Как писать письма в электронной почте: Sorry, this page can’t be found.

Содержание

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Представьте, что два человека подходят к незнакомцу и просят телефон. Первый говорит: «Простите, пожалуйста, мой телефон разрядился, не могли бы вы разрешить сделать звонок с вашего, это очень важно для меня. Огромное спасибо!», а второй: «Гони телефон срочно, я звонить должен!». Кто из них добьется результата?

Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке. Вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета. Но эти правила менее очевидны, чем в повседневной жизни, поэтому расскажу о них подробнее.

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Дарья Кушнир

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.


  • Вы повысите количество ответов
  • Вам будет легче договориться с собеседником
  • Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Как отправлять и получать письма в Gmail

Последнее обновление от пользователя Макс Вега .

Gmail (Google Mail или электронная почта Google) – это бесплатная интернет-служба
Google
, представляющая собой, собственно, безопасную веб-почту, выделяющую более 15 ГБ рабочего пространства для каждой учетной записи. К электронному письму Вы можете прикреплять файлы размером до 25 МБ. Все отправленные сообщения сохраняются в папке «Отправленные», а полученные письма – в папке Входящие.

Это был краткий обзор, а теперь рассмотрим подробно все этапы работы с почтой Gmail.


Преимущества использования Gmail

Любой, кто подписывается на поставщика услуг Интернета, может создать один или несколько адресов электронной почты. На первый взгляд нет необходимости использовать внешнюю службу для отправки и получения электронной почты, поскольку Ваш интернет-провайдер уже несет ответственность за пересылку Ваших сообщений. Однако мы настоятельно рекомендуем использовать другого поставщика по следующим причинам:

Если Вы поменяете своего интернет-провайдера, Вы не сможете сохранить адреса электронной почты, которые были выделены предыдущим поставщиком. Поэтому, если Вы хотите оставаться доступными для связи во время активации Вашей новой линии ADSL (а это может занять несколько недель), лучше использовать адрес электронной почты, независимый от любого интернет-провайдера;

Когда Вы находитесь в деловой поездке или в отпуске, Вы, конечно, можете просматривать свои электронные письма через веб-сайт. Но в случае временной недоступности почтовых серверов Вашего интернет-провайдера по тем или иным причинам Вы сможете отправлять и получать письма со своим вторым адресом электронной почты;

Наконец, функциональность, предлагаемая интернет-провайдерами, зачастую обладает намного меньшей мощностью, чем функции почтовых служб.

Представление Gmail

Как и его конкуренты, Google предлагает услугу получения и отправки электронных писем под названием Gmail (Google Mail). Это веб-почта, то есть учетная запись электронной почты, которую можно легко найти с помощью веб-браузера. Gmail обладает своими преимуществами, в том числе объемом хранилища информации более 15 ГБ, возможностью управления электронным ящиком, системой маркировки полученных электронных писем для их быстрой классификации, интегрированной поисковой системой, антивирусной защитой отправленных и полученных сообщений и т. д.

Совместимость с веб-браузерами

Gmail совместима со всеми существующими веб-браузерами, предоставляя им файлы куки и JavaScript. Чтобы воспользоваться расширенными функциями (быстрее загружать страницы, использовать определенные сочетания клавиш, автоматическое резервное копирование почты и т. д.), Вам понадобятся последние версии браузеров.

Отправление писем с помощью Gmail

Процесс отправки и получения писем в Gmail мало чем отличается от аналогичных процессов в других почтовых клиентах. Чтобы отправить электронное письмо, нажмите кнопку Новое сообщение, расположенную над списком папок, (в некоторых системах – Написать письмо или значок +):
В интерфейсе Gmail появится форма нового сообщения:


Но можно открыть и отдельное окно, щелкнув значок Открыть в новом окне (папка со стрелкой или двусторонняя стрелка в некоторых системах). Эта опция предоставляет доступ ко всем функциям почтового ящика Gmail без прерывания написания нового письма:


Получатели

В поле Кому введите адрес лица, которому Вы хотите написать. Для нескольких получателей разделяйте адреса запятыми. Как только Вы начнете вводить первые буквы адреса, Gmail предложит Вам список адресов, которые Вы часто используете. В случае нескольких предложений нажмите
Ввод
, чтобы выбрать первое предложение, или перейдите по списку, чтобы выбрать другой адрес. Если Gmail не предлагает адрес, который Вам нужен, продолжайте вводить его самостоятельно.

Если Вы хотите отправить это же письмо и другим адресатам, которые не являются основными получателями сообщения, нажмите на вкладку Копия и скрытая копия и введите их адреса в поле Копия:


Составление электронного письма в Gmail

В поле Тема введите тему письма. Затем напишите сам текст сообщения. По умолчанию Gmail отправит его в формате HTML. У Вас есть различные варианты форматирования текста: выделение жирным шрифтом, курсивом, подчеркивание, выбор шрифта и размера, вставка гиперссылок, маркированные списки, пронумерованные списки и т. д.

Если Вы не уверены, смогут ли ваши получатели читать текст, нажмите кнопку

Удалить форматирование внизу окна. (Если Вы не в полноэкранном режиме, Вам нужно будет расширить меню, щелкнув стрелку вниз справа от меню).

Также возможно добавить к письму вложения (изображения, видео и т. д.). Для этого нажмите Вставка (Прикрепить файл или значок скрепки), затем нажмите Файлы (или Обзор в некоторых системах), чтобы выбрать файл на жестком диске Вашего компьютера:


Когда вы закончите писать письмо, нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить его немедленно (или кнопку Сохранить, чтобы сохранить его как черновик).

Все электронные письма, которые Вы пишете, Gmail сохраняет с регулярными интервалами. Поэтому не паникуйте, если по какой-либо причине текст письма был потерян до его отправки. Вы найдете копию в папке Дополнительно > Черновики:


Проверка электронной почты

Все полученные сообщения хранятся в папке Входящие. Количество непрочитанных сообщений указано справа от папки Входящие. Gmail автоматически проверяет поступление новых сообщений каждые две минуты. Также Вы в любое время можете принудительно выполнить проверку, нажав кнопку Обновить:


В отличие от других почтовых клиентов, Gmail не отображает электронное письмо в виде изолированных сообщений. Все ответы на сообщения сгруппированы в форме обсуждения. Таким образом, Вы не потеряете нить разговора.

В папке Входящие Вы можете увидеть такие обсуждения; они довольно характерны и выделяются среди обычных писем. Несколько сообщений собираются в одной строке, включая имя отправителя, тему электронной почты, первые слова в теле письма и дату (или время) отправки.

В случае разговора вместо отправителя Вы увидите имена участников и их номера (в скобках).

При чтении электронной почты нажатие трех горизонтальных точек в верхнем правом углу экрана (или трех вертикальных точек справа от кнопки Ответить) открывает дополнительное меню. Из него Вы можете распечатать это письмо, добавить отправителя в адресную книгу, сообщить о сообщении как о спаме и т. д .:


Прочтение и ответ на электронную почту

Чтобы прочитать сообщение, нажмите на его заголовок. Письмо откроется полностью, и Вы сможете ответить своему корреспонденту, нажав кнопку Ответить:


Пересылка электронной почты

Чтобы переслать это письмо кому-то другому, нажмите кнопку Переслать.


Просмотр истории обсуждения

Когда Вы просматриваете историю какого-нибудь обсуждения, отображаются сообщения и сразу ответы на них. По умолчанию только последний полученный ответ отображается целиком. Чтобы прочитать их все, нажмите Развернуть все. Чтобы просмотреть какое-то одно сообщение, просто нажмите на него (остальные останутся свернутыми). Второй щелчок мыши снова свернет его. Чтобы закрыть все сообщения, сохраняя список отправителей, нажмите Свернуть все. Обратите внимание, что имя каждого отправителя окрашено в разные цвета, что позволяет легко отслеживать поток обсуждения.

Изображение: © Alexey Boldin – Shutterstock.com

Подпись в электронной почте

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

https://bureau.ru/bb/soviet/20110330/
Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

  1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
    Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
  2. Сначала имя, потом фамилия
    Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
  3. В подписи не должно быть очевидного
    Не надо подписывать, что [email protected] — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
    Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
    Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
  4. Телефон — только личный
    Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
    Факс тоже лучше не указывать.
  5. Без «С уважением»
    Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
  6. Указывать понятную должность
    Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
  7. Не указывать и должность, и отдел
    Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
  8. Не нужно писать всю оргструктуру
    Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
    Группа разработки систем машинного обучения
    Отдел перспективных технологий
    Департамент исследований и разработки
  9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
    Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
    http://www.aqua-mail.com».
    На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

Открыть покрупнее

  1. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
  2. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
  3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.

Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.

Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.
  2. Адрес получателя.
  3. Тема письма.
  4. Приложение.
  5. Письмо, состоящее из приветствия, основного текста, заключения и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура вашей организации, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий ваше настоящее имя и имя вашей организации в названии домена, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.

Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.

При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция «ответить» означает «Мой ответ на:». Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.

Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.

P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали!?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.

P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.

Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме. Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться. Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.

Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.

Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.

Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).

Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?

Материал составлен методистом Шутилиной Л.А, в статье были использованы материалы следующих авторов:

  1. Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.
  2. Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ .
  3. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.
  4. Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .

Родная связь | Электронное письмо

 

         

Электронное письмо — это современный быстрый и удобный способ общения через текстовые сообщения, отправляемые по электронной почте.
Близкие, родственники или друзья могут написать электронное письмо человеку, содержащемуся в исправительном учреждении или следственном изоляторе, переправить его через наш сайт в учреждение и заказать ответное письмо.

  

Для того, чтобы воспользоваться услугой «Электронное письмо» Вам необходимо:

— зарегистрироваться  или авторизоваться на сайте;
— иметь персональный компьютер (или ноутбук) с доступом в Интернет.

   Преимущества услуги «Электронное письмо»:
  1. Благодаря услуге «Электронное письмо», не выходя из дома, Вы сможете общаться с близким человеком, находящимся далеко от Вас.
  2. В электронном письме Вы можете сообщить информацию, которую затруднительно или неудобно сообщить во время телефонных или видеопереговоров.
  3. Количество писем и ответов в месяц не ограничено.
  4. Электронное письмо дойдет до вашего Адресата быстрее «обычного» письма.
  5. На Ваш номер телефона, указанный при регистрации, будут приходить уведомления об этапах обработки письма.
  6. Возможность заказать письмо-ответ.
  7. Ответ на ваше сообщение Вы получите в виде сканированной копии рукописного письма Адресата, что позволит Вам с радостью читать строчки, написанные почерком близкого человека.
  8. Возможность быстро сообщить родному человеку, что вы ожидаете от него письмо — услуга «Пустое письмо».
  9. 100% гарантия доставки, в случае наличия Адресата в данном Учреждении и прохождения цензуры.
  10. Написать электронное сообщение Вы можете даже, если находитесь на даче или в зарубежной поездке.
  11. Круглосуточный прием сообщений.

Для быстрой доставки Вашего сообщения необходимо правильно указать следующие данные:

  • — Фамилия, имя, отчество Отправителя;
  • — Фамилия, имя, отчество Адресата, дата рождения;
  • — Номер учреждения, в котором находится Адресат; номер отряда.

При наличии ошибок в личных данных Адресата или Отправителя электронное письмо не доставляется, оплата не возвращается. Пожалуйста, будьте внимательны!

Для отправки писем, рекомендуем пользоваться браузером Mozilla Firefox через ПК. В других браузерах, таких как Google Chrome или Яндекс Браузер, может наблюдаться некорректная отправка текста письма.

В случае возникновения вопросов по услуге «Электронное письмо», позвоните по телефону 8(342)230-88-38 или напишите нам на адрес электронной почты [email protected]
При обращении обязательно указывайте номер интересующего Вас письма.
Обращаем Ваше внимание, что услуга на данный момент предоставляется не во всех учреждениях ФСИН России. Следите за публикациями на нашем сайте.

Перед заказом услуги «Электронное письмо», пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с Офертой и правилами предоставления услуги.

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

  • бизнес – бизнес
  • бизнес – клиент
  • соискатель – компания
  • бизнес – государственная организация
  • работодатель – работник
  • сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

  • Подчеркнутая официальность
  • Адресность – наличие отправителя и получателя
  • Стандартная деловая речь
  • Тематическая ограниченность
  • Нейтральный тон изложения
  • Точность, исключающая недопонимание фактов
  • Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

  1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
  2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

  • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
  • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
  • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
  • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
  • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
  • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
  • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
  • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
  • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

  • Сокращений
  • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
  • Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Дата
Anna Robins
+0000000
[email protected]
January 11, 2005
Вежливое приветствие
Если вы не знаете имя собеседникаDear Sir – для мужчины
Dear Madam – для женщины
Если знаете имяDear Mr John – для мужчины
Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте егоDear Dr. Snow
Dear Prof. Black
Завершение
Если вы не знаете имени адресата
Yours faithfully
Если знаете имяYours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба
Я пишу, чтобы пожаловаться на…I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.
Письмо-запрос
Я пишу, чтобы узнать о…I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…I would also be interested in…
Сопроводительное письмо
Я пишу, чтобы подать заявку на должность…I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…
As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Письмо-извинение
Пожалуйста, примите наши извинения за…Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Как составить деловое электронное письмо

Каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен и все вложенные файлы замечены? Как структурировать и сохранять историю переписки? Как сообщить адресату оптимальные способы связи с вами?

Сразу следует сказать, что правила делового этикета и, в частности, электронной переписки по большей части являются неписаными. ГОСТ о том, что нужно уважать своего виртуального собеседника и стремиться облегчить ему восприятие своего письма и поиск информации, нет. Это вопрос личной культуры каждого из нас – того, кто садится за компьютер и собирается писать электронное письмо. Впрочем, многие компании заботятся о собственном имидже и создают стандарты и регламенты по корпоративному этикету, в которые входят и правила обмена электронными письмами.

Кроме того, многие компании могут похвастаться наличием так называемого брендбука – локального нормативного акта (ЛНА), в котором (помимо прочего) полностью описан фирменный стиль организации, начиная от специально разработанного корпоративного шрифта и заканчивая правилами дизайна офисов. Оформлению сайта и корпоративной электронной почты в брендбуке отводится целый раздел.

А необходимый минимум правил служебной электронной переписки приведен в Примере 12 в конце статьи. Работникам организаций, в которых правила оформления электронной почты пока еще нигде не описаны, остается полагаться только на свой здравый смысл, фирменный стиль компании и ее внутренние стандарты.

Все предписания этикета электронной переписки можно условно разделить на 2 группы:

  • первая относится к оформлению письма;
  • вторая – к общению с адресатом.

Надо стремиться сделать восприятие информации получателем письма максимально легким. Тем более что все больше пользователей для оперативности смотрят электронную почту и отвечают на письма, не только сидя за компьютером, но и с мобильных устройств, включая смартфоны. Это нужно учитывать.

Фон

В почтовых программах можно оформить любое письмо так, как захочется владельцу аккаунта: раскрасить фон в любой цвет, замостить его хоть логотипом компании, хоть собственным фото. Вот только делать всего этого не нужно: никто не обязан разделять наши представления о прекрасном. Фон делового электронного письма должен быть нейтральным. Лучше всего – стандартным белым, заданным по умолчанию.

Шрифт

Если у компании есть корпоративный шрифт, то тексты всех писем и документов пишутся им. Если такого шрифта нет, то для электронной переписки рекомендуем выбирать простые шрифты без засечек: Arial, Calibri, Verdana. Цвет текста – черный или темно-серый.

Не нужно выделять даже самые важные места в письме красным или каким-либо другим цветом, а если без выделения никак не обойтись, то лучше воспользоваться курсивом или жирным начертанием.

Размер шрифта – тоже нейтральный, лучше всего заданный по умолчанию почтовой программой. Некоторые авторы писем почему-то привыкли специально уменьшать шрифт своей подписи под письмами. Это ложная скромность, и прибегать к ней не нужно. О вреде многочасовой работы за компьютером для глаз знают все, и не стоит усугублять ситуацию мелкими, а также витиеватыми, слишком бледными или разноцветными буквами.

Тема письма

Тему письма нужно заполнять обязательно. Это – важнейшее средство поиска писем в своем электронном ящике.

Тема должна быть короткой и информативной. Краткость нужна для того, чтобы тема полностью отображалась в списке писем. Старайтесь уместиться в 70 печатных знаков. Однако на небольших экранах смартфонов и планшетов в окне входящих…

Правила написания профессиональных писем и электронных писем

Как лучше всего написать профессиональное письмо — бумажным или электронным? Один действительно не лучше другого. В некоторых случаях имеет смысл общаться по электронной почте, а иногда может потребоваться отправить традиционное напечатанное, распечатанное и подписанное письмо. Что бы вы ни выбрали, важно следовать лучшим профессиональным правилам написания и формата писем и электронных писем.

Электронная почта работает быстрее и проще, но некоторые сообщения электронной почты никогда не открываются, и, в зависимости от того, кому вы пишете и почему вы пишете, вам может потребоваться отправить напечатанное и подписанное письмо или даже загрузить его в Интернет.

Тип сообщения, который вы выбираете, зависит от того, с кем вы общаетесь, и цели вашей переписки.

Правила написания профессиональных писем и электронных писем

Все грамотно написанные письма состоят из нескольких разделов. Информация, которую вы включаете в каждый раздел, и общий формат зависят от того, отправляете ли вы печатное письмо или сообщение электронной почты.

Важно, чтобы вы знали разные части письма и то, что должно быть указано в каждой из них.Вам также необходимо знать, как адресовать и подписывать как печатные, так и электронные сообщения. Различные части письма следующие:

  • Контактная информация
  • Приветствие (Приветствие)
  • Тело письма
  • Закрытие
  • Подпись

Контактная информация

То, как вы укажете свою контактную информацию, будет зависеть от того, как вы отправляете письмо. В сообщении электронной почты ваша контактная информация будет в конце сообщения, тогда как в письменном письме ваша контактная информация находится вверху страницы.Вот что нужно включить в раздел контактной информации, а также образцы как для печатных писем, так и для электронных писем.

Приветствие

Приветствие — это приветственная часть вашего письма, содержащая что-то вроде «Уважаемый мистер Петерсон» или «Для кого это может касаться». Вот список примеров письма-приветствия, которые хорошо подходят для профессиональной переписки.

Тело письма

В теле письма будет несколько абзацев. Первый абзац должен включать введение и краткое объяснение причины вашего письма.Второй абзац (и любые последующие абзацы) должны более подробно объяснять причины вашего письма. Последний абзац должен либо требовать от читателя действий, если вы что-то запрашиваете, либо указывать, как вы будете действовать. Убедитесь, что цель вашего письма ясна. Читателю нужно будет знать, о чем вы просите и как они могут вам помочь. Или, если вы предлагаете услуги или помощь, убедитесь, что вам ясно, что вы можете предоставить.

Закрытие

Письмо закрывается такими словами, как «С уважением» или «С уважением», за которыми следует запятая, а затем ваша подпись, если вы отправляете напечатанное письмо.Если вы отправляете электронное письмо, просто введите свое имя после закрытия.

Подпись

Последний штрих к вашему письму — ваша подпись, которая в электронном письме будет включать вашу контактную информацию.

Как адресовать письмо

Важно официально обратиться к человеку, которому вы пишете, если вы не знаете его очень хорошо.

Форматирование корреспонденции

Теперь, когда у вас есть вся информация, которую нужно включить в сообщение, просмотрите стандартный формат для писем и сообщений электронной почты.

Правила написания писем

Следующим шагом будет доработка вашего письма. Между абзацами, а также вверху и внизу страницы должно быть достаточно места. Вы также хотите выбрать удобный для чтения профессиональный стиль и размер шрифта. То, что вы скажете, будет зависеть от причины, по которой вы пишете, поэтому не забудьте адаптировать письмо к вашей личной и профессиональной ситуации.

Примеры и шаблоны

Использование шаблона — отличный способ начать собственное письмо или сообщение электронной почты, потому что вы начинаете с базового формата.Просто внесите свои данные в соответствующий раздел письма.

Также полезно смотреть на примеры, потому что вы получите идеи о том, что сказать в своей переписке.

Корректура и проверка орфографии

Наконец, прежде чем распечатать или загрузить свое письмо или отправить сообщение электронной почты, проверьте орфографию, грамматику и вычитайте его.

Совет, как убедиться в отсутствии ошибок, — прочитать его вслух. Вы можете заметить ошибки, которые пропустили, только прочитав.

Как писать хорошие письма и электронные письма: руководство для новичков в английском языке

Но один аспект английского языка, о котором вы, возможно, еще не задумывались, — это то, как правильно общаться в формальных письменных ситуациях, таких как письма. Это навык, который вам почти наверняка понадобится, если вы собираетесь поступать в школы или университеты Великобритании, поэтому мы подумали, что дадим вам удобное руководство о том, как писать официальные письма и электронные письма на английском языке.
Даже если вы носитель языка, это все еще важный навык, который необходимо приобрести, если вы еще этого не сделали, как для поступления в университет, так и в жизни после студенческих лет, когда вам почти наверняка придется писать сопроводительные письма для работы заявки, письма в банк, электронные письма в отделы обслуживания клиентов компаний и так далее.Итак, если вы не совсем уверены, как написать официальное письмо или электронное письмо, прислушайтесь к советам из этой статьи, и вскоре вы начнете писать профессионально звучащие сообщения.

Когда дело доходит до написания официального письма, есть очень четкие правильные и неправильные способы сделать это. Чтобы показать вам, как это правильно делать, давайте составим ситуацию и представим, что вы пишете письмо в университет, в который подали заявление, с вопросом о возможности отсрочки вашего курса на год.
Мы написали письмо полностью ниже, чтобы вы могли ссылаться на него при чтении следующих пунктов.
— Ваш адрес: первое, что нужно написать, — это ваш адрес. Это идет в верхней правой части письма.
— Дата: Под вашим адресом вы пишете дату письма. Обратите внимание, как мы отформатировали дату здесь, и оставили пробел между нижней частью адреса и датой.
— Их адрес: Затем вы пишете адрес получателя. Он выравнивается по левому краю и помещается под текстом вашего собственного адреса и даты.
— Приветствие: мы написали об этом более подробно под нашим примером письма, но для целей этого примера мы обращаемся к получателю, используя «г-н» и его фамилию.
— Тема: немного похоже на электронное письмо, официальное письмо имеет однострочное резюме после приветствия, в котором кратко излагается суть письма.
— Основной текст: основное содержание письма. Используйте пробелы, чтобы обозначить новый абзац, и сделайте предложения четкими и по существу. Убедитесь, что в письме четко указано, чего вы хотите, чтобы этот человек сделал.В этом примере мы поместили прямой вопрос в отдельную строку, чтобы выделить его.
— Подписание: мы дадим вам больше рекомендаций о том, как подписать письмо позже в этой статье. В этом примере мы использовали «С уважением» по причинам, которые станут ясны позже.
— Подпись: мы оставили здесь пробел, где вы могли бы написать свою подпись от руки, как только вы распечатаете свое письмо, готовое к отправке.
— Напечатайте имя: под вашей подписью ваше имя напечатано полностью.

Приветствие подробнее

Всегда начинайте официальное письмо со слова «Уважаемый», а не со «привет» или любого другого, более неформального приветствия. Лучше избегать имен, если вы хотите быть очень формальным, но это может быть приемлемо в некоторых ситуациях, например, когда вы пишете кому-то, кого вы встретили лично и который побуждал вас обращаться к нему по имени. Что касается более формального приветствия, у вас есть следующие варианты:
— Сэр / мадам — ​​вы начинаете свое письмо со слов «Уважаемый сэр или мадам», когда не знаете, кому следует адресовать ваше письмо; например, если вы пишете в отдел приема студентов университета и точно не знаете, кто будет отвечать за обработку вашего запроса.
— Г-н / г-жа / доктор и т. Д. — когда вы знаете имя человека, которому вы пишете, обращайтесь к нему, используя его фамилию и титул. Для мужчин это должен быть мистер Смит (если вы не знаете, что у него другой титул, например, доктор Смит или капитан Смит), а для женщин — мисс Смит, если вы не знаете наверняка, что у нее другой титул или предпочитаете использовать миссис или Мисс.

Подписание письма

Есть несколько способов подписать официальное письмо. Это:
— С уважением, — используется, когда вы начали свое письмо со слов «Уважаемый сэр или мадам».
— С уважением, — используется, когда вы в своем письме обращались к указанному лицу.
— С уважением, — это можно использовать, когда вы пишете кому-то, кого немного знаете. Это чаще встречается в Америке.
Все они должны иметь запятую в конце, как в примерах выше.

Электронные письма легко писать, их проще отправлять, и еще проще сделать небольшую ошибку — убедитесь, что вы знаете, чего следует избегать!

Электронная почта обычно считается менее формальной, чем письмо, но это не значит, что вы можете погрузиться в чрезмерную фамильярность или сленг, когда пишете кому-то важному, например репетитору при приеме в университет (который не будет впечатлен, если вы ре не умею профессионально общаться).Вы должны всегда оставаться уважительными и профессиональными, даже в более неформальной среде.
Вам не нужно оформлять электронную почту в стиле письма в приведенном выше примере, но есть несколько особых соображений и вещей, которые в электронных письмах выполняются иначе, чем в письмах.

Адрес электронной почты, который вы используете

Для отправки электронных писем важным людям, например преподавателям университетов или потенциальным работодателям, лучше всего иметь профессиональный адрес электронной почты.Лучше избегать низкокачественных бесплатных поставщиков электронной почты, таких как Hotmail и Yahoo (Gmail по-прежнему считается приемлемым), и хотя у всех нас, вероятно, есть детские адреса электронной почты с глупыми ручками вроде «shopgirl1990», которые мы создали много лет назад, они не дадут очень хорошее впечатление на человека, которому вы пишете. Как правило, [электронная почта защищена] — хороший формат для вашего адреса электронной почты.

К / с поля

Электронный эквивалент указания вашего адреса и адреса получателя — это поле Кому / От вашего электронного письма.Это может показаться неважным, но следует помнить о нескольких вещах:
— Убедитесь, что поле «От» настроено правильно. Это должны быть просто ваши имя и фамилия, написанные с соответствующей заглавной буквы и написанные правильно, без лишних битов, таких как сердечки или восклицательные знаки.
— Введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому», если вы пишете одному человеку.
— Если есть еще кто-то, кто, по вашему мнению, должен видеть это электронное письмо для получения информации, но вы не обращаетесь к нему напрямую, укажите его адрес электронной почты в поле «Копия».Это расшифровывается как «Копия», и это означает, что они увидят электронное письмо, но также увидят, что оно адресовано не им напрямую. Не используйте его, если этому человеку действительно не нужно видеть общение.
— Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, то указывать все их адреса электронной почты в поле «Кому» — плохой тон. В этом случае вы должны указать свой собственный адрес электронной почты в поле «Кому», а адреса ваших получателей — в поле «Скрытая копия». Это расшифровывается как «слепая копия», и это означает, что они все увидят электронное письмо, но не увидят, кому еще вы его отправили.

Тема

Напишите что-нибудь описательное в строке темы, в котором кратко изложено суть письма. Не делай это слишком долго. Например, если вы отправляли электронное письмо о запросе, описанном в нашем примере письма ранее, в строке темы могло бы быть просто «Откладывание входа в курс». Описательная строка темы облегчает людям поиск электронного письма среди множества других, а также гарантирует, что они потрудятся его прочитать. Не забывайте, что люди получают десятки писем каждый день, поэтому ваше письмо может легко затеряться в их почтовом ящике, если вы укажете общую тему, например «Запрос».
Еще одно предостережение: избегайте таких слов, как «Срочно», за исключением случаев, когда это действительно чрезвычайная ситуация (например, вы можете пропустить крайний срок, если они не ответят быстро). Отмечать что-то как срочное, когда это не так, только раздражает получателя, у которого есть много других требований к своему времени. По той же причине не помечайте электронное письмо как «важное», если у вашего провайдера электронной почты есть для этого специальная кнопка.

Приветствие

Электронные приветствия обычно более расслаблены, чем письма, хотя, если вы хотите быть формальным, все равно можно начинать электронное письмо со слов «Уважаемый мистер Смит», если вы отправляете электронное письмо указанному человеку, или «Уважаемый сэр или мадам», если вы отправка по электронной почте на общий адрес электронной почты, например [электронная почта защищена]. Если вы встречались с этим человеком раньше или они уже писали вам по электронной почте, имена приемлемы, если они подписывали вам свои электронные письма именно таким образом.В такой ситуации также допустимо использовать несколько менее формальное приветствие, например «Привет» или даже «Привет».
Однако послушайте, как они к вам обращаются; если их электронные письма начинаются с «Уважаемый», вы отвечаете «Уважаемый»; если они начнут «Привет», вы можете ответить «Привет». Альтернативное электронное приветствие, которое находится где-то между формальным и неформальным, — это «Доброе утро» или «Добрый день». Возможно, это немного более дружелюбно и индивидуально, чем «Уважаемый», поэтому, если ваш стиль от природы не слишком формален, то это приемлемая форма электронного приветствия.

Подписание электронного письма

Опять же, поскольку электронная почта является более неформальной, чем письмо, очень формальная подпись, такая как «Искренне Ваш», может показаться немного странной в электронном письме. Если вы начали свое электронное письмо в формальном стиле письма, имеет смысл закончить его таким образом, но если вы приняли одно из менее формальных приветствий, описанных только что, у вас есть несколько различных вариантов того, как вы могли бы выйти. Эти общие условные обозначения включают:
— С наилучшими пожеланиями,
— С уважением,
— С наилучшими пожеланиями,
— Всего наилучшего,
— Спасибо,
— Заранее спасибо,
— Большое спасибо,
Последние три можно использовать, когда вы просил о чем-то или задал вопрос.Убедитесь, что в конце строки стоит запятая, как в приведенных выше примерах.
Если у вас есть стандартная подпись электронной почты, которая автоматически включается во все ваши электронные письма, убедитесь, что ее содержание полностью соответствует человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Шутки, забавные картинки и тому подобное не подходят для официальных электронных писем.

Есть еще несколько общих указаний для формального письма, чтобы обеспечить сохранение профессионального имиджа, которым впечатлит получателя.
— Никогда не используйте сленг — избегайте сленга и разговорной речи, когда пишете формально. Само собой разумеется, что вы никогда не должны ругаться.
— Не болтайте — объясните, что вы пытаетесь сказать, как можно яснее и кратко, если вы ожидаете, что они прочитают это полностью. Говорите кратко и по существу.
— Всегда корректируйте — правильная орфография и грамматика абсолютно необходимы, поэтому тщательно проверяйте свое сообщение, прежде чем оно будет отправлено (проверка орфографии подойдет для первоначальной проверки, но вам все равно нужно будет прочитать ее, чтобы исправить все, что может не уловили).Любые ошибки полностью подорвут ваш профессиональный имидж! — В письмах избегайте ненужных вложений, смайлов и так далее.

У вас, несомненно, будет возможность написать официальное письмо в какой-то момент, и отправка электронных писем стала для большинства из нас повседневным явлением. Принятие во внимание советов, приведенных в этой статье, гарантирует, что вы продемонстрируете профессиональное поведение в своих письменных сообщениях, и это сослужит вам хорошую службу в любом количестве ситуаций, в которых вы окажетесь в будущем.

Изображения: перьевая ручка; человек набирает

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо. Официальные письма все еще используются в современном мире, особенно в формальном общении и при отправке заявлений о приеме на работу.Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме созданы для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в приеме на работу кандидатов, которые продемонстрируют свои способности с первого контакта, которым является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

Следовательно, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителя. Свяжитесь с нами Свяжитесь с нами напрямую, если мы можем вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам продвинуться в вашей финансовой карьере., Дата, приветствия и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо помогает отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

Что нужно включить при обращении к официальному письму

При написании профессионального или делового письма отправитель должен включить в письмо некоторые вещи, если он / она хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Чтобы узнать, как адресовать письмо, вот некоторые из вещей, которые необходимо включить:

1. Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя , откуда вы приехали, и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо.Контактная информация отправителя должна быть следующей:

  • Первая строка: Полное имя
  • Вторая строка: Название компании
  • Третья строка: Почтовый адрес
  • Четвертая строка: Город, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
  • Адрес должен появиться под именем отправителя и выровнен по левому краю.
  • Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
  • Включите адрес электронной почты и номер телефона для облегчения общения.

2. Дата

Следующий шаг — указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому краю. Напишите месяц, используя буквы, а также числа, обозначающие день и год. Например, дату можно записать как 15 ноября 2020 г.

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя.Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, он говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать индивидуальную связь. Вы также должны указать звание или степени получателя.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать: «Джон Джонс, доктор философии». Под названием укажите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, а штат и почтовый индекс в четвертой строке.Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

4. Приветствие

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя письма. Наиболее широко используемое приветствие — « Уважаемый, » — рекомендуется, если вы никогда не встречали предполагаемого получателя. После приветствия следует имя человека, разделенное двоеточием или запятой.

Если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, можно безопасно использовать « Уважаемый господин или госпожа » после двоеточия. Используйте в приветствии « г-жа », если получателем является женщина, и вы не знаете ее семейное положение. То же самое касается профессиональных званий, таких как доктор, профессор и почетный. Примеры приветствий включают:

  • Уважаемый мистер Джонс
  • Уважаемая мисс Джонс
  • Уважаемый доктор Джон
  • Уважаемый профессор Маркл

Как найти контактное лицо

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание при изучении того, как Адрес письма заключается в том, чтобы узнать имя предполагаемого получателя.Хотя имя получателя не является обязательным, обращение к получателю с использованием его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о вакансии. Если вы потратите дополнительное время на поиск правильного имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться среди конкурентов.

1. Спросите около

Один из способов, который вы можете использовать, — это поспрашивать.Начните с того, что спросите коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Попробуйте узнать номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Кроме того, вы можете позвонить в приемную компании или в службу поддержки клиентов, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые должности.

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы по-прежнему не можете получить правильную контактную информацию о нанимающем сотруднике, проведите дополнительное исследование в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию.Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководства компании. Корпоративная структура. Корпоративная структура — это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании. В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант — посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связаться с человеком, которого вы ищете.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI о том, как адресовать письмо.CFI предлагает программу сертификации аналитиков финансового моделирования и оценки (FMVA) ®FMVA®. Присоединяйтесь к более чем 350 600 студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, J.P. Morgan и Ferrari, для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

  • Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет принято как профессиональное и отвечающее стандартам.Хотя существует множество
  • лучших шрифтов для резюме Лучший шрифт для резюме Как жизненно важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме — разборчивый и приятный для просмотра читателем. Узнайте, почему Times New Roman, Arial, Calibri — лучшие шрифты для использования
  • Как завершить электронное письмоКак завершить электронное письмоКак завершить электронное письмо — список лучших завершающих писем включает: с наилучшими пожеланиями, всего наилучшего, искренне, спасибо, ура и многое другое.Это руководство
  • Сопроводительное письмо инвестиционного банкаСопроводительное письмо инвестиционного банка Шаблон сопроводительного письма инвестиционного банка. Узнайте, как написать сопроводительное письмо для инвестиционного банка (аналитику или сотруднику) с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти процесс отбора, мы создали это руководство по написанию вашего письма о вакансии в инвестиционном банке.

Как написать письмо

Наши бабушки и дедушки, а также прабабушки и дедушки постоянно писали письма: своим друзьям и родственникам, менеджеру банка, чтобы выразить соболезнования, пожаловаться, пригласить кого-нибудь в гости, принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки.

В наше время писать письма не нужно очень часто, и это стало умирающим искусством. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями означают, что мы можем всегда оставаться на связи. Однако бывают случаи, когда письмо уместно, и полезно знать, когда и как его писать.

На этой странице объясняются различные типы писем, от неформальных до официальных, и объясняется, как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не по электронной почте.Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственное исключение — это заявление о приеме на работу, где вы должны приложить официальное письмо к сопроводительному электронному письму.


Общая структура письма

Официальное письмо имеет стандартную структуру:


Ваш полный адрес

Дата письма

Имя человека, которому вы пишете
Полный почтовый адрес
Уважаемый [Имя получателя],

Тема письма

Текст письма

С уважением,

[Войдите в эту графу]

[Ваше полное имя] ([Ваше звание: господин, госпожа, госпожа])

Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью, » или « С наилучшими пожеланиями, », а не «С уважением», и поставьте подпись, указав только свое имя, опуская свою фамилию и титул.

Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его написали. Правило таково: если вы обратились к нему « Уважаемый господин », вы подписываете «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то подписываете «С искренним уважением».

Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете?

Это может возникнуть, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали: «, просто отправьте это в отдел обслуживания клиентов ».

Ваши варианты:

  • Начните письмо с « Для кого это может касаться ». Это не слишком личное, но соответствует тому, что вам сказали делать.

  • Отправьте письмо «Руководителю отдела обслуживания клиентов» по ​​адресу компании, затем используйте « Dear Sir ». « Уважаемый сэр, » — технически правильная форма, когда вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый сэр или мадам ».

  • Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет оправдания тому, что вы ее не найдете и не используете. Если компания скрывает имя человека, ответственного за обслуживание клиентов, то кажется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору.

Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично, скорее всего, будут доставлены быстрее, а также получат больше личного внимания.

Единственное исключение — если вы пишете редактору газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый господин». Форма для использования на конверте: «Редактор», затем название и адрес газеты.

Предупреждение о необычных названиях


Титулы «Сэр» и «Дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуйте письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон / Дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит / Дама Мельба».

Однако к

коллегам обращаются по титулу и фамилии: «Уважаемый лорд Дженкинс».

В случае сомнений зайдите на сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему обращаться.

Как правило, следует печатать и печатать деловые письма, а личные — писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила.

Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо со слов «Уважаемый г-н [имя]», затем введите текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]».


Особые типы писем: особые случаи

Официальные приглашения

Приглашения на свадьбу или приглашения на очень формальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или в Белом доме, пишутся от третьего лица:


Мистер и миссис Джон Смит

запросить удовольствие компании

мисс Далила Грин + гость

на свадьбе их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса

в субботу 25 июля в 12 часов в Jacoby Дом, Танбридж Уэллс, Кент.

RSVP.

RSVP означает «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «ответьте». Это возмутительно грубо не делать этого, даже если вы не можете присутствовать. Правильный ответ — написанное от руки письмо в той же форме от третьего лица:

Г-жа Далила Грин благодарит г-на и г-жу Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов дня в Jacoby House, Танбридж-Уэллс, Кент.Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.

Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вы должны быть и когда. Если в вашем приглашении написано «+ гость», вашим хозяевам будет полезно закончить ответ, указав имя гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят.

Если вы не можете присутствовать, скажите что-то вроде:

« Она сожалеет, что не сможет присутствовать, так как у нее уже была помолвка ».

Поблагодарить кого-то за гостеприимство или подарок

На самом деле не имеет значения, «придете» ли вы и ваши друзья для официального выражения благодарности. Никогда еще никого не обидело письмо с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, на свадьбу или за подарок.

Многие люди недовольны отсутствием официальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение дальнейших приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите и не пишите — это не одно и то же, и ваш хозяин может обидеться.

Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, однако ваш почерк ужасен. Традиционно благодарности за гостеприимство всегда обращались к хозяйке. Однако в настоящее время хозяин, вероятно, играет важную роль в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим.

Форма письма:

Ваш адрес

Сегодняшняя дата

Уважаемый [Имя],

Большое спасибо за то, что мы остались на прошлых выходных / за приглашение на свадьбу Джемаймы / за ваш щедрый подарок.

Включите одно или два личных предложения, объясняющих, насколько важны для вас этот случай или подарок. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева тоже повеселились и что они оправились от стресса, связанного с организацией.

Подпишитесь коротким предложением, с нетерпением жду встречи с ними в ближайшее время и еще раз поблагодарите.

[С уважением / С любовью]

[Ваше имя]

Если вы плохо знаете людей и написали «Мистер и миссис [имя]», как это может быть в случае свадьбы друга, вам следует закончить «С уважением, [ваше полное имя] ‘или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]».

Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете подписаться по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, с последующим указанием только вашего имени.

Вам не нужно отвечать на письмо с выражением благодарности.

Поблагодарить кого-то на работе

Иногда вам может потребоваться поблагодарить людей за что-то на работе.

Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить докладчиков за то, что они потратили свое время.Если вы какое-то время следили за кем-то, было бы неплохо написать, чтобы поблагодарить его за потраченное время, а не просто отправить электронное письмо.

В таких случаях вполне приемлемо напечатанное письмо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы достаточно молоды в организации, принято получать письмо, подписанное старшим лицом, ответственным за конференцию: директором или генеральным директором, если необходимо.

Почему вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, чтобы поблагодарить кого-то, поэтому это скорее жест, чем электронное письмо.

То, как вы обращаетесь к этому человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему официально или неофициально, когда вы ранее связались с ним, и когда вы встречались с ним в тот день. Если вы обратились к ним по имени, сделайте то же самое.

Форма таких писем:

Полный юридический адрес вашей организации
или используйте фирменный бланк

Сегодняшняя дата

Дата Полное имя вашего контактного лица

Полный рабочий адрес вашего контактного лица

Уважаемый г-н Джонс / Алан,

Большое спасибо за то, что вы уделили время выступлению на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу.Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что вскоре увидим вас снова.

Вы можете вставить сюда рукописный комментарий, особенно если сеанс прошел особенно хорошо или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Мы будем благодарны за личное внимание.
С уважением,

[Подпишите свое имя]

[Ваше имя]


Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — это особый случай, который рассматривается на нашей странице «Написание сопроводительного письма».


Правило написания письма

Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то или ответить на приглашение, то вам нужно задать два вопроса:

  1. Мне нужно отправить какое-то сообщение? Если ответ положительный, например, на приглашение, то вам нужно выбрать между письмом или электронным письмом.
  2. Обидится ли (не) получатель, если я не отправлю письмо?

Помните, что вежливое письмо с благодарностью никого не обидело.Многие люди прервали все контакты с бывшими друзьями из-за отсутствия благодарственного письма после их гостеприимства.

Вы можете подумать, что это глупо, но не торопитесь отправить короткую записку!

Написание деловых писем

Написание деловых писем

Введение

Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру.Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня. Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

Электронные письма — это письменные сообщения, и их цель, как правило, заключается в отправке информации. Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести наше сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

Этикет

До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения. Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

«Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

Всегда думай о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

Орфография и грамматика

Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и официальные письма.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «текстовых сообщений». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

Адрес электронной почты

  • Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
  • CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
  • BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы вводите в это поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение.Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым отреагирует на полученную информацию.

Примеры электронной почты

Вот два примера электронных писем. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового письма.

Как не писать деловую электронную почту

Что бы вы ни делали, не делайте этого …

Чувак!

Мне просто интересно, может быть назначена встреча. Что это такое, не беспокойтесь об этом, но можем ли мы что-нибудь устроить? Без спешки!

Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО. ☺

Ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

Ура!

Dx

Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его. «Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что очень важно, нет благодарности за то, что вы ответили на первое письмо.

Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Пока вы профессиональны, вежливы и вежливы, не нужно бросать что-либо подобное.Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для снижения стандартов или создания ложного впечатления.

Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает, что кого-то легко успокоить и, как правило, не так уж сильно беспокоить. А смайликам однозначно нельзя-нет.

«Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

И, наконец, всегда заканчивайте как своим полным именем (по крайней мере), так и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении. Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

Как написать рабочий адрес электронной почты

Намного лучше последовать этому примеру…

Дорогой Стивен

Надеюсь, у тебя все хорошо.Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать. Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением

Давид

Ключевые моменты, которые следует запомнить

  • Будьте лаконичны.Помните, что некоторые люди получают и читают сотни электронных писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пять абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
  • Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
  • Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже.Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
  • Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели. Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
  • Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
  • Не используйте заглавные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
  • Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
    Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
  • Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (смеяться вслух) или BTW (между прочим).
  • Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
  • Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их. Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
  • Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
  • Старайтесь избегать отправки ненужных ответов (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

Заявление об отказе от ответственности

Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения в том, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным. Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

Подписи

Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо. Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем.Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.

Соответствующие примеры приветствия для писем и электронных писем

При написании письма, электронного письма или любого вида корреспонденции вы должны начать с правильного приветствия. Приветствие обычно включает в себя как приветственное слово или фразу, так и имя получателя. Но выбор приветствия зависит от того, кому вы пишете, о чем вы пишете и как вы это пишете.

Как понять ваше сообщение

Правильное приветствие имеет большое значение для определения тона сообщения.Прежде чем решать, как начать переписку, примите во внимание следующие факторы:

  • Ваш читатель. Вы пишете своему лучшему другу? Ваш босс? Кого-то, кого вы никогда не встречали?
  • Формат вашего сообщения. Это письмо? Благодарственная записка? Деловое письмо?
  • Содержание вашего сообщения. Вы сообщаете плохие новости или делаете комплимент?

Понимание того, что вы собираетесь сказать, может помочь вам начать любое сообщение. Как только вы узнаете, какое письмо вы пишете, вы можете переходить к различным типам приветствия.

Знаки препинания задают тон

Может показаться, что это не имеет большого значения, но пунктуация, которую вы используете после приветствия, имеет большое значение. Запятые передают нейтральный тон как в формальном, так и в неформальном приветствии. В деловых приветствиях часто используются двоеточия для обозначения профессионального тона, в то время как восклицательные знаки могут сделать дружеские сообщения знакомыми и полными энтузиазма.

Профессиональные приветствия

Рассмотрим различия между этими тремя примерами, когда человек пишет своему коллеге.

  • Уважаемый г-н Патель,
  • Уважаемый г-н Патель:
  • Уважаемый г-н Патель!

Какое из этих приветствий вы бы предпочли видеть в своем почтовом ящике? Первый пример может привести к любому типу сообщения, в то время как второй пример кажется гораздо более серьезным. Третий пример кажется неподходящим для деловой среды.

Личные сообщения

А теперь посмотрите, как знаки препинания могут повлиять на дружеские приветствия.

  • Привет, Алисия,
  • Привет, Алисия:
  • Привет, Алисия!

Различия в пунктуации здесь могут определить цель сообщения еще до того, как друг его прочитает.Первый пример кажется нейтральным, второй может показаться конфронтационным, а третий пример предполагает, что сообщение приятное и захватывающее.

Примеры делового приветствия

Деловая переписка почти всегда носит формальный характер, независимо от того, в печатном ли она виде или по электронной почте. Отсутствие правильного тона в деловой электронной почте или письме может привести к плохому общению на рабочем месте. Вот несколько примеров бизнес-приветствий и когда их использовать.

  • Для кого это может касаться: Используйте это приветствие, если вы не знаете, кто будет читать ваше сообщение.Письма с жалобами — это хороший пример переписки с организацией в целом, а не с конкретным получателем.
  • Уважаемые сэр или мадам: Это очень формальная (и несколько устаревшая) версия «Для кого это может касаться».
  • Уважаемый менеджер по найму (или другое профессиональное название): Используйте это приветствие в письмах по интересам, если вы хотите, чтобы ваше сообщение было адресовано конкретному человеку, но не имеет с ним личной связи. Однако в идеале вам следует попытаться найти настоящее имя.Это особенно актуально, например, при приеме на работу.
  • Уважаемый господин / госпожа / госпожа / госпожа / доктор / профессор (и т. Д.) И их фамилия: Это приветствие лучше всего подходит для личных и профессиональных отношений с получателем. Двоеточие в этом приветствии делает его более формальным, чем дружеское использование слова «дорогой».
  • Г-н / Мисс / Мисс / Мисс / Доктор / Профессор (и т. Д.) И их фамилия: Лучше всего, когда вы хотите перейти к сути, удаление слова «дорогой» передает профессиональное ощущение срочности, в то время как поддержание формального тона.Убедитесь, что у вас хорошие рабочие отношения с получателем, чтобы не показаться невежливым.

Человеческие отношения естественно становятся более привычными, что делает эти приветствия подходящими для формальных ситуаций. Если ваше рабочее место более расслабленное, вы можете найти более дружеские приветствия.

Примеры дружеского приветствия

Даже слово «дорогой» может показаться слишком формальным в дружеском сообщении. Неформальные приветствия сразу устанавливают непринужденный и дружелюбный тон для получателя.Ознакомьтесь с некоторыми примерами приветствий, чтобы узнать, как начать письмо без слова «дорогой».

  • Привет / привет / привет! Это приветствие может стоять отдельно или стоять перед именем читателя. Это отличное начало неформальной беседы по электронной почте или текстовому сообщению.
  • Доброе утро / день / вечер! Подходящее с именем человека или без него, это приветствие с привязкой к конкретному времени — хороший способ задать приятный тон.
  • С Днем недели или праздником! Отправляете ли вы праздничное сообщение или признаете, какой сегодня день, пожелать кому-то удачи прямо сейчас — хорошее начало сообщения.

Помните, замена восклицательных знаков запятыми может немного снизить ваш тон (если вы этого хотите). Как только вы установили правильный тон, продолжайте его в своем сообщении. Использование неформального приветствия для сокрытия серьезного сообщения — это неправильный этикет.

Электронная почта против письменной корреспонденции

Письменные письма раньше были единственным методом междугородной переписки. Однако по мере того, как Интернет становится все более и более повсеместным в нашем обществе, электронная почта стала более быстрым и удобным способом связаться с кем-либо.

Может показаться, что электронные письма менее формальны, чем традиционные письма, но это зависит от того, как вы используете каждую форму общения. Официальное электронное письмо потенциальному работодателю может быть гораздо более формальным, чем письменное письмо с благодарностью вашей сестре.

Советы по электронной почте: 10 лучших стратегий для написания эффективных электронных писем

Jerz> Написание> Электронный текст> Советы по электронной почте

Следуйте этим советам по этикету электронной почты, чтобы написать более эффективное письмо.

Импровизированная схема движения вперед и назад, с которой мы привыкли общаться в социальных сетях, сильно отличается от заранее спланированных, более замкнутых сообщений, которые большинство профессионалов ожидают на рабочем месте.

Если вы планируете прогулку с друзьями, вы ожидаете нескольких быстрых обменов мнениями с просьбой дать разъяснения и внесения исправлений на лету. Поскольку вы обычно пишете кому-то, кого уже хорошо знаете, об общих интересах, вам не нужно вдаваться в подробный контекст.

Но большинство профессионалов не хотят заниматься неторопливой перемоткой вперед и назад, чтобы выполнить свою работу. Они хотят удалить этот элемент из своего почтового ящика, возможно, передав его помощнику или отправив его вверх по потоку, без необходимости спрашивать отправителя: «Я не знаю, что вы думаете?» или «Что вы имели в виду под этим смайликом?»

Первоначально написано Джессикой Бауэр в 2000 году; расширен и поддерживается Деннисом Г.Jerz

  1. Напишите содержательную строку темы.
  2. Держите сообщение сфокусированным.
  3. Избегайте вложений.
  4. Четко представьтесь.
  5. Будьте добры. Не пламя.
  6. Вычитка.
  7. Не предполагайте конфиденциальность.
  8. Различайте формальные и неформальные ситуации.
  9. Ответьте оперативно.
  10. Проявите уважение и сдержанность .

1. Напишите содержательную строку темы.

Перед тем, как нажать «отправить», напишите тему, которая точно описывает содержание, давая вашему читателю конкретную причину открыть ваше сообщение. Расплывчатая или пустая строка темы — это упущенная возможность проинформировать или убедить вашего читателя.

[wp_ad_camp_2]

Помните — ваше сообщение не единственное в почтовом ящике получателя. Четкая тема письма поможет занятому профессионалу решить, что ваше электронное письмо того стоит.

2. Держите сообщение сфокусированным.

Почему ты пишешь? Вы отвечаете на запрос? Приносите извинения за ошибку с вашей стороны? Просите получателя предпринять какие-то действия за вас?

  • Цель: Любой учебник по деловому и профессиональному письму будет включать примеры писем с жалобами и корректировками, писем с предложениями, отчетов о проделанной работе, писем-заявлений и т. Д.
  • Прямолинейность : Вам, вероятно, не нужно начинать со слов «Дорогая мисс.Джонс », пообщайтесь в личной болтовне и завершите разговор« Yours Truly ». (Если вы действительно хотите быть таким формальным, вместо этого отправьте письмо на бумаге.)
  • Организация : Читатели часто получают часть сложного сообщения, нажимают «ответить», как только у них есть что добавить, и забывают прочитать остальное. Это человеческая природа.
    • Пронумеруйте ваши баллы в более сложном сообщении. (Начните с четкого определения того, сколько частей состоит в вашем сообщении.)
    • Разделите несвязанные пункты на отдельных целенаправленных писем.
      • Если вы отправите всем своим сотрудникам сообщение, которое касается только некоторых из них, многие люди будут тратить время на чтение всего этого, чтобы определить, применима ли к ним какая-либо часть.
      • Другие люди сдадутся, как только обнаружат какие-либо детали, которые к ним не относятся. (Опять же, это человеческая природа.)
  • Вежливость : Пожалуйста, и спасибо по-прежнему важны, но многословие тратит время вашего читателя (что грубо).

Чтобы помочь читателю сосредоточиться на вашем сообщении: сохраняйте читабельность текста .

  • Корректура, особенно , когда ваше сообщение просит получателя сделать работу за вас. Полностью заглавные буквы выглядят как крик, а отсутствие заглавных букв делает вас похожим на ленивого подростка. Независимо от вашего намерения, люди ответят соответствующим образом.
    • Если вы учитесь в средней школе, хлесткое заявление «thx 4 ur help 2day ur gr8!» Может вызвать занятую профессиональную улыбку — или вздрогнуть.
    • Часто нежности жеста бывает недостаточно. Ты хочешь, чтобы твой босс был твоим, 2 думаешь, что не можешь спл? LOL 😉
  • Напишите коротких абзацев , разделенных пустыми строками. Большинство людей находят сплошные блоки текста скучными или даже пугающими. Найдите время, чтобы отформатировать свое сообщение для удобства читателя.
  • Избегайте причудливых шрифтов. Не полагайтесь на жирный шрифт или большой размер, чтобы добавить нюансов. Читатель электронной почты вашего получателя может не иметь всех функций, которые есть у вас.В крайнем случае используйте звездочки, чтобы выделить * акцент *.

3. Избегайте вложений.

Вместо того, чтобы заставлять читателя загружать вложение и открывать его в отдельной программе, вы, вероятно, получите более быстрые результаты, если просто скопируете и вставите наиболее важную часть документа в тело сообщения.

Кому: всем 1000 сотрудникам
От: нетерпеливому Эдгару
Тема: Полезная книга, которую должен прочитать каждый
——–
Привет всем.Я прикрепил PDF-файл, который, я думаю, вам всем очень пригодится. Это уже третий раз, когда я отправляю ему файл — в версии, которую я отправил вчера, была опечатка на странице 207, поэтому я отправил все снова. Поскольку некоторые из вас отметили, что большой размер файла делает его немного неудобным, я также приложил каждую главу как отдельный документ. Дайте мне знать, что вы думаете!
  • Big Honking File.pdf (356MB)
  • BHF Cover.pdf (25MB)
  • BHF Глава 1.pdf (35MB)
  • […]
Хорошо, поднимите руки … многие ли из нас немедленно удалили бы вышеуказанное сообщение, не просматривая * любое * из этих вложений?
Кому: Bessie Professional
От: Morris Ponsybil
Тема: Подсказки по электронной почте — тема для офисной мастерской?
—-
Бесси, я нашла несколько советов по оптимизации профессиональных коммуникаций.Кто-нибудь вызвался выступить на семинаре в офисе в следующем месяце? Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел небольшой семинар (20 минут?) По эффективному использованию электронной почты. Ниже я вставлю оглавление. Если хотите, я пришлю вам все в виде PDF-файла.
  1. Напишите содержательную тему.
  2. Сделайте сообщение сфокусированным и читаемым.
  3. Избегайте вложений.
  4. […]

Признать, что вложения

  • потребляют пропускную способность (хотите, чтобы получатель игнорировал ваш запрос, чтобы не платить за загрузку мобильного телефона?)
  • может переносить вирусы
  • не всегда правильно переводит для людей, которые читают электронную почту на портативных устройствах.
  • может потребовать от получателя установить определенное программное обеспечение (например, Microsoft Publisher или Apple’s Pages).

4. Четко представьтесь.

Если бы вы позвонили кому-то за пределами вашего ближайшего окружения, кому-то, кто, вероятно, не узнает ваш голос, вы, вероятно, скажете что-то вроде «Здравствуйте, мисс Вордсворт, это Салли Гриффин». Формальное приветствие «Уважаемая мисс Вордсворт» не обязательно для повседневного общения на рабочем месте.

Когда мы отправляем текстовые сообщения нашим друзьям, мы ожидаем, что они будут получать много сообщений.Но профессионалы, использующие электронную почту, не любят получать загадочные сообщения с незнакомых им адресов.

Хотя обычное электронное письмо не требует формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Вордсворт», спросите себя, знает ли вас человек, которому вы пишете, достаточно хорошо, чтобы узнать ваш адрес электронной почты.

Кому: Профессору Блиндерсону
Откуда: [email protected]
Тема: [Пусто] Йоу, пропустите 2 класса, какое домашнее задание
Профессор Блиндерсон, вероятно, ответит: «Пожалуйста, дайте мне знать ваше имя и в каком классе вы находитесь, чтобы я мог дать содержательный ответ.Я не узнаю адрес [email protected] ».
Кому: профессору Блиндерсону
Откуда: [email protected]
Тема: EL227 Отсутствие, 10 октября Привет, профессор Блиндерсон. Это Моррис Понсибил из секции 2 EL227. Этим утром я только что узнал, что команда по керлингу вышла в плей-офф, поэтому 10-го числа я уезжаю из города. пропустит бумажный семинар и обсуждение Главы 10.Могу ли я отправить вам свои вопросы для обсуждения по главе 10 по электронной почте, прежде чем я уеду из города? Могу я прийти к вам в офис в 14:00 12-го числа, чтобы обсудить газету? Я попросила Шерил Джонс делать для меня заметки. Большое вам спасибо. Увидимся завтра в классе.
Если вы просите другого человека сделать вам одолжение, предоставление правильной информации даст ему или ей вескую причину принять решение в вашу пользу. В этом случае Моррис Понсибил показывает своему профессору, что он достаточно заботится о классе, чтобы предложить решение проблемы, которую вызовет его отсутствие.

При обращении к холодному человеку будьте вежливы и кратки. Если вы просите незнакомца сделать что-то для вас бесплатно, будьте готовы ничего не услышать в ответ.

Даже если у вас уже есть связь с человеком, с которым вы общаетесь, небольшой контекст будет полезен. Каждую осень я получаю электронные письма от «[email protected]» или «[email protected]», которые задают вопрос о «классе» и не подписывают свои настоящие имена.

Если вы следите за личным контактом, вы можете показаться слишком робким, если предположите, что получатель вас не помнит; но вы можете сделать случайные намеки, чтобы пробудить их в памяти: «Мне понравилось разговаривать с вами о тестировании удобства использования в лифте на днях.”

Хотя формальные фразы, такие как «Уважаемый профессор Снидлвуд» и «Искренне Ваш», не нужны в электронной почте, при обращении к кому-либо за пределами вашей организации вы должны написать строку для подписи, которая включает ваше полное имя и, по крайней мере, ссылку на блог или страница онлайн-профиля (то, что не требует от получателя предварительной авторизации).

5. Будьте добры. Не пламя.

Подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».

Если вы обнаружите, что пишете в гневе, сохраните черновик, сходите за чашкой кофе и представьте, что завтра утром кто-то записал вашу электронную почту на пленку у вашей двери.Будут ли ваши коллеги и друзья шокированы вашим языком или отношением?

Или они будут впечатлены тем, как вы сохранили хладнокровие, как вы проигнорировали приманку, когда ваш корреспондент опустился до личных нападок, и как вы тщательно объяснили свою позицию (или признали свою ошибку, или попросили пересмотра и т. Д.)>

Придется ли вам работать с этим человеком несколько месяцев? Вы хотите, чтобы копия вашей горькой стяжки появилась на поверхности через годы, когда вам понадобится рекомендательное письмо?

@! $% & * @ !! & (*!
Вперед … напишите, исправьте, оживите традиционными ливанскими проклятиями, распечатайте, бросьте в него дротики и начертите на нем мелком.Делайте все, что вам нужно, чтобы избавиться от этого из вашей системы. Просто не нажимайте «Отправить», пока вы все еще злитесь .
От: Клер Хаддад
Кому: Энн О. Ин
Тема: Re: Текущие проблемы с проектом Я не знаю, как ответить, поскольку на прошлой неделе вы сказали Сью, что вам не нужно дополнительное обучение, поэтому я отменил семинар в среду . Если хотите, я могу принять участие в этой беседе с СиСи Сью, поскольку именно она должна будет утвердить бюджет, если мы его перенесем.А пока я могу одолжить вам свои копии руководства, или мы можем рассмотреть возможность передачи работы кому-то другому. Дайте мне знать, что вы хотите, чтобы я сделал дальше. — Исходное сообщение —
От: Ann O. Ying
Я все утро пыталась связаться с вами. Не могли бы вы найти несколько минут между встречами, чтобы проверить свои сообщения? У меня тяжелые времена с этим проектом, и мне очень жаль, если это происходит в последнюю минуту, но я никогда не делал этого раньше и думаю, что самое меньшее, что вы могли бы сделать, — это потратить некоторое время, чтобы объяснить это еще раз.
Если получатель только что раскритиковал вас гневным сообщением, вместо того чтобы ответить с опровержением по пунктам, вы всегда можете ответить такой короткой запиской, которая
  1. небрежно упоминает имя кого-то, кого сердитый корреспондент может уважать (чтобы рассеять любой личный антагонизм, который в противном случае мог бы развиться) и
  2. переориентирует разговор на решения (в этом разговоре Энн уже зарылась в яму, и Клер ничего не выиграет, присоединившись к ней там)

6.Корректура.

Если вы просите кого-нибудь сделать для вас работу, найдите время, чтобы придать вашему сообщению профессиональный вид .

Хотя ваша проверка правописания не улавливает каждую ошибку, по крайней мере, она улавливает несколько опечаток. Если вы отправляете сообщение, которое будет прочитано кем-то из вышестоящих команд (например, начальником или профессором), или если вы собираетесь отправить массовую рассылку десяткам или тысячам людей, уделите дополнительную минуту или два, прежде чем нажать «отправить».Покажите черновик близкому человеку, чтобы увидеть, действительно ли он имеет смысл.

7. Не допускайте конфиденциальности.

Хороший девиз: хвалить публично, критиковать наедине . Не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы публиковать с указанием своего имени в комнате для отдыха.

Электронная почта небезопасна . Подобно тому, как случайные прохожие могут проникнуть в физический почтовый ящик и перехватить конверты, любопытный хакер, злонамеренный преступник и ваш ИТ-отдел, вероятно, могут прочитать все сообщения электронной почты в вашей рабочей учетной записи.

Если вы растягиваете правду в электронном письме (преуменьшая значение проблемы, упуская важные детали и т. Д.), Вы создаете письменную запись, которую ваш получатель может (и будет) использовать, чтобы определить, действительно ли

  • Вы не осведомлены о правде
  • вам сообщили, но вы намеренно искажаете правду
  • Ваши запутанные и противоречивые электронные письма означают, что вы не являетесь надежным источником для установления истины.

8. Различайте формальные и неформальные ситуации.

Когда вы пишете другу или близкому коллеге, можно использовать «смайлы» :-), сокращения (IIRC для «если я правильно помню», LOL для «смеяться вслух» и т. Д.) И нестандартные знаки препинания. и орфография (например, в чатах или в чатах).

Эти языковые ярлыки обычно являются признаком дружеской близости, например, делиться холодной пиццей с другом семьи. Если вы попытаетесь разделить ту же самую холодную пиццу с первым свиданием или с высокопоставленным лицом, вы создадите впечатление, что на самом деле вам наплевать на встречу.Точно так же не используйте неформальный язык, когда ваш читатель ожидает более формального подхода.

Всегда знайте ситуацию и пишите соответственно.

9. Ответьте оперативно.

Если вы хотите казаться профессиональным и вежливым, сделайте себя доступным для своих онлайн-корреспондентов. Даже если вы ответите: «Извините, я слишком занят, чтобы помочь вам», по крайней мере, ваш корреспондент не будет напрасно ждать вашего ответа.

10. Проявляйте уважение и сдержанность

Многие пламенные войны были развязаны кем-то, кто нажимал «ответить всем» вместо «ответить».”

Хотя большинство людей знают, что электронная почта не является частной, лучше спросить отправителя перед пересылкой личного сообщения. Если кто-то присылает вам запрос по электронной почте, вполне приемлемо переслать его человеку, который может помочь, но пересылка сообщения, чтобы высмеять отправителя, является безвкусной.

Используйте BCC вместо CC при отправке конфиденциальной информации большим группам. (Например, профессор отправляет массовое сообщение студентам, которые находятся в опасности проиграть, или работодатель сообщает неудачным кандидатам, что вакансия больше не открыта.) Имя всех в списке CC отображается вместе с сообщением, но имена людей в списке BCC («слепая копия») скрыты. Введите свое имя в поле «Кому», если вашему почтовому редактору не нравится пустое пространство.

Будьте терпимы к ошибкам чужого этикета. Если вы считаете, что вас оскорбили, процитируйте эту строку в ответ на адрес отправителя и добавьте нейтральный комментарий, например: «Я не знаю, как это интерпретировать… не могли бы вы уточнить?»

Иногда электронная почта работает слишком быстро!

Однажды коллега попросила меня о помощи, а затем почти сразу же прислала сообщение, в котором сообщила, что она решила проблему самостоятельно.

Но, прежде чем прочитать ее второе сообщение, я подробно ответил на первое. Как только я узнал, что в ответе нет необходимости, я забеспокоился, что мой ответ покажется напыщенным, поэтому быстро извинился:

«Надо было обратить внимание на мою электронную почту».

Я хотел сказать: «[мне] следовало более внимательно изучить мой [список входящей] электронной почты [перед тем, как ответить]», но я мог сказать из краткого ответа моей коллеги, что она интерпретировала его так, как будто я критиковал ее .

Если бы я не ответил так быстро на первое сообщение, я бы сэкономил время, потраченное на написание длинного ответа на устаревший вопрос. Если бы я не ответил так быстро на второе сообщение, я, возможно, не оттолкнул бы человека, которому так стремился помочь. –DGJ


Ссылки и дополнительная литература

  • Олсоп, Стюарт. «Мои правила вежливого цифрового общения». Фортуна . 142.2 (10 июля 2000 г.): стр. 76. Online. Академическая поисковая элита.9 октября 2000 г.
  • Кронин, Дженнифер. «Сетевой этикет, шметикет». Des Moines Business Record 16,24 (12 июня 2000 г.): стр. 11. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
  • «Этикет электронной почты». Буду следить за услугами. 1997. . 9 октября 2000 г.
  • Нуцифора, Альф. «Соблюдайте этикет при обмене сообщениями по электронной почте». Memphis Business Journal 21.51 (14 апреля 2000 г.): p23. В сети. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
  • Тортон, Сэм. «Правила и положения: этикет электронной почты». 29 апреля 1998 г. . 9 октября
    2000.

См. Также

Выживание групповых проектов в колледже: полезные советы.
Что вы можете сделать, чтобы повысить свои шансы на успешный групповой проект?


12 декабря 2000 г. — впервые предоставлено Bauer
23 января 2001 г. — опубликовано Jerz
16 февраля 2001 г. — обновлено Jerz
25 октября 2001 г. — незначительные обновления Jerz
16 апреля 2003 г. — дальнейшие обновления и изменения Jerz
10 июня 2004 г. — усилен совет против вложений
28 августа 2004 г. — устранено несколько незначительных дубликатов
19 мая 2008 г. — обновлены элементы 1–3
20 мая 2008 г. — обновлены элементы 2–4
23 июня 2008 г. — исправлены опечатки, обнаруженные Бобом Фоллином
4 марта 2010 г. — добавление соображений для пользователей мобильной электронной почты.
8 марта 2011 г. — изменения форматирования
20 декабря 2011 г. — изменено «электронная почта» на «электронная почта» на протяжении всего периода
3 мая 2012 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *