Как должна выглядеть электронная почта: «Как должен выглядеть адрес электронной почты?» – Яндекс.Кью

Содержание

Как выглядит email адрес

В этом уроке я расскажу, как узнать свою электронную почту. А также как в нее войти, если забыл адрес и пароль.

Как выглядит адрес электронной почты

Адрес электронной почты (email) – это название ящика в интернете. Такой ящик регистрируется на специальном почтовом сайте, на него поступают письма – текстовые сообщения и файлы. Также с него можно отправлять письма на другие адреса.

Он состоит из английских букв без пробелов. Может содержать цифры и некоторые знаки: точку, дефис, нижнее подчеркивание. Но эти знаки не могут присутствовать в качестве первого и последнего – в начале и в конце имени.

Адрес электронной почты состоит из трех частей:

  1. Логин – имя ящика.
  2. @ – разделитель между логином и названием почтового сайта. Чтобы его набрать, нужно нажать клавишу Shift на клавиатуре и, не отпуская ее, цифру два. Называется этот знак «собака».
  3. Почтовый сайт – сервис в интернете, который обрабатывает письма.

Каждый ящик находится на определенном почтовом сайте. То есть чтобы в него зайти, нужно сначала открыть сайт, на котором находится ящик. Затем ввести логин и пароль, в результате чего откроются входящие письма.

Самые популярные почтовые сайты:

Чтобы узнать, на каком сайте работает ящик, достаточно посмотреть на его окончание – название после знака @ :

  • Если там указан сайт gmail.com, значит, ящик находится на нем. Это сайт Google.
  • Если после @ написано yandex.ru, yandex.com, ya.ru, yandex.kz, yandex.ua или yandex.by, значит, ящик находится на Яндексе.
  • А если в конце стоит mail.ru, list.ru, inbox.ru или bk.ru, то на Майле (mail.ru).

На заметку . Каждый электронный ящик уникален – он принадлежит только одному владельцу. Двух одинаковых адресов не бывает.

Как узнать свою почту

На компьютере

Способ 1: в личном кабинете

Яндекс . Откройте сайт yandex.ru. Если в ящик выполнен вход, то логин написан в верхнем правом углу страницы.

К этому имени добавьте @yandex.ru и получите адрес.

А еще полный адрес можно узнать, нажав на логин. Он будет указан в появившемся меню.

Кроме того, посмотреть название можно в личном кабинете – том месте, куда приходят письма. Для этого перейдите по ссылке mail.yandex.ru. В верхнем правом углу будет написан логин.

Если по нему щелкнуть, появится меню, где будет указан полный адрес.

Майл (mail.ru) . Перейдите на сайт mail.ru. Если в почту выполнен вход, то ее название будет написано в левом верхнем углу страницы.

Или перейдите в личный кабинет – туда, куда приходят письма. Для этого нажмите на надпись «Почта». Адрес ящика указан в верхнем правом углу страницы.

Gmail.com (google) . Откройте сайт google.ru. В правом верхнем углу нажмите на надпись «Почта».

Еще в этот раздел можно попасть по ссылкам: gmail.com или mail.google.com.

Загрузятся письма. Чтобы посмотреть название ящика, нажмите на значок с большой буквой (на нем может быть фотография) в верхней части страницы.

Способ 2: через менеджер паролей

Часто данные от ящика сохраняются в браузере (программе для интернета). Они записываются в специальное хранилище – менеджер паролей. Сейчас я покажу, как их найти в разных программах.

Google Chrome

1 . Откройте Google Chrome.

2 . Нажмите на значок «три точки» в правой верхней части программы. Из меню выберите пункт «Настройки».

3 . В новой вкладке откроются настройки браузера. В разделе «Автозаполнение» нажмите на пункт «Пароли».

4 . Если данные от ящиков записаны в программе, они будут указаны в разделе «Сохраненные пароли».

На картинки в примере видно, что сохранены названия трех ящиков на разных почтовых сайтах: gmail.com, mail.ru, yandex.ru.

Яндекс.Браузер

1 . Откройте Яндекс.Браузер.

2 . Нажмите на кнопку с изображением трех горизонтальных линий в правом верхнем углу. Выберите пункт «Пароли и карты».

3 . В новой вкладке откроется окно с сохраненными данными.

Mozilla Firefox

1 . Запустите браузер Mozilla Firefox.

2 . В правом верхнем углу программы будет значок «три пунктира» – нажмите на него и выберите «Настройки».

3 . В левой части страницы щелкните по пункту «Приватность и защита». Нажмите на кнопку «Сохраненные логины…».

4 . Откроется окошко с сохраненными данными.

Opera

1 . Запустите Opera.

2 . Нажмите на букву О в верхнем левом углу. Выберите пункт «Настройки».

3 . Нажмите на «Дополнительно» слева и выберите «Безопасность».

Прокрутите страницу вниз до раздела «Пароли и формы».

4 . Нажмите на «Управление паролями». Откроется меню, где будут показаны сохраненные ящики.

Способ 3: по подсказке браузера

Если вы входили в почту на компьютере через браузер (программу для интернета), то он мог запомнить логин. Тогда достаточно щелкнуть в форме входа, и появится подсказка.

  • Откройте сайт mail. ru
  • Щелкните по строке «Имя ящика»

  • Перейдите по ссылке: passport.yandex.ru/auth/list
  • Сервис покажет все сохраненные ящики

  • Откройте сайт gmail.com
  • Щелкните по полю «Телефон или адрес эл.почты»

Способ 4: в почтовом клиенте

Почтовый клиент — это компьютерная программа, для сбора и отправки писем без использования браузера. Если вы в ней работаете с почтой, то там указан ящик.

1 . Откройте Microsoft Outlook.

2 . Нажмите на пункт «Файл» вверху. В разделе «Сведения об учетной записи» выберите «Настройка учетных записей».

3 . Во вкладке «Электронная почта» указаны названия всех ящиков, добавленных в программу.

1 . Запустите The Bat!

2 . Щелкните по кнопке «Ящик» вверху. Выберите «Свойства почтового ящика…».

3 . В разделе «Общие сведения», в поле «E-mail» написано название.

Запустите программу Mozilla Thunderbird. Обычно адрес ящика указан в левом верхнем углу клиента.

Если его там нет, нажмите на значок «три пунктира» в правом углу, выберите «Настройки» и «Параметры учетной записи».

Откроется окно настроек, где будет указан email.

Способ 5: через людей, которым отправляли письма

Еще один простой способ узнать название ящика – обратиться к человеку, которому вы отправляли письма. Попросите его открыть сообщение от вас и посмотреть, какой адрес указан в строке отправителя.

В некоторых случаях для этого нужно нажать на имя отправителя.

На телефоне

В мобильном приложении

На телефоне, как и на компьютере, существуют специальные почтовые программы. Они нужны для быстрой работы с письмами без браузера. Рассмотрим, как узнать свой адрес в наиболее популярных приложениях.

1 . Запустите приложение.

2 . Нажмите на значок «три пунктира» в верхнем левом углу.

3 . Откроется меню, вверху которого написан ящик.

1 . Запустите приложение.

2 . Нажмите на значок «три пунктира» в левом верхнем углу.

3 . Появится меню, в котором указан email.

  1. Откройте приложение.
  2. В правом углу нажмите на значок с буквой или фотографией. Появится окошко с адресом.

В мобильном браузере

Мобильный браузер – это программа для работы в интернете на телефоне. Самые популярные: Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox, Opera, Яндекс.Браузер. Если вы через одну из этих программ входили в свою почту, то, возможно, адрес ящика там сохранился.

Если почта на Яндексе

Перейдите на сайт mail.yandex.ru. Возможно, как только вы откроете сайт, появится ваш адрес. Если вместо этого открылся личный кабинет (входящие), то нажмите на значок «три пунктира» слева.

Появится меню, где будет указан email.

Если почта на Майле (mail.ru)

В мобильном браузере откройте сайт mail. ru. Обычно вверху страницы в разделе «Почта» написан email.

Также его можно посмотреть в самом ящике, если нажать на кнопку с изображением трех горизонтальных линий (вверху слева).

Появится меню, вверху которого будет написано название ящика.

Если ящик Gmail (Гугл)

Зайдите на сайт gmail.com. Нажмите на значок «три пунктира» слева.

Адрес будет показан вверху страницы.

В настройках телефона Андроид

Название ящика Gmail (google) можно посмотреть в настройках телефона с системой Андроид. Ведь в таких телефонах нужно указывать Гугл аккаунт для полноценной работы системы и приложений.

1 . Нажимаем на значок «Настройки» на экране устройства.

2 . Переходим в раздел «Аккаунты».

3 . Нажимаем на значок Google.

Там же могут быть ящики других сервисов – обычно они добавляются, если установлены почтовые клиенты на телефоне.

Появится добавленный в систему адрес.

Если забыл адрес и не получается войти

Практически во всех почтовых сервисах есть функция восстановления забытого ящика (логина). Покажу, как ей пользоваться в Яндекс и Гугле.

На заметку . В сервисе Майл (mail.ru), к сожалению, такой функции нет.

Яндекс

1 . Перейдите на сайт yandex.ru и щелкните по кнопке «Войти в почту» в правом верхнем углу.

2 . Щелкните по ссылке «Не помню логин».

3 . Далее введите номер мобильного телефона, привязанного к ящику.

Затем нужно напечатать проверочное слово с картинки.

4 . После этого на указанный номер позвонят и продиктуют код. Или же отправят его в смс сообщении. Этот код нужно ввести в поле.

5 . Напечатайте имя и фамилию, указанные в настройках ящика.

6 . Если данные введены верно, Яндекс покажет логин.

Добавьте к нему @yandex.ru и получите полное название ящика.

Gmail.com (google)

1 . Перейдите на сайт gmail.com. Щелкните по «Забыли адрес эл. почты?».

2 . Введите привязанный номер телефона или резервный адрес почты.

3 . Затем напечатайте имя и фамилию, которые указаны настройках ящика.

4 . Нажмите «Отправить» для отправки кода подтверждения.

И напечатайте код, отправленный на телефон или резервный ящик.

5 . Если все данные указаны правильно, Гугл покажет ваш адрес.

Как посмотреть email в социальной сети

Если электронный адрес был когда-то добавлен в соцсеть, то его можно узнать в настройках страницы. Покажу, как его посмотреть в Одноклассниках, Вконтакте, Инстаграме и Фейсбуке.

Одноклассники

Войдите в свой профиль в Одноклассниках (ok.ru). Прокрутите страницу немного вниз и нажмите на пункт «Мои настройки» слева.

Если ящик добавлен, он будет написан во вкладке «Основное».

Вконтакте

Войдите в профиль Вконтакте (vk.com). Нажмите на свое имя в верхнем правом углу и выберите «Настройки».

Откроются параметры, где будет указано название ящика – если оно, конечно, было добавлено ранее.

В целях безопасности ВК скрывает часть символов. Но зато показывает начало логина и почтовый сайт. При помощи этих данных можно попробовать узнать адрес одним из предыдущих способов.

Или посмотреть его в подсказках браузера. Для этого откройте браузер в режиме инкогнито, зайдите на сайт vk.com и щелкните по пункту «Телефон или Email».

На заметку . Открыть новое окно в инкогнито (приватном режиме) можно при помощи сочетания клавиш Ctrl + Shift + N или Ctrl + Shift + P.

Инстаграм

Войдите в профиль Инстаграм (instagram.com). Нажмите на иконку человечка в правом верхнем углу. Затем щелкните по кнопке «Редактировать профиль».

Если в настройках страницы указан ящик, он будет написан в графе «Эл. адрес».

Facebook

Зайдите на свою страничку в Facebook (facebook.com). Нажмите на имя вверху, затем перейдите в раздел «Информация».

Щелкните по пункту «Контактная и основная информация» слева. Нажмите на «1 электронный адрес скрыт из хроники» для отображения прикрепленного ящика.

Как найти email через поисковую систему

Поисковики Яндекс и Гугл ежедневно обходят и запоминают миллионы страниц интернета. Поэтому если ваш email был опубликован на одной из общедоступных страниц (сайте, форуме), возможно, его получится найти.

Покажу на примере поиска в Гугл:

  1. Открываем google.ru
  2. Набираем свое имя и фамилию.
  3. Печатаем почтовый сайт и нажимаем Enter.
  4. Изучаем результаты. Возможно, среди них есть наш ящик.

Дата публикации: 24.10.2019
Автор: Илья Курбанов

Итак, сегодня мы с вами попытаемся разобраться, как создать емайл. Пример данного действия будет представлен нашему вниманию. Вообще, сейчас с этим делом может справиться даже дошкольник. Только вот совсем новый пользователь независимо от возраста, как правило, оказывается в неловком положении от поставленной перед ним задачи. Давайте поможем разобраться с данным вопросом раз и навсегда.

Что это?

Но перед тем как приводить емайл-пример, давайте разберемся, с чем нам придется иметь дело. Вообще, E-mail – это не что иное, как электронный адрес пользователя. Он должен быть у любого человека, работающего с интернетом и компьютером.

Для чего он нужен? С его помощью вы будете регистрироваться на сайтах, получать новости и оповещения, а также вести переписку с другими пользователями. Очень удобно и полезно. Кроме того, без емайл (пример которого мы приведем чуть позже) вы не сможете полноценно работать за компьютером, а также реализовывать многие функции и запускать некоторые игры и программы. В общем, это крайне необходимая вещь. И теперь придется разобраться, как ее заполучить. На самом деле, это не так уж и трудно, как может показаться на первый взгляд.

Типы почты

Перед тем, как увидеть емайл-пример, стоит разобраться также и с тем, какими бывают наши электронные ящики. Ведь от этого зависит процесс их создания. Так что давайте попытаемся ответить на данный вопрос.

Начнем с того, что электронная почта может быть предоставлена вашим интернет-провайдером, то есть фактически оплачена. Как правило, таким вариантом юзеры не очень часто любят пользоваться. Почему? Дело все в том, что создание почты при помощи провайдера – это не только проблематично, но еще и не практично. Ведь многие интернет-сайты требуют немного других электронных ящиков.

Каких именно? Созданных на бесплатных хостингах. Здесь каждый человек при помощи небольшого процесса заполнения данных может завести себе емайл. Пример тому – знаменитые поисковики. Наиболее часто используются:

Правда, есть еще очень много разнообразных хостингов, которые предлагают нам создавать электронную почту. Да еще и полностью бесплатно и в бесконечных количествах. Вот мы и разобрались с вами, какие бывают емайлы. Примеры электронных ящиков и процесса их создания теперь предстанут перед нашими глазами.

Создание

Для того чтобы получить свой электронный ящик, просто выберите хостинг для создания (при выборе варианта с провайдером сообщите о своих намерениях – оператор все сделает за вас). Перейдите на главную страницу сервиса. К примеру, воспользуемся Mail.ru.

Как только окажетесь на главной странице, посмотрите на левую часть экрана. Там вы увидите окно с полями «логин» и «пароль», а также строчку «Регистрация почты». Кликните на нее и подождите некоторое время. Перед вами появится регистрационная страничка.

На ней заполните все поля, которые помечены «*». Можно и все, только это лишнее. Особое внимание уделите строке «адрес почты». Там вам придется придумать свой емайл. Пример тому: [email protected], где «xxxx_x» – это любое слово на латинице, включая разные цифры и подчеркивания. В принципе, любая электронная почта выглядит следующим образом: имя_пользователя@имя_домена, где зарегистрировали адрес.

Что именно писать? Да что хотите. Если такое имя уже кем-то используется, то система выдаст вам примеры, которые можно применить. Проявите креатив – не бойтесь. Только помните, что изменить адрес существующей почты нельзя – только заводить новую.

В наше время без электронной почты не обойтись никому. Общение по сети приобрело массовый характер. Многие вопросы — и деловые, и личные — решаются именно таким образом. Это удобно, быстро и не требует особых усилий. Подобный метод обмена информацией доступен для каждого пользователя, у которого есть компьютер и интернет. Поэтому важно знать, что такое адрес электронной почты и как правильно его писать. Благодаря этому сервису можно оперативно с кем-то связаться, переслать важные документы или просто пообщаться с человеком, который находится далеко от вас.

Мы расскажем вам, как стать обладателем почтового ящика в Интернете

Об электронной почте

Сервисы Electronic Mail (e-mail) используются повсюду. У каждой организации или учреждения наряду с другими контактами всегда указан и адрес электронной почты. Он должен быть у любого пользователя ПК. Без него нельзя зарегистрироваться на сайтах, подписываться на рассылки, получать доступы к закрытым ресурсам и форумам. Он нужен также для работы некоторых программ.

Такое распространение электронной почты связано с тем, что сервисы для пересылки сообщений доступны и понятны каждому человеку. Они появились очень давно, но до сих пор остаются актуальными. Для электронной почты не нужен мощный компьютер или быстрый интернет. Существует много различных сайтов, на которых её можно зарегистрировать. У всех разный интерфейс и функционал, поэтому найдутся варианты на любой вкус. Если вам не нравятся онлайн-сервисы, установите на компьютер специальные утилиты — почтовые клиенты.

Адрес e-mail уникален для каждого пользователя. Это как номер телефона или индекс — нет двух одинаковых.

Можно отправлять сообщения любой длины, добавлять к ним вложения: файлы, картинки, документы. Такое письмо будет доставлено мгновенно. Большинство сервисов электронной почты имеют огромный инструментарий для форматирования текста. Доступны разные шрифты, начертания, цвета, вставка фона, рисунков. Вы можете отправить настоящую поздравительную открытку. И получатель увидит её в тот же день.

Из чего состоит e-mail адрес?

E-mail имеет чёткую структуру и формируется определённым образом. Он состоит из нескольких элементов. Сами элементы могут различаться, но они должны быть написаны латинскими буквами. Допустимо использование цифр, знаков препинания и некоторых других символов. Это общепринятый стандарт. Вот как выглядит адрес электронной почты: «[email protected]». Разберём поподробнее каждую часть адреса.

Структура E-mail адреса не так уж сложна

  • Login (логин). Это ваше имя пользователя или «никнейм». Уникальный идентификатор, по которому система приёма и отправки сообщений будет вычислять, что это именно ваш e-mail. Его надо придумать самостоятельно. Он может быть каким угодно, главное, чтобы не совпадал с никнеймом, который уже существует в почтовом сервисе. При регистрации электронной почты может появиться предупреждение «Этот логин уже занят» или нечто подобное. Тогда надо придумать и записать другое имя. Необязательно менять его полностью, — достаточно добавить к нему какие-то цифры или символы, чтобы он стал уникальным.
  • Далее идёт символ-разделитель «@». Его называют «Коммерческое at» или просто «Собака». На клавиатуре он находится там же, где кнопка с цифрой «2» (напечатать его можно в английской раскладке). Этот знак обязателен во всех e-mail — он стоит между логином и доменом. В разных странах его именуют по-разному. Например, в Финляндии это «Кошка» или «Кошачий хвост», в Италии — «Улитка», в Болгарии — «Обезьяна», в США — просто «at». На общественных интернет-ресурсах этот символ иногда заменяют на «at» в скобках. Это делается, чтобы адрес не попадал в базы спам-ботов. При отправке сообщений надо заменять «at» на «@».
  • Domen (домен). URL сервиса, на котором зарегистрирован e-mail. Это может быть корпоративный или любой бесплатный сайт (к примеру, mail.ru или gmail.com). Многие ресурсы предлагают несколько вариантов доменов. Его нельзя придумать самостоятельно — можно только выбрать. Многие организации создают собственные домены, но это делается за отдельную плату.

Посмотрите, как написать адрес электронной почты, на конкретном примере: «[email protected] ru», «[email protected]».

Как зарегистрировать электронную почту?

Просмотр входящей почты в Гугл довольно удобен

Они предназначены не только для создания электронной почты. У каждого из них огромный набор информационных, развлекательных или просто полезных сервисов. Чтобы получить персональный адрес, необходимо сделать следующее:

  1. Зайдите на ресурс.
  2. Там будет кнопка «Создать аккуант», «Зарегистрироваться», «Зарегистрировать почту» или что-то подобное.
  3. Заполните поля. Обычно необходимо написать имя, желаемый логин, указать контрольный вопрос и ответ на него, задать пароль. Если не хотите вводить реальные ФИО, можете заменить его на никнейм. Но в e-mail, которое нужно для работы или каких-то официальных дел, лучше писать корректные данные пользователя, чтобы они отображались в сообщениях вашим клиентам, коллегам и работодателям.
  4. Пароль желательно сделать сложным. Не связанным с логином, именем, датой рождения или чем-то похожим. Таким, чтобы его нельзя было подобрать.
  5. Логин может состоять из букв латинского алфавита, цифр или специальных знаков. Если вы введёте недопустимый символ, система об этом предупредит.
  6. Подтвердите регистрацию.

Диалог создания почтового ящика в одной из систем

Крупные организации регистрируют собственные домены. Это выглядит презентабельно. Серьёзные компании предпочитают не использовать бесплатные сервисы e-mail.

Если не знаете, как придумать адрес электронной почты, попробуйте что-то в этом роде:

  • Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание. Удобно для делового общения. По логину сразу понятно, кому он принадлежит.
  • Никнейм, который вы часто используете в интернете. Те, кто знают вас по этому нику, смогут распознать вашу почту с первого взгляда.
  • В некоторых сервисах адрес автоматически формируется из вашего имени (если вы его указали). Система предложит несколько логинов на выбор. Если вам подходит один из них — используйте его.
  • Лучше создать ник, который легко запомнить. Не стоит задавать бессвязный набор букв или цифр, если вы собираетесь в дальнейшем использовать сервис для общения или работы.

Как отправить e-mail?

Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.

  1. Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
  2. Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
  3. В поле «Кому» введите адрес.
  4. В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
  5. Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
  6. Когда закончите, кликните на «Отправить».

Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков

Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.

Что такое электронная почта и для чего она нужна

В реальной жизни, чтобы не считаться бездомным, нужна прописка, а в интернете — электронная почта или электронный адрес. Назначение электронной почты, то же, что и у реальной — получение писем (только в отличии от «Почты России» оно происходит моментально). Но что это за письма и на какой такой адрес их посылают? Давайте разбираться.

Что такое e-mail, как правильно писать и произносить «e-mail»

У электронного адреса  много синонимов, можно услышать «кинь свой ящик», «дай почту» или даже «давай скину на мыло«. И если ящик и почта еще понятно, то при чем тут мыло? Да при том, что с английского электронная почта будет звучать как electronic mail («электроник мэйл») или же сокращенно e-mail (и — мэйл). Ну и пользователи придумали созвучное «мэйлу» «мыло».

Как выглядит адрес электронной почты

И вот кто-то со словами «скинь мне на почту» начинает диктовать какую-то кракозябру. Что за собака, что еще за «гмэйл ком» или «яндекс ру»?

Адрес электронного ящика (или почты или адреса, это все синонимы) состоит из двух частей: Логина, то есть имени пользователя и доменного имени сайта, которые разделяются специальным символом: @ — «собакой»

 

Получается, что в первой части (до знака «@») отображается имя, которое придумал себе человек для регистрации, а вторая часть (после знака «@») — это адрес сайта, на котором зарегистрирована почта, он присваивается автоматически в зависимости от того, где создавался почтовый ящик.

 

 

Интересно, что официальное название знака «@» — коммерческое at, потому что первоначально использовался в платежных документах вместо английского  «at the rate of», то есть по (цене).

Одна из версий гласит, что символ «@» стали называть «собакой»  из-за популярной в СССР компьютерной сети, логотипом которой была собака с «собакой» же вместо носа.

 

Какие бывают виды e-mail

В настоящее время самые популярные почтовые сервисы, а, значит, и самые популярные доменные имена в почтовом адресе (то есть те имена, что идут после «собаки»):

  1. gmail.com
  2. yandex.ru
  3. mail.ru
  4. rambler.ru

Разницы в функционировании нет никакой, одинаково быстро и надежно будут доставляться письма на любой из этих доменов. Не имеет значения отправляете ли вы с gmail.com на yandex.ru или же с mail.ru на mail.ru.

Так что вопрос вкусовщины:

как выглядит почта яндекса

 

как выглядит почта гугла

 

как выглядит почта мэйл ру

 

Так в чем же разница и где лучше всего регистрировать электронную почту? Этот вопрос очень похож на тот, «какой браузер лучше», ответа на него однозначного нет. Все зависит от вкуса пользователя. Однако, почта на gmail.com имеет главное преимущество: регистрация на популярных иностранных сайтах будет происходить в один клик, «авторизация с помощью gmail», например, на таком знаменитом видеосервисе, как youtube.

Зачем нужна электронная почта

Разобрались с тем, из чего состоит электронный адрес и где его можно зарегистрировать. Теперь перейдем к тому, зачем он нужен.

  1. Получение писем от друзей и коллег. Понятно, если друзья живут в другом городе и обычные письма идут слишком долго. Но что же тут классного может быть, если и регулярно видишься друзьями и коллегами? Да много всего! Письма — это не только текст. Можно делиться фотографиями и ссылками на сайты, прикреплять разные документы и файлы, и все это быстро и легко, без необходимости что-то записывать на флешку или диск. Множество организационных вопросов решаются в несколько кликов мышкой.
  2. Регистрация на сайтах. Часто для получения доступа ко всем возможностям (например, комментированию на форумах или же для покупок в интернет-магазинах) требуется регистрация, то есть Вы оставляете свой электронный ящик, придумываете логин и пароль для этого сайта и соглашаетесь с условиями. После чего Вам на e-mail приходит письмо-подтверждение, в котором нужно пройти по ссылке, чтобы активировать свою учетную запись (то есть подтвердить, что это именно Вы регистрировались там). Без ввода электронной почты невозможна регистрация на сайтах.

Часто для того, чтобы оставить комментарий на каком-либо сайте или подписаться на обновления, требуется регистрация на сайте.

Делитесь знаниями с друзьями!

Как Должна Выглядеть Типичная Подпись Электронной Почты?

Ответ может варьироваться в зависимости от того, что вы ищете. Но если вы зададите этот вопрос, я полагаю, вам нужна профессиональная подпись по электронной почте. Вот основные элементы вашей подписи:

Ваше полное имя (очевидно) и название вашей компании / ваша должность там. Некоторые контактные данные (номера телефонов, другие электронные письма, ссылки на веб-сайты). Ваше фото или логотип. Без нее подпись будет выглядеть скучно и непрофессионально. Ссылки на ваши социальные профили. Вы должны поставить 3-5 значков в вашу подпись. Используйте только самые важные. Некоторые рекламные баннеры (по желанию). Если вы представляете компанию или предоставляете некоторые услуги, баннер облегчит всю маркетинговую кампанию. Отказ от ответственности (необязательно), если вы работаете с какими-то юридическими материалами в своих электронных письмах.

Вся эта информация должна быть представлена ​​аккуратно, даже бросаться в глаза. Если вы используете свою подпись для деловой переписки, вы хотите, чтобы ваши адресаты помнили о разговоре. И если вы пишете своим клиентам, несомненно, вы хотите, чтобы нижний колонтитул электронной почты был как можно более крутым.

По сути, ваша подпись должна выглядеть как реклама себя. Используйте какой-то дизайн и все устроите идеально. Посмотрите на пример ниже.

Здесь все детали, которые я упомянул, хорошо реализованы и упорядочены. Такая подпись выглядит интересно и профессионально.

Однако сделать такую ​​подпись самостоятельно довольно сложно. Лучший способ заставить это работать, используя HTML. Как будто вы делаете простую картинку, ваша подпись может не загружаться на устройство получателя или рассматриваться как спам.

Использование MS Word также не годится для подписи в электронной почте. Это просто не работает на некоторых устройствах.

Итак, я рекомендую использовать онлайн генераторы подписи электронной почты. NEWOLDSTAMP, например (кстати, в этом генераторе была сделана подпись на скриншоте). Эти инструменты позволяют создавать различные подписи и управлять ими, а центральная система управления позволяет легко отправлять одинаковые подписи всем вашим сотрудникам.

Вот еще несколько примеров, чтобы вы могли получить представление о типичной профессиональной подписи электронной почты. Если у вас есть конкретные вопросы, не стесняйтесь спрашивать меня в комментариях.

#1

#2

#3

#4

Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.

Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и «сдавать его в бухгалтерию или кадры» – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом — посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.

Обращаем внимание, что сведения о номере ЭЛН гражданину сообщает медицинская организация. Зачастую — это выдача талона на бумажном носителе, форма которого не утверждена и разрабатывается каждой медицинской организацией индивидуально. Кроме того, в зависимости от организации взаимодействия медицинской организации (поликлиники, больницы, стоматологической клиники и др.) с пациентами, информирование об ЭЛН может осуществляться путем направления СМС-сообщения на номер мобильного телефона или сообщения на личную электронную почту пациента, предоставленные им лично в медицинскую организацию, а также иным способом, определяемым медицинской организацией для контактирования с пациентами.

Подпись в электронной почте

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

https://bureau.ru/bb/soviet/20110330/
Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

  1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
    Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
  2. Сначала имя, потом фамилия
    Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
  3. В подписи не должно быть очевидного
    Не надо подписывать, что [email protected] — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
    Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
    Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
  4. Телефон — только личный
    Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
    Факс тоже лучше не указывать.
  5. Без «С уважением»
    Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
  6. Указывать понятную должность
    Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
  7. Не указывать и должность, и отдел
    Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
  8. Не нужно писать всю оргструктуру
    Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
    Группа разработки систем машинного обучения
    Отдел перспективных технологий
    Департамент исследований и разработки
  9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
    Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
    http://www.aqua-mail.com».
    На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

Открыть покрупнее

  1. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
  2. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
  3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

Как подписать документ электронной подписью

На самом деле подписать документ электронной подписью достаточно просто, однако, новичку лучше подписать его с помощью данной статьи-шпаргалки. Как всегда для вашего удобства мы в добавление к пошаговой инструкции публикуем скриншоты. Итак, мы подпишем файл электронной подписью с помощью программы «КриптоАРМ».

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.


Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.


Четвертый шаг мастера создания электронной подписи это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.


И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.


Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.


Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой. Теперь вы убедились сами, что подписать документ электронной подписью достаточно просто. Хотите узнать больше информации, о том как подписывать документы с помощью программы «КриптоАРМ», посмотрите наш видеокурс на Youtube.

ЭЦП для судов: где использовать и какие подходят?

Электронная подпись может быть использована не только в документообороте и на электронных торговых площадках. Также с помощью ЭП (устаревшее название – ЭЦП) можно направлять и запрашивать документы в судах через интернет. Оформить ЭЦП для суда может юрист (например, адвокат), руководитель организации, индивидуальный предприниматель.

Электронная подпись для арбитражного суда

Для запроса и подачи документов в арбитражные суды РФ используется система «Мой арбитр». Правила предоставления документов постоянно меняются. Актуальные изменения можно посмотреть на сайте системы в разделе «Справка». Адвокатам, арбитражным управляющим и штатным юристам компании для взаимодействия с судами необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. 

Электронная подпись для суда общей юрисдикции

Чтобы получить или отправить документ в суды общей юрисдикции через интернет, можно воспользоваться ГАС «Правосудие». Система позволяет взаимодействовать с:

  • Верховным судом РФ;
  • Федеральными судами общей юрисдикции;
  • Федеральными арбитражным судами;
  • Мировыми судьями;
  • Советом судей Российской Федерации;
  • Высшей квалификационной коллегией судей РФ;
  • Судебным департаментом при Верховном суде РФ.

Чтобы воспользоваться онлайн-системой запроса и подачи документов в суд на сайте ГАС «Правосудие», нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. В частности подходит, указанный выше комплект от ЕЭТП или аналогичные комплекты других удостоверяющих центров. Обратите внимание, что к ЭЦП для судов предъявляются особые требования. В частности, выдавший подпись УЦ должен быть надёжным и иметь аккредитацию Минсвязи РФ.

Электронная подпись для подачи документов в суд: дополнительные возможности использования?

Электронная цифровая подпись для судов может использоваться не только для обмена документами. Например, комплект «Взаимодействие с судами» предлагает доступ к более чем 100 системам электронного взаимодействия, например:

  • Государственный портал zakupki.gov.ru;
  • Портал государственных услуг;
  • Портал Роскомнадзора;
  • Роспатент;
  • И другие.

Также в качестве ЭЦП для судов можно использовать комплект «Индивидуальный», который позволяет собрать все интересующие вас сферы применения в одну электронную подпись.

Как получить электронную подпись для суда?

Ранее мы отметили, что для работы с судами подходит только усиленная электронная подпись. Для суда важно, чтобы личность владельца ЭП была подтверждена и все данные были достоверны. Поэтому для получения электронной подписи нужно подготовить довольно большой пакет документов.
Какие документы нужно предоставить именно вам, зависит от ряда параметров. Составить список можно на странице электронной подписи на сайте ЕЭТП.
Запишитесь в точку выдачи на удобное время и дату, соберите пакет документов и привезите их в назначенный день. При заказе услуги «экспресс-выпуска» ЭП можно получить в течение 1 рабочего дня.

Выводы

  1. ЭП позволяет запрашивать документы в арбитражных судах (через «Мой арбитр») и судах общей юрисдикции (ГАС «Правосудие»). 
  2. Электронная подпись для обращения в суд также может давать доступ к различным системам электронного взаимодействия и иметь другие функции.
  3. Среди комплектов, которые предлагает ЕЭТП, для работы с судами подходят «Взаимодействие с судами» и «Индивидуальный».
  4. Чтобы получить электронную подпись для суда, запишитесь в офис продаж (точка выдачи ЭП), соберите необходимые документы и привезите их в точку в назначенный день. 
     

 

 

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Урок 8: Насколько формальным должно быть электронное письмо?

/ ru / email101 / избегая-спама-и-фишинга / content /

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Подобрать правильный тон для электронного письма может быть непросто.

Иногда может казаться, что электронное письмо должно быть формальным, чтобы быть правильным. По правде говоря, формальный тон не всегда автоматически лучше, чем повседневный. Но как узнать, какой из них использовать и когда? Есть несколько вещей, которые помогут вам решить, насколько формальным или непринужденным должен быть тон вашего электронного письма.

Когда электронное письмо должно звучать более формально?

Обратите внимание на человека, которому вы пишете. Как вы знаете, этот человек? Какие контакты у вас были в прошлом, если таковые были? Эти факторы станут лучшим ориентиром при выборе тона вашего электронного письма. Если вы инициируете первый контакт с кем-то, например, с потенциальным работодателем, или с кем-либо, кто занимает более высокую должность, как правило, вам нужно по умолчанию использовать формальный тон.

Когда вы пишете кому-то, с кем никогда не встречались лично, тон вашего письма особенно важен.Поскольку это письмо будет вашим способом произвести первое впечатление, вы должны убедиться, что оно хорошее. Придерживайтесь приветствий, в которых используется либо полное имя, либо титул и фамилия, если у вас есть такая информация. Если у вас нет имени человека, которому вы пишете, можно использовать Dear Sir или Madam .

Использование более профессионального языка и избежание сокращений также придаст вашей электронной почте более формальный тон. Например, вместо я не смогу сделать это , сказав К сожалению, я не смогу присутствовать, придает вашей электронной почте более профессиональный тон.Также имейте в виду, что избегание сокращений и правильное написание и грамматика не менее важны, когда дело доходит до настройки тона вашего электронного письма.

В примере ниже:

Кандидат отправляет электронное письмо рекрутеру, которого никогда не встречала. Формальное приветствие и язык, который она использует, придают электронной почте более профессиональный тон.

Точно так же вы хотите убедиться, что закрываете письмо таким образом, чтобы оно соответствовало приветствию в вашем письме. Завершение письма просто Спасибо! может показаться дружелюбным, но может показаться слишком знакомым и непринужденным.Для более официальных электронных писем лучше всего заканчивать чем-нибудь вроде Большое спасибо или С уважением , чтобы поддерживать профессиональный тон.

Обязательно укажите контактную информацию.

Это особенно важно при установлении контакта с кем-либо, особенно с потенциальными работодателями. Вы должны быть уверены, что у них есть вся необходимая информация, чтобы связаться с вами в будущем.

Однако формальные правила могут применяться не всегда.

Например, если вы пишете ответ на полученное электронное письмо, обратите внимание на тон и язык, использованный отправителем.Это поможет избавиться от лишних догадок при выборе тона вашего электронного письма.

Если вы заметили, что тон звучит не совсем формально, можно отразить это в своем ответе. Например, если в приветствии кто-то использует Hi и ваше имя, в вашем ответе будет приемлемо использовать один и тот же тон. Посмотрите, как другой человек использует аббревиатуры, сокращения и общий выбор слов в качестве ориентира. В большинстве ситуаций зеркальное отображение набора тонов вполне приемлемо для вашего ответа.

Когда можно, чтобы электронное письмо выглядело более непринужденно?

Ситуации, в которых допустимо отправить более непринужденное и дружелюбное электронное письмо, обычно более очевидны. Например, если вы пишете другу или члену семьи, конечно, уместно использовать непринужденный тон.

Когда речь идет о таких людях, как ваши коллеги или коллеги, при выборе тона следует учитывать две вещи:

  1. Как давно вы знаете этого человека?
  2. В каком контексте вы знали этого человека?

Как правило, чем дольше вы знакомы с кем-то — или если вы с некоторой частотой общаетесь с человеком вне работы, — тем более приемлемым будет использование непринужденного тона.Электронное письмо с очень непринужденным тоном может больше походить на текстовое сообщение, чем на письмо, и оно может включать такие вещи, как аббревиатуры или смайлики — все зависит от культуры вашего рабочего места. Подумайте о среде, в которой вы работаете, и ищите примеры, поданные вашими коллегами и начальством, когда решаете, использовать ли подобные вещи.

Следует иметь в виду одну очень важную вещь:

Professional — это не всегда то же самое, что формальный. На работе важно всегда оставаться профессиональным, даже если тон звучит непринужденно.Никогда не стоит сплетничать или говорить что-то плохое о других людях, с которыми вы работаете, независимо от того, насколько хорошо вы знаете коллегу или коллегу, с которыми пишете по электронной почте. Такие вещи могут очень легко вернуться, чтобы преследовать вас, но, к счастью, их также легко избежать.

/ ru / email101 / email-basics-quiz / content /

Как настроить профессиональный адрес электронной почты (включая бесплатный способ) за 4 простых шага

Профессиональные адреса электронной почты создают доверие и доверие, что в конечном итоге может привести к увеличению продаж.Как бы технически это ни звучало, настроить его проще и дешевле, чем вы думаете. Короче говоря, все, что вам нужно сделать, это выбрать поставщика услуг электронной почты и получить домен. Оттуда вы будете следовать инструкциям выбранного провайдера, чтобы настроить свою учетную запись с выбранным вами именем пользователя и отображаемым именем.

Вам нужно больше информации, прежде чем приступить к настройке профессионального адреса электронной почты? Прочтите эту статью, чтобы получить все, что вам нужно знать о том, как начать работу с деловой электронной почтой.

Вот как настроить свой профессиональный адрес электронной почты для бизнеса за четыре шага:

1. Выберите поставщика услуг электронной почты

Первым шагом является выбор поставщика услуг электронной почты, которого вы хотите использовать. Есть ряд профессиональных поставщиков услуг электронной почты на выбор, но какой из них лучше всего будет зависеть от ваших уникальных потребностей. Чтобы помочь, мы сузили его до трех лучших, основываясь на функциях, наиболее важных для малого бизнеса и тех, кто ищет лучшее соотношение цены и качества.

  • Bluehost: Лучше всего подходит для компаний, которые только начинают свою деятельность и нуждаются в персональном домене, профессиональной электронной почте и веб-сайте, поскольку все это включает в себя все по одной низкой цене в 2,95 доллара в месяц.
  • Google Workspace: Лучше всего подходит для предприятий, которым требуется полный набор инструментов для продуктивной работы и совместной работы в дополнение к профессиональной электронной почте (например, юридическая фирма).
  • Zoho Mail: Лучше всего подходит для предприятий, которым нужна бесплатная деловая электронная почта и которые не используют ее постоянно (например,г., ресторан).

Чтобы узнать больше и найти то, что подходит именно вам, щелкните раскрывающийся список ниже и узнайте больше о каждом из поставщиков.

Выберите поставщика услуг электронной почтыBluehostGoogle WorkspaceZoho Mail

Bluehost

Если у вас еще нет веб-сайта и вы планируете создать его на WordPress, то Bluehost — лучший выбор для профессиональной электронной почты. Это ведущий веб-хостинг, который включает в себя бесплатный домен, пять бесплатных профессиональных адресов электронной почты, которые используют ваш собственный домен, и веб-хостинг, поэтому ваш сайт WordPress может быть доступен в Интернете примерно за 3 доллара в месяц.Если вам нужно больше адресов электронной почты, выберите тарифный план за 5,45 долларов в месяц и получите неограниченное количество адресов электронной почты.

Думаете, Bluehost подходит вам? Следуйте этим пошаговым инструкциям по настройке бесплатных пользовательских адресов электронной почты с помощью Bluehost.

Google Workspace (ранее G Suite)

Google Workspace позволяет размещать корпоративную электронную почту с использованием собственного доменного имени. Если у вас еще нет домена, вы можете получить его непосредственно в Google в процессе настройки.Цена начинается с 6 долларов за пользователя в месяц и лучше всего подходит для тех, кому нужны профессиональные адреса электронной почты с полным набором инструментов для совместной работы и повышения производительности.

Готовы начать? Получите пошаговые инструкции о том, как настроить свой профессиональный адрес электронной почты в Gmail.

Zoho Mail

Компаниям с ограниченным бюджетом, у которых уже есть доменное имя, следует рассмотреть Zoho Mail. Там вы можете получить до пяти бесплатных учетных записей корпоративной электронной почты, которые используют ваше собственное доменное имя.А что, если вашему бизнесу нужно более пяти профессиональных адресов электронной почты? Zoho Mail предлагает платные планы всего за 1 доллар за дополнительный адрес электронной почты в месяц, что делает его недорогой альтернативой таким поставщикам, как, например, Google Workspace.

Хотите начать работу с Zoho Mail? Настройте свои бесплатные профессиональные учетные записи электронной почты с помощью этих пошаговых инструкций.

Все еще не уверены, какой вариант лучше для вас? Получите полную информацию о различных поставщиках услуг электронной почты, в том числе о том, какие функции они предлагают, объем хранилища, функции безопасности, обслуживание клиентов и многое другое, в нашей статье о лучших поставщиках услуг электронной почты.

2. Получите доменное имя

После выбора провайдера электронной почты и создания учетной записи следующим шагом будет выбор доменного имени, если у вас его еще нет. Хотя вы можете приобрести его непосредственно у регистратора доменов, такого как GoDaddy или Namecheap, вы также можете получить его непосредственно у Google, если вы используете Google Workspace для своего профессионального адреса электронной почты или через тарифный план веб-сайта, который вы уже используете (или использовать), например Squarespace, Wix или Bluehost (для WordPress).

Используйте раскрывающийся список, чтобы узнать, как лучше всего получить домен на основе выбранного вами поставщика услуг электронной почты на предыдущем шаге.

Получить доменное имяВеб-хост или конструктор сайтовПровайдер электронной почтыРегистратор доменного имени

Веб-хостинг или конструктор сайтов (например, Bluehost)

Во многих случаях вы можете иметь право на бесплатное доменное имя через провайдеров, которых вы, вероятно, уже используете, таких как Squarespace, Wix, или веб-хостинга, такого как Bluehost или DreamHost, для тех, кто использует WordPress.Перед покупкой доменного имени у регистратора доменов, такого как GoDaddy или Google Domains, проверьте, имеете ли вы право на получение бесплатного домена от провайдера, которого вы используете (или планируете использовать).

Поставщик услуг электронной почты (например, Google Workspace или Zoho Mail)

Если вы получаете профессиональный адрес электронной почты через Google Workspace (ранее G Suite), вы можете легко получить доменное имя непосредственно от Google во время процесса регистрации аккаунта. Для этого, когда будет предложено получить домен или подключить тот, которым вы владеете, выберите получить домен и следуйте инструкциям.

Регистратор доменного имени

Конечно, вы всегда можете получить доменное имя старомодным способом — непосредственно у регистратора доменных имен, такого как GoDaddy, Namecheap или Google Domains. Затем вы можете подключить свой домен к выбранному вами поставщику услуг электронной почты. Чтобы выбрать, что использовать, обратитесь к лучшим регистраторам доменных имен.

Нужна помощь в выборе идеального доменного имени? Если вы пытаетесь найти доступное доменное имя, вы не одиноки. Иногда бывает очень сложно найти то, что подходит вашему бизнесу.Чтобы помочь, ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать, как выбрать доменное имя .

3. Выберите формат электронной почты

При регистрации нового профессионального адреса электронной почты вам нужно будет выбрать желаемое имя пользователя и отображаемое имя. Имя пользователя — это первая часть адреса электронной почты, например «JDoe» или «[email protected]», а отображаемое имя — это то, что отображается в почтовом ящике получателя, например «Джон Доу». Компаниям необходимо выбрать имя пользователя и формат отображаемого имени для использования во всех учетных записях электронной почты сотрудников для обеспечения непрерывности и организации.

Общие форматы деловой электронной почты


При выборе формата имени пользователя учитывайте размер вашей компании. Например, имена пользователей, такие как только имя или фамилия, вряд ли будут хорошим выбором для крупных компаний, поскольку в конечном итоге у них останутся сотрудники с одинаковыми именами. Дополнительные советы см. В нашей статье о профессиональных идеях адресов электронной почты.

Общие форматы отображаемых имен электронной почты


Вне общих почтовых ящиков (например, support @ yourdomain.com), компаниям обычно рекомендуется использовать стандартный формат отображения электронной почты, в котором отображаются имя и фамилия отправителя. Узнайте больше о том, как создать собственный адрес электронной почты.

4. Создайте общие адреса электронной почты для своего веб-сайта

Компании должны указать адрес электронной почты на странице контактов своего веб-сайта, хотя для этого также следует использовать общий адрес электронной почты, например [email protected] Это не только выглядит более профессионально, но также помогает уменьшить количество спама в отдельных почтовых ящиках, поскольку отдельные адреса электронной почты остаются конфиденциальными.После того, как вы создали общий адрес электронной почты, следующим шагом будет настройка пересылки электронной почты, которая упрощает управление общими почтовыми ящиками для предприятий.

Выберите, какой тип общих почтовых ящиков вам нужен

Общие или общие почтовые ящики для входящих сообщений обычно используются группами, такими как служба поддержки клиентов или отдел продаж, как способ предоставления контактной информации в Интернете без указания адреса электронной почты человека. Это помогает не только предотвратить попадание нежелательных писем напрямую к вам или вашим сотрудникам, но также помогает избавиться от необходимости обновлять ваш сайт, если сотрудник меняет работу, и дает возможность нескольким товарищам по команде делиться почтовым ящиком.

  • Общие вопросы: например, contact @, info @, questions @, questions @, hello @
  • Служба поддержки клиентов: например, support @, returns @, billing @, service @
  • Продажи: например, sales @, demo @, team @, members @
  • Маркетинг: например, press @, media @, pr @
  • Человеческие ресурсы: например, jobs @, careers @, hr @

Настройка пересылки электронной почты для удобного управления общими почтовыми ящиками

Когда вы создаете электронные письма специального или общего назначения для использования на своем веб-сайте, это экономит время, используя пересылку электронной почты, которая автоматически отправляет электронные письма, которые отправляются в общий почтовый ящик определенному человеку.Пересылка электронной почты будет настроена непосредственно через вашего провайдера электронной почты, поэтому шаги будут отличаться. Как правило, пересылка электронной почты настраивается в настройках электронной почты.

Управление общим почтовым ящиком (например, [email protected]) может быть проблемой. Вы можете избежать этой головной боли, используя профессиональный инструмент электронной почты для делегирования входящей почты, такой как Spike.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты?

По-настоящему бесплатный бизнес-адрес электронной почты — это редкость.Однако есть способы получить бесплатную деловую электронную почту через провайдера веб-хостинга, такого как Bluehost, который предлагает бесплатный хостинг деловой электронной почты и бесплатное доменное имя со своими недорогими услугами веб-хостинга по цене от 2,95 доллара в месяц. Получите пошаговые инструкции о том, как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты.

Что я должен указать в своей электронной подписи?

Профессиональная подпись электронной почты всегда должна включать ваше имя и фамилию, должность, название компании, веб-сайт компании и контактную информацию.Многие компании также предпочитают включать логотип компании или фотографию пользователя, ссылки на учетные записи в социальных сетях или даже призыв к действию, например «Посмотрите демонстрацию» или «Начните бесплатную пробную версию». Получите идеи о том, что включить и как создать свою подпись, просмотрев примеры подписей в электронной почте.

Что лучше: Google Workspace или Microsoft 365?

Google Workspace и Microsoft 365 являются прямыми конкурентами по определенной причине, и выбор того, что лучше всего для вас, будет зависеть от ваших потребностей и предпочтений.Google Workspace обычно лучше подходит для предприятий, которым нужна более современная и интуитивно понятная платформа для корпоративной электронной почты, средств совместной работы и повышения производительности. Microsoft 365 лучше подходит для традиционных компаний, где секретарский персонал отвечает за управление почтовыми ящиками других сотрудников. Получите полное сравнение Google Workspace и Microsoft 365.

Итог

Вашему бизнесу нужна профессиональная электронная почта. И вам нужны эти адреса электронной почты быстро, легко и по доступной цене. Если у вас еще нет веб-сайта и вы планируете создать его с помощью WordPress, лучшим вариантом будет использование провайдера веб-хостинга, такого как Bluehost, который включает в себя все необходимое для создания и работы вашей профессиональной электронной почты и веб-сайта менее чем за 3 доллара. в месяц.

Вам также может понравиться…

Как отформатировать профессиональное сообщение электронной почты

Когда вы отправляете запрос о работе или подаете заявление о приеме на работу, или пишете другую профессиональную переписку, важно отформатировать электронную почту так же профессионально, как и любое другое деловое письмо.

В конце концов, все, включая рекрутеров и менеджеров по найму, получают много писем. Убедитесь, что ваши электронные письма выделяются из-за содержания, а не из-за небрежных ошибок, плохого форматирования или излишне небрежной лексики.

Используйте в письмах читаемый шрифт размером 10 или 12 пунктов.Отправляйте электронные письма, связанные с поиском работы, с профессионального адреса электронной почты. В идеале ваш адрес электронной почты должен включать некоторую комбинацию вашего имени и фамилии или имени и фамилии.

Вот что следует включать при отправке деловой корреспонденции и формат сообщения электронной почты, который следует использовать для отправки профессиональных сообщений электронной почты.

Как отформатировать сообщение электронной почты

Ваше электронное сообщение должно быть отформатировано как типичное деловое письмо, с пробелами между абзацами и без опечаток или грамматических ошибок.

  • Не путайте длину с качеством — пишите письмо кратко и по существу.
  • Избегайте слишком сложных или длинных предложений.
  • Сделайте так, чтобы получатели электронной почты могли быстро сканировать вашу электронную почту и знать, почему вы пишете.
  • Вычитайте его, как и любую другую корреспонденцию.
  • Если вас действительно беспокоят опечатки, распечатайте черновик электронного письма. Часто опечатки и грамматические ошибки легче обнаружить на бумажном носителе, чем при просмотре на экране.

Просмотрите шаблон сообщения электронной почты и образец сообщения электронной почты ниже, чтобы увидеть, как должно выглядеть ваше сообщение.

Тема сообщения

Не забудьте указать тему письма.

Если вы забудете включить один из них, ваше сообщение, вероятно, даже не откроется. В теме письма укажите, почему вы пишете. Некоторые примеры сильных строк темы:

  • Заявление на получение статуса сотрудника по маркетингу — Джейн Смит
  • Запрос на информационное интервью
  • Спасибо — Интервью с партнером по маркетингу
  • Направлено [Имя] для [Информационного интервью, Обсуждения XYZ и т. Д.]

Приветствие / Приветствие

Если у вас есть контактное лицо, отправьте свой адрес электронной почты Уважаемому господину / госпоже. Фамилия. Если возможно, узнайте имя менеджера по найму. Эта информация иногда включается в список вакансий. Если это не так, используйте такие сайты, как LinkedIn, чтобы определить контактное лицо, или посетите веб-сайт компании для получения информации.

Если есть контактный номер, вы также можете позвонить на стойку регистрации компании и узнать, может ли администратор предоставить информацию.Также проверьте свою собственную сеть: знаете ли вы кого-нибудь, кто работает в компании и мог бы поделиться дополнительной информацией?

Если у вас нет имени контактного лица, просто отправьте свою электронную почту Уважаемому менеджеру по найму. Другой вариант — не включать приветствие и просто начать с первого абзаца вашего сообщения.

Тело сообщения

Когда вы пишете свое сообщение, включите несколько коротких абзацев:

  • Введение (кто вы) (первый абзац)
  • Причина, по которой вы пишете (второй и необязательный третий абзацы)
  • Спасибо за внимание

Если вы подаете заявление о приеме на работу, скопируйте и вставьте сопроводительное письмо в сообщение электронной почты или напишите сопроводительное письмо в теле сообщения электронной почты.Если в объявлении о вакансии вас просят отправить свое резюме в виде вложения, отправьте свое резюме в формате PDF или Word.

Когда вы спрашиваете о доступных вакансиях или нетворкинге, четко объясните, почему вы пишете, и о цели вашего электронного сообщения.

Закрытие

Включите формальное завершение, например, искренне или с уважением, когда вы заканчиваете свое сообщение. Вот список закрывающих примеров на выбор.

Включите подпись электронной почты

Важно создать подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое сообщение.

Включите свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона в подпись электронной почты, чтобы менеджер по найму мог сразу увидеть, как с вами связаться. Вы также можете включить ссылку на свою страницу профиля или веб-сайт LinkedIn, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли легко найти дополнительную информацию о вас.

Не забывайте о вложениях

Отправка электронного письма с поиском работы часто включает в себя прикрепление файлов, резюме, портфолио или других образцов работы. Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», убедитесь, что вы прикрепили все файлы, упомянутые в письме.

Шаблон сообщения электронной почты

В следующем шаблоне сообщения электронной почты перечислены сведения, которые необходимо включать в сообщения электронной почты, которые вы отправляете при поиске работы. Используйте шаблон в качестве руководства для создания настраиваемых сообщений электронной почты для отправки работодателям и знакомым.

Шаблон для профессионального электронного письма

Тема сообщения электронной почты: Должность менеджера магазина — ваше имя

Обращение:

Уважаемый г-н./РС. Фамилия или Уважаемый менеджер по найму:

Первый абзац:

Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Будьте ясны и прямолинейны — если вы подаете заявление о приеме на работу, укажите название должности. Если вы хотите информационное интервью, укажите это во вступительных предложениях.

Средний абзац:

В следующем разделе вашего электронного сообщения следует описать, что вы можете предложить работодателю или, если вы пишете с просьбой о помощи, о том, какую помощь вы ищете.

Последний абзац:

Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассмотрел вас в отношении должности или ваших связей за помощь в поиске работы.

Закрытие:

С уважением,

Ваше имя

Электронная почта Подпись:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефон
URL профиля LinkedIn (необязательно)

Расширять

Пример профессионального сообщения электронной почты

Образец сообщения электронной почты

Тема: Поиск должности адъюнкт-преподавателя — Брианна Кламбер

Уважаемый д-р.Реджинальд,

Я пишу сегодня, чтобы узнать о возможности подачи заявления на должность ассистента преподавателя в вашем университете. Этим летом я перееду в ваш район. Ваше имя мне дал доктор Нельсон, который был одним из моих профессоров в Университете северных королевств.

У меня есть степень магистра в области изучения коренных народов Университета северных земель, и я был ассистентом на нескольких занятиях, пока я заканчивал обучение.

Кроме того, мне интересно узнать больше о вашей докторской степени.Программа D. по истории Северной Америки. Возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы я мог больше узнать о программе.

Я приложил свое резюме для вашего ознакомления. Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро услышать от вас.

С уважением,

Брианна Кламбер

_________________

Брианна Кламбер
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Расширять

Как настроить профессиональный адрес электронной почты (+ примеры)

Поскольку все происходит в Интернете и в облаке, у каждого из нас есть собственная учетная запись электронной почты, и мы используем наш адрес электронной почты для всех наших коммуникаций.Более того, наш адрес электронной почты стал нашей сетевой идентичностью и основой для всех личных и служебных услуг, которые мы используем. Следовательно, важно, чтобы у нас были разные учетные записи электронной почты или, как минимум, разные адреса электронной почты для личных и профессиональных целей общения. Наш рабочий адрес электронной почты следует использовать только для делового общения и профессиональных отношений.

Деловой адрес электронной почты — это адрес электронной почты, который вы в основном используете для общения со своими деловыми партнерами, коллегами, клиентами и партнерами.Только если рабочий адрес электронной почты включает персональный домен, который вы зарегистрировали для своей компании, это будет профессиональный адрес электронной почты. Профессиональный адрес электронной почты — это адрес электронной почты, используемый для делового общения, основанного на вашем личном домене. Другими словами, профессиональный адрес электронной почты — это адрес, в котором указано название вашей компании в виде доменного имени.

Каковы преимущества профессионального адреса электронной почты?

Когда вы создаете личный адрес электронной почты от популярных поставщиков услуг электронной почты с общим доменом, вы даже можете выбрать причудливое имя или забавную аббревиатуру для своего адреса электронной почты.Однако, когда речь идет о деловом общении, ваш адрес электронной почты и адрес электронной почты ваших сотрудников не должны быть случайными. Помимо профессиональных адресов электронной почты, соблюдение правил этикета электронной почты помогает продемонстрировать ваш профессионализм и продвигать свой бренд.

Ваш адрес электронной почты должен соответствовать вашему домену и иметь профессиональный характер. Профессиональный адрес электронной почты дает вам следующие преимущества:

  • Брендинг
  • Создает доверие
  • Подлинность
  • Надежность
  • Легкость отзыва
  • Лучшая доставляемость и репутация

Как выбрать профессиональный адрес электронной почты?

Чтобы поддерживать последовательность при создании учетных записей электронной почты и гарантировать, что у каждого сотрудника есть профессиональный адрес электронной почты, необходимо спланировать и определить формат, в котором вы хотите использовать адреса электронной почты пользователей.

Вот некоторые из наиболее популярных и часто используемых форматов адресов электронной почты:

[email protected]

Пример: [email protected]

Это один из наиболее часто используемые форматы электронной почты по всему миру. Этот тип адреса электронной почты звучит профессионально, поскольку он включает в себя как имя, так и фамилию. В организации, даже если есть несколько человек с одинаковыми именами, вероятность использования одинаковых фамилий намного меньше и, следовательно, делает связь пользователя и адреса электронной почты менее неоднозначной.Этот формат подходит для организаций любого размера. Даже в случае стартапов или малого бизнеса это поможет в долгосрочном планировании и поможет избежать конфликтов в случае многократного роста организации.

[email protected]

Пример: [email protected]

Это еще один популярный формат, который используется организациями по всему миру. Этот формат адреса электронной почты является предпочтительным, поскольку он личный и легко запоминающийся, поскольку он короткий и включает имя пользователя.Однако могут возникнуть конфликты, если фамилии людей начинаются с одинаковых инициалов. Большинство администраторов предпочитают этот формат и используют сокращенную форму второго имени или две буквы от второго имени, чтобы избежать конфликтов.

Пример: [email protected],

[email protected], когда в той же организации есть еще два человека по имени Питер Паркер.

[email protected]

Пример: [email protected]

Клиенты и деловые контакты смогут легко идентифицировать человека, отправившего электронное письмо, и связаться с ними.Это идеально и очень подходит для стартапов и малых предприятий с 10 или менее пользователями. Однако по мере роста бизнеса / организации могут возникать конфликты из-за имен пользователей, и эта путаница становится еще более сложной, когда у обоих есть роли, ориентированные на клиентов. Это также вызывает путаницу во внутренней электронной почте, когда есть несколько человек с одним и тем же именем. Этот формат пользуется большой популярностью только потому, что адреса легко запоминаются.

В случае более крупных организаций, вместо того, чтобы назначать адреса электронной почты в этом формате всем пользователям, адреса электронной почты в этом формате могут быть назначены в качестве псевдонимов электронной почты известным людям в организации.Наличие такого адреса электронной почты в качестве псевдонима поможет им сделать свой основной адрес электронной почты конфиденциальным и, следовательно, легко отличить внутренние и важные электронные письма от получаемых ими нежелательных писем.

Как создать профессиональный адрес электронной почты для всех пользователей, использующих Zoho Mail?

Чтобы создать профессиональный адрес электронной почты с вашим доменом, вам необходимо сначала настроить свой домен с помощью Zoho. Следуйте пошаговой инструкции, описанной на этой странице, чтобы завершить настройку домена. После того, как вы закончите проверку своего домена с помощью Zoho Mail, вам необходимо добавить пользователей для создания их учетных записей электронной почты.Если у вас еще нет домена, вы можете купить домен в Zoho. Домены, зарегистрированные через Zoho, уже полностью настроены и могут использоваться мгновенно. Вы можете начать добавлять пользователей напрямую.

Zoho Mail поддерживает несколько способов создания и выбора профессиональных адресов электронной почты для пользователей, использующих Zoho Mail.

  1. Вы можете добавлять пользователей по одному, указывая их имя, фамилию и адрес электронной почты, который будет создан для них, а также пароль, который должен использоваться для входа в систему.Этот метод лучше и предпочтительнее, когда вам нужно создать 10 пользователей или меньше.
  2. Однако, даже если необходимо создать более 5 учетных записей пользователей, рекомендуется использовать «Импорт из CSV» для создания пользователей из сведений, загруженных из файла CSV.
  3. Вы можете использовать опции «Импорт», доступные для импорта пользователей из CRM или других сервисов Zoho, или напрямую из GSuite. Подробные инструкции доступны на этой странице справки.

Групповые адреса электронной почты: профессиональные адреса электронной почты на основе функций / целей

Еще один важный аспект, который часто упускается из виду при создании адреса электронной почты, — это адреса электронной почты на основе «цели».По мере роста организации рекомендуется использовать общие или целевые адреса электронной почты, такие как [email protected], [email protected], [email protected] и т. Д., Которые подходят для конкретных целей. Это гарантирует, что даже если сотрудники покинут организацию, адреса электронной почты для важных целей, таких как contact @, останутся работоспособными. На начальных этапах организации ответственность за поддержку, продажи и т. Д. Находится на индивидуальном уровне, и общение происходит от клиента или напрямую к человеку.Однако, чтобы сделать общение более стандартным и профессиональным, лучше убедиться, что такие адреса электронной почты являются общими групповыми адресами, которыми управляет команда, а не отдельные лица.

Обычная практика для групповых сообщений электронной почты:

Чтобы иметь профессиональную практику общения, рекомендуется иметь общие учетные записи электронной почты, основанные на различных функциональных группах в организации, в зависимости от характера их работы. Ниже приведены некоторые из стандартных универсальных учетных записей электронной почты, которые каждая организация использует для различных организационных функций.

Общедоступные — внешние учетные записи электронной почты группы:

Внешние или общедоступные адреса электронной почты обычно используются для предоставления внешним контактам организаций возможностей для связи с различными функциями организации. При настройке этих учетных записей администраторы должны убедиться, что учетные записи электронной почты группы имеют разрешение на получение электронных писем от внешних учетных записей. Кроме того, электронные письма группе должны быть должным образом переданы соответствующей команде.

Примеры:

Организация — учетные записи электронной почты внутренней группы:

Адреса электронной почты организации или внутренней группы используются сотрудниками внутренней организации для доступа к внутренним группам и внутренним функциям, предназначенным для сотрудников. Эти учетные записи могут быть настроены с модерацией для получения электронных писем только от сотрудников организации.

Примеры:

Как создать профессиональный адрес электронной почты для всех общих учетные записи или списки рассылки с помощью Zoho Mail?

Чтобы создать профессиональный адрес электронной почты с вашим доменом для общих учетных записей или списков рассылки для вашего домена, вам необходимо создать группу электронной почты с общим доступом.Здесь вы найдете подробные инструкции по созданию и управлению групповыми учетными записями электронной почты с профессиональными адресами электронной почты в Zoho Mail.

Ниже приведены некоторые из наиболее полезных функций при создании учетных записей групп на основе домена в Zoho Mail:

  • Вы можете добавить несколько участников и назначить нескольких модераторов для каждой группы.
  • Модератор будет иметь права группы и может в дальнейшем добавлять пользователей или изменять настройки этой группы. Модератор также может модерировать электронные письма, отправленные группе, и одобрять или отклонять их.
  • Пользователи могут отправлять электронные письма, используя групповой адрес. Эта функция может быть расширена администратором для всех участников группы или только для определенных участников.
  • Когда пользователи отправляют электронные письма с использованием группового адреса электронной почты, их индивидуальный адрес электронной почты не будет виден получателю.
  • Администратор может включить для группы функцию «Потоки», с помощью которой члены группы могут сотрудничать и общаться внутри группы прямо из своего почтового ящика.

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта является одной из самых распространенных использовали формы общения как на рабочем месте, так и за его пределами.Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

  1. Строка темы
  2. Приветствие
  3. Тело
  4. Закрытие
  5. Подпись

Рекомендации: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, выровняйте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить за ним.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов могут помочь вам составить профессиональное сообщение:

1 Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. После того, как вы определили цель своего электронного письма, вы можете убедиться, что все, что вы включаете в свое сообщение, поддерживает это действие.Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, почему он вам нужен, какой вид обратной связи вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

При составлении сообщения электронной почты убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию.Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Корректируйте электронную почту

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу по электронной почте с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить за

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение.Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо по электронной почте.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка по каждому из них:

1. Строка темы

Это короткая фраза, которая резюмирует причину вашего сообщения или цель вашего общения.При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием. Например:

«Привет, мистер Самсон»,

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы поделитесь своим сообщением полностью.Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.»

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, она должна завершать ваше сообщение. Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду.Спасибо еще раз!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют вам установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1.Электронное письмо новому контактному лицу

Тема: UX Research Contract Opportunity

Привет, Амаль,

Надеюсь, это сообщение вас хорошо заинтересует. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных тестирования удобства использования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю.Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

Сообщите мне, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы сможем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по взаимодействию с пользователем
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которые необходимо соблюдать для профессионального общения

2.Электронное письмо группе

Тема: Маркетинговая встреча отменена

Привет, команда,

Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время. Мы снова соберемся в запланированное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.Дополнительное электронное письмо

Тема: Re: Доступность для вводной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

Спасибо!

Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Независимо от того, впервые ли вы попадаете на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык.Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

Связанные: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Как писать деловые электронные письма (обновлено для 2021 года)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны.В каждом почтовом ящике хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для которого вы пишете, определит, , как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель.Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас. Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому».Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но которым не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты.Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю легче понять, обработать и действовать в соответствии с ним. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме.В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы ознакомились с этими тремя пунктами, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

    1. Содержимое
    2. Дизайн
    3. Выбор цвета

3. Нужен ли этот адрес электронной почты?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте.Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Задайте себе вопрос: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации. Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4.Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным объемом информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует в нашем курсе написания электронной почты, одном из онлайн-курсов по бизнес-письму, которые мы предлагаем для отдельных лиц и групп ..


Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма.Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружелюбного, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из виду в попытках быть краткими в электронных письмах. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить ваше письмо в папку для спама).Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если полужирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЕЕ НА ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование HTML.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке.Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их. Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать.Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране.Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста.Они используются для выделения части предложения. Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким местоположениям и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа сделает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы в F-образном шаблоне. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньше отступа: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Тема

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность гарантировать, что ваше письмо будет прочитано. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Неверные примеры:

«Важно!»

«Для вашего обзора»

«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »

Хорошие примеры:

«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»

«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»

«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также не используйте темы из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.


Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и кратким. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

  • Добрый день
  • Привет,
  • Уважаемая мисс Джонс:
  • Привет, Джефф, (формат приветствия)
  • Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите его. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за то, что вы просто прочитали письмо.

«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».

«Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом».

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте лаконичны и прямолинейны. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».

«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

«Вносили ли вы какие-либо изменения в окончательный отчет?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»

«Дайте мне знать, что вы думаете».

Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»

«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».

Если вам нужно подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Заключительное сообщение

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме электронной почты, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

«Спасибо за уделенное время»

«Жду вашего ответа»,

«С уважением»

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и наиболее распространенный: Иоанна

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

После того, как ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Пока что.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.

Трижды проверьте правильность указаний получателей в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если она была прочитана кем-либо, ее нельзя отозвать. В этом случае просто пересылайте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и поясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Как запланировать электронную почту в Gmail?

Щелкните синюю стрелку раскрывающегося списка справа от обычного электронного письма. Затем нажмите «Расписание отправки», после чего у вас будет возможность выбрать предлагаемое время в следующие несколько дней или выбрать собственное время и дату.

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail.Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные». Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д. Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-нибудь отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса. Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

9 примеров профессиональной подписи электронной почты

Трудно оставить неизгладимое впечатление. Сделать это в конце электронного письма еще сложнее.

Вероятно, поэтому многие из нас в конечном итоге ищут примеры профессиональных подписей по электронной почте каждый раз, когда меняют работу, получают повышение или у нас есть скрытое подозрение, что наша текущая подписка не на должном уровне.

Надежная подпись электронной почты привлекает внимание, но при этом профессиональна. Он не кричащий, но и не мягкий.

Имея это в виду, мы собрали некоторые из лучших примеров подписи электронной почты, чтобы вы могли точно увидеть, что вы должны и не должны включать в свою.

Мы также поделимся 3 инструментами, которые можно использовать для создания собственной уникальной электронной подписи в мгновение ока.

1. Ограничьте подпись тремя или четырьмя строками текста

Не зацикливайтесь на этом. Все, что вам действительно нужно, это:

Ваше имя

Должность (необязательно), Компания (ссылка на веб-сайт)

Номер телефона

Просто, верно? Вот пример того, как это может выглядеть:

Когда у вас будет базовый формат, рассмотрите возможность добавления одного или двух из следующих параметров, чтобы персонализировать вашу подписку.

Как сделать его личным: 3 примера подписи электронной почты
1. Профили в социальных сетях, которые демонстрируют ваш профессиональный бренд.

Торговые представители могут захотеть включить свои профили в LinkedIn, в то время как соискатели могут утверждать, что они более активны в Twitter.

Посмотрите этот пример подписи электронного письма от директора по талантам Yesware Лорена Бойса. В своей повседневной работе она использует множество различных каналов социальных сетей, чтобы общаться с потенциальными кандидатами на продажу, поэтому, естественно, имеет смысл включить их всех в качестве точек контакта.

2. Превосходный контент, демонстрирующий ваш опыт

У вас есть продукт, о котором вы хотите рассказать миру? Сообщение в блоге, в котором мастерски изложено то, что вы можете предложить? Поделитесь им в своей подписи, как это делает Аарон Росс в своей:

3. Призыв к действию

Это строка текста, которая побуждает получателя к действию. Действие, которое вы хотите, чтобы они предприняли, может быть любым: запланировать демонстрацию, посетить мероприятие, загрузить материалы продаж и т. Д.

Например, вот как Элиза Мусумано из Yesware призывает людей посетить наш блог в последней строке своей подписи.

Совет: Вы можете использовать отслеживание электронной почты, чтобы измерить эффективность ваших призывов к действию, протестировать варианты одной и той же ссылки или лид-магнита, чтобы узнать, на что ваши потенциальные клиенты реагируют больше всего.

Предостережение: перечисление всех возможных номеров телефонов, адресов электронной почты или социальных сетей, к которым вы принадлежите, является излишним. Фактически, чем больше страниц вы ссылаетесь, тем меньше вероятность того, что ваш получатель нажмет на любую из них или любую из них — явление, известное как Парадокс выбора.

Вот пример переполненной электронной подписи от The New York Times (вымышленный).

Это 15 строк текста. Представьте, как больно было бы читать на мобильном устройстве.

2. Не включайте свой адрес электронной почты в подпись электронной почты

Мне нравится эта аналогия, которую Slate использует для описания сбивающей с толку, но распространенной практики включения электронной почты в подпись электронной почты.

Это как наклеить на конверт две наклейки с обратным адресом.Или на вечеринке, повторно представившись после того, как ведущий уже сделал это.

«Мэри, это Кевин».

«Привет, Мэри. Меня зовут Кевин.»

Это ненужная трата места, потому что:

  1. Почти в каждом почтовом клиенте при наведении указателя мыши на имя отправителя отображается адрес, если он еще не отображается.
  2. Вы всегда можете просто нажать «Ответить».

Сохраните недвижимость для чего-то, что действительно увеличивает ценность — например, ссылок на профили в социальных сетях, блог вашей компании, портфолио и т. Д.

3. Включите изображение (и не избегайте цвета)

Люди запоминают визуальные эффекты лучше, чем текст. Но есть определенное изображение, которое может сделать вашу электронную подпись особенно запоминающейся.

Видите этот красивый горный склон внизу?

Вы, наверное, забудете об этом.

Скорее всего, вы это запомните.

Это потому, что исследования показывают, что больше всего запоминаются фотографии с изображениями людей. Психологи также обнаружили, что цветные изображения запоминаются лучше, чем черно-белые.

Итог: Подумайте о том, чтобы прикрепить к своему имени лицо, если вы хотите выделиться из толпы.

4. Попробуйте «Отправлено с моего iPhone».

Группа исследователей из Стэнфорда недавно изучила воспринимаемую достоверность электронных писем с ошибками, отправленных с подписью «Отправлено с моего iPhone» (или без нее). Один большой вывод: использование стандартной подписи iPhone может помочь улучшить ваш имидж.

Исследователи обнаружили, что, когда в электронных письмах используются правильная грамматика, орфография и пунктуация, отправитель воспринимается как очень надежный, независимо от того, пишет ли он со своего телефона или компьютера.

Однако участники исследования приписали большее доверие человеку, который написал небрежное электронное письмо с подписью «Отправлено с моего iPhone». Они более снисходительны к ошибкам, как показано в таблице ниже:

Так действительно ли этот 19-значный отказ от ответственности дает бесплатный выход от написания подробных ответов? Наш совет — знать свою аудиторию. На каждого человека, готового посмотреть в другую сторону, найдется другой, который видит в этом досадную форму скромного хвастовства.

Итог: Не бойтесь использовать мобильную подпись электронной почты, если вы в пути, и это облегчает вашу жизнь.Если вы не чувствуете стандартного «Отправлено с моего iPhone» или используете другое мобильное устройство, вы всегда можете создать свой собственный выход, который следует той же общей логике: Извинения / Местоположение / Статус [Связь] из [Мой ] [Устройство] .

Нужно вдохновение? Вот некоторые из наших любимых примеров подписи для мобильных электронных писем (h / t The Atlantic ):

  • Отправлено с телефона. Регулярно срывается автокоррекцией. Но уклоняйся от этого.
  • * Краткость и ошибки, которым способствовал мой любимый iPhone *
  • С моего смартфона, так что, пожалуйста, простите любые глупые ошибки.
  • iPhone. iTypos. я прошу прощения.
  • [Имя] отправил сообщение. iPhone прислал опечатки.
  • Извините, пожалуйста, за tpyos, так как он был отправлен с моего iPhone.
  • Отправлено с моего iPhone. Простите за краткость, опечатки и отсутствие нюансов.
  • Отправлено с мобильного устройства, все ошибки возникли самостоятельно.

5. Попробуйте один из этих 5 бесплатных генераторов подписи электронной почты

Хорошая новость в том, что вам не нужно принимать все эти советы и самостоятельно создавать новую подпись электронной почты.Для этого есть приложение.

Вот четыре, на наш взгляд, вам стоит взглянуть.

Совет для профессионалов: ознакомьтесь со списком лучших программ для подписи электронной почты от G2Crowd.

1. WiseStamp

WiseStamp — это бесплатный генератор подписей электронной почты, который интегрируется с вашим почтовым клиентом и автоматически загружает красиво оформленные индивидуальные подписи электронной почты в окно создания сообщения.

WiseStamp упрощает добавление фотографии, прямой RSS-канал, который привлекает ваш последний блог или социальный контент, и многое другое к вашей подписи.Вот образец их электронной подписи, которая нам особенно нравится:

2. newoldstamp

Если вы ищете что-то более уникальное, обратите внимание на newoldstamp. Вы можете выбрать один из 11 профессиональных шаблонов подписи для электронной почты в различных цветах и ​​форматах, а также добавить фотографии и кнопки социальных сетей.

Нам очень понравился их дизайн «Осеннее чувство»:

Еще один отличный вариант — макет «Полнолуние»:

3. htmlsig

Для простой простой подписи электронной почты с достаточным количеством информации и без лишних излишеств попробуйте htmlsig.com.

И вот как вручную настроить подпись электронной почты (если вы так выберете):

  1. Как настроить подпись электронной почты в Gmail
  2. Как настроить подпись электронной почты в Outlook

4. signature.email

С помощью signature.email дизайнеры и агентства могут создавать красивые индивидуальные электронные подписи. Начните с шаблона, измените цвета, шрифты, интервалы, добавьте любое количество полей и переставьте их. Физические лица могут создать личную подпись бесплатно.

5. LeadFuze

LeadFuze — это поисковая машина для потенциальных клиентов, но у них также есть бесплатный генератор подписи электронной почты.

Вы можете выбрать различные макеты шаблонов, но что действительно удобно, так это то, что, когда вы закончите, вы можете сгенерировать общий URL-адрес для отправки другим в вашей команде, чтобы они могли заполнить свою собственную информацию, чтобы упростить для всей вашей команды сопоставление подписей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *