Как правильно распределять время: Как правильно распределять рабочее время? — Заработок в сети Интернет. Как заработать на дому в Интернете. Удаленная работа в сети.

Содержание

Как правильно распределять рабочее время?

Мы не перестаем повторять, что время — до крайней степени ценный ресурс. В современном мире гаджетов и бесконечного потока информации мы, зачастую незаметно для самих себя, отвлекаемся на решение второстепенных вопросов, читая новости, отвечая на сообщения в месседжерах или просматривая развлекательный контент. Мы не будем рассматривать причины — морально-этические. Поговорим об основных принципах правильного планирования.

Сначала о статистике, просто для того, чтобы доказать: проблема дефицита времени касается многих. Например, 23% работающих россиян не умеют планировать рабочий день. А 80% трудового времени руководители тратят на общение с коллегами, причем эффективность таких бесед сведена к нулю. Потому что до сих пор начальники не научились делегировать и берутся за решение всех задач вплоть до закупки кофе в офис.

Но безвыходных ситуаций не бывает, поэтому сначала обратимся к списку советов, придерживаясь которых можно научиться быть эффективными.

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.
Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.
Ориентируйтесь на свои биологические часы

. Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время. Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.
Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.
Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.

Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.
Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.
Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе. Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач. Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.

Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту. Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника. Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

Понятно, что в любой работе возникают ситуации, когда необходимо срочно переключиться. Но это случается нечасто, поэтому планирование и мониторинг помогут сбалансировать загрузку. Самодисциплина здесь тоже играет важную роль, если вы не можете отказаться от общения в социальных сетях, просмотра фото в инстаграме и обсуждения последних модных трендов — установите demo-версию CrocoTime, оцените простоту и эффективность системы.

Делайте выводы и меняйте свое отношение к работе. Ваше время стоит денег, не тратьте его впустую.

Как правильно распределять свое время. Как правильно распределить время

В сутках всего лишь 24 часа и пора с этим смириться. Время совсем не заинтересовано нам помогать, однако, если время правильно распределить, то вместо главного врага мы получим очень выгодного союзника.

В день современному человеку нужно успеть сделать столько дел, сколько наши предки осиливали лишь за неделю, поэтому нам крайне важно добыть хотя бы пару лишних часов или минут. И сделать это можно с помощью 6 простых способов.

Встаем раньше

Никто вас не обязывает вставать с петухами, подъем даже на полчаса раньше обычного даст вам 30 минут дополнительного времени. Большинство успешных людей предпочитают ранние подъемы, так как в это время человеческий мозг работает наиболее продуктивно.

Поэтому ранние часы рекомендуется посвящать умственному труду. И не бойтесь, что вам придется жертвовать сном – организм человека отлично ко всему приспосабливается, поэтому уже через месяц вы будете прекрасно высыпаться и без этих 30 минут.

Пользуемся принципом 30 минут

Его смысл одновременно прост и гениален: уделяйте каждой задаче в день всего полчаса и затем переходите к следующему делу. Так вы увеличите свою продуктивность в разы, и каждый день будете охватывать весь спектр стоящих перед вами задач.

Только есть один нюанс: все 30 минут вы безраздельно тратите на 1 дело и только на него. Никаких соцсетей, перекуров и так далее. Пользуясь данным принципом, вы так же избавитесь от груза нерешенных задач, до которых раньше не было времени добраться.

Планируем

С утра вы наметили кучу дел, но вот беда вечером вы и половины из них не сделали. Эта ситуация знакома всем, и чтобы ее избежать необходимо составлять четкие и реальные планы на день. Оцените свои возможности и составьте, хоть и скромный, но адекватный план дел на день. Тогда в конце дня вы не впадете в депрессию от того, что ничего не успеваете, а, наоборот, будете гордиться своей расторопностью.

Используем «подвешенное» время

«Подвешенное» время – это вынужденное безделье (поездки с работы/на работу, очереди и так далее). Это время можно и нужно использовать с умом. Например, расширять свой кругозор, современные гаджеты это вполне позволяют. Читайте книги, учите новые языки, записывайте идеи, только не теряйте эти драгоценные минуты.

Умейте отдыхать

Да, да, умение правильно и хорошо отдыхать тоже экономит время. Сравните: весь выходной в пижаме просидеть у телевизора или сходить на прогулку, покататься на велосипеде, пойти на выставку и в уютное кафе. Найдите для себя те занятия, с которыми вы отдыхаете морально и физически и заполните ими ваши часы отдыха. В таком случае вы отдохнете намного быстрее и качественнее, чем, если проваляетесь в полукоматозном состоянии под одеялом.

Расставляйте приоритеты

Не все дела одинаково нужны и важны, поэтому от расстановки правильных приоритетов зависит многое. Разделите все дневные задачи по принципу Эйзенхауэра на:

Срочные и важные занятия;
важные, но не срочные дела;
срочные, но не особо важные занятия;
не срочные и не важные дела.

Теперь вы с чистой совестью можете приниматься за дела из первого и второго пунктов, хорошенько обдумать дела из третьего, и отказать от некоторых дел из четвертого пункта.

В дневной суете мы часто уделяем больше времени как раз не нужным делам, в то время как наиболее важные задачи ждут нашего внимания.

Применяя в комплексе все указанные способы, вы не только выиграете достаточное количество времени, но и увеличите свою работоспособность. Поэтому уже сейчас не теряйте время, а начните распределять время на день (и не забывайте расставлять приоритеты).

Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.

Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития .

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее . Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать . Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

обязанности;
хобби;
развлечения;
отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

работа;
уборка дома;
регулярные важные покупки;
дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время. Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

«Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
«Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
«Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.

Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Анализ использования временного ресурса

Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.

Итак, самые правильные методы учёта времени:

Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.

Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».

Женщинам-хозяйкам

Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:

Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.

Студентам

А теперь совет студентам:

Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:

«Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.

Бизнесменам

Товарищи бизнесмены – это для вас:

Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.

Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.

Тайм-менеджмент – важный навык, который нужно развивать. Это поможет вам по максимуму использовать каждый день и принесет успех в работе и учебе. Чтобы управлять своим временем, используйте его продуктивно, работая в подходящей обстановке и правильно расставляя приоритеты. Сведите к минимуму все отвлекающие факторы, при необходимости отключая телефон и социальные сети. Непреклонно следуйте распорядку дня, чтобы по максимуму использовать каждый день.

Шаги

Используйте время продуктивно

Создайте подходящую для работы обстановку. Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.
- Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
- Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.
Запишите все задания по степени их важности. Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.
- Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой «срочно» нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как «важные, но не срочные», необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию «с низким приоритетом», можно отложить, если это необходимо.
- Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это «важное, но не срочное» дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это «низкоприоритетная» задача.
Сначала займитесь важными заданиями. Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.
- Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.
Какая-то часть работы всегда должна быть под рукой. Если рядом с вами всегда будет часть дел, то даже вынужденный простой станет преимуществом. Если в автобусе есть парочка свободных минут, воспользуйтесь этим, чтобы почитать что-то связанное с работой или учебой. Дожидаясь своей очереди в овощном магазине, ответьте на несколько рабочих электронных писем с телефона. Если работа всегда под рукой, то вы сможете использовать свое время самым продуктивным образом.
- Если вы студент, задумайтесь о покупке аудиокниг или записи лекций. Стоя в очереди или по дороге на занятия, вы сможете слушать материалы курсов.
Не делайте несколько дел одновременно. Многие считают многозадачность хорошим способом успеть больше за день и с умом распоряжаться своим временем. Несмотря на это, сосредоточение внимания на нескольких задачах одновременно на самом деле делает вас менее продуктивным. Все занимает больше времени, поскольку вы ничему не уделяете достаточно внимания. Вместо этого сосредоточьтесь на одном задании за раз. Таким образом вы проделаете всю работу быстрее, что позволит более эффективно использовать ваше время.
- К примеру, ответьте на все электронные письма. Затем выйдите из своего электронного ящика и приступайте к следующему заданию. Не беспокойтесь о почте в данный момент. Если позже в течение дня вам еще нужно будет ответить на парочку писем, вы сможете заняться этим, покончив с тем заданием, которым занимаетесь сейчас.
Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.
- SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
- Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
- Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.
Максимально избегайте перерывов в работе. Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.
- Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
- Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.

Придерживайтесь ежедневного графика

Используйте цифровой календарь. Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.
- В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.
Определите, в какое время вы наиболее продуктивны. Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.
- Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.

Как правильно распределять время

Высокий темп современной жизни неизбежно заставляет задуматься, как правильно и рационально распределять свое время. Несмотря на множество разнообразных методик тайм-менеджмента, и в наши дни этот вопрос все также актуален. Более того, сейчас он стал острее из-за необходимости выживать в условиях жесткого рынка труда. Каждый может овладеть представленной в статье простой техникой распределения своего времени, что станет для него существенным подспорьем при решении любых жизненных задач.

Как правильно распределять время

Сегодня мы не будем рассматриваться конкретные техники тайм-менеджмента. Подробное описание самых эффективных из них вы можете найти на этом сайте по следующим ссылкам:

Цель данной статьи – дать вам конкретный простой инструмент управления временем. Настолько простой, чтобы с его помощью любой человек мог эффективно действовать как в обычной жизни, так и при движении к своим целям.

ИСТОКИ УМЕНИЯ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Прежде, чем приступать к управлению своим временем, попробуйте оценить эффективность своей работы со временем на основе распорядка дня на неделю.

Составьте список всех дел на неделю. В него мы включаем все дела, которые требуют временных затрат. Например, учеба, работа, самоподготовка, сон, еда, прогулки, отдых, хобби, спорт, общение с родными и друзьями, домашние дела и т.д.
Возле каждого пункта поставьте количество часов в неделю, которые вам нужны или вы бы хотели выделить для этого дела при условии, чтобы оно было выполнено хорошо. Пока что не сопоставляйте между собой отдельные цифры, анализируйте лишь задачи.
Сложите цифры, что вы написали.

Вот теперь пришло время посмотреть на итоговое число. В неделю мы имеем только 168 часов (7 х 24). Как правило, у многих при составлении подобного списка получается сумма в 2-3 раза больше. Интересно, что же получилось у вас. Напишите, пожалуйста, в комментариях свое итоговое число и свои мысли по этому поводу.

Теперь попробуйте переписать свой список так, чтобы ограничить себя 168 часами. Нетрудно заметить, что есть лишь два способа рационально сделать это:

Уменьшить количество часов в неделю на какие-либо пункты.
Уменьшить количество пунктов.

В первом случае вы неизбежно потеряете качество и эффективность. Поэтому второй путь предпочтительнее и правильнее.

СОКРАЩЕНИЕ ЗАНЯТИЙ В ВАШЕЙ ЖИЗНИ НЕОБХОДИМО,
ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ ВИДЕТЬ ЕЕ ЭФФЕКТИВНОЙ.

ЧТО НАДО УЧИТЫВАТЬ
ДЛЯ ПРАВИЛЬНОГО РАСПРЕДЕЛЕНИЯ
ВРЕМЕНИ ДНЯ

Время – один самых ценных ресурсов человека. К сожалению, он невозвратный. Вы никогда не вернете время, что уже прошло. И если вы его потратили впустую, то это минус в вашей жизни. Вы упустили не только время, то и кусочек своей жизни.

Часто люди говорят, что им не нужны системы управления временем. Они не ведут списков дел, утверждая, что все держат в голове. При этом они заверяют, что этого достаточно, ибо они хорошо помнят все, что нужно.

Наверняка, что-то они помнят. Но при этом буксуют на своем жизненном пути. Потому что действуют неэффективно.

Возможно, этим людям не надо большего. Им по вкусу обычная посредственная жизнь. Думаю, что таких людей среди читателей этой статьи нет. Ибо подобные личности попросту не будут искать в интернете подобную информацию.

Эта статья для тех, кто ставит себя выше посредственности, у кого грандиозные мечты и высокие цели. Вот этим людям важно правильно распределить свои усилия. Они хотят неуклонно продвигаться к своим целям.

Есть три маркера, которые четко указывают, что человек действует не эффективно. Это явные индикаторы того, что человек просто не умеет правильно распределять свое время.

Чрезмерная занятость.
Если человек постоянно утверждает, что у него дел «выше крыши» и некогда даже поднять голову и взглянуть вверх, то это четкий сигнал, что он – не хозяин своего времени и жизни.
Хроническая усталость.
Постоянная усталость есть отражением того, что человек взваливает на себя слишком много задач. Помимо неэффективного расходования времени он забывает о себе и о необходимости энергетической подпитки организма..
Отсутствие фокусировки.
Хорошо, когда человек имеет много целей. Но плохо, если при этом он хватается сразу за все и стремится достичь результатов сразу во многих аспектах. В итоге он попадает в ловушку чрезмерной занятости, но ничего при этом не достигает.

В принципе, все три маркера показывают одно и то же:

БЕЗ ФОКУСИРОВКИ НЕТ РЕЗУЛЬТАТА,
НЕСМОТРЯ НА ТО,
ЧТО ЧЕЛОВЕК ПОСТОЯННО ЗАНЯТ И ВКЛАДЫВАЕТ МАССУ СИЛ.

Вот тут самое время остановить свой бег по кругу и осознать три важных момента:

Каждый день дарит нам лишь 24 часа.
40-50% из этого времени уходит на поддержание основных потребностей (сон, еда, отдых и др.). Это примерно 10-12 часов в день.
Мы можем управлять лишь тем временем, что осталось. Это примерно 50-60% нашего дня.

И от того, как вы сумеете распорядиться этим временем, будет зависеть ваша жизнь. Человек сам определяет, останется ли она посредственной или станет грандиозной.

ПРИТЧА ДНЯ:
КАК РАЦИОНАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯТЬ СВОЕ ВРЕМЯ

Есть прекрасная притча о том, сколько дел и каких именно можно вместить в один день.

Профессор начал лекцию с того, что показал студентам обычную банку. Банка как банка, правда внушительных размеров. Студенты были заинтригованы. Профессор тем временем засунул руку под кафедру и вынул оттуда корзину с большими камнями. Аккуратно он наполнил ими банку. И обратился к аудитории с вопросом, полна ли банка.

– Конечно, конечно, – послышался в ответ хор голосов.

Профессор улыбнулся, засунул руку под кафедру и вынул оттуда миску с галькой. Он легко посыпал ее камни. Затем слегка потряс банку и еще немного досыпал. Галька очень комфортно расположилась между большими камеями. Профессор удовлетворительно крякнул и вновь улыбнулся. Затем опять спросил, полна ли банка.

Студенты слегка опешили. Но быстро пришли в себя и заверили, что банка заполнена до краев.

Профессор ничего не сказал на это. Он открыл коробку, что стояла у него на кафедре. В ней был песок. И весь он вошел в банку. Он полностью занял все свободное место между содержимым банки, наполнив ее до краев. И вновь профессор спросил, полна ли банка.

Аудитория была в ударе. Все закричали: «Полна полнешенька!»

А профессор вынул из портфеля бутылку с водой. Всю ее он вылил в банку. Студенты были в восторге.

Когда шум затих, профессор произнес:

– На всю свою жизнь крепко запомните то, что вы сегодня видели. Эта небольшая демонстрация учит нас, как распределять свое время. Представьте себе, что банка – вся ваша ЖИЗНЬ. Большие КАМНИ символизируют самые важные и значимые для вас вещи: семью, здоровье, детей, хобби. Они наполняют нашу жизнь смыслом, даже если нет всего остального. ГАЛЬКА – это вещи, важные только вам: работа, дом, машина. ПЕСОК – это все остальное, обычные мелочи жизни.

Если сначала заполнить банку песком, в ней не останется места, чтобы разместить камни и гальку. То же происходит и в жизни. Если тратить время на мелочи, у вас нет возможности заняться важными и интересными делами.

Надо четко осознавать свои приоритеты, знать, что для меня есть самое важное. И четко представлять себе, что все остальное – просто песок.

– А как же вода? – закричали студенты.

Профессор улыбнулся и сказал:

– Очень хороший вопрос. С ее помощью я хотел показать вам, что в жизни всегда есть место приятным моментам. Даже, если наполнена делами, всегда можно найти то, что украсит ее.

ПЕРВИЧНЫЙ АНАЛИЗ
ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Надеюсь, что эта глубокая притча вам понравилась. Напишите в комментариях, на какие мысли она вас натолкнула. Самый главный вывод, что надо сделать на ее основе, звучит так:

В ЖИЗНИ ВАЖНЫ ПРИОРИТЕТЫ.
ВСЕ НАДО РАССТАВЛЯТЬ В ОПРЕДЕЛЕННОМ ПОРЯДКЕ.

Каждый человек сам определяет, что в его жизни символизируют объекты притчи. Например,

Камни – семья, новые навыки, карьера, большие проекты.
Галька – самореализация, учеба, хобби.
Песок – рутинная работа, уборка дома,
Вода – просмотр фильмов, чтение книг.

Напишите в комментариях, а что для вас есть Камни, Галька, Песок и Вода. И поделитесь, чем вы основном заполняете свою «банку». Заполняете ли вы ее песком настолько, что на другое не остается места? Или же у вас все складывается гармонично.

Если же у вас все хорошо разложилось по этим четырем категориям, тогда решите, какую часть своего управляемого времени вы можете потратить на каждую категорию. Достаточно ли вам 50% этого времени на Камни? Или же вам хочется выделить на это немного больше?

Уменьшать этот проценту не стоит. Если каждый день вы по крайне мере 6 часов делаете действительно важные для вас дела, то можно сказать, что вы эффективно управляете своим временем.

Оставшееся время распределите между Галькой, Песком и Водой. Здесь уже совершенно не важно, как вы будете делить свое время. Важно то, что мелочи не будут мешать тому, что в вашей жизни главное. И не будут препятствием вашему движению вперед.

Если же вдруг вы обнаружите, что у вас слишком много такой мелочи и она реально вам мешает, то задайте себе три вопроса:

Почему так происходит?
Что я могу делать меньше?
Что я могу вообще не делать?

Как вы видите, свое время можно легко проконтролировать, даже не прибегая к сложным методикам тайм-менеджмента.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ – ЭТО ЗНАТЬ,
ЧТО ВАЖНО, И ДЕЛАТЬ ЭТО БОЛЬШЕ ВСЕГО.

10 СОВЕТОВ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Даже одного вышеописанного приема будет достаточно, чтобы ваша жизнь разворачивалась по желаемому вектору. В то же время есть еще другие приемы, которые помогут вам увеличить свою эффективность. Например, попробуйте воспользоваться хотя бы частью из следующих 10 советов. И просто наглядно будете удивлены, насколько повысилась ваша эффективность управления временем.

Всегда заранее составляйте список дел на день. Это улучшает организацию дня, не позволяет забывать как о важных, так и второстепенных задачах. Готовый список перед глазами позволяет не тратить время на обдумывание того, чем бы сейчас заняться. А также эффективно использовать возникающее свободное время.
Ранжируйте все дела по важности. Для этого хорошо воспользоваться квадрантами матрицы Эйзенхауэра. Можно представить, что I квадрант – это ваши Камни, II квадрант – Галька, III квадрант – Песок. Всегда упорядочивайте свой список дел по степени важности. В его начале должны стоять наиболее важные дела.
Еще раз пересмотрите список дел и сгруппируйте похожие действия вместе. Например, можно выделить время, чтобы сделать все телефонные звонки, просмотреть свой почтовый ящик, отсортировать входящие письма и ответить на то, что надо. Такая группировка очень важна, так как переключение между разными видами деятельности занимает много времени.
Отыскивайте пересечения дел. Иногда можно запланировать два дела на одно и то же время. Например, можно запустить стирку и заняться чем-то другим, пока стиральная машина будет себе работать. Можно совместить выпечку и чтение. При поездке в транспорте легко отвечать на сообщения и просматривать новости.
Старайтесь избегать потерь времени. Конечно, есть так называемые «карманы времени», которые возникают не по вашей вине. Но и такие карманы времени можно использовать с пользой. Не допускайте потерь времени из-за отвлечения на непродуктивные действия, типа незапланированная проверка электронной почты, спонтанная уборка стола и т.п.
Избегайте отвлекающих факторов. У каждого человека есть свои моменты, что мешают ему концентрироваться или же нарушают его концентрацию. При работе в офисе это могут быть обращения коллег (личные или по телефону). Дома могут отвлекать родные или дети. Установите время общения и попросите е тревожить вас в иные промежутки. Телефон вообще лучше ставить га беззвучный режим.
Найдите хорошее место для работы, где вы наиболее продуктивны и собраны. Если вы работаете дистанционно, а дома невозможно наладить рабочий процесс, то можете подыскать себе подходящий вариант вне дома. Самый лучший, но и дорогой вариант, – коворкинги. Они предназначены для того, чтобы создать все условия для комфортной продуктивной работы. Кроме этого, можно воспользоваться антикафе, обычным кафе или даже библиотекой.
Организуйте свое рабочее пространство. В любом случае ваше рабочее место должно располагать к работе. Держите свой стол в чистоте. Беспорядок на столе отражает беспорядок в голове. Продумайте порядок расположения нужных вещей. Он должен вдохновлять вас на продуктивную работу. Маленькая хитрость – перестановка вещей на столе устраняет монотонность ежедневной работы. Воспользуйтесь Фэн-шуй.
Убедитесь, что вы знаете где вы и сконцентрированы на деле. Перед тем, как приступить к работе, соберитесь с мыслями. Отложите в сторону все проблемы. Мысленно представьте то, чем вы будете заниматься. Подумайте о том, как вам лучше всего добиться поставленных целей. И только потом приступайте к работе.
Делайте больше в самые продуктивные часы. Исследуйте свой биоритм. Одни люди – совы, другие – жаворонки, а вы кто? В какое время вы наиболее активны? Работайте в лучшее время. Ведь в течение дня у каждого человека есть несколько периодов подъема и упадка сил.

МНОГИЕ ДУМАЮТ, ЧТО ДОЛЖНЫ РАБОТАТЬ БОЛЬШЕ,
ЧТОБЫ ДОБИТЬСЯ УСПЕХА.
ЧАЩЕ ВСЕГО ИМ ПРОСТО НАДО РАБОТАТЬ УМНЕЕ.

КАК НЕ ВЫЙТИ ИЗ ВРЕМЕНИ ГРАФИКА

Одна из самых сложных задач при стремлении рационально спланировать свой день заключается в том, как выдержать составленный график, если тебе постоянно мешают и прерывают твою работу.

На этот случай есть очень простое решение. Тем не менее, это результативный подход. Вам просто надо внести в свое расписание временные интервалы для прерывания.

Все те, кто использует данный подход, единодушно утверждают, что это самый мощный совет по управлению времени.

Чтобы организовать такой подход наиболее эффективно, надо учесть два важных момента.

В вашем плане (или неделю) должно быть выделено определенное количество времени, когда вы будете заниматься делами других.
Обычно, когда во время работы, если вам звонят или подходят, вы бросаете то, чем вы были заняты, и уделяете внимание этому человеку. Причем для вас не важна его проблема. Но потом вам нужно около 20 минут, чтобы вернуться к тому уровню концентрации, который до момента прерывания был у вас.
Когда вы запланируете время для других, вы работаете более продуктивно
Надо четко придерживаться своего графика и общаться с другими только в то время, когда вы это запланировали. Так вы не только можете сделать больше, но и у вас будет больше времени для других.

Сколько времени необходимо планировать для других, определяется индивидуально, опытным путем. Руководителю большого коллектива нужно больше времени, чем менеджеру низшего звена. Маме, что работает дома, может понадобиться еще больше, чтобы позаниматься с детьми. Но все же большинство людей утверждает, что наиболее оптимально планировать это время до или после обеда. Так они получают перерыв в работе. И потом с новыми силами продолжают ее.

Три способа всё успевать и при этом высыпаться

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

Секрет первый.
Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

Секрет второй.
Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

Секрет третий.
Избегайте «поглотителей времени».

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить).Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».

Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.

Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

Как правильно распределить время — как научится?

Обновлено 24.07.2019 Автор Олег Лажечников Просмотров 173

К статье-отзыву о Macbook pro один из комментаторов сказал, что не блог веду, а проектирую какой-то адронный коллайдер, видимо именно так я описывал свою деятельность, утверждая, что мне очень нужен макбук. Тот разговор некоторым образом запал в душу, и я решил в очередной раз проверить, чем же я занимаюсь каждый день. Предварительный вывод показал, что мне нужен не Mac, а посудомоечная машина 🙂 Но шутки-шутками, домработница реально очень пригодилась бы, и я надеюсь, что она у меня рано или поздно появится.

Как правильно распределить время

Проблема тайм-менеджмента

В принципе, время от времени полезно делать некую аналитику своих ежедневных действий, чтобы понять, где залипаешь, и какое время используется не туда, куда нужно. Но если говорить о тайм-менеджменте, то я совсем с ним не дружу, потому что его основная суть — это делегирование полномочий, то есть необходимо отдать те дела, которые необязательно должен делать сам. Это, конечно, правильно, но пока в своей работе я никак не могу нащупать то, что надо отдать, ведь я вроде бы все и сам могу сделать. Да и чаще всего только в процессе получается понять, а что же именно нужно (из-за этого не могу составить ТЗ). С нерабочими делами, наоборот, все ясно: машину отдам в автосервис, доставку товара закажу на дом вместо самовывоза, постригусь в парикмахерской, налоговую отчетность отдам в Мое дело и тд. Но вот в работе, где же то самое эффективное действие «руководителя», а где рутинная работа для наемного фрилансера? Не понятно… А еще не работает фишка, что, мол, пусть дешевую работу делает кто-то еще, когда я за это время заработаю гораздо больше — потому что ничего я не заработаю на самом деле, вся деятельность по «одной цене» 🙂

Если на пальцах, то вот возьмем блоггинг. Понятное дело, если проект авторский, то статьи и фотографии должны быть моими, тут не подойдут услуги копирайтера и фотостоки, которые подошли бы для какого-нибудь портала о путешествиях. И вроде бы даже понятно, что если материала много, прибыль есть, то имеет смысл всю техническую сторону отдать веб-программисту, чтобы заниматься только контентом. С другой стороны, я за это время наклепаю статей «такой же стоимостью», сколько отдам программисту (на самом деле тут сложно оценить), ну и, как я уже выше писал, у меня проблема с ТЗ — хочется что-то переделать, но нужно самому повозиться, чтобы понять, как это должно выглядеть, соответственно, есть опасение, что придется потом все равно переделывать.

Но в любом случае я понимаю, что отдавать часть работы — это правильно, и, как я вижу, к этому многие со временем приходят. Если хочешь быть эффективным, то нужно выделить то направление, которое основное, и которое только ты можешь и хочешь вести, а все остальное путь делает кто-то еще. Таким образом, достигается максимальная эффективность, есть возможность углубиться по полной программе в свою область, вместо того, чтобы шарить во многих областях, но по верхам. В принципе по этой причине, я перестал делать сайты на заказ и писать статьи, поэтому что этот заработок в никуда, лучше это время потратить на развитие блога, что окупится в будущем.

В общем, если вам знакомы подобные проблемы, то хотелось бы услышать ваше мнение, как научиться правильно распределять время, как понять, что самому делать, а что по-любому отдать нужно, как быстрее усваивать информацию, как вообще все быстрее делать. Конечно, я понимаю, что блог не бог весть какая сложная работа, но те не менее. Люди вон как-то успевают по несколько штук одновременно вести, а другие так и порталы ведут в одиночку.

Работа блоггером

Я уже выкладывал статью и видео о работе блоггером, это для тех, кто думает, что это совсем ненапряжно по времени. С тех пор утекло много воды, поэтому еще раз, что входит сейчас в работу:

Написание статей. Статью о впечатления можно быстро написать, когда навостришься, а вот некоторые информационные посты пишутся неделю, не включая переработку информации.
Редактирование фотографий, подписывание и расстановка их по тексту. Если в статье 40 фотографий, то даже при минимальной обработке это час, подписать и расставить еще столько же. Да-да, последнее тоже занимает прилично времени.
Комментирование и ответы на вопросы. Когда посещаемость у блога становится большая, то вопросы сыпятся каждый день. И я не могу на них не отвечать, ведь блог для того и делался, чтобы помочь с информацией. А вот когда выпускается философский пост, то там вообще порой дебаты разгораются, и как в них не участвовать, если я сам задаю эту тему. Часто, сев с утра отвечать на вопросы за последние пару дней, на этом мой рабочий день и заканчивается.
Переписка по электронной почте и в личке. И, если я сейчас всех с вопросами отправляю в комменты, то все равно переписка остается. Иногда она личная, иногда по делу. Часто приходится переписывать с какими-нибудь техподдержками того или иного сервиса.
Решение технических вопросов. Опираясь на свой опыт могу сказать, что от эти вопросы возникают постоянно, то один плагин отвалился, то кросспостнг перестал работать, то на сайте блок уехал куда-то. Да, конечно, если использовать минимальный функционал, то техническая сторона будет минимизирована, однако, мне напротив постоянно что-то хочется добавить новое, а не убрать, ведь прогресс не стоит на месте и нужно идти в ногу со временем, улучшая юзабилити.
Продвижение сайта и анализ развития. Это то, чем я занимаюсь сейчас меньше всего, но это нужно делать. И как раз этот самый пункт получается глупо отдавать на сторону, потому что авторский блог с заработком на контекстной рекламе нерентабельно продвигать в принципе, к тому же еще чужими руками.

Аналитика рабочего времени

Проанализировать время, проведенное за компьютером, например, можно с помощью программ Time Tracker (Windows) и онлайн-сервиса и приложения Yaware (Windows и Mac OS). Но в этот раз, я решил все сделать руками, ибо мне важно было понять, что я делаю и в оффлайне тоже.

8:30 подъем, уборка, включаю комп
8:45 мою посуду с вечера
8:50 варю компот Егору
9:00 перебираю чернику для Егора
9:15 проверяю почту, ответил на 2 коммента и на 1 письмо
9:30 ищу фотки для статьи и наткнулся на отфотканные документы Егора — прореживаю
9:45 умываюсь
9:50 перехватил Егора
9:55 иду в душ
10:00 доделываю еду (Егор упал и висит на груди)
10:15 мою посуду после завтрака, убираю последствия завтрака
10:20 пришел дефектолог
10:45 отвлекся и ответил на коммент
10:55 слушаю дефектолога
11:55 завтрак делаю себе
12:00 разговор по телефону
12:15 завтракаю за компом, комменты+почта, прореживаю фотки для статьи и обрабатываю
13:25 выгружаю фото из лайтрум, заливаю на блог, пара сообщений в контакте, подписываю фотки, доделываю статью
13:50 Разогреваю обед Егору и мою посуду
14:00 оцифровываю документы Егора
14:10 подготавливаемся к массажу (еда, одежда), сам одеваюсь и собираюсь
14:25 документы Егора дооцифровываю
14:35 снимаю и развешиваю белье
14:40 выходим на массаж
14:55 приехали на массаж, работаю в машине: сообщения вконтакте, to-thai (публикация анонсов и проверка, настройка плагина)
15:35 life-trip (поиск ключей, подготовка статьи, проверка плагина, ответ на коммент)
16:00 массаж закончен, поехали домой (по дороге кормили Егора, они потом пошли гулять)
16:40 пришел домой, готовлю салат
17:00 ушел делать страховку для машины
17:35 доделываю салат
17:40 ем и смотрю почту/вк/комменты, читаю про анализы Егора
17:55 тел звонок, даже два
18:00 Разбираюсь с плагином, отвечаю по Skype
18:50 to-thai
19:20 Статья про Чанг, выбираю фотки
20:20 Играю с Егором
20:35 телефонный разговор
21:00 разогреваю еду для Егора
21:10 почта, разбираюсь с условиями партнерки booking. com, комментарии, читаю про законопроект
22:00 пишу статью
22:40 текучка, серфинг, ничего неделание
1:00 лег спать

Я выложил эту простыню сюда просто для примера, дни разные бывают, иногда больше дел, иногда меньше. На момент записи распорядка дня мы были в Москве, у нас шел курс массажа и ЛФК. А, к примеру, через пару недель мы переехали из Бутово и у нас начался новый курс массажа, гимнастики и укладок, в который была вовлечена моя мама (держать Егора надо было). А я бегал по инстанциям и регистрировал ИП. Забавно, нас стало трое взрослых, а все равно не успевали делать то, что надо.

Как правильно распределить время — некоторые выводы

Нужно делать меньше переключений между делами. Читал, есть правило 45+15. Когда 45 минут работаешь над одним делом, и 15 минут отдыхаешь или делаешь мелкие дела. Причем во время этих 45 минут, нужно записывать в блокнот те мелкие дела, что возникают в процессе, чтобы не забивать ими голову и не переключатся. Суммарно у меня вышло около 6:30 в этот день на работу, а сделано было очень мало из-за переключений.
Для меня лично очевидно, что мне нужен человек, который будет заниматься уборкой по дому и готовкой, пусть даже раза 2-3 в неделю. Потому что в этот день ушло около 2 часов на такие дела. Как минимум, это освободит меня, а я в свою очередь смогу чаще брать на себя Егора. Тут вот как раз понятно, что домашнюю работу стоит делегировать. Как вариант, поставить хотя бы посудомоечную машину.
Выделить отдельное время (или может не фиксированное, но не чаще 1-2 раз в день) для ответа на почту и комментарии. Задержку перед ответом где-то в сутки я уже сделал, осталось делать это раз в день.
Все-таки нужно рабочее место в закрытой комнате. Потому что и я сам отвлекаюсь постоянно на все что происходит вокруг, и у домочадцев не получается считать меня работающим — «ну, он же вот тут рядом стоит/сидит, не где-то там на работе». Как вариант, пробовал в наушниках с громкой музыкой работать, но это не совсем то, устаю от шума.
Все-таки нужно пересиливать себя и учиться делать ТЗ, чтобы переложить техническую часть сайта на кого-то еще. Так как поиски какого-нибудь бага могут сожрать целый день.
Чаще пользоваться услугами такси, чтобы мне не приходилось каждый раз их куда-то везти собственноручно.

P.S. Буду рад советам и личному опыту на тему, как все успеть, есть ли объективный критерий мало/много сделал, как выбрать, что делегировать, а что нет, помогает ли режим «рано ложится, рано вставать» и тд.

P.P.S. Вот еще понравилась хорошая статья на хабре касательно основ тайменеджмнета, где бы только найти в себе силы вот так себя организовывать.

Выбрать страховку сейчас очень сложно, поэтому в помощь всем путешественникам я составляю свои рейтинги: ТОП для Азии и ТОП для Шенгена. Постоянно читаю форумы, изучаю страховые договора и сам пользуюсь страховками. Как показывает практика, дешевле и удобнее всего покупать у агрегаторов: Polis812 или Черехапа.

Страховка со скидкой →

Как начать распределять своё время. Как распределить своё время

Встаем раньше

Пользуемся принципом 30 минут

Планируем

Используем «подвешенное» время

Умейте отдыхать

Расставляйте приоритеты

Теперь вы с чистой совестью можете приниматься за дела из первого и второго пунктов, хорошенько обдумать дела из третьего, и отказать от некоторых дел из четвертого пункта.
В дневной суете мы часто уделяем больше времени как раз не нужным делам, в то время как наиболее важные задачи ждут нашего внимания.

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития .

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни. А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

обязанности;
хобби;
развлечения;
отдых.

работа;
уборка дома;
регулярные важные покупки;
дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью — это…

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием — привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника — это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку — роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Эта статья адресована всем, испытывающим трудности с распределением времени, а самое главное, одному моему очень близкому человеку, надеюсь, он воспользуется ее советами и разумно распорядится своим временем, тем более, что написать ее, он просил сам.

Начнем с раннего утра. Точнее с того, чтобы разумно распределить время, с правильной организацией труда. Полноценный труд зависит от вашей внутренней самоорганизации. Поэтому оптимальное решение в распорядке дня фрилансера: ранний подъем и отбой не позднее 24 часов, разумеется, по своему местному времени.

Мобилизованный для работы организм будет себя лучше чувствовать, когда вы встанете около 6 утра, именно на это время приходится, согласно биологическим ритмам, окончание периода легкости и свежести. Ведь, если вы «сова», вам гораздо легче вставать до 6 утра, чем в 7 или 8 часов. Скажу, что не писал бы об этом, если бы не проверил на собственной шкуре. Лучше уж поспать после обеда 1 – 1,5 часа. Вы сами удивитесь, увидев, сколько полезного вы сделали, посмотрев на свой рабочий стол, допустим, часов в 9 утра. У меня, к этому времени, обычно бывает написано 2 или 3 текста, которые в дневные часы в буквальном смысле слова вымучиваются. Запрограммировав для себя один ритм жизнедеятельности и постоянно его повторяя, вы сможете на уровне подсознания выполнять ставшие привычными дела.

Да пока не забыл, хочу заметить, чтобы с утра лучше работалось, нет ничего эффективнее контрастного, а еще лучше холодного душа (а еще лучше 1-2 ведра холодной воды, пусть в ванной, если живете в квартире – гарантирует прилив бодрости).

Но это все, как говорится, нюансы — каждый ведет свою жизненную стратегию по-своему.

Как научиться правильно распределять свое время

Существует несколько пунктов, которые лучше использовать в своем рабочем арсенале:

Управление бюджетом времени. Вы наверняка умеете распоряжаться своим денежным бюджетом, значит и бюджет времени вы сможете распределить правильно. Посчитайте, сколько часов в день и в неделю вы сможете отвести работе, а сколько потратить на отдых, развлечения и прочее. Пример: возьмем в день 24 часа минус (t на сон + t на дорогу к месту работы и обратно + t личные обязанности + t на себя любимого) .

Вот мой личный распорядок дня, действующий до недавнего времени, с обязательствами и прочими обязанностями

Был у меня такой период, летом прошлого года, когда вставать надо было рано, в 5.30 утра, а ложиться приходилось поздно, в 1 или в 2 ночи. Ну и как тут себя будешь чувствовать, вы думаете плохо — да ничуть. После подъема — выполнение основных действий, зачем все-таки встал. И вперед, вы думаете за компьютер, нет, на улицу, в гараж и на дачу. Прогулка по утреннему бодрячку куда как с добром, весь сон, как рукой снимает. Машина с утра тем более мобилизует, ну а свежий воздух, необходимая работа где-то до обеда, пение птиц в лесу, тишина и покой поднимают настроение лучше всяких 150 грамм. После обеда, сон 1 – 1,5 часа, контрастный душ и за работу, с 14 до 18 часов вечера. После 18 часов – домашние дела, компьютер уходит на время в распоряжение младшего сына. В 19 часов за руль и вперед, жену с работы забирать. И в 21.30 за компьютер, за работу до самого финиша. Почему ночью, да просто ночью никто не будет приставать с вопросами и просьбами, отвлекать, требовать внимания и прочее. Тишина, отсутствие работающего телевизора и т. д.

Вот так как-то, вы думаете, уставал — да нисколько, организм адаптируется к нагрузке на раз-два, и сейчас, когда времени намного больше свободного, организму в расслабленном состоянии гораздо тяжелее. Биоритм нарушился и надо со ставшего привычным образа жизни переходить на другой.

У всех по-разному и каждый может распределить свое время согласно своим предпочтениям и обязательствам. Если вы работаете, распределите рабочее время по пунктам, время на почту, на соцсети, на написание работы, телефонные и прочие совещания.

Про соцсети отдельно. До недавнего времени не испытывал ни малейшего желания общения и работы в соцсетях, откуда что взялось, как говорится коготок увяз и все, засосало, но через них приходят посетители на сайт и можно решить многие вопросы. Да даже элементарно отдохнуть от обязанностей, так что нужно распределять, чтобы всего было в меру и развлечений, и работы. Справляться с этой зависимостью научился, желание немедленно проверить соцсети продлилось не больше двух недель и в настоящий момент полностью контролируется.

Ну вот, с первым пунктом программы распределения времени разобрались.

Не рассматривайте разговор с руководителем или заказчиком как враждебное столкновение, представьте, что вы вместе с более опытным специалистом решаете общую проблему, а его веское слово будет решающим в этом действии. И ему, между прочим, приятно, что без него ничего не крутится, дайте ему лишний раз почувствовать, что он Босс. Так вы снизите приоритет первой задачи, делегируете, а по-простому перепоручите вторую работу кому-то другому и упростите выполнение третьей. Таким образом, вы сконцентрируете внимание на главном, приоритетном направлении вашей деятельности. Ну, а руководитель воспримет ваши действия, как возможность плодотворного сотрудничества с вами в реальном времени. В общем, если просто говорить, надо уметь грамотно пустить пыль в глаза, скинуть с себя груз лишних обязанностей и заняться главным. Но, ни в коем случае не конфликтовать и не откладывать дела на потом, как говорится, пристройте их, а потом уже смело гуляйте, потому, как следом придут другие дела, и вы поневоле окажетесь погребенными под неимоверно тяжелым грузом ответственности, от которого устанешь больше, чем от выполнения физической работы.

Корректировка планов. Расписание требует постоянной корректировки, или гибкого планирования, если вы собираетесь полноценно работать, надо каждый день просматривать свой ежедневник. Я не рассматриваю пересмотр расписания 1 раз в неделю или в месяц, так вот повторяюсь, каждый день вы должны вносить в него свои коррективы, чтобы быть готовым к любым неожиданностям или наверстать пропущенные дела. Если вы выполняете какие-то задачи посмотрите, нет ли возможности сделать что-то попутно, чтобы впоследствии не отвлекаться на те дела, о выполнении которых вы могли позаботиться заранее. Главная цель этого – равномерно распределить приоритеты и сохранить соотношение между личным и рабочим временем.

Таким образом, мы рассмотрели ваше рабочее расписание, поняли, как избавиться от лишних задач, расставить приоритеты, узнали, что ранняя побудка отнюдь не во вред организму. Удовлетворение собственным трудом позволит избавиться от стресса. Вы и все остальные поймут, что вы не просто член команды, у которого все валится из рук и ничего не получается, а ценный работник, выполняющий работу не просто вовремя, а в короткие сроки и качественно. Конечно, это потребует некоторых усилий, но поверьте, стоит того, и даже самая влюбленная спутница, глядя на ваши успехи, поймет, что вы не зря отдаете своей работе так много времени, уделяя ей так мало внимания. Она ведь думает о будущем не меньше, чем вы. Спокойствие и только спокойствие, и никакого стресса.

Фраза: «у меня на это нет времени», не имеет ничего общего с количеством времени, она отражает лишь то, что важность задачи слишком мала, для того чтобы тратить на нее время.

20 советов как правильно распределить время и быть более продуктивным

1. Найдите свое время до отказа (сопротивления) задаче. Вы должны наблюдать за собой, когда определенные виды задач вызывают у вас нежелание и сопротивление. Дальше, когда узнаете это время, разбивайте задачи на интервалы равные времени до начала сопротивления. Можно пойти и по более быстрому пути, задайте мысленно себе вопрос, сколько времени вы бы с удовольствием работали над задачей? Например: 1 час, нет это много, 45 минут — возможно, но не то, 30 минут — да это комфортное время. Далее делайте, к примеру 5 минут перерыва. Можно попробовать чередовать задачи, но главное чтобы время от времени ваша нервная система и разум могли отдохнуть и расслабиться.

2. Визуализация и конструирование перед тем, как начать делать . Можно назвать это планированием, можно просто записывать. Но иногда очень полезно представить все в мельчайших деталях. Это может серьезно сэкономить ваше время, так как в процессе вы можете найти более оптимальное решение. Из моего опыта, задачи с 3-4 часов могут превратиться в небольшое 20 минутное занятие.

3. Возможно вам поможет дневник . Если вы не понимаете куда девается ваше время, заведите себе привычку записывать свои ежедневные действия и количество времени затраченное на них. Вы удивитесь, сколько времени тратится на совершенно ненужные вещи. Узнать проблему — первый шаг на пути к ее решению.

4. Планирование свободного времени. Поможет вам провести с пользой время и более качественно отдохнуть, что в будущем позволит вам быть более продуктивным.

5. При планировании, ставьте меньшие сроки для задач, чем вам реально необходимо . Когда мы ставим себе временные рамки, то сразу активизируем дополнительные ресурсы и не оставляем себе времени на лишние занятия.

6. Может быть идеал — это не то что вам нужно? Подумайте, может быть хорошее состояние вам подойдет не хуже, чем идеально, но для это нужно будет потратить в разы меньше времени? Это касается тех задач, в которых маленький результат достигается огромными усилиями. Может быть потратить это время на другие задачи?

7. Если выполнение действия занимает несколько минут — просто сделайте его сразу же . Не нужно планировать его или откладывать, так вы потратите еще больше времени.

8. Количество энергии внутри нас отображает насколько продуктивными мы будем . Поэтому очень важно следить за уровнем своей энергетики. В общем можно выделить несколько пунктов, которые помогут в этом:

Физические упражнения . Да, вы много слышали об этом, но если вы до сих пор не начали уделять время своему телу, немедленно бросайте чтение и начинайте. Если вы постоянный упадок сил, а мотивация на нуле — значит вам не хватает физической энергии. С каждым разом, когда вы занимаетесь, вы истощаете запасы энергии; НО после истощения наступает фаза компенсации и гиперкомпенсации, и итоге с каждым разом вы увеличиваете количество вашей внутренней силы и энергии.

Перестаньте употреблять энергетические напитки, в том числе кофе на постоянной основе . Делая это постоянно, мы вызываем привычку, и энергетический эффект становиться минимальным. Лучше конечно вообще отказаться от них, но если вы решили их употреблять, то делайте это с умом: перед важными событиями, когда вам нужна дополнительная энергия. Примечание: также прочитайте статью — .

Не употребляйте спиртные и энергетические напитки перед сном . В противном случае, вы не получите полноценного сна, возможно вам даже сложно будет заснуть. На утро вы будете истощены и совершенно не готовы к полноценным действиям.

Больше информации можно получить, прочитав .

9. Забудьте о телевидении . Вам больше нечем заняться? Годы жизни люди тратят на пустые передачи. Не повторяйте ошибки других. А как же новости? Все основные новости вам непременно расскажут знакомые. Да и в наше время, телевидение не самый лучший источник достоверной информации. Также ограничивайте время проведенное в телефоне и интернете.

10. Формируйте правильны привычки. Автоматизация действий помогает экономить время. Следите за тем, какие именно привычки вы внедряете, избавляйтесь от привычек, которые воруют ваше время, энергию и здоровье.

11. Тактически принимайте решения, в соответствии с самочувствием . При высоком уровне энергии и сил, занимайтесь важными задачами, когда вы не чувствуете себя нормально, но не сверх — работайте над обычными задачами, когда у вас мало сил — над легкими. Самый легкий способ себя демотивировать — начать работать на сложной задачей, при минимальном уровне собственной энергии. Не стоит этого делать. Примечание: рекомендую прочитать статью о том, как , которая поможет ставить правильны цели.

12. Начинайте с малого . Очень хороший способ создать привычку или начать что-то: ежедневно делать маленькие изменения. Небольшие изменения, во-первых, приближают вас к цели, во-вторых, не занимают много времени и мотивируют.

Большая часть мыслей у среднестатистического человека — негативные. Кроме того, что это демотивирует, это также создает нашу реальность. Подумайте теперь в ?

13. Сократите ожидания от действий. Если вы получите большее — это здорово поднимет настроение, если же вы будете надеяться на «золотые горы», то малейшая неудача может сбить вас с пути. Когда вы понижаете ожидания, это делает вас более уверенными, расслабленными, удовлетворенными и снижает уровень беспокойства.

14. Осознайте, что никому нет до вас дела . Когда вы понимаете, что всем в конечном итоге все равно кто и вы и что у вас есть, вы начинаете более широко смотреть на мир. Люди больше заботятся о собственном благополучии, большая часть мыслей — о себе. Вы сможете рассмотреть больше возможностей и станете более продуктивным, понимая что вы никого не интересуете.

15. Контролируйте уровень стресса . Это не означает избавиться от него полностью. Для полного вовлечения сил, мы не должны быть расслаблены. Чтобы полностью погрузиться в задачу, она должна быть стоящей, а значит — она должна нести в себе некую стрессовую нагрузку. Нужно найти золотую середину, с одной стороны вы не должны полностью расслаблять, с другой стороны стресс не должен вас сковывать. Управляя уровнем стресса можно контролировать продуктивность и мотивацию.

25 лучших книг по тайм-менеджменту

Адаптироваться к рабочему ритму сейчас вынуждены и те, кто из-за отмены режима самоизоляции вернулся в офис, и те, кто привыкает к новому, удаленному формату труда

Сервисы Storytel, Bookmate и ЛитРес предлагают подборку электронных и аудиокниг по тайм-менеджменту, которые помогут не погрязнуть в вечном аврале, наладить внутреннюю дисциплину, спокойно взглянуть на предстоящие планы и привести в порядок мысли.

1. «Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург

Обложка книги «Прокрастинация. Первая помощь»

Склонность откладывать дела на потом — это не всегда прокрастинация. Иногда вы выбираете посмотреть сериал, когда хорошо бы заняться важной работой, и это нормально. Но если вы хронически делаете все в последний момент и испытываете из-за этого дискомфорт, то имеет смысл разобраться в проблеме: начните с руководства голландских психологов Тани ван Эссен и Хенри Шувенбурга.

Читать на Bookmate

2. «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло

Обложка книги «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»

Франческо Чирилло — тот самый человек, который придумал известную на весь мир методику продуктивности «по Помидору». В своей книге он подробно рассказывает, как концентрироваться на сложных задачах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою деятельность и укладываться в поставленные сроки без стрессов и переутомлений.

Читать на ЛитРес

3. «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен

Обложка книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

В течение двадцати лет Дэвид Аллен, популярный теоретик продуктивности, создавал уникальную методику управления временем. Из его книги можно узнать, как эффективно работать с информацией, планировать и контролировать работу и как быстро отделять главное от второстепенного, а еще навести порядок в собственных мыслях.

Читать на ЛитРес

4. «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан

Обложка книги «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха»

Чтобы добиться большого успеха, нужно уметь отделять зерна от плевел. Келлер и Папазан рассказывают, как расставлять приоритеты, развенчивают мифы вокруг могущественности нашей силы воли и помогают не бояться брать ответственность за свою жизнь в свои руки. Авторы «Начни с главного» не только наставляют читателя, но и предостерегают его от главных воров продуктивности, среди которых, кстати, нет прокрастинации.

Читать на Bookmate

5. «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы», Доминика Деграндис

Обложка книги «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы»

Один из ведущих мировых специалистов по Канбан Доминика Деграндис, считает, что продуктивность работы можно увеличить с помощью техник визуализации. В своей книге она рассказывает, как выявить главных расхитителей времени, оптимизировать рабочий процесс и повлиять на решение начальства. Если работаете в IT-сфере, читать обязательно.

Читать на ЛитРес

6. Сборник «Как стать продуктивнее», Harvard Business Review

Обложка сборника «Как стать продуктивнее»

Сборник статей Harvard Business Review охватывает все грани продуктивности: не только планирование дня, но и умение фокусироваться, поиск мотивации и искусство говорить «нет» лишней работе. Всего 34 статьи в шести разделах, где помимо глав «Инвентаризация», «Планирование дня», «Фокус», «Мотивация» и «Поездки», есть не менее важный — «Отдых».

Читать на Bookmate

7. «Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон

Обложка книги «Самодисциплина. Развитие личности»

Практическое руководство о том, как перестать жалеть об упущенном времени, взять себя в руки и начать действовать. Автор без лишних рассуждений дает набор правил, как находить баланс между важными делами и вниманием к самому себе. Аудиокнига дает возможность оценить себя со стороны, составить список собственных привычек и начать меняться к лучшему. Уилсон предлагает чек-лист по дисциплине, который поможет понять, что у вас уже есть, а что стоит добавить и усовершенствовать.

Слушать на Storytel

8. «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь», Владимир Якуба

Обложка книги «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь»

Бизнес-тренер Владимир Якуба написал настоящее практическое руководство по тому, как с пользой использовать каждую минуту. Он детально и просто рассказывает, как перейти к полезным привычкам, вести себя в стрессовых ситуациях, бороться с отговорками, избавиться от «пожирателей времени», все успевать и жить с удовольствием.

Читать на ЛитРес

9. «Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты», Ольга Баранова, Елена Погодичева

Обложка книги «Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты»

Бизнес-тренеры, преподаватели ведущих российских вузов Елена Погодичева и Ольга Баранова предлагают пристально присмотреться к своей жизни и отсечь лишние хлопоты. Авторы объясняют все процессы с помощью науки и приводят примеры реальных участников их тренингов по управлению временем. Аудиокнига похожа на сессию с личным коучем: нет длинных текстов и лишней «воды» — кратко, понятно, легко. Авторы говорят, что надо делать, чтобы добиться результата, и сразу объясняют, как именно к этому прийти.

Слушать на Storytel

10. «Фокус: Достижение приоритетных целей», Стивен Кови, Стив Джонсон

Обложка книги «Фокус: Достижение приоритетных целей»

Стивен Кови и Стив Джонсон считают, что четкое планирование может избавить от цейтнота и переутомления. Авторы дают несложные, но очень действенные советы, как структурировать дела и правильно расставить приоритеты, а также объясняют, как придерживаться установленного порядка.

Читать на ЛитРес

11. «Как успевать все на работе и в жизни. 50 простых правил», Ирина Корчагина

Обложка книги «Как успевать все на работе и в жизни. 50 простых правил»

В книге перечислены правила, которые помогают организовать свое время — не стоять на месте и одновременно не надрываться. Автор предлагает после каждого из них проделать закрепляющее упражнение, пройти тест или выполнить задание для решения повседневных задач. Аудиокнига поможет привести свои мысли в порядок, научиться управлять чувствами и эмоциями, правильно планировать, оценивать собственные ресурсы и начать реализовывать все задуманное.

Слушать на Storytel

12. «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного», Александр Фридман

Обложка книги «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного»

Из книги Александра Фридмана, лучшего российского эксперта по регулярному менеджменту, можно узнать, как перенастроить бизнес-процессы и перевести корпоративный механизм в режим максимальной производительности. Автор дает четкие, пошаговые инструкции, выполнять которые несложно, а результат от их соблюдения проявляется очень скоро.

Читать на ЛитРес

13. «Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», Атул Гаванде

Обложка книги «Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям»

Хирург и профессор Гарвардского университета прославляет списки, инструкции и рецепты. Продуманные, последовательные действия полезны всем: от пилотов и врачей до архитекторов, планирующих небоскребы, и рестораторов, закупающих продукты. Гаванде рассказывает, как профессионалы используют чек-листы, и убеждает, что неудачам чаще сопутствует наша нерасторопность, чем незнание.

Читать на Bookmate

14. «Bullet Journal метод. Переосмысли прошлое, упорядочи настоящее, спроектируй будущее», Райдер Кэрролл

Обложка книги «Bullet Journal метод. Переосмысли прошлое, упорядочи настоящее, спроектируй будущее»

Эта книга научит вести ежедневник максимально продуктивно. Автор объяснит, как из рукописных заметок сделать понятную и запоминающуюся структуру, которая разгрузит голову от множества мыслей и поможет правильно распределить силы, время и внимание в течение дня.

Читать на ЛитРес

15. «Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым», Мария Хайнц

Обложка книги «Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым»

Психолог-консультант по позитивной психологии, известный блогер Мария Хайнц объединяет лучшее, что есть в позитивной психологии и тайм-менеджменте. Она дает слушателям инструмент, с которым даже самый занятой человек может стать счастливым. Хайнц предлагает интересный подход к постановке собственных целей — учитывать настроение, состояние, текущий ритм, ценности и влияние на другие аспекты своей жизни. Чтобы все успевать и всего добиться, необходимо быть счастливым здесь и сейчас. Любопытно и безусловно полезно в наше достаточно нервное время.

Слушать на Storytel

16. «Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели», Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза

Обложка книги «Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели»

Основная мысль книги состоит в том, что всем нам надо научиться давать себе передышки и расслабляться. Эта аудиокнига — для тех, кто перегружен делами, постоянно находится в режиме дедлайна и пытается все успеть. Авторы объясняют, что «неделание» — это не синоним «бездействия». Но обыкновенный вдох и небольшой отдых могут значительно повысить продуктивность и эффективность человека, а также сделать его счастливым и гармоничным.

Слушать на Storytel

17. «Без суеты. Как перестать спешить и начать жить», Карл Оноре

Обложка книги «Без суеты. Как перестать спешить и начать жить»

В последние годы, а особенно в последние месяцы движение Slow Life обретает все больше поклонников, что неудивительно: во время карантина многие взглянули на свою жизнь совершенно по-другому. Оноре в своей книге объясняет, почему люди, которые научились жить «медленной жизнью», значительно повысили ее качество. Но главная идея в том, что «медленный» не значит «неработающий». Чтобы быть внешне быстрым, необходимо быть внутри медленным — спокойным, рассудительным — и получать удовольствие от каждой минуты жизни.

Слушать на Storytel

18. «Найди время. Как фокусироваться на главном», Джейк Кнапп, Джон Зерацки

Обложка книги «Найди время. Как фокусироваться на главном»

Джейк Кнапп и Джон Зерацки, придумавшие знаменитые «дизайнерские спринты» в Google, рассказывают, как находить время на действительно важные вещи — будь то общение с близкими, изучение иностранного языка или написание романа.

Читать на Bookmate

19. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди

Обложка книги «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль»

Время — это ограниченный ресурс каждого человека, и надо научиться его ценить и максимально эффективно использовать. Автор адресует свою книгу предпринимателям, но на самом деле его советы будут полезны всем. Как организовать свои дела, принимать решения, завершать начатое и обязательно оставлять время на отдых.

Слушать на Storytel

20. «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя», Дэниел Пинк

Обложка книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя»

Большинство людей не «жаворонки», но и не «совы», сиеста повышает работоспособность, а школьное расписание необходимо пересмотреть. В своем бестселлере Дэниел Пинк объясняет влияние светового дня на человеческий организм, учит, как правильно приниматься за новые дела и помогает определить время суток, в котором вы максимально продуктивны.

Читать на Bookmate

21. «Scrum. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд

Обложка книги «Scrum. Революционный метод управления проектами»

Scrum — уникальная методика, разработанная американским программистом Джеффом Сазерлендом и ставшая основным принципом работы в большинстве технологичных компаний мира. Благодаря книге, каждый научится делать проекты в разы быстрее и эффективнее, затрачивая при этом меньше ресурсов. Обязательно к прочтению специалистами, работающими в IT-сфере.

Читать на ЛитРес

22. «Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения времени», Реджина Лидс

Обложка книги «Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения времени»

Реджина Лидс, консультант по созданию комфортного жизненного пространства, уверена, что всего восемь минут ежедневно достаточно для поддержания чистоты и порядка в доме. В ее книге представлены простые и действенные советы, по изменению и преображению собственного жилища.

Читать на ЛитРес

23. «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Обложка книги «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому. Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему.

Слушать на Storytel

24. «Время — деньги. Автобиография», Бенджамин Франклин

Обложка книги «Время — деньги. Автобиография»

Естествоиспытатель, дипломат, один из отцов-основателей США, увековеченный на купюре достоинством $100, в своей автобиографии Франклин описывает главные заповеди буржуазии, называет 13 добродетелей, которые помогут достичь счастья, и учит тому, как прожить жизнь не зря.

Читать на Bookmate

25. «Верхние Этажи. Книга ежедневных побед», Алекс Новак

Обложка книги «Верхние Этажи. Книга ежедневных побед»

Летопись большого эксперимента над самим собой: Алекс Новак пробует добавлять в свой режим по одной полезной привычке в день и записывает, что из этого выходит. Интервальное голодание, медитация, комплименты знакомым три раза в сутки и еще 57 заданий, — каждое из них автор пытается выполнять в течение двух месяцев без выходных, срывается, но твердо возвращается к намеченному плану.

Читать на Bookmate

10 советов по управлению временем на работе

Время чтения: около 9 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все испытали на себе проблемы управления временем на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только соберетесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую.Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.

Хорошая новость заключается в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по управлению рабочим временем, которые помогут вам начать работу.

1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время. Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. Этот аудит поможет вам:

Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
Определите временные отстойники.
Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

2. Составьте ежедневный график и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе.Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если все изложить на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая задачи, выполняемые вашим мозгом. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

Узнать больше

3. Разумно расставляйте приоритеты.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять.Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей. Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, который можно найти в книге Стивена Кови Первые дела, прежде всего . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Вот более подробный взгляд на каждый из этих квадрантов:

Важное и срочное: У этих задач есть важные сроки с высокой срочностью — выполняйте их сразу.
Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
Срочно, но неважно: Задачи срочные, но не важные. Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
Не срочно и не важно: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют какое-либо значение, и от них следует по возможности отказаться.

Вот какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, поскольку это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5. Избегайте тяги к многозадачности.

Это один из самых простых советов по тайм-менеджменту на работе, но, возможно, и один из самых трудных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

Составление расписания должно включать в себя установление временных рамок для задач, а не просто работу, пока они не будут выполнены. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может показаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех.Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени. Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

Пример Timeboxing (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

7. Создайте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть. Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это.И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы. Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена. Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, насколько сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны.Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключом к управлению личным временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы сразу же будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.

Работайте умнее, а не усерднее: 15 советов по тайм-менеджменту, которые изменят вашу жизнь | by ProofHub

Управление временем — один из самых полезных навыков, который поможет вам далеко продвинуться в жизни — как в личной, так и в профессиональной сфере.Если вы не управляете своим временем эффективно, рано или поздно вы войдете в состояние столпотворения. Время, будучи столь важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся владеть искусством управления временем, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы уловить каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективное управление временем и как управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий.По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства управления временем может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеют уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

Лучшее управление задачами
Более высокая производительность
Отсутствие уровней стресса
Лучший баланс между работой и личной жизнью

Напротив, если вы не можете управлять своим временем эффективно, вы можете столкнуться с такими нежелательными последствиями, как:

Пропущенные сроки
Низкое качество работы
Высокий уровень стресса
Рабочий дисбаланс
Привести к выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим рабочим временем. лучший эффект.Когда дела идут по плану, сотрудники становятся более креативными, счастливыми и менее склонными к выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время на то, чтобы узнать о советах и методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

«Новый способ управления работой. Попробуйте ProofHub! »

Каковы навыки управления временем?

Есть некоторые люди, у которых кажется достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу.Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, более эффективно использует свое время и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это различные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают:

Сохранение организованности
Расставление приоритетов в том, что вам нужно сделать
Четкая постановка целей
Сильные коммуникативные навыки
Эффективное планирование дня
Практика делегирования задач
Преодоление стресса в позитивный путь

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности управления временем, вам также необходимо применить эти полезные советы, чтобы разумно управлять своим временем.Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Просыпайтесь рано — сделайте свой день длиннее

У всех нас 24 часа в сутки. Хотя изменить количество часов в день невозможно, но вы определенно можете попробовать проснуться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему организму требуется 6–8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время, чтобы заниматься спортом, медитировать, расставлять приоритеты или даже заниматься хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную продуктивность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте УМНЫЕ цели — не просто желайте, а делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ ставить цели? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или чего-то не хватает.В то время как если вы правильно ставите цели, ваша продуктивность может взлететь до небес.

Ставьте цели, которые ставит S.M.A.R.T. — Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и привязанный ко времени. Эти цели внесут прочную структуру в вашу рабочую жизнь и подготовят вас к тому, что вас ждет сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затраченного на задачи, и ведения записи каждой минуты, которую вы тратите, работая над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программа для отслеживания времени, которая объединит все ваши временные данные в одном месте. Что все вы умеете?

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, так как вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкая индикация, если затраченное время превышает расчетное время.

Вы можете ввести данные о выполненной работе и вручную отслеживать время, потраченное на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.

Отслеживайте время с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда вы переключаетесь между тем, что вы работаете, и сохраняете их в табелях учета рабочего времени.

С помощью табелей учета рабочего времени

Ознакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и воспользуйтесь всеми различными информативными отчетами, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

Экспортируйте табели учета рабочего времени и используйте их для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела, чтобы использовать их позже.

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания, чтобы увидеть зарегистрированные часы.

«С помощью программного обеспечения для управления временем лучше планировать и расставлять приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Сохраняйте утро для MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если вам нужно съесть двух или более лягушек, сначала съешьте самую большую.

Управление временем и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Дело в том, чтобы взять на себя трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, заметили, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность стремительно растет. Это случается, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями.Некоторые называют это «потоком», а другие — своей «зоной».

Обнаружение вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете себя и делаете все возможное.

6. Заблокируйте отвлекающие факторы — уберите их из своей жизни

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях — одни из распространенных, но самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов каждый год, отвлекаясь на рабочем месте.Все благодаря этим отвлечениям, задача, требующая 60 минут, занимает более 3 часов.

Когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переведите телефон в беззвучный режим и отключите передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и поднимете уровень эффективности на ступень выше.

7. Никакой многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что решаете слишком много задач одновременно, вот вам новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно.Для остальных 98% людей многозадачность тратит впустую время и снижает общую продуктивность.

Вместо того, чтобы разделять ваше внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на чем-то одном и восхищаться этим. Чтобы сделать его более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к процессу выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и восстановите силы

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий управления временем.Как? Предположим, два сценария. В первом сценарии представьте, что член команды работает над задачей в течение 5–7 часов подряд. Другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Умное управление временем не всегда сводится к тому или иному занятию. Он также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы примерно через час могут поднять вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным.Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Прикрепите эти штампованные цитаты к своему рабочему столу. Смотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или слушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто прогуляйтесь.

Нам знакомы явления прокрастинации, при которых вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью.Хронические прокрастинаторы необычно высоко откладывают важные дела на потом, а когда уже слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и позволить ей стать частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить свою работу на несколько задач. Это не только делает ее выполнимой, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные сроки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые действуют и мгновенно добиваются поставленных целей, вы автоматически усваиваете такие привычки и становитесь более активными в работе.

10. Сон не менее 7–8 часов

Сон — пагубный фактор, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы получаете крепкий сон в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствует здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск заболеваний, таких как диабет, синдром обструктивного апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график своего сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться одновременно. Есть много приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам крепко спать и пробуждают вас как более сосредоточенного человека.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете выдержать. Успевающие и отличные исполнители во всем мире делают меньше, но лучше.Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, так что вы можете начать работать над вещами, сэкономить время и стать более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет сложно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмите одну задачу, выполните ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по управлению временем для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались в качестве основного инструмента для управления временем.С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, устанавливать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает способ управления расписанием, планирования мероприятий и отслеживания важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережайте сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

Добавление повторяющихся событий и задач — Если задача должна выполняться на регулярной основе, вы можете настроить повторение любого события или задачи, не создавая ее вручную снова.
Установить автоматические напоминания — Установить автоматические напоминания для событий или задач.
Несколько представлений — Установите вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
Создание частных вех и событий — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив частный режим.
Загрузить календарь — Загрузить календари в форматах PDF, CSV или iCal.

13. Группируйте похожие задачи вместе

Такие мелочи, как объединение похожих задач, также могут сэкономить вам значительное количество времени. Все мы знаем, что разные задачи требуют разного мышления и решения. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, было бы разумно сгруппировать их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать это время от времени в течение дня.Это поможет вам структурированно расставить приоритеты в работе и времени. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстро выполнять их из списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не обязательно делать все это, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших вещей в делегировании полномочий и аутсорсинге — это то, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку.Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда разумно научиться делегировать задачи другим и позволить другим людям делить с вами некоторую нагрузку.

Pro-tip: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com, чтобы расшифровать заметки о собраниях и телефонные звонки. Это не только полезно для записи разговора, но и является отличным способом получить больше информации из разговоров и быстро поделиться резюме с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или найти время для обучения других выполнению определенных задач, вы всегда можете передать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, и делегирование, и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Отслеживайте свое время

Вы должны знать, как и где каждый час тратится на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента учета времени. Люди, которым нравится следить за своими делами, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы.Они не только контролируют и отслеживают часы, в которых работают, но также учитывают количество выполняемых действий, задач и проектов, с которыми они работают, а также клиентов, для которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для отслеживания времени, используемое такими организациями, как NASA, Taco Bell, Disney, чтобы отслеживать часы и оставаться в курсе событий. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, потраченное на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя данные о времени.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие службы, как Email Analytics для отслеживания и визуализации активности электронной почты и производительности. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту на работе настало время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом в тайм-менеджменте. Использование методов управления временем заключается не в том, чтобы хвататься за множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать вещи лучше.Приняв на вооружение хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени заниматься любимым делом. Потому что мы следуем концепции: не работай усердно, работай умнее, тайм-менеджмент — необходимость.

«Управление временем не является второстепенным видом деятельности или навыком. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Давайте взглянем на некоторые популярные и широко используемые техники тайм-менеджмента:

Принцип 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предполагает что 80% результатов приходят из 20% действий или усилий.

Согласно Investopedia, это означает, что:

80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
80 процентов продукции компании обеспечивается 20 процентами ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не имеют большого значения.

Например, лучше просмотреть 10 статей за час (бегло просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы к этому привыкли, вы заметите рост своей продуктивности и сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вы не можете эффективно управлять своим временем и тратить его, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE.Вот как использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем для работы и личного пользования.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, где:

A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполняйте эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
B означает менее важные задачи: Такие задачи должны выполняться, но они не повлияют так сильно, как те, которые попадают в указанную выше категорию.
C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо, но для которых нет никаких последствий, независимо от того, выполняете вы это или нет.
D означает задачи для делегата: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуационным, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
E означает задачи, которые вы можете устранить: Задача E — это то, что совершенно неактуально и может быть устранено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о 4D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте кратко их обсудим:

Удалить (Удалить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из вашего списка.
Делегат: Если кто-то может сделать что-то даже на 75% так же хорошо, как вы, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете начать его обучать или даже передать задачу на аутсорсинг.
Отсрочка: Не все сразу нужно делать. Если есть что-то, что можно сделать позже и не имеет серьезных последствий, отложите это.
Do: Если нужно сделать что-то важное и у вас есть время, сделайте это здесь и сейчас.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора глобальной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам перемещаться по электронной почте, телефонным звонкам, текстовым сообщениям и бесконечным встречам, которые предотвращают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем вычеркните эти дела из своего списка дел и внесите их в свой календарь (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Установите будильник каждый час, и когда он издаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход позволяет легко понять, как управлять своим днем, и получить момент, чтобы восстановить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее зря на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите о них в комментариях.

«Подарите себе решение всех рабочих проблем. Начните использовать ProofHub ».

Как распределять свое время и усилия

Как он находит время, чтобы встречаться с 10 клиентами в неделю и выполнять свою годовую квоту в первом квартале? , продавец задается вопросом о своем лучшем производственном коллеге. Я едва могу найти время, чтобы записываться на пять приемов в неделю, правильно оформлять все документы и сдавать вовремя.

Как ей удается отстаивать стратегические инициативы, общаться с руководителями и работать только 40 часов в неделю? , менеджер размышляет о своем коллеге по корпоративной ускоренной процедуре. После дня, полного собраний по проекту, лучшее, что я могу сделать, — это реагировать на электронную почту ночью вместо того, чтобы активно развивать свой отдел .

Вот секрет: ваши коллеги, которые опережают вас с кажущимися меньшими усилиями, научились распознавать и преуспевать в том, что действительно важно, и стремиться к менее совершенным во всем остальном.

Скорее всего, самый успешный продавец в вашей команде тратит меньше половины времени, которое вы тратите на заполнение документов.Да, это может быть небрежно, но никого это не волнует, потому что его доходы стремительно растут. Менеджер, который привлек внимание высшего руководства, может рассылать электронные письма с несовершенной грамматической структурой и отклонять приглашения на тактические встречи. Но когда проект или встреча действительно важны, она затмевает всех.

Если вы шокированы и чувствуете, что это кажется совершенно несправедливым, я предполагаю, что вы, вероятно, очень хорошо учились в школе, где поощряется перфекционизм.

Я знаю.Я был отличником от шестого класса до окончания колледжа, и делал все возможное, чтобы сделать работу на уровне, который понравился бы моим профессорам. По общему признанию, эта стратегия окупилась в студенческие годы. Мой идеальный средний балл означал исключительный уровень достижений, и мне повезло, что в моем случае он был вознагражден стипендиями и предложениями о работе.

Правила изменились, когда я начал свой бизнес более семи лет назад. Я понял, что выполнение А-работы во всем ограничивает мой успех.В этот момент я понял, что мне нужно больше сосредоточиться на своих сильных сторонах. Как мудро объясняет Том Рат в своих книгах StrengthsFinder, вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны, вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости. Осознание важности целенаправленного решения о том, куда я буду вкладывать больше времени и энергии для выполнения работы высочайшего качества и где неидеальное исполнение дает большую отдачу, оказало глубокое влияние на мой собственный подход к успеху и мою способность расширять возможности клиентов, которые чувствуют себя перегруженный.

Когда я разговариваю с тайм-коучем клиентов, которые борются с подавленностью, будь то профессора, руководители или юристы, всплывает общая тема — они не могут найти время, чтобы сделать все. И они правы: ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все — независимо от того, насколько эффективными вы становитесь. (Эта загадка — то, что вдохновило меня на написание книги об инвестициях времени).

В своей философии инвестирования времени я призываю людей рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с их личным определением успеха.Это приводит к ряду практических ответвлений:

Решите, где вы будете , а не проводить время: Учитывая, что у вас ограниченный временной бюджет, у вас не будет возможности делать все, что вы хотели бы делать, независимо от вашей эффективности. В тот момент, когда вы принимаете эту истину, вы мгновенно уменьшаете стресс и чувство неполноценности. Например, с профессиональной точки зрения это может выглядеть как сокращение вашего участия в комитетах, а лично это может выглядеть как найм кого-то еще для ухода за газоном или завершения проекта дома.
Стратегически распределите свое время: Границы того, как и когда вы вкладываете время в работу и в личную жизнь, помогают гарантировать, что у вас есть надлежащие инвестиции в каждую категорию. Как коуч по времени, я вижу одну из самых веских причин не работать сверхурочно: это вложение временных ресурсов оставляет вам недостаточно средств для таких действий, как упражнения, сон и отношения.
Настроить автоматическое вложение времени: Точно так же, как вы настроили автоматическое вложение в паевые инвестиционные фонды на пенсионном счете, ваши ежедневные и еженедельные распорядки должны сделать ваши временные вложения близкими к автоматическим.Например, на работе у вас могут быть регулярные встречи с собой два раза в неделю, чтобы продвигаться вперед по ключевым проектам, а вне работы вы можете записаться в учебный фитнес-лагерь, где вам будет плохо, если вы не появитесь и потеть три раза в неделю.
Стремитесь к постоянно сбалансированному бюджету времени: Учитывая приливы и отливы жизни, вы не можете ожидать, что у вас будет постоянно сбалансированный бюджет времени, но вы можете стремиться к тому, чтобы иметь постоянно сбалансированный.В течение периода от одной до двух недель ваши временные затраты должны отражать ваши приоритеты.

После того, как вы правильно распределили свое время, вам также необходимо подойти к работе в каждой категории по-разному. Как я объяснил выше, попытка «добиться во всем одинаково» не позволяет вам вкладывать максимальное количество времени в то, что принесет максимальную отдачу от ваших инвестиций. Вот почему я разработал технику INO, чтобы помочь преодолеть перфекционизм и неправильное использование вашего 24/7.Вот как это работает:

Когда вы подходите к делу, вы хотите подумать, является ли это инвестиционным, нейтральным или оптимизационным действием. Инвестиционная деятельность — это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Например, стратегическое планирование — это инвестиционная деятельность; так можно проводить время без устройств с любимыми людьми. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях. Нейтральные действия просто необходимо выполнять адекватно; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш.Примером может служить посещение встреч по проекту или поход в спортзал. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B. Оптимизируйте действия, на которые потраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий. Стремитесь к работе на уровне C — чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель — свести к минимуму время, затрачиваемое на оптимизацию деятельности, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционную деятельность.Я обнаружил, что этот метод позволяет преодолеть тенденции к перфекционизму и вкладывать больше средств в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

На тактическом уровне вот несколько советов о том, как можно применить технику INO в действии:

В начале каждой недели четко определяйте наиболее важные инвестиционные действия и выделяйте время в своем календаре, чтобы завершить их в начале недели и в начале ваших дней. Это, естественно, заставит вас делать все остальное в оставшееся время.
Когда вы просматриваете свой ежедневный список дел, ставьте «I», «N» или «O» рядом с каждым пунктом, а затем соответственно распределяйте свой временной бюджет, например, четыре часа на задание «I», три часа для занятий «N» и один час для занятий «O».
Если вы начинаете работать над чем-то и понимаете, что это занимает больше времени, чем ожидалось, спросите себя: «Какова ценность и / или альтернативные издержки, если вы потратите больше времени на эту задачу?» Если это деятельность категории I и ее ценность высока, продолжайте ее и не торопитесь с занятиями N и O.Если он попадает в категорию N и добавленной стоимости мало, или в категорию O и тратя больше времени, вы не можете делать более важные дела, либо доведите его до минимального уровня, либо делегируйте его, либо остановитесь и завершите его позже, когда у вас будет больше Свободное время.
Если вы ведете дневник времени или отмечаете потраченное время в своем календаре, вы также можете оглядываться на каждую неделю и определять, правильно ли вы распределили свое время, чтобы максимизировать окупаемость вложенного времени.

Управление временем — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, сдвигание сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе.Наступает сезон новогодних резолюций, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков рабочей силы, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для ускорения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов.Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет.Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды. Три конкретных навыка отделяют успех от неудачи в тайм-менеджменте:

Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
Схема : разработка и организация целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако нет такого широкого признания навыков осведомленности и адаптации.Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем. Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д.Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем. Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация — это не только более редкие навыки, но и их труднее развить естественным путем без прямого вмешательства. Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем. То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, было кристально ясно, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем. Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы научиться лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала необходимо выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам. Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность усилий по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это звучит очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования «на дюйм глубиной, но шириной в милю», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем.Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в быстром. Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы тратите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи следующей недели?).
Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого это повлияет, если оно будет завершено или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

Определите приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия.В первую очередь следует выполнить задачи как срочные, так и важные .
Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
График защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
Уменьшите количество ошибок недооценки. При формировании планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда вы садитесь ужинать).
Используйте короткие усилия. Когда задача кажется непосильной, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать стоимость при использовании этих инструментов.Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
Не будь «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию. Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

25 советов по управлению временем для работы 2021

Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем просто необходимо. Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник. Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давайте разберемся.

Воспользуйтесь приведенными ниже ссылками, чтобы перейти к разделу, который лучше всего охватывает ваш запрос, или прочитайте от конца до конца, чтобы получить подробный обзор темы.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи. Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения. Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.

Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время.Но в профессиональных сферах совершенствование управления временем — один из важнейших навыков, которые должны развивать сотрудники.

Почему важен тайм-менеджмент?

Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что это может помочь вам уложиться в сроки и быть продуктивным на работе. Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как выделить время для каждой задачи. Снижение стресса на работе поможет вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Плохие навыки управления временем могут привести к позднему выполнению задания, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может подавить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.

Применяя практические навыки управления временем, вы можете не просто произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник.Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по организации рабочего времени.

1. Создайте список ежедневных задач

Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты. Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и сохраняйте импульс!

2. Расставьте приоритеты в задачах

Составить список задач — это одно.Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете упорядочить свои задачи по важности, сроку выполнения или отправителю.

Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:

Задачи самые важные задачи.
Задачи B — менее важные задачи.
Задачи C — это задачи без последствий — они хороши, но не обязательны.
Задачи D — это задачи для делегирования.
Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.

Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить). Поиск подходящего для вас метода поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.

3. Выполняйте самые важные дела утром

После того, как вы составили список, погрузитесь в самую важную задачу.Чем раньше вы начнете работать над этим, тем быстрее вы это отметите. Если у вас есть большая задача, которая может занять весь день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих небольших задач поможет вам почувствовать себя более успешным в течение дня.

4. Отслеживайте свое время

Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем. Оцените, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня.А с помощью правильного решения для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.

5. Минимизируйте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем. Найдите способы максимально избавиться от отвлекающих факторов. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню.А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.

6. Избегайте многозадачности

Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания. Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.

7. Используйте приложения и инструменты для управления временем

Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или организовывать свой список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем, инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи. Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.

8. Еженедельно проводите аудит своего времени

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы планируете потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное и предполагаемое, потраченное. Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте анализировать свои результаты неделя за неделей, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.

9. Составьте повестку дня встреч

Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая предварительная подготовка может помочь вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, все будут благодарны за то, что у вас есть время вернуться к своему расписанию.

10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать

Работать без вдохновения или мотивации может быть сложно.Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не вдохновлены или не мотивированы, иногда вам нужно приступить к работе. Начать сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.

11. Запланируйте перерывы

Перерывы важны для того, чтобы помочь нам сосредоточиться. Мозг лучше всего работает, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой. Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться.Ваш мозг будет благодарен за перерыв.

12. Вести список задач резервного копирования

Когда вы находитесь в потоке, нет ничего, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения небольших задач. Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы просто расслабиться и перевести дух.

13.Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.

Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Организация также избавит вас от необходимости искать старые электронные письма, заметки или ручку среди всего вашего беспорядка. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов. Организация и эффективность идут рука об руку.

14. Используйте свой календарь

Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели.Если вы используете цифровой календарь, вы можете устанавливать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.

15. Переходите к следующему этапу, если чувствуете, что застряли.

Пытаетесь подобрать нужные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче. Перфекционизм и зацикленность на мелочах могут только замедлить вас.

16. Сообщите о своей рабочей нагрузке команде

После того, как вы составите свой список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде.Коммуникация жизненно важна для успешного функционирования бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.

17. Делегируйте несущественные задачи, если можете.

При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть проще передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой нагрузкой в этот день.

18. Проверяйте электронную почту один раз в день

Вместо того, чтобы сразу отвечать на каждое электронное письмо, посвятите часть своего дня тому, чтобы ответить на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром. Другие могут предпочесть проверять электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз могут освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.

19. Научитесь говорить «нет»

Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это поможет вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и поможет установить границы с другими. Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.

20. Сгруппируйте похожие задачи вместе

Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одних и тех же мыслей.Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.

21. Найдите состояние потока

Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченными в умственную деятельность. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.

22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью

Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью. Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.

23. Практика избавления от вредных привычек

Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней.Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать просмотр социальных сетей или ответы на сообщения в социальных сетях или звонки на работе. Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь избегать их или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.

24. Составьте еще один список дел на завтра

Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра.Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.

25. Обратитесь к наставнику за дополнительными советами

Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам поставить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас в вашем путешествии.

–

Этот контент предназначен только для информационных целей и не должен рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

15 советов по управлению временем для достижения целей

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Один из самых эффективных навыков, который вы можете иметь в жизни, — это мощное и эффективное управление временем. Если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы не сможете достичь своих целей на работе и в жизни за ее пределами. Конечно, вы можете добиться некоторого прогресса.Но если вы не относитесь к своему времени серьезно, вам будет нелегко управлять своим временем. Люди, которые растрачивают и тратят то немногое, что у них есть, слишком хорошо знают, насколько трудным может быть достижение даже умеренно трудных целей.

eclipse_images | Getty Images

На самом деле время — величайший уравнитель в жизни. Независимо от того, кто вы, ваш возраст, доход, пол, раса или религия, у вас есть столько же времени, что и у следующего человека.Будь вы грязно богатым или грязно бедным, ваше время одно и то же. Дело не в том, сколько у вас времени. Речь идет о том, насколько эффективно вы управляете своим временем.

Видео по теме: 20 советов по лучшему управлению временем

Итак, если вы серьезно относитесь к достижению своих целей, вам нужно не только правильно их ставить, но и серьезно относиться к ним. избегать отвлекающих факторов и слишком увлекаться вредными привычками, от которых, как вы знаете, нужно отказаться.Расточители времени должны уйти на второй план, а серьезная упорная работа должна занять их место.

Уловка? Найдите хорошую систему тайм-менеджмента и работайте с ней. Здесь очень много. Какой из них выбрать, зависит только от вас. Но если вы не хотите попадать в статистику 92% людей, которые не достигли своих долгосрочных целей, вам нужно обратить внимание на то, как вы используете драгоценное небольшое время, которое у вас есть в этом мире.

Какие самые лучшие советы по управлению своим временем?

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкивается большинство предпринимателей, заключается не только в том, как они могут сделать достаточно на таком требовательном рынке, но и в том, как они поддерживают некоторое подобие баланса, не чувствуя себя слишком перегруженными.Речь идет не только о круглосуточном достижении целей. Это также касается качества жизни.

Баланс — это ключ к успеху. Если вам не хватает баланса в жизни, вы испытаете стресс. Даже если вы можете эффективно совмещать свои обязанности, без должного баланса вы в конечном итоге достигнете своего предела. Таким образом, важно не только следовать системе, которая поможет вам в достижении цели, но и системе, в которой вы уделяете приоритетное внимание личному и семейному времени.

Не забывайте делать такие вещи, как прогулка в парке, или просто сидеть и слушать любимую музыку в наушниках, или рисовать картинки, устраивать свидания и так далее.Это важнее, чем вы думаете. И когда вы это сделаете, вы достигнете некоторого подобия баланса. Жизнь коротка. Так что не игнорируйте эти вещи, пока вы достигаете своих больших целей. С учетом сказанного, вот 15 важных советов по управлению временем, которые помогут выполнить пресловутую работу.

Видео по теме: Как управлять временем с помощью 10 эффективных советов

1. Ставьте цели правильно.

Есть правильный и неправильный способ ставить цели. Если вы не ставите цели правильно, то у вас не будет правильных целей, что заставит вас сбиться с пути.Но когда вы устанавливаете их правильно, нет предела. Используйте метод постановки целей SMART, чтобы помочь вам увидеть вещи до конца. И когда вы действительно ставите эти цели, убедитесь, что в глубине души у вас есть сильные намерения для их достижения.

Связано: упражнения — пустая трата времени. Ставьте цели и начинайте тренироваться для их достижения.

2. Найдите хорошую систему тайм-менеджмента.

Один из советов по управлению своим временем — найти правильную систему, которая действительно это сделает.Квадрантная система тайм-менеджмента, вероятно, наиболее эффективна. Он разбивает вашу деятельность на четыре сектора в зависимости от срочности и важности. Вещи либо срочные, либо важные, и то, и другое, либо ни то и другое. Ни один из (квадрант 4) — это не те виды деятельности, от которых вы хотели бы держаться подальше, но это не срочный, но важный квадрант (2), на котором вы хотите сосредоточиться.

Связано: Как управлять временем с помощью 10 эффективных советов

3. Проверяйте свое время в течение семи дней подряд.

Проведите семь дней подряд, оценивая, как вы проводите время, которое у вас есть прямо сейчас.Что ты делаешь? Запишите это в журнал или на свой телефон. Разделите это на блоки по 30 минут или час. Что ты сделал? Время было потрачено зря? Было ли потрачено не зря? Если вы используете систему квадрантов, обведите или запишите квадрант, с которым было связано действие. По истечении семи дней подсчитайте все цифры. Где ты проводил больше всего времени? Какие квадранты? Результаты могут вас шокировать.

По теме: 8 отличных приложений для учета рабочего времени для фрилансеров

4.Проведите утро в Массачусетском технологическом институте.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего делать это с утра. А если твоя работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую». Его точка зрения? Утром займитесь своими самыми важными делами. Это ваши самые важные задачи (MIT) дня. Их выполнение даст вам мощный импульс, который поможет вам провести остаток дня.

По теме: Психология выполнения большего количества дел (за меньшее время)

5.Следуйте правилу 80-20.

Еще один отличный совет по тайм-менеджменту — использовать правило 80-20, также известное как принцип Парето. Это правило гласит, что 80% усилий приходится на 20% результатов. В продажах это также означает, что 80 процентов продаж приходится на 20 процентов клиентов. Хитрость? Определите 20 процентов усилий, которые дают 80 процентов результатов, и масштабируйте их. Вы можете сделать это с помощью тщательного отслеживания и анализа.

Связано: Правило 80/20 и прислушиваться к своему внутреннему прокрастинатору

6.Прививайте в свою жизнь краеугольные привычки.

Чарльз Дахиг остро придумал краеугольный камень в своей книге под названием Сила привычки. В архитектуре замковый камень — это камень, который удерживает все остальные камни на месте. Точно так же краеугольные привычки помогают не только развить другие хорошие привычки, но также помогают избавиться от вредных привычек. Сосредоточьтесь на основных привычках, и вы станете намного лучше управлять своим общим временем, значительно упростив выработку привычки.

Связанные: 25 лучших жизненных привычек

7.Запланируйте время ответа по электронной почте.

Отключайте электронную почту на весь день. Когда приходит электронная почта, легко отвлечься. Планируйте время, чтобы читать электронные письма и отвечать на них. Если будет что-то срочное, вам позвонят или напишут. Но когда у вас открыта электронная почта, эти отвлекающие факторы прерывают ваш поток мыслей, и вам труднее вернуться в нужное русло.

Связано: Скрытые издержки игнорирования электронной почты

8. Избавьтесь от вредных привычек.

Одна из самых больших потерь времени — это наши вредные привычки.Будь то просмотр разгула Netflix, чрезмерный серфинг в социальных сетях, игры, частые прогулки с друзьями и т. Д., Эти вредные привычки отнимают то драгоценное немного времени, которое у нас есть. Используйте свое время с умом, избавившись от вредных привычек, если вы серьезно относитесь к достижению больших целей в жизни.

Связано: 10 вредных привычек, которые вы должны устранить из своей повседневной жизни

9. Делайте частые перерывы во время работы.

Согласно одному исследованию, вы должны работать 52 минуты и делать перерывы в течение 17 минут.Возможно, у вас не будет такой роскоши. Но вам следует делать частые перерывы. Если вы предприниматель, работающий на себя, это очень важно. Легко бегать по парам и даже не подозревать об этом. Поддерживайте свое психическое, эмоциональное и физическое состояние на пике, часто ломаясь.

Связано: Секрет повышения продуктивности: отдыхать

10. Медитируйте или занимайтесь спортом каждое утро.

Возможно, вы не думаете, что это поможет лучше управлять своим временем, но медитация и упражнения каждое утро дают вам равновесие.Избавьтесь от токсинов из своей жизни и станьте серьезным, делая это, наблюдая, как ваша энергия, выносливость и умственная сосредоточенность резко меняются.

Связанные: 7 вещей, которые каждый предприниматель должен сделать до 7 часов утра

11. Составьте вечерние списки дел на следующий день.

Каждый вечер перед сном составляйте список на следующий день. Посмотрите на свои цели и подумайте, что вы можете сделать, чтобы приблизиться к вам. Это не происходит в одночасье. Это займет время. Но, составляя списки дел, вы эффективно ставите цели на день.Ежедневные цели легче достичь, помогая нам двигаться к более долгим и большим целям. Но это происходит путем создания списков дел.

По теме: Как провести последние 10 минут рабочего дня (инфографика)

12. Найдите вдохновение, когда вы чувствуете себя тусклым.

Обратитесь к YouTube, TED Talks и к любому другому источнику вдохновения, к которому вы можете обратиться, когда вам не хватает вдохновения. Трудно идти в ногу со временем, когда ты теряешь этот внутренний драйв.Найдите способы снова зажечь огонь, сосредоточив внимание на вдохновляющем контенте и ища других, кто достиг больших целей.

Связано: 10 способов оставаться воодушевленными на всю жизнь

13. Найдите наставника, который поможет вам.

Очень важно найти наставника. Легко отвлечься и отговорить, когда тебя никто не направляет. Но когда вы можете лично положиться на кого-то, кто прошел через трудности и может помочь вам в достижении ваших целей, вам будет легче не отставать от своего времени.Найдите хорошего наставника, который поможет вам на вашем пути.

Связанные: Выбирайте своих наставников с умом: 3 черты характера, которые следует искать в великом наставнике

14. Отключите оповещения приложений социальных сетей.

Непрерывные оповещения приложений в социальных сетях не помогают вам с потерей времени. Тебе определенно больно. Выключи их. Вам не нужны оповещения каждый момент или знать все, что происходит с вашими друзьями. Это не важно. Что наиболее важно, так это иметь некоторое душевное спокойствие и иметь возможность лучше сосредоточиться на поставленной задаче.

Связано: Всегда есть миллион отвлекающих факторов. Вот как заглушить шум и обратить внимание.

15. Разберитесь и организуйте.

Исследования показали, что беспорядок в окружающей среде помогает нам терять концентрацию. Когда мы теряем концентрацию, мы теряем время. Если вы хотите избежать этого, расчистите и упорядочьте. Не делайте все сразу. Начни с малого. Один ящик сегодня. Завтра полка. Может быть, на следующий день в туалете. Всего по одному в день. Вы набираете обороты и в конечном итоге превращаетесь в воина-организатора.

Навыки управления временем: 7 стратегий успеха

Навыки управления временем имеют решающее значение, особенно для владельцев бизнеса. У всех нас одинаковое количество часов в день, но некоторые люди могут достичь большего за 24 часа, чем все остальные. Кажется, что ключ в том, чтобы контролировать это время, а не позволять ему контролировать вас.

Другими словами, разница в эффективном тайм-менеджменте.

Что такое тайм-менеджмент?
У вас хорошо получается тайм-менеджмент?
Распространенные ошибки при управлении временем
Семь навыков управления временем, которые используют успешные люди

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это метод более эффективного использования своего времени.Организуйте свои профессиональные и личные задачи в зависимости от того, насколько они срочны и важны, и сначала позаботьтесь о самых срочных и важных, а затем о делах, которые не являются срочными, но все же важными. Расставив приоритеты в своей рабочей нагрузке, вы сможете сосредоточить свое время и энергию там, где они наиболее важны.

В таблице ниже показана матрица Эйзенхауэра, популярная стратегия управления временем для оценки и определения приоритетов задач. В каждом квадранте есть примеры видов деятельности и порядка их выполнения.

	Матрица Эйзенхауэра
	Срочная	Не срочно
Важно	1. Сделайте сначала: кризисы и проблемы, обидный ребенок, встреча с вашим менеджером, устранение утечки газа, задание должно быть выполнено сегодня	2. График: важные текущие проекты, найм нового сотрудника, запись на прием к стоматологу, упражнения, отношения
Не важно	3.Делегируйте, если можете: неважные встречи, несколько телефонных звонков, ненужные перерывы, низкоприоритетный адрес электронной почты	4. Делай последнее или не делай совсем: читаю ленту Facebook, смотрю телевизор, трата времени, сортировка нежелательной почты

Вы умеете управлять временем?

Хорошее время в управлении требует осознанного планирования и вдумчивого принятия решений. Это также включает в себя сосредоточенность и выполнение ваших приоритетных задач, а не сбивание с пути из-за неважных отвлекающих факторов.

Если вы хотите узнать, хорошо ли вы умеете управлять своим временем, для начала задайте себе следующие вопросы:

Знаю ли я, как эффективно расставлять приоритеты в моих задачах на основе важности и срочности?
Знаю ли я, сколько времени я трачу на каждую из своих задач?
Должен ли я забирать работу домой, чтобы ее выполнить?

После того, как вы оцените свои текущие навыки, составьте план по их совершенствованию. Это непросто, но, как и с любыми навыками, над которыми вы работаете, вы можете лучше управлять своим временем.Успешные люди используют различные навыки управления временем, чтобы повысить продуктивность и эффективность в своей личной и профессиональной жизни.

Распространенные ошибки тайм-менеджмента

Когда вы пытаетесь управлять своим временем, легко сбиться с пути. Чтобы стать лучше, вам следует избегать следующих распространенных ошибок в тайм-менеджменте:

Ловушка 1: Отсутствие списка дел. Если вы не знаете, что нужно сделать, вы не сможете эффективно расставить приоритеты для своей рабочей нагрузки.
Ловушка 2: Многозадачность. Вопреки распространенному мнению, многозадачность на самом деле менее продуктивна, чем сосредоточение внимания на одной задаче с последующим переходом к следующей. Это потому, что наш мозг не приспособлен для одновременного выполнения двух задач, требующих высокоуровневых функций мозга. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может снизить ваш IQ, потому что ваше внимание разделено, и даже может повредить ваш мозг. (Ура.)
Ловушка 3: Незнание, сколько времени требуется для выполнения задачи.Сможете ли вы написать отчет за час или это займет три дня? Если вы не знаете, сколько времени занимает задача, вы не можете эффективно управлять своим временем или расставлять приоритеты в своих действиях.

Семь навыков тайм-менеджмента, которыми практикуют успешные люди

Доказано, что продуктивность ведет к прибыльности, а хорошие навыки тайм-менеджмента могут напрямую повлиять на вашу прибыль, поэтому, чтобы помочь вам работать более эффективно, мы собрали некоторые рекомендации, которые помогают успешным людям.

Начни свой день рано

Спросите успешных людей, во сколько они встают утром, и вы быстро поймете тему: эти люди встают на рассвете, чтобы в полной мере использовать день.

Компания Fleximize, занимающаяся финансированием бизнеса, опросила некоторых из самых выдающихся личностей сегодняшнего дня об их утренних привычках. Вот что он нашел.

Генеральный директор Apple Тим Кук встает в 5 утра
Редактор Vogue Анна Винтур встает в 5:45 утра, чтобы поиграть в теннис, прежде чем пойти в офис.
И Опра просыпается в 6 утра, чтобы медитировать и бегать на беговой дорожке, прежде чем отправиться в студию.

Обратите внимание на еще одну полезную тему: упражнения — большая часть жизни успешных людей.

Установите приоритеты и цели при планировании своего дня

Ежедневный план работы позволяет людям определять ход своего дня и затем постепенно продвигаться к своим целям. (Некоторые крупные текущие проекты, такие как разработка маркетингового плана для вашего бизнеса, попадают во второй квадрант матрицы Эйзенхауэра.Это важно, но нужно избавиться от него, а не делать это сейчас.)

Успешные бизнесмены используют этот совет по тайм-менеджменту, осознавая, что каждый день есть как срочные, так и важные дела. Они подходят к этому дню, зная, как уравновесить эти два аспекта и отложить более мелкие дела на потом.

Роб Роусон, генеральный директор TimeManagement.com, первым делом с утра работает над своими первоочередными задачами, прежде чем его отвлекут электронные письма и другие тривиальные задачи.Разделение целей на части облегчает их достижение.

Некоторые профессиональные тренеры предлагают разделить ваше время на «фокусные» и «буферные» дни. Первый предназначен для масштабных вещей, таких как развитие бизнеса и управление сотрудниками. С другой стороны, буферные дни предназначены для таких мелочей, как оформление документов и бухгалтерия.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Часто думают, что многозадачность — это наиболее эффективное использование времени.Но оказывается, что решение нескольких задач одновременно может тратить больше времени. Нейробиолог Эрл Миллер говорит, что по большей части мы просто не можем сосредоточиться более чем на одной вещи за раз.

«Люди не могут хорошо выполнять несколько задач одновременно, и когда люди говорят, что могут, они обманывают себя», — говорит он.

Истинная эффективность означает сосредоточение внимания на одном деле за раз и завершение его перед тем, как перейти к следующей задаче.

Научитесь делегировать

Вы можете носить много головных уборов, но не всегда можете быть везде.Найдите время, чтобы проверить и нанять лучших сотрудников, чтобы вы могли доверять своей команде. Затем, вместо того, чтобы пытаться делать все самостоятельно, вы можете отказаться от некоторого контроля и назначить задачи тем, кто работает на вас.

Начало работы с Square Team Management

Расширьте возможности своей команды и защитите свой бизнес.

Применить правило 80/20

Согласно принципу Парето (то есть правилу 80/20), 20 процентов действий приводят к 80 процентам результатов. А на остальные 80 процентов приходится только 20 процентов результатов.В переводе это означает, что успешные люди знают, что высшие приоритеты (или верхние 20 процентов) приведут к наиболее важным результатам. Остальное они делегируют.

Карандаш для временного отвлечения и отвлечения внимания

Если вы планируете каждый день с точностью до секунды, у вас никогда не будет времени на неожиданные вызовы. Постарайтесь оставлять хотя бы один час в день на незапланированные дела. Также неплохо запланировать часы работы офиса или выделить время для коллег и совместной работы.Если вы перегружаете себя, вы почти всегда будете отставать.

Не говори часто и овладей искусством коротких встреч

Кристин Мюлнер, генеральный директор

NewBrand Analytics, считает, что отказ — один из ключей к тому, чтобы не переусердствовать в профессиональном и личном плане.

Это идет рука об руку с отказом от слишком большого количества встреч, в которых виноваты многие компании. Успешные люди понимают, какие встречи имеют решающее значение для посещения, а затем либо отказываются от них, либо проводят их в очень короткие сроки (платформа социальной коммуникации Skejul рекомендует в качестве ориентира от 7 до 11 минут).