База данных клиентов в excel пример: Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Содержание

Основные сведения о создании баз данных

База данных с правильной структурой обеспечит вам доступ к актуальным и точным сведениям. Поскольку правильная структура важна для выполнения поставленных задач при работе с базой данных, имеет смысл изучить принципы создания баз данных. Это поможет вам создать базу данных, отвечающую вашим потребностям и позволяющую быстро вносить в нее изменения.

В этой статье приведены рекомендации по планированию базы данных для настольного компьютера. Вы узнаете, как выбирать необходимые сведения, как распределять данные по таблицам и столбцам и как таблицы связаны друг с другом. Прежде чем создавать свою первую базу данных, прочитайте эту статью.

Важно:  Access возможности разработки, которые можно создавать приложения баз данных для Интернета. Многие аспекты проектирования отличаются при проектировании веб-страниц. В этой статье не обсуждается проектирование веб-баз данных. Дополнительные сведения см.

в статье Создание базы данных Access для публикации в Интернете.

В этой статье

Некоторые термины, связанные с базами данных

В Access данные упорядочиваются в таблицах, которые представляют собой списки строк и столбцов, напоминающие бухгалтерский блокнот или электронную таблицу. В простой базе данных может быть всего одна таблица. Для большинства баз данных их потребуется несколько. Например, в одной таблице можно хранить сведения о товарах, в другой — о заказах, а в третьей — о клиентах.

Каждую строку правильнее называть записью, а каждый столбец — полем. Запись — это эффективный и согласованный способ объединения сведений о чем-либо. Поле — это отдельный элемент сведений (элементы такого типа есть в каждой записи). Например, в таблице «Товары» каждая строка или запись может содержать сведения об одном товаре. Каждые столбец или поле содержат сведения определенного типа об этом товаре, например название или цену.

К началу страницы

Что такое правильная структура базы данных?

В основе процесса создания базы данных лежат определенные принципы. Первый принцип состоит в том, чтобы избегать повторяющихся сведений (также называемых избыточными данными), поскольку они занимают много места и повышают вероятность появления ошибок и несоответствий. Второй принцип провозглашает важность правильности и полноты сведений. Если база данных содержит неправильные сведения, то все отчеты, созданные на основе сведений из этой базы данных, будут содержать неправильные сведения. В итоге решения, которые принимаются на основе этих отчетов, могут оказаться неверными.

Правильная структура базы данных подразумевает:

  • распределение сведений по тематическим таблицам для уменьшения количества повторяющихся данных;

  • предоставление приложению Access данных, необходимых для объединения сведений в таблицах при необходимости;

  • обеспечение точности и целостности сведений;

  • соответствие требованиям к обработке данных и созданию отчетов.

К началу страницы

Процесс проектирования

Процесс проектирования включает следующие этапы:

  • Определение назначения базы данных    

    Помогает подготовиться к остальным этапам.

  • Поиск и упорядочение необходимых сведений     

    Соберите сведения всех типов, которые потребуется внести в базу данных, например названия товаров и номера заказов.

  • Разделение данных по таблицам    

    Разделите элементы данных по основным темам или группам, например «Товары» и «Заказы». Затем для каждой темы создается таблица.

  • Преобразование элементов данных в столбцы    

    Решите, какие сведения будут храниться в каждой таблице. Каждый элемент становится полем и отображается в виде столбца в таблице. Например, таблица «Сотрудники» может содержать такие поля, как «Фамилия» и «Дата найма».

  • Задание первичных ключей

        

    Выберите первичный ключ для каждой таблицы. Первичный ключ — это столбец, однозначно определяющий каждую строку. Примеры: «Код товара» и «Код заказа».

  • Настройка связей между таблицами    

    Проанализируйте все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы для формирования необходимых связей.

  • Усовершенствование структуры    

    Проверьте структуру базы данных на наличие ошибок.

    Создайте таблицы и добавьте несколько записей с образцами данных. Посмотрите, можно ли получить нужные результаты из таблиц. При необходимости внесите изменения в структуру.

  • Применение правил нормализации    

    Примените правила нормализации, чтобы проверить правильность структуры таблиц. При необходимости внесите изменения в таблицы.

К началу страницы

Определение назначения базы данных

Рекомендуется записать на бумаге назначение базы данных: ее цель, предполагаемое применение и список пользователей, которые будут с ней работать. Небольшой базе данных для домашнего бизнеса можно дать простое определение, например: «База данных содержит сведения о клиентах и используется для почтовой рассылки и создания отчетов». Для более сложной базы данных, с которой будет работать множество людей, как это часто бывает в больших организациях, определение может состоять из нескольких абзацев, включая время и способы использования ее разными людьми.
Идея состоит в том, чтобы детально сформулировать определение, к которому затем можно обращаться в процессе проектирования. Такое определение поможет сосредоточиться на целях и задачах при принятии решений.

К началу страницы

Поиск и упорядочение необходимых сведений

Чтобы найти и упорядоступить необходимую информацию, начните с имеющихся сведений. Например, вы можете записать заказы на покупку в записи книги или сохранить сведения о клиентах в бумажных формах в картотеке. Соберите эти документы и соберите в списке каждый тип показанной информации (например, каждое поле, заполненное в форме). Если у вас еще нет форм, представьте, что вам нужно создать форму для записи сведений о клиенте. Какие сведения нужно поместить в форму? Какие поля заливки нужно создать? Определите и перечислить каждый из этих элементов. Предположим, что в настоящее время список клиентов находится на индексных карточках.

Изучив эти карточки, вы можете показать, что каждая карточка содержит имя клиента, адрес, город, штат, почтовый индекс и номер телефона. Каждый из этих элементов представляет потенциальный столбец в таблице.

При подготовке списка не старайтесь придать ему законченный вид с первого раза. Записывайте все элементы, которые приходят в голову. Если с базой данных будет работать кто-то еще, попросите их внести свои предложения. Позднее вы сможете скорректировать список.

Теперь подумайте, какие типы отчетов или почтовых рассылок будут выполняться на основе сведений из базы данных. Например, это может быть отчет о продажах товаров по регионам или сводный отчет о складских запасах товаров. Возможно, вы также будете отправлять клиентам стандартные письма, содержащие сведения о продажах или специальных предложениях. Продумайте структуру отчета и представьте себе его внешний вид. Какие сведения нужно включить в отчет? Составьте список. То же сделайте для писем и других отчетов, которые предполагается создавать.

Продумывая структуру предполагаемых отчетов и почтовых рассылок, вы определите те элементы, которые нужно включить в базу данных. Предположим, вы даете клиентам возможность подписаться на периодическую рассылку обновлений (или отказаться от нее) и хотите распечатать список тех, кто подписался. Для записи этих сведений вы добавляете в таблицу клиентов столбец «Отправка почты». В этом поле для каждого клиента можно выбрать значение «Да» или «Нет».

Для отправки клиентам почтовых сообщений требуется записать еще один элемент данных. Если клиент захочет получать почтовые сообщения, вам потребуется его адрес электронной почты. Следовательно, для каждого клиента нужно записать этот адрес.

Имеет смысл создать прототип каждого отчета или выходного списка и продумайте, какие элементы потребуется создать для этого отчета. Например, при проверке письма на бланке могут возникнуть некоторые моменты. Если вы хотите включить правильное приветствие, например строку «Г-н», «Г-жа» или «Ms», которая начинает приветствие, необходимо создать элемент приветствия. Кроме того, письма обычно начинаются с буквы «Уважаемый г-н Климов», а не «Уважаемый. Г-н Сильвстер Климов». Это позволяет сохранить фамилию отдельно от имени.

Важно помнить, что каждый фрагмент сведений целесообразно разделить на минимальные элементы. Например, лучше разделить имя и фамилию, чтобы их удобнее было использовать. В частности, чтобы отсортировать отчет по фамилиям, фамилия должна храниться отдельно. Вообще, если вы хотите выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчет на основе элемента данных, следует поместить этот элемент в отдельное поле.

Подумайте о тех вопросах, ответы на которые вам поможет получать база данных. Например, каков объем продаж отдельного товара за последний месяц? Где находятся самые перспективные клиенты? Кто поставляет самый продаваемый товар? Список возможных вопросов поможет вам определить дополнительные элементы данных для записи.

Собрав все нужные сведения, вы можете переходить к следующему этапу.

К началу страницы

Распределение данных по таблицам

Чтобы распределить данные по таблицам, выделите основные группы или темы. Например, после поиска и упорядочения сведений для базы данных продаж товаров вы можете получить предварительный список такого вида:

Основные группы здесь — товары, поставщики, клиенты и заказы. Поэтому имеет смысл использовать четыре таблицы: по одной для сведений о товарах, поставщиках, клиентах и заказах. Это не окончательный список, но неплохое начало. Вы можете уточнять список, пока не получите наиболее эффективную структуру.

При первом просмотре предварительной таблицы вам может показаться, что удобнее было бы поместить все сведения в одну таблицу, а не в четыре, как показано на предыдущей иллюстрации. Сейчас вы поймете, почему это плохая идея. Посмотрите на эту таблицу:

В этом случае каждая строка содержит сведения о товаре и его поставщике. Так как у одного поставщика может быть несколько товаров, имя и адрес поставщика должны повторяться несколько раз. Это пустая трата места на диске. Гораздо лучше записать сведения о поставщике только один раз в отдельной таблице «Поставщики» и связать ее с таблицей «Товары».

Вторая проблема с этой структурой возникает тогда, когда нужно изменить сведения о поставщике. Предположим, вам нужно изменить адрес поставщика. Но поскольку адрес указан во многих полях, можно случайно изменить его только в одном поле, забыв о других. Эту проблему можно решить, записав адрес поставщика только в одном поле.

При проектировании базы данных всегда старайтесь записать каждый факт только один раз. Если вы обнаружите, что сведения повторяются (например, адрес конкретного поставщика), поместите их в отдельную таблицу.

Наконец, предположим, что у вас есть только один товар, поставляемый компанией Coho Winery, и вы хотите удалить этот товар, но сохранить имя и адрес поставщика. Как удалить запись о товаре, не потеряв сведений о поставщике? Это невозможно. Поскольку каждая запись содержит сведения и о товаре, и о поставщике, вы не можете удалить их по отдельности. Чтобы разделить эти сведения, необходимо сделать из одной таблицы две: одну — для сведений о товаре, другую —для сведений о поставщике. Тогда удаление записи о товаре не приведет к удалению записи о поставщике.

Выбрав тему для таблицы, проследите, чтобы столбцы в ней содержали сведения только по этой теме. Например, в таблице товаров должны храниться сведения только о товарах. Поскольку адрес поставщика относится к сведениям о поставщиках, а не о товарах, он должен храниться в таблице поставщиков.

К началу страницы

Преобразование элементов данных в столбцы

Чтобы определить столбцы таблицы, решите, какие сведения по теме таблицы вам нужно отслеживать. Например, в таблицу клиентов можно включить столбцы «Имя», «Адрес», «Город, область, почтовый индекс», «Отправка почты», «Обращение» и «Адрес электронной почты». Набор столбцов одинаков для всех записей в таблице, поэтому для каждой записи можно хранить одни и те же сведения. Например, столбец «Адрес» содержит адреса клиентов. Каждая запись содержит сведения только об одном клиенте, а поле адреса — его адрес.

После определения первоначального набора столбцов для каждой таблицы вы можете затем уточнять и дополнять их. Например, удобно хранить имя и фамилию клиента в разных столбцах, чтобы проще было выполнять сортировку, поиск и индексирование только по этим столбцам. Адрес также состоит из нескольких компонентов (собственно адреса, города, области, почтового индекса и страны), которые лучше хранить в отдельных столбцах. Например, если вы захотите выполнить поиск, фильтрацию или сортировку по областям, вам потребуется, чтобы сведения об областях хранились в отдельном столбце.

Вам также нужно определить, какого рода данные будут храниться в базе данных: отечественные или международные. Например, если вы планируете хранить в базе данных международные адреса, лучше использовать столбец «Регион», а не «Страна», потому что в таком столбце можно указывать области внутри своей страны и регионы других стран. Точно так же в поле «Почтовый индекс» можно будет хранить почтовые индексы разных стран.

В списке ниже приведены некоторые советы по определению столбцов.

  • Не включайте вычисляемые данные    

    Не следует хранить в таблицах результаты вычислений. Лучше пусть Access выполняет вычисления всякий раз, как вы захотите увидеть результат. Предположим, что в отчете о заказанных товарах отображаются промежуточные итоги для заказанных товаров каждой категории. Но в таблице нет столбца для промежуточных итогов. Вместо этого в таблице есть столбец для заказанных товаров, в котором хранится количество единиц каждого товара. Используя эти данные, Access вычисляет промежуточные итоги каждый раз при печати отчета. Сами промежуточные итоги не требуется хранить в таблице.

  • Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты    

    Может возникнуть желание использовать одно поле для полных имен или названий продуктов вместе с описаниями продуктов. Если в поле объединится несколько разных сведений, позднее будет сложно получить отдельные факты. Попробуйте разбить данные на логические части; Например, можно создать отдельные поля для имени и фамилии или для названия продукта, категории и описания.

Доработав столбцы с данными во всех таблицах, вы можете перейти к выбору первичного ключа для каждой из них.

К началу страницы

Задание первичных ключей

Каждая таблица должна содержать столбец или набор столбцов для однозначного определения каждой строки таблицы. Часто для этого используется уникальный идентификационный номер, например код сотрудника или серийный номер. В базах данных эти сведения называются первичным ключом таблицы. Используя поля первичных ключей, Access быстро связывает данные из нескольких таблиц и сводит их для вас воедино.

Если у вас уже есть уникальный идентификатор для таблицы, например код товара, однозначно определяющий товар в каталоге, вы можете использовать его в качестве первичного ключа таблицы, но только при условии, что значения в этом столбце будут разными для всех записей. В первичном ключе не должно быть повторяющихся значений. Например, не следует использовать в качестве первичного ключа имена людей, поскольку они не уникальны. С большой долей вероятности в одной таблице могут оказаться двое людей с одинаковыми именами.

У первичного ключа всегда должно быть значение. Если в какой-то момент столбец может содержать неназначенное или неизвестное (отсутствующее) значение, его нельзя использовать в качестве компонента первичного ключа.

Всегда выбирайте первичный ключ, значение которого не изменится. В базе данных с несколькими таблицами первичный ключ одной таблицы может использоваться в качестве ссылки в других таблицах. Если первичный ключ изменяется, это изменение необходимо применить ко всем ссылкам на этот ключ. Используя неизменяемый первичный ключ, вы снижаете вероятность нарушения синхронизации с другими таблицами.

Часто в качестве первичного ключа используется произвольное уникальное число. Например, каждому заказу можно назначить уникальный номер. Целью номера заказа является определение заказа. После того как оно будет назначено, оно никогда не изменится.

Если вы не имеете в виду столбец или набор столбцов, которые могут стать хорошим первичным ключом, рассмотрите возможность использования столбца с типом данных «Автономер». При использовании типа данных «Тип данных», Access автоматически назначает значение. Такой идентификатор не имеет смысла; Оно не содержит фактических сведений, описывающих строку, которую она представляет. Идентификаторы factless идеально подходят для использования в качестве первичного ключа, так как они не изменяются. Первичный ключ, содержащий сведения о строке (например, номер телефона или имя клиента), может измениться, так как сами фактуальные данные могут измениться.

1. Столбец с типом данных «Счетчик» — отличный первичный ключ. Коды товаров никогда не совпадают.

В некоторых случаях первичный ключ таблицы составляется из несколько полей. Например, в таблице «Сведения о заказах», которая содержит элементы строк заказов, первичный ключ может включать два столбца: «Код заказа» и «Код товара». Первичный ключ из нескольких столбцов называется составным.

В базе данных продаж вы можете создать столбец типа «Счетчик» для первичного ключа каждой из таблиц: «Код товара» для таблицы товаров, «Код заказа» для таблицы заказов, «Код клиента» для таблицы клиентов и «Код поставщика» для таблицы поставщиков.

К началу страницы

Создание связей между таблицами

Теперь, когда вы распределили сведения по таблицам, вам нужен способ их осмысленного объединения. Например, показанная ниже форма содержит сведения из нескольких таблиц.

1. Эта форма содержит данные из таблиц клиентов,

2. сотрудников,

3. заказов,

4. товаров

5. и сведений о заказах.

Access — это система управления реляционными базами данных. В реляционной базе данных сведения распределяются по отдельным тематическим таблицам. Для последующего объединения данных используются связи между таблицами.

К началу страницы

Создание связи «один ко многим»

Рассмотрим пример таблиц «Поставщики» и «Товары» в базе данных «Заказы на товары». Поставщик может поставлять любое количество товаров. Следуют, что у любого поставщика, представленного в таблице «Поставщики», может быть много товаров, представленных в таблице «Товары». Поэтому связь между таблицами «Поставщики» и «Товары» является связью «один-к-многим».

Чтобы создать связь «один ко многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» в таблицу на стороне «многие» в виде дополнительного столбца или столбцов. Например, в данном случае вы добавляете столбец «Код поставщика» из таблицы «Поставщики» в таблицу «Товары». Затем Access сможет с помощью кода поставщика в таблице «Товары» найти поставщика для каждого товара.

Столбец «Код поставщика» в таблице «Товары» называется внешним ключом. Внешний ключ — это первичный ключ другой таблицы. Столбец «Код поставщика» в таблице «Товары» является внешним ключом, потому что он также является первичным ключом в таблице «Поставщики».

Создавая пары первичных и внешних ключей, вы создаете основу для объединения сведений из связанных таблиц. Если вы не знаете точно, в каких таблицах должен быть общий столбец, определение связи «один ко многим» обеспечивает необходимость общего столбца для двух таблиц.

К началу страницы

Создание связи «многие ко многим»

Рассмотрим связь между таблицами «Товары» и «Заказы».

Отдельный заказ может включать несколько товаров. С другой стороны, один товар может входить в несколько заказов. Таким образом, для каждой записи в таблице «Заказы» может существовать несколько записей в таблицы «Товары». Для каждой записи в таблице «Товары» может быть несколько записей в таблице «Заказы». Этот тип связи называется отношением «многие-к-многим», так как для любого товара может быть множество заказов. и для любого заказа может быть множество продуктов. Обратите внимание на то, что для обнаружения связей «многие-к-многим» между таблицами важно учитывать обе стороны связи.

Связь между темами двух таблиц (заказов и товаров) относится к типу «многие ко многим». Это проблема. Представьте, что произойдет, если для создания связи между двумя таблицами вы попытаетесь добавить поле «Код товара» в таблицу «Заказы». Чтобы заказ мог включать несколько товаров, вам потребуется несколько записей для каждого заказа в таблице «Заказы». В этом случае сведения о заказе придется повторять в каждой строке заказа, что может привести к неэффективности структуры таблицы и потере точности данных. Та же проблема возникает при создании поля «Код заказа» в таблице «Товары» — для каждого товара в таблице потребуется несколько записей. Как решить эту проблему?

Ответ на этот вопрос заключается в том, чтобы создать третью (связуемую) таблицу, которая разбивает связь «многие-к-многим» на две связи «один-к-многим». Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице записывают все экземпляры связи.

Каждая запись в таблице «Сведения о заказах» представляет собой отдельный элемент строки заказа. Первичный ключ этой таблицы состоит из двух полей — внешних ключей таблиц «Заказы» и «Товары». Использовать только поле «Код заказа» в качестве первичного ключа для этой таблицы нельзя, поскольку в одном заказе может быть несколько элементов строки. Код заказа повторяется для каждого элемента строки, так что это поле не содержит уникальные значения. Использовать только поле «Код товара» также нельзя, поскольку один товар может входить в разные заказы. Но вместе эти два поля всегда обеспечивают уникальное значение для каждой записи.

В базе данных продаж товаров между таблицами «Заказы» и «Товары» нет прямой связи. Но они связаны опосредованно через таблицу «Сведения о заказах». Связь «многие ко многим» между заказами и товарами представлена в базе данных двумя связями «один ко многим».

  • Связь «один ко многим» между таблицами «Заказы» и «Сведения о заказах». В каждом заказе может быть несколько элементов строк, но каждый элемент строки связан только с одним заказом.

  • Связь «один ко многим» между таблицами «Товары» и «Сведения о заказах». Каждый товар может быть связан с несколькими элементами строк, но каждый элемент строки связан только с одним товаром.

В таблице «Сведения о заказах» можно определить все продукты по определенному заказу. Вы также можете определить все заказы для определенного товара.

После создания таблицы «Сведения о заказах» список таблиц и полей может выглядеть так:

К началу страницы

Создание связи «один к одному»

Еще бывает связь «один к одному». Предположим, вам нужно записать дополнительные сведения о товаре, которые редко используются или применяются к небольшому количеству товаров. Поскольку эти сведения используются редко и в результате их хранения в таблице «Товары» образуются пустые поля для всех товаров, к которым они неприменимы, вам лучше поместить эти сведения в отдельную таблицу. Как и в таблице товаров, в качестве первичного ключа используется код товара. Связь между этой дополнительной таблицей и таблицей «Товары» относится к типу «один к одному». Каждой записи таблицы товаров соответствует одна запись в дополнительной таблице. При определении такой связи у обеих таблиц должно быть общее поле.

Если оказывается, что в базе данных нужно создать связь «один к одному», подумайте, можно ли поместить сведения из двух таблиц в одну таблицу. Если вы этого не хотите по какой-либо причине, например из-за возникновения пустых полей, посмотрите в приведенном ниже списке, как представлять связь в структуре базы данных.

  • Если две таблицы объединены одной тематикой, для создания связи можно использовать один и тот же первичный ключ в обеих.

  • Если тематика и первичные ключи таблиц различаются, выберите любую из таблиц и вставьте ее первичный ключ в другую таблицу в качестве внешнего ключа.

Определяя связи между таблицами, вы обеспечиваете правильность таблиц и столбцов. При наличии связи «один к одному» или «один ко многим» в таблицах необходимы общие столбцы. При наличии связи «многие ко многим» необходима третья таблица, представляющая связь.

К началу страницы

Усовершенствование структуры

После создания необходимых таблиц, полей и связей следует создать и заполнить таблицы образцами данных и поработайте с ними: создание запросов, добавление новых записей и так далее. Это поможет выделить потенциальные проблемы. Например, может потребоваться добавить столбец, который вы забыли вставить на этапе разработки, или разделить таблицу на две таблицы, чтобы удалить дублирование.

Проверьте, можно ли использовать базу данных для получения ответов на ваши вопросы. Создайте черновые формы и отчеты и посмотрите, отображаются ли в них нужные данные. Проверьте, нет ли в базе данных повторяющихся данных и при необходимости измените ее структуру.

При внимательном изучении первоначальной базы данных вы наверняка увидите, где ее можно улучшить. Вот некоторые моменты, которые нужно проверить:

  • Не забыли ли вы какие-то столбцы? Если да, относятся ли эти сведения к имеющимся таблицам? Если это сведения по другой теме, возможно, потребуется создать еще одну таблицу. Создайте столбец для каждого элемента данных, который нужно отслеживать. Если данные невозможно получить из других столбцов путем вычислений, скорее всего, для них нужен новый столбец.

  • Есть ли ненужные столбцы, значения которых получаются из других полей с помощью вычислений? Если элемент данных можно получить из других столбцов с помощью вычислений (например, цену со скидкой можно вычислять на основе розничной цены), лучше не создавать для него новый столбец.

  • Приходится ли вам неоднократно вводить одни и те же сведения в одной из таблиц? Если да, вам нужно разделить одну таблицу на две и установить между ними связь «один ко многим».

  • У вас есть таблицы с большим количеством полей, ограниченным количеством записей и множеством пустых полей в отдельных записях? Если да, подумайте о том, как изменить структуру таблицы, чтобы в ней было меньше полей и больше записей.

  • Каждый элемент данных разделен на минимальные полезные фрагменты? Поместите в отдельный столбец каждый элемент данных, который необходимо использовать для отчетов, сортировки, поиска или вычислений.

  • Данные в каждом столбце соответствуют теме таблицы? Если столбец содержит данные, которые не относятся к теме таблицы, их нужно поместить в другую таблицу.

  • Все связи между таблицами представлены общими полями или третьей таблицей? Для отношений «один к одному» и «один-к-многим» требуются общие столбцы. Для связей «многие-к-многим» требуется третья таблица.

Усовершенствование таблицы «Товары»

Допустим, все товары в базе данных продаж можно отнести к общим категориям: напитки, приправы и морепродукты. В таблице «Товары» может быть поле, в котором показана категория каждого товара.

Предположим, что после проверки и уточнения дизайна базы данных вы решили сохранить вместе с ее именем описание категории. При добавлении поля «Описание категории» в таблицу «Товары» необходимо повторить описание каждой категории для каждого товара, попадаемного в эту категорию, — это не лучшее решение.

Лучше выделить категории в качестве отдельной темы для отслеживания в базе данных и создать для них отдельную таблицу с собственным первичным ключом. Затем первичный ключ таблицы «Категории» можно добавить в таблицу «Товары» в качестве внешнего ключа.

Связь между таблицами «Категории» и «Товары» относится к типу «один ко многим»: категория может включать несколько товаров, но при этом каждый товар может входить лишь в одну категорию.

Анализируя структуры таблиц, обращайте внимание на повторяющиеся группы. Рассмотрим таблицу со следующими столбцами:

  • Код товара

  • Название

  • Код товара1

  • Название1

  • Код товара2

  • Название2

  • Код товара3

  • Название3

Здесь каждый товар представлен повторяющейся группой столбцов, которые различаются только номерами в конце имени столбца. Если столбцы пронумерованы таким образом, вам следует пересмотреть структуру таблицы.

У такой структуры есть несколько недостатков. Во-первых, вам придется установить ограничение на количество товаров. После превышения этого ограничения вам потребуется добавить в структуру таблицы новую группу столбцов, а это задача не на пять минут.

Еще одна проблема состоит в том, что для поставщиков, у которых количество товаров меньше максимального, дополнительные столбцы будут оставаться пустыми, занимая лишнее место. Но самый серьезный недостаток такой структуры — усложнение многих задач, таких как сортировка или индексирование таблицы по кодам или названиям товаров.

Если вы видите повторяющиеся группы, посмотрите внимательно, можно ли разделить одну таблицу на две. В приведенном выше примере лучше использовать две таблицы (одну для поставщиков, другую для товаров), связанные с помощью кода поставщика.

К началу страницы

Применение правил нормализации

Теперь вы можете применить к структуре своей базы данных правила нормализации данных (иногда их называют просто правила нормализации). Эти правила позволяют проверить правильность структуры таблиц. Процесс применения этих правил к структуре базы данных называется нормализацией базы данных или просто нормализацией.

Нормализацию лучше всего выполнять после внесения в базу данных всех элементов данных и получения предварительной структуры. Цель этого процесса — убедиться в том, что элементы данных распределены по соответствующим таблицам. Правильность самих элементов данных при нормализации не проверяется.

Правила нормализации нужно применять последовательно, проверяя на каждом этапе соответствие структуры базы данных одной из так называемых «нормальных форм». Обычно применяются пять нормальных форм — с первой по пятую. В этой статье рассматриваются первые три формы, поскольку их достаточно для большинства структур баз данных.

Первая нормальная форма

Согласно первой нормальной форме на пересечении строки и столбца в таблице должно находиться одно значение, а не список значений. Например, у вас не может быть поля «Цена» с несколькими ценами. Если представить каждое пересечение строки и столбца как ячейку, эта ячейка должна содержать лишь одно значение.

Вторая нормальная форма

Согласно второй нормальной форме каждый столбец, не являющийся ключевым, должен зависеть от всего ключевого столбца, а не от его части. Это правило применяется, если первичный ключ состоит из нескольких столбцов. Допустим, ваша таблица содержит следующие столбцы, причем столбцы «Код заказа» и «Код товара» образуют первичный ключ:

  • Код заказа (первичный ключ)

  • Код товара (первичный ключ)

  • Название товара

Эта структура не соответствует второй нормальной форме, поскольку название товара зависит от кода товара, но не зависит от кода заказа, то есть этот столбец зависит не от всего первичного ключа. Из этой таблицы нужно удалить столбец «Название товара». Он относится к другой таблице («Товары»).

Третья нормальная форма

Согласно третьей нормальной форме столбцы, не являющиеся ключевыми, должны не только зависеть от всего первичного ключа, но и быть независимыми друг от друга.

Иначе говоря, каждый столбец, не являющийся ключевым, должен зависеть только от первичного ключа. Допустим, у вас есть таблица со следующими столбцами:

Предположим, что скидка зависит от рекомендуемой розничной цены. В этом случае таблица не соответствует третьей нормальной форме, поскольку столбец «Скидка», не являющийся ключевым, зависит от столбца «Рекомендуемая розничная цена», который тоже не является ключевым. Независимость столбцов друг от друга означает, что изменение любого неключевого столбца не должно влиять на другие столбцы. Если вы измените значение в поле «Рекомендуемая розничная цена», соответствующим образом изменится и значение скидки, тем самым нарушая правило. В данном случае столбец «Скидка» следует перенести в другую таблицу, в которой столбец «Рекомендуемая розничная цена» является ключевым.

К началу страницы

Шаблон базы данных Excel | Как создать шаблон базы данных Excel?

Шаблон базы данных в Excel (Содержание)

  • Что такое шаблон базы данных?
  • Как создать шаблон базы данных?

Что такое шаблон базы данных?

Сначала мы поймем определение шаблона базы данных, прежде чем узнаем, как его создать.

База данных : База данных может быть определена как коллекция необработанных данных, которые организованы надлежащим образом для предоставления необходимой информации. Например: база данных по продажам, база данных сотрудников и т. Д.
Шаблон : Шаблон может быть определен как файл, который подготовлен в определенном формате для поддержки наших данных или ввода данных. Это помогает пользователю понять, какие поля данных необходимо вводить в базу данных.

Как создать шаблон базы данных?

Мы рассмотрели, что такое база данных и что такое шаблон сейчас, мы увидим, как создать шаблон базы данных в Excel. Давайте рассмотрим несколько иллюстраций для создания шаблона базы данных в Excel.

Вы можете скачать этот шаблон базы данных Excel здесь — Шаблон базы данных Excel
Иллюстрация № 1 — База данных клиентов

Представьте, что мы готовим нашу базу данных клиентов. Для базы данных клиентов нам нужна такая информация, как имя клиента, номер телефона, адрес, тип клиента, условия оплаты для клиента и контактного лица и т. Д. Во-первых, создайте шаблонный формат, в котором мы хотим сохранить данные наших клиентов. Ниже приведен скриншот для примера.

Если вы почувствовали, что все необходимые столбцы добавлены, то начните вводить данные ваших клиентов под каждым столбцом заголовка. Найдите скриншот ниже для справки, я ввел несколько записей для вашей справки.

Старайтесь не оставлять пробелов в клетках. Вы можете отформатировать ячейки в требуемом формате, например, если вы хотите, чтобы любая из ваших ячеек данных была выделена жирным шрифтом, а затем применить формат полужирного к ячейкам.

Если в ваших данных есть дата, примените необходимый формат для вашей даты. После применения всех форматов сохраните таблицу. Теперь пришло время преобразовать данные в таблицу базы данных. Выберите все данные и нажмите кнопку вставки в верхнем левом углу.

Нажмите на опцию таблицы под вкладкой меню «Вставить».

Появится всплывающее окно с запросом адреса таблицы, так как данные уже выбраны, и они заняли этот диапазон. Снимите флажок «Моя таблица содержит заголовки», если вы не выбрали заголовки своих данных. Здесь мы также выбрали заголовки, поэтому я оставляю это как проверено. Нажмите «ОК».

Теперь ваша таблица базы данных выглядит следующим образом.

Иллюстрация № 2 — Изменение формата базы данных

Вы можете изменить дизайн базы данных так же, как вы, нажав на опцию «Дизайн», выделенную красным цветом на скриншоте.

Помните, что опция «Дизайн» будет включена, только если вы выберете одну из ячеек в своей базе данных. После того, как вы выберете опцию Design, для вашей базы данных будут доступны следующие опции.

Если вы хотите изменить стиль вашей базы данных, выберите нужный формат стиля в разделе «Стиль таблицы» справа.

Вы можете использовать нижеприведенные варианты в соответствии с вашими требованиями. Приведенные ниже параметры вполне понятны, если вы установите и снимите флажки, вы сможете найти разницу в таблице базы данных.

Иллюстрация № 3 — Задание имени для базы данных

Мы можем присвоить имя базе данных, используя опцию «Имя таблицы» в левом углу меню дизайна.

Я даю название «База данных», как показано на скриншоте ниже.

Вы можете подумать о том, как использовать имя для базы данных. Перейдите на любой другой лист в вашей рабочей тетради. Нажмите на раскрывающееся поле с именем, оно покажет имя нашей базы данных. Как только вы выберете имя базы данных, оно перенесет нас в нашу базу данных.

Иллюстрация № 4 — Инструменты для базы данных

Вы можете преобразовать базу данных в обычные данные, используя опцию «Преобразовать в диапазон». Если вы хотите удалить дубликаты в любом из столбцов, используйте «Удалить дубликаты».

Вы можете создать сводную таблицу также с помощью «Суммировать с помощью сводной таблицы».

Мы можем создать слайсер также в соответствии с требованием. Слайсер — это своего рода фильтр. Нажмите на вариант слайсера, после чего появится меню слайсера, как показано ниже.

Установите флажки, для которых вы хотите слайсеры. Я ставлю галочки Город и условия оплаты.

В нашей электронной таблице доступны два слайсера.

Если вы нажмете «Banglore», он отфильтрует данные, относящиеся к Banglore.

После настройки всех этих параметров вы можете добавлять свои данные всякий раз, когда новый клиент присоединяется к бизнесу. Всякий раз, когда новая строка данных вводится в вашу базу данных, она добавляет эту строку в таблицу базы данных и применяет форматы в соответствии с вашими предыдущими форматами данных.

Таблица базы данных будет автоматически увеличиваться при вводе новой строки. Надеюсь, это поможет вам понять, как создать шаблон базы данных в Excel.

Что нужно помнить о шаблоне базы данных Excel

  • Не оставляйте пустую строку между строкой данных, потому что, если вы оставите строку пустой и начнете ввод с другой строки, она не будет учитывать эту строку в вашей базе данных.
  • После того, как вы введете данные, даже если вы удалите данные, они также станут частью вашей таблицы базы данных. Вы можете наблюдать строку № 5 на картинке выше, данных нет, но, тем не менее, она является частью таблицы базы данных. если вы хотите удалить такие пустые строки, нажмите «Изменить размер таблицы» в левом верхнем углу, выделенный красным цветом. То же самое применимо, когда мы хотим добавить новый столбец, поскольку вам может потребоваться добавить любой дополнительный элемент заголовка данных в существующую базу данных.
  • Когда вы даете имя базе данных, всегда используйте уникальное имя, потому что система не допустит дублирования.
  • Помните, что меню «Дизайн» будет доступно только тогда, когда ваш курсор на базе данных, если ваш курсор находится вне базы данных, он не будет виден.

Рекомендуемые статьи

Это руководство к шаблону базы данных Excel. Здесь мы обсудим, как создать шаблон базы данных Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

  1. Excel OFFSET Формула
  2. Расчеты в Excel
  3. Excel Создать базу данных
  4. Функция Excel для диапазона

Как добавить клиентскую базу в Pyrus. Pyrus Help

С заявками удобнее работать, если в сервис-деске есть данные клиентов. В Pyrus клиентская база выглядит как справочник. Добавьте его в шаблон обращения, и в каждой заявке будет актуальная информация по клиенту.

Это поможет отслеживать статистику обращений каждого клиента: сколько заявок он отправил за период, с какими вопросами обращался, насколько оперативно его обслуживали. Подробнее о справочнике клиентов читайте в статье «Настройка формы».

Добавить клиентскую базу в Pyrus можно тремя способами:

  • Настроить интеграцию с CRM-системой.

  • Синхронизировать список клиентов с базой данных SQL.

  • Импортировать в Pyrus Excel-файл со списком клиентов.

Импорт из базы данных SQL

В Pyrus можно синхронизировать справочник клиентов с базой данных MS SQL, MySQL, PostgreSQL или любой базой данных, которую поддерживает ODBC/OleDb-драйвер. Это делается через платформу Pyrus Sync — она помогает связать Pyrus с системами, которыми вы пользуетесь у себя в компании:

  1. Найдите справочник Клиенты в списке Catalogs. Это пустой справочник из готовой формы обращения клиента. Рядом с названием справочника должна быть цифра «0». Нажмите Configure.
  2. Выберите тип источника — Microsoft SQL Server, MySQL Server, PostgreSQL Server или Universal ODBC/OleDb. Заполните данные для подключения к базе данных (они зависят от настроек SQL-сервера, их нужно запросить у администратора SQL-сервера). При подключении с использованием ODBC/OleDb-драйвера укажите строку соединения
  3. В поле Query введите запрос к таблице базы данных, в которой хранятся нужные записи. У нас это база Клиенты.
      SELECT [Имя Фамилия],
          [Компания],
          [Идентификатор]
     FROM [Клиенты].[dbo].[Contacts$]

    На примере MS SQL запрос устроен так: SELECT <список колонок через запятую>. Здесь укажите столбцы таблицы, которые требуется переносить в справочник Pyrus. Если вам нужны все столбцы, вместо списка колонок подставьте символ звёздочки:
     SELECT * 

    FROM [Клиенты]. [dbo].[Contacts$] — завершение запроса. В квадратных скобках укажите название базы данных (Клиенты) и таблицы, с которой будет связан справочник (dbo.Contacts$).
  4. Сохраните настройки (кнопка Save), и Pyrus Sync начнёт синхронизацию данных. Через некоторое время (оно зависит от объёма информации) объекты из базы данных добавятся в справочник — в скобках появится число записей.

Теперь справочником можно пользоваться в форме обращения.

Справочник обновляется автоматически. Если в источник (базу данных) добавили нового клиента, он появится и в справочнике Pyrus. Pyrus Sync проверяет источник каждые 10 секунд.

Импорт из amoCRM

В Pyrus есть готовая интеграция с amoCRM, которая помогает быстро синхронизировать список контактов из amoCRM. О том, как её настроить, читайте в статье «Интеграция с amoCRM».

Чтобы пользоваться списком контактов, добавьте его в форму обращения клиента.

  1. Откройте настройку формы и зайдите в редактор шаблона.

  2. Добавьте в шаблон поле типа Справочник. В настройке поля откройте список доступных справочников и выберите тот, что был импортирован из amoCRM. Не забудьте дать полю название, например Клиент.
  3. Нажмите Сохранить. Теперь справочник можно использовать в форме.

Подсказка: В нашей готовой форме по умолчанию есть поле-справочник Клиент, но им удобно пользоваться, если вы синхронизируете справочник клиентов с базой данных SQL или загружаете его из Excel-файла. Если вы добавляете клиентскую базу из CRM-системы, удалите это поле из формы и выполните пункты 2 и 3.

Примечание: если вы работаете в другой CRM-системе, обратитесь к нам, и мы поможем вам настроить интеграцию.

Импорт из Excel-файла

  1. Откройте редактор шаблона формы обращения и нажмите на поле Клиент. В настройке поля нажмите на кнопку Показать элементы справочника.
  2. Вы перейдёте на страницу пустого справочника. Здесь вы можете добавить данные клиентов вручную либо импортировать их из Excel-файла. Чтобы создать справочник вручную, перейдите на вкладку Редактирование, а чтобы загрузить файл, нажмите Импорт.
  3. Нажмите Загрузить XLSX файл и выберите нужный файл на компьютере. Нажмите Сохранить.

Важно: содержимое первого столбца и заголовки колонок должны быть уникальными.

Актуализировать справочник можно двумя способами. Если поменялось всего несколько элементов или добавилась строка, внесите изменения вручную в редакторе справочника. Если изменений много, перезалейте файл. Для этого нажмите Импорт на вкладке Редактирование и загрузите в справочник актуальную таблицу Excel.

Базы данных предприятий Украины в EXCEL

Мы готовы сформировать клиентскую базу данных в формате Microsoft Excel

Открыть пример
базы данных в новом окне

Сформированная база данных представляет собой классический EXCEL файл, в котором в отдельных колонках содержится подробная информация о компаниях Украины. Excel-документы легко интегрируются в онлайн-приложения и могут использоваться для массовой рассылки – без ручного ввода.

В соответствующих ячейках указываются все данные, которые могут вам понадобиться: названия компаний, адрес, ФИО руководителя, контактные телефоны, виды деятельности по КВЕД, адреса электронной почты, код ЕГРПОУ и другая информация.

Также стоит отметить то, что все EXCEL файлы можно редактировать, поэтому вы всегда сможете дополнять их собственными данными, например, результатами холодного обзвона, датой его осуществления или датой следующего звонка. Несомненным достоинством баз данных в EXCEL является то, что большинство программного обеспечения поддерживают функцию импорта из файлов данного формата.

Сбор всей информации осуществляется специальным программным обеспечением, прогрессивные алгоритмы которого обеспечивают оперативное получение самых актуальных данных, но, естественно, после сбора вся полученная информация проходит процесс тщательной сортировки и подробной обработки. Такой подход позволяет нам предоставлять клиентам уже обработанные данные и без дубликатов.

Мы являемся лидером в своей сфере деятельности, потому что предлагаем самые полные и актуальные базы данных для любой отрасли и региона Украины.


Внимание! Информационные справочники серии Бизнес-Гид™, а также региональные и отраслевые базы данных поставляются в соответствии с общепринятым в мировой практике принципом «AS IS» («КАК ЕСТЬ»). За проблемы, возникающие в процессе эксплуатации справочников и баз данных, разработчик и распространитель ответственности не несут. Разработчик и распространитель не несет ответственности за возможный ущерб в результате использования данного программного обеспечения и баз данных. Разработчик и распространитель не несет ответственности за косвенные убытки или за ущерб предприятию, потерянную ожидаемую прибыль, возникшие в связи с ликвидацией или изменением реквизитов организаций, внесенных в базы данных или справочники.

Демонстрационная база данных : Компания Postgres Professional

Представляем вам демонстрационную базу данных для СУБД PostgreSQL. В качестве предметной области выбраны авиаперевозки по России.

База данных может использоваться, например,

  • для самостоятельного изучения языка запросов SQL,
  • для подготовки книг, пособий и учебных курсов по языку SQL,
  • для демонстрации возможностей PostgreSQL в статьях и заметках.

При разработке демонстрационной базы данных мы преследовали несколько целей:

  • схема данных должна быть достаточно простой, чтобы быть понятной без особых пояснений,
  • в то же время схема данных должна быть достаточно сложной, чтобы позволять строить осмысленные запросы,
  • база данных должна быть наполнена данными, напоминающими реальные, с которыми будет интересно работать.

Демонстрационная база данных распространяется под лицензией PostgreSQL.
Свои замечания и пожелания направляйте нам по адресу [email protected]

 

Последняя версия (15.08.2017)

Файлы

  • demo-small.zip (21 МБ) — данные по полетам за один месяц (размер БД примерно 300 МБ),
  • demo-medium.zip (62 МБ) — данные по полетам за три месяца (размер БД примерно 700 МБ),
  • demo-big.zip (232 МБ) — данные по полетам за год (размер БД примерно 2,5 ГБ).

Описание

Отличия от предыдущей версии

  • Таблица airports заменена на одноименное представление над таблицей airports_data, в которой поля airport_name и city содержат значения как на русском, так и на английском языках. Представление показывает данные на языке, установленном в конфигурационном параметре bookings.lang (по умолчанию — русский).
  • Аналогично таблица aircrafts заменена на одноименное представление над таблицей aircrafts_data. Переведено поле model.
  • Материализованное представление routes заменено на обычное, чтобы не требовалось обновление при изменении параметра bookings.lang.
  • В представлении airports и таблице airports_data поля longitude и latitude заменены на одно поле coordinates типа point.
  • При подключении к демонстрационной базе данных правильное значение параметра search_path устанавливается автоматически.

Версия 13.10.2016

Файлы

  • demo-small-20161013.zip (21 МБ) — данные по полетам за один месяц (размер БД примерно 300 МБ),
  • demo-medium-20161013.zip (62 МБ) — данные по полетам за три месяца (размер БД примерно 700 МБ),
  • demo-big-20161013.zip (232 МБ) — данные по полетам за год (размер БД примерно 2,5 ГБ).

Описание

То же самое одним PDF-файлом.

Как получить контактную информацию о клиентах в виде Excel файла

Как получить контактную информацию о клиентах в виде Excel файла | База Знаний Jivo Вернуться к списку статей

В нашем сервисе вы можете сделать выгрузку контактной информации клиентов, написавших вам в чат.

Для этого необходимо войти в приложение Jivo и перейти в раздел «Архив» — подраздел «Клиенты». Здесь вы увидите весь список клиентов, которые обращались в чат. При помощи фильтров можно выбрать, каких клиентов отображать в выборке, или же сохранить весь список целиком.
Чтобы выполнить выгрузку списка клиентов, нажмите на кнопку «Скачать клиентов» и выберите тип файла: Excel или CSV.

После этого вы получите уведомление, что начато формирование списка клиентов. Это занимает некоторое время, и вы можете переходить в другие разделы приложения. Как только файл будет готов для скачивания, вы получите новое уведомление в правом верхнем углу приложения. Нажмите на ссылку в уведомлении, чтобы скачать документ.

Далее нужно:

1. Открыть полученный файл в Microsoft Excel (в нашем примере) или другой программе для работы с таблицами. 2. Выбрать (подсветить) первый столбец (А) в таблице данных. 3. Перейти во вкладку «Данные» в панели «Меню» и выбрать функцию «Текст по столбцам».

4. Указать формат данных «с разделителями» в открывшемся «Мастере распределения текста по столбцам» и нажать «Далее».

5. Указать «запятую» в качестве символа-разделителя и нажать «Далее».

6. В последнем шаге оставить «общий» формат данных столбца и нажать «Готово».

7. При необходимости увеличить ширину и сделать выравнивание столбцов, получить данные в удобном виде.

Спасибо за внимание!

Статьи по теме:

Ещё статьи Свернуть

  1. На главную
  2. База знаний
  3. Функции чата
  4. Как получить контактную информацию о клиентах в виде Excel файла

Есть вопросы? Спросите техподдержку в чате на сайте, мы всегда рады помочь. Работаем 24 часа 7 дней в неделю.

Продолжая пользоваться сайтом, я даю согласие на использование файлов cookie.

Отклонить Принять

(PDF) БАЗЫ ДАННЫХ

1. Практика. Создание базы данных MS Access

Цель работы- приобретения навыка создания баз данных

База данных (БД) — упорядоченная совокупность данных,

предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ.

Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по

запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор

языковых и программных средств, называемых системой управления базами

данных (СУБД).

MS Access — это система управления базами данных (СУБД). Как и

другие программные продукты этой категории, Access предназначен для

хранения и получения данных, представления их в удобном виде и

автоматизации часто выполняемых операций (например, для ведения счетов,

учета материальных ценностей, планирования и т.п.).

С другой стороны, Access является мощным приложением Windows.

Таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. В то же время

Access — это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно

получить доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно

несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволяет

упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным

программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но

существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления

базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной

обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с

которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко

связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться

одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах

практически невозможно. И, в-третьих, СУБД минимизирует общий объем

базы данных за счет исключения дублирования информации, практически

неизбежное при любых других форматах хранения.

6+ шаблонов клиентской базы данных Excel

Наш шаблон клиентской базы данных разработан в Microsoft Excel, его очень легко использовать и создавать список полной и упорядоченной информации вашего клиента, которую можно обрабатывать, управлять и обновлять без особых усилий. Это пустой лист Excel, на котором вы можете добавить или удалить полную базу данных ваших клиентов. Вы можете легко привлечь в него своих клиентов, не рискуя забыть некоторую информацию о пользователе. Вы можете получать все больше и больше возможностей прямого маркетинга с вашими клиентами, управлять программами частых ужинов, рекламными акциями по электронной почте и объявлениями о предстоящих событиях и рекламных акциях, поддерживая и расширяя базу данных ваших клиентов.

Важность шаблонов клиентских баз данных:

Вы можете более легко создавать счета-фактуры и счета клиента, внимательно следя за этим шаблоном. В таблице базы данных есть несколько полей, в которых содержится важная информация о клиенте, такая как почтовый адрес и контактная информация клиента. Он также может содержать некоторую личную информацию, такую ​​как день рождения, годовщина и вещи по выбору клиента, которые ему нравятся больше всего. Вы можете управлять или размещать своих клиентов в списке в возрастающем порядке, а также по дате.

Можно управлять своим бизнесом безупречно и с большей точностью, если у него или нее есть полные биографические данные клиентов или клиентов, а также вся контактная и почтовая информация клиентов, чтобы можно было использовать эту информацию клиентов во время нуждается и может передавать важные сообщения и объявления своим клиентам, и можно координировать действия с клиентами в любых ситуациях без каких-либо перерывов. Все это возможно и удобно для вас благодаря нашему шаблону клиентской базы данных Excel, потому что любой может использовать и управлять своим малым или крупным бизнесом хорошо организованным и организованным образом.

Загрузите бесплатные шаблоны клиентских баз данных Excel здесь

Клиентская база данных Excel, лист

Образец базы данных контактов клиентов

Клиент / Шаблон листа покупателя

Примеры таблиц клиентской базы данных:

Таблица клиентской базы данных Excel

Таблица данных клиента Excel

Поделиться:

  • Нажмите, чтобы поделиться в Twitter (Открывается в новом окне)
  • Нажмите, чтобы поделиться в Facebook (Открывается в новом окне)

Бесплатный шаблон Excel CRM для малого бизнеса

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) Системы и программное обеспечение CRM могут помочь вам увеличить продажи за счет оптимизации взаимодействия с вашими потенциальными и текущими клиентами.Программное обеспечение Online CRM может помочь вам интегрировать отслеживание доходов, продажи и электронную почту в единую систему. Если вам не нужна серьезная интеграция и вы просто ищете простой способ отслеживать потенциальных клиентов, попробуйте использовать шаблон электронной таблицы.

Я разработал приведенный ниже шаблон CRM Excel на основе запроса от нескольких пользователей и обновляю его с 2013 года. Электронная таблица настроена как база данных CRM с основной таблицей для отображения текущего статуса клиентов и продаж. Другие таблицы включают журнал продаж, журнал контактов и контактную информацию.

Объявление

Шаблон

CRM

для Excel и Google Таблиц

Описание

Критически важной особенностью любой CRM-системы является отслеживание связи с клиентами, планирование последующих контактов, обновление статуса лида и, после привлечения клиента, планирование будущих коммуникаций, которые помогут вам сохранить их в качестве клиента. . Отслеживание продаж также является важной частью CRM.

Шаблон CRM обеспечивает отправную точку для людей, ищущих решение CRM на основе электронных таблиц. Он разработан таким образом, чтобы его было легко настроить.

Этот шаблон представляет собой набор таблиц базы данных crm, отформатированных для сортировки, фильтрации и отображения важной информации о клиентах — гораздо более функциональная версия шаблона списка контактов.

Самая сложная часть электронной таблицы связана с условным форматированием, используемым для выделения дат в столбцах «Последний контакт» и «Следующий контакт».Я поклонник условного форматирования, но если вам это не нравится или вы хотите изменить цвета, прочтите статью «Как использовать условное форматирование в Excel», чтобы узнать, как очистить или изменить правила условного форматирования. Для получения дополнительной информации об использовании этих столбцов см. Ниже.

Как использовать шаблон CRM в Excel

Сортировка и фильтрация : этот шаблон разработан на основе встроенных в электронную таблицу функций сортировки и фильтрации. С помощью пары щелчков по стрелке в заголовке столбца вы можете делать такие вещи, как:

  • Закажите таблицу на основе ориентировочной стоимости продажи
  • Отфильтровать клиентов из списка со статусом «потерянный» или «холодный».
  • Сортировка таблицы по Дата следующего обращения , чтобы вы могли в первую очередь связаться с наиболее срочными

Демографические данные — Для любого контакта вы захотите записать его имя, компанию, должность или должность, адрес электронной почты, номер телефона и т. Д.Информация, к которой может быть полезно знать, на что не обязательно ссылаться в повседневной жизни, может быть сохранена в дополнительном рабочем листе Контактные данные (который представляет собой просто список контактов, добавленный в эту книгу).

Предполагаемый объем продаж — Для активных клиентов это может быть средний ежемесячный или годовой объем продаж — что-то, что поможет вам легко понять ценность удержания этого клиента. Для потенциальных клиентов это может быть ваша оценка потенциальных ежемесячных или годовых продаж.

Последний контакт — Когда вы устанавливаете контакт, вы записываете дату в поле «Последний контакт». Выделение сделает ячейку зеленой, если контакт был недавним, розовым, если с момента последнего контакта прошло много времени, или желтым, если где-то посередине. Используйте рабочий лист Settings , чтобы настроить количество дней, которые используются в качестве основы для того, когда ячейка должна быть зеленой / желтой / розовой.

Следующий контакт — Планирование последующих действий важно, поэтому используйте этот столбец, чтобы записать дату следующего контакта, и используйте столбец Следующее действие, чтобы ввести код, описывающий, каким будет ваше последующее действие.

Заметки — Есть много способов, которыми вы можете записывать заметки о взаимодействии с вашими потенциальными клиентами. Вы можете добавить комментарии к ячейкам, как показано на скриншоте выше. Вы можете использовать столбец «Заметки» с включенным переносом текста (хотя для длинных заметок это приведет к беспорядку в таблице). Вы также можете использовать дополнительный рабочий лист журнала контактов для записи заметок о каждом отдельном общении.

Журнал продаж — Если вы хотите создавать ежемесячные, квартальные или годовые отчеты о продажах, вам понадобится способ записи отдельных продаж.Это можно сделать с помощью дополнительного рабочего листа SalesLog . Затем вы можете добавить сводную таблицу для суммирования данных или создать собственную панель мониторинга Excel для отображения важных сводных данных.

Использование других таблиц CRM

Таблица журнала контактов


Если вы хотите использовать рабочий лист журнала контактов для записи сведений о каждом контакте, который вы устанавливаете, вы можете использовать формулу в столбце «Последний контакт» рабочего листа CRM для автоматического поиска даты последнего контакта для человека.Для этого вы можете использовать такую ​​формулу массива MAX-IF (не забудьте нажать Ctrl + Shift + Enter после ввода формулы):

 =  MAX  ( IF  (ContactLog! $ B $ 4: $ B $ 28 = CRM! A5, ContactLog! $ A $ 4: $ A $ 28, "")) 

Если вы используете Google Таблицы или самую последнюю версию Excel, вы можете использовать MAXIFS:

 =  MAXIFS  (ContactLog! $ A $ 4: $ A $ 28, ContactLog! $ C $ 4: $ C $ 28, A5) 

Журнал продаж Таблица


Если вы хотите использовать рабочий лист журнала продаж для записи каждой совершенной вами продажи, вы можете подвести итоги продаж в листе CRM.Вы можете использовать функцию СРЗНАЧЕСЛИМН или СУММЕСЛИМН в столбце Предполагаемая продажа, чтобы показать среднее или сумму продаж для каждого человека. Формула может выглядеть так:

 =  СУММЕСЛИМН  (SalesLog! $ C $ 4: $ C $ 32, SalesLog! $ B $ 4: $ B $ 32, CRM! A5) 

Таблица контактных данных


Если вы используете рабочий лист «Контактная информация», вы можете использовать формулу ВПР в рабочем листе CRM, чтобы автоматически получать номер телефона и другую контактную информацию для каждого человека. См. Мою статью о ВПР, чтобы узнать, как создавать эти типы формул.

Члены команды Таблица


Версия Google Таблиц теперь является совместной базой данных crm и включает новую таблицу членов команды. Вы можете выбрать члена группы в таблицах «Журнал контактов» и «Журнал продаж» и просмотреть сводку общих продаж и контактов в таблице «Члены группы».

Ссылки CRM

  • [1] Управление взаимоотношениями с клиентами — wikipedia.org — Эта страница в Википедии, хотя и не содержала существенной информации, открыла мне глаза на широкий спектр способов, которыми компании используют системы CRM, и, таким образом, заставила меня понять, что я только хотел создать самый простой из шаблонов.
  • [2] Создание CRM-системы с помощью Google Docs — blog.softwareadvice.com — Большинство начальных функций, которые я добавил в шаблон CRM, основаны на идеях, представленных в этом сообщении в блоге.

Связанное содержимое

Примеры данных Excel для тестирования и примеры

На этой странице представлены образцы данных Excel, которые вы можете свободно использовать для тестирования, обучения и демонстраций Excel, а также в других образовательных целях. Скопируйте и вставьте данные из таблицы на этой странице или получите образец файла данных в формате Excel.

Кроме того, если вы хотите большего разнообразия в образцах данных Excel, перейдите в раздел «Дополнительные файлы с образцами данных» ниже. Существуют образцы файлов с данными о страховании имущества, записями о продажах продуктов питания, заказами на работу и другими темами. Эти файлы идеально подходят, если вы хотите попрактиковаться в создании Таблицы и сводные таблицы Excel таблицы.

П.С. На странице примеров книг Excel доступны еще сотни книг Excel. Кроме того, в большинстве руководств по Contextures Excel есть бесплатные книги, а также видеоролики и письменные инструкции.

Создание таблицы Excel

После копирования приведенных ниже примеров данных и вставки их в Excel их можно отформатировать как именованную таблицу Excel. Это упростит сортировку и фильтрацию данных.

Посмотреть короткометражку видео, чтобы увидеть шаги, и есть письменные инструкции на странице Создание таблицы Excel.

Примеры данных примечания

Примеры данных на этой странице — это данные о продажах воображаемой канцелярской компании, и каждая строка представляет собой один заказ.Каждая строка показывает:

  • OrderDate : когда заказ был размещен,
  • Регион : географический район, в котором была осуществлена ​​продажа
  • Представитель : имя торгового представителя
  • Товар : наименование проданного товара
  • Товаров : количество проданных единиц
  • UnitCost : стоимость одной единицы
  • Итого : общая стоимость заказа — Единицы x Стоимость единицы

Получить образец данных

Чтобы использовать этот образец данных, получите образец файла Excel или скопируйте и вставьте данные из таблицы на этой странице.

Получить файл-образец
  • Чтобы получить образец данных в файле Excel, щелкните эту ссылку: Книга примеров данных Excel
  • Заархивированный файл имеет формат xlsx и не содержит макросов
  • ПРИМЕЧАНИЕ : Итоговый столбец содержит значения. Вы можете изменить его на формулу, чтобы умножить Единицы на Стоимость
  • .
Копировать и вставить
  • Щелкните в конце текстового заголовка над таблицей примеров данных (в следующем разделе)
  • Прокрутите до конца таблицы данных образца
  • Нажмите Shift и щелкните в конце последнего числа в таблице, чтобы выбрать все данные
  • Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать данные
  • Вставьте его в книгу Excel для использования в собственных тестах.

Пример таблицы данных

Чтобы использовать этот образец данных о продажах канцелярских товаров:

Пример данных

Дата заказа

Регион

Представитель

Товар

Шт.

Стоимость единицы

Всего

06.01.2020

Восток

Джонс

Карандаш

95

1.99

189,05

23.01.2020

Центральный

Кивелл

Папка

50

19.99

999,50

09.02.2020

Центральный

Jardine

Карандаш

36

4.99

179,64

26.02.2020

Центральный

Жабра

Ручка

27

19.99

539,73

15.03.2020

Запад

Сорвино

Карандаш

56

2.99

167,44

01.04.2020

Восток

Джонс

Папка

60

4.99

299,40

18.04.2020

Центральный

Эндрюс

Карандаш

75

1.99

149,25

05.05.2020

Центральный

Jardine

Карандаш

90

4.99

449,10

22.05.2020

Запад

Томпсон

Карандаш

32

1.99

63,68

08.06.2020

Восток

Джонс

Папка

60

8.99

539,40

25.06.2020

Центральный

Морган

Карандаш

90

4.99

449,10

12.07.2020

Восток

Говард

Папка

29

1.99

57,71

29.07.2020

Восток

Материнская компания

Папка

81

19.99

1,619,19

15.08.2020

Восток

Джонс

Карандаш

35

4.99

174,65

01.09.2020

Центральный

Смит

Рабочий стол

2

125.00

250,00

18.09.2020

Восток

Джонс

Набор ручек

16

15.99

255,84

05.10.2020

Центральный

Морган

Папка

28

8.99

251,72

22.10.2020

Восток

Джонс

Ручка

64

8.99

575,36

08.11.2020

Восток

Материнская компания

Ручка

15

19.99

299,85

25.11.2020

Центральный

Кивелл

Набор ручек

96

4.99

479,04

12.12.2020

Центральный

Смит

Карандаш

67

1.29

86,43

29.12.2020

Восток

Материнская компания

Набор ручек

74

15.99

1,183,26

15.01.2021

Центральный

Жабра

Папка

46

8.99

413,54

01.02.2021

Центральный

Смит

Папка

87

15.00

1 305,00

18.02.2021

Восток

Джонс

Папка

4

4.99

19,96

07.03.2021

Запад

Сорвино

Папка

7

19.99

139,93

24.03.2021

Центральный

Jardine

Набор ручек

50

4.99

249,50

10.04.2021

Центральный

Эндрюс

Карандаш

66

1.99

131,34

27.04.2021

Восток

Говард

Ручка

96

4.99

479,04

14.05.2021

Центральный

Жабра

Карандаш

53

1.29

68,37

31.05.2021

Центральный

Жабра

Папка

80

8.99

719.20

17.06.2021

Центральный

Кивелл

Рабочий стол

5

125.00

625,00

04.07.2021

Восток

Джонс

Набор ручек

62

4.99

309,38

21.07.2021

Центральный

Морган

Набор ручек

55

12.49

686,95

07.08.2021

Центральный

Кивелл

Набор ручек

42

23.95

1 005,90

24.08.2021

Запад

Сорвино

Рабочий стол

3

275.00

825,00

10.09.2021

Центральный

Жабра

Карандаш

7

1.29

9,03

27.09.2021

Запад

Сорвино

Ручка

76

1.99

151,24

14.10.2021

Запад

Томпсон

Папка

57

19.99

1,139,43

31.10.2021

Центральный

Эндрюс

Карандаш

14

1.29

18,06

17.11.2021

Центральный

Jardine

Папка

11

4.99

54,89

04.12.2021

Центральный

Jardine

Папка

94

19.99

1,879,06

21.12.2021

Центральный

Эндрюс

Папка

28

4.99

139,72

Данные Excel — учебные ресурсы

Дополнительную помощь по работе с данными в Excel можно найти в книгах и онлайн-курсах, созданных экспертами по Excel.

Примечание : Это партнерские ссылки, и я получу небольшую комиссию, если вы купите продукт по этим ссылкам.

Онлайн-курсы

Для видеосессий по работе с данными Excel ознакомьтесь с этими высоко оцененными курсами, предлагаемыми Mynda Treacy:

— Курс Excel Power Query

— Курс Excel Power Pivot

— Курс по приборной панели Excel

— Курс экспертов по Excel

Цифровые книги

Ознакомьтесь с книгами Excel по работе с данными на сайте MrExcel.

  • Управляйте данными с помощью Power Query
  • Таблицы Excel: полное руководство
  • Анализ партизанских данных, 2-е издание
  • Очистка данных Excel с помощью Power Query
  • Очистка данных Excel — сразу к делу

Дополнительные файлы с примерами данных

Вот еще несколько примеров файлов данных, если вы хотите немного разнообразить примеры тестирования или обучения Excel.

1) Страховые полисы

2) Продажа продуктов питания

3) Безопасность на рабочем месте

4) Заказы на выполнение работ

5) Хоккеисты

Если вы хотели бы увидеть здесь другие темы с образцами данных, дайте мне знать.

1) Страховые полисы

В этом образце файла содержатся поддельные данные полиса страхования коммерческой собственности.

  • Имеется 10 столбцов данных без вычислений.
  • В таблице страховых полисов 500 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных страхового полиса. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

2) Продажа продуктов питания

В этом образце файла содержатся поддельные данные о продажах продуктов питания.

  • Имеется 8 столбцов данных, в том числе 1 столбец с вычислением.
  • В таблице продаж продуктов питания 244 строки данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных о продажах продуктов питания. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

3) Безопасность на рабочем месте

В этом образце файла содержатся поддельные данные отчета о безопасности на рабочем месте.

  • Имеется 14 столбцов данных, в том числе 3 столбца с расчетами.
  • В таблице отчета о безопасности на рабочем месте 514 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных по безопасности на рабочем месте. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

4) Наряд на работу

В этом образце файла содержатся данные о поддельных заказах на работу.

  • Имеется 22 столбца данных, в том числе 9 столбцов с вычислением.
  • В таблице заказов на работу 1000 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных рабочих заданий. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

5) Хоккеисты

В этом образце файла содержатся данные по хоккейным командам Олимпийских игр 2018 года из Канады и США. Я использовал эти данные в своем сообщении в блоге об анализе данных о хоккеистах.

  • Имеется 15 столбцов данных, в том числе 4 столбца с вычислениями.
  • В таблице хоккеиста 96 строк данных.

Есть две рабочие тетради с этими хоккейными данными:

1) Только данные хоккея : Щелкните здесь, чтобы получить файл данных хоккеиста, содержащий только данные. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

2) Анализ хоккейных данных : Щелкните здесь, чтобы получить файл данных по хоккею со сводными таблицами и сводными диаграммами, анализирующими данные. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов

Например, одна сводная таблица показывает количество игроков для каждой позиции, а также возраст, рост и вес.

  • Для каждого значения есть 3 различных итоговых функции — Среднее, Минимальное и Максимальное.
  • В строке промежуточных итогов страны при условном форматировании более высокие суммы выделяются красным цветом, а меньшие — зеленым.
  • Слайсер в левом верхнем углу позволяет просматривать данные для мужских или женских хоккейных команд

Пример данных — отформатированные числа

Если вы скопируете числа, такие как 1-4 или 3/5, и вставите их в Excel, они обычно меняется на даты.

Например, скопируйте числа, указанные ниже, и вставьте их на лист, чтобы увидеть, как Excel их корректирует.

Узнайте, как вставить этот тип данных и сохранить форматирование — инструкции на странице советов по вводу данных.

Ссылки по теме

Таблицы Excel

Сводные таблицы

Советы по вводу данных

Дополнительные файлы примеров

Темы Excel

Не пропустите наши советы по Excel

Не пропустите мои последние советы и видео по Excel! Щелкните OK, чтобы получать мой еженедельный информационный бюллетень с советами по Excel и ссылками на другие новости и ресурсы Excel.

_____________________

Шаблон базы данных

Excel | Как создать базу данных о продажах и клиентах?

Шаблон базы данных

для Excel

В современном мире у нас есть множество программ для работы с базой данных. В конце концов, окончательный анализ сложного программного обеспечения будет проводиться только с помощью электронных таблиц. Если вы — небольшое предприятие и не можете позволить себе современное программное обеспечение, то не о чем беспокоиться, потому что в самой таблице Excel мы можем создать базу данных ваших бизнес-данных.В конце концов, вопрос в том, как мы можем создать базу данных в электронной таблице Excel? В сегодняшней статье мы покажем вам способ создания шаблона базы данных Excel.

Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторства Ссылка на статью с гиперссылкой
Например:
Источник: Шаблон базы данных Excel (wallstreetmojo.com)

Как создать шаблон базы данных для Excel?

Ниже приведены несколько примеров создания шаблона базы данных в Excel.

Пример №1 — Создание шаблона базы данных продаж

Продажи — это способ получения прибыли для компании. Финансы играют жизненно важную роль в бесперебойном функционировании бизнеса. Также очень важно отслеживать ваши продажи. Теперь мы покажем, как создать шаблон «База данных продаж» в Excel.

Шаг 1: Когда приходит сделка или коммерческое предложение, нам нужно решить, какие элементы мы должны регистрировать как часть продаж. Наличие всевозможной информации, как правило, является хорошим вариантом, но если данные могут пополнить ваш список нежелательной почты, удалите ненужные.

В общем виде я заполнил ниже общие заголовки.

Шаг 2: Теперь, основываясь на заголовке, мы можем начать заполнять данные под соответствующим заголовком. Я заполнил некоторые образцы данных ниже.

Одно из основных правил базы данных — она ​​должна быть в формате таблицы в excelExcel поставляется с рядом стилей таблиц, которые вы можете быстро применить к формату таблицы. В Excel вы можете разработать и использовать новый настраиваемый стиль таблицы по вашему выбору.прочитайте больше, и каждая таблица должна иметь собственное уникальное имя.

При создании базы данных, как только заголовки данных зафиксированы, нам нужно преобразовать формат в формат таблицы. Таким образом, в Excel нам нужно преобразовать это только в таблицу.

Для создания таблицы нам необходимо соблюдать определенные правила. Ниже приведены определенные правила.

В записях базы данных не должно быть пустых строк и пустых столбцов.

Такие форматы баз данных опасны, особенно когда у нас есть огромные записи, с которыми нужно работать.

Одна из причин, по которой следует избегать этих пустых строк и столбцов, связана с техническими особенностями электронной таблицы. В тот момент, когда электронная таблица распознает пустую строку или пустой столбец. Предполагается, что это конец баз данных, и это приводит к неверной сводке чисел.

Шаг 3: Чтобы создать таблицу, поместите курсор внутри данных и нажмите Ctrl + T , чтобы открыть диалоговое окно создания таблицы.

Убедитесь, что в этом окне установлен флажок «Моя таблица имеет заголовки». установлен, потому что наша база данных имеет заголовки; в противном случае Excel обрабатывает заголовки только как часть записей данных.

Шаг 4: Теперь ваша таблица выглядит так, как показано ниже.

Так как он создал таблицу со своим цветом и форматированием таблицы.

Мы можем изменить стиль таблицы по умолчанию. Поместите курсор внутри таблицы, чтобы на ленте появилась новая вкладка «Дизайн». В разделе «Дизайн» мы видим множество вариантов.

В разделе «Стили таблиц» выберите тип стиля таблицы, который вы хотите применить к базе данных.

Затем, после создания таблицы, нам нужно дать таблице имя, чтобы дать ей уникальное имя.В разделе «Дизайн» только мы можем дать имя таблице.

Теперь мы можем обратиться к этой базе данных, используя имя этой таблицы «SalesRecords».

Поскольку это табличный формат для базы данных, любые новые записи, введенные ниже последней записи, будут обновлены в самой этой таблице.

На изображении выше я ввел следующий серийный номер как 12; если я сейчас нажму клавишу ввода, она перенесет только эту строку в таблицу.

Подобным образом, используя электронную таблицу Excel, мы можем создавать наши собственные базы данных.

Пример № 2 — Шаблон Excel базы данных клиентов

Создание шаблона базы данных клиентов Excel очень важно для любого бизнеса. При создании шаблона базы данных в Excel важно решить, какую информацию нам нужно собирать о клиентах.

Ниже приведены общие сведения о клиентах, которые мы обычно собираем.

Заполните детали по заголовкам.

Аналогичным образом создайте формат таблицы для базы данных.

Продолжайте вводить данные клиента по мере сбора, и ваша таблица автоматически расширяется по мере увеличения базы данных.

Что нужно помнить

Рекомендуемые статьи

Это руководство по шаблону базы данных для Excel. Здесь мы обсудим, как создать шаблон базы данных для продаж и клиентов в Excel, а также примеры и загружаемый шаблон Excel. Вы можете узнать больше об Excel из следующих статей —

Пакет All in One Excel VBA (35 курсов с проектами)