Учет рабочего времени в excel: Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Расчет баланса рабочего времени

Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени за прошлые периоды. Необходимо рассчитать:

• номинальный фонд рабочих часов;
• часы, приходящиеся на отпуск;
• максимально возможный фонд;
• явочный плановый фонд.

«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:

1. Табельные значения берутся из графика работ конкретного специалиста. Например, в декабре 2015 г 31 календарный день. Отнимаем праздники – получаем 28. Сорокачасовая рабочая неделя, пятидневка – 20 рабочих дней или 160 рабочих часов.
2. Количество «отпускных» дней берется из графика отпусков. Если у работника на анализируемый период запланирован отпуск, то для расчета максимально количества рабочих часов из табельных значений отнимаются плановые отпуска.
3. Плановый отпуск сопоставляется с рабочими днями по графику. В таблице отражаются дни и часы, приходящиеся на рабочие смены.
4. Чтобы рассчитать явочное время, необходимо спрогнозировать неявочные дни. Максимально точно это сделать невозможно. Поэтому возьмем средний процент неявок за предыдущий квартал. Полученное значение вычтем из максимально возможного фонда. Результат – плановый явочный фонд.

Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.

В столбце «Максимально возможное время» расчет производится автоматически. Вводим формулу: = F4 – h5 (табельные значения минус плановый отпуск). Для дней и часов соответственно.

Для расчета не явочных часов нужны средние показатели неявок. Удобнее всего, если учет времени тоже ведется в Excel. Ежемесячно подсчитываются «явки» и «неявки» по каждому сотруднику.

Тогда при составлении баланса на новый период можно в графу «Явочное время» ввести формулу со ссылкой на «Учет раб.вр.» за предыдущие 3 месяца.

Например, такую: =J4-((‘Учет раб.вр. Март’!B3+’Учет раб.вр. Апрель’!B3+’Учет раб.вр. Май’!B3)/3). Или с использованием функции СРЗНАЧ: =K4-(СРЗНАЧ(‘Учет раб.вр. Март’!C3;’Учет раб.вр. Апрель’!C3;’Учет раб.вр. Май’!C3)).

По такому же алгоритму заполняются данные по всем сотрудникам и подразделениями. Формулы копируются на весь столбец.

Впоследствии на основе баланса можно составлять аналитическую таблицу для сравнения плановых и фактических показателей.

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Этапы составления:

1. Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
2. Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
3. Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

1. Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
2. Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
3. Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
4. Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
5. Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
6. Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

1. Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
2. При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
3. В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.

Результат расчетов:

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.

Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.

4 Шаблоны, плюсы и минусы и альтернативы

Большинству компаний требуется какой-либо метод отслеживания времени для регистрации и проверки продолжительности работы каждого сотрудника ежедневно, еженедельно или ежемесячно над конкретными проектами.

Это может быть регулярные платежи, а также мониторинг производительности и эффективности работников.

Расписания бывают разных форм. Хотя традиционно табель рабочего времени был «листом» бумаги, на котором вы писали вручную и рассчитывали отработанное время, теперь он превратился либо в онлайн-общий документ в формате Excel или Word, который каждый заполняет каждый день, либо в автоматизированное онлайн-программное обеспечение, которое работает в фоновом режиме и отслеживает, над чем работают ваши сотрудники.

Если вы хотите проверить автоматическое отслеживание времени, а не полагаться на подготовку ручных расписаний с помощью Excel, то получите бесплатный Time Time на 14 дней. Вы увидите, над чем работает ваша команда, сколько времени занимает выполнение каждой задачи, а также какие приложения и веб-сайты они посещают в течение дня.

Преимущества отслеживания времени

Отслеживание времени сотрудника используется крупными и небольшими компаниями, агентствами, удаленными командами и растущими стартапами, поскольку обеспечивает быстрый и простой способ повысить производительность ваших бизнес-операций.

Расписания — это способ регистрировать, над чем работали сотрудники, за каждый час нахождения в офисе. Таким образом, вы узнаете, чем занимаются все, и где люди проводят свое время.

Как это помогает?

Вы можете не только определить своих самых продуктивных работников, но и проанализировать, какие проекты или процессы тратят время, а какие являются более прибыльными для вашего бизнеса.

Получив эти знания, вы сможете стать лучшим менеджером и принимать проницательные решения для развития вашего бизнеса.

В этом посте мы рассмотрим следующее:

Шаблоны отслеживания времени Excel

Мы предоставим вам шаблоны следующих расписаний:

1. Еженедельный график
2. Двухнедельный график
3. Ежемесячный график
4. Расписание отслеживания проекта

Плюсы и минусы отслеживания времени Excel

Обсудите таблицы отслеживания времени Excel, которые, хотя и требуют много времени и средств, имеют определенные преимущества.

Автоматическое отслеживание времени — альтернатива Excel

Наконец, мы покажем вам, как сделать время намного проще, точнее, предотвратить подделку расписаний и повысить эффективность работы вашей команды с помощью Time Doctor — инструмента автоматического отслеживания времени.

Почему Excel Timesheets?

Эти табели просты в использовании, потому что сотрудникам нужно только войти в время начала и окончания рабочего времени, а менеджер может использовать автоматические формулы Excel для расчета общей заработной платы на основе почасовых ставок и оплаты сверхурочных.

Более того, многие менеджеры и работники традиционных нетехнических компаний привыкли работать с Excel, а не с инструментами отслеживания времени SaaS.

Бесплатные шаблоны для отслеживания времени в Excel

Вот 4 бесплатных шаблона для отслеживания времени в Excel, которые вы можете изменить, чтобы эффективно отслеживать рабочее время вашего сотрудника:

1. Еженедельный график

Необходим еженедельный график, если вы рассчитываете работу вашего сотрудника часы, оплачиваемый отпуск и заработная плата на еженедельной основе.

Загрузите бесплатное еженедельное расписание

2. Раз в две недели

Некоторые компании платят своим сотрудникам раз в две недели. Этот двухнедельный график может пригодиться для расчета рабочего времени вашего сотрудника, оплачиваемого рабочего времени и заработной платы за каждые 14 дней.

Загрузите бесплатное двухнедельное расписание

3. Ежемесячное расписание

Используйте это ежемесячное расписание, если вы рассчитываете рабочее время своего сотрудника, оплачиваемый отпуск и заработную плату один раз в месяц.

Загрузите бесплатное ежемесячное расписание

4. Расписание проекта

Используйте этот шаблон, если вы работаете с разными клиентами и вам необходимо рассчитать часы, потраченные на конкретные проекты. Он также может использоваться в компаниях, где необходимо отслеживать оплачиваемые часы, чтобы правильно выставлять счета клиентам, или когда время сотрудника отслеживается по проектам.

Загрузить бесплатное расписание проекта

Как использовать эти бесплатные таблицы учета рабочего времени Excel

Загрузите соответствующий лист учета рабочего времени Excel и измените или добавьте любые столбцы, такие как местонахождение сотрудника, номер сотрудника, код работы или что-либо еще, что необходимо записать любой конкретный аспект вашего бизнеса.

Эти таблицы Excel будут обрабатывать все расчеты для вас на основе формул, включенных в ячейки электронной таблицы.

Общее количество часов рассчитывается автоматически. Вам нужно всего лишь ввести данные времени и времени ожидания.

Общая оплата также рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

В наших бесплатных шаблонах Excel блокируются ячейки, содержащие формулы, используемые для расчета общего количества часов и общей заработной платы. Это сделано для предотвращения любых случайных изменений в них.Если вы создаете свои табели с нуля, укажите, какие ячейки могут редактировать пользователи, и заблокируйте ячейки, содержащие расчеты платежей, прежде чем сохранять лист Excel.

Вы также можете включить столбец «Отпуск / больничные часы». Сотрудник может ввести это время, и оно может отражаться в итоговой оплате в зависимости от политики вашей компании по оплате перерывов в связи с болезнью, отпуском или нерабочим временем.

Быстрый совет: Получение и хранение расписаний Excel в виде распечаток или в виде отдельных электронных писем от каждого сотрудника может быть затруднительным.Чтобы упростить его, используйте Microsoft Sharepoint, чтобы создать библиотеку документов и включить входящую электронную почту. Затем ваши сотрудники могут отправить свои табели рабочего времени на центральный адрес электронной почты.

Вы можете использовать эти таблицы учета рабочего времени Excel, чтобы регистрировать и отслеживать часы работы сотрудников, перерывы, сверхурочные, больничные и отпуска или время, проведенное вне компьютера.

Вы также можете получить представление о том, как работает сотрудник — вошли ли они в сверхурочные часы или часто отдыхали и по болезни — взглянув на его расписание.Хотя раз в несколько часов данные накапливаются в расписаниях Excel, становится все сложнее получить обзор или проанализировать эти данные.

Преимущества таблиц отслеживания времени Excel

Вот 3 преимущества таблиц отслеживания времени Excel:

1. Excel — это бесплатная версия , так как она поставляется в комплекте с пакетами Microsoft Office. Вы можете скачать наши шаблоны или создать свои табели на Excel с нуля. Вам не нужно платить ни копейки, чтобы купить новое программное обеспечение или приложение.

2. Безопасно и просто использовать . Все, что нужно сделать сотрудникам — это войти в систему вовремя и вне времени. Им не нужно беспокоиться ни о чем другом. Вам, как менеджеру, также не нужно рассчитывать платежи, так как формулы Excel делают это за вас. Это, конечно, проще, чем использование бумажного расписания. Более того, все данные сохраняются локально на корпоративном сетевом диске.

3. Нет необходимости в обучении . Как менеджер или сотрудник, вам не нужно дополнительное обучение, чтобы начать использовать таблицы Excel.

Недостатки таблиц учета времени Excel

Но в мире Excel не все так радужно.

Вот 7 причин, по которым использование таблиц учета рабочего времени Excel может быть вредным для вашего бизнеса:

1. Это подвержено человеческим ошибкам. Если формулы неверны, или при подсчете суммы не учитываются показатели, или вы забыли ввести данные в правильном формате, это может привести к грубым просчетам и ошибкам расчета.

Кроме того, наиболее распространенной человеческой ошибкой, с которой сталкиваются листы Excel, являются ошибочно удаленные табели.Часто бывает сложно восстановить данные или целые табели, удаленные случайно. Это может иметь катастрофические результаты, если нет резервных копий или систем для восстановления удаленных данных.

2. Невозможно отследить фактические рабочие часы по сравнению с заявленными рабочими. Вы должны зависеть от способности ваших сотрудников следить за временем начала и окончания рабочего дня. Однако, сообщая о времени, потраченном на проект, расхождение в 5-10 минут не может быть чрезмерным, но если эти различия более значительны, это может стоить вашему бизнесу больших денег.Нет способа отслеживать, как долго работник фактически работает над задачей.

3. Трудно изменить или обновить данные. Добавление новых данных или внесение исправлений в электронные таблицы отнимает много времени. Более того, исправления могут даже не появиться, пока не станет слишком поздно для периода оплаты, и работник может получить недостаточную заработную плату.

4. Анализ производительности труда также сложен с табелями Excel. Как менеджер, вы можете просмотреть рабочий график еженедельного рабочего, чтобы узнать, как долго он работал в разные дни или в конкретных проектах.Однако объем данных, представленных на одном листе, может затруднить просмотр шаблонов или сделать полезные выводы. Это также может привести к неправильной интерпретации данных и принятию неправильных решений на основе этих неправильных интерпретаций.

5. Исторические данные не являются безопасными. Таблицы Excel не предназначены для хранения исторических данных. Очень часто эти файлы «обновляются», чтобы сохранить их размер управляемым, и в процессе работы компании теряют исторические данные.

Без исторических данных трудно определить долгосрочные тенденции или выработать стратегию построения систем производительности для компании и ее сотрудников.

6. Не предназначен для работы в режиме реального времени. Когда у вас большая команда, очень сложно отследить, какие сотрудники представили свои расписания.

Часто распределяемое расписание делится не в режиме реального времени, поэтому руководители получают задержанную информацию о фактическом рабочем времени или неадекватную информацию об изменившихся обстоятельствах. Если сотрудник находится на перерыве по медицинским показаниям или в чрезвычайных ситуациях, это может не отражаться в расписании.

Таблицы учета рабочего времени, в лучшем случае, отправляются по электронной почте раз в неделю.Это может создать проблему потери данных в папке входящих сообщений менеджера, дублирования данных или даже неправильной версии файла.

7. Excel склонен к аварийному завершению. Чем больше вы обновляете и публикуете конкретный лист Excel, тем выше вероятность повреждения файла и потери данных.

Автоматическое ненавязчивое отслеживание времени

Использование облачного приложения для отслеживания времени может упростить и повысить эффективность мониторинга рабочего времени сотрудника не только для руководителя, но и для сотрудника.

Приложение для отслеживания рабочего времени будет иметь множество функций, которые помогут вам повысить производительность сотрудников, предотвратить использование служебного времени по личным причинам, помочь в планировании и распределении рабочей силы, отслеживать ход выполнения проекта, управлять выставлением счетов клиентам и так далее.

Кроме того, они хранятся в единой базе данных, что упрощает создание отчетов для отдельных лиц, небольших групп сотрудников, отделов или всей компании. Еще одним преимуществом является простота определения того, когда были внесены изменения в табели учета и какие пользователи.Кроме того, исправления, внесенные в приложения для отслеживания времени, являются мгновенными, что означает меньше ошибок при расчете заработной платы.

Почему Time Doctor?

Time Doctor — это автоматизированное облачное приложение для отслеживания времени, которое используется компаниями, управляющими удаленными командами, цифровыми агентствами и многим другим.

Инструмент отслеживает рабочие часы в режиме реального времени и с точностью до секунды, поэтому им не нужно запоминать, потратили ли они вчера 5,30 часа на проект APPLE или 5,39 часа.

Вы можете отслеживать время, затраченное каждым сотрудником на конкретные задачи и проекты.Приложение не только отслеживает общее время, потраченное каждым членом вашей команды, но также дает представление о том, сколько времени потрачено, какие проекты (или клиенты) и задачи.

Однако инструмент не отслеживает активность сотрудников в свободное от работы время или в нерабочее время.

Общее время, потраченное на каждую задачу, можно изменить вручную, и менеджер может видеть, было ли выполнено какое-либо ручное добавление или удаление.

Вы можете использовать Time Doctor как на рабочем столе, так и на мобильном телефоне.Подробные отчеты доступны на вашем веб-аккаунте.

Вот ключевые функции Time Time, которые отслеживает Time Doctor:

Отслеживание в режиме реального времени

После того, как вы закончили работу, вам может быть трудно точно вспомнить, сколько времени вы потратили на какие задачи. Более того, если вы не будете регулярно заполнять свои табели учета рабочего времени, это может привести к неточному учету времени начала и окончания. При использовании Time Doctor вам не нужно ничего запоминать, потому что время отслеживается автоматически, когда вы работаете.

Time Doctor автоматически генерирует расписания, и ввод данных вручную не требуется.

Напоминание для отслеживания времени

Инструмент напоминает вам, что нужно начинать отслеживать время, а также прекращать отслеживать время, когда сотрудники посещают веб-сайты, которые могут быть не связаны с работой (например, Facebook).

Не отслеживает перерывы на кофе

В тот момент, когда вы покидаете свой компьютер, Time Doctor автоматически останавливает отслеживание времени. Часто при ручном отслеживании рабочего времени сотрудники забывают сосчитать многочисленные перерывы на кофе и посещения туалетов, вызывающие неточное отслеживание рабочего времени.

В тот момент, когда какое-то время нет активности клавиатуры или мыши, Time Doctor прекращает отслеживание. Это также дает пользователям возможность впоследствии показать, работали ли они в течение этого времени.

Множество методов для проверки точности отслеживаемого времени

Инструмент использует различные методы для подтверждения того, что отслеженное время было реальной работой. К ним относятся снимки экрана, сделанные через равные промежутки времени, уровни активности клавиатуры и мыши, а также какие веб-сайты или приложения используются.

Вы также не можете «сдвоить книгу» своего времени. Например, если вы выделяете время для действия А до 3–5 вечера, вы не можете назначить вторую активность тому же временному интервалу.

Другие функции Time Doctor, которые стоит изучить:

Мониторинг веб-сайтов и приложений

Time Doctor отслеживает все приложения и веб-сайты, которые сотрудники посещают в рабочее время. Менеджеры и частные лица получают еженедельный отчет с указанием того, какие веб-сайты и приложения использовались и как долго.

Этот отчет помогает выявить проблемы производительности. Например, если вы являетесь автором контента и тратите только 20% своего времени на написание, вы можете увидеть, что занимает оставшееся время, и внести коррективы, чтобы вернуться в нужное русло.

Это также чрезвычайно полезная функция, если вы работаете с удаленными сотрудниками или фрилансерами. Эта функция может помочь гарантировать, что они действительно работают, а не выполняют личную работу в рабочее время. Если вы используете Excel для отслеживания времени, это было бы невозможно проверить.

Privacy Controls

Инструмент позволяет делать скриншоты экранов сотрудников, но только если вы решите включить эту функцию и с согласия сотрудников. Сотрудники могут также удалять скриншоты, если они случайно запускали Time Doctor при выполнении личных задач, таких как комментирование в Facebook.

Отслеживание времени со скриншотами полезно для мониторинга удаленных сотрудников, а также для некоторых типов компаний, таких как дизайнерские магазины, которые могут использовать их для проверки рабочих процессов и повышения производительности.

Billing

Вы можете использовать Time Doctor, чтобы осуществлять платежи своим сотрудникам и фрилансерам напрямую, интегрируя его с PayPal, Payoneer, TransferWise и несколькими другими платежными приложениями. Платежи могут быть сделаны на основе отработанных часов.

Управление отвлечениями

Если вы откроете социальную сеть или любой развлекательный сайт во время работы над задачей, Time Doctor сгенерирует всплывающее окно, чтобы спросить вас, выполняете ли вы текущую задачу. Это отличный способ избежать отвлечения внимания.

Средство также отправляет еженедельный отчет о нерабочем времени менеджерам группы со списком отвлекающих веб-сайтов и приложений, просмотренных и продолжительностью их использования в рабочее время.

Расширенные отчеты

Time Doctor имеет возможность создавать отчеты нескольких типов, такие как табели рабочего времени, время, потраченное на каждый проект / задачу, и несколько других. Эти отчеты могут быть настроены для различных параметров — для конкретного сотрудника, группы сотрудников, конкретного проекта, диапазонов дат и т. Д.

Вы можете использовать эту информацию, чтобы проанализировать, какой проект или клиенты более прибыльны и где вы можете терять деньги.

Заключение

Если вы солист, у вас очень маленькая команда или вы только начинаете отслеживать время сотрудников, вам может быть просто и эффективно воспользоваться нашими бесплатными таблицами учета рабочего времени Excel.

Однако, как только ваш бизнес развивается, и вы готовы потратить на действительно крутой и эффективный инструмент для отслеживания времени, который полностью автоматизирован и снимает с вас всю нагрузку по отслеживанию рабочего времени сотрудника, попробуйте Time Doctor.

Greg Digneo

Time Tracking в Excel — Дейв Сеа

Для моей внештатной системы отслеживания времени я использую электронную таблицу Microsoft Excel на основе кода задания. У него есть несколько хитрых формул, облегчающих подсчет времени. Когда я впервые собрал все это в 2000 году, я использовал функцию сортировки Excel, чтобы дать мне представление о том, «сколько времени» потребовалось для выполнения определенных классов задач. Хотя я продолжаю думать о переходе на реальную систему бухгалтерского учета, я все еще использую эту по сей день.

Основная идея довольно проста: используйте Excel как кусок волшебной бумаги с отдельными рабочими листами, выполняющими различные функции.В моей рабочей тетради Time Tracker есть три вида рабочих листов:

• Прокрутка Time Sheet , используемая для записи времени, потраченного в каждом проекте с шагом в четверть часа. Система ввода времени использует время 2400 с шагом 15 минут, а дробные часы рассчитываются автоматически. Электронная таблица также предназначена для легкой сортировки, поэтому я могу извлекать информацию о часах проекта. Я начинаю с января и закрываю его в декабре. И он также работает как довольно приличный ежедневный список дел , который допускает проскальзывание.Я начинаю новую таблицу каждый год.

• Блокнот с информацией о клиенте Блокнот , используемый для записи контактной информации о клиентах, такой как назначенные пароли, информация о базе данных для моих различных веб-сайтов, номера факсов и другая информация, которую полезно иметь в повседневной жизни. Причина, по которой он находится в этой книге, заключается в том, что я стараюсь разместить как можно больше связанной информации в одном месте; У меня этот файл открыт весь день, и мне легче узнать, что я могу посмотреть в этом файле.Весь файл защищен паролем , чтобы не дать любопытным глазам проверить файл.

• Наконец, существуют различные часовых счетов-фактур , по одному на каждую работу. Из-за способа настройки Time Sheet относительно просто (но, к сожалению, не автоматическое) извлечь часы и сохранить их здесь как , работающие по месяцам за .

Моя любимая часть системы — это запись времени.Я ненавижу нажимать на множество элементов управления, поэтому я разработал систему с однострочным вводом , которая объединяет описание элемента с информацией о времени. Специальная формула рассчитывает количество часов, которые затем можно суммировать и манипулировать.

Столбец D основного журнала — это поле время / описание . Вы вводите в свое время такие вещи, как это:

  0930 Прочитать документ архитектуры 1015
1015 Создание первого прохода дизайна 1045
1045 Пакет и отправка 1100
1100 Создание второго прохода дизайна 1500
,..
  

Вы заметите, что первые четыре символа поля — это число: это раз, когда вы запустили задачу в течение 24 часов. В конце строки — это раз, когда вы завершили задание, также за 24 часа.

Столбец C преобразуется из 24-часового времени в продолжительность в часах, используя первые четыре символа и последние четыре символа в Столбец D . Это крутая часть. Вы никогда не вводите в это значение. Вот что вы делаете:

• В течение дня вы продолжаете вводить то, что вы делаете, с самым близким 15-минутным шагом, в , столбец D .Это гарантирует, что значения длительности часа с шагом 0,25 часа, что легче иметь дело.

• В конце дня скопируйте существующую ячейку столбца C в пустые ячейки рядом с элементами столбца D. Все длительности часа будут рассчитаны автоматически. Вы можете даже отрегулировать время позже по пунктам, и продолжительность будет автоматически пересчитана.

Столбец A — это дата . В первой строке каждого дня в качестве разделителя указывается только дата, а каждому следующему дню также предшествует дата.Эстетика этого позволяет легко визуально отделить каждый день, в то время как цветовая кодировка позволяет легко отличать недели друг от друга. Я выбираю цвета для недели в зависимости от своего настроения 🙂 У вас должна быть дата в каждой строке, когда мы будем делать сортировку позже.

Столбец B — это код задания . Я нумерую их от 0100 и выше (номера меньше 0100 — это старые проекты, начиная с того, что я начал нумерацию). Каждой части оплачиваемой работы, которую я выполняю, присваивается код работы.Рабочие коды являются центральным принципом организации также для папок моего проекта и выставления счетов. Это просто облегчает привязку конкретного каталога проекта к определенной части оплачиваемой работы. Структура каталогов выглядит примерно так:

  D: \ _ local_projects
  0013 Проект 1
  0014 Проект 2
  0015 Проект 3
  ...
  

Вы поняли идею. Каждая папка содержит фактические исходные файлы, черновики, документацию и результаты, с которыми я работаю.В идеале каждая папка позволит вам при необходимости воссоздать проект с нуля, но это тема для другого дня.

В любом случае, я храню как частные, так и публичные проекты в своей папке проектов, присваиваю новый номер проекта всякий раз, когда я делаю что-то, что можно считать «новым и отдельным» от другого проекта. Если речь идет о отдельном контракте, самое время назначить новый код проекта. Когда я выполняю запрос предложений, требующий много времени (RFP), я также назначаю код работы и начинаю отслеживать потраченные часы в случае изменения, которое они могут получить повторно, или я подозреваю, что мне может понадобиться какое-то рычаг… до сих пор мне повезло.Рабочие коды хороши для поддержания непрерывности.

Когда я готов фактически подвести итоги всех часов для выставления счета-фактуры за работу, я копирую часы в соответствующую рабочую таблицу для выставления счетов за 9 часов. Используйте «Копировать рабочую таблицу», чтобы создать копию основного расписания, а затем извлеките записи даты за нужный период. Вы также можете просто скопировать диапазон строк в существующую таблицу. Изображение показывает результат операции сортировки , используя столбцы B , затем A , затем D .Вы можете видеть, что дисплей отсортирован по заданию, затем по дню, а затем по времени. Я вставил пробелы для ясности.

После того, как вы все очистите, у вас получится: отформатированное резюме часов .

Вы можете использовать Столбец E , чтобы пометить отдельные записи в целях выяснения вашего коэффициента накладных расходов: количества оплачиваемых часов, потраченных за неоплачиваемые часы (это один из факторов, который вы можете использовать при определении базовой ставки после того, как вы работаю некоторое время).Вы также можете пометить различные части проекта как графики , управления , исследования и так далее, чтобы определить, какой процент проектов был потрачен на выполнение какой-либо задачи. Знание этой информации может быть очень полезно для оценки будущих проектов . Например, из отслеживания всех этих данных у меня есть приблизительное представление о том, сколько времени у меня уходит на создание одного законченного дизайна графического интерфейса, сколько времени у меня уходит на 1 минуту Flash-графики движения с определенным уровнем сложности, и приблизительно сколько время, которое я трачу на общение с клиентами как соотношение времени производства.

Итак, это моя система для отслеживания времени с помощью Excel.

Наслаждайтесь!

,

Как отслеживать время в электронной таблице

Метод отслеживания времени в электронной таблице

Отслеживание времени в электронной таблице жизненно важно для того, чтобы вести учет времени, которое вы отследили для работы, четким, чистым и легкодоступным — вам позже понадобятся эти данные для управления персоналом и расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, соответствия требованиям правительства (DCAA, FLSA ) и отчеты о состоянии проекта, которые вы отправляете клиентам.

Метод отслеживания времени в электронной таблице включает в себя ввод времени, которое вы тратите на задачи, в шаблоне электронной таблицы.

В зависимости от того, что вы хотите видеть в своем отчете по расписанию, вы можете открыть электронную таблицу Excel или лист Google и добавить «Время начала», «Время окончания», «Почасовая ставка», «Клиент», «Активность», «Всего» Отработанные часы »,« Сверхурочные »,« Заработанная сумма »и другие параметры, которые вам понадобятся.

Затем вам нужно будет вручную ввести эти данные, прежде чем отправлять электронную таблицу на утверждение своему руководителю на регулярной основе (обычно на еженедельной, двухнедельной и ежемесячной основе).

Шаблоны времени электронных таблиц

Вы можете скачать бесплатные шаблоны электронных таблиц (в виде Excel или Google Sheets) и заполнить их.

Ежемесячно Еженедельно Ежедневно Сотрудник Ежедневный руководитель Проекты

Ежемесячная электронная таблица

Ежемесячная электронная таблица отслеживания времени с: временем начала, времени окончания, началом обеда, окончанием обеда, отпуском / больничными часами, обычными часами, сверхурочными часами, общим количеством отработанных часов, месячными итогами и оплатой, а также почасовой ставкой.

Загрузить: Excel • Google Sheets

Еженедельная электронная таблица

Таблица еженедельного отслеживания времени с теми же данными, представленными только по неделям, с итогами за неделю и оплатой.

Загрузить: Excel • Google Sheets

ежедневных электронных таблиц сотрудников

Ежедневная таблица учета рабочего времени для сотрудников с разбивкой дней на часы (7:00 — 20:00), где сотрудники могут вводить данные о том, над чем они работали в течение каждого рабочего дня.

Загрузить: Excel • Google Sheets

ежедневных электронных таблиц Supervisor

Таблица ежедневного учета рабочего времени для супервизоров, где супервизоры могут вводить почасовую ставку сотрудника, идентификатор сотрудника, время начала, время окончания, количество рабочих часов, оплату и ежедневные итоги для каждого сотрудника.

Загрузить: Excel • Google Sheets

Электронная таблица проектов

Электронная таблица отслеживания времени проекта, где вы можете ввести идентификатор проекта, клиента, действия, время начала, время окончания, оплачиваемые часы и общее количество оплачиваемых часов для каждого проекта, над которым вы работали.

Загрузить: Excel • Google Sheets

Минусы отслеживания времени в электронной таблице

Хотя эта традиционная интерпретация метода электронных таблиц достаточно проста, она имеет свою долю недостатков:

• Каждый раз ввод времени и всех данных занимает много времени.
• Создание различных шаблонов расписаний для различных данных, которые нужно ввести, занимает много времени.
• Вам нужно запомнить проекты и задачи, над которыми вы работали, а также время, потраченное на них
• Вам придется заполнять, распечатывать и хранить бумажные табели учета рабочего времени
• Скорее всего, вы допустите ошибку, две или десять, если всегда вводите время и данные вручную.
• Вам нужно будет добавить сложные формулы в систему Excel или Google Sheet, чтобы рассчитать оплачиваемое время и другие необходимые данные.

В целом, традиционный метод работы с электронными таблицами служит своей цели, так как позволяет вам просто указывать время начала, время окончания, общее количество отработанных часов и другие данные отслеживания времени — но вам будет лучше, если вы максимально автоматизировать процесс отслеживания времени в электронной таблице.

Бесплатное онлайн-приложение для отслеживания времени

Clockify — это приложение для работы с электронными таблицами и расписаниями, которое поможет вам улучшить, ускорить и упростить отслеживание времени. Вы и ваша команда просто вводите время в личном расписании, которое Clockify суммирует в визуальных отчетах, которые впоследствии вы можете поделиться и экспортировать в виде настраиваемых файлов CSV и Excel.

Clockify — это современное приложение для сотрудников, которое работает в браузере.Clockify упрощает сбор расписания и анализ времени, поэтому вам больше не нужно заполнять, сканировать и хранить бумажные табели учета времени.

Ввод времени в расписании

Ввод времени в представлении расписания с помощью Clockify аналогичен обработке отслеживания времени проекта в Excel — вы определяете проект, над которым работаете (это может быть имя проекта, но вы также можете указать «отпуск», «сверхурочные»). или «отпуск по болезни» в качестве проектов) и введите время, которое вы тратите на эти проекты по дате, в пару кликов.

Экспорт отчетов о времени в виде настраиваемых электронных таблиц (CSV, Excel)

Вы сможете загружать редактируемые файлы CSV и Excel из записей времени, которые вы создаете в Clockify. Просто выберите тип отчета, который вы хотите создать (Сводный, Подробный или Еженедельный), отфильтруйте по нужным параметрам и выберите период времени. Все экспортированные таблицы CSV и Excel доступны для редактирования, если вы обнаружите, что вам нужно исправить некоторые данные.

После того, как вы сгенерировали требуемый отчет, вы сможете экспортировать результаты в виде файла CSV или Excel, чтобы получить шаблон электронной таблицы с автоматически отправляемыми обычными данными электронной таблицы.И все это занимает пару быстрых кликов. После того, как вы экспортируете отчет в виде таблицы в формате CSV и Excel, вы получите данные для постоянного отслеживания: кто отслеживал время, сколько и над чем работал.

Загрузить образцы электронных таблиц: Excel • CSV • Google Sheets

,

Шаблон отслеживания времени для Excel

Вы можете найти все виды программного обеспечения для отслеживания времени в Интернете для предприятий любого размера. Некоторые решения для отслеживания времени упрощают включение и отключение часов и отслеживание часов, отработанных в конкретных проектах, будь то с помощью мобильных приложений, машин часов или веб-расписаний. Наше решение для отслеживания времени позволяет отслеживать вашу работу над конкретными проектами, используя простую электронную таблицу.

Реклама

Чтобы отслеживать часы, потраченные на проекты, а не регистрировать фактическое отработанное время, вы можете попробовать шаблон еженедельной временной карты.В этом шаблоне также есть скрытый столбец, который позволяет записывать отработанные минуты, а не вводить время начала / окончания.

Шаблон отслеживания времени

для Excel

Описание

Этот шаблон отслеживания времени предназначен для фрилансеров, юристов, инженеров, субподрядчиков и других специалистов, у которых есть несколько клиентов или которым необходимо отслеживать время, потраченное на выполнение нескольких проектов и задач. Его также можно использовать для отслеживания рабочего времени сотрудника, но некоторые функции, такие как отслеживание выставленных счетов и выставление счетов, могут не потребоваться.

Шаблон отслеживания времени использует многие специальные функции в Excel, такие как сводные таблицы, слайсеры и раскрывающиеся списки. Для настройки этих функций могут потребоваться более глубокие знания Excel, но эта часть уже сделана для вас. Просто следуйте нескольким простым инструкциям на рабочем листе, чтобы начать использовать трекер времени.

Использование шаблона отслеживания времени

Использование журнала учета времени

На приведенном выше снимке экрана показана рабочая таблица TimeLog, где вы записываете отработанные часы, вводя дату, проект, задачу, время начала и время окончания.Если вы делали перерывы, которые не должны включаться в оплачиваемые часы, вы можете ввести время в минутах.

Проекты и задачи : Столбцы Идентификатор проекта и Идентификатор задачи используют Проверка данных для создания раскрывающихся списков, которые позволяют выбирать из текущего активного набора проектов. Список идентификаторов задач зависит от идентификатора проекта, поэтому элементы в раскрывающемся списке будут меняться в зависимости от выбранного идентификатора проекта.

отработанных часов монитора : в верхней части таблицы приводится общее количество отработанных часов за текущий день, текущую неделю и настраиваемый период времени, который можно изменить, введя даты начала и окончания.

Маркировка часов с выставленным счетом : электронная таблица не включает счет-фактуру, но вы можете загрузить шаблон счета-фактуры для использования вместе с этим трекером времени. После того, как вы выставили счет за отработанные часы, обновите журнал времени, поставив «x» в столбце «Счета». Вы можете ввести другое значение, например «n / a», если хотите отслеживать работу, которая не подлежит оплате.

Отслеживание счетов-фактур : Помимо указания того, были ли выставлены счета за часы, вы можете включить соответствующий номер счета-фактуры.Это было бы главным образом для целей учета. Номер счета не используется нигде в шаблоне.

Добавление дополнительных строк : Таблица журнала отслеживания времени использует специальную функцию таблицы Excel, поэтому вы можете добавить больше строк в нижнюю часть, просто перетащив нижний угол таблицы вниз. Вы также можете вставить строки в таблицу традиционным способом. Отличительной особенностью функции «Таблица» является то, что формулы в часах и текущем периоде копируются автоматически при добавлении или добавлении новых строк.

Отработанные минуты записи : Если вы хотите иметь возможность вводить количество отработанных минут для проекта в конкретный день, а не записывать время начала и окончания, отобразите столбец H и используйте столбец Минуты отработали. Это может быть удобно, если вы используете шаблон только для оценки времени, потраченного на различные задачи, а не для выставления счетов или расчета заработной платы.

Настройка списка проектов и задач

Клиенты и клиенты могут приходить и уходить. Проекты и задачи могут меняться время от времени.Мы сделали очень простым обновление отображаемых проектов и задач. Просто отредактируйте таблицу в рабочем листе Projects, показанном на рисунке ниже. Поместите «х» в столбце «Активный» для всех проектов / задач, которые вы хотите отобразить в раскрывающихся списках.

Обновление сводных таблиц : Мы использовали специальный трюк Excel в нашей электронной таблице отслеживания времени для создания зависимых списков проектов / задач. Справа от таблицы «Проекты и задачи» вы увидите две сводные таблицы, которые выглядят следующим образом:

После редактирования и сортировки таблицы «Проекты и задачи» просто обновите сводные таблицы, нажав сочетание клавиш CTRL + ALT + F5 или перейдя в «Данные»> «Обновить все».

Создание отчетов из журнала учета времени

В рабочей таблице отчета используется сводная таблица, которая упрощает создание различных сводных отчетов (см. Изображение ниже). Поля с кнопками справа от сводной таблицы называются «Срезы сводной таблицы» и позволяют быстро фильтровать столбцы «Текущий период» и «Счета», просто нажимая кнопки. Чтобы удалить фильтр, вы можете нажать на маленький значок фильтра в верхнем правом углу слайсера.

Чтобы обновить отчет, вы можете выбрать ячейку в отчете, затем щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Обновить» или перейти к «Данные»> «Обновить все»> «Обновить» или нажмите клавиши ALT + F5.Использование слайсеров автоматически обновит сводную таблицу.

Сводка по отработанным, но еще не выставленным счетам

Чтобы создавать счета-фактуры, вам нужно знать, сколько часов отработано в различных проектах или для разных клиентов. Установите для текущего периода значение «(Все)», а для счета — «(пусто)».

Сводка отработанных часов за определенный период

Если вы используете трекер времени, чтобы сообщать о часах, потраченных на конкретные проекты за определенный период времени, установите Текущий период на «да» и выставив счет на «(Все)».

Измените даты начала и окончания текущего периода с помощью рабочего листа TimeLog. Как это работает: В столбце «Текущий период» используется формула, чтобы пометить все записи, попадающие в этот период, как «да». Сводная таблица позволяет фильтровать этот столбец, выбирая только строки, помеченные «да».

Связанное содержимое

,

No related posts.