Таск менеджеры – ТОП-7 таск-менеджеров

выбираем систему управления задачами для web-студий / PTYSH corporate blog / Habr

Как мы уже рассказывали в предыдущих постах, прежде, чем создать PTYSH мы попробовали всё мы протестировали множество систем управления проектами и задачами, чтобы выбрать хорошие идеи для собственной разработки. Была проделана не просто колоссальная, а титаническая работа, результат которой обидно просто так забыть, тем более, что выбор системы управления проектами нередко ставит в тупик самых искушённых руководителей. Ещё сложнее выбрать систему для web-студии. Вы спросите: «Так это, вы что, создали кучу аккаунтов и протестировали все эти системы за меня?»

Прежде, чем погрузиться в лонгрид о системах, коротко определим, какие потребности мы учитывали. Что такое web-студия? Это компания, внутри которой происходит очень быстрая работа одновременно над несколькими проектами, каждый из которых может находиться на разном этапе. Таким образом, сотрудники вынуждены жёстко приоритизировать задачи и помнить о самых незначительных деталях, которых при создании и управлении сайтами не счесть.

Исходя из этого, мы будем искать:

• вложенные иерархии проект-задача-подзадача
• удобные формы создания задачи
• чек-листы с возможностью отображения закрытых подзадач
• быстрый доступ к полям задачи для изменения параметров
• быстрое развёртывание системы
• возможность назначения и изменения исполнителей и фолловеров
• возможность создания обособленных групп для фрилансеров
• возможность создания дополнительных кастомных полей и изменения названия сущностей.

Конечно, окружение таск-менеджера также не будет обделено вниманием, но акцент будет сделан на перечисленные параметры. И да, все скриншоты кликабельны — можете рассмотреть их поближе.

Для тех, кто любит погорячее

В этот раздел попали системы, которые привычно используются, например, как багтрекер или система управления инцидентами и тикетами, но заслуживают внимания и как таск-менеджеры. Оговорюсь сразу — большинство из них слишком сложны и громоздки для бизнес-процессов web-студии, но всё же представляют интерес.

TrackStudio

Пожалуй, это самая необычная система из всех, что мне пришлось изучить. Магия IT-ретро начинается с самого процесса установки, когда приходится разворачивать сервер-менеджер на десктопе, вручную создавать чистую базу данных и затем уже заходить в web-интерфейс системы, попутно поглядывая за состоянием базы. Столь же необычен и интерфейс, пришедший к нам из середины 2000-х. Впрочем, это не лишает TrackStudio неплохих возможностей управления проектами. Если кто-то надумает разбираться, сильно рекомендую вооружиться документацией: там много полезного и для пользователей и для разработчиков. Лично меня успокоило название раздела «Как управлять миром с помощью TrackStudio». Собственно, этим я и занялся. Сразу скажу, что TrackStudio — история совсем не для web-студий, потому что таким, как мы, это просто не нужно. Такой функционал и мощные инструменты доработки больше подойдут крупным компаниям, зажимающим деньги на дорогие системы или же компаниям-девелоперам: на мой взгляд, TrackStudio можно заточить и под систему управления разработкой, и под багтрекер, и под систему управления тикетами и инцидентами. Несмотря на такое заявление, я всё же остановлюсь на управлении проектами подробнее.

Задачи собираются на рабочем столе системы и одновременно имеют представление в виде дерева. Главной сущностью является проект, в котором можно создавать другие проекты и задачи. С помощью TrackStudio можно создавать различные категории задач (баги, требования, информация и проч.), они будут отображаться в привязке к проекту. Категория задач требует настроить связи между категориями (где может создаваться задача) и позволяет настраивать триггеры (тогда при создании и редактировании задачи может исполняться созданный пользователем скрипт). По всем проектам можно построить отчёты в виде списка, детализации, отчёт о распределении, о затраченном времени, о структуре задач, тренд, табель и диаграмму Ганта. Некоторые отчёты выгружаются в XML и формате MS Project, это кому-то может быть нужным для подгрузки во внешние системы. Диаграмма Ганта не далеко ушла от интерфейса системы, выглядит довольно олдскульно и работает только как отчёт — перетаскивать и редактировать линейки не получится.

TrackStudio — сильное и интересное решение для тех, у кого есть навыки программирования и время на длинный старт. Убеждён, при долгой настройке и подготовке система может принимать любое обличие и надёжно решать различные задачи, тем более, что её можно настроить для любой СУБД. Однако для скромной (да и не скромной тоже) web-студии решение слишком сложное, к тому же в TrackStudio нет готового удобного механизма завершения задач, чек-листов, быстрых моделей управления задачами (назначения, делегирования, контроля и проч.).

Redmine

В сети можно прочитать тысячи хвалебных отзывов, посвящённых Redmine. Причём хвалят его и как багтрекер, и как таск-менеджер, а значит, мы не имеем права пройти мимо. Признаюсь честно, мне не часто приходилось работать с командной строкой в Windows, но Redmine решил забрать мою душу приучить меня к ней. Я обложился мануалами и за долгую ночь научился прямо из командной строки ставить Ruby, DevKit к нему, разворачивать СУБД MySQL и запускать Redmine как службу в Windows. Но речь идёт всё ещё о web-студиях, зачем им столько мороки, неужели нет какого-нибудь готового установочного пакета для людей, не обременённых знанием разработки или системного администрирования? Ответ я нашёл в комментариях к посту на Хабре.

Там же я нашёл самое точное название того, чему посвятил часть ночи.

Bitnami разворачивает Redmine в считанные минуты. Итак, если вы не любитель перечисленных выше операций, запускаем Redmine в браузере и используем его как систему управления задачами.

Redmine очень прост: минималистичный дизайн, простое меню и хороший набор понятных настроек. Перед тем, как приступить к работе в таск-менеджере, стоит зайти в настройки в разделе «Администрирование»: там можно создать кастомные наборы трекеров, категорий задач, задать наборы колонок, которые будут отображаться в списках задач. Такая подготовительная работа позволит управлять задачами изначально упорядоченно.

Задачи в проекте создаются просто: название, поле описания, степень готовности, трудозатраты, дедлайн, статус. Менять статус выполнения (в том числе закрывать) можно только посредством редактирования задачи. Чек-листы не предусмотрены. Все задачи отображаются в виде календаря и на диаграмме Ганта: при наведении курсора на отрезок задачи можно видеть её карточку, перетаскивание элементов мышью не предусмотрено. В отдельном окне можно видеть документы проекта, вести обсуждение на форуме, создавать и наполнять полезной информацией Wiki.

На мой взгляд, Redmine хорош именно благодаря многочисленным настройкам (ну и бесплатности, конечно). Хорош он и как багтрекер, и как таск-менеджер, особенно для компаний, в которых задачи не требуют детального дробления, но активно обсуждаются и важно сохранить накопленный опыт обсуждения.

Jira

Раз уж речь зашла о Redmine, то остановимся и на Jira — ещё одной системы, популярной у разработчиков. При запуске Jira предлагает пользователю выбрать необходимые модули: разработчикам — Scrum, Kanban, Basic software development; бизнесу — process management, project management, task management. Интерфейс системы на английском языке, в базовой поставке можно выбрать русский язык заведения задач. Однако есть и русскоязычная локализация, её можно добавить в плагины системы и использовать Jira на родном языке. Кстати, раз уж речь зашла о плагинах, Jira предлагает множество полезных add-ons, среди них есть, что выбрать.

Итак, при создании Jira мы выбрали Project management, а это значит, что основная сущность этого раздела — проект. Внутри проекта регистрируются задачи с помощью формы, в которой определены поля для даты дедлайна, ответственного, вложений, форматируемого описания, фолловеров, приоритета, меток и комментариев. При необходимости ненужные поля можно исключить, сохранив пользовательский набор полей заведения задачи. Внутри задачи создаются подзадачи в виде списка, в котором отображается статус выполнения. Все задачи и подзадачи отображаются в левой панели списком, рядом открывается описание выбранного элемента. Выполненные таски можно отображать в общем списке, выбрав соответствующую опцию. По итогам работы можно построить отчёты на основе готовых шаблонов. Итоги по активностям и структуре задач доступны в разделе Summary.

В целом Jira вполне удобна для работы с проектами, работу с фрилансерами можно вынести в отдельный раздел. Если компания больше ориентирована на разработку, то Jira будет отличным выбором: каждое подразделение будет работать в своём проекте и в то же время в единой функциональной системе.

Собственно, на Jira настала пора закончить с извращениями и рассмотреть системы, более подходящие для поставленных задач.

Системы, где таск-менеджер — модуль

Эти системы в свою очередь делятся на две части: где управление проектами — модуль и где управление проектами и задачами — практически единственная цель существования программы. Поясню, почему иногда целесообразно покупать CRM/ERP/xRM с модулем таск-менеджмента. Если компания стартует как небольшая студия, но имеет в планах расширение портфеля услуг и омниканальное продвижение, то стоит сразу присматриваться к комплексным решениям, чтобы потом мучительно не интегрировать весь необходимый для работы софт. Поверьте, нет ничего плохого, если ваши продажники изначально начнут вести клиентов в CRM — вы от этого только выиграете, получив управляемую клиентскую базу. С другой стороны, если вы решили развиваться только в одном направлении (например, быть web-студией и стать самыми крутыми именно в этом), то стоит ограничиться инструментом, наиболее подходящим именно основным задачам. Итак…

amoCRM

amoCRM в левом тулбаре предлагает вкладку «Задачи», в которой непосредственно можно добавлять задачи и управлять ими. Также допускается назначение задачи из карточки сделки и карточки контакта. Изначально amoCRM предусматривает два типа задач: follow-up и встреча. Этого, конечно, недостаточно, поэтому буквально в пару кликов можно создать множество кастомных типов задач: например, звонки, разработка, дизайн и всё, чего требует ваша деятельность. Форма добавления задачи довольно скудная: выбор даты и точного времени, указание контакта или сделки, связанного с задачей (на самом деле, в поле можно внести любые данные), для кого задача (выбор из списка сотрудников в системе), тип задачи и комментарий (удивительно, но является обязательным полем, пока не заполните, задачу сохранить не удастся). Возможность создания вех и подзадач так и не удалось найти, а для любой web-студии это важный момент: кто работал с сайтами, текстами, рекламой прекрасно знают, что каждая задача может разделяться на внушительный список подзадач, каждая из которых имеет свои сроки, ответственных и т.д.

Задачи в amoCRM могут отображаться в виде списка, однодневного календаря с делениями времени, календаря на месяц, а также to-do line, на которой видны задачи на сегодня и задачи на завтра. Чтобы закрыть задачу из to-do line, следует мышью перетянуть её вниз и тогда появится ещё одна line с отрезками: удалить, послезавтра, сл.неделя, сл.месяц, завершить. Честно говоря, очень неочевидное интерфейсное решение — мне его помогло найти только понимание стандартных интерфейсов. Думаю, начинающий менеджер надолго бы завис. В списочном представлении задачи закрывать проще, для этого достаточно поставить хинт (галочку) у названия задачи и откроется меню: открыть задачи, закрыть задачи, удалить. При попытке закрыть задачу всплывёт окно с предложением указать результат. Закрытые таски не отображаются в панели задач, но их можно найти на рабочем столе amoCRM в «Последних событиях» и в соответствующей сделке. Из приятного — отображение количества поставленных, выполненных и просроченных задач на дашборде рабочего стола amoCRM. Этот дашборд, конечно, не вот нужная штука, но красиво. Поскольку речь идёт о CRM, возможно проставлять сумму сделки, отслеживать этапы взаимодействия с клиентами (воронка).

В общем, amoCRM не совсем вписывается в потребности управления задачами web-студии. Прежде всего потому, что это CRM, нацеленная в первую очередь на решение проблем отдела продаж. Сам по себе модуль управления задачами не имеет необходимого для студии функционала.

Битрикс24

Задачи фактически лежат в основе Битрикс24. При их создании устанавливается название, инициатор, соисполнители, приоритет, планируются сроки начала и окончания работ по задаче. Внутри задачи можно создать чек-лист с подзадачами — это очень удобно для контроля этапов выполнения работы или списка дел сотрудника. Задачу можно отнести к проекту, который может быть создан по нужному пользователю критерию (отделу, работе, направлению, офису и проч.). Для задачи можно выбрать фолловеров или сотрудников, которым она делегируется. Однородные задачи можно сделать цикличными или создавать в дальнейшем с помощью сохранённых шаблонов. Все задачи подразделяются по статусам и могут отображаться как в табличной форме, так и на диаграмме Ганта. В случае Битрикс24 управлять задачами можно прямо на линейках диаграммы: по клику правой кнопкой мыши открывается меню управления задачей, левой — открывается карточка задачи. Кстати, в Битрикс24 возможно создавать рабочие группы для внешних пользователей.

В плане работы с задачами Битрикс24 точно не подведёт. Однако сама по себе система — целый корпоративный портал с модулем управления продажами и CRM. Для web-студии система явно перегружена. Впрочем, эти слова можно отнести абсолютно ко всем изученным нами CRM. В большинстве систем задачи и планировщики удовлетворяют практически всем требованиям, но нужно ли это компании? Дело тут даже не в стоимости софта, а в том, что у каждого сотрудника перед глазами будет множество ненужного функционала, который будет только запутывать и отвлекать — так просто неудобно работать. Однако, как я уже говорил, если вам нужно расширенное управление продажами и клиентами, контроль исполнения KPI и учёт, присмотритесь к комплексным системам.

Мегаплан

Мегаплан изначально позиционировал себя как система управления проектами. Постепенно он в угоду рынку стал маскироваться под CRM, что, впрочем, не противоречит определению системы управления взаимоотношениями с клиентами. Однако именно модуль управления проектами и постановки задач в Мегаплане реализован довольно сильно, с учётом мельчайших деталей. Первое преимущество — это иерархия и вложенность задач: внутри проекта создаются задачи, подзадачи, вехи, дела, подпроекты. Такая иерархия позволяет организовать работу и фактически построить карту проекта, доступ к каждому элементу можно получить, кликнув на ссылку названия задачи, подзадачи и т.п.

Форма создания задачи предусматривает большой набор полей, из которых минимум относится к обязательным. Внутри задачи устанавливается ответственный, возможный бонус за исполнение, дедлайн, права доступа к полям. В дополнительных полях можно проставить продолжительность, дату старта и финиша задачи, установить плановые трудозатраты. Среди участников задачи опционально можно указать соисполнителей, аудиторов, заказчика. При необходимости можно настроить правила повторения задачи каждый день, неделю, месяц или год. Подзадачи создаются в схожих формах. Задачи и подзадачи можно завершать, редактировать, снимать, удалять, ставить на паузу, делегировать и даже проваливать (по сути, завершать без результата и работы по задаче). Проваленные и завершённые задачи отображаются в списке серым цветом, по желанию пользователя их можно скрыть. В Мегаплане задачи можно отображать как в виде списка, иерархии, так и на диаграмме Ганта. Однако диаграмма Ганта в Мегаплане довольно номинальна — на ней можно видеть поставленные задачи, но передвигать и редактировать их прямо на диаграмме невозможно.

В целом Мегаплан подходит практически для любой компании, нуждающейся в системе управления проектами (кроме, разве, разработческих и промышленных компаний, предъявляющих специфические требования к системе). Из минусов я отмечу несколько перегруженный интерфейс и диаграмму Ганта, которая, увы, уже три года остаётся неизменной. Лично мне опять же не хватило классического простейшего чек-листа с галочками и вычёркиванием выполненных задач.

На десерт — наиболее подходящие таск-менеджеры

Сюда вошли «профильные» таск-менеджеры, каждый из которых способен автоматизировать и значительно облегчить работу в команде, отчасти решив проблему потери ответственных и сорванных сроков. На определённом этапе развития моей компании я бы, пожалуй, выбрал каждую из перечисленных в этом разделе систем.

Pyrus

Следующей я рассмотрю систему управления проектами Pyrus. Сам Pyrus позиционирует себя как систему, отличающуюся от системы управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами. Нельзя не отметить возможности интеграции с множеством сервисов и наличие API, однако мы договорились, что нас интересует управление проектами, поэтому к нему и обратимся.

Форма создания задачи простая: большое текстовое поле ввода текста задачи, привязка задачи к проекту, ответственный, срок, метка контроля, возможность загрузить файл (Google Drive, Box, DropBox, OneDrive). Опционально прямо из карточки можно добавить задачу в Google Календарь, назначить несколько этапов согласования и определить папку для задачи. Если до создания задачи не было заведено ни одного проекта, проект можно создать прямо из карточки задачи в отдельном окне — удобно. Также можно создавать пользовательские шаблоны формы создания бизнес-процесса (например, маршрутизация и согласование документов), указать бюджет каждого этапа. Возможно создавать повторяющиеся задачи, это нужный функционал для рутинных задач, которых в web-студиях неизменно много. Все задачи распределяются по папкам: входящие, последние, на контроле. Входящие, в свою очередь, разложены по «долгим ящикам»: сегодня, запланированные, следующие, когда-нибудь. Не знаю, как вам, а мне такая классификация показалась загадочной и недостаточно чёткой.

Задачи можно переназначать, привязывать к другому проекту и завершать с различными результатами. Как и в нескольких других системах, мне не хватило чек-листа, полей для добавления кратких примечаний для каждого участника процесса и не понравилось, что задачи после завершения принудительно попадают во «Все задачи» и не отображаются в других папках. В целом, система не совсем подходит под поставленные задачи, хотя, уверен, за её возможности интеграции те, кому они нужны, ей всё простят.

iQ300

iQ300 — доступная, понятная система управления проектами, отвечающая почти всем требованиям, которые может предъявлять к подобным системам небольшая компания. Облачная система с лаконичным интерфейсом и очевидными сущностями даёт возможность создавать проекты, задачи, чек-листы (наконец-то!), писать комментарии, прикреплять документы и логировать все действия пользователей. Основной сущностью является проект, внутри которого создаются задачи и подзадачи. При создании проекта формируется довольно полная карточка, с учётом целей, рисков, критериев успеха, результата. Из очевидно приятного — возможность создания рабочих групп (сообществ): например, можно создать группы «Фрилансеры», «Удалёнка», «Филиал в Чебоксарах» и отдельно по ним отслеживать активность, скорость работы с задачами и прогресс по деятельности в целом. Это тот функционал, который действительно важен для креативных агентств и студий.

Однако не всё так просто — первое приятное впечатление несколько стирается в процессе создания задач. Судите сами: изначально создаётся черновик задачи и подзадач, затем необходимо вручную менять статус задачи на «В работе». Кстати, это можно сделать через меню «Преобразовать в задачу»: здесь поневоле задумываешься, что произойдёт, если использовать такое преобразование для подзадачи? Спойлер: ничего не произойдёт, подзадача станет активной. При создании задачи поле ответственного за исполнение не является обязательным, однако в случае, если вы захотите активировать задачу, а исполнителя нет, у вас ничего не получится и никакие подсказки не всплывут — сами догадывайтесь по ходу работы. Однако после нескольких столкновений с ограничениями начинаешь понимать логику работы системы и она становится вполне дружелюбной: чек-листы легко закрываются, можно включать и отключать отображение различных типов задач, в том числе завершённых, управление осуществляется через простое меню, возможны групповые операции. Внутри проекта можно вести обсуждение, есть календарный план (по сути своей — базовая диаграмма Ганта с возможность просматривать задачу при наведении курсора на отрезок и перетаскивать линейки и оси времени), в отдельной вкладке находятся документы и мультимедиа по проекту, можно строить отчёты по задачам, исполнителям, ходу исполнения поручений, затраченному времени. Задачи в зависимости от статуса подсвечиваются разными цветами — всё очень наглядно.

Система крайне проста для освоения, но несмотря на это в ней предусмотрен мануал-уроки со скриншотами и неплохими рекомендациями по управлению задачами и проектами. Из недостатков выделю иногда нелогичное поведение интерфейса и невозможность отображения чек-листов в поле проекта, к ним доступ возможен только через задачу. Пользование iQ300 — дело привычки, у меня она сформировалась меньше, чем за час.

WorkFlow Soft

WorkFlow Soft — ещё одна система из тех, что мне попалась в ходе моего глобально исследования. В принципе, ничем не отличается от многих систем-напоминалок: нет чек-листов, меток категории задач и т.д., задачи создаются в минимальной стандартной форме.

Но система не может существовать без фишечек: в WorkFlow Soft это конструктор шаблонов и маршрутов выполнения задачи. Маршруты строятся в понятном и приятном глазу интерфейсе, привязываются к задаче и могут быть запущены на исполнение — фактически, это один из вариантов моделирования бизнес-процессов. Очевидно, что ставка сделана именно на логическую связанность задач и возможность построения цепочек работы: от согласования документа до разработки сайта и выпуска нового продукта.

Кому интересна простая настройка несложных бизнес-процессов без использования нотации BPMN — присмотритесь.

Мои вишенки на торте

Asana

Asana — одна из самых популярных систем управления проектами и задачами. Это неслучайно: свою популярность она завоевала простым стартом, прозрачной логикой работы, удобным интерфейсом и хорошим мануалом. Из возможных недостатков — английская локализация, но думаю, что выучить пару десятков слов интерфейса сегодня ни для кого не проблема.

Внутри проекта (можно создавать несколько проектов с различными группами сотрудников) создаётся задача с описанием, комментарием и подзадачами в виде чек-листа. Допускается создание подзадач у подзадач любой глубины вложенности. При создании задачи назначаются исполнители и фолловеры, которые будут извещаться о ходе работы. Для завершения задачи достаточно поставить галочку — при этом закрытые попадут в раздел «All items» и отображаться в задаче не будут. Внутри Asana также можно создавать групповой календарь и командный чат для обсуждения задач. В случае, если среди множества задач нужно что-то найти, возможен поиск по отдельному полю или по вхождению слова. Asana позволяет создавать несколько рабочих разделов (workspace), которые можно использовать как для разных проектов, так и для разных команд (фрилансеров, удалённых работников, заказчиков и т.д.). Кроме того, одна задача может быть привязана к нескольким проектам. Отдельно мне понравилась возможность управления горячими клавишами — это значительно ускоряет работу. Из субъективных недостатков — невозможность просматривать все задачи и подзадачи одним деревом. А ещё там живут единороги.

Wrike

Wrike — столь же популярная система, как и Asana, но с бОльшими возможностями. Во Wrike можно создавать группы пользователей в разделе «Администрирование» — опять же удобно для ведения нескольких проектов разной тематики и групп фрилансеров. Внутри группы уже создаются проекты, а внутри проектов — задачи. Кстати, кроме проектов, можно создавать приватные и расшаренные папки с задачами. Задачи включают подзадачи, организованные как чек-лист. Опять же, возможно несколько уровней вложенности. В отличие от Asana можно настроить отображение всего дерева задач и включить/отключить задачи со статусами «Решена» и «Закрыта». Для каждой задачи устанавливается ответственный и фолловеры, задаётся дата старта и зависимости; можно прикреплять файлы и создавать комментарии.

Задачи во Wrike можно просматривать в виде таблицы (очень удобная) и на диаграмме Ганта. Это, пожалуй, одна из лучших диаграмм, с которыми я встречался в ходе тестирования перечисленных программ: прямо на диаграмме можно перетаскивать отрезки задач, менять сроки исполнения задач и проекта в целом, устанавливать и разрывать связи между задачами. Плюс ко всему, диаграмма легко масштабируется при помощи специального бегунка. Также пользователь может настраивать отчёты и дашборды по отдельному проекту или по всем проектам команды.

Basecamp

Basecamp — если бы меня попросили охарактеризовать эту систему, я бы назвал её самой наглядной и неформальной. Всё благодаря рабочему столу с закреплёнными панелями чата, заметок, дел, опросов и проч. Basecamp немного выходит за рамки простого таск-менеджера, это ещё и корпоративный портал, внутри которого можно формально и неформально общаться с командой или командами, которые могут быть созданы отдельно. Задачи в Basecamp представляют собой простенький to-do list, состоящий из задачи и множества подзадач, в которых пользователь может задать сроки, исполнителей и фолловеров.

Прелесть этой системы в простоте и комплексности: в одном окне можно напомнить о событиях, пообщаться, напомнить об открытых и закрытых задачах, добавить документы и файлы, просмотреть отчёты и логи действий всей команды.

На мой взгляд, Basecamp — история для небольшой команды, которой важно следить за порядком в работе, но при этом сохранять непринуждённую атмосферу.

PTYSH

PTYSH — та самая система, которую мы создали, изучив множество систем управления проектами и задачами, о части из которых я вам рассказал в посте. В ней учтены те потребности, о которых я говорил в начале и убрано всё лишнее. PTYSH уже успела пережить несколько релизов и постоянно совершенствуется.

В PTYSH задача создаётся внутри проекта. Форма задачи учитывает особенности работы именно web-студий и кроме полей названия, дедлайна, исполнителя, стоимости проекта и фолловеров включает несколько сценариев задач: без сценария, чек-лист, копирайтинг, SEO-продвижение, создание сайта. Сценарии постоянно обновляются — так, уже добавлен сценарий «Контекстная реклама». В зависимости от выбранного сценария формируются дополнительные поля, специфические для типа работ по задаче. Подробно о полях каждого сценария мы уже писали в своём блоге на Мегамозге. Кстати, о чек-листе. В PTYSH мы постарались сделать его таким, о каком мечтали: пользователь просто вводит все нужные пункты через Enter в одном поле, а при создании задачи чек-лист генерируется автоматически. При выполнении подзадачи достаточно поставить галочку — и в вашем чек-листе появятся зачёркнутые пункты с указание точного времени и даты закрытия, а также с указанием закрывшего сотрудника, если над чек-листом работает несколько ответственных.Всё наглядно. Бонусом для клиентов служит встроенный в любую версию PTYSH (в том числе бесплатную) чек-лист для проведения комплексного SEO. Он подгружается в случае выбора сценария «SEO продвижение» и содержит 70 пунктов, разделённых на несколько блоков работ. О них мы тоже уже писали.

Сложно дать универсальный совет, какую систему выбрать: каждая компания имеет свои особенности, определяющие потребности. Надеюсь, что обзор поможет вам изначально отсеять какие-то решения и затратить меньше труда на тестирование систем. Выбирайте, внедряйте, используйте каждый день, соблюдайте сроки — удовольствие от работы гарантировано.

Поверьте, иногда нюансы очень важны

Ну а чтобы вам было ещё проще выбирать, вот табличка с ценами на перечисленные решения. На момент составления таблицы (а это было 13 января 2016 года), курс доллара был 1 $ = 75.97 р. Кстати, не забывайте о колебании курса, приобретая систему, стоимость которой привязана к валюте — это может привести как к приятным, так и к неприятным (к ним чаще) сюрпризам. Бывает, что компания фиксирует курс, но это казуистика.

Система	Стоимость, заявленная на сайте	Стоимость владения в течение 1 года на команду 10 человек	Примечание
Битрикс24	12 польз. — 0 р. Проект — 990 р./мес., 24 польз. Команда — 4 990 р./мес.	12 польз. — 0 р. 24 польз. — 11 880 р. Команда — 59 880 р.	Тариф «Команда» необходим, чтобы использовать экстранет для внешних пользователей системы (клиентов, фрилансеров)
amoCRM	Базовый — 499 р./мес./польз. Расширенный — 799 р./мес./польз.	95 880 р.	Создание задач возможно, начиная с пакета «Расширенный», выбираем его.
Мегаплан	Совместная работа: облако — от 290 р./мес./польз. сервер на 10 польз. — 47 400 единовременно	34 800 р.	В тариф входят задачи, общение, документы, без финансов. По моде, берём облако.
Pyrus	Бизнес: 9 р./польз./день	32 850 р.	Старшие тарифы предполагают расширенные интеграционные возможности
PTYSH	до 3-х чел. — 0 р. остальные — 990р./мес. без ограничений за всё	11 880 р.	Нет стоимости за пользователя
IQ 300	Старт (2 проекта, 5 польз.) — 0 р. Стартап (10 проектов, 20 польз.) — 1 500 р./мес.	18 000 р.	Тарифы имеют дополнительные ограничения
WorkFlow Soft	Облако и сервер: 15 польз. — 48 000 р./год 25 польз. — 60 000 р./год	48 000 р.	В старших версиях серверная версия дороже облачной версии
Basecamp	29 $/мес. без огр.польз. 79 $/мес. с ведением клиентов 3000 $/год — Enterprise	26 438 р.	Ведение клиентов — набор функций для совместной работы с клиентами. Берём минимум.
Asana	до 15 польз. — 0 р. 8,33 $ в мес. и меньше	0 р., 75 939р. бизнес	Прогрессивные скидки
Wrike	до 5 польз. — 0 р. 5 польз. — 49 $/мес.* 15 польз. — 99 $/мес.	90 252 р.	*на тарифе недоступны подзадачи, дашборды и групповая обработка задач. По нашим условиям выбираем с подзадачами.
Track Studio	5 польз. — 0 р. 10 польз. — 13 950р.	13 950р.	Несколько тарифов, зависящих от серверных возможностей и доступа к репозиторbю с исходниками системы на GitHub
Jira Core**	Облако: 10 польз. — 10 $/мес. 15 польз. — 50 $/мес. 25 польз. — 100 $/мес.	9 116р.	**версия для управления проектами. Сервер дорогой, только для 10 польз. — 10 $
Redmine	бесплатно	бесплатно	Распространяется по лицензии GNU GPL v.2

Примечание: некоторые компании устанавливают скидки при покупке на год, до 10%. Поскольку условия получения скидки постоянно меняются, в таблице они не учтены.

Если вы нашли неточности в описании или ценах, пишите в личку и комментарии — поправим.

p.s. Для тех, у кого нет времени читать. Лучше всего с поставленными задачами справились следующие системы:
PTYSH
Basecamp
Wrike
Asana

habr.com

8 лучших таск-менеджеров для геймдева, как выбрать таск-менеджер

Asana

Asana

Популярный менеджер проектов, созданный со-основателем Facebook Дастином Московицем (Dustin Moskovitz). У Asana доступный интерфейс и гибкий функционал. Однако Asana не обеспечивает надежной безопасности и не позволяет редактировать комментарии. Кроме того, по каким-то причинам менеджер позволяет назначить на одну задачу только одного сотрудника.

Платформы: веб-версия, iOS и Android.

Стоимость: бесплатна для команд численностью до 15 человек. Премиум-версия: $8 в месяц с человека.

Asana будет полезна:

• небольшим командам, работающим над несколькими проектами;
• командам, предпочитающим методологию Scrum в разработке проектов;
• командам, которым нравится работать с гибкими потоками задач;
• тем, кто хочет сэкономить на инструментах управления проектом.

Asana не так хороша, когда:

• ей пользуются одиночки и команды из двух человек;
• работа ведется над небольшими проектами;
• нужно обеспечить безопасность интеллектуальной собственности.

Monday

Monday

Monday — менеджер проектов со множеством настроек и понятным визуальным интерфейсом. Он позволяет удобно обмениваться файлами и отслеживать процесс работы над проектами. Кроме того, у Monday отличная поддержка, которая быстро отвечает на вопросы пользователей и помогает решать различные проблемы. Из минусов — довольно высокая стоимость использования.

Платформы: веб-версия, десктоп, iOS и Android.

Стоимость: бесплатный пробный период. В зависимости от размера команды стоимость доступа варьируется от $25 до $1000 (от 5 до 100 человек соответственно).

Monday будет полезен:

• средним и крупным командам, работающим над несколькими проектами или ассетами;
• командам, которые трудятся над масштабными и долговременными проектами;
• командам, которые много работают с визуальным контентом;
• для решения задач, управление которыми требует тонкой или особой настройки;
• командам, которым часто требуется быстрая и квалифицированная поддержка для внесения изменений и управления рабочим процессом.

Monday не так хорош, когда:

• им пользуются небольшие команды и для управления маленькими проектами;
• у разработчиков нет бюджета на оплату абонемента;
• требуется скрыть планирование отдельных задач от остальной команды проекта.

Trello

Trello

Trello — популярный менеджер проектов, использующий методолгию управления Kanban. Программа предоставляет доступ ко всем функциям в бесплатной версии, а работу с ней легко освоить. Вместе с тем у Trello есть проблемы с навигацией при управлении очень большими проектами и нет ряда продвинутых опций. Менеджер может сослужить хорошую службу начинающим командам, которые, скорее всего, в будущем перейдут на более мощные продукты.

Платформы: веб-версия, десктоп-клиент, iOS и Android.

Стоимость: бесплатна для команд численностью до 15 человек. Премиум-версия: $8 в месяц с человека.

Trello будет полезен:

• небольшим и средним команд, работающим над одним проектом;
• командам, которым нужно видеть все аспекты развития проекта;
• ограниченным в средствах командам, которым нужно полноценно работать;
• командам, которые могут обойтись без продвинутых функций и отправки отчетов.

Trello не так хорош, когда:

• в работе над проектом создается очень много ассетов;
• ведется работа над большим или распределенным между несколькими командами проектом;
• нет времени возиться с захламленным интерфейсом менеджера.

HacknPlan

HacknPlan

Как заявляют создатели HacknPlan, их продукт предназначен специально для игровых разработчиков. HacknPlan имеет мощные функции учета и анализа времени выполнения проектных задач. Также сервис располагает встроенной базой игровых дизайн-документов. Однако бесплатная версия не отличается стабильностью и скоростью работы, также в ней нет ряда заявленных функций.

Платформы: только веб-версия.

Стоимость: бесплатный базовый режим для команд неограниченного размера.
Индивидуальный премиум-доступ: €4 в месяц, тариф для студий — €6 в месяц.

HacknPlan будет полезен:

• небольшим и средним командам, ищущим легкий способ классифицировать свои задачи;
• командам, которые разрабатывают проекты по принципу итерирования;
• командам, которым нужна встроенная база дизайн-документов и которые строят работу вокруг нее;
• командам, которые хотят сэкономить бюджет;
• при сбора подробной информации для отправки репортов.

HacknPlan не так хорош, когда:

• нужен обзор всего проекта целиком;
• критично стабильное соединение с сервером и время загрузки;
• требуются особые функции и настройки;
• в проект необходимо интегрировать дополнительные программы;
• проект очень масштабный и постоянно требует согласования и прямого участия на высоком уровне;
• требуется более привычный инструмент для управления проектами;
• у вас очень большая команда, и вы не можете заплатить за каждого участника.

Google Drive

Google Drive

Сервис облачного хранилища Google Drive — не менеджер проектов в привычном смысле, но незаменимый набор инструментов для большинства игровых разработчиков, позволяющий пересылать, расшаривать и редактировать игровые материалы, а также следить за этими процессами. Ощутимый минус облака Google — слабая защита данных. Некоторые разработчики забывают об этом и выгружают туда ценную информацию — например, личные данные пользователей или сведения о внутренних игровых ресурсах.

Платформы: веб-версия, десктоп, iOS и Android.

Стоимость: 15 гигабайт хранилища бесплатно, можно купить 30 терабайт за $220 в месяц.

Google Drive будет полезен:

• любым командам независимо от размера и масштаба проектов в работе;
• командам, которым необходимо работать с большим объемом текстов и нарративного материалов, закадрового текста и т. д.;
• если нужно легко обмениваться информацией и следить за тем, как сотрудники вносят изменения и совместно работают над задачами;
• когда нет лишних денег, но требуется обеспечить полноценную работу.

Google Drive не так хорош, когда:

• нужна эффективная отчетность о статусе проекта в целом;
• требуется высокий уровень безопасности для вашего проекта;
• необходимо отслеживать весь проект в одном месте;
• нужны более продвинутые функции контроля за выполнением проекта.

Basecamp

Basecamp

Basecamp — платный, но удобный менеджер проектов, к которому стоит присмотреться командам из 8 и более человек. Так его использование становится более рентабельным. Инструмент отличает высокая степень автоматизации работы и сбора отчетности, что экономит время руководителя проекта. В то же время Basecamp не актуален для начинающих разработчиков и небольших команд, поскольку каждый месяц требует внушительной абонентской платы.

Платформы: веб-версия, десктоп, iOS и Android.

Стоимость: $100 в месяц, нет ограничений на размер команды и число проектов.

Basecamp будет полезен:

• средним и крупным командам, работающим над несколькими проектами и нуждающимся в общем хранилище наработок и ассетов;
• командам, которые еще не определились с методологией, но хотят научиться создавать структуру управления проектом.

Basecamp не так хорош, когда:

• необходимы продвинутые функции, которые есть в других менеджерах;
• команде не нужно общее хранилище;
• не хватает времени, чтобы тратить его на управление проектом через Basecamp.

Assembla

Assembla

Assembla предлагает баланс между простотой использования и возможностями. Инструмент позволяет настроить определенный набор функций для каждого проекта. Как утверждают создатели, Assembla отличается стабильностью работы и высоким уровнем защиты данных. Из минусов — доступ к сервису платный, а ряд его функций не будет востребован большинством команд.

Платформы: веб-версия, iOS.

Стоимость: от $10 в месяц за каждого пользователя.

Assembla будет полезна:

• командам любого размера, работающим над несколькими проектами или ассетами;
• тем, кому нужен баланс между функциональностью и простотой использования;
• тем, кому важна система управления версиями проекта;
• командам, которым требуется защита ассетов с помощью резервных копий на облачном хостинге;
• тем, кому важна техническая сторона работы менеджера проектов и требуется много данных для обработки.

Assembla не так хороша, когда:

• нужен удобный и доступный пользовательский интерфейс;
• не хватает времени для работы с менеджером проектов;
• дизайн проекта намного важнее его данных.

JIRA

JIRA

JIRA представляет собой универсальную систему управления проектами, которая может работать с разными методологиями и имеет массу настроек. Это позволяет адаптировать инструмент к нуждам конкретной команды и автоматизировать сбор и анализ различных данных. Отрицательная сторона — работа с JIRA требует от менеджера определенного уровня квалификации, на достижения которого потребуется время.

Платформы: веб-версия, десктоп, iOS и Android.

Стоимость: $10 для команд до 10 человек, $2 тыс. для команд от 11 и больше человек.

JIRA будет полезна:

• командам любого размера, которым необходимы точные инструменты для отслеживания изменений в работе их проектов;
• для управления проектом с обширным сетевым сообществом, которому требуется отслеживание ошибок и работа с большим количеством отзывов.

JIRA хуже подходит, когда:

• команде проще воспринимать более легкий и доступный пользовательский интерфейс;
• нужен чат в реальном времени, но нет возможности подключить дополнительные модули;
• нет большого количества времени и ресурсов для настройки и управления сложной системой;
• бюджет управления проектами ограничен, а в команде занято более 10 человек.

Заключение

Ни одна из перечисленных программ не является универсальным инструментом для управления проектами. Если у разработчиков пока нет четкого понимания их потребностей, хорошим решением станет попробовать разные системы и подобрать ту, которая лучше всего отвечает текущим нуждам.

Также по теме:

Источник: Game Career Guide

app2top.ru

MeisterTask — удобный менеджер задач для командной работы

Как работает MeisterTask

MeisterTask является прямым конкурентом другого популярного менеджера проектов Trello и эксплуатирует такой же принцип организации рабочего процесса — канбан.

Для каждого проекта вы создаёте отдельную рабочую панель, на которую можно добавлять столбики с относящимися к нему задачами. Каждый столбец подразумевает текущий статус задачи. Классический пример: можно создать столбики «На очереди», «В работе», «Завершено» и перемещать между ними задачи в зависимости от их статуса. Такой подход обеспечивает очень наглядный контроль над ситуацией в проекте.

Задача представляет собой карточку, которая раскрывается по клику. Раскрыв её, можно добавить срок выполнения, таймер, теги, описание, список подзадач и прикрепить различные файлы. Здесь же присутствует блок комментариев для обсуждения работы над задачей.

Открыв любой проект, в правой части экрана вы увидите панель с двумя вкладками: «Активность» и «Фильтр». На первой отображаются действия участников проекта, а на второй можно фильтровать задачи по участникам, за которыми они закреплены, а также по тегам, сроку выполнения и статусу.

Создатель проекта может добавлять в него участников, отправляя пригласительные письма по email. Он же контролирует их уровень доступа к задачам. В меню «Статистика» создатель видит отчёты и метрики с информацией о ходе работы и количестве времени, потраченного на задачи разными участниками.

Взаимодействие с другими сервисами

Важная отличительная черта MeisterTask — возможность интеграции с MindMeister, редактором ментальных карт от той же команды разработчиков. В последнем вы можете изобразить любой проект в виде наглядной схемы, указав логические связи между блоками задач, а затем синхронизировать их с новым проектом в MeisterTask. Это поможет разобраться в делах, если перед вами по-настоящему сложная работа.

Кроме того, MeisterTask умеет взаимодействовать с другими сервисами. Среди них — GitHub, BitBucket, Office 365, Slack и ZenDesk. К примеру, подключив Slack, вы сможете добавлять новые задачи в MeisterTask прямо из этого мессенджера.

Плюс ко всему есть функции импорта задач из сервисов Trello и Asana.

Тарифы и ограничения

Пользоваться MeisterTask можно бесплатно. Но в таком случае вам не позволят просматривать статистику выполненных задач и подключать больше двух сторонних сервисов.

Оформив подписку стоимостью 9 долларов в месяц (за каждого пользователя), вы снимете эти ограничения и получите несколько бонусов. В числе последних — опции для оформления проектов и настройки для автоматизации работы с задачами.

Мобильные версии

Помимо веб-версии, MeisterTask доступен в виде мобильных приложений для Android и iOS.

Цена: Бесплатно

Общее впечатление

MeisterTask входит в число самых красивых, функциональных и удобных сервисов для управления проектами. Поклонникам методологии канбан точно стоит познакомиться с ним ближе.

Если сравнить MeisterTask с Trello как наиболее близким аналогом, найти однозначного победителя будет непросто. В целом оба сервиса очень похожи, и большинство отличий между ними сводятся к мелким нюансам.

В то же время Trello взаимодействует с гораздо большим количеством сервисов. К тому же он существует дольше, а потому пока выглядит более отшлифованным продуктом, чем MeisterTask, что особенно заметно по работе мобильных приложений.

Зато интеграцию с ментальными картами, детальную статистику результатов работы и встроенный механизм отслеживания времени вы найдёте только в MeisterTask.

lifehacker.ru

Битрикс24: Таск-менеджер для совместной работы: как уследить за всеми и всем — Битрикс24

• 
  

  Как правильно организовать совместную работу над проектом? Чтобы каждый сотрудник выполнял задачи точно и в срок. Менеджер задач поможет руководителю грамотно распределить нагрузку, сформировать рабочий план и контролировать работу на каждом этапе.

  
  

• Задача, поставленная устно – потерянная задача

  Заносите каждую задачу, проект или поручение в менеджер задач. Вам больше не придется засорять память, держать в ней все текущие и будущие задачи.

  Просто назначьте ответственных, установите сроки и займитесь своими делами. Битрикс24 сам оповестит сотрудников о новом задании, внесет дело в календари, а также напомнит о дедлайне.

  

• Работайте в команде

  Для работы со сложными проектами объединяйте сотрудников в рабочие группы. В них вы сможете обмениваться информацией, обсуждать задачи, создавать и редактировать файлы, фиксировать результаты и отслеживать работу коллег.

  Если задача объемная, разбейте ее на несколько подзадач и пригласите еще исполнителей. С помощью таск-менеджера онлайн вы сможете назначить каждому из них индивидуальную роль и права доступа.

  

• Планируйте

  В Битрикс24 есть встроенный планировщик проектов – диаграмма Ганта. Она показывает, сколько всего задач создано по проекту, их временные рамки, сколько задач завершено и сколько в работе.

  Просматривая диаграмму, вы сможете передвигать сроки, создавать новые события, назначать ответственных и устанавливать приоритеты. Это очень удобно, когда работа идет над крупным проектом, с большим количеством задач и сотрудников.

  

• Ведите списки дел

  Организуйте свои дела в списки, чтобы не потеряться в потоке задач. Выбирайте, какие задачи просматривать: задачи на сегодня, неделю или месяц, приоритетные задачи, задачи в группах или проектах.

  С помощью бесплатного менеджера задач вы сможете создавать любые удобные вам списки и пользоваться ими многократно.

  

• Контролируйте работу

  В менеджере задач Битрикс24 вся отчетность доступна в режиме онлайн. Система сама считает, сколько сотрудники тратят время на выполнение тех или иных задач, фиксирует, сколько из них было завершено, а сколько находятся в работе.

  Вся информация отображается в наглядном виде. Руководитель сможет легко понять, какие задачи отнимают слишком много времени и денег, кто из сотрудников подходит к делу ответственно, а кто работает спустя рукава.

  
• 
  

«Битрикс24» — это не только таск-менеджер

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Бесплатно и неограниченно!

www.bitrix24.ru

Бот в качестве таск-менеджера? / Habr

Предлагаю читателям «Хабрахабра» историю о том, как я искал удобный таск-менеджер для работы среди множества готовых решений и в итоге остановился на самописном.

Вам будет интересно почитать, если вы:

• Не довольны своим таск-менеджером, так как он очень сложный/неудобный
• Работаете с небольшой командой
• Часто взаимодействуете с коллегами через месенджеры, и вам хотелось бы иметь таск-менеджер под рукой
• Хотели бы начать знакомство с простым и понятным таск-менеджером

Решение распространяется под лицензией GNU GPL, ссылка на репозиторий будет в конце статьи.

С того времени, когда я, будучи начальником отдела, активно искал удобный и понятный таск-менеджер для своей команды прошло уже около двух лет. Я много чего перепробывал, всего и не упомнишь. Использовали мы и бесплатные решения с минимальной функциональностью, и платные продукты с возможностью дорабатывать и расширять функционал, и известные онлайн-платформы, столь любимые многими. Проблема всегда одна — задачи обсуждаются и формируются в месенджере, а ставятся в браузере. Мне это всегда казалось не удобным, ибо в ходе долгого обсуждения нового функционала и «разбора полетов» с командой, часто просто нет времени регистрировать все всплывающие задачи в стороннем решении, а искать их в истории месенджера не удобно.

Так же я заметил одну интересную вещь — я никогда не использую таск-менеджер более чем на 10-20% от его возможностей. Я не пользуюсь декомпозицией, диаграммой Ганта, приоритетами и датой окончания задачи. Как правило все эти функции постепенно становятся невостребованными и наша команда использует только две из них — постановка задачи и ее маркировка для поиска.

К счастью, мы никогда не работали с задачами в условиях сжатых сроков, от того, весь функционал таск-менеджера у нас сводился к todo-листу с несколькими дополнительными функциями.

Долго обдумывая функционал идеального, по моему мнению, таск-менеджера, я набросал себе простенькое ТЗ и решил реализовать придуманное в виде бота для Telegram. Идея бота довольна проста — бот должен регистрировать задачи, помечая их метками для поиска, а после исполнения задачи, бот должен помечать ее как завершенную. Для удобства использования, бот был снабжен двумя важными функциями: комментирование ранее созданной задачи и оповещение об изменении задачи.

Решение было написано мной за несколько ночей в свободное от работы время. В качестве языка был использован PHP, так как это мой основной (на данный момент) ЯП, а так же несколько открытых пакетов и Doctrine 2. Бот пока не использует webhook для получения сообщений от пользователей, а работает на простом полинге. Такое решение было выбрано мной чтобы не усложнять реализацию на начальном этапе, ведь будущее проекта еще туманно. Само решение доступно на GitHub, но на время бета-теста я подготовил рабочий демо-стенд, который вы сможете использовать для ознакомления с ботом.

Функционал бота разделен на две категории: работа с метками и работа с задачами. Метки используются для поиска задач по ключевым словам, а задачи аккумулируют все остальные данные.

Работа с метками

Под меткой бот понимает любое слово, смайл или username пользователя (с ведущим знаком @), которым помечаются задачи. Задача может быть помечена любым количеством меток, по которым, в будущем, ее будет просто найти. Для удобства использования, в боте используется механизм «текущих меток». С его помощью любой пользователь определяет в начале сеанса использования бота список меток, который будет применяться ко всем создаваемым задачам.

Рассмотрим пример работы с метками. Предположим вы решили создать несколько задач для вашей команды, занимающийся проектом «Зевс». Между вами и ботом будет следующий диалог:

Вы: /ms зевс backend
Бот: ок
Вы: /t Новая задача
Бот: ок
Вы: /t Еще одна задача
Описание задачи
Бот: ок
Вы: /ts
Бот:
1 - Новая задач
2 - Еще одна задача

Все создаваемые вами задачи будут помечены вашими текущими метками (зевс и backend), которые вы задали с помощью команды /ms.

Текущие метки индивидуальны для каждого пользователя. Это позволяет работать с ботом команде разработчиков и не мешать друг другу. Для получения списка ваших текущих меток используется команда /ms (без аргументов), а для получения списка всех меток, используется команда /ms *.

Работа с задачами

Задача включает следующие данные:

• Заголовок — название задачи
• Описание — подробное описание задачи (может отсутствовать, если заголовка достаточно)
• Даты создания, последнего изменения и завершения
  Задачи так же можно комментировать, но комментарии добавляются в конец блока описания.

Рассмотрим пример работы с задачами. Предположим ваша команда приступила к выполнению поставленных ранее задач:

Разработчик: /ts
Бот:
1 - Новая задач
2 - Еще одна задача
Разработчик: /t 1
Бот:
Старт: 12.07.2017

Метки: зевс backend
Новая задача
Разработчик: /t 1 c
Комментарий разработчика
Бот: ок
Разработчик: /t 2 t
Новое название для задачи
Бот: ок
Разработчик: /d 2
Бот: ок

Как видно из примеров, команда /t позволяет не только создавать задачи, но так же просматривать их и редактировать. При редактировании задачи, помимо идентификатора целевой задачи используется флаг, определяющий редактируемое поле. Доступны следующие флаги:

• title (t) — редактирование названия задачи
• description (d) — редактирования описания задачи
• marks (m) — редактирование меток задачи
• comment © — добавление комментария задачи
• subscribe (s) — подписка на изменение задачи
• unsubscribe (us) — отписка от изменений задачи

Для завершения задачи используется команда /d. Завершенные задачи автоматически помечаются «виртуальной» меткой «выполнено», что позволяет получить к ним доступ в будущем, на пример так:

Вы: /ts выполнено зевс backend
Бот:
2 - Новое название для задачи

Так же к «виртуальным» меткам относится «сегодня». Этой меткой помечаются все созданные или завершенные за последние сутки задачи.

Как я уже говорил ранее, бот умеет оповещать участников об изменении в задаче. Под изменениями понимается:

• Изменение названия задачи
• Изменение описания задачи
• Комментирование задачи
  Если вы подписаны на оповещения конкретной задачи, бот напишет вам в личный чат при каждом изменении и укажет, что и как было изменено у конкретной задачи.

Работа с пользователями

Очень часто при постановке задач участникам проекта необходимо сразу же указать ответственных и подписать их на оповещения по этим задачам. Для этого используется специальная метка @username (username заменяется именем целевого пользователя). Если пользователь с таким именем есть в базе данных бота (взаимодействовал с ним когда-либо), он будет автоматически подписан на оповещения.

Пример:

Вы: /ms зевс backend @developer @manager
Бот: ок
Вы: /t Срочный баг
Бот: ок

Просмотреть все задачи, участниками которых являются конкретные пользователи так же просто, ведь используются обычные метки:

Разработчик: /ms зевс @developer
Бот: ок
Разработчик: /ts
Бот:
3 - Срочный баг

Скажу честно, опробовать бота на реальном проекте мне еще не довелось. Надеюсь, что сделаю это после отпуска. Если вас заинтересовало данное решение, вот несколько ссылок:

habr.com

Redmine: лучший бесплатный таск-менеджер

Мне может повезло, но почти первым таск-менеджером был redmine. Для любителей современного дизайна он покажется не «гламурным», но профессиональный менеджер задач должен быть в первую очередь функциональным. Дизайн, к слову, можно и самому подправить (в отдельной статье можем осветить этот момент, кому интересно).

Что может redmine?

• Ставить задачи с назначением исполнителя
• Назначать наблюдателей к задаче
• Трекинг времени с отчетами
• Ставить % выполнения задачи
• Дату начала и окончания задачи
• Назначать версию проекта
• Назначать категорию
• Сделать задачу частной (видят только автор и исполнитель)
• Различные статусы
• Срочность задачи
• Ведение документации
• Wiki
• Возможность добавить репозиторий (удобно смотреть историю каммитов)
• История действий в проекте
• Настройка удобного отображения списка задач
• Форум
• Ведение технической документации
• Списки решенных и нерешенных задач по версиям
• Уведомления о новых комментариях по емайл
• Множество других настроек

Не бывает плюсов без минсов

• При установке redmine на сервер нужно помнить, что он работает на Ruby on Rails.

Пара скриншотов с моего редмайна:

Рис. 1. Новая задача

Рис. 2. Список задач (мне удобнее планировать задачи на неделю)

Рис. 3. Wiki

Рис. 4. Репозиторий

Рис. 5. Оперативный план, разбитый по версиям.

В общем, для меня это очень продуманный и удобный для работы таск-менеджер. У него есть множество расширений и шаблонов. Думаю для любых проектов он подходит.

Если погуглить, можно найти множество материалов как настроить под те или иные нужды проекты, например, написание комментария по задаче в ответном письме через e-mail.

В комментариях можно написать кто каким таск-менеджером пользуется и почему.

P.S. Немаловажным является тот факт, что все данные по проекту находятся на вашем сервере. Это особенно важно для больших секретных проектов 🙂

Спасибо за внимание!

Всем хороших выходных!

spark.ru

Системы управления задачами. Обзор Топ-5 таск-менеджеров

В этой небольшой заметке я хочу дать обзор таск-менеджеров, по-русски именуемых как системы управления задачами. Заметка подготовлена для обычных людей, не имеющих отношения к айтишной сфере или к управлению проектами. Поэтому в обзор не войдут такие системы управления задачами, как JIRA или Redmine. Оставим их на растерзание айтишникам.

Здесь же я рассмотрю такие таск-менеджеры (менеджеры задач), которые пригодятся для того, чтобы заменить привычные бумажные ежедневники на более продвинутые электронные. Хотя не стоит сразу отметать ежедневники. Я, например, до сих пор пользуюсь именно ежедневником для списка конкретных задач на день. А общий список на год, на месяц, на неделю держу в электронном to-do-менеджере.

Все системы управления задачами я испробовал сам на собственном опыте, поэтому данная заметка отражает мое личное видение использования этих систем.

---

Требования к системам управления задачами

Основные требования

Основные требования, предъявляемые к таск-менеджерам, изложенные простым языком, таковы:

• простой и понятный интерфейс
• минимум настроек
• недорого или совсем бесплатно
• легкий функционал
• «облачность», то есть мои задачи должны быть доступны отовсюду

Дополнительные требования

• приложение под iOS и Android
• синхронизация
• возможность командной работы

Начну в том порядке, в каком самостоятельно знакомился и пользовался системами управления задачами.

---

1. Basecamp

Оценка: 3 балла

Я с декабря 2010 года пользуюсь Basecamp для работы по одному иностранному проекту, так как сервис на английском языке и позволяет легко выстроить работу с иностранными участниками проекта. Basecamp был придуман в далеком 2004 году командой 37signals и сделан программистами, работающими в разных уголках мира.

Двое праотцов сервиса Basecamp написали замечательные книги: «Rework: бизнес без предрассудков» и «Remote: офис не обязателен». Книги просто обязательны к прочтению или прослушиванию для всех тех, кто подумывает о переходе на удаленку или уже сделал переход. Кстати, вы можете получить от меня книгу «Remote: офис не обязателен» в подарок, если подпишетесь на мою рассылку в конце этой заметки. Обязательно скачайте эту книгу!

Basecamp имеет бесплатный тариф, на котором можно держать только один проект. Если вы работаете в одиночку, то вам его будет вполне достаточно.

Попробовать Basecamp

---

2. Remember The Milk

Оценка: 4 балла

Сервисом RTM я начал пользоваться, пройдя тренинг Константина Шереметьева «Автоматизация себя». RTM реально очень простое и понятное приложение, в котором нет ничего лишнего. И я бы продолжил юзать Remember The Milk, но разработчики начали «улучшать» сервис. Улучшения мне не пришлись по душе. К тому же бесплатно синхронизировать задачи с мобильным приложением RTM было возможно только раз в сутки. В итоге я переехал на другой сервис (см. ниже), которым пользуюсь по сей день.

Радует тот факт, что сервис русифицирован, поэтому проблем с переводом и пониманием не возникнет.

Попробовать Remember The Milk

---

3. Wunderlist

Оценка: 5+ баллов

И это абсолютный победитель моего обзора – таск-менеджер Wunderlist. Какое-то время я вел задачи и в RTM, и в Wunderlist, но просмотрев мини-курс Евгения Попова с уроками по этому сервису, окончательно перешел на него.

Wunderlist полностью подходит для ведения своих личных задач и проектов, а также предоставляет возможность работы в команде. То есть, вы можете подключать к сервису своих сотрудников, фрилансеров, помощников и ставить им задачи. И все это можно делать на бесплатном аккаунте с полным функционалом! Кроме этого, вы можете установить себе приложение Wunderlist для любой операционной системы – задачи синхронизируются моментально и это вам ничего не стоит.

Я держу в Wunderlist несколько списков задач: на год с разбивкой по месяцам, на неделю и проектные списки задач. В ежедневник письменно заношу задачи на день (блин, ну есть такая привычка!).

Если вы хотите грамотно настроить работу с таск-менеджером Wunderlist, то скачайте и просмотрите бесплатный курс Евгения Попова «8 видеоуроков по менеджеру задач Wunderlist». Кроме этого, рекомендую изучить более тонкую настройку этого инструмента в курсе этого же автора «Хозяин времени». Вы получите очень эффективную систему планирования своего дня совместно со скриптом интеграции плана дня в сервис Wunderlist. Промо-код со скидкой 15% на покупку курса вы можете получить, оставив свой email в форме подписки внизу этой заметки.

Попробовать Wunderlist

---

4. Битрикс24

Оценка: 4 балла

Скажу сразу – для управления личными задачами Битрикс24 вам не нужен. Достаточно будет Wunderlist или RTM, описанных выше. Битрикс24 идеально подойдет для построения работы в команде. Если у вас есть небольшой бизнес или удаленные сотрудники, которым нужно ставить задачи и назначать срок выполнения, то даже не сомневайтесь в выборе – Битрикс24 для вас!

Сервис предоставляет полный комплект инструментов, необходимых любой компании: CRM, управление задачами и проектами, выстраивание бизнес-процессов, чат между сотрудниками, звонки и многое другое. Битриксом24 уже пользуется более полутора миллионов людей по всему миру.

Единственный минус – этот сервис посложнее личных таск-менеджеров и поэтому требует времени на настройку и обучение. У меня есть опыт работы с Битриксом, я являюсь агентом этого сервиса и могу предоставить свои услуги по внедрению Битрикс24 в вашей компании.

Базовый функционал Битрикса24 бесплатен. Но вы можете перейти на платный тариф, предлагающий более расширенные функции.

Зарегистрироваться в Битрикс24

---

5. Мегаплан

Оценка: 5 баллов

Мегаплан – это абсолютный король моего обзора. Я лично пользуюсь Мегапланом с 2013 года для одного из проектов. С тех пор сервис претерпел массу положительных изменений. Он предоставляет 5 тарифных планов, которые запросто подойдут под требования вашего бизнеса.

Хотите ставить задачи своим сотрудникам, видеть прогресс их работы, формировать отчеты и анализировать их? Пожалуйста! Хотите дополнить возможности ведением учета клиентов? Запросто!

Кроме этого, Megaplan, ведет, пожалуй, самую лучшую email-рассылку в нашей стране, где пишет о бизнесе, личной эффективности, делится своим мнением по различным вопросам бизнеса и тому подобное.

В общем и целом – очень рекомендую! Также предлагаю услуги по регистрации и настройке сервиса Мегаплан под требования вашего бизнеса.

Зарегистрироваться в Мегаплане

---

Системы управления задачами — итоги обзора

Итак, какие же системы управления задачами стали лидерами моего обзора? На 1-е место я ставлю Wunderlist для управления личными задачами и Мегаплан для управления задачами и сотрудниками в бизнесе. Почетное 2-е место достается системе Битрикс24. Ну и 3-е место отдаю приложению Remember The Milk.

В конце заметки добавлю, что самое трудное в организации работы с таск-менеджерами – это выработать привычку пользоваться ими. Но!!! Если у вас вообще нет системы постановки задач и отслеживания их результатов, то никакой электронный ту-ду менеджер вам в этом не поможет. Начать нужно именно с выработки системы.

Надеюсь, что статья поможет сделать вам свой выбор. В комментариях к заметке приглашаю вас поделиться своим опытом работы с каким-либо из таск-менеджеров, упомянутых выше или с другим подобным сервисом.

С пожеланием успехов,
Вячеслав Марчков, проект PixelMind Guru

pmgu.ru