Стилистические ошибки в деловом письме: Стилистика деловой речи: типичные ошибки

Содержание

ТОП 3 ТИПА ОШИБОК ПРИ НАПИСАНИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Итак разберем наиболее часто встречающиеся ошибки при написании деловых писем и на примерах рассмотрим ТОП 3 ошибки, которые допускают авторы деловых писем.

Составление делового письма — серьезный процесс, требующий от его автора внимания, усидчивости и тщательности. Грамотно написанное письмо, произведет наилучшее впечатление на получателя письма, представляя его автора как серьезного и ответственного человека, что внушит к нему доверие. Ошибки же в деловом письме говорят о небрежности или неграмотности автора, что в конечном итоге производит худшее впечатление и вызывает недоверие к автору.

  1. Отсутствие делового этикета.
  2. Злоупотребление номенклатурной лексикой.
  3. Неэффективная подача информации.

1) Первая ошибка — отсутствие делового этикета. 

Независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции) вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны. Это общепринятый язык делового общения, граничащий балансированием между официальностью и проявлением этических норм поведения.

Многие считают, что такой язык «сухой». Нет, когда вам предстоит написать письмо с негативной окраской (письмо требование, претензию, исковое заявление и т.п.), в таком случае вам надо говорить на языке убедительных фактов и доказательств. Для того, чтобы получатель письма принял вашу точку зрения, почувствовав силу убеждения и неопровержимого доказательства вашей правоты.

Вот пример грамотного убедительного письма требования:

___________________________________________________________________

«Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года №31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной №123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.

В связи с образовавшейся задолженностью Вашей компании перед АО «Х» за поставку офисной мебели, просим Вас оплатить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 29 декабря 2018 года.

В случае неоплаты Вами долга в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора на сумму просроченной задолженности будет начислена пеня в размере 0.02 %  за каждый день просрочки.».

с уважением, …

______________________________________________________________________

2) Вторая распространенная ошибка — злоупотребление номенклатурной лексикой, профессиональными терминами, аббревиатурами.

Это означает, что все номенклатурные слова, аббревиатуры и термины могут быть в письме, но в разумных дозах и понятные обоим участникам — не только автору, но и адресату. Примеры номенклатурной лексики: стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), АО (акционерное общество), ЗИЛ-130, электропривод СП-6М, бензин А-76 (марка) и так далее.

Вот пример делового письма, в котором автор (в данном случае государственный орган АО «ГИТ») злоупотребляет использованием номенклатурных слов:

___________________________________________________________________

» Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «ГИТ» (государственные информационные технологии)

приносит извинения за возникшие неудобства и по вашему запросу информирует о следующем.

В ходе ППМ (планово-профилактического мероприятия) в целях повышения ИБКП (информационной безопасности компонентов портала) проводились работы с программным кодом по услуге «ОГ» (обращения граждан). В этой связи была недоступна одна из функций услуги — ВГ (выгрузка сообщений), с 06.50 часов 5 ноября до 12.45 часов 8 ноября текущего года. В настоящее время АО «ГИТ» наладил услугу «ОГ» и «ОГ» работает в штатном режиме. Отметим, как известно, максимальный срок рассмотрения

«ОГ» гос. органами, при отсутствии исключительных случаев, по закону не должен превышать 15 дней.

с уважением, …»

_______________________________________________________________________

3) Третья ошибка заключается в неэффективной подаче информации, когда информация не вызывает у адресата позитивного отклика и присутствует наличие слишком длинного текста (лишней информации или слишком короткого текста (недостатка информации).

Большой объем информации побуждает отложить документ и отправить его корзину; слишком маленький объем информации иногда не раскрывает сути проблемы. Поэтому для достижения цели письма необходимо следовать одному из принципов составления документов – минимум слов при максимуме информации.

Вот пример неэффективного письма с лишней информацией:

________________________________________________________________________

«Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N», крупнейшая европейская компания — провайдер документарных услуг, предлагает Вам услуги по хранению и утилизации документов. Эти услуги позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Российское законодательство предписывает компаниям сохранять документы бухгалтерского и управленческого учета в течение пяти лет, предоставлять их по требованию, защищать от несанкционированного доступа, — а по истечении срока уничтожать с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Работа с документами требует площадей, людей, ресурсов. Вы можете освободить эти площади, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить сотни тысяч евро, поручив ведение архива Вашего предприятия нам.

АО «N», лидер в области документарной логистики в Европе, выводит на российский рынок комплекс услуг по архивному хранению и конфиденциальному уничтожению документов: •  складирование документов; •  архивный поиск; •  ограничение доступа к документам; •  уничтожение документов по истечении срока — в полном соответствии с российским законодательством.

АО «N» управляет архивами сотен тысяч компаний по всей Европе. Под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. В среднем клиенты АО «N» экономят на хранении и утилизации документов 200–300 тысяч евро в год. Косвенная экономия за счет оптимизации процедур документооборота составляет дополнительно до 100 тысяч евро в год.

Уверены, что наши услуги будут полезны и Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию. Сообщите, пожалуйста¸ на какое время Вам было бы удобно назначить встречу.

Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании оптимальное решение.

с уважением, …»

______________________________________________________________________________

Какие ошибки совершены автором этого письма?

  • Первая ошибка — длинный текст при наличии излишней информации.
  • Вторая ошибка — неэффективная подача, отсутствие позитивного отклика. Автор «тянет одеяло на себя», хваля самого себя. То есть у автора нет ориентированности на адресата, на его боли и потребности.

Вот пример измененного письма, которое станет наиболее эффективным и вызовет более позитивный отклик у адресата:

_______________________________________________________________________

«Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N» рада предложить Вам услуги по хранению и утилизации документов, которые позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Согласно Российскому законодательству компании обязаны хранить внутренние документы в течение пяти лет, а по истечении срока хранения уничтожать их с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Возможно Вашей компании приходится затрачивать огромные ресурсы на содержание площадей и персонала по хранению документов.

Поручите ведение архива Вашего предприятия нам, так как мы управляем архивами сотен тысяч компаний по всей Европе и  под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. Мы гарантируем Вам надежное хранение архивных документов и их конфиденциальное уничтожение в соответствии с законодательством РФ. Вы сможете освободить площади для хранения документов, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить на этом сотни тысяч евро.

Надеемся,  что наши услуги будут полезны Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию в наиболее удобное для Вас время. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании самое оптимальное решение.

с уважением, …»

 

 

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Стараетесь, пишете, подбираете необходимые слова — и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке.

Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки:

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

Виды деловых писем

Рассмотрим какие виды деловых писем бывают:

  1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.
  2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.
  3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.
  4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.
  5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.
  6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.
  7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.
  8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Структура делового письма

  1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

    Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

  2. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  3. Основная часть. Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  4. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  5. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или видеороликах.
  6. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  7. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.

  • Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мыслью, по древу.

Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

  • Говорить безжизненным, сухим языком.

Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите, как можно проще!

  • При этом не скатывайтесь в панибратство.

В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный.

При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальные личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и Копыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам.

Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

  • Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
  • Чрезмерное использование сленга.

Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?

Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум.

Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора”.

Топ 3 типа ошибок при написании деловых писем

Составление делового письма — серьезный процесс, требующий от его автора внимания, усидчивости и тщательности. Грамотно написанное письмо, произведет наилучшее впечатление на получателя письма, представляя его автора как серьезного и ответственного человека, что внушит к нему доверие. Ошибки же в деловом письме говорят о небрежности или неграмотности автора, что в конечном итоге производит худшее впечатление и вызывает недоверие к автору.

  1. Отсутствие делового этикета.
  2. Злоупотребление номенклатурной лексикой.
  3. Неэффективная подача информации.

1) Первая ошибка — отсутствие делового этикета. 

Независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции) вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны. Это общепринятый язык делового общения, граничащий балансированием между официальностью и проявлением этических норм поведения.

Многие считают, что такой язык «сухой». Нет, когда вам предстоит написать письмо с негативной окраской (письмо требование, претензию, исковое заявление и т.п.), в таком случае вам надо говорить на языке убедительных фактов и доказательств. Для того, чтобы получатель письма принял вашу точку зрения, почувствовав силу убеждения и неопровержимого доказательства вашей правоты.

  • Вот пример грамотного убедительного письма требования:
  • ___________________________________________________________________
  • «Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года №31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной №123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.

В связи с образовавшейся задолженностью Вашей компании перед АО «Х» за поставку офисной мебели, просим Вас оплатить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 29 декабря 2018 года.

В случае неоплаты Вами долга в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора на сумму просроченной задолженности будет начислена пеня в размере 0.02 %  за каждый день просрочки.».

с уважением, …

______________________________________________________________________

2) Вторая распространенная ошибка — злоупотребление номенклатурной лексикой, профессиональными терминами, аббревиатурами.

Это означает, что все номенклатурные слова, аббревиатуры и термины могут быть в письме, но в разумных дозах и понятные обоим участникам — не только автору, но и адресату. Примеры номенклатурной лексики: стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), АО (акционерное общество), ЗИЛ-130, электропривод СП-6М, бензин А-76 (марка) и так далее.

  1. Вот пример делового письма, в котором автор (в данном случае государственный орган АО «ГИТ») злоупотребляет использованием номенклатурных слов:
  2. ___________________________________________________________________
  3. » Уважаемый Виктор Сергеевич,
  4. АО «ГИТ» (государственные информационные технологии) приносит извинения за возникшие неудобства и по вашему запросу информирует о следующем.

В ходе ППМ (планово-профилактического мероприятия) в целях повышения ИБКП (информационной безопасности компонентов портала) проводились работы с программным кодом по услуге «ОГ» (обращения граждан).

В этой связи была недоступна одна из функций услуги — ВГ (выгрузка сообщений), с 06.50 часов 5 ноября до 12.45 часов 8 ноября текущего года. В настоящее время АО «ГИТ» наладил услугу «ОГ» и «ОГ» работает в штатном режиме.

Отметим, как известно, максимальный срок рассмотрения «ОГ» гос. органами, при отсутствии исключительных случаев, по закону не должен превышать 15 дней.

с уважением, …»

_______________________________________________________________________

3) Третья ошибка заключается в неэффективной подаче информации, когда информация не вызывает у адресата позитивного отклика и присутствует наличие слишком длинного текста (лишней информации или слишком короткого текста (недостатка информации)

Большой объем информации побуждает отложить документ и отправить его корзину; слишком маленький объем информации иногда не раскрывает сути проблемы. Поэтому для достижения цели письма необходимо следовать одному из принципов составления документов – минимум слов при максимуме информации.

  • Вот пример неэффективного письма с лишней информацией:
  • ________________________________________________________________________
  • «Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N», крупнейшая европейская компания — провайдер документарных услуг, предлагает Вам услуги по хранению и утилизации документов. Эти услуги позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Российское законодательство предписывает компаниям сохранять документы бухгалтерского и управленческого учета в течение пяти лет, предоставлять их по требованию, защищать от несанкционированного доступа, — а по истечении срока уничтожать с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Работа с документами требует площадей, людей, ресурсов. Вы можете освободить эти площади, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить сотни тысяч евро, поручив ведение архива Вашего предприятия нам.

АО «N», лидер в области документарной логистики в Европе, выводит на российский рынок комплекс услуг по архивному хранению и конфиденциальному уничтожению документов: •  складирование документов; •  архивный поиск; •  ограничение доступа к документам; •  уничтожение документов по истечении срока — в полном соответствии с российским законодательством.

АО «N» управляет архивами сотен тысяч компаний по всей Европе. Под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. В среднем клиенты АО «N» экономят на хранении и утилизации документов 200–300 тысяч евро в год. Косвенная экономия за счет оптимизации процедур документооборота составляет дополнительно до 100 тысяч евро в год.

Уверены, что наши услуги будут полезны и Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию. Сообщите, пожалуйста¸ на какое время Вам было бы удобно назначить встречу.

  1. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании оптимальное решение.
  2. с уважением, …»
  3. ______________________________________________________________________________
  4. Какие ошибки совершены автором этого письма?
  • Первая ошибка — длинный текст при наличии излишней информации.
  • Вторая ошибка — неэффективная подача, отсутствие позитивного отклика. Автор «тянет одеяло на себя», хваля самого себя. То есть у автора нет ориентированности на адресата, на его боли и потребности.
  • Вот пример измененного письма, которое станет наиболее эффективным и вызовет более позитивный отклик у адресата:
  • _______________________________________________________________________
  • «Уважаемая Ирина Николаевна!
  • АО «N» рада предложить Вам услуги по хранению и утилизации документов, которые позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Согласно Российскому законодательству компании обязаны хранить внутренние документы в течение пяти лет, а по истечении срока хранения уничтожать их с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Возможно Вашей компании приходится затрачивать огромные ресурсы на содержание площадей и персонала по хранению документов.

Поручите ведение архива Вашего предприятия нам, так как мы управляем архивами сотен тысяч компаний по всей Европе и  под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ.

Мы гарантируем Вам надежное хранение архивных документов и их конфиденциальное уничтожение в соответствии с законодательством РФ.

Вы сможете освободить площади для хранения документов, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить на этом сотни тысяч евро.

Надеемся,  что наши услуги будут полезны Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию в наиболее удобное для Вас время. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании самое оптимальное решение.

с уважением, …»

12 правил делового письма деловой переписки

  • Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка
  • Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
  • Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации.

Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать.

Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Как разобраться в аббревиатурах

  • EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
  • SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
  • EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
  • TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
  • PTO (paid time off) → отпуск.

Самые частые ошибки в деловой переписке – Hussle

Многие менеджеры по обслуживанию клиентов жалуются на низкий уровень делового общения среди персонала компании. Чаще всего они указывают на ошибки в переписке по электронной почте, которые могут негативно повлиять на имидж организации. Эксперты выделяют несколько самых распространенных недочетов, которые допускают работники при составлении и отправке деловых писем.

Отправка письма не тому адресату

Отправка письма не по адресу — довольно распространенная ошибка, которая возникает из-за банальной невнимательности сотрудника.

Если ваш e-mail был доставлен коллеге или незнакомому человеку, то в следующем сообщении необходимо перед ним извиниться за свою оплошность.

Ситуация усугубляется в том случае, если письмо содержало ценную информацию и ушло, например, одному из ваших клиентов или партнеров. Таким образом адресат может получить доступ к конфиденциальным сведениям.

Чтобы этого не произошло и все корпоративные тайны остались внутри компании, перед отправкой сообщения проверьте адрес и имя получателя. Лучше всего проговорите их вслух, чтобы точно не ошибиться.

Отсутствие конкретики

Многие сотрудники не умеют доносить информацию в лаконичной и доступной форме. В результате их письма превращаются в нагромождение слов, за которыми трудно найти смысл.

Такие сообщения раздражают получателей, ведь им приходится тратить время на то, чтобы расшифровать послание.

По этой причине перед составлением текста сотруднику необходимо задать себе вопрос: «Что я хочу сказать в письме?» Ответ должен уместиться в несколько фраз — именно такого сообщения, короткого и ясного, ждут ваши коллеги.

Лучше всего в самом начале заявить основную тему: «Я пишу, чтобы обсудить сотрудничество между нашими компаниями до конца текущего года». В этом случае читатель сразу же обратит внимание на ваше послание и ему не придется самостоятельно расшифровывать смысл сообщения.

Использование жаргона или непонятных сокращений

Сотрудники часто используют жаргон или аббревиатуры, которые понятны только их коллегам. Но если их присутствие в личной переписке обосновано, то в деловом общении такие фразы недопустимы. Составленное на профессиональном или ином жаргоне письмо является признаком неуважения к собеседнику, которому придется приложить усилия, чтобы понять смысл послания.

Приведем примеры двух сообщений. Первое вполне приемлемо для личной переписки: «Предлагаю встретиться в ЦО, в 205-й, в 18:30. Возьмите задание и приготовьтесь сидеть до закрытия». Близкие коллеги смогут понять, о чем идет речь.

Но догадаются ли посторонние люди, которые не посвящены в тонкости вашей работы? По этой причине письмо необходимо составить примерно следующим образом: «Коллеги, предлагаю встретиться в центральном офисе, в 18:30, в комнате №205. Возьмите с собой все материалы по проекту.

Скорее всего, наша встреча продлится до 9-10 часов вечера».

Забывчивость

Переписка по электронной почте сродни диалогу. Представьте, что вы задаете собеседнику вопрос, на который он не отвечает и продолжает игнорировать долгое время.

Что вы почувствуете в этот момент? Своевременный ответ на письмо — это не только знак уважения, но и значимая часть бизнес-процесса.

Не подводите своих коллег, если от вашего сообщения зависит реализация того или иного проекта.

Большие абзацы в тексте

«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети.

Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания.

Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.

Грамматические и орфографические ошибки

Современные офисные программы помогают сотрудникам составлять грамотные письма. Однако на них не стоит полностью полагаться, особенно если вы используете в тексте профессиональные термины.

Чтобы чувствовать себя более уверенным при написании сообщения, просматривайте онлайн-словари и справочники, а также находите информацию по грамматике и орфографии на специализированных сайтах. Если коллега или начальник укажет вам на ошибку — не расстраивайтесь.

Отнеситесь к этому как к ценной и своевременной информации, которую необходимо применить для избежания недочетов в будущем.

Стили общения сотрудников между собой

10 ошибок, которые вы допускаете в деловой переписке

Мы постоянно пишем письма, и на карантине многие стали писать их в разы больше – уже нельзя дойти до стола коллеги или собраться на обед с партнерами.

Какие ошибки часто возникают в деловых письмах, и как их избежать? «Цех» попросил Анастасию Ландер, автора курса «Пишем сами» в InLiberty, разобраться в тонкостях переписки.

По промокоду ПИШЕМЦЕХ вы можете записаться на курс со скидкой 10%.

Вика Шибаева / ЦЕХ

Вика Шибаева / ЦЕХ

Невнятная тема письма

Вы наверняка получали письма с темой “Документы”, “Счет” или “IMG_4703”. Удобно ли в них ориентироваться? Нет. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом. Если вы назначаете встречу, озаглавьте письмо так: “Встреча с Имяреком 10 сентября”.

Если присылаете мотивационное письмо работодателю или эйчару, укажите, на какую вакансию претендуете, например: “Вакансия графического дизайнера в “Я и сыновья” – резюме Семена Петрова”.

Если же вы отправляете те самые документы, счета или хайрезы картинок, то смело пишите: “Закрывающие документы к договору WY01 от 13 июня 2020 года”, “Счет LC015 от 7 августа” или “Иллюстрации для материала о медитации”. 

Потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Фамильярное или слишком выспренное приветствие

Как вы обычно приветствуете адресата – и приветствуете ли? “Привет, Ирин,”? “Многоуважаемая Ирина Сергеевна, позвольте засвидетельствовать вам свое почтение”? Или используете ставшее знаменитым и лингвистически неправильное “Доброго времени суток?” 

Чтобы поздороваться, выбирайте “Здравствуйте” или “Добрый день”, если вы не слишком близко знакомы с адресатами. Постарайтесь выяснить, зовут вашу адресатку Наталья или Наталия – это разные имена.

Если Ирина Сергеевна любит обращение по имени и отчеству – отлично, вы все правильно пишете. Но витийства вроде “многоуважаемая” и прочая оставьте для дипломатической переписки.

В деловом письме будет достаточно просто “Уважаемый / уважаемая”.

Отсутствие контекста

Вы впервые пишете адресату и сразу переходите к делу: 

Здравствуйте, Николай,

мне нужна презентация вашего выступления на маркетинговой конференции три года назад. Пришлите, пож-ста.

С приветом,

Михаил”.

С таким подходом шансов получить от Николая заветную презу маловато. Подложите контекст!

“Здравствуйте, Николай,

позвольте напомнить о себе: меня зовут Михаил Марков, мы познакомились на конференции Red Apple три года назад и обедали вместе в перерыве. Я был впечатлен вашим выступлением, и мы обсуждали кейсы, которые вы упоминали в презентации.”

А дальше уже можно вежливо высказывать просьбу.

Шаблонный текст

Вы пишете так называемое “холодное письмо”, предлагая свои услуги потенциальному партнеру, и, чтобы сберечь свое время, вставляете в текст описание деятельности вашей компании, взятое с вебсайта. Получается нечто подобное:

“Мы имеем достаточный опыт работы как с крупными федеральными компаниями, так и с небольшими местными компаниями. Нашими Клиентами являются предприятия различных отраслей из разных уголков нашей страны, а также ближнего и дальнего зарубежья.”

Читателя тянет зевать. Чтобы ваше предложение все же изучили, придется потратить время и сформулировать прелести вашего предложения так, чтобы они были важны именно этому адресату.

Суть вопроса не раскрыта

Вы написали отличный текст о себе и своих услугах, но ответа нет. Посмотрите на свои письма критически – есть ли в них формулировки того, что вы хотите получить? Адресаты должны понимать, почему вы им пишете.

Если вы хотите предложить услугу, подать свою кандидатуру на вакансию, получить смету или уточнить детали встречи, обязательно сформулируйте это четким и емким предложением.

Дайте адресату понять, что ему нужно сделать по прочтении вашего письма. 

Много букв

Вы пишете отличные, но уж очень длинные письма. А как иначе? Ведь ваш стартап такой уникальный, ваши услуги дешевле рынка, а ваш послужной список затмевает всех звезд индустрии.

Что делать? Оставляйте в письме самое главное, а подробности распишите в презентации, которую приложите к письму.

Только не забудьте упомянуть, что вы приложили документ с подробной информацией о сути вашего вопроса. 

Сокращения, заискивание, канцелярит

У вас столько дел, что нет времени объяснять. Поэтому в ваших письмах нет заглавных букв, запятых, и полно сокращений наподобие “Спс”, “пжлст”, “кот” вместо “который”. Если письмо писать долго, лучше достаньте телефон. 

В противном случае потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Вы очень боитесь доставить неудобство адресату или проявить недостаточное почтение, поэтому сдабриваете письма всякими “подскажите, пожалуйста, выдалась ли возможность ознакомиться с нашей презентацией”. Не надо так – вы ставите себя в слабую, заискивающую, неуверенную позицию. Нет ничего оскорбительного в вопросе: “Скажите, пожалуйста, видели ли вы мое предыдущее письмо и презентацию?”

Вы хотите, чтобы ваши письма звучали весомо и солидно, поэтому пишете только так: “Наши услуги являются уникальными на данном рынке, а я являюсь наилучшим специалистом, имеющим необходимый спектр квалификаций для наиболее оптимального решения данных проблем и вопросов”. Ваш диагноз – канцелярит. Его легко нагромоздить и сложно распутать. Используйте активный залог, дробите длинные предложения, добавляйте понятные подробности, чтобы сообщение приобрело ценность.

“Мы разработали шаблон делового письма, который легко адаптировать для мотивационных и холодных писем любого стиля. Я пишу деловые письма вот уже 20 лет и благодаря опыту работы в международных корпорациях нахожу правильные ответы на самые сложные запросы клиентов и агентств”. 

Неподходящая подпись

В ней только ваше имя и мобильный телефон без кода страны. Или только мейл. Или подписи нет совсем. Или она занимает восемь строк, включает почтовый адрес вашего офиса, ссылки на все аккаунты в соцсетях, вебсайт, логотип и миссию компании, а также пару цитат CEO.

У разных компаний могут быть разные стандарты подписи, и с некоторыми из них ничего нельзя поделать. Но если вы можете составить подпись самостоятельно, посмотрите на нее с точки зрения здравого смысла. В ней обязательно должны быть:

  • — ваши имя и фамилия;
  • — ваш мейл;
  • — должность – если она у вас есть;
  • — мобильный телефон – если вы готовы его давать;
  • — если вы инфлюэнсер – дайте ссылку на ключевую соцсеть;
  • — если ваш вебсайт – основная платформа бизнеса, укажите его.
  • Все остальное лучше опустить.

Неудобные ссылки, тяжелые приложения

Вы любите вставить длинную ссылку в тело письма так, что она занимает три строки? Прикладываете к письмам PDF весом больше 5 мегабайт? Любите вставить хайрезы фотографий прямо в тело письма? Не надо так делать, пожалуйста. Ссылки сокращайте специальными сервисами, большие файлы и фотографии заливайте в облако и давайте адресатам ссылку с нужными вам уровнями доступа.

Проблемы с ответом

Вы написали идеальное письмо, и – о, чудо! – вам ответили. И вы уже неделю не можете собраться с духом и продолжить переписку – нужно подготовить много данных, подумать о содержании письма, или вас затянула текучка. Что делать? Держите под рукой шаблон быстрого ответа на любое письмо. Он может быть, например, таким (выберите нужные элементы):

“Дорогой / дорогая Имярек,

благодарю вас за ответ. Я обязательно напишу вам подробное письмо / позвоню вам, чтобы обсудить детали завтра / через два рабочих дня / в течение недели.

С уважением,

Я и сыновья.”

Это даст вам поле для маневра. Непременно сдержите слово и ответьте или перезвоните собеседнику в обещанный срок. Иначе никакая переписка не спасет вашу репутацию. 

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram

«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.

«Стилистические особенности деловых писем», Менеджмент

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Отличительная особенность делового письма — официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

  • -подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
  • -адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности — отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
  • -устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
  • -тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
  • -лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
  • -исключительно нейтральный тон изложения;
  • -точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
  • -лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки.

Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении — подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;

излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;

не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа — нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Ошибки можно разделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы (https://psyhology.org, 5).

Морфологические ошибки.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов.

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

  • — Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.
  • — Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

— Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т. д.). Основная причина возникновения технических помех — небрежность при составлении.

«Стилистика документов в деловой переписке»

 

 

 (Тренинг эффективной письменной коммуникации)

         Продолжительность обучения 8 акад. час

Цель обучения:

  Научить участников семинара  как:  

  • Правильно  составить и оформить деловое письмо
  •  Подбирать стиль и язык, соответствующие цели сообщения, статусу адресата  и форме документа
  • Как найти ошибки и отредактировать деловое письмо, написанное подчиненными  

 

Целевая аудитория:  

   Менеджеры организаций, работники служб ДОУ, работники Канцелярии,  Помощники руководителя, Менеджеры по работе с клиентами, все те, кому по  долгу своей службы приходится вести деловую переписку с клиентами,  поставщиками, партнерами.

 

Программа семинара: 

1. Специфика передачи информации в письменной коммуникации 

  • Классификация корреспонденции
  • Специфика письменного обращения. Понятие официальности.
  • Понятие «деловая переписка».
  • Юридический статус деловой корреспонденции.
  • Различия деловой и  коммерческой корреспонденция (запросы, оферты, предложения открытого типа, акцепты, договоры, рекламации, претензии).
  • Статус и жанры служебной переписки, ее отличие от деловой корреспонденции.
  • Стандартизация делового письма.

2. Основные виды деловых писем и правила их составления.  

  • Письма информационного характера: сообщение, извещение, напоминание, сопроводительное письмо, поздравление
  • Письма  деликатного характера: извинение, объяснение, жалоба, ответ на жалобу,  рекламация, просьба
  • Письма бизнес — партнеру: оферта, запрос информации,  благодарственное письмо, приглашение 

3.Правила оформления деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003).

  • Основные требования к составлению и оформлению делового письма
  • Понятие стандартного аспекта письма. Аспекты делового письма и их графическое оформление.
  • Бланк письма, логотипы, формуляры, трафареты, фирменный бланк, бланк с угловым расположением реквизитов, гербовые бланки.

4.Реквизиты формуляра делового письма.

  • Правила оформления адресата (первому лицу фирмы, руководителю структурного подразделения)
  • Обращение к адресату
  • Заголовок
  • Текст. Способы оформления абзацев:  классический, блоковый
  • Заключительная формула вежливости в русском и английском языках
  • Самоименование. Слова прощания. Подписи (расположение и порядок подписей).
  • Правила оформления примечания
  • Конверты.
  • Анализ характерных ошибок при оформлении документов. 
  • Практикум по редактированию деловых писем. 

4. Стилистика письма. Этикетные формулы.

  • Определение цели сообщения и формирование соответствующей структуры текста
  • Текст письма, композиция
  • Язык и стиль деловых писем
  • Стилистические принципы оформления текста . Пространственное расположение и зрительное восприятие информации
  • Построение делового сообщения
  •  Оценка    восприятия текста
  • Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
  • Речевой этикет делового письма . Коммуникативные запреты в деловом письме.
  • Учет социального статуса адресата при составлении текста письма (VIP-статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.) Персональная адресация.
  • Стандарты фраз, принятые в деловой переписке 
  • Практикум по составлению  и оформлению делового письма 

5. Особенности оформления писем для зарубежных адресатов и структура делового письма.

  • Структура англоязычного письма.
  • Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
  • Особенности указания даты на бланке письма.
  • Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
  • Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.
  • Как указать приложения?
  • Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.

6. Электронные сообщения

  • Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
  • Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
  • Структура электронного сообщения.
  • Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.

7. Основные ошибки при составлении деловых писем  

 

В стоимость входят раздаточный материалы. НДС не облагается. По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.


Стоимость  | Дата бижайшей группы

При записи on line на обучение Вы становитесь участником розыгрыша «Приз месяца»

Заявка на корпоративное обучение:

Все курсы и семинары по офисному делопроизводству и секретарскому делу 
Все курсы и семинары  по кадровому делопроизводству

 

 

 

 Google Мы в Google+ — — — — —

Деловой этикет в переписке и деловые письма

Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:
  • Уважение чужого мнения.
  • Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
  • Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
  • Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
  • Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
  • Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:
  • Формате аргументации. 
  • Способах обращения. 
  • Способах выражения просьб, отказов, претензий.
  •  

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:
  • Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
  • Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
  • Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
  • Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.


Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Онлайн-курс «Деловая переписка» / IGRO

УРОК 1. ЦЕЛЬ И СТРУКТУРА ПИСЬМА.

 

Цель письма и целевой адресат. Подготовка к написанию письма.

Структура современного делового письма.

 

УРОК 2. АРГУМЕНТАЦИЯ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ.

 

Информационные и убеждающие письма. Особенности и отличия.

Структура убеждающего письма.

Законы аргументации.

 

УРОК 3. ЖАНРЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

 

Информационное письмо. Особенности, границы жанра.

Письмо-напоминание. Возможные ошибки, связанные с категоричным стилем.

Письмо-отказ. Искусство обоснования.

Письмо — ответ на жалобу. Умение признания и разделения зон ответственности.

Письмо-поздравление. Персонализация и индивидуальный подход.

Другие виды писем (в категорию «другие» могут войти любые типичные для участников виды писем).

 

УРОК 4. ВСТУПЛЕНИЕ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ. СТИЛИСТИКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

 

Виды вступлений, заключений.

Приветствие и подпись в письме: особенности формулирования и форматирования.

Небанальное завершение письма — возможность углубления деловых отношений.

Слог письма. Правила построения предложений и конструкции фраз.

Часто встречающиеся стилистические ошибки (сложные конструкции, канцеляризмы, формализм, усилители) и как их избежать.

 

Урок 5. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА. ЦИФРОВОЙ ЭТИКЕТ.

 

Правила форматирования и оформления текста.

Деловой этикет в электронной переписке.

*курс состоит из онлайн — уроков и домашних заданий. По итогам курса каждый участник самостоятельно напишет несколько жанровых писем (по выбору) и получит индивидуальные рекомендации тренера.

Семинар «Деловая переписка как способ эффективной корпоративной коммуникации»

Программа семинара:

1. Влияние деловой переписки на имидж компании и отдельного сотрудника
— Цели и задачи деловой переписки
— Функции делового письма: чем отличаются письма с разными функциональными задачами
— Критерии эффективности деловой переписки

 

2. Классификация деловых писем по назначению в системе деловой коммуникации. Основания для классификации деловых писем. Характеристика основных разновидностей деловых писем и особенности написания текста:
— письма-просьбы
— запросы, ответы
— сопроводительные, гарантийные письма
— письмо-претензия
— письмо-сообщение, извещение, уведомление
— предложения, рекламное письмо
— напоминания, требования, информационные извещения
— Этикетные письма (приглашения, поздравления, благодарности, извинения, соболезнования)

 

3. Оформление деловых писем
— ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97–2016: правила оформления деловых писем
— Этапы и методы построения делового письма
— Технология и концепция деловой переписки
— Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты, оформление дат, регистрационного номера, подпись
— Способы обращения к адресату

 

4. Структура делового письма
— Обращение/приветствие
— Вступление
— Основная часть
— Заключительная часть
— Формула вежливости
— Подпись
— Варианты композиционной структуры письма. Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения

 

5. Язык и стиль делового письма
— Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (нейтральный тон изложения, убедительность, лаконичность, точность, ясность)
— Языковые особенности официально-делового стиля
— Особенности употребления отдельных категорий слов в деловых письмах
— Особенности построения словосочетаний и предложений в текстах деловых писем
— Стилистические и логические ошибки в текстах деловых писем и приемы их устранения
— Правила написания официальных наименований в текстах документов

 

6. Этикет делового письма
— Способы изложения текста письма (от 1-го лица единственного или множественного числа, от 3-го лица единственного числа)
— Вступительное обращение к адресату, заключительные этикетные фразы
— Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования, выражение благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления и др.
— Формулировки отказа

 

7. Правила внешнего оформления делового письма
— Международные правила оформления деловых писем
— Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами

 

8. Деловая переписка по электронной почте
— Отличия электронной переписки от классических деловых писем
— Начало, содержание и завершение сообщения
— Правила ответа и пересылки
— Ключевые особенности

 

9. Разбор вариантов писем, предлагаемых слушателями

 

10. Языковые средства психологического воздействия на адресата.
— Эффект первого впечатления (фактор привлекательности).
— Способы самопрезентации в деловом письме
— Демонстрация открытости в деловом письме
— Приемы управления вниманием в деловой переписке (прием «нейтральной фразы», прием «завлечения», установление зрительного контакта, приемы акцентировки)
— Способы убеждения партнеров
— Ориентация на взаимную выгоду

10 самых распространенных ошибок в деловой переписке

Сколько деловых документов компании выпускают каждую неделю? Подумайте о бесчисленных электронных письмах; предложения для клиентов; отчеты для руководства; планы для коллег. То ли по необходимости, то ли по желанию, мы нация плодовитых деловых писателей.

Качество имеет важное значение; желательно количество. Итак, имея это в виду, действительно ли контент, который мы производим, хорош? Печальная правда заключается в том, что многие компании, похоже, смирились с тем, что ежегодно тратят сотни тысяч долларов, в то время как их сотрудники часами бьются над созданием плохо написанных, плохо структурированных документов.Еще хуже то, что большая часть этого контента никогда не читается.

Из делового письма очень легко сделать мешанину. Отчеты и предложения часто пишутся в спешке, слепятся в последнюю минуту, мало задумываясь о впечатлении, которое они произведут, или о воздействии, которое они окажут.

Однако не всегда можно избежать нехватки времени и уровня стресса, и нет реальной причины, по которой люди должны уметь хорошо писать. Написание – это навык, которому нужно учиться, как и любому другому, но даже самые неохотные писатели могут улучшить свои деловые документы, научившись избегать наиболее распространенных ошибок, перечисленных ниже:

.

1.Опечатки, пунктуационные и грамматические ошибки

Любой ценой избегайте ошибок по невнимательности. Они говорят: «Этот человек не умеет писать» или «Этот человек не настолько заботится о том, чтобы проверять, что он написал». И часто они приводят к тому, что клиент задается вопросом, насколько внимательно вы будете относиться к его бизнесу. Прочитайте все. Проверьте, а затем перепроверьте, а затем попросите коллегу проверить еще раз. Вспомогательное редактирование затруднено, и другие люди часто замечают то, чего не заметили вы.

2.Разговоры руководства и модные словечки

Люди устали читать о «синергии» и «высокой производительности». «Передовые» или «инновационные» продукты и услуги в наши дни стоят два пенни, поэтому эти слова действительно отталкивают. Создавайте полезные документы без профессионального жаргона и обращайтесь непосредственно к читателю. Объясните все аббревиатуры и обозначьте термины. Это миф, что читатель чувствует себя снисходительно от объяснений – читатели чувствуют себя уполномоченными повторением терминов, которые они, возможно, уже знают.

3.Забыть читателя

Вместо того, чтобы просто сосредоточиться на том, чтобы «написать это», сначала уделите внимание бедному читателю. Какую информацию они хотят; в какой форме; с какой детализацией? Какое главное сообщение им оставить? Планируйте и структурируйте свой документ на основе того, что нужно клиенту. Только после этого можно начинать писать.

4. Длинные слова и сложные фразы

Это не признак интеллекта, и ваши читатели слишком заняты, чтобы тратить время на их расшифровку.Кому нужно переводить сложные слова и фразы до того, как они смогут понять основное сообщение? Четкий и лаконичный контент передает сообщение. Будьте прямолинейны, делайте свою работу простой и придерживайтесь сути. Интеллектуальный не обязательно означает непостижимый.

5. Сложные предложения

Люди не уделяют деловым документам своего безраздельного внимания. Скорее всего, у них на уме будут другие мысли, поэтому помогите им, избегая длинных сложных предложений, которые им приходится постоянно перечитывать.Пишите четкие и прямые предложения и избегайте ненужных знаков препинания, которые могут сбить читателя с толку.

6. Плохое планирование

Неважно, насколько сжаты сроки, время, потраченное на планирование, никогда не будет потрачено зря. Искушение начать писать немедленно может быть сильным, но в результате часто получается длинный и запутанный контент, который можно быстро отбросить. Решите, какая информация необходима, какая информация желательна, а какая не является необходимой. Затем расставьте приоритеты в своей работе в этом порядке.

7. Неспособность произвести впечатление

Сильное введение привлечет внимание читателя; хороший вывод оставит неизгладимое впечатление. Многие люди начинают свой документ с середины, обещая себе, что напишут введение позже. Что еще более абсурдно, выводы часто полностью игнорируются. Введение и заключение — самые важные части любого документа: не игнорируйте их.

8. Слишком много текста

Пустое пространство — это хорошо; это делает документ более удобным для чтения.В идеале документ должен состоять на 50 % из текста и на 50 % из изображений или пробелов. Слишком много текста, неправильный выбор шрифтов и размеров шрифтов, а также недостаточное межстрочное расстояние могут помешать читателю прочитать контент. Как и содержимое, шрифт и общий вид документа должны быть максимально удобными для чтения. Шрифты без засечек, такие как Arial, например, облегчают чтение больших объемов текста.

9. Сокращения

Некоторые сокращения и аббревиатуры могут быть приемлемыми и общеизвестными в организации, но не считайте само собой разумеющимся, что кто-то за пределами организации их поймет.Многие писатели беспокоятся о покровительстве своих клиентов. Ясность и пояснения не вызывают покровительства — они одновременно расширяют возможности и делают документ более легким и приятным для чтения.

10. Расплывчатость

Везде, где это возможно, используйте количественные выражения. Не делайте заявлений вроде: «Широко известно, что…». Скажите, кто это понимает. Укажите, сколько денег заработала компания. Расплывчатые заявления не имеют воздействия и могут быть неверно истолкованы.

Помните…

Плохо написанный документ может раздражать коллег и клиентов; не удалось мобилизовать
человек; нанести ущерб репутации организации; и может даже потерять бизнес.
И наоборот, хорошо написанный документ является важным бизнес-инструментом: он может продемонстрировать
опыт и знания; влиять на принятие решений; выиграть новый бизнес и помочь построить
бренд. Слова — очень полезный инструмент. Идея или решение бессмысленны, если у вас нет
инструментов для их эффективной передачи. Не торопитесь, следуйте нашим инструкциям и убедитесь, что ваш контент
прочитан.

Об авторе: Программа

Emphasis Training — это название одного из лучших навыков делового письма в Великобритании.Являясь ведущей в стране консультационной компанией по бизнес-письму, мы помогли сотням самых успешных организаций добиться максимального эффекта от их письменной коммуникации с помощью индивидуального внутреннего обучения, открытых (общедоступных) курсов и консультирования по деловому письму.

www.writing-skills.com

 

Пять ошибок делового письма, которых следует избегать

Ваше письменное сообщение многое говорит о вас и вашем бизнесе. Ошибки подобны кусочку брокколи, застрявшему в зубах.Даже если они непреднамеренные, они отвлекают.

Что еще более важно, если вы не установите высокие стандарты, это может иметь серьезные долгосрочные последствия. Джоанн Киллин, бывший президент и главный исполнительный директор Американского общества по связям с общественностью (PRSA), отмечает потенциальное влияние плохой коммуникации:

«В сегодняшней конкурентной бизнес-среде четкое и лаконичное письмо является обязательным условием финансового успеха. Если покупатели или клиенты не понимают, что вы написали, или не понимают, какие товары и услуги вы продаете, как долго вы планируете оставаться в бизнесе, не говоря уже о том, чтобы когда-либо получать прибыль?»

По правде говоря, никто не ожидает, что вы станете лауреатом Пулитцеровской премии или будете знать все когда-либо написанные правила грамматики.Главное — осознавать свои недостатки и находить время для их предотвращения.

Вот пять общих проблемных областей, на которые следует обращать внимание при написании деловых писем:

1. Неспособность быстро и эффективно перейти к делу

Брайан Гарнер, автор книги The Harvard Business Review’s Guide to Better Business Writing, , утверждает: «Одна из серьезных болезней делового письма — откладывание сообщения до середины письма».

Знайте, что вам нужно сказать, и говорите это.Если у вас есть более чем одно замечание, напишите краткий план, чтобы систематизировать свои мысли. (Это также поможет вам определить, какие пункты являются наиболее важными.)

Не ждите, что ваши читатели будут экстрасенсами. Если есть действие, которое вы хотите, чтобы кто-то предпринял, не прячьте его в последнем предложении третьего абзаца.

Если вам нужно перечислить или назвать несколько предметов, пули могут быть вашими лучшими друзьями.

2. Орфографические ошибки

Мы все живем в страхе перед ужасной орфографической ошибкой.Лучший способ избежать ошибок — снизить скорость и использовать проверку орфографии. (Если вы отправляете электронное письмо, дайте инструменту проверки ошибок возможность запуститься, прежде чем нажимать «Отправить».)

Если вы не уверены в правильности написания, воспользуйтесь онлайн-словарем. Если это деловой термин, которого еще нет в словаре, вы также можете выполнить простой онлайн-поиск. Или попробуйте посмотреть, как другой бизнес или издание использует этот термин.

Вы также должны почувствовать себя лучше, узнав, что когда Google Trends опубликовал свою карту слов с наибольшим количеством ошибок в написании в Америке, слово «девяносто» было написано с ошибкой как «девяносто».Карту поправили через несколько часов.

3. Невыносимо длинные предложения

Чаще всего это происходит, когда вы пишете точно так же, как говорите. В то время как разговорный тон может работать, предложение, которое продолжается и продолжается, не работает.

Сравните эти два примера:

Я пытался сделать эту статью дружелюбной и доступной, поэтому я прочитал несколько статей для справки, сделал несколько заметок и постарался сделать все максимально простым, избегая слишком большого количества деталей.

против

Я пытался сделать эту статью дружелюбной и доступной. Я сделал все просто, избегая слишком много деталей.

Более короткие предложения читаются быстрее. Также полезно исключить посторонние темы для разговора. Наконец, если длинное предложение соединено вместе с помощью «и» или «так», попробуйте удалить связующее звено и разделить мысли на отдельные предложения.

4. Злоупотребление апострофом

Согласно Грамматику, Миньон Фогарти, апострофы используются, чтобы показать владение или заменить что-то отсутствующее.

Одной из наиболее распространенных форм злоупотребления апострофом является путаница множественного числа (более одного чего-либо) с владением (владением).

  • Собаки — множественное число — более одной собаки.
  • Dog’s — притяжательный падеж единственного числа — принадлежащий одной собаке.
  • Собаки — притяжательный падеж множественного числа — принадлежащий к группе собак.

Ошибки случаются, когда люди используют dog’s (притяжательное единственное число) вместо Dogs (множественное число). Чтобы предотвратить эту ошибку, спросите себя, имеете ли вы в виду более одного или подразумеваете право собственности.

  • Правильно — у меня пять собак.
  • Неверно — у меня пять собак.

Понимание того, как апострофы работают в сокращениях, также может помочь вам с такими распространенными ошибками, как:

  • Его (принадлежащий ему) и его (это есть).
  • Ваш (принадлежит вам) и вы (вы есть).
  • Там (местоположение), их (владение) или они (они есть).

Честно говоря, апострофы действительно сложны.

  • Вы не используете апостроф, когда используете аббревиатуру во множественном числе, например VIP.
  • Но вы можете использовать апостроф, чтобы сократить 1990-е до 90-х. (Никогда 1990-е.)

Опять же, если вы не уверены, посмотрите.

5. Слепота шаблонов ошибок

Все делают ошибки. Каждый. Что недопустимо, так это отсутствие заботы. Если вы обратите внимание на то, что пишете, вы начнете замечать ошибки, которые совершаете чаще всего. Это также облегчит вам обнаружение этих ошибок.

Такие инструменты, как Grammarly, также могут помочь вам предотвратить ошибки.В зависимости от того, как вы его настроите, вы можете проверить текст, который вы вводите в интерактивные формы, и ваши сообщения в социальных сетях.

Поможет сочетание стандартной проверки орфографии с более продвинутыми инструментами. Но эти инструменты не работают с каждой платформой или устройством, и вам всегда нужно быть осторожным с вещами, которые проверка орфографии не уловит, например, с его против его.

Если вы знаете свой собственный стиль и недостатки, вы даже можете использовать функцию поиска, чтобы убедиться, что вы заметили неприглядные оплошности.

Бонусный совет

Если возможно, постарайтесь не ждать до последней минуты, когда вам будет что написать. Если это действительно важно и вы не хотите рисковать ошибкой, отложите это. Прочтите его еще раз на следующий день перед отправкой. Вы также можете попросить коллегу или коллегу пересмотреть его.

Общение — мощный инструмент. Уважайте его, и это принесет вам еще большее уважение. Не обращайте на это внимания, ну и…

(к вашему сведению: три маленькие точки называются многоточием.)

Топ-9 ошибок делового письма, которые мешают вашей карьере

Слова могут ранить и лечить, а деловая переписка — отличный пример магического воздействия грамотности и стиля на ваших партнеров.

Вы можете непреднамеренно навредить своим коллегам по бизнесу и разрушить свою деловую карьеру. Пожалуйста, ознакомьтесь со следующими ошибками в составлении деловых писем, чтобы в своей переписке в будущем поступать с точностью до наоборот. Автор эссе уверяет, что оформление письма не менее важно, чем его содержание. Посмотрите, какие ляпы допускаются чаще всего. Старайтесь никогда их не повторять.

Ошибка 1. Ходить вокруг да около

Напишите черновик делового письма и трижды перечитайте его.Выплескивайте всю «воду» из текста по мере его прочтения. Сразу к делу, с первых строк. У вашего делового партнера нет неограниченного времени для чтения писем. Поэтому нет необходимости рассказывать предысторию события. Например, вам не нужно описывать в резюме все 25 ваших предыдущих мест работы. Укажите три, правдиво описав период работы и причину увольнения.

Не стоит начинать письмо в коммерческом предложении с восхваления вашей фирмы.Да, вы, как сотрудник, гордитесь своей компанией, но контрагента это не волнует. Ему нужно пять деревянных вагонов по цене на 20% ниже рыночной, так что предлагайте сразу, прямо в первом абзаце. Если партнер сразу не увидит его преимущества, он с большой долей вероятности потеряет интерес к вашему письму. Важный! Чем длиннее ваш текст, тем меньше у вас желания его читать. Вы думаете, что 15 страниц резюме полностью расскажут о вас и помогут получить желаемую работу.

Есть большая вероятность, что не прочитают.Не увлекайтесь, и вы получите преимущество в переписке перед конкурентами. Ведь ваше письмо, вероятно, будет не единственным.

Ошибка 2. Не официальный стиль

Вы пишете деловое письмо, а не рассказ о проведённом лете. Так что никаких ласково-сокращающих слов: «вагоны», «бревна» и «день» уходит на игру с сыном в сборную железную дорогу. Если вы продаете лес вагонами, то пишите в таком духе: «Мы готовы доставить вам 20 вагонов оцилиндрованного бревна за 3 дня.Ошибочно думать, что откровенные и прямые слова помогут вам с партнером. Большинство деловых людей увидят вашу несерьезность даже в одном таком небрежно брошенном слове.

Наметанный глаз опытного менеджера сразу заметит стилистическую безграмотность, после чего ваше письмо бросит тень на репутацию компании. Помогло бы избежать «брудершатов» — это резкий переход на просторечие в деловом письме. Это с большой долей вероятности отнимет очки у вашей деловой репутации в глазах собеседника.

Даже если вы простой человек и любите фамильярность, пожалуйста, не делайте этого в деловой переписке. Вы думаете, что можете поздороваться в официальном стиле и закончить переписку с дружками. Это неправильный подход. Вы должны поддерживать сухое и формальное повествование на протяжении всего поста. Такой подход покажет вашу культуру и знание делового этикета. В бизнесе это очень ценится.

Ошибка 3. Используйте слишком длинные и слишком короткие предложения

Оптимальная длина предложения — две строки.Не следует писать сложные предложения. Даже идеальная с точки зрения русского языка пунктуация сделает текст крайне неудобным для чтения. Но и опускаться до стиля «Ночь. Улица. Фонарь. Аптека.» Если вас натолкнет на мысль, что вы не умеете ставить запятую и тире. Прием двух коротких предложений часто используется для сокрытия своей неграмотности. В идеале чередовать предложения разной длины. Тем самым вы продемонстрируете свою культуру письма, умение выражать свои мысли и заботу о читателе.

Ошибка 4. Пишите деловое письмо как цельный холст

Правильно отформатируйте текст. «Листы» предложений без списков и подзаголовков выглядят малоинформативно и сложно для понимания. Создавайте нумерованные или маркированные списки, выделяйте подзаголовки, используйте жирный шрифт или курсив для основных слов. Ваше письмо должно с первого взгляда на текст передать получателю основную мысль сообщения. Хорошо, если в глаза бросаются цифры, статистика, экспертные заключения и другая проверенная и конкретная информация.Информация, размещенная в маркированных списках, читается очень легко. Так получатель письма сразу поймет, что именно вы хотели сказать своим сообщением.

Ошибка 5. Использование строчной буквы в начале предложения

Эта ошибка — обычная лень, которая проявляется в переписке в социальных сетях. В неформальных сообщениях допустимо начинать предложение со строчной буквы, но в деловой переписке это большая безграмотность. Человек, прочитавший это письмо, увидит неуважение к себе.Его о чем-то просят, он делает разумное предложение, но даже не собирается писать первое слово в предложении с большой буквы. Это верх хамства в деловом общении.

Если сотрудник позволил себе такой ляп в резюме, вряд ли он получит должность менеджера, не говоря уже о более высокой вакансии. Такой макет письма свидетельствует о низкой культуре, незнании русского языка и нежелании разбираться даже в азах деловой переписки. Поэтому такой «специалист» может претендовать на работу грузчиком, дворником или водителем, где бумажная работа и общение с людьми сведены к минимуму.

Ошибка 6. Быть умным и использовать слова, которых вы не понимаете

Без профессиональной лексики не обойтись. Глупо заменять устоявшееся словосочетание «цилиндрическое бревно» фразой «бревно в форме цилиндра». Такая подмена показывает вашу профессиональную безграмотность. Но не стоит для делового общения слишком часто использовать малопонятные для большинства людей заимствованные аналоги.

Если вы перенасыщаете свое деловое письмо сложными словами и фразами, велика вероятность того, что получатель вас неправильно поймет.То есть он поймет смысл, который вы вкладываете в комментарии, но произведет на вас свое не очень положительное впечатление. Когда вы используете заимствованные, устаревшие или жаргонные слова в деловом письме, вы, вероятно, хотите показать свою грамотность и интеллект. Получатель письма совсем иначе оценивает ситуацию, перед глазами предстает образ человека, который может выделиться лишь парой не очень удачно вставленных редких слов.

Ошибка 7. Ставьте ультиматумы

Трудный день на работе и трудности, наложенные на стиль написания делового письма.Ваше волнение, гнев и обида могут легко выплеснуться на бумагу. Например: «Если не хотите платить больше, купите у нас 5 вагонов бревен в течение 3 дней — скидка 20%. Автор фразы хотел сделать хорошее деловое предложение, от которого не хочется отказываться. Но получатель вполне резонно воспринял эту фразу как приказ.

Зачем ему срочно покупать пять вагонов круглого леса? Может быть, он и не нужен сейчас. К приведенной фразе логично хочется добавить продолжение: «Иначе мы введем санкции.Партнера не просят купить товар, а принуждают к этому, используя приемы ультиматумов и давления на психику. Коммерческое предложение лучше оформить следующим образом: «Уважаемый партнер, ознакомьтесь, пожалуйста, с нашими новыми ценами. Вы можете заказать пять автомобилей из бревен со скидкой 20%. Предложение будет действительно в течение трех дней. Спасибо за внимание.

Ошибка 8. Изменить тему письма

Если в вашем письме речь идет о коммерческом предложении о продаже бревен, то можно не добавлять в конце, что ваша компания занимается изготовлением мебели.Серьезные люди пришлют за это отдельное письмо. Важный! Для деловой переписки актуально правило: одно письмо – одна тема. Точность и конкретика приветствуются. Предлагать «все и сразу» — удел бизнесменов низкого класса. Если в одном коммерческом предложении несколько вопросов, целесообразно их пронумеровать. Например:

 

  • Условия поставки бревен.
  • Порядок оплаты товара.
  • Прием претензий.
  • Гарантия на продукцию.

 

В течение дня среднестатистический адресат получает огромный поток информации из разных источников. Поэтому приходится переключаться с одной темы на другую. Дайте человеку возможность сразу и без недопонимания понять, что вы хотите в письме. Для этого используйте правило «одна буква, одна тема».

Ошибка 9. Заглавные буквы, много восклицательных знаков, смайлов и т. д.

Восклицательные знаки используются в художественной литературе для выражения сильных чувств.Выражению не место в деловом общении, поэтому вообще не стоит использовать этот знак препинания в официальной письменной речи. Было бы лучше, если бы вы не писали заглавными буквами, чтобы выделить важную часть текста. Обилие заглавных букв создает у собеседника впечатление, что на него орут. Об успехе такого делового письма можно вообще забыть. Дефис — символ тайны и недосказанности. Художественный прием часто используется в романтической переписке, когда девушка хочет создать загадку в глазах молодого человека.

Для делового общения такой подход неприемлем. Здесь нет места секретам – все должно быть четко, точно и понятно. Аналогично со скобками в конце слова и смайликами. Вы хотите показать человеку свое дружелюбие и привязанность, а на деле он видит несерьезность и полное игнорирование установленного этикета делового общения.

Заключение

Пожалуйста, запомните эти простые правила деловой переписки и не дайте безграмотности разрушить вашу карьеру.Грамотность всегда приветствуется и будет встречена восклицательным знаком. Неграмотность, скорее всего, положит конец вашей карьере в бизнесе.


 

Об авторе

Яна Рухарт — блогер с обширным опытом в области творческого письма, психологии и инструментов цифрового обучения. Яна делится своим опытом в блоге WowEssays.com, в частности, делясь хитростями в области академического письма. Яна дает практические советы, которые помогают большому количеству студентов при поступлении в колледж или университет.

4 распространенные ошибки делового письма

Хорошо писать бывает сложно даже тем, кто занимается этим профессионально. Английский язык изобилует возможностями использовать неправильные слова, пунктуацию, синтаксис или стиль. И в то время как некоторые могут отмахнуться от неспособности общаться в письменной форме, как от ничего страшного, другие говорят, что это имеет большее значение, чем вы думаете.

Письменные, коммуникативные и организаторские навыки пользуются большим спросом почти во всех сферах деятельности, даже в таких областях, как ИТ и инженерия, но работодателям трудно их найти, согласно исследованию, проведенному компанией Burning Glass Technologies, занимающейся разработкой программного обеспечения для анализа рынка труда.

Неумение хорошо писать также может повредить вашему личному бренду и эффективности. «Если у вас репутация плохого коммуникатора, плохого писателя, когда приходят электронные письма и они видят, что они от определенного человека, многие люди могут просто удалить их, прежде чем прочитать. Типа: «О, я знаю, что в этом нет ничего важного», — говорит тренер по деловому письму Джоди Торпи.

Хотя научиться хорошо общаться в письменной форме — это навык, требующий практики, есть некоторые хитрости.Здесь профессиональные тренеры по письму рассказывают о наиболее распространенных ошибках письма, с которыми они сталкиваются, и о том, как не забывать их делать.

Использование неправильного тона

Одна из распространенных ошибок, которую тренер по деловому письму Вилма Дэвидсон, автор книги Деловое письмо: что работает, а что нет , часто замечает в своей коучинговой практике, заключается в том, что она просто пишет неуместно для аудитории. Она говорит, что неправильный тон может оттолкнуть людей, будь то игнорирование того, что волнует получателя, или это звучит так, как будто вы ругаете, когда исправляете поведение.Сегодня люди должны учитывать культурные различия для глобальной аудитории.

Раствор.  Визуализируйте получателя, предлагает консультант по деловому письму Натали Канавор, автор книги Деловое письмо для чайников . «Просто найдите минутку, чтобы увидеть их в своей голове, посмотреть на их офис, услышать их голос в своей голове», — говорит она. Когда вы видите аудиторию как реального человека или людей, вы, скорее всего, будете обращаться к ним в тоне, который резонирует с ними.

Спрятать ключевое сообщение

В журналистике это называется «спрятать лед» или «вести» к другим.И это просто означает, что вам нужно слишком много времени, чтобы добраться до сути. Предоставление контекста или хронологии может быть необходимо, но укажите свою цель или укажите заранее, а затем углубитесь в детали, говорит Торпи.

Раствор.  Пиши как журналист, — говорит Торпи. Журналисты обычно используют подход «перевернутой пирамиды» к письму, излагая самые важные факты — кто, что, когда, где и почему — заранее. Затем они предоставляют фон и вспомогательный материал для своей истории. Таким образом, даже если читатель не закончит письмо или документ, у вас все равно будет шанс донести свою точку зрения.

Совершение оплошности слов

Если социальные сети и научили нас чему-то, так это тому, что в использовании некоторых слов возникает большая путаница. Использование неправильного слова может сделать ваше письмо запутанным или даже изменить смысл того, что вы написали, и может заставить аудиторию усомниться в вашем интеллекте. Сенка Хаджимуратович, руководитель отдела коммуникаций грамматической платформы Grammarly, указывает на часто неправильно используемые слова, такие как:

  • Чем по сравнению с тогда: «Чем» является сравнительным, в то время как «тогда» может означать в то время или в следующий раз/ пространство/порядок.
  • Проиграть или потерять: «Проиграть» — это глагол, который может означать неудачу в победе, потерю места или освобождение от чего-то или кого-то. «Свободный» — прилагательное, означающее «не тугой».

Она также говорит, что у людей часто возникают проблемы с путаницей омофонов, таких как:

  • Их/Там/Они: «Их» означает «принадлежащие им». «Там» указывает на место. «Они» — это сокращение от «они есть».
  • Ваш/Вы: Ваш означает «принадлежащий вам».You’re — это сокращение от «you are».

Раствор.  «Хотя они могут звучать одинаково, их различия звучат громко и ясно, когда они написаны. Их путаница часто может дискредитировать ваш текст на работе, поэтому мы настоятельно рекомендуем вычитывать текст, чтобы убедиться, что вы используете правильное слово», — говорит Хадзимуратович. Чтение документа вслух также может помочь вам определить случаи, когда вы использовали неправильное слово. И особенно внимательно смотрите, когда видите апостроф. Если это не сокращение двух слов или демонстрация владения, это, вероятно, неправильно, добавляет она.

А бывают случаи, когда даже использование правильного слова может быть проблематичным. Хадзимуратович указывает, что слово «независимо» означает то же самое, что и «независимо». Но словари считают его нестандартным, и люди испытывают к нему сильные чувства. Grammarly провела опрос, и 74% читателей не учли ни слова. В таких ситуациях может быть лучше заменить более общепринятым словом.

Включение проблемных оборотов фразы

Использование устаревших фраз, разговорных выражений или идиом может быть проблематичным.Хадзимуратович говорит, что их может быть трудно выучить, и они плохо переводятся в бизнес-среде. Например, фраза «Мне все равно» чаще всего используется, чтобы показать, что у вас больше нет интереса. Сказать: «Мне все равно» — значит, на самом деле, подразумевать, что у вас больше возможностей заботиться. Фраза для тех, кто хочет сказать, что они действительно достигли предела своего ума, звучит так: «Мне все равно».

Раствор.  «Избавьтесь от клише, — говорит Дэвидсон. «Они ничего не делают для вашего письма.Когда вы обнаружите, что полагаетесь на заезженные фразы, найдите другой способ выразить то, что вы имеете в виду.

ошибок, которых следует избегать в деловой переписке — видео и расшифровка урока

Знай свою платформу

Электронная почта и текстовые сообщения вне профессионального контекста часто очень неформальны. Отсутствие заглавных букв, частые сокращения, несколько восклицательных знаков и даже смайликов не редкость в личной электронной почте или общении в социальных сетях. Однако при отправке деловой электронной почты или текстового сообщения лучше всего придерживаться стандартных правил письменного общения, как если бы вы отправляли официальное письмо.Может показаться заманчивым выразить свое волнение по поводу предстоящего проекта с помощью пяти восклицательных знаков или счастливого лица, но это действительно неуместно в деловой обстановке и может сделать ваш текст менее профессиональным, даже если сам контент очень хорош.

Если вы используете внутриофисный чат-клиент, обычно можно использовать более неформальный язык и даже смайлики при отправке мгновенного сообщения, если вы уверены, что ваше сообщение понятно. Если вы сомневаетесь, не рискуйте и используйте полные предложения и профессиональный язык.

Не знаете, какая степень формальности подходит для вашей компании? Берите пример с более высокопоставленных сотрудников вашего бизнеса. Насколько официально или неформально они общаются по электронной почте? Отличается ли это от того, как они общаются в мгновенных сообщениях или в общекорпоративных сообщениях? Обратите внимание на то, как они адаптируют свой стиль общения к своей аудитории и среде. Это может помочь вам понять ожидания от вашего конкретного рабочего места.

Знай свое душевное состояние

Письменные сообщения не только могут быть неверно истолкованы, но и являются постоянным источником ваших мыслей и мнений.Электронные письма и другие онлайн-формы письменного общения можно сохранять и пересылать кому угодно, поэтому вы должны быть уверены, что не отправите быстро сообщения, о которых впоследствии можете пожалеть. Если вы испытываете искушение написать гневное или пассивно-агрессивное сообщение после особенно напряженной встречи или раунда конструктивной обратной связи, спросите себя, действительно ли стоит его отправлять. Как бы вы себя чувствовали, если бы ваш босс увидел это? Если вы злитесь или обороняетесь, возможно, сейчас неподходящее время для написания каких-либо сообщений.Потратьте некоторое время, чтобы остыть, и убедитесь, что вы находитесь в спокойном, рациональном состоянии ума, прежде чем начать писать.

Если вы спешите получить сообщение, возможно, перед тем, как отправиться на выходные, вы, скорее всего, совершите ошибку, например, случайно нажмете «ответить всем», а не просто «ответить» в электронном письме. В наши дни очень легко отправить сообщение получателю или нескольким получателям, которых вы не собирались. Это может быть особенно проблематично, если ваше сообщение содержит личную или конфиденциальную информацию.Убедитесь, что вы точно знаете, кто и кто не собирается читать ваше сообщение, прежде чем нажать «Отправить». Дополнительные 30 секунд, которые вы потратите на проверку правильности списка получателей, могут впоследствии избавить вас от головной боли.

Резюме урока

В зависимости от того, с кем вы общаетесь и какое средство вы используете, уровень формальности, необходимый для делового письма, может варьироваться. В целом рекомендуется всегда использовать правильную орфографию, пунктуацию и грамматику в деловой переписке, поскольку эти меры помогут гарантировать, что ваше сообщение будет понято.Вероятно, лучше избегать шуток или сарказма в деловой переписке, и, безусловно, разумно перепроверить список получателей, прежде чем отправлять сообщение. Лучший способ избежать распространенных, но потенциально дорогостоящих ошибок в деловой переписке — подумать о том, кто будет читать ваше сообщение и как они отреагируют.

8 типичных ошибок стиля, которые должен знать каждый писатель

Вы боретесь со стилем? В этом посте мы рассмотрим восемь распространенных ошибок стиля, которые должен знать каждый писатель.

Стиль важен.

Руководство по стилю определяет стиль публикаций и веб-сайтов. Писатели пишут, а редакторы редактируют в соответствии со стилем.

Но правильный стиль также может быть трудным для достижения. Произведение может меняться между формальным или неформальным стилем с помощью одного слова. Компании могут начинаться или рушиться только из-за простого стиля.

Стиль должен отслеживаться. Нам нужно знать, следует ли нам использовать двойные или одинарные кавычки , или это « электронная почта » вместо «электронная почта» в тексте.

Вот как добиться лучшего и последовательного стиля письма.

Основы стиля

Что такое стиль?

Стиль означает то же самое для письма, что и для моды. Это меняет восприятие того, на что вы смотрите.

Деловой, личный, формальный и неформальный стиль — все это типы стиля. Вы создаете стиль , используя грамматику, тон, пунктуацию, орфографию и форматирование.

Ваш стиль может быть болтливым, красноречивым, расплывчатым или окольным.

Прочтите: 60 слов для описания стилей письма

Публикации, журналы и веб-сайты имеют свой собственный стиль. Руководства по стилю — это документы, в которых отслеживаются формат и стиль.

В вашем блоге используется оксфордская запятая или нет? Это стиль на работе.

Всегда спрашивайте рекомендации по стилю, когда пишете для новых клиентов или публикуете.

8 типичных ошибок стиля, которые должен знать каждый писатель

Вычитка означает проверку правописания и грамматики , но также и стиля.Если вас не устраивает стиль, следующий черновик может это исправить.

Вот более пристальный взгляд на восемь распространенных ошибок стиля, которые должен знать каждый писатель.

1. Написание без личного руководства по стилю

Всегда отслеживать особенности стиля.

Стиль легче подобрать с помощью собственного личного руководства по стилю.

Прочтите: Что такое руководство по стилю и зачем оно мне нужно?

Мне больше нравится Calibri, чем Times New Roman. Пункт 12 читается легче. Иногда мне нравится использовать пунктов списка .Заголовки выглядят так.

Руководство по стилю AJC хранится для постов в моем собственном блоге. Просто поверь мне, это проще.

Руководство по стилю должно включать шрифты, информацию о форматировании и особенности грамматики.

Прочтите: 6 основ, которые следует включить в ваше руководство по стилю

2. Непоследовательный стиль

Стиль должен быть последовательным.

Писатель не может использовать оксфордскую запятую в первой половине своей книги, но не во второй. Письма не могут начинаться формальным стилем, а заканчиваться словами «Ура, товарищи!»

Это повод всегда проверять стиль письма.Затем проверьте еще раз. Руководства по стилю обеспечивают согласованность.

Прочтите: Важность руководства по стилю

Для публикаций руководства по стилю также держат авторов и редакторов на одной странице.

3. Отсутствие стиля в общении

Стиль предназначен не только для постов и публикаций в блогах.

Также важно отметить ваш стиль и тон при любом общении.

Прочтите: 4 способа, которыми руководство по стилю произведет революцию в письменной форме вашей организации

Деловое общение требует делового стиля.Для обмена сообщениями с редактором, которого вы знали десятилетиями, может потребоваться более расслабленный стиль.

Стиль письма также может иметь значение между друзьями: вы когда-нибудь видели, как дружба портится из-за грамматических ошибок или смайликов?

Это просто стиль в работе.

4. Принятие тона за стиль

Стиль можно определить в руководстве, но тон индивидуален.

Тон автора диктует путь читателя. Если писатель зол, читатель может посочувствовать или нет.

Прочитано: 155 слов для описания тона автора

Тон и стиль — близкие друзья, но это не одно и то же.Не забывайте рассматривать их как отдельные элементы при редактировании письма.

Всегда обращайте внимание на свой тон, когда пишете. Это имеет значение для читателя. Это влияет на настроение читателя.

Прочтите: 140 слов для описания настроения

5. Переход на личности в бизнесе

Деловой и личный стиль никогда не сочетаются.

Фамильярность непрофессиональна. Деловое письмо не может читаться как журнал сплетен. Но журнал сплетен не может читаться так же, как история интернет-поиска друга.

Все дело в стиле.

В деловой переписке следует отдавать предпочтение официальному адресу. Читабельность высокая, язык простой . Деловой язык и стиль достигают своей цели.

Прочтите: 10 способов улучшить свой деловой стиль письма

6. Форсирующий стиль

Редакторы и читатели могут видеть, когда автор использует незнакомый стиль. Это кажется изменчивым.

Печальным примером является статья, в которой используется жаргон, чтобы «не отставать» от «крутых ребят».

Не навязывайте стиль. Стиль должен быть естественным.

Читайте: Как найти свой писательский голос и 7 вариантов, влияющих на стиль писателя

Если вы работаете с руководством по стилю, изучайте его до тех пор, пока оно не станет естественным. Если у вас возникли проблемы с правильным стилем во время написания, пересмотрите стиль во время редактирования.

7. Главный стиль Дома

Стиль Дома сообщает редакции и писателям, что им нужно.

Таблица стилей указывает собственный стиль.Форматирование, грамматика и текстовые атрибуты для публикации — все здесь.

Но это не единственное определение стиля.

Писатели тоже могут иметь индивидуальный стиль. Стивен Кинг пишет иначе, чем Кэти Рейхс . Читатели могут рассказать, фанаты могут рассказать больше, а редактор почти наверняка знает.

Индивидуальный стиль иногда называют вашим письменным голосом или литературным стилем.

Индивидуальный стиль требует времени. Публикация индивидуального стиля требует тесных отношений между писателем и редактором: Hunter S.Томпсон стал Гонзо , потому что его редакторы позволили ему это сделать!

8. Отсутствие стиля

Хорошие писатели изучают стиль.

Хороший писатель усваивает стиль из произведения независимо от того, уделяет ли он ему особое внимание или нет.

Статья в The Guardian выглядит иначе, чем статья в The Telegraph из-за разных стилей, авторов и руководств по стилю.

Книги, изданные Penguin, не будут иметь того же шрифта или размера, что и книги Orion, по тем же причинам.

Познакомьтесь со стилем и его отличительными чертами.

Последнее слово

Writers Write — полезный ресурс для писателей, редакторов и других многословных фрилансеров. Мы надеемся, что этот пост поможет вам исправить распространенные ошибки стиля.

Прочитайте эти две статьи от Writers Напишите о том, как вы можете улучшить свой стиль письма помимо этого поста:

  1. Руководство по стилю
  2. 4 стиля письма, которые должен знать каждый

Если вам нужна практическая помощь в изучении грамматики и стиля, купите The Complete Grammar Workbook.

Главный совет . Узнайте больше о наших рабочих тетрадях и онлайн-курсах в нашем магазине .

  Алекс Дж. Койн. Алекс — писатель, корректор и постоянный игрок в карты. Его статьи о картах, бридже и игре в карты появились в журналах Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine и Caribbean Compass. Свяжитесь с нами на сайте alexcoyneofficial.com.

Если вам понравилось, прочитайте другие сообщения Алекса:

  1. 6 практических методов исследования для всех писателей
  2. 7 советов по писательскому мастерству от Трумэна Капоте
  3. Пошаговое руководство, которое поможет вам в написании пресс-релизов
  4. Руководство писателя по гонзо-журналистике
  5. Полное руководство по написанию призраков (для клиентов и писателей)
  6. Написание песен для начинающих – Часть 2
  7. Написание песен для начинающих – Часть 1

Главный совет : Узнайте больше о наших рабочих тетрадях и онлайн-курсах в нашем магазине .

Как избежать самой большой ошибки в деловой переписке

Упомяните навыки письма большинству людей, и они закатят глаза, прежде чем признаться в том, что орфография/грамматика/пунктуация/все три всегда были их самым слабым звеном. Тем не менее, когда они это делают, они упускают суть.

Эти вещи, безусловно, имеют значение. Электронное письмо, полное опечаток, или плохо расставленное предложение почти наверняка подорвут доверие к вам и могут оставить людей, которые его прочитают, в замешательстве.Но есть и другие ошибки, которые могут нанести гораздо больший вред.

Главным из них является неспособность сосредоточиться на том, что нужно и чего хочет ваш читатель.

Где все идет не так

Проблема в том, что слишком много документов и сообщений сосредоточены на потребностях автора, а не читателя. Это большая ошибка, хотя и объяснимая. В конце концов, когда мы пишем, наша главная цель — выполнить работу.

Подумайте об этом несколько секунд. Представьте, что сейчас утро понедельника, и перед вами стоит список дел длиной с Великую Китайскую стену.Прямо вверху находится отчет для правления, который вы откладывали в течение последних трех недель, и он должен быть готов сегодня к 17:00. Ваша основная цель: (а) внимательно рассмотреть членов правления и их индивидуальные приоритеты или (б) записать чертову вещь, чтобы вы могли вычеркнуть ее из своего списка и снова расслабиться?

Поздравляем, если вы выбрали (а). Побалуйте себя чашкой чая или латте в ремесленной кофейне за углом. Вы на пути к тому, чтобы стать суперзвездой делового письма, и вам не нужно читать дальше.Наверное. (Возможно, прочитайте на всякий случай.)

Если вы выбрали ответ (b), поздравляю вас тоже — за вашу честность и за то, что вы нормальный человек.

Ты против дедлайна

Это потому, что сосредоточение внимания в первую очередь на собственных приоритетах — это совершенно нормальный механизм выживания, выработанный миллионами лет эволюции. Нашему мозгу каменного века трудно отличить приближающийся крайний срок от хищника за пределами пещеры, который хочет съесть нас на обед. Поэтому наш первый порыв – убежать от него (именно поэтому вы не написали отчет три недели назад).

И когда вы больше не сможете убежать от него (помните, что у вас теперь только время до 17:00, и вы в пещере), вашим естественным приоритетом всегда будет просто избавиться от угрозы. Таким образом, вы собираете все свое мужество и бежите прямо к нему, сосредоточившись исключительно на своих потребностях (избегая неодобрения босса — хотя, по общему признанию, это все же немного предпочтительнее, чем ужасная насильственная смерть).

К сожалению, это редко дает наилучшие результаты, по крайней мере, когда речь идет о сроках.(Если за пределами пещеры есть настоящий хищник, вам лучше разобраться с этим и вернуться к этому сообщению в блоге позже.) Может быть, вы, наконец, запустите шаблон отчета на доске и заполните пробелы под стандартными заголовками. Вскоре успех становится количеством слов, которое увеличивается урывками. И все готово, когда вы заполнили достаточное количество страниц, изменили дату в заголовке по умолчанию и отправили его по электронной почте советнику генерального директора.

Это будет не лучшая твоя работа. Но не волнуйтесь: он также не будет подвергаться опасности изменить статус-кво или выделиться среди других 17 отчетов правления, которые были написаны в аналогичных обстоятельствах.Это будет просто еще один в куче.

Когда деловые письма идут плохо

Члены Правления

привыкли бороться с неоптимальными документами, которые выглядят точно так же, как и все остальные. Ваш ничем не отличается. К сожалению, это также вряд ли выделит вас как человека выше среднего и, следовательно, не продвинет вашу карьеру. Чтобы создать что-то, что будет делать обе эти вещи, вам нужно встать на место читателя. Тем не менее, большинство людей этого не делают, потому что они, естественно, сосредоточены на своих собственных приоритетах (именно поэтому все эти отчеты выглядят одинаково).

На самом деле, неумение поставить себя на место читателя — это не только нормально, но и обычно главная причина, когда деловые письма идут плохо. Мы говорим здесь не только об отчетах правления. Он также производит письма клиентов или электронные письма, которые отталкивают клиента. И именно поэтому так много ответов службы поддержки в чате в конечном итоге не помогают вообще.

Помните тот мгновенный разговор в чате с вашим провайдером домашнего широкополосного доступа, который потребовал 20 минут, чтобы рассказать вам, что вы сказали в своем первоначальном вопросе? Человек, который это сделал, вероятно, был отвлечен целями ответов и большим красным светодиодным дисплеем в центре офиса, показывающим, сколько клиентов им еще нужно ответить.

Эта неспособность соединиться с точкой зрения читателя также является причиной того, что так много предложений по открытию нового бизнеса начинаются со страницы за страницей о том, насколько хорош поставщик. Поверьте, клиент будет заботиться об этом только в том случае, если она думает, что вы можете решить ее проблему. Поэтому сначала сосредоточьтесь на ее проблеме, а затем на своем решении. (Выполняйте эти действия хорошо, и она сделает собственное заключение о вашей пригодности. Тогда остается только подтвердить это мнение и успокоить ее, описав свой опыт и, возможно, несколько отзывов клиентов.)

Это также может привести к тому, что мы произведем неправильное впечатление даже при самом простом общении. Например, уведомление от магазина о часах работы, в котором просто говорится: «Мы закрыты по средам», подчеркивает негатив и, по сути, сообщает покупателям, что магазин не может для них сделать (т. е. обслуживать их по средам). Также упускается возможность сказать, что они открыты шесть дней в неделю, включая выходные.

Преодолейте стандартную проводку вашего мозга

Но, как я уже сказал, это то, что делает большинство из нас, потому что мы так устроены.И, учитывая это естественное предубеждение к себе, может потребоваться почти сверхчеловеческая сила воли, чтобы переключить внимание на человека, для которого вы пишете или для которого вы пишете. Так что ты можешь сделать?

Один из лучших известных мне способов — начать с записи того, что вы уже знаете о предполагаемом читателе, включая то, что ему больше всего нужно и чего он хочет от биржи, а также то, что он уже знает. В коротком сообщении (таком как электронная почта или ответ службы поддержки) этого вполне может быть достаточно, чтобы изменить ваше мышление с настроек по умолчанию.

Более длинные документы требуют немного больше усилий. Отчасти это связано с тем, что они более сложны и, следовательно, содержат гораздо больше ловушек, которые могут заманить вас обратно к мышлению, ориентированному на писателя. И отчасти это потому, что мы склонны откладывать их написание, поэтому мы, скорее всего, будем под большим давлением, чтобы закончить к тому времени, когда мы это сделаем. (Другими словами, мы снова сосредоточены на наших потребностях, а не на потребностях читателя.)

Решение из пяти шагов

Так что вам нужно что-то сделать, чтобы вырваться из этого мышления.Вот как:

1. Сначала загрузите нашу анкету читателя здесь (PDF) и распечатайте ее.

2. Тогда завершите (ручкой, а не только в голове). Это запустит процесс переориентации.

3. Оттуда спланируйте свой документ, используя предпочитаемый метод. (Мне нравятся интеллект-карты, так как они помогают мне увидеть связи, которые в противном случае могли бы быть неочевидными.) Но — и это очень важно — постоянно возвращайтесь к заполненной анкете, чтобы не ошибиться в своих потребностях.Планируя, ставьте знак вопроса рядом со всем, что вам еще нужно проверить или выяснить.

4. Найдите ответы на любой из вопросов в 3. Это также очень важно, так как вам нужно хорошенько подумать и устранить любые сомнения, прежде чем вы начнете писать.

5. Тогда и только тогда напишите свой документ. (Здесь я объяснил, как это сделать быстро.)

Обратите внимание, что шаги 1–4 должны облегчить большую часть проблем из 5.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.