Сценарий разговора оператора колл-центра с клиентом
Сценарий разговора (форма):
Пожелание к проекту от Заказчика:
Разговор
Оператор: — Здравствуйте, Это сервис по ремонту и профилактики пластиковых окон. В течении трех дней по Вашей улице будет проводиться бесплатный технический осмотр пластиковых окон. Скажите, пожалуйста, У Вас есть какие-нибудь нарекания?
Если у клиента нет времени
Клиент: — У меня нет времени.
Оператор:— А когда можно будет Вам перезвонить? (в какое время) (зафиксировать и перезвонить в назначенное время).
1.вариант (заявка/заинтересованность)
Клиент:— Да есть
Оператор: — У Вас деревянные или пластиковые окна?
Клиент: ________________
Оператор: Наши специалисты сейчас работает по Вашей улице и смогут абсолютно бесплатно провести профилактику окон, а также проконсультировать о дальнейшем уходе за ними. Мы сейчас сможем оформить заявку на следующий день, во сколько Вам удобно? (фиксируем время и желательную дату минимум на следующий день с 10.00-20.00 часа).
Клиент: Мне не нужны окна,/мне ничего не надо
Оператор: Мы предлагаем не установку, а бесплатную профилактику (это смазка фурнитуры и резиновых уплотнителей). Знаете ли Вы, что уход за окнами обязательно должен проводиться раз в полгода, чтобы они прослужили Вам долго. Будем проводить профилактику?
Клиент: Дата время
Оператор: Могу я уточнить какие именно у Вас нарекания? (Уточняем что беспокоит клиента в его окнах и фиксируем)
Клиент: ___________________
Оператор: Могу я уточнить Ваш адрес /номер дома/кв. (Фиксируем адрес) Спасибо, мы зафиксировали заявку, ожидайте специалиста, всего Вам доброго до свидания! (Фиксируем заявку)
Клиент: Что входит в бесплатную профилактику?
Оператор: в бесплатную профилактику входит:
- Смазка фурнитуры, смазываются все движущиеся элементы (для того, чтобы их можно было легко открывать и закрывать)
- Смазка резиновых уплотнителей (это для того, чтобы зимой или летом он оставался в рабочем состоянии не замерзал и не расклеивался).
2.вариант (если окна новые/пластиковые)
Клиент: — У меня новые окна мне ничего не нужно.
Оператор: — Как давно они у вас стоят?
Клиент: _______________
Оператор мы предлагаем не установку, а бесплатную профилактику. Знаете ли Вы, что уход за окнами обязательно должен проводиться раз в полгода , чтобы они прослужили Вам долго. Будем проводить профилактику? Также наш мастер сможет проконсультировать Вас о дальнейшем правильном уходе за окнами, чтобы они прослужили Вам долго!
Далее рассказываем, что входит в беспл. профилактику и предлагаем оформить заявку.
3.вариант (отказ/деревянные окна)
Клиент: — нам это не интересно/не нужно
Оператор: — Какие у Вас окна деревянные или пластиковые?
Клиент: — Деревянные
Оператор: Планируете ли в ближайшее время установить пластиковые окна?
Клиент: — Да, возможно
Оператор мы можем направить Вам специалиста для замера и расчета стоимости. Выезд специалиста на дом бесплатный и осуществляется в удобное для Вас время. (фиксируем если не позднее недели) Если нескоро, то оставляем номер телефона.
Клиент: Не знаю
Оператор: (предложить перезвонить, дать время подумать)
Клиент: Нет
Оператор: В таком случае, если у Вас возникнут вопросы или проблемы с окнами, можете обратиться по телефону ___________или ______________. Выезд мастера у нас на дом у нас бесплатный.
Оператор: Всего доброго до свидания!
4.вариант (отказ)
Клиент: — нам это не интересно/не нужно, бросил трубку.
Оператор: — Перезваниваем и аккуратно повторяем фразу мы предлагаем не установку, а бесплатную профилактику. Знаете ли Вы, что в любом случае необходимо делать профилактику окон, а также проконсультировать о дальнейшем уходе за ними. Вы ведь в этом заинтересованы, чтобы ваши окна прослужили Вам долго.
Клиент: — согласие или отказ.
Оператор: извините. Всего доброго!
5.вариант (если у телефона дети или гости)
Клиент: — никого нет дома
Оператор: — А в какое время/когда можно будет перезвонить, чтобы обсудить профилактику окон?(фиксируем и перезваниваем)
Клиент: — _________________
Оператор: Спасибо, всего доброго!
Дополнительные Вопросы!
- Почему бесплатная профилактика???Данная акция проходит с целью информирования населения о надлежащем уходе за окнами.
- Откуда у Вас мой номер?Из городского справочника. Она в общем доступе. Или развешивали объявления по Вашей улицы, а сейчас обзваниваем.
- Что входит в бесплатную профилактику?в бесплатную профилактику входит:
- Смазка фурнитуры, смазываются все движущиеся элементы (для того, чтобы их можно было легко открывать и закрывать)
- Смазка резиновых уплотнителей (это для того, чтобы зимой или летом он оставался в рабочем состоянии не замерзал и не расклеивался).
- Если евроокна деревянные (новые).Тоже предлагаем профилактику , там такая же фурнитура как и на пластиковых!
www.dtco.ru
Каким навыкам общения надо учить операторов контакт-центра и как это сделать
5 практических советов о том, как повысить качество обслуживания в контакт-центре, помогая операторам оттачивать навыки общения. Разбираем нюансы успешного разговора с клиентом!
На собеседовании при приеме на работу кандидат в операторы уверял, что умеет общаться с людьми. Вы оценили его коммуникационные навыки, техническую подготовку, уровень эмпатии, общую манеру держаться — и остались довольны. Теперь, когда кандидат нанят, настало время «проверки боем». Вы должны быть уверены, что специалист владеет нюансами искусства общения. Давайте рассмотрим самые важные аспекты поведения операторов контакт-центра во время обработки вызова и обсудим, как отточить их коммуникационные навыки. Итак, что должен уметь оператор?
Навык 1. Следить за интонациями
В свое время профессор психологии Альберт Мехрабян вывел «правило восприятия разговора 7%-38%-55%». Оно гласит, что 55% информации мы получаем невербально — через мимику и жесты; 38% формирует интонация голоса; и только 7% приходится на сказанные слова. Какой вывод из этого следует для контакт-центра?
При телефонном звонке, ввиду отсутствия визуальной составляющей общения (языка тела), доверие клиента к словам операторов будут формировать в основном интонации их голоса. А стало быть, пристальное внимание следует уделять не только тому, что говорят ваши специалисты, но и как они это говорят.
Голос оператора должен звучать уверенно и оптимистично
Какие интонации нужно использовать вашим операторам при обслуживании вызова? Прежде всего, их голос должен звучать уверенно и оптимистично. Кроме того, в определенных ситуациях операторам следует подстраивать тон голоса под интонацию клиента. Этот прием поможет наладить конструктивный диалог, поскольку усиливает у звонящего ощущение, что оператор ему сопереживает (проявляет эмпатию).
Разумеется, нужно снабдить операторов профессиональными гарнитурами, которые точно передают интонации голоса. Иначе все старания специалиста выбрать для беседы правильный тон пойдут насмарку. Из-за плохого микрофона и отсутствия встроенного аудиопроцессора дешевая гарнитура искажает голос, придает ему неестественный «металлический» или приглушенный оттенок. Ни о какой точной передаче интонаций в таких случаях не может быть и речи.
Тонкости обучения. Оценочная карта оператора обычно не дает никаких данных о том, насколько хорошо ваши специалисты «чувствую клиента». Поэтому для оценки навыка правильного интонирования особую ценность приобретают индивидуальные и групповые тренинги. Выделите время в течение месяца на то, чтобы совместно прослушать и детально разобрать несколько вызовов. Очень важно, чтобы операторы не чувствовали себя скованно. Поэтому постарайтесь обеспечить им максимально комфортные условия. Дайте понять, что совместное прослушивание — это не проверка, а обучение. Если операторы начали сами обращаться с просьбами разобрать самые сложные вызовы, с которыми столкнулись за последнее время, то вы на верном пути!
Документируйте результаты тренингов, накапливайте опыт. Не забывайте поощрять и поддерживать операторов каждый раз, когда видите, что они используют приемы, которые вы с ними обсуждали.
Навык 2. Внимательно слушать
Хотя этот совет кажется очевидным, умение слушать по-прежнему остается одной из самых важных проблем. Нет ничего хуже осознания клиентом того, что на другом конце провода его не хотят услышать. Даже если вашим специалистам приходится постоянно отвечать на одни и те же вопросы, они не должны позволять себе невнимательно отнестись к словам собеседника.
Умение слушать по-прежнему остается одним из самых важных навыков специалиста контакт-центра
В каждом контакт-центре периодически случаются авралы, и дежурная смена не успевает обслужить все входящие вызовы. В такие моменты операторы стараются как можно быстрее закрыть текущий вызов и открыть следующий. Высокий темп быстро изматывает операторов и негативно влияет на их способность внимательно слушать. Сотрудник начнет пропускать важные сигналы от клиента, и тот чувствует, что его не желают выслушать.
Чтобы такого не случалось, при планировании загрузки контакт-центра важно предусмотреть небольшие паузы между вызовами. Эти передышки ваш оператор может использовать не только для пост-обработки вызова, но и для того, чтобы перевести дух и сосредоточиться перед следующим звонком.
Навык 3. Подбирать темп речи
Обслуживание клиентов — это не продажи «на скорость». Пытаться мгновенно убедить звонящего что-нибудь купить и постараться ему помочь — разные вещи. Раз уж клиент звонит в контакт-центр, то считает свою проблему достаточно важной. Если оператор всегда отвечает на вопросы клиента быстрым речитативом, то у того может возникнуть ощущение, что от него хотят поскорее отделаться.
Специалисты контакт-центра должны выбирать скорость речи для разных клиентов
Опытные специалисты контакт-центра адаптируют скорость, с которой говорят, для каждого клиента. Например, занятый работающий человек ожидает получить четкий и быстрый ответ (но даже в этом случае — не «скороговорку»). А для пожилых людей потребуется более медленное и детальное объяснение.
Практика показывает, что даже самые опытные операторы склонны ускорять речь в конце смены или в последний день рабочей недели. Например, они стремятся побыстрее закончить сложный вызов, когда время смены уже закончилось, или утрачивают концентрацию перед выходными.
Наш совет: стимулируйте операторов материально и морально, если они принимают вызовы после окончания смены. Подумайте о культуре в коллективе, которую вы хотите создать. Она лежит в основе качественного обслуживания в любом контакт-центре.
Навык 4. Эффективно использовать вопросы
Умение задавать правильные вопросы в нужное время — один из самых важных навыков в арсенале оператора. Грамотно заданный вопрос ускорит решение проблемы и создаст у клиента ощущение эмпатии со стороны оператора. Существует несколько типов вопросов, которые задают во время звонка или чата. Открытые вопросы — лучший способ начать диалог. Направляющие (наводящие) вопросы помогают оператору глубже проникнуть в проблему. Закрытые вопросы служат для подтверждения того, что взаимопонимание между клиентом и оператором найдено.
Умение задавать правильные вопросы в нужное время значительно ускорит решение проблемы клиента
Открытые вопросы начинаются с вопросительных слов (кто, что, когда, где, как, почему) и не предполагают односложного ответа (
Тонкости обучения. Учить задавать вопросы лучше всего на конкретных сценариях разговора. Опытные менеджеры должны демонстрировать мастерство во время тренингов с помощью аудиозаписей или постановочного диалога.
Навык 5. Налаживать взаимопонимание
Оператор должен владеть навыками, которые помогут нивелировать у собеседника первоначальное недоверие к незнакомым людям или прошлый негативный опыт. Ниже несколько ключевых точек разговора, на которые стоит обратить особое внимание ваших операторов.
Выстраивание доверительных отношений с клиентами в контакт-центре во многом
похоже на сближение с людьми в неформальной обстановке
- Прежде всего — растопить лед.
Как и в других типах общения, в разговоре по телефону очень важны первые секунды. За это время устанавливается общий настрой, в котором пройдет оставшаяся часть вызова. Как правило, в эти секунды люди оценивают друг друга, пытаются выяснить, насколько собеседник заслуживает доверия. Изменить первое негативное впечатление очень сложно. И наоборот, первое положительное впечатление сделает тривиальный разговор с клиентом (например, по вопросу проверки баланса на счету) положительным опытом от обращения в ваш контакт-центр. Не забывайте также, что удачное начало звонка поможет разоружить даже самого раздраженного клиента.
- Найти точки соприкосновения с клиентом через личностный подход.
Ваши операторы должны оставаться собой. Тогда им будет проще выявлять точки сближения в общении по телефону. К примеру, если клиент не может найти ручку, чтобы что-то записать, оператор может сказать: «Ничего страшного, я тоже вечно теряю ручки». Иными словами, любой искренний личный комментарий из разряда «я тоже так поступаю», «у меня те же чувства», «поздравляю», «сочувствую» и т. д. поможет сотруднику сблизиться с клиентом.
Тонкости обучения. Супервизоры должны поощрять операторов, которые используют короткие и вежливые личные комментарии в ходе общения с клиентом. При этом сотрудник должен чувствовать тонкую грань между личностным подходом и фамильярностью. В идеале, умение использовать персонализированные комментарии должно быть включено в оценочную карту оператора.
Не стоит забывать, что в сложных эмоциональных ситуациях оператор может растеряться. К примеру, часто сотруднику контакт-центра непонятно, как надо реагировать, когда клиент говорит, что понес тяжелую утрату. Поэтому ваш тренер должен научить операторов правильным фразам для подобных ситуаций.
Выводы
Понятно, что при применении некоторых из перечисленных навыков звонок продлится чуть дольше. Но это дополнительное время с лихвой компенсируют повышение качества обслуживания, лояльность клиентов и удовлетворенность операторов своей работой. Тем более, что потраченные секунды можно наверстать, внедрив эффективные способы снижения среднего времени обработки вызовов. О том, как это сделать, читайте в нашей статье.
См. также:
Подписка на новости
plantro.ru
Как правильно разговаривать с оператором техподдержки
Чтобы лучше понимать, как правильно общаться с операторами службы поддержки, давайте сначала разберёмся, как устроена эта система.
Как устроена телефонная служба поддержки
Классическая система технической поддержки состоит из трёх линий.
- Первая линия (Help Desk) занимается приёмом и обработкой обращений. Здесь работают люди с общими знаниями о товаре или услуге, но без специальной технической подготовки. Их задача — узнать, кто и зачем звонит, и направить человека на вторую линию к нужному специалисту. Конечно, простые базовые вопросы помогут решить и на первой линии. Но как правило, она служит своего рода ситом, через которое отсеиваются неадекватные звонящие или элементарные запросы.
- На второй линии находятся специалисты с базой знаний, которая позволяет решать более сложные вопросы.
- Третья линия — экспертная. На вопросы клиентов здесь отвечают самые опытные и информированные сотрудники. Эксперты решают те вопросы, с которыми не справились операторы первой и второй линии.
У большинства технических поддержек есть чётко прописанный перечень тем и областей запросов для каждой линии.
5 советов, которые упростят беседу с оператором
1. Не выкладывайте сразу же все подробности
Сотрудник первой линии, скорее всего, не сможет решить сложный технический вопрос, так что не стоит сообщать ему все подробности сразу же после приветствия. Иначе вам придётся повторять рассказ дважды.
Передайте суть проблемы в одном-двух предложениях. Далее вас направят на вторую линию, где уже можно рассказать о проблеме детальнее.
2. Ограничьтесь общей информацией о себе и дождитесь вопросов
Также не стоит сообщать сразу же все свои данные вплоть до номера паспорта. Оператор работает по скрипту (сценарию разговора с клиентом) и постепенно задаст все нужные вопросы.
3. Заранее сформулируйте чёткий запрос
Чем конкретнее будет ваш вопрос, тем больше вероятность получить на него удовлетворяющий ответ. Расплывчатые, неопределённые запросы типа «У меня что-то с телефоном» редко удовлетворяются.
Дело в том, что в некоторых службах установлены временные лимиты на разговоры с клиентами. На практике это приводит к тому, что оператор скорее постарается завершить разговор, отделавшись общим ответом, чем вместе с вами уточнять и сужать область вашей проблемы.
4. Не пытайтесь решить проблему грубостью и давлением
У операторов есть база обращений, в которой ставятся пометки о клиентах. Повысив голос или пытаясь ускорить процесс с помощью угроз, вы рискуете получить метку неадекватного клиента. Эта метка будет видна другим операторам и создаст предубеждение насчёт вас.
Конечно, с любым представителем сервисного центра стоит общаться уверенно. Но не путайте уверенность с грубостью: последняя не принесёт плодов. Операторы всё равно ограничены скриптом. Если на ваш вопрос уже дан ответ, он вряд ли изменится, даже если вы поднимете шум.
Если вы возмущены качеством товара или обслуживания, лучше задайте прямой вопрос: «Куда я могу обратиться, чтобы оставить жалобу?»
5. Не требуйте от оператора многого
Сотрудники службы поддержки даже при желании не смогут пуститься в пространные объяснения и долгие поиски решения вашей проблемы. Скрипт всему голова. Во многих службах за отход от скрипта штрафуют и лишают премии. Поэтому учитывайте, что вы разговариваете с живым человеком, который вынужден озвучивать вам заранее составленный компанией текст. Не вымещайте свою злость на работнике.
Постарайтесь спокойно выяснить всю доступную информацию. Если вы не получили ответа или решения проблемы, напишите письмо или посетите офис компании лично. Решать серьёзные вопросы лучше с официальными представителями и руководством, а не с рядовыми операторами технической поддержки.
lifehacker.ru
Правила телефонного этикета для call центра |
Соблюдение каждого правила телефонного этикета для call центра начинается еще до того, как оператор услышит первый гудок или поднимет трубку. Сотрудник контактного центра должен уметь справляться с ситуациями, которые протекают по стандартному и нестандартному сценарию. Он должен быть заранее подготовленным к разговору и знать все писанные и неписанные правила каждого этапа разговора: приветствия, решения вопроса клиента (при входящем звонке) или реализация задания (при исходящем звонке), прощание.
Из чего состоит приветствие?
Слово может состоять из нескольких частей (морфем): префикса, корня, суффикса и окончания. Приветствие, конечно, не ограничивается одним словом. Но если присмотреться к каждой его части, то можно увидеть те же морфемы. Каждая составляющая приветствия может иметь несколько вариантов, чтобы операторы входящей линии могли составить подходящий вариант. Ведь ваша цель — начать разговор красиво и уверенно:
Одно из главных правил правильного приветствия для операторов исходящей линии — поинтересоваться у собеседника, может ли он уделить вам время в настоящий момент. Если вашему собеседнику сейчас говорить не удобно, следует назначить время перезвона.
Три ключевых момента
Обращаем внимание на то, что стандарты коммуникации оператора call-центра выдвигают следующее ключевое требование: строить фразы вежливо. Обращается к клиенту всегда следует на «Вы». Его задача — подстроиться под темп разговора абонента. Вот ещё несколько нюансов, которые должен учесть оператор входящей и/или исходящей линии:
Улыбка. Конечно, клиент не может увидеть вас во время разговора. Но он чувствует доброжелательность в вашем голосе. Не стоит пытаться заменить улыбку словами в уменьшительной или ласкательной форме. Их вовсе не следует употреблять без необходимости.
Уверенность. Ситуации бывают разные, но работник контактного центра должен излучать уверенность в себе. Это не означает, что оператор общается с клиентом свысока. Если человек обратился к вам с просьбой о помощи, это означает, что у него возникла ситуация, в которой может помочь только профессионал. Поэтому голос оператор должен быть профессиональным: уверенным и равномерным.
Грамотность. Дело не только в типичных ошибках: употребление словосочетания «дешёвые цены» вместо «низкие» и так далее. Это отсутствие русизмов, полонизмов, украинизмов в языке, а также исключение из лексикона телефонного сленга. Существует перечень фраз, которые не желательно использовать при разговоре с клиентом, чтобы соблюсти стандарты телефонного общения:
Как себя вести в нестандартной ситуации?
Не всегда разговор с клиентом протекает по запланированному сценарию. Тем более, когда оператор работает на входящей линии. Иногда приходится выслушивать жалобы, оскорбления, претензии. В таких ситуациях самое первое, что нужно сделать — это извиниться. Основная задача оператора — удовлетворить клиента, поэтому он должен сделать всё, чтобы вернуть или направить разговор в спокойное русло.
Если клиент рассержен, то оператор должен предложить возможные варианты решения его проблемы. При этом сотрудник контактного центра остаётся спокойным и помнит, что ситуацию контролирует именно он. Если оператору не хватает информации или ответ отсутствует в базе знаний (её можно настроить в Сценариях разговора), то он может использовать удержание (hold). Согласно этикету, оператору следует спросить у собеседника, может ли он подождать, и объяснить причину этого действия. Когда вы снимаете звонок с удержания, следует поблагодарить клиента за ожидание.
Согласно всем правилам, сотрудник контактного центра не может завершить звонок первым (особенно при входящем вызове). Но и из этого правила есть исключения. Например, если клиент использует ненормативную лексику, то операторы могут его предупредить: «В случае, если вы будете продолжать использовать ненормативную лексику, мы будем вынуждены закончить разговор». Если клиент не отреагирует на предупреждение правильно, оператор может положить трубку.
Завершающий этап
Для оператора колл-центра важно не только лаконично начать разговор и уверенно вести беседу. Огромное значение имеет правильное завершение диалога. В конце беседы оператору следует уточнить, решены ли все вопросы клиента. Затем нужно поблагодарить собеседника за уделённое время и уже после этого попрощаться.
www.voiptime.net
Телефонный этикет, правила и рекомендации для оператора колл центра
Знание телефонного этикета делового общения с клиентом позволяет оператору уверенно справляться с различными ситуациями, которые протекают как по стандартному, так и нестандартному сценарию. Оператор колл-центра должен знать правила и применять их на каждом этапе разговора, будь то: приветствие или прощание, при входящем звонке – решение вопроса абонента, при исходящем – реализация поставленной задачи. Обучение сотрудников знанию телефонного этикета и контроль качества общения – обязательное условие успешной работы колл-центра.
Оценка критериев качества общения
Оператор должен:
- Использовать навыки общения во всех элементах сценария телефонного разговора;
- Быть вежливым, уметь профессионально вести разговор;
- Запоминать важнейшие данные клиента;
- Сообщать абоненту правильную, относящуюся к делу информацию;
- Разрешать проблемы клиента с первого обращения;
- Уметь точно вводить данные статистики;
- Соблюдать правила русского языка при обращении через электронную почту и чаты.
Чтобы правильно говорить по телефону, уметь подстраиваться под собеседника, создавая ему хорошее настроение, и получить желаемый эффект, следует соблюдать несколько правил.
7 правил, которые помогут выработать профессионализм в общении с клиентом
- Телефонную трубку снимайте с первого (второго) звонка.
- В приветствии назовите имя (номер) и название компании. Чтобы абонент не переспрашивал, говорите четко и понятно, выражая тоном и манерой общения дружелюбие и заинтересованность.
- Подробно расспросите о проблеме и зафиксируйте данные. В этом помогут наводящие вопросы, повторение ключевых слов, просьба, обращенная к клиенту с целью оценить итоги разговора.
- Умение слушать, терпеливо ждать окончания рассказа и не перебивать собеседника поможет вам не только понять смысл обращения, но и управлять диалогом. По интонации голоса постарайтесь определить скрытый подтекст, характер, настрой и эмоциональность клиента.
- Если тема разговора вам неприятна, сохраняйте хладнокровие и не поддавайтесь эмоциям. Следует спокойно выслушать мнение собеседника, не высказывая свое.
- Правильная речь поможет собеседнику быстрее понять смысл сказанного, по возможности избегайте использования терминологии, не понятной абоненту. Трудные слова лучше произносите по буквам или вразбивку, сопровождая комментариями. Выражайте свои мысли предельно кратко и четко.
- При необходимости тактично обрывайте разговор и вежливо отказывайте навязчивому абоненту.
Табу в линии. Во время разговора запрещено: есть, пить, вести беседу с посторонними, громко вздыхать и клацать на клавиатуре, шуршать бумагой. Нельзя исправлять ошибки в речи абонента.
Следует учесть, что типичные ошибки неопытного оператора колл-центра, такие как агрессивное или неуверенное поведение, дезинформация собеседника, неконкретные и уклончивые вопросы и ответы, не позволят сотруднику стать специалистом высокого уровня и продвинуться по служебной лестнице.
Чтобы стать профессиональным оператором, необходимо избавиться от ошибок и обучиться телефонному этикету, и тогда вы успешно сможете работать в индустрии колл-центров.
www.dtco.ru
Cценарий разговора оператора call центра образец
Оператор call-центра работает по специально проработанным сценариям, в которых прописана возможная тематика, наиболее распространенные вопросы, а также ответы на них. Это своего рода алгоритм действий для специалиста и одновременная подсказка для него, как себя вести в той или иной ситуации. От того, насколько детально проработан сценарий, зависит степень и качество обработки оператором поступившего звонка или иного обращения. Рассмотрим в статье основные моменты, связанные с работой операторов контакт-центров по сценариям и криптам.
Что такое рабочие скрипты и для чего они нужны?
Заранее определенный сценарий разговора оператора часто называют скрипт. Смысл от этого не меняется. Это предварительно разработанный и имеющийся «на руках» пошаговый алгоритм действий (вопросов/ответов), которого работник должен придерживаться. В зависимости от сферы деятельности и направления бизнеса такого рода скрипты могут существенно варьироваться. В том числе они отличаются и при «холодных звонках» в сравнении со стандартным приемом звонков клиентов. В первом случае к сценарию добавляется специфика по работе с так называемыми «возражениями», когда адресат уклоняется от разговора, сообщает об отсутствии времени или желания общаться по телефону, проявляет откровенное безразличие к предлагаемым услугам или продукции.
Кто составляет сценарии разговоров?
Разработкой скриптов обычно занимается руководитель подразделения. Это должен быть опытный специалист, который досконально разбирается не только в конкретной сфере, но и отлично разбирается в психологических приемах, маркетинговой коммуникации, современных технологиях и прочих аспектах. В алгоритме обязательно должна быть учтена специфика коммуникации и канала связи. Необходимо также предусмотреть максимально возможные диалоговые ответвления, отговорки, возражения, проблемные моменты и прочие аспекты.
Образец разговора оператора call-центра
Продвижение товаров и услуг посредством различных способов маркетинговой коммуникации является довольно эффективным направлением. По этой причине «холодными звонками» занимаются многие компании. В большей степени начального и среднего уровня. В основном с целью поиска новой клиентуры. Приведем пример возможного образца исходящего «холодного звонка» оператора call-центра с потенциальным клиентом.
Оператор (Далее – О.): – Добрый день. Это компания «…»?
Потенциальный клиент (далее – К.): – Все верно.
О. – Меня зовут «…» и я представляю страховую компанию «…». Могу ли переговорить с коммерческим директором на предмет возможного сотрудничества?
К. – Да, пожалуйста. Его номер телефона «…» (Записать).
<В случае возражения> — (Спросить, когда будет на месте, или в какое время удобно перезвонить)
<При успешном контакте с руководителем>
О. – Добрый день. Ваш контактный номер мне передал секретарь компании. Меня зовут «…» и я представляю страховую компанию «…». Удобно ли Вам переговорить на предмет возможного сотрудничества?
К. – Да, вполне. Какие услуги Вы предлагаете?
О. – В настоящее время мы расширяем бизнес и работаем по новому направлению в сегменте которого работает Ваша компания. Корпоративное обслуживание, которое мы предлагаем могло бы Вам оказаться интересным и полезным (Вкратце рассказать о перечне услуг. Ответить на вопросы).
Что если разговор складывается не по скрипту?
Нередки случаи, когда обращающиеся клиенты являются «проблемными» либо запрашивают информацию, которая не определена в сценарии. Даже в таких случаях у операторов есть установки, как они себя должны вести. Так, к примеру, с грубым клиентом требуется максимально сохранять концентрацию и спокойствие. Ни в коем случае не переходить на ответную грубость и не повышать тон. В случае отсутствия заранее определенного скрипта специалисты на непродолжительное время удерживают звонящего на паузе и обращаются за консультацией к супервайзеру или руководителю. Какова бы ни была ситуация, важно одно: оператор call-центра ни при каких обстоятельствах не должен привносить в коммуникацию собственную эмоциональную окраску, принимать на себя ответственность по ответам на вопросы, которые не входят в его компетенцию, а также уклоняться от обслуживания клиента (причем любого). Этому в первую очередь обучают во время стажировки и испытательного срока в контакт-центрах.
callcenters.by
Ведение телефонных переговоров оператором колл-центра. Правила и полезные советы
Оператор контактного центра – специалист, способный решать сложные задачи. От его действий, умений и навыков зависит, пойдёт ли потенциальный клиент на контакт. Основная его цель заключается в выявлении потребностей. После этого можно порекомендовать подходящую услугу/товар, либо перенаправить к старшему специалисту.
В процессе разговора операторы Call-центров часто сталкиваются с нестандартным поведением собеседника. Поэтому сотрудники должны уметь находить выход из сложных ситуаций, бороться с возражениями, направлять диалог в нужное русло. К ведению диалога настраиваются заранее. Если он не обладает должными навыками, неправильно выстраивает цепочку диалога – компания может потерять потенциального клиента. Особенно неприятно, если он действительно был заинтересован предложением.
Обязанности операторов контактного центра
Независимо от направления деятельности компании-заказчика услуг и предлагаемого продукта, каждый сотрудник должен соблюдать деловой этикет во время беседы. Среди основных функций можно выделить следующие:
- Информирование о появлении новых товаров, услуг;
- Ответы на вопросы, помощь в принятии решения;
- Перенаправление на подходящего специалиста;
- Занесение информации, полученной в ходе разговора, в базу данных;
Проведение холодных звонков также входит в перечень обязанностей сотрудников Call-центра. В процессе таких звонков осуществляется информирование, проводятся опросы, анкетирование.
Правила телефонного разговора
Если оператор работает на входящих звонках, отвечать нужно после первого гудка. Иногда допускается ответ через 3-4 гудка. Чем быстрее получится ответить на звонок, тем лучше. Так клиент поймёт, что его звонок действительно важен. В процессе разговора нужно соблюдать следующие правила:
- К собеседнику всегда обращайтесь на «Вы»;
- Диалог начинается с приветствия, затем следует представить продвигаемую компанию;
- Голос должен быть уверенным, интонация – оптимистичной. Можно подстраиваться под интонацию;
- Грамотно подбирайте темп речи для каждого клиента. Например, если человек куда-то спешит – отвечайте быстро и лаконично. Для пожилых людей предпочтительней будет медленный темп беседы;
- При возникновении конфликтных ситуаций оставайтесь вежливы. Ни в коем случае не грубите! Постарайтесь успокоить его, проконсультировать;
- Не перебивайте собеседника, даже если его монолог затянется. Постарайтесь вникнуть в суть проблемы клиента, подобрать оптимальный вариант её решения;
- Если у вас нет ответа на заданный вопрос, попробуйте перенаправить звонок на более компетентного сотрудника;
Голос всегда должен быть чётким, уверенным. Если клиент задаст нестандартный вопрос, лучше взять некоторое время на раздумье. Это позволит уточнить информацию, предоставить правильный ответ.
Важные нюансы
При разговоре категорически запрещается употреблять пищу, вести диалог с другими собеседниками. Постарайтесь не издавать посторонних звуков. Не исправляйте речевые и стилистические ошибки, допущенные собеседником.
outsale.org