Планировщик задач для сотрудников: сетевой планировщик задач для сотрудников бесплатно — Заработок в сети Интернет. Как заработать на дому в Интернете. Удаленная работа в сети.

Содержание

Планировщик задач 2.0

Во многих организациях возникают ситуации, требующие периодического или отложенного выполнения каких-нибудь процессов. К таким процессам можно отнести рассылку писем контактным лицам организаций, формирование периодических поручений сотрудникам организации, запуск различных сценариев или другие действия, требующие отложенного или периодического выполнения. Количество таких процессов в организации может быть очень большим и постоянно увеличиваться. При таком количестве отложенных и периодических задач очень велика вероятность забыть про какую-нибудь из них, учесть не всю информацию, необходимую для выполнения запланированной задачи, не выполнить задачу к указанному сроку или отправить результат задачи не в ту организацию или не тем исполнителям.

Чтобы избежать подобных ситуаций, было разработано техническое решение «Планировщик задач», которое позволяет сотрудникам организации настраивать и планировать выполнение различных задач при автоматизации процессов организации.

Описание решения

Техническое решение позволяет настроить и запланировать выполнение различных задач для сотрудников организации, при этом обеспечивается:

единый удобный интерфейс для настройки и планирования выполнения задач для сотрудников организации;
гибкая настройка расписания выполнения запланированных задач;
возможность выбора и настройки различных действий, выполняемых при запуске запланированной задачи;
возможность оперировать любыми объектами системы при формировании запланированной задачи;
контроль выполнения запланированных задач;
сокращение поиска информации при подготовке к исполнению запланированных задач;

автоматическое уведомление исполнителей запланированной задачи о наступлении срока исполнения;
автоматический старт запланированных задач по типовым маршрутам, либо отправка заданий любым исполнителям при наступлении срока старта запланированной задачи;
рассылка писем адресатам по расписанию;
запуск сценариев системы по расписанию;
интеграция с планировщиком заданий Windows.

Возможности

Техническое решение «Планировщик задач 2.0» имеет схожий функционал с техническим решением «Планировщик задач», но отличается от него архитектурой и принципом действия, а также следующими особенностями:

Интеграция с планировщиком заданий Windows.
Доработанный справочник «Расписания запланированных задач» с новыми дополнительными параметрами, визуальным отображением дней срабатывания расписания и с возможностью задания времени срабатывания с точностью до секунды.
Новый тип срабатывания расписания «При событии», позволяющий инициировать настроенные действия при наступлении определенной даты в настроенном реквизите типа «Дата» записей справочников или документов, с возможностью сдвига даты срабатывания до или после наступления события.

Для одного расписания можно указать несколько подряд идущих действий.
Для отправки почты используется не SBUM.MailFactory, а объектная модель CDO (Collaboration Data Objects), что позволяет отправлять почту через защищенное соединение.
Появилась возможность работы со списками рассылки.

В данном решении для управления запланированными задачами используется выделенный сервер планирования. В качестве сервера планирования может использоваться как обычное рабочее место пользователя DIRECTUM с установленной корпоративной пользовательской ОС не ниже Windows Vista, так и выделенный сервер с установленной серверной ОС не ниже Windows Server 2008. Все задачи пользователей будут планироваться с помощью разработанной интеграции в планировщике заданий Windows сервера планирования в отдельной настроенной папке.

Планировщик заданий Windows

Для удобства настройки технического решения разработан специальный сценарий «Установки модуля «Планировщик задач 2.0″».

Установки модуля «Планировщик задач 2.0» Общие настройки модуля Настройки сервера планирования Настройки работы с почтой

Техническое решение «Планировщик задач 2.0» расширяет возможности базовых модулей DIRECTUM с помощью его основных справочников

Действия, Расписания запланированных задач, Запланированные задачи, а также нескольких вспомогательных справочников.

Справочник Действия позволяет настроить различные действия, которые необходимо выполнять в рамках настроенных запланированных задач. Доступны действия «Запустить сценарий», «Отправить задачу» и «Отправить письмо». Для каждого действия можно задать соответствующие дополнительные параметры.

Действие «Отправить задачу»

Действие «Запустить сценарий» Действие «Отправить письмо»

На закладке «Объекты» можно указать список объектов, необходимых для выполнения запланированной задачи.

Закладка «Объекты» карточки действия

Справочник Расписания запланированных задач позволяет очень гибко настраивать расписание запуска запланированной задачи. При этом есть возможность настроить даты запуска запланированной задачи с учетом календарных или рабочих дней. Задать произвольный, ежедневный, еженедельный или ежемесячный период повторения для периодических задач. Указать дату и время начала срабатывания расписания, и дату и время окончания или количество повторений запланированной задачи.

Есть возможность указать дополнительные параметры, соответствующие дополнительным параметрам планировщика заданий Windows. При выборе срабатывания расписания только в рабочие дни, есть возможность указать перенос даты срабатывания с выходного дня назад или вперед до первого рабочего дня.

Расписание запланированной задачи с типом срабатывания «По расписанию»

По кнопке «Календарь» в карточке расписания, можно визуально посмотреть даты срабатывания расписания и при необходимости их изменить.

Календарь планирования

При выборе срабатывания расписания с типом «При событии», есть возможность настроить срабатывание расписания при наступлении определенной даты в настроенном реквизите типа «Дата» записей справочников или документов, с возможностью сдвига даты срабатывания до или после наступления события.

Расписание запланированной задачи с типом срабатывания «При событии»

В справочнике Запланированные задачи настраиваются параметры запланированных задач. На основной закладке карточки справочника отображается информация о результате выполнения последнего запуска, дата последнего запуска и расчетная дата следующего запуска, согласно настроенному расписанию запланированной задачи.

Закладка «Основная» карточки запланированной задачи

На закладке «Действия» указываются настроенные действия, которые необходимо выполнить при срабатывании расписания и результат их последнего выполнения.

Закладка «Действия» карточки запланированной задачи

На закладке «История» отображается история запуска запланированной задачи, содержащая всю необходимую информацию для анализа результатов выполнения запланированной задачи с точностью до секунды.

Закладка «История» карточки запланированной задачи

В случае возникновения нештатных ситуаций автору запланированной задачи и администратору будут отправлены соответствующие уведомления.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Планировщик задач 2.0» позволяет оптимизировать периодические или отложенные процессы в организации. Его использование позволяет достичь следующих эффектов:

Для руководителей:
- Обеспечить контроль сроков исполнения запланированных задач;
- Упростить анализ текущих периодических или отложенных задач;
- Упростить мониторинг сроков исполнения периодических или отложенных задач;
- Упростить доступ к документации, подготавливаемой в ходе исполнения запланированных задач;
- Обеспечить гибкую настройку периода повторения и выполняемых действий для запланированных задач.
Для сотрудников:
- Снизить риск неисполнения запланированной задачи;
- Упростить поиск информации, необходимой для исполнения запланированной задачи;
- Исключить ошибки при подготовке документов для запланированных задач.

МайТэк: Планировщик задач — МайТэк

Во многих организациях возникают ситуации, требующие периодического или отложенного выполнения каких-нибудь процессов. К ним можно отнести рассылку писем контактным лицам организаций, формирование периодических поручений сотрудникам организации, запуск различных сценариев или другие действия, требующие отложенного или периодического выполнения. Количество таких процессов в организации может быть очень большим и постоянно увеличиваться. При таком количестве отложенных и периодических задач велика вероятность забыть про какую-нибудь из них, или учесть не всю информацию, необходимую для выполнения запланированной задачи, или не выполнить задачу к указанному сроку, или отправить результат задачи не в ту организацию или не тем исполнителям.

Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, было разработано техническое решение «Планировщик задач», которое позволяет сотрудникам организации настраивать и планировать выполнение различных задач при автоматизации процессов организации.

Назначение решения

единый удобный интерфейс для настройки и планирования выполнения задач;
гибкая настройка расписания выполнения запланированных задач;
возможность выбора и настройки различных действий, выполняемых при запуске запланированной задачи;
возможность оперировать любыми объектами системы при формировании запланированной задачи;
контроль выполнения запланированных задач;
сокращение поиска информации при подготовке к исполнению запланированных задач;
автоматическое уведомление исполнителей запланированной задачи о наступлении срока исполнения;
автоматический старт запланированных задач по типовым маршрутам, либо отправка заданий любым исполнителям при наступлении срока старта задачи;
рассылка писем адресатам по расписанию;
запуск сценариев системы по расписанию.

Возможности технического решения

Техническое решение «Планировщик задач» расширяет возможности базовых модулей Directum с помощью справочников Расписания и Планировщик задач.

Справочник Расписания позволяет очень гибко настраивать расписание запуска запланированной задачи. При этом есть возможность настроить расчет даты запуска запланированной задачи с учетом календарных или рабочих дней. Задать произвольный, ежедневный, еженедельный или ежемесячный период повторения для периодических задач. Указать дату начала срабатывания расписания и дату окончания или количество повторений запланированной задачи.

В справочнике Планировщик задач настраиваются параметры запланированных задач. На основной закладке карточки справочника отображается информация о результате выполнения последнего запуска, дата последнего запуска и расчетная дата следующего запуска, согласно настроенным расписаниям запланированной задачи.

На закладке «Объекты» можно указать список объектов, необходимых для выполнения запланированной задачи.

На закладке «Действия» задаются различные действия, которые необходимо выполнить в рамках запланированной задачи. Доступны действия «Запустить сценарий», «Отправить задачу» и «Отправить письмо». Для каждого действия можно задать соответствующие дополнительные параметры.

На закладке «Расписание» можно задать любой набор запланированных расписаний. Дата следующего запуска запланированной задачи расчитается автоматически, исходя из ближайшей даты следующего запуска списка настроенных расписаний.

В случае возникновения нештатных ситуаций автору поручения и администратору будут отправлены соответствующие уведомления.

Эффект от внедрения

Техническое решение «Планировщик задач» позволяет оптимизировать периодические или отложенные процессы в организации. Его использование позволяет достичь следующих эффектов:

Для руководителей:
- Обеспечить контроль сроков исполнения запланированных задач;
- Упростить анализ текущих периодических или отложенных задач;
- Упростить мониторинг сроков исполнения периодических или отложенных задач;
- Упростить доступ к документации, подготавливаемой в ходе исполнения запланированных задач;
- Обеспечить гибкую настройку периода повторения и выполняемых действий для запланированных задач.
Для сотрудников:
- Снизить риск неисполнения запланированной задачи;
- Упростить поиск информации, необходимой для исполнения запланированной задачи;
- Исключить ошибки при подготовке документов для запланированных задач.

Задача

Название реквизита	Описание реквизита
Тип задачи	Один из возможных типов: «Поручение», «Письмо», «Встреча», «Звонок». Кнопки позволяют изменить тип задачи. В зависимости от типа незначительно изменяется внешний вид формы задачи.
С	Плановая дата начала работы над задачей. Значение поля влияет на продолжительность выполнения задачи (длительность).
По	Плановая дата окончания работы над задачей. Значение поля влияет на продолжительность выполнения задачи (длительность).
Важность	Многократное нажатие кнопки позволяет изменять важность задачи (низкая, обычная, высокая). По умолчанию задача имеет обычную важность.
Назначить категорию	Цветные квадратные кнопки позволяют быстро назначить категорию задачи. Цвет категории будет влиять на цвет задачи при отображении ее в планировщике. С помощью категорий можно настроить приоритет выполнения задач.
Ответственный(-ые) сотрудник(-и)	Плановый исполнитель(-и) задачи. Если включена опция «Управление поручениями», то система позволяет выбрать не одного, а несколько исполнителей, поставить задачу всем сотрудникам какого-либо подразделения или всем исполнителям какой-либо роли. Страницы «Задачи по сделкам» и «Задачи прочие» раздела «Задачи» содержат все задачи, в которых ответственный сотрудник является текущим пользователем системы.
Контролирующий сотрудник	Пользователь, от которого ожидается осуществление контроля при выполнении задачи исполнителем. В зависимости от настроек состояний задача будет считаться закрытой только после того, как контролер подтвердит выполнение задачи (нажмет на кнопку «Проконтролировано»). Страница «Задачи на контроле» раздела «Задачи» содержит все задачи, в которых контролирующий сотрудник является текущим пользователем системы.
Инициатор	Пользователь, который инициировал создание задачи. Например, директор поручил секретарю поставить задачу менеджеру. Директор — инициатор, секретарь — автор. Директор может сам поставить задачу. Тогда автор и инициатор будет один и тот же. Страница «Задачи от меня» раздела «Задачи» содержит все задачи, в которых инициатор или автор является текущим пользователем системы.
Партнер	Партнер, который имеет отношение к задаче. При изменении партнера заполняется реквизит «Как связаться» контактной информацией партнера. Если поле «Партнер» заполнено, становится активной закладка «История взаимодействий», на которой отображается история взаимодействий с указанным партнером.
Контактное лицо	Контактное лицо партнера, который имеет отношение к задаче. При изменении контактного лица заполняется реквизит «Как связаться» контактной информацией контактного лица партнера.
Как связаться	Текстовое поле, которое автоматически заполняется контактной информацией партнера или контактного лица. Предназначено для удобства выбора способа связи.
Место встречи	Текстовое поле, которое видно только в том случае, когда тип задачи «Встреча». Предназначено для указания адреса встречи.
Цель и результат задачи	Реквизиты, которые видны на форме задачи в том случае, если включена опция «Контроль достижения целей и результатов».
Быстрое создание
Панель расположения автокнопок	Автокнопки могут запускать какой-либо опрос / скрипт разговора или заполнять реквизиты задачи. Если у кнопки есть пиктограмма в виде диалогового облачка, значит данная кнопка запускает скрипт разговора или опрос. Если у кнопки нет пиктограммы, значит нажатие кнопки приведет к заполнению реквизитов задачи.
Основание	Объект, на основании которого была создана задача. Это может быть другая задача, маркетинговое мероприятие, претензия, сделка или интерес клиента и пр. Реквизит заполняется автоматически при использовании механизма «Создание на основании».
Тема	Краткая суть задачи.
Детальное описание задачи	Подробное описание задачи.
Все комментарии	Раскрывающаяся группа, в которой указаны все комментарии к задаче. Комментировать можно даже закрытую задачу, несмотря на то, что все реквизиты недоступны для изменения. Комментарии могут указывать исполнитель задачи, контролер или иницатор задачи.
Дополнительно
Категория	Категория задачи. Может быть оперативно заполнена нажатием на цветной квадрат.
Сделка	Указание на то, что задача связана со сделкой. Реквизит заполняется автоматически в том случае, когда создается в контексте сделки. Реквизит не предназначен для заполнения вручную.
Этап сделки	Указание, на каком этапе связанной сделки произошло создание задачи. Реквизит заполняется автоматически в том случае, когда создается в контексте сделки. Реквизит не предназначен для заполнения вручную.
Бизнес-процесс	Указание на то, что задача связана с бизнес-процессом. Реквизит заполняется автоматически в момент постановки задачи, т.к. задача создается в рамках бизнес-процесса. Реквизит не предназначен для заполнения вручную.
Этап бизнес-процесcа	Указание на этап бизнес-процесса. Данная задача является действием бизнес-процесса. Реквизит заполняется автоматически в момент постановки задачи, т.к. задача создается в рамках бизнес-процесса. Реквизит не предназначен для заполнения вручную.
Группа «Статистика»	Служебные поля, которые при работе с задачей заполняются автоматически.
Ответственный (факт)	Пользователь, который выполнил задачу. В некоторых случаях может отличаться от планового ответственного. Заполняется автоматически при выполнении задачи.
Автор	Пользователь, который создал задачу. Например, директор поручил секретарю поставить задачу менеджеру. Директор — инициатор, секретарь — автор. Директор может сам поставить задачу. Тогда автор и инициатор будет один и тот же. Страница «Задачи от меня» раздела «Задачи» содержит все задачи, в которых инициатор или автор является текущим пользователем системы.
Статус	Статус задачи соответствует ее жизненному циклу. Статус задачи меняется автоматически в ходе работы над задачей.
Дата начала (факт)	Фактическое время начала работы над задачей (например, при нажатии кнопки «Принять к исполнению»).
Дата окончания (факт)	Фактическое время окончания работы над задачей (например, при нажатии кнопки «Выполнить»).
Включить в планировщик	Признак того, что задача будет отображаться в планировщике. По-умолчанию все задачи включаются в планировщик, кроме писем.
Необходимость выполнения задачи	В том случае, когда установлена опция «Управление поручениями», задачу можно поставить сразу нескольким исполнителям. Если выполнение задачи необходимо только от одного из ответственных, необходимо отметить при выборе исполнителей. Данный признак отражается в задаче как надпись.
Страница «История взаимодействий»	Позволяет просматривать историю взаимодействий с клиентом, который указан в реквизите «Партнер». Если реквизит не заполнен, то страница недоступна.
Страница «Вложенные документы»	Позволяет прикреплять к задаче ссылки на документы системы, например, «Заказ клиента», «Акт выполненных работ», «Коммерческое предложение клиенту» и прочие внутренние документы системы 1С.
Гиперссылка «Взаимодействия и задачи»	Позволяет просматривать список задач в любом контексте системы: из формы задачи, сделки или интереса клиента.
Гиперссылка «Файлы»	Позволяет прикрепить к задаче любые файлы с компьютера. Если задача связана с бизнес-процессом, то в списке присоединенных файлов будут отображаться файлы по всему бизнес-процессу с указанием этапа.

Планируйте работу выездных специалистов – B2Field

Представляем новую возможность B2Field — планировщик заданий. Этот инструмент позволит быстро распределять задачи между сотрудниками и контролировать загрузку всей команды. В статье расскажем подробнее про планировщик и ответим на вопросы по его использованию.

Наглядная картина рабочего дня

Планировщик заданий от B2Field основан на диаграмме Ганта — проверенном временем инструменте. Наш планировщик интерактивный, то есть вы сможете не только видеть актуальную картину дня, но и оперативно корректировать задачи.

Планировщик поможет решить две главные задачи:

контролировать загрузку команды: благодаря наглядности инструмента проще увидеть картину целиком,
вносить изменения в текущий процесс: вы легко найдете нового исполнителя или назначите задачу на нужное время.

Как работать с планировщиком

Все поручения из раздела Задания попадают в планировщик автоматически. Для просмотра запланированных задач выберите нужный вам период: день недели и время. Вы также можете воспользоваться фильтрами, чтобы выбрать конкретных сотрудников.

Вы можете создать задание напрямую сотруднику или импортировать все задачи через файл, либо API. После этого легко равномерно распределить нагрузку по всем полевым специалистам. Когда вы внесете изменения, на смартфон сотрудника придет push-уведомление о новой задаче.

А если вам нужно изменить исполнителя уже поставленной задачи, например, когда произошла накладка по времени, просто перенесите ее другому сотруднику. Планировщик поможет избежать ситуаций, когда у специалиста назначено несколько заданий параллельно.

Ответы на популярные вопросы

Я не выбрал исполнителя. Куда попадет задание?

Такие задания попадут в закрепленное поле — «Исполнитель не назначен». Как мы уже говорили, после этого их удобно переносить в свободное окошко, так как вы сразу видите загруженность специалиста в определенный момент.

У меня много выездных сотрудников, но задачи я назначаю только супервайзерам. Как это сделать удобнее?

Вы можете воспользоваться фильтром по сотрудникам: выбрать одного, нескольких или весь отдел. Возможность фильтрации по отделам упрощает задачу назначения ответственных сотрудников.

Как посмотреть только выполненные задачи?

Наши разработчики предусмотрели для этого случая фильтры. Вы сможете отобразить в планировщике задачи с определенным статусом, названием или адресом. Отфильтровать можно по самым разным параметрам.

Доступен ли планировщик заданий в мобильном приложении?

Планировщик доступен только в веб-кабинете администратора, так как главное преимущество инструмента — его наглядность. Однако назначать задачи в мобильном приложении возможно, об этом мы рассказывали в нашей статье.

Планируйте работу выездной команды с B2Field

B2Field помогает руководителям управлять мобильными специалистами: контролировать работу на выезде и получать достоверные отчеты о том, что происходит в «полях». С сервисом легко планировать задачи, а новый инструмент позволит сделать это еще удобнее. Планировщик уже доступен для всех наших клиентов.

Как ставить задачи сотрудникам: лучшие техники

Когда сотрудники не справляются с задачами, руководитель начинает сомневаться в их компетентности. Но часто причина в неправильной постановке задачи — руководитель плохо объяснил, назначил задачу не тому сотруднику или не предоставил ресурсы для ее выполнения.

Делегирование и правильная постановка задачи — одна из самых важных функций руководителя. Ее значимость возрастает на удаленной работе, когда у руководителя нет физического контроля над сотрудниками. Он не видит, чем занимаются работники в конкретный момент времени и может оценить только результаты.

Способы постановки задач

Задачи можно ставить в виде требований, просьб, предложений или договоренностей. Приоритетный способ постановки задач в компании часто зависит от ее корпоративной культуры. Фредерик Лалу в книге “Открывая организации будущего” описал основные типы организаций и особенности их корпоративной культуры. Рассмотрим, какой способ постановки задач соответствует разным типам культуры компании.

Требования

Когда корпоративная культура компании основана на принципе силы и правил, руководитель играет роль жесткого диктатора. Он ставит задачи сотрудникам в формате требований: “Новый отчет нужно сделать до конца недели”.

Выполнение требований происходит бездумно и в узких рамках, которые подавляют творческое мышление сотрудника. Требования можно использовать для поручения машинальных заданий. А, чтобы заинтересовать и вовлечь сотрудника, нужно сочетать требования с другими способами постановки задач.

Совет. Если вы отдаете требование выполнить сложное задание, создайте регламент или инструкцию ее выполнения. Эту текстовую или видео инструкцию можно разместить на обучающей платформе. Тогда вы будете уверены, что сотрудник выполнит все в точности, как вам нужно и вам не придется повторять эту информацию другим сотрудникам.

Просьбы, предложения и договоренности

Когда корпоративная культура компании основана на принципе результата и согласия, начинают появляться задачи в новых форматах. Они позволяют сотруднику самостоятельно выбирать способ решения проблемы и отвечать за результат.

Просьба: “Дим, мы с тобой не первый год работаем, у меня к тебе просьба. Мне не все понятно что происходит с клиентом. Мог бы ты помочь подготовить мне отчет?”.

Предложение: “Мне нравится работа в твоем отделе. У меня есть предложение. Если откликнешься, буду очень признателен. Попробуй сделать аналитический отчет о клиентах, чтобы было понятней мне и другим ребятам. Есть мысли об этом? Что думаешь?”.

Договоренность: “Оль, у меня есть размышления, что можно улучшить информативность твоего отдела. Что думаешь по этому поводу? Какие у тебя идеи как это реализовать?”.

При такой постановке задач снижается уровень твердости, и увеличивается вероятность получить отказ. Поэтому для некоторых поручений можно оставить формат требований, но стремиться к тому, чтобы уменьшить их количество. Например, в Яндексе запрещено требовать — можно только договариваться.

Что касается культуры творчества, то в России практически нет таких компаний. По сути это добровольный союз эмоционально зрелых творческих людей, которые способны самоорганизоваться и быстро придумывать и внедрять новые идеи.

Независимо от формата задач, их постановка должна состоять из восьми обязательных этапов.

Алгоритм постановки задач сотрудникам

Каждый руководитель сталкивался с ситуацией, когда результат выполнения задачи настолько далек от ожиданий, что внутри все начинает бурлить от недовольства. Работа выполнена не так, а все уже сроки вышли. Руководитель, засучив рукава, сам бросается в бой, попутно осыпая проклятиями нерадивого сотрудника. Нередко, истинной причиной такой ситуации является изначальная некорректная постановка задачи.

Чтобы сотрудники выполняли все задачи правильно, а результат выполнения вас не разочаровывал — нужно выполнять ряд обязательных действий.

1. Выбрать сотрудника для постановки задачи

Определите, какому сотруднику вы поставите задачу. Есть ли у него успешный опыт решения подобных проблем? Сложное задание может быть невыполнимым для новичка, а слишком легкое задание скучным для опытного сотрудника. Трезво оценивайте возможности сотрудника.

Совет. Если молодой сотрудник раньше не выполнял подобную задачу, приведите примеры выполнения. Например, если вы просите его разработать отчетность за месяц, пришлите ему отчет за предыдущий период.

2. Выбрать время и место постановки задачи

Часто сотрудники обмениваются задачами в устном разговоре за обедом. В такой обстановке высока вероятность про задачу забыть. Или сложное задание бросается мимолетом в разгар рабочего дня. Сотрудник увлечен работой и не готов погрузиться в детали задания сразу.

Задачи следует ставить в письменном виде. Все, что устно — того не существует. Если поручение сложное, обсудите его голосом, после чего зафиксируйте на бумаге. Для управления задачами удобно использовать программу-планировщик, например Trello.

3. Объяснить цель задачи и мотивацию

В детстве родители часто говорят “Так нельзя делать”. На вопрос “Почему?” дети слышали ответ “Потому что я так сказал”. Аналогичным образом ведут себя руководители, когда ставят задачу и не объясняют значимость ее результата в общем процессе. Если погрузить сотрудника в контекст ситуации и объяснить, как будет использоваться ее результат, возможно он творчески подойдет к задаче и предложит нестандартное решение. Например, руководитель может сказать: «Подготовь презентацию для выступления». А может изменить подачу: «Через неделю я буду выступать на крупном бизнес-мероприятии. Данные в прошлой презентации сильно устарели, подготовь пожалуйста новую к среде, опираясь на мой план выступления. Если у нас не будет новой презентации в срок, мое выступление будет не таким убедительным». Теперь у сотрудника достаточно вовлеченности в задачу и достаточно информации для поиска оптимального решения.

Помимо прояснения целей важно управлять мотивацией сотрудников. Объясните, что человек получит, если выполнит задачу? Некоторых сотрудников можно замотивировать соперничеством с коллегами — “Ты будешь первым, кто добился таких результатов”. Других — тем, что задание интересное и поможет ему продвинуться по карьерной лестнице — “За участниками проекта будет наблюдать генеральный директор”.

4. Обозначить суть задачи и условия выполнения

Мелкие задачи удобно ставить по технике “Установка ожиданий”. Руководитель говорит “Я ожидаю от тебя … результат в … срок”.

Для долгосрочного планирования удобно использовать технологию по постановке целей SMART. Кратко напомним ее суть:

Конкретная (Specific)

Руководитель дает указания, что конкретно нужно сделать и какой должен получиться конечный результат. Рекомендуем использовать глаголы, избегать общих формулировок и уделять внимание деталям.

Неправильно: “Нужно заказать поставку с завода”.
Правильно: “Позвоните в компанию X и закажите Y кг цельнозернового кофе к Z сроку”.

Измеримая (Measurable)

Каким критериям должен соответствовать результат выполненной задачи? Если стоит цель увеличить количество продаж, до какой суммы увеличить? Если стоит цель нанять новый персонал — сколько сотрудников, на какую должность и какой квалификации?

Достижимая (Achievable)

Есть популярная фраза “Требуй невозможного и получишь максимум”. Это правило редко работает в отношении к подчиненным. Когда руководитель ставит нереальную задачу увеличить прибыль в 3 раза, а менеджеры выложились на полную и увеличили прибыль в 2 раза, они возможно даже не порадуются своему успеху. А если сотрудники не чувствуют, что результат их работы является ценным, они теряют к такой работе интерес.

Совет. Перед постановкой задачи постарайтесь учесть внутренние и внешние факторы, которые могут повлиять на ее выполнение. Например, текущую загруженность сотрудника или сезонность бизнеса.

Значимая (Relevant)

Чтобы определить значимость задачи, ответьте себе на вопрос “Можно ли ее вообще не выполнять?”. Если ответ «да», не ставьте эту задачу. Если “нет”, донесите значимость задачи сотруднику. Тогда он более ответственно отнесется к ее выполнению.

Ограниченная во времени (Time boud)

Для каждой задачи важно указывать дедлайн. Без ощущения сроков сотрудники будут максимально растягивать ее выполнение. При установке сроков не используйте слова “быстро”, “скоро” или “не так скоро”. Это относительные понятия, которые воспринимаются каждым человеком по-разному. Устанавливая срок, рекомендуем всегда брать с запасом, чтобы непредвиденные обстоятельства не сорвали сроки выполнения проекта.

Совет. Разбивайте большие задачи на маленькие и ставьте дедлайн для каждой маленькой задачи. Например, если у вас стоит цель увеличить продажи на 25% за ближайшие 2 месяца, разделите её на подцели.

5. Проверить понимание задачи

Чтобы проверить, насколько человек понял суть поставленной задачи, спросите у него:
— Как ты понял задание?
— В какой последовательности ты будешь его выполнять? Какие методы использовать?
— Каким должен быть результат?
— Чья помощь тебе может потребоваться?

Чем полнее будет ответ сотрудника, тем больше у вас будет возможностей оценить насколько хорошо он понял задачу.

Совет. Не задавайте вопрос: “Тебе все понятно?”. Это закрытый вопрос, на который сотрудник не даст развернутого ответа. Он может ответить только «Да» или «Нет».

6. Обеспечить ресурсами

Есть ли у сотрудника необходимые ресурсы для выполнения задачи? Речь идет о материальных, информационных и человеческих ресурсах. Возможно, ему нужны дополнительные материалы или человек в помощь.

7. Проконтролировать процесс и результат

Обсудите с сотрудником, каким образом и кому он будет отчитываться о задаче. Руководитель должен получать информацию, а не вытягивать ее вопросами “ну что там?”. Для этого нужны отчеты.

Отчеты могут быть устными или электронными. Удобно внедрить ритуал устного еженедельного отчета, когда сотрудники озвучивают какие у них задачи в работе, какие уже завершены, а какие ожидают своей очереди.

Параллельно можно контролировать задачи через системы контроля, например Trello, Todoist или Bitrix24. Эти инструменты позволяют автоматизировать управление задачами. Если сотрудник задерживает сроки, планировщик подсвечивает задачу красным цветом. Руководитель замечает это и может оперативно помочь сотруднику решить проблему.

8. Дать обратную связь

Правильная обратная связь в обучении всегда должна быть содержательной и конструктивной. Если сотрудник плохо справился, укажите на его ошибки, не используйте обобщений, попросите исправить их и подбодрите. Ведите статистику ошибок и разбирайте с сотрудниками наиболее частые случаи. Если сотрудник хорошо выполнил задачу, поблагодарите и похвалите его. Не игнорируйте и не воспринимайте как должное хорошо выполненную работу.

Вывод. Руководитель не должен ожидать, что сотрудники читают его мысли и самостоятельно додумывают суть задачи. Если сотрудник что-то не понял, он не всегда задаст уточняющие вопросы. В большинстве случаев сотрудники думают: “Я же не буду задавать дурацкие вопросы и беспокоить руководителя по мелочам. Сделаю как понял и как знаю”. Поэтому нужно ставить задачи максимально прозрачными и понятными для сотрудника. И в той форме, в которой они воспринимают задачу и приступают к ее выполнению.

Управление приложением «Задачи» для вашей организации в Microsoft Teams — Microsoft Teams

31.08.2021
Чтение занимает 7 мин
Применяется к:

Microsoft Teams

В этой статье

Обзор «Задач»

Приложение «Задачи» обеспечивает согласованное управление задачами в Microsoft Teams, объединяя отдельные задачи на основе Microsoft To-Do и командные задачи на основе Планировщика в одном месте. Пользователи могут получить доступ к приложению «Задачи» в левой части Teams, а к вкладке «Задачи» на канале — в отдельных командах. Мои задачи и Общие планы в «Задачах» позволяют пользователям просматривать и управлять всеми индивидуальными и командными задачами, а также определять приоритеты их работы. «Задачи» доступны в классической версии Teams, в Интернете и на мобильных устройствах.

Примечание

По мере развертывания возможностей «Задач» в настольных клиентах Teams имя приложения изначально будет отображаться для пользователей как Планировщик. После этого имя будет временно изменено на Задачи от Планировщика и To-Do, и позже оно будет переименовано в Задачи. В мобильных клиентах Teams пользователи всегда будут видеть имя приложения как Задачи. Возможна небольшая задержка в доступности мобильной версии после того, как станет доступной версия для настольных компьютеров.

Для организаций, которые хотят упростить управление задачами для рядовых работников, «Задачи» также включает возможности, которые позволяют определять в качестве цели, публиковать и отслеживать задачи рядового работника. Например, региональный или корпоративный руководитель может создавать и публиковать списки задач, предназначенные для соответствующих расположений, например, для определенных розничных магазинов, и отслеживать прогресс с помощью отчетов в режиме реального времени. Руководители могут назначать задачи сотрудникам и руководить действиями в пределах своего расположения. Рядовые работники, в свою очередь, имеют список приоритетов назначенных им задач на мобильном устройстве или компьютере. Чтобы включить публикацию задач, сначала необходимо настроить иерархию целей для организации, которая определяет, как все команды в иерархии связаны друг с другом.

Что нужно знать о «Задачах»

«Задачи» доступны в виде приложения, а также в виде вкладки на канале. Имейте в виду, что приложение включает как отдельные задачи из To-Do, так и командные задачи из Планировщика, тогда как на вкладке отображаются только командные задачи.

С приложением «Задачи» пользователи получают возможность работать на компьютере, в Интернете и на мобильных устройствах. Если «Задачи» установлены в настольном клиенте Teams, пользователи также увидят его в веб-клиентах и мобильных клиентах Teams. Исключением являются гостевые пользователи. Важно знать, что гости могут получить доступ к приложению «Задачи» только из мобильного клиента Teams. Гости будут видеть вкладки задач как на рабочем столе Teams, так и в веб-клиентах.

Мои задачи отображают отдельные задачи пользователя. Общие планы показывают задачи, над которыми работает вся команда, а также любой список задач, добавленный в виде вкладки «Задачи» на канал. Обратите внимание на следующее:

Списки задач, которые пользователь создает в приложении «Задачи», также появятся в клиентах To-Do этого пользователя. Точно так же списки задач, которые пользователь создает в To Do, будут отображаться в разделе Мои задачи в «Задачах» для этого пользователя. То же применяется и для индивидуальных задач.
Все вкладки «Задач», добавленные в канал, также отображаются в клиентах Планировщика. Когда пользователь создает план в Планировщике, план не будет отображаться в приложениях «Задачи» или «Планировщик», если он не добавлен в виде вкладки в канал. При добавлении новой вкладки в «Задачах» пользователь может создать новый список или план или выбрать один из существующих.

Настройка «Задач»

Важно!

Настроенные для Планировщика параметры и политики будут применимы и к «Задачам».

Включение и отключение «Задач» в организации

По умолчанию приложение «Задачи» включено для всех пользователей Teams в организации. Вы можете отключить или включить приложение на уровне организации на странице Управление приложениями в Центре администрирования Microsoft Teams.

В левой части панели администрирования Microsoft Teams перейдите к разделу Приложения Teams > Политика разрешений.
В списке приложений выполните одно из следующих действий:
- Чтобы отключить «Задачи» для организации, найдите приложение «Задачи», выделите его и нажмите Блокировать.
- Чтобы включить «Задачи» для организации, найдите приложение «Задачи», выделите его и нажмите Разрешить.

Примечание

Если не удается найти приложение «Задачи», выполните поиск по имени в первой заметке этой статьи. Возможно, приложение все еще находится в процессе переименования.

Включение и отключение «Задач» для определенных пользователей в организации

Чтобы разрешить или запретить определенным пользователям в организации использовать «Задачи», убедитесь в том, что приложение «Задачи» включено в вашей организации на странице Управление приложениями, а затем создайте настраиваемую политику разрешений приложения и назначьте ее пользователям. Дополнительные сведения см. в статье Управление политиками и параметрами пользовательских приложений в Teams.

Использование политики настройки приложений для закрепления «Задач» в Teams

Политики настройки приложений позволяют настроить Teams, чтобы выделить приложения, которые наиболее важны для пользователей в организации. Приложения, которые настраиваются в политике, закреплены на панели приложения—панели сбоку настольного клиента Teams и в нижней части мобильных клиентов Teams—, где пользователи могут быстро и легко получить к ним доступ.

Чтобы закрепить приложение «Задачи» для пользователей, можно изменить глобальную политику (по умолчанию в пределах организации) или создать и назначить настраиваемую политику настройки приложений. Дополнительные сведения см. в статье Управление политиками и параметрами пользовательских приложений в Teams.

«Мои задачи» пользователя отображаются только при наличии у него лицензии на Exchange Online

Если вы не хотите, чтобы пользователь видел раздел Мои задачи, вы можете скрыть его. Чтобы сделать это, удалите лицензию пользователя на Exchange Online. Важно знать, что после удаления лицензии на Exchange Online пользователь больше не будет иметь доступ к своему почтовому ящику. Данные почтового ящика хранятся в течение 30 дней, после чего данные будут удалены и не смогут быть восстановлены, если для почтового ящика не будет установлено удержание на месте или удержание для судебного разбирательства.

Мы не рекомендуем использовать эту возможность для информационных работников, но в некоторых случаях может потребоваться использовать эту возможность, например для рядовых работников, которые не зависят от электронной почты.

Публикация задач

С помощью публикации задач в организации можно публиковать списки задач, предназначенные для определенных расположений (команд) в организации, для определения и предоставления общего доступа к рабочему плану, который должен быть выполнен в этом расположении.

Пользователи в команде публикации, такие как корпоративные или региональные руководители, могут создавать списки задач и публиковать их для определенных групп.
Руководители групп получателей могут просматривать опубликованные списки задач и назначать отдельные задачи участникам группы.
Рядовые сотрудники могут просматривать назначенные им задачи с помощью простого мобильного интерфейса. Они могут прикреплять фотографии, чтобы показать свою работу, когда это необходимо, и отмечать свои задачи как выполненные.
Издатели и руководители могут просматривать отчеты о состоянии назначения и завершения задач на каждом уровне, в том числе по расположению (группе), списку задач и отдельной задаче.

В приложении «Задачи» можно создавать списки задач, управлять ими и публиковать их в опубликованных списках. Эта вкладка отображается пользователю только в том случае, если в организации настроена иерархия целей для команды, и пользователь входит в состав группы, включенной в эту иерархию. Иерархия определяет, может ли пользователь публиковать или получать списки задач и просматривать отчеты для полученных списков.

Пример сценария

Ниже приведен пример публикации задачи.

Contoso выполняет развертывание новой акции по продаже и доставке еды на вынос. Чтобы поддерживать взаимодействие с брендом, им необходимо координировать последовательное внедрение в более чем 300 магазинов.

Группа маркетинга предоставляет сведения о рекламной акции и соответствующем списке задач с помощью менеджера по связям с общественностью по вопросам розничной торговли. Менеджер по связям с общественностью по вопросам розничной торговли, который работает в качестве привратника для магазинов, просматривает информацию, создает список задач для продвижения, а затем создает задачу для каждой единицы работы, которую необходимо выполнить в каждом из соответствующих магазинов. После составления списка задач ему нужно выбрать магазины, которые должны выполнить работу. В этом случае акция распространяется только на магазины в США, в которых есть собственный ресторан. В «Задачах» она фильтрует список магазинов на основе атрибута ресторана в магазине, выбирает соответствующие расположения в США в иерархии и затем публикует список задач в этих магазинах.

Менеджеры магазинов в каждом расположении получают копии опубликованных задач и назначают их участникам группы. Менеджеры могут использовать возможности «Задач», чтобы понять всю работу, которая требуется в их магазине. Они также могут использовать доступные фильтры, чтобы сосредоточиться на конкретном наборе работ, например на работе, которая должна быть выполнена сегодня или работа в определенной области.

Рядовые сотрудники в каждом магазине теперь имеют список приоритетных задач в «Задачах» на своем мобильном устройстве. После завершения задачи они помечают их как завершенные. Некоторые могут даже загрузить и прикрепить фотографию к задаче, чтобы показать свою работу.

В центральном офисе Contoso, а также независимые руководители могут просматривать отчеты о состоянии назначения и завершения задач в отдельном магазине и во всех магазинах. Они также могут перейти к конкретной задаче, чтобы просмотреть состояние в разных магазинах. По мере приближения даты запуска они могут выявить любые отклонения и при необходимости связаться со своими командами. Такая видимость позволяет Contoso повысить эффективность развертывания и обеспечить более единообразное взаимодействие в магазинах.

Настройка иерархии целей для команды

Чтобы включить публикацию задач в организации, необходимо сначала настроить схему целей для команды в качестве .CSV-файла. Схема определяет, как все команды в вашей иерархии связаны друг с другом, а также атрибуты, используемые для фильтрации и выбора команд. После создания схемы загрузите ее в Teams, чтобы применить ее к вашей организации. Участники команды публикации, такие как менеджер по связям с общественностью по вопросам розничной торговли в примере сценария, могут затем фильтровать команды по иерархии, атрибутам или их комбинации, чтобы выбрать соответствующие команды, которые должны получить списки задач, а затем опубликовать списки задач для этих команд.

Пошаговые инструкции по настройке иерархий целей для команды см. в статье Настройка иерархии целей для команды.

Power Automate и API Graph

Задачи поддерживают Power Automate для To-Do и API Graph для Планировщика. Дополнительные сведения:

7 советов по эффективному планированию и распределению сотрудников по объектам

Независимо от того, насколько велик ваш бизнес, эффективное планирование и распределение сотрудников – ключевой способ гарантировать, что задачи выполняются правильными людьми и в нужное время. Данный процесс может выглядеть просто, но с учётом различия в ролях, способностях и возможностях, не говоря уже о том, что люди могут заболеть или уйти в отпуск, всё может оказаться гораздо сложнее, чем ожидалось. Следовательно, очень важно делать всё возможное для рационализации процесса и гарантировать быстрое и эффективное выполнение работ. Чтобы помочь вам с этим, предлагаем вашему вниманию 7 советов по эффективному планированию и распределению сотрудников по объектам.

1. Узнайте ваших сотрудников и их расписание

При распределении сотрудников, вы захотите узнать каждого из них, их навыки и слабые стороны. Конечно, чем меньше ваш бизнес, тем проще это сделать, однако подобный подход позволит вам выбрать правильных людей для выполнения конкретного задания.

Помимо изучения навыков сотрудников, вы также захотите узнать их расписание. Кто-то работает с понедельника по пятницу с 9 до 17, но кто-то может работать и по другому графику. Возможно, есть определённые дни, в которые кто-то из сотрудников вообще не доступен. Это важно принимать во внимание при распределении задач. Один из простых и удобных способов быть в курсе того, кто и когда приходит и уходит – использовать умное входное решение, вроде шлюзовой кабины или скоростных турникетов. Полученная от них информация позволит точно знать кто и где находится, что создаст подоснову для успешного планирования.

2. Подберите правильные роли

Однако, понимание навыков и расписания ваших сотрудников – только половина уравнения. Вы также захотите узнать, какие роли лучше всего подходят тем или иным сотрудникам, а также сколько людей нужно назначить на каждую конкретную роль.

Нет ничего хуже, чем назначить слишком мало людей для выполнения определённой задачи, но столь же плохо, если людей окажется слишком много. Понимание возможностей собственных сотрудников, а также полное понимание самой задачи, поможет устранить данную проблему.

3. Планируйте наперёд

В мире планирования, время обычно бывает не на вашей стороне. Часто что-то может случиться в самый последний момент, люди окажутся в отпуске или не будут готовы к конкретной работе, поэтому важно планировать наперёд, чтобы гарантировать своевременное выполнение задач.

Предварительное планирование выгодно и для ваших сотрудников. Люди хотят заранее знать свою загрузку, чтобы правильно расставлять приоритеты. Кроме того, такой подход позволяет избежать путаницы.

В международном подразделении Boon Edam за распределение людей отвечает Андре Мютсарс, который составляет планы на три недели вперёд:

«Планирование – очень важно… Мы должны быть достаточно гибкими для заказчика. Чтобы спланировать каждый монтаж, я должен понять тип двери, её размер, вес, и выделить достаточное количество инженеров – и правильных инженеров – для данной работы. Каждое утро понедельника мы встречаемся с офисной командой, чтобы обсудить прошедшую неделю и поговорить о планах на три следующие недели. Это очень важно, потому что мы должны соблюдать сроки и соответствовать ожиданиям клиента».

4. Эффективная коммуникация с сотрудниками

Планирование важно, но оно не будет эффективным, если вы не сможете донести свой план до сотрудников.

Не полагайтесь на устные договорённости – используйте доступные каналы коммуникации (электронную почту или текстовые сообщения), чтобы держать людей в курсе важных изменений.

Коммуникации должны быть простыми и с точки зрения сотрудников. Например, если человеку нужно отпроситься, это не должно вести к большим административным сложностям. Можно отпроситься лично, но этот способ не самый надёжный, поэтому лучше использовать специальные кадровые системы, чтобы оптимизировать процесс.

Проще говоря, каждый раз, когда меняется график, об этом должны знать все, чтобы избежать накладок или конфликтов из-за расписания.

5. Используйте специальные программы для планирования

Для отслеживания того, кто был назначен для выполнения заданий, а также возможных изменений, должна существовать определённая система. Ручка и лист бумаги могут подойти для небольшого бизнеса, но если у вас в подчинении больше десяти человек, то ситуация становится более сложной.

Многие компании используют электронные таблицы для управления персоналом – обычно либо на базе Microsoft Excel, либо на базе Google Sheets. Оба варианта – отличный выбор для управления большими массивами данных и внесения в них изменений, но они не смогут сообщить вашим подчинённым о назначениях. Можно предоставить доступ каждому сотруднику для просмотра файла, но нет никакой гарантии того, что все будут регулярно проверять внесённые изменения.

Другой вариант – использование специальных систем управления персоналом. Существуют мощные программные комплексы, которые помогут управлять персоналом и предупредят сотрудников о любых изменениях, которые их касаются. Единственный минус состоит в том, что они могут оказаться достаточно дорогими, хотя большинство из них могут предложить различные варианты демонстрационного режима. На западе популярны такие программы, как Rotacloud, Deputy и Quinyx.

6. Знайте кто и за что отвечает

В небольших компаниях может быть один планировщик, который отвечает за назначение заданий всем сотрудникам, однако в крупных организациях разные планировщики могут отвечать за разные задания.

Соответственно, крайне важно точно знать, кто и за что отвечает. Кто отвечает за одобрение и подписание ежегодных отпусков? Кто занимается одобрением обмена сменами? Не стоит полагаться на то, что кто-то внутри команды разберётся с этим самостоятельно. Наделите разных сотрудников планировочной команды различными функциями, чтобы персонал точно знал к кому обращаться. Это повысит ответственность.

Помните, что сами планировщики тоже могут заболеть или попросить отгул. Убедитесь, что у вас есть запасной план на тот случай, если в какой-то момент кто-то не сможет выполнять свои обязанности по управлению персоналом.

7. Разработайте план на случай чрезвычайной ситуации

Для каждой организаций существуют свои чрезвычайные ситуации. Например, ресторану может понадобиться чрезвычайный план на случай, если его шеф заболеет перед важным приёмом. Если вы работаете в компании, которая имеет дело с защитой информации, например, в центре обработки данных, то вам понадобится план повышения мер безопасности и специальная стратегия на случай проникновения.

Отметьте потенциальные чрезвычайные ситуации, характерные для вашего бизнеса, и составьте соответствующие планы. Конечно, подготовиться к каждой такой ситуации может оказаться невозможным, но их идентификация и разработка возможного решения позволит избежать больших проблем, если что-то всё-таки произойдёт. В примере с центром обработки данных, заблаговременное планирование защитных систем может сэкономить вам время и усилия в будущем. Так шлюзовые кабины используют весовые платформы и биометрическую идентификацию, что гарантирует доступ только авторизованным пользователям. Это снижает вероятность проникновения и даёт вам больше времени для текущих дел.

Свяжитесь с вашим профессиональным экспертом в области входных решений

Когда речь заходит о распределении персонала, важно чтобы организация использовала проактивный, а не реактивный подход. Существуют компетенции, в которых Boon Edam сможет помочь в разработке такого подхода. Обратитесь к нашей команде опытных экспертов в области входных групп, что выработать эффективное решение уже сегодня.

Подписаться на рассылку

11 лучших онлайн-приложений для планирования работы сотрудников в 2021 году

Каждый владелец бизнеса знает, насколько сложной и трудоемкой является задача создания хорошо продуманного графика работы сотрудников. И эта ответственность особенно трудна, когда вы застряли в темноте, используя ручку и бумагу или вручную добавляя часы в электронную таблицу Excel.

Сколько времени тратится на составление расписания работ вручную?

3,14 ЧАСОВ каждую неделю теряется из-за того, что менеджеры создают расписания с помощью электронных таблиц
20% ВРЕМЕНИ времени менеджера теряется зря
174% БОЛЬШЕ ОБОРОТА происходит из-за ошибок, связанных с составлением расписания вручную
140 ЧАСОВ В ГОДУ человек теряется при составлении расписания работы вручную

Среди множества ролей менеджера в бизнесе одной из самых важных является планирование персонала.В конце концов, вы не можете выполнить работу без рабочих. Жизненно важно, чтобы вы хорошо продумали процесс планирования и профессионально относились к своим сотрудникам.
Хронометр для малого бизнеса

Вот почему многие менеджеры обращаются к приложению для планирования работы сотрудников. Во-первых, это сэкономит вам как менеджеру больше времени и денег. Не говоря уже о том, что автоматизация процесса планирования обеспечивает согласованные результаты, уменьшает количество ошибок, снижает затраты, повышает производительность и повышает удовлетворенность сотрудников.

Что такое приложение для планирования работы сотрудников? Finances Online объясняет это подробно: «Программное обеспечение для планирования сотрудников — это платформа для управления персоналом и расписанием, которая помогает владельцам и менеджерам управлять своими почасовыми работниками. Автоматизация процесса составления расписаний дает стабильные результаты, управляет затратами на рабочую силу, повышает производительность и повышает удовлетворенность сотрудников ».

Мы решили потратить время на изучение и оценку лучших онлайн-приложений для планирования работы сотрудников, чтобы помочь вам решить, какое из них лучше всего подходит для вашего бизнеса.Вот список из 11 лучших онлайн-приложений для планирования работы сотрудников, из которых вы можете выбрать. Однако, если у вас нет времени ознакомиться с нашим исследованием, вы можете перейти к нашей таблице быстрого сравнения инструментов.

11 лучших онлайн-приложений для планирования работы сотрудников

С универсальным приложением Connecteam для составления расписания сотрудников вы можете легко сэкономить время и деньги на планировании расписания и контроле. Фактически, Connecteam предлагает наиболее интуитивно понятную и простую в использовании доску расписания, которая экономит время и усилия при планировании и диспетчеризации расписаний.
С помощью надежного приложения для планирования работы Connecteam вы можете снизить затраты на рабочую силу, повысить удовлетворенность сотрудников и избежать хаоса, связанного с обеспечением покрытия смены. В приложении даже есть функция чата с каталогом компании, чтобы сотрудники могли легко связаться с кем угодно одним нажатием кнопки, если возникнут какие-либо проблемы с расписанием или путаница.
Для кого?
Connecteam идеально подходит для создания графиков смен для рабочих, малых и крупных предприятий.
Основные характеристики:
Автоматические уведомления и напоминания
Быстрая справочная информация о наличии
Доступ через настольный компьютер или мобильное устройство
Прикрепите изображения, видео, файлы, заметки, карты и сменные задания
ЗА И ПРОТИВ
Практически не требуется обучения, чтобы начать использовать
Простое управление расписанием нескольких сайтов и отделов
Универсальное решение для управления и планирования сотрудников
Быстрый ответ и полезная поддержка клиентов
Нет интеграции.Connecteam — это комплексное решение для планирования и управления сотрудниками, которое не требует интеграции для бесперебойной работы.
Цена:
Тарифные планы
Premium начинаются всего с 39 долларов в месяц для первых 50 пользователей.
Бесплатная пробная версия: 14-дневная бесплатная пробная версия
Попробуйте Connecteam сегодня!
14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется.
mHelpDesk очень похож на Календарь Google и Outlook, но был разработан специально для тех, кто работает на местах.Несколько основных функций этого приложения для планирования сотрудников включают в себя: быстро видеть доступность каждого, легко составлять расписание выездных технических специалистов, автоматические уведомления о назначениях, просматривать сведения о вакансиях и клиентах, а также устранять избыточное и недостаточное резервирование. mHelpDesk также может интегрироваться с Google Calendar, Home Advisor и QuickBooks.
Для кого?
mHelpDesk предназначен для использования растущими или стабильными предприятиями малого и среднего бизнеса.
Основные характеристики:
Краткая справка о наличии сотрудников
ЗА И ПРОТИВ
Оперативное обслуживание клиентов
Упрощенный биллинг и выставление счетов
Некоторые интеграции работают не очень хорошо
Стоимость:
Capterra отмечает, что их цена начинается от 169 долларов за пользователя в месяц.
Бесплатная пробная версия: 14-дневная бесплатная пробная версия
Что касается планирования, у Shiftboard есть несколько функций, которые могут быть очень полезны, когда у вас есть почасовые рабочие. Например, автоматическое планирование, распределение расписания, смена смены, push-уведомления, двусторонняя отправка текстовых сообщений, вход и выход мобильных часов и многое другое. Кроме того, Shiftboard может интегрироваться с многочисленными программными решениями, такими как Oracle, Dropbox, ADP, Paycor и другими.
Для кого?
Shiftboard оптимален для здравоохранения, производства и кадрового обеспечения.
Основные характеристики:
Составление бюджета и бюджетное прогнозирование
Управление соискателями и кандидатами
ЗА И ПРОТИВ
Хорошее разнообразие функций и инструментов
Хорошо подходит для управления сложным графиком сотрудников
Трудно использовать и требует обучения
Нет учебных материалов или руководств
Некоторые пользователи жалуются, что программное обеспечение выглядит старым и устаревшим
Цена:
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вы должны запросить демонстрацию у торгового представителя.
TSheets, теперь Intuit QuickBooks, имеет те же функции, что и большинство приложений для планирования сотрудников на рынке. Планируйте по смене или по заданию, используйте перетаскивание, отправляйте уведомления об изменениях смен, легко копируйте расписание на предыдущую неделю и многое другое. Получайте уведомления о сверхурочных или пропущенных сменах, чтобы сократить расходы на рабочую силу. В TSheets есть классная функция «Кто работает», так что вы можете сразу увидеть, кто готов выполнить срочные задания.
Для кого?
Tsheets, теперь QuickBooks, в основном используется малым бизнесом.
Основные характеристики:
Простое расписание сотрудников
Отслеживание и прогнозирование бюджета
Управление активами и отслеживание
ЗА И ПРОТИВ
Трудно установить и запустить программное обеспечение
Может дорого обойтись для больших команд
Цена:
Для плана
Tsheets Premium требуется ежемесячная базовая плата в размере 20 долларов США и дополнительная плата в размере 8 долларов США за пользователя в месяц.План Elite требует ежемесячной базовой платы в размере 40 долларов США и дополнительных 10 долларов США за пользователя в месяц.
Бесплатная пробная версия: 30-дневная пробная версия Бесплатная пробная версия
С помощью Homebase можно легко перетаскивать расписания команд, вносить изменения со своего мобильного телефона, легко копировать расписание на прошлую неделю или использовать автоматическое расписание (с учетом доступности и ролей команды). Сотрудники могут просто обновить информацию о доступности или запросить сменные сделки, которые отправляются руководству на утверждение.Кроме того, Homebase может подсчитывать часы и сверхурочную работу, а также вычитать время перерыва. Homebase также объединяет данные о продажах Clover, Toast, Square и других компаний.
Для кого?
Homebase идеально подходит для малого бизнеса.
Основные характеристики:
ЗА И ПРОТИВ
Легко отслеживать часы работы сотрудников
В менее дорогих тарифных планах отсутствуют важные функции
Перед использованием необходимо пройти обучение
Доступность настройки проблематична
Цена:
Каждый план взимает плату за местоположение, а не за пользователя.План Essentials стоит 19,95 долларов США в месяц для неограниченного количества пользователей в одном месте. План Plus стоит 49,95 долларов США в месяц для неограниченного количества пользователей в одном месте. А план Enterprise стоит 99,95 долларов в месяц для неограниченного количества пользователей в одном месте.
Бесплатная пробная версия: 14-дневная пробная версия.
Пожизненный план: да, с очень ограниченными возможностями.
При использовании помощника вам действительно нужно быть технически подкованным, и помощник об этом знает — поэтому они заранее запрашивают все ваши расписания и расписания, чтобы они могли настроить приложение для планирования сотрудников в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
Некоторые из их функций планирования включают автоматическое планирование с перерывами на обед и отдых. Вы можете создавать, копировать или публиковать расписания, заменять смены и заменять смены. Кроме того, заместитель интегрирует программное обеспечение с системами POS и HR, такими как Gusto, Xero, QuickBooks, Lightspeed и другими.
Для кого?
депутат обслуживает сферы гостеприимства, розничной торговли, мероприятий, здравоохранения, строительства, обучения, ухода за детьми и безопасности.
Основные характеристики:
ЗА И ПРОТИВ
Хорошее управление временем
Некоторые ошибки и технические проблемы с перерывами
В приложении iOS больше функций и возможностей, чем в Android
.
Цена:
Стоимость функций планирования составляет 2 доллара США.50 / пользователя в месяц. Если вам также нужны функции учета рабочего времени и посещаемости, вы должны платить дополнительно 2,50 доллара США за пользователя в месяц. Их план Premium стоит 4,50 доллара США за пользователя в месяц. Однако они предлагают специальные цены для некоммерческих организаций, благотворительных и общественных организаций.
Бесплатная пробная версия: 31-дневная пробная версия Бесплатная пробная версия
Sling упрощает создание расписаний сотрудников, управление отпуском, доступностью и сменой смен. Запланируйте сверхурочную работу, сократите количество прогулов и опозданий, и вы также можете получать уведомления о перекрывающихся сменах или двойном бронировании.Сохраните шаблоны расписания, чтобы создавать новые стало проще простого.
Для кого? Стропа
подходит для предприятий любого размера и отрасли со сменной работой.
Основные характеристики:
Отчетность и управление заработной платой
Оповещения и уведомления о сверхурочных или двойном бронировании
ЗА И ПРОТИВ
Простое в использовании приложение для планирования работы сотрудников
Отфильтруйте поля для просмотра определенных расписаний
Не подходит для больших команд
Не лучший пользовательский опыт на мобильной версии
Цена:
Премиум-план стоит 2 доллара за пользователя в месяц, а бизнес-план стоит 4 доллара за пользователя в месяц.
HotSchedules, теперь Fourth, имеет простой интерфейс, который упрощает управление расписанием сотрудников. Сотрудники могут запросить смену, освободить или забрать смену прямо со своего мобильного телефона. Как менеджер, вы полностью контролируете это и можете одобрить или отклонить изменения. Из вашей POS-системы вы можете получать данные о рабочей силе и продажах, что упрощает создание точного графика.
Для кого?
HotSchedules, теперь известное как Fourth, подходит для ресторанов, розничной торговли и гостеприимства.
Основные характеристики:
Бюджетное управление и прогнозирование
ЗА И ПРОТИВ
Плохие шаблоны планирования
Частые обновления программного обеспечения
Цена:
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вам нужно будет поговорить с торговым представителем и запросить демонстрацию.
When I Work — хорошее решение, поскольку оно совершенно бесплатно для менее чем 75 сотрудников, и вы не ограничены одним офисом компании.Однако он не позволяет вам планировать недели на будущее, чтобы об этом знать. Вы можете создать шаблон, чтобы легко воспроизвести расписание на следующую неделю. Используйте параметры перетаскивания и узнайте, кто доступен и подходит для смены. Руководство может отправлять уведомления об изменении смены. Кроме того, всем можно управлять с настольного или мобильного устройства.
Для кого?
Лучше всего подходит для небольших компаний, некоммерческих организаций и многопрофильных предприятий.
Основные характеристики:
Автоматизированное планирование сотрудников
Оповещения и уведомления о сверхурочных и часах в
База данных сотрудников и управление
ЗА И ПРОТИВ
Простой в использовании и интуитивно понятный
Хорошо подходит для небольших команд и предприятий
Может быть сложно использовать шаблоны
Трудно увидеть весь график
Цена:
План
When I Work’s Basic стоит 2 доллара в месяц на пользователя до 100 сотрудников только за планирование и обмен сообщениями.Базовый план увеличивается до 4 долларов в месяц на пользователя, если вы хотите включить учет рабочего времени и посещаемости.
Несколько функций Jolt, которые могут помочь в составлении расписания сотрудников, включают распределение расписания, смену смены, мобильный доступ, обмен сообщениями, отчеты и часы в приложении. Jolt упрощает достижение командной подотчетности, соблюдения нормативных требований и повышения производительности сотрудников.
Для кого?
Jolt идеально подходит для пищевой промышленности.
Основные характеристики:
Настольный и мобильный доступ
ЗА И ПРОТИВ
Сложно настроить доступность
Невозможно запросить ВОМ или выходные дни
Интерфейс приложения не так хорош, как у рабочего стола
Цена:
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вы должны назначить демонстрацию с торговым представителем.
Skedulo — хороший программный инструмент для составления расписаний для мобильных сотрудников. Он предназначен для повышения производительности и оптимизации повседневных операций сотрудников, которые не сидят за столом. С помощью Skedulo предприятия могут управлять планированием и диспетчеризацией, контролировать своих сотрудников без рабочего стола через мобильное приложение и анализировать данные, собранные приложением, для целей отчетности.
Для кого?
Skedulo создан для мобильных сотрудников в сфере здравоохранения, недвижимости или полевых услуг.
Основные характеристики:
ЗА И ПРОТИВ
Подходит для записи на прием
Может быть немного дороговато, поскольку они взимают плату за функцию за пользователя в месяц.
Действительно только идеальное решение для отрасли здравоохранения
Цена:
Цена
Skedulo зависит от характеристик. Функция планировщика стоит 79 долларов США за пользователя в месяц, а функция Mobile worker стоит 59 долларов США за пользователя в месяц.
Быстрое сравнение лучших приложений для расписания сотрудников
Сводка
Цена в месяц
Бесплатная пробная версия
Бесплатный план
Универсальное решение для управления командами, работающими на переднем крае, без рабочего стола и удаленными командами. Доступная цена для бизнеса любого размера.
Начать пробный период
10 сотрудников: $ 39
20 сотрудников: $ 39
50 сотрудников: $ 39
Идеально для сферы обслуживания в полевых условиях.Быстрая справка о доступности сотрудников, несколько интеграций и автоматизированных функций.
10 сотрудников: 1690 долларов США
20 сотрудников: $ 3,380
50 сотрудников: 8 450 долл. США
Идеально для почасовых рабочих. Автоматизированное планирование, бюджетирование и прогнозирование бюджета, а также управление календарем.
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вы должны запросить демонстрацию у торгового представителя.
В основном используется малым бизнесом. Интеграция бухгалтерского учета, простое планирование сотрудников, отслеживание и прогнозирование бюджета.
10 сотрудников: 100 долларов США
20 сотрудников: 180 долларов США
50 сотрудников: 420 долларов США
Homebase идеально подходит для малого бизнеса. Шаблоны расписания, автоматическое планирование и оповещения о сверхурочной работе.
10 мест: $ 199,50
20 мест: 399 долларов США
50 мест: 997 долларов США.50
Да, с очень ограниченными возможностями.
заместитель может быть чрезвычайно сложным в использовании, поэтому они настраивают приложение для планирования, специально созданное для вашего бизнеса.
В зависимости от количества пользователей, реализующих ТОЛЬКО функцию планирования
10 сотрудников: 25 долларов США
20 сотрудников: $ 50
50 сотрудников: 125 $
Стропа
подходит для предприятий любого размера и отрасли со сменной работой.
10 сотрудников: $ 20
20 сотрудников: $ 40
50 сотрудников: 100 долларов США
HotSchedules, теперь известное как Fourth, хорошо подходит для ресторанного бизнеса, розничной торговли или гостеприимства.
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вам нужно будет поговорить с торговым представителем и запросить демонстрацию.
Лучше всего подходит для небольших компаний, некоммерческих организаций и многопрофильных предприятий.
В зависимости от количества пользователей, реализующих ТОЛЬКО функцию планирования
10 сотрудников: $ 20
20 сотрудников: $ 40
50 сотрудников: 100 долларов США
Jolt идеально подходит для пищевой промышленности.
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вы должны назначить демонстрацию с торговым представителем.
Skedulo создан для мобильных сотрудников в сфере здравоохранения, недвижимости или полевых услуг.
В зависимости от количества пользователей, реализующих ТОЛЬКО функцию планирования
10 сотрудников: 790 долларов США
20 сотрудников: $ 1,580
50 сотрудников: 3950 долларов США
Сводка
Универсальное решение для управления командами, работающими на переднем крае, без рабочего стола и удаленными командами. Доступная цена для бизнеса любого размера.
Начать пробный период
Цена в месяц
10 сотрудников: $ 39
20 сотрудников: $ 39
50 сотрудников: $ 39
Сводка
Идеально для сферы обслуживания в полевых условиях.Быстрая справка о доступности сотрудников, несколько интеграций и автоматизированных функций.
Цена в месяц
10 сотрудников: 1690 долларов США
20 сотрудников: $ 3,380
50 сотрудников: 8 450 долл. США
Сводка
Идеально для почасовых рабочих. Автоматизированное планирование, бюджетирование и прогнозирование бюджета, а также управление календарем.
Цена в месяц
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вы должны запросить демонстрацию у торгового представителя.
Сводка
В основном используется малым бизнесом. Интеграция бухгалтерского учета, простое планирование сотрудников, отслеживание и прогнозирование бюджета.
Цена в месяц
10 сотрудников: 100 долларов США
20 сотрудников: 180 долларов США
50 сотрудников: 420 долларов США
Сводка
Homebase идеально подходит для малого бизнеса. Шаблоны расписания, автоматическое планирование и оповещения о сверхурочной работе.
Цена в месяц
10 мест: $ 199,50
20 мест: 399 долларов США
50 мест: $ 997,50
Бесплатный план
Да, с очень ограниченными возможностями.
Сводка
заместитель может быть чрезвычайно сложным в использовании, поэтому они настраивают приложение для планирования, специально созданное для вашего бизнеса.
Цена в месяц
В зависимости от количества пользователей, реализующих ТОЛЬКО функцию планирования
10 сотрудников: 25 долларов США
20 сотрудников: $ 50
50 сотрудников: 125 $
Сводка
Стропа
подходит для предприятий любого размера и отрасли со сменной работой.
Цена в месяц
10 сотрудников: $ 20
20 сотрудников: $ 40
50 сотрудников: 100 долларов США
Сводка
HotSchedules, теперь известное как Fourth, хорошо подходит для ресторанного бизнеса, розничной торговли или гостеприимства.
Цена в месяц
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вам нужно будет поговорить с торговым представителем и запросить демонстрацию.
Сводка
Лучше всего подходит для небольших компаний, некоммерческих организаций и многопрофильных предприятий.
Цена в месяц
В зависимости от количества пользователей, реализующих ТОЛЬКО функцию планирования
10 сотрудников: $ 20
20 сотрудников: $ 40
50 сотрудников: 100 долларов США
Сводка
Jolt идеально подходит для пищевой промышленности.
Цена в месяц
К сожалению, чтобы получить ценовое предложение, вы должны назначить демонстрацию с торговым представителем.
Сводка
Skedulo создан для мобильных сотрудников в сфере здравоохранения, недвижимости или полевых услуг.
Цена в месяц
В зависимости от количества пользователей, реализующих ТОЛЬКО функцию планирования
10 сотрудников: 790 долларов США
20 сотрудников: $ 1,580
50 сотрудников: 3950 долларов США
Преимущества использования приложения планирования сотрудников
Преимущества приложения для составления расписания безграничны, но мы хотим сосредоточиться на наиболее важных аспектах, которые напрямую повлияют на вас как на менеджера.
Совместное планирование — это просто
Сотрудники, которые имеют право устанавливать свою собственную доступность и управлять сменными профессиями, известны как совместное планирование. Почему это важно? Потому что это позволяет менеджерам следить за тем, чтобы все смены были покрыты, и могут утверждать запросы на отгулы и вводимые данные. Когда менеджеры могут разделить обязанности по планированию с сотрудниками, они освобождают почти 80% своего времени.
Удаленный доступ
Практически каждое отдельное приложение для расписания сотрудников предлагает удаленный доступ, поэтому сотрудники имеют полную видимость и доступ к своему расписанию 24/7.Имея мгновенный доступ, сотрудники могут легко создать здоровый баланс между работой и личной жизнью, выявляя ошибки или используя открытые смены, которые происходят в мгновение ока. Такой уровень удовлетворенности помогает снизить текучесть кадров и повышает удовлетворенность сотрудников, поскольку они контролируют график.
Избегайте сверхурочных
Важно, чтобы вы соблюдали трудовое законодательство, поскольку нормативные требования Министерства труда и расходы на судебные разбирательства растут. Seyforth Shaw, LLP также сообщила, что расчетные меры на рабочем месте достигли поразительной суммы в 1 доллар.75 миллиардов, а сумма урегулирования в 2016 году утроилась по судебным разбирательствам по заработной плате и часам.
Ошибки, связанные с сверхурочной работой, являются одними из главных угроз судебных разбирательств по заработной плате и часам, более того, для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, сверхурочная работа составляет 40 часов, и каждую отработанную неделю нельзя усреднить за двухнедельный период. Следовательно, сверхурочные не могут быть оплачены из зарплаты на следующей неделе, и вы не можете обменять сверхурочные на время отпуска. Вот где приложение для планирования работы сотрудников облегчает жизнь, поскольку в него встроены предупреждения, запрещающие сотрудникам работать более 40 часов в неделю.В некоторых штатах также требуется предоставить оплачиваемый перерыв, и в большинстве приложений эта функция также запрограммирована.
Лучшее общение
Непонимание или отсутствие такового может привести к серьезным проблемам на рабочем месте, таким как увольнение сотрудников, плохое обслуживание клиентов и многое другое.
Forbes сообщил, что две из пяти основных причин того, что сотрудники так недовольны на работе, — это проблемы со связью. Использование приложения для составления расписания со встроенной коммуникацией позволяет менеджерам и сотрудникам оставаться на связи, мгновенно обмениваясь обновлениями и быстро заполняя открытые смены.
Больше эффективности
Когда вы выполняете больше дюжины задач в каждую минуту, изменения в расписании действительно могут испортить весь день. Особенно, когда много изменений в расписании может произойти, когда вы не заняты. С помощью приложения для планирования сотрудников вы можете планировать и отслеживать время, находясь в пути! Таким образом, вы можете управлять расписанием в режиме реального времени и избежать головной боли. Кроме того, ваша команда будет получать обновления расписания сразу на свой мобильный телефон, поэтому они постоянно будут в курсе — это намного эффективнее, когда дело доходит до отслеживания рабочего процесса, и вы не забрасываете своих сотрудников телефонными звонками для обсуждения. график изменений.
Налоговое и трудовое законодательство
Убедитесь, что приложение для расписания сотрудников соответствует законам штата и местным законам о труде, например о сверхурочных и больничных.
Сократить количество неявок сотрудников
У ваших сотрудников личная жизнь, а это значит, что могут случиться незапланированные чрезвычайные ситуации, поэтому важно быть готовым. Использование приложения для расписания сотрудников позволяет легко заменить сотрудника в последнюю минуту.
Согласованность
Вы можете столкнуться с серьезной негативной реакцией, если потеряете, пропустите или забываете запросы на отгул — это вредит производительности и моральному духу.Онлайн-расписание сотрудников помогает вам оставаться в курсе всего этого, поскольку вы получаете все запросы в цифровом виде, а сотрудники получают уведомление, как только вы одобряете или отклоняете изменение.
Мы настоятельно рекомендуем приложение для планирования сотрудников, которое упрощает создание, изменение и публикацию расписаний одним нажатием кнопки. Попрощайтесь с горами электронных таблиц, использование онлайн-расписания сотрудников экономит ваше время и деньги, так что вы можете сосредоточиться на более широкой картине.
Часто задаваемые вопросы о приложениях для планирования работы сотрудников
Что приложение для составления расписания сотрудников может сделать для моей компании?
Приложение для планирования сотрудников определенно сократит время, необходимое для составления расписания для всех своих сотрудников.Кроме того, это помогает улучшить и повысить производительность труда сотрудников, обеспечивает четкий контроль со стороны руководства и снижает затраты, связанные с человеческими ошибками. Также должны быть функции, позволяющие сотрудникам сотрудничать и общаться в режиме реального времени.
Подходит ли приложение для планирования работы сотрудников как малому, так и крупному бизнесу или даже тем, у кого есть работники без рабочего стола или мобильные?
Да, приложение для планирования работы сотрудников выгодно как для малого, так и для крупного бизнеса, независимо от того, в какой отрасли они работают.Кроме того, это отличный способ для компаний, у которых есть работники без рабочего стола или мобильные, планировать своих сотрудников! Надежное приложение для составления расписания сотрудников предоставит руководству полный надзор и контроль над всеми аспектами расписания сотрудников. Приложения для планирования сотрудников помогают малым и крупным предприятиям экономить время и деньги, когда дело доходит до общих вопросов и проблем с планированием.
Подходит ли для моего бизнеса бесплатное приложение для расписания работы сотрудников?
Это действительно зависит от того, что включает в себя бесплатный план и какие функции предоставляются.Существует всего несколько приложений для планирования сотрудников, которые также являются комплексным решением для планирования и управления сотрудниками. Одно из них, Connecteam, представляет собой универсальное приложение для планирования и управления сотрудниками, которым могут бесплатно пользоваться до 50 пользователей.
Подведем итоги решений приложения для планирования работы сотрудников
Как вы знаете, планирование сотрудников может быть долгим и трудным процессом, особенно если вы все еще делаете это ручкой и бумагой. Он не только может быть полон ошибок, но и его трудно распространить среди сотрудников, документы можно легко потерять или потерять, а это неэффективный и архаичный процесс.
В 2021 году все больше и больше компаний всех размеров совершают технологический скачок к приложению для планирования работы сотрудников, которое помогает упростить планирование сотрудников. Теперь руководство может сосредоточиться на более важных повседневных задачах, а не тратить часы на создание и выполнение рабочего графика, который соответствует всем потребностям и желаниям ваших сотрудников.
Кроме того, выбирая приложение для планирования работы сотрудников, вы должны помнить о важности и преимуществах универсального цифрового решения. Даже если планирование является вашей основной проблемой, существует множество других функций, таких как общение, управление задачами и обучение, которые предоставляет комплексное решение и определенно будет преимуществом для вашего бизнеса!
Упростите планирование сотрудников с Connecteam!
14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется.
Трекер задач сотрудников
Облачная версия Битрикс24 на 100% бесплатна для неограниченного числа пользователей, и у нас также есть локальная (локальная) версия. Он поставляется с открытым исходным кодом, API и может быть настроен. Бесплатная версия включает в себя управление задачами, управление проектами, отслеживание работы сотрудников, планировщик задач сотрудников, диаграммы Ганта, уведомления, управление документами, управление клиентами, инструменты социального сотрудничества, почтовый сервер и программное обеспечение для ежедневных отчетов о работе бесплатно.
Битрикс24 дает массу возможностей в отделе задач. Вы можете создать:
Автономные задачи
Повторяющиеся задания
Шаблоны задач (чтобы сэкономить время, когда вы регулярно занимаетесь множеством похожих задач)
Вы, как создатель задачи, получите уведомление о завершении задачи и сможете принять или отклонить ее. Задачи также могут иметь наблюдателей (которые не участвуют в задаче напрямую, а только наблюдают за деятельностью) и участников (которые помогают ответственному лицу в выполнении задачи).
Знание того, сколько времени ваши сотрудники тратят на выполнение своих задач, имеет решающее значение для оценки эффективности. С Битрикс24 вы будете точно знать, насколько продуктивны ваши сотрудники, что может помочь вам распределить рабочую нагрузку более равномерно. Если у вас есть почасовая оплата, вам пригодится учет рабочего времени сотрудников Битрикс24. Как только задача будет поставлена, вы получите все уведомления, необходимые для отслеживания хода выполнения задачи и оценки конечного результата.
Если вам нужна программа для ежедневного отчета о работе сотрудников, Битрикс24 вам это тоже предоставит.
Вы можете получать различные отчеты о работе от членов вашей команды, и все они настраиваются по своему вкусу. Получайте ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты от членов вашей команды, принимайте или отклоняйте их, пишите свои комментарии и заметки и оценивайте производительность сотрудников, оценивая их работу.
Управлять своей командой с помощью Битрикс24 действительно просто, так как каждый может начать, приостановить или завершить свой рабочий день с помощью онлайн-часов Битрикс24 с любого устройства — будь то смартфон или ноутбук, на котором работает Битрикс24.Это может быть очень удобно для удаленных команд, потому что в этой ситуации вы не можете физически контролировать, если все будут работать вовремя.
Битрикс24 также позволяет управлять больничными, сверхурочными, оплачиваемым отпуском и другими видами отсутствия, используя то, что мы называем Таблицей отсутствия. Эта диаграмма предназначена для отслеживания сотрудников, которые в настоящее время отсутствуют на рабочем месте — в отпуске, отпуске по болезни, командировке, на время отпуска или в другом месте.
16 лучших инструментов управления задачами в 2021 году
Чем больше растет ваш бизнес, тем сложнее ему оставаться организованным.
К счастью, лучшие инструменты управления задачами помогают всей вашей команде оставаться скоординированной, даже если приоритеты меняются и в кучу добавляются новые проекты.
Хорошее программное обеспечение для управления задачами имеет большое значение.
Большинство сотрудников (80%) тратят половину своего рабочего времени каждую неделю на повторение задач. Другими словами, 40-часовая рабочая неделя включает 20 часов на переработку. Это огромная трата времени и усилий, и это вызвано простой проблемой — плохим общением.
Руководители команд чувствуют себя напряженными. 46% руководителей проектов говорят, что соблюдение сроков — их самая большая проблема.
Ваше программное обеспечение должно помочь вашей команде лучше общаться и быстрее выполнять работу. Используйте его, чтобы эффективно планировать и зарабатывать больше денег на своих проектах. Некоторые инструменты даже предупреждают вас, когда ваша команда рискует отстать или превысить бюджет.
Программное обеспечение для управления проектами бывает разных форм и размеров. Мы составили список лучших инструментов для управления задачами, чтобы вы могли найти идеальный вариант для своей команды.
Работайте эффективнее с гибким управлением проектами
Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.
На что обращать внимание при выборе инструмента для управления задачами
У разных команд разные потребности. То, что программное обеспечение для управления проектами отлично работает для другой компании, не означает, что оно идеально подходит для вас.
Даже внутри вашей компании разные команды нуждаются в разных вещах.
Источник: Capterra
Например, разработчикам вашего веб-сайта, вероятно, будет легко работать со стандартным гибким рабочим процессом, но ваша маркетинговая команда может предпочесть что-то более похожее на контрольный список.
Когда вы впервые начнете покупать программное обеспечение для управления задачами, вы можете не знать, что искать. Это нормально. Используйте эту статью, чтобы получить представление о типах функций и форматах, которые вы можете выбрать.
Если вы пришли сюда из-за того, что у вас есть инструмент управления задачами, который вам не совсем подходит, начните с перечисления функций, которые вы используете сейчас и которые хотите сохранить. Затем перечислите проблемы, которые вы хотите решить при обновлении. Держите эти списки под рукой, пока будете читать список вариантов ниже.
Чтобы помочь вам понять, что вы хотите, вот краткий список наиболее полезных функций, которые вы найдете в отличном инструменте управления задачами.
Подзадачи и зависимости задач — Согласно отчету SaasList по управлению проектами на 2020 год, невыполненные или неясные зависимости задач составляют 12% сбоев проектов. Самый эффективный способ заняться большими проектами — разделить их на задачи и подзадачи. Зависимости задач помогают вашей команде оставаться организованной, когда вам нужно выполнить работу в определенном порядке.Ищите эти функции, чтобы знать, что вы можете создавать рабочие процессы, необходимые для каждого проекта.
Контрольные списки задач — Контрольные списки просты, но эффективны. Гораздо проще отслеживать прогресс, когда вы видите, какие элементы выполнены. Кроме того, контрольные списки помогут вашей команде тщательно проработать каждую задачу.
Временная шкала проекта или диаграмма Ганта — Этот отчет SaasList также показывает, что 45% членов команды считают диаграммы Ганта наиболее часто используемой функцией управления проектами.Хороший инструмент дает вам визуальную временную шкалу, которая помогает вам планировать и корректировать. Это поможет вам выявлять препятствия, перебалансировать рабочие нагрузки и легче уложиться в сроки.
Учет времени — Учет времени — одна из наиболее ценных функций программного обеспечения для управления задачами. Когда вы знаете, сколько времени занимает выполнение задач, вы точно знаете, сколько вы тратите на оплату труда. Эти данные помогут вам сделать более точные оценки и исправить дорогостоящие проблемы с рабочим процессом, чтобы вы заработали больше денег.
Настраиваемый рабочий процесс — У каждой команды свой стиль работы.Ищите инструмент, который можно адаптировать к способу работы вашей команды и не заставлять вас менять рабочий процесс только для того, чтобы вы могли его использовать.
Запишите наиболее важные функции, которые необходимы вашей команде для работы с максимальной эффективностью. Когда вы будете готовы, вот список лучших инструментов управления проектами, которые стоит рассмотреть в 2021 году.
16 лучших программных инструментов для управления задачами в 2021 году
Эти 16 инструментов варьируются от простых программ-списков дел, которые помогают организовать ваш день, до надежных инструментов управления проектами, которые помогают управлять всей вашей командой.
Мы перечисляем их основные функции, доступность приложений и цены, чтобы помочь вам сделать лучший выбор.
1. Задачи Hubstaff
Hubstaff Tasks занимается управлением задачами для Agile-команд.
Это простое в использовании программное обеспечение использует автоматизированные рабочие процессы в стиле Канбан для организации работы. Чтобы перемещать задачи по потоку, один щелчок обновляет статус и назначает соответствующих членов команды. Работа автоматически переходит к нужным людям в нужное время.
С помощью одного из встроенных шаблонов легко настроить рабочие процессы или начать с нуля.
Индивидуальные задачи включают в себя множество функций, чтобы ваша команда была организованной и эффективной.
Каждая задача может включать контрольный список для дальнейшей разбивки элементов действий и отслеживания прогресса, что делает это программное обеспечение особенно подходящим для маркетинговых проектов.
Команды, которые занимаются поисковой оптимизацией, контентом и социальными сетями, часто не могут заставить программное обеспечение для управления задачами работать на них.
Hubstaff Tasks хорошо работает во всех сферах вашего бизнеса, от маркетинга и поддержки до разработки программного обеспечения.
Сроки выполнения помогают вашей команде управлять приоритетами. Раздел комментариев — отличное место для совместной работы, так что у вас всегда есть доступ к истории задачи, даже если вы недавно назначены.
Вы можете прикреплять файлы к задачам или комментариям. Также есть счетчик общего отработанного времени, чтобы вы могли видеть, сколько времени занимает проект от начала до конца.
Hubstaff Tasks поддерживает Agile-спринты, позволяя разделить рабочую нагрузку вашей команды на более управляемые части.Эта функция нравится всем Agile-командам, но это одна из самых востребованных функций для команд разработчиков программного обеспечения.
Обзор спринта показывает вашей команде, над чем им нужно работать немедленно, и какие задачи будут выполняться дальше.
Если вы или некоторые члены вашей команды предпочитаете что-то более похожее на список дел, функция «Мои материалы» позволяет вам создавать подробные задачи для планирования вашего дня. Вы можете добавить элементы контрольного списка из задач или ввести их. Напомните себе, что нужно ответить на вопрос Майка о бюджете и , чтобы получить молока во время обеденного перерыва.
Также есть функция временной шкалы проекта, которая позволяет вам видеть, над чем члены команды работают в любой момент времени. Это позволяет вам легче выявлять просроченные задачи, а также перераспределять рабочую нагрузку команды, переназначая задачи с помощью интерфейса перетаскивания.
Функция автоматических выступлений меняет правила игры для удаленных и асинхронных команд. Получайте обновления о ходе работы от членов команды и узнавайте о любых препятствиях без ежедневных встреч.Вы сэкономите массу времени и сократите количество микроменеджмента.
Hubstaff Tasks — отличный инструмент для растущих команд. Его просто и легко настроить, а функции достаточно надежны, чтобы расти вместе с вами. Hubstaff — удаленная компания, и их инструменты особенно эффективны для удаленных команд.
Характеристики
Гибкие рабочие процессы
Спринты и эпики
Мои дела
Контрольные списки задач
Автоматическая стойка
Сроки реализации проекта
Шаблоны проектов
Стоимость
Hubstaff Tasks предоставляется бесплатно для 5 пользователей и 10 проектов.Премиум-план стоит 5 долларов за пользователя в месяц и включает неограниченное количество пользователей и проектов.
Попробуйте приложение №1 для управления задачами
Управляйте задачами, отслеживайте проекты и балансируйте рабочие нагрузки.
2. Todoist
Идея Todoist заключается в том, чтобы перенести задачи из головы в список дел.
Todoist упрощает этот процесс, позволяя вам управлять своим списком дел независимо от того, какое устройство вы используете. Он поддерживает Windows, macOS, Android и iOS.
Фрилансеры, предприниматели, разработчики и компании любого размера используют Todoist для управления своими задачами и проектами.
Основной вид задач приложения предоставляет вам всю информацию, которая может вам понадобиться по задаче, включая подзадачи, комментарии и сроки выполнения. Также есть представление Доски, которое, по сути, является версией Канбан-доски в Todoist.
Вы можете упорядочивать задачи по своему усмотрению с помощью папок, меток и фильтров проекта. Также есть функция быстрого добавления, которая позволяет быстро записать задачу или напоминание, прежде чем вы забудете о ней.
Менеджеры
могут использовать Todoist, чтобы получить обзор того, над чем работает их команда, с помощью функции ленты активности. Вы можете фильтровать поток активности по проекту или члену команды, а также сохранять настраиваемые представления, чтобы следить за приоритетными задачами или проектами.
Существует также центральная панель администратора, которую вы можете использовать для управления членами команды и их разрешениями пользователей.
Todoist может уведомлять вас, когда члены команды оставляют комментарии или выполняют задачи, что помогает вам оставаться в курсе всего.Также есть возможность настроить напоминания, чтобы получать уведомления о предстоящих задачах или сроках по электронной почте или посредством push-уведомлений.
Еще одна интересная особенность Todoist — это Карма. Он разработан, чтобы мотивировать вашу команду выполнять задачи, начисляя им баллы за каждую выполненную задачу, а также давая им дополнительные баллы за поддержание ежедневных или еженедельных циклов выполнения задач.
Характеристики
Уровни приоритета задач
Канбан-доски
Шаблоны проектов
Обмен файлами
Направление деятельности проекта
Индивидуальный проект просмотров
Стоимость
Todoist предлагает бесплатный план, который ограничен 80 проектами и 5 людьми в каждом проекте.Также есть план Premium для одного пользователя (4 доллара в месяц) и бизнес-план (6 долларов за пользователя в месяц).
3. Any.Do
Any.Do объединяет ваши личные и бизнес-задачи в одном календаре, что делает его хорошим вариантом для тех, кто хочет управлять как личными, так и рабочими задачами в одном инструменте. Это также удобный инструмент для фрилансеров, которым нужно организовать свои дела для нескольких клиентов.
Он позволяет классифицировать задачи по проектам и визуализировать рабочий процесс с помощью досок Канбан.Вы можете легко обмениваться проектами и заданиями со своей командой, а затем использовать ленту активности для отслеживания хода выполнения задачи.
Any.Do поддерживает одноразовые, повторяющиеся и привязанные к местоположению напоминания. Вы также можете использовать виджет на главном экране для постоянного отображения дел и событий календаря на экране вашего смартфона.
Существует также очень полезная функция под названием «Момент», которая позволяет вам просматривать свои ежедневные задачи и решать, стоит ли над ними работать, перенести, пометить как выполненные или полностью удалить их из списка дел.
Характеристики
Список дел
Календарь
Ежедневник
Канбан-доски
Стоимость
Для одного пользователя Any.do предлагает как бесплатный, так и премиум план (5,99 долларов в месяц). Компании могут использовать план Teams, который стоит 4,99 доллара США за пользователя в месяц.
4. Taskque
Taskque призван помочь как отдельным людям, так и командам управлять своими повседневными задачами.
С помощью Taskque вы можете планировать и создавать задачи в представлении календаря, чтобы более эффективно организовать время вашей команды.
Одна интересная особенность заключается в том, что вы можете автоматически назначать задачи в зависимости от рабочих нагрузок членов команды. Он уравновешивает работу, чтобы ваши сотрудники не перегружались или использовались недостаточно.
Приложение также позволяет создавать несколько рабочих пространств для организации и управления разными командами.
Teams может использовать Taskque для упрощения совместной работы над задачами с помощью функции обсуждений, которая позволяет вам обсуждать задачи и проекты в центральном месте. Вы также можете создавать отчеты обсуждений одним щелчком мыши и легко их просматривать.
Функция Insights, с другой стороны, позволяет получить быстрый обзор статуса проекта. Вы также можете создавать отчеты для анализа продуктивности и производительности вашей команды.
Taskque дает вам возможность устанавливать права доступа для каждого члена команды, разрешая или запрещая им просматривать определенные задачи и проекты. Это важно, если вы имеете дело с конфиденциальной информацией.
Есть также фильтры, которые члены группы могут использовать для более легкого поиска конкретных задач.
Характеристики
Автоматизированная постановка задач
Обсуждение
Календарь команды
Индивидуальные рабочие процессы
Стоимость
Taskque предлагает бесплатный план для 10 пользователей. Бизнес-план стоит 5 долларов за пользователя в месяц.
Существует также обширная 60-дневная пробная версия, которую вы можете использовать для тестирования программного обеспечения.
5. Поток
Flow поддерживает списки задач как для личных, так и для рабочих задач. Вы можете сортировать и фильтровать задачи по имени, проекту, сроку выполнения, члену команды и приоритету.
Приложение позволяет создавать разовые и повторяющиеся задачи. Для каждой задачи вы можете добавлять заметки, теги, сроки выполнения и файлы. Вы даже можете создавать задачи по электронной почте, отправив электронное письмо на адрес @ getflow.com.
Flow предоставляет вам специальные представления для просмотра ваших собственных задач и списка задач каждого члена команды.
Встроенное представление рабочей нагрузки помогает увидеть, какие члены команды могут быть перегружены работой и у кого есть пропускная способность, чтобы взять на себя больше.
Вы можете переназначать задачи с помощью интерфейса приложения с перетаскиванием, который позволяет легко сбалансировать рабочую нагрузку вашей команды.
Приложение поддерживает как государственные, так и частные проекты. Также есть возможность дублировать проекты и их задачи.
Flow собирает все важные уведомления в ленте обновлений, позволяя вам быть в курсе всего, что делает ваша команда. Канал включает в себя назначенные и делегированные задачи, новости о задачах, за которыми вы следите, и любые упоминания в комментариях к задачам.
Характеристики
Повторяющиеся задачи
График проекта
Прикрепленные файлы
Календарь команды
Стоимость
Flow предлагает бесплатную 30-дневную пробную версию.Платные планы включают:
Basic (8 долларов США за пользователя в месяц)
Plus (12 долларов США за пользователя в месяц)
Pro (18 долларов США за пользователя в месяц)
6. Hitask
Hitask объединяет управление проектами и задачами, отслеживание времени и хранение документов в одном приложении. Это позволяет вам организовать работу вашей команды по задачам, проектам и событиям.
Затем вы можете получить обзор рабочей нагрузки вашей команды с помощью общего календаря. Также есть возможность поделиться задачами и проектами с определенными членами команды или со всей командой.
Вы можете настроить ежедневное, еженедельное, ежемесячное или ежегодное повторение задач.
Hitask также имеет функцию отслеживания времени, позволяющую отслеживать время, которое ваша команда тратит на выполнение различных задач. Приложение также позволяет создавать отчеты из записей рабочего времени членов команды для анализа эффективности вашей команды.
Еще одна полезная функция — автономный режим, в котором вы можете вносить изменения в задачи и проекты даже без подключения к Интернету.
Характеристики
Общий календарь команды
Учет рабочего времени
Отчеты
Командный чат
Стоимость
Hitask бесплатен для пяти пользователей.Платные планы включают:
Team Business (5 долларов США за пользователя в месяц)
Enterprise (20 долларов США за пользователя в месяц)
7. Trello
В Trello вы используете доски Kanban для управления работой своей команды. Вы можете организовать свои проекты на нескольких досках или хранить их все в одном месте.
Команды
используют Trello для самых разных целей, включая разработку программного обеспечения, адаптацию и в качестве инструмента CRM.
Создав доску в Trello, вы можете разделить ее на несколько столбцов (например,g., To-Do, Doing и Done). Следующим шагом будет добавление отдельных задач (карточек) в столбцы.
Карточки можно перетаскивать через разные столбцы или перемещать вверх и вниз по столбцу. Это позволяет легче отображать прогресс и расставлять приоритеты задач.
Каждая задача может содержать вложения, метки, сроки выполнения, контрольные списки и настраиваемые поля. Также есть функция поиска, которая поможет вам найти определенные карточки.
Trello поддерживает автоматизацию рабочего процесса с помощью триггеров на основе правил, команд календаря и команд срока выполнения.Это позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи и сэкономить время вашей команды.
Приложение может распознавать часто выполняемые членами вашей команды действия и предлагать автоматизацию для упрощения рабочего процесса.
Вы также можете воспользоваться преимуществами — приложений, расширяющих встроенные функции Trello. Вот несколько функций, которые можно включить с помощью бонусов:
Обратный отсчет срока выполнения ваших задач
Ежедневное обновление предлагает участникам команды указать, над чем они работают и что собираются делать в следующий раз.
Учет времени по каждой задаче
Возможность архивировать карты до определенной даты
Характеристики
Канбан-доски
Автоматизация рабочего процесса
Контрольные списки задач
Пользовательские поля
Стоимость
Trello предлагает бесплатный план, который ограничен десятью досками.Платные планы включают:
Бизнес-класс (12,50 долларов США за пользователя в месяц)
Enterprise (17,50 долларов США за пользователя в месяц для 20 пользователей, со скидками для более крупных команд)
8. nTask
nTask поддерживает зависимости задач, контрольные точки проекта и оценки времени для задач. Он также позволяет создавать списки дел в виде контрольных списков.
Вы можете установить даты начала и окончания для задач и назначить задачам одного или нескольких членов команды. nTask позволяет настроить уведомления и напоминания о задачах, чтобы не пропустить крайний срок.
В приложении также есть функции, которые помогут вам планировать и расставлять приоритеты задач.
Вы можете определить риски проекта и их вероятность, а также связать эти риски с конкретными задачами. Это позволяет вам создать матрицу рисков, чтобы увидеть, что потенциально может помешать вашей команде завершить проект вовремя.
Также есть место для документирования вашего плана снижения рисков и возможность назначить владельцев рисков.
nTask имеет функцию отслеживания времени, которую вы можете использовать, чтобы узнать, сколько времени требуется членам команды для выполнения задач.У вас есть возможность автоматически создавать табели учета рабочего времени с использованием записей времени.
Затем вы можете утвердить или отклонить табели учета рабочего времени, распечатать их или поделиться ими. Члены команды могут снимать табели учета рабочего времени, чтобы исправить любые ошибки.
nTask также отлично подходит для организации встреч. Вы можете создавать повестки дня встреч в приложении, отмечать темы для обсуждения и создавать последующие действия. Вы можете назначить встречи с задачами. Возможны повторяющиеся встречи.
Характеристики
Подзадачи
Зависимости задач
Командный чат
Учет рабочего времени
Стоимость
nTask имеет бесплатный план, который ограничен пятью участниками в команде.Платные планы включают:
Премиум (3,99 доллара США)
Business (11,99 долл. США)
Enterprise (индивидуальная цена)
9. MeisterTask
Если вы уже используете программное обеспечение для управления задачами, MeisterTask упростит вам переход. Его встроенная функция импорта упрощает процесс импорта задач и проектов из популярных инструментов, таких как Asana и Trello.
MeisterTask поддерживает повторяющиеся задачи и зависимости задач.Он позволяет фильтровать задачи по тегу, члену команды, сроку выполнения и статусу.
В приложении есть предустановленный рабочий процесс в стиле Канбан. Вы можете создать индивидуальный вариант, соответствующий потребностям вашей команды. Кроме того, вы можете установить ограничения на количество незавершенных задач, которые может иметь ваша команда — очень полезная функция для команд Kanban.
У каждого члена команды есть личная доска в MeisterTask (называемая «Повестка дня»), где они могут закреплять задачи из любого проекта и организовывать доску так, как им нравится. Это поможет вашим сотрудникам легче организовать свою работу.
MeisterTask поддерживает автоматизацию рабочего процесса. Вы можете автоматизировать такие задачи, как:
Назначение задач конкретным членам команды
Добавление чек-листов к задачам
Обновление статуса и срока выполнения задачи
Характеристики
Автоматизация задач
Учет рабочего времени
Канбан-доски
Пользовательские поля
Стоимость
Базовый план
MeisterTask предоставляется бесплатно, но ограничен тремя проектами. Платные планы включают:
Pro (5 долларов США.10 / пользователя в месяц)
Business (12,65 долларов США за пользователя в месяц)
Enterprise (индивидуальная цена)
Легкое управление задачами
Упростите управление задачами с помощью Hubstaff Tasks.
10. Тудледо
Toodledo — это набор инструментов, призванных упростить управление задачами и помочь командам делать больше.
Он поддерживает подзадачи и повторяющиеся задачи. Вы можете настроить их повторение ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Toodledo позволяет настроить автоматическое изменение расписания задач, даже если они еще не завершены.
У каждой задачи есть приоритет. Сортируйте задачи по этим приоритетам или фильтруйте по сроку выполнения или исполнителю.
Toodledo позволяет организовывать задачи и заметки в папки для отслеживания различных проектов. Папки могут быть частными или общедоступными. Эта функция важна для команд, которые имеют дело с конфиденциальной информацией или требованиями лицензирования.
Еще одна очень полезная функция — Планировщик. Сообщите Toodledo, сколько у вас свободного времени, и инструмент проанализирует ваши задачи, чтобы определить, как лучше всего использовать ваше время.
Toodledo поддерживает напоминания на основе местоположения. Просто отметьте место, где вам нужно выполнить определенную задачу, и вы получите уведомление с напоминанием о задаче, как только вы туда доберетесь.
Характеристики
Напоминания о задачах на основе местоположения
Подзадачи
Повторяющиеся задачи
Календарь команды
Стоимость
Toodledo можно использовать бесплатно.
11. Асана
Созданный двумя бывшими инженерами Facebook, Asana — это инструмент, который вырос из разочарования основателей тем, сколько времени они тратили на поиск информации, отправку электронных писем и посещение встреч.
Они создали Asana, чтобы помочь командам тратить больше времени на задачи, которые фактически продвигают задачи и проекты.
Asana поставляется с обычными функциями управления задачами, такими как зависимости задач, сроки выполнения и вложения. Однако он также может похвастаться множеством функций, которые помогают командам легче управлять своей рабочей нагрузкой.
Например, функция с удачным названием «Рабочая нагрузка» позволяет вам получить обзор возможностей вашей команды и понять, кто перегружен работой, а кто перегружен.
Вы можете назначать значения (баллы) задачам, чтобы быстро оценить, сколько времени и усилий они требуют.Установите общую вместимость вашей команды в баллах, чтобы предотвратить выгорание.
Asana поддерживает автоматизацию рабочих процессов и содержит более 70 встроенных правил автоматизации, которые могут сэкономить время вашей команды. Вы можете создать свои собственные правила, если они вам не подходят.
Приложение позволяет легко сбалансировать и реорганизовать работу. Все, что вам нужно сделать, это изменить порядок задач с помощью интерфейса перетаскивания.
Функция «Портфолио» позволяет вам отслеживать все инициативы вашей команды из одного места.Вы можете использовать его, чтобы получить обзор хода выполнения всех ваших проектов. Также есть возможность поделиться ссылкой на портфолио с заинтересованными сторонами.
Asana также имеет полезную функцию проверки. Вы можете добавить отзыв к результатам работы членов команды, а затем автоматически превратить его в задачу. Оставляйте отзывы и получайте доступ к своим задачам на ходу из мобильного приложения.
Характеристики
Автоматизация задач
Несколько просмотров проекта
Вехи
График проекта и портфолио
Стоимость
Asana предлагает бесплатный тарифный план, рассчитанный на 15 пользователей.Платные планы включают:
Премиум (10,99 долл. США за пользователя в месяц)
Business (24,99 доллара США за пользователя в месяц)
Enterprise (индивидуальная цена)
12. TeamWork
TeamWork проста в использовании, но обладает мощными функциями.
Он показывает вам обзор возможностей каждого члена команды и помогает понять, кто из них не задействован, а кто перегружен. Если ваши приоритеты или сроки сдвигаются, легко переназначьте работу с помощью интерфейса перетаскивания.
Существует также функция портфолио проектов, которая дает вам обзор всех ваших проектов с высоты птичьего полета и позволяет легче выявлять узкие места.
TeamWork поддерживает шаблоны задач и проектов, а также вехи.
Члены команды могут создавать блокноты для конкретных проектов. С помощью записных книжек они могут делиться заметками и другой информацией о проекте или отслеживать свою работу. В приложении есть система обмена сообщениями для обсуждения задач и проектов.
TeamWork имеет персонализированные информационные панели отчетов, которые показывают ключевые показатели проекта и график его деятельности.Они очень полезны для анализа работы команды и предоставления обновлений проекта заинтересованным сторонам и клиентам.
Приложение включает в себя командный календарь, в котором вы можете отслеживать дедлайны, встречи и праздники вашей команды в одном месте. Используйте его, чтобы держать всех на одной странице и помочь членам вашей команды спланировать свою неделю.
Вы можете включить в TeamWork больше функций, используя надстройки компании, такие как TeamWork Chat, Desk, CRM и Spaces.
Характеристики
Шаблоны списков задач
Вехи
Календарь команды
Канбан-доски
Портфель проектов
Диаграмма Ганта
Стоимость
TeamWork предлагает бесплатный план для пяти пользователей.Платные планы включают:
Pro (12,50 долл. США за пользователя в месяц)
Премиум (22,50 долл. США за пользователя в месяц)
Enterprise (индивидуальная цена)
13. Базовый лагерь
Basecamp называет себя «универсальным набором инструментов для удаленной работы». Это почти соответствует этому.
Вы можете использовать его для создания и назначения задач, установки сроков выполнения, добавления заметок и комментариев к задачам. Приложение включает в себя общий календарь для важных дат для задач и проектов.
Представление «Действия»
Basecamp дает вам обзор всего, что происходит с задачами и проектами вашей команды.Среди прочего, вы можете использовать его для просмотра просроченных задач, сроков и предстоящих этапов.
Доски сообщений для конкретных проектов дают членам команды место для размещения идей, объявлений и обновлений о ходе работы.
Функция группового чата позволяет членам команды задавать вопросы и отвечать на них в режиме реального времени. Он включает отдельную чат-комнату для каждого проекта, чтобы другие сотрудники не отвлекались на ненужную болтовню. Вы можете отправлять личные сообщения членам команды, чтобы общаться один на один.
Basecamp поддерживает вопросы автоматической регистрации. Это упрощает процесс получения обновлений проекта и статуса от членов команды.
Приложение предлагает интересную альтернативу диаграммам Ганта под названием Hill Charts. Основная идея Hill Charts состоит в том, что вся работа разделена на фазу подъема (выяснение ситуации) и фазу спуска (выполнение).
Hill Charts поможет вам визуализировать этот процесс, чтобы лучше понять статус вашего проекта и возможные узкие места.
Характеристики
Список дел
Доска сообщений
График работы команды
Групповой чат
Автоматическая регистрация
Стоимость
Бесплатный план
Basecamp ограничен 3 проектами и 20 пользователями. Ему также не хватает многих функций, доступных в платном бизнес-плане, который стоит 99 долларов в месяц.
14. Wrike
Wrike разработан для Agile-команд. Он легко настраивается и поддерживает настраиваемые панели мониторинга, рабочие процессы и целые рабочие пространства.
Вы можете использовать его для оптимизации процессов вашей команды благодаря функциям автоматизации Wrike. Приложение использует ИИ для прогнозирования рисков проекта и создания интеллектуальной автоматизации для вашей команды.
Wrike обладает широкими возможностями проверки. Это позволяет вашей команде быстро получать отзывы о своих результатах. Это сокращает цикл обратной связи с вашей командой.
Функция проверки поддерживает визуальную разметку и контроль версий. Вы даже можете настроить автоматизированные рабочие процессы утверждения. При необходимости вы можете пригласить внешних рецензентов (например,g., клиенты), чтобы оставить отзыв о результатах.
Wrike также предлагает надстройки, которые можно использовать для расширения его возможностей:
Wrike Analyze — позволяет запускать расширенные отчеты и создавать аналитические информационные панели.
Wrike Resource — Обеспечивает видимость рабочей нагрузки вашей команды и позволяет более эффективно перераспределять ресурсы.
Wrike Integrate — дает вам возможность использовать интеграцию приложений и создавать собственные средства автоматизации.
Характеристики
Настраиваемые информационные панели и рабочие процессы
Отчеты
Прогнозирование рисков проекта
Диаграммы Ганта
Канбан-доски
Визуальная проверка
Стоимость
У
Wrike есть бесплатный тарифный план, который предлагает ограниченные функции и поддерживает до пяти пользователей. Платные планы включают:
Professional (9,80 долл. США за пользователя в месяц)
Business (24,80 долл. США за пользователя в месяц)
Enterprise (индивидуальная цена)
15.ClickUp
ClickUp гарантирует экономию одного дня за каждую неделю использования. Используйте его, чтобы устанавливать и отслеживать цели, задачи и задачи.
Если у вас есть списки дел, в Clickup есть функция контрольного списка, которая вам подойдет. Он также поддерживает спринты, что делает его отличным инструментом для Agile-команд. Другие полезные функции включают контрольные списки задач, оценки времени для задач и проектов, а также настраиваемые представления проектов.
В
ClickUp есть диаграмма рабочей нагрузки, которая показывает, над чем работают члены команды и какие задачи они выполнили.Это краткий обзор деятельности вашей команды.
Используйте приложение для создания документов и внутренних баз знаний или совместной работы над электронными таблицами. Функция интеллектуальных карт ClickUp позволяет визуально планировать и организовывать проекты. Используйте его, чтобы более эффективно планировать свой рабочий процесс.
Функции снимка экрана и записи экрана могут помочь вам понять, как работает ваша команда. Используйте эту функцию, чтобы завоевать большее доверие в своей команде.
Если вы хотите переключиться с Trello или Asana на ClickUp, функция импорта упростит переход.
Характеристики
Зависимости задач
Шаблоны контрольных списков
Повторяющиеся контрольные списки
График загрузки
Автоматика
Напоминания
Стоимость
ClickUp предлагает бесплатный план с ограниченными возможностями. Платный план стоит 9 долларов за пользователя в месяц.
16. Paymo
Paymo — отличный выбор для тех, кому нужно единое приложение для управления своей работой, отслеживания расходов и выставления счетов клиентам.
Он поддерживает повторяющиеся задачи, шаблоны задач и бюджеты, а также предупреждения о задачах. Статус приоритета для каждой задачи помогает расставить приоритеты в работе вашей команды.
В
Paymo есть несколько представлений задач и фильтров, чтобы вы могли найти то, что ищете.
Используйте это приложение для создания оценок, отправки счетов и приема онлайн-платежей. Счета могут повторяться, и приложение отправляет автоматические напоминания.
Вы можете отслеживать расходы по проекту и добавлять их в свои счета.
Настройте счета в соответствии с внешним видом вашего бренда.Если вы используете отдельное бухгалтерское программное обеспечение, информацию о счетах и платежах можно легко экспортировать.
В приложении есть встроенный планировщик отпусков, который упрощает управление запросами сотрудников на отпуск. Это позволяет вам просматривать оставшиеся выходные для каждого сотрудника, создавать разные типы отпусков и устанавливать общепринятые праздничные дни.
Характеристики
Зависимости задач
Шаблоны задач
Канбан-доски
Шаблоны проектов
Вехи
Диаграммы Ганта
Стоимость
Paymo предлагает бесплатную 15-дневную пробную версию.Платные планы включают:
Малый офис (11,95 долл. США в месяц)
Business (18,95 $ / мес.)
Следующие шаги
Вы изучили. Пришло время действовать. Вот что вам нужно сделать:
Ограничьте свой выбор — Выберите один или два инструмента из списка, которые кажутся наиболее подходящими для ваших нужд. Сравните эти инструменты со списком функций, которые вы создали ранее.
Воспользуйтесь бесплатными пробными версиями — Большинство инструментов из нашего списка предлагают бесплатную пробную версию.Воспользуйтесь этими пробными предложениями, чтобы опробовать наиболее подходящий инструмент.
Проверьте все функции — Обязательно протестируйте все функции во время пробной версии и делайте заметки о том, что вам нравится, а что нет. Вы также можете обратиться в службу поддержки за помощью в адаптации, чтобы получить представление о том, насколько хорош их сервис.
Выберите инструмент — Если он подходит, отлично! Начни тренировать свою команду. Если нет, вернитесь к этому списку и попробуйте другой вариант. Добавьте этот пост в закладки, чтобы найти его снова.
Ищете другой тип программного обеспечения? Ознакомьтесь со следующими сообщениями в блоге:
11 лучших инструментов для планирования проектов
12 лучших вариантов программного обеспечения для удаленной работы
Лучшие приложения для отслеживания времени для Windows
Этот пост был первоначально опубликован в сентябре 2019 года. Он был обновлен в феврале 2021 года.
Создание плана с помощью Планировщика в Teams
Попробуй!
Если вы используете Microsoft Teams, организуйте свои задачи, добавив одну или несколько вкладок Планировщика в канал группы.Затем вы можете работать над своим планом в Teams или в Планировщике в Интернете, удалить или удалить свой план, а также получать уведомления в Teams, когда задача назначается вам в Planner.
В канале выберите + .
Выберите Planner .
Создайте план и выберите Сохранить .
Выберите Создайте новый план и введите имя вкладки или
Выберите Использовать существующий план и выберите план из раскрывающегося списка Существующие планы .
Создайте корзины.
Добавляйте и назначайте задачи.
Выберите + , чтобы создать задачу, и введите имя.
Выберите Установить срок оплаты и выберите дату.
Выберите Назначить и выберите, кому его назначить.
Выберите Добавить задачу .
Добавьте описание и Контрольный список .
Выберите задачу, введите Описание и выберите Показать на карточке .
В разделе Контрольный список выберите Добавьте элемент и введите элемент.
Щелкните в любом месте за пределами задачи, чтобы закрыть ее.
Обновить задачу.
Групповые задания.
Выберите Группировать по сегменту , а затем выберите вариант в раскрывающемся списке.
Выберите Прогресс , чтобы перетащить задачи из Не начато до Выполняется или из Выполняется — Завершено .
Прогресс графика.
Хотите больше?
Создайте план в Microsoft Planner
Используйте Планировщик в Microsoft Teams
Как сделать шаблон ежемесячного графика работы
Составление оптимального шаблона рабочего графика сотрудников требует навыков, терпения и множества проб и ошибок.К счастью, мы собрали некоторую полезную информацию, которую вы можете использовать, чтобы создать (или выбрать) тот, который лучше всего подходит для вашей команды и проекта.
Вот все, что вам нужно знать о том, как создать идеальный шаблон рабочего графика.
Почему важны шаблоны рабочего графика
Проще говоря, шаблон ежемесячного графика работы сотрудника облегчает выполнение ваших ролей как в управлении профессиональными услугами, так и в планировании проектов. Вы не только даете своим сотрудникам четкое представление о предстоящей рабочей нагрузке, но и создаете возможность для повышения производительности.
Для вас это означает, что больше не нужно писать расписания с нуля и подсчитывать, сколько времени требуется для выполнения каждой задачи или серии. Для ваших сотрудников это означает, что они могут наслаждаться более равномерно распределенной рабочей нагрузкой, а также повторяемым процессом, который улучшает их собственные усилия. Наконец, для ваших клиентов это означает более точные сроки и прогнозы бюджета. Итак, выигрывают все!
Думая о своей команде при создании шаблона рабочего графика сотрудника
При создании своего первого четырехнедельного или даже семидневного шаблона рабочего графика учитывайте приведенные ниже моменты.Ответы на эти вопросы покажут, кто лучше всего подходит для каждого этапа и задачи проекта, сколько людей вы назначите на каждый этап, а также прошлые препятствия, которых вы можете предвидеть на этот раз.
Каковы их сильные и слабые стороны как индивидуально, так и в команде?
Кто из ваших сотрудников лучше всего подходит для выполнения специализированных задач, необходимых в данном конкретном проекте?
Сколько сотрудников из каждого отдела потребовалось, чтобы выполнить рабочую нагрузку прошлой недели или рабочую нагрузку, необходимую для аналогичного планирования проекта?
Какие новые стратегии вы можете использовать, чтобы помочь своим сотрудникам работать более эффективно?
Были ли ваши прошлые расписания равномерно распределяли рабочую нагрузку, и если нет, как вы можете убедиться, что на этот раз вы используете всех членов команды одинаково? Что такое планирование мощности в управлении проектами?
Учли ли вы запросы на отгулы, возможные больничные и другие конфликты проектов для каждого члена команды, прежде чем приступить к созданию шаблона рабочего графика своего сотрудника?
Итак, вкратце, вы хотите уделить время тому, чтобы рассмотреть, как каждый человек функционирует как личность.Затем подумайте о команде в целом и о том, как они могут удовлетворить потребности шаблона.
Как создать эффективный шаблон рабочего графика
Эти три основных пункта контрольного списка помогут вам разработать шаблон-победитель для любого проекта.
Выберите подходящий инструмент . Программное обеспечение для управления проектами очень эффективно для создания графика работы сотрудников. Не только легко просматривать проект и планирование одновременно, но вы также можете воспользоваться преимуществами множества уже проверенных и проверенных настраиваемых шаблонов, которые уже включены.
Обзор прошлых графиков работы . Сравните прошлые расписания с отчетами по проектам, чтобы определить свои самые большие победы и поражения. Это может помочь вам определить шаблоны планирования, которые стоит повторно использовать (или предотвращать) в будущем.
Ожидайте появления препятствий . Учитывайте потенциальные препятствия, такие как ожидаемые и неожиданные выходные для сотрудников (например, чрезвычайные ситуации и время отпуска), конфликты с текущими проектами и любые проблемы с клиентами, которые могут повлиять на вашу команду во время проекта.
5 особенностей шаблона хорошего ежемесячного графика работы
Лучший шаблон рабочего графика сотрудника будет включать каждое из следующих действий. Хотя многие инструменты имеют больше функций, чем перечисленные, мы выбрали эти, исходя из их эффективности для решения проблем планирования, о которых мы упоминали ранее. Теперь, без лишних слов, давайте рассмотрим каждую обязательную функцию и способы их использования в Wrike.
1. Повторяемые рабочие процессы
Автоматизируйте большую часть процесса принятия решений, просто копируя прошлые успешные попытки выполнения аналогичных проектов, серий или задач.Не нужно изобретать велосипед, если вы уже знаете, что работает!
Как использовать Wrike: Если вы хотите продублировать рабочий процесс в Wrike, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть рабочий процесс, который вы хотите скопировать, открыть его страницу меню и выбрать «Дублировать рабочий процесс». Это так просто.
2. Индивидуальное управление задачами
Каждый элемент действия, необходимый для вашего проекта, должен быть настраиваемым. Вам также нужно будет назначить задачу для команды или отдельного человека, мгновенно просматривать обновления о ходе выполнения и определять точные даты начала и окончания проекта.
Как использовать Wrike: После того, как в Wrike вы изложили все этапы проекта, вы можете легко добавлять визуальные задачи к каждому этапу. Также есть разделы для добавления подзадач, заметок, процессов и инструкций. Таким образом, вы можете быть уверены, что ни одна деталь не будет упущена из виду.
3. Учет рабочего времени и отчетность
С помощью автоматизированных инструментов легко отслеживать часы работы сотрудников и объем работ по проекту. И, имея все ваши рабочие данные в одном месте, вы можете беспрепятственно обслуживать клиентов, выставляющих счета-фактуры, с точными номерами и подтверждающими документами из одной программы.
Как использовать Wrike: Ознакомьтесь с этим коротким двухминутным руководством по отслеживанию времени в Wrike, чтобы понять, насколько прост на самом деле этот процесс.
4. Диаграммы Ганта
Диаграммы
Ганта помогают организовать шаблон рабочего графика вашего сотрудника, давая вам полную картину сроков, задач и прогресса. Затем вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы определить, сколько часов или дней требуется каждому сотруднику или команде для отдельных этапов.
Как использовать Wrike: Диаграммы Ганта обрабатывают сложный набор значений, но их легко интерпретировать и создавать.Выберите папку Project и добавьте все необходимые задачи (вместе с их крайними сроками, связанными зависимостями и ожидаемой продолжительностью). Затем нанесите их на диаграмму Ганта с помощью инструмента перетаскивания, чтобы получить четкое представление о проекте в целом.
5. Панели мониторинга прогресса
Когда вы составляете шаблон ежемесячного обзора рабочего графика, вам необходимо иметь четкое представление о том, как выглядит рабочая нагрузка каждого, какие задачи (если таковые имеются) были отложены, и где может быть некоторое пространство для маневра, чтобы продвинуться вперед.Вот тут-то и пригодятся информационные панели для обзора прогресса. Они автоматически дают вам визуальное представление о том, где все находятся на любом этапе проекта.
Итак, когда вы составляете свой график, вы можете дважды проверить, что реально для каждого человека в любой момент, без необходимости пересылать электронные письма туда и обратно или постоянно проверять.
Как использовать Wrike: У вас может быть от 10 до 200 различных панелей мониторинга в зависимости от того, какой вариант Wrike вы выбрали.Но каждая панель инструментов дает вам возможность обозначать шаги цветом, дублировать или удалять задачи и напрямую общаться с вашими сотрудниками, если вам нужно следить за ними. Вы также можете выбрать, какие виджеты приборной панели будут включены в ваше представление, чтобы на первом месте и в центре была только самая важная информация.
Теперь вы готовы создать замечательный шаблон рабочего графика сотрудника
.
Как видно из приведенных выше примеров, Wrike легко использовать, чтобы повысить эффективность и сделать весь процесс планирования проекта прозрачным для всех участников.Когда у вас есть все инструменты для управления временем, задачами и расписанием на единой платформе, вы можете создать цельный рабочий процесс, который принесет пользу вашей команде и вашим клиентам.
Загрузите наш бесплатный шаблон рабочего графика (который мы разработали на основе реальных данных клиентов и историй успеха) и посмотрите, как он может помочь вам спланировать ежемесячную рабочую нагрузку вашей команды сегодня.
Microsoft Teams с шаблонами планировщика — список из 15 примеров
В современном мире совместной работы профессионалы часто работают вместе.И вопрос управления временем становится ключевым. Процессы требуют тщательного управления совместными задачами, сроками и ключевыми показателями эффективности. В этой статье мы покажем вам, как повысить эффективность планирования и управления задачами в Microsoft Teams с помощью шаблонов планировщика.
Управление временем в Microsoft Teams — задачи
Teams — идеальная платформа для совместной работы в вашей организации. Вы создаете команды на основе потребностей организации: отделов, местоположений, процессов и продуктов.Таким образом, вы позволяете коллегам работать вместе в одном рабочем пространстве, обмениваться контентом, информацией и опытом. Кроме того, вы можете легко повысить эффективность с помощью сотен приложений, которые можно интегрировать в среду Teams. Но с какими проблемами вы сталкиваетесь при управлении временем и планировании?
Неадекватно p lanning
Система планирования, существующая в вашей организации, может быть недостаточно эффективной. Например, процессы не могут быть разделены по задачам и нет установленных сроков.Вы представляете, какой беспорядок вас ждет? Сотрудники не вовлечены в процесс, сроки выполнения проектов просрочены, а задачи не выполнены. Похоже на катастрофу.
Неясно цель с задач
Представьте, что вам нужно поставить перед командой задачи. Но как это сделать, не получая достоверной информации? Вы не получаете результатов, динамики по проекту, отзывов коллег. В результате вы получаете неверные дедлайны, а задачи не соответствуют реальным потребностям проекта.
Многозадачность процесса
Предположим, что в процессе продаж в вашей организации задействованы десятки сотрудников. Каждый из них должен выполнять свои задачи, что в конечном итоге будет способствовать общему результату. Представьте, если задачи поставлены, а ответственные — не назначены? Кто-то будет выполнять двойную работу, некоторые задачи упускаются, и снова — задержки и низкое качество реализации проекта. Это хаос!
Низкое качество задачи Выписка
Хорошо, вы создали задачу, назначили ответственное лицо и установили крайний срок.И задача соответствует этапам проекта. Но он все еще плохо выполнен. Почему? Потому что у исполнителя не было информации по заданию. Не было никаких объяснений или дополнительных материалов, которые помогли бы им это сделать. Опять неэффективное планирование.
Вышеупомянутые проблемы звучат устрашающе, правда? Идеальным решением было бы интегрировать Microsoft Planner в среду Teams. И мы подготовили более 10 шаблонов, которые вы можете использовать в качестве примеров и легко улучшить планирование в своей организации, не теряя времени.
Microsoft Planner — полезный инструмент для управления задачами и соблюдения сроков. С помощью этого приложения вы можете настраивать задачи, назначать их нужным людям в вашей команде, устанавливать сроки и прикреплять дополнительный контент, такой как файлы, ссылки, контрольные списки и многое другое. Здесь вы можете изучить все возможности Планировщика.
Кроме того, существует множество различных представлений, таких как «расписание» для просмотра календаря с задачами или панель мониторинга, позволяющая легко понять развитие проекта, начатые или просроченные задачи.
Самая интересная возможность для нас — это интеграция планировщика в вашу среду Teams. Это означает, что вы можете добавить Планировщик на вкладку «Канал» и управлять задачами в определенной группе. Вы даже можете создать шаблон Microsoft Teams, в который будет включена вкладка Planner. Таким образом, вы не будете тратить свое рабочее время на ручные задачи и за несколько секунд получите автоматизированное и структурированное рабочее пространство. Вы можете узнать, как это сделать, здесь.
Наконец, давайте поговорим о шаблонах планировщика для различных вариантов использования.Здесь вы можете найти готовые информационные панели Планировщика с задачами, досками и т. Д. Давайте начнем!
Загрузите бесплатное руководство: Как создать планировщик с шаблонами Microsoft Teams 😉
Содержимое
Шаблоны планировщика Microsoft для управления проектами
Как руководитель проекта, вы можете столкнуться с несоблюдением сроков, недопониманием между членами команды и неэффективным исполнением проекта. Вам следует отслеживать повседневную деятельность своей проектной команды, устанавливать сроки и быстро реагировать на любые изменения.
Создайте Microsoft Planner прямо в своем канале Planning с помощью следующих плат:
Планирование
Вехи
Следующие шаги
Таким образом, вы можете сосредоточиться на этапах проекта, а ваша команда не упустит ключевые показатели эффективности и сроки.
Включите различные задачи в соответствии с вашими потребностями, например,
Обновите логотип бренда и цветовую палитру
Добавьте цитаты и отзывы клиентов
Измените дизайн целевой страницы веб-сайта и многое другое
Затем прикрепите рекомендации и полезные ссылки к вашим задачам и настройте управление проектом повестка дня.Таким образом, участники вашего проекта будут видеть сроки выполнения своих задач и всю информацию, необходимую для их выполнения.
Антикризисное управление — шаблоны Microsoft Planner
Антикризисное управление — это процесс подготовки и урегулирования любых резких и неожиданных ситуаций, влияющих на организацию. Чтобы разрешить кризис, у вас должен быть продуманный план управления кризисом.
Определите оценку риска, например:
Риски, связанные с продуктом
Связи с общественностью
Возможные кризисы и др.
Затем вы можете добавить контрольный список, чтобы указать задачу и не пропустить ни одного шага:
Риски перед запуском продукта
Наблюдать за конкурентами
Анализ конкурентов
Не забывайте ставить задачи людям в вашей команде.Когда ваша вкладка «Планировщик» будет создана, все в вашей команде кризисного управления увидят это. Они могут фильтровать доски задач по дате, доске, назначению, сроку и т. Д. Кроме того, они легко могут начать разговор, чтобы быстро отреагировать на любые риски.
Узнайте, как создавать шаблоны Планировщика, адаптированные для ваших конкретных случаев использования, с помощью шаблонов для совместной работы! 😉
Управление счетом продаж с помощью шаблонов планировщика Microsoft
Процесс управления счетом продаж — это многозадачность.Вам необходимо общаться с клиентами и потенциальными клиентами, вашей внутренней командой и руководством. Microsoft Planner может помочь вам организовать себя и свою команду, чтобы быть в курсе обновлений продуктов или любых изменений.
Создавайте различные доски и управляйте сопроводительной документацией с помощью задач:
Ведение базы данных ключевых клиентов
Еженедельный план счетов
Процесс формулирования стратегии
Очень полезно прикреплять необходимые файлы прямо к вашим задачам.Вы можете загрузить их со своего устройства или выполнить поиск по каналам Teams. Кроме того, вы можете пометить свои задачи и быстро расставить приоритеты. В результате ваши задачи и сопроводительные документы структурированы и хорошо организованы.
Строительная площадка с шаблонами планировщика и командами Microsoft
Соблюдение сроков и своевременный ввод в эксплуатацию — ваша главная цель. Для этого вам нужно хорошо продуманное планирование. Вы должны управлять всеми процессами поэтапно и не упускать никакой информации от партнеров, клиентов и других заинтересованных сторон.
В этом случае вы можете построить Планировщик со следующими досками:
To Do
Documentation
Взаимодействие с правительством
Добавьте различные ежедневные задачи, например:
Цели устойчивого развития
Разгрузка материалов
Проекты устойчивого развития и т. Д.
Вы можете легко изменить вид планировщика в расписании. Там вы увидите календарь со всеми задачами, которые вы должны выполнить в предстоящую неделю, месяц и т. Д.Очень удобно видеть в одном месте свои планы на ближайшие несколько дней и выбирать любую задачу в соответствии с вашими повседневными действиями, чтобы вовремя завершить проект.
Шаблоны планировщика Microsoft — Отдел продаж
При сегодняшнем способе совместной работы в процесс продаж могут быть включены многие игроки из разных отделов. И очень важно создать планировщик с назначенными задачами и сроками. В противном случае вы можете столкнуться с меньшим количеством закрытых сделок, поздними сроками и низкой вовлеченностью сотрудников в вашем отделе продаж.Давайте посмотрим на пример Planner для комнаты продаж.
На этапе разработки вы можете добавить такие задачи, как:
Обзор предложения
Определение критериев успеха
Первая версия предложения
Подготовка обзора возможностей
Вы также можете назначить задачи группе людей. Например, чтобы подготовить обзор возможностей, вы можете добавить флажок со всеми необходимыми участниками, такими как директор по продажам, юридический отдел, финансовый отдел и менеджер по продажам.
Еще одна замечательная функция — это возможность вашего отдела продаж отслеживать не только свои задачи и назначения, но и панель планирования для всей команды. Таким образом, они могут сосредоточиться на общем видении и развитии процесса продаж.
Шаблоны планировщика для управления поддержкой клиентов
Даже после закрытия сделки компаниям необходимо поддерживать связь со своими клиентами, чтобы получать обратную связь. В этом процессе необходимо быстро реагировать на отзывы и решать любые проблемы, взаимодействуя с командой управления продуктом.
Вот примеры ковшей:
Полезная информация с шаблонами документов и руководящими принципами
Регистрация
Невыполненные запросы
Ошибки
Выполнено
Потеряно
Члены вашей команды могут легко использовать вашу доску в качестве шаблона. Просто создайте «Новый шаблон запроса» со всем необходимым контентом, документами и флажками. В результате через несколько секунд они смогут создать новый запрос и переместить его на нужную доску.
Шаблон планировщика для управления контент-маркетингом
Сегодня каждая компания нуждается в успешном управлении Интернет-маркетингом. Поэтому ваш отдел маркетинга должен публиковать статьи в блогах, производить видеоконтент, разрабатывать страницы веб-сайтов, поддерживать социальные сети и т. Д. Этот процесс требует эффективной системы проверки, соблюдения сроков и постоянного внутреннего сотрудничества. Давайте подскажем. Мы предлагаем вам шаблон планировщика, который мы используем в SalesTim в нашем отделе маркетинга.
Создайте ковши в соответствии с различными шагами:
Идеи контента
Обзор в обзоре
Черновик контента
Проект в обзоре
Реализация на веб-сайте
Заключительный обзор
Опубликован
Вы можете создать новую доску для каждой части контента. Для использования очень полезно добавлять ярлыки в соответствии с типом контента: статья, видео, закрытый контент, веб-страница, электронная почта.
Кроме того, вы можете добавить контрольный список на этапе внедрения.Выполните следующие действия, чтобы опубликовать статью на веб-сайте:
Добавить текст
Создайте заголовки с помощью ключевых слов
Добавьте изображения с помощью Alt-кода
Настройки удобочитаемости
Настройки SEO
Добавить STA
Так легко прикреплять черновики и ссылки и совместно работать над контентом через Компания! Подтверждено SalesTim 😊
Шаблон планировщика управления мероприятиями
Управление событиями — это многоэтапный процесс, который включает в себя надзор за всей логистикой, ведущей к событию и во время него.Во время управления событиями вы должны выполнять планы мероприятий, управляя персоналом, финансами, отношениями с поставщиками и т. Д. Независимо от того, следует ли вам организовать внутреннюю конференцию или внешнее мероприятие, вы всегда должны следовать стандартным шагам, таким как координация внешних поставщиков, привлечение докладчиков или развлекательных мероприятий, управление кризисом или ситуацией на мероприятии, мониторинг и т. Д. Давайте создадим шаблон планировщика для Управление событиями.
Добавьте разные ковши:
Предстоящие события
Финансовое планирование
Выбор места
Внешняя коммуникация
Кейтеринг
Проектно-техническое обеспечение
Управление рисками
Очень важно подготовиться к мероприятию заранее и не упустить ни одной детали.Вы можете выбрать просмотр календаря. Таким образом, ваша команда по организации мероприятий будет точно знать, когда задачи должны быть выполнены.
Запуск нового продукта с шаблоном планировщика Microsoft
Разработка новых продуктов — критически важный процесс для многих брендов в поддержании роста и выходе на новый рынок. Однако в ходе этого процесса компании сталкиваются с множеством проблем, например пропускают важные этапы разработки, чтобы сэкономить время. При запуске нового продукта вы должны не только разработать свой продукт и доказать его жизнеспособность, но и установить начальную цену, привлечь клиентов; и внедрить действенную доработку после запуска.Для успешного запуска нового продукта вы должны создать эффективный план, позволяющий вашей команде сотрудничать в этом процессе.
Тестирование
Субконтракты
Объявление
Производство
Добавьте различные задачи в сегменты Объявления , чтобы использовать все каналы связи, например:
Offline Presentation
PR Management
TV Announcement
Выпуск статьи в блоге
Сообщения в социальных сетях
Эта доска Planner поможет вам сотрудничать в процессе запуска продукта и обмениваться документами, не переходя от одного приложения к другому.
Управление дизайном веб-сайтов с помощью шаблонов планировщика Microsoft
Web Design — это не только внимание к техническим вопросам, таким как коды и каркасы. Эффективный дизайн — это процесс создания веб-сайта, который согласуется с общей стратегией. И, конечно же, нелегко достичь гармоничного синтеза элементов без планирования и совместной работы всей команды. Вы можете получить вдохновение для своего процесса планирования, используя этот шаблон планировщика.
Определение области
Карта сайта и каркас
Создание контента
Визуальные элементы
Тестирование
Запуск
Не забывайте, что вы можете легко прикрепить ссылки прямо к своим доскам в Microsoft Planner. Кроме того, вы можете расставить приоритеты для своих задач и сосредоточиться на неотложных проблемах. Еще одна функция — изменить вид на вкладке «Диаграмма». Это даст вам общий обзор задач. Вы можете видеть визуальную графику со статусом задач (не начаты, поздно или в процессе выполнения) и видеть, где задачи назначены.
Шаблоны планировщика для процесса адаптации
Когда вы нанимаете нового сотрудника, важно, чтобы мы могли быстро интегрироваться в процессы вашей организации. Однако, когда человек ничего не знает о вашем продукте, инструментах, которые вы используете, и политике организации, он может запутаться в нормах, не зная, с чего начать. Чтобы не затягивать этот процесс во времени, вы можете помочь ему с построенным планом, где он будет постепенно знакомиться с важными элементами.
Вы можете создать следующие корзины для вашего нового сотрудника:
Наша компания
Ваша роль
Наш продукт
Инструменты и интеграция
Добавьте задачи, например:
Узнайте о наших ценностях
Узнайте, почему мы создаем наш продукт
Узнайте о нашем пути
Познакомьтесь с вашим менеджером по кофе
Узнайте о нашем партнерстве
Таким образом, ваш сотрудник может шаг за шагом узнать о компания, инструменты и его роль.Не забывайте о возможности интеграции Планировщика с другими приложениями. Например, когда вы назначаете задачу Planner прямо в среде Teams, работник будет уведомлен в Teams на вкладке Activity. Кроме того, вы можете создать рабочий процесс, при котором они будут получать уведомление в Outlook. Таким образом они получают уведомление о задаче и ничего не пропустят. Узнать больше
Процесс приема на работу с помощью шаблонов планировщика
Допустим, у вас есть команда по персоналу для каждого из ваших отделов.Процесс найма включает в себя много шагов: поиск, отбор, переговоры и сам найм. Вы должны правильно управлять этим процессом, чтобы привлечь подходящего кандидата на работу и быстро закрыть свободные вакансии. Кроме того, вы должны собрать много данных от потенциального кандидата, назначить собеседование с ним и дать обратную связь. Planner может помочь вам провести процесс найма и поддерживать постоянное развитие компании.
Подготовка
Задача
В процессе
Процесс найма
Добавьте следующие задачи в сегмент процесса найма:
Заключительное собеседование
Процедура безопасности
Подписание документов
Создайте команду, посвященную процессу адаптации
В результате вы можете управлять планированием процесса приема на работу с помощью интеграции Microsoft Planner и Teams.Кроме того, Planner может помочь вам управлять всеми резюме, рекомендациями, контрактами и другой документацией. Помните, что вы можете загружать файлы прямо в задачу в Планировщике? Так работает интеграция с SharePoint. Щелкнув вкладку «Файлы», вы попадаете в SharePoint — пространство, где вся ваша организация хранит файлы и обменивается ими.
Процесс закупок с помощью шаблонов планировщика
Независимо от того, закупает ли ваша компания новые компьютеры или ищет внешнего агента для обучения сотрудников, полезно следовать пошаговому процессу.Это гарантирует, что вы получите то, что вам нужно, в соответствии с вашим бюджетом и ожиданиями в отношении продукта или услуги. Следуя процессу бизнес-закупок, вы не только завершите свою покупку, но и изучите результаты, таким образом вы узнаете, что может быть лучше для будущих покупок. Попробуйте создать свою собственную панель управления Planner на основе следующего примера.
Добавьте ковши в соответствии с этапами покупки:
Вы можете добавить контрольный список с поставщиками в процессе поиска:
Новые поставщики
Продавцы, с которыми мы работали в прошлом
Продавцы, предлагающие скидки
Таким образом, с помощью Microsoft Planner вы легко запускаете любой процесс закупок без пропуска сроков и недопонимания между задействованными агентами.Давайте продолжим говорить об интеграции Planner с другими приложениями. Позвольте нам дать вам представление о том, как вы можете быстро отслеживать новые запросы предложений. Создайте форму Microsoft, в которую ваша команда сможет отправить всю необходимую информацию для новой покупки. С помощью Microsoft Flow вы можете связать свой Планировщик с формами. Таким образом, новая задача будет автоматически создана при отправке Microsoft Forms.
Шаблоны планировщика Microsoft для управления аудитом
Управление аудитом — это процесс проверки соответствия всех процессов компании стратегическим целям.Таким образом, вы должны отслеживать множество разрозненных коллективов одновременно без недоразумений. Чтобы получить нужную информацию и сосредоточиться на каждом процессе, вы можете создать Планировщик с задачами, сроками и расстановкой приоритетов.
Планирование
Полевые исследования
Отчетность
Последующие действия
Вы можете легко начать новый диалог со своими коллегами прямо на вкладке «Планировщик», чтобы быстро реагировать на любые изменения и риски. Еще один вариант — оставлять комментарии и заметки прямо на доске задач.
Процесс партнерства с шаблонами планировщика Microsoft
В процессе партнерства вы должны правильно спланировать все действия с потенциальным партнером. Во время переговоров вы можете столкнуться с длительным согласованием различных элементов и сопротивлением организаций. При этом нужно уложиться в сроки и шаг за шагом следовать процессу. Без планирования вы можете столкнуться с отсутствием заранее установленных целей. Изучите наш пример Планировщика, который вы можете создать, когда была создана новая команда с потенциальным клиентом.
Добавьте разные ведра:
Ресурсы
Документы
Процесс
И не забудьте добавить различные задачи, например:
Согласование со стратегией
Разработка стратегии слияния
Политика и процессы
Планируйте задачи, назначайте любого человека в вашей команде и легко отслеживайте прогресс с помощью Microsoft Planner. Развивайте партнерские отношения и следуйте инструкциям в сотрудничестве со своими коллегами и внешним агентом.
Как масштабировать?
Скорее всего, в любой организации много повторяющихся процессов. Представьте, что вам каждый раз приходится создавать новый Планировщик. Вместо увеличения производительности вы можете потерять время и выполнять множество ручных задач. Это совсем не похоже на эффективный процесс. Ну так что ты делаешь?
Копия e x isting Планировщик
Один из вариантов — создать Планировщик с доской задач только один раз.Откройте приложение Planner, и вы сможете скопировать любого из ваших планировщиков. Итак, через несколько секунд вы получите полностью скопированный Планировщик с корзинами и задачами.
Шаблоны Microsoft Teams с Планировщиком
Предлагаем вам обратить ваше внимание на более эффективный вариант улучшения вашего сотрудничества. Это технология Microsoft Teams Templates от SalesTim.
Как это?
1. Создайте исходную команду. Вы создаете команду в среде Teams один раз в соответствии с вашими сценариями использования.Это может быть команда управления проектом, антикризисный менеджмент, строительная площадка и многое другое. Изучите различные варианты использования здесь
Вы создаете все каналы, настраиваете параметры, загружаете важные файлы и инструкции. Затем вы можете добавить любое приложение Microsoft или стороннего производителя прямо на вкладку «Канал». В нашем случае вы добавляете Microsoft Planner. Выберите, чтобы добавить существующий или создать новый Планировщик, вдохновленный нашими шаблонами
2. Затем создайте шаблон. Просто выберите нужную команду и управляйте политиками управления, такими как Соглашение об именах, Рабочие процессы утверждения, Таргетинг на аудиторию, Управление частными каналами и т. Д.
3. Готово! После сохранения ваш шаблон будет добавлен в каталог шаблонов. Здесь ваши коллеги найдут готовые шаблоны на любой случай, в соответствии с потребностями вашей организации.
4. Что вы получите в итоге? Любой член вашей организации (или никто — вы выбираете, у кого есть доступ к шаблонам) имеет возможность создавать полностью скопированные команды из ваших шаблонов. Скопированные каналы, файлы, вкладки, настройки и участники готовы через несколько секунд. Отлично, смотрите! Вкладка планировщика со всеми задачами и сегментами тоже здесь
В результате получилось структурированное рабочее пространство, отвечающее потребностям вашего бизнеса и ИТ.Хочу попробовать? Получить DEMO
Лучшее бесплатное программное обеспечение для управления задачами, которое поможет вам организовать работу
Задачи — часть нашей работы и личной жизни. Но со всеми отвлекающими факторами и обязанностями убедиться, что все задачи выполнены должным образом, может оказаться сложной задачей. Легко запутаться и заблудиться.
Вот почему так важно, чтобы организовал все задания . А использование бесплатного программного обеспечения для управления задачами или приложения для самостоятельного учета рабочего времени поможет вам оставаться на вершине.
Что такое инструменты управления задачами?
Инструмент управления задачами — это просто решение, которое помогает отслеживать мелкие, большие задачи и различные проекты. Вы можете использовать как индивидуально, так и как систему управления работой команды .
Существуют различные типы инструментов управления задачами, наиболее популярными из которых являются следующие:
Бумажный список с задачами в виде календаря или простого персонализированного списка дел со сроками выполнения, используемый в качестве органайзера задач
Приложение для управления задачами с полностью настраиваемыми исчерпывающими списками дел с дополнительными функциями
Онлайн-менеджер задач с основными функциями и простыми списками дел
Инструмент управления проектами с функциями, позволяющими контролировать и отслеживать полный жизненный цикл проекта и отдельные задачи
Приложения для отслеживания времени с такими функциями, как управление проектами, диспетчер задач и сроки выполнения, которые позволяют отслеживать каждую задачу по дате и бюджету — особенно полезно для крупных организаций или людей, которые отслеживают оплачиваемые часы
Канбан-доски , которые помогают визуализировать структуру проектов и организовать рабочий процесс
Управлять задачами можно как угодно, возможности безграничны.Кроме того, вы можете смешивать и экспериментировать, поскольку каждый инструмент позволяет вам быть гибкими. Правильный выбор приложения для управления задачами поможет вам лучше управлять своим временем и эффективно организовать свою работу.
Магия эффективного управления командой
Если вы руководитель проекта или команды, вы, скорее всего, знаете, что самая большая проблема в этой работе — это управление командой. Это сложно из-за различий между людьми, разных рабочих привычек или точек зрения.
Но это сложно еще и потому, что требуется постоянный контроль за командой и ее работой.Это еще и возможность сотрудничать и общаться с ними. Вот почему многие руководители проектов решают использовать программное обеспечение для учета рабочего времени в команде и бесплатное программное обеспечение для отслеживания задач.
Но для того, чтобы полностью использовать потенциал такого программного обеспечения в вашей организации, вам необходимо знать, как эффективно управлять своей командой с помощью 6 простых шагов:
Будьте прозрачны — уважайте свою команду, цените ее и ее навыки, и они будут счастливы. Помните: счастливый сотрудник — продуктивный сотрудник!
Общайтесь , чтобы сделать вещи прозрачными и лучше сотрудничать.
Обеспечьте честную обратную связь — люди оценят это, и это поможет им стать лучше.
Поощряйте сотрудничество — если люди не будут сотрудничать, они откажутся от своих повседневных привычек. Следить за их задачами и прогрессом будет сложнее.
Доверяйте своей команде — они знают, что делают, и они сделают это великолепно, если вы им позволите.
Предотвратить выгорание — позвольте вашей команде делать перерывы, делегировать свои задачи и брать выходной.Так они будут более эффективными и будут иметь необходимые для работы умственные и физические силы.
Таким образом, , вся магия эффективного управления командой кроется в использовании правильных методов вместе со специализированным программным обеспечением .
Итак, почему вам следует использовать бесплатное программное обеспечение для управления задачами? Просто потому, что прежде чем вы решите использовать платные версии, вы должны изучить, какие инструменты лучше всего подходят вам и вашей команде и стоит ли вкладывать в них ваши деньги.
Зачем нужны бесплатные инструменты для групповых задач?
Разные люди используют ПО для управления задачами по разным причинам.
Конечно, при выборе диспетчера задач следует учитывать такие аспекты, как:
Отрасль, в которой вы работаете
Бизнес-модель вашей организации
Работаете ли вы фрилансером, удаленным сотрудником или в офисе
Насколько велика ваша команда
И какие функции вам понадобятся для решения всех задач вашего бизнеса
Это важно хорошо продумать, ведь не все решения для управления задачами подойдут вам.
Тем не менее, использование таких приложений имеет только преимущества. Это помогает организовывать и планировать работу, держать вас в курсе выполнения задачи или проекта, оптимизировать процессы и автоматизировать работу.
Если вы еще не внедрили программное обеспечение для управления задачами, самое время сделать это!
Лучшие инструменты для управления задачами в команде
Существует множество инструментов для управления задачами. Некоторые из них представляют собой простые списки дел, другие — обширное программное обеспечение с функциями инструмента управления проектами.
Если вы ищете диспетчер задач, взгляните на наш список лучших бесплатных программ для управления задачами , которые могут значительно улучшить вашу работу.
БЫСТРАЯ НАВИГАЦИЯ:
TimeCamp
HeySpace
MeisterTask
Todoist
Trello
Асана
nTask
Поток
Google Документы
Nifty
на неделю
TimeCamp — это 100% бесплатное программное обеспечение для отслеживания времени и задач для неограниченного числа пользователей с автоматическим отслеживанием времени.TimeCamp — одна из самых передовых систем управления временем на рынке.
Он обладает полезными функциями, особенно в отношении отслеживания и управления задачами, а также управления рабочим процессом.
Вы можете отслеживать задачи, проекты и действия по категориям, включая использование веб-сайтов и приложений, отслеживать сроки выполнения и автоматически создавать точные расписания. Это может помочь вам не сбиться с пути, сэкономить на бюджете и всегда быть вовремя.
Это отличное бесплатное программное обеспечение для отслеживания задач, потому что оно позволяет отслеживать прогресс всей вашей команды, включая удаленных сотрудников и людей, которые разбросаны по всему миру, например, находящиеся в командировке.TimeCamp объединяет свои результаты в одном месте, как если бы ваша команда была в одном офисе!
TimeCamp — лучшее программное обеспечение для управления задачами с функциями управления проектами, списком задач, представлением временной шкалы и отслеживанием времени одним щелчком мыши.
Интегрируйте TimeCamp с вашим любимым приложением для управления задачами!
Зарегистрируйтесь бесплатно!
HeySpace — это инновационное и интуитивно понятное приложение для управления задачами с чатом . Это своего рода комбинация Slack и Trello, но с более продвинутыми функциями.Это не только помогает в управлении проектами и командным рабочим процессом, но также улучшает общение и сотрудничество в команде, а также с клиентами. Это программное обеспечение для организации проектов для малых и средних команд.
HeySpace помогает организовать все проекты и обеспечивает прозрачность. Это простое в использовании решение для управления задачами, которое позволяет хранить всю информацию о задачах в одном месте.
Основные характеристики:
Благодаря эргономичному дизайну вы можете видеть три доски в одном месте — вашу команду и пространства (разные каналы), чат и список карточек с задачами
Вы можете легко преобразовать часть вашего разговора в задачу
Доска с задачами в стиле Канбан позволяет сразу увидеть все проекты для легкого отслеживания задач
Каждую задачу можно настроить — вы можете установить срок выполнения, назначить задачи конкретным людям, добавить теги, создать список дел, описание, файлы, прокомментировать его, сделать задачу повторяющейся
Функция рабочих пространств позволяет создавать множество пространств, например, если вы работаете в разных организациях или имеете разных клиентов, чтобы их можно было пригласить для лучшего сотрудничества и общения.
Вы можете создавать личные списки дел с указанием срока выполнения, чтобы следить за своей работой каждый день и следить за тем, чтобы все задачи выполнялись вовремя (вы можете использовать представление «Мои задачи» в качестве личного органайзера задач).
Приятный и интуитивно понятный интерфейс делает использование HeySpace
приятным.
Отслеживание задач с помощью TimeCamp прямо в приложении; отчеты автоматически генерируются в TimeCamp
HeySpace дает вам пространство для беспрепятственной и беспрепятственной организации задач и проектов.Вы можете использовать его как приложение со списком расширенных задач или простое бесплатное программное обеспечение для задач и следить за тем, чтобы каждый срок был эффективно приближен. Вам не нужно переключаться между приложениями и вкладками. Все в одном месте!
Поднимите свою компанию на новый уровень с помощью программного обеспечения для организации задач!
Подпишитесь на HeySpace сегодня!
MeisterTask — это онлайн-платформа для управления задачами и проектами, призванная быть максимально полезной в процессе управления проектами.С помощью этого инструмента вы можете отслеживать прогресс ваших проектов или помогать членам команды беспрепятственно сотрудничать друг с другом.
Этот инструмент обеспечивает доступную и продуктивную среду для вас и вашей команды. Он сочетает в себе элементы управления проектами , совместной работы и системы управления задачами . Вы можете использовать его, чтобы быстро создавать проекты для членов команды и легко назначать задачи. Этот продукт помогает отслеживать все этапы реализации проекта.MeisterTask предлагает бесплатные приложения для iPhone, iPad, macOS и Windows.
Основные характеристики:
Канбан-доски для проектов, которые адаптируют ваш рабочий процесс
Мониторинг проекта
Управление задачами
Интеллектуальная автоматизация для эффективной работы
Интеграция с другими приложениями для управления проектами и задачами, такими как Google Drive, Slack, Dropbox или GitHub
Простое отслеживание рабочего времени в приложении
Отслеживание задач с помощью TimeCamp прямо в приложении.Отчеты создаются в TimeCamp автоматически, чтобы дать вам представление о задачах и проектах, а также о рабочем процессе вашей команды
👉 См. Интеграцию TimeCamp с MeisterTask
и интеграцию с MeisterTask через Zapier
Todoist — один из лучших списков дел приложений и простых инструментов управления задачами . Вы можете выбросить все свои задачи из головы, поместить их в Todoist, и приложение сохранит их за вас.Это бесплатное программное обеспечение позволяет вам расставлять приоритеты для ваших задач, назначать им разные категории, назначать задачи людям и устанавливать сроки выполнения . Вы также можете отслеживать свою продуктивность и измерять производительность в этом органайзере задач.
С Todoist вы, наконец, сохраните душевное спокойствие и убедитесь, что все ваши задачи находятся под контролем. Будучи интегрированным с TimeCamp, Todoist становится полезным решением для управления временем. Вы можете отслеживать каждую задачу с помощью TimeCamp прямо в Todoist. И отчеты создаются автоматически в TimeCamp.Все в один клик!
Если вы выберете Todoist Business, предназначенный для команд, вы получите доступ к еще более мощным и компактным функциям, которые помогут вам организовать работу вашей команды, легко управлять задачами и проектами и контролировать сроки выполнения.
Стоит подписаться на один из планов, если вам нужно детализированное программное обеспечение для управления командными задачами.
👉 См. Интеграцию TimeCamp с Todoist
Trello — одно из самых популярных и лучших программ для управления задачами.Вы можете использовать его самостоятельно, со своей командой или даже со всей компанией. Он позволяет прозрачно организовать все задачи и проекты в одном месте. Это простой и удобный инструмент, который позволяет вам работать над различными задачами и проектами в одном месте без необходимости переключать вкладки.
Trello — это наглядная доска для управления и планирования задач. Несмотря на то, что он имеет базовый дизайн, он имеет много полезных функций. Вы можете создавать различные доски для разных команд с любым количеством списков задач, настраивать параметры карточек, повторять их для повторяющихся задач, комментировать задачи, обмениваться файлами и использовать множество других необычных опций.
Trello предлагает широкий список из бонусов , которые помогают улучшить работу и совместную работу. Обязательно используйте их для улучшения управления проектами, автоматизации утомительной работы и управления задачами в вашей команде.
И big TimeCamp и Trello power-up делают управление задачами чрезвычайно удобным.
Бесплатная версия Trello имеет ограниченные функциональные возможности.
👉 См. Интеграцию TimeCamp с Trello
Asana — это программа для управления задачами и проектами, которая позволяет хранить все данные о вашей команде и работе в одном месте.Он лучше всего подходит для команд, которым необходимо поддерживать стабильный рабочий процесс и следить за соблюдением сроков.
Хотя вначале им может быть не так просто пользоваться, после непродолжительной адаптации вы узнаете, как пользоваться этим инструментом.
Ваша команда может легко организовать и структурировать свою работу, а затем отслеживать и контролировать ее. В Asana вы можете визуализировать проект , чтобы убедиться, что все идет правильно, исключить риски и негативные результаты. Это фантастическое приложение для управления задачами для любого типа команды.У него есть расширенное приложение со списком дел с множеством функций. Вы можете организовать свою работу в этом бесплатном программном обеспечении так, как вам нравится и нравится.
Основные характеристики:
Доски позволяют визуализировать работу и видеть ход выполнения задач и проектов
График для отслеживания жизненного цикла проекта
Календарь
Обмен файлами
Актуализация проектов и задач в режиме реального времени
Управление рабочей нагрузкой команды
Создание правил для задач по автоматизации работы
Вы можете настроить проект, чтобы организовать все задачи так, как вы хотите.
Формы помогают управлять входящими запросами
Интегрируйте Asana с TimeCamp для получения точных и подробных отчетов по задачам и проектам — делает Asana мощным программным обеспечением для управления задачами!
👉 См. Интеграцию TimeCamp с Asana
nTask — это онлайн-платформа для управления проектами и задачами , используемая для оптимизации процессов для команд любого размера.Вы можете использовать его для отслеживания личных списков дел или управления списками задач для сложных профессиональных проектов. Диаграммы Ганта в приложении помогут вам управлять рабочими процессами и визуализировать ваш прогресс для всего проекта.
Этот инструмент делает вашу работу более продуктивной, держите всех в курсе событий с помощью единой команды Сотрудничество . NTask поможет вам выполнить все в сроки, от планирования проекта до его выполнения и отслеживания. Модуль расписаний нравится удаленным командам и фрилансерам, так как он позволяет отслеживать время для каждой задачи и отправлять на утверждение менеджерам.Если вы начнете использовать nTask, вы сможете управлять своими встречами, проблемами, рисками, проектами, документами и расписаниями в одном месте. Он также доступен в приложениях для iOS и Android.
Основные характеристики:
Календарь, сетка и список для задач
Список дел
Задание
Учет времени и оценки
Сотрудничество в команде
Визуализируйте рабочие процессы с помощью диаграмм Ганта
Отслеживание оплачиваемого и неоплачиваемого бюджета
Управление проектами
Протокол заседания
Интеграция с Zapier, Zoom, Google Calendar и многими другими
Flow — это модная программа для управления задачами с интуитивно понятным и приятным интерфейсом.То, что вы можете делать в Flow, позволяет вам управлять своей командой и получать прозрачность — вы видите , который работает над тем, как и как выглядит рабочий процесс всей команды . Этот инструмент управления задачами
А вот что вы можете делать в Flow:
Планируйте проекты и управляйте ими, организуя действия в виде списков задач или карточек — отлично подходит для людей, предпочитающих канбан-доску
Смотрите этапы работ и планируйте будущие проекты благодаря графику проектов
С интуитивно понятной приборной панелью вы видите обзор всех проектов.
Создание задач и подзадач, а также повторяющихся задач
Получать мгновенные уведомления
Отслеживание задач с различными опциями, обеспечивающими гибкость в управлении задачами
Интегрируйте его с другими приложениями и инструментами, а также со многими, многими другими.
Flow — это программное обеспечение для управления задачами с множеством мелких функций.
Google Docs знают все и было бы грехом не упомянуть об этом! Благодаря своим функциям это одно из лучших бесплатных программ для управления задачами.
Во-первых, потому что все происходит в реальном времени . Во-вторых, потому что все члены команды могут создавать или работать с уже созданным документом одновременно.
С помощью Документов Google вы можете легко отслеживать все задачи и знать, что происходит с вашей командой. Они легко доступны, и когда вы решите использовать G Suite, вы получите еще больше преимуществ!
Кроме того, Google Docs подходит для диспетчера задач, потому что он имеет множество надстроек, и вы можете интегрировать его с другими приложениями и программным обеспечением для управления задачами.
Nifty — это центр совместной работы, который помогает командам определять сроки, результаты и рабочие нагрузки, понятные как им, так и их клиентам. Он объединяет все аспекты управления задачами на одной вкладке браузера.
С Nifty все обсуждения проектов можно проводить в самом приложении. Вы можете общаться через обсуждения проекта, командный чат и видеозвонки Zoom. Вы можете отслеживать все задачи, назначать сроки выполнения, обмениваться файлами и получать автоматические уведомления, когда задача выполнена и отправлена на другой этап вашим товарищем по команде.
Это комплексный инструмент для управления проектами и задачами, который экономит время, которое в противном случае тратится на переключение между несколькими инструментами для совместной работы.
Weekdone — это мощный, но простой инструмент для еженедельного планирования и создания отчетов о состоянии, созданный для работы в современных удаленных командах. Это помогает держать всех в компании в курсе и упростить предоставление обновлений статуса.
Используя методологию PPP (планы, прогресс, проблемы), Weekdone позволяет командам отслеживать прогресс по любой задаче или проекту.Благодаря игровой новостной ленте, товарищи по команде и сотрудники могут легко хвалить друг друга за хорошо выполненную работу и при необходимости предлагать обратную связь.
Приложение построено на концепции асинхронного взаимодействия команды , которая позволяет товарищам по команде получать самые важные обновления, когда они считают нужным. Больше никаких уведомлений и беспокойства о непрочитанных сообщениях.
Более того, Weekdone предоставляет уникальный набор опросов сотрудников, статистику производительности команды и частные беседы один на один, чтобы улучшить процесс предоставления и получения обратной связи.
Основные характеристики:
Компания, команда и постановка личных целей
Встроенная еженедельная регистрация
Командная лента новостей с важными обновлениями и информацией
Персонализированные чаты один на один
Настраиваемые опросы сотрудников с 5-балльной оценкой.
Как вы управляете задачами?
В сочетании с отслеживанием времени программное обеспечение для управления задачами представляет собой надежную систему для управления работой, бюджетом и командой. И вы можете настроить комбинацию по своему усмотрению.
Какое ваше любимое приложение для управления задачами? Или, может быть, у вас есть собственный способ отслеживать прогресс выполнения задачи? Поделитесь с нами своими мыслями в комментариях, мы будем рады услышать от вас! Поделитесь своим любимым программным обеспечением для организации задач!
.
No related posts.