Приветствие по телефону – Правила телефонного этикета на все случаи жизни |

Содержание

Голосовое приветствие – тексты | Примеры, шаблоны, как и где применять

Текст для голосового сообщения на автоответчик или АТС компании должен быть лаконичный и емкий. Чем быстрее и проще вы решите проблему клиента, с которой он к вам обратился, тем на большую лояльность его вы можете рассчитывать.

Идеальная продолжительность голосового приветствия – 15-30 секунд. Все, что звучит дольше, начинает раздражать. Насколько плохо влияют на конверсию длинные или короткие гудки в телефонной трубке, настолько же негативно воздействуют длинные и непродуманные ИВР-сообщения. Общие избитые фразы уже не работают. Клиенты не хотят слов ради слов. Большинство звонят для того, чтобы услышать живого человека – оператора колл-центра, менеджера, консультанта, продавца. Общение с роботом – это необходимость. Старайтесь минимизировать бездушный стиль общения, свести его на простой человеческий язык. «Спасибо, что позвонили» — лучше, чем «Ваш звонок очень важен для нас».

Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов голосовых приветствий на автоответчики и офисные АТС, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.

Приветственное сообщение универсальное

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.

Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.

Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.

ПРИМЕРЫ ГОТОВЫХ ПРИВЕТСТВИЙ ЗА 400 Р.

Нерабочее время универсальное

Здравствуйте, вы позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 до 18 часов. Сейчас вы можете оставить голосовое сообщение после сигнала.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.

Спасибо за звонок в [название]. Мы работаем с 9 утра до 6 вечера. Сейчас вы можете посетить наш сайт [3 w название точка ру] или оставить сообщение после сигнала.

[название] работает по будням, с 9 утра до 6 вечера. Дополнительную информацию сейчас можно получить на нашем сайте [3 w название точка ру]. Чтобы оставить сообщение, нажмите звездочку в тоновом режиме.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Мы не можем ответить на ваш звонок. Пожалуйста, перезвоните в рабочее время.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем. Ждем вашего звонка по будням с 9 до 18 часов.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем, но вы можете оформить заказ на нашем сайте прямо сейчас. Адрес [3 w название точка ру].

Нерабочее время вс-чт

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить завтра.

Нерабочее время пт-сб

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или звоните в понедельник, с 9 утра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните в понедельник, с 9 утра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить в понедельник.

Нерабочее время сб-вс

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сегодня у нас выходной. Мы работаем по будням с 9 до 18 часов. Вы можете перезвонить или оставить сообщение после сигнала.

НА СТРАНИЦУ С ПРИМЕРАМИ ЗАПИСЕЙ

Долго не берут трубку

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Сейчас мы не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте номер телефона, мы вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня.

Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Ваш звонок очень важен для нас. Сейчас все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас все операторы заняты, пожалуйста, перезвоните позднее.

Разное время суток

Доброе утро.

Добрый день.

Добрый вечер.

Универсальные

Здравствуйте.

Приветствуем вас.

Вас приветствует…

Запись разговора

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.

Примеры записей в моей студии

Спокойный вариант

Имя исполнителя — IVR-1.mp3

Энергичный вариант

Имя исполнителя — IVR-2.mp3

konstantinovski.ru

Как правильно начать разговор по телефону. Эффект приветствия

Полное и детальное пособие о том, как правильно начать разговор по телефону даже если вы не знаете имя собеседника. 4 лучших методики начала холодных звонков.

Казалось бы, что такого важного в том, как правильно начать разговор по телефону? Дозвонились и погнали с А4 читать презентацию! Но нет, любые тонкости и нюансы делают дело. Каждая соринка — тоже винаминка, а в истории с холодными звонками любой звук имеет значение. Потому, я решил разбирать какие-то отдельные аспекты и начну именно с того, как правильно начать разговор по телефону, а именно с приветствия, ведь второго шанса произвести первое впечатление уже просто не будет.

Предлагаю рассмотреть разные варианты приветствий. Будем клиссифицировать их исходя из имеющейся информации о лице, с которым необходимо поговорить.

1. Когда у меня есть прямой номер собеседника и его имя

По сути, самая выигрышная комбинация. Я всегда использую фразу, которая строится таким образом: *Имя*, *приветствие*! (пауза) , *дальнейший диалог*. Почему именно так?

Если говорить сначала приветствие, а потом имя, предложение становится вопросительным. Например, после фразы «добрый день, Артистарх» так и хочется поставить знак вопроса. Опытный собеседник сразу услышит эту нотку сомнения и подумает, что вы являетесь очередным звонарем, который в холодную будет толкать боброчёски.

Это интересно: 25 фраз, которые нельзя говорить клиентам по телефону

Важные нюансы:

  • Утвердительный тон приветствия. Начинайте ваш телефонный разговор уверенно. В крайнем случае, если ошибка в имени таки закралась, всегда можно извиниться. Не нужно мямлить или глотать слова. Выработайте привычку здороваться четко. На корточках. 🙂
  • Пауза. Пожалуй, этот пункт даже важнее порядка слов. Дайте человеку возможность поприветствовать вас, обязательно! Не спешите и не превращайте диалог в «добрый день меня зовут Иван я хочу предложить вам рассмотреть варианты сотрудничества с нашей замечательной компанией которая занимается массажем пяток сомалийских пиратов уже более 4 тысяч лет…». Выдыхайте, расставляйте запятые.

2. Когда у меня просто есть прямой номер

Например, я в курсе, что это директор по маркетингу компании Х. Начало телефонного разговора будет выглядеть следующим образом:

Важные нюансы:

  • Ваша самопрезентация может длиться не более 30 секунд. Четко называете имя, название компании и чем она занимается, в 3-4 словах. Этого должно быть более чем достаточно для того, чтоб собеседник понял, интересно ли ему с вами беседовать в принципе. Не нужно разводить демагогию о заслугах вашей компании. Вы совершаете холодный звонок и нежелание человека говорить с вами весьма естественно. Кратко обозначьте собеседнику, чем может быть полезна ваша компания, этого достаточно.

Не забудьте почитать: Как преодолеть страх холодных звонков

  • Если собеседник занят и сейчас говорить не может, установите четкую дату и время повторного звонка. Не бросайте трубку и не прощайтесь пока не договоритесь об этом. Человек действительно может быть занят, либо это может быть ложное возражение.

3. Когда у меня есть имя (отчество и фамилия), но нет прямого номера

Звонок в приемную или на общий номер компании — фокус немного сложнее, ведь у нас на пути появляются «привратники». Чаще всего, я использую почти магическую фразу «не убежал еще». Она не выдает во мне продавца, ведь я вроде как знаю, что Сергей Валерьевич работает в этой компании, но мог куда-то отойти. Эта фраза звучит даже немного по-дружески, что часто не вызывает особых подозрений у привратника.

Я специально не стал указывать варианты ответов привратика, так как они будут разные, в зависимости от профиля компании, в которую совершается холодный звонок и должности человека, который куда-то «убежал». Да и варианты обхода секретарей необходимо четко сегментировать, это тема отдельной серии статей.

Важные нюансы:

  • Формируйте отдельные списки компаний (именно компаний, а не контактов) одного направления деятельности и совершайте звонки исключительно согласно классификации. Например, варианты обхода привратника образного завода железобетонных изделий будет серьезно отличатся от диалога с администратором юридической фирмы. И если в первом случае я могу говорить в приказном тоне (люди, которые там сидят на телефоне боятся даже лишнего звука, «начальство мы уважаем и боимся»), то с вышеуказанным администратором я буду предельно аккуратен. Специфика определяет нюансы и конверсию звонков.
  • Отмечайте новые возражения. Каждый привратник может подарить в вашу копилку даже несколько новых возражений за один звонок. Фиксируйте возражения и разбирайте варианты ответов. Таким образом, вы начнете проходить секретарей легко и непринужденно.

4. Когда у меня нет никаких данных о лице, с которым мне необходимо поговорить

Я иду готовиться к звонку и не парю людям мозг. 🙂

И это правда, я практически перестал так делать. Дело в том, что совершать подобные звонки в B2B продажах без минимальной подготовки стало вообще нерационально. Если еще пару лет назад это еще имело какой-то эффект, то сейчас практически любой секретарь отправляет вас «на почту». Потому, лучше потратить пару минут на подготовку и совершить толковый холодный звонок, чем часами оббивать пороги ящиков info.

Что еще почитать по теме:

lklimenko.com

Телефонный этикет. Правила ведения телефонного разговора :: BusinessMan.ru

Многие по телефону болтают. Деловые люди разговаривают. Процент телефонных бесед за день порой значительно больше, чем глаза в глаза. Соблюдайте телефонный этикет! Это очень важное правило. Вы ведь воспитанный человек, не правда ли? Вот-вот.

Возьмите трубку. Вам звонят!

Когда звонит телефон, мы автоматически берем трубку и отвечаем привычное «Алло!».

Достаточно ли этого для начала беседы?

Посмотрим, что говорит телефонный этикет.

В первую очередь проведем разделяющую линию между деловыми и личными контактами.

Объединяющий все разговоры момент – это вежливость, выдержанность, владение голосом.

Ваш собеседник не может увидеть, чем вы занимаетесь по ту сторону телефонной трубки. Но малейшая интонация выдает раздражение, неприязнь, огорчение и прочие эмоции.

«Алло» по-деловому

Вам звонят на рабочий телефон. Не хватайте трубку после первого же сигнала. Это может создать впечатление у звонящего вам человека, что других дел, кроме как отвечать на телефон, у вас просто нет. Это не только ваша репутация. Разговор оставит впечатление об авторитете всей организации. Отвечайте, подождав, пока прозвучат два-три звонка. Но ни в коем случае больше. Правила телефонного этикета не позволяют таким образом проявлять неуважение к человеку.

Сразу начинать разговор с названия компании не рекомендуется. Приветствовать звонящего абонента лучше всего нейтральной фразой «День добрый!» Это время суток считается основным рабочим. В других случаях можно воспользоваться обращением «Здравствуйте!»

Обязательным условием делового разговора считает присоединение к приветствию так называемой голосовой «визитной карточки». Это может быть название организации или ваши персональные данные – должность, имя и фамилия.

В идеале схема приветствия будет выглядеть так: «Добрый день! Компания «Солнышко»!» или «День добрый! Компания «Солнышко». Менеджер Ольга Сергеева».

Правильно выстроенный ответ на звонок положит начало успешной приятной беседе. Создаст хорошее впечатление об организации, подчеркнет ее статус и придаст солидности. С воспитанными людьми всегда очень приятно иметь дело. Поэтому произведенное впечатление сможет сыграть в дальнейшем сотрудничестве значительную роль.

Личное «Алло!»

Если вам кажется, что беседу со знакомым или приятелем можно начать как угодно, то вы заблуждаетесь. Любой входящий звонок на ваш персональный телефон лучше начать также с пожелания дорого дня и собственного представления.

Этим самым вы оградите себя от лишней траты времени на объяснения, если звонящий ошибочно набрал ваш номер. Когда вам звонят по личному делу в рабочее время, немного официальное представление задаст тон общей беседе, то есть вы дадите человеку понять, что вести пустые беседы в данный момент нет возможности. Да и это просто проявление воспитанности и вежливости, которое трактуют правила телефонного разговора.

Когда звоните вы

Казалось бы, чего проще, набрал номер и выложил суть разговора. Но многие уже убедились на опыте, что как начало беседе положишь, так она и будет развиваться. Станет ли деловой звонок началом успешного сотрудничества, зависит от первых мгновений разговора. То же самое можно сказать о личных контактах. Потратите вы полчаса на разъяснения, кто и по какому поводу звонит, или за пару минут изложите суть, будет ясно по первичному обращению.

Деловой звонок

Вы набрали номер компании и получили стандартный ответ-приветствие. Вам также необходимо представиться. Если вы представляете организацию, обозначьте ее название и свою должность. Далее кратко изложите суть обращения. Следует с уважением относиться к рабочему времени других и свое не тратить на сбивчивые объяснения. Предполагая длительную беседу, не забудьте поинтересоваться, удобно ли сейчас разговаривать человеку, который взял трубку. Возможно, следует перенести разговор на более удобное время.

Правила ведения телефонного разговора говорят «нет» таким фразам-приветствиям, как «Вас беспокоит…», «Понимаете, какое дело…», «Ничего, если я вас потревожу…». Ваше «алло» в данном случае должно слушаться достойно, без заискиваний. Тогда вы можете рассчитывать на продуктивный разговор и уважительное к себе отношение. После личного представления, можно сказать «Помогите мне решить такой вопрос…», «Подскажите, пожалуйста…», «Меня интересует…» и т.п.

Личный звонок другу или родственнику

«Привет, дружище. Как дела?» — конечно, с близкими можно начать разговор так. Но правильнее было бы представиться. Особенно, если вы звоните по определенному делу, а не с целью просто поболтать. Во-первых, вы можете набрать номер знакомого не вовремя. Человек занят, находится на работе или деловой встрече, занимается личными проблемами. Во-вторых, представьте, ваш номер просто не определился, а голос из-за некачественной связи показался незнакомым. Чтобы не поставить себя и друга в неловкое положение, назовитесь.

Продолжим разговор

В любом разговоре необходимо быть внимательным к собеседнику. Как начать телефонный разговор — умение великое, но и его продолжение имеет большое значение.

Деловое продолжение

Вы – инициатор звонка. Значит у вас есть определенная задача, которую вы хотите решить в ходе беседы. Заранее подготовьте список вопросов, которые вас интересуют, чтобы не сбиваться на стороннее и не занимать попусту чужое рабочее время. Слушайте внимательно собеседника. Попробуйте конспектировать ответы, это поможет избежать переспрашивания.

Во время разговора прервалась связь? Перезвоните, если вы начали беседу. Завершить разговор также должны вы. Обязательно поблагодарите собеседника. Приятным финалом будет, конечно же, пожелание хорошего дня.

Если звонят вам, внимательно выслушайте просьбу. Не забывайте поддерживать внимание к разговору фразами «Да, конечно…», «Понимаю вас…», «Постараемся помочь…» и т.п. Собеседник почувствует себя уверенно и сможет обрисовать проблему. Когда разговор грозит затянуться, возьмите на себя инициативу, помогите направить беседу в нужном направлении.

Перед завершением уточните у собеседника, получил ли он все ответы. Если вы не можете оказать ему помощь в силу иных служебных обязанностей, подскажите ему контакт сотрудника, компетентного в заданной теме.

Личная беседа по телефону

В личных разговорах ситуация проще. Но и здесь телефонный этикет дает некоторые рекомендации. Например, друг/подруга позвонили вам в неудобное время с большим желанием поболтать. Для таких случаев есть стандарт телефонного разговора: «Извини, сейчас на совещании…» или «У меня очень важная встреча, перезвоню позже…». Можно добавить «Я понимаю, что это очень важно. Перезвоню сразу, как освобожусь…». Для собеседника это будет показателем того, что вы не игнорируете его проблемы. Значит, не будет лишних обид. Кстати, постарайтесь перезвонить, если обещали.

Общие правила для телефонных разговоров

Правила этикета разговора по телефону не придуманы с потолка. Это наблюдения психологов, практический опыт, анализ по результатам многих бесед. Есть определенные действия, которые этикет приветствует или отрицает. Соберем некоторые из них в небольшую памятку.

  1. Не ведите громких личных разговоров в общественных местах и на работе. Вы ставите окружающих в неловкое положение, вынуждая выслушивать интимные подробности вашей жизни, которая к ним не имеет отношения.
  2. Не включайте телефон на громкую связь, если не предупредили об этом собеседника. Такая ситуация может создать неблагоприятные последствия. Но в первую очередь это проявление уважения к человеку на другом конце провода.
  3. Внимательно отнеситесь к выбору мелодии звонка. Поменьше громкой агрессии, ведь рядом могут оказаться люди со слабой нервной системой.
  4. Выключайте звук у телефона, находясь на совещаниях, собраниях, в заведениях культуры, а также в тех местах, где такое требование прописано правилами поведения.
  5. Не совмещайте телефонный разговор и прием пищи. Это затрудняет понимание, выражает неуважение к собеседнику.
  6. Внимательно относитесь ко времени, когда вы планируете совершить звонок. Раннее утро, поздняя ночь – это, как вы понимаете, не самые удачные периоды для разговора даже с самым близким человеком. Звонить в такое время можно только по самым срочным делам. Не забывайте об этом.

Небольшое заключение

Теперь вы знаете телефонный этикет. Звоните вовремя. Будьте вежливы. Приятных телефонных разговоров и хорошего настроения!

businessman.ru

Практические правила этикета при разговоре по телефону

Автор: Миxaил Зaвaдcкий, директор латвийской консалтинговой фирмы Sales & Personnel Experts.

 

Если вы стремитесь выглядеть как профессионал в глазах партнеров и клиентов, то исполнение изложенных ниже законов для вас просто обязательно. Рассмотрим нормы телефонного этикета, которым сегодня следуют прогрессивные компании, заботящиеся о своем имидже.

Эти правила телефонного этикета обязательны для каждого сотрудника организации, который:

  • отвечает на входящие звонки;
  • совершает телефонные звонки от имени компании;
  • на которого может быть переадресован звонок клиента.

 

1. Следите за интонацией своего голоса. При общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%). По телефону мы также передаем собеседнику смысл нашего сообщения с помощью нескольких каналов, только в данном случае закон передачи информации выглядит по-другому. Во-первых, «язык жестов» как бы исчезает, поскольку собеседник нас не видит, а оставшиеся два канала (интонация и слова) передачи информации делят 100% смысла нашего сообщения следующим образом:

  • Интонация — 86%;
  • Слова — 14%.

 

Голос передает вашему собеседнику информацию о том, что вы за человек. Вашим голосом вы не только влияете на восприятие, но зачастую и создаете настроение собеседника. При общении по телефону улыбайтесь, будьте полны энергии и энтузиазма. Улыбка и положительное отношение слышатся в интонации.

Не разваливайтесь на стуле и не кладите ноги на стол, общаясь по телефону. Когда человек лежит или полусидит, меняется угол диафрагмы и изменяется тембр его голоса. Поэтому собеседник, даже не видя вас, «услышит», что вы лежите. Это недопустимо — ведь голос человека в таком положении кажется незаинтересованным и полным безразличия.

 

2. Приветствуйте звонящего. Если вы снимаете телефонную трубку, отвечая на внешний звонок, то, сняв трубку, сразу же поздоровайтесь с позвонившим человеком. Приветствие, конечно же, меняется в зависимости от времени дня, это может быть «Доброе утро (добрый день или добрый вечер)».

Приветствуя звонящего, вы показываете, что его звонок важен для вас и вы ему рады (если это не так, то он не должен об этом знать).

Не уподобляйтесь «телефонным динозаврам», которые, снимая трубку, говорят:

  • Алло!
  • Да!
  • Слушаю!
  • Фирма!

 

3. Представляйтесь по телефону. После приветствия звонящего представьтесь ему, назовите вашу организацию. При приеме внешних звонков используется два подхода, так называемые «минимум» и «максимум»:

  1. Подход «минимум»: Приветствие + название организации. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка!»
  2. Подход «максимум»: «минимум» + имя человека, снявшего трубку. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка», Марина слушает!»

 

Какой из подходов выбрать и использовать, решайте сами. Следование любому из них покажет позвонившим, что вы, и ваша организация — профессионалы.

Помню, позвонил я как-то в одну фирму, а там ответили: «Алло». Я спрашиваю: «Скажите, это фирма ABC?», а мне в ответ: «А вы кто?» Я говорю: «Может, я ваш потенциальный клиент», на что меня уверили: «Наши клиенты нас знают!»… и бросили трубку.

 

4. На входные звонки отвечайте после 2-го, максимум после 3-го звонка. Это один из законов, на выполнение которого буквально «натаскивают» телефонных операторов, секретарей компаний, работников «горячих линий» и прочий «телефонный» персонал. И вот почему.

Если снять телефонную трубку после 1-го звонка, то у позвонившего человека возникает впечатление, что нам нечего делать: мы скучали в ожидании, когда же наконец нам кто-нибудь позвонит.

Не снимайте трубку после первого звонка: те несколько секунд, которые есть в запасе, позволят вам отвлечься от того, чем вы были заняты, и сосредоточиться на телефонном звонке.

Если дать возможность телефону звонить 4, 5 и более раз, то, во-первых, звонящий начнет нервничать (люди в ожидании ответа по телефону очень быстро теряют терпение), а во-вторых, у него формируется вполне «определенное» мнение о нашей заинтересованности в нем и в клиентах вообще. Впоследствии он уже не поверит убеждениям в нашей способности оперативно реагировать на его потребности и проблемы.

 

5. Позвонив, не говорите «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…» Это некое подобие национальной болезни. Подозреваю, что это происходит от чрезмерного желания выглядеть вежливым и от неуверенности в себе. Говоря человеку, что вы его тревожите (беспокоите), вы формируете у него нежелательное отношение к себе и своему звонку.

Вы вынуждаете его насторожиться, и сами просите его относиться к вашему звонку как к нежелательному отвлечению от дел. Зачем же самому создавать себе неприятности и говорить собеседнику, мол, «я вас потревожил, нарушил ваш комфорт и сейчас буду приставать со своими вопросами»?

Скажите просто: «Доброе утро (Здравствуйте), вам звонит Марина (Марина Шестакова) из издательства «Форточка».

 

6. Позвонив, спросите, может ли клиент говорить с вами. У каждого человека есть свой список дел, запланированные встречи, собрания и т. д. Другими словами, когда мы ему позвонили, то вероятность того, что мы оторвали его от дел, очень высока. Особенно это касается звонков на мобильный телефон; наш собеседник может находиться где угодно и быть занятым чем угодно.

Представившись, не переходите сразу к делу, сначала поинтересуйтесь, может ли собеседник разговаривать с вами. Задавая этот вопрос, мы показываем собеседнику, что воспитаны, и что ценим его время. Тем самым мы позиционируем себя в его глазах как профессионала и вызываем уважение к себе.

Есть два способа использования данной рекомендации:

  1. Представиться + спросить о возможности уделить время + назвать цель звонка.
  2. Представиться + назвать цель звонка + спросить о возможности уделить время.

 

7. Переходите к сути своего звонка как можно быстрее. Представившись и попросив о времени для беседы, не тратьте время на бесцельную лирику и бессмысленные вопросы, как:

  • Ну и как вам эта жара в городе?
  • Что вы думаете о сегодняшнем заявлении нашего премьера?
  • Вы видели вчера в новостях…?
  • Вы слышали последнюю новость об Ираке?

 

Общаясь по телефону, деловые люди стремятся быть краткими и не отклоняться от темы. Не раздражайте их разговорами о том о сем, сообщите о цели своего звонка и начните деловой разговор.

Стоит добавить, что исключением из данного правила является общение по телефону с клиентами, с которыми за годы совместной работы у вас развились теплые приятельские или даже дружеские отношения.

 

8. Использование функции « hold» («удержание»). Практически в каждом телефоне есть функция «удержание», только обозначается она по-разному, в зависимости от производителя аппарата.

Эта функция позволяет в случае необходимости «подвесить» собеседника на линии, не разъединяя при этом соединение. Она используется каждый раз, когда вам в ходе разговора необходимо отложить телефонную трубку и изолировать собеседника от происходящего в вашем помещении (от разговоров, обсуждений, шуток, анекдотов ваших коллег). Например, для того, чтобы:

  • зайти в соседний кабинет за необходимой для собеседника информацией;
  • распечатать необходимый документ;
  • позвать к телефону нужного человека;
  • уточнить что-то у коллеги.

 

Нажав соответствующую кнопку на своем телефоне и активизировав «hold», вы не даете собеседнику возможности слышать то, что происходит у вас в помещении. Если телефонный аппарат подключен к АТС, то в течение «hold» она проигрывает вашему собеседнику запрограммированную мелодию.

Существует несколько правил, связанных с постановкой и снятием собеседника с «удержания»:

  • При постановке — спросите, может ли собеседник подождать, и объясните причину необходимости ожидания.
  • Например: «Можете ли вы подождать, поскольку для ответа на ваш вопрос я должен связаться с бухгалтерией?»
  • При снятии — поблагодарите собеседника за ожидание. Этот шаг позволяет рассеять напряженность и нервозность, которая возникает у любого, кто ожидает. Мы также показываем человека, что он нам важен и мы благодарны ему за то, что он не положил трубку.

 

Если вы знаете, что придется ждать больше одной минуты, то не оставляйте его на «удержании». Скажите, что перезвоните ему после уточнения интересующей его информации. При ожидании на телефоне даже одна минута кажется несколькими, не давайте собеседнику лишний повод нервничать и злиться.

 

9. Если спрашивают человека, который отсутствует. Не «отрезайте» позвонившего, просто констатируя факт, что нужный ему человек на выставке (в отпуске, вернется в конце недели) и не вешайте сразу трубку.

Сообщив об отсутствии нужного человека, предпримите две попытки удержать позвонившего. Предложите свою помощь. Например: «Могу ли я вам чем-нибудь помочь?» или: «Может ли вам помочь кто-нибудь другой?»

Если позвонивший человек не соглашается на предложенную помощь, то попросите оставить сообщение.

Звучит это так:

  • Что мне передать (отсутствующему коллеге)? Кто звонил?
  • Давайте я оставлю (отсутствующему коллеге) сообщение о том, что вы звонили. Представьтесь, пожалуйста.

 

10. Заканчивая разговор, попрощайтесь с собеседником. Обратите внимание на то, как много людей, заканчивая разговор, просто кладут трубку, даже не попрощавшись.

Сколько раз такое случалось: звонишь в организацию и задаешь человеку, снявшему трубку, вопрос, например: «Скажите, вы в субботу работаете?» В ответ звучит «Да» или «Нет», и разговор прекращается. Однажды я все-таки перезвонил еще раз и спросил: «Почему вы бросаете трубку, у меня еще есть к вам вопрос?» Ответ был: «Надо быстрее говорить!»

В подобной ситуации, прежде чем попрощаться со звонящим, поинтересуйтесь: «Могу ли я ответить еще на какой-то вопрос?», и только получив отрицательный ответ, завершите разговор. Прежде чем положить трубку, попрощайтесь с человеком, скажите ему всего лишь простое: «До свидания».

 

11. Подстраивайтесь под скорость речи собеседника. Если человек говорит медленно, то и его процесс мышления протекает с той же скоростью. Значит, он внимательно оценивает каждое услышанное и произносимое им слово и тщательно взвешивает полученную информацию перед принятием окончательного решения.

Общаясь с такими людьми, слегка сбавьте темп своей речи. Не обманывайте себя, считая, что чем быстрее будете говорить, тем быстрее ваши собеседники будут соображать. Совсем наоборот, не поспевая за темпом вашей речи, они потеряют ход ваших мыслей и окончательно запутаются.

Человек, который говорит быстро или очень быстро, схватывает мысли на лету и принимает решения без долгих раздумий, возможно даже поспешно. Его раздражает медлительность и неторопливость, он нетерпелив и жаждет действий. Ускорьте темп своей речи, общаясь с такими людьми.

Меняйте темп своей речи; только не переходите ту грань, за которой начинается пародия.

 

12. Не жуйте, не пейте и не курите, общаясь по телефону. Если вы думаете, что, совершая перечисленные выше действия, вы скроете их от телефонного собеседника, то ошибаетесь. Множество раз я разговаривал с людьми, которые считали, что замаскировали пережевывание пищи или курение, даже не отдавая себе отчета в том, насколько это неприятно звучит по телефону.

Однажды я позвонил клиенту, из ответа которого мне стало понятно, что он жует. Я ему говорю: «Приятного аппетита», а он мне в ответ: «А что, слышно?»

Отложите в сторону свою жвачку (котлету, сигарету).

 

13. Не извиняйтесь перед собеседником за то, что заняли его время. Эта рекомендация относится и к проведению встреч. Если вы считаете, что оторвали собеседника от важных дел или что отняли его ценное время, то не говорите ему об этом вслух. Сказав «извините, наша встреча (беседа) затянулась, я, наверное, занял ваше время», — вы сами наведете его на мысль о том, что:

  • он потерял свое время, общаясь с вами;
  • ваше время ничего не стоит;
  • вы не уверены в себе;
  • вы чувствуете себя виноватым.

 

Вместо извинения вы можете поблагодарить собеседника:

  • Спасибо за то, что нашли возможность встретиться (переговорить) со мной.
  • Я понимаю вашу занятость, спасибо вам за время, выделенное на нашу встречу.

 

Вы показываете, что цените его и его время, но не выставляете себя «виноватым просителем».

 

14. Использование громкой связи (спикерфона). Не используйте громкую связь без крайней необходимости и без предупреждения и согласия собеседника. При сегодняшнем уровне технологии клиент услышит разницу между общением с вами через трубку и с помощью «спикерфона». Услышав, что вы говорите с ним, используя громкую связь, клиент практически сразу ощутит дискомфорт и насторожится. К тому же он сделает два вывода:

  • Этот человек, общаясь со мной, занимается еще чем-то, более важным для него.
  • Нас кто-то подслушивает.

 

Только в крайнем случае рекомендуется использовать громкую связь, и только с согласия собеседника, например: «Позвольте переключить наш разговор на громкую связь, чтобы директор по маркетингу тоже мог принять участие в беседе».

 

15. Общение с секретарями. Если ваша работа предполагает совершение звонков в организации, то это означает, что вы периодически общаетесь с секретарями этих организаций. Сегодня секретарские должности занимают образованные и квалифицированные люди, являющиеся «лицом компании» и оптимизирующие работу своего начальства. К их мнению прислушиваются, их достаточно высоко ценят как «работников передовой».

Вот несколько рекомендаций по взаимодействию с секретарями:

  • Не оскорбляйте, не унижайте и не недооценивайте их. Эти люди зачастую обладают большой властью. Они могут стать либо вашими сторонниками, либо врагами, все зависит от вас. Проявляйте к ним уважение и почтение, и они отплатят вам тем же.
  • Относитесь к ним так же, как к своим клиентам. Секретари тоже являются вашими клиентами, они влияют на мнение своего руководства о вас, о вашей компании и вашем продукте. При желании они могут преподнести ваш звонок (факс, письмо) как «очередную выходку назойливого идиота из дурацкой компании». Они могут сделать так, что ваши сообщения «не будут доходить» до получателя.
  • Стройте с ними взаимоотношения. Неважно, будете ли вы это делать с помощью букетов, шоколадок или за счет своего уважительного отношения. Запомните одно: завоевав расположение секретаря, вы получаете своего сторонника в организации клиента. Кроме того, никто не знает, менеджером какого направления и в какой компании этот человек станет завтра.

 

Научитесь всем навыкам делового общения изучив курс «Этикет и навыки делового общения»:

Этикет и навыки делового общения: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

www.elitarium.ru

Телефонный этикет в разных странах мира

Россия

Приветствие: алло.

Прощание: до свидания.

Особенности:

  1. Русские очень осторожны в телефонных разговорах. Взяв трубку, они могут ничего не сказать или спросить: «Кто это?»
  2. Многие русские вместо гудков используют мелодии. Поэтому, позвонив своему русскому другу, не удивляйтесь, если ответу будет предшествовать громкая музыка.
  3. В России, в отличие от других стран, не сильно распространена голосовая почта. Не дозвонились? Наберите ещё раз попозже.

Египет

Приветствие: Alo (здравствуйте).

Прощание: Il al’likaa’ (надеюсь, скоро увидимся).

Особенности:

  1. В Египте первые 5 минут беседы — это обмен любезностями. После этого можно начать разговор по существу.
  2. Прежде чем начать разговор, египтяне должны убедиться, что собеседник внимательно их слушает.
  3. У египтян принято давать свои номера телефонов незнакомцам, встретившимся на улице или в поезде.

США

Приветствие: Hello (здравствуйте), Hey (привет).

Прощание: Goodbye (до свидания).

Особенности:

  1. Выключайте телефон в общественных местах, таких как кинотеатры, церкви, рестораны.
  2. Не говорите по телефону слишком громко в общественных местах. Это общее правило. Не стоит доставлять неудобства окружающим.
  3. Если у вас нет особой договорённости и не случилось что-то экстраординарное, не звоните после девяти вечера.

Бразилия

Приветствие: Alỏ (здравствуйте).

Прощание: Tehau (до свидания).

Особенности:

  1. Не ответить на телефонный звонок считается грубостью. Некоторые бразильцы берут трубку даже на встрече или в кино, но многие при этом отойдут в сторону, чтобы поговорить.
  2. У бразильцев принято в разговоре время от времени говорить uh. Качество связи оставляет желать лучшего, а так они сообщают собеседнику, что всё ещё на линии.
  3. Бразильцы могут спросить: «Ты кто?», даже если сами инициируют звонок.

Франция

Приветствие: Allỏ (здравствуйте).

Прощание: Au revoir (до свидания).

Особенности:

  1. Кричать в трубку считается грубостью. Поэтому французы склонны говорить по телефону более тихо и ласково, чем в других странах.
  2. Французы считают вежливым не отвечать на звонки в общественных местах, в том числе в транспорте. Многие игнорируют мобильный телефон даже во время обеда.
  3. Также французы опасаются делиться личной информацией, пока не уточнят, с кем разговаривают.

Китай

Приветствие: wèi (здравствуйте).

Прощание: wỏ guãle (я должен сейчас повесить трубку).

Особенности:

  1. Китай знаменит тем, что по улицам его городов ходят толпы людей с телефонами. Они говорят с кем хотят, где хотят и когда хотят. Если китаец прервал личную беседу, чтобы ответить на звонок, не удивляйтесь: это норма.
  2. Китайцы — заядлые «звонильщики». Они могут звонить, держа трубку до 10–15 гудков. А если вы не ответите, позвонят снова.
  3. Также китайцы не пользуются сообщениями или голосовой почтой, у большинства даже нет автоответчика.

Индия

Приветствие: Raam Raam (неформальное приветствие).

Прощание: Alavidha (до свидания).

Особенности:

  1. В Индии абсолютно нормально звонить кому-то после десяти вечера.
  2. Не удивляйтесь, если услышите громкий рингтон в общественном месте или увидите людей, разговаривающих по телефону в библиотеке.
  3. Индийцы часто пользуются текстовыми сообщениями, но это намного дороже, чем звонки.

Япония

Приветствие: Moshi, Moshi (здравствуйте).

Прощание: Ja, ne (увидимся позже).

Особенности:

  1. Считается грубостью разговаривать по телефону в общественном месте среди незнакомцев. Есть даже знаки с просьбами воздержаться от использования телефона.
  2. В Японии среди представителей старшего поколения принято отвечать по стационарному телефону таким приветствием: «Здравствуйте, это дом таких-то».
  3. Запрещено говорить по телефону или писать сообщения во время езды на велосипеде. Но многие всё равно это делают.

Великобритания

Приветствие: Hello (здравствуйте), Hiya (привет).

Прощание: Bye (до свидания), Laters (до скорого).

Особенности:

  1. В Соединённом Королевстве, как и в США, отвечают на звонок вежливым Hello.
  2. Обычно вы услышите в трубке 6–10 гудков, прежде чем вас переключат на автоответчик. Это почти в два раза дольше, чем принято в США.
  3. Есть или жевать во время разговора по телефону в Великобритании — неслыханная грубость. Это воспринимается негативно независимо от того, с кем вы говорите.

Таиланд

Приветствие: Haaloh (здравствуйте).

Прощание: Sa wat dee (до свидания).

Особенности:

  1. Люди в Таиланде отличаются тем, что отвечают на телефонные звонки, даже когда заняты: во время рабочего интервью или бизнес-встреч.
  2. Также они звонят до тех пор, пока им не ответят (в отличие от четырёх вежливых гудков в США).
  3. Не отвечать на звонок во время работы считается грубостью. Ответить придётся, даже если не хочется. Иначе телефон будет трезвонить весь день.

Италия

Приветствие: Pronto (готов).

Прощание: Ciao (до свидания).

Особенности:

  1. Итальянцы отвечают на звонок словом Pronto, в зависимости от контекста это означает «ближе к делу» или «готов».
  2. Во время сделки купли-продажи принято выключать телефон. Если вы клиент, то ещё можно принять звонок, но продавец обязательно должен отключить телефон.
  3. Немногие используют голосовую почту, но если вы оставляете сообщение, то будьте кратки: максимум 30 секунд.

Мировое правило

Неважно, в какой части света вы живёте, есть одно общее правило, которое касается пользования мобильным телефоном. Небезопасно писать текст или говорить по телефону во время вождения, будь то велосипед, сани или даже рикша. Отложите телефон, если вы в дороге.

lifehacker.ru

Текст для голосового приветствия на АТС или как заинтересовать клиента

Текст голосового приветствия для АТС должен быть интересным.

Поэтому стоит поразмышлять на тем, каким должен быть ответ автоответчика, чтобы заинтересовать потенциального клиента и удержать его на линии.

 

 

Виды голосовых приветствия для АТС

В зависимости от опций АТС можно записать несколько видов автоответчиков:

  • Визитка. В этом случае клиент попадает на стандартный АТС. Для рабочего времени и выходных обычно записывается два разных голосовых приветствия по разным текстам. В первом случае клиент слышит в какую компанию он позвонил и просьбу подождать ответа. Если звонок пришелся на нерабочее время, то с помощью такой записи клиенту сообщают кроме всего прочего и рабочие часы компании;
  • Навигация. Этот вид текста голосового приветствия АТС предполагает ответные действия клиента. Он может переключиться в нужный отдел или выполнить самостоятельно какие-либо функции путем нажатия клавиш на телефоне.

Наша студия «Прозвучи!» занимается такой записью. У нас много довольных клиентов, которым записи автоответчиков помогают не терять потенциальных клиентов, впервые позвонивших в их компанию. Прослушайте примеры записей голосовых приветствий для АТС по тексту, чтобы убедиться в качестве наших работ!

«Газпромарматура»

Заказать автоответчик

Александр Смехов

«Ортопед шоп»

Заказать автоответчик

Анна Князева

«Сокол»

Заказать автоответчик

Антон Зимин

Приветствие на автоответчик «Справочная Москвы»

Заказать автоответчик

Голос: Анна Князева

Приветствие на автоответчик «Инжектор Сервис»

Заказать автоответчик

Голос: Евгений Белов

«Зоопассаж»

Заказать автоответчик

Анна Князева

«Том Тэйлор» (Русский+Английский)

Заказать автоответчик

Тина Пугачева

Приветствие «ВЭФ» (Русский+ Английский)

Заказать автоответчик

Голос: Тина Пугачева

Емкий и короткий — лучший текст для голосового приветствия АТС

Самое главное при написании текста для голосового приветствия АТС – не перегружать клиента информацией. Пишите емко, но коротко. Клиент должен узнать самое главное – в какую именно компанию он позвонил и часы работы, если звонок пришелся на выходной день.

Как правило, для корпоративных телефонов заказывают набор интеллектуального голосового меню, в который входят:

  • Основное голосовое приветствие АТС по тексту.
  • Навигация.
  • Вызов оператора.
  • Нерабочие часы.

К ярким примерам полного голосового приветствия для АТС можно отнести такой текст, составленный для организации, специализирующейся на производстве строительных материалов:

Добрый день! Вас приветствует профессиональная команда компании ХХХ. Вы знаем все и даже больше о стройке и ремонте. Мы надеемся, что ваш звонок положит начало крепкому и взаимовыгодному сотрудничеству. Чтобы ничего не пропустить, наш с вами разговор будет записан.

Если вы желаете узнать больше о наших материалах, нажмите 1 и будете перенаправлены в отдел продаж. Если вам интересны услуги строительства или ремонта – нажмите 2, и вы попадете обслуживания. Если вам необходим дизайн помещения, нажмите 3.

Для звонка в выходные дни и нерабочие часы можно записать приблизительно такой текст голосового приветствия для АТС:

Здравствуйте! Вы позвонили в компанию ХХХ. Если вы слышите эти слова, то в настоящий момент, к сожалению, в офисе отсутствуют сотрудники. Чтобы записать голосовое сообщение, нажмите 1. Если вы хотите, чтобы мы вам перезвонили, нажмите 2.

Как выделиться на общем фоне – креативное голосовое приветствие для АТС

Выше приведены примеры стандартных текстов, которые можно услышать практически в любой компании. Но ведь на рынке большая конкуренция, поэтому, услышав такой автоответчик, люди в большинстве своем кладут трубку.

Поэтому стоит проявить фантазию, чтобы записать необычное и креативное голосовое приветствие для АТС с целью не упустить клиента.

Например, для зоомагазина или ветеринарной аптеки можно записать сообщение от лица кота, т.е. распевно, немного растянуто, с мурлыкающими нотками, примерно такого содержания:

Доброе время суток! Моя хозяйка вскоре освободится, чтобы ответить вам. Она расскажет, что вам нужно сделать, чтобы ваш любимец катался, как сыр в масле и был доволен жизнью. Поверьте, ей нет равных в вопросах ухода за домашними любимцами. Мяу!

Такое креативное приветствие по тексту не оставит равнодушными хозяев домашних любимцев. Можно использовать в голосовом приветствии разговорный стиль:

Ого! Компания ХХХ давно ждет вашего звонка! Скорее выбирайте собеседников: если вам нужен отдел продаж, нажмите 1, если хочется заказать услуги – нажмите 2, если необходимо поговорить о доставке, нажмите 3. Ну вот, все, что мне было известно, я рассказал (а), а дальше действуйте сами. Ах, да! Если вы невнимательно прослушали мое сообщение, нажмите решетку, и я все повторю.

Если вы записываете простую визитку по написанному тексту, очень важно сообщать клиенту время ожидания:

Таня-я-я, Маша-а-а, Лена-а-а… Очень жаль, но похоже, все заняты. Хотя, если вы подождете 30…

Ну и, конечно же, сообщение по своему тексту должно быть дружелюбным и информативным. Экспериментируйте, а мы вам в этом поможем!

<<<На Главную Страницу

prozvuchi.ru

Голосовое приветствие для АТС, запись или текст голосового приветствия

Голосовое приветствие компании UIS

Когда в компанию звонят, срабатывает автоответчик, и первое, что слышит клиент — это приветствие. Компания UIS готова создать для вас профессиональное голосовое приветствие, которое не только заинтересует звонящего, но и произведет на него приятное впечатление.

Подробнее

Текст телефонного приветствия составляется с учетом особенностей вашей деятельности — например, для компании, оказывающей транспортные услуги, для интернет-магазина, торгующего одеждой, и так далее.

Приветствие для телефона представляет собой специально подготовленное, правильно составленное звуковое сообщение. Запись приветствия для АТС должна:

Приветствие — по сути, автоответчик, который сразу информирует абонента, куда он позвонил — это позволяет избежать траты времени при неправильном наборе номера. Обычно для него используется голос одного диктора, сопровождающийся легкой, ненавязчивой музыкой. Текст приветствия и голосового меню должен быть нестандартным — в этом случае он гарантированно привлечет внимание клиента.

Достоинства голосовых приветствий компании UIS

UIS поможет вам сделать запись по-настоящему информативного голосового приветствия для телефона. Как утверждает статистика, правильно составленный приветственный текст почти в 2 раза увеличивает количество соединений с оператором, а число позитивно настроенных клиентов организации возрастает на 10-15%.

Мы посоветуем обратиться к партнерам, у которых вы сможете получить голосовое приветствие по телефону, созданное специально для вашей Виртуальной АТС:

  • используются хорошо звучащие голоса опытных дикторов;

  • подбирается подходящее музыкальное сопровождение;

  • создается емкий и лаконичный текст.

Совместными усилиями мы с вами подготовим короткие и в то же время информативные тексты, удерживающие клиентов компании на линии и помогающие создать положительный имидж вашей организации.

Если у вас есть вопросы о том, как записать голосовое приветствие, обращайтесь к нам за консультацией. Расскажем о преимуществах телефонии UIS и деталях работы с нашими инструментами (Тренер и другие), а также уточним стоимость услуг по записи дополнительных приветствий (в базовый тариф входит бесплатная запись одного голосового приветствия).

Скрыть

www.uiscom.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о