CRM в Excel
Сегодня мы расскажем про возможность установки локального (на компьютер пользователя) приложения, которое показывает карточку звонящего из базы данных amoCRM. Необходимость такого лайфхака возникает по разным причинам. Например, секретарь или сотрудник колл-центра обрабатывает огромное количество звонков и держать браузер открытым не всегда удобно. Кроме того, некоторые операторы связи не имеют прямой интеграции с amoCRM или не выводят подробную информацию о звонке, а только пуш уведомления браузера.
Кроме того, для некоторых случаев удобно, если сотрудник получающий звонок, вообще не использует компьютер в привычном смысле, а скажем, смотрит экран телевизора или информационной панели, где агрегируется информация о входящих звонках.
CRM в Excel
По нашим наблюдениям многие компании еще хранят данные клиентов в Excel. Для многих компаний существенен момент с переходом на современные CRM системы сохранения базы клиентов и, самое главное, с непрерывным процессом их прозвона.
В нашей статье мы расскажем как можно упростить переход от обзвона клиентской базы в Excel к полноценной работе с CRM системой.
Нашими специалистами была разработана методика, позволяющая свести практически к минимуму дискомфорт сотрудников и провести безболезненный, непрерывный с точки зрения обзвона клиентской базы, процесс.
Конечно, использования системы управления взаимоотношениями с клиентами не ограничивается автоматизаций обзвона, но согласитесь телефонные коммуникации являются важнейшими и их автоматизация является самой важной.
Звонки из Excel
Первым этапом мы устанавливаем приложение Softphone Pro и специальную надстройку, которая позволяет автоматически осуществлять звонки непосредственно из Excel. Приложение будет перехватывать номер телефона из ячейки таблицы и осуществлять уже привычную функцию для всех CRM систем.
Вторым этапом настраиваем телефонию для CRM системы, для Битрикс24 устанавливаем значения создавать лиды на исходящие звонки. Или импортировать клиентскую базу в Битрикс24. При этой схеме все звонки будут привязываться к конкретным компаниям и клиентам, сохраняя историю взаимодействия.
Также с помощью нашего метода можно расширить возможности карточки звонка amoCRM. Точнее не использовать штатный функционал в принципе, а пробрасывать информацию о звонящем в локальное приложение, которое будет уже выводить на экран данные о контакте из amoCRM. Такой способ обработки звонков имеет ряд примуществ. Нет необходимости держать браузер открытым, значительно возрастает степень удобства и скорости обработки.
В отдельных случаях информацию о звонящем можно выводить на другое устройство. Еще одним значительным преимуществом метода, является возможность обойти ограничение amoCRM, которое позволяет привязать к одному аккаунту только один номер. Используя приложение Вы можете привязать несколько учетных записей телефонии к одному софтфону, который будет подтягивать данные из базы CRM.
Остались вопросы? Звоните или пишите, мы поможем! Это бесплатно!!
Нажимая кнопку «Заказать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.
5 причин, почему стоит использовать CRM вместо Excel
Представьте, что вы организовываете 90-летие любимой бабушки. Очень хочется, чтобы количество гостей соответствовало этой дате. Поэтому вы и ваш двоюродный брат Саша начинаете добровольно составлять списки гостей.
Предстоит собрать огромное количество имен и адресов. Ведь среди приглашенных гостей все бабушкины внуки, двоюродные сестры, троюродные братья, ваши тетушки, дядюшки, соседи и просто друзья. Приходится как-то отслеживать, кого уже пригласили, кому стоит еще раз перезвонить, а кто и вовсе не сможет приехать. Всю полученную информацию вы записываете в электронной таблице Excel.
Как только с таблицей окончено — вы сразу же отправляете ее Саше, так как он тоже занимался приглашениями. Саша же, в свою очередь, начинает ваш список редактировать. Вносит имена, которые ему самому удалось получить, изменяет имена с ошибками и неправильные адреса, которые он замечает.
Затем происходит неизбежное, вам начинают перезванивать опоздавшие:
А вы могли бы добавить в список гостей Марию из соседнего дома? Вы знали, что Павел с Ириной переехали на прошлой неделе? А можете подтвердить, что дяди Вани нет в списке?
Вы вносите очередные изменения в Excel-таблице и снова отправляете ее Саше. Но Саша сразу же перезванивает вам, он в ярости.
«Почему все изменилось?», — спрашивает он.
«О, я исправил адрес, добавил несколько имен и удалил кого-то», — отвечаете вы.
«Но я уже вносил изменения в другую версию, которую тебе отправил. Ты выделил имена людей разными цветами и внес какие-то примечания. Я ничего не понимаю. Что же мне сейчас делать?»
В этой истории два вывода:
- Когда такая таблица с информацией используется совместно более чем одним человеком — становится невозможно контролировать, кто что в ней изменяет.
- Когда один человек владеет информацией, неизвестной другому — они не понимают друга.
Такой сценарий совместного использования одного документа семьей — это мелочь, в сравнении с управлением бизнесом. Давайте подумаем, что же получится, если целый отдел продаж будет использовать документ в Excel для ведения клиентов?
Очевидно, что для управления клиентами такого инструмента как Excel недостаточно. В то же время, есть специальные системы баз данных — CRM-системы. Они разработаны для выполнения различных действий, необходимых для взаимодействия с клиентами: привлечение, консультирование, продажи.
Хочешь организовать продуктивную работу своего отдела продаж? Тогда избавьте их от мучений с таблицами-Excel.
Вот пять главных причин, почему CRM-системы лучше, чем электронные таблицы Excel:
1. Центральный информационный центр
Скорость обмена информацией играет решающую роль в бизнесе. Если кто-то не успел передать информацию вовремя, или передал ее не точно — это приводит к пробелам в бизнесе, которые чувствуют ваши клиенты.
Лучший способ сохранить точные и актуальные данные — предоставить одно место для их хранения. CRM-система представляет собой единый источник информации о каждом клиенте. Любые изменения фиксируются автоматически, чтобы не возникало конфликтов и потери информации.
2. Автоматическое отслеживание событий
В Excel все данные приходится вводить вручную. Представьте, что вы разместили форму на своем сайте, чтобы собирать заявки от людей, которые интересуются вашими услугами. Как правило, люди заполняют форму, затем вы получаете оповещение по электронной почте с информацией от этих людей. Процесс долгий и трудоемкий.
Но с помощью CRM вы можете автоматизировать этот процесс. Каждый раз, когда кто-то отправит заявку, она сразу же отобразится в системе. Представьте, сколько времени вы сохраните. И это лишь одно из множества функция системы.
3. Составление отчетов
Лучший способ понять показатели эффективности работы — использовать отчеты. Например, спрогнозировать продажи намного проще, если вы будете понимать, какая из тактик лучше всего работает, а какая не работает вообще.
Благодаря единому источнику сбора данных, вы можете получить нужный отчет из CRM-системы в любой момент. Это оптимизирует работу и помогает быстрее достигать целей.
4. Интеграции
CRM-система, в отличие от Excel, интегрируются с многими другими системами. Если вы используете рассылку через MailChimp, вы можете быстро интегрировать CRM с MailChimp и управлять своими продажами и маркетинговыми кампаниями с одного места.
Интегрироваться возможно с сайтом, с IP-телефонией, с системами веб-аналитики, с мессенджерам и с другими информационными системами, в зависимости от ваших потребностей.
5. Защита данных
Всегда есть риск, что доступ к документу Excel без вашого ведома станет общедоступным. Уволился кто-то из сотрудников? А доступ к документу в Excel у него остается. Малейшая невнимательность и вашей информацией будут владеть конкуренты. Но в CRM ваши данные останутся в безопасности. Способы обеспечения конфиденциальности в разных CRM-системах отличаются. Поэтому перед тем, как внедрить систему, убедитесь, что вы полностью разобрались с протоколами безопасности CRM.
Вывод:
Лучший способ добиться успеха в бизнесе — понять, как он работает сегодня и как развивать его в будущем.
Знаете ли вы, что заставляет ваших клиентов покупать у вас? Где взять больше ресурсов для роста и развития? Используя полный набор данных и отчетов CRM, вы сможете прогнозировать потребности рынка и свои возможности. Это и сделает ваш бизнес устойчивым на протяжении многих лет.
Как Excel, так и CRM являются инструментами с высокой степенью полезности, но предназначены они для разных потребностей. Если вы ищете целостную, простую систему, которая позаботится обо всем, что связано с вашими продажами, CRM — лучший выбор.
Понравилась статья?
простая, доступная, бесплатная база данных
За несколько лет интенсивной каждодневной рутины организация собирает огромную базу клиентов, пользующихся ее услугами с разной степенью активности. Заказчики, которые обращались в компанию всего несколько раз, всегда могут стать постоянными, если вести с ними активную работу и поддерживать контакт. Но как удержать в голове такое количество физических и юридических лиц, имеющих разные интересы и потребности? Решить задачу поможет функциональная база клиентов, созданная в Excel. Инструменты crm в excel используются давно, причём довольно успешно. Этот вариант для организации бесплатный, но разбираться с системой придётся самостоятельно.
Crm в excel
Программа Excel способна создавать сложные базы данных и частично заменять собой современные системы CRM. Благодаря простоте, удобству, Excel значительно сокращает время на обработку данных, помогает компании или физическому лицу более эффективно работать со своими заказчиками. При этом тратить серьёзные деньги на подписку профессиональной CRM совершенно необязательно.
База данных в excel простой вариант
Простой вариант базы данных в excel имеет небольшой функционал и может использоваться, например, частными фрилансерами, мелкими торговыми компаниями или сервисными центрами.
Документ может включать два листа с содержанием услуг, списком клиентов. Первый лист – 10-15 услуг компании. На втором листе создаётся база данных из тех людей, с которыми ведётся или велась работа в разный период времени. Обычно в базу включается следующая информация:
- номер заказчика по порядку для понимания их общего количества;
- имя клиента – здесь упоминается ФИО или наименование компании;
- номер телефона;
- прочие контактные данные;
- что заказывает клиент – услуга подбирается из выпадающего списка;
- примечания – здесь можно указать некоторые индивидуальные особенности взаимодействия с клиентом в свободной форме;
- дата первого заказа – информация даст понять, насколько долго ведётся работа с конкретным заказчиком;
- дата последнего заказа – параметр поможет отследить последнюю продажу, выявить клиентов, которые давно не делали заказов.
Список сортируется по каждому из полей. К примеру, можно сортировать информацию по типу заказываемых услуг и сделать индивидуальное предложение некоторым клиентам. Количество столбцов в программе зависит от желания автора, но перегружать таблицу данными не рекомендуется.
Каждый раз в таблицу нужно добавлять тех клиентов, кто хотя бы единожды сделал заказ. Просто интересующиеся заказчики ещё не являются клиентами компании. Также стоит определиться с периодом, по истечении которого нужно напоминать о себе клиентам. Например, раз в три месяца выходить на связь с клиентом, давно ничего не заказывающим, предложить ему индивидуальные выгодные условия. Чаще обращаться к клиенту не нужно, в противном случае заказчик посчитает назойливым повышенное внимание к себе.
Также по графе «последние заказы» выявить спад спроса на услуги и объявить о снижении цен или придумать интересную акцию. Графа «примечания» повысит эффективность взаимодействия с покупателем. Если некоторые клиенты заинтересованы в дополнительном обслуживании, то важно об этом не забыть, чтобы сохранить их лояльность.
База данных в excel: расширенный вариант
Расширенный функционал базы данных включает дополнительные столбцы в таблице excel со сведениями о заказах и клиентах. Помимо перечисленных выше, это могут быть:
- каналы привлечения: источники, откуда пришёл тот или иной клиент;
- клиентский статус: он может быть активным или пассивным, если заказов не было в течении 3-6 месяцев.
В таблицу Excel также есть возможность добавить функциональный столбец «напомнить о себе». Если заданный периодзавершился, а заказчик так и не проявил себя, ячейка в столбце загорится красным цветом. Если клиент ничего не отвечает после индивидуального предложения, его статус можно поменять на пассивный и система больше не будет делать о нём напоминаний.
Создание базы данных в excel: пошаговая инструкция
Для корректной работы с базами данных лучше Эксель скачать лицензионный. Программа обладает полным набором инструментов, позволяющих заменить типичные CRM-системы.
Чтобы создать функциональную базу данных, следуйте пошаговой инструкции:
- Откройте документ, впишите заголовки столбцов.
- Дайте наименования строкам.
- Начинайте заполнение базы данных.
- Отформатируйте информацию для своего удобства: измените шрифт, добавьте границы, заливку или что-то другое на своё усмотрение.
- Перейдите во вкладку «данные» в верхней панели документа.
- Выделите диапазон таблицы с заполненными ячейками.
- Вызовите контекстное меню, активируйте команду «присвоить имя».
- Графа «Имя» – укажите название БД.
- Графа «Диапазон» – можно поменять адрес области ячеек Excel, если он был выделен неправильно.
Такой базой данных уже можно пользоваться, но чтобы использовать ещё более широкий функционал, следует добавить несколько функций. Например, можно включить функции сортировки и фильтрации. Для этого нужно кликнуть по клавише «Сортировка», расположенной во вкладке «Данные». Сортировка реализуется по одному из трёх параметров: дате, числу или алфавиту. Выбрать нужные параметры можно через настройки сортировки. Кнопка «фильтр» убирает или возвращает необходимые данные в базу. Инструменты Эксель также позволяют осуществлять поиск, закреплять определённые области, создавать выпадающие списки и многое другое.
Резюме
Приложение Эксель вряд ли может всерьёз конкурировать с современными продвинутыми системами CRM. Но инструментария этой программы зачастую достаточно для того, чтобы удовлетворять потребности частных лиц и небольших организаций. Кроме того, возможности Excel известны многим постоянным пользователям персональных компьютеров, поэтому решать определённые задачи проще и удобнее с помощью продукта Microsoft.
Обзор раздела «CRM таблицы» в программе
Работа с данными
Пользователь может настроить структуру таблицы, создавая поля любого типа. Записи можно добавлять, удалять, редактировать, сортировать и фильтровать, используя различное цветовое оформление. Есть возможность настройки отображения полей.
Управление структурой таблицы
Таблицу можно настроить для хранения информации любого типа. Поля выстраиваются в нужном порядке, есть возможность задать цветовое оформление записям.
Экспорт и импорт данных
Пользователь может экспортировать и импортировать данные из формата Excel, используя соответствующие кнопки на панели инструментов.
Настройка доступа
Пользователь в системе «Простой бизнес» может гибко разграничить права доступа при использовании таблиц (CRM).
Звонки, отправка SMS-сообщений и писем на электронную почту
В таблице пользователи могут не только вести базу клиентов, но также звонить клиентам, отправлять им SMS и письма на электронную почту.
Создание записи по входящему письму или звонку
Из входящего письма или звонка можно быстро создать новую запись в таблице, при этом часть данных будет автоматически заполнена.
Связь таблиц
Мощным и удобным инструментом является возможность связывать таблицы. Пользователь может связать несколько таблиц и получить полный обзор по тому или иному вопросу.
Дела и голосование в записях таблиц
Пользователь может создать дело из ленты комментариев к записи таблицы, а также проголосовать за любой комментарий к записи.
Воронка продаж
Воронка продаж позволяет анализировать эффективность работы менеджера с клиентами, прогнозировать выполнение планов, корректировать работу отдела продаж.
Графики в таблицах
В таблицах появилась новая возможность – визуализация числовых данных в наглядном графическом виде
Печать из таблиц с использованием шаблонов документов
Можно распечатать таблицу, используя стандартный шаблон документов или любой другой, созданный пользователем. Возможно вывести на печать как все отображаемые записи, так и выделенную запись.
Таблицы и структуры
С помощью окна «Таблицы и структуры» пользователь может быстро и удобно управлять таблицами. В окне представлен список всех таблиц доступных пользователю.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
