с него, являются собственностью вашего работодателя. Таким образом, НИКОГДА не помещайте в электронное письмо что-либо, что может скомпрометировать вас или компанию с юридической точки зрения (или с профессиональной точки зрения).Это включает в себя, помимо прочего, клеветнические комментарии, оскорбления, признание правонарушений, обвинение кого-либо в преступлении или проступке, обещание вознаграждения за услугу и обещание чего-то, что не может быть выполнено (особенно когда дело касается к продуктам).
Было написано бесчисленное количество статей о том, как создавать эффективные электронные письма, но я каждый день получаю плохо составленные. Отчасти причина в том, что способность писать была отвергнута. Мы живем в мире твитов и текстовых сообщений, состоящих из 240 символов, где все цитаты внизу электронного письма, отправленного со своего телефона, говорят что-то насчет извинения за опечатки.Несмотря на то, что мы живем в этом мире, письмо по-прежнему важно. Эти 12 советов предлагают формулу для создания эффективного электронного письма, которое в конечном итоге упрощает его.
надеется, что вы найдете время, чтобы следовать этим правилам, потому что ваши электронные письма будут лучше написаны, легче поняты и с меньшей вероятностью потребуют дополнительных действий. В конечном итоге это экономит время и позволяет работать над другими важными задачами.
Бест,
Энн Конверс Willkomm
Ассистент клинического профессора
Заведующий отделением аспирантуры
Гудвин Колледж Дрексельский университет
Как написать профессиональное электронное письмо (7 простых шагов)
В эпоху мгновенного обмена сообщениями электронная почта по-прежнему охватывает значительную часть профессионального общения.Написание грамотно составленных профессиональных писем — необходимое условие для делового общения и общения. Помимо формального тона и языка, при написании электронных писем необходимо учитывать многие другие вещи.
Они могут быть отправлены другим компаниям, коллегам в вашей компании или холодным компаниям и частным лицам.
В среднем каждый день профессионалы отправляют и получают 121 деловое письмо. Если вы хотите, чтобы ваша электронная почта выделялась, открывалась и читалась, вам нужно создать ее профессионально, и мы расскажем, как это сделать.
В этой статье мы рассмотрим пошаговый подход к написанию профессионального электронного письма, которое перехватывает получателя и заставляет его выполнить желаемое действие. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма вручную или используете инструменты для их автоматизации. Этот навык может существенно помочь вам на каждом этапе вашего профессионального пути, так что приступим!
Пошаговое руководство о том, как написать профессиональное электронное письмо в 2021 году.Шаг 1. Подумайте о цели и создайте схему электронного письма.
Шаг 2. Создайте убедительную тему письма.
Шаг 3. Начните с теплого и подходящего сообщения. приветствие
Шаг 4: Кратко представьте себя
Шаг 5: Укажите цель общения
Шаг 6: Используйте правильную подпись
Шаг 7: Добавьте подпись электронной почты
Рекомендации по написанию профессиональных писем
1.Сделайте свой адрес электронной почты коротким
2. Персонализируйте его для получателя
3. Используйте персонализацию изображений
4. Не используйте сленг или жаргон
5. Всегда следуйте указаниям
Пошаговое руководство о том, как написать профессионалу электронная почта в 2021 году
Нельзя упускать из виду мощь хорошо структурированной профессиональной электронной почты, которая передает сообщение минимумом слов и побуждает читателя к действию. Это необходимый навык для эффективного общения каждого профессионала, особенно сегодня, учитывая удаленную ситуацию, когда большая часть разговоров происходит по электронной почте.
Давайте посмотрим, какие шаги необходимо предпринять для создания идеального электронного письма для делового общения в 2021 году:
Шаг 1. Подумайте о цели и создайте схему электронного письмаВы не можете просто открыть свою учетную запись электронной почты и начать печатать. С профессионалами вы должны четко понимать, о чем вы хотите сообщить, чтобы ваша электронная почта соответствовала основному сообщению. Это гарантирует, что все будет оптимизировано для того, чтобы получатель мог предпринять намеченное действие.
Первый шаг к этому — определить цель написания этого электронного письма и то, какие действия помогут решить эту задачу.
Например, если вы пишете холодное электронное письмо, вы хотите, чтобы они ответили, указав время, которое у них есть, чтобы записаться на встречу, или щелкнули ссылку в календаре, чтобы обсудить дальнейшие вопросы.
Возьмите свою цель в качестве руководящего фактора при создании структуры вашего электронного письма, которое также может выступать в качестве шаблона, если у вас есть несколько человек в организации, отправляющих одинаковые электронные письма каждый день.
В этом плане следует указать, что вы хотите сказать или включить, чтобы четко передать сообщение.Вот несколько лучших практик для этого:
- Узнайте, , кто это адрес электронной почты для , и найдите их правильный адрес электронной почты (вы можете использовать Hunter для поиска по электронной почте).
- Запишите цель и цель отправки электронного письма.
- Узнайте, какой язык или триггерные точки заставят приемник воздействовать на него.
- Проанализируйте потребность для любых вложений, таких как отчеты, тематические исследования или документы для дальнейшего контекста.
- Определитесь с количеством ссылок или призывов к действию , которые вы включите, чтобы поддерживать приятный баланс между получением ответа и не выглядеть слишком продажным.
- Имейте руководящие принципы по использованию изображений для дальнейшего пояснения сообщения.
- Кратко упомяните те моменты, которые вы хотите затронуть, чтобы в конечном итоге вы не упустили их при написании электронного письма.
Вот пример формата электронного письма для холодного охвата.
Для схемы вы можете добавить указатели под выделенными элементами, чтобы не пропустить важную информацию при написании электронного письма.
Этот план поможет вам составить идеальное электронное письмо, а если вы конвертируете его в шаблон, вы также сможете помочь другим людям в вашей организации создать их лучше. Это также поможет сэкономить время и послужит контрольным списком при написании других писем, поэтому вам не придется каждый раз начинать с нуля.
Дополнительное чтение: Как написать холодное электронное письмо, которое конвертирует (не будучи настойчивым)
Шаг 2. Создайте убедительную тему сообщения
Тема письма — это первое, что увидит ваш получатель во входящих.Эта строка определяет, откроют ли они ваше письмо или нет, поэтому не забывайте о ее важности.
Он должен определять, что вы собираетесь сообщить в своем электронном письме, и действовать как предварительный просмотр тела. В то же время необходимо убедить получателя открыть письмо.
Независимо от того, насколько хорошо структурировано тело вашего электронного письма, если строка темы не привлечет их внимание, ваше письмо может остаться неоткрытым, а мы этого не хотим.
Итак, вот несколько советов по теме письма для профессионального письма:
- Делайте это короче 60 символов.Выход за рамки этого может привести к сокращению строки темы во входящих.
- Сделайте его четким и точным, не оборачиваясь словами.
- Выделите цель вашего электронного письма одним предложением.
- Избегайте расплывчатости, будьте как можно более конкретными.
- Используйте имя получателя в качестве первого слова, чтобы оно было более запоминающимся.
Например, , если вы хотите перенести встречу, вместо того, чтобы писать «Запрос на перенос», вы можете написать «{{first_name:« Привет »}}, можем ли мы перенести встречу?»
Или, если вы хотите напомнить кому-то о важной задаче, вместо записи «Напоминание» вы можете написать «Напоминание: отправьте список до 10.30 часов ».
Создавая тему для холодных писем , не забывайте вводить аудиторию в заблуждение, написав кликбейт — это оттолкнет получателя, а не нажмете на ваше письмо.
Всегда будьте честными и подлинными с четкой строкой темы, чтобы передать свое сообщение, уважая свое время.
Дополнительное чтение: 89 Холодные темы письма и их создание
Шаг 3: Начните с теплого и подходящего приветствия
После того, как вы взломали тему письма, можно начинать написание электронного письма.В профессиональной электронной почте приветствие имеет большое значение. Это важно, потому что в конечном итоге вы можете неправильно написать чье-то имя или обратиться к нему с неправильным приветствием — все это может повлиять на их впечатление о вас.
Для холодных писем убедитесь, что приветствие персонализировано и есть резервные для настраиваемых атрибутов:
Уделяйте должное внимание приветствию, поскольку оно задает тон для всего вашего электронного письма и определяет вероятность получения положительный ответ.Вот несколько моментов, о которых следует помнить:
- Понимание уровня знакомства с приемником. Если это ваш коллега, вы можете использовать «Привет», , но если это кто-то важный, например член правления организации, вы можете использовать «Уважаемый г-н (фамилия)», или «Уважаемый сэр. ”
- Не предполагайте, что получит письмо. Если вы не уверены, кому вы его отправляете, вы можете использовать простое сообщение «Привет» или «Привет».
- Избегайте обращения к с помощью их профессиональной роли , если это необходимо.Используйте имя человека вместо «Уважаемый член правления», или « Кого это может касаться».
Приветствие и приветствие — небольшая, но неотъемлемая часть профессионального электронного письма. Это может улучшить или испортить ваши усилия по электронной почте, поэтому уточните отношения с получателем, чтобы написать идеальное приветствие. Вот несколько дополнительных советов:
Шаг 4: Кратко расскажите о себе
Тело вашего электронного письма всегда должно начинаться с введения о себе после приветствия.Вы можете пропустить эту часть, если пишете кому-то, кто вас уже знает, поскольку это может показаться излишним.
Это важно, особенно когда вы впервые пишете кому-то электронное письмо или используете другой адрес электронной почты для общения с людьми, которые вас знают. Он играет жизненно важную роль в деловых письмах, потому что, если получатель не знает, кто вы, ему будет довольно сложно ответить вам или найти какую-либо мотивацию для ответа.
Это может быть небольшой абзац из 1-2 предложений о вас, который соответствует цели сообщения.Делайте это коротко и мило.
Вот некоторые стандартные моменты, о которых следует помнить:
- Избегайте добавления нерелевантной информации, не имеющей отношения к основному сообщению электронного письма.
- Ограничьте свое введение 1-2 предложениями.
- Будьте понятны и не вдавайтесь в подробности.
- Подумайте о том, чтобы разместить гиперссылку на свое имя на своем веб-сайте или профиле LinkedIn, чтобы они могли получить больше информации о вас. (Не забудьте улучшить свой профиль LinkedIn, прежде чем отправлять кампанию)
- Если вы разговаривали с получателем ранее, знакомы с компанией или встречались раньше, вы можете кратко рассказать об этом случае, чтобы найти общую точку соприкосновения.
Избегайте чрезмерного усложнения введения и сохраняйте его минималистичный. Вот пример открытия делового письма.
«Я XYZ и отвечаю за маркетинговую стратегию [компании]. Я обращаюсь к вам, потому что мы заинтересованы в сотрудничестве с вами над [чем угодно].
Введение в холодные электронные письма очень важно, поскольку потенциальные клиенты не знают вас и хотят понимать, с кем они общаются.
Шаг 5. Укажите цель общения
После того, как вы представились, вы можете начать сообщать о цели отправки этого электронного письма.Это основной раздел тела письма, который включает подробное описание того, что вы хотите передать, какую пользу получатель может извлечь из этого и что им делать дальше.
Несмотря на то, что это самая пикантная часть вашего электронного письма, сделайте ее краткой и понятной. Ни у кого нет времени читать длинное электронное письмо, которое трудно читать и не хватает контекста. Обратите внимание на то, чтобы говорить больше, используя меньшее количество слов.
Несколько советов по написанию отличного тела электронного письма:
- Избегайте пустых разговоров и технического жаргона — сделайте его очень легким для чтения.
- Оптимизируйте электронную почту для просмотра с помощью стандартного форматирования и маркированного списка.
- Используйте жирный шрифт, курсив и подчеркивание, чтобы выделить важные моменты.
- Напишите короткие предложения, которые они могут быстро прочитать.
- Не предполагайте, что ваш читатель знает; разбейте его в простой для понимания манере.
- Задайте в конце открытый вопрос, чтобы повысить свои шансы на получение ответа.
- Вычитайте и проверяйте свою электронную почту на наличие опечаток (вы можете использовать такие инструменты, как Grammarly, для корректуры).
Основной раздел вашего электронного письма может быть сложным, потому что, если вы его усложните, читатель может отскочить, а если вы сделаете его слишком простым, они могут не заинтересоваться.
Ключ к успеху — понять получателя и написать его интригующе, что вызывает интерес к тому, что вы говорите, и к выполнению желаемого действия. План на шаге 1 поможет вам написать это тело более эффективно.
Если вам нужно больше вдохновения, загляните в этот каталог наиболее эффективных шаблонов холодных писем.
Шаг 6: Используйте правильный знак
Конец сообщения электронной почты так же важен, как и начало. Он не должен оставлять получателя в подвешенном состоянии, а должен указывать ему, что делать дальше. После того, как вы подробно объяснили свою цель, резюмируйте все в одном или двух предложениях в качестве заключительных строк для тела.
В это время вы также должны включить призыв к действию. Это может быть ответ, нажатие на определенную ссылку или выполнение определенного действия, подобного этому.
Эти конечные строки и призыв к действию должны быть убедительными и подчеркивать важность выполнения определенного действия.
Все сводится к тому, что делает читатель после прочтения вашей электронной почты. Если он хорошо написан, подчеркивает ценность и включает правильные заключительные утверждения, у вас есть высокие шансы получить ответ или увидеть желаемый результат.
Вам также необходимо убедиться, что вы используете правильную подписку. Вот некоторые из наиболее распространенных:
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
- С уважением
- С уважением
- С уважением
- Благодарности
- С уважением
Выберите соответствующий знак в зависимости от цели вашего электронного письма и ваших отношений с аудиторией.Неправильный ответ может произвести плохое впечатление, поскольку может показаться слишком знакомым или непрофессиональным.
Итак, обратите внимание на свои заключительные заявления и подпишите, поскольку они существенно определяют, ответит ли вам получатель.
Дополнительное чтение: Как завершить электронное письмо (не пропустите эти 30 примеров подписи)
Шаг 7: Добавьте подпись электронной почты
Профессиональная подпись электронной почты обладает огромным потенциалом для предоставления большего контекста о вас или вашей компании и предоставить подробную информацию, чтобы связаться с вами, но большинство профессионалов не используют эту возможность.
В идеале эта электронная подпись должна включать:
- Полное имя
- Роль
- Компания / веб-сайт
Расширенная версия может включать:
- Headshot
- Профили в социальных сетях
- Номер телефона
Обычно,
все службы и платформы электронного маркетинга, такие как Gmail и Outlook, позволяют добавлять автоматические подписи к каждому электронному письму на случай, если вы забудете. Это отличный способ автоматизировать этот раздел; однако вы всегда можете внести изменения в зависимости от цели вашего электронного письма для лучшего ответа.
Лучшие практики для написания профессиональных электронных писем
Написание официальных электронных писем — это намного больше, чем просто следование этим шагам. Важно уделять внимание каждому из них, но есть и другие вещи, о которых вам нужно помнить, чтобы выделить свое электронное письмо и увидеть результаты ваших усилий по охвату.
Давайте рассмотрим некоторые передовые методы, которые помогут улучшить вашу электронную почту и сделать ее готовой к ответам.
1. Делайте электронную почту короткой
Это один из самых сложных аспектов написания электронных писем.Чаще всего в теле содержится много информации, из-за чего трудно контролировать ее длину.
Вот пример четкого электронного письма:
Однако вы должны быть краткими по следующим причинам:
- Профессионалы, особенно лица, принимающие решения в компании, не имеют времени на рассылку длинных писем. Они только бегло просматривают его, и если они натолкнутся на очень длинный, то прямо проигнорируют его.
- Из-за огромного количества писем, которые получают профессионалы, они не могут просматривать длинные письма, даже если они хотят это сделать.
- Четкие сообщения электронной почты передают сообщение быстро.
- Так получателю будет проще ответить.
Вообразите это сами — вы бы хотели прочитать короткое и четкое электронное письмо, которое быстро переходит к сути дела, или чрезвычайно длинное электронное письмо, которое утомляет просто одним взглядом. Не забудьте вычитать его, прежде чем нажать «отправить».
Самый простой способ сделать электронное письмо коротким — это спрашивать «ну и что?» После каждого предложения. Если на него нет однозначного ответа, удалите это предложение.Повторяйте это, пока не получите краткое электронное письмо, в котором сообщение передается четко и быстро.
2. Настройте его для получателя
Никто не любит получать скопированные электронные письма, которые вы можете отправлять всем. Мы живем в мире, где даже push-уведомления приложений персонализированы, поэтому делать это для профессиональных писем — само собой разумеющееся.
Персонализация электронной почты — это не только использование имени получателя в строке темы или приветствия. Это относится к включению элементов, которые показывают, что вы провели свое исследование и нашли время, чтобы написать для них хорошее письмо.
Вот пример персонализированного шаблона электронного письма:
74% маркетологов говорят, что персонализация помогает привлечь больше клиентов. Таким образом, если вы обратите на это внимание, вы сможете значительно увеличить процент открываемых писем, увеличивая шансы на получение ответа.
Лучший способ сделать это — включить в текст персонализированный первый абзац. Вы можете просматривать социальные сети, веб-сайт или новости получателя — все, что дает вам отправную точку, чтобы продемонстрировать, что вы выполнили свое исследование.
Например,
«Привет, Х, я недавно видел в социальных сетях сообщение о важности воронок продаж для B2B-брендов, и я не могу с этим полностью согласиться. Мне особенно понравился второй пункт о понимании пути клиента, это был такой замечательный пост ».
Даже 5 минут исследования для создания персонализированного электронного письма могут значительно повысить ваши шансы получить ответ или закрыть сделку.
Для больших пакетов холодных писем не всегда возможно вручную отредактировать каждое электронное письмо.Использование таких инструментов, как Hunter Campaigns, может сэкономить вам часы вашего времени. Создайте CSV-файл с подробной информацией о ваших перспективах.
И загрузите их в Hunter Leads, чтобы автоматически персонализировать ваши электронные письма.
3. Используйте персонализацию изображений
Отличный способ увеличения числа открытий и откликов на электронную почту почти вдвое — с помощью персонализации изображений. Вместо блоков текста используйте изображения для передачи одного и того же сообщения, но с индивидуальной настройкой для каждого получателя.
Исследования доказывают, что человеческий мозг обрабатывает изображение примерно в 60 000 раз быстрее, чем обычный текст. В виртуальном общении изображения более важны, потому что люди запрограммированы на то, чтобы в первую очередь замечать визуальные эффекты, что позволяет нам обрабатывать их менее чем за 13 миллисекунд.
Используя персонализированные изображения, вы можете запускать шаблоны прерывания, чтобы привлечь внимание получателей и заставить их дать вам ответ.
Но делать это вручную не нужно. Некоторые инструменты персонализации, такие как Hyperise, имеют встроенные функции персонализации изображений, которые вы можете использовать и включать в свои электронные письма.
Вы можете использовать свое изображение, изменять его с помощью встроенного редактора и автоматизировать настройки, чтобы включить имена всех получателей.
Вот как оно будет выглядеть, когда они получат письмо:
Персонализация изображения — прекрасный способ выделить ваше письмо и привлечь внимание получателя, чтобы он сразу же заинтересовался ответом вам. Это также может значительно повысить коэффициент конверсии, если вы отправляете электронные письма с продажами.
4.Не используйте сленг или жаргон
Использование сленга, языка обмена сообщениями или технического жаргона в электронных письмах — самые большие красные флажки для профессиональных писем. Поскольку эти электронные письма предназначены для делового общения с огромной ценностью, сленг и жаргон снижают профессионализм и идут вразрез с этикетом деловой электронной почты.
Это также может восприниматься как неуважительное, поэтому избегайте их использования и придерживайтесь делового языка, который прост, легок для понимания и передает сообщение профессиональным тоном.Его использование также может произвести на получателя непринужденное впечатление, заставляя его не относиться серьезно к вашему бизнесу и электронной почте.
Основная причина, по которой вам следует избегать сленга, заключается в том, что он может произвести неправильное впечатление, вызвать замешательство или обидеть кого-то. Использование жаргона усложняет язык вашей электронной почты, из-за чего получателю сложно понять, что вы пытаетесь сказать.
Вот несколько простых фраз, которые помогут избавиться от сленга и жаргона, сделав электронное письмо простым и профессиональным.
Примеры:
- «Могу я уделить минутку вашего времени…»
- «Я просто пишу, чтобы спросить…»
- «Я хотел бы следить за тем, чтобы убедиться, что вы получили мое предыдущее письмо»
- «Не могли бы вы быть так любезны…»
- «Я очень ценю, что вы нашли время ответить на мое электронное письмо»
Всех этих ситуаций следует избегать, придерживаясь делового общения и формального тона языка. Итак, после того, как вы закончите писать электронное письмо, еще раз проверьте их.
5. Всегда следить за ответом
Отправка электронного письма в качестве ответа важна, чтобы разбудить память получателя и напомнить ему дать вам ответ. Иногда профессионалы заняты, электронное письмо теряется во входящих, оно может попасть в спам, или они, возможно, ждут, чтобы вас снова подтолкнули к ответу.
Если вы не получите ответ на свое первое письмо, то вероятность получить ответ на второе письмо составляет 21%. Иногда мы боимся прислать дальнейшие сообщения и что наши потенциальные клиенты преследуются и злятся.На самом деле многие из них благодарны и восхищаются вашей настойчивостью. Особенно, если вы рассылаете холодные электронные письма, а потенциальные клиенты вас не знают, чтение нескольких ваших писем вызывает чувство знакомства.
Не умаляйте возможности дополнительных писем и всегда используйте их в своих интересах, помня об этих моментах:
- Осторожно напомните им о своем последнем письме, сохраняя при этом профессионализм. Не будь напористым.
- Коснитесь базы для целей данного электронного письма.
- Укажите дополнительную информацию, упомянув что-нибудь стоящее. Если это коммерческое письмо, вы можете отправить им несколько отзывов или ссылку на тематическое исследование. Если это было электронное письмо о приеме на работу, вы можете передать рекомендации или выделить навык, указав пример, в котором вы решили конкретную проблему.
- Включите один броский призыв к действию с убедительным завершением, которое заставит их ответить.
Будьте краткими и постарайтесь перейти к сути как можно быстрее.Это не обязательно должно быть так подробно, как ваше первое электронное письмо. Лучше всего создать шаблон для последовательности из двух писем для последующих действий, чтобы вы были готовы ответить.
Вот пример хорошего повторного письма.
В идеале подождите 3-5 рабочих дней, прежде чем обращаться к вам в первый раз. Это даст вашим потенциальным клиентам достаточно времени, чтобы ответить, а вы подготовите следующее электронное письмо.
Для огромных объемов электронной почты не всегда возможно запомнить, когда вам нужно отправлять каждое последующее сообщение и придерживаться своего графика.
К счастью, такие инструменты, как Hunter Campaigns, могут помочь вам сэкономить время на подготовку и планирование высокоперсонализированных последующих обращений по электронной почте.
С помощью Campaigns вы можете выбрать, сколько повторных обращений после отсутствия ответа вы хотите отправить, указать временные задержки между каждым последующим ответом, персонализировать строку темы и работать с копией электронной почты.
Дополнительная информация: Как написать дополнительное письмо после отсутствия ответа
Заключение
Написание профессионального электронного письма — важный навык, особенно потому, что так много профессионалов получают электронные письма каждый день.В этой толпе, если вы можете написать электронное письмо, которое будет выделяться и получить отклик, оно поможет вам во всех сферах вашей профессиональной жизни, будь то работа, фриланс или бизнес.
Эффективное общение с профессионалами необходимо для установления связи и повышения интереса к тому, что вы делаете. Даже если вы обратите на это внимание при общении с коллегами или старшими сотрудниками в вашей организации, люди будут хвалить и помнить вас, поскольку навыки делового общения высоко ценятся в каждой отрасли.
Используйте это руководство, чтобы написать отличное профессиональное электронное письмо, которое будет лучше понимать
и получить хороший ответ.
Как написать профессиональный (и эффективный) адрес электронной почты
Люди получают десятки, сотни или даже тысячи электронных писем (давайте даже не будем говорить о том, сколько непрочитанных писем находится в моем почтовом ящике прямо сейчас), и их легко пропустить или просто обычное игнорирование — их на свитке. Итак, когда вы пишете электронное письмо , вы должны сделать все, что в ваших силах, чтобы получатель видел, открывал, читал и действовал в соответствии с вашими ожиданиями.
Дело в том, что одни электронные письма более эффективны и, вероятно, получат отклик, чем другие. «Ваше письмо заметят и привлекут к себе внимание, которого оно заслуживает, если оно написано надлежащим образом и профессионально ориентировано именно на вашу аудиторию», — говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер.
Независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете или хотели бы работать, знание того, как писать электронные письма для достижения ваших целей, имеет жизненно важное значение. Вот основные сведения, которые помогут вам начать работу — если вы новичок в рабочей силе — или убедиться, что это электронное письмо в самый раз.
Элементы профессионального электронного письма
Независимо от того, о чем идет речь, его можно разбить на одни и те же основные части. В зависимости от ситуации вам может не понадобиться использовать все эти элементы, но вы всегда должны учитывать каждый из них.
Строка темыСтрока темы находится в отдельном поле над самим сообщением, но она по-прежнему является важной частью вашего электронного письма. И вы не должны никогда не оставлять его — иначе ваше сообщение, скорее всего, останется неоткрытым, независимо от того, пропустит ли читатель его или оно попадет в папку нежелательной почты.
Эта короткая фраза (вместе с вашим именем или адресом электронной почты) будет тем, что получатель увидит, прежде чем он решит, нажимать ли на ваше письмо или нет, поэтому вы хотите убедиться, что вы четко указываете, о чем ваше сообщение, и устанавливаете правильные ожидания. Держитесь подальше от строк темы, которые просто говорят «Привет» или «Пожалуйста, прочтите», если вы не знаете человека хорошо. Вместо этого попробуйте что-нибудь вроде этих примеров:
- «Можем ли мы назначить встречу?»
- «Запрошено резюме для Мэтью Ли»
- «Вопрос от коллеги из UT-Austin alum»
- «Отзыв на проект отчета, необходимый EOD в понедельник»
- «Вопрос о списке квартир — 123 Maple Street»
Примечание: Если вы подаете заявление о приеме на работу по электронной почте, иногда в объявлении о вакансии вам будет предложено указать что-то вроде вашего имени, названия должности или номера в строке темы, и вам следует всегда следовать этим указаниям.
Единственный раз, когда вам не нужно писать тему, — это когда вы отвечаете или пересылаете чье-то сообщение: в этом случае вы можете просто оставить существующую строку темы — если вы не хотите выделить конкретный срок или Пункт действия.
Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронного письма (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)
ПриветствиеПодойдете ли вы к кому-то на работе, кого вы не знаете ну и просто начать говорить об отчете, который должен быть готов, не говоря «привет» или даже их имени? Возможно нет.Таким образом, вам не следует делать это по электронной почте, и вам определенно не следует этого делать, если вы никогда раньше не общались с этим человеком. Начните свое сообщение с соответствующего приветствия (чаще всего «Привет», «Здравствуйте» или «Уважаемый») и имени получателя, если вы его знаете.
В большинстве случаев общения на рабочем месте достаточно только имени, если только человек не работает в более официальной компании, где использование его полного имени может быть более уместным (или, скажем, вы отправляете электронное письмо главе подразделения или компании) .Включение имени или полного имени — это , всегда лучше, чем случайно неверно ввести кого-то в гендерную принадлежность с помощью «г-жи». или «мистер» Однако для профессоров и врачей обычно лучше всего использовать их титул, за которым следует фамилия.
Если вы не знаете, кому будет отправлено ваше электронное письмо, иногда можно полностью пропустить имя и просто написать «Привет» или «Привет», чтобы начать свое сообщение. «Кого это может касаться» может быть вполне подходящим вариантом, если вы пишете электронное письмо в отдел обслуживания клиентов или что-то подобное, но никогда не используйте это в сопроводительном письме.
BodyЗдесь вы фактически пишете информацию, которую хотите отправить человеку, которому вы пишете по электронной почте. У каждого электронного письма есть тело, будь то отдельное слово («Спасибо!») Или абзацы и абзацы, но, пожалуйста, не делайте его слишком длинным! Для профессиональных писем убедитесь, что язык соответствует ситуации, и четко укажите, почему вы отправляете сообщение, и какие действия (если таковые имеются), как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.
Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем
Закрытие (или выход)Закрытие вашего электронного письма — это (обычно одинарная) строка перед вашим именем и / или подписью.Пропуск этого может показаться грубым или резким, поэтому обязательно укажите его, если вы не пишете кому-то, кого хорошо знаете, или у вас несколько писем в цепочке. Наиболее распространенные профессиональные закрытия электронной почты — «С наилучшими пожеланиями» и «Спасибо». Но вы определенно можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств.
Подробнее: Как завершить любое профессиональное электронное письмо (плюс список подписей, если вы устали говорить «лучшее»)
ПодписьОбычно вы заканчиваете электронное письмо, подписав в конце только свое имя.Обычно здесь достаточно вашего имени, но для более официальных электронных писем (например, сопроводительного письма) ваше полное имя может быть оправдано. Вы также можете включить дополнительную информацию после своего имени (часто в строках ниже), такую как ваша контактная информация, должность, компания, местоимения или ссылки с дополнительной информацией о вас или вашей компании. Вы также можете создать подпись электронной почты по умолчанию, которая содержит некоторые или все эти компоненты.
Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня
Советы по написанию профессионального электронного письма
Вот несколько вещей, которые помогут вам гарантировать чтобы ваши электронные письма были эффективными и профессиональными.
Сохраняйте краткостьЭлектронная почта — один из основных способов общения на работе, поэтому люди получают много, писем. Если кто-то просматривает почтовый ящик с 50 (или 500) непрочитанными сообщениями, он с большей вероятностью ответит в данный момент на что-то, состоящее максимум из нескольких коротких абзацев, а не на что-то гораздо более длинное. Так что относитесь с уважением к чужому времени и пишите короткие и по существу.
Добавьте индивидуальностиПоскольку вы хотите быть краткими, а в письменных сообщениях отсутствует тон речи, электронная почта «может показаться краткой», — говорит карьерный тренер Muse Барб Гирсон, но это легко исправить.
Быть профессионалом не значит быть роботом. Поэтому, прежде чем перейти к сути сообщения, «Сделайте паузу и добавьте небольшое любезность», — говорит Гирсон, чтобы поблагодарить человека на другом конце вашего электронного письма. Это может быть очень просто: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» или «Надеюсь, у вас отличная неделя». Если вы дружите с человеком, которому пишете по электронной почте, вы можете сослаться на то, что знаете о нем, например: «Как вы собирали яблоки с детьми в прошлые выходные?» или: «Ты видел игру Packers вчера вечером?» Примечание. С сопроводительными письмами обычно можно сразу погрузиться.
Подробнее: 40 начальных строк электронного письма, которые намного лучше, чем «Счастливого понедельника!»
Четко изложите свое намерениеВо всех профессиональных сообщениях вы должны четко указывать, почему вы пишете электронное письмо, и что вы ищете или просите. Не заставляйте читателя догадываться о вашей точке зрения.
Вы можете открыть сопроводительное письмо примерно таким: «Я очень рад подать заявку на вашу должность по развитию открытых продаж.»Или после вступительного слова коллеге вы можете сказать:« Я просто хотел узнать о завтрашней презентации »или« В продолжение вчерашней встречи… »
В конце электронного письма вы также можете указать призыв к действию, например: «Можете ли вы дать мне отзыв об этой колоде к полудню четверга?» или даже четкое заявление о том, что никаких действий не требуется, например: «Нам ничего от вас сейчас не нужно, но мы просто хотели держать вас в курсе!» просто для того, чтобы быть уверенным, что получатель предоставит нужную информацию.
Подробнее: 5 Копирование и вставка призывов к действию, которые вы можете (и должны) использовать в своих электронных письмах
Вычитайте корректуру!Если вы отправляете несколько писем в день, этот шаг можно легко пропустить, но вам следует перечитывать все письма на предмет орфографии и грамматики, говорит Бергер. Если у вас есть время, Бергер даже рекомендует сохранить ваше письмо как черновик и вернуться к нему позже, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит свежим взглядом. Это, вероятно, не обязательно для записки коллеге, которую вы отправляете по электронной почте несколько раз в день, но для особо важных или деликатных писем это может помочь вам обнаружить эту досадную опечатку или ошибку до того, как вы нажмете «Отправить».
Бонусный совет: убедитесь, что электронная почта является правильным инструментом в первую очередьВ зависимости от того, что вы пытаетесь сообщить, электронная почта может быть неподходящим инструментом, говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски: «Хотя хорошо — Письменное и краткое электронное письмо, безусловно, эффективно и позволяет читателю ответить в удобное для него время, телефонный звонок иногда может заменить несколько электронных писем, в то же время он дает гораздо больше результатов и укрепляет отношения ». Поэтому, если это уместно с учетом ваших отношений с этим человеком, подумайте о том, чтобы позвонить или отправить более короткое электронное письмо, чтобы назначить встречу.Если в вашем офисе работает коллега, вы также можете подойти к его столу или использовать такой инструмент, как Slack, который позволяет ускорить обмен данными.
Примеры профессиональных писем
Как это выглядит в действии? Вот несколько примеров писем:
Обратитесь за информационным интервью:
Тема: Стремящийся к развитию маркетолог — хотел бы задать вам несколько вопросов
Привет, Хуан,
Я надеюсь у тебя отличная неделя.В настоящее время я работаю специалистом по маркетингу в XYZ Co и видел вашу недавнюю публикацию на LinkedIn о вашей философии проведения маркетинговых исследований. Я хотел протянуть руку, чтобы вы знали, насколько мне понравились ваши слова о том, как данные рассказывают историю, если вы позволите.
Как человек, начинающий свою карьеру, мне интересно узнать больше о маркетинге роста как о возможном пути для меня. Если вы открыты для этого, мне бы хотелось пообщаться и поговорить о том, как вы попали в эту сферу и какой совет вы можете дать тем, кто надеется перейти от роли универсального специалиста начального уровня к роли специалиста по маркетингу роста.Есть ли у вас возможность для Zoom или телефонного звонка в ближайшие недели?
С нетерпением жду встречи и благодарим вас за то, что вы нашли время прочитать это сообщение.
С уважением,
Риши Ананд
Координатор по маркетингу, XYZ Co
https://www.linkedin.com/in/anand-rishi
Тема: Спасибо за разговор и время!
Уважаемый профессор Вашингтон,
Надеюсь, это электронное письмо вам понравится.Я обращаюсь к вам, чтобы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашим биологическим клубом о вашем исследовании. Мы все нашли это увлекательным, и мне очень понравилось, как вы остались дольше, чем планировали, чтобы ответить на все наши вопросы. Меня особенно заинтересовало то, что вы сказали об этом исследовании, которое может распространиться на другие области тела! Я планирую записаться в ваш класс BIO409 в следующем семестре и с нетерпением жду возможности узнать об этих концепциях более подробно!
Еще раз спасибо,
Хиллари Томпсон
Отправка электронной почты члену команды на работе:
Тема: Майские счета-фактуры поставщика (отправить по EOD в среду?) Привет Карла,
Как прошли выходные? Вы добрались до пляжа, как вы говорили? Я знаю, что вы, вероятно, все еще устраиваетесь, но когда у вас будет возможность, не могли бы вы прислать счета-фактуры поставщика за май? Бухгалтерии нужны они к EOD в среду.
Спасибо!
Tish
Как писать разные типы писем:
Ищете совет о том, как писать определенные типы писем? Ознакомьтесь с этими статьями (с шаблонами и / или примерами), если вы отправляете электронное письмо в определенных ситуациях:
Регина Борселлино, редактор The Muse из Нью-Йорка, занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовым опытом резюме, собеседованием, удаленным работа, а также личностное и профессиональное развитие.До того, как присоединиться к Muse, Регина была редактором в InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестирование и биотехнологические компании. Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Университета Мэриленда и степень магистра творческого письма Американского университета. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.
Больше от Регины БорселлиноКак написать профессиональное письмо в 2021 году: подробное руководство
Несмотря на рост обмена мгновенными сообщениями, электронная почта остается широко используемой опорой профессионального общения.
Электронная почта по-прежнему является наиболее эффективным средством отправки служебной информации, такой как заявления о приеме на работу, отчеты о работе, объявления компании и межорганизационные сообщения.
Умение писать рабочие и деловые электронные письма — важный навык, который необходимо приобрести. На рабочем месте такие знания помогут вам лучше общаться и настроят на успех.
Здесь вы узнаете, что такое профессиональное электронное письмо и как его написать. Кроме того, мы дадим несколько полезных советов, которыми вы сможете воспользоваться в будущем.
Стройте, брендируйте и развивайте свой бизнес с Zyro
Что такое профессиональная электронная почта?
Профессиональная электронная почта используется для деловых или рабочих целей. В отличие от личных писем, в этих письмах есть определенные стандарты, которых необходимо придерживаться.
Профессиональное электронное письмо может быть сопроводительным письмом, запросом рекомендательного письма или уведомлением об увольнении.
Если вы новый владелец бизнеса, вам понадобится адрес электронной почты с названием вашей компании.
Вместо [email protected] , ваш адрес должен быть [email protected] .
Использование персонализированного домена сделает вашу компанию более авторитетной и профессиональной в глазах клиентов. Если у вас еще нет профессионального адреса электронной почты, попробуйте воспользоваться службой Zyro Business Email.
Когда писать электронные письма профессионально
Профессиональные электронные письма более привлекают внимание, лаконичны и точны.Они сводят к минимуму недопонимание и гарантируют, что ваше намерение выражено правильно.
Как вы одеваетесь, так и то, как вы пишете, отражает ваше отношение и индивидуальность. Он представляет ваш голос при общении с коллегой, клиентом или авторитетным лицом.
Написание профессиональных писем помогает завоевать доверие и надежность, что позволит предположить, что вы именно тот человек, который им нужен.
Zyro — самый простой способ создать сайт
5 шагов для написания профессионального электронного письма
Шаг 1. Обратите внимание на предмет
Темы электронных писем часто воспринимаются как должное.Люди забывают, что тема письма — это первое, что видят люди, и что она может улучшить или разрушить вашу почтовую кампанию.
Фактически, почти половина получателей решает, открывать ли электронное письмо, основываясь только на теме.
В нескольких словах тема должна четко отражать цель вашего электронного письма и побуждать получателя открыть его. Чтобы создать правильную тему, вам необходимо определить, какое письмо вы отправляете.
Обязательно отправляйте электронное письмо, содержащее только одну цель.Если добавить больше, тема и текст письма станут длиннее, а основное внимание будет отдано не такому письму.
Если вам сложно придумать правильную тему письма, попробуйте кратко изложить цель письма в одном предложении, а затем удалите ненужные слова, чтобы сделать его короче.
В идеале тема должна состоять из шести-десяти слов.
Допустим, вы хотите отправить напоминание о важной встрече в офисе. В этом случае вы можете использовать «Напоминание: встреча для [цели или проекта] [дата]».”
Вот несколько примеров строки темы для разных случаев:
- Приложение для специалиста по социальным сетям: [Ваше имя]
- Просьба об отпуске по болезни для [Ваше имя]
- Встреча перенесена на пятницу
- [Имя покупателя], Ваши любимые товары в продаже!
- Скидки на «Черную пятницу» скоро заканчиваются
Zyro — самый простой способ создать сайт
Шаг 2. Напишите правильное приветствие
Добавление приветствия является хорошим этикетом электронной почты, поскольку оно явно указывает на то, кто должен принимать сообщение, и может определять уровень формальности, используемый во всем электронном письме.
Как показывает практика, чем лучше вы знакомы с получателем, тем менее формальным может быть ваш язык. В таких случаях вы можете выбрать приветствие, например Hi, или Hey.
Однако, если вы плохо знаете получателя, лучше всего обратиться к нему с помощью Mr. , Ms., или Уважаемый.
Вы можете использовать только их полное имя или фамилию:
- Дорогая Сьюзен,
- Дорогой Джон Смит,
- Уважаемый г-н.Смит,
В некоторых случаях вы можете не найти имя получателя. В этих случаях избегайте использования « Для кого это может касаться » или « Уважаемый господин или госпожа ».
Такие фразы могут указывать на то, что вы не знаете, кому следует читать сообщение.
Лучшая альтернатива — ссылаться на них по их положению, например:
- Уважаемый менеджер по найму,
- Уважаемый менеджер по маркетингу,
Не забывайте ставить запятую после имени человека.
Стройте, брендируйте и развивайте свой бизнес с Zyro
Шаг 3. Используйте подходящую структуру для тела сообщения электронной почты
Вы заставили получателя открыть ваше письмо, но понимают ли они его цель или нет, решает его основной текст.
Тело — это основа вашего электронного письма. Следует кратко и ясно раскрыть тему сообщения. В то же время тело должно быть адаптировано к читателю, чтобы он совершил желаемое действие.
Вам необходимо использовать правильную структуру, будь то прямой или косвенный .Разница между ними заключается в том, как каждый из них организует следующие элементы:
- Основная мысль . Он выражает цель вашего электронного письма, будь то ответ, запрос, уведомление или напоминание.
- Соответствующий контекст. В этой части объясняется, почему необходим главный момент. Таким образом, читатель сможет понять, почему вы с ним связались.
- Заключительный отчет или пункт . Вы можете включить вежливый призыв к действию, написать краткое содержание сообщения или просто поблагодарить получателя.
Непосредственная структура начинается с основного момента, который будет развиваться в соответствующем контексте. Затем он заканчивается заключительным заявлением или абзацем.
Этот метод используется, когда аудитория уже знает тему или, вероятно, одобрит ваше сообщение.
Допустим, вам нужно отправить электронное письмо с просьбой о ежегодном отпуске. Вы заранее уведомили своего менеджера, что означает, что вы можете использовать прямую структуру и написать следующее:
« Я пишу это письмо, чтобы запросить ежегодный отпуск с 8 по 12 июня.
В это время я поеду в свой родной город на свадьбу сестры.
Вы все еще можете связаться со мной, пока я не на работе, и я отвечу, как только буду на связи.
Спасибо за понимание. ”
С другой стороны, косвенный метод используется, когда получатель практически ничего не знает по теме. Он начинается с релевантного контекста, чтобы аудитория могла понять вашу главную мысль.
Чтобы продемонстрировать использование этого метода, давайте попробуем сценарий, в котором вам нужно отклонить предложение о работе:
« Большое спасибо за то, что обратились ко мне на должность аналитика данных в вашей компании.
К сожалению, я не могу принять это предложение, так как в это время решил воспользоваться другой возможностью в другом месте.
Мне было приятно поговорить с вами на прошлой неделе, и я желаю вам всего наилучшего в поиске идеального кандидата. ”
Zyro — самый простой способ создать сайт
Шаг 4. Используйте соответствующую подпись
А теперь пора закончить письмо как следует. Заключительное слово должно соответствовать уровню формальности в приветствии и тексте сообщения.
Помните: чем меньше вы знакомы с аудиторией, тем более формальным должно быть ваше завершение.
Вот некоторые безопасные формальные примеры:
- С уважением,
- С уважением,
- Всего наилучшего,
- С уважением,
Если вы хотите быть более непринужденным, вы можете использовать один из следующих вариантов:
- Лучшее,
- Спасибо,
- Ура,
- Увидимся,
После заключительного слова поставьте свою подпись.
Он должен содержать ваше имя и титул, но также может включать ваши профессиональные контактные данные, если необходимо:
С уважением,
Софи Адамс
Специалист по кадрам
+1 2345 5678
Многие почтовые программы предоставляют настройки для настройки вашей подписи, позволяя автоматически прикреплять ее ко всем своим электронным письмам на случай, если вы забудете добавить ее в конце.
Стройте, брендируйте и развивайте свой бизнес с Zyro
Шаг 5. Убедитесь, что вы пишете по пункту
.Перед отправкой электронного письма проверьте его содержание на предмет ясности, грамматических и типографских ошибок.
Вычитка и редактирование могут предотвратить путаницу у получателя.
Безупречная грамматика тоже может оставить хорошее впечатление на публику. Это покажет, что вы и ваша компания — профессионалы, которым нужно время, чтобы добиться совершенства.
Во-первых, убедитесь, что указана вся важная информация. Удалите все нерелевантные детали, чтобы письмо было как можно более кратким и кратким.
Затем проверьте все предложения и слова, использованные в вашем электронном письме.Спросите себя: могут ли другие люди понять, что вы пытаетесь сказать? Это лучший способ выразить свое сообщение?
Обычно от того, насколько ясно вы пишете, во многом зависит его грамматика. Если структура предложения, времена глаголов и выбор слов подходят, у получателя не должно возникнуть проблем с их пониманием.
Одна из распространенных грамматических ошибок — использование бесконечных предложений. Это происходит, когда вы неправильно соединяете два независимых предложения, например:
«Заказчик отправил запрос на замену, он слишком поздно.”
В этом случае связь между двумя пунктами неясна. Если вы хотите указать, что второе предложение отличается от первого, следует добавить правильное соединение:
«Клиент отправил запрос на замену, но опоздал».
Убедитесь, что в письме нет опечаток. Хотя они могут показаться незначительными, опечатки могут сбивать с толку и вводить в заблуждение, если ошибка заметна.
Обратите особое внимание на имена.Не забудьте дважды проверить имя получателя, чтобы убедиться, что вы ввели его правильно.
Если вы не уверены в своих навыках редактирования и корректуры, воспользуйтесь такими инструментами, как Grammarly, чтобы автоматически проверить свою электронную почту на наличие ошибок.
Zyro — самый простой способ создать сайт
Примеры хорошо написанных профессиональных писем
Не знаете, как должна выглядеть ваша электронная почта? Вот два примера, которые могут дать вам некоторые идеи.
Прямой адрес электронной почты
Тема: Ежемесячное собрание персонала — 6 июля 2021 г.
Уважаемые,
Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует.
Обращаюсь к вам, чтобы сообщить вам, что у нас будет ежемесячное собрание персонала в понедельник, 6 июля 2021 г., в 10:00 в конференц-зале XYZ .
Повестка дня прилагается к этому электронному письму.
Обязательно сообщите о своем прогрессе за последний месяц и подготовьте вопросы. Если у вас есть другие вопросы, которые вы хотели бы обсудить, дайте мне знать.
Я с нетерпением жду встречи со всеми вами.
С уважением,
Нора Андерсон
Менеджер по маркетингу
+1 2345 5678
Косвенная электронная почта
Тема: Заявление о приеме на работу торгового представителя — Робби Сейдж
Дорогой Робби Сейдж,
Благодарим вас за интерес к должности торгового представителя.
Мы получили большое количество претендентов на эту должность, и процесс отбора был довольно конкурентоспособным.
К сожалению, после некоторых размышлений мы решили не продвигать ваше приложение.
Однако, исходя из вашего прошлого и квалификации, мы будем держать ваш профиль под рукой на случай, если откроется другая возможность. Точно так же мы рекомендуем вам подать заявку еще раз, если в будущем появится аналогичная вакансия.
Желаем удачи в профессиональной деятельности.
С уважением,
Ноа Суонсон
Менеджер по поиску талантов
+1 2345 5678
- Создайте эффектную, привлекающую внимание первую строчку. Строку после приветствия иногда можно предварительно просмотреть перед открытием сообщения электронной почты.
- Воздержитесь от декоративного оформления шрифта. Просто используйте шрифт без засечек или с засечками, так как они обычно подходят для работы
- Выделение курсивом или жирным шрифтом. Используйте их экономно. Не используйте для выделения заглавные буквы, так как это может вызвать впечатление крика.
- Избегайте текстовых сообщений. Не используйте смайлики, интернет-сленг, сокращенные слова или любой другой разговорный язык обмена мгновенными сообщениями.
- Без юмора. Шутки или забавные анекдоты могут вызвать неправильное толкование.
- При необходимости используйте маркированные списки или нумерованные списки. Они могут улучшить читаемость вашей электронной почты.
- Сжимайте большие насадки. Файлы меньшего размера занимают меньше места и быстрее загружаются.
- Сначала отправьте электронное письмо себе. Таким образом, вы можете увидеть, как электронное письмо может выглядеть для читателя.
- Доставить электронное письмо в нужное время. В зависимости от получателя получение рабочих уведомлений в нерабочее время может показаться неприятным, если только это не экстренная ситуация.
Поскольку электронная почта является важным методом рабочего общения, каждый должен знать, как правильно написать профессиональное электронное письмо.
Для создания профессионального электронного письма вам необходимо:
- Обратите внимание на тему — сделайте ее короткой и понятной.
- Напишите правильное приветствие — убедитесь, что использовали соответствующий уровень формальности.
- Используйте подходящую структуру для тела письма — выбор правильной структуры тела зависит от аудитории и их знакомства с темой.
- Напишите соответствующее заключительное слово — включите заключительное замечание, которое следует на том же уровне формальности, что и приветствие и тело.
- Убедитесь, что вы написали по пункту — вычитайте и отредактируйте содержание для ясности, грамматических и орфографических ошибок, прежде чем отправлять электронное письмо.
Стройте, брендируйте и развивайте свой бизнес с Zyro
Как написать профессиональный адрес электронной почты
Также доступно в: 中文Новых аспирантов и начинающих исследователей может отпугнуть необходимость писать профессиональные электронные письма, особенно если английский не является их родным языком.Большинство из нас привыкло писать друзьям быстрые, неформальные сообщения, часто наполненные сленгом и сокращениями и лишенные какой-либо регулярной структуры. Однако при письме профессору, исследователю или администратору более вежливый стиль письма может повысить ваш авторитет как коллеги-профессионала. Две основные практики, необходимые для профессионального написания электронной почты: формальный тон и краткое письмо .
Официальный тон
Использование формального тона повысит профессионализм ваших писем, выражая ваше уважение к положению получателя.Это включает в себя избегание сокращений и сленга и использование вежливых терминов, таких как «пожалуйста», «спасибо», «извините», «извинения», «если возможно» и «в удобное для вас время», где это необходимо. Ваши профессиональные электронные письма также должны быть хорошо структурированы, с открытием и закрытием текста сообщения в квадратные скобки. В частности, вы должны начинать свои электронные письма с «Уважаемый», а не «Привет» или аналогичным неформальным приветствием, а официальное завершение может включать «С уважением», «Спасибо», «С наилучшими пожеланиями» и «С наилучшими пожеланиями».В зависимости от контекста, особенно если вы никогда раньше не встречали этого человека, вы должны ошибиться, используя его или ее титул и фамилию (например, «Мисс Арк», «Мистер Арк», «Доктор. Арк »или« Проф. Арк »), а не просто имя или полное имя; только после того, как вам сказали, что можно использовать имя получателя, или после того, как получатель подписал свое имя в ответе, если вы рассмотрите возможность использования этого более неформального приветствия.
Краткое письмо
Люди, которым вы, возможно, пишете, вероятно, заняты преподаванием, исследованиями и / или административной работой, поэтому лучше быть кратким и точным, чтобы выразить свое уважение к их времени.Это включает в себя избежание распространенной ошибки, когда вы тратите время на указание своего имени в первом предложении; ваше имя будет подписано внизу электронного письма, поэтому в этом шаге нет необходимости. Если возможно, ограничьте свое сообщение всего несколькими предложениями, указав, кто рекомендовал вам написать (если применимо), кратко опишите вашу биографию, если человек не знаком с вами, четко указав цель вашего электронного письма и ожидаемый следующий шаг (часто просьба) и поблагодарить человека за его или ее время.В результате тело эффективного профессионального электронного письма может состоять из 2-5 предложений. Обратите внимание, что строка темы также должна напрямую отражать цель вашего электронного письма.
Пример
Одна из распространенных ситуаций — это то, что аспиранту первого или второго курса необходимо связаться с профессором, чтобы узнать об исследованиях профессора и потенциально присоединиться к его или ее исследовательской группе. Это может быть особенно пугающим обстоятельством, особенно если студент новичок в исследованиях, известный исследователь и / или студент никогда раньше не встречался с исследователем.Вот пример краткого электронного письма с профессиональным звучанием, которое можно было бы написать в этом случае в соответствии с приведенными выше советами:
Тема: Запрос на встречу
Уважаемый доктор Арк,
Доктор Айе рекомендовал мне связаться с вами. Я аспирантка первого курса по иммунологии, интересуюсь врожденным иммунитетом. Если возможно, мне было бы интересно узнать больше о ваших исследованиях и потенциальных возможностях ротации в вашей исследовательской группе.Пожалуйста, дайте мне знать, сможете ли вы встретиться на следующей неделе.
Спасибо,
Стю Дент
Мы надеемся, что сегодняшний совет по редактированию прояснил несколько способов сохранить профессионализм в своих электронных письмах. Эти советы применимы для студентов-первокурсников, как описано выше, и для профессоров, пишущих редакторам журналов. Если у вас есть какие-либо вопросы по этой теме, напишите нам по адресу [email protected]. AJE желает вам всего наилучшего!