Создать выпадающий список: Создание раскрывающегося списка в Excel

Содержание

Создание раскрывающегося списка в Excel

Excel 2007-2013

Можно повысить эффективность использования листа, вставляя в него раскрывающиеся списки. Пользователю, использующему ваш лист, достаточно щелкнуть стрелку, а затем запись в списке. Для создания списка следует использовать функцию проверки данных.

  1. Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.

  2. На ленте на вкладке «Данные» щелкните «Проверка данных».

  3. На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выберите пункт «Список».

  4. Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.

  5. Чтобы закрыть диалоговое окно, в щелкните «ОК».

Excel Online

Раскрывающиеся списки пока что невозможно создавать в Excel Online, бесплатной сетевой версии Excel. Однако вы можете просматривать и работать с раскрывающимся списком в Excel Online, если добавите его на свой лист в классическом приложении Excel. Вот как это можно сделать, если у вас имеется классическое приложение Excel:

  1. В Excel Online щелкните «Открыть в Excel» для открытия файла в классическом приложении Excel.

  2. В классическом приложении создайте раскрывающийся список.

  3. Теперь сохраните вашу книгу.

  4. В Excel Online откройте книгу для просмотра и использования раскрывающегося списка.

Узнайте больше о работе с раскрывающимися списками в Excel Online

Excel для Mac 2011

Можно повысить эффективность использования листа, вставляя в него раскрывающиеся списки. Пользователю, использующему ваш лист, достаточно щелкнуть стрелку, а затем запись в списке. Для создания списка следует использовать функцию проверки данных.

  1. Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.

  2. На вкладке «Данные» в разделе «Инструменты» щелкните «Проверить».

  3. Щелкните вкладку «Параметры», а затем во всплывающем меню «Разрешить» выберите пункт «Список».

  4. Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.

  5. Чтобы закрыть диалоговое окно, в щелкните «ОК».

Узнайте больше о работе с раскрывающимися списками в Excel Online Узнайте больше о создании раскрывающихся списков в Excel для Mac 2011

Создание раскрывающегося списка — Служба поддержки Office

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

  1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

  2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

  3. На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

  4. Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

  5. Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

    Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

  6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

    Советы: 

    • Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

    • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

    • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке

      .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

  1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

  2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

  3. На ленте откройте вкладку

    Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

  4. На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

  5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

    Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

  6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

  7. Установите флажок Список допустимых значений

  8. Откройте вкладку Сообщение для ввода.

    • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  9. Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

    • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  10. Нажмите кнопку ОК.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, написать там —

Да;Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

  1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
  2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source).  Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

=имя

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня — они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

[the_ad_group]

А вот еще полезная для вас информация:

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,… Создаем выпадающий список в Excel при помощи формул — Задача: Создать выпадающий список в Excel таким образом, чтобы в него автоматически попадали все новые значения. Сделаем это при помощи формул, чтобы этот способ можно было использовать не только в…

5 1 голос

Рейтинг статьи

Как сделать выпадающий список в Excel

Выпадающий список – невероятно полезный инструмент, способный помочь сделать работу с информацией более комфортным. Он дает возможность вместить в ячейке сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно нажать на значок стрелочки, после чего появляется перечень значений. После выбора определенного, ячейка автоматически заполняется им, и формулы пересчитываются, исходя из него.

Excel предусматривает множество различных методов генерации выпадающего меню, и кроме того, дает возможность гибко настраивать их. Давайте проанализируем эти методы более подробно.

Процесс создания списка

Чтобы сгенерировать всплывающее меню, следует кликнуть на пункты меню по пути «Данные» – «Проверка данных». Откроется диалоговое окошко, где надо найти вкладку «Параметры» и нажать по ней, если она до этого еще не была открыта. В нем есть множество настроек, но нам важен пункт «Тип данных». Из всех значений «Список» – это то, что надо.

1

Количество методов, которыми осуществляется ввод информации во всплывающий перечень, достаточно большое.

  1. Самостоятельное указание элементов списка через точку с запятой в поле «Источник», расположенного на той же вкладке того же диалогового окна.

    2

  2. Предварительное указание значений. В поле «Источник» содержится диапазон, где имеется необходимая информация.

    3

  3. Указание именованного диапазона. Метод, повторяющий прошлый, но только необходимо предварительно назвать диапазон.

    4

Любой из этих методов выдаст требуемый результат. Давайте разберем методы генерации раскрывающихся перечней в реальных ситуациях.

На основе данных из перечня

Допустим, у нас есть таблица, описывающая виды разных фруктов.

5

Для создания перечня в раскрывающемся меню, основываясь на этом наборе информации, нужно совершить такие действия:

  1. Выбрать ячейку, отведенную под будущий перечень.
  2. На ленте найти вкладку «Данные». Там осуществляем нажатие по «Проверка данных».

    6

  3. Найти пункт «Тип данных» и переключить значение на «Список».

    7

  4. В поле, обозначающем опцию «Источник», ввести нужный диапазон. Обратите внимание, что нужно указывать абсолютные ссылки, чтобы при копировании списка информация не смещалась.

    8

Кроме этого, предусмотрена функция генерации списков сразу больше, чем в одной ячейке. Чтобы этого добиться, следует выбрать их все, и совершить аналогичные описанным раньше действия. Снова необходимо удостовериться, что записаны абсолютные ссылки. Если в адресе нет значка доллара возле названия колонки и ряда, то нужно их добавить путем нажатия клавиши F4 до тех пор, пока возле названия столбца и ряда не будет стоять знак $.

С ручной записью данных

В приведенной раньше ситуации перечень записывался путем выделения необходимого диапазона. Это удобный метод, но иногда необходимо вручную записывать данные. Это даст возможность избежать дублирования информации в рабочей книге.

Допустим, перед нами стоит задача создать список, содержащий два возможных варианта выбора: да и нет. Чтобы реализовать поставленную задачу, необходимо:

  1. Нажать по ячейке, отведенной под перечень.
  2. Открыть «Данные» и там отыскать знакомый нам раздел «Проверка данных».

    9

  3. Снова выбираем тип «Список».

    10

  4. Здесь в качестве источника необходимо ввести “Да;Нет”. Видим, что информация при ручном вводе вводится с использованием точки с запятой для перечисления.

После нажатия «ОК» у нас появился следующий результат.

11

Далее программой будет автоматически создано раскрывающееся меню в подходящей ячейке. Вся информация, которую пользователь указал качестве пунктов всплывающего перечня. Правила создания перечня в нескольких ячейках аналогичные предыдущим за тем лишь исключением, что следует указывать информацию вручную с использованием точки с запятой.

Создание раскрывающегося списка при помощи функции СМЕЩ

Кроме классического метода возможно применение функции СМЕЩ, чтобы генерировать выпадающие меню.

Откроем лист.

12

Чтобы применять функцию для выпадающего списка надо выполнить такое:

  1. Выбрать интересующую ячейку, где надо разместить будущий список.
  2. Открыть последовательно вкладку «Данные» и окно «Проверка данных».

    13

  3. Задаем «Список». Делается это аналогично предыдущим примерам. Наконец, используется такая формула: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5). Мы ее вводим там, где задаются ячейки, которые будут использоваться в качестве аргумента.

Потом программой создастся меню с перечнем фруктов.

Синтаксис этой такой:

=СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина])

Видим, что сия функция предусматривает 5 аргументов. Сначала дается первый адрес ячейки для смещения. Следующие два аргумента указывают, сколько рядов и колонок, на какое происходит смещение. Если говорить о нас, в качестве аргумента «Высота» приводится значение 5, поскольку оно отображает высоту перечня. 

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных (+ с использованием функции СМЕЩ)

В приведенном случае СМЕЩ позволила создать всплывающее меню, расположенное в фиксированном диапазоне. Недостаток этого метода – после добавления пункта придется самостоятельно редактировать формулу.

Чтобы создать динамический перечень с поддержкой ввода новой информации, необходимо:

  1. Осуществить выделение интересующей ячейки.
  2. Раскрыть вкладку «Данные» и нажать по «Проверка данных».
  3. В открывшемся окошке снова осуществляем выбор пункта «Список» и источником данных указываем такую формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
  4. Нажимаем «ОК».

Здесь содержится функция СЧЕТЕСЛИ, чтобы сразу определять, сколько ячеек заполнено (хотя у нее есть значительно большее количество применений, просто мы записываем ее здесь для конкретной цели).

Чтобы формула функционировала нормально, надо проследить есть ли на пути формулы пустые ячейки. Их быть не должно.

Выпадающий список с данными другого листа или файла Excel

Классический метод не функционирует, если требуется получить информацию из другого документа или даже содержащегося в этом же файле листа. Для этого используется функция ДВССЫЛ, позволяющая ввести в верном формате ссылку на ячейку, находящуюся в другом листе или вообще – файле. Необходимо выполнить такие действия:

  1. Активировать ячейку, где размещаем перечень.
  2. Открываем уже знакомое нам окно. В том же месте, где мы ранее указывали источники на другие диапазоны, указывается формула в формате =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”). Естественно, вместо Список1 и Лист1 можно вставлять свои имена книги и листа соответственно. 

Внимание! Имя файла указывается в квадратных скобках. При этом Excel не сможет применять в качестве источника информации файл, закрытый в данный момент.

Также следует отметить, что название файла сам по себе есть смысл указывать только если требуемый документ располагается в той же папке, что и та, где будет вставляться перечень. Если нет, то необходимо полностью указывать адрес этого документа.

Создание зависимых выпадающих списков

Зависимый список – это тот, на содержимое которого влияет выбор пользователя в другом перечне. Допустим, перед нами открыта таблица, содержащая три диапазона, каждому из которых присвоено имя.

24

Нужно действовать по таким шагам для генерации перечней, на результат которых влияет опция, выбранная в другом списке.

  1. Создать 1-й перечень с именами диапазонов.

    25

  2. В месте ввода источника один за одним выделяются требуемые показатели.

    26

  3. Создать 2-й перечень, зависящий от типа растений, который предпочел человек. Как вариант, если в первом указать деревья, то информацией во втором списке станет «дуб, граб, каштан» и дальше. Необходимо записать в месте ввода источника данных формулу =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка содержащая название диапазона 1.=ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с наименованием списка 1.

Теперь все готово.

27

Как выбрать несколько значений из выпадающего списка?

Иногда нет возможности отдать предпочтение только одному значению, поэтому надо выбрать больше одного. Тогда надо добавить в код страницы макрос. С использованием комбинации клавиш Alt + F11 открывается редактор Visual Basic. И туда вставляется код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

    On Error Resume Next

    If Not Intersect(Target, Range(“Е2:Е9”)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

        Application.EnableEvents = False

        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then

            Target.Offset(0, 1) = Target

        Else

            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target

        End If

        Target.ClearContents

        Application.EnableEvents = True

    End If

End Sub 

Чтобы содержимое ячеек показывались внизу, вставляем в редактор такой код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

    On Error Resume Next

    If Not Intersect(Target, Range(“Н2:К2”)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

        Application.EnableEvents = False

        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then

            Target.Offset(1, 0) = Target

        Else

            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target

        End If

        Target.ClearContents

        Application.EnableEvents = True

    End If

End Sub

Ну и наконец, для записи в одной ячейке используется этот код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

    On Error Resume Next

    If Not Intersect(Target, Range(“C2:C5”)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

        Application.EnableEvents = False

        newVal = Target

        Application.Undo

        oldval = Target

        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then

            Target = Target & “,” & newVal

        Else

            Target = newVal

        End If

        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents

        Application.EnableEvents = True

    End If

End Sub

Диапазоны редактируемы.

Как сделать выпадающий список с поиском?

В этом случае надо изначально использовать другой тип перечня. Открывается вкладка «Разработчик», после чего надо кликнуть или тапнуть (если экран сенсорный) на элемент «Вставить» – «ActiveX». Там есть «Поле со списком». Будет предложено нарисовать этот список, после чего он добавится в документ.

28

Далее он настраивается через свойства, где в опции ListFillRange прописывается диапазон. Ячейка, где отобразиться определенное пользователем значение, настраивается с помощью опции LinkedCell. Далее нужно просто записывать первые символы, как программа автоматически подскажет возможные значения.

Выпадающий список с автоматической подстановкой данных

Также предусмотрена функция, что данные подставляются автоматически после их добавления к диапазону. Сделать это проще простого:

  1. Создать набор ячеек для будущего перечня. В случае с нами это набор цветов. Выделяем его.

    14

  2. Далее его необходимо отформатировать, как таблицу. Нужно нажать одноименную кнопку и осуществить выбор стиля таблицы. 15

    16

Далее нужно подтвердить этот диапазон путем нажатия клавиши «ОК».

17

Выделяем получившуюся таблицу и даем ей имя через поле ввода, находящееся сверху столбца А.

18

Все, таблица есть, и она может использоваться в качестве основы для выпадающего списка, для чего надо:

  1. Выбрать ячейку, где перечень располагается.
  2. Открыть диалог «Проверка данных».

    19

  3. Тип данных выставляем «Список», а как значения даем имя таблицы через знак =. 20

    21

Все, ячейка готова, и в ней показываются названия цветов, как нам изначально и было нужно. Теперь добавлять новые позиции можно просто записывая их в ячейку, располагающуюся немного ниже непосредственно за последней.

22

В этом и заключается преимущество таблицы, что диапазон автоматически увеличивается при добавлении новых данных. Соответственно, это самый удобный способ добавления списка.

23

Как скопировать выпадающий список?

Для копирования достаточно использовать комбинацию клавиш Ctrl + C и Ctrl + V. Так выпадающий список будет скопирован вместе с форматированием. Чтобы убрать форматирование, нужно воспользоваться специальной вставкой (в контекстном меню такая опция появляется после копирования списка), где выставляется опция «условия на значения».

Выделение всех ячеек, содержащих выпадающий список

Чтобы выполнить эту задачу, необходимо воспользоваться функцией «Выделить группу ячеек» в группе «Найти и выделить».

29

После этого откроется диалоговое окно, где следует в меню «Проверка данных» выбрать пункты «Всех» и «Этих же». Первый пункт выделяет все списки, а второй – только похожие на определенные.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как сделать выпадающий список в Эксель

У пользователей, которые довольно часто работают в Excel и ведут этой программе свои базы данных, наверняка нередко возникает потребность выбрать значение ячейки из заранее определенно перечня.

К примеру, у нас есть перечень наименований товаров, и наша задача – заполнить каждую ячейку определенного столбца таблицы, используя данный список. Для этого нужно создать список всех наименований, а затем реализовать возможность их выбора в нужных ячейках. Такое решение избавит от необходимости писать (копировать) одно и то же название вручную много раз, а также спасет от опечаток и прочих возможных ошибок, особенно, когда речь идет о больших таблицах.

Реализовать так называемый выпадающий список можно несколькими методами, которые мы и рассмотрим ниже.

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

  1. Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
  2. Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
  3. На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с  условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
  4. Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
  5. На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
  6. Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.

Создание списка с применением инструментов разработчика

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

  1. В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
  2. В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
  3. Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
  4. Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
  5. Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
  6. Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
  7. В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом  через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
  8. Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
  9. В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
  10. Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор  на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

Связанный список

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

  1. Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.
  2. Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.
  3. Задаем ему имя, например, “Питание”.
  4. Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.Таким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
  5. После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”).
  6. В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).
  7. Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2)“, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.
  8. Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.

Заключение

Благодаря выпадающим спискам можно значительно облегчить ведение баз данных в Microsoft Excel. Несмотря на кажущуюся сложность в выполнении данной задачи, на деле все оказывается куда проще. Главное – строго следовать очередности описанных выше действий, в зависимости от выбранного метода, и тогда все непременно получится.

Как создать выпадающий список в Excel

Последнее обновление от пользователя Макс Вега .

Здесь Вы узнаете, как создавать выпадающие списки в Microsoft Excel с помощью функции Проверка данных. Она служит для ограничения данных в целевой ячейке, что требует от пользователей выбора значений из списка предварительно указанных исходных данных. Такие списки могут быть полезными в ряде случаев: от планирования отпуска сотрудников или мониторинга расходов, до общего управления проектами.


Создание выпадающего списка в Microsoft Excel

Для выполнения этой операции Вам потребуется как минимум два листа, открытые в Вашей книге: рабочий лист и чистый, в котором Вы можете скомпилировать свои списки.

Первым шагом будет создание Вашего списка. Для этого перейдите на пустой лист и перечислите элементы, которые Вы хотите включить в выпадающий список в столбце A. Список может быть любой длины и может включать любой тип информации.

Затем вернитесь к своему рабочему листу и щелкните ячейку или ячейки, которые Вы хотите проверить. Затем перейдите на вкладку Данные и найдите параметр Проверка данных в разделе Группы данных:


Перейдите на вкладку Настройки и найдите поле Разрешить. В открывшемся меню выберите Список:

Ввод данных

Перейдите во второй лист и выберите все элементы, которые Вы хотели бы включить в свой список. Поле Источник в диалоговом окне автоматически регистрирует поля по мере их выбора. Обратите внимание: если Вы захотите добавить или удалить элемент из своего списка, Excel автоматически обновит проверку данных:


Убедитесь, что выпадающее окно в ячейке выбрано так, что Вы видите стрелку раскрывающегося списка рядом с ячейкой. Когда Вы закончите, нажмите ОК.

Ваш выпадающий список теперь должен отображаться в ячейках, указанных на Вашем рабочем листе. Чтобы запустить проверку данных, попробуйте ввести в ячейки как допустимые, так и недопустимые данные. Действительные данные должны регистрироваться правильно, а недопустимые данные (информация, не включенная в Ваш список) должны вызывать сообщение об ошибке.

Создание длинного раскрывающегося списка в Excel

Если Вы хотите добавить новые элементы в свой раскрывающийся список, но в нем уже нет места, лучше вставлять строки выше последней ячейки, а не ниже нее.

Изображение: © Dzmitry Kliapitski — 123rf.com

Создание выпадающего списка в ячейке — Выпадающие списки — Эффективная работа в Excel — Статьи об Excel

   Выпадающий список в ячейке позволяет пользователю выбирать для ввода только заданные значения. Это особенно удобно при работе с файлами структурированными как база данных, когда ввод несоответствующего значения в поле может привести к нежелаемым результатам.

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1), потом зайти во вкладку «Данные«, группа «Работа с данными«, кнопка «Проверка данных«

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

2.  Выбираем «Тип данных» -«Список» и указываем диапазон списка

3.  Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку «Сообщение для ввода» и заполняем заголовок и текст сообщения

которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком

4. Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные

Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.

5. Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый: выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите «Присвоить имя«

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

Второй: воспользуйтесь Диспетчером имён (Excel версий выше 2003 — вкладка «Формулы» — группа «Определённые имена«), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3.
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list) и адрес самого диапазона (в нашем примере это‘2’!$A$1:$A$3)

6. Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле «Источник» имя диапазона

7. Готово!

Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:
 

То есть вручную, через ;(точка с запятой) вводим список в поле «Источник«, в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).

При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень «жирный» минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Ввод данных происходит быстрее и точнее, если вы используете раскрывающийся список для ограничения записей, которые люди могут делать в ячейке. Когда кто-то выбирает ячейку, в раскрывающемся списке появляется стрелка вниз, и они могут щелкнуть по ней и сделать выбор.

Создать раскрывающийся список

Вы можете сделать рабочий лист более эффективным, предоставив раскрывающиеся списки. Кто-то, использующий ваш рабочий лист, щелкает стрелку, а затем щелкает запись в списке.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите разместить списки.

  2. На ленте щелкните ДАННЫЕ > Проверка данных .

  3. В диалоговом окне установите Разрешить на Список .

  4. Щелкните Source , введите текст или числа (разделенные запятыми, для списка с разделителями-запятыми), которые вы хотите в раскрывающемся списке, и щелкните OK .

Хотите больше?

Создать раскрывающийся список

Добавить или удалить элементы из раскрывающегося списка

Удалить раскрывающийся список

Блокируйте клетки, чтобы защитить их

Ввод данных происходит быстрее и точнее, если вы используете раскрывающийся список для ограничения записей, которые люди могут делать в ячейке.

Когда вы выбираете ячейку, в раскрывающемся списке появляется стрелка вниз, щелкните ее и сделайте выбор.

Вот как создавать раскрывающиеся списки: Выберите ячейки, которые вы хотите содержать списки.

На ленте щелкните вкладку ДАННЫЕ и щелкните Проверка данных .

В диалоговом окне установите Разрешить на Список .

Щелкните в Source .

В этом примере мы используем список с разделителями-запятыми.

Текст или числа, которые мы вводим в поле Source , разделяются запятыми.

И нажмите ОК . Теперь у ячеек есть раскрывающийся список.

Далее, Настройки раскрывающегося списка .

Создание раскрывающегося списка — служба поддержки Office

Ввод данных происходит быстрее и точнее, если вы ограничиваете значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Начните с составления списка допустимых записей на листе и отсортируйте или измените порядок записей, чтобы они отображались в нужном вам порядке.Затем вы можете использовать записи в качестве источника для раскрывающегося списка данных. Если список невелик, вы можете легко обратиться к нему и ввести записи прямо в инструмент проверки данных.

  1. Создайте список допустимых записей для раскрывающегося списка, набранный на листе в один столбец или строку без пустых ячеек.

  2. Выберите ячейки, в которые вы хотите ограничить ввод данных.

  3. На вкладке Data в разделе Tools щелкните Data Validation или Validate .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга может использоваться совместно. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен.Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  4. Щелкните вкладку Settings , а затем во всплывающем меню Allow щелкните List .

  5. Щелкните поле Source , а затем на листе выберите список допустимых записей.

    Диалоговое окно сворачивается, чтобы лист было удобнее видеть.

  6. Нажмите RETURN или щелкните Expand кнопку, чтобы восстановить диалоговое окно, а затем нажмите ОК .

    Советы:

    • Вы также можете ввести значения непосредственно в поле Source , разделив их запятыми.

    • Чтобы изменить список допустимых записей, просто измените значения в исходном списке или отредактируйте диапазон в поле Источник .

    • Вы можете указать собственное сообщение об ошибке для ответа на ввод неверных данных. На вкладке Data щелкните Data Validation или Validate , а затем щелкните вкладку Error Alert .

См. Также

Применить проверку данных к ячейкам

  1. На новом листе введите записи, которые должны появиться в раскрывающемся списке.В идеале у вас будут элементы списка в таблице Excel.

  2. Выберите ячейку на листе, в которой требуется раскрывающийся список.

  3. Перейдите на вкладку Data на ленте, затем щелкните Data Validation .

  4. На вкладке Настройки в поле Разрешить щелкните Список .

  5. Если вы уже создали таблицу с раскрывающимися записями, щелкните поле Source , а затем щелкните и перетащите ячейки, содержащие эти записи. Однако не включайте ячейку заголовка. Просто включите ячейки, которые должны появиться в раскрывающемся списке. Вы также можете просто ввести список записей в поле Source , разделенный запятыми, например:

    Фрукты, овощи, злаки, молочные продукты, закуски

  6. Если люди могут оставлять ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустое поле .

  7. Установите флажок в раскрывающемся списке в ячейке .

  8. Щелкните вкладку Входное сообщение .

    • Если вы хотите, чтобы при щелчке по ячейке появлялось сообщение, установите флажок Показать сообщение и введите заголовок и сообщение в поля (до 225 символов).Если вы не хотите, чтобы сообщение появлялось, снимите флажок.

  9. Щелкните вкладку Предупреждение об ошибке .

    • Если вы хотите, чтобы сообщение появлялось, когда кто-то вводит что-то, чего нет в вашем списке, установите флажок Show Alert , выберите вариант в Type и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение появлялось, снимите флажок.

  10. Щелкните ОК .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как вы хотите. Например, вы можете проверить, измените ли ширину столбца и высоту строки, чтобы отображались все ваши записи. Если вы решили, что хотите изменить параметры в раскрывающемся списке, см. Раздел Добавление или удаление элементов из раскрывающегося списка.Чтобы удалить раскрывающийся список, см. Удаление раскрывающегося списка.

Обзор таблиц Excel — служба поддержки Office

Чтобы упростить управление и анализ группы связанных данных, вы можете превратить диапазон ячеек в таблицу Excel (ранее известную как список Excel).

Узнайте об элементах таблицы Excel

Таблица может включать в себя следующие элементы:

  • Строка заголовка По умолчанию таблица имеет строку заголовка.Для каждого столбца таблицы включена фильтрация в строке заголовка, чтобы вы могли быстро фильтровать или сортировать данные таблицы. Для получения дополнительной информации см. Фильтрация данных или Сортировка данных.

    Вы можете отключить строку заголовка в таблице. Дополнительные сведения см. В разделе Включение и отключение заголовков таблиц Excel.

  • Строки с полосами Альтернативная заливка или полосатость в строках помогает лучше различать данные.

  • Вычисляемые столбцы Введя формулу в одну ячейку в столбце таблицы, вы можете создать вычисляемый столбец, в котором эта формула мгновенно применяется ко всем другим ячейкам в этом столбце таблицы. Дополнительные сведения см. В разделе Использование вычисляемых столбцов в таблице Excel.

  • Строка итогов После добавления итоговой строки в таблицу Excel выдает раскрывающийся список Автосумма для выбора таких функций, как СУММ, СРЕДНЕЕ и т. Д.Когда вы выбираете один из этих параметров, таблица автоматически преобразует их в функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ, которая игнорирует строки, которые были скрыты с помощью фильтра по умолчанию. Если вы хотите включить в свои вычисления скрытые строки, вы можете изменить аргументы функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ.

    Для получения дополнительной информации также см. Суммирование данных в таблице Excel.

  • Ручка изменения размера Ручка изменения размера в правом нижнем углу таблицы позволяет перетаскивать таблицу до нужного размера.

    Информацию о других способах изменения размера таблицы см. В разделе Изменение размера таблицы путем добавления строк и столбцов.

Создать таблицу

Вы можете создать сколько угодно таблиц в электронной таблице.

Чтобы быстро создать таблицу в Excel, сделайте следующее:

  1. Выберите ячейку или диапазон данных.

  2. Выберите Home > Format как Таблица .

  3. Выберите стиль стола.

  4. В диалоговом окне Форматировать как таблицу установите флажок рядом с Моя таблица как заголовки , если вы хотите, чтобы первая строка диапазона была строкой заголовка, а затем нажмите ОК .

Также посмотрите видео о создании таблицы в Excel.

Эффективная работа с табличными данными

Excel имеет некоторые функции, которые позволяют эффективно работать с данными таблицы:

  • Использование структурированных ссылок Вместо использования ссылок на ячейки, таких как A1 и R1C1, вы можете использовать структурированные ссылки, которые ссылаются на имена таблиц в формуле.Дополнительные сведения см. В разделе Использование структурированных ссылок с таблицами Excel.

  • Обеспечение целостности данных Вы можете использовать встроенную функцию проверки данных в Excel. Например, вы можете разрешить только числа или даты в столбце таблицы. Дополнительные сведения о том, как обеспечить целостность данных, см. В разделе Применение проверки данных к ячейкам.

Экспорт таблицы Excel на сайт SharePoint

Если у вас есть права на создание сайта SharePoint, вы можете использовать его для экспорта таблицы Excel в список SharePoint.Таким образом, другие люди могут просматривать, редактировать и обновлять данные таблицы в списке SharePoint. Вы можете создать одностороннее подключение к списку SharePoint, чтобы можно было обновить данные таблицы на листе, чтобы включить изменения, внесенные в данные в списке SharePoint. Дополнительные сведения см. В разделе Экспорт таблицы Excel в SharePoint.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете спросить эксперта в техническом сообществе Excel, получить поддержку в сообществе Answers или предложить новую функцию или улучшение в Excel User Voice.

См. Также

Форматирование таблицы Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

Применить проверку данных к ячейкам

Загрузите наши примеры

Загрузите образец книги со всеми примерами проверки данных в этой статье

Если вы создаете лист, который требует от пользователей ввода данных, вы можете ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел или убедиться, что вводятся только положительные целые числа.Excel может ограничить ввод данных определенными ячейками с помощью проверки данных, предлагать пользователям вводить допустимые данные при выборе ячейки и отображать сообщение об ошибке, когда пользователь вводит недопустимые данные.

Ограничить ввод данных
  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите ограничить ввод данных.

  2. На вкладке Data щелкните Data Validation > Data Validation .

    Примечание. Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или к книге открыт общий доступ. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. В поле Разрешить выберите тип данных, которые вы хотите разрешить, и введите ограничивающие критерии и значения.

    Примечание: Поля, в которые вы вводите предельные значения, будут помечены на основе данных и критериев ограничения, которые вы выбрали. Например, если вы выберете «Дата» в качестве типа данных, вы сможете ввести предельные значения в поля минимального и максимального значений с метками Start Date и End Date .

Запрашивать у пользователей действительные записи

Когда пользователи щелкают ячейку, в которой есть требования к вводу данных, вы можете отобразить сообщение, объясняющее, какие данные являются действительными.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите запрашивать у пользователей допустимые записи данных.

  2. На вкладке Data щелкните Data Validation > Data Validation .

    Примечание. Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или к книге открыт общий доступ.Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. На вкладке Входное сообщение установите флажок Показывать входное сообщение, когда выбрана ячейка .

  4. В поле Заголовок введите заголовок сообщения.

  5. В поле Входное сообщение введите сообщение, которое вы хотите отобразить.

Отображать сообщение об ошибке при вводе неверных данных

Если у вас есть ограничения на данные и пользователь вводит недопустимые данные в ячейку, вы можете отобразить сообщение, объясняющее ошибку.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите отобразить сообщение об ошибке.

  2. На вкладке Data щелкните Data Validation > Data Validation .

    Примечание. Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или к книге открыт общий доступ. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен.Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. На вкладке Предупреждение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.

  4. В поле Сообщение об ошибке введите сообщение, которое вы хотите отобразить, если введены недопустимые данные.

  5. Выполните одно из следующих действий:

    С по

    на Стиль Во всплывающем меню выберите

    Требовать от пользователей исправить ошибку перед продолжением

    Остановка

    Предупредить пользователей о том, что данные недействительны, и потребовать от них выбора Да или Нет , чтобы указать, хотят ли они продолжить

    Предупреждение

    Предупредить пользователей о том, что данные недействительны, но разрешить им продолжить работу после закрытия предупреждающего сообщения

    Важно

Ограничить ввод данных
  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите ограничить ввод данных.

  2. На вкладке Data в разделе Tools щелкните Validate .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга может использоваться совместно. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен.Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. Во всплывающем меню Разрешить выберите тип данных, которые вы хотите разрешить.

  4. Во всплывающем меню Data выберите необходимый тип ограничивающих критериев, а затем введите ограничивающие значения.

    Примечание: Поля, в которые вы вводите предельные значения, будут помечены на основе данных и критериев ограничения, которые вы выбрали. Например, если вы выберете «Дата» в качестве типа данных, вы сможете ввести предельные значения в поля минимального и максимального значений с метками Start Date и End Date .

Запрашивать у пользователей действительные записи

Когда пользователи щелкают ячейку, в которой есть требования к вводу данных, вы можете отобразить сообщение, объясняющее, какие данные являются действительными.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите запрашивать у пользователей допустимые записи данных.

  2. На вкладке Data в разделе Tools щелкните Validate .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга может использоваться совместно.Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. На вкладке Входное сообщение установите флажок Показывать входное сообщение, когда выбрана ячейка .

  4. В поле Заголовок введите заголовок сообщения.

  5. В поле Входное сообщение введите сообщение, которое вы хотите отобразить.

Отображать сообщение об ошибке при вводе неверных данных

Если у вас есть ограничения на данные и пользователь вводит недопустимые данные в ячейку, вы можете отобразить сообщение, объясняющее ошибку.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите отобразить сообщение об ошибке.

  2. На вкладке Data в разделе Tools щелкните Validate .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга может использоваться совместно. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен.Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. На вкладке Предупреждение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.

  4. В поле Сообщение об ошибке введите сообщение, которое вы хотите отобразить, если введены недопустимые данные.

  5. Выполните одно из следующих действий:

    С по

    на Стиль Во всплывающем меню выберите

    Требовать от пользователей исправить ошибку перед продолжением

    Остановка

    Предупредить пользователей о том, что данные недействительны, и потребовать от них выбора Да или Нет , чтобы указать, хотят ли они продолжить

    Предупреждение

    Предупредить пользователей о том, что данные недействительны, но разрешить им продолжить работу после закрытия предупреждающего сообщения

    Важно

Сортировка данных в диапазоне или в таблице

Если вы получаете неожиданные результаты при сортировке данных, сделайте следующее:

Проверьте, изменились ли значения, возвращаемые формулой. Если данные, которые вы отсортировали, содержат одну или несколько формул, возвращаемые значения этих формул могут измениться при пересчете рабочего листа.В этом случае убедитесь, что вы повторно применили сортировку, чтобы получить актуальные результаты.

Показать строки и столбцы перед сортировкой Скрытые столбцы не перемещаются при сортировке столбцов, а скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Перед сортировкой данных рекомендуется показать скрытые столбцы и строки.

Проверьте языковой стандарт Порядок сортировки зависит от языкового стандарта. Убедитесь, что в Региональные настройки или Региональные и языковые параметры на Панели управления на вашем компьютере заданы правильные языковые настройки.Для получения информации об изменении настройки локали см. Справочную систему Windows.

Введите заголовки столбцов только в одну строку. Если вам нужно несколько меток строк, оберните текст внутри ячейки.

Включение или выключение строки заголовка Обычно лучше иметь строку заголовка при сортировке столбца, чтобы облегчить понимание значения данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в операцию сортировки.Иногда вам может потребоваться включить или выключить заголовок, чтобы значение в заголовке было или не было включено в операцию сортировки. Выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы исключить первую строку данных из сортировки, поскольку это заголовок столбца, на вкладке Домашняя страница в группе Редактирование щелкните Сортировка и фильтр , щелкните Пользовательская сортировка , а затем выберите Мои данные имеет заголовки .

  • Чтобы включить первую строку данных в сортировку, поскольку она не является заголовком столбца, на вкладке Домашняя страница в группе Редактирование щелкните Сортировка и фильтр , щелкните Пользовательская сортировка , а затем снимите флажок . У моих данных есть заголовки .

Создать раскрывающийся список в Excel

Создать раскрывающийся список | Разрешить другие записи | Добавить / удалить элементы | Динамический раскрывающийся список | Удалить раскрывающийся список | Зависимые раскрывающиеся списки | Стол Magic

Раскрывающиеся списки в Excel полезны, если вы хотите быть уверены, что пользователи выбирают элемент из списка, а не вводят свои собственные значения.

Создать раскрывающийся список

Чтобы создать раскрывающийся список в Excel, выполните следующие действия.

1. На втором листе введите элементы, которые должны появиться в раскрывающемся списке.

Примечание: если вы не хотите, чтобы пользователи имели доступ к элементам на Sheet2, вы можете скрыть Sheet2. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа Sheet2 и выберите «Скрыть».

2. На первом листе выберите ячейку B1.

3. На вкладке «Данные» в группе «Работа с данными» щелкните «Проверка данных».

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

4. В поле Разрешить щелкните Список.

5. Щелкните в поле «Источник» и выберите диапазон A1: A3 на листе Sheet2.

6. Щелкните OK.

Результат:

Примечание: чтобы скопировать / вставить раскрывающийся список, выберите ячейку с раскрывающимся списком и нажмите CTRL + c, выберите другую ячейку и нажмите CTRL + v.

7. Вы также можете вводить элементы непосредственно в поле «Источник» вместо использования ссылки на диапазон.

Примечание: это делает ваш раскрывающийся список чувствительным к регистру.Например, если пользователь вводит «да», отображается предупреждение об ошибке.

Разрешить другие записи

Вы также можете создать раскрывающийся список в Excel, который позволяет вводить другие данные.

1. Во-первых, если вы введете значение, которого нет в списке, Excel покажет предупреждение об ошибке.

Чтобы разрешить другие записи, выполните следующие действия.

2. На вкладке «Данные» в группе «Работа с данными» щелкните «Проверка данных».

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

3. На вкладке «Предупреждение об ошибке» снимите флажок «Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных».

4. Щелкните ОК.

5. Теперь вы можете ввести значение, которого нет в списке.

Добавить / удалить элементы

Вы можете добавлять или удалять элементы из раскрывающегося списка в Excel, не открывая диалоговое окно «Проверка данных» и не меняя ссылку на диапазон. Это экономит время.

1. Чтобы добавить элемент в раскрывающийся список, перейдите к элементам и выберите элемент.

2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Вставить.

3. Выберите «Сдвинуть ячейки вниз» и нажмите ОК.

Результат:

Примечание. Excel автоматически изменил ссылку на диапазон с Sheet2! $ A $ 1: $ A $ 3 на Sheet2! $ A $ 1: $ A $ 4. Вы можете проверить это, открыв диалоговое окно «Проверка данных».

4. Введите новый элемент.

Результат:

5. Чтобы удалить элемент из раскрывающегося списка, на шаге 2 нажмите «Удалить», выберите «Сдвинуть ячейки вверх» и нажмите «ОК».

Динамический раскрывающийся список

Вы также можете использовать формулу, которая автоматически обновляет раскрывающийся список, когда вы добавляете элемент в конец списка.

1. На первом листе выберите ячейку B1.

2. На вкладке «Данные» в группе «Работа с данными» щелкните «Проверка данных».

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

3. В поле Разрешить щелкните Список.

4. Щелкните поле «Источник» и введите формулу: = СМЕЩЕНИЕ (Sheet2! $ A $ 1,0,0, COUNTA (Sheet2! $ A: $ A), 1)

Объяснение: функция СМЕЩЕНИЕ принимает 5 аргументов.Ссылка: Sheet2! $ A $ 1, строки для смещения: 0, столбцы для смещения: 0, высота: COUNTA (Sheet2! $ A: $ A) и ширина: 1. COUNTA (Sheet2! $ A: $ A) подсчитывает число значений в столбце A на Листе 2, которые не являются пустыми. Когда вы добавляете элемент в список на Sheet2, COUNTA (Sheet2! $ A: $ A) увеличивается. В результате диапазон, возвращаемый функцией СМЕЩЕНИЕ, расширяется, и раскрывающийся список будет обновлен.

5. Щелкните OK.

6. На втором листе просто добавьте новый элемент в конец списка.

Результат:

Удалить раскрывающийся список

Чтобы удалить раскрывающийся список в Excel, выполните следующие действия.

1. Выберите ячейку в раскрывающемся списке.

2. На вкладке «Данные» в группе «Работа с данными» щелкните «Проверка данных».

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

3. Щелкните Очистить все.

Примечание: чтобы удалить все остальные раскрывающиеся списки с такими же настройками, установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками», прежде чем нажимать «Очистить все».

4. Щелкните ОК.

Зависимые раскрывающиеся списки

Хотите узнать больше о раскрывающихся списках в Excel? Узнайте, как создавать зависимые раскрывающиеся списки.

1. Например, если пользователь выбирает пиццу из первого раскрывающегося списка.

2. Второй раскрывающийся список содержит пункты «Пицца».

3. Но если пользователь выбирает китайский язык из первого раскрывающегося списка, второй раскрывающийся список будет содержать китайские блюда.

Стол Magic

Вы также можете сохранить свои элементы в таблице Excel, чтобы создать динамический раскрывающийся список.

1. На втором листе выберите элемент списка.

2. На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкните Таблица.

3. Excel автоматически выбирает данные за вас. Щелкните ОК.

4. Если вы выберете список, Excel покажет структурированную ссылку.

5. Используйте эту структурированную ссылку для создания динамического раскрывающегося списка.

Объяснение: функция ДВССЫЛ в Excel преобразует текстовую строку в действительную ссылку.

6.На втором листе просто добавьте новый элемент в конец списка.

Результат:

Примечание: попробуйте сами. Загрузите файл Excel и создайте этот раскрывающийся список.

7. При использовании таблиц используйте функцию UNIQUE в Excel 365 для извлечения уникальных элементов списка.

Примечание: эта функция динамического массива, введенная в ячейку F1, заполняет несколько ячеек. Ух ты! Такое поведение в Excel 365 называется разливом.

8. Используйте этот диапазон разлива для создания магического раскрывающегося списка.

Объяснение: всегда используйте первую ячейку (F1) и символ решетки для обозначения диапазона разлива.

Результат:

Примечание: когда вы добавляете новые записи, функция UNIQUE автоматически извлекает новые уникальные элементы списка, а Excel автоматически обновляет раскрывающийся список.

Как добавить раскрывающийся список в ячейку Excel

Выпадающие списки могут значительно облегчить ввод данных. Вот посмотрите, как использовать функцию проверки данных Microsoft Excel для создания удобных списков на ваших листах.

Выпадающий список или раскрывающееся меню Excel может облегчить среднему пользователю Microsoft Excel ввод данных на лист или книгу. Использование раскрывающегося меню в веб-формах, опросах или опросах может ограничить варианты ввода для выбранной ячейки, ускоряя ввод данных и уменьшая количество ошибок при вводе данных. В этом совете по Excel мы покажем вам быстрый и простой способ создания раскрывающегося списка или раскрывающегося меню с помощью функции проверки данных приложения для работы с электронными таблицами.

Чтобы создать раскрывающийся список в Excel, вам понадобятся две вещи: список значений (содержащихся в диапазоне ячеек) и пустая ячейка для использования в качестве ячейки ввода данных.

На рисунке A показан простой раскрывающийся список на листе Excel. Чтобы использовать раскрывающееся меню, показанное здесь, кто-то поместит курсор на пустую ячейку ввода данных (E4 в этом примере) и щелкнет стрелку раскрывающегося списка, чтобы отобразить список значений, показанных в диапазоне ячеек A1: A4. Если пользователь пытается ввести что-то, что не входит в этот список значений, Excel отклоняет ввод.

Вы можете выполнить действия, описанные в этом совете, создав новый лист с данными, подобными показанным на рисунке A, загрузив наши демонстрационные файлы .xlsx и .xls или используя свой собственный рабочий лист и данные.

Рисунок A

Чтобы добавить раскрывающийся список в нашем примере на лист Excel, выполните следующие действия:

  1. Создайте список проверки данных в ячейках A1: A4. Точно так же вы можете ввести элементы в одну строку, например A1: D1.
  2. Выберите ячейку E4.(Вы можете разместить раскрывающийся список практически в любой ячейке или даже в нескольких ячейках.)
  3. Выберите «Проверка данных» в меню ленты «Данные».
  4. Выберите «Список» в раскрывающемся списке «Разрешить». (Видите, они повсюду.)
  5. Щелкните поле «Источник» и перетащите курсор, чтобы выделить ячейки A1: A4. Или просто введите ссылку (= $ A $ 1: $ A $ 4).
  6. Убедитесь, что в раскрывающемся списке «В ячейке» установлен флажок. Если вы снимите этот флажок, Excel по-прежнему заставляет пользователей вводить только значения списка (A1: A4), но не будет отображать раскрывающийся список.
  7. Нажмите ОК.

СМ.: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах (TechRepublic)

Вы можете добавить раскрывающийся список в несколько ячеек Excel. Выберите диапазон ячеек ввода данных (шаг 2) вместо одной ячейки Excel. Это работает даже для несмежных ячеек Excel. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните соответствующие ячейки Excel.

Несколько заметок:

  • Выпадающий список можно увидеть, только если щелкнуть ячейку Excel, используемую для ввода данных.
  • Теперь ваши пользователи могут выбрать только один из вариантов в раскрывающемся списке. Если они попытаются ввести свои данные, они получат сообщение об ошибке.
  • Вы можете скопировать и вставить эту раскрывающуюся ячейку в любую другую ячейку Excel в своей электронной таблице, и вы можете создать столько различных раскрывающихся списков, как это, сколько захотите.

СМ.: 10 средств экономии времени Excel, о которых вы, возможно, не знали (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Бонусный совет Microsoft Excel

Этот совет Excel включен в бесплатный PDF-файл 30 вещей, которые вы никогда не должны делать в Microsoft Офис.

Полагаться на несколько ссылок

Ссылки между двумя книгами Excel являются общими и полезными. Но несколько ссылок, где значения в workbook1 зависят от значений в workbook2, которые ссылаются на workbook3 и т. Д., Трудны для управления и нестабильны. Пользователи забывают закрыть файлы, а иногда даже перемещают их. Если вы единственный человек, работающий с этими связанными книгами Excel, у вас могут не возникнуть проблемы, но если другие пользователи просматривают и изменяют их, вы просите о проблемах.Если вам действительно нужно столько ссылок, вы можете подумать о новом дизайне.

Получите больше советов по Excel

Прочтите 56 советов по Excel, которые должен освоить каждый пользователь, и руководства о том, как добавить условие в раскрывающийся список в Excel, как добавить цвет в раскрывающийся список в Excel, как создать Excel раскрывающийся список с другой вкладки, как изменить условное форматирование Excel на лету и как объединить функцию Excel VLOOKUP () с полем со списком для расширенного поиска.Также ознакомьтесь с этой бесплатной загрузкой в ​​формате PDF: 13 удобных ярлыков для ввода данных в Excel.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.