Приветствие по телефону: 5 необычных приемов в продажах

Практические правила этикета при разговоре по телефону

Автор: Миxaил Зaвaдcкий, директор латвийской консалтинговой фирмы Sales & Personnel Experts.

 

Если вы стремитесь выглядеть как профессионал в глазах партнеров и клиентов, то исполнение изложенных ниже законов для вас просто обязательно. Рассмотрим нормы телефонного этикета, которым сегодня следуют прогрессивные компании, заботящиеся о своем имидже.

Эти правила телефонного этикета обязательны для каждого сотрудника организации, который:

• отвечает на входящие звонки;
• совершает телефонные звонки от имени компании;
• на которого может быть переадресован звонок клиента.

 

1. Следите за интонацией своего голоса. При общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%). По телефону мы также передаем собеседнику смысл нашего сообщения с помощью нескольких каналов, только в данном случае закон передачи информации выглядит по-другому.

Во-первых, «язык жестов» как бы исчезает, поскольку собеседник нас не видит, а оставшиеся два канала (интонация и слова) передачи информации делят 100% смысла нашего сообщения следующим образом:

• Интонация — 86%;
• Слова — 14%.

 

Голос передает вашему собеседнику информацию о том, что вы за человек. Вашим голосом вы не только влияете на восприятие, но зачастую и создаете настроение собеседника. При общении по телефону улыбайтесь, будьте полны энергии и энтузиазма. Улыбка и положительное отношение слышатся в интонации.

Не разваливайтесь на стуле и не кладите ноги на стол, общаясь по телефону. Когда человек лежит или полусидит, меняется угол диафрагмы и изменяется тембр его голоса. Поэтому собеседник, даже не видя вас, «услышит», что вы лежите. Это недопустимо — ведь голос человека в таком положении кажется незаинтересованным и полным безразличия.

 

2. Приветствуйте звонящего. Если вы снимаете телефонную трубку, отвечая на внешний звонок, то, сняв трубку, сразу же поздоровайтесь с позвонившим человеком. Приветствие, конечно же, меняется в зависимости от времени дня, это может быть «Доброе утро (добрый день или добрый вечер)».

Приветствуя звонящего, вы показываете, что его звонок важен для вас и вы ему рады (если это не так, то он не должен об этом знать).

Не уподобляйтесь «телефонным динозаврам», которые, снимая трубку, говорят:

• Алло!
• Да!
• Слушаю!
• Фирма!

 

3. Представляйтесь по телефону. После приветствия звонящего представьтесь ему, назовите вашу организацию. При приеме внешних звонков используется два подхода, так называемые «минимум» и «максимум»:

1. Подход «минимум»: Приветствие + название организации. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка!»
2. Подход «максимум»: «минимум» + имя человека, снявшего трубку. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка», Марина слушает!»

 

Какой из подходов выбрать и использовать, решайте сами. Следование любому из них покажет позвонившим, что вы, и ваша организация — профессионалы.

Помню, позвонил я как-то в одну фирму, а там ответили: «Алло». Я спрашиваю: «Скажите, это фирма ABC?», а мне в ответ: «А вы кто?» Я говорю: «Может, я ваш потенциальный клиент», на что меня уверили: «Наши клиенты нас знают!»… и бросили трубку.

 

4. На входные звонки отвечайте после 2-го, максимум после 3-го звонка. Это один из законов, на выполнение которого буквально «натаскивают» телефонных операторов, секретарей компаний, работников «горячих линий» и прочий «телефонный» персонал. И вот почему.

Если снять телефонную трубку после 1-го звонка, то у позвонившего человека возникает впечатление, что нам нечего делать: мы скучали в ожидании, когда же наконец нам кто-нибудь позвонит.

Не снимайте трубку после первого звонка: те несколько секунд, которые есть в запасе, позволят вам отвлечься от того, чем вы были заняты, и сосредоточиться на телефонном звонке.

Если дать возможность телефону звонить 4, 5 и более раз, то, во-первых, звонящий начнет нервничать (люди в ожидании ответа по телефону очень быстро теряют терпение), а во-вторых, у него формируется вполне «определенное» мнение о нашей заинтересованности в нем и в клиентах вообще.

Впоследствии он уже не поверит убеждениям в нашей способности оперативно реагировать на его потребности и проблемы.

 

5. Позвонив, не говорите «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…» Это некое подобие национальной болезни. Подозреваю, что это происходит от чрезмерного желания выглядеть вежливым и от неуверенности в себе. Говоря человеку, что вы его тревожите (беспокоите), вы формируете у него нежелательное отношение к себе и своему звонку.

Вы вынуждаете его насторожиться, и сами просите его относиться к вашему звонку как к нежелательному отвлечению от дел. Зачем же самому создавать себе неприятности и говорить собеседнику, мол, «я вас потревожил, нарушил ваш комфорт и сейчас буду приставать со своими вопросами»?

Скажите просто: «Доброе утро (Здравствуйте), вам звонит Марина (Марина Шестакова) из издательства «Форточка».

 

6. Позвонив, спросите, может ли клиент говорить с вами. У каждого человека есть свой список дел, запланированные встречи, собрания и т. д. Другими словами, когда мы ему позвонили, то вероятность того, что мы оторвали его от дел, очень высока. Особенно это касается звонков на мобильный телефон; наш собеседник может находиться где угодно и быть занятым чем угодно.

Представившись, не переходите сразу к делу, сначала поинтересуйтесь, может ли собеседник разговаривать с вами. Задавая этот вопрос, мы показываем собеседнику, что воспитаны, и что ценим его время. Тем самым мы позиционируем себя в его глазах как профессионала и вызываем уважение к себе.

Есть два способа использования данной рекомендации:

1. Представиться + спросить о возможности уделить время + назвать цель звонка.
2. Представиться + назвать цель звонка + спросить о возможности уделить время.

 

7. Переходите к сути своего звонка как можно быстрее. Представившись и попросив о времени для беседы, не тратьте время на бесцельную лирику и бессмысленные вопросы, как:

• Ну и как вам эта жара в городе?
• Что вы думаете о сегодняшнем заявлении нашего премьера?
• Вы видели вчера в новостях…?
• Вы слышали последнюю новость об Ираке?

 

Общаясь по телефону, деловые люди стремятся быть краткими и не отклоняться от темы. Не раздражайте их разговорами о том о сем, сообщите о цели своего звонка и начните деловой разговор.

Стоит добавить, что исключением из данного правила является общение по телефону с клиентами, с которыми за годы совместной работы у вас развились теплые приятельские или даже дружеские отношения.

 

8. Использование функции « hold» («удержание»). Практически в каждом телефоне есть функция «удержание», только обозначается она по-разному, в зависимости от производителя аппарата.

Эта функция позволяет в случае необходимости «подвесить» собеседника на линии, не разъединяя при этом соединение. Она используется каждый раз, когда вам в ходе разговора необходимо отложить телефонную трубку и изолировать собеседника от происходящего в вашем помещении (от разговоров, обсуждений, шуток, анекдотов ваших коллег). Например, для того, чтобы:

• зайти в соседний кабинет за необходимой для собеседника информацией;
• распечатать необходимый документ;
• позвать к телефону нужного человека;
• уточнить что-то у коллеги.

 

Нажав соответствующую кнопку на своем телефоне и активизировав «hold», вы не даете собеседнику возможности слышать то, что происходит у вас в помещении. Если телефонный аппарат подключен к АТС, то в течение «hold» она проигрывает вашему собеседнику запрограммированную мелодию.

Существует несколько правил, связанных с постановкой и снятием собеседника с «удержания»:

• При постановке — спросите, может ли собеседник подождать, и объясните причину необходимости ожидания.
• Например: «Можете ли вы подождать, поскольку для ответа на ваш вопрос я должен связаться с бухгалтерией?»
• При снятии — поблагодарите собеседника за ожидание. Этот шаг позволяет рассеять напряженность и нервозность, которая возникает у любого, кто ожидает. Мы также показываем человека, что он нам важен и мы благодарны ему за то, что он не положил трубку.

 

Если вы знаете, что придется ждать больше одной минуты, то не оставляйте его на «удержании». Скажите, что перезвоните ему после уточнения интересующей его информации. При ожидании на телефоне даже одна минута кажется несколькими, не давайте собеседнику лишний повод нервничать и злиться.

 

9. Если спрашивают человека, который отсутствует. Не «отрезайте» позвонившего, просто констатируя факт, что нужный ему человек на выставке (в отпуске, вернется в конце недели) и не вешайте сразу трубку.

Сообщив об отсутствии нужного человека, предпримите две попытки удержать позвонившего. Предложите свою помощь. Например: «Могу ли я вам чем-нибудь помочь?» или: «Может ли вам помочь кто-нибудь другой?»

Если позвонивший человек не соглашается на предложенную помощь, то попросите оставить сообщение.

Звучит это так:

• Что мне передать (отсутствующему коллеге)? Кто звонил?
• Давайте я оставлю (отсутствующему коллеге) сообщение о том, что вы звонили. Представьтесь, пожалуйста.

 

10. Заканчивая разговор, попрощайтесь с собеседником. Обратите внимание на то, как много людей, заканчивая разговор, просто кладут трубку, даже не попрощавшись.

Сколько раз такое случалось: звонишь в организацию и задаешь человеку, снявшему трубку, вопрос, например: «Скажите, вы в субботу работаете?» В ответ звучит «Да» или «Нет», и разговор прекращается. Однажды я все-таки перезвонил еще раз и спросил: «Почему вы бросаете трубку, у меня еще есть к вам вопрос?» Ответ был: «Надо быстрее говорить!»

В подобной ситуации, прежде чем попрощаться со звонящим, поинтересуйтесь: «Могу ли я ответить еще на какой-то вопрос?», и только получив отрицательный ответ, завершите разговор. Прежде чем положить трубку, попрощайтесь с человеком, скажите ему всего лишь простое: «До свидания».

 

11. Подстраивайтесь под скорость речи собеседника. Если человек говорит медленно, то и его процесс мышления протекает с той же скоростью. Значит, он внимательно оценивает каждое услышанное и произносимое им слово и тщательно взвешивает полученную информацию перед принятием окончательного решения.

Общаясь с такими людьми, слегка сбавьте темп своей речи. Не обманывайте себя, считая, что чем быстрее будете говорить, тем быстрее ваши собеседники будут соображать. Совсем наоборот, не поспевая за темпом вашей речи, они потеряют ход ваших мыслей и окончательно запутаются.

Человек, который говорит быстро или очень быстро, схватывает мысли на лету и принимает решения без долгих раздумий, возможно даже поспешно. Его раздражает медлительность и неторопливость, он нетерпелив и жаждет действий. Ускорьте темп своей речи, общаясь с такими людьми.

Меняйте темп своей речи; только не переходите ту грань, за которой начинается пародия.

 

12. Не жуйте, не пейте и не курите, общаясь по телефону. Если вы думаете, что, совершая перечисленные выше действия, вы скроете их от телефонного собеседника, то ошибаетесь. Множество раз я разговаривал с людьми, которые считали, что замаскировали пережевывание пищи или курение, даже не отдавая себе отчета в том, насколько это неприятно звучит по телефону.

Однажды я позвонил клиенту, из ответа которого мне стало понятно, что он жует. Я ему говорю: «Приятного аппетита», а он мне в ответ: «А что, слышно?»

Отложите в сторону свою жвачку (котлету, сигарету).

 

13. Не извиняйтесь перед собеседником за то, что заняли его время. Эта рекомендация относится и к проведению встреч. Если вы считаете, что оторвали собеседника от важных дел или что отняли его ценное время, то не говорите ему об этом вслух. Сказав «извините, наша встреча (беседа) затянулась, я, наверное, занял ваше время», — вы сами наведете его на мысль о том, что:

• он потерял свое время, общаясь с вами;
• ваше время ничего не стоит;
• вы не уверены в себе;
• вы чувствуете себя виноватым.

 

Вместо извинения вы можете поблагодарить собеседника:

• Спасибо за то, что нашли возможность встретиться (переговорить) со мной.
• Я понимаю вашу занятость, спасибо вам за время, выделенное на нашу встречу.

 

Вы показываете, что цените его и его время, но не выставляете себя «виноватым просителем».

 

14. Использование громкой связи (спикерфона). Не используйте громкую связь без крайней необходимости и без предупреждения и согласия собеседника. При сегодняшнем уровне технологии клиент услышит разницу между общением с вами через трубку и с помощью «спикерфона». Услышав, что вы говорите с ним, используя громкую связь, клиент практически сразу ощутит дискомфорт и насторожится. К тому же он сделает два вывода:

• Этот человек, общаясь со мной, занимается еще чем-то, более важным для него.
• Нас кто-то подслушивает.

 

Только в крайнем случае рекомендуется использовать громкую связь, и только с согласия собеседника, например: «Позвольте переключить наш разговор на громкую связь, чтобы директор по маркетингу тоже мог принять участие в беседе».

 

15. Общение с секретарями. Если ваша работа предполагает совершение звонков в организации, то это означает, что вы периодически общаетесь с секретарями этих организаций. Сегодня секретарские должности занимают образованные и квалифицированные люди, являющиеся «лицом компании» и оптимизирующие работу своего начальства. К их мнению прислушиваются, их достаточно высоко ценят как «работников передовой».

Вот несколько рекомендаций по взаимодействию с секретарями:

• Не оскорбляйте, не унижайте и не недооценивайте их. Эти люди зачастую обладают большой властью. Они могут стать либо вашими сторонниками, либо врагами, все зависит от вас. Проявляйте к ним уважение и почтение, и они отплатят вам тем же.
• Относитесь к ним так же, как к своим клиентам. Секретари тоже являются вашими клиентами, они влияют на мнение своего руководства о вас, о вашей компании и вашем продукте. При желании они могут преподнести ваш звонок (факс, письмо) как «очередную выходку назойливого идиота из дурацкой компании». Они могут сделать так, что ваши сообщения «не будут доходить» до получателя.
• Стройте с ними взаимоотношения. Неважно, будете ли вы это делать с помощью букетов, шоколадок или за счет своего уважительного отношения. Запомните одно: завоевав расположение секретаря, вы получаете своего сторонника в организации клиента. Кроме того, никто не знает, менеджером какого направления и в какой компании этот человек станет завтра.

 

Научитесь всем навыкам делового общения изучив курс «Этикет и навыки делового общения»:

Этикет и навыки делового общения: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Правильное приветствие по телефону в организации. Телефонный этикет: правила и нормы

Многие по телефону болтают. Деловые люди разговаривают. Процент телефонных бесед за день порой значительно больше, чем глаза в глаза. Соблюдайте телефонный этикет! Это очень важное правило. Вы ведь воспитанный человек, не правда ли? Вот-вот.

Возьмите трубку. Вам звонят!

Когда звонит телефон, мы автоматически берем трубку и отвечаем привычное «Алло!».

Достаточно ли этого для начала беседы?

Посмотрим, что говорит телефонный этикет.

В первую очередь проведем разделяющую линию между деловыми и личными контактами.

Объединяющий все разговоры момент – это вежливость, выдержанность, владение голосом.

Ваш собеседник не может увидеть, чем вы занимаетесь по ту сторону телефонной трубки. Но малейшая интонация выдает раздражение, неприязнь, огорчение и прочие эмоции.

«Алло» по-деловому

Вам звонят на рабочий телефон. Не хватайте трубку после первого же сигнала. Это может создать впечатление у звонящего вам человека, что других дел, кроме как отвечать на телефон, у вас просто нет. Это не только ваша репутация. Разговор оставит впечатление об авторитете всей организации. Отвечайте, подождав, пока прозвучат два-три звонка. Но ни в коем случае больше. Правила телефонного этикета не позволяют таким образом проявлять неуважение к человеку.

Сразу начинать разговор с названия компании не рекомендуется. Приветствовать звонящего абонента лучше всего нейтральной фразой «День добрый!» Это время суток считается основным рабочим. В других случаях можно воспользоваться обращением «Здравствуйте!»

Обязательным условием делового разговора считает присоединение к приветствию так называемой голосовой «визитной карточки». Это может быть название организации или ваши персональные данные – должность, имя и фамилия.

В идеале схема приветствия будет выглядеть так: «Добрый день! Компания «Солнышко»!» или «День добрый! Компания «Солнышко». Менеджер Ольга Сергеева».

Правильно выстроенный ответ на звонок положит начало успешной приятной беседе. Создаст хорошее впечатление об организации, подчеркнет ее статус и придаст солидности. С воспитанными людьми всегда очень приятно иметь дело. Поэтому произведенное впечатление сможет сыграть в дальнейшем сотрудничестве значительную роль.

Личное «Алло!»

Если вам кажется, что беседу со знакомым или приятелем можно начать как угодно, то вы заблуждаетесь. Любой входящий звонок на ваш персональный телефон лучше начать также с пожелания дорого дня и собственного представления.

Этим самым вы оградите себя от лишней траты времени на объяснения, если звонящий ошибочно набрал ваш номер. Когда вам звонят по личному делу в рабочее время, немного официальное представление задаст тон общей беседе, то есть вы дадите человеку понять, что вести пустые беседы в данный момент нет возможности. Да и это просто проявление воспитанности и вежливости, которое трактуют правила телефонного разговора.

Когда звоните вы

Казалось бы, чего проще, набрал номер и выложил суть разговора. Но многие уже убедились на опыте, что как начало беседе положишь, так она и будет развиваться. Станет ли деловой звонок началом успешного сотрудничества, зависит от первых мгновений разговора. То же самое можно сказать о личных контактах. Потратите вы полчаса на разъяснения, кто и по какому поводу звонит, или за пару минут изложите суть, будет ясно по первичному обращению.

Деловой звонок

Вы набрали номер компании и получили стандартный ответ-приветствие. Вам также необходимо представиться. Если вы представляете организацию, обозначьте ее название и свою должность. Далее кратко изложите суть обращения. Следует с уважением относиться к рабочему времени других и свое не тратить на сбивчивые объяснения. Предполагая длительную беседу, не забудьте поинтересоваться, удобно ли сейчас разговаривать человеку, который взял трубку. Возможно, следует перенести разговор на более удобное время.

Правила ведения телефонного разговора говорят «нет» таким фразам-приветствиям, как «Вас беспокоит…», «Понимаете, какое дело…», «Ничего, если я вас потревожу…». Ваше «алло» в данном случае должно слушаться достойно, без заискиваний. Тогда вы можете рассчитывать на продуктивный разговор и уважительное к себе отношение. После личного представления, можно сказать «Помогите мне решить такой вопрос…», «Подскажите, пожалуйста…», «Меня интересует…» и т.п.

Личный звонок другу или родственнику

«Привет, дружище. Как дела?» — конечно, с близкими можно начать разговор так. Но правильнее было бы представиться. Особенно, если вы звоните по определенному делу, а не с целью просто поболтать. Во-первых, вы можете набрать номер знакомого не вовремя. Человек занят, находится на работе или деловой встрече, занимается личными проблемами. Во-вторых, представьте, ваш номер просто не определился, а голос из-за некачественной связи показался незнакомым. Чтобы не поставить себя и друга в неловкое положение, назовитесь.

Продолжим разговор

В любом разговоре необходимо быть внимательным к собеседнику. Как начать телефонный разговор — умение великое, но и его продолжение имеет большое значение.

Деловое продолжение

Вы – инициатор звонка. Значит у вас есть определенная задача, которую вы хотите решить в ходе беседы. Заранее подготовьте список вопросов, которые вас интересуют, чтобы не сбиваться на стороннее и не занимать попусту чужое рабочее время. Слушайте внимательно собеседника. Попробуйте конспектировать ответы, это поможет избежать переспрашивания.

Во время разговора прервалась связь? Перезвоните, если вы начали беседу. Завершить разговор также должны вы. Обязательно поблагодарите собеседника. Приятным финалом будет, конечно же, пожелание хорошего дня.

Если звонят вам, внимательно выслушайте просьбу. Не забывайте поддерживать внимание к разговору фразами «Да, конечно…», «Понимаю вас…», «Постараемся помочь…» и т. п. Собеседник почувствует себя уверенно и сможет обрисовать проблему. Когда разговор грозит затянуться, возьмите на себя инициативу, помогите направить беседу в нужном направлении.

Перед завершением уточните у собеседника, получил ли он все ответы. Если вы не можете оказать ему помощь в силу иных служебных обязанностей, подскажите ему контакт сотрудника, компетентного в заданной теме.

Личная беседа по телефону

В личных разговорах ситуация проще. Но и здесь телефонный этикет дает некоторые рекомендации. Например, друг/подруга позвонили вам в неудобное время с большим желанием поболтать. Для таких случаев есть стандарт телефонного разговора: «Извини, сейчас на совещании…» или «У меня очень важная встреча, перезвоню позже…». Можно добавить «Я понимаю, что это очень важно. Перезвоню сразу, как освобожусь…». Для собеседника это будет показателем того, что вы не игнорируете его проблемы. Значит, не будет лишних обид. Кстати, постарайтесь перезвонить, если обещали.

Общие правила для телефонных разговоров

Правила этикета разговора по телефону не придуманы с потолка. Это наблюдения психологов, практический опыт, анализ по результатам многих бесед. Есть определенные действия, которые этикет приветствует или отрицает. Соберем некоторые из них в небольшую памятку.

1. Не ведите громких личных разговоров в общественных местах и на работе. Вы ставите окружающих в неловкое положение, вынуждая выслушивать интимные подробности вашей жизни, которая к ним не имеет отношения.
2. Не включайте телефон на громкую связь, если не предупредили об этом собеседника. Такая ситуация может создать неблагоприятные последствия. Но в первую очередь это проявление уважения к человеку на другом конце провода.
3. Внимательно отнеситесь к выбору мелодии звонка. Поменьше громкой агрессии, ведь рядом могут оказаться люди со слабой нервной системой.
4. Выключайте звук у телефона, находясь на совещаниях, собраниях, в заведениях культуры, а также в тех местах, где такое требование прописано правилами поведения.
5. Не совмещайте телефонный разговор и прием пищи. Это затрудняет понимание, выражает неуважение к собеседнику.
6. Внимательно относитесь ко времени, когда вы планируете совершить звонок. Раннее утро, поздняя ночь – это, как вы понимаете, не самые удачные периоды для разговора даже с самым близким человеком. Звонить в такое время можно только по самым срочным делам. Не забывайте об этом.

Небольшое заключение

Теперь вы знаете телефонный этикет. Звоните вовремя. Будьте вежливы. Приятных телефонных разговоров и хорошего настроения!

Современный человек уделяет разговору по телефону огромное количество времени. Причем это может происходить не только на работе, но и во время различных поездок или в домашних условиях. Однако практика показывает, что далеко не все знают, как нужно разговаривать по телефону. Не видя своего собеседника и впервые его услышав, можно сказать много ненужных, обидных или непонятных слов. Но если вы преследуете цель быть правильно понятым и обрести доверие у собеседника, вам поможет речевой этикет телефонных разговоров.

Правила телефонного этикета

Довольно часто люди, чья деятельность неизбежно связана с разговорами по телефону сталкиваются с разного рода заблуждениями. Например, такими, что раз собеседник их не видит, то вести беседу можно в свободной и непринужденной форме. Однако если вы представляете какую-либо компанию или свои услуги в качестве частного лица, стоит помнить, что имидж компании напрямую зависит от того, в какой манере вы будете говорить с потенциальным клиентом. Если в реальной жизни встречают «по одежке», то в общении по телефону той самой «одежкой» как раз будет являться ваша манера разговора. Именно ваша речь позволит произвести положительное впечатление на собеседника или, наоборот, заставит его отказаться от сотрудничества с вами. Так в чем же заключаются правила делового разговора по телефону?

Этикет телефонного общения – это навык, который приобретается путем постоянных тренировок. На свете очень мало людей, которым от природы дано умение убеждать собеседника, находясь по разные стороны одного города, региона, страны и даже зарубежья. И прежде чем вы снимете трубку для очередной беседы, учитесь говорить так, как этого требует телефонный этикет:

Это лишь некоторые рекомендации, которые важно знать каждому, кто так или иначе связан узами телефонного общения. Не обязательно учить их наизусть. Достаточно относиться к своим собеседникам так же, как вы относитесь к самим себе.

При деловом разговоре всегда необходимо производить такое впечатление, чтобы в вас увидели профессионала. И это следует сделать в первые минуты разговора. Имидж и успех компании зависят во многом от того, насколько сотрудники коммуникабельны и как хорошо умеют разговаривать с потенциальными клиентами и партнерами. Для эффективности работы любому работнику следует знать некоторые правила общения.

Какие правила общения по телефону существуют

Во-первых, следует внимательно следить за своей интонацией. Поскольку во время разговора собеседник вас может и не видеть, то это не исключает тот фактор, что он вас не слышит. Поэтому старайтесь говорить доброжелательно. А в этом будет способствовать улыбка и хорошее настроение на всем протяжении разговора. Правила по телефону подразумевают полный контроль своих эмоций.

Во-вторых, во время разговора следует контролировать свою позу. Если вы развалились на стуле во время беседы, то это может испортить вашу репутацию. Если стоять все время на протяжении разговора, то речь примет напористость и энергичность, а это способствует в первую очередь тому, что она станет слишком торопливой. Необходимо подстраиваться под определенный темп разговора.

В-третьих, необходимо правильно здороваться. Приветствие — одно из самых важных элементов, входящих в правила общения. В этом деле существуют свои тонкости и нюансы. Например, вместо «Здравствуйте» лучше произнести «Добрый день». Данное выражение намного легче произносить. Да и для восприятия оно намного легче. Отвечать на звонки словами «алло» и «да» ни в коем случае нельзя. В первую очередь следует предоставить информацию о компании, а потом о занимаемой вами должности.

Всегда необходимо правильно представляться. Сначала представляется тот, кто звонит. Не называть имя и должность можно только тогда, когда нужного человека нет на месте. В том случае, если вы набираете чей-то номер телефона, то после того, как представитесь, узнайте о наличии времени. Только потом следует говорить о цели звонка.

Правила общения также подразумевают, что не стоит заставлять ждать. Максимальное время, за которое стоит поднять трубку, достигает примерно шести гудков. После этого можно перестать звонить. Отвечать необходимо примерно после третьего гудка. Это позволит сэкономить время звонившего. Но и бросаться к телефону не стоит, иначе подумают, что вы бездельничаете на работе.

Не стоит забывать и о том, что длительность звонков должна составлять примерно пять минут. Лирические отступления правила общения не предусматривают. Кроме того, это отнимает слишком много рабочего времени. Не стоит долго молчать, так как паузы в деловом разговоре не нужны. Они только и делают, что нервируют. А если вы молчали около минуты, это будет существенным минусом для вашей репутации.

Кроме того, к деловому звонку необходимо подготовится заранее. Не стоит совершать никому ненужные звонки только для того, чтобы уточнить интересующую вас информацию. Все вопросы и детали следует обсуждать сразу во время первой беседы. Чтобы избежать подобной проблемы, можно составить специальный список с вопросами. Всегда стоит отвечать на поставленные вопросы развернуто. Короткие ответы не смогут поддержать вашу репутацию на должном уровне и не покажут вашу компетентность в обсуждаемом вопросе.

Золотые правила общения были придуманы как раз для таких случаев. Если вы будете руководствоваться ими, то ваш рейтинг как ответственного работника будет высок.

По подсчетам специалистов сегодня свыше 50 % всех деловых вопросов решаются по телефону. Это самый быстрый способ связи, который позволяет установить контакты, договориться о встрече, деловой беседе, переговорах, не прибегая к непосредственному общению. Но от того, как звучит ваш голос, от вашей манеры общаться по телефону во многом зависит репутация фирмы и успех ее деловых операций. Поэтому умение правильно и корректно говорить по телефону в настоящее время становится составной частью имиджевой политики фирмы.

Культура делового общения предполагает знание: общих правил телефонного разговора и основных правил телефонного делового этикета .

Общие правила телефонного разговора:

1. Поднимайте трубку до четвертого звонка: первое впечатление о вас или вашей фирме складывается уже и от того, как долго приходится ждать ответа;

2. Беседуя по телефону, следует на время оставить все посторонние разговоры. Ваш собеседник имеет полное право на внимание к себе;

3. Во время телефонного разговора считается неприличным, что-то есть, пить, курить, шуршать бумагой, жевать резинку;

4. Недопустимо, сняв трубку и ответив: «Минуточку», заставлять звонящего ждать, пока вы справитесь со своими делами. Это возможно только в крайнем случае и только в пределах одной минуты. Если в данный момент вы очень заняты и не можете разговаривать, лучше извиниться и предложить перезвонить;

5. Перезванивайте всегда, когда ждут вашего звонка;

6. Если вы «не туда попали», не следует выяснять: «А какой у вас номер?». Можно уточнить: «Это номер такой-то…?», услышав отрицательный ответ, извиниться и положить трубку;

7. Звонок домой является вторжением в личную жизнь, поэтому всегда спрашивайте, в удобное ли время вы звоните: «У вас есть время со мной поговорить?», «Вы сейчас очень заняты?» и т. п. Если ответ положительный, вы можете поговорить в свое удовольствие, но услышав первые признаки желания завершить беседу, следует вежливо попрощаться. На службе время телефонного разговора тоже ограничено;

8. Разговор по телефону должен быть предельно вежлив. Недопустимо кричать и раздражаться во время телефонного разговора, это является грубым нарушением этики межличностного и делового общения. В ответ на оскорбление кладут трубку. Ругань по телефону считается противозаконной;

9. Беседа по телефону должна быть учтиво, но немедленно завершена, если к вам в дом пришел гость или посетитель в офис. Следует извиниться и, кратко назвав причину, договориться о звонке. Дома вы можете сказать: «Прошу меня извинить, ко мне пришли гости, я перезвоню вам завтра вечером (утром)»; на работе: «Простите, ко мне пришел посетитель, я перезвоню вам примерно через час». Обязательно выполните свое обещание.

10. Если во время разговора оборвалась связь, следует положить трубку; вновь набирает номер тот, кто позвонил. Если представитель компании разговаривал с заказчиком или клиентом, то тогда он должен набрать номер;

11. Инициатива завершения телефонного разговора принадлежит тому, кто позвонил. Исключение составляет разговор со старшими по возрасту или социальному положению;

12. Ничто не заменит теплых слов благодарности и прощания в конце любой беседы, разговора. При этом следует помнить, что слова прощания должны содержать возможность будущего контакта: «Давайте созвонимся в следующий вторник», «увидимся завтра» и т. д.

Основные правила делового телефонного этикета :

Необходимо помнить, что деловой телефонный разговор не должен превышать четырех минут.

Вам нужно позвонить

1. Правила этикета требуют, услышав ответ абонента:

Приветствие и представление во время разговора с незнакомым человеком – процедура взаимная и обязательная.

Главное правило делового протокола – телефонный разговор должен быть персонализирован. Если абонент не представился, следует вежливо спросить: «Простите, с кем я разговариваю?», «Позвольте узнать, с кем я разговариваю?» и т. п.

2. Если звонок идет через секретаря и там, куда вы звоните, вас не знают, секретарь имеет право спросить о причине звонка.

3. Независимо от обстоятельств постарайтесь улыбнуться, иначе вы не сможете расположить к себе собеседника.

4. Всегда держите под рукой блокнот и ручку для необходимых записей.

5. Готовясь к телефонному разговору, составьте перечень вопросов, которые необходимо обсудить. Повторный звонок с извинениями по поводу того, что вы что-то упустили, оставляет неблагоприятное впечатление и допустим только в крайнем случае.

6. Если вы не смогли застать нужного вам человека, поинтересуйтесь, когда удобнее перезвонить.

7. Планируйте сообщение заранее, если знаете, что информация будет передана через третье лицо или через автоответчик.

8. Если вы оставляете сообщение на автоответчике, после приветствия и представления назовите дату и время звонка, а затем краткое сообщение и слова прощания.

Когда звонят вам

По правилам этикета, сняв трубку, вам необходимо:

1. Если хотят поговорить не с вами, а с кем-либо другим: «Одну минуточку, я сейчас передам трубку»; тот, кого зовут к телефону, должен поблагодарить: «Спасибо», «Спасибо, я сейчас подойду».

2. Если нужного лица нет в этот момент на месте, то подошедший уточняет, что данное лицо отсутствует. Подобные ответы должны включать просьбу перезвонить через определенное время: «Не могли бы вы перезвонить через час» и т. п.

3. Если звонит телефон, а вы в это время говорите по другому аппарату, следует, сняв трубку, извиниться, по возможности завершить первый разговор, положить трубку, затем приступить к разговору со вторым собеседником или извиниться и попросить перезвонить через определенное время. Недопустимо заставлять ждать звонящего более одной минуты.

4. Лучше воздержаться от ответа на звонки, если вы проводите деловое совещание или деловую встречу. Приоритет всегда принадлежит живому голосу.

5. Если вам звонят по важному делу, когда в кабинете находятся люди, лучше ответить на звонок из соседнего помещения или при отсутствии такой возможности попросить перезвонить через определенное время, или сократить разговор до минимума.

В современной деловой культуре общения особое внимание уделяют телефонному разговору. Несколько аксиом телефонного общения, особенно если Вы звоните в первый раз.

Искусство разговора по мобильному телефону.

Мобильные телефоны прочно вошли в нашу жизнь. Наверное, необходимость и преимущества этого средства коммуникации бесспорны, и мобильную связь следует принимать как плод цивилизации.

Поэтому можно сформулировать некоторые общие правила этикета при использовании сотового телефона.

Изучите его характеристики и функции, другими словами, прочитайте руководство.

Помните, когда следует выключить телефон или поставить режим вибрации.

Выключен: собрания, кино, спортивные игры, богослужение, семинары, общение с клиентом.

В режиме вибрации: в общественных местах, где вы можете ответить на звонок не мешая другим.

Если вокруг вас люди, но вам надо поговорить, не кричите. Сотовый телефон действительно более чувствителен к звуку и голосу, чем обычный телефон. Можно даже говорить чуть тише, чем обычно, и вас услышит ваш абонент (а не другие люди в комнате).

Избегайте разговоров по телефону за столом в ресторане. Если вам необходимо ответить на звонок, попросите звонящего подождать минуту, извинитесь, выйдите из-за стола и переговорите у телефонов-автоматов в ресторане или на улице.

Избегайте разговоров там, где вы можете отвлечь внимание людей.

Избегайте разговоров на личные темы там, где вас могут услышать. Сознавайте кто вокруг вас. Не перебирайте грязное белье на людях.

Уменьшите громкость звонка.

Если вы все же поступили неправильно, лучше избежать ненужных отговорок. Говорить: «Извините, я забыл его выключить» – так же нехорошо, как и оставлять телефон звонить.

Будьте кратки. Если вам позвонили и вы не один, 30 секунд – это максимум.

Если вам звонят в общественном месте или на частной встрече, это неприятно втройне: 1) выставляет вас в плохом свете, и вы представляетесь невежливым и глупо выглядите; 2) всех приводит в замешательство; 3) вы ставите звонящего в неудобное положение, давая ему понять, что «вы на совещании» (большое дело!), а он пристает с болтовней.

Реальность показывает: отвечая на звонок во время совещания, вы тем самым говорите вашему будущему клиенту или заказчику: «Я не ценю вас и свое время проведенное с вами. Вы не так важны, как человек, который может позвонить».

Но имейте в виду: есть ситуации, когда вы должны ответить на звонок – больной ребенок, ожидание большой сделки, важное сообщение.

По правилам этикета перед собранием обязательно следует предупредит присутствующих, что вы ждете важного звонка, и получить разрешение.

Телефонные разговоры
потому такие непринужденные и дружеские,
что собеседники не видят друг друга.
/ Леопольд Новак /

«- Алло, а куда я попала?

По телефону мы говорим очень много. Не важно, приходится ли основная часть разговоров на служебные дела или дела семейные, здесь также необходимо соблюдать кодекс норм поведения. Начнем с того, что если вы находитесь на самом пике эмоций, не поднимайте телефонную трубку, чтобы позвонить. Ваша агрессия может быть неоправданной, необходимо успокоиться и разобраться в ситуации. Ваши бьющие через край позитивные эмоции также могут оказаться не ко двору собеседнику, который может быть либо занят важным делом, либо переживать какие-то неприятности.

Телефон это, конечно же, по большей части средство общения между двумя людьми, но поговорить на конфиденциальные темы, используя это средство коммуникации, как правило, удается только шпионам из фильмов. Когда бы вы ни говорили, вас обязательно слышит кто-то еще, пусть даже случайно, поэтому если вам срочно необходимо сообщить что-то «не для общих ушей», постарайтесь найти максимально удаленное место. Как показывает практика, будучи в чужой стране также не стоит разглагольствовать на родном языке, особенно обсуждая свою личную жизнь. В эпоху мировых передвижений вы не застрахованы от того, что человек, находящийся рядом с вами не является вашим соотечественником, который с наслаждением слушает вашу беседу, а то и знаком с объектом обсуждения.

Для звонков по телефону существует приемлемое и неприемлемое время. Лучше отложить звонки, которые приходятся на время до половины восьмого утра и после половины одиннадцатого вечера. Исключением является ситуация, когда вы точно знаете привычки собеседника и уверены, что не разбудите его домочадцев. Кстати, звонки на домашний или личный мобильный номер недопустимы в случае отсутствия дружеских личных отношений. В праздники и выходные дни необходимо стараться удержаться от поручений и разговоров на рабочую тему, в это время можно позвонить и поздравить тех коллег, с которыми вы наиболее тесно общаетесь.

Если звонок пришелся на совещание, а вы забыли или по причине его важности, не выключили телефон, то необходимо попросить прощения у ваших собеседников и прерваться на звонок, на максимально короткое время. Если это звонит ваш подчиненный или сотрудник, равный по карьерной лестнице, объясните, что вы заняты и назначьте конкретное время, когда нужно перезвонить с запасом десять-пятнадцать минут, или пообещайте перезвонить сами, тоже с указанием конкретного времени.

Деловые телефонные переговоры, проходящие через секретаря это отдельная тема для этикета. Секретарь это лицо компании, поэтому он должен быть максимально корректен. Если звонящему необходимо поговорить с начальством, необходимо выяснить его имя и вопрос, по которому он звонит. Во избежание неприятных ситуаций секретарь не должен забывать о графике своего начальства. Если телефон приемной или секретариата настроен на многоканальную линию, то при переключении на соответствующего абонента, необходимо справиться, есть ли он на месте, прежде чем переключать на личный номер. Ответ об отсутствии абонента должен быть максимально этичным по формуле «Его сейчас нет на месте. Что я могу ему передать? (Чем я могу вам помочь? – в случае, если вы действительно можете заменить этого человека в его сфере)»

Разговоры по мобильному телефону не должны беспокоить окружающих вас людей. Громкость звонка должна быть сбалансирована так, чтобы находящиеся рядом с вами люди не подпрыгивали от того, что кто-то позвонил. Разговаривать по телефону громко – это признак недостаточного воспитания. Никогда не кричите в трубку, если плохо слышите вы – пожалейте уши вашего собеседника и просто нормальным голосом попросите говорить громче.
Мобильный телефон должен быть отключен в таких общественных местах, как театры, на таких важных событиях, как совещания или семейные праздники, если это предусматривается этикетом конкретной семьи, а также в самолетах в целях безопасности.

Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:

• если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор;
• следует говорить максимально кратко и по существу;
• нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;
• если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать, или — лучше переспросить;
• если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков — вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;
• как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время — слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера;
• нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.

Неудобные ситуации

Часто бывает так, что телефонный звонок застал вас во время важного разговора или совещания. В таких случаях лучше всего попросить собеседника оставить свой номер телефона и пообещать перезвонить ему позже. Лучше всего обозначить возможное время ответного звонка (при этом не забудьте выполнить свое обещание).

Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует попросить у них прощения, а сам звонок постараться сделать максимально коротким.

Бывает так, что вы в гостях и вам необходимо позвонить. Это можно сделать, только предварительно попросив разрешения у хозяев.

Отправляясь в гости или на деловое свидание, вы в случае необходимости можете оставить своим сотрудникам или родственникам телефонный номер того места, куда вы идете. Правда, необходимо спросить разрешения хозяев или своих деловых партнеров заранее.

При этом следует предупредить о том, что вы ожидаете звонка. Но лучше все-таки избегать подобных ситуаций.

Если у вас сотовый телефон

Достижения современной науки и техники позволяют нам почти постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый или иной радиотелефон прочно вошел в быт бизнесменов, финансистов, журналистов и людей многих других профессий. Но в то же время он ни в коем случае не должен мешать окружающим. Практически у каждого такого телефона есть возможность отрегулировать громкость и тембр звонка так, чтобы он был почти не слышен никому, кроме вас.

Идя в театр, на концерт или в музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. Звонок телефона в театре неуместен и отнюдь не прибавит вам авторитета в глазах окружающих.

Но бывает и так, что вы ждете звонка и сигнал сотового телефона застал вас во время беседы, обеда с деловым партнером или переговоров. В этом случае обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если вам надо сделать срочный звонок. По возможности, лучше при этом отойти в сторону.

Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды продолжительный разговор в окружении многих людей наверняка не прибавит вам авторитета в их глазах, напротив, оставит у них впечатление о выскочке, желающем пустить пыль в глаза.

Если вы звоните на номер сотового телефона, то следует помнить, что ваш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая его, вы можете подвергнуть его опасности. Поэтому будьте кратки и отложите обсуждение деталей до другого раза.

Деловой этикет в телефонном разговоре — деловой этикет общения по телефону

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Его используют, чтобы провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является именно телефонный разговор.
У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией. Но к деловому телефонному разговору необходимо тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, ёмко и грамотно изложить свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20 — 30%).
Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.
Основа успешного проведения делового телефонного разговора — компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приёмами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в её решении. Важно, чтобы разговор вёлся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Ещё Ф. Бэкон отмечал, что доброжелательный тон более важен, чем употребление хороших слов и расположение их в правильном порядке. Таким образом, во время делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.
Эффективность делового телефонного общения во многом зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убеждённости человека в том, что он говорит и его заинтересованности в решении обсуждаемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. По данным психологов, тон, тембр голоса, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же следует стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прервать собеседника.
Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, в резкой форме высказывает несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложенными по форме.
Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи. Быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных и согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, фамилии или другие имена собственные, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.
Этикет делового телефонного разговора имеет в запасе целый ряд реплик для корректировки общения. Например:

Как Вы меня слышите?
Не могли бы Вы повторить?
Извините, очень плохо слышно.
Простите, я не расслышал, что Вы сказали, и т.п.

Звонок по домашнему телефону деловому партнеру для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчинённому. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости, или не получено предварительного согласия на этот звонок.
Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30 — 40% времени занимают повторения фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку и бумагу. Прежде чем начинать набирать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить или сведения, которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Чётко сформулируйте их, исключив возможность неоднозначного толкования. Постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если вы обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного и переходите к следующему.
С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например
Итак, по этому вопросу мы договорились?
Могу ли я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?
Как я Вас понял, (в этом вопросе) мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?
Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

При подготовке к деловой беседе по телефону постарайтесь продумать следующие пункты:

Какую цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;
— можете ли вы вообще обойтись без этого разговора;
— готов ли к обсуждению предполагаемой темы собеседник;
— уверены ли вы в благополучном исходе разговора;
— какие вопросы вы должны задать;
— какие вопросы может задать вам собеседник;
— какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас;
— какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора;
— как вы будете вести себя, если ваш собеседник
— решительно возразит, перейдёт на повышенный тон;
— не отреагирует на ваши доводы;
— проявит недоверие к вашим словам, информации.

Голосовое приветствие для АТС, запись или текст голосового приветствия

Голосовое приветствие компании UIS

Когда в компанию звонят, срабатывает автоответчик, и первое, что слышит клиент — это приветствие. Компания UIS готова создать для вас профессиональное голосовое приветствие, которое не только заинтересует звонящего, но и произведет на него приятное впечатление.

Подробнее

Текст телефонного приветствия составляется с учетом особенностей вашей деятельности — например, для компании, оказывающей транспортные услуги, для интернет-магазина, торгующего одеждой, и так далее.

Приветствие для телефона представляет собой специально подготовленное, правильно составленное звуковое сообщение. Запись приветствия для АТС должна:

Приветствие — по сути, автоответчик, который сразу информирует абонента, куда он позвонил — это позволяет избежать траты времени при неправильном наборе номера. Обычно для него используется голос одного диктора, сопровождающийся легкой, ненавязчивой музыкой. Текст приветствия и голосового меню должен быть нестандартным — в этом случае он гарантированно привлечет внимание клиента.

Достоинства голосовых приветствий компании UIS

UIS поможет вам сделать запись по-настоящему информативного голосового приветствия для телефона. Как утверждает статистика, правильно составленный приветственный текст почти в 2 раза увеличивает количество соединений с оператором, а число позитивно настроенных клиентов организации возрастает на 10-15%.

Мы посоветуем обратиться к партнерам, у которых вы сможете получить голосовое приветствие по телефону, созданное специально для вашей Виртуальной АТС:

• используются хорошо звучащие голоса опытных дикторов;

• подбирается подходящее музыкальное сопровождение;

• создается емкий и лаконичный текст.

Совместными усилиями мы с вами подготовим короткие и в то же время информативные тексты, удерживающие клиентов компании на линии и помогающие создать положительный имидж вашей организации.

Если у вас есть вопросы о том, как записать голосовое приветствие, обращайтесь к нам за консультацией. Расскажем о преимуществах телефонии UIS и деталях работы с нашими инструментами (Тренер и другие), а также уточним стоимость услуг по записи дополнительных приветствий (в базовый тариф входит бесплатная запись одного голосового приветствия).

Скрыть

содержание, способы и особенности записи

Запись голосового приветствия звучит при входящем звонке у большинства компаний. Это — парадная дверь, первый показатель отношения к клиенту и в солидных корпорациях, и в малом бизнесе. Заказчик звонит — и вместо банального гудка слышит приветливый голос! Он сразу же настраивается на позитивное общение. Первый звонок — как новое знакомство, удобный способ наладить контакт, создать благоприятное впечатление. Доброжелательный ответ станет звуковой презентацией компании с полезной информацией.

Что такое голосовое приветствие и зачем оно нужно

Информацию о товарах потенциальный клиент получит в любое время из других источников. Он это знает и не любит ждать. Поэтому обратится к конкурентам, если не дозвонится до вас.

Здесь выполнит свою полезную функцию автоответчик: вежливо поздоровается с клиентом. Затем расскажет, куда тот позвонил, чем занимается компания. Клиент узнает о новых акциях, скидках, условиях заказа, о том, сколько ждать ответа оператора. В отличие от человека, у робота не портится настроение, он не раздражается.

Аудиоприветствие используется не только как визитка. Профессионально созданный текст аудиоролика способен удержать потенциального клиента до соединения с оператором. Большинство компаний работает в определенном режиме с перерывами на обед, а телефон включен круглосуточно. Бывает так, что отсутствует нужный специалист. Человек может позвонить в нерабочее время. Чтобы не упустить клиента, робот расскажет о графике работы, товарах, услугах, акциях, предоставит другую полезную информацию.

В сценарий добавляют голосовое меню. При входящем звонке проигрывается аудиоролик с приветствием и перечислением возможных действий. Нажав добавочный номер, звонящий попадет в нужный отдел или к профильному специалисту. Если на вопрос клиента в меню предусмотрен ответ, оператор становится не нужен.

Однако перечисление одного за другим пунктов меню людей часто раздражает, поэтому сократите их объем до минимума. Ведь позвонить могут как клиенты, так и партнеры или инвесторы.

В итоге аудиоприветствие решает следующие задачи:

Экономит время клиента, повышает лояльность

Формирует положительный имидж компании

Разгружает секретаря или оператора, отсекает случайные звонки

Ведет статистику

Подготовка текста

С этого и начинается процесс. На автоответчиках часто звучат однотипные приветствия. Это не располагает к предстоящему общению: рекомендуется продумать собственный, оригинальный стиль, не шаблонную подачу.

Текстовый файл напишите самостоятельно или закажите у профессионалов. Наполните его имиджевым или информационным содержанием. Старайтесь создать живой, понятный, лаконичный текст — не занимайте время клиента. Только полезная информация, без «воды».

Не забудьте о призыве к действию.

Текст получается сухой? Попробуйте внести частичку юмора, игры, придумайте запоминающийся слоган.

Подобрать нужные слова сложно, найдите баланс между строгостью и оригинальностью. Рекомендуем создать пять-семь вариантов сценария. Какой из них окажется удачнее, тот и используйте.

Как записать аудиоприветствие

Аудиоролик записывается:

• самостоятельно;
• с помощью голосового синтезатора;
• на студии звукозаписи;
• частным диктором.

Самостоятельная запись

Для этого понадобится компьютер, гарнитура и соответствующая программа. Используйте встроенные средства Windows. Записывайте ролик в помещении со звукоизоляцией без эха. Перед началом записи тщательно отрепетируйте текст. С первого раза записать голосовое сообщение вряд ли получится. Привлекательно текст выглядит на бумаге, а для аудиоподачи может не подходить. Сохраните записанные варианты — возможно, пригодятся.

Для озвучивания используется голос сотрудника, руководителя или онлайн-сервис в интернете. Казалось бы, дешево и просто.

Однако запись нужно еще обработать, смонтировать, конвертировать в нужный формат. Поэтому единственное преимущество такого способа — экономия средств. А на практике недостатков — множество:

• затраты времени и трудоемкость;
• отвлекаетесь сами или задействуете сотрудников, отрывая от работы;
• никакой гарантии качества: сразу слышно, что говорит непрофессионал.

Запись через трансформатор голоса

Для синтеза речи используйте платные, бесплатные программы, онлайн-сервисы с регистрацией или без нее. Правильная программа создаст голос, который иногда сложно отличить от живого.

Приветствие генерируется непосредственно из напечатанного текста. Прослушайте результат, скорректируйте, затем скачайте или вышлите на почту в виде аудиофайла.

Профессиональный диктор

Способ надежный, пусть и затратный. Профессиональные дикторы прочитают текст правильно поставленным, выразительным голосом. Поручите создать ролик телефонной компании или специализированной студии звукозаписи, на русском или иностранном языке. Озвучьте сценарий знакомым голосом знаменитости — это оригинально.

Услуги по озвучке с ценами, примерами аудиороликов и отзывами размещены в интернете.

Советы по записи приветствия

• Создавайте короткое и емкое приветствие. Клиент хочет получить обратную связь, а не длинные рассуждения. Оптимальной считается длительность 10–15 сек. Если же для обращений назначен один номер, продлите запись до 25–30 сек.
• Не используйте сухой язык с бюрократическими штампами и сложными формулировками. Например, вместо «Вам ответит освободившийся оператор» лучше обозначить конкретное время: «Ждите ответа через 40 секунд». А стандартное «Ваш звонок очень важен для нас» замените на благодарность: «Спасибо, что обратились именно к нам».
• В то же время не нужно «лить воду», используя слова, не несущие никакой смысловой нагрузки.
• Мужской голос звучит представительно. Женский используйте, если товары или услуги ориентированы именно на дам.
• Возрастной диапазон голоса 25–45 лет.
• Обратите внимание на диалект, акцент или дефекты речи. Сильно выраженные навредят, а небольшие недостатки, наоборот, сделают звучание оригинальным. За счет колорита неповторимый голос сразу запомнится.
• Сбалансируйте громкость и тембр. Тихий звук не расслышат, слишком громкий раздражает.
• Создайте 5–6 вариантов озвучки.

Обновляйте голосовое приветствие время от времени. Замечено на практике, что количество недозвонов после внедрения снижается, а затем этот показатель постепенно увеличивается. А ведь в бизнесе ситуация быстро меняется. Если появились новые товары, услуги, акции, сообщите об этом: обновите информацию, смените текст, музыкальный фон, голос диктора или все вместе.

Использование музыки

Усильте воздействие музыкой, если это уместно. Но вкусы у людей разные, поэтому подбор музыкального сопровождения — сложная задача. Полезные советы:

• Выбор трека поручите студии, где записывается голосовое приветствие. Хотите сделать запись самостоятельно — используйте платные или бесплатные аудиобанки. Например, gettyimages и другие аналогичные. Подберите и используйте лицензионный трек подходящего музыкального жанра.
• Не используйте популярные мелодии, это отвлекает звонящих и нарушает закон об авторском праве.
• Композиции с вокалом не подойдут: отвлекают внимание.
• При записи соблюдайте баланс между громкостью музыкального фона и голосом диктора. Слишком громкая музыка его заглушает, у звонящего создается эмоциональный дискомфорт.

Как установить приветствие на виртуальную АТС

Загружается аудиоприветствие звуковым файлом не более 5 MB, либо его текст можно просто напечатать в специальном окне в личном кабинете ВАТС и выбрать голос, который его озвучит.

Вопрос:

Когда включается голосовое приветствие?

Ответ:

Функция голосового приветствия подключается на стадии обработки входящего звонка: в начале или при отсутствии ответа. Для автоматического перераспределения входящих звонков добавляется голосовое меню. Установите в настройках ВАТС оригинальные типы аудиороликов для разных ситуаций. Для каждого назначьте режим включения. Это полезно для работы с регионами. Запишите отдельные приветствия для выбранных входящих номеров. Таким образом, виртуальная АТС остается на связи круглые сутки, не пропуская вызовы клиента и не тратя впустую его время.

Приветственное сообщение несложно установить и настроить самостоятельно, следуя инструкциям. Если воспользоваться услугами виртуальной АТС, техническая служба провайдера сама установит и настроит режимы работы.

Заключение

Создание голосового приветствия потребует времени и сил. Но в результате получится полезный инструмент для увеличения продаж в условиях жесткой конкуренции за клиента. Удачный ролик человек запомнит и расскажет другим.
Все услуги компании Зебра Телеком

перечень, фразы. Как правильно представляться по телефону при исходящем звонке в компании, офисе, домашнем звонке? Как правильно отвечать на

Как правильно говорить по телефону во время делового общения.

• Деловое общение невозможно представить без телефонных разговоров. Партнеры, чиновники, клиенты выясняют большую часть вопросов с помощью телефона. Такая же ситуация и со служебными контактами.
• Как же использовать возможности телефонной связи эффективно и грамотно, чтобы и драгоценное время не зря не терять и деловые контакты приумножить? Поможет создать имидж человека, знающего специфику своей работы в деловой среде знание телефонного этикета.

Телефонный этикет или основные правила поведения при телефонном разговоре: перечень

Если вы по роду деятельности звоните от имени компании или организации, принимающие входящие или переадресовываете звонки клиентов другим лицам, то вам обязательно нужно ознакомиться с основными правилами телефонного этикета. Это поможет вам зарекомендовать себя в профессиональной среде как грамотный специалист, а также среди клиентов.

Нормы телефонного этикета диктуют свои условия современным компаниям, которые планомерно заботятся о своей репутации. Знание телефонного этикета входит в их число.

Кто из сотрудников компании должен назубок знать и применять на практике правила телефонного этикета:

• тот, кто принимает входящие звонки
• тот, кто по роду деятельности звонит от лица организации
• кто принимает переадресованные на него звонки клиентов

Что значит придерживаться правил телефонного этикета:

• Разговаривая по телефону, важно сохранять ровную интонацию собственного голоса и не давать волю эмоциям. Поскольку во время телефонного разговора активируется один из трех каналов, позволяющих людям общаться (они включают «язык жестов», интонацию и слова), то собеседник, лишаясь одного из каналов, начинает воспринимать смысл сообщения в несколько сокращенной форме.
• Смысл сказанного по телефону передается следующим образом: отсутствие «языка жестов» приводит к тому, что на оставшиеся два канала (интонацию и слова) приходится 100% смысла сказанного, точнее на интонацию отводится 86%, и на слова всего 14%.
• По голосу собеседника передается эмоциональная окраска сообщения. У собеседника складывается собственное впечатление о том, кто ему позвонил. Потому, сообщая какую-либо информацию собеседнику по телефону, вы можете не только повлиять на первичное ее восприятие, но и сможете создать настроение собеседнику.

Постарайтесь передать свою энергию и энтузиазм интонацией

• Улыбка во время телефонного общения тоже необходима. Не стоит думать, что, лишенный возможности видеть вас, собеседник сможет уловить нужные вам доверительные нотки и положительный настрой при отсутствии улыбки. Постарайтесь передать свой энтузиазм с помощью интонации.
• Разговаривая по телефону не разваливайтесь на стуле, не вытягивайте ноги на стол. В полулежачей или полусидячей позе смещается угол диафрагмы, что меняет тембр голоса. На том конце провода обязательно догадаются, что в этот момент вы лежите. Единственное, что вы сможете передать клиенту или работнику другой организации с помощью телефонного звонка в таком его исполнении, это свою незаинтересованность и полное безразличие.
• Отвечая на телефонный звонок, не забывайте поприветствовать звонящего. Однако для разного времени дня используйте соответствующее приветствие: «Доброе утро! Добрый день! Добрый вечер!».
• Здороваясь с человеком, который набрал номер телефона вашей организации, вы показываете, насколько для вас важен этот звонок и то, что разговор доставляет вам радость, независимо от того, какую информацию вы услышите. Но даже если ваше личное отношение к человеку, у которого вам необходимо по телефону выяснить какую-либо информацию, носит негативный оттенок, то на другом конце провода не должны догадаться об этом.

Не давайте волю эмоциям во время телефонного разговора

Есть категория людей, которые, снимая трубку, произносят неизменно и без какой-либо интонации «Алло!», «Да!», «Слушаю!», «Компания (название)!», «У аппарата!». Не стоит уподобляться подобным «телефонным динозаврам», ведь звонящий после такого «приветствия» вряд ли изъявит желание продолжить разговор. Скорее всего, он также сухо сообщит нужную информацию и завершит разговор.

Разговор по телефону после приветствия включает и название организации. Принимая внешние звонки, не забывайте полностью называть фирму или учреждение, в котором работаете.

Есть два варианта официального приветствия, которые осуществляются в телефонном режиме:

Вариант 1: с минимальным подходом.

Принимающий звонок здоровается со звонящим, называет организацию. Пример такого приветствия: «Добрый вечер! Редакция журнала «Ракетка».

Вариант 2: с максимальным подходом.

Этот вариант подразумевает приветствие, название организации, имя человека, который отвечает на звонок. Пример такого приветствия: «Доброе утро! Редакция журнала «Ракета», Надежда Викторовна слушает!».

Какой вариант вам больше нравится, такой и применяйте. Оба варианта помогают создать впечатление о человеке, который отвечает на телефонный звонок, как о профессионале. Такое же мнение сложится у позвонившего относительно организации.

Отвечайте на входящий звонок после 2-го или 3-го звонка

• Один из главных законов делового телефонного общения заключается в том, что отвечать на входящий звонок нужно после 2-го или 3-го звонка. «Телефонный» персонал, в обязанности которого входит отвечать на телефонные звонки (телефонные операторы, секретари компаний, работники «горячих линий») усваивают это правило как самое главное.
• Почему не рекомендуется снимать трубку после первого звонка? Все объясняется очень просто: позвонивший может подумать, что работник организации скучал до этого, не зная, чем заняться, в ожидании очередного звонка. За несколько секунд, которые есть у вас до второго или третьего звонка, вы отвлечетесь от дела, которым были заняты до этого и полностью сосредоточитесь на входящем звонке.
• Отвечать на входящие после 4-го или даже 5-го звонка не рекомендуется по той простой причине, что звонящий, ожидая ответ по телефону, может потерять терпение. За этот короткий промежуток времени у позвонившего успеет сформироваться «определенное» мнение относительно заинтересованности компании в клиентах и способности оперативно реагировать на их потребности, проблемы.

Отвечать на входящие после 4-го или даже 5-го звонка не рекомендуется

Кто должен представляться по телефону первым?

• Набрав нужный вам телефонный номер, не повторяйте ошибок тех, кто начинает разговор фразой: «Вас беспокоит (название организации)» или «Вас тревожат по вопросу». Так начинают телефонный разговор неуверенные в себе люди или те, кто желает выглядеть вежливыми. Почему эти фразы неудачны? Если вы «тревожите (беспокоите)» человека на другом конце провода, то у него уже с первых минут разговора формируется негативное отношение к позвонившему и к самому звонку.
• Это автоматически вызовет ощущение тревоги, а вы тем самым словно сами даете повод относиться к своему звонку как к нежелательному, который только отвлекает вас от важных дел.
• Не создавайте неудобные моменты для себя и собеседника фразами, которые звучат как «я вынужден потревожить вас и нарушить ваш комфорт, потому что мне необходимо выяснить некоторые вопросы».

С какой же фразы начинать разговор? Поздоровайтесь и представьтесь. Например, это может звучать так: «Добрый день! Вам звонит Геннадий Павлович из типографии».

Кто должен представляться по телефону первым

Видео: Этикет делового телефонного общения

Как правильно представляться по телефону при исходящем звонке в компании, офисе, домашнем звонке?

• Совершая исходящий звонок, обязательно поинтересуйтесь, сможет ли ваш собеседник поговорить с вами. Ведь он может иметь свой список дел или планировать встречи, собрания. Скорее всего, до того, как снять трубку он был чем-то занят и вы оторвали его от этого занятия. Учитывайте это, совершая звонок на мобильный телефон.
• После того, как вы представились, не спешите сразу же переходить к вопросу, который побудил вас ему позвонить. Узнайте, располагает ли собеседник временем, чтобы вас выслушать и только в случае положительного ответа переходите к делу. Так вы покажете, что цените его время и позиционируете себя в глазах собеседника как профессионал. Это не может не вызывать уважение к вам и организации, которую вы представляете.

Вариант 1: В первую очередь представьтесь. После этого спросите собеседника, есть ли у него время, чтобы выслушать вас, озвучив при этом цель звонка.

Вариант 2: Представьтесь, назовите цель звонка и только после этого поинтересуйтесь, сможет ли собеседник уделить вам время.

Как правильно приветствовать клиента по телефону при деловом разговоре?

Если инициатор разговора не вы:

• «Арт-центр Леонардо, добрый вечер, администратор Ольга, слушаю Вас».
• Если вы считаете такую фразу слишком длинной, то можно ограничиться сокращенным приветствием: «Арт-центр Леонардо, добрый вечер!».
• Очень часто можно услышать такое приветствие: «Здравствуйте!». Однако так позволительно здороваться при личной встрече, а в деловом общении подобные свободные фразы неприемлемы.

Если инициатором звонка являетесь вы:

Представьтесь, назовите свою организацию или название фирмы и спросите, есть ли у вашего собеседника время на

Видео: Правильно представляемся клиенту по телефону

Как правильно обращаться по телефону: фразы телефонного этикета

Залогом правильного делового общения по телефону будут следующие фразы:

• Если вам не трудно
• Спасибо, что уделили время
• Есть ли у вас время, чтобы подождать ответ? Мне нужно будет связаться с отделом снабжения?
• Я уточню эти данные и перезвоню вам.
• Благодарю, что в своем графике выделили время на этот разговор.
• Благодарю, что, несмотря на свою занятость, нашли время на нашу беседу.

Уточнить информацию вам помогут следующие вопросы:

• Вы хорошо слышите меня?
• Извините, я не расслышал. Повторите пожалуйста.

Фразы телефонного этикета

Как правильно заканчивать деловой звонок?

Заканчивайте разговор стандартным вопросом, требующим однозначного ответа:

• Итак, по этому вопросу мы договорились?
• Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?
• Как я Вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?

Как правильно отвечать на телефонные звонки в офисе и дома?

Видео: Как ответить на телефонный звонок?

Поскольку этика телефонного общения и правила этикета при ведении телефонного разговора в большей степени актуальны при пользовании не индивидуальным (сотовым, мобильным), а общим телефоном (находящимся в пользовании нескольких лиц), нижеследующие советы детям касаются пользования стационарным аппаратом.

Негативный пример телефонного общения

Алё, Васю позовите!
— Его нет дома. Что-нибудь передать?
— Нет. Не надо (положили трубку).

Как ты думаешь, милый читатель, можно ли так разговаривать по телефону, как в этом примере? Только ответь нам честно. А может быть, случалось и так, что ты тоже так разговаривал? Так или иначе, давай вместе определим, как надо правильно разговаривать по телефону. Тебе придётся запомнить несколько правил речевого этикета телефонного общения.

Правила этикета при разговоре по телефону

1. Приветствие

• Всегда здоровайся первым

Набирая номер своего одноклассника или звоня родителям на работу, не забудь первым делом поздороваться. Даже ес­ли ты уже здоровался с родителями своего одноклассника в этот день, это не повод, чтобы не здороваться с ними ещё раз — только уже по телефону. Ты, наверное, думаешь, что тебя узнают и поэтому вспом­нят, что вы сегодня здоровались. Ты ошибаешься, потому что по теле­фону очень трудно узнать голос, а тем более сопоставить его с челове­ком. Поэтому будь уверен, что если ты не поздороваешься, тебя просто-напросто сочтут за невоспитанного человека. Вот так вот.

Кроме того, вежливое приветствие располагает людей к беседе, тогда как обыкновенное «Попросите к телефону Васю» может быть расценено как невежливая и грубая манера обращения. И тебе могут даже сделать замечание, спросив: «А где же ваше «здравствуйте», мо­лодой человек?»

Так, в том, что здороваться всё-таки надо, мы тебя убедили. Те­перь о том, как надо здороваться. Постарайся не просто буркнуть «Здрасьте», а членораздельно, внятно произнести «Здравствуйте» или «Добрый день».

2. Просьба

• Будь вежлив и тактичен

Когда ты звонишь кому-нибудь по телефону, то тебе надо уметь не только вежливо излагать свои пожелания, но и правиль­но выражаться. То есть не просто сказать «Позовите Васю», а добавить к этой просьбе вежливое слово «пожалуйста». И потом — что это за приказной тон: «Позовите!» Запомни, что никто не обязан тебе никого звать. И может быть, употребив такую форму, ты натолкнёшься на от­каз. Лучше сказать вот так: «Не могли бы Вы позвать к телефону Ва­сю?» или «Я могу поговорить с Васей?»

Давай обговорим с тобой такую ситуацию, когда ты должен позво­нить своему другу через его соседей. То есть тебе надо что-то срочно ему сообщить (без цели мы соседей тревожить не будем), а телефон есть только у его соседей. Итак, набираем номер и, услышав «Алло», выпаливаем на едином дыхании: «Здравствуйте, извините, простите, пожалуйста, за беспокойство, но не могли бы вы позвать к телефону вашего соседа из квартиры №6? Простите ещё раз!». Тогда соседи не будут злиться и позовут тебе твоего друга. Ты быстро говоришь своё сообщение, не задерживаешь ни друга, ни соседей, ведь телефон чу­жой, и прощаешься.

3. Время

• Цени чужое время

Давай договоримся с тобой, что ты будешь использовать те­лефон только по назначению. Не следует просиживать часы напролёт в обнимку с телефонной трубкой, общаясь с кем-либо. Ты можешь сильно надоесть тому, кому звонишь. Да и потом, у тебя что, других дел нет? Звоним только по необходимости, если что-то надо спросить или уточ­нить.

Неплохо бы тебе подумать о том, в какое время звонить прияте­лям. Ты, наверное, знаешь, что звонить в 8 утра или в 10 вечера не следует, так как люди уже спят или ещё не проснулись. Поэтому смо­три на часы, когда соберёшься звонить по телефону. Но если у тебя есть какое-нибудь важное сообщение, которое не может ждать ни ми­нуты, то тогда позвони, но не забудь извиниться за ранний или позд­ний звонок.

Если ты звонишь по телефону другу или однокласснику, то обяза­тельно поинтересуйся у него, не занят ли он, не помешал ли ты ему своим звонком. Ведь вполне возможно, что твой звонок оторвал его от важного дела. И если тебе скажут, что человек ничем не занят, тогда можешь разговаривать, не опасаясь того, что с тобой будут разговари­вать неохотно. Если же на другом конце провода тебе скажут, что, к сожалению, не могут с тобой пока разговаривать, то попроси либо пе­резвонить тебе попозже, либо сам спроси, когда будет удобно перезво­нить.

Как закончить телефонный разговор и попрощаться

К сожалению, не только мальчишки, но и девчонки частенько не умеют заканчивать телефонный разговор. Некоторые стесняются пер­выми закруглить разговор, другие — безуспешно ждут, когда их собе­седник, наконец, попрощается. Запомни: первым заканчивает разго­вор тот, кто звонил. Разговор обрываем не резко, а дождавшись, когда в трубке воцарится тишина. Возможно, что твой собеседник не успел ещё всё рассказать, а ты уже прощаешься с ним.

Обычно говорят, что приятно было пообщаться, что вскоре уви­дятся и т. д. Обязательно скажи «до свидания» и дождись, когда на том конце положат трубку. Ведь бывает так, что ты говоришь «до сви­дания» и тут же нажимаешь на рычаг, а на другом конце провода че­ловек только-только собрался попрощаться, а вместо этого услышал короткие гудки. Как ты считаешь, что подумает о тебе твой собесед­ник? Ему покажется, что ты так спешил от него отвязаться, что не дож­дался даже прощального слова.

Бывают и такие ситуации, когда мальчик, получив в ответ, что его друга нет дома, не знает, что сказать дальше. Эта ситуация поправи­мая, и мы с радостью тебе поможем. Ты можешь сказать «спасибо» маме твоего друга и попрощаться. Если тебе нужно что-нибудь передать сво­ему другу, то не стесняйся сказать об этом его маме (или тому, с кем ты говоришь). А если мама твоего друга спросит тебя, нужно ли что-нибудь передавать, то не пугайся и не бросай сразу трубку. Тебе в лю­бом случае надо будет поблагодарить её за этот вопрос и попрощаться, чтобы не прослыть невежей.

Что не следует делать…

Позвонив по телефону и услышав на другом конце провода «Ал­ло», не следует задавать глупый и некорректный вопрос: «Это кто?» Ведь ты звонишь по знакомому тебе телефонному номеру, а значит, хо­рошо должен знать, кто там проживает. Этот вопрос очень оскорбит со­беседника на другом конце провода и, возможно, ты натолкнёшься на не менее грубый ответ: «Конь в пальто!»

Ещё один глупый вопрос, который частенько можно услышать да­же от взрослых людей: это «А куда я попал?» или «А с кем я говорю?» Если ты боишься, что случайно неправильно набрал номер, то лучше уточнить это, спросив: «Это номер 23-45-67?» Если тебе скажут, что это тот номер, то попроси позвать к телефону нужного тебе человека.

Не следует звонить своему другу или однокласснику в тот день, когда с ним случилось какое-нибудь горе. Любые твои утешения про­звучат фальшиво и неискренне, а кроме того, человек всё равно не смо­жет успокоиться. Лучше всего будет позвонить через 2-3 дня.

Как попросить об одолжении

Предположим, что тебе срочно надо позвонить родителям на работу. Здесь тоже есть несколько хитрых правил, которые тебе надо бы запомнить. Во-первых, сначала надо поздороваться, а потом назвать организацию или учреждение, в котором работает твоя мама. Во-вто­рых, попроси пригласить к телефону маму, только обязательно назови её по имени и отчеству, или по имени и фамилии. Мы покажем тебе на примере, как это лучше сделать.

Здравствуйте, это «Промпроект»?
— Да, я вас слушаю.
— Попросите, пожалуйста, к телефону Галину Петровну Захаро­ву. Это её сын звонит.
— Одну минуточку.

Если ты звонишь в какой-то магазин или справочную, то заранее продумай вопрос, чтобы потом не путаться в словах и не запинаться. Учись ценить своё и чужое время, ведь на другом конце провода будут ждать (а возможно, что и не будут), пока ты соберёшься с мыслями и, наконец, вымолвишь, что же тебе нужно.

Как правило, чтобы позвонить в магазин и узнать, есть ли у них в продаже учебники по природоведению для второго класса, тебе надо снача­ла поздороваться и уточнить, магазин ли это. Если ты попал в мага­зин, а не в квартиру, то задавай свой вопрос чётким и внятным голо­сом. А получив ответ, не забудь поблагодарить за оказанную тебе услугу. Ласковое слово и продавцу приятно.

Звоня в справочную, не забудь чётко сформулировать свой во­прос, а также положить рядом с телефоном карандаш и листок бу­маги, чтобы записать ответ. Почему именно карандаш, а не ручку? Потому что ручка может не захотеть писать как раз в тот момент, когда тебе диктуют ответ. И, конечно, поблагодари человека, кото­рый помог тебе.

Как правильно разговаривать по телефону

Иногда выпадают такие денёчки, когда телефон звонит, не умолкая. В этот момент кажется, что все знакомые и родственники сошли с ума, пытаясь до­звониться к вам. Давай поговорим с тобой о том, как надо правильно разговаривать по телефону, если звонят тебе. Мы с тобой вместе при­кинем несколько ситуаций.

1. Предположим, что человек ошибся номером и попал в вашу квартиру. Признайся нам честно, что ты говоришь в таких случаях не­видимому собеседнику, злишься ли ты или, может быть, наоборот — вежливо отвечаешь, что «Здесь такие не живут». Ты молодец, если спо­койно объясняешь человеку на том конце провода, что он не туда по­пал. Ну а если вежливость не является твоей чертой и тебе ничего не стоит грубо сказать что-нибудь человеку, то это не красит тебя ни с ка­кой стороны. Постарайся понять человека, ведь он не специально зво­нит вам, он просто ошибся или ему дали неправильный номер телефо­на.
2. Тебе звонит твой одноклассник, которого ты не любишь. Воз­можно, что у тебя на это есть причины. Итак, услышав его голос в трубке, ты не хочешь с ним разговаривать и поэтому придумываешь ка­кую-нибудь несуществующую причину, по которой не можешь с ним именно сейчас разговаривать. Знаешь, как надо поступать в такой си­туации? Во-первых, подумай, а вдруг ему нужна именно твоя помощь? Во-вторых, если он звонит тебе, чтобы просто поболтать, то почему бы тебе и вправду не поболтать с ним, хотя бы из вежливости? В-третьих, говори с ним вежливо, не опускайся до скучающего снисходительного тона, как, например: «Ну что там у тебя ещё, Петров?» Это звучит очень оскорбительно, а кроме того не делает тебе чести.
3. Предположим, что звонит кто-то из взрослых и просит позвать маму или папу, которых в этот момент нет дома. Как ты думаешь, что тебе надо сказать? Правильно, надо спросить у звонившего, не нужно ли что-нибудь передать маме или папе. Можешь спросить, кто звонил и надо ли потом перезвонить маме? В общем, покажи этому взрослому дядьке, что ты тоже не лыком шит и умеешь говорить по телефону, как заправская секретарша.
4. Вам кто-то всё время названивает и упорно молчит в трубку. Это очень сильно выводит из себя даже терпеливых людей. Первое время ты как-то пытаешься вызвать его на разговор, потом ты ругаешь его всякими нехорошими словами, нелестно отзываешься о его и т. д. А результат? Он как звонил, так и про­должает звонить. Как же тебе можно помочь? Лучше всего после пер­вого такого звонка отключить телефон минут на 10. А потом надо опять включить его, за эти 10 минут этот шутник угомонится. Если же это не помогает, то тебе попался очень настойчивый и упорный шутник, бо­роться с которым можно только при помощи телефона с определителем номеров.
5. Если ты видишь, что твои родители разговаривают по телефо­ну, то не стоит вмешиваться в их беседу, отвлекать маму, ведь это не­вежливо. Дождись, когда она освободится, и тогда спроси, что тебе нужно.
6. Предположим, что ты разговариваешь по телефону уже часа два. За это время ты порядком устал от своего собеседника, но не зна­ешь, как сказать «до свидания». Ситуация не из лёгких, но мы можем тебе помочь. Дождись, когда твой собеседник даст тебе хотя бы слово вставить, и скажи ему: «Ты не возражаешь, если мы с тобой побеседу­ем завтра? Мне просто пора уже уходить». В этом случае ты ничем не рискуешь, а твой собеседник не будет на тебя в обиде за прерванный разговор.
7. Бывает так, что родители вмешиваются в твой телефонный раз­говор, иногда они говорят тебе, что пора заканчивать разговор. Что с ними поделаешь? Родители всегда правы, не так ли? Постарайся не за­держивать телефонную линию долго: может быть, родители ждут важ­ного звонка, поэтому они нервничают, что ты занял телефон.

«Алло, это баня?..»

Догадываешься, о чём мы хотим с тобой поговорить? Молодец, знает кошка, чьё мясо съела, да? Все мальчишки и девчонки очень лю­бят баловаться по телефону, хлебом их не корми, дай пошутить и поразыгрывать. Плохо ли это? Мы думаем, что это не очень хорошее за­нятие, хотя и очень весёлое. В детстве мы тоже иногда занимались этим. Но давай подумаем, каково тем людям, в чью квартиру ты зво­нишь? Им-то наверняка не до ! Пока ты на другом конце прово­да весело смеёшься над тем, как глупо отвечали люди на твой прикол, они, в свою очередь, думают, почему над ними смеются.

Шутка типа: «Алло, это квартира Зайцевых? Нет? А почему уши из трубки торчат?» смешная для тебя и грустная для тех, кому ты зво­нишь.

Вдруг человек очень сильно ждёт телефонного звонка, наконец те­лефон зазвонил, этот человек радостно хватает трубку, а там вместо ожидаемого голоса слышится иаиглупейший вопрос: «Это баня? Нет? А почему тогда тазы гремят?» А теперь представь, каково это слышать тому, кому ты звонишь?

А может быть, родители ждут, пока им позвонят, чтобы сказать что-нибудь о пропавшем ребёнке, а в это время звонишь ты со всяки­ми глупостями.

Ну, и наконец, представь, было бы тебе приятно, если бы так же подшутили над тобой? Наверное, тебе было бы обидно и немножко грустно, что над тобой посмеялись. Зато ты можешь так звонить, не опасаясь, что сделаешь людям неприятное, на День смеха первого ап­реля.

Однажды у меня зазвонил телефон. Я сняла трубку и услышала мальчишеский голос:

— Алло! Это кто?

— Простите, а кто вам нужен? — спросила я.

— Андрюша!

— Но мальчиков с таким именем у нас нет. Вы, вероятно, ошиблись номером!

В ответ донеслись короткие гудки.

♦ Вежливый ли мальчик позвонил мне? А как вы говорили бы на его месте?

Сначала нужно было поздороваться и назвать свое имя. После этого попросить к телефону Андрея, сказав: «Будьте добры, позовите, пожалуйста, Андрея».

В конце разговора следовало бы извиниться и сказать: «До свидания».

Когда вы звоните в учреждение, допустим папе на работу, не забудьте назвать папу по имени-отчеству. Например, «Добрый день! Это говорит Петя Иванов. Позовите, пожалуйста, Николая Алексеевича».

Если кто-то из взрослых звонит вам домой и спрашивает маму или папу, а их нет дома, можно спросить, что передать родителям.

Не очень-то вежливо подолгу занимать телефон, когда в этом нет особой необходимости. Ведь в это время вам могут звонить, чтобы передать важное сообщение, или телефон нужен кому-то из домашних.

Послушайте стихотворение.

Телефон

Занят телефон у нас —

Брат болтает с другом час

О машинах, вертолетах,

О космических полетах.

Он беседой увлечен!

(Я могу его понять.)

Но нельзя же занимать

Так надолго телефон!

Телефон — очень нужный и полезный аппарат! Без него трудно представить нашу жизнь. Он связывает родных, живущих в разных местах, помогает быстро передать важное сообщение, поздравить друг друга с днем рождения, справиться о здоровье близких, вызвать врача больному.

Представьте, что вы звоните в поликлинику и хотите пригласить врача. Надо сказать так: «Здравствуйте! Это поликлиника? Я хотел бы вызвать врача на дом». После этого следует точно указать фамилию, имя и отчество больного, сказать, что с ним случилось, назвать ваш адрес.

♦ Кто должен первым закончить телефонный разговор — тот, кто позвонил, или тот, кому звонили?

По правилам этикета первым должен закончить разговор тот, кто позвонил.

Правила телефонного этикета

♦ По телефону говорите ровным, спокойным голосом.

♦ Когда вы звоните в учреждение, то такой телефонный разговор носит название «официального». Куда бы вы ни звонили: в клуб, школу, магазин, поликлинику, сначала поздоровайтесь, потом выясните, туда ли вы попали, затем представьтесь и задайте интересующий вас вопрос. В конце разговора попрощайтесь.

♦ Разговор по телефону младшего со старшим должен быть подчеркнуто вежливым, первым заканчивает разговор старший.

♦ Телефонный разговор не должен быть слишком долгим.

♦ Ваша просьба при телефонном разговоре должна быть выражена вежливо. Не забывайте употреблять слова «будьте любезны» или «будьте добры», «пожалуйста», «спасибо».

♦ Позвонив другу, прежде всего узнайте, есть ли у него время для разговора, не занят ли он. Если вы часто бываете в его семье и знаете его родных, можно передать им привет. Так вы покажете, что внимательно относитесь к родным и близким вашего товарища.

Послушайте сказку.

В ремонтной мастерской

В ремонтную мастерскую приносили сломанные телефоны. Опытный Мастер чинил их, и потом аппараты еще долго служили людям. Однажды вечером Мастер поставил на свой рабочий столик два аппарата — Синий и Красный.

«Займусь ими завтра», — подумал он. Погасил свет, запер мастерскую на ключ и ушел домой.

Сначала аппараты стояли на столе молча, потом один из них негромко сказал:

— Позвольте представиться — меня зовут Красный телефон. Принадлежу я семье Семеновых.

— А меня зовут Синий, — ответил другой. — Я живу в семье Сухаревых.

— Ах, — вздохнул Красный телефон, — мне не терпится поскорее вернуться домой. Я скучаю без своих хозяев.

Синий телефон в ответ промолчал и только тяжело вздохнул. Тогда Красный продолжил свой рассказ:

— Наташа, хоть и маленькая, но удивительно воспитанная и тактичная девочка. Кто бы ни позвонил, — говорит мягко, спокойно, уважительно! Это у нас в семье традиция такая — уважительное отношение к людям!

— А если кто-то номер неправильно набрал и в вашу квартиру попал? — спросил Синий телефон.

♦ Что вы говорите человеку, который по ошибке набрал ваш номер телефона?

— Ну что ж тут такого? Кто не ошибается? Тогда ему вежливо объяснят, что, мол, не туда вы попали. Такое случается часто!

— Да, вы правы, — ответил Синий телефон. — Что касается меня, то я домой не тороплюсь. Мне здесь, в мастерской, как-то спокойнее. Хотя семья, где я живу, небольшая, но один Филипп чего стоит! Про него мама так и говорит: «Филипп — к трубке прилип!» Он как из школы придет, так сразу к телефону! Одной рукой ложку ко рту подносит, другой — трубку телефонную к уху прижимает. Говорит и жует одновременно! А какие словечки употребляет! Я их даже повторять не хочу! Глупые и грубые… А сколько раз трубку ронял! Видите, трубка вся в царапинах, а кое-где и склеена.

— Да, не повезло вам с хозяевами, — вздохнул Красный телефон.

— Но это еще не все. У Филиппа сестра младшая есть. Имя у нее красивое — Элеонора. Но я зову ее Норка-тараторка. Снимет трубку и болтает с подругами два часа без перерыва. Вот однажды случай был: маме с работы пытались дозвониться, хотели сказать, чтобы она срочно в командировку собиралась. Билет на поезд уже заказали, а сообщить- то не смогли. Телефон у нас все время занят. Командировку пришлось перенести, и мама очень расстроилась. — Синий телефон вздохнул и продолжил: — Недавно Элеонора трубку взяла, да как закричит на всю квартиру: «Пап! Тебя к телефону дядька какой-то!»

— Вот ужас-то! — вздрогнул Красный телефон.

— Еще какой! Это папин начальник звонил. Ему, наверное, не очень-то приятно было услышать, как его «каким-то дядькой» назвали.

♦ Как бы вы ответили на месте Элеоноры?

Красный телефон с гордостью произнес:

— У нас все по-другому — если Наташа трубку снимет, то скажет так: «Здравствуйте, будьте добры, подождите минутку, я сейчас папу позову».

— Ну это совсем другое дело!

— А вообще-то телефонный этикет не такой уж и сложный. Нужно уважать собеседника. Относиться к любому позвонившему доброжелательно. Вот и все! — сказал Красный телефон.

— Верно! Я тоже так думаю, — поддержал его Синий.

— Ну да ладно! Поздно уже. Давайте отдохнем, — предложил Красный телефон.

И телефоны замолчали до утра. Каждый из них думал о чем-то своем.

♦ Почему Красный телефон хотел поскорее вернуться домой?

♦ Почему Синий телефон не торопился домой?

♦ Как разговаривала по телефону Наташа?

♦ Как разговаривали по телефону Филипп и Элеонора?

♦ Знаете ли вы телефонный этикет?

Ответьте на вопросы

1. Есть ли у вас телефон?

2. Знаете ли вы номер вашего телефона?

3. Какими словами следует начать беседу по телефону? Как ее нужно закончить?

4. Почему нельзя подолгу занимать телефон? Кто обычно заканчивает телефонный разговор?

Выполните задание

Разыграйте сценки: «Разговор с подругой по телефону», «Вызов врача», «Разговор с родителями друга».

Мария Кравсун
«Этикет телефонного разговора». Конспект занятия в старшей группе

Конспект непосредственно образовательной деятельности

по социально – коммуникативному развитию

в старшей группе

Тема : «Этикет телефонного разговора »

Цель : Формирование навыков культурного поведения у детей дошкольного возраста и воспитание их нравственной личности.

Задачи :

Образовательные :

1) Знакомить детей с правилами телефонного разговора , используя принятые нормы вежливого речевого общения;

2) Познакомить детей с нужными телефонными номерами ;

3) Закреплять умение пользоваться телефонным аппаратом . Закреплять знания детей о вежливых словах, расширять словарный запас.

Развивающие :

1) Развивать внимание, память, активность речи;

2) Способность к самостоятельным суждениям, умение вести диалог, умение выслушать;

3) Упражнять в умении отвечать на телефонный звонок .

Воспитательные :

1) Воспитывать в детях уважение к другим людям, желание быть вежливыми;

2)Воспитывать бережное отношение к вещам.

Предварительная работа : Чтение сказки К. И. Чуковского «Айболит» , «У меня зазвонил телефон » . Беседа с детьми на тему : «Для чего нам нужен телефон ?»

Оборудование : два телефонных аппарата , костюм доктора Айболита, аудиозапись телефонного разговора с больными зверятами, атрибуты.

Ход НОД:

Звучит музыка из сказки «Айболит» . Появляется ребёнок из другой группы в костюме Айболита с чемоданчиком в руке и телефонным аппаратом .

Айболит : Здравствуйте, ребятки! Как поживаете? Я к вам за помощью пришёл. В Африке ждут моего телефонного звонка больные зверята. Они хотят знать, когда я к ним прилечу, а я не могу им позвонить, потому что не знаю, как это сделать. Помогите мне, объясните, что это за штука – телефон и как с ним надо обращаться, а главное – как позвонить.

Воспитатель : Ну как, ребята, поможем доктору Айболиту? А вы, доктор Айболит, присаживайтесь, пожалуйста, и послушайте.

В ходе занятия воспитатель привлекает доктора Айболита к играм и ответам на вопросы.

Для чего нам нужен телефон ?

Кому вы звоните по телефону ?

Какие правила разговора по телефону вы знаете и соблюдаете?

Куда звонить при возникновении экстренных ситуаций? (Слайд № 1)

Ответы детей

Как вызвать по телефону «пожарных» ?

Ответы детей

Если в доме вспыхнет пламя,

Вряд ли справитесь вы сами,

Перед тем, как спорить с ним

Наберите … (01) (Слайд № 2) Дети обыгрывают ситуацию

Как вызвать по телефону «милицию» ?

Ответы детей

Если видишь преступленье

Иль к нему приготовленье,

Граждан защити права,

Набери скорей … (02) (Слайд № 3) Дети обыгрывают ситуацию

Как вызвать по телефону «скорую помощь» ?

Если человеку плохо,

Толку нет вздыхать и охать,

Срочно номер набери

Скорой помощи… (03) (Слайд № 4) Дети обыгрывают ситуацию

Как вызвать по телефону «газовую службу» ?

Если сильно пахнет газом,

Форточки откройте сразу,

Не включайте свет в квартире

И звоните … (04) (Слайд № 5) Дети обыгрывают ситуацию

Если ты один остался,

Заблудился, потерялся,

Подойди к прохожей даме,

Пусть твоей позвонит маме

Ребята, по этим номерам можно позвонить с домашнего телефона , а чтобы позвонить с сотового телефона , мы используем номера : «101» , «102» , «103» , «104» (Слайд № 6)

А все эти службы собраны в единый номер службы спасения «112» (Слайд № 7)

Есть ещё одно очень важное правило при телефонном разговоре , и сейчас вы сами о нём догадаетесь.

Проводится игра «Испорченный телефон » . Воспитатель предлагает детям встать в шеренгу и шёпотом передать друг другу одно и то же слово, затем сравнить первое и последнее слова.

Вы догадались, какое важное правило подсказала нам игра «Испорченный телефон » : говорить по телефону надо чётко и ясно , чтобы вас правильно поняли. А теперь поупражняемся в правилах телефонного разговора .

Воспитатель предлагает ситуации, участниками которых являются один из детей и воспитатель.

Задания :

Пригласить подругу погулять.

Позвонить маме на работу и узнать, когда она придёт домой.

Ответить на телефонный звонок воспитателя Марии Степановны.

Ответить по телефону маминой подруге (её нет дома, она моет голову в ванной комнате, она спит) .

Ответить по телефону человеку , который ошибся и неправильно набрал номер.

Ты звонишь другу. К телефону подошла его мама (друг дома, его нет дома) .

Физкультминутка

А теперь поиграй с нами! Представим что мы в Африке!

Дети идут по кругу :

В Африку мы пришли,

мы пришли,

мы пришли.

Черепаху здесь нашли,

ой нашли,

ой нашли.

Приседай, приседай (дети приседают)

Черепаху травкой угощай (дети протягивают руки вперёд)

В Африку мы пришли (шагают по кругу)

Страуса мы нашли.

На носочки вставай, (рукой показывают вверх)

Руки вверх поднимай!

В Африку мы пришли,

И слона мы нашли (изображают слона)

Он ушами хлопает (изображают хлопанье ушами)

И ногами топает (топают как слоны)

За руки мы все взялись,

И все дружно обнялись! (обнимаются)

Воспитатель :Телефон – это важное средство короткого общения, благодаря которому мы наводим справки, узнаём о здоровье близких и друзей, договариваемся о времени и месте встречи. Но для этого надо знать основные правила. Давайте вспомним их.

Воспитатель побуждает назвать основные правила телефонного этикета , при затруднении приводит ситуации, позволяющие вывести это правило. Например : рано утром, когда все ещё спали, раздался телефонный звонок , все в испуге проснулись. Оказалось, что Серёжа хотел узнать у товарища, во сколько начинаются мультики.

Правила :

Ждать ответа на телефонный звонок – 5 – 7 гудков

При звонке телефона стараться побыстрее поднять трубку и ответить.

Осторожно снимать трубку с телефонного аппарата и так же осторожно класть её на место.

Начинать разговор со словами приветствия и заканчивать словами прощания.

Говорить вежливо, чётко и недолго.

Никогда не звонить рано утром и поздно вечером.

Айболит : Спасибо, ребята, что рассказали, как пользоваться телефоном . Можно мне позвонить в Африку?

Доктор «Айболит» набирает номер телефона , включается аудиозапись ответов зверей.

Айболит : Здравствуйте, зверюшки! Как вы поживаете?

Зверята :

Здравствуй, доктор Айболит!

У нас ангина, скарлатина, холерина,

… аппендицит,

Малярия и бронхит!

А вы принимаете лекарства, которые я вам советовал?

Да, но мы тебя ждём, очень, очень, потому что в Африке,

На чёрной Лимпопо,

Сидит и плачет в Африке

Печальный Гиппопо.

Он в Африке, он в Африке

Под пальмою сидит

И на море из Африки

Без отдыха глядит :

Не едет ли в кораблике

Доктор Айболит?

Я обязательно приеду. Завтра выезжаю. До свидания.

До свидания, доктор Айболит (Уходит)

Воспитатель :Сам не справишься с пожаром-

Этот труд не для детей.

Не теряя время даром,

101 звони скорей.

Набирай умело,

Чтоб не всё сгорело.

Пусть помнит каждый гражданин,

Пожарный номер 101!

Дома я один остался,

Кто – то дверь открыть пытался.

Я тогда 102 набрал.

Не прошло и пять минут,

Как воришку заберут! (Слайд № 8)

Если мама заболела,

Не волнуйся и не плачь.

Набирай 103 скорее

И приедет к маме врач.

Если что – нибудь случится-

«Помощь скорая примчится»

Если дома пахнет газом,

Ты не спи и не скучай.

Газ скорей перекрывай,

Окна шире открывай,

104 набирай,

Службу газа вызывай! (Слайд № 9)

Воспитатель : Я надеюсь, что ребята тоже запомнили правила разговора по телефону и будут их выполнять.

фразы приветствия, жесты и смыслы

Открывая дверь, потенциальный клиент складывает впечатление о салоне красоты в первую минуту. Всего-то! Каким ему быть, во многом определяет то, как администратор салона красоты выглядит, смотрит, приветствует и строит разговор.

На первый взгляд – ничего особенного, достаточно быть просто вежливым. Однако есть нюансы. Здороваясь с клиентом, вы готовите почву для дальнейшего общения. Потом его можно будет «монетизировать» — в будущие визиты, позитивное восприятие салона в целом и желание вас рекомендовать.

Итак, как встречать клиента в салоне красоты? 

Профессиональный администратор в салоне красоты есть не всегда. Нередко его функцию выполняет мастер или даже сам директор. В любом случае, от того, насколько они (или вы) грамотно поприветствуют и примут гостя, зависят будущие взаимоотношения клиента с салоном.

ВНЕШНИЙ ВИД

Начнем с внешнего вида администратора. Одежда, прическа и макияж всегда должны быть в порядке. Ухоженность, т.е., чистота и аккуратность, а также бейдж с именем и должностью – это must have. Уместность того или иного стиля прически, мейк-апа, покрытия ногтей и в целом внешнего вида зависит от концепции салона красоты или косметологического центра. Где-то допускаются яркие образы, где-то – строгий спокойный стиль.

Человек, который приходит к вам первый раз, с учетом легкой стрессовой ситуации («новый салон для меня, а вдруг не так подстригут?»), особенно остро подмечает даже второстепенные детали. Обилие бижутерии или небрежный макияж в его глазах работают как раздражающий фактор – «Я же пришел за «красотой», а тут… Я точно по адресу?»

Важно, за каким занятием вас застал вошедший в салон клиент – в момент его появления не стоит обсуждать личные вопросы по телефону, критиковать руководителя, обсуждать с мастерами клиентов, громко возмущаться ситуацией в стране или ругать поставщиков.

КАК ПРИВЕТСТВОВАТЬ КЛИЕНТОВ

• Встречайте клиента грамотными, тактичными, уместными фразами. «Доброе утро» (в наших широтах это до 12.00), «добрый день» (с 12.00 до 18.00), «добрый вечер» (с 18.00) – простые, приятные и уместные приветствия в салоне красоты, косметологическом центре и СПА.
• Говоря «здравствуйте» – не сбивайтесь на «здрасьте».
• Не рекомендую говорить «приветствую» – редкая концепция предусматривает пафосность и уменьшение дистанции одновременно.
• Управляйте своим настроением и интонациями голоса. Вы раздражены, в салон зашел случайный человек – профессиональный администратор здоровается так, как всегда, но не с одолжением и снисходительностью. Профессиональный администратор отличается от продавцов провинциальных супермаркетов. Да и те уже давно обучены не демонстрировать негативные эмоции клиентам.

После приветствия выдержите паузу в 2-3 секунды – укротите в себе желание сразу же накидываться на гостя. Вдох-выдох, клиент спокойно осмотрится «на местности», «выдохнет» улицу и переключится на салон.

Внимательность – один из навыков профессионального администратора салона красоты. Услышав тональность приветствия клиента в ответ, вы получите информацию о том, в каком настроении он находится, расположен ли он к общению или нет. «Срок годности» приветствия ограничен, поэтому приучите себя слушать внимательно и смотреть в прямо в лицо клиенту. Эти очевидные, на первый взгляд, рекомендации, не соблюдает каждый второй администратор.

Если клиент по записи пришел вовремя – отдельно поблагодарите его за это: «Елена, благодарим, что пришли вовремя!»

Это не обязательная, но желательная благодарность. Благодарите клиента за все, что он делает согласно вашим Правилам или во благо вашего салона или клиники. Например: подписывает Информационное соглашение на процедуру или Карту клиента, не опаздывает, предупреждает об отмене записи не позднее, чем за 24 часа, оставляет отзыв или приобретает дополнительные продукты.

АДАПТАЦИЯ КЛИЕНТА

После приветствия вы показываете клиенту, где гардероб, дамская комната, предлагаете приятные гостеприимные мелочи: напитки, wi-fi, книги, каталоги коллекций ваших мастеров.

Клиентам всегда приятно, когда независимо от того, есть администратор в салоне или нет, также на ресепшн их выходит встречать и мастер, лично сопровождая гостя в зону работы/кабинет. Это подсознательно говорит человеку о том, что мастер готов к работе именно с ним, «настроился» именно на него и не будет поглощен «доделыванием» процедуры с предыдущим клиентом.

ПРИВЕТСТВИЕ КЛИЕНТА САЛОНА КРАСОТЫ ПО ТЕЛЕФОНУ

Если вы клиента «встречаете» по телефону (он звонит сам в салон), то для грамотного приветствия и дальнейшего общения с клиентом, целью которого будет – запись (т.е, продажа) Вам понадобится стандарт записи клиента – детальный, включающий в себя все этапы от приветствия до окончания разговора. 

Вы не видите, а слышите клиента, и если он звонит, то определенно интересуется конкретной услугой. Чтобы избежать суеты поиска – пусть вся необходимая информация (прайсы, расписание, журнал записей и т.д.) будет перед глазами. Это возможно – конечно. Как это сделать технически, вы можете узнать на занятиях для администраторов или в книге Натальи Гончаренко «Мой салон красоты» (более 600 проданных экземпляров спустя 3 месяца после выхода издания в марте 2018 года).

Здоровайтесь и начинайте беседу по телефону с расстановкой, подчеркнуто внятно, давая человеку возможность осмыслить услышанное – ведь у всех уровень восприятия «на слух» разный. Есть техники, с помощью которых администраторов салонов красоты учат четкой артикуляции и присоединению к темпу и громкости речи собеседника. Узнать о них вы можете на этом курсе для администраторов.

И при личном общении, и в телефонном разговоре избегайте фраз, демонстрирующих с вашей стороны сомнение, равнодушие, раздражение: «Может быть», «Мы не в состоянии», «Я не могу», «Ну точно не сегодня», «Вы что-то путаете явно», «Вчера был другой администратор», «А в чем проблема?», «У меня не записано», «Я не знаю, кто вам такое сказал» и тому подобных выражений. Даже если это и так – есть мягкие синонимичные обороты, не вызывающие неприятие. Например, вместо фразы «Я не знаю» используют «Я уточню информацию по вашему вопросу». Вместо «Не могу вам ничего обещать» используют фразу «Я сделаю все возможное, чтобы решить ваш вопрос». Ничто так не отпугивает клиента, как неотесанная, категоричная, грубая лексика.

Всегда следите за грамотностью речи и правильным произношением слов (часто «страдают» ударения), исключайте «суржик». Старайтесь в приветствии последовательно строить предложения, избегайте фраз-клише, слов-паразитов, сленга, научной терминологии, кичливых междометий типа «вау» и прочего речевого мусора.

ПРИВЕТСТВИЕ КЛИЕНТОВ: ЯЗЫК ЖЕСТОВ

Если в салоне красоты нет стойки администратора и клиента приходится встречать, что называется, у двери – никогда не бегите «со всех ног». Но и не демонстрируйте пляжную ленивость приближения. Походка – уверенная, двигаясь навстречу к клиенту, слегка наклоните голову в приветственном жесте – да, вы его ждали, да, вы его приглашаете. Но не следует чересчур бурно реагировать на его появление, стараться пожать руку несмотря ни на что – не проявляйте агрессивную коммуникабельность.

Никогда не подходите к гостю со спины и тем более внезапно – только сбоку или так, чтобы он вас видел; не стойте к нему спиной.

Во время приветствия не держите руки в карманах или за спиной, не скрещивайте ноги, не смыкайте намертво руки перед собой – избегайте ситуативной «закрытости» жестов и позы. В конце концов, как бы это цинично не звучало, пришел ваш «доход», и вы действительно ему рады!

Администратор салона красоты приветствует клиента искренней, но не фарфоровой улыбкой. Это тренируется. Репетиция улыбки отдельно перед зеркалом дома, если вы хотите научиться искренне улыбаться – такая же обязанность, как учить английские слова, если вы хотите научиться разговаривать на английском языке. Во время приветствия смотрите человеку в глаза. Не отводите взгляд – в противном случае человек начинает подсознательно ждать обмана.

Не допускайте расслабленности, не опирайтесь о стену, не зевайте и ничего себе не чешите. Уважайте личное пространство посетителя – не приближайтесь к нему вплотную. Это раздражает и вызывает неприятие.

Также не разрешайте ни себе, ни коллегам оценивающий, «сканирующий» осмотр входящего с пристрастием по принципу «А сколько он, клиент, «стоит»? Не концентрируйте взгляд даже на его очень или не очень, с вашей точки зрения, выдающейся брошке, сумке, туфлях и т.д. Смотрите в его глаза и демонстрируйте симпатию.

ПРИВЕТСТВУЕМ КЛИЕНТА: ГЕНДЕРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ

Здороваясь с представительницами прекрасного пола, не скупитесь на деликатный, нейтральный, опять же – уместный комплимент. Женщины любят ушами, доказано не единожды! Найдите, за что можно зацепиться после приветствия — и искренне сделайте комплимент (парфюм, загар, все та же «брошка»).

Мужчины не слишком вольготно себя чувствуют на женской территории, которой до сих пор считаются классические салоны красоты. Поэтому с мужчинами меньше псевдолюбезностей и больше конкретики. Приветливый, улыбающийся и четко излагающий свои мысли администратор – в глазах мужчины практически эксперт.

Дети. Важные личности старше 5 лет уже готовы к активному общению. Здоровайтесь и фокусируйтесь не только на родителе, но и на маленьком человеке с его ожиданиями: «А какую прическу ты хочешь? А сколько косичек ты носишь? А твоя мама что думает?» Приветствуйте ребенка по-взрослому, и взрослые будут довольны, как дети.

КОГДА НУЖНО ОТКАЗАТЬ

Бывают случаи, когда следом за приветствием следует отказать клиенту. Среди законных причин: пришел вне записи, существенно опоздал, имеет серьезное повреждение кожи, находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, демонстрирует психическую неадекватность и т.д.

Даже в этом случае должна присутствовать корректность, аргументированность, и дипломатичность – отказывайте, ссылаясь исключительно на ваши внутренние правила и нормы законодательства. Этой информацией администратора салона красоты обеспечивает руководитель.

Не исключены ситуации, когда клиент вместо «здравствуйте» с порога кричит: «Аферисты!» – жалуясь на якобы последствия какой-либо процедуры в вашем салоне накануне. Или руководствуется субъективным восприятием «некачественной работы», но почему-то на следующий день: «Во что вы меня покрасили, дома никому не нравится!»

В этом случае ваша задача: поздоровавшись, спокойно действовать, согласно стандарту работы с недовольным клиентом. Такой стандарт индивидуален в каждом салоне красоты, косметологическом центре или СПА. В нем предусмотрено все: от того, как ответить клиенту, снизив градус агрессии, как и где принять жалобу, как проинформировать о дальнейших действиях по решению претензии.

P.S.

Здороваться, приветствовать, встречать клиента – это эмоциональная, энергетически затратная работа администратора.

Особенно сложно приходится новичкам. Но если вы всерьез хотите стать профессиональным администратором салона красоты, то быстро научитесь приветствовать клиентов без труда и особых эмоциональных издержек.

Желаю вам успеха!

Подготовила Елена Тархова

Мы в Салонном маркетинге мечтаем о том, чтобы все, кто работает с клиентами в сфере услуг заговорили на грамотном английском языке.

Купить самоучитель Дениса Третьякова «English. The 1st sinking» / «Английский язык. Первое погружение»

Денис Третьяков — основатель DenEdSy, системы глубокого изучения английского языка. Опыт преподавания и разработки методик — 20 лет.

«English. The 1st sinking» – самоучитель современного, грамотного английского языка с элементами ситкома и аудио. В нем — 336 страниц, 12 юнитов, 5 разделов в каждом юните, 3 уровня обучения.

Отдельно идет брошюра А5 «Мои шпаргалки» с опорными схемами для запоминания грамматики (удобно и просто). АУДИО с лексикой к каждому разделу.

Обучение построено по принципу «спирали» – поэтому ваш базовый уровень владения может быть любым.

Теги: [ приветствие для клиента, фразы приветствия клиента, приветствие нового клиента, как приветствовать клиента, приветствие фразы клиента, доброе утро клиенты салона красоты, фразы приветствия клиента по телефону, правильное приветствие клиента, стандарт приветствия клиента по телефону, фразы для встречи клиентов ]

Мнение портала СМ может не совпадать с мнением авторов.

Покупайте лучшие книги и видеокурсы о бизнесе в индустрии красоты в МАГАЗИНЕ СМ. Их уже читают и смотрят в 30 странах мира!
Подписаться на Telegram-канал СМ.

Как выучить английский язык? Мы в СМ учим английский язык с Денисом Третьяковым — автором системы DenEdSy и учебника «Английский язык. Первое погружение». Почему мы учим язык по книге, а не по приложениям? Потому что, в искусственном интеллекте нам, как ни странно, не хватает… интеллекта. Рекомендуем: грамотный, современный английский, аудио, строгая методология, контроль и поддержка.

Комментарии для сайта Cackle

Рекомендуем прочитать

Приветствие

Уважаемые владельцы животных!

К сожалению, животные болеют, не обращая внимания на неблагополучную эпидемиологическую ситуацию в мире.

По возможности, мы будет пытаться помочь заочно, поэтому если вы заметили какие-либо признаки болезни Вашего питомца, Вы можете связаться с ветеринарным врачом по электронной почте [email protected], сообщив породу, вес и возраст питомца, описав  клинические признаки и имеющиеся хронические заболевания. В связи с большой занятостью, мы не всегда можем ответить на Ваше письмо быстро, поэтому при остро возникшей проблеме лучше позвоните по телефону (812)6088414. Возможно, мы сможем помочь, пока болезнь не зашла слишком далеко или согласуем время приема.

Ветеринарные врачи продолжают работать на основании части б-в п.1 Указа президента РФ о вынужденных выходных  и пункта 2.3.3 Постановления Правительства Санкт-Петербурга №161 от 25.03.2020.

Мы всегда готовы им помочь, но в целях для соблюдения мер профилактики распространения новой коронавирусной инфекции наша аптека и клиника работают в ограниченном режиме. У нас проводится непрерывная дезинфекция воздуха Дезарами и дополнительное регулярное кварцевание и обработка поверхностей антисептиком.

Вы можете приобрести необходимые корма и медикаменты для Ваших питомцев, получить необходимые ветеринарные услуги, но:

• отменена живая очередь, для контроля количества человек в холле впуск в клинику осуществляется по звонку, установленном в тамбуре
• приём ветеринарным врачом возможен только по предварительной записи по телефону (812)6088414
• при нахождении в холле клиники необходимо соблюдать дистанцию не менее 1,5 метров, для чего на полу сделана соответствующая разметка
• на прием не допускаются дети и пожилые люди
• рекомендуем при посещении клиники обработать руки или перчатки антисептиком, который имеется на стойке администратора и в уборной, и приходить в маске.

Рекомендуем предварительно согласовать с персоналом клиники необходимость посещения клиники, помните, что Вам не следует покидать дом без особой необходимости, за исключением  случаев следования к месту/от мест у приобретения товаров, работ, услуг, реализация которых не ограничена в соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга № 167 от 30.03.2020

Просим вам соблюдать спокойствие, соблюдать все меры безопасности и предосторожности.

Берегите себя и своих питомцев!

———————————————————————————————————————————

 

Приветствуем Вас на сайте ветеринарной клиники в Санкт-Петербурге «СовВет»!

 

 

Название нашей клиники для собак и кошек происходит от словосочетания «современная ветеринария», поскольку ветеринарная медицина очень динамична и подходы к лечению могут меняться вплоть до противоположного.

Наша ветеринарная клиника расположена во Фрунзенском районе, в 12 минутах (1 км) от метро «Купчино» (съезд с КАД на Витебский – Дунайский пр.).

Наши принципы:

1) Мы любим животных и готовы бороться за их долгую и здоровую жизнь.

2) Несмотря на наш практический опыт (уже 17 лет) мы продолжаем учиться, посещать специализированные конференции и читать иностранную литературу, чтобы внедрять более эффективные методы лечения собак и кошек.

3) Наша задача – поддержать здоровье Вашего питомца, избегая назначения «ненужных» препаратов и лишних манипуляций.

4) Придерживаясь принципов научно-доказательной ветеринарной медицины, мы считаем неприемлемым проведение экспериментов на собаках и кошках в условиях частной ветеринарной клиники.

5) Открывая свою клинику, мы преследуем цель оказания профессиональных ветеринарных услуг в максимально комфортных условиях для пациента, чтобы посещение доктора нанесло минимальный стресс для Вашего питомца.

6) Мы не боги. Если мы не сможем помочь, но знаем, где Вашему питомцу окажут более квалифицированную помощь, мы готовы направить пациента к другому специалисту на диагностическое исследование или процедуру в стороннюю ветеринарную клинику.

7) Мы открыты для дискуссии с коллегами по вопросам диагностики и лечения совместных пациентов.

Приглашаем Вас за покупками в наш зоомагазин, где Вы сможете купить профессиональные корма и лакомства для собак и кошек, подстилки и средства гигиены, игрушки и переноски, расчески и фурминаторы, когтеточки и когтерезы для четвероногих друзей!

Мы искренне желаем здоровья и благополучия Вам и Вашим питомцам!

12 самых популярных типов приветствий центра обработки вызовов с примерами сценариев

3. Приветствие доступных агентов

Что слышат вызывающие абоненты, когда их перенаправляют доступному агенту.

Примеры скриптов:

• «Пожалуйста, подождите, пока вы подключитесь к следующему доступному агенту».
• «Пожалуйста, оставайтесь на связи. Ваш звонок передается одному из наших представителей службы поддержки ».
• «Ваш вызов соединяется».

4. Ожидание сообщения

Что слышат абоненты, попадая в очередь ожидания.

Примеры скриптов:

• «Все наши агенты в настоящее время заняты. Пожалуйста, подождите, и мы ответим на ваш звонок как можно скорее ».
• «Все наши агенты в настоящее время помогают другим абонентам. Если вы хотите обойти очередь ожидания, вы можете нажать 1, чтобы оставить сообщение, или нажмите 2, чтобы агент перезвонил вам. В противном случае оставайтесь на линии, и на ваш звонок ответят в том порядке, в котором он был получен ».
• «Все наши агенты сейчас заняты.Ваш звонок очень важен для нас. Оставайтесь на линии, и на ваш звонок ответят в том порядке, в котором он был получен ».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы включили очередь на голосовую почту и / или обратный вызов очереди, не забудьте уведомить вызывающего абонента об их дополнительных параметрах.

5. Объявление о задержке

Что звонящий слышит каждые две минуты нахождения в очереди ожидания.

Примеры скриптов:

• «Спасибо за терпение. Все наши агенты по-прежнему заняты.Продолжайте удерживать, и на ваш звонок ответят в том порядке, в котором он был получен ».
• «Все наши агенты все еще заняты. Если вы хотите, чтобы вам перезвонили, нажмите 1, и следующий доступный агент перезвонит вам. В противном случае оставайтесь на линии, и на ваш звонок ответят в том порядке, в котором он был получен ».
• «Все наши агенты все еще заняты. Посетите наш веб-сайт www.companyname.com для получения полезной информации или продолжайте удерживать, и следующий доступный агент примет ваш звонок.”
• «Спасибо за проведение. Ваш звонок важен для нас. Продолжайте удерживать, и следующий доступный агент ответит на ваш звонок ».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы включили очередь на голосовую почту и / или обратный вызов очереди, не забудьте уведомить вызывающего абонента об их дополнительных параметрах.

6. Сообщение очереди полного ожидания

Что слышит вызывающий абонент, когда очередь ожидания заполнена.

Примеры скриптов:

• «В настоящее время у нас очень много звонков.Пожалуйста, оставьте сообщение со своим именем и номером телефона, и мы перезвоним вам как можно скорее ».
• «Все наши агенты сейчас заняты. Пожалуйста, оставьте сообщение после гудка, и один из наших представителей службы поддержки перезвонит вам как можно скорее ».
• «Все наши агенты в настоящее время заняты. Если вы хотите оставить сообщение, вы можете сделать это после звукового сигнала. Или вы можете отправить свой вопрос по адресу [адрес электронной почты защищен] Спасибо! »
• «Мы приносим свои извинения, но в настоящее время у нас очень много звонков.Пожалуйста, оставьте сообщение после звукового сигнала, отправьте нам письмо поддержки по адресу [адрес электронной почты защищен] или поговорите с нами в чате на сайте companyname.com ».
• «В настоящее время все наши агенты помогают другим абонентам. Пожалуйста, оставьте сообщение после сигнала, и мы перезвоним вам как можно скорее ».

7. Сообщение голосовой почты

Приветствие голосовой почты компании, которое слышат абоненты.

Примеры сценариев голосовой почты:

• «Вы получили голосовую почту [название компании].Пожалуйста, оставьте подробное сообщение, и кто-нибудь перезвонит вам как можно скорее ».
• «Спасибо, что позвонили [название компании]. Вы получили это сообщение либо потому, что все наши агенты в настоящее время заняты оказанием помощи другим абонентам, либо это сообщение находится в нерабочее время. Пожалуйста, оставьте сообщение после сигнала, и мы перезвоним вам как можно скорее ».
• «Спасибо, что позвонили [название компании]. Пожалуйста, оставьте сообщение со своим именем и номером телефона, и мы перезвоним вам в ближайшее время.”

8. В нерабочее время

Что слышит звонящий, когда звонит в вашу компанию в нерабочее время.

Примеры скриптов:

• «Спасибо, что позвонили [название компании]. В настоящее время мы не можем ответить на ваш звонок. Оставьте сообщение после звукового сигнала или свяжитесь с нами в рабочее время: с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00 по восточноевропейскому стандартному времени. Спасибо!»
• «Спасибо, что позвонили [название компании]. Вы получили это сообщение, потому что оно пришло в нерабочее время.Пожалуйста, оставьте сообщение после сигнала или перезвоните с 9 утра до 5 вечера по восточному стандартному времени с понедельника по пятницу ».
• «Спасибо, что позвонили [название компании]. В настоящее время мы закрыты. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните с понедельника по пятницу с 9 до 17 часов по восточному стандартному времени. Спасибо!»

9. Сообщение обратного вызова очереди

Что слышит вызывающий абонент, когда запрашивает обратный вызов из очереди.

Примеры скриптов:

• «Вы запросили, чтобы следующий доступный агент перезвонил вам из очереди.Теперь можете повесить трубку и дождаться нашего звонка. До свидания.»
• «Спасибо за обратный звонок. Теперь можете повесить трубку и дождаться нашего звонка. До свидания.»
• «Вы запросили, чтобы следующий доступный агент перезвонил вам из очереди. Положите трубку и дождитесь нашего звонка. До свидания.»

10. Сообщение о достижении максимального времени ожидания

Что слышит вызывающий абонент, ожидая в очереди максимальное количество времени.

Примеры скриптов:

• «Вы превысили лимит ожидания для этой очереди.Повесьте трубку и попробуйте позвонить еще раз ».
• «Все наши агенты все еще заняты. Повесьте трубку и попробуйте позвонить еще раз ».
• «Все наши агенты все еще заняты. Повесьте трубку и попробуйте позвонить еще раз или напишите нам по электронной почте на адрес [адрес электронной почты защищен] ”

11. Сообщение обратного вызова в очереди неудачно

Что слышит вызывающий абонент, если он запросил обратный вызов очереди, но нет агента, который мог бы перезвонить ему.

Примеры скриптов:

• «Здравствуйте.Это обратный вызов, который вы запросили от [название компании]. К сожалению, мы не можем выполнить ваш запрос. Пожалуйста, перезвоните нам в наши обычные рабочие часы: с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00 по восточноевропейскому стандартному времени ».
• «Спасибо, что позвонили [название компании]. Приносим извинения, но нам не удалось связать вас ни с одним доступным агентом. Ваш звонок важен для нас. Пожалуйста, оставьте нам голосовое сообщение, и мы свяжемся с вами в ближайшее время. Спасибо.»

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы включили голосовую почту, вы можете предложить вызывающим абонентам оставить сообщение после завершения сообщения обратного вызова очереди неудачного вызова.

12. Интеллектуальная подсказка повторного подключения

Что слышит вызывающий абонент, если он перезвонит после разъединения в пределах порогового времени интеллектуального переподключения.

Примеры скриптов:

• «Похоже, вы недавно нам звонили, и вас отключили. Можем ли мы попытаться восстановить связь с агентом, с которым вы разговаривали? Если вы предпочитаете вернуться в главное меню, нажмите 1 сейчас. В противном случае оставайтесь на линии, чтобы снова подключиться ».
• «Мы заметили, что вы были на связи с нами.Чтобы лучше обслуживать вас, мы хотели бы поместить ваш звонок в начало очереди. Вы можете оставаться на связи, чтобы воспользоваться этой функцией, или нажмите 1, чтобы вернуться в главное меню ».
• «Вы достигли [название компании]. Похоже, вы недавно звонили нам. Хотите пропустить очередь и подключиться к следующему доступному агенту? Если вы предпочитаете вернуться в главное меню, нажмите 1. »

ПРИМЕЧАНИЕ. Для применения этого запроса необходимо включить интеллектуальное переподключение.

Схема потока вызовов, которая поможет вам определить лучший тип приветствия или голосовой почты для выбора:

Примечание. Это изображение не обновлялось, чтобы включить в него последние параметры приветствия и сообщений.Для получения самой последней информации посетите нашу базу знаний.

Цель приветствия в вашем кол-центре должна заключаться в том, чтобы обеспечить легкий и приятный клиентский опыт для каждого звонящего. Обеспечение того, чтобы ваши телефонные приветствия и голосовые сообщения были профессиональными, информативными и лаконичными, критически важно для предоставления клиентам отличного обслуживания, которое способствует лояльности, удовлетворенности и удержанию клиентов.

15 профессиональных приветствий голосовой почты для привлечения ваших абонентов

Профессиональное приветствие голосовой почты является жизненно важным компонентом вашей коммуникационной стратегии.Это может улучшить взаимодействие с вашими клиентами, создать взаимопонимание и оставить хорошее первое впечатление, когда вы в настоящее время не можете поднять трубку. Знание идеальных слов для записи вашей профессиональной голосовой почты увеличивает шансы сохранить ваши деловые отношения без изменений в ваше отсутствие. В этой статье мы перечисляем 15 отличных профессиональных приветствий голосовой почты, чтобы заинтересовать ваших собеседников.

Что такое профессиональное приветствие голосовой почты?

Профессиональное приветствие голосовой почты — это запись, информирующая клиентов и деловых партнеров о том, что вы не можете принять их звонок.Это неотъемлемая часть любой эффективной стратегии делового общения, особенно если вы занимаетесь продажами.

Отличное профессиональное приветствие голосовой почты позволяет заключать сделки с потенциальными клиентами и клиентами, даже если вы не можете сразу с ними поговорить. Сообщая им, что вы позвоните, если они сообщат свое имя, номер телефона и сообщение, вы побуждаете клиентов доверять вашему профессионализму и компетентности.

Связано: 7 способов использования управления взаимоотношениями с клиентами

Элементы отличного приветствия профессиональной голосовой почты

Эффективное приветствие профессиональной голосовой почты должно включать следующие элементы:

• Информация: Голосовая почта вашей компании должна обеспечивать все информация, необходимая вызывающему абоненту.По крайней мере, запись должна включать ваше имя, название вашей компании и часы работы. Вы также можете указать лучший способ связи с вами — например, электронное письмо — и предоставить эту контактную информацию. Если они могут оставить сообщение, сообщите им об этом в сообщении.
• Подтверждение: Отличное профессиональное приветствие голосовой почты должно поблагодарить вызывающего абонента за его звонок и извиниться за то, что он его пропустил. Если вы не можете сделать и то, и другое, по крайней мере, проявите благодарность или сожаление.
• Мотивация: Цель профессиональной голосовой почты — удерживать вызывающего абонента на линии достаточно долго, чтобы прослушать ваше сообщение.Вы делаете это, мотивируя их слушать и оставлять свое сообщение. Чтобы это произошло, ваша запись должна заставить их ждать своей очереди выступить.
• Длина: Сохраняйте приветствия голосовой почты в течение 10–30 секунд. Многие люди оценят краткое и лаконичное сообщение, в котором сразу же дается вся необходимая информация.

Связано: Построение раппорта: советы и примеры

Примеры приветствий профессиональной голосовой почты для повышения вашего авторитета

Вот 15 деловых приветствий голосовой почты, чтобы сохранить ваших клиентов и повысить ваш авторитет:

1. У вас есть достиг [ваше имя] в [ваша компания].Спасибо за звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и сообщение, и я свяжусь с вами.
2. Вы связались с [ваше имя] в [вашей компании]. Извините, но я временно недоступен. Пожалуйста, оставьте свое имя и номер, и я перезвоню вам как можно скорее.
3. Спасибо, что позвонили. Прошу прощения за то, что пропустил ваш звонок. Я сейчас занят, но если вы оставите свое имя, номер телефона и сообщение, я перезвоню вам как можно скорее.
4. Спасибо, что позвонили.Прошу прощения за то, что в данный момент не могу ответить на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте мне свое имя, номер и сообщение, и я перезвоню при первой возможности.
5. Привет, вы связались с [ваше имя] в [вашей компании]. Я далеко от своего стола. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и сообщение, и я свяжусь с вами.
6. Привет, спасибо, что позвонили мне. Прошу прощения за то, что пока не отвечаю на телефонные звонки. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и сообщение, и я перезвоню вам как можно скорее.Вы также можете отправить мне электронное письмо на [ваш адрес электронной почты]. Спасибо и хорошего дня.
7. Привет, это [ваше имя]. Извините, что сейчас не отвечаю на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и короткое сообщение, и я свяжусь с вами при первой возможности. Вы также можете связаться со мной по электронной почте на [адрес электронной почты], и я отвечу вам в ближайшее время.
8. Привет, вы получили голосовую почту [ваше имя] в [вашей компании]. Я вдали от своего стола, на встрече или на другом телефоне.Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и короткое сообщение после сигнала, и я свяжусь с вами, как только смогу.
9. Здравствуйте. Вы достигли офиса [ваше имя] в [вашей компании]. Меня не будет в офисе с [число] по [число]. Пожалуйста, оставьте свою контактную информацию в коротком сообщении, и я перезвоню вам, как только у меня будет возможность. Если вам нужно срочно поговорить с кем-то, свяжитесь с [имя коллеги] по [электронной почте или номеру телефона]. Спасибо за звонок.
10. Спасибо, что позвонили [ваше имя] в [название компании].К сожалению, сейчас я не могу ответить на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и сообщение, и я перезвоню вам, как только у меня будет возможность.
11. Привет! Это [ваше имя] из [вашей компании]. Я сейчас на встрече. Пожалуйста, оставьте свое сообщение и контактную информацию, и я свяжусь с вами в [реалистичные сроки]. Спасибо за звонок.
12. Привет. Вы достигли [ваше имя]. Пожалуйста, оставьте мне краткое сообщение о причине, по которой вы звоните, и своей контактной информации.Я перезвоню вам при первой же возможности. Хорошего дня!
13. Привет, вы связались с [ваше имя] в [вашей компании]. Если это срочно, пришлите мне электронное письмо на [адрес электронной почты], и я свяжусь с вами в ближайшее время. Если это не срочно, пожалуйста, оставьте мне краткое сообщение о причине, по которой вы звоните, со своей контактной информацией, и я свяжусь с вами в течение следующих 24 часов. Хорошего дня.
14. Привет, вы связались с [ваше имя] в [вашей компании].Я сейчас недоступен по служебным обязанностям. Но если вы оставите свое имя и номер, а также краткое сообщение о том, почему вы звоните, я перезвоню вам при первой возможности.
15. Привет, это [ваше имя] в [вашей компании]. Если вы звоните по [укажите причину], посетите наш [веб-сайт, адрес в социальных сетях и т. Д.], Свяжитесь с [имя и должность коллеги и номер телефона] или отправьте мне электронное письмо на [укажите адрес электронной почты]. Для других запросов оставьте короткое сообщение, указав свое имя и номер, и я перезвоню вам в [сроки].

21 Примеры приветствий профессиональной голосовой почты

Почему вашему бизнесу нужны профессиональные приветствия голосовой почты

Несмотря на то, что пропущенные вызовы не идеальны, вы можете сообщить своему абоненту, что вы все еще на связи, с помощью отличного приветствия в голосовой почте. Лучшие деловые приветствия голосовой почты позволят вашим клиентам (и потенциальным клиентам) узнать, почему вы недоступны, и как им лучше всего связаться с вашей компанией. Они также короткие и по существу.Обычно вы хотите, чтобы ваше приветствие длилось от 6 до 24 секунд, чтобы звонящие не повесили трубку на полпути.

Ищете руководство о том, как записать идеальную голосовую почту? Узнайте, как записывать приветствия профессиональной деловой голосовой почты.

Хотите образцы бизнес-сообщений голосовой почты? Ниже приведен 21 предварительно записанный пример приветствия для деловой голосовой почты, чтобы вы могли начать работу. Вы найдете примеры голосовой почты для основного номера телефона вашей компании, прямой линии связи, вашей голосовой почты в нерабочее время (или в нерабочее время), некоторых праздничных поздравлений и линии обслуживания клиентов.Более того, все эти приветствия голосовой почты бесплатны, и вы можете скачать mp3-файл голосовой почты!

Примеры приветствий деловой голосовой почты

Если у вас есть основной рабочий номер телефона, который доступен клиентам или публично указан, вам нужно убедиться, что на нем есть профессиональное голосовое сообщение для приветствия абонентов. Вот примеры приветствий, которые вы можете использовать, чтобы создать свой собственный.

---

1. «Привет! Спасибо, что позвонили [название компании / ваше имя]. Пожалуйста, оставьте короткое сообщение, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.Хорошего дня!»

Простое голосовое приветствие для вашего основного направления бизнеса

2. «Привет! Мы рады, что вы позвонили [название компании]. Мы рады помочь, но мы либо на связи с другим клиентом, либо в пути! Сообщите нам свое имя, номер телефона и причину вашего звонка сегодня. Как только мы станем доступны, мы вам перезвоним. Спасибо!»

Попросите своих абонентов оставить короткое сообщение, чтобы вы могли определить, когда им перезвонить.

3. «Вы достигли [название компании].Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, позвольте нам перезвонить! Пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона, причину вашего звонка и лучшее время, чтобы вам перезвонить — мы больше не хотим по вам скучать. До скорого.»

Сообщите своим абонентам, что вы не хотите упускать возможность поговорить с ними, попросив удобное время, чтобы перезвонить им.

4. «Спасибо, что позвонили [в вашу компанию]. Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами. Позвольте нам перезвонить вам, как только мы будем доступны, указав ваше имя, контактную информацию и причину вашего звонка.Хорошего дня.»

Простое, лаконичное и, конечно же, дружелюбное голосовое приветствие для вашего основного направления деятельности.

5. «Здравствуйте, вы связались с [название компании]. Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, но мы перезвоним вам, как только будем доступны. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона и причину звонка. Мы знаем, что ваше время драгоценно, поэтому, чтобы не переключаться между ними, оставьте несколько раз в день, которые лучше всего подходят вашему расписанию, и мы сделаем все возможное, чтобы связаться с вами! Хорошего дня.”

Это приветствие сообщает вашему собеседнику, что не только ваше время ценно, но и вы понимаете, что его время тоже дорого.

6. «Спасибо, что позвонили [название компании]. Вы, должно быть, звоните, когда узнали о нашем новом [новом продукте, сделке, предложении]. Мы тоже очень рады этому. Оставьте нам свое имя, номер телефона и лучшее время для звонка, и мы свяжемся с вами и ответим на любые ваши вопросы. Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами и сообщить вам о новостях [название компании]. Хорошего дня!»

Кратко сообщите своим абонентам о любых рекламных акциях, обновлениях или новостях, которые у вас проводятся.Вы можете даже неосознанно ответить на их вопрос!

Профессиональное приветствие голосовой почты для вашего служебного мобильного телефона

Рекомендуется, чтобы у каждого члена вашей команды был свой личный рабочий телефонный номер. Есть много причин, по которым они не должны использовать свой личный номер мобильного телефона для бизнеса, поэтому вы захотите дать им свой номер телефона через своего провайдера VoIP или телефонную систему.

Вот несколько примеров приветствий голосовой почты для вашего прямого бизнес-направления, как личного, так и профессионального.Наслаждаться!

---

7. «Здравствуйте, вы связались с [ваше имя] в [вашей компании]. Извини, я пропустил твой звонок. Сегодня я особенно занят, но если вы оставите мне свое имя, номер телефона и короткое сообщение, я свяжусь с вами в течение дня. Спишемся позже!»

Ваши абоненты хотят услышать от вас в ближайшее время. Перезвонив в течение рабочего дня, они узнают, что вы надежны, несмотря на вашу занятость.

8. «Спасибо, что позвонили [ваше имя] в [вашу компанию]. Я не хотел отправлять вам голосовую почту, но я либо на связи с другим клиентом, либо в пути.Оставьте свое имя, номер телефона, причину звонка сегодня и лучшее время для перезвона. Я скоро с тобой поговорю! ”

Возможно, звонящий хотел дозвониться до вас, а не до вашей голосовой почты. Сообщите своему абоненту, что вы просто разговариваете с другим абонентом, и вы будете правы с ним.

9. «Привет, это [ваше имя] в [вашей компании] — спасибо, что позвонили мне! Мне не терпится поболтать. Просто оставьте свое имя, номер телефона, и я перезвоню, как только представится возможность. А еще лучше отправьте мне текстовое сообщение с указанием лучшего времени для связи с вами и причины вашего звонка.С нетерпением жду Вашего ответа.»

Текстовое общение сейчас становится все более актуальным. Направьте абонента, чтобы он написал вам, если у него есть вопрос, на который вы можете легко ответить с помощью текстового сообщения. Кто знает, они могут также предпочесть текстовые сообщения телефонным звонкам.

(Хотите знать, как получать текстовые сообщения от деловых людей? Попробуйте приложение OpenPhone сегодня)

10. «Привет, это [ваше имя] в [компании X]. Сейчас я в отпуске и вернусь в офис только через [месяц]! Пожалуйста, оставьте мне свое имя, номер телефона и причину, по которой вы звоните, и я свяжусь с вами тогда.Если это срочно, вы можете отправить подробную информацию на [адрес электронной почты компании], и один из наших сотрудников свяжется с вами. Хорошего дня.»

Да, всем нам время от времени нужен перерыв. Сообщите вызывающему абоненту, что вы вернетесь и будете готовы удовлетворить его потребности после того, как вернетесь из отпуска.

Голосовое приветствие для клиента Телефон службы

В конечном итоге клиентам понадобится помощь вашего бизнеса. Если ваша группа обслуживания клиентов недоступна для звонков, вы можете использовать записи голосовой почты службы поддержки клиентов ниже.

---

11. «Здравствуйте! Вы обратились в службу поддержки [название компании]. Мы будем рады помочь с вашим запросом. А пока вы заходили на наш [веб-сайт, справочный форум и т. Д.]? Возможно, в нем есть ответ, который вы ищете. Если нет, оставьте свое имя, номер телефона и причину звонка. Мы свяжемся с вами в течение дня. Спасибо, что позвонили [название компании] ».

Иногда звонящему нравится находить ответ на свои вопросы. Пусть они узнают, перенаправив их на ваш веб-сайт или справочный форум, если он у вас есть.

12. «Здравствуйте, вы обратились в службу поддержки клиентов [название компании]. В данный момент мы не можем ответить на ваш звонок. Мы знаем, что ваше время ценно, поэтому вместо того, чтобы удерживать вас, позвольте нам перезвонить вам! Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона, причину вашего звонка и два разных времени, когда вам будет удобно получить от нас обратный звонок. Спасибо!»

Получите лучшее представление о расписании звонящего, попросив его несколько раз перезвонить. Их время тоже важно!

13.«Здравствуйте, вы обратились в [название отдела] в [вашей компании]. Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, но, пожалуйста, оставьте свое имя, контактную информацию и причину обращения. Один из членов нашей команды свяжется с вами в течение дня. Чтобы мы больше не скучали по вам, вы также можете сообщить нам, когда лучше вам перезвонить. Спасибо и хорошего дня.»

Это приветствие позволяет вашему абоненту узнать, что ваша служба поддержки клиентов работает так же эффективно, как и вы.

Приветствие голосовой почты для звонков, полученных в нерабочее время

Вы не хотите отвечать на звонки 24/7 (если вы не обслуживаете клиентов по всему миру и ожидаете круглосуточной поддержки).Если вы недоступны в определенные часы дня, используйте приведенные ниже примеры голосовой почты для звонков в нерабочее время.

---

14. «Спасибо, что позвонили! Мы обещаем, что для [название компании] сейчас никогда не бывает плохих времен, но вы связались с нами в нерабочее время. Пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона и время, когда с вами лучше всего связаться, и мы перезвоним вам, когда мы откроемся ».

Посмотрим правде в глаза, вы не всегда открыты. Но это не значит, что вы не хотите помогать звонящему. Дайте им знать, что вы перезвоните им, когда снова откроетесь.

15. «Привет, спасибо, что позвонили! Извините, но мы сейчас закрыты. Пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона и удобное время для связи, и мы свяжемся с вами в течение дня. Спасибо.»

Это наше приветствие OpenPhone в нерабочее время. Просто, лаконично и дружелюбно.

16. «Привет, вы связались с [название компании]. Извините, вы просто соскучились по нам! Мы открыты с ([час] до [час] [часовой пояс]) с понедельника по пятницу [необязательно: час за часом по выходным]. Тем временем вы также можете посетить наш веб-сайт [URL-адрес веб-сайта], чтобы связаться с нами через чат, текстовое сообщение или электронную почту [адрес электронной почты].Если вы хотите оставить нам сообщение, сообщите нам свое имя, номер телефона и причину звонка после звукового сигнала. Мы перезвоним вам сегодня же «.

Сообщите вызывающему абоненту ваше точное рабочее время, чтобы вы пропустили «телефонную бирку». Они будут признательны за то, чтобы знать, когда им следует ожидать ответного звонка. Просто имейте в виду, что сроки должны быть реалистичными, чтобы соответствовать ожиданиям клиентов.

Голосовая почта с поздравлениями на праздники

Вы можете понадобиться вашим клиентам в праздничные дни.Если вы владелец бизнеса, вы это уже знаете. 🙂 Управляйте ожиданиями клиентов и дайте им знать, как получить помощь.

Наличие специального контактного лица для экстренных случаев поможет позаботиться обо всех важных событиях. Другой вариант — направить вызывающих абонентов в отдельную службу автоответчика.

Посмотрите эти примеры праздничных приветствий голосовой почты для вдохновения.

---

17. «Поздравляю с праздником от [название компании]. В этот праздничный сезон наши часы немного отличаются.[Список часов]. Мы надеемся, что это не чрезвычайная ситуация, но если это так, мы вас прикрыли. Свяжитесь с нами по [адресу электронной почты компании / по другим линиям поддержки], и мы свяжемся с вами как можно скорее. По всем остальным вопросам мы свяжемся с вами, когда вернемся из отпуска — мы можем быть на несколько фунтов тяжелее, но хотим поговорить с вами! Счастливых праздников.»

Мы знаем, что во время праздников что-то случается. Дайте знать своим абонентам, что вы все еще там, на всякий случай!

18. «Спасибо, что позвонили [название компании / ваше имя]. Надеемся, вам понравился праздничный сезон.В данный момент мы недоступны из-за выходных. Оставьте свое имя, номер телефона и причину звонка, и мы свяжемся с вами как можно скорее! Спасибо за звонок.»

Каждый заслуживает перерыва. Сообщите своим абонентам, даже если они вам тоже нравятся, что их потребности важны.

19. «Привет, вы связались с [ваше имя] в [X company]. Сожалеем, но наш офис закрыт до [дата]. Пожалуйста, оставьте нам свое имя и номер телефона, и наша команда свяжется с вами в ближайшее время.Наслаждайтесь [праздником] и спасибо, что позвонили в [название компании]!

Если вы действительно открыты в сезон праздников, важно предусмотреть праздничные часы. Особенно, если ваши часы работы отличаются от обычных.

20. «Привет! Спасибо, что позвонили в [компанию]. Мы не можем ответить на звонок прямо сейчас, но свяжемся с вами сразу после праздников. Мы надеемся, что это не чрезвычайная ситуация, но если это так, мы вас прикрыли. Свяжитесь с нами по [адресу электронной почты компании / по другим линиям поддержки], и мы свяжемся с вами как можно скорее.Не забудьте указать свое имя, номер телефона и короткое сообщение, чтобы сообщить нам причину вашего звонка. Спасибо Вам и хорошего дня.»

Доступен даже во время чрезвычайных ситуаций в отпуске? Сообщите своим абонентам через приветствие голосовой почты.

В качестве бонуса, вот пример нашего собственного праздничного приветствия голосовой почты здесь, в OpenPhone:

21. «С праздником. Спасибо, что позвонили в OpenPhone. Во время курортного сезона наши часы немного отличаются. Пожалуйста, внимательно прислушайтесь к следующим изменениям.Служба поддержки клиентов доступна 23, 27 и 30 декабря, а также 2 и 3 января с 11:00 до 17:00 по восточному стандартному времени. 24, 31 декабря и в праздничные дни с 21 по 5 декабря мы открыты с 12:00 до 15:00 по восточному стандартному времени. Мы закрыты 25, 26 декабря, а также 1 января. В случае возникновения чрезвычайной ситуации, оставьте сообщение, и мы свяжемся с вами в ближайшее время. Вы также можете написать по электронной почте по адресу [электронная почта защищена]. Спасибо за использование OpenPhone и желаю вам приятных праздников! »

Поскольку наши праздничные часы короче, сразу связаться с нами немного сложнее.Это означает, что для удобства наших абонентов нам нужно быть максимально подробными. Тем не менее, мы по-прежнему держали его кратким и дружелюбным.

* Примечание. Некоторые из ваших пользователей отмечают не все праздники, как вы. Не забудьте сохранить нейтральность этих приветствий голосовой почты

---

Запишите свое приветствие в приложении OpenPhone

OpenPhone — это современное приложение для обслуживания бизнес-телефонии для стартапов, малого бизнеса и частных лиц. OpenPhone разделяет ваше профессиональное и личное общение и позволяет вам персонализировать свой номер, чтобы он отражал ваш собственный бренд.Используйте свой служебный номер прямо со своего мобильного телефона!

С OpenPhone вы можете записывать свои собственные приветствия голосовой почты прямо в приложении, загружать собственные голосовые клипы или просто набирать сценарий голосовой почты.

С функцией преобразования текста в речь вы можете скопировать один из 21 образца голосовой почты выше и вставить его в интерфейс голосовой почты OpenPhone, чтобы мгновенно получить профессиональное приветствие голосовой почты. Кто думал, что система голосовой почты может быть такой забавной?

Вы можете скопировать и вставить один из приведенных выше сценариев в интерфейс голосовой почты OpenPhone и мгновенно создать профессиональный голос за кадром.

Хотите узнать больше о возможностях OpenPhone?

У вас нет приложения OpenPhone? Загрузите его здесь сегодня.

Семь лучших приветствий голосовой почты для вашего бизнеса

Очень важно, чтобы в вашем бизнесе была система голосовой почты. Вам нужен способ привлечь клиентов, которые свяжутся с вами в нерабочее время — каждый потенциальный клиент — это потенциальная продажа. И это то, что вы делаете, верно? Продавайте товары и / или услуги, чтобы заработать себе немного денег.

Поэтому важно, чтобы у вашей компании было идеальное приветствие в голосовой почте, чтобы побудить потенциальных клиентов оставить сообщение.

Прежде чем мы перейдем к приветствиям в деловой голосовой почте, вот несколько интересных фактов о сообщениях голосовой почты, о которых стоит подумать.

• 75% всех бизнес-вызовов не выполняются с первой попытки.
• 60% всех входящих звонков менее важны, чем работа, которую они прерывают.
• 90% всех письменных сообщений содержат неполную информацию.
• 76% деловое общение не зависит от времени.

Эта информация делает ваши сообщения голосовой почты очень важными, не так ли? Итак, приступим к делу!

Что вы должны сказать в голосовой почте?

1. Не начинайте с фразы «Ваш звонок очень важен для нас…»
Этой фразой злоупотребляют, и ее можно «отключить» для вызывающих абонентов.

2. Сообщите клиенту, чью голосовую почту он получил.
Для какой компании, отдела или человека они оставляют сообщение?

3. Извините, что вы не можете ответить на их звонок прямо сейчас.

4. Пригласите своего клиента оставить сообщение.

5. Сообщите своим клиентам, когда они могут ожидать обратного звонка.
Завершите обратный звонок!

6. Перечислите любые дополнительные опции, доступные вашему заказчику.
Предоставляет ли веб-сайт значимую информацию? Какой веб-адрес? Есть ли дополнительные номера, по которым они могут позвонить в случае возникновения чрезвычайной ситуации?

7. Не сообщайте слишком много информации.
Будьте проще!

8. Голосовое сообщение должно быть коротким и приятным.
Оптимальная запись составляет около 25 секунд.

Какое сообщение голосовой почты является наиболее профессиональным?

Сообщение профессиональной голосовой почты следует следующим правилам:

1. Говорит на языке вашей аудитории
2. Уважает этикет голосовой почты для вашей отрасли
3. Обновляется сезонно

Сезонное приветствие голосовой почты на праздники, День Благодарения и даже голосовое приветствие на Хэллоуин — отличная идея для многих предприятий.

Креативные и забавные сообщения голосовой почты отлично подходят для менее формальных предприятий, но могут не подходить для официальных. Однако, если творческий подход является частью вашей должностной инструкции, не забудьте добавить тире в голосовую почту. Ознакомьтесь с этими креативными и забавными голосовыми приветствиями.

Семь лучших бизнес-приветствий голосовой почты

1. Здравствуйте, вы позвонили [ ваше имя] из [ your business ]. Сожалеем, что в настоящее время я не могу ответить на ваш звонок.Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и короткое сообщение в гудке, и я перешлю ваше сообщение соответствующему человеку.

2. Привет, это [, вы зовете ], я либо не на своем рабочем месте, либо говорю по телефону, пожалуйста, оставьте свое имя и номер вместе с коротким сообщением, и я обязательно вернусь к ты.

3. Здравствуйте, вы обратились в офис [ ваше имя ]; Я выйду из офиса начиная с [, дата ] и вернусь [, дата ].Вы можете позвонить мне, когда я вернусь, или оставить короткое сообщение. Если это чрезвычайная ситуация, со мной можно связаться по мобильному телефону [, ваш номер ].

4. Привет, это [ ваше имя ] из [ ваше предприятие ]. В настоящее время я не могу ответить на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона и короткое сообщение, и я свяжусь с вами в ближайшее время. Спасибо.

5. Вы достигли [ ваш бизнес ]. Все наши торговые представители заняты обслуживанием других клиентов, но мы хотели бы перезвонить вам как можно скорее.Чтобы узнать текущие цены или проверить статус вашего заказа, посетите нас в Интернете по адресу [ your website ]. В противном случае, пожалуйста, оставьте нам сообщение с вашим именем и номером после сигнала. Если вы хотите вернуться в предыдущее меню, нажмите клавишу [, чтобы перейти в главное меню ].

6. Вы достигли [ ваш бизнес ]. В настоящее время мы закрыты. Наши обычные часы работы — от [ часов ] [ дней ]. Мы закрыты [ дней ].Пожалуйста, оставьте нам сообщение со своим именем и номером, и мы перезвоним вам, когда офис откроется. Вы можете повесить трубку после того, как оставите свое сообщение, или нажмите [ key ] для получения дополнительных опций. Спасибо за звонок.

7. Вы достигли [ ваш бизнес ]. Все наши представители в настоящее время заняты, но если вы оставите нам подробное сообщение со своим именем и номером, мы перезвоним вам в течение следующих двух часов. Спасибо за звонок и удачного дня.

Вы можете прослушать примеры в Интернете:

Таким образом, ваше деловое приветствие голосовой почты стоит послушать!

У нас также есть кое-что особенное для вас:

Как составить хорошее приветствие в голосовой почте?

Советы по привлечению абонентов профессиональным приветствием голосовой почты.

1. Делайте приветствия профессиональной голосовой почты краткими, но полезными.

Как можно кратко передавайте любую информацию или пункты меню, которые вы хотите предоставить вызывающим абонентам.Вы также можете подумать о том, чтобы сообщить вызывающим абонентам в конце сообщения, как они могут обойти его в будущем. Помните: ваши клиенты и потенциальные клиенты тоже занятые люди.

2. Записывайте индивидуальные приветствия для разного времени дня.

Вы можете проиграть одно приветствие в рабочее время, а другое — в нерабочее время. Каждый может передавать различную информацию, относящуюся к периоду времени.

3. Предоставьте вызывающим абонентам возможность получить дополнительную информацию.

Иногда звонящие просто хотят знать ваши часы работы, местоположение или другую информацию.Предоставление вызывающим абонентам меню голосовой почты для получения необходимой информации экономит время.

4. Попросите обратную связь.

Много ли у вас довольных клиентов? Предоставьте им возможность голосовой почты, чтобы они могли записать краткий отзыв о том, почему им нравится ваш продукт или услуга. С их разрешения вы можете использовать одни из лучших отзывов в своем маркетинге или рекламе, как это сделали The Men’s Wearhouse несколько лет назад. Вы также можете предоставить опцию меню голосовой почты, позволяющую абонентам слышать ваши лучшие отзывы.По крайней мере, конструктивные отзывы, как положительные, так и отрицательные, могут помочь вам улучшить качество обслуживания клиентов.

5. Используйте юмор (осторожно).

Если вы можете каким-то образом сделать свое исходящее сообщение забавным, тем лучше. Юмор должен быть сделан со вкусом и соответствовать вашему бренду. И это не должно мешать клиентам и потенциальным клиентам удовлетворить причину своего звонка. Например, вы можете предоставить опцию меню голосовой почты, чтобы услышать «анекдот дня».”

6. Расскажите абонентам о своем текущем продвижении.

Вы предлагаете продажу своего продукта или услуги? Расскажите абонентам об акции и о том, как они могут ею воспользоваться.

7. Попросите звонящего оставлять подробные сообщения.

Чтобы свести к минимуму звонки туда и обратно, поощряйте вызывающих абонентов как можно точнее рассказывать, почему они звонят. Также попросите их назвать вам лучшее время для ответа.

Что вам нужно для записи приветствий профессиональной голосовой почты

Чтобы воспользоваться преимуществами практики профессиональных приветствий голосовой почты, вам нужна бизнес-телефонная система, которая упрощает запись, настройку и загрузку приветствий голосовой почты.Не только для вас, но и для всей вашей команды.

MightyCall предоставляет такой ответ для бизнеса. Благодаря простым визуальным потокам вызовов адаптация сообщений голосовой почты для разных клиентов и даже в разное время суток не требует технических знаний и оборудования.

Попробуйте систему служебной телефонной связи MightyCall бесплатно в течение 7 дней или закажите живую демонстрацию сегодня.

Сообщения профессиональной голосовой почты могут выглядеть как мелочь. Фактически, они и есть разница между вашим абонентом, который становится клиентом, и тем, кто постоянно вешает трубку на ваш бизнес.

10 Примеров сценариев приветствия в колл-центре

Вы когда-нибудь звонили в службу поддержки компании только для того, чтобы столкнуться с неприятным и запутанным меню оператора? Или пытался дозвониться до представителя, но нажатие клавиши «0» ничего не дает?

Вы можете не подумать, но автосекретарь — важная часть вашего бизнеса. Обычно это первая точка контакта с вашими клиентами, поскольку они звонят по вашему основному номеру и задают вопросы о продажах, устранении неполадок и т. Д.

«[Автосекретарь] помогает бизнесу любого размера представить более организованную, эффективную и, при необходимости, более надежную картину самого себя», — отмечает Брэнди Армстронг, соучредитель Telecentrex и блогер на сайте evancarmichael.com. Правильное приветствие может иметь большое значение между разочарованным покупателем или довольным.

Чтобы клиенты были довольны и создавали профессиональный имидж, упростите навигацию по автосекретарю. Мы составили несколько примеров сценариев приветствия для колл-центра, которые можно использовать в различных ситуациях, независимо от того, есть ли у вашей компании небольшая группа поддержки клиентов или огромный колл-центр с сотнями людей.

Приветствие в главном меню

Меню помощника для вашего основного контактного номера может быть первой формой контакта клиента с вашей компанией. Убедитесь, что ваше приветствие четко сформулировано. Предоставьте возможность поговорить с оператором, если у вызывающего абонента есть вопрос, который не рассматривается в параметрах меню.

1. Отделения колл-центра

Здравствуйте и благодарим вас за звонок, [Название компании], где [укажите краткий слоган компании]. Если вам известен добавочный номер абонента, на который вы пытаетесь дозвониться, вы можете набрать его в любое время.

• Чтобы поговорить с торговым представителем, нажмите 1.
• Чтобы связаться с агентом службы поддержки, нажмите 2.
• Чтобы связаться с нашим расчетным отделом, нажмите 3.
• Если вы хотите узнать наши обычные часы работы и местонахождение, нажмите 4.
• Если вы хотите поговорить с оператором, нажмите 0 или 9, чтобы повторить доступные варианты.

2. Основной запрос клиентов

Спасибо, что позвонили [название компании]. Если вы знаете добавочный номер вашего абонента, наберите его в любое время.

• Чтобы войти в каталог нашей компании, нажмите 1.
• Для получения дополнительной информации о [Название компании] нажмите 2.
• Если вы уже являетесь клиентом, нажмите 3.
• Если у вас возникнут вопросы по оплате, нажмите 4.
• Чтобы повторить параметры меню, нажмите 9.
• Для всех остальных запросов нажмите 0.

3. Языковые параметры

Здравствуйте, вы достигли [Название компании]. Чтобы продолжить на английском языке, нажмите 1, для испанского нажмите 2. (Подождите, пока клиент введет параметр.)

• Вы попали в главное меню. Чтобы связаться с сотрудником по имени, нажмите 1.
• По вопросам продаж, нажмите 2.
• Для получения технической поддержки нажмите 3.
• Чтобы разместить заказ на поставку, нажмите 4.
• Для бухгалтерии нажмите 5.
• Чтобы найти ближайший к вам магазин, нажмите 6.
• Нажмите 0, чтобы поговорить с представителем.

4. Ориентация на продукт

Спасибо, что позвонили [название компании].Для получения дополнительной информации о наших продуктах нажмите 1.

• Если у вас есть вопросы по устранению неполадок, нажмите 2.
• Если у вас возникнут вопросы по оплате, нажмите 3.
• Для набора номера по имени нажмите 4.
• Чтобы узнать о наших обычных часах работы, нажмите 5.
• Если вы знаете добавочный номер вашего абонента, наберите его сейчас.
• По всем остальным вопросам, пожалуйста, оставайтесь на связи, и представитель будет рад помочь вам.

5. Первоначальное предложение оператору

Вы достигли [название компании], [слоган компании].Пожалуйста, выберите один из следующих пунктов меню:

• Чтобы поговорить с оператором, нажмите 0.
• Для поддержки клиентов нажмите 1.
• Если у вас возникнут вопросы по устранению неполадок, нажмите 2.
• По вопросам бухгалтерского учета нажмите 3.
• Чтобы просмотреть список наших сотрудников, нажмите 4.
• Чтобы оставить нам сообщение, нажмите 5.
• Чтобы повторить эти параметры, нажмите 6.

Поздравления в нерабочее время

Отдельное меню дежурного в нерабочее время может информировать вызывающих абонентов о том, что ваш офис закрыт, указывать часы работы вашего предприятия и предлагать варианты, которые вызывающие могут немедленно предпринять.Например, вы можете направить их на свой веб-сайт для получения ответов на часто задаваемые вопросы. Если ваша компания предоставляет страницу входа в учетную запись, напомните своим клиентам, что они могут войти в систему в любое время, чтобы получить общую информацию об учетной записи. В этой ситуации будьте активны.

6. Опции в нерабочее время

Спасибо, что позвонили [название компании]. Наши офисы в настоящее время закрыты. Наши рабочие часы: с понедельника по пятницу с 9:00 до 20:00 по восточному времени и в субботу с 9:00 до 12:00 по восточному времени.

• Если вы хотите оставить сообщение в нашем общем ящике голосовой почты, нажмите 1.Представитель свяжется с вами на следующий рабочий день.
• Чтобы войти в каталог нашей компании, нажмите 2.
• Чтобы узнать время работы и дорогу к нашему офису, нажмите 3.
• Вы также можете написать нам по электронной почте [адрес компании].
• Для получения дополнительной информации о наших продуктах и ​​услугах посетите [веб-сайт].
• Чтобы повторить это сообщение, нажмите клавишу *.

7. Направляйте клиентов на страницу входа в вашу учетную запись

Спасибо, что позвонили [название компании].Наши офисы в настоящее время закрыты на день. Стандартные часы работы офиса: с понедельника по пятницу с 8:00 до 20:00 по восточному времени.

• Знаете ли вы, что вы можете проверять состояние своей учетной записи у нас 24 часа в сутки / 7 дней в неделю, посетив [веб-страницу входа в учетную запись]? Здесь вы можете просмотреть информацию о своей учетной записи, а также ответы на общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.
• В противном случае, перезвоните в рабочее время, и мы будем рады вам помочь. Чтобы повторить это сообщение, нажмите клавишу #.

Поздравления с праздником

Автосекретарь с индивидуальным поздравлением к празднику может стать праздничным способом отметить это событие. Если у вас розничный бизнес, создайте праздничное поздравление, чтобы информировать клиентов о любых ограниченных по времени распродажах, которые вы предлагаете. Если ваш офис закрыт на праздник, обязательно укажите это в своем сообщении.

8. Рекламируйте праздничные распродажи

Спасибо, что позвонили [название компании]. Чтобы отметить новогодние праздники, мы предлагаем ограниченные по времени скидки на все покупки.Пожалуйста, спросите о них сегодня же!

• Чтобы разместить заказ, нажмите 1.
• Чтобы выполнить существующий заказ, нажмите 2.
• Чтобы поговорить с представителем о нашей продукции, нажмите 3.
• Если у вас есть вопросы по оплате, нажмите 4.
• Чтобы повторить пункты меню, нажмите клавишу *.

9. Не работает в праздничные дни

Спасибо, что позвонили [Название компании]; в настоящее время мы закрыты в связи с празднованием [название праздника].Мы вернемся [Дата] в 8 утра по восточному времени.

• Если вы хотите связаться с нашим каталогом набора по имени, нажмите 1.
• Чтобы оставить голосовое сообщение, нажмите 2. Представитель свяжется с вами, когда мы вернемся.
• Чтобы повторить это меню, нажмите клавишу #.
• [Если нет ответа через несколько секунд] До свидания.

Приветствие голосовой почты

Многие компании предлагают вариант выхода, так что если вызывающий абонент попадает в ящик голосовой почты сотрудника, он или она может «сбежать» из почтового ящика и вернуться в меню оператора.В этой ситуации используйте индивидуального автосекретаря.

10. Опция выхода из ящика голосовой почты

Вы получили голосовую почту [имя человека].

• Если вы хотите оставить голосовое сообщение, нажмите 1 и оставьте свое имя, номер и короткое сообщение.
• Если вы хотите вернуться в главное меню, нажмите клавишу #.

Нравится этот блог? Возможно, вас заинтересует наш блог о функциях интегрированной телефонной системы.

Этикет для деловых телефонных разговоров — приветствие абонентов

Советы по этикету при деловых телефонных разговорах — оставьте хорошее первое впечатление

Соблюдение безупречного этикета деловых телефонных разговоров чрезвычайно важно для создания хорошего первого впечатления о вашей компании. Ответьте на звонок быстро и с энтузиазмом, желательно в течение 3-х гудков. Не забудьте улыбнуться, прежде чем ответить на звонок, так как это отразится на вашем тоне голоса и поможет сохранить позитивный настрой не только во время разговора, но и в течение всего дня.Да, клиенты действительно могут слышать вашу улыбку, потому что улыбка помогает вашему голосу звучать дружелюбно, тепло и восприимчиво.

Приветствуйте звонящего

Эксперты

согласны с тем, что следующее приветствие заставит ваших клиентов почувствовать себя желанными и ценными:

• Поприветствуйте звонящего дружелюбно и с энтузиазмом, например «Доброе утро или добрый день».
• Укажите название вашей компании. Например, «Это тренинг по офисным навыкам».
• Представьтесь вызывающему абоненту. Например, «Говорит Сью Бантинг».
• Предложите свою помощь. Например, «чем я могу вам помочь?»

Пример «Доброе утро. Это тренинг по офисным навыкам, говорит Сью Бантинг. Чем я могу вам помочь? »

Способы правильного ответа вызывающему абоненту

То, как вы обратитесь к звонящему, может зависеть от типа бизнеса или отрасли, в которой вы работаете.Например, если вы работаете в университете или у врача, к вашим звонящим могут обращаться по их профессиональным титулам, например, доктор Бейкер или профессор Джонс. Однако, если вы работаете в компании, занимающейся каталогом продуктов, к вашим звонящим могут обращаться по имени.

Может быть уместным обращаться к вызывающим абонентам как к взрослым мужчинам или женщинам, например, мисс или мистер. В США допустимы следующие способы обращения к вызывающему абоненту:

• Сэр (взрослый мужчина)
• Мэм (взрослая женщина — в основном используется в Северной Америке)
• Госпожа (взрослая женщина)
• Мистер + фамилия (любая мужская)
• Госпожа + фамилия (замужняя женщина, которая использует фамилию своего мужа)
• Г-жа + фамилия (замужняя или незамужняя женщина; используется в бизнесе)
• Мисс + фамилия (незамужняя)
• Доктор + фамилия (некоторые врачи называют доктор + имя)
• Профессор + фамилия (в университете)

8 примеров приветствия голосовой почты для малого бизнеса, которые можно использовать прямо сейчас

Благодаря всем технологическим достижениям последнего десятилетия автоответчики и службы ответа на основе автосекретарей превратились в современные системы голосовой почты, которые владельцы малого бизнеса и сотрудники используют для взаимодействия с клиентами.

Вы можете использовать эти примеры приветствий голосовой почты для малого бизнеса в качестве модели того, что делать для вашего собственного бизнеса. Они были созданы профессиональными артистами звукозаписи.

Примеры голосовой почты предоставлены Snap Recordings

Ваше голосовое сообщение имеет значение. Джеки Сильвер — профессиональный диктор с 25-летним опытом. Что касается деловой голосовой почты, она говорит: «Голосовая связь — это первое соединение клиента с бизнесом — пусть оно имеет значение!» Это ваш первый контакт, поэтому вы должны быть уверены, что понимаете его правильно, независимо от типа автоответчика, которым вы пользуетесь.

Как именно вы создаете сообщение, которое положительно влияет на имидж вашей компании? Читай дальше что бы узнать.

---

---

Важность сообщений голосовой почты для вашего бизнеса

Голосовая почта

часто является первой точкой контакта нового клиента с вашей компанией. В случае холодного звонка это может быть даже первое впечатление, которое ваш бизнес оставляет у клиента, а плохое первое впечатление почти невозможно преодолеть.

Удивительно, но многие крупные компании — например, такие гиганты, как Coca-Cola — отказываются от услуг голосовой почты.

Этот сдвиг представляет уникальную и мощную возможность для малого бизнеса выделиться. Система голосовой почты — это сугубо личный способ для вашего бизнеса обслуживать клиентов, предоставляя вашим клиентам личное, человеческое взаимодействие и уменьшая потенциальные препятствия.

При работе с сообщениями голосовой почты следует помнить о нескольких основных принципах. Во-первых, каждый звонок следует рассматривать как потенциальный клиент или кто-то, кто может привести вас к нему.

Во-вторых, подходите к звонку с точки зрения клиентов.Если бы вы звонили в компанию, как бы вы хотели, чтобы обмен прошел? Согласно одному исследованию, 30% сообщений голосовой почты не прослушиваются в течение трех дней или дольше.

Эти основы должны быть путеводной звездой при приближении к каждому телефонному звонку и сообщению голосовой почты. Держите эти принципы в первую очередь в своем уме, и у вас будет хорошее начало.

---

---

Рекомендации по качественному профессиональному приветствию голосовой почты

При создании сценария голосовой почты для вашего бизнеса следует учитывать несколько моментов.

Во-первых, подумайте об имидже и голосе вашего бренда. Вы хотите, чтобы сообщение голосовой почты хорошо представляло ваш бренд и показало себя наилучшим образом. Используйте язык и тон голоса, которые соответствуют имиджу, который вы хотите передать своим брендом.

Во-вторых, подумайте о своей аудитории. Кто будет слушать ваше сообщение, когда они дойдут до автоответчика? Несмотря на то, что вы хотите передать одинаковый тон независимо от того, кто вас слушает, существуют различия в том, как следует обращаться к помощнику по административным вопросам и генеральному директору.Если у вас есть определенный тип вызывающих абонентов, которые постоянно обращаются к вам, вы можете настроить язык для их таргетинга.

В-третьих, рассмотрите общую клиентуру, с которой работает ваш бизнес. Ваша отрасль и то, кем являются ваши клиенты, могут иметь огромное влияние на ваш стиль и тон общения. Например, если вы в основном имеете дело с молодыми стартапами из Кремниевой долины, более непринужденный тон, вероятно, будет идеальным. Однако, если ваши клиенты — руководители с Уолл-стрит, возможно, лучше будет что-нибудь более формальное.

Неважно, каким тоном вы говорите, будьте вежливы, дружелюбны и гостеприимны.Заставьте слушателя захотеть, чтобы вы ему перезвонили.

---

---

Создание сообщения

При создании приветствия начните с основ. Какая информация вам нужна от ваших абонентов?

Если вам нужен номер телефона, имя, время звонка или любая другая информация, спросите об этом в приветствии голосовой почты.

Что бы это ни было, будьте ясны и кратки. Как можно быстрее переходите к делу, сохраняя приятный тон.

Джеки Сильвер добавил: «Использование теплого, отзывчивого человека для делового озвучивания предпочтительнее автоматного монотонного голоса, который выбирают многие компании.”

Такое внимание к деталям экономит время и помогает избежать путаницы — примерно 80% абонентов, отправленных на голосовую почту, не оставляют сообщения, потому что думают, что их никогда не услышат.

Не забывайте также рассматривать вещи с точки зрения клиента. Какая информация им нужна? Они, вероятно, захотят услышать ваше имя или название компании, чтобы подтвердить, что они позвонили по правильному номеру телефона. Если у вас есть контакт для экстренной помощи или помощник, который может позвонить в ваше отсутствие, эта информация также может быть чрезвычайно полезна для звонящих.

Любой, кто достигнет записи голосовой почты, захочет получить эту информацию — не заставляйте их угадывать. Небольшая предусмотрительность имеет большое значение.

---

---

Примеры приветствий голосовой почты для малого бизнеса

Создать хорошее приветствие для голосовой почты несложно, но создать отличное приветствие может быть непросто. Вы не хотите тратить время попусту, и вы хотите, чтобы звонящий получил максимальное удовольствие и узнал о своем бренде примерно за пятнадцать секунд, не заставляя их повесить трубку.

Любое из следующих сообщений голосовой почты может стать отличным приветствием после небольшой настройки.Добавьте несколько личных штрихов, используя приведенные выше советы, и даже включите сообщение о удержании, чтобы ваши клиенты точно знали, что происходит, когда они звонят:

1. Привет, это [имя]. Я не могу сейчас подойти к телефону. Ваш звонок ценится, поэтому оставьте свое имя и номер, и я свяжусь с вами, как только смогу.

Это короткое, по существу приветствие, в котором четко указано, какая информация необходима для последующих действий. Он также поддерживает представительный и профессиональный тон с упоминанием важности звонящего.

2. Привет, это [имя]. Я не могу сейчас подойти к телефону, но оставьте ваше имя и номер телефона, и я свяжусь с вами, как только смогу. Если вам нужно поговорить с кем-то немедленно, свяжитесь с моим помощником, [имя] по [местному или бесплатному номеру].

Это сообщение похоже на первое, но в нем добавляется альтернативный контакт, если у вызывающего абонента возникла экстренная ситуация и он не может дождаться ответного звонка.

3. Спасибо, что позвонили. Вы достигли офиса [имя], [должность в компании].Я либо разговариваю с другим клиентом, либо нахожусь вдали от своего стола. Если это чрезвычайная ситуация, позвоните мне на автоответчик по [номеру]. В противном случае, пожалуйста, оставьте подробное конфиденциальное сообщение после гудка, и я перезвоню вам как можно скорее. Спасибо.

Это сообщение немного длиннее, но в нем также содержится немного больше информации. Помимо имени, в нем также указывается должность человека, если звонящий не знаком с конкретным контактом.Предложение оставить конфиденциальное сообщение гарантирует вызывающему абоненту, что только предполагаемый получатель услышит информацию. Это делает его идеальным для деликатных предприятий, например кабинета врача.

4. Спасибо, что позвонили [имя] в [компанию]. В настоящее время я помогаю другому клиенту, но если вы хотите, чтобы он оставался на удержании, нажмите 1 на клавиатуре телефона. Я скоро отвечу на ваш звонок. Если вы хотите, чтобы я вам перезвонил, нажмите 2 и оставьте сообщение со своим именем, номером и другими важными данными, и я перезвоню вам как можно скорее.Вы также можете нажать 3, чтобы вернуться в главное меню офиса и поговорить с другим представителем компании.

Эти различные варианты позволяют вашим клиентам подождать несколько минут, чтобы вы могли ответить на их звонок в рабочее время. Или они могут просто оставить сообщение и подождать, пока вы перезвоните, или связаться с кем-то еще в вашем офисе, если у них нет времени ждать, пока вы завершите текущий звонок. Вы можете использовать это приветствие голосовой почты только в том случае, если у вас есть бесплатный номер или многоканальный телефон для вашего офиса.

Точно так же, как есть правильный способ оставить приветствие голосовой почты, есть также неправильный способ . Вот несколько примеров, чтобы вы знали, чего следует избегать в исходящем сообщении:

1. Это [имя]. Оставьте сообщение.

Это приветствие почти не содержит информации. Когда ты перезвонишь? Вам нужна информация? Если так, то? У звонящего слишком много открытых вопросов. К тому же он настолько краток, что граничит с грубостью. Если ваше текущее сообщение голосовой почты соответствует этим строкам, поставьте себя на место вызывающего абонента.Хотели бы вы, чтобы вас так поприветствовали?

2. К сожалению, офис закрыт. Оставьте сообщение, и мы свяжемся с вами.

Опять же, это приветствие слишком краткое и дает мало полезной информации. Какие часы работы? Это генеральная линия или она специфична для конкретного сотрудника компании? Откуда звонящий может узнать, что это номер — правая компания , если вы не указали в сообщении никаких идентификационных данных?

3.Привет, вы достигли стола [имя]. Меня сейчас нет в офисе из-за [укажите болезнь или недомогание], и я не буду на связи как минимум неделю. Вы можете связаться со мной по [домашний или мобильный телефон] в случае возникновения чрезвычайной ситуации или позвонить моему помощнику, [имя], по [номер]. Опять же, извините, что пропустил ваш звонок. Оставьте сообщение после сигнала, и я свяжусь с вами, как только смогу или после того, как вернусь после [болезни или недомогания].

Это сообщение голосовой почты содержит слишком много информации.Звонящему человеку не обязательно знать личные подробности вашей жизни, включая потенциально графическое медицинское заболевание. Скорее всего, не стоит давать вызывающим абонентам свой домашний номер телефона — это может разрушить границы между домом и офисом. Это сообщение также слишком длинное, в нем отсутствует организация и последовательность. Он перескакивает от мысли к мысли и производит впечатление, что человек, записывающий ее, придумал ее на месте, а не обдумывал.

Сравните эти плохие приветствия с образцами качества выше.Обратите внимание на разницу в тоне, профессионализме и четком потоке идей при создании эффективного приветствия голосовой почты. Также не забудьте создать это приветствие без фонового шума, чтобы ваши клиенты могли вас четко слышать.

Отмеченный наградами профессионал в области озвучивания Спайк Спенсер поделился своими мыслями: «У нас больше нет времени бездельничать. Ваше сообщение должно быть коротким и по существу, иначе люди повесят трубку. Я рекомендую максимум 10-20 секунд. Вы не можете ПРОДАВАТЬ в сообщении. Вы просто хотите подключиться.”

Это простые шаблоны, которые можно настроить. Можно изменить точный язык или способ экстренной связи — вам не нужно следовать им до буквы. Однако они должны стать для вас отличной отправной точкой.

---

---

Проверьте и обновите приветствие

После того, как вы определились с шаблоном и записали сообщение, следующим шагом будет его проверка.

Вы, , можете настроить приветствие и дождаться поступления звонков, но это необязательно.

Вместо этого попросите мнение коллег, коллег и друзей. А когда кто-то звонит, спросите их, что они думают о вашем сообщении, когда вы им перезвоните.

Если вызывающие абоненты часто не могут предоставить необходимую информацию, измените свое сообщение, чтобы запросить ее более четко. И послушайте обратную связь, которую вы просили. Это прекрасная возможность воочию услышать, что звонящие думают о вашем сообщении. Внесите изменения, чтобы ваше приветствие получилось правильно.

Также рекомендуется периодически проверять сообщение голосовой почты, чтобы убедиться, что оно по-прежнему соответствует вашим бизнес-целям и клиентуре.Вы также можете прослушать ответ через несколько месяцев и улучшить свое приветствие, чтобы клиенты могли оставить голосовое сообщение, соответствующее любым изменениям, произошедшим в вашем бизнесе. Например, если кто-то уволился из компании, вы можете удалить его имя из приветствия голосовой почты.

---

---

Ответить на ваши сообщения

При наличии приветствия голосовой почты остается только проверить свой почтовый ящик, ответить на ваши сообщения и наблюдать, как в результате растет ваш бизнес.

Опросы

показывают, что только 33% респондентов слушают голосовые сообщения, оставленные деловыми контактами — эти люди оставляют много возможностей, и вы будете удивлены тем влиянием, которое простое отслеживание голосовой почты может оказать на ваш бизнес.

Найдите время, чтобы послушать сообщения, перезвоните, если необходимо, воспользуйтесь мобильным телефоном, если вас нет на работе, и позаботьтесь обо всех важных действиях, упомянутых в сообщениях, вместо того, чтобы позволять вашему почтовому ящику заполняться. Такое внимание к деталям может иметь большое значение для создания хорошей репутации и имиджа компании.

---

---

Услуги голосовой почты могут быть умирающей традицией для больших компаний, но это просто означает, что у вашего малого бизнеса есть еще больше возможностей владеть пространством. Учитывайте свою аудиторию и голос бренда, запишите короткое и профессиональное сообщение, охватывающее все основы, и наблюдайте, как ваша репутация быстро реагирует на запросы.

Если вам нужна мощная и гибкая телефонная система с отличными функциями голосовой почты и услуг ответа, обратите внимание на телефонную службу Frontier Business.Frontier предлагает передовые масштабируемые телефонные решения и услуги VoIP для владельцев малого бизнеса, которые серьезно относятся к обслуживанию клиентов.

Вы нашли это руководство полезным? Следите за обновлениями в нашей следующей статье о виртуальных автосекретарях и их преимуществах для вашего телефонного обслуживания.

---

Краткое описание основных моментов для голосовой почты малого бизнеса:

---

Ресурсы

Спасибо Snap Recordings, Джеки Сильвер и Спайку Спенсеру за их проницательный и профессиональный вклад.С ними можно связаться по телефону:

.

SnapRecordings.com

Джеки Сильвер, [email protected] m

Спайк Спенсер, SpikeSpencer.com

.