Отчет по работе

Содержание

пример, цели, как правильно составлять

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Любой компании важно знать о результате ее работы

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено

В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:
Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
Принимать участие в последней конференции.
Все задачи были исполнены, было сделано:
Изменен график работы для 5 сотрудников.
Принято участие в последней конференции.
Также проводились работы с документами:
Были составлены списки премий.
Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.
Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

vyuchit.work

Ежедневные рабочие отчёты — всевидящее око руководителя

Менеджмент 146104 эксперт по системному бизнесу

Точность — вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Рабочее время сотрудников зачастую утекает на разговоры о погоде, бесконечные кофепития, копание в социальных сетях и… на неэффективное решение типовых задач!

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Оглавление статьи

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ключевые принципы рабочих отчётов

Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.

Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)

Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.

Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.

Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.

Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Первые рабочие отчёты некоторых ваших подчинённых могут неприятно удивить. Они об этом знают, поэтому будьте готовы, что ежедневным отчётам обрадуются далеко не все.
Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей
100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.

Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.

Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.

Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.

Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.

“Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.

Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых
Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.

Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.

Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.

Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Основная выгода от ежедневных отчётов для сотрудника — непрерывный профессиональный апгрейд с помощью руководителя.
Требования к составу рабочего отчёта
Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.

Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).

Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.

Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.

При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.
Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.
Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.
Пример результата задачи
Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.
Скриншот №2. Пример результата задачи.
Дополнение к рабочему отчёту
В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM
Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)
В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).

В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.

Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).

Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.

В строке, где время равно нулю, ставится 0:00

Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов
Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:
Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.

Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Иногда рабочий отчёт бывает лишним. Также не рассчитывайте на лёгкое внедрение его в своей компании “с наскока”. И это далеко не все грабли на пути.
Когда рабочий отчёт может быть лишним
Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.
Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.
Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?
Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.
На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.
Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.
Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»
openstud.ru
Образцы и бланки отчётов 2019 года
Отчет – это бумага, фиксирующая сведения, касающиеся выполненных действий, операций. Ее главная функция – информирование. Составляется на основании официальной документации. К примеру, руководитель дал сотруднику задание. Специалист выполнил всю работу. По ее окончанию он готовит отчет. Последний подтверждает факт выполнения работы, фиксирует, чем именно занимался сотрудник. Формы отчета могут быть самыми разными: от простейших до развернутых документов с таблицами, перечислениями, графиками. Усложненные бланки используются, к примеру, при составлении отчетов о научной работе.
Отчет о выполненной работе
Работодатель ставит перед сотрудниками задачи. Он должен отслеживать процесс их решения. Для удобного отслеживания и получения всей требуемой информации составляется отчет о выполненной работе. Документ этот составляется с определенной регулярностью. Последняя зависит от нюансов работы конкретной компании.
Отчет нужен, в первую очередь, руководителю. Документ обеспечивает решение этих задач:
Точная оценка качества и оперативности решения задачи.
Формирование общей картины трудовой деятельности.
Упрощение тактического и стратегического планирования.
Отчет также нужен и самому сотруднику. Документ решает эти задачи:
Простая презентация своей работы.
Эффективный самоконтроль.
Простое выявление своих слабых и сильных сторон.
Отчет – это наглядное подтверждение, сколько работы выполнил сотрудник, насколько качественно он это сделал. Правильная работа с формой документа благоприятно влияет на деятельность компании в целом.
Единой формы документа нет. Особенности составления отчета зависят от его вида. Рекомендуется включить в документ эти положения:
Список задач, которые были поставлены перед сотрудником.
Конкретизация этих задач.
Анализ деятельности работника.
Предложения.
Предложения и анализ – положения, которые включаются в ежемесячный или ежегодный отчет.
Материальный отчет
Материальный отчет – бумага, обеспечивающая контроль над поступлением и тратами строительного материала. Учитываться могут самые разные объекты: кирпичи, штукатурка, инструмент, краска, шпатели. Документ фиксирует также материалы, которые находятся на складах.
Материальный отчет – документ, который обычно используется крупными строительными организациями. Составляется по форме М-19. Ответственность за оформление обычно возлагается на материально-ответственное лицо, которое участвует в строительных работах. Использование формы М-19 – мера, которая не является обязательной. Но если компания решила использовать этот документ, необходимо это закрепить в учетной политике.
При составлении материального отчета нужно придерживаться этого порядка:
Назначается инвентаризация. На основании ее результатов данные об остатках ТМЦ и их стоимости фиксируются в отчете. Последний составляется за ту же дату, за которую проводилась инвентаризация.
В документе фиксируются ценности, хранящиеся на складе. Информация о них вносится на основании чеков, накладных, заявок.
Следующий шаг – фиксация ТМЦ, которые были выданы покупателям. Определяется общее число материалов, их стоимость. Прописываются сведения о ценностях, которые присутствуют на складах на завершение отчетного периода.
Все данные заносятся бланк. Осуществляется их сверка.
Бухгалтер должен проверить отчет.
Компания имеет право оформить материальный отчет на основании собственного шаблона. Но обычно используется форма М-19, утвержденная законом. Документ составляется в 1 экземпляре. Если требуется второй экземпляр, делается вторая копия.
К СВЕДЕНИЮ! В отчете должны быть проставлены подписи материально-ответственного лица, бухгалтера. Заверять его печатью необязательно.
ВАЖНО! Отчет нужно хранить на протяжении не менее 5 лет.
Отчет об изменении капитала
В рассматриваемом учете отражаются эти данные:
Размер капитала на начало отчетного периода.
Движение средств.
Размер капитала на отчетную дату.
Изменение капитала необходимо расписывать по этим статьям: выпуск акций, переоценка имущества, итоги реорганизации и прочее. Для оформления документа используется форма с кодом ОКУД 0710003, утвержденная Приказом Минфина №66н от 2 июля 2010 года.
Отчет о целевом расходовании средств
Такой отчет составляется некоммерческими учреждениями. Оформляется он по бланку, утвержденному Приказом Минфина №66н от 2 июля 2010 года. В документе отражается эта информация:
Остаток денег на начало периода.
Поступление целевых вносов.
Расход средств по статьям расхода.
Отчет необходим для контроля над расходованием средств, выделенных государством.
assistentus.ru
Отчет о проделанной работе: образец :: BusinessMan.ru
Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.
В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.
Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе
Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.
В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.
Неправильный пример
Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.
Было выполнено следующее:
осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
рассчитаны новые нормы времени;
составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю. Р.”
Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.
Какие бывают ошибки?
Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.
Основными из них являются:
отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
нет планов на следующий отчётный период;
отсутствие конкретики;
нет никакого анализа;
безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.
Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.
Подходящий вариант
Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)
На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:
Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.
Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:
Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.
На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю.Р.”
Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.
Как писать отчёты на более продолжительные периоды?
Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.
Максимальный объём − 1 лист формата А4
При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.
Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.
Подведём итоги
Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.
Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.
Можете также рассмотреть пример, указанный выше.
Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.
businessman.ru
Как написать отчет по работе. Как правильно написать отчет о проделанной работе
18.10.2019
Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?
Кому это нужно
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов — от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит — устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай — он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Что писать
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только пос
warrpinbox.ru
Как написать отчёт о проделанной работе
16 марта 2011
Автор КакПросто!
Составить отчет о проделанной работе рано или поздно потребуется, пожалуй, любому сотруднику. Это не сложно, главное — четко и последовательно излагать свои действия и подробно описать достигнутый результат.

Статьи по теме:
Вам понадобится
умение грамотно излагать свои мысли
Инструкция
Для начала сопоставьте данное вам задание с полученным результатом, чтобы быть уверенным в том, что вы действительно его достигли. Если здесь все в порядке, то можно приступать к написанию отчета. Оформить можно несколькими вариантами. Самый простой вариант – изложить все в свободной форме, наподобие сочинения. В этом случае можно написать в отчете все то, что сочтете нужным, с указанием всех мельчайших деталей, вплоть до количества выпитых чашек кофе и выходов на работу в субботу. Более сложный, но профессионально более верный вариант написания отчета – оформить его в виде задачи. Сначала следует указать стоявшую перед вами задачу. Затем перечислите использовавшиеся ресурсы. Указать следует все виды ресурсов, а именно: время (сколько времени у вас ушло на заданную работу), люди (к помощи скольких сотрудников пришлось прибегнуть), финансы (уложились ли вы в запланированный для проекта бюджет). Далее следует кратко, но четко описать способы и методы, которые использовались вами при выполнении работы.
Когда отчет будет готов, внимательно перечитайте его на предмет выявления возможных недочетов. Посмотрите, возможно, отчет будет более наглядным, если проиллюстрировать его таблицами, графиками или диаграммами. Не поленитесь потратить время на составление таблиц, приложите их к отчету. Руководство оценит такой скрупулезный подход к работе. Если отчет того требует, обязательно подшейте к нему нужные документы. Это может быть финансовый отчет о командировке, договор с поставщиком или клиентом, в общем, все то, что демонстрирует проведенную вами работу.

Связанная статья
Как написать публичный отчет
Совет полезен?
Статьи по теме:
www.kakprosto.ru
Отчет о или по как правильно — отчиталась как пишется
Цель отчета о проделанной работе
Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.
Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.
Любой компании важно знать о результате ее работы
Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.
Конкретные цели отчета о проделанной работе:
Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.
Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.
Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.
Структура отчета
Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.
Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.
Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:
Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.
Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.
Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.
В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.
Как правильно написать отчет о проделанной работе
У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:
Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено
В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.
Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.
Пример отчета о проделанной работе
Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:
«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»
Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.
Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:
Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:
Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
Принимать участие в последней конференции.
Все задачи были исполнены, было сделано:
Изменен график работы для 5 сотрудников.
Принято участие в последней конференции.
Также проводились работы с документами:
Были составлены списки премий.
Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.
Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.
Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.
Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.
В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:
Общие правила написания отчетов
Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:
Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.
Отчет по работе
Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:
Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.
Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.
Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.
Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.
Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.
Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.
В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.
Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.
Отчет по учебе
Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.
Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики. От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.
Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).
Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).
Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.
Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.
Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, — это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике. Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.
Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.
Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.
Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.
juliette-cafe.ru
No related posts.