Как вести электронную почту: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Содержание

Электронная почта | Справка Blackboard

Система Blackboard Learn включает в себя функцию отправки сообщений электронной почты, чтобы администраторы могли посылать электронные сообщения следующим группам пользователей:

  • Все преподаватели
  • Все учащиеся
  • Все пользователи

После определения получателей все сообщения создаются одинаково.

Подробнее о том, как сделать средство электронной почты доступным в курсах и организациях

Подробнее об использовании электронной почты учащимися

Подробнее об использовании электронной почты преподавателями


Отправка сообщения по электронной почте

  1. В окне Панель администратора в разделе Средства и программы выберите пункт Электронная почта.
  2. Выберите Все преподаватели, Все учащиеся или Все пользователи.
  3. Введите тему и текст сообщения.
  4. Нажмите Отправить, чтобы отправить сообщение.

Выключение обработки DMARC

В версиях Blackboard Learn 9.1 за II и IV кварталы 2016 г. добавлено отключение обработки электронной почты DMARC. На клиентов, имеющих собственный почтовый сервер и контролирующих пользовательские адреса электронной почты, не распространяются отказы DMARC. Такие клиенты могут отключить эту функцию.

  1. Чтобы отключить обработку DMARC, измените bbconfig.email.use.dmarc.from.override в файле bb-config.properties. Измените значение на ложь. После изменения значения на «ложь» из заголовков писем исчезнет [email protected]
  2. Обновите конфигурацию, выполнив команду PushConfigUpdates.

Подробнее о файле bb-config.properties

Подробнее о PushConfigUpdates


Изменение настроек электронной почты

Начиная с выпуска Blackboard Learn 9.1 за II квартал 2017 год, администраторы могут изменять настройки электронной почты в пользовательском интерфейсе, а не в файле bb-config.properties. Также благодаря этому при изменении настроек электронной почты не требуется перезагрузка Blackboard Learn.

На панели администратора можно отобразить адреса электронной почты пользователей для связи по вопросам поддержки. Также доступны дополнительные параметры электронной почты. Перейдите на панель администратора. Для начала в разделе Служебные программы и средства выберите Конфигурация системы > Конфигурация электронной почты.

Внесите необходимые изменения в настройки. По окончании нажмите Сохранить.

Настройка Описание
Основной контакт поддержки по электронной почте Введите адрес электронной почты для запросов поддержки, которые создаются в Blackboard Learn. Этот адрес используется в качестве контакта поддержки, преподаватели и конструкторы курса видят его на Панели управления своего курса.

В предыдущих версиях Blackboard Learn это поле находилось в разделе «Системный администратор > Местный контакт поддержки».

Адрес электронной почты администратора Этот адрес указывается в поле От в письмах, отправленных администратором в Blackboard Learn.
Изменение адреса в поле «От» Укажите адрес электронной почты, чтобы изменить собственный электронный адрес отправителя. При выборе Да введите адрес электронной почты, который будет отображен в поле От.
Изменение адреса в поле «Кому» Укажите адрес электронной почты, чтобы получать копии сообщений, отправляемых системой Blackboard Learn. Письмо дойдет до указанного получателя, а его копия будет отправлена на этот адрес электронной почты. Так как все сообщения, отправляемые в Blackboard Learn, будут копироваться и на этот почтовый ящик, ожидайте множества писем в нем. Если же это поле оставить пустым, то копии всех сообщений будет получать администратор.
Отладка SMTP Включите этот параметр, чтобы вести журнал SMTP-подключений. Этот журнал пригодится при устранении неполадок.
Отправить уведомления по электронной почте от Введите адрес электронной почты, который будет отображен в поле От в уведомлениях, отправленных из Blackboard Learn.
Настройки почтового сервера Для обработки писем в Learn необходимо настроить SMTP-сервер. Для дополнительной безопасности выберите запрос проверки подлинности или включите шифрование SSL или TLS. Настройки вступят в силу после нажатия кнопки Отправить. При первом использовании этой страницы конфигурации создается запись в реестре.

Подробнее о безопасности в Blackboard Learn

Дополнительная информация Подробное описание параметров конфигурации в файле bb-config.properties. Перезагрузите экземпляр Blackboard Learn, чтобы изменить эти параметры.

Настройки почтового сервера

Чтобы повысить безопасность исходящей почты, проверка подлинности SMTP поддерживается Blackboard Learn, начиная с версии 9.1 за IV квартал 2017 г. Почтовый сервер может быть полностью настроен на панели администратора. Для поддержки прежних версий в файл bb-config.properties добавляются дополнительные параметры. Параметры могут использоваться для настройки, если с помощью панели администратора не была создана запись реестра. Если запись существует, она будет использована вместо файла bb-config.properties. Изменения, внесенные в файл конфигурации, указаны ниже.

При переходе с предыдущего выпуска на новый прежние параметры сохраняются, а новые устанавливаются по умолчанию — без использования проверки подлинности или шифрования. Администраторы могут включить эти функции после перехода. Ошибки электронной почты регистрируются в тех же журналах электронной почты.

Фрагмент файла bbconfig.properties:

## Флажок для обозначения того, требует ли SMTP-сервер проверки подлинности. Значение может быть «Да» или «Нет» (по умолчанию) ##
[email protected][email protected]
[email protected]@
[email protected]@

## Тип подключения определяет способ шифрования электронных писем. Допустимые значения: ##
## Используемые по умолчанию: электронные письма не зашифрованы;

## StartTLS: электронные письма зашифрованы по протоколу TLS;
## SSL: для электронных писем используется протокол SSL.
## Любое другое значение (включая нулевое) будет использовано по умолчанию. ##
[email protected][email protected]


Ограничение разрешений для электронной почты на курсе

Администраторы могут определять, в какой степени пользователи на курсах могут использовать электронную почту. Вы можете ограничить доступные на курсе параметры электронной почты для получателей, чтобы они не злоупотребляли ей.

Управление этими параметрами осуществляется с помощью указанных ниже разрешений.

  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все группы
  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все преподаватели / ведущие
  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все наблюдатели
  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все учащиеся / участники
  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все помощники преподавателей / помощники
  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все пользователи
  • Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Выбранные группы
  • Курс/организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Выбранные наблюдатели
  • Курс/организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Выбранные пользователи

Преподаватели не смогут включить соответствующие параметры электронной почты, если вы отключили их при помощи этих разрешений. Например, если вы отключили для учащихся возможность отправлять электронные письма всем пользователям на курсе, преподаватели не смогут включить эту функцию.

Подробнее о возможностях настройки электронной почты преподавателями

Электронная почта это просто? / Хабр

В наше время существует большое количество информационных технологий, а с каждым годом их становится больше. Их изучают, развивают и придумывают новые. Есть такие, о которых знают все, есть такие, в которых разбираются только специалисты. А есть и такие технологии, которыми мы пользуемся ежедневно, по многу раз в день. Даже язык не поворачивается называть их технологиями — настолько они стали привычными и просто вросли в нашу жизнь, в наше ежедневное существование. Об одной такой технологии я и хотел бы поговорить сейчас.

Электронная почта. Наверное нет ни одного пользователя компьютера, у которого нет почтового адреса. Да что там компьютера! Клиенты электронной почты прочно обосновались на смартфонах, планшетах и даже телевизорах. Электронная почта это просто? Да, это просто. Любой может написать письмо, любой может прочитать, у всех есть почтовый ящик, у многих их несколько. Это настолько просто, что пользователи уже не умеют правильно написать письмо. И особенно это касается деловой переписки.

Мне (как и многим из вас, наверное) приходится вести деловую переписку по электронной почте. С сожалением вынужден отметить низкий уровень культуры пользования электронной почтой на постсоветском пространстве. Уровень зачастую настолько низок, что иначе как дикарями нас и назвать нельзя. Я не говорю сейчас о применении различных технологий, это отдельная тема. Речь идёт о правилах хорошего тона, об этикете, об уважении к тем, с кем ведёшь переписку.

Ниже я перечислил типовые ошибки, которые довольно часто встречаются. Многие из этих ошибок вызывают улыбку, иногда просто веселят, а часто и раздражают ваших адресатов. Эти ошибки легко исправить и не допускать в будущем. И, наверное, стоит это сделать, чтобы иметь вид культурного и воспитанного собеседника, пусть даже в электронной почте.

First name и Last name

У каждого письма должен быть отправитель. Отправитель это имя и фамилия, а также почтовый адрес. Все эти данные настраиваются в почтовом профиле. У многих настроен только один профиль и имя указано латинскими символами. Не думаю, что это правильно. Гораздо лучше сделать хотя бы два профиля: для общения с русскоязычными собеседниками (с именем написанным кириллицей) и для общения с иностранцами (имя латиницей).

Но это не единственный промах в таком маленьком поле, как отправитель. По старой русской традиции у нас принято указывать сначала фамилию, а затем имя. Всё прогрессивное человечество поступает наоборот. Точно так же (наоборот) настроены и почтовые клиенты. Так что правильно указывать имя сначала. Ведь вы же не хотите, чтобы вам ответили на ваше письмо «Здравствуйте, Иванов!», а не «Здравствуйте, Иван!». Точно также вежливо к вам хочет обратиться и ваш собеседник. Так зачем заставлять его делать лишнюю работу и заменять вашу фамилию на имя при ответе? Что-то он о вас думает в такие моменты? Ещё мрачнее его мысли могут стать, если вы указали вместо имени свой никнейм.

Не забывайте про подпись

Каждое письмо должно заканчиваться подписью. К сожалению, не все об этом знают. А среди тех, кто знает про подпись, не все её корректно составляют. Подпись надо обязательно настроить в профиле. Не стесняйтесь сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторите ещё раз свои имя и фамилию. Это очень сильно поможет в случае, если переписка будет длинная и кто-то ещё подключится к ней позже, например. Не говоря уже о правилах хорошего тона.

Фраза «С уважением» и ваши имя и фамилия это минимум того, что нужно указать в подиписи. Если переписка деловая, то не забудьте указать название вашей организации, можно указать должность, чтобы собеседник знал, с кем он общается. В подпись можно добавить контактную информацию, например, рабочий телефон (с кодом города, даже если вы из Москвы), мобильный телефон, сайт и т.д. Но постарайтесь не перегрузить подпись большим количеством информации. Иногда бывает, что письмо на 90% состоит из подписи. Стоит этого избегать.

Отвечайте на письмо, отвечайте всем

Как только не отвечают у нас на письма. Самая грубая ошибка граничащая с пренебрежение к собеседнику — вместо ответа написать новое письмо, да ещё и с новым заголовком. Тем самым вы сообщаете собеседнику, что считаете его абсолютным бездельником, которому и заняться то нечем, разве что поискать в архиве ваши письма и попытаться угадать, какая переписка сейчас продолжается.

Чтобы не выглядеть в глазах собеседника хамом, обязательно отвечайте на письмо. Отвечайте с копией на всех участников переписки, не убирайте никого из копии без острой на то необходимости. Ведь не просто так появляются адресаты в копиях? Вы же хотите, чтобы все заинтересованные участники переписки получили ваш ответ, а само письмо аккуратно сгруппировалось с другими письмами в дискуссию, и вся переписка потом могла быть легко перечитана?

Цитируйте письмо

Когда-то давно, ещё на заре Интернета трафик был очень дорогой. Подозреваю, что с тех самых времён есть пользователи, которые удаляют всё цитирование при ответе на письмо. Иногда они удаляют не всю цитату, а только её часть. Не думаю, что таких пользователей много, но похоже, что они передают свои знания молодым поколениям, учат их удалять цитирование. К сожалению, вынужден разочаровать, современный доступ в Интернет позволяет не только перекачивать гигабайты торентов, но и переслать 1-2 килобайта (пусть даже 100) ваших электронных писем. Не удаляйте цитирование, оно может помочь освежить в памяти переписку. Не думаете же вы, что ваш собеседник общается по почте только с вами? В противном случае, о вас он будет не лучшего мнения.

Указывайте заголовок письма

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было своевременно прочитано, а не обнаружилось потом в «спамоловке», то указывайте заголовок письма. Если хотите, чтобы ваше письмо правильно поняли и смогли найти потом во входящей почте, то указывайте корректный заголовок, который отражает суть и тему письма.

Используйте рабочий почтовый адрес

В деловой переписке используйте рабочий почтовый адрес. Понятное дело, что тяжёлое наследие советского периода до сих пор не позволяет всем организациям завести корпоративную почту. А иногда ваша патологическая занятость не позволяет вам настроить рабочую почту на домашнем компьютере. Бывают, конечно, и более веские причины, которые не позволяют использовать рабочий адрес. Но ни одна из этих причин не может быть оправданием, когда в деловой переписке используются адреса типа killer666, zai4onok и fuck_off. Не сложно представить, насколько серьёзно отнесутся к вам ваши партнёры. Существует достаточно большое количество бесплатных почтовых сервисов, многие провайдеры предоставляют почтовый ящик. В конечном счёте ящик даже можно оплачивать (какое кощунство!).

Пишите письмо, а не пересылайте документы

Часто бывает необходимо переслать какой-то документ в письме. И электронная почта для этого вполне подходит. Но не стоит пытаться всю переписку приводить к такому виду. Не надо писать письмо в текстовом процессоре (например, Word) и безмолвно вкладывать его в пустое письмо. Это выглядит по меньшей мере странно. Если вы высылаете таким образом отчёт или другой документ, то не поленитесь написать, что содержится во вложении.

Пересылайте архивы

Если вы хотите переслать много файлов, то лучше перед отправкой запаковать их в один архив. Тоже самое касается и больших документов. Зачастую сжатие позволяет сократить размер письма в 2-3 раза. Если вы также хотите, чтобы ваше вложение просмотрели, то используйте известный архиватор, который должен быть у всех. На данный момент это ZIP. Запакованный ZIP’ом архив, пожалуй, откроется в любой системе. Практически тоже самое можно сказать и о RAR, только применительно к России. Не используйте ультрановых архиваторов, которые «сжимают на 10% сильнее». Иначе вы рискуете получить в ответ то, что сами не сможете распаковать.

Сжатие сжатием, но постарайтесь не пересылать больших вложений. Особенно нескольким адресатам сразу. Особенно если не хотите заблокировать почтовый сервер получателя. Даже несколько мегабайт может повредить слабому серверу. Если вы сомневаетесь, что письмо с вложением дойдёт до адресата, то лучше этот вопрос согласовать с получателем. В конечном итоге файлы можно передать через FTP или иным способом.

Пользуйтесь проверкой орфографии

Ясное дело, что орфографические ошибки это последнее, на что сейчас обращают внимание. Уровень общей грамотности настолько низок, что можно смело писать письмо не боясь, что его прочтёт грамотный человек. Пожалуй, это проблема не использования электронной почты. Это общая проблема сейчас. И только удивляться можно, как же с такой грамотностью (вернее с её полным отсутствием) можно закончить ВУЗ. Однако, как бы то ни было, встречаются ещё такие чудаки, которые замечают орфографические ошибки и считают, что писать надо правильно, а не так как нравится. Наверное для них и придумали проверку орфографии. Хотя я считаю, что настроить её надо всем.

Вместо эпилога

Я постарался рассказать о самых распространённых ошибках в деловой переписке по электронной почте. По моему опыту, именно перечисленные ошибки позволяют считать нас бескультурными Интернет-пользователями. Не сомневаюсь, что ошибок гораздо больше, наверняка есть те, о которых я даже не знаю, есть, наверное, и такие, которые я и сам совершаю день ото дня. Так что не стоит обвинять меня в снобизме, просто скажите, в чём я неправ и я постараюсь исправиться. Ведь электронная почта это просто?

PS: Не думайте, что я кого-то чему-то хочу научить. Так, просто мысли вслух. Вдруг кто-то просто не знает. А у меня накопилось. 🙂

Права пользователя при электронной переписке

Общение между людьми – это естественный и жизненно важный процесс. Когда-то эпистолярный жанр был единственным доступным способом общения людей, находящихся на удалении друг от друга.

Почта существовала со времен древнего Рима, если не раньше. Люди переписывались. В литературе известны даже романы и повести в письмах.

Современные достижения в сфере  информационных технологий предлагают новые, более совершенные способы общения.

При этом почтовая переписка сохраняется. Это старый, но надежный способ общения, который обладает своими неповторимыми качествами. Современный формат почтовой переписки представляет электронная почта, иначе E-mail.

Электронная почта в отличие от обычной позволяет общаться адресатам практически мгновенно. Нажал кнопку «Отправить» (письмо), и через несколько секунд получатель видит это письмо в своей почте, в папке «Входящие».

Став доступной и распространенной среди пользователей, электронной почте присущи определенные правила ведения переписки. Подобные правила позволяют организовать и вести переписку в рамках принятых культурных и деловых норм. Свод систематизированных  правил «е-мейл» переписки получил название негласный «Этикет электронной почты».

Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов. Для начала огласим весь список правил:

Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.

Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.

Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.

Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли  менять тему письма.

Правило 5. Почтовый адрес получателя заполняйте в последнюю очередь.

Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.

Правило 7. Текст письма должен отвечать определенным требованиям.

Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.

Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.

Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.

А теперь подробнее о каждом из десяти правил.

Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля

Для наглядности используем скриншот (рис. 1), на котором представлено, как выглядит новое письмо в почте Яндекса (после нажатия на кнопку «Написать»):

Рис. 1 Основы этикета электронной почты

Практически во всех почтовых сервисах (почта Яндекса, Майл ру, Гугла, Рамблера и др.) электронное письмо содержит следующую информацию:

  1. Почтовый адрес (e-mail) и имя отправителя (возможно, еще фамилию) – цифра 1 на рис. 1.
  2. Почтовый адрес (e-mail) получателя письма –  цифра 2 на рис. 1.
  3. Тема (заголовок, название) письма – цифра 3 на рис. 1.
  4. Содержание письма (цифра 4 на рис. 1), в которое входит:
    • приветствие,
    • основной текст,
    • заключение,
    • подпись.
  5. Приложение к письму (прикрепленные файлы или вложенные файлы) – цифра 5 на рис. 1.

Обязательны для заполнения все перечисленные пункты, кроме последнего (цифра 5 на рис. 1) – приложения к письму. Если к письму не требуется прикреплять никаких файлов, поясняющих текст письма, то об этом пункте можно забыть.

Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными

Переписка предполагает наличие двух сторон общения, поэтому следует уделить внимание персональным данным. Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание, настороженность и загадочность.

Наибольшее доверие вызывает почтовый адрес, содержащий фамилию и имя, например, [email protected]

Если у отправителя есть свой сайт или блог, то полезно будет указать адрес с доменом сайта, например, [email protected] Дело в том, что, перейдя на указанный после знака @ сайт (inetgramotnost.ru), можно много узнать об авторе сайта по представленным на нем материалам.

Если почтовый адрес имеет вид [email protected], то не всякий получатель письма от такого адресата решится открыть это письмо. А вдруг там вирус, приводящей к блокировке компьютера, или спам, который после открытия такого письма пойдет бесконечным потоком?

Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда

Заголовок письма – это то единственное, что видит получатель письма, когда оно к нему приходит. Очень часто от названия письма зависит его дальнейшая судьба:

  • откроет его получатель
  • или удалит, не глядя.

Поэтому к заголовкам письма нужно относиться с особым пиететом (то есть, с благоговением).

Варианты судеб полученного письма в зависимости от его заголовка:

  • письмо не заметят среди вороха других писем,
  • сочтут бесполезным и потому даже не откроют,
  • не долго думая, сразу отправят в папку «Спам» или «Удаленные»,
  • прочитают частично или полностью,
  • возможно, даже ответят.

Заголовок письма – это ключик к тому, чтобы заинтересовать получателя открыть письмо, а точнее, «зацепить», привлечь внимание. Это особенно важно, если Вы пишите письмо кому-либо впервые. Перефразируя слова из книги «Приключения капитана Врунгеля» («как назовешь корабль, так он и поплывет»), можно сказать, что «как назовешь письмо, так оно и дойдет» до получателя.

Таким образом, заголовок письма должен быть кратким (не более 50 знаков), интересным и по делу (выражать суть письма).

При этом в ходе переписки, если получатель письма отвечает автору, заголовок письма не должен меняться. Он также не должен меняться в ходе многократной переписки, когда письмо много раз направляется то в одну, то в другую сторону.

Если в ходе переписки тема обсуждения меняется, то имеет смысл поменять тему письма или, возможно, создать новое письмо с новой темой для дальнейшей переписки.

Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли  менять тему письма

В подавляющем большинстве случаев тему письма менять НЕ нужно, ниже объясню причины. Но из правил, как известно, бывают некоторые исключения. Впрочем, обо всем по порядку.

Как написать письмо ответ

Многие начинающие пользователи отвечают на письмо неправильно, а именно, получив письмо, они его читают и для ответа жмут на кнопку «Написать». Это в корне неверно.

При ответе на письмо следует нажимать на кнопку «Ответить», чтобы понимать с чего начали переписку и к чему пришли. Для этого:

  • Нужно открыть письмо. При этом появится кнопка «Ответить» выше или ниже открытого письма (цифра 1 на рис. 2).
  • Нажать на «Ответить».
  • В теме (заголовке) письма автоматически появится «Re: …» (цифра 2 на рис. 2). Буквы «Re» – признак того, что это именно ответ на письмо.
  • Написать свой ответ в начале письма так, чтобы сначала шел ответ, а ниже – текст предыдущего письма.

Рис. 2 Как написать письмо ответ

Во многих службах технической поддержки просят при электронной переписке по поводу какой-либо проблемы нажимать именно на кнопку «Ответить». И при этом в переписке не менять ничего в предыдущих письмах. Точнее, любая техподдержка просит «при ответах сохранять цитирование». Ибо так проще понять, с чего начали решать проблему и к чему пришли.

Многие начинающие пользователи не могут найти предыдущего письма, либо по каким-то другим причинам зачастую НЕ отвечают (то есть, не пользуются кнопкой «Ответить»), а пишут новое письмо (жмут на кнопку «Написать» или «Создать»). Получая каждый раз новое письмо, получателю нового письма бывает сложно вспомнить «с чистого листа» все детали предыдущего письма, что сильно затрудняет переписку.

А профессиональная техподдержка на неправильно оформленные письма может вообще не ответить.

Замечу, что «Re:» – это сокращение от английского «Reply:» или «Response:», что переводится как «Мой ответ на:». Если тема письма изменилась, следует удалить это «Re:» и написать новую тему письма, отражающую суть нового поворота событий.

Правило 5. Почтовый адрес получателя (Кому) заполняйте в последнюю очередь

Поле «Кому» лучше всего заполнять в последнюю очередь, уже после того, как письмо будет написано и проверено.  Это позволит избежать часто повторяющиеся ошибки, когда отправитель письма отправляет его адресату не дописанным, случайно нажав на кнопку «Ответить».

И уж если Вы нажимаете на кнопку «Ответить», тогда перед нажатием проверьте в первую очередь, тому ли адресату Вы отправляете письмо. Бывает очень обидно, когда письмо, особенно если оно содержит личную или конфиденциальную информацию, уходит не туда, куда Вы его собирались отправить.

Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо

К сожалению, это правило вспоминается только тогда, когда

  • при отправке письма неожиданно произошел сбой,
  • либо когда письмо просят выслать повторно, ибо оно не было получено по каким-то причинам.

При отправке важных писем со «стеной текста», набранной вручную, а не скопированной откуда-то, это очень хорошее правило. Оно сильно упрощает жизнь.

Правило 7. Текст письма должен отвечать следующим требованиям:

1) Текст письма должен содержать приветствие.

Как минимум, «Здравствуйте.» или «Доброго времени суток.». Если знаете имя, то «Уважаемый (ая) Имя (возможно, Отчество)». Приветствие «Доброго времени суток» часто применяется при общении в Интернете вместо «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер».

Это связано с тем, что отправитель письма никогда не может знать точно, когда его письмо будет открыто получателем. Отправитель и получатель могут находиться в разных концах Земли, в разных часовых поясах.

А также отправитель никогда точно не знает, когда получатель откроет и прочтет его письмо.

2) Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок.

В Интернете почему-то не придается большого значения грамоте. Ошибки можно встретить на официальных сайтах серьезных компаний, не говоря уж о письмах, в которых иногда трудно понять не только отдельные слова, но и целые фразы, настолько безграмотно и с ошибками они могут быть сформулированы. Важно помнить, что безграмотные письма – это плохая культура, и ей не место в Интернете.

3) Текст письма должен быть понятным по содержанию.

Отправитель всегда знает, о чем он пишет, но получатель это может понять только из текста письма. Далеко не всегда отправитель пишет о своей проблеме понятным для получателя способом. Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но так и не понял, что отправитель хотел ему сообщить.

4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.

Если отправителю есть что сказать получателю по разным темам, то лучше отправить по одному письму на каждую тему. Это упростит получателю восприятие информации и позволит ему дать Вам точный и исчерпывающий ответ.

5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.

Структурированный текст легко читать. И воспринимается он так, как было задумано автором письма. Не структурированный текст с перескоками мысли, с преобладанием эмоций, а не фактов, с непонятными связками и т.п.

может быть воспринят получателем письма совсем не так, как это было задумано отправителем. В итоге общение по E-mail не получится. Оно не состоится вообще, либо понадобится телефон, Скайп и иные средства коммуникации.

6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.

Совсем короткие письма из 5-7 слов читать, кончно, приятно, но нужно понять очень талантливым писателем, чтобы в эти слова вложить основную мысль. Неискушенному автору письма лучше писать побольше, чтобы как можно точнее передать информацию или сведения, направляемые адресату.

Вместе с тем излишне длинное письмо, изобилующее повторами, дополнительными пояснениями, лишней информацией не по теме и др. воспринимаются получателем как «стена текста», утомляют его и вызывают негативную реакцию. Во всем нужна мера;

7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах.

Любителям экзотических шрифтов, например, напоминающим рукописный текст гусиным пером, должен помнить, что у получателя вместо текста письма может получиться  нечитаемая абракадабра. Любителям экзотики следует заботиться о том, чтобы применяемый им  экзотический шрифт пересылался в письме вместе с текстом.

8) Размер шрифта в тексте письма должен быть однообразным.

Мелким шрифтом можно писать какие-либо незначительные примечания, все остальное надо делать шрифтом одного размера. В некоторых почтовых сервисах вообще используется один-единственный универсальный шрифт.

Об этом всегда следует помнить, поскольку все изыски отправителя по художественному оформлению текста шрифтами разных размеров в конечном итоге у получателя будут выглядеть как однообразные текст.

А потому нужно ли так стараться?

9) В тексте письма не стоит злоупотреблять использованием прописных и заглавных букв.

Сложно читать письма, где все буквы маленькие, даже в начале предложения, или наоборот, где все буквы ЗАГЛАВНЫЕ. Помните, что ПИСЬМО, НАПИСАННОЕ ПРИ ВКЛЮЧЕННОЙ КЛАВИШЕ Caps Lock И СОСТОЯЩЕЕ ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, В ИНТЕРНЕТЕ ВОСПРИНИМАЕТСЯ как КРИК и означает только крик и ничего другого.

10) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.

Текст письма не должен содержать ругательства и оскорбления. Письмо лучше всего писать, находясь в уравновешенном и рассудительном состоянии. Приветствуются легкая шутливость и уместный юмор, если адресат поддерживает подобный тон общения и способен его оценить.

11) В конце всегда следует оставлять подпись (имя, фамилия, ник, должность для деловых писем) с возможными пожеланиями к собеседнику.

К пожеланиям относится: С уважением, С благодарностью и т.п.

Правило 8. На электронные письма нужно отвечать

Отвечать на письмо принято всегда, поэтому нужно находить время и возможность уделить взаимное внимание и уважение к отправителям.

Электронная почта не терпит застоя. Работа с электронной почтой во многом зависит от дисциплинированности и организованности получателя. Это заключается в регулярном мониторинге своего почтового ящика, ознакомлении с входящей корреспонденцией, ее изучением, систематизацией и составлением ответов.

Одним из важных моментов является вовремя отправленный ответ, что уже само по себе говорит о получателе с положительной стороны и характеризует его степень ответственности и заинтересованности.

Электронная почта – это не привычная бумажная почта с почтальонами, автомобилями, самолетами, поездами. Электронные письма доставляются в считанные секунды, и отправители надеются на быстрый ответ. В электронном общении приняты совершенно другие темпы, можно сказать, что это «здесь и сейчас». Опоздание по времени может привести к утрате актуальности обсуждаемой темы.

Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию

Электронную почту, увы, могут взломать, перехватить. И тогда записанные в электронные письма пароли, номера банковских карт, пин-коды и т.п. могут стать доступными для посторонних лиц, которые могут их использовать в корыстных целях. Поэтому такую информацию не стоит доверять электронной почте.

Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей

  • Уважая чужую конфиденциальную информацию, Вы уважаете и себя, и свое право на приватность.
  • Общение посредством электронной почты без взаимного визуального и слухового контакта требует соблюдения правил этикета, которые в свою очередь способствуют налаживанию грамотного и культурного диалога между людьми.
  • В одном из писем Антуан Сент-Экзюпери заметил:

«Ищите меня в том, что я пишу».

Это очень меткое выражение, в том числе, в отношении вышеупомянутых принципов этикета при общении по электронной почте.

Пожалуйста, проголосуйте!

Электронная переписка как доказательство | Адвокат Мугин Александр

Очевидно, что электронная почта обладает множеством достоинств и широко пользуются и в процессе ведения хозяйственной деятельности.

В настоящей статье предлагаю рассмотреть вопрос о юридической силе электронной переписки, как доказательства.

Речь пойдет об обычной переписке, осуществляемой подавляющим большинством людей, без применения электронной цифровой подписи, либо иных аналогов собственноручной подписи.

Часто, в процессе беседы с доверителями по той или иной проблеме, выясняется, что либо договор был заключен путем обмена документами по электронной почте, либо вся или часть юридически значимой переписки сторон договора осуществлялась по электронной почте. Причем доверитель просто убежден в том, что без проблем докажет свою правоту ссылаясь на данную переписку и такой договор.

Встает вопрос, является ли данная переписка по электронной почте доказательством тех или иных обстоятельств? Что если процессуальный оппонент заявляет о том, что также может предоставить переписку, содержащую противоположные сведения, как придать переписке процессуальную форму и юридическую силу?

  • Пойдем от общего к частному.
  • Законодательное регулирование в области использования технических средств при оформлении доказательств явно недостаточное, понятийный аппарат, как таковой отсутствует, в разных нормативных актах одинаковые понятия зачастую определяются по-разному.
  • Не вдаваясь в технические особенности работы электронной почты, оставив Вас без пространных определений электронной почты, информационно-телекоммуникационных сетей и прочих понятий перейдем непосредственно к доказательствам в арбитражном процессе, так сказать немного теории.

Как нам известно,  доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном Арбитражным кодексом Российской Федерации (далее – АПК РФ) и другими федеральными законами  порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы (ст. 64 АПК РФ).

В свою очередь, письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Согласно ст.

75 АПК РФ допускаются в качестве письменных доказательств документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

  1. Оставим без внимания теоретические споры в юридической сфере о том, является ли переписка по электронной почте письменным или вещественным доказательством, поскольку для требуемого результата (признание переписки как доказательства в суде) это не имеет большого значения.
  2. Исходим из того, что переписка содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, неважно что это – строительный спор, спор о взыскании задолженности по договору, либо любой иной спор.
  3. Как мы видим, для того, чтобы электронная переписка отвечала критериям письменных доказательств и допускалась в качестве письменного доказательства, она должна отвечать, как минимум, следующим условиям:
  4. – она должна быть выполнена способом, позволяющим установить достоверность документа;
  5. – она должны быть получена в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми  актами  или договором порядке.
  6. Данные критерии и становятся камнем преткновения каждый раз при ссылке на электронную переписку в качестве доказательства тех или иных обстоятельств.

Формально, истинное содержание электронной переписки может быть установлено путем осмотра ее в месте нахождения по правилам ст.

78 АПК РФ (например, суд может потребовать от соответствующего лица предоставить доступ к электронной почте, осмотреть сообщение или вложенный файл).

Лично я никогда не сталкивался с тем, чтобы суды так поступали, хотя видел представителей, которые «рвались» с ноутбуком к судье.

Относительно «должна быть выполнения способом, позволяющим установить достоверность документа»:

Представляется, что едва ли не единственным возможным способом «овеществить» электронную переписку является ее распечатка на принтере. Но суды не охотно принимают такие распечатки в качестве доказательств, поскольку высока вероятность фальсификаций.

Всего не предусмотришь, но анализ судебной практики помогает выработать ряд практических мер, позволяющих придать электронной переписке «процессуальности».

Вот лишь несколько рекомендаций, которые приблизят вас к цели, приобщить переписку в качестве письменного доказательства:

Сделайте акт с указанием даты и точного времени составления. В акте укажите сведения о лице, которое произвело выведение переписки на экран и дальнейшую распечатку (ФИО, должность), таким лицом может быть как руководитель организации – стороны спора, адвокат (юрист), оказывающий помощь в арбитражном суде, любое иное лицо, имеющие отношение к спору.

Также в данном акте следует привести данные о программном обеспечении (указании на версию браузера) и использованной компьютерной технике.

Акт, содержащий вышеуказанные сведения, как минимум лишает вашего процессуального оппонента довода о том, что не представляется возможным установить кем, когда и с использованием чего произведено распечатывание переписки.

Я по крайней мере, возражая против приобщения переписки, всегда ссылаюсь именно на то, что представляемая суду переписка не отвечает критериям доказательств именно потому, что не понятно кем, когда и с использованием чего она произведена.

Письма же адресованные моему доверителю и не соответствующие моей позиции по делу всегда «отправляются в спам», не получал и все.

В самом акте обязательно укажите последовательность действий, произведенный при выведении переписки на экран и дальнейшей распечатке. Для примера можете взять протокол осмотра нотариусом письменных доказательств.

Теперь обратимся к достоверности электронной переписки.

Представляется, что под достоверностью в данном случае следует понимать убежденность в истинности переписки. Частью 3 ст. 71 АПК РФ установлено, что доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности.

Каким же образом должна быть выполнена переписка, чтобы ее истинность не вызывала сомнения.

В первую очередь, из переписки должно быть понятно от кого и кому направлено письмо или документ.

Представляется, что об идентификации сторон переписки следует позаботиться заранее, предусмотрев в договоре адреса электронной почты сторон, поскольку доказать принадлежность того или иного адреса электронной почты конкретному лицу или организации может быть очень сложно (для регистрации электронного ящика не надо предоставлять какие либо документы, удостоверяющую личность, либо учредительные документы, регистрация обычно анонимна).

Как следует из п. 3 ст. 75 АПК РФ стороны вправе включить в договор условие о порядке индивидуализации своей электронной переписки (направление сообщений на согласованные адреса электронной почты) на предмет придания ей свойств достоверности.

Стоит отметить, что поскольку данный способ предполагает обязательное использование сторонами именно тех электронных адресов, которые прямо обозначены в договоре, что на практике редко осуществляется, то такой способ установления достоверности электронной переписки является не очень надежным.

Для примера посмотрите, например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.11.2012 № Ф03-5177/2012 (Довод истца о передаче спорных претензий ответчику по электронной почте был отклонен, поскольку не свидетельствовал об их получении истцом. При этом в материалы дела не было представлено доказательств согласования сторонами использования электронных документов в претензионной работе).

В случае невозможности соотнесения стороны договора и конкретного адреса могу только порекомендовать ссылаться на п. 1 ст. 5 ГК РФ, обосновывая использование электронной почты в отсутствие соответствующего указания в договоре или ином двустороннем документе как обычай делового оборота, а также указать на отсутствие возражений процессуального оппонента на подобный обмен информации.

  • Также отмечу, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено.
  • Документы, оформленные противоречиво, без надлежащей конкретики, скорее всего будут отвергнуты судом по основанию недостоверности.
  • Что касается второго условия – «получения переписки в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми  актами  или договором порядке».

Я не нашел в действующем законодательстве никакого порядке получения такого доказательства как электронная переписка. Представляется, что данная переписка не должна нарушать предусмотренное конституцией право тайны переписки.Заверение электронной переписки у нотариуса

Иногда участники процесса просят о приобщении нотариально заверенной электронной переписки.

Не буду описывать чем регулируется обеспечение доказательств нотариусом, кому интересно найдет сам, остановимся на вопросе обеспечения доказательств нотариусом вкратце.

Обратите внимание, что если производство уже возбуждено обращаться к нотариусу уже поздно. Да, допускаю, что к заверенным нотариусом документам суд может отнестись с большим доверием. Но такого требования в законе нет, а соответственно обращаться к нему не обязательно.

Обращу ваше внимание на следующие моменты:

– достоверность электронной переписки в данному случае ограничивается случаями, когда принадлежность адресов электронной почты сторонами не отрицается;

-нотариус обязан  известить о времени и месте  обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц. Если нотариус этого не сделает и суд не установит не терпящих отлагательств случаев, то существует вероятность, что протокол осмотра вещественных доказательств (электронного письма) будет лишен доказательственной базы.

  1. – нотариус не обеспечивает доказательств по делу, находящемуся на момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу в производстве суда или административного органа.
  2. В завершение сделаем несколько выводов:
  3. Является ли переписка по электронной почте письменным доказательством каждый раз определяется на усмотрение суда.
  4. Учитывая недостаточное законодательное регулирование вопроса использования электронной переписки в хозяйственном обороте говорить о предрешенной силе переписки как доказательства не приходится.

Учитывая, что суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (п. 1 ст. 71 АПК РФ), нельзя говорить переписка будет принята судом в качестве доказательства, а если и будет, то не возможно предугадать какую оценку суд даст такой переписке.

Соответственно позиция, основанная только на электронной переписке крайне слаба.

Нельзя сказать, что суды замечательно воспринимают электронную переписку в качестве доказательства, хотя бывают случаи и благожелательного отношения к такому виду доказательств, как современному, удобному, надежному, широко распространенному способу передачи информации (см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2006 по делу № А40-20963/2005).

  • В общем, в войне все средства хороши и использовать надо все возможности по максимуму.
  • Надеюсь настоящая статья пригодится Вам в работе.
  • Если Вам понравилась настоящая статья подписывайтесь на рассылку и оставляйте свои комментарии.
  • Update
  • Смотрите интервью с экспертом, осуществляющем заверение электронной переписки
  • С наилучшими пожеланиями,
    Адвокат Мугин Александр С.

15 правил деловой электронной переписки

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной.

Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна.

Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью.

Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней.

Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл».

И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл.

В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки.

Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках.

Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности  — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Электронная переписка как доказательство в суде? — Право на vc.ru

Как правильно вести переписку с клиентами через Email, Instagram, Whatsapp, чтобы на случай спорной ситуации она имела юридическую силу? Как грамотно сформулировать в договоре с клиентами условия использования таких средств коммуникации?

Электронный документооборот

Для удобства и оперативности многие из нас используют электронную почту, факсимильную связь, также очень удобны различные мессенджеры. Согласитесь, вести бизнес с такими помощниками значительно проще. Вы всегда на связи с клиентами, и не пропустите новые заказы.

Клиенты часто задают вопросы: Как правильно вести переписку с клиентами через Email, Instagram, Whatsapp, чтобы на случай спорной ситуации она имела юридическую силу? Как грамотно сформулировать в договоре с клиентами условия использования таких средств коммуникации?

Давайте разбираться в этом вопросе. В случае спорной ситуации, стороны могут использовать электронную форму обмена сообщениями и документами в качестве подтверждения существования факта юридически значимых действии. По ним можно установить определенные и значимые обстоятельства по делу.

Сегодня суды достаточно часто отказывают в удовлетворении требований потерпевшей стороне по причине отсутствия в договоре условий использования и ведения электронной переписки.

Поэтому, обратите внимание на следующий момент. Вам важно придать такой форме юридическую силу.

Digital Contract

Достаточно включить в договор пункт об осуществлении электронной переписки с перечислением всех адресов электронной почты, телефонных номеров, с которых будет осуществляется ваше взаимодействие с другой стороной и круг лиц, кто ведет общение.

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и дoкyмeнтaми, направленными по электронной почте, указанной в реквизитах Договора, и признают их равнозначными дoкyмeнтaм на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Не стоит включать в договор пункт об обязательном отправлении оригиналов документов в письменном виде. Если есть такое условие, то все сроки будут отчитываться не от даты переписки, а от даты получения стороной оригинала документа.

Следует учитывать, что переписку с помощью номера мобильного телефона доказать в суде сложнее, так как могут возникнуть вопросы у суда, с кем на самом деле велась переписка по этому номеру.

Хочу также донести вам, уважаемые читатели, что суды до сих пор не пришили к единому мнению, как рассматривать данный вид переписки в качестве доказательства. В некоторых случаях суду достаточно копии документа, заверенной представителем. Иногда требуется заверение нотариусом, который составит протокол осмотра почтового ящика, и только потом заверит копии.

#электроннаяпереписка #доказательствовсуде

© DLC LLC | www.dlc-llc.ru

учебные пособия по Waalaxy x Dropcontact

Цель Waalaxy – сделать многоканальный поиск как можно проще, начиная с LinkedIn и заканчивая холодной почтой благодаря обогащению электронной почты.

Но для холодной почты вам нужны адреса электронной почты ваших потенциальных клиентов.

14 mistakes to avoid in cold emailing 👈

Итак, очевидно, что LinkedIn предоставляет вам электронную почту, связанную с учетной записью LinkedIn вашего потенциального клиента, когда вы с ним связаны. Но для этого вы уже должны быть связаны. 😅

Более того, эти электронные письма часто являются личными. Однако закон запрещает вести поиск по личным электронным письмам… (а это никому не нравится).

Поэтому мы решили интегрировать DropContact, эталонный инструмент обогащения электронной почты на рынке. ✅

Мы расскажем вам больше…

Что такое обогащение электронной почты?

Обогащение электронной почты – это поиск адреса из такой информации, как имя, фамилия и компания потенциального клиента. Цель состоит в том, чтобы впоследствии иметь возможность связаться с этим человеком напрямую. 👇

Существует два основных типа обогащения электронной почты

  • Те, которые работают с базами данных,
  • Те, которые основаны на семантике.
Обогащение электронной почты с помощью баз данных

Принцип работы очень прост: на протяжении многих лет инструменты прочесывают Интернет в поисках электронных писем, перекрестно связываясь с различными базами данных с целью сохранения информации о потенциальных клиентах, чтобы затем перепродать эти контактные данные. ✅

Эта техника создает 3 основные проблемы:

Обогащение электронной почты с помощью семантики

Второй метод, на котором работает Dropcontact, основан на семантике. Другими словами, алгоритм объединяет различные возможные форматы электронного письма из имени, фамилии и веб-сайта компании, а затем проверяет, являются ли эти письма действительными.

Так, для Тойнон Жоржет, работающей в Waalaxy, он будет искать такие комбинации, как :

[email protected] ; [email protected] ; [email protected] ; [email protected] и т.д….

И так до тех пор, пока не будет найден действительный email, который соответствует вашей перспективе. 😎

Этот метод имеет несколько преимуществ:

  • Он соблюдает RGPD,
  • Он основан на актуальных данных, поскольку систематически проверяет, существует ли электронная почта, и основан на данных LinkedIn, которые мы предоставляем инструменту и которые обновляются самими пользователями.

Как работает обогащение электронной почты Dropcontact с помощью Waalaxy?

Waalaxy интегрирует возможность, в значительной части доступных последовательностей, пройти через шаг обогащения, который будет напрямую вызывать Dropcontact API на основе только что полученной информации LinkedIn. 👇

Операция довольно проста и не требует никаких действий с вашей стороны:

  • Когда потенциальный клиент доходит до стадии обогащения, мы отправляем его имя, фамилию и сайт компании в Dropcontact, который осуществляет поиск и возвращает электронную почту, если она найдена.
  • Если письмо найдено, оно попадает в часть последовательности “Имеет письмо”, а если не найдено, то в часть “Не имеет письма”.

Почему мы всегда должны совершать действие в LinkedIn, прежде чем использовать обогащение электронной почты?

*действие = (посещение, следование, подключение, сообщение…)

Как объясняется в документации Dropcontact, процент возвращаемых писем зависит от их способности найти доменное имя вашего потенциального клиента, при этом письмо часто имеет формат [email protected]

Однако, отправив только название компании, Dropcontact может быть трудно найти соответствующий веб-сайт компании. Например, компании с названием “Infinity” могут соответствовать тысячи доменных имен по всему миру. 😅

Выполнив какое-либо действие на LinkedIn (посетить, подключиться, следовать, сообщение), Waalaxy получит подробную информацию о странице компании, включая связанный с ней сайт. Таким образом, эта информация будет предоставлена Dropcontact, который может до двух раз увеличить количество первоначально найденных электронных писем.

Чтобы обеспечить нашим пользователям хорошие показатели, мы создали только те последовательности, в которых будет получена информация о доменном имени (если оно, конечно, есть на странице компании). 😄

Входит ли поиск электронной почты в мою подписку на Waalaxy?

Безусловно. Всегда заботясь о простоте, мы предлагаем возможность обогащать электронные письма, не имея подписки на Dropcontact. Все управляется автоматически и интегрировано в вашу подписку.

На каком плане подписки включено обогащение электронной почты?

Только тарифный план Premium дает вам доступ к функции обогащения. Планы PRO и ADVANCED не предоставляют доступа к этой функции.

Однако получить электронную почту ваших контактов в LinkedIn все же возможно.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашими ценами.

Сколько электронных адресов я могу обогатить с помощью Waalaxy?

План Premium дает вам доступ к 25 000 ежемесячных кредитов, а за каждое найденное электронное письмо взимается 50 кредитов. Таким образом, в рамках подписки Premium на Waalaxy вы можете обогащать до 500 электронных адресов в месяц.

Неиспользованные кредиты накапливаются в следующем месяце.

Списываются ли мои кредиты, если письмо не найдено?

Dropcontact взимает плату за каждый запрос электронной почты, а не за каждый найденный email.

Мы считаем, что главное – это успех. Поэтому мы сделали противоположный выбор и взимаем плату только за те электронные письма, которые действительно найдены.

Вы не будете платить за неудачный поиск.

Как получить больше писем с помощью Waalaxy?

Если 500 найденных писем в месяц для вас недостаточно, вы можете подписаться на дополнительные кредиты, либо периодически (как пакет кредитов, полученных один раз), либо на постоянной основе (увеличивая ежемесячную абонентскую плату в соответствии с дополнительными кредитами, которые вы хотите получить).

Система кредитов и соответствующее ценообразование пока недоступны, но будут доступны к концу июня 2022 года. 😎

Нужно ли мне создавать аккаунт в Dropcontact, чтобы обогащать электронные письма с помощью Waalaxy?

Вам не нужно создавать аккаунт Dropcontact, чтобы обогатить ваши электронные письма с помощью Waalaxy. Все включено в инструмент и в вашу Premium подписку.

Являются ли найденные письма профессиональными письмами?

Да, являются. Все адреса электронной почты, найденные с помощью Dropcontact, являются деловыми адресами. С другой стороны, адреса электронной почты, найденные из ваших связей в LinkedIn, в основном являются личными адресами. ✅

Какова доля электронных адресов, найденных Dropcontact?

Dropcontact рекламирует 60-70% найденных электронных адресов.

На нашей выборке и в настоящее время мы видим процент скорее около 50%.

Обратите внимание, что этот показатель может меняться в зависимости от сектора, на который вы нацелены, типа профессии и типа компании. Например, будет легче найти электронную почту руководителя компании EDF, чем электронную почту ремесленника из Креза.

Что делать, если электронная почта не найдена?

К сожалению, немного. Когда электронная почта не найдена, вы можете попробовать обратиться, например, к LinkedIn. Если вы уже сделали это и не получили ответа, значит, ваш потенциальный клиент потерян… 😅

Соответствует ли обогащение электронной почты требованиям GDPR?

Безусловно. Dropcontact соответствует RGPD, потому что они не хранят никаких данных. Все электронные письма находятся в реальном времени и являются профессиональными контактными письмами.

Рискованно ли заниматься обогащением электронной почты?

Обогащение не является рискованным. Оно не связано с вашей учетной записью LinkedIn или электронной почтой.

Ну вот, теперь вы все знаете. Теперь вам остается только запустить многоканальный поиск 😎

Корпоративная почта: зачем она нужна и как ее настроить

Если у вашего бизнеса есть сайт, то ему понадобится и своя почта. Без нее сложно общаться как с клиентами, так и внутри коллектива. Выясним преимущества корпоративной почты, какие сервисы ее предлагают и какую почтового услугу выбрать. Разобраться в этой теме помог интернет-маркетолог Иван Мельник.

Электронная почта играет большую роль в работе компании, иногда более значимую, чем сам сайт. Она позволяет вести переписку с клиентами и партнерами, регистрироваться в государственных органах и на сайтах, коммуницировать внутри коллектива. А значит, без собственной почты сейчас никак.

 Корпоративная почта: в чем ее преимущества
  • Доверие со стороны клиентов. Покупатели опасаются иметь дело с продавцами, которые пишут с адресата не своего домена, а домена бесплатных почтовых сервисов вроде gmail.com, ukr.net, i.ua, meta.ua и др. 
  • Возможность массовых рассылок. Специализированные почтовые сервисы требуют от клиента иметь собственную корпоративную почту со своим доменом.
  • Удобство и дополнительная реклама. Пользователю легче запомнить ваш почтовый адрес, чем адрес, зарегистрированный на бесплатных почтовых сервисах. Значительно проще отправлять запрос на ящик, например, о[email protected], чем на [email protected] Почтовый ящик будет вашей рекламой на сайте, в соцсетях и при переписке.
  • Использовать автоответчик. Корпоративная почта нужна для оповещения клиента о получении его заказа, регистрации на сайте или подписки на новости компании на сайте.
  • Упрощение корпоративных коммуникаций. Регистрация в корпоративных почтовых сервисах позволяет вести переписку с клиентом по одному адресу, иметь облачные сервисы для хранения данных, а также специальные мессенджеры и планеры для общения внутри коллектива. Благодаря корпоративной почте вы сможете анализировать и обрабатывать коммуникацию с клиентами.

Google и Outlook в помощь

Google Workspace. Самый популярный и быстрый способ создать собственную корпоративную почту – сервис Google, который называется Google Workspace (бывший G Suite). Здесь предлагается и бесплатная версия для тестирования возможных услуг корпоративной почты. По сути, пользователю доступна вся экосистема Google, в частности: персонализированные корпоративные электронные адреса, почтовые сервисы Gmail, Календарь, Meet, Chat, Диск, Документы, Таблицы, Презентации, Формы, Сайты и т.п. 

Корпоративная почта предпринимателя защищена сервисом Google. Сюда же можно перенести всю почту из предыдущих ящиков. За дополнительную плату вы получите неограниченный объем памяти (если в вашей компании менее 5 пользователей, то каждому из них предоставляется 1 ТБ).

«Чтобы иметь почту на своем домене, надо зарегистрировать домен. Такая услуга стоит 800–1 000 грн. После этого можно создать в Google Workspace не только собственную почту, но и сайт. Здесь есть конструктор сайтов, в том числе конструктор интернет-магазинов. Так вы одновременно получаете сайт, корпоративную почту и облачный сервис. Однако возможности конструктора интернет-магазинов здесь не такие широкие, как, например, в WordPress или Tilda», – говорит Иван Мельник.

Как зарегистрироваться на Google Workspace, читайте здесь.

Услуги сервиса не бесплатные. Минимальные расценки Google Workspace – 5,40 доллара в месяц. За эту сумму вы получаете:

  • защищенную электронную почту с корпоративными адресами;
  • видеовстречи на 100 участников;
  • 30 ГБ в облачном хранилище на пользователя;
  • функции безопасности и администрирования;
  • стандартную техническую поддержку.

Microsoft Outlook. Еще одним мощным мировым сервисом по предоставлению услуг корпоративной почты считается Microsoft Outlook. В отличие от Google почтовый сервис работает не в браузере, а в специальной программе на компьютере или в приложении в смартфоне.

В бизнес-версии вы получаете не только корпоративную почту, но и интеграцию с другими ресурсами Microsoft, например Skype, LinkedIn, Microsoft Teams и т.п.

Для создания корпоративной почты в Outlook необходимо:

  • перейти на страницу domains.live.com;
  • нажать «Добавить домен»;
  • ввести имя зарегистрированного домена, а также выбрать почтовую службу для домена;
  • скопировать адрес MX-сервера, который находится на сайте вашего регистратора домена. Далее вставить этот адрес в строку MX-сервер на панели управления доменом;
  • нажать на блок «Обновить» и ждать завершения обновления. Процесс может длиться до 48 часов;
  • чтобы активизировать вашу запись, зайдите на страницу mail.live.com. После этого уже можно работать с почтой и сервисами.

Стоимость услуг с собственным адресом стартует от 12,50 доллара в месяц (годовая подписка с автоматическим восстановлением). В этот пакет входит: Microsoft Teams, защищенное облачное хранилище, мобильные и веб-версии Word, Excel и PowerPoint.

Почта через хостинг 

Международные. В хостинговых компаниях (хостерах) можно заказать не только веб-хостинг своего домена (регистрацию названия и сохранения его на серверах), но и почту со своим доменом. Такие услуги предлагают a2hosting, webhostingpad, hostpapa. Они стоят 2–6 долларов в месяц. Но указанные ресурсы предлагают минимум услуг, поэтому очень уступают сервисам Google и Outlook.

Отечественные. Собственную почту предлагают и украинские хостеры (HOSTiQ, Ukraine, Hostenko). У некоторых бесплатная регистрация в течение тестового периода, в дальнейшем хостинг плюс корпоративная почта обойдутся вам в 150–200 грн в месяц.

Есть ли бесплатная почта

А что делать, если у вас стартап и каждая копейка на счету? У начинающих предпринимателей денег в обрез, к тому же они часто не уверены, что их бизнес вообще пойдет. Когда средств на почту нет, можно сначала пользоваться услугами бесплатного сервиса.

«Действительно бесплатный почтовый сервис для предприятий предлагает разве что ZOHOMail и Protonmail, но у них есть свои ограничения. Protonmail предлагает отправку не более 150 писем в день и объем почтового ящика до 500 МБ. ZOHOMail обеспечивает бесплатный сервис только команде до 5 человек, при расширении придется платить – по доллару за каждого пользователя», – отмечает эксперт. 

Выбираем название

Однако зарегистрировать корпоративную электронную почту – это полдела. Важно правильно выбрать название, поскольку электронный адрес считается одним из основных коммуникационных инструментов, с помощью которого вы будете общаться с клиентами. 

«Важно, чтобы и название, и домен были простыми, состояли из одного слова. Желательно, чтобы главный адрес не был персонифицированным, а имел нейтральное название, например office, sales, finance. Персональные почтовые адреса должны указывать имя и фамилию, а не наоборот, потому что в мире привыкли писать сначала имя, а потом фамилию.

Из разделительных знаков разрешена только точка, например ivan.melnyk. Никаких нижних подчеркиваний не допускается. Во-первых, почтовые сервисы могут не пропустить такое название. Во-вторых, клиенты не поймут такого адреса или перепутают его», – советует Мельник.

Зарегистрировав корпоративную почту и выбрав правильные адреса для своих ящиков, вы сможете существенно улучшить количество и качество собственных продаж уже в первые месяцы работы. Но для этого надо тщательно изучить возможности выбранных почтовых сервисов, так как у каждого свои особенности.

2.6. Прием информации, поступившей на электронный адрес «Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ» / КонсультантПлюс

2.6. Прием информации, поступившей на электронный адрес

«Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ»

2.6.1. Ответственный за работу с общим почтовым ящиком Конституционного Суда определяет категорию сообщения, поступившего в электронном виде на общий почтовый ящик Конституционного Суда.

2.6.2. Если поступившее в электронном виде обращение направлено в порядке Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», то:

не заверенное УКЭП обращение распечатывается в одном экземпляре без приложений и передается на регистрацию в общем порядке в ООД, после чего возвращается в Отдел писем, сотрудник которого в этом случае направляет ответ заявителю о предъявляемых требованиях к обращениям в Конституционный Суд, в том числе направляемым в электронном виде;

заверенное УКЭП обращение пересылается сотруднику Отдела писем, уполномоченному вести электронную переписку с заверением УКЭП, который проверяет наличие УКЭП на каждом присоединенном к электронному письму документе. Обращение распечатывается в одном экземпляре без приложений и передается на регистрацию в общем порядке в ООД, после чего возвращается в Отдел писем для дальнейшей работы;

если обращение, поступившее в электронном виде, является вопросом о порядке и условиях обращения в Конституционный Суд или оплаты госпошлины, иным вопросом о внутренней деятельности Конституционного Суда, запросом информации о деятельности Конституционного Суда, то дается ответ в соответствии с пунктом 4.1.21 настоящей Инструкции.

2.6.3. Если поступившее в электронном виде обращение направлено в порядке Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», то ответственный за работу с «Общим почтовым ящиком электронной почты КС РФ» распечатывает обращение и передает на регистрацию, после чего оно возвращается в Отдел писем для дальнейшей работы.

2.6.4. Сообщения, не являющиеся обращениями в Конституционный Суд, пересылаются в электронном виде, так же как и корреспонденция, поступившая на бумажном носителе без указания в адресе подразделения или конкретного сотрудника, в зависимости от содержания (пункт 2.3.5 настоящей Инструкции).

Сообщения, адресованные лично судье или сотруднику Конституционного Суда, пересылаются в электронном виде адресату (адресованные судье — в аппарат судьи), кроме случаев, когда данное сообщение фактически является обращением в Конституционный Суд.

Сообщения, содержащие информацию по вопросам международного и межгосударственного сотрудничества, в том числе на уровне Конституционного Суда и эквивалентных ему органов зарубежных стран, иную информацию международно-правового характера, составленные как на русском, так и на иностранных языках, направленные из государственных органов зарубежных стран, международных и региональных организаций, дипломатических представительств (миссий) зарубежных стран и международных и региональных организаций в Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации и дипломатических представительств (миссий) Российской Федерации в зарубежных странах, а равно содержащие информацию о деятельности региональных органов конституционного контроля или направленные из конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации (за исключением адресованных лично Председателю Конституционного Суда, заместителю Председателя Конституционного Суда, судье или сотруднику Конституционного Суда), пересылаются в электронном виде в УМС.

Иные сообщения (приглашения на конференции, семинары и т.д.) пересылаются в электронном виде соответственно руководителю Секретариата Конституционного Суда, начальнику Финансового управления, начальнику Управления государственной службы и кадров, управляющему делами Конституционного Суда, руководителю Представительства по согласованию с начальником Отдела писем.

Открыть полный текст документа

Жителей Подмосковья предупредили о мошенниках, выдающих себя за судебных приставов

06 апр. 2022 г., 14:52

На территории Московской области участились попытки обмана со стороны мошенников, выдающих себя за судебных приставов. Злоумышленники присылают на электронную почту граждан поддельные уведомления о задолженностях, которые якобы необходимо срочно оплатить, а в случае неуплаты долга угрожают арестом банковского счета и имущества, сообщает пресс-служба Главного управления региональной безопасности Подмосковья.

Для погашения задолженности мошенники могут отправить ссылку, при переходе по которой гражданам нужно ввести данные своей банковской карты.

Также злоумышленники отправляют людям ссылки, перейдя по которым якобы можно узнать о подробностях возникновения долга. После перехода по такой ссылке пользователю предлагается загрузить файл, в котором содержится вредоносный вирус. Через программу мошенники могут завладеть персональными данными жертвы и узнать реквизиты ее банковских карт.

В Главном управлении ФССП России по Московской области предупреждают, что при поступлении подобных сообщений на электронную почту стоит проявить особую бдительность: не нужно сразу переходить по ссылкам, загружать неизвестные файлы, проводить какие-либо финансовые операции и передавать мошенникам свои личные персональные данные, в том числе сведения о банковских картах и счетах.

Во избежание мошеннических действий необходимо проверять письма, в которых содержатся призывы к действиям, например: «открой», «прочитай», «ознакомься», а также с темами, связанными с долгами, финансами и банками.

Кроме того, необходимо внимательно изучить адреса официальных сайтов ФССП России и ГУФССП России по Московской области во избежание использования поддельных сайтов, предлагающих узнать о наличии задолженностей. При этом поддельные сайты могут копировать дизайн официального сайта и интерфейс сервиса «Банк данных исполнительных производств». Различия официального и поддельного адресов могут быть минимальными и отличаться одним знаком.

Отмечается, что уведомление о возбуждении исполнительного производства направляется гражданам почтой или в личный кабинет на портале госуслуг, в случае подачи пользователем соответствующего заявления о направлении ему юридически значимых уведомлений в электронной форме.

Получить достоверную информацию о наличии задолженности возможно с помощью «Банка данных исполнительных производств» на официальном сайте Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Московской области, а также с помощью портала госуслуг и мобильного приложения «ФССП».

Оплатить имеющуюся задолженность возможно только через портал госуслуг или по квитанции для оплаты задолженности в любой кредитной организации.

«Жителям Подмосковья необходимо быть бдительными, в случае подозрительных рассылок не активировать никаких ссылок и обратиться напрямую в то ведомство или организацию, откуда пришло письмо, чтобы исключить мошенничество», — отмечает заместитель председателя правительства Московской области — руководитель Главного управления региональной безопасности Роман Каратаев.

Цифровая безопасность Подмосковья: как защищают пользователей Сети>>

Источник: http://indubnacity.ru/novosti_oblasti/novosti_podmoskovya/zhiteley_podmoskovya_predupredili_o_moshennikah_vydayuschih_sebya_za_sudebnyh_pristavov_20220406

10 простых способов управления почтовым ящиком

Помимо просеивания спама, составления правильных ответов и отслеживания сообщений, требующих дальнейших действий, поддержание контроля над своим почтовым ящиком само по себе может показаться работой. Вот почему мы выбрали мозги профессионалов, которые разгадали секрет эффективных и организованных почтовых ящиков, несмотря на получение сотен электронных писем в день. Потому что наличие системы может помочь вам победить даже самый непослушный почтовый ящик.

1. Храните в папке «Входящие» только сообщения, требующие немедленных действий

Нулевой ящик «Входящие» может быть слишком высокой целью, но, будучи безжалостным в отношении того, какие сообщения должны занимать недвижимое пространство в папке «Входящие», вы можете чертовски приблизиться к ней.

«В большинстве случаев в моем почтовом ящике находится менее 25 сообщений. Это сделано намеренно. Я хочу иметь возможность открыть свой почтовый ящик и сразу увидеть, что является наиболее срочным и требующим ответа», — говорит Ли Энн Ньюман, старший менеджер программы в международной правительственной консалтинговой фирме. «Эта привычка подталкивает меня к чрезвычайно своевременным действиям».

Нередко Ньюман получает в течение нескольких часов более 100 электронных писем, многие из которых срочные и касаются менеджеров высокого уровня.В 2008 году у нее появилась возможность начать с нуля, когда ее компания перешла на новую систему электронной почты во время приобретения. «Это было похоже на генеральную уборку моего почтового ящика. И с тех пор я просто не могу работать с почтовым ящиком, который завален письмами без ответа», — говорит она.

2. Создайте «Папку ожидания» для ожидающих действий электронных писем

Итак, куда попадают электронные письма, если не в папку «Входящие»? Создайте «папку ожидания» для писем, которые требуют действий от кого-то еще, прежде чем вы сможете ответить. «Это огромная экономия времени», — говорит Дарси Миллер, эксперт по рабочим местам и основатель Pin and Pivot, которая в течение многих лет получала более 150 электронных писем в день.«Таким образом, эти электронные письма не засоряют ваш почтовый ящик, и это отличное место, чтобы просматривать каждый день или неделю, чтобы напомнить вам о том, какие проекты все еще находятся на рассмотрении».

Она усвоила этот прием на собственном горьком опыте, когда в первый год своей первой работы не смогла найти нужное вложение электронной почты. «Я потратила полдня на поиски этого электронного письма среди тысяч писем, которые были в то время в моем почтовом ящике», — говорит она. «Я поклялся, что с этого момента я буду контролировать свой почтовый ящик!»

3.Сделайте подпапки или ярлыки своим новым лучшим другом

Повсеместно знатоки почтового ящика рекомендуют создать простую для декодирования подпапку или систему ярлыков. Нейт Мастерсон, генеральный директор Maple Holistics, считает, что в некоторые дни он получает до 250 электронных писем, поэтому организация имеет первостепенное значение. «Ярлыки электронной почты — ваш друг», — советует он. «Используйте их, чтобы сгруппировать важные цепочки электронной почты, поэтому, когда вам нужно посмотреть что-то для справки, вы можете легко это сделать».

Ньюман говорит, что ее ярлыки включают темы, по которым у других могут возникнуть вопросы, поддержку решений, которые она приняла, и справочные материалы для будущих потребностей бизнеса.«У меня есть десятки подпапок и сотни электронных писем, заархивированных в них для справки», — говорит она. «Я могу найти то, что мне нужно, в течение нескольких секунд после запроса, потому что я знаю, где это хранится и как быстро его найти».

4. Установите правила или фильтры для папки «Входящие»

Многие поставщики услуг электронной почты позволяют вам устанавливать правила или фильтры для папки «Входящие», которые будут действовать за вас и помогут вам быстро классифицировать электронные письма, не истощая при этом умственных способностей.

Чтобы быть в курсе потока из 150 электронных писем, которые приходят к ней каждый день, Рэйчел Нил, генеральный директор Carex Consulting Group, использует функции правил Outlook.«У меня есть правила, которые помещают электронные письма в разные папки, имеют цветовой код и расставляют приоритеты в зависимости от отправителя», — говорит она. Затем, в конце дня, она быстро просканирует все, что могла пропустить. «Правила помогают убедиться, что я постоянно слежу и блокирую шум. Это помогает мне свести беспорядок к минимуму».

5. Используйте свой календарь для отслеживания сообщений электронной почты, требующих дальнейших действий

Поскольку на некоторые электронные письма может потребоваться больше, чем простой ответ, Ньюман рекомендует добавлять их в календарь.«Если я получаю электронное письмо, которое требует не только немедленного ответа, но и каких-либо последующих действий, я перемещаю электронное письмо в указанную подпапку и добавляю в свой календарь напоминание, в котором указывается местоположение папки и дата, когда будет выполнено последующее действие. требуется», — говорит она.

Она использует Microsoft Outlook, который позволяет получить доступ к календарю Outlook, но вы также можете сделать это в Gmail. Просто нажмите кнопку «Дополнительно» на панели инструментов и выберите «Создать мероприятие».

6. Не позволяйте нежелательной почте томиться в вашем почтовом ящике

Чувствуете, что играете в шутку с рекламными электронными письмами? Будьте быстры с кнопкой отказа от подписки.Дэвис Сикснанс, генеральный директор и основатель Printful, использует правило трех предупреждений для рекламных электронных писем и информационных бюллетеней. В третий раз, когда он удаляет информационный бюллетень или промо-письмо от определенного отправителя, он отписывается от списка.

7. Создавайте шаблоны для ответов на запросы

Создание разных ответов для каждого электронного письма может отнять много времени. Если вы обнаружите, что отправляете одно и то же письмо снова и снова, вам может быть полезно сохранить некоторые стандартные ответы в своих черновиках, которые вы можете легко использовать повторно.

Бетси Фейн, президент компании Clutterbusters, занимающейся профессиональными организаторскими работами, часто задавала вопросы, на которые можно было дать исчерпывающие ответы. «У меня есть заранее написанные электронные письма, которые я могу настроить и рассылать по электронным письмам с одними и теми же вопросами, например, «расскажите мне о ваших услугах» или «как мне назначить встречу?»

Если вы этого не сделаете’ Если вы не хотите делать это вручную, попробуйте плагин MixMax для Gmail или зайдите в настройки и включите готовые ответы. (Нажмите на шестеренку в правом верхнем углу папки «Входящие», выберите «Настройки» в раскрывающемся списке, перейдите на вкладку «Дополнительно» и нажмите «Включить» рядом с «Шаблоны ответов».») Это позволит вам сохранять шаблонные ответы.

8. Выделите временные блоки для проверки электронной почты и придерживайтесь их

Вы, вероятно, не стали бы оставлять свое расписание открытым для встреч с неопределенным временем и продолжительностью круглосуточно, так зачем позволять электронной почте вторгаться в ваш день?

«Я не оставляю свою электронную почту открытой на целый день; Я устанавливаю определенное время в течение дня, чтобы просмотреть каждое электронное письмо и вдумчиво ответить, архивировать или сохранить его на потом. Таким образом, я не работаю в режиме многозадачности и могу быстрее просматривать все свои электронные письма, потому что я действительно сосредоточен на текущей задаче», — говорит бизнес-консультант Дэвид Митрофф.«Я рекомендую людям начинать с трех разных получасовых блоков в день, чтобы читать и отвечать на свои электронные письма, и держать свой почтовый ящик закрытым до конца дня и при необходимости корректировать его».

В дополнение к блокировке по времени, чтобы быть в курсе ежедневной электронной почты, Джастин Лавель, директор по связям с общественностью BeenVerified, рекомендует выделять время раз в неделю для обслуживания почтового ящика. «Выбирайте время каждую неделю, чтобы поддерживать свой почтовый ящик. Берегите время, как любую другую важную встречу, и организуйте ее», — предлагает он.«Отметьте ненужное, заархивируйте все и расставьте приоритеты в списке дел».

9. Отключите уведомления по электронной почте

Даже если вы смирились с тем, что проверяете электронную почту только в заранее определенных блоках, песня сирены вашего уведомления в почтовом ящике может быть слишком большим искушением, чтобы сопротивляться. Если это так, решение простое: отключите уведомления. «Если вы работаете по временным блокам, вы никогда не проведете больше пары часов, не просматривая свои электронные письма», — говорит Миллер.«Отключите уведомления, так как они будут отвлекать вас от того, над чем вы сейчас работаете за своим рабочим столом».

Вы можете взять на себя ответственность, используя функцию Boomerang Inbox Pause. Сикснан разрешает получать электронные письма только два раза в день в определенное время, когда он может уделить им свое внимание.

10. Выполняйте бездумные задачи электронной почты во время простоя

Обеспечьте эффективную синхронизацию учетных записей электронной почты с телефоном и используйте моменты простоя для быстрой очистки почтового ящика.«Многие сообщения, которые я получаю, не требуют прямого действия», — говорит Бен Тейлор, основатель HomeworkingClub.com. «Спам может быть удален, другие вещи могут быть сохранены, и вы можете справиться со многими из них, пока вы стоите в двухминутной очереди в супермаркете».

Как управлять и организовывать рабочую электронную почту

Глава 1:  Управление вашей электронной почтой или электронная почта управляет вами?

Подобно тому, как владелец выгуливает свою собаку, вполне возможно, что им можно управлять по электронной почте. Но раз уж вы читаете это, похоже, вы готовы вернуть контроль над поводком.В этой главе мы рассмотрим причины, по которым важно сделать проверку электронной почты активной деятельностью, а также дадим несколько основных советов по организации и управлению электронной почтой.

Реактивный и проактивный: как вы проверяете свою электронную почту?

Проверяете ли вы свою электронную почту каждые пять минут на работе? Или, что еще хуже, оставлять его открытым на вашем компьютере весь день? Самым большим фактором неэффективности электронной почты является реакционный подход. Вместо того, чтобы управлять электронной почтой по расписанию, большинство людей просто реагируют на то, что приходит в их почтовые ящики, что может полностью испортить их день.Реагирование вместо управления распространено по нескольким причинам:

Необходимость реагировать

Мы все испытываем необходимость быстро отвечать на все электронные письма. Поскольку по умолчанию установлено значение «ответить как можно скорее», мы просматриваем нашу электронную почту на автопилоте, отвечая на все, как только можем, даже если не все сообщения требуют немедленного ответа или действия. Мы должны быть преднамеренными в отношении того, как мы отвечаем на электронную почту, чтобы избавиться от этой привычки.

Мы чувствуем себя продуктивными, даже когда это не так.Но если вы ставите перед собой задачу отвечать на каждое электронное письмо как можно скорее, вы продуктивно работаете над чужим списком дел, а не над своим собственным. Кроме того, постоянно отвлекаясь на электронную почту, мы не можем сосредоточиться на важной работе. Продуктивность требует стратегического подхода: активного определения того, какие электронные письма требуют ответа и того, как вы можете делегировать электронные письма, которые не требуют вашего участия, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.

Отсутствие организации

Без четкого процесса трудно управлять электронной почтой.Мы теряем время, возвращаясь к электронным письмам, которые мы уже прочитали, сортируем и пересортировываем, ищем и непреднамеренно тратим время других людей, пересылая электронные письма или отвечая всем людям, которые не должны быть вовлечены. Наличие организованного процесса управления электронной почтой предотвращает все эти проблемы.

Объединение вашей команды для создания процесса работы с электронной почтой и ее эффективного управления принесет пользу вам лично, вашей команде и вашей компании. Это позволяет вам оказывать большее влияние, поскольку вы можете посвятить время важным, но не срочным проектам, которые увеличивают ценность, которую вы предоставляете.Это также повышает эффективность вашей команды, поскольку члены команды оптимизируют свою работу и устраняют дублирование работы.

В конечном счете, это приводит к улучшению результатов для компании, поскольку организованный и эффективный процесс электронной почты приводит к более быстрому решению проблем клиентов, более быстрому заключению сделок и своевременному продвижению проектов.

Как управлять рабочей электронной почтой на профессиональном уровне

Давайте рассмотрим некоторые способы, которые упрощают ответы на электронные письма и позволяют выполнять работу.

1.Проверяйте электронную почту в назначенное время

Если ваша роль связана с решением проблем или творческим мышлением, вам нужно дать себе мысленное пространство для выполнения этой важной работы. Если вы постоянно находитесь в режиме электронной почты, вам будет трудно освободить свой мозг для такого типа мышления. Выделение определенного времени для проверки электронной почты (даже если это происходит раз в пару часов) поможет обеспечить выполнение других ваших задач. Попробуйте выбирать от трех до пяти раз в день, когда вы будете просматривать свой почтовый ящик. В противном случае вкладка остается закрытой.Вы даже можете поставить напоминание в свой календарь, если боитесь забыть.

2. Знайте, когда использовать телефон или видеовстречу

Мы все были там: участвуя в разговоре по электронной почте с несколькими ответами, ожидая ответа… теряя время. Если вы отправляете электронное письмо члену команды, предложите перенести разговор на телефонный звонок или видеоконференцию. Затем вы можете быстро завершить разговор и приступить к работе.

3. Делайте короткие электронные письма

Если вы имитируете Шекспира в своем композиторе, ваша электронная почта займет много времени.Делайте электронные письма как можно короче, чтобы сэкономить время и быть более профессиональным. А если электронное письмо требует длинного ответа, попробуйте перевести разговор на телефон. Прочтите и избегайте пространных фраз, повторений и вводных слов, например: «Я хотел связаться, чтобы узнать, есть ли у вас пропускная способность…». Вместо этого сразу переходите к вопросу: «У вас есть пропускная способность для…»

.
4. Отказ от подписки на рассылки или категоризация рассылок по электронной почте

Почти каждый почтовый ящик заполнен рассылками по электронной почте.Отмените подписку на списки, с которыми вы больше не взаимодействуете, или настройте правило для автоматической отправки этих писем в соответствующую папку. Или используйте Unroll.me, чтобы отправить сводку всех ваших электронных писем в конце дня.

5. Сохраняйте и используйте шаблоны сообщений

Скорее всего, вы неоднократно отвечаете на одни и те же вопросы в течение любой недели. Шаблоны сообщений (Быстрые части в Outlook) позволяют создавать и сохранять фрагменты или целые электронные письма, которые можно добавить одним нажатием кнопки.Больше не нужно вводить один и тот же ответ снова и снова.

6. Используйте правила маршрутизации для действий, которые вы повторяете в своем почтовом ящике

Правила электронной почты автоматически сортируют электронные письма по мере их поступления. Используя правила, вы избавитесь от необходимости сортировать электронную почту вручную. Используйте папки или ярлыки, которые вы настроили, и создайте правила для сортировки электронных писем с определенными характеристиками (отправленные по адресу, строке темы и т. д.) в эти папки или ярлыки.

7. Удалите электронную почту с телефона

Трудно не бездумно проверять электронную почту, когда ее можно просто провести пальцем по экрану.Освободитесь от цепочек электронной почты, пока вы стоите в очереди в продуктовом магазине или ждете автобуса — это так же просто, как удалить электронную почту со своего смартфона.

8. Не храните электронную почту на вкладке

Многие люди целый день держат электронную почту на компьютере. Но это только усиливает искушение проверить это.

💡Совет по написанию быстрых и лаконичных электронных писем

Чем короче, тем лучше, когда речь идет о рабочей электронной почте. Это не только поможет вам сэкономить время, но также повысит ваш профессионализм и поможет вам донести свою точку зрения.Старайтесь использовать как можно меньше слов, когда пишете электронные письма на работе. Во-первых, попробуйте написать сообщение как обычно. Затем просмотрите и удалите все слова, которые не нужны, чтобы донести свою точку зрения. Общие фразы, от которых обычно можно отказаться? «Я просто хотел зарегистрироваться…»; «для того, чтобы»; и «в процессе».

Подробнее о словах и фразах, которые следует исключить из электронных писем

Архивировать или удалить: имеет ли это значение?

Кто-то архивирует, кто-то удаляет. Какая разница? Что лучше? Давайте исследовать.

Архивировать или удалять

Как архивирование, так и удаление — отличные способы очистки почтового ящика. Когда вы архивируете электронное письмо, оно покидает папку «Входящие» и попадает в папку «Вся почта». Когда вы удаляете электронное письмо, оно покидает папку «Входящие» и попадает в папку «Корзина». В зависимости от ваших настроек и почтового клиента, который вы используете, электронные письма в вашей «Корзине» будут безвозвратно удалены через определенный промежуток времени. Однако заархивированные электронные письма остаются в папке «Вся почта» до тех пор, пока вы не решите переместить их в другое место или удалить.

Должен ли я архивировать или удалять электронные письма на работе?

В вашей компании могут быть правила обращения с электронной почтой, но, как правило, архивирование является более безопасным вариантом для рабочей электронной почты. Архивирование означает, что вы сможете получить доступ к электронным письмам позже, если они вам понадобятся, а удаление и отправка электронных писем в корзину может означать потерю данных, которые вам понадобятся в будущем.

Глава 2:  Организация рабочей электронной почты
3 основных инструмента для организации рабочей электронной почты

Эффективное управление электронной почтой начинается с четкой организации электронной почты.Вам необходимо создать систему, которая позволит вам быстро сортировать и идентифицировать важные электронные письма. Вы можете воспользоваться встроенными инструментами вашего почтового клиента, чтобы организовать свой почтовый ящик.

1. Папки, ярлыки или теги

Папки и ярлыки позволяют сортировать входящие электронные письма по категориям. Категоризация электронной почты с помощью файловой системы упрощает поиск определенных электронных писем позже, назначение электронных писем определенным членам команды или создание групп действий, с которыми нужно работать в назначенное время.Вы можете использовать системы папок и ярлыки различными способами, в зависимости от вашей конкретной роли и потребностей.

  • Если вы занимаетесь маркетингом или управлением проектами, категоризация по проектам поможет собрать связанные электронные письма вместе и упростить их поиск, когда они вам понадобятся.

  • Если вы занимаетесь управлением учетными записями или службой поддержки клиентов, может быть полезно классифицировать электронные письма по отправителям.

  • Независимо от вашей роли, вы также можете создать папку или ярлык, который будет служить списком дел.

2. Значки приоритета

Значки приоритета, такие как звезды или стрелки, обеспечивают еще один уровень организации. Многие почтовые клиенты позволяют создавать несколько значков для разных целей. Например, вы можете использовать эти значки, чтобы идентифицировать электронные письма от приоритетных клиентов, отличать активные электронные письма от тех, на которые уже ответили, или помечать электронные письма, содержащие информацию, которую вам нужно будет просмотреть позже.

3. Правила и автоматизация

Правила как волшебная палочка в вашем почтовом ящике.Они позволяют настроить автоматизацию действий, которые вы часто делаете. Например, помечайте определенные электронные письма, перемещайте определенные электронные письма в папки или архивируйте определенные электронные письма — все автоматически. Если вы воспользуетесь этим, вы сможете открывать гораздо более организованный почтовый ящик каждое утро.

Популярные методы организации рабочей электронной почты в папках

Если вам нужно вдохновение в том, как использовать папки, ярлыки и правила, не ищите дальше. Вот некоторые распространенные методы, которые люди используют для организации своей рабочей электронной почты.

1. Метод 5 папок

Этот метод отлично подходит для тех, кто любит списки дел. Вы создаете пять папок для своих электронных писем, упорядоченных по времени, когда вам нужно с ними работать:

  • Входящие — сюда приходят все новые электронные письма

  • Сегодня — электронные письма, над которыми вам нужно работать немедленно

  • Это неделя — электронные письма, которые должны быть адресованы на этой неделе

  • В этом месяце — электронные письма, которые могут подождать

  • К вашему сведению — вещи, на которые нужно ссылаться, но не нужно предпринимать никаких действий

Прелесть этого метода в том, что вы точно знаете, что вам нужно сделать прямо сейчас, и вы можете быть уверены, что не потеряете электронные письма, над которыми вам нужно поработать позже.

2. Метод с ожидающей папкой

Если метод с 5 папками слишком практичен, попробуйте метод с ожидающей папкой. Просто переместите любое электронное письмо, ожидающее действия, в папку «Ожидание». Таким образом, вы знаете, что вам нужно отправить ответ или продолжить, если вы не получили ответ. Любые электронные письма, которые находятся в вашем почтовом ящике, должны быть проверены, и все, что находится в папке «Ожидание», — это то, над чем вы сейчас работаете.

Узнайте больше о методах организации папки «Входящие»

Глава 3:  Выбор почтового клиента для управления рабочей электронной почтой

Большая часть производительности электронной почты зависит от инструмента, который вы используете для управления своей электронной почтой.Есть три основных инструмента, которые предприятия используют для управления рабочей электронной почтой: Gmail, Outlook и Front. Мы рассмотрим основы управления электронной почтой в каждом из них, а также их преимущества и недостатки.

Управление электронной почтой с помощью Gmail

Gmail — это почтовый продукт Google, который хорошо известен своим личным управлением электронной почтой. В нем есть несколько функций, которые помогут вам оставаться организованным в папке «Входящие». В чем он не справляется, так это в том, что помогает вам управлять рабочей электронной почтой в команде.

  • Группы Google — это в основном инструмент для создания списков рассылки и управления ими.

  • Категории — электронные письма автоматически распределяются по вкладкам в верхней части папки «Входящие».

  • Звезды и ярлыки. Мы упоминали звездочки и ярлыки выше, но многие пользователи Gmail не знают, что они могут создавать несколько разных типов звездочек для дальнейшей настройки своей организационной системы. Вы можете установить разные цвета для каждой звезды, а также установить разные формы.

  • Пользовательский макет — вы можете настроить макет папки «Входящие» Gmail в соответствии с вашей организационной системой.Например, вы можете упорядочивать сообщения с помощью вкладок или устанавливать помеченные сообщения электронной почты или непрочитанные сообщения, чтобы они отображались вверху, среди других параметров.

  • Темы для папки «Входящие» — вы можете сделать изображение фоновым для папки «Входящие», чтобы немного персонализировать свое рабочее пространство.

  • Стандартные ответы — стандартные ответы Gmail встроены в основные функции Gmail и просты в использовании.

  • Ярлыки. Навигация по почтовому ящику, форматирование текста и выполнение множества других действий с помощью сочетаний клавиш Gmail.

  • Отменить отправку — после отправки электронного письма можно выбрать отображение временного окна, в котором можно отменить отправку на тот случай, если вам понадобится что-то отредактировать в последнюю минуту.

  • Надстройки — надстройки, такие как Boomerang, позволяют запланировать отправку электронной почты на определенную дату и время, а также отложить электронную почту до более позднего времени, когда она снова появится в вашем непрочитанном электронном письме.

Gmail позволяет вам общаться с товарищами по команде в вашем почтовом ящике через GChat, но окно чата не интегрировано в ваши цепочки электронной почты.Сообщения чата всплывают в окне, которое перекрывает ваш почтовый ящик, поэтому оно по-прежнему живет отдельно. Это означает, что вы можете застрять в описании электронного письма в чате — «Они сказали XYZ в этом письме…», и когда вы хотите найти и сослаться на беседу, вы не можете выполнять поиск как в чате, так и в электронной почте в строке поиска входящих сообщений.

Управление электронной почтой с помощью Outlook

Outlook во многом похож на Gmail, но использует другую терминологию. Вот что вы можете сделать в Outlook, чтобы упростить управление электронной почтой.

  • Входящие — управляйте отдельной рабочей электронной почтой, например [email protected]

  • Общие почтовые ящики — управление и отправка электронной почты с группового адреса в составе команды, например [email protected] .

  • Папки — Outlook использует папки, а не ярлыки для классификации электронной почты. В папке «Входящие» есть несколько папок по умолчанию, но вы можете создать любое количество новых папок в соответствии с вашей организационной системой.

  • To Do — To Do позволяет перетаскивать сообщения в любой заданный список и позволяет прикреплять файлы, расширяя список задач.

  • Quick Parts — Quick Parts — это эквивалент готовых ответов в Outlook. Создавайте стандартные блоки текста, которые вы можете добавлять в свои электронные письма.

  • Быстрые действия — Быстрые действия — это ярлыки Outlook. Автоматизируйте повторяющиеся шаги для упрощения рабочих процессов.

  • Правила — правила позволяют автоматически перемещать электронные письма или автоматически отвечать на электронные письма.

В Outlook нет внутреннего чата в вашем почтовом ящике. Вместо этого вы можете использовать Microsoft Teams, отдельное приложение от вашего почтового ящика, для внутреннего общения с товарищами по команде.

Управление рабочей электронной почтой с помощью Front

Front — это гибкая платформа для управления общением, которая упрощает организацию рабочей электронной почты и управление ею. Однако ключевое отличие Front в том, что вы можете работать вместе с товарищами по команде совершенно по-другому. Вот пять способов, которыми Front поможет вам взять на себя ответственность за свою работу.

  • Правила — создавайте правила для автоматизации действий, которые вы часто повторяете в своей папке «Входящие», например, архивации, пометки, перемещения электронных писем в другие почтовые ящики.Настройте сложные рабочие процессы, такие как эскалация, автоматические ответы, оповещения и многое другое.

  • Задания — назначьте сообщение владельцу, чтобы каждый участник группового сообщения имел четкое представление о владении и знал, что им нужно сделать.

  • Интеграции — получайте доступ к более чем 50 приложениям и редактируйте их прямо на боковой панели в папке «Входящие». Поддерживайте актуальность Salesforce, создавайте задачи Asana, закрывайте задачи Jira и т. д.

  • Теги — создавайте и добавляйте теги к сообщениям, чтобы выделить их, упорядочивайте их в папки и оценивайте аналитику сообщений по тегам.

  • Комментарии. Общайтесь в чате и @упомяните свою команду непосредственно в цепочках электронной почты, вместо того, чтобы пересылать электронные письма или отправлять копии.

  • Режим «Нет на месте» — переключитесь в режим ООО, чтобы получать ответы на свои электронные письма, когда вас нет на работе.

1. Просматривайте все в одном месте

Когда вы подключаете свою индивидуальную рабочую электронную почту к Front, вы можете просматривать все свои электронные письма в одном месте, включая электронные письма, отправленные непосредственно вам, и электронные письма, назначенные вам из общих почтовых ящиков.

2. Более организованное рабочее пространство

Теги Front упорядочивают рабочие электронные письма, чтобы помочь вам быстрее находить важные сообщения. Настройте личные теги, которые видны только вам, или общедоступные теги, которые может использовать и ваша команда.

3. Будьте более продуктивны

Множество ярлыков Front помогут вам ускорить работу с почтой:

  • Создание шаблонов сообщений (консервированных ответов) для приглашений на встречи, обновлений проектов и т. д.

  • Предварительная запись электронных писем и планирование их быть отправлены автоматически в более позднее время.

  • Откладывать электронные письма, которые не являются срочными или на которые вы еще не готовы отвечать.

  • Установите автоматические напоминания, чтобы связаться с кем-то, если вы не получили ответ на свое электронное письмо, чтобы ваше электронное письмо не провалилось.

  • Знайте, видели ли получатели вашу электронную почту с «уведомлениями о прочтении», которые показывают дату и время, когда они просматривали вашу электронную почту.

4. Упростите совместную работу с внутренними комментариями, общими черновиками и заданиями

Используйте комментарии и @упоминания, чтобы делиться и обсуждать электронные письма с определенными товарищами по команде, а не пересылать электронные письма товарищам по команде или копировать их.Перемещайте электронные письма в общую папку «Входящие» вашей команды, чтобы у всех была общая точка зрения. Настройте правила, чтобы мгновенно делегировать электронные письма нужному человеку.

Когда команды используют Front вместе, они получают еще больше преимуществ. Члены команды могут назначать друг другу ответственность за определенные сообщения, автоматизировать рабочие процессы, измерять производительность команды и получать полезную информацию о том, как команда достигает своих целей.

7 основных рекомендаций и советов по управлению электронной почтой

Управление электронной почтой требует много времени.

Знаете ли вы, что средний профессионал получает 121 электронное письмо каждый день?

Большинство работающих людей тратят до 28% своей рабочей недели на чтение и ответы на электронные письма.

Неудивительно, что нас постоянно перегружают электронными письмами, и в результате мы становимся менее продуктивными на работе.

Но так быть не должно.

Если вы сможете структурировать и организовать работу с электронной почтой , жизнь станет проще.

У вас появится больше времени для себя, и вы сможете выполнять более эффективную работу.

Давайте рассмотрим некоторые проверенные тактики и стратегии управления электронной почтой.

1. Выделите время электронной почты в своем календаре

Так же, как вы находите время для себя, выделите структурированное время для электронной почты в своем расписании.

Это важно сделать, потому что средний работник проверяет свою электронную почту почти 74 раза в день!

МНОГО времени, энергии и усилий потратил на то, что не обязательно требует такой большой умственной активности.

Но вот в чем дело: электронная почта может показаться не такой навязчивой, как телефонный звонок, но в конечном итоге она создает гораздо больше стресса.

Как работающие профессионалы, мы часто беспокоимся о них, продолжаем проверять почту и в конечном итоге теряем фокус на вещах, которые действительно важны.

Итак, это подводит нас к самой фундаментальной стратегии: каждый день выделять фиксированное время для работы с электронной почтой.

Вы можете сделать это за один раз или запланировать блоки времени в течение дня только для электронной почты.

В идеале избегайте многозадачности при проверке электронной почты. Это потому, что когда вы сводите к минимуму отвлекающие факторы и остаетесь сосредоточенным, становится легче пройти через все.

Тим Феррисс в своем бестселлере «Четырехчасовая рабочая неделя:

» обсуждает отличный способ взломать шаблон электронной почты.

«Из-за большой рабочей нагрузки я в настоящее время проверяю электронную почту и отвечаю на нее два раза в день в 12:00 по восточному времени [или в вашем часовом поясе] и в 16:00 по восточному времени. Если вам требуется срочная помощь (пожалуйста, убедитесь, что это срочно), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону XXX-XXX-XXXX.

Вывод довольно простой, но глубокий.

Во-первых, электронные письма могут подождать. Во-вторых, если это очень срочно, НЕ отправляйте электронное письмо. Вместо этого возьмите трубку.

2. Создание ярлыков, папок и категорий

Одним из способов упростить управление электронной почтой является организация. Это включает в себя настройку ярлыков, папок и категорий.

Имейте в виду, что не существует стандартного правила, применимого к созданию категорий.

Это полностью зависит от человека, электронных писем, которые он получает , и от того, как лучше всего разделить свои сообщения.

Например, сотруднику финансового отдела может понадобиться несколько папок. Один для счетов-фактур, один для возмещения расходов и так далее.

Сотрудник отдела маркетинга может иметь такие папки, как входящие, гостевые посты, реклама и т. д.

Ключевым моментом является расстановка приоритетов, группировка и сортировка писем по категориям.

Самым большим преимуществом такой организации электронной почты является то, что становится очень легко находить определенные электронные письма всего за несколько щелчков мышью.

Помимо создания основных папок, вы также можете настроить родительские категории и создать под ними подкатегории.

Чтобы сделать это, например, в Gmail, перейдите в папку «Входящие» и просмотрите меню левой боковой панели в полном объеме.

На вкладке «Категории» вы найдете «управление ярлыками». Нажмите здесь «создать новый ярлык».

Каждая создаваемая вами этикетка представляет собой папку. Так что дайте ему подходящее (удобное для поиска) имя.

Gmail также позволяет назначать ярлыкам разные цвета.

3. Коснитесь один раз

Принцип «нажми один раз» основан на быстром принятии решений при работе с электронной почтой.

Он также известен как метод Only Handle It Once (OHIO).

Идея здесь в том, что повторное посещение электронной почты снова и снова является пустой тратой времени.  

Итак, вы касаетесь его один раз, выполняете какие-либо действия, отправляете его в архив и затем переходите к следующему письму.

Принцип «прикоснись один раз» может показаться простым, но ему может быть немного трудно следовать, когда дело доходит до электронной почты, потому что мы склонны откладывать ответы на электронные письма.

Но такое мышление важно, так как большинство из нас каждый день имеют дело с большими объемами электронной почты.

Это позволит вам не отвлекаться постоянно на мысли о неотвеченных электронных письмах, которые могут резко снизить вашу производительность.

4. Следуйте правилу одной минуты

Правило одной минуты поможет вам лучше управлять электронной почтой и временем.

Вот что это влечет за собой: если вам нужно всего минуту, чтобы ответить на электронное письмо, сделайте это немедленно.

Таким образом, вы не сидите на электронных письмах, которые можно мгновенно отреагировать и удалить. Это также ускорит очистку почтового ящика.

Разновидностью этого правила является правило двух минут, введенное Дэвидом Алленом, автором книги «Как привести дела в порядок» .

Концепция остается прежней: если ответ на письмо занимает всего 2 минуты, сделайте это прямо сейчас.

5. Чтение сверху вниз, запись снизу вверх

Атиш Давда, генеральный директор EquityZen, предлагает уникальный способ просмотреть ваш почтовый ящик.

Читать письма по темам в обратном хронологическом порядке и отвечать на них в хронологическом порядке.

Согласно Атиш Давда:

«Этот хитрый хак использует тот факт, что некоторые люди сразу же отвечают на электронные письма, иногда запуская «теннисный матч» по электронной почте, съедая час, который вы отвели, чтобы разобраться со всем своим почтовым ящиком, и оставляя вас чувствовать себя позади. Если вы отвечаете на электронные письма в хронологическом порядке, вы с меньшей вероятностью застрянете на пересылаемых электронных письмах и с большей вероятностью останетесь на правильном пути».

6. Знайте, когда отправлять электронные письма 

Управление электронной почтой зависит как от вида и объема отправляемых вами электронных писем, так и от вида и объема получаемых вами электронных писем.

Есть известная поговорка: Если вы хотите получать меньше писем, отправляйте меньше писем.

Когда дело доходит до их отправки, это будет зависеть от характера вашей работы.

Это потому, что есть определенные функции, в которых сотрудники выполняют большую часть своей повседневной работы с электронной почтой.

Например, те, кто работает с клиентами, должны регулярно связываться с существующими клиентами. И обычно электронная почта является предпочтительным каналом для этого.

В такой роли следите за тем, чтобы ваше общение было четким и ясным.

Один из способов, с помощью которого вы можете отправлять меньше сообщений электронной почты, — это выбрать, какие разговоры вы хотите вести по электронной почте, а какие — по телефону.

Если вы просто информируете клиента об обновлении, подойдет электронная почта.

Но если вы хотите связаться с клиентом и узнать, что он думает об использовании вашего продукта или услуги, сделайте это по телефону. В противном случае это может привести к большому количеству переписки по электронной почте.

Для таких функций, как Sales и Lead Gen (группы, которые рассылают электронные письма массово), вам необходимо подтвердить, правильно ли доставляются ваши электронные письма.

Если ваши электронные письма попадают в папку со спамом или часто возвращаются , есть вероятность, что ваш домен будет заблокирован.

Вот почему использование инструмента для проверки адресов электронной почты может быть полезным.

Таким образом, вы можете быть уверены, что отправляете электронное письмо нужному человеку и что ваше время и энергия не тратятся впустую.

7. Преобразуйте свои групповые учетные записи электронной почты в общие почтовые ящики

Большинство компаний имеют групповые учетные записи электронной почты, такие как [email protected] и [email protected].

Они облегчают людям со стороны знакомство с вашим брендом.

Но вот в чем дело: групповые электронные письма могут быть такими же раздражающими и подавляющими, как и группы в WhatsApp.

На такие учетные записи электронной почты поступает постоянный поток входящих сообщений , что усугубляется тем фактом, что нет простого способа назначать электронные письма отдельным лицам и отслеживать эти задачи.

Вы должны иметь возможность оптимизировать электронные письма, поступающие в групповые почтовые ящики, и организовать рабочие процессы, чтобы было меньше беспорядка, и каждый член команды четко понимал, над каким электронным письмом ему нужно работать.

Вот где может пригодиться система продажи билетов по электронной почте, такая как Hiver.

Помогает управлять общими почтовыми ящиками службы поддержки клиентов прямо из почтового ящика Gmail.

Вы можете легко назначать электронные письма в качестве задач любому члену вашей команды одним щелчком мыши — без переадресации.

Вы также можете обмениваться внутренними сообщениями без написания дополнительных электронных писем.

Подведение итогов

Не существует стандартизированного подхода к управлению электронной почтой, поэтому важно отметить, что не все эти стратегии вам подойдут.

Возможно, вам придется поэкспериментировать, чтобы понять, какие советы вам подходят.

Придерживайтесь структуры управления электронной почтой, и вы начнете замечать результаты на протяжении всего рабочего процесса.

Независимо от того, какой подход вы выберете, постоянство имеет ключевое значение, если вы хотите поддерживать чистоту и порядок в почтовом ящике.

Этот пост написал Ганеш Мукундан , контент-маркетолог из Hiver , который любит все, что связано с клиентским опытом и обслуживанием клиентов.

Ганеш обожает рассказывать восхитительные истории клиентов, исследовать тенденции клиентского опыта и погружаться в такие концепции, как VoC и картирование пути клиента.

В свободное от работы время Ганеш любит читать рэп, играть в футбол и запоем смотреть скандинавские телешоу.

11 советов по более эффективному управлению электронной почтой

Электронная почта может заставить нас чувствовать, что мы боремся за то, чтобы держать голову над водой. Страницы вашего почтового ящика длинные? Вы начинаете каждый день читать электронную почту, думая, что ответите на самые важные сообщения, только чтобы посмотреть и понять, что прошел час, а вы до сих пор ничего не сделали? Вам не хватает места для электронной почты каждые несколько дней? Ощущается ли электронная почта мультипликатором или убийцей продуктивности?

Требуется всего несколько простых приемов, чтобы более эффективно работать с электронной почтой и не чувствовать себя отягощенным ею.Некоторые из этих советов основаны на функциях, имеющихся в большинстве почтовых программ, но другие представляют собой способы изменения ваших собственных привычек, чтобы небольшие повседневные взаимодействия с электронной почтой помогали вам в управлении ею.

Думайте об этом, как о чистке зубов. Есть разница между ежедневной гигиеной полости рта и походом к стоматологу, но вы должны делать и то, и другое. Вы должны чистить зубы два раза в день и использовать зубную нить один раз в день, и эти привычки чрезвычайно важны для здоровых зубов. Каждые полгода следует также посещать стоматолога для более тщательной чистки, рентгена и других профилактических мероприятий.Ежедневная гигиена предотвращает накопление более серьезных проблем. Визиты к дантисту помогут вам обнаружить и исправить нарастающие проблемы до того, как они выйдут из-под контроля.

Конечно, даже с зубами что-то может пойти не так. Несчастный случай может вывести их из строя, или ваши гены могут повлиять на них, точно так же, как новый проект или смена работы могут внезапно вызвать взрыв электронной почты. Как бы то ни было, это не означает, что вы должны перестать регулярно пользоваться зубной нитью или посещать стоматолога или каждый день очищать свою электронную почту.Если у вас возникла непредвиденная проблема, вам все равно нужно следовать хорошим привычкам, чтобы держать все под контролем.

Когда вы измените способ взаимодействия с электронной почтой в краткосрочной перспективе — когда и как вы ее проверяете, как часто вы удаляете сообщения и т. д., — это сделает вашу жизнь проще в долгосрочной перспективе.

Вот несколько советов, как сделать электронную почту менее обременительной. Позвольте мне предупредить вас, что эти советы основаны на здравом смысле и не являются панацеей, а это значит, что они не взорвут ваш мозг и не станут мгновенной сенсацией.Но ни зубной нитью.

1. Удалить сначала

Первое, что нужно сделать, когда вы открываете папку «Входящие», — это просмотреть, что можно удалить. Посмотрите на строку темы и отправителя. Это мусор? Это рекламное письмо, которое вы никогда не прочтете? Является ли это уведомлением от вашего коллеги, в строке темы которого говорится, что они будут отсутствовать сегодня, и почти нет шансов, что какая-либо дополнительная информация в теле электронного письма будет иметь отношение к вам? Если да, то выкинь.

Все сообщения, которые вы определили как неважные, должны быть выбраны и перемещены в корзину скопом.Если вы не торопитесь в определенное утро, вы можете даже попытаться определить одного или двух постоянных емейлеров, от которых можно отписаться.

Почему важно сделать этот шаг первым? Когда вы сразу же удаляете нерелевантные сообщения, вы облегчаете просмотр оставшихся сообщений. Когда вы увидите оставшиеся сообщения, вы сможете быстрее отсортировать важные. Если вы сможете идентифицировать хотя бы пять или десять процентов вашей ежедневной входящей почты как «вероятно не требующую действий», чтобы вы могли быстро удалить ее, вы будете в гораздо лучшей форме, чтобы продуктивно начать свой день.

2. Используйте более одного адреса электронной почты

Я терпеть не могу маркетинговые электронные письма или подтверждения доставки, а тем более напоминания от моего банка об оплате счета по моей кредитной карте, когда она уже настроена для автоматической оплаты. (Грр.) Все эти сообщения загромождали бы мой почтовый ящик и затрудняли бы обнаружение важных электронных писем, за исключением того, что у меня есть стратегия для работы с ними.

Я использую отдельный адрес электронной почты для всех этих маловажных сообщений.

Есть несколько способов сделать это. Вы можете полностью настроить новую учетную запись электронной почты для этой цели, как я это делаю, или вы можете создать адрес-псевдоним, используя свою текущую учетную запись.Большинство провайдеров электронной почты позволяют вам это сделать. Затем вы создаете правило или фильтр в своей учетной записи электронной почты, чтобы все сообщения, отправляемые на псевдоним, пропускали папку «Входящие» и попадали в другую папку. Назовите это «Входящие 2», «Низкая важность» или как хотите.

Одним из преимуществ использования отдельного адреса электронной почты для этой цели является то, что вы храните эту не совсем нежелательную почту, которую иногда называют серой почтой, отдельно от важной почты. Кроме того, если компания продает ваш адрес электронной почты другому списку рассылки, любые новые и нежелательные маркетинговые сообщения также не попадут в ваш основной почтовый ящик.Третье преимущество заключается в том, что вы не отвлекаетесь на эти сообщения, учитывая, что вам нужно войти в другую программу электронной почты или перейти к другому почтовому ящику, чтобы получить к ним доступ.

3. Короткая запись

При написании электронных писем говорите, что имеете в виду, будьте ясны и кратки. Почему? Краткий текст помогает людям, прочитавшим ваше сообщение, добраться до сути и более эффективно обработать свою электронную почту. Они могут уловить ваш тон и ответить тем же, что облегчит вам жизнь.

В некоторых ситуациях требуются полные предложения и формальный язык, но фрагменты могут быть чрезвычайно эффективными в электронной почте.Используйте их, когда это имеет смысл. Полиция грамматики не станет тебя преследовать. Конечно, иногда вам нужно быть очень подробным и использовать преимущество бумажного следа электронной почты — есть запись обо всем. Однако в целом по умолчанию следует использовать краткий, ясный и простой язык.

Не все умеют быть краткими, и это может показаться кратким. Чтобы не показаться недружелюбным, вы можете добавить смайлик или восклицательный знак. Или просто сообщите людям, что вы стараетесь быть лаконичным в электронной почте, и они не должны принимать это на свой счет.

4. Используйте группы или списки рассылки

Если вы повторно отправляете сообщение одной и той же группе людей, настройте группу или псевдоним электронной почты. В Outlook это называется списком рассылки. В Gmail перейдите в раздел «Контакты» (contacts.google.com), выберите людей, которых хотите добавить в группу, и щелкните значок ярлыка. Дайте вашей группе имя. После сохранения вы можете ввести это имя, чтобы автоматически составить сообщение для всех в группе.

Использование групп не только экономит время, избавляя от необходимости вводить имя каждого человека при отправке сообщения группе, но и настраивает вас на тактику простого удаления, как я объясню чуть позже.

5. Создание шаблонов или готовых ответов

Если есть сообщение, которое вы отправляете снова и снова, не пишите его каждый раз с нуля. Повторно используйте то, что вы уже написали, создав шаблон или готовый ответ, как это называет Gmail.

Вот несколько примеров сообщений, которые люди часто отправляют:

  • Спасибо за обращение, но мне это не интересно,
  • Подтверждение получения. Спасибо и, пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-то еще с моей стороны, и
  • Похоже, это работа для нашего юридического отдела.Лучшее контактное лицо…

Когда у вас настроено несколько шаблонов, вы можете отвечать на сообщения, которые обычно занимают ненужное время, даже не задумываясь об этом, что позволяет вам заняться более важной работой.

6. Повторное использование строк темы

Повторное использование отправленных сообщений с помощью шаблонов и готовых ответов повышает вашу эффективность за счет минимизации написания. Повторное использование строк темы позволяет проще и быстрее удалять или архивировать старые сообщения. Я объясню, как дальше.

7. Сортировка по удалению

Ограничения данных могут подкрасться к любому, даже к высокоорганизованным людям. Чтобы освободить место, нужно массово удалять ненужные сообщения. Это своего рода рутинная работа, о которой вы можете думать, как о походе к стоматологу. Вам не обязательно делать это каждый день, но если делать это периодически и регулярно, это поможет предотвратить более серьезные проблемы. Я считаю, что три метода удаления особенно полезны.

Во-первых, отсортируйте почту , отправленную , по размеру файла или вложению и выбросьте самые большие, которые вам не нужны.Причина, по которой я сосредотачиваюсь на отправленных сообщениях, заключается в том, что если я отправил вложение, есть большая вероятность, что я владею файлом, и поэтому у меня есть еще одна копия, сохраненная где-то еще.

Второй способ — сортировать отправленную почту по строке темы и искать сообщения, которые вы отправляете на регулярной основе. Если вы отправляете еженедельное сообщение с темой «Чистка холодильника сегодня в 16:00», вы можете быстро просмотреть, выбрать и удалить их все сразу.

В-третьих, отсортируйте сообщения по получателям.Вероятно, у вас есть несколько коллег, друзей или группы людей, которым вы часто пишете по электронной почте. Вполне вероятно, что многие из сообщений, отправленных между вами и ими, не очень важны. Если они вам больше никогда не понадобятся, выберите сразу несколько сообщений и удалите их сразу.

8. Отключите уведомления, закройте электронную почту для фокуса

Получение оповещения на экране о каждом входящем сообщении невероятно мешает и отвлекает. Я предполагаю, что подавляющему большинству работников было бы лучше, если бы оповещения по электронной почте были полностью отключены.Помогает только в самых редких случаях. Итак, отключите уведомления.

Точно так же закройте приложение электронной почты или его вкладку в браузере, если вам нужно выполнять высококонцентрированную работу в течение как минимум 30 минут. Мне больно писать этот совет, зная, что почти никто ему не последует. На самом деле очень немногие люди делают это, но я хотел бы убедить больше людей попробовать. Представьте, насколько проще будет найти поток, если вас не будет отвлекать электронная почта.

Рекомендовано нашими редакторами

Вспомните, когда вы в последний раз работали в автономном режиме, будь то в самолете без Wi-Fi или когда ваш интернет не работал.Или, может быть, вы работали в часовом поясе, где у вас не так много других коллег, и поэтому у вас не было перерывов в работе с электронной почтой в течение длительного отрезка дня. Закрывая электронную почту, вы приближаетесь к воспроизведению того опыта, когда вас не прерывают, но при этом сохраняете возможность доступа к другой онлайн-информации по мере необходимости.

9. Кооптировать автоматические ответы

В связи с предыдущим советом, скажем, вы не будете закрывать окно электронной почты, потому что боитесь, что кто-то попытается связаться с вами по срочному вопросу, и вы его пропустите.Обходной путь? Настройте сообщение об отсутствии на рабочем месте или автоответчик, в котором говорится: «Если это очень срочный вопрос, пожалуйста, напишите/позвоните/отправьте сообщение мне на…» и сообщите свой номер телефона, идентификатор Slack или предпочтительную линию связи. коммуникация.

10. Удалить! Или файл почты в папки

Неудаленная электронная почта часто является нереализованным добрым намерением. Знайте, когда отпустить. Не цепляйтесь за сообщения, если вы, скорее всего, ничего с ними не сделаете. Оставлять неважные сообщения в папке «Входящие» крайне непродуктивно, отвлекает и лишь напоминает вам о том, что вы хотели бы сделать в идеальном мире, но не можете.

Они не делают вам никаких одолжений, находясь в вашем почтовом ящике.

Если удаление сообщений кажется сложным, вместо этого переместите их в новую папку. Назовите эту папку «Ожидание» или «Благие намерения». Важно удалить их из папки «Входящие». Подождите несколько месяцев. Посмотрите, сколько вы когда-либо откопали или ответили. Если ответ равен нулю, возможно, стоит подумать об их удалении.

11. Периодически очищайте корзину

Периодически очищайте корзину. Удаление мусора освобождает место.В большинстве почтовых программ, включая Outlook, есть функция автоматической очистки корзины при выходе из приложения. Если вы никогда не забываете сбрасывать мусор, я рекомендую включить эту функцию.

Большинству людей, вероятно, не нужно очищать корзину чаще, чем раз в месяц или раз в квартал. Существует опасность слишком частого удаления корзины, так как корзина — это место, куда вы отправляетесь, чтобы спасти электронные письма, которые, как вы думали, вам не нужны, но оказывается, что они вам нужны. Я спас много сообщений из корзины, обычно в тот же день, когда я их туда положил.

Как тянуть за аварийный шнур

Теперь, если вы отчаянно нуждаетесь в чистоте своего почтового ящика, вот последний трюк, который вы можете попробовать:

1. Создайте новую папку. Назовите его Старый почтовый ящик или Почта до июля 2019 года (или текущий месяц и год).

2. Выберите все в своем почтовом ящике. Переместите все это в новую папку.

Вуаля. У вас нулевой почтовый ящик, и вам даже не пришлось выбрасывать ни одного сообщения.

Никто не ожидает, что вы за одну ночь наведете порядок в хаотичном почтовом ящике.Адаптируйте несколько положительных привычек постепенно. Выполните несколько периодических действий, таких как очистка корзины или массовое удаление отправленной почты, чтобы почувствовать прогресс.

Получите наши лучшие истории!

Подпишитесь на Что нового сейчас , чтобы каждое утро получать наши главные новости на ваш почтовый ящик.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности.Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Как взять под контроль свой почтовый ящик и другие советы по управлению электронной почтой

У Марши Иган есть теория: либо вы контролируете свою электронную почту, либо она контролирует вас.

У меня 21 000 непрочитанных сообщений — в моем личном аккаунте, а не в других, которые я использую для работы, — поэтому можно с уверенностью сказать, что я попадаю в последний лагерь. Перегруженность электронной почтой может нанести вред: благие намерения прочитать все интересные информационные бюллетени или ответить старым друзьям сводятся на нет постоянным потоком все большего, большего и большего количества сообщений, некоторые из которых помечены как «срочные» или сопровождаются цепочками, на расшифровку которых уходит час.

«Электронная почта стала самым большим и худшим препятствием, с которым когда-либо сталкивалась вселенная», — говорит Иган, тренер по продуктивности на рабочем месте и автор книги «Детокс входящих сообщений и привычка к совершенству в электронной почте». «Это дешево, это быстро, и вы можете скопировать 200 человек, если хотите».

Кроме того, многие согласятся, что это гигантская головная боль и отстой времени.

Большинство работников ненавидят собрания. Вот как убедиться, что вы продуктивны.

Согласно одному анализу, большинство сотрудников тратят около 28 процентов рабочей недели на чтение и ответы на электронные письма.Маура Томас, спикер и тренер по индивидуальной и корпоративной продуктивности, чья готовящаяся к выходу книга «Счастливый почтовый ящик», говорит, что многие из ее клиентов, открыв глаза утром, первым делом проверяют свою электронную почту. И последнее, что они делают перед сном, это, как вы уже догадались, обновляют папку «Входящие». «Это очень вредно для здоровья, — говорит она, — сладкие сны не состоят из сюжетных линий и скрытых копий.

Часть контроля над нашей электронной почтой, по словам Томаса и других экспертов, заключается в установлении границ, когда мы ее проверяем.Вот советы по этому и другим способам навести порядок в почтовом ящике.

Предотвращение переполнения электронной почты

Проверяйте свою электронную почту всего несколько раз в день. В идеальном мире Джим Маккаллен дважды проверял бы свою электронную почту до обеда и дважды после. Если вы хотите принять такой график, заручитесь поддержкой. «Отключите автоматическую отправку и получение», — говорит Маккаллен, автор книги «Контролируйте свой день», в которой подробно описывается метод повышения эффективности электронной почты, основанный на книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».”

Большинство платформ позволяют временно задерживать появление новых сообщений в папке «Входящие». Вы также можете использовать такой инструмент, как Boomerang, который хранит ваши электронные письма до тех пор, пока вы не захотите их получить.

Конечно, не у всех есть возможность проверять электронную почту всего несколько раз в день, признает Маккаллен. Одно из возможных решений: если вы хотите получать электронные письма, скажем, от своего высшего начальника, настройте правило для папки «Входящие», которое будет доставлять заметки этого человека на ваш телефон в виде текстовых сообщений.

Если ваша работа требует более постоянной бдительности, старайтесь проверять электронную почту «между другими делами», а не тогда, когда вы сосредоточены на одной конкретной задаче, советует Томас. (Она не одобряет использование вторых мониторов, которые многие из нас используют для отображения входящих сообщений.) И всегда обрабатывайте их в пакетном режиме, а не открывайте каждое электронное письмо по мере его поступления.

Придерживайтесь четырех D. Эган применяет «четыре D» к каждому полученному ей письму: сделать, удалить, делегировать или отложить. Если вы работаете с электронным письмом в течение двух минут, сделайте это.Если это займет больше времени, отложите — это также известно как сортировка. Иган помещает такие электронные письма в папку A, что означает «действие», а затем устанавливает напоминания, чтобы вернуться к ним. Вы также можете удалить электронное письмо или делегировать его кому-то другому. Ключ в том, чтобы иметь дело с каждым сообщением, прежде чем переходить к следующему, а не позволять 10 (затем 100) накапливаться непрочитанными. Относитесь к своему почтовому ящику как к месту для получения и обработки сообщений, а не для их хранения. (Если вам нужно хранить электронные письма, как это часто бывает на работе, это нормально.Просто не держите их в своем основном почтовом ящике, говорят эксперты. Переместите их в папку «ссылки» или «старые электронные письма».)

Отключите уведомления. Вам действительно нужно оповещение о каждом новом сообщении? «Позвольте мне закончить интригу для вас», — говорит Томас. — У вас есть почта. Постоянные всплывающие окна или звонки «просто способствуют вашей привычке отвлекать», — говорит она. «Из-за этого очень трудно оставаться сосредоточенным в течение какого-либо периода времени, и это подрывает терпение». Помимо отключения уведомлений на вашем компьютере, она предлагает сделать то же самое для электронной почты на вашем телефоне.

Установите полезные расширения браузера. Одним из любимых продуктов Томаса является Throttle, который помогает защитить вашу электронную почту. Скажем, вы покупаете платье в онлайн-бутике и «вам нужно знать, когда оно будет доставлено, но вы определенно не хотите получать пять маркетинговых сообщений в день с этого момента», — говорит она. Вы можете использовать Throttle, чтобы создать уникальный адрес электронной почты для покупки, и все соответствующие сообщения будут отправлены на него для просмотра через браузер или приложение. Еще одно преимущество: если магазин упустит вашу контактную информацию, ваш личный адрес электронной почты не будет скомпрометирован.

Установить томатный таймер? Съесть лягушку? Быть как Айк? Сравнение 5 распространенных систем продуктивности.

Не думайте о своем почтовом ящике как о списке дел. Многие совершают эту ошибку, говорит Мэтт Пламмер, генеральный директор Zarvana, которая помогает профессионалам работать более продуктивно. Ваш почтовый ящик — это средство доставки; он не работает должным образом как место для перечисления ваших задач. Часто люди думают: «Мне нужно будет ответить на это письмо, поэтому я должен просто оставить его в своем почтовом ящике», — говорит Пламмер.Это неэффективно. Вместо этого он рекомендует использовать приложение для управления задачами, такое как TickTick, которое позволяет вам регистрировать все, что вам нужно сделать, и интегрировать задачи в свой календарь.

Научитесь находить электронные письма. По словам Пламмера, существует множество способов заставить панель поиска электронной почты работать на вас. Например, вы можете использовать расширенный поиск Gmail, чтобы отфильтровать только те сообщения, которые содержат ссылку на Google Диск или видео на YouTube, или копию определенного коллеги.

Если вы отстаете от электронной почты — что случается со всеми, отмечает Пламмер — есть простые способы отфильтровать сообщения, которые вы можете быстро удалить.Например, если вы используете Gmail, выполните поиск «cc:me old_than:3d», чтобы найти все электронные письма, в которые вы были скопированы, старше трех дней. (Эти электронные письма редко требуют от нас каких-либо действий, говорит Пламмер.) Или выполните поиск по адресу [email protected] и удалите все эти электронные письма, сообщающие вам, что такой-то и такой-то посещает вашу встречу.

Агрессивная отписка. Думайте о своем почтовом ящике как о саде, который нужно обрезать, — говорит Маккаллен. Те информационные бюллетени, которые вы не открывали в течение шести месяцев? Отписаться.Место, где вы когда-то купили гамбургер, теперь присылает вам предложения каждый день? Отписаться. Вы всегда можете проверить сайт. Помните: даже просмотр электронного письма и решение, что оно вам не нужно, отнимает драгоценное время, говорит Маккаллен.

Не зацикливайтесь на Inbox Zero. Некоторые люди клянутся этим строгим подходом к тому, чтобы ваш почтовый ящик всегда оставался пустым, который был разработан автором и подкастером Мерлином Манном. Пламмер поддерживает идею очистки вашего почтового ящика, но это не обязательно означает, что он должен быть на нуле.Вместо этого он предлагает правило одного касания. «Каждый раз, когда вы читаете электронное письмо в папке «Входящие», вы перемещаете его из папки «Входящие», — говорит он. «Просто станьте действительно дисциплинированным в следовании этому правилу, и вы будете в гораздо лучшем положении». Итак, переместите эти письма куда именно? Пламмер предлагает сортировать сообщения по папкам. Например, у него есть папка «действия» для электронных писем, с которыми ему нужно разобраться в ближайшее время. Другой помечен как «чтения» для объявлений на рабочем месте и других справочных материалов. Вам также может быть полезно выделить папки для конкретных проектов, команд или клиентов.

Ваша способность к концентрации может быть ограничена 4 или 5 часами в день. Вот как максимально использовать их.

Продвижение здоровой культуры электронной почты

В значительной степени достижение более здоровых отношений с электронной почтой зависит от заинтересованности на рабочем месте. Вот советы, которые могут помочь вам в этом с вашими коллегами.

Не используйте электронную почту для срочных сообщений. Если у вас есть вопрос и вам нужен ответ в течение трех часов, не делайте запрос по электронной почте, говорит Иган.«Позвоните кому-нибудь, зайдите [на их стол] и спросите их или используйте другие средства», как в Slack. Использование электронной почты для срочных нужд или, например, для отправки повестки дня незадолго до собрания предполагает, что ваши коллеги не могут без последствий отключить свою электронную почту.

Работайте с коллегами над лучшими практиками. Коллеги Маккаллена разработали соглашение, регулирующее их сообщения друг другу. «Мы все решили определенные вещи, например, мы собираемся убедиться, что линия темы ясна, и мы никогда не собираемся копировать чье-то начальство, не спросив сначала», — говорит он.Еще одно правило: «Если вы добавите меня в цепочку сообщений, не заставляйте меня читать пять страниц. Выделите ключевые моменты для меня наверху».

Пламмер говорит, что очень важно всегда четко понимать, когда вам нужен ответ. В противном случае получатели будут недоумевать и, возможно, почувствуют чрезмерное давление, чтобы действовать быстро.

Пропустить ночные сообщения. Если вам нужно составлять электронные письма в 23:00, хорошо, но запланируйте их отправку в рабочее время. Томас инструктирует своих клиентов, занимающих руководящие должности, что это важный способ уважать личное время своих коллег.«Если вы отправляете электронные письма поздно ночью, ваша команда будет проверять их поздно ночью», — говорит она. Даже если вы сообщите получателям, что им не нужно отвечать, «люди будут делать то, что вы делаете, а не то, что вы говорите».

Анжела Хаупт — независимый писатель и редактор. Подпишитесь на нее в Твиттере @angelahaupt.

Спасите свою кожу: Как вы принимаете душ, важнее, чем когда, говорят дерматологи

Когда «злая девчонка» — женщина: как вести себя со взрослым хулиганом

Почему мы медлим и как мы можем остановиться? У экспертов есть ответы.

4 совета, как лучше управлять почтовым ящиком

Мнения, выраженные участниками Entrepreneur , являются их собственными.

Электронная почта — чрезвычайно полезный инструмент общения в бизнесе. Менее навязчивый, чем телефонный звонок, электронная почта удобна и быстра. Это позволяет предпринимателям вести свой бизнес практически из любого места.

Вы можете общаться с клиентами и заказчиками, связываться с сотрудниками и назначать важные встречи из своего офиса или в пути.

Но при неправильном использовании электронная почта может снизить производительность. Согласно исследованию, опубликованному в 2012 г. Глобальным институтом McKinsey, в среднем более четверти рабочего дня тратится на ответы и чтение электронных писем. Его исследование показало, что электронная почта является вторым наиболее трудоемким занятием для сотрудников после «задач, специфичных для ролей».

Бизнес-лидеры, генеральные директора и менеджеры часто получают сотни, если не тысячи электронных писем в день. Чтение каждого сообщения и ответ на него может стать тратой времени и энергии.

Загроможденный почтовый ящик, наполненный старыми, неоткрытыми или неважными сообщениями, не только расстроит вас. Это помешает вам максимально использовать свое время и отвлечет вас от других обязательств.

Вот четыре стратегии, которые помогут лучше управлять электронной почтой и свести количество сообщений в папке «Входящие» к минимуму.

Связано: 7 способов детоксикации папки «Входящие»

1. Выделите время, чтобы прочитать электронную почту и ответить на нее.

Не оставляйте программу электронной почты открытой на весь день.Предупреждения и звуковые сигналы от входящих сообщений могут прервать ваш рабочий процесс и лишить вас внимания.

Вместо этого запланируйте определенные периоды времени в течение дня для проверки электронной почты. Вы даже можете попробовать отметить свой календарь и установить доступность на «занят».

При необходимости выключите мобильный телефон и закройте дверь офиса, чтобы вас не отвлекали члены семьи (если вы работаете из дома) или сотрудники.

Создайте ответ по электронной почте, подобный этому, процитированному Тимом Феррисом в  4-часовая рабочая неделя :

«Из-за высокой рабочей нагрузки я в настоящее время проверяю и отвечаю на электронную почту два раза в день в 12:00 по восточному времени [или ваш часовой пояс] и 16:00 по восточному времени.

Если вам требуется срочная помощь (пожалуйста, убедитесь, что это срочно), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону 555-555-5555.» 

Количество времени, необходимое для просмотра электронной почты и ответ зависит от того, как часто вы проверяете сообщения и сколько вы обычно получаете. Некоторые предприниматели считают более эффективным посвящать 10 минут каждый час электронной почте. Другие предпочитают проверять электронную почту только два или три раза в день.

Похожие сообщения : Как лучше писать электронные письма (инфографика)

2.Немедленно примите меры.

Принятие быстрых решений и выполнение немедленных действий помогут контролировать вашу электронную почту. Идея состоит в том, чтобы не откладывать на завтра то, что можно сделать прямо сейчас.

Когда вы проверяете свои сообщения, просматривайте папку «Входящие» на наличие писем, которые можно немедленно удалить, таких как спам или рекламные сообщения. Затем выберите сообщения, не требующие ответа, и удалите или заархивируйте их. Сократив количество сообщений в папке «Входящие», вы сможете лучше оценить, какие из них являются наиболее важными.

Не оставляйте важные электронные письма в папке «Входящие» в течение нескольких дней. Если вы не в отпуске, ответьте в течение 48 часов. Ответьте отправителю, как только прочитаете его или ее сообщение.

Если вы не можете ответить немедленно, сообщите отправителю, что вы получили сообщение и скоро свяжетесь с ним. Установите крайний срок и следите за ним.

3. Организуйте папку «Входящие» с ярлыками, папками и категориями.

Хотя большинство электронных писем можно удалить, вы, скорее всего, захотите сохранить сообщения, связанные с ключевыми аспектами вашего бизнеса.Переписка между клиентами, коллегами и сотрудниками может помочь прояснить любые недопонимания. Большинство почтовых программ позволяют пользователям помечать сообщения определенными ярлыками или категориями.

Приоритизируйте, группируйте, сортируйте и храните сообщения, чтобы поддерживать порядок в папке «Входящие». Чем лучше ваша файловая система, тем проще будет найти конкретные электронные письма, когда они вам понадобятся. Создайте родительские категории для широких тем, таких как следующие: клиенты, проекты и финансы.

Затем используйте подкатегории для файлов электронной почты, связанных с конкретными клиентами или проектами.Прежде чем отправлять сообщение, убедитесь, что строка темы удобна для поиска. Если оно не точно описывает содержание электронного письма, отредактируйте строку темы, прежде чем оно будет классифицировано и отправлено в архив.

4. Отказаться от нежелательных рекламных писем.

Информационные бюллетени и рекламные объявления могут переполнить ваш почтовый ящик и похоронить важные сообщения. Очистите беспорядок.

Отказаться от получения сообщений от определенных отправителей, если вы больше не хотите получать их письма или у вас нет времени их читать.Чтобы сделать процесс отказа от подписки быстрым и безболезненным, найдите в папке «Входящие» слово «отписаться». Просмотрите результаты поиска и определите, чьи электронные письма вы хотели бы получать и без каких писем вы бы предпочли жить. Входящие с этими 3 советами Fit

15 эффективных стратегий управления электронной почтой, которые вы должны использовать

Многие из нас перегружены электронной почтой.

Само по себе слово вызывает в воображении образы жирного трехзначного числа непрочитанных электронных писем, каждое из которых требует вашего внимания.

Как центр общения, особенно в нашей профессиональной жизни, электронная почта неизбежна. Даже при величайших попытках избавиться от нашего почтового ящика электронная почта доказала, что она никуда не денется.

Проблемы возникают из-за огромного количества писем, которые мы получаем. Если флажок не установлен, единственным приоритетом, присущим электронной почте, является дата ее получения. Электронная почта по задумке не была создана для того, чтобы справляться с нашим текущим объемом и многими способами, которыми мы взаимодействуем с нашим почтовым ящиком. К счастью, технологии и лучшие практики могут прийти вам на помощь.

Эффективное управление электронной почтой требует от вас активного управления почтовым ящиком. Это потребует добавления программного обеспечения электронной почты и нескольких общих правил наиболее эффективного способа обработки сообщений электронной почты.

15 советов по управлению электронной почтой 

Электронная почта — самая мощная форма делового общения, и с этими эффективными стратегиями она может стать той, с которой вам действительно понравится работать. Чтобы получить эффективные стратегии управления электронной почтой, следуйте этим простым советам по управлению электронной почтой.

1. Удалить сообщения о рекламных акциях

Прежде чем приступить к эффективному управлению почтовым ящиком, важно расставить приоритеты и удалить нежелательные сообщения. Рекламные сообщения должны быть первыми, и перетаскивание их на вкладку «Рекламные» не так эффективно. Идея состоит в том, чтобы иметь организованный почтовый ящик, заполненный только тем контентом, который связан с вашими рабочими целями. В большинстве случаев рекламные сообщения отвлекают и отвлекают внимание от ваших приоритетов.

2.Отписаться от рассылок, которые вы никогда не читали

Если вы регулярно подписываетесь на новостную рассылку, у вас есть еще одна возможность оптимизировать свой почтовый ящик. У вас может возникнуть соблазн создать метки и фильтры, которые смогут обрабатывать их за вас, но опять же, давайте сохраним эти стратегии для электронных писем, которые повышают ценность вашей личной и профессиональной жизни.

Если вы не читали последние два выпуска этого информационного бюллетеня, скорее всего, вы не получаете никакой пользы, поэтому подумайте о том, чтобы отказаться от подписки. Если вы не можете отказаться от подписки, большинство информационных бюллетеней позволяют минимизировать частоту их отправки.

3. Запросить удаление из группы сообщений, которые не относятся к вам

Подобно информационным бюллетеням, вы могли присоединиться к различным группам, которые обращались к вам в то время. Еще раз взгляните на ценность, которую они приносят, и на то, соответствуют ли они вашим текущим целям и интересам.

Групповые сообщения могут включать электронные письма от личных контактов со случайными темами или просто удаление себя из этих ужасно длинных тем «ответить всем». Здесь не помешает немного дипломатии, поскольку вы не можете просто «отписаться» или «заблокировать» своих друзей и коллег.Gmail предлагает кнопку «отключить звук», но для всех остальных вам придется сообщить о своих намерениях.

Короткое сообщение, информирующее их о том, что вы больше не имеете отношения к разговору, позволит вам плавно выйти и стать на шаг ближе к эффективно управляемой стратегии электронной почты.

4. Создайте ярлыки для похожих типов электронных писем

Теперь, когда вы удалили ненужное, пришло время упорядочить электронные письма, которые вам действительно нужны, и ярлыки — отличный способ сделать это.

Ярлыки

можно использовать для создания пользовательской системы папок в вашем почтовом ящике.Назовите их по категории, клиенту, проекту или чему угодно. Такая детальная организация вашего почтового ящика создает систему, в которой ваши разговоры занимают свое место, что упрощает их поиск и обработку.

5. Не бойтесь делать много папок для электронной почты

Количество папок электронной почты, которые вы можете создать в своем почтовом ящике, не ограничено. Нередко есть 30 или более ярлыков и папок для организации ваших разговоров на детальном уровне.

Общие почтовые ящики и общие метки позволяют расширить концепцию папок и управлять электронными письмами в папке «Входящие» в команде.В G2 есть категория лучших общих почтовых ящиков, созданных для команд, где вы найдете список лучших источников для вашей команды.

Назначение электронной почты — это один из компонентов общих почтовых ящиков, который позволяет четко делегировать электронные письма.

Прежде чем добавлять дополнительные инструменты, вы должны выбрать тот, который работает с вашим текущим почтовым клиентом. Необходимость прыгать в папку «Входящие» и выходить из нее контрпродуктивна, прежде всего, для того, чтобы оставаться сосредоточенным и организовывать папку «Входящие».

6.Автоустановка фильтров для определенных отправителей

Почему бы не облегчить себе жизнь с помощью некоторых инструментов автоматизации электронной почты? Автоматические ответы по электронной почте могут обеспечить четкий обмен сообщениями, не отнимая у вас слишком много времени. Создание фильтров электронной почты — это еще один способ сортировки, маркировки или пометки входящих сообщений электронной почты в соответствии с заданными вами критериями.

Фильтры

гарантируют, что вы никогда не пропустите свои счета или важные электронные письма от определенного получателя. Их можно использовать для автоматической группировки электронных писем по проекту или имени клиента на основе определенных ключевых слов, вложений и строк темы.Вы можете рассматривать фильтры как своего личного помощника, который выполняет некоторую предварительную организацию за вас, позволяя вам сосредоточиться на более насущных задачах.

7. Создайте отдельные псевдонимы отправителя под одним и тем же адресом электронной почты

Еще один простой способ фильтровать входящие электронные письма — создавать псевдонимы. Псевдонимы электронной почты — это альтернативный адрес электронной почты, который по-прежнему будет вести на ваш исходный адрес электронной почты. По сути, вы получите новый адрес электронной почты без создания и управления новой учетной записью.

Например, вы можете подписаться на информационные бюллетени, используя псевдоним электронной почты вместо основного адреса электронной почты. Затем вы можете создать фильтры для автоматической маркировки или пометки всех электронных писем, приходящих на псевдоним адреса электронной почты.

Псевдонимы электронной почты Gmail также дают вам возможность отправлять электронные письма с другого имени. Например, вы можете отправлять электронные письма, связанные с работой, с одного адреса электронной почты и личные электронные письма с псевдонима, или наоборот.

Хотя, если вам необходимо создать новую учетную запись, например, для управления продажами или обращениями в службу поддержки, программное обеспечение службы поддержки позволит вам легко интегрировать службу поддержки в ваш личный почтовый ящик.Таким образом, электронные письма о продажах и поддержке можно обрабатывать в стиле тикетов и назначать конкретным агентам непосредственно из вашего личного почтового ящика.

8. Устранение внутренней переадресации электронной почты

Понимая, что ваши коллеги получают достаточно внешних электронных писем, рекомендуется избегать использования электронной почты для внутреннего общения, включая длинные цепочки CC, BCC.

Современное управление электронной почтой избавило от необходимости пересылать электронные письма вашей внутренней команде. Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой позволит вам общаться со своими товарищами по команде с помощью заметок по электронной почте через мгновенные сообщения в приложении.Это двойное преимущество означает, что вам не нужно использовать внешнюю платформу для обмена сообщениями, а также вы избегаете загромождения почтового ящика каждого. Ваша команда будет вам за это благодарна!

9. Читайте электронные письма и отвечайте на них каждый день в установленное время

Постоянное отслеживание почтового ящика может превратиться в неэффективную привычку в тайм-менеджменте.

Планирование стратегического времени для управления вашей электронной почтой приводит к эффективному управлению электронной почтой, и лучше всего делать это в одно и то же время каждый день. Это позволяет вам создавать слоты в течение дня и освобождает вас, чтобы сосредоточиться на других задачах без постоянного затяжного ощущения, что вы должны проверять свою электронную почту.

После того, как вы разобрались со своим почтовым ящиком в течение дня, вы должны отложить прыжки в него и из него, если только не придет что-то чрезвычайно срочное. Даже в этом случае вы можете настроить системы для пометки тех писем, на которые вы не можете ответить сразу.

10. Отметьте важные сообщения, на которые вы не можете ответить сразу

Программное обеспечение для управления электронной почтой

включает возможность откладывать электронные письма или возвращать их в верхнюю часть папки «Входящие» позже. Хорошая система пометок, поддерживаемая фильтрами, гарантирует, что ничего не будет пропущено, и позволит вам эффективно отвечать вашим получателям.

Даже на важные электронные письма не всегда можно ответить немедленно, но, как говорится, существуют лучшие практики, когда речь идет об ожидаемом времени ответа.

11. Отвечайте на деловые электронные письма в течение 24–48 часов

Как правило, на электронные письма, связанные с бизнесом, следует отвечать в тот же рабочий день. Исследования показали, что ответ на электронное письмо более 48 часов приводит к потере потенциальных клиентов и их неудовлетворенности.

Компания Fast провела исследование времени ответа на электронную почту, в ходе которого выяснилось, что более 70% людей ожидают ответа в течение четырех часов.

Опять же, здесь может помочь программное обеспечение для управления электронной почтой. По крайней мере, вы можете настроить автоответчики, чтобы ваш получатель знал, что он привлек ваше внимание, с более подробным ответом, который обязательно должен быть в течение 3-5 рабочих дней.

12. Последующая обработка важных электронных писем в течение 3-5 рабочих дней

Мы все сталкиваемся с множеством различных задач, а также с большим объемом электронных писем в день, но важно расставлять приоритеты в письмах, которые не могут остаться без ответа. Ожидаете ли вы ответа рекрутера, подтверждения от внешних заинтересованных сторон или решения клиента, 3-5 рабочих дней должны быть вашим базовым сроком для отправки дополнительного электронного письма.

Могут быть ситуации, когда может потребоваться несколько дополнительных действий. Не забудьте добавить день или два между каждым последующим письмом, чтобы не создавать впечатление, что вы в отчаянии.

В ситуациях, когда вы не можете ответить быстро, автоответчика достаточно, чтобы показать вашу заинтересованность. В этом случае, если вы являетесь пользователем Gmail, вам могут помочь средства связи G-Suite.

Делегирование является ключом к успешному управлению электронной почтой. Имея под рукой нужные инструменты или, точнее, в своем почтовом ящике, вы можете просто отправить быструю внутреннюю заметку своему коллеге, которая автоматически отправит им электронное письмо.Вы даже можете пойти дальше и создать автоматические правила для автоматического обмена определенными электронными письмами с конкретным коллегой. Внутренние заметки электронной почты также могут быть добавлены автоматически, чтобы обеспечить большую ясность и контекст для вашего сообщения.

13. Загрузите соответствующие приложения, чтобы отвечать на электронные письма на ходу

У большинства популярных клиентов службы электронной почты есть соответствующее мобильное приложение, которое поможет вам управлять электронной почтой, когда вы не находитесь перед своим ноутбуком. Благодаря легкому доступу к электронной почте у вас на ладони вы можете быстро просматривать входящие электронные письма в режиме реального времени и соответствующим образом планировать свой день.

14. Имейте установленную подпись в своих электронных письмах, чтобы вам не приходилось каждый раз писать свое имя

Потратив некоторое время на структурирование стратегии электронной почты, вы сможете значительно сэкономить время и повысить эффективность своей работы. Удивительно, но электронные подписи используются не так часто, как следовало бы. Избавившись от необходимости вводить свое имя, должность и информацию о компании, вы можете сосредоточиться на составлении и отправке эффективных электронных писем намного быстрее.

Процесс подписи можно упростить с помощью программного обеспечения для подписи электронной почты.Программное обеспечение для подписи электронной почты не только сэкономит ваше время, но и поможет вам и вашей команде быть краткими. Это простой, но эффективный способ улучшить ваш бренд и маркетинговые усилия. С помощью подписей электронной почты вы можете продвигать свой бизнес, перенаправлять получателей на предпочитаемые страницы сайта или учетные записи в социальных сетях, объявлять о предстоящих событиях и многое другое.

Если вы используете псевдонимы, вы даже можете иметь разные подписи для каждого адреса электронной почты. Это поможет вам улучшить вашу коммуникационную стратегию и целенаправленно привлекать получателей электронной почты.

15. Создавайте и делитесь шаблонами электронной почты

Шаблоны электронной почты

— это еще один способ сэкономить время и убедиться, что у вас есть постоянный тон голоса для брендинга компании.

Большинство почтовых служб предлагают собственные способы сохранения электронных писем в виде шаблонов. Тем не менее, существует список более мощных программ для создания шаблонов электронной почты, которые при интеграции непосредственно в ваш почтовый ящик могут упростить многие из ваших повторяющихся процессов и дополнить ваш почтовый ящик шаблонами для совместного использования. Возможность добавлять пользовательские переменные гарантирует, что ваши получатели получат индивидуальный ответ, который создаст впечатление, что он был создан специально для них.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.