Календарь для планирования дел – 10 : ZOOM. C, ,

Содержание

Календарь для планирования дел: эффективность, правила, результат

Время чтения 8 минут

В данной статье мы подробно рассмотрим календарь для планирования дел как метод успешного планирования. Существует множество различных способов управления временем,а также методик планирования, из которых наиболее простой и удобной является именно календарь для планирования дел. С помощью данного способа вы всегда сможете записать свои планы, задачи, увидеть, что необходимо сделать в первую очередь.

<<Оглавление>>

Календарь-планировщик как метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение правильно управлять своим временем. Овладев навыками успешного планирования, вы всегда будете выполнять значимые задачи в срок, у вас никогда не будет аврала дома и на работе.

Каждый человек планирует заранее дела, которые хочет выполнить за определенный период времени. Чтобы планирование было эффективным, нужно уметь правильно распределить свое время. Именно тайм-менеджмент помогает правильно и вовремя выполнять задачи, что способствует удачному достижению результата. Четко распределенное время помогает качественно и быстро выполнить работу любой сложности. Не бойтесь развивать свои способности, умения для достижения целей, только вы можете себе в этом помочь.

В наше время существует множество различных методов тайм-менеджмента: список дел, распределение времени с помощью матрицы Эйзенхауэра, планирование задач на основе их значимости. Ученые в области тайм-менеджмента утверждают, что из всех способов наиболее простым, удобным и популярным в наше время является именно календарь для планирования дел.

В современном мире развития технологий программы-планировщики доступны везде и каждому. Также календарь для планирования можно создать самостоятельно в обычной тетрадке или блокноте. Какой именно календарь выбрать – это уже только ваши желания и возможности. Самое главное, чтобы он всегда был под рукой для важных записей и отметок. Ежедневное или еженедельное планирование, как утверждают ученые, является наиболее эффективным методом достижения целей.

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь»

С. Ричардсон

Время очень драгоценно, чтобы тратить его на ненужные дела. Именно поэтому ученые много лет исследуют основы тайм-менеджмента, чтобы сохранить время. Календарь для планирования дел является эффективным способом использовать время, направив свою энергию в нужное русло.

Известный бизнесмен и исследователь в области тайм-менеджмента Кевин Круз, который написал много книг в этой области, советует всегда и везде носить с собой блокнот для записей и ручку, чтобы в нужный момент не потерять мысль, а зафиксировать и действовать для ее осуществления. По его мнению, большего успеха в делах можно достичь при ежедневном или еженедельном планировании. В таком случае у человека есть конкретные планы на день или неделю, а не огромный список дел на полгода, который только запутывает и отвлекает человека.

Инструменты эффективного планирования

Как мы уже упоминали, календарь для планирования дел вы можете создать как в блокноте, так и в телефоне, планшете или ноутбуке. Таким образом, можно выделить самые популярные инструменты успешного проектирования задач.

  1. Ежедневник . Здесь можно использовать блокнот или тетрадку, как вам удобно. В записной книжке вы можете сделать две колонки: в одной записывать намеченные важные дела, в другой – ценные мысли и идеи для осуществления планов.
  2. Мобильный телефон, без которого сейчас просто невозможно представить современную жизнь. В телефоне с помощью календаря и заметок, вы можете поставить напоминание о важной встрече, неотложном деле. Также в телефоне можно записывать заметки, которые будут всегда под рукой. Единственным недостатком телефона является способность разряжаться, и сели у вас нет возможности его зарядить, то ваш календарь будет временно недоступным, что может быть не очень удобным.
  3. Компьютер, ноутбук, планшет. Данные инструменты составления задач являются необходимыми для людей, которые постоянно работают за компьютером. В любое время своей работы они могут создавать заметки на день или неделю, просматривать, изменять, удалять уже сделанное.

Вы можете выбрать для себя наиболее удобный способ структурирования задач, который будет удобным и доступным в любое время. Существует также несколько основных вариантов эффективного проектирования и воплощения идей, которые помогут сделать больше на протяжении дня.

  1. Постоянно работайте со своими ежедневными списками задач. Каждый вечер составляйте планы на следующий день, подкорректируйте их утром и действуйте. Прописав важное, вы будете знать, что нужно выполнить непременно, а что может подождать.
  2. Старайтесь использовать максимально полезно каждую минуту своего времени. Даже в свободное время старайтесь заняться полезным, например, почитайте любимую книгу. Это не значит, что не нужно отдыхать вообще никогда, просто сумейте выбрать из всех любимых дел наиболее полезное для себя.
  3. Научитесь строить реальные планы. Причиной постоянного «неуспевания» может быть то, что человек много на себя берет, проектирует то, чего не сможет сделать физически за один день. Настроив кучу планов на один день, человек начинает паниковать, он ничего не успевает, его организм истощается физически и психологически, опускаются руки.

     

Правила успешного планирования

Чтобы всегда все успевать, нужно придерживаться основных правил успешного проектирования, которые помогут самоорганизоваться, выделить ценное и важное в данный момент.

  1. У вас достаточное количество времени, если правильно расставить приоритеты. Выделив наиболее значимые цели, вы сэкономите время, сумеете в желаемые сроки достигнуть результата.
  2. Дни календаря для планирования дел заполняются находу, чтобы не упустить важные мысли, идеи. Именно поэтому программы-планировщики должны быть всегда под рукой.
  3. Если у вас сегодня отличная работоспособность, старайтесь сделать больше, потому что завтра у вас может не быть настроения и сил выполнять похожую работу. Пока есть энтузиазм, работайте, если же нет желания – лучше отложите важные задачи, а не делайте через силу.
  4. Установите для себя постоянный режим работы, придерживайтесь его.
  5. Если вам тяжело что-либо начать, попробуйте с мелких дел, это поможет настроиться на работу.
  6. Разделите свои цели по мере их значимости в данный момент.
  7. Всегда старайтесь назначать важные встречи на утро.
  8. Если вам предстоит большая работа, обязательно разбейте ее на более мелкие простые задачи, так легче и быстрее добьетесь результата.
  9. Не бывает двух одинаково значимых задач, всегда есть одна приоритетнее. Важно не путать самого себя, старайтесь ясно и понятно выражать свои мысли.
  10. Старайтесь каждый день выделить одно самое главное дело, на которое требуется больше времени и работоспособности. Можете разбить его на части в течение дня.
  11. Не думайте о вчерашних задачах, выполняйте задуманное на сегодня-завтра.
  12. Всегда и везде записывайте свои мысли, идеи. Запомните это правило. Прописав задуманное, вы уже станете на шаг ближе к результату. Напишите для себя – и вы дадите установку своему мозгу на выполнение.
  13. Научитесь правильно фильтровать информацию. Важно уметь отсеивать нужную информацию, которая действительно важна для вас. Все ненужное сразу отсеивайте из своих планов, чтобы бесполезные дела не мешали вам, не занимали драгоценное время.
  14. Ограничьте время на социальные сети, проверку электронной почты. Установите конкретное время для проверки электронных писем, а время на социальные сети четко ограничьте, например, поставьте себе будильник на 15 минут, чтобы вовремя остановиться. Помните, что бесполезная трата времени останавливает продвижение значимых задач.
  15. Научитесь говорить «нет» делам и даже людям, которые отвлекают вас. Всегда помните, что ваш результат зависит от вашей работоспособности, а отвлечение по пустякам или на выполнение просьб других людей останавливает вашу работу. Сначала сложно научиться отказывать, но позже вы увидите, что чувствуете себя намного комфортнее, если действуете строго по плану и никому ничего не обещаете.
    Описанные нами правила совсем не сложные и понятные. Придерживаясь их, вы сможете все успевать, правильно планировать, с пользой использовать календарь для планирования  дел.

     

Основные условия самоорганизации

Программы-планировщики непременно помогут структурировать свои мысли и действия, достигнуть лучшего результата, но самого календаря для этого недостаточно. Нужно уметь самоорганизовать себя для работы, самодисциплина является важной составляющей успешного тайм-менеджмента.

Чтобы каждый день эффективно структурировать заметки в своем планировщике, нужно придерживаться определенных условий самоорганизации, а именно:

  • постоянный порядок на рабочем столе, где должно быть только все самое необходимое для работы и ничего лишнего;
    домашний уют, чистота. Намного приятнее работать в чистоте и порядке, тем более, если вы работаете в основном дома. Все вещи, предметы должны лежать на своих местах, чтобы в нужный момент их можно было взять по необходимости, а не искать в куче ненужных вещей, потратив драгоценное время;
  • приобретая блокнот для записей, выбирайте тот, который приносит вам эстетическое удовольствие, тогда, каждый раз открывая его, вы уже будете иметь хороший настрой на работу;
  • научитесь вставать рано, но при этом высыпаться, т.е. ложитесь спать во время. Даже если у вас выходной, это не повод спать до обеда, не перестраивайте свой организм, приучите его к режиму;
  • старайтесь соблюдать нормальный режим питания и отдыха. Физические силы организма так же, как и психологические, имеют способность исчерпываться, поэтому нужно постоянное наполнение организма энергией. Если у вас по расписанию обед, то не игнорируйте его даже в пользу нужного дела, всегда пополняйте ресурсы своего организма. Для расслабления займитесь любимым делом, хобби, которое наполнит силой и хорошим настроением.
    Ваша самоорганизация начинается с самого утра, научитесь вставать на час раньше, чтобы успеть сделать утренние процедуры, выделите время для себя утром, это наполнит вас энергией на весь день. Помните, что от вашего настроения с утра зависит весь ваш настрой и позитив на целый день. Организуйте себя правильно и ваши цели будут достигнуты в ближайшее время.

     

Польза и эффективность календаря-планировщика

Как мы уже упоминали, именно календарь для планирования дел является наиболее эффективным в процессе проектирования. Теперь рассмотрим, почему.

Планировщик на день или, в крайнем случае, на неделю помогает быстро выделить для себя приоритетные цели, у вас никогда не будет кучи ненужных записанных целей на год или полгода, которые провоцируют бардак в голове при выполнении работы. Можете разбить день в своей записной книжке на конкретные блоки по 15-30 минут. Сразу это покажется вам сложным, но выполнив пару дней работу по графику, вы увидите, как все у вас получается сделать во время. При таком построении планов вы сможете осуществлять их на 95%. Такая цифра исследована учеными на практике.

Всегда старайтесь выполнять задуманное, прописанное в ежедневнике. Если у вас случился форс-мажор, перенесите важные дела, но не отменяйте их осуществление. Наиболее приоритетные задачи ставьте на утренние часы, поскольку это время считается наиболее продуктивным.

Кевин Круз в своей книге, посвященной секретам успешного планирования, пишет, что все известные миру успешные люди постоянно пользуются ежедневником,а  не списком дел на большие периоды времени, поскольку 50% планов таких списков просто не выполняются. Гораздо эффективнее прописывать задачи на день и следить за их исполнением.

Когда вы прописываете свой день, старайтесь приблизительно обозначать время на осуществление каждой задачи. Это поможет строго придерживаться графика, успевать всегда во всем. Если вы не ограничите время на определенные дела, то исполнение дела может затянуться на целый день. Четкий график – залог вашого успеха.

Не задумывались ли вы, почему многие успешные известные люди всегда ходят с записной книжкой? Именно потому, чтобы всегда иметь под рукой важные мысли, неотложные дела. Казалось бы, такая маленькая деталь, но она на самом деле является важнейшей на пути к достижению целей. Не тратьте свое время впустую, просто попробуйте завести для себя календарь для планирования дел и вы будете приятно удивлены своим результатам работы.

salid.ru

Лучшие приложения для планирования в 2019 году

Каждый день перед нами стоят бытовые, семейные, рабочие задачи. Запомнить все и ничего не упустить очень сложно, учитывая бешеный ритм жизни и множество отвлекающих факторов. И зачем загружать память, если можно просто составить список дел на день и ни о чем важном не забыть.

Преимущества использования приложения для планирования

В последнее время блокноты и ежедневники уходят на второй план. Альтернативой служит более простой и удобный метод управления временем – специальные компьютерные программы и телефонные приложения. Почему стоит ими пользоваться?

 

  • Экономия времени. Из-за удобного интерфейса занесение новых дел и их редактирование занимает пару секунд. Если определенные дела повторяются, то их необязательно прописывать каждый раз заново. Достаточно просто выставить определенную периодичность. Вы будете тратить несколько минут в день на планирование, используя полученное благо на протяжении суток.
  • Электронный список дел всегда под рукой на устройстве, которое удобнее всего использовать: смартфон, планшет, ноутбук, стационарный компьютер.
  • Изменение плана подлежит автоматической синхронизации. Есть такие приложения, которые работают независимо от подключения к интернету. Всеми функциями можно пользоваться в оффлайн-режиме, а обновление произойдет уже при подключении к сети.

Приложения и программы позволяют хранить информацию в больших объемах. Электронной памяти всегда будет достаточно в отличие от блокнота, который имеет свойство заканчиваться.

  • Планирование в электронном формате не захламляет пространство, гарантирует, что ничего не потеряется, а на поиск необходимой информации будет уходить минимум времени.
  • Электронный план удобен для командной работы. Имеется в виду не только работа, но и семейные дела. Ведь информацией в любой момент можно поделиться с коллегами, родными или друзьями. И даже совместно вести записи.
  • Функция автонапоминания всегда служит надежной подстраховкой, если для вас характерна многозадачность и при этом забывчивость.

Признаки качественного менеджера задач

 

  • Мультиплатформенность. У хорошего планировщика есть клиенты под разные платформы. Заметки, идеи и задачи можно на ходу вносить в телефон, а уже дома, за компьютером, обрабатывать.
  • Удобство интерфейса. Конечно, нужно учитывать индивидуальное восприятие. Но в любом случае дизайн должен быть приятным и минималистичным, функционал удобным и интуитивно понятным, а скорость работы приложения – высокой.
  • Адаптируемость и гибкость. Любой планировщик должен помимо стандартных функций, оставлять пространство и для адаптации под свои потребности и предпочтения.

Планировщики на мобильном

Сегодня в онлайн-магазинах смартфонов можно найти различные приложения, которые помогают вести дела в электронном формате.

  • Trello охватывает все рабочие и домашние проекты. Приложение сервиса можно скачать на Android и использовать как planner для составления списка покупок, написания плана курсовой или для расстановки задач подчиненным. В приложении предусмотрен доступ к делам других пользователей (родные, коллеги, друзья), рабочие процессы можно создавать и изменять, комментировать проекты (и не один), прикреплять файлы из Дропбокс и Гугл-диска, загружать фото и видео, синхронизировать информацию. Трелло – ваш бесплатный онлайн-помощник. Обзор на сайте Trello.com.
  • Pomodoro – это простой таймер, который поможет сделать больше, но потратить меньше времени, а также восстановит утраченную концентрацию. Приложение имеет понятный интерфейс и минималистичный дизайн, не рябит рекламой, которая отвлекает, напоминает о коротких и длинных перерывах, продолжительность которых можно настраивать. Помодоро разбивает весь объем работы на 25-минутные отрезки, между которыми есть перерывы. Программа работает в такой последовательности:
  1. Создание списка заданий.
  2. Выбор одной задачи для выполнения.
  3. Запуск 25-минутного таймера.
  4. Работа над задачей до конца отсчета.
  5. Короткий перерыв длительностью 3-5 минут для отдыха.
  6. Длинный перерыв (от 10 минут до получаса) будет повторяться каждые 4 Pomodoro.
    Давайте продолжим обзор популярных планировщиков.
  • Evernote – ежедневник-планировщик для Андроид и iOS, который позволяет создавать список дел, делать напоминания, записывать голосовые заметки, сохранять интернет-страницы. Вся информация синхронизируется на любых устройствах.
  • Todoist – современный менеджер дел для того, чтобы повысить свою эффективность. Приложение фиксирует и планирует задачи, отображает прогресс. С его помощью можно улучшить свою продуктивность и выработать стойкие привычки.
  • Wunderlist – это отличная альтернатива типичным заметкам. Понятный интерфейс, быстрый доступ к органайзеру, создание списка дел, ведение совместных проектов, обсуждение и делегирование задач, прикрепление фото, презентаций, PDF файлов и т. д. Приложение доступно на любой платформе. Разные фильтры позволяют вводить и устранять задачи. К главным преимуществам можно отнести бесплатную лицензию.
  • Doo — Get Things Done – органайзер, который разбивает задачи на автономные списки и карточки, распознает контекст заметки, красиво визуализирует проект.Еще 3 приложения:
  • Timelogger – приложение для составления списка дел и отслеживания продуктивности на протяжении дня. Диаграммы и дашборды анализируют рациональность временных затрат, экспортируют статистику.
  • Notebook — виртуальный блокнот для простой структуризации информации. Приложение «подтягивает» контекстные данные с партнерских сайтов для создания красивого оформления дела. Программа отличается интуитивно понятным управлением, удобной сортировкой, возможностью синхронизации.
  • Things 3 – платный, но мощный инструмент для сортировки задач по контексту в заблаговременно созданные списки. Задачам присваиваются разные атрибуты: теги, даты, галочки и т. д. Предусмотрена гибкая сортировка, приоритетность, наглядная демонстрация завершенных дел.

Планировщики для компьютера

Программный продукт для тех, кто не может повременить и желает срочно заняться тайм-менеджментом, сегодня разнообразен. Программ для компьютера придумано не меньше, чем приложений для телефона. Их также используют для профессионального и личного тайм-менеджмента, постановки задач, напоминаний, ведения календаря и т. д.

  • Lighting – предлагает календарь и планировщик задач. Это неплохой выбор для построения личных планов.
  • eM Client – универсальный коммуникатор с почтой и обменом мгновенными сообщениями, работой с социальными сетями, календарем, блокнотом и менеджером контактов. Некоторыми данными можно обмениться с другими пользователями и устройствами.
  • Rainlendar – небольшой календарь, который находится на рабочем столе для мгновенного доступа к сделанным и запланированным задачам. Приложение имеет минимум требований к системе, легко настраивается. Просмотры записей можно синхронизировать локально или удаленно с разными программами.
  • Google Calendar Client – простое приложение с доступом к данным без интернет-подключения. Программа требует подсоединения к сети только при обновлении информации. Предусмотрено использование без потребности в инсталляции.
  • LeaderTask – мультиплатформенный органайзер с эргономичным и понятным функционалом, что особенно ценен в деловой сфере. Все главные события, заметки и задания презентованы в календарной сетке. Такая визуализация помогает легко ориентироваться в списке дел. Для любой задачи можно выбрать свой цвет, добавить файл или фото. А важный проект делится на подзадания с расстановкой напоминаний и приоритетов. Настроенные под себя фильтры сортируют дела по определенным критериям и позволяют легко находить нужные заметки. Переход с одного режима на другой легко переключается. Одним словом, это оптимальная программа для задач любой сложности. Доступен пробный 45-дневный период, в дальнейшем необходимо приобрести платную лицензию.2 планировщика, которые многие хвалят:
  • Any.DO работает на Гугл.Хроме. В незамысловатом интерфейсе разберется любой пользователь. Приложение распознает устную речь. Поэтому управлять делами можно при помощи голосовых команд, а органайзер будет делать заметки, перемещать их в папки, устанавливать приоритетность и настраивать повторы. Для больших проектов предусмотрен доступ к комментариям и расширенным описаниям. Все данные при желании сохраняются в Excel, чтобы отредактировать или использовать для других целей. Задание включает закрепление списка контактов, уведомлений, заметок, проектов, повторов и т.д. Есть геолокация. Использование программы – бесплатное.
  • Doit.im – универсальный планировщик задач для разных ОС. Платная версия предусматривает синхронизацию со всеми устройствами. Для программы характерно наличие множества элементов. Приложение сортирует задания по заданным параметрам: приоритетность, время выполнения, место и пр. Имеется и выбор по тегам, работа с геометками. Настройка времени и дат размещает задания в автоматическом порядке по разделам. Раздел «Список ожидания» создан для настройки дел в зависимости от прошедших и запланированных событий.

Почему планирование улучшит вашу жизнь?

Современный ритм жизни нельзя назвать размеренным и спокойным. Из-за нехватки времени, сил и средств человек живет в постоянном аврале и подвергается стрессам. А состояние жесткого цейтнота вряд ли положительно сказывается на рабочей эффективности и личной жизни. Из-за эмоционального напряжения ухудшается производительность, человек быстро устает и ощущает апатию ко всему.

 

Поэтому тайм-менеджмент – это уже не просто мода, а необходимость в современной жизни. Именно фокус внимания на правильном управлении временем является главным секретом всех успешных людей. Они много работают и все успевают. Они нацелены не на процесс, а на результат. Поэтому если вы твердо решили использовать планировщики для улучшения качества жизни, не отступайте от намеченной цели, пока тайм-менеджемент не станет вашей второй натурой.

23masterstva.ru

DesktopCal: календарь-планировщик на Рабочем столе

Полезность нахождения под рукой удобного календаря-планировщика офисные работники оценили еще задолго до появления компьютеров. Большие листы, расчерченные на цветные прямоугольнички дней и недель, лежали под стеклом очень у многих. Сейчас, конечно, все перешли на Google Calendar и его аналоги, что в сто раз удобнее и прогрессивнее. Впрочем, часто бывает, что придя на работу, человек включает компьютер, запускает браузер, а потом спотыкается о Facebook или Вконтакте, так что до онлайнового календаря со списком неотложных дел добирается уже к обеду. Вот если бы он лежал как раньше, прямо на рабочем столе…

DesktopCal — это небольшое приложение для операционных систем Windows (XP, Vista, 7), которое выводит на ваш рабочий стол полупрозрачную сетку календаря. По умолчанию календарь занимает половину экрана и отображает несколько недель до и после текущей даты. Однако все эти параметры можно изменить в настройках.

Самой полезной функцией этого приложения является возможность добавления задач. Для этого просто сделайте двойной щелчок по нужной дате и введите текст. Если выполнение задачи связано с запуском какой-то программы, посещением сайта или, например, прочтением текста, то можно разместить ярлык или файл прямо на нужной дате.

К настройкам программы можно добраться с помощью контекстного меню значка в системном трее. Здесь можно настроить размеры календаря, количество отображаемых недель, прозрачность, цвет и толщину разделительных линий, другие параметры.  Кроме этого, программа умеет менять обои через заданный промежуток времени. У кого до сих пор стоит Windows XP может пригодиться.

Программа  DesktopCal может стать еще одним шагом в борьбе с прокрастинацией, позволяя оценить предстоящие на текущий день или неделю дела сразу после загрузки компьютера. Ей бы еще синхронизацию с гугловскими сервисами — цены бы не было.

DesktopCal

lifehacker.ru

Бесплатный онлайн органайзер, ежедневник, планировщик дел и задач, календарь

Статистика сервиса:

Пользователей: всего — 18759
Активных за месяц — 1340, неделю — 501, сутки — 86

Дела:
всего — 265606, выполнено — 118852.
Добавлено: за месяц — 8040, неделю — 1715, сутки — 482

Цели:
всего — 77489, достигнуто — 22067.
Добавлено: за месяц — 1871, неделю — 584, сутки — 148

Планы:
всего — 24848, завершено — 19654.
Добавлено: за месяц — 714, неделю — 152, сутки — 60

Уважаемый гость, сервис работает в демо-режиме!

Вы можете опробовать весь функционал сервиса, но введенные данные не будут сохранены.

Для полноценного использования сервиса
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ БЕСПЛАТНО ЗА 1 МИНУТУ…

Папки

Добавить папку

Составьте список дел, которые Вам нужно выполнить

Введите название дела, например, «Купить…», «Позвонить…», «Обсудить…», и нажмите на кнопку «Добавить дело» или клавишу Enter

Выберите действие:-Привязать к целиПеренести в списокУстановить цвет-ДублироватьПечатьАрхивировать-В корзину…

Архив дел ?

Восстановить

Архивировать выполненные

Корзина дел ?

Восстановить

Перенести выполненные

Удалить

Легенда

Цвета:

Дела

Текущее дело

Просроченное дело

Выполненное дело

Новое действие, метка или награда

Выполенное действие или полученная награда

Значки:

999 — Приоритет дела
— Количество невыполненных действий
— Для дела есть неполученная награда
100% — Процент выполненности дела
02.07 Пн — Дата начала выполнения дела
05.07 Чт — Крайний срок выполнения дела
— Перенести дело в список «Выполненные»

manprogress.com

Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.

Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты» Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.

В чём суть системы

Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена Getting Things Done на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.

С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и медитировать. Сделав это, ставьте в календаре галочку.

Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

На доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.

  1. Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься спортом, убраться, ответить на письма.
  2. Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
  3. Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
  4. Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, посетить какую-то страну.

Ваш список может выглядеть примерно так:

Часто Сегодня Скоро Когда-нибудь
Тренировка Написать текст рассылки Обновить дизайн сайта Греция
Уборка Созвониться с Машей Сфотографироваться на паспорт Китай
Ответить на письма Забрать посылку на почте Новая Зеландия

Что нужно делать каждый день

  • Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
  • Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
  • Обязательные разовые дела, если они есть.
  • Оценивание себя в конце дня.

В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.

Что даёт такая система

Намерение

Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.

Направление

Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.

Возможность выбирать

Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.

Контроль

С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.

Визуализация процесса

С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.

В чём секрет успеха системы

В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.

Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.

Стивен Гайз, блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты»

Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.

Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.

Почему важно оценивать себя

Это самый надёжный способ мотивации. Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».

Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.

Читайте также 🧐

lifehacker.ru

Программа для планирования времени. Для работы и личных дел.

У вас ресурсов не так-то много, чтобы “оставаться” на коне — силы, контакты и… время. Последнего у нас весьма ограниченное количество, поэтому только в наших силах научиться его использовать по максимуму — иными словами, научиться управлять им, чтобы становиться результативнее.

Для построения системы управления временем вам понадобится внедрить в свою жизнь эту “науку” и делать это поэтапно. Сегодня поведаю обо всех этих этапах, сориентирую, на какие правила обратить внимание и среди каких техник выбирать самую подходящую лично вам.

Начинаем с планирования времени

Именно в планировании заключается 50% всего успеха, который содержится в управлении своим временем. Чтобы правильно планировать свои часы, запомните несколько ниже описанных пунктов:

  1. На планирование необходимо уделять по 5 минут вашего времени каждое утро и вечер. Задержитесь на работе на 5 минут после завершения всех дел и распишите ваш to-do лист на завтра — это сэкономит кучу времени вам в течение всего следующего дня.
  2. С утра, придя на работу, первым делом пробегитесь по вашему списку дел и почасовому расписанию в ежедневнике. Внесите правки и начинайте идти по вашему списку дел, строго следуя плану! Вы удивитесь, насколько большего эффекта вам даст такая работа, нежели чем сумбурное начинание и бросание разных дел.
  3. В планирование закладывайте одну из множества техник тайм менеджмента. Например, Pomodoro. Этот метод включает в себя чередование периодов в 25 минут — на беспрерывную работу, — и 5 минут на отдых. После 4 таких чередований сделайте большой перерыв длиной в 10 минут. Да что я вам рассказываю — лучше посмотрите короткое видео о технике и ее применении.

В ролике я затрагиваю одну из программ для планирования времени — ЛидерТаск. О ней поговорим чуть позже, но запомните это название — инструмент невероятный!

Идем по вашему плану

Список дел и почасовое расписание составлены; теперь будем учиться работать с вашим планом. Тут опять же надо придерживаться нескольких четких аксиом:

  1. Длительность одной задачи не должна превышать 1 час.
  2. Если длительность задачи свыше 1 часа, то разбейте ее на подзадачи так, чтобы на их выполнение не уходило более 60 минут.
  3. В день не должно быть более 3-4 крупных задач; о том, как грамотно планировать все свои дни, недели и месяцы — поговорим чуточку ниже и затронем эту тему.
  4. Самую “ленивую” задачу выполняйте прямо с утра, чтобы она не висела над душой в течение всего последующего дня. Что такое “ленивая” задача? Это дело, к которому вы ну совсем не хотите приступать. Оно есть у каждого из нас в списке дел, и вот как раз именно с этой задачи и нужно начинать свой рабочий день.

Итак, мы подошли к самому интересному моменту внедрения тайм менеджмента в вашу жизнь — к инструментам. На самом деле, использовать бумажный ежедневник и аналогичный список дел — не представляется эффективным, т.к. написать список дел, затем переписать его в ежедневник, и все это вручную — отнимает много времени. Но спасение есть, и имя ему — ЛидерТаск.

О главном инструменте вашего времени

ЛидерТаск — это не просто программа для планирования времени, это ваш личный часовщик. При помощи приложения вы сможете внести все свои задачи в папку “Неразобранное”, а затем раскидать их по дням, неделям, месяцам, составляя список дел не только на завтрашний день, но и на год вперед.

Каждый уважающий себя лидер обладает программой для планирования времени, чтобы прямо в дороге, не отвлекаясь от дел, работать со своим to-do листом. В ЛидерТаске это возможно! Например, вы едете за рулем, и вам в голову внезапно приходит колоссальная идея! Вам не придется ее запоминать, чтобы в дальнейшем отправить в список дел, нет. При помощи смартфона на базах iOS или Android и приложения ЛидерТаск добавьте задачу, даже на касаясь экрана — только голосом.

В ЛидерТаске на платформе Windows реализованы все самые главные техники тайм менеджмента в виде отдельных программ. Например, та же самая техника Pomodoro или же Диаграмма Гантта — продукт, который позволит вам управлять проектами на “раз, два”.

Кстати, да, в ЛидерТаске вы можете группировать задачи в различные проекты, а затем реализовывать их. При помощи сервиса свое воплощение в жизнь уже успели получить более 10 миллионов проектов! Причем абсолютно различных масштабов — от строительства нового офиса до найма нового сотрудника в штат компании.

В списке дел вы можете работать с задачами, отделяя рабочие от личных посредством цветов и различных меток. Таким образом, вы возьмете под контроль не только рабочее, но и личное пространство. А ведь успешные люди так и делают — планируют даже свой отдых. А вы на такое способны? Проверим?

Вам будет интересно

www.leadertask.ru

15+ полезных сервисов, помогающих планировать время

Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?

Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.

http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.

http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.

http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.

http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).

https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.

https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂

http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.

http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.

http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.

http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.

https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.

http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы уже говорили с вами. И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.

https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).

http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер,  учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.

http://inmybook.ru — здесь можно делать всё: хранить файлы, планировать дела, писать заметки, устанавливать напоминания, учитывать финансы, сохранять ссылки или контакты. Сервис достаточно понятный даже для «чайника». Как обычно базовые возможности бесплатно, для продвинутых есть премиум-сервис (очень недорогой). Но – имхо – Evernote лучше, хотя и труднее в освоении.

Ну а исключительно для бизнес-целей (или для мощных фрилансерских проектов) работают такие более мощные многофункциональные сервисы, как, например, https://www.megaplan.ru, http://www.bitrix24.ru, http://www.easyredmine.com.

Традиционная ремарка: я не утверждаю, что это все достойные внимания сервисы-помощники в управлении временем. Я рассказываю про те, с которыми сталкивалась я, исключая англоязычные (среди них тоже есть интересные, скажем, https://workflowy.com или http://www.rememberthemilk.com). При этом сама я — «динозавр» и предпочитаю планирование в обычном Экселе. Ну а если у вас есть любимые сервисы, о которых я не упомянула – прошу делиться в комментариях:)

*

AzСonsult.ru

 

 

 

Еще статьи по теме:

www.azconsult.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о