Как отправить копию документа по электронной почте: «Как отправить копии документов по электронной почте без сканера?» — Яндекс.Кью

Содержание

Как избежать проблем, если нужно использовать копию паспорта в интернете

Эту статью также можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст:

Чем опасна копия вашего паспорта в чужих руках

Прежде чем загрузить фото паспорта в незнакомый сервис или переслать кому‑то, стоит убедиться, что ваши данные в безопасности. Иначе рискуете столкнуться с одной из следующих проблем.

1. На вас оформят кредит

Банки и приличные микрофинансовые организации такого, конечно, не допустят. Чтобы выдать деньги, сотрудник должен убедиться, что за ними обращается именно владелец документа. И копия паспорта его не устроит — понадобится оригинал.

Однако бывают сговорчивые недобросовестные МФО, которым достаточно копии. Они готовы выдать займы дистанционно, если заявитель пришлёт фото с паспортом в руках. А это не так сложно сделать при помощи графического редактора. Наконец, мошенники могут работать непосредственно в банке или МФО и оформлять договоры по чужим паспортам.

Часто жертва долго не подозревает о займе или кредите, пока не набегают пени, штрафы и огромные проценты. Потом её находит отдел работы с должниками, а то и сразу коллекторы.

Сейчас читают 🔥

2. На вас зарегистрируют мошеннический электронный кошелёк

Обычно для его открытия достаточно и номера телефона. Но набор операций и объём переводов будут ограничены до идентификации при помощи паспортных данных. Подтверждение личности открывает большие возможности для мошенников. Например, они могут использовать несколько кошельков, чтобы переводить украденные деньги со счёта на счёт и таким образом заметать следы. Полиции будет сложнее отследить движение средств, а если она это сделает, то придёт к вам.

3. На вас зарегистрируют фирму

Через компании‑однодневки мошенники могут отмывать деньги, уклоняться от уплаты налогов, проводить другие незаконные операции или просто набрать кредитов. Отвечать за это придётся «владельцу».

4. На вас зарегистрируют сим‑карту

Копию документа легко отредактировать и вместо фотографии жертвы «вклеить» в неё фото мошенника. А после — оформить симку в салоне связи. С этого номера аферист, скорее всего, будет обманывать людей: выманивать номера банковских карт и коды из СМС, обещать продать товары и так далее.

Злоумышленник может не получить новую карту, а перевыпустить вашу и дальше действовать по ситуации. Если у вас на счету много денег, их попробуют вывести. А если мошеннику повезёт, то он получит коды из СМС, только уже ваши. Операторы сейчас страхуют от такого развития событий и после замены сим‑карты блокируют входящие сообщения на сутки. У банков тоже есть защита от подобного. Но случиться может всякое.

Кроме того, через номер телефона злоумышленникам часто удаётся получить доступ к соцсетям и почте, а там иногда скрывается информация более конфиденциальная, чем паспортные данные.

5. Вас и ваших родственников будет проще обмануть

Любой человек оставляет большой информационный след в интернете. Если мошенник получает в руки ещё и паспортные данные, обмануть жертву и его близких становится проще.

Например, на сообщение типа «Ваш сын сбил человека, но мы решим ситуацию за взятку» недоверчивые родители не отреагируют. А вот если им продиктуют точные данные, паника может пересилить голос разума.

Вдобавок открывается простор для создания поддельных платёжек, налоговых уведомлений и других документов.

Как безопасно использовать копию паспорта в Сети

1. Не отправляйте копию паспорта кому попало

Очевидный совет, который многие игнорируют. Предоставляйте копию или фото документа только тогда, когда уверены в собеседнике. Одно дело, если вы устраиваетесь на новое место дистанционно и отправляете трудовую книжку с заявлением о приёме на работу обычной почтой, а копии паспорта и СНИЛС — электронной. И совсем другое, когда только договариваетесь с потенциальным работодателем о собеседовании по видеосвязи, а у вас сразу требуют документы. Такая ситуация выглядит подозрительно.

2. Нанесите водяные знаки на копию

Напишите прозрачными буквами, для чего она предназначена. Например, если проходите идентификацию в платёжном сервисе, именно так и указывайте. Для этого лучше воспользоваться фоторедактором на компьютере или в смартфоне, а не онлайн‑сервисом.

Удалить водяные знаки будет непросто, а использовать копию в мошеннических целях с ними — невозможно. От утечки паспортных данных это не спасает, но сужает злоумышленнику перечень операций.

3. Внимательнее относитесь к соглашениям об обработке персональных данных

Собирать, хранить и передавать персональные данные человека без его разрешения нельзя. Поэтому обычно от вас требуют подписать соответствующий документ или хотя бы поставить галочку в нужном поле. В соглашении информируют, зачем вы предоставляете личные данные и что с ними будут делать. Если его нет вовсе, это повод насторожиться.

Что ещё можно сделать

Периодически проверяйте кредитную историю. Дважды в год это можно сделать бесплатно. Если обнаружили несанкционированный долг, разбирайтесь с организацией, выдавшей кредит на ваше имя, и привлекайте полицию.

Читайте также 🔐

Какой порядок направления истцом копии искового заявления ответчику в гражданском процессе? — Адвокат в Самаре и Москве

Адвокат Антонов А.П.

При подаче искового заявления истец обязан направить ответчику и другим лицам, участвующим в деле, копию искового заявления и приложенных к нему документов, которые у них отсутствуют (п. 6 ст. 132 ГПК РФ). В соответствии с позицией Конституционного Суда РФ требования ст. 132 ГПК РФ способствуют реализации принципа состязательности и равноправия сторон при осуществлении правосудия (Определение Конституционного Суда РФ от 28.01.2021 N 96-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданина Байдина Андрея Александровича на нарушение его конституционных прав статьями 132, 136 и частью первой статьи 331 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации»).
В случае неисполнения этого требования исковое заявление должно быть оставлено без движения, истцу разъясняются основания оставления заявления без движения и предоставляется разумный срок для исправления недостатков (ст. 136 ГПК РФ).
Гражданское процессуальное законодательство предусматривает обязанность предоставить документы, подтверждающие вручение или направление искового заявления и приложений к нему ответчику, но не устанавливает обязанность истца направлять эти документы каким-либо определенным способом. Перечень документов, подтверждающих исполнение этой обязанности, также не ограничен. При отсутствии расписки, уведомления о вручении или направлении искового заявления и приложенных к нему документов данное обстоятельство может быть подтверждено и иными документами, к которым может относиться квитанция почтового отправления, а также кассовый чек, в котором содержится наименование адресата и адрес, сведения по отслеживанию почтового отправления официального сайта «Почта России», а также информация о направлении заказного почтового отправления (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 25.11.2020 по делу N 88-22753/2020, 9-361/2020, Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 29.01.2021 N 88-1821/2021). Таким образом, истец может определять порядок совершения этих действий по своему усмотрению. Но, поскольку в силу п. 6 ст. 132 ГПК РФ к исковому заявлению должны быть приложены уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие факт такого направления, необходимо выполнить следующие условия:

1) копия искового заявления должна быть направлена ответчику и иным лицам, участвующим в деле, до обращения в суд;
2) истцу необходимо выбирать такие способы направления, которые предполагают фиксацию факта направления или вручения документов.
Можно выделить два основных способа направления и вручения ответчику документов:
1. Отправка внутреннего регистрируемого почтового отправления «Почтой России» — общепринятый способ направления искового заявления и приложенных к нему документов. В соответствии с п. 3 Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 N 98-п, таким отправлениям присваивается штриховой почтовый идентификатор, а отправителю выдается квитанция. Регистрируемые почтовые отправления вручаются адресату или его уполномоченному представителю с подтверждением факта вручения.
Однако некоторые суды общей юрисдикции требуют также подтверждать состав регистрируемого почтового отправления, предоставлять суду не только квитанцию, но и опись вложения, а также уведомление о вручении или отчет об отслеживании отправления. Оставляя исковое заявление без движения в связи с непредоставлением таких документов, суды указывают, что из квитанции не усматривается, какие именно документы были направлены ответчику, а также были ли они фактически вручены.
Признавая такой подход необоснованным, суды вышестоящих инстанций учитывают презумпцию добросовестности поведения участников процесса и исходят из того, что п. 6 ст. 132 ГПК РФ не требует в обязательном порядке представления истцом сведений о вручении/получении копии иска с приложенными документами ответчиком, а указывает только на необходимость документально подтвердить направление искового заявления (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.11.2020 N 33-23220/2020, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 12.11.2020 N 88-24606/2020, Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 13.08.2020 по делу N 88-17085/2020, Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 N 88-11589/2020).
В Определении Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11.12.2020 N 88-18527/2020 суд указал, что опись вложения в почтовое отправление с объявленной ценностью не может служить дополнительным средством проверки соблюдения истцом требований п. 6 ст. 132 ГПК РФ. Наличие описи вложения не свидетельствует о безусловной добросовестности отправителя и достоверности факта направления другой стороне именно тех документов, что в ней указаны, поскольку при составлении описи вложения у почтового работника не имеется обязанности проверять содержание направляемых отправителем документов.
В соответствии со сложившейся судебной практикой направление искового заявления и приложений к нему в адрес ответчика заказным письмом (бандеролью) является надлежащим способом исполнения обязанности, предоставление описи вложения, уведомлений о вручении и отчетов об отслеживании имеет рекомендательный характер и осуществляется по желанию истца.
2. Направление и вручение ответчику копии искового заявления и приложений к нему с подтверждением этого факта иными документами, например, если они были вручены лично истцом, нарочно, с использованием курьерской доставки или иным способом. Достаточным доказательством может являться расписка или иной документ, который подтверждает, что копии искового заявления и приложений к нему вручены именно ответчику (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.07.2020 N 33-24241/2020).
Расписка или иной документ должны включать идентификационные данные ответчика, сведения о полномочиях лица, получившего копию искового заявления и приложений, дату вручения и перечень полученных документов. В случае использования подобных способов вручения документов важно убедиться, что данных достаточно для того, чтобы суд мог установить факт исполнения истцом обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 132 ГПК РФ (Апелляционное определение Верховного суда Республики Алтай от 14.11.2018 по делу N 33-957/2018).
Относительно направления искового заявления ответчику посредством электронной почты пока нет устоявшейся практики. Отметим лишь, что в конкретном деле такой способ может быть признан судом надлежащим. Судья первой инстанции (с этими выводами согласился также суд апелляционной инстанции) не принял в качестве подтверждения исполнения истцом обязанности, предусмотренной п. 6 ст. 132 ГПК РФ, распечатки скриншота, ссылаясь на невозможность достоверно проверить факт направления стороне спора конкретных документов, а также принадлежность ответчику адреса электронной почты. Однако суд кассационной инстанции отменил эти судебные постановления, как принятые с существенным нарушением норм процессуального закона: истцом были представлены распечатки скриншота (снимка экрана), содержащие сведения об отправке в адрес ответчика прикрепленных файлов, подробные сведения об отправителе и получателе; в подтверждение достоверности сведений о получателе электронной почты — сведения с официального сайта ИФНС России о принадлежности адреса электронной почты ответчику (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 18.12.2020 N 88-8611/2020 по делу N 9-186/2020).
При подаче искового заявления в суд в электронном виде путем заполнения формы на портале ГАС «Правосудие» также необходимо приложить документы, подтверждающие направление ответчику копии искового заявления и приложений. Они предоставляются в виде электронных образов документов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы, либо в виде электронных документов; суд после принятия обращения к производству вправе потребовать представления подлинников данных документов либо их копий, заверенных в порядке, предусмотренном для заверения соответствующих письменных доказательств (п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»).

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры.

Остались вопросы к адвокату?

Задайте их прямо сейчас здесь, или позвоните нам по телефонам в Москве +7 (499) 288-34-32 или в Самаре +7 (846) 212-99-71  (круглосуточно), или приходите к нам в офис на консультацию (по предварительной записи)!

Как себя обезопасить, если просят копию паспорта?

Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас просят, а что еще хуже требуют предоставить копию паспорта или берут оригинал документа и снимают с него копию для различных целей. Это может быть открытие счета, получение кредита в банке, получение юридических или нотариальных услуг, обращение в государственные структуры, оформление доверенности и т.д.

Запомните! Организации, требующие копию паспорта (за исключением государственных органов и судов) должны состоять в реестре “Операторов персональных данных”, обрабатывать данные в соответствии с законодательством РФ и иметь “Утвержденные правила обработки персональных данных”, которые должны предоставляться по первому требованию.

Также, при предоставлении паспорта, Вы должны дать согласие Оператору на обработку Ваших персональных данных.

Помните! Без Вашего согласия копию Вашего паспорта делать не имеют права! Запрещено обрабатывать, хранить и распространять информацию о гражданине РФ без его согласия (за исключением общедоступной информации).

 

Как обезопасить себя от несанкционированного распространения Ваших данных, чтобы копиями Ваших документов не воспользовались, например, при оформлении кредита или какого – либо договора или услуги?

1. Не оставляйте копии паспорта, где данное требование не соответствует характеру услуги и необязательно по закону РФ (например, при оформлении договоров на покупку чего-либо достаточно просто вписать паспортные данные).

2. Не высылайте копии паспорта по электронной почте, не выкладывайте в сети Интернет на различных сайтах.

3. Самое главное правило: Если оставляете копию паспорта – напишите прямо на копии для чего и кому Вы ее предоставили. Например: “Копия предоставлена в «N» для выдачи кредита” или “Копия предоставлена в Страховую компанию «N» для оформления страховки”. Данная надпись не влияет на законность копии предоставляемого паспорта, но может уберечь Ваш документ от использования мошенниками.

Безопасность электронных копий документов

Электронная копия имеет те же реквизиты, что и оригинал документа, а значит ее потеря способна привести к тем же последствиям, что и потеря самого документа. Поэтому нужно относится к электронной копии любого документа так же внимательно, как и к самому документу, обеспечив защиту содержащихся в ней персональных данных. Среди возможных последствий потери электронных копий можно выделить следующие:
  • Фишинг и социальная инженерия. Утраченные данные могут послужить инструментом, с помощью которого Вы или Ваши близкие можете стать жертвой мошенников. Так, мошенник, зная реквизиты банковской карты, может представиться сотрудником банка. Точно назвав номер карты, тем самым вызвав у Вас доверие, он может попытаться получить CVV-код, который даст возможность похитить деньги со счета.
  • Использование персональных данных для оформления займов в микрофинансовых организациях. Крупные банки для оформления займа требуют обязательное наличие удостоверения личности, в то время как у микрофинансовых организаций (в том числе онлайн-сервисов) может быть другой подход в данном вопросе. Так, например, благодаря забытой в копировальном аппарате в МФЦ ксерокопии паспорта, злоумышленник может оформить денежный займ от Вашего имени.
Чтобы избежать угроз, связанных с потерей электронных копий, необходимо контролировать все этапы работы с ними.

1. Создание электронных документов

В большинстве случаев риск потери документов на данном этапе обусловлен действиями самих пользователей. На первый взгляд создание электронных копий документов не несет никакой угрозы. Однако здесь есть моменты, на которые необходимо обратить внимание. Самый безопасный с точки зрения защиты персональных данных вариант – создать электронную копию с помощью домашнего сканера. Однако не у всех есть дома необходимое оборудование. Кроме того, возможен вариант срочной необходимости создания и отправки электронной копии документа, например при оформлении документов в МФЦ. При этом в памяти компьютеров, расположенных в МФЦ, в свободном доступе могут остаться электронные копии документов граждан. Это связано с тем, что некоторые пользователи забывают удалять файлы с электронными копиями документов после сохранения на свои носители или загрузки на портал госуслуг. Также нередки случаи, когда посетители забывали внешние носители с электронными образами документов.

2. Хранение электронных документов

Самая простая рекомендация по хранению электронных копий – не храните их, удаляйте сразу же после использования. Если копия какого-либо документа нужна постоянно, то следует позаботиться о ее безопасности.
  • Хранение электронных копий в памяти устройства. При хранении электронных копий в памяти устройств необходимо ограничить для посторонних доступ к этим файлам. Для этого необходимо создать несколько учетных записей пользователя (для ПК), настроить разблокировку устройства с помощью пароля/графического ключа/отпечатка пальца (для смартфонов и планшетов). Дополнительно папку с электронными копиями необходимо защитить паролем или шифрованием. Современные смартфоны и приложения для них предусматривают такие функции. При этом важно использовать только лицензионные программы.
  • Внешние носители. Если для хранения электронных копий выделен внешний носитель, то в дополнение к мерам по ограничению доступа необходимо:
  1. Установить пароль для доступа к данному внешнему носителю. Сделать это можно с помощью стандартной программы BitLocker в операционной системе Windows. Зашифровать отдельные папки также можно широко распространенной программой WinRAR, которая установлена на многих компьютерах.
  2. Убедиться в его физической защите. Не оставляйте носитель без присмотра. Подключайте только к проверенным компьютерам, на которых установлен антивирус.
  • Облачные сервисы. Преимуществом облачных сервисов является возможность восстановления данных, при потере или поломке внешнего носителя или самого устройства (телефон/планшет/ПК). Однако существенным минусом облачных сервисов является их зависимость от подключения к сети. Кроме того стоит помнить, что сервера облачных провайдеров могут располагаться за границей и Вы не можете точно знать, кто имеет доступ к ним. При компрометации электронной почты или мобильного телефона, злоумышленники с большой долей вероятности смогут получить доступ и к Вашему облачному хранилищу и к данным, хранящимся в нем.
  • Некоторые пользователи используют социальные сети как облачные хранилища. Это не безопасно, так как социальные сети не всегда заботятся о сохранности Ваших персональных данных. Так, администрация одной социальной сети обратила вимание на проблему свободного доступа к электронным копиям паспортов и других документов с персональными данными только после публикации в СМИ. Проблема заключалась в том, что при передаче электронной копии между пользователями, эта копия автоматически сохранялась в открытую папку и была доступна всем пользователям. После этих случаев загружаемые документы сделали по умолчанию доступными только владельцу, если не указано обратное.

    3. Передача электронных документов

    Чтобы безопасно передать электронные документы, в первую очередь необходимо убедиться, что их получатель действительно является тем, за кого себя выдает. Если Вам пишет знакомый с просьбой отправить какой-либо документ, убедитесь, что это именно он, задав ему вопрос, ответ на который можете знать только Вы оба. Многие мессенджеры и почтовые клиенты сохраняют полученные файлы в отдельную папку на телефоне, поэтому после передачи электронного документа попросите Вашего собеседника удалить полученный документ из мобильного устройства после работы с ним. Не стоит рассчитывать, что собеседник будет заботиться о безопасности электронной копии Ваших документов. Нередки случаи, когда необходимо загрузить электронную копию документов на какой-либо ресурс в сети Интернет для подтверждения своей личности. Чтобы сделать этот процесс безопасным, необходимо убедиться в следующем:
    • Сайт, на который Вы загружаете электронную копию не является фишинговым. Подробнее в статье Определение степени доверия сайту.
    • Сайт использует шифрование для передачи данных. Убедиться в этом можно по наличию префикса «https» в URL-адресе сайта. Подробнее в статье Структура URL.

    Рекомендации

    • Если есть возможность, делайте электронные копии документов на домашнем ПК.
    • Старайтесь не отправлять персональные данные через мессенджеры или социальные сети.
    • Если все же отправить копию документа необходимо, убедитесь, что собеседник именно тот, за кого себя выдает. Попросите удалить электронную копию после использования.
    • При загрузке электронных документов на какой-либо сайт убедитесь, что он использует шифрование.
    • Удаляйте неиспользуемые электронные копии документов из памяти устройств.
    • Не забывайте оригиналы документов в сканирующих устройствах, а также внешние носители в общих компьютерах в учреждениях или в копировальных центрах.
    • Удаляйте после сканирования файлы в копировальных центрах. Если сканирование осуществлял сотрудник центра, попросите его удалить копию при Вас и проследите за этим.

    Передать документы в электронном виде в другой город

    Закон О нотариате с 2014 предоставляет нотариусу возможность устанавливать равнозначность электронного документа бумажному и наоборот. Что это значит? Нотариус изготовит документ в электронном виде, аналогичный вашему, заверит его подлинность своей ЭЦП и перешлет получателю по электронной почте.

    В каких случаях это может понадобиться?

    Если срочно нужно передать в другой город нотариальную доверенность, либо согласие на выезд ребенка, либо копию договора для регистрационных действий — ситуации бывают разные. К слову, некоторые государственные органы могут требовать электронную копию документа для оказания услуг. Да, можно заверить бумагу у нотариуса и передать Почтой России или курьером — тут уж решение нужно принимать в зависимости от срочности вопроса и страха утери конверта.

    Следует сказать, что не все нотариусы оказывают услуги по электронному удостоверению подлинности, а только те из них, которые имеют ЭЦП. Полный список нотариусов, имеющих ЭЦП, можно посмотреть на сайте Нотариальной палаты.

    Как проходит процедура?

    Вы обращаетесь к нотариусу для удостоверения подлинности договора и т.п. в электронном виде — нотариус сканирует текст (либо набирает) в формате ПДФ, с соблюдением всех требований, прописанных в приказе Минюста №155. Заверяет его своей ЭЦП и передает вам пдф-файл способом, который вы оговариваете заранее — либо это съёмный носитель (флэшка, диск), либо файл отправляется по электронной почте.

    Но, есть один важный нюанс — чтобы убедиться в подлинности подписи электронного документа получатель должен сам иметь ЭЦП. Из сказанного следует вывод — целесообразнее всего файл направлять в другой город сразу нотариусу, имеющему ЭЦП, который распечатает ваш документ и уже на бумаге проставит свою печать. Занять процедура может буквально пару часов.

    Все ли документы могут быть заверены в электронном виде?

    Закон запрещает удостоверять вышеуказанным способом равнозначность договоров, заключенных в простой письменной форме, и документа, удостоверяющего личность. Видимо законодатель все же допускает риск подделок ЭЦП.

    Кстати, владельцам бизнеса следует знать, что таким же образом нотариус может распечатать выписку из ЕГРЮЛ, заверить своей подписью и выдать заявителю — что значительно ускоряет процесс получения выписки из реестра.

    Таким образом, данный способ передачи документов через нотариуса можно использовать как один из вариантов, к тому же если речь идет об удаленном регионе — данная процедура может оказаться не только намного быстрее, но и дешевле, нежели курьер.

    Похожее

    Отправка документа в Pages на Mac

    Вы можете отправить документ Pages с помощью AirDrop, Mail, Messages или другой службы. Вы также можете отправить документ в другом формате — PDF, Microsoft Word, EPUB, обычный текст или расширенный текстовый формат.

    Отправить копию в Pages или другом формате

    Вы можете ограничить доступ к копии, добавив к ней пароль. Чтобы никто другой не мог изменить копию, вы можете заблокировать документ.

    1. Открыв документ, выберите «Поделиться» > «Отправить копию» > [ вариант отправки ].

    2. Выберите формат для копии, затем укажите настройки:

      • PDF: Эти файлы можно открывать и иногда редактировать с помощью таких приложений, как Preview и Adobe Acrobat. Нажмите всплывающее меню «Качество изображения», затем выберите вариант (чем выше качество изображения, тем больше размер файла). Если вы добавили изображения, рисунки, аудио- или видеоописания для вспомогательных технологий (например, VoiceOver), они автоматически экспортируются. Чтобы включить аннотации или комментарии, установите соответствующий флажок.Чтобы включить теги специальных возможностей для больших таблиц, нажмите «Дополнительные параметры», затем выберите «Вкл.».

      • Word: Если файл должен быть совместим с более старой версией Microsoft Word (1997-2004), щелкните Дополнительные параметры, затем выберите .doc во всплывающем меню. Щелкните стрелку раскрытия рядом с дополнительными параметрами и выберите формат.

      • EPUB: Используйте этот формат, чтобы сделать документ доступным для чтения в программе для чтения электронных книг (например, Apple Books). Введите название и имя автора, затем выберите вариант обложки.

        Только для текстовых документов выберите тип макета. Фиксированный макет сохраняет макет вашего документа и лучше всего подходит для документов с несколькими столбцами или большим количеством изображений. Макет с возможностью перекомпоновки адаптируется к размеру и ориентации экрана и позволяет пользователям изменять размер шрифта. Лучше всего подходит для документов с большим количеством текста.

        Чтобы установить дополнительные функции, щелкните стрелку раскрытия рядом с дополнительными параметрами, затем выберите категорию, укажите язык документа, установите представление на одну или две страницы и выберите, следует ли включать оглавление или встроенные шрифты. .

      • Обычный текст (TXT): Основной текст экспортируется как неформатированный текст. Текстовые поля, фигуры, изображения, линии, таблицы и диаграммы не экспортируются. Документы с макетом страницы нельзя отправлять в формате TXT.

        Совет: Чтобы узнать, есть ли у вас текстовый документ или документ с макетом страницы, щелкните на панели инструментов. Если в верхней части боковой панели есть вкладка «Закладки», это текстовый документ.

      • Расширенный текстовый формат (RTF): Основной текст и таблицы экспортируются как отформатированный (RTF) текст и таблицы.Если в документе есть текстовые поля, фигуры, линии и диаграммы, которые можно экспортировать, они экспортируются как изображения, а документ экспортируется в формате файла RTFD. Другие приложения могут не открыть файл RTFD. Документы макета страницы нельзя отправлять в формате RTF или RTFD.

    3. Если установлен флажок «Пароль», выполните одно из следующих действий:

      • Установите пароль: Установите флажок «Требовать пароль для открытия», затем введите пароль. Это относится только к копии.

      • Сохранить исходный пароль документа: Убедитесь, что установлен флажок «Требовать пароль для открытия».

      • Используйте другой пароль для отправляемой копии: Установите флажок «Требовать пароль для открытия», нажмите «Изменить пароль», затем установите новый пароль.

      • Отправить копию без пароля: Снимите флажок «Требовать пароль для открытия».

    4. Нажмите «Далее», затем введите запрошенную информацию (например, адрес электронной почты, если вы отправляете электронное письмо).

      Если вы не вошли в свою учетную запись с помощью выбранного вами метода, вам будет предложено войти, прежде чем продолжить. Для AirDrop документ отправляется, когда получатель его принимает.

    Для получения дополнительных параметров формата вы можете экспортировать документ в другой формат, а затем отправить его. См. Экспорт в Word, PDF или другой формат файла.

    Чтобы упростить отправку, публикацию или совместное использование документа, вы можете уменьшить размер его файла.

    Как отправить копию документа по электронной почте? – ЭлектроОтветы

    Как отправить копию документа по электронной почте?

    Отправить как вложение. Нажмите «Файл» > «Общий доступ» > «Электронная почта», а затем выберите один из следующих вариантов: «Отправить как вложение» Открывает сообщение электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите «Отправить».

    Как отправить копию документа?

    Отправить копиюНажмите «Поделиться» на панели инструментов (или, если документ открыт для общего доступа в iCloud), выберите «Отправить копию», затем выберите способ («Электронная почта», «Сообщения» или «AirDrop»). Выберите формат документа, затем укажите настройки для формата. Нажмите «Далее». Предоставьте любую запрошенную информацию (например, адрес электронной почты, если вы отправляете электронное письмо).

    Как прикрепить документ к электронному письму?

    Прикрепить файлНа телефоне или планшете Android откройте приложение Gmail.Коснитесь «Создать». Коснитесь «Прикрепить». Коснитесь «Прикрепить файл» или «Вставить с диска». Выберите файл, который хотите прикрепить.

    Как преобразовать документ в PDF?

    Android и iOS включают аналогичные параметры для создания PDF-файлов. В Android откройте параметр «Печать» в меню приложения, затем выберите «Сохранить как PDF» в меню «Сохранить в» или «Принтер».

    Как вы сканируете документы?

    Сканировать документ. Откройте приложение Google Диск. В правом нижнем углу нажмите «Добавить». Нажмите «Сканировать». Сделайте снимок документа, который хотите отсканировать.Настройка области сканирования. Коснитесь «Обрезать» . Сделайте снимок еще раз. Коснитесь «Повторно отсканировать текущую страницу» . Сканирование другой страницы. Коснитесь «Добавить» . Чтобы сохранить готовый документ, коснитесь «Готово» .

    Как отправить документ по электронной почте в Windows 10?

    Прикрепите документ к Почте Windows 10. Откройте Почту Windows и создайте новое сообщение электронной почты. Нажмите кнопку «Прикрепить файл к сообщению». В появившемся диалоговом окне «Открыть» выберите файл, который хотите прикрепить, и нажмите «Открыть». Теперь, когда имя прикрепленного файла находится в текстовом поле «Прикрепить», введите сообщение электронной почты, как обычно.Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить.

    Как отсканировать документ и отправить его?

    Если вы используете устройство Android, лучший способ сканирования документов — через приложение Google Drive, которое в наши дни предустановлено практически на каждом устройстве Android. Вы можете сканировать документы прямо на Google Диск, нажав кнопку «+» в правом нижнем углу главного экрана.

    Как отсканировать документ и отправить его по электронной почте?

    Простой режимПерейдите на вкладку «Сканирование». Выберите тип документа и размер сканирования.Щелкните Сканировать. Отсканированное изображение будет отображаться в средстве просмотра изображений. Подтвердите и отредактируйте (при необходимости) отсканированное изображение. Нажмите «Отправить электронное письмо». Появится диалоговое окно «Отправить электронное письмо». Настройте параметры вложенного файла *1 и нажмите OK.

    Как отсканировать документ с моего принтера HP?

    Используйте HP MFP Scan для сканирования документов или фотографий с компьютера. Загрузите документ или фотографию, которую хотите отсканировать. Найдите в Windows слово HP MFP Scan, а затем щелкните его, чтобы открыть программное обеспечение. Выберите вариант сканирования.После сканирования документа или фотографии введите имя файла в поле Name.Lisää kohteita…

    Как подключить принтер HP к сети?

    Выберите Пуск > Параметры > Устройства > Принтеры и сканеры. Затем выберите свой принтер > Открыть очередь. В разделе «Принтер» убедитесь, что флажок «Использовать принтер в автономном режиме» не выбран. Если эти действия не вернут ваш принтер в оперативный режим, прочтите раздел Устранение неполадок с принтером, работающим в автономном режиме.

    Top Frog — Как подписать и отправить юридический документ с телефона или планшета

    Все владельцы бизнеса рано или поздно столкнутся с необходимостью подписывать документы — договоры аренды, контракты, банковские формы, отчетность и многое другое.

    Когда мы получаем электронные письма с просьбой распечатать, подписать, отсканировать и вернуть контракт, это буквально наполняет нас ужасом… так было до тех пор, пока мы не узнали об Adobe Fill & Sign.

    На дворе 2018 год, зачем нам вообще что-то печатать?
    Не каламбур, но мы собираемся зеленеть! Наша цель как бизнеса состоит в том, чтобы ничего не печатать, если в этом нет крайней необходимости. Мы используем Google Диск, чтобы делиться документами, электронными таблицами и облачным хранилищем, и Dropbox Paper, чтобы совместно работать над дизайном. Блокнот — единственная бумага, которую мы используем.

    О, мы пропустили тот факт, что сканирование тоже отстой. Кто-нибудь еще ставил его неправильно каждый раз? Нет… тогда только мы.

    Ну, угадайте что?

    Есть более простой способ подписывать и возвращать документы без необходимости что-либо распечатывать, это полностью законно и может занять меньше минуты с момента получения документа до его возврата подписанным!

    Adobe Fill & Sign выходит на сцену слева!

    Adobe Fill & Sign — бесплатное приложение для устройств iOS и Android.Здесь для Android и здесь для iOS.

    Шаг 1

    После загрузки просто запустите приложение. Вы должны нажать на значок бумаги, чтобы выбрать, где вы хотели бы найти документ. У вас есть три варианта:

    Из файла PDF
    Этот параметр будет искать файлы PDF, которые вы загрузили на свой телефон, или файлы, которые вы сохранили на Google Диске, если у вас есть приложение Drive.

    Из библиотеки фотографий
    Если вы сфотографировали документ, который нужно подписать, вы можете получить к нему доступ из фотопленки.

    Сделать снимок
    Если у вас есть распечатанный документ, вы можете оцифровать его с фотографией, подписать и отправить.

    Примечание. Из документа на телефоне вы также можете открыть его непосредственно в приложении. Это очень удобно, если вы загружаете что-то прикрепленное к электронному письму.

    Шаг 2

    После того, как вы откроете документ, вам нужно будет ввести свою подпись. Нажмите значок ручки в правом верхнем углу, а затем нажмите «Создать подпись». Поставьте свою подпись и нажмите «Готово» в правом верхнем углу.

    Шаг 3

    Теперь у вас есть подпись в Adobe Fill & Sign, и вы можете добавить ее в любой документ. Нажмите значок ручки еще раз, коснитесь своей подписи, и она появится в документе. Вы можете использовать жесты сжатия, чтобы изменить его размер и изменить его положение пальцем.

    Одновременно можно хранить только одну подпись и инициалы, но можно написать одну, вставить ее в документ, а затем при необходимости поставить вторую подпись.

    Шаг 4

    Если у вас есть какая-либо другая информация, такая как дата, имя или адрес, вы можете просто ввести ее в документ.Некоторые флажки также встречаются в файлах PDF, что означает, что вы можете установить их без создания подписи или ввода X.

    Шаг 5

    Экспорт и отправка.
    Как только ваш документ будет готов, пришло время отправить его! Справа от значка пера вы увидите значок общего доступа. Нажмите на это, и вы сможете экспортировать его через целую кучу приложений. Большую часть наших материалов мы размещаем на Google Диске для резервного копирования и в Gmail для отправки.

    Ваши документы сохраняются в приложении, поэтому вы можете вернуться к оригиналу в любое время.

    Мы надеемся, что это помогло вам сэкономить время, избавило вас от необходимости печатать бумагу и научило вас чему-то ценному.

    Отправить документ по электронной почте с помощью Обсуждений

    Отправьте клиенту по электронной почте копию коммерческого предложения, договора аренды или другого документа из Current RMS.

    Автор Мэтью Джеймс Финкель
    Обновлено больше недели назад

    Используйте Обсуждения, чтобы отправить клиенту копию документа возможности непосредственно из Current RMS.

    Некоторые документы вы можете печатать:

    • 8
    • котировки

      4
    • 4

    • Доставка заметки

    • Коллекция заметки

      4
    • Carnets

    Вы можете знаете эти документы под другими именами, ознакомьтесь с нашим руководством для быстрого просмотра: Для чего нужен каждый из документов?

    После того, как вы составили список возможностей, вы найдете документы, доступные для просмотра под заголовком «Печать» на панели сведений.

    Щелкните документ, чтобы открыть его в браузере.

    Нажмите синюю кнопку Создать обсуждение , чтобы отправить этот документ из Current RMS. PDF-копия макета документа автоматически прикрепляется.

    Создание обсуждения аналогично составлению электронного письма. Сначала введите тему, а затем введите текст в качестве комментария.

    Затем выберите участников. Ваша организация и участники будут включены автоматически.

    Первый рабочий адрес электронной почты контакта, организации, места проведения или пользователя используется для отправки сообщений обсуждения.

    Когда закончите, нажмите синюю кнопку Создать обсуждение .

    Чтобы добавить документ в существующее обсуждение, щелкните синюю стрелку справа и выберите существующее обсуждение возможности из списка.

    Это удобно для отправки исправленного коммерческого предложения.

    Не забывайте, что вы можете использовать утверждение документов, чтобы отправлять своим клиентам ссылки на ваши документы из Current RMS.

    Ознакомьтесь с нашим руководством: Использование утверждения документов

    2 быстрых способа скопировать и вставить файлы и вложения в электронную почту в Gmail

    Хотите добавить файлы для отправки по электронной почте в Gmail, но ненавидите процесс прикрепления этих файлов каждый раз после поиска из вашего списка загрузки? Или вы не хотите загружать вложение каждый раз, когда хотите переслать его кому-то, и даже не хотите пересылать почту.Не волнуйтесь, есть несколько способов, которые позволят вам сделать все это без особых хлопот. Здесь я рассказываю вам об этих быстрых способах копирования и вставки файлов и вложений в Gmail.

    Также читайте | Хранилище заполнено в Gmail? 3 способа освободить место в вашей учетной записи Gmail

    Способы копирования и вставки файлов и вложений в Gmail

    Вот несколько способов копирования и вставки файлов и вложений в Gmail без их загрузки.

    1. Вставка в Google Chrome

    В последней версии Chrome вы можете прикреплять файлы в Gmail, просто скопировав файл со своего ПК и вставив его в окно электронной почты.В Chrome есть экспериментальный флаг «Имена файлов буфера обмена», который позволяет вам это сделать. Поскольку эта функция является экспериментальной, у нее могут быть проблемы, которые будут исправлены в будущих обновлениях. Чтобы использовать это:

    1. Прежде всего, обновите Chrome, чтобы убедиться, что у вас установлена ​​последняя версия, а затем откройте его.

    2. В адресной строке Chrome введите «chrome://flags/» и нажмите Enter.

    3. Откроется вкладка «Эксперименты» и в поле поиска введите «Имена файлов буфера обмена».

    4.Теперь щелкните раскрывающееся меню рядом с «Имена файлов буфера обмена», выберите «Включено» и нажмите «Перезапустить» в нижней части окна.

    5. Chrome перезапустится, откроет Gmail и нажмите «Создать», чтобы создать новое письмо.

    6. Затем найдите на своем компьютере файл, который вы хотите добавить в качестве вложения к электронной почте, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Копировать».

    7. Теперь вернитесь в окно «Новое сообщение» Gmail, щелкните правой кнопкой мыши в теле письма и выберите «Вставить».Вы также можете нажать Ctrl+V или Command+V, чтобы вставить файл.

    Вот оно! Вы увидите прикрепленный файл в нижней части окна. Если вы вставите такое изображение, оно будет отображаться в электронном письме и не будет отправлено в виде вложения. Вы можете прикрепить столько файлов, сколько хотите, используя этот метод.

    Эта экспериментальная функция Chrome должна работать на Windows, Mac, Linux, Chrome OS, а также на Android. Мы протестировали его на нашем Mac, и он работал нормально.

    2. Перетащите файл в окно электронной почты

    Если вы используете Google Chrome для проверки электронной почты в Gmail, вы также можете использовать этот метод для добавления вложений.Однако для этого вам необходимо сначала загрузить вложенный файл на свой компьютер. Вот как это сделать в Gmail:

    1. Откройте Gmail и перейдите к электронному письму с указанным вложением.

    2. Теперь щелкните вложенный файл, чтобы загрузить его.

    3. Он появится на нижней панели браузера Chrome.

    4. Теперь нажмите «Создать», чтобы создать новое электронное письмо и ввести адрес получателя.

    5. В этом окне электронной почты перетащите загруженный файл из нижней панели, и он будет автоматически добавлен в качестве вложения.

    Вот и все. Вы можете добавить столько файлов, сколько хотите, используя этот трюк, и вам не нужно будет пересылать электронное письмо другому человеку, чтобы отправить это вложение.

    Это был способ копирования и вставки файлов и вложений в сообщения электронной почты на Gmail. Чтобы узнать больше таких советов и рекомендаций, следите за обновлениями!

    Вы также можете следить за нами, чтобы получать мгновенные технические новости по телефону  Новости Google  или получать советы и рекомендации, обзоры смартфонов и гаджетов, присоединяйтесь к  GadgetsToUse Telegram Group , или для получения последних видеообзоров подпишитесь  GadgetsTo

    Действительна ли копия нотариально заверенного документа?

    Если вам сказали, что вы должны заверить свои документы у нотариуса, важно, чтобы вы позаботились о них до завершения процесса. Обычно вам нужно будет отправить оригинальную копию, чтобы транзакция прошла дальше. При этом время от времени случаются аварии. В результате вы можете потерять, потерять или иным образом повредить нотариально заверенные документы.Когда это произойдет, можете ли вы вместо этого отправить копию? Действительна ли копия нотариально заверенного документа? Взгляните на некоторые важные моменты, касающиеся отсканированных и фотокопированных нотариально заверенных документов ниже.

    Что такое нотариально заверенная копия?

    Во-первых, могут возникнуть ситуации, когда вам нужно получить нечто, называемое нотариально заверенной фотокопией. Например, вы можете подать заявку на работу за пределами страны, и вам может потребоваться нотариально заверенная копия вашего удостоверения личности или диплома. Это заверенная копия документа, заверенная печатью и подписью нотариуса.В этой ситуации нотариус не обязан проверять подлинность оригинала документа. Вместо этого ставится печать нотариуса, подтверждающая, что заверенная копия является законной копией оригинального документа. Есть несколько ситуаций, когда вам может понадобиться нотариально заверенная копия документа, в том числе:

    • Действительные идентификаторы
    • Паспорта
    • Дипломы
    • Водительские права

    Перед тем, как пройти процедуру получения заверенной копии, вам важно понять, что делает нотариус, а что нет.Помните, что нотариус удостоверяет, что копия является законной копией, но не обязательно говорит о подлинности оригинального документа. Убедитесь, что этого достаточно для рассматриваемой стороны.

    Нужно ли нотариально заверять копию оригинального документа?

    Зависит от типа документа. Не все копии оригиналов документов необходимо нотариально заверять; однако важные документы, включая дипломы, удостоверения личности и некоторые финансовые операции, возможно, потребуется нотариально заверить, если вы сделаете копию.В этой ситуации вы можете подумать о поездке с места на место, чтобы найти физического нотариуса, который может вам помочь. К счастью, благодаря современным технологиям есть более простые способы заверить копию у нотариуса. Вы даже можете сделать это виртуально в определенных ситуациях.

    Законна ли копия нотариально заверенного документа?

    Это зависит от конкретной ситуации. Если вы получаете копию, заверенную нотариусом, то это должен быть юридический документ. С другой стороны, если у вас есть нотариально заверенный документ, и вы делаете еще одну копию, это не обязательно будет законным.Важно ознакомиться с конкретными рекомендациями, касающимися этой копии, чтобы убедиться, что она будет принята соответствующей стороной.

    Какова юридическая сила копии нотариально заверенного документа?

    Если вы делаете бумажную копию нотариально заверенного документа, проблема в том, что копия могла быть подделана. Таким образом, нет никакого способа узнать, что скопированный документ является тем же документом, который был подписан и скреплен печатью нотариуса. Поэтому, если вы сделаете копию документа, который уже был нотариально заверен, ее не обязательно примут.

    Когда может быть отклонена копия нотариально заверенного документа?

    Есть несколько ситуаций, когда копию нотариально заверенного документа могут отклонить. К ним относятся:

    • Если документ был нотариально заверен, а затем копия, то печать нотариуса не обязательно стоит на подаваемой копии, что может привести к отклонению документа.
    • Если печать нотариуса была недействительна при ее проставлении, то документ мог быть отклонен. Это происходит, если срок полномочий нотариуса истекает до того, как он нотариально удостоверит документ.
    • Если на документе имеется только частичная печать, а не полная печать, документ может быть отклонен.
    • Если суды смогут доказать, что копия нотариально заверенного документа была подделана, то она может быть отклонена и по этой причине.

    Вы должны убедиться, что нотариус понимает, что он или она делает, чтобы вы получили действительный нотариально заверенный документ.

    Как нотариально заверить онлайн с помощью OneNotary

    Несмотря на то, что многие люди привыкли к нотариальному заверению документов лично, теперь вы можете заверить свой документ онлайн с помощью такого сервиса, как OneNotary.Если вы хотите нотариально заверить свой документ с помощью OneNotary, вам необходимо выполнить следующие шаги:

    1. Во-первых, вам нужно зайти в OneNotary и посмотреть доступное время приема. Затем выберите время, которое подходит для вашего расписания.
    2. Далее вы получите приглашение по электронной почте, которое вы будете использовать для загрузки ваших документов, чтобы они могли быть рассмотрены нотариусом.
    3. Перед встречей с нотариусом вам нужно будет ответить на несколько вопросов, чтобы подтвердить свою личность.
    4. Когда придет время вашей встречи, вы будете общаться со своим нотариусом с помощью технологии видеоконференцсвязи.
    5. После завершения встречи вы будете ждать, пока нотариус заверит ваш документ. Затем вы можете загрузить их и отправить в соответствующую организацию.

    Если вы решите заверить свои документы через Интернет с помощью OneNotary, вы можете сэкономить значительное количество времени и денег во время этого процесса.

    Часто задаваемые вопросы о копиях и нотариально заверенных документах

    Есть несколько распространенных вопросов, которые люди задают о копиях нотариально заверенных документов.К ним относятся:

    Можно ли отсканировать нотариально заверенный документ?

    Законны ли отсканированные документы? Даже если вы можете физически отсканировать нотариально заверенный документ, это не обязательно означает, что другая сторона примет его. Если вы планируете сканировать нотариально заверенный документ, вам следует заранее связаться с другой стороной, чтобы узнать, примет ли он или она его.

    Можно ли отправить нотариально заверенный документ по электронной почте?

    Даже если вы можете отправить нотариально заверенный документ по электронной почте, это не обязательно означает, что он будет принят.Если вы планируете подать нотариально заверенный документ таким образом, вам следует заранее связаться с другим человеком, чтобы убедиться, что он его примет.

    Я потерял нотариально заверенный документ. У нотариуса есть копия?

    Нет, подавляющее большинство нотариусов не хранит копии заверенных ими документов. Хотя вы можете обратиться к нотариусу и спросить, у них, вероятно, нет копии.

    Отправить на подписи | Отправить документ

    Вы можете загружать документы и отправлять их одному или нескольким получателям, чтобы запросить их подписи, используя раздел «Отправить на подпись» в Zoho Sign.

    Чтобы получить доступ к этому разделу, войдите в Zoho Sign и нажмите Отправить на подписи на панели инструментов или нажмите значок плюса на левой панели навигации и выберите Отправить на подписи в раскрывающемся меню.

    Отправка документов для подписей — это простой процесс, который следует из пяти ключевых шагов:

    1. Загрузить документы
    2. Введите подробности документа
    3. Добавить подробку получателя
    4. Добавить поля
    5. Отправить документы


    Загрузить документы

    Первым шагом является загрузка файлов документов, которые необходимо отправить для цифровых подписей.

    Документы можно загружать в Zoho Sign тремя способами:

    Перетаскивание

    Zoho Войдите в свой браузер.

    Загрузить

    Нажмите Загрузить , чтобы открыть окно проводника, перейдите к расположению файлов на вашем устройстве, выберите нужные файлы и нажмите . Выберите , чтобы загрузить их.Если имеется более одного файла, повторите процесс для каждого файла, который необходимо добавить.

    Импорт

    Вы также можете импортировать файлы из других облачных сервисов хранения, таких как DropBox, Google Drive и Zoho Docs. Щелкните параметр Import , чтобы открыть диалоговое окно Cloud Picker и выбрать облачное приложение в меню слева. Затем вы можете перейти к расположению файлов в обозревателе хранилища, выбрать файлы и нажать Прикрепить , чтобы импортировать их.

    Примечание:
    К одному запросу на подпись документа можно добавить не более 40 файлов.
    Размер отдельных файлов не должен превышать 25 МБ, а общий размер всех загруженных файлов в запросе не может превышать 40 МБ.
    Поддерживаемые типы файлов: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, odt, rtf, txt, html, htm, xls, xlsx, tex и sxw.


    Сведения о документе

    В этот раздел можно добавлять различные сведения, связанные с документами.

    Имя документа

    Введите имя документа. Длина должна быть менее 100 символов. Имя может включать буквы, цифры и следующие специальные символы: [[email protected]#$%&*()]. Если имя не введено, имя документа по умолчанию будет установлено на имя загруженного файла.

    Время завершения

    Установите крайний срок для получателей, чтобы подписать документы (в днях) с момента их получения.Срок действия документов истечет по истечении этого периода, и получатели не смогут получить к ним доступ по истечении указанного срока.

    Срок действия документа

    Установите срок действия подписанных документов. Вы можете либо сделать документы действительными навсегда, либо указать дату, выбрав параметр Выберите дату в раскрывающемся списке полей, чтобы установить дату вручную.

    Тип документа

    Классифицировать загруженные документы в зависимости от их типа.Вы можете назначить существующий тип загруженным документам или создать новый для назначения. Тип документа по умолчанию установлен на Другие . Чтобы создать новый тип документа, нажмите значок плюса рядом с раскрывающимся списком и введите название типа в поле.

    Папка

    Создавайте папки, чтобы легко группировать документы и управлять ими. Вы можете выбрать существующую папку или создать новую, чтобы добавить в нее загруженные документы. Чтобы создать новую папку, нажмите значок плюса рядом с раскрывающимся списком и введите название папки в поле.

    Описание

    Добавьте подходящее описание и другие дополнительные сведения, если таковые имеются, к документам.


    Сведения о получателе

    Добавьте в этот раздел сведения о лицах, которым отправляются документы. В число получателей могут входить сами подписавшие и другие лица, которым должна быть отправлена ​​подписанная копия документов.

    Добавить получателей

    Введите сведения о получателе, Электронная почта и Имя в поля в разделе Добавить получателей .

    Чтобы добавить другого получателя, нажмите значок плюса справа и введите данные получателя в поля, которые отображаются под существующими получателями. Вы можете добавить любое количество получателей, повторив этот шаг.

    Вы также можете добавить себя в список получателей и процесс подписания, щелкнув параметр Добавить меня .

    Вы также можете отправить несколько копий одних и тех же документов группе отдельных получателей для подписи. Кликните сюда, чтобы узнать больше.

    Чтобы удалить получателя, нажмите значок минуса справа от соответствующего получателя.

    Задать действие для получателя

    Задайте действие для добавленного получателя из раскрывающегося меню рядом с полями, содержащими сведения о получателе.

    Если установлено:

    • Необходимо подписать — Получатель должен заполнить поля формы и подписать документы.
    • Получает копию — Получатель просто получает подписанную копию документов.
    • Лицо, подписывающее документы . Вам нужно будет назначить организатора из вашей организации, который будет получать документы, подписанные лицом, подписавшим документы лично. Кликните сюда, чтобы узнать больше.
    • Утверждающий — Получатель должен утвердить содержание документа, а не подписать его или просто просмотреть.

    Личное сообщение

    Установите личное сообщение, которое будет отправлено с документами для просмотра получателем.

    Чтобы добавить личное сообщение, нажмите значок защищенного конверта рядом с меню действий получателя.Откроется диалоговое окно, в котором вы можете ввести личное сообщение. Нажмите Сохранить , чтобы продолжить.

    Код аутентификации

    Обеспечьте дополнительный уровень безопасности ваших документов с помощью Zoho Sign, настроив двухэтапный процесс аутентификации. Этот параметр позволяет отправлять код аутентификации получателям, чтобы гарантировать, что документы не будут изменены неавторизованными пользователями.

    Чтобы установить код аутентификации, нажмите значок ключа справа от меню действий получателя.Это откроет диалоговое окно, в котором вы можете переключить настройку проверки на ON . Этот код может быть доставлен получателям по электронной почте, SMS или другими офлайн-средствами. Установите предпочтительный тип доставки из раскрывающегося меню в диалоговом окне и нажмите Установить , чтобы продолжить.

    • Если выбран тип доставки Электронная почта , получатели автоматически получат сгенерированный системой код аутентификации по электронной почте при попытке доступа к документам.
    • Если выбран тип доставки SMS , получатели автоматически получат сгенерированный системой код аутентификации через SMS при попытке доступа к документам.Если получателя нет в ваших контактах Zoho Sign или если номер телефона получателя отсутствует в его контактных данных, вам нужно будет ввести его номер в соответствующем поле и выбрать соответствующий код страны.

    Примечание: Доставка кода аутентификации по SMS расходует кредиты Zoho Sign, которые необходимо приобретать в качестве дополнений.

    • Если выбрано Offline , код будет мгновенно сгенерирован и отображен в скрытом формате в поле под раскрывающимся списком.Этот код подтверждения можно просмотреть, нажав на значок глаза в том же поле. Вы также можете настроить этот код, перезаписав его 6-значным проверочным кодом по вашему выбору. Вы можете поделиться этим кодом с получателями любым удобным способом.

      После установки кода аутентификации документы будут заблокированы. Получатели могут разблокировать его, только введя код подтверждения, отправленный им.

    Примечание: Доступ к документам будет автоматически заблокирован, если получатели введут неверный код аутентификации три раза подряд.В таком случае им придется связаться с вами, чтобы восстановить доступ к документам.

    Порядок подписания

    Включите порядок подписания документов, установив флажок Отправить в порядке . Это отправляет документы получателям один за другим для принятия мер. Например, если имеется две подписи, документы будут отправлены второй подписывающей стороне только после того, как первая подписывающая сторона подпишет документ.

    Чтобы установить порядок подписания, упорядочите список получателей, перетаскивая строки с помощью ползунка , или введите предполагаемую позицию каждого получателя в числовое поле рядом со значком ползунка.Делайте это до тех пор, пока не будет достигнут желаемый порядок, а затем продолжайте.

    Примечание: Если одна и та же позиция указана для двух и более получателей в порядке подписания, документ будет отправлен им на подпись параллельно. Получатели, следующие за ними в порядке подписания, получат документ только тогда, когда все предыдущие подписывающие, которым документ был отправлен параллельно, завершат его подписание.

    Если флажок Отправить по порядку не установлен, документы будут отправлены всем получателям параллельно.

    Автоматические напоминания

    Установка автоматических напоминаний по электронной почте для получателей документов.

    Чтобы настроить расписание напоминаний, нажмите Дополнительные настройки , чтобы развернуть параметр напоминания, переключите Автоматические напоминания на ВКЛ и укажите частоту напоминаний в поле ниже.

    Примечание получателя

    Введите сообщение для чтения получателями документов в поле под Оставьте примечание .

    Завершив добавление всех сведений о получателе и соответствующих действий, нажмите Продолжить , чтобы перейти к средству просмотра документов.


    Поля документа

    Предварительный просмотр загруженных документов и добавление подписи и текстовых полей для заполнения получателями в средстве просмотра документов.

    Средство просмотра документов отобразит список загруженных документов на левой панели, активный документ в центре, получателей на верхней правой панели и доступные параметры поля на нижней правой панели.Вы можете выбрать активный документ на левой панели и просто перетащить необходимые поля документа из нижней правой панели на документ, чтобы расположить их. Если есть несколько получателей, повторите это для каждого получателя, выбрав их в правой верхней панели.

    После настройки полей документа для каждого получателя нажмите Отправить , чтобы открыть диалоговое окно подтверждения.

    Для настраиваемых полей Text можно проверить ввод подписывающей стороны, установив в раскрывающемся списке Validation предпочтительный формат данных или даже добавив пользовательское регулярное выражение.

    Все поля имеют поле Метка данных для идентификации и сопоставления данных. Например, вы можете добавить несколько полей, которые должны содержать одни и те же данные. Для этого просто добавьте поля и установите для их меток данных общее значение. Затем это работает таким образом, что после того, как подписывающая сторона вводит данные в первый раз, они автоматически заполняются в последующих полях. Использование общей метки данных для полей также может привести к тому, что поля будут иметь общие свойства — Ширина , Высота , Ограничение символов и Проверка — в дополнение к самому имени поля.Следовательно, никакие два поля одного типа и одной метки данных не могут иметь разные значения или свойства. При изменении имени или свойств любого такого поля вам будет предложено применить то же самое ко всем другим полям, имеющим метку данных.

    Примечание:
    Можно отформатировать шрифт и метки всех полей, кроме Подпись и Инициал , дважды щелкнув их.
    Размер полей также можно изменить, щелкнув и перетащив их края.
    Должно быть хотя бы одно поле для каждого получателя, добавленного в документ в качестве подписавшего.

    Если поля подписанта, которые вы хотите добавить в документ, уже присутствуют в шаблоне, сохраненном в Zoho Sign, вы можете импортировать их непосредственно в документ и изменить их положение. Для этого откройте раскрывающийся список Действия и щелкните Применить шаблон поля .

    Затем вы можете выбрать соответствующий шаблон из списка сохраненных шаблонов и нажать Да , чтобы импортировать в документ поля подписывающего лица.


    Отправка документов

    Проверьте количество полей документов, добавленных для каждого получателя, затем нажмите Подтвердить , чтобы отправить документы на подпись.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.