База данных в экселе: Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Содержание

Как создать базу данных в Excel

Короче говоря, если вы менеджер, аналитик, стажер, предприниматель, если вы проработали в какой-либо компании в течение всей своей жизни, вы наверняка слышали о базах данных. Для тех, кто не знает, базы данных представляют собой организованные коллекции данных, которые связаны между собой таким образом, что создает некоторый смысл (информацию).

Упрощение для хорошего португальского и без углубления в технические определения, любой лист в Excel с информацией о ваших продажах, кассовая книга с данными финансовых транзакций или даже сложной системы инвентаризации может выступать в качестве базы данных, хранящей вашу информацию.

1 — Пример базы данных в Excel с финансовой информацией

В контексте бизнеса базы данных необходимы, поскольку они позволят лучше понять их реальность, ключевые показатели и что можно сделать оттуда.

Для начала рассмотрим пример финансовой базы данных:

Это простая, организованная таблица с полями интересов (день выплаты жалованья, относящийся к этому, значение и т. Д.) В столбцах и отдельные (и полные) проводки в строках. Поэтому каждая строка будет работать как новая запись в вашей базе данных, и в идеале она должна заполнить все столбцы.

Теперь просто наличие базы данных вам совсем не поможет, если у вас нет возможности анализировать эти данные. Вот почему я такой поклонник баз данных Excel. Потому что в том же интерфейсе, только со знанием Excel начального и среднего уровня вы можете разрабатывать инструменты анализа базы данных. Вот пример отчета о движении денежных средств, полученного с помощью функций, выполняющих поиск информации в нашей исходной базе данных Excel:

Как вы можете видеть, Excel позволяет легко перемещаться по вашим данным, обеспечивает простую вставку данных, является гибкой, а манипулирование данными можно осуществлять путем создания отчетов, таблиц с формулами и функциями динамические таблицы e графика.

2 — Пример базы данных в Excel с информацией о продажах

Другим примером использования базы данных Excel, очень распространенной в компаниях, является хранение информации о продажах, в конце концов, если у вас есть компания, вы, вероятно, хотите знать, кто вы продали, сколько, сколько, какие из них продуктов и так далее.

Итак, давайте посмотрим примерную базу данных в Excel для информации о продажах

Как мы уже говорили, в базе данных информация организована в столбцы. В нашем случае это такая информация, как имя клиента, компания, в которой он работает, ответственный продавец, предлагаемая услуга, стоимость, дата первого контакта и так далее. Для каждой строки у вас будет новая запись (запуск) в вашей базе данных.

Очевидно, что просто наличие этой базы данных в Excel, сырой, не очень помогает, так как это проделает работу по анализу продаж на продажу, особенно если ваша компания сделала много. Поэтому стоит использовать базу данных в качестве инструмента для улучшения ваших отзывов. В нашей таблице мы генерируем некоторые графики из базы данных. см:

3 — Для чего нужны базы данных?

Я думаю, что вы поняли это правильно с нашими примерами баз данных Excel выше, но Практически существенная цель любой базы данных — преобразовать содержащиеся в ней данные в отчеты.

, индикаторы, графики и информационные панели. Таким образом, у вас будет информация, которая поможет вам принять решение.

Когда мы говорим о бизнес-среде, этот процесс принятия решений может заключаться в выборе между распределением средств между той или иной областью или сокращением прямых издержек из-за низкой доли вклада в их продуктах. Если мы возьмем его лично, если у вас есть база данных, составляющая ваши расходы и семейный бюджет, вы можете принять решение о том, сколько и где инвестировать.

В этой статье я не буду вдаваться в существующие модели баз данных (например, сетевую модель, реляционную модель, план и др.) И в более технических определениях СУБД (систем управления базами данных), но стоит поискать немного больше, если у вас есть интерес (или скажите мне в комментариях, что я могу сделать сообщение более вперед).

Вместо этого я расскажу о том, какие программы вы можете использовать для разработки и использования баз данных:

Я считаю, что Excel является одним из наиболее доступных баз данных (средств хранения информации) и, что наиболее важно, манипулированием данными и принятием решений. Легко и практично двигаться, как правило, приходит на компьютер, который вы покупаете, и для тех, кто хочет учиться, есть много курсов и учебных пособий. Для тех, кто хочет научиться основам, я рекомендую это:

До сих пор много дискуссий о том, что Excel не является самой базой данных. Как я сказал с самого начала, у меня есть тенденция игнорировать это в 99% случаев, но я буду говорить об ограничениях этого в конце поста.

Это программа для работы с базами данных с множеством упрощений по сравнению с более сложными, что делает ее подходящей для начинающих.

Вот еще одно замечание, потому что есть много людей, которые воюют с базой данных, которая не рассматривает Access как базу данных. Я не буду вдаваться в этот уровень специфики и противоречий, я просто думаю, что если программа может хранить данные логически, разделенная разумно и с возможностью рассматривать и работать над этими данными, она рассматривается мной как база данных.

4 — Как создать базу данных в Excel

  • Шаг 1 — Подумайте о структуре базы данных в Excel

Помните, что мы говорим, база данных всегда будет иметь структуру строк и столбцов, в которых строки будут иметь ваши записи, а в столбцах — интересующие поля. Независимо от того, что вы делаете, вы никогда не убежите от чего-либо в этой модели:

  • Шаг 2 — Перечислите области интереса

Посмотрите, что в приведенном ниже примере мы имеем продукт полей, выбранный поставщик, ответственный сотрудник, день заказа, количество, стоимость, стоимость единицы и дату поставки.

Всегда помните, что эти поля никогда (или почти никогда не будут) одинаковыми для вашей компании. Это всегда будет зависеть от вашей реальности и того, что вы хотите контролировать.

  • Шаг 3 — Сделать новые выпуски

В приведенном выше примере у нас были выпуски 3: рубашка, средняя и короткая.

  • Шаг 4 — Создание отчетов и аналитики из базы данных в Excel

Всегда помните, чтобы поддерживать согласованность ваших выпусков, поддерживая один и тот же тип публикации и всегда заполняя все строки вашей базы данных Excel. Таким образом вы сможете создавать сводные отчеты следующим образом:


Будучи искренним, хотя многие люди ломают себе нос в Excel, он может (и обычно) совершенно применим к реальности 90% компаний в Бразилии (я знаю это на практике), и я настоятельно рекомендую в большинстве случаев ,

Вот несколько способов использования базы данных Excel

Если вы хотите сделать еще один шаг вперед в самом Excel, то он платит, чтобы понять немного VBA (Visual Basic для приложений), Я не буду объяснять большую часть VBA, но для тех, кто этого не знает, VBA позволяет создавать ряд элементов, которые упрощают заполнение и создание вашей базы данных excel, например:

Это, пожалуй, один из инструментов, которые вы используете только с VBA, и это очень помогает в использовании базы данных. Я говорю это, потому что форма позволяет вам создать простой интерфейс заполнения, и после заполнения автоматически создаваемые команды обновляют информацию в базе данных.

  • Автоматические сообщения

После заполнения этих полей вы можете создавать автоматические сообщения о том, что делать дальше. В случае людей, которые не знакомы с базой данных excel или используемой электронной таблицей, они могут помочь, указав, что делать.

  • Улучшена обработка данных
  • Автоматизация некоторых процессов
  • Автоматическое создание отчетов

Эти элементы 3 могут быть сделаны несколькими различными способами.

5 — Основные функции Excel, которые вы должны знать

Если вы уже используете Excel в качестве базы данных и используете возможности этой невероятной программы для анализа, важно убедиться, что вы знаете все, что вам нужно, чтобы максимально использовать возможности своих баз данных и аналитики. Поэтому я рекомендую вам знать:

  • создавать таблицы вместо использования выбора данных
  • создавать сводные таблицы (не обязательно, но хорошо и помогает)
  • использовать приборные панели (приборные панели)
  • основные функции, такие как PROCV, SE, E, OR
  • используйте расширенные функции, такие как INDIRECT, OFFLOCK, CORRESP
  • применять фильтры и промежуточные итоги
  • поиск предметов с помощью команды поиска и поиска
  • применять условное форматирование
  • использовать проверку данных

80% этих знаний вы можете узнать в нашем Курс Basic и Intermediate Excel.

6 — Ограничения баз данных в Excel

Помните дискуссии и споры о том, что есть люди, которые не рассматривают Excel как базу данных? Так что сторонники этой линии, что Excel не является базой данных, утверждают, что вы можете даже подумать, что таблица в базе данных похожа на электронную таблицу, но есть фундаментальное отличие: в базе данных все данные в столбце принадлежат одному домену, и это гарантируется СУБД, тогда как в электронной таблице каждая ячейка может содержать что угодно, и это может вызвать несогласованность информации.

Это правда, но, на мой взгляд, не дисквалифицирует тот факт, что Excel может хранить и работать с данными простым, практичным и доступным. Во всяком случае, стоит обратить внимание на некоторые предметы:

  • Очень большие базы данных Excel могут начать сбой
  • Чрезмерное использование формул и функций может замедлить работу вашей таблицы (мне не нравится работать с таблицами размером более 5 МБ — в некоторых случаях это просто невозможно)
  • Безопасность базы данных в Excel не самая лучшая (относительно легко обойти более простые стандарты защиты Excel)
  • Вам необходимо будет заботиться об архитектуре данных и особенно с их вставкой (в некоторых BD этот процесс более защищен от ошибок)

Независимо от того, как мы показываем в наших примерах этой публикации, Excel может (и используется) использоваться в качестве базы данных и является отличным инструментом анализа данных.

Как извлечь информацию из базы данных в excel



У меня есть более 50 000 строк данных в Excel, которые выглядят следующим образом:

SKU     SerialNo
AZQW    10001   
XSWE    10023   
GTYH    10230   
MKLJ    10378       
GHYU    10567       
GTYH    10895

Таблица в базе данных, которую я хочу извлечь, выглядит следующим образом:-

SKU     SerialNo    Grade
AZQW    10001           A
XSWE    10023           B
CVFR    10043           D
GTYH    10230           B
MKLJ    10378           A
RTYH    10456           C
GHYU    10567           D
AZQW    10784           B
GTYH    10895           B

Конечный результат в excel должен быть следующим, т. е. чтобы добавить информацию о классе:-

SKU     SerialNo    Grade
AZQW    10001   A
XSWE    10023   B
GTYH    10230   B
MKLJ    10378   A
GHYU    10567   D
GTYH    10895   B

Как я могу достичь этого с помощью макроса? Если это невозможно, можно ли автоматизировать оператор SQL, который запускает row-by-row для извлечения поля rq’D (т. е. Grade)?

Спасибо.

sql excel
Поделиться Источник Bob     12 августа 2011 в 12:46

3 ответа


  • Как извлечь данные из базы данных и заполнить лист в Excel

    Я храню данные в бэкэнд-базе данных (PostgreSQL), которая работает на машине Linux. Я хочу иметь возможность извлекать данные из базы данных и заполнять лист в рабочей книге excel, чтобы я мог проводить анализ в Excel. Прошло уже довольно много времени с тех пор, как я писал что-либо в VBA, так…

  • Как извлечь данные из базы данных WordPress в MS Excel?

    Я пытаюсь добавить данные в файл excel, который извлекается из базы данных wordpress, на самом деле я пытаюсь экспортировать данные (теги) из базы данных в файл excel. И я записываю код, но когда нажимаю на кнопку Сгенерировать. Это создает пустой файл. Пожалуйста, ребята, проверьте, что я делаю…



1

Если бы я хорошо понимал, то меня было бы довольно легко достичь с помощью макроса Excel.

Сначала выведите данные DB в отдельный лист документа Excel. Убедитесь, что оба листа (исходный лист с данными и новый лист с данными DB) отсортированы, иначе отсортируйте их с помощью макроса.

Затем перейдите вниз по списку и добавьте оценку в столбец «SerialNo» исходного листа, когда строка совпадает.

Как только закончите, не забудьте удалить рабочий лист с данными DB в нем. Должно быть лучше, чем звонить в базу данных 50 000 раз, я обычно стараюсь свести к минимуму количество вызовов базы данных, потому что они медленные.

EDIT: поскольку у вас есть много записей в таблице для вывода на рабочий лист SQL, я бы предложил вам импортировать все ваши данные Excel во временную таблицу SQL, сделать простой выбор, присоединив временную таблицу к другой и экспортировать результат в файл Excel !

select t1.SKU SKU, concat(t1.SerialNo, "  ", t1.grade) SerialGrade from yourTable t1
    join tempTable t2 on t2.SerialNo = t1.SerialNo
    orderby t1.SerialNo ASC

Поделиться Dalshim     12 августа 2011 в 13:33



0

я не вижу быстрого способа справиться с этим:

  1. постройте макрос, который вызывал бы оператор SQL для каждой строки >>, потребовалось бы много запросов к БД
  2. постройте уникальный запрос SQL, которого было бы достаточно для всех значений >> я не вижу способа сделать это
  3. единственный способ, который я вижу, — это экспортировать значения SQL на другой лист вашей книги и использовать формулу VLOOKUP()

Поделиться JMax     12 августа 2011 в 13:18



0

Я бы не стал использовать VBA для этого, если только вам не нужно. Создайте новый лист и поместите на него запрос внешних данных. Если вы используете Access или SQLServer, вы можете OLEDB прямо к ним. В противном случае вы можете использовать MSQuery для создания соединения ODBC. Принесите соответствующие колонки, серийный номер и класс. Похоже, серийный номер уникален, поэтому вам нужно будет принести SKU из базы данных.

Затем используйте формулу VLOOKUP, чтобы вытянуть оценку в основной лист. Вы даже можете скрыть лист с запросом внешних данных на нем, если хотите.

Поделиться Dick Kusleika     12 августа 2011 в 13:55


  • как получить запрос вставки базы данных из Excel листов

    Получить запрос вставки базы данных из Excel листов Как я могу создать вставку запроса для своей базы данных из Excel листов. TNX

  • Извлечь информацию из Excel с python 2.7/ pyMel?

    Я знаю, что это требует многого, но я исследовал довольно много способов поиска столбца или строки с помощью python в документе excel. Однако эти решения требуют импорта различных пакетов, когда у меня нет к ним доступа. Мой основной мотив для этого — использовать готовый документ excel с…


Похожие вопросы:


Как извлечь данные из базы данных MySQL в Excel

Как извлечь данные из таблицы базы данных MySQL в Excel?


Как извлечь схему из базы данных mysql

Я хотел бы расширить свою схему базы данных (Mysql database) в графическом формате или в формате xml. может ли кто-нибудь помочь мне в этом процессе.. Pl. помогите мне, предоставив шаг за шагом…


Можно ли извлечь информацию из файла excel в c# на компьютере без установленного excel?

Можно ли извлечь информацию из файла excel (. xls) в c# на компьютере без установки excel? У меня есть следующий код: OleDbConnection objConn = new…


Как извлечь данные из базы данных и заполнить лист в Excel

Я храню данные в бэкэнд-базе данных (PostgreSQL), которая работает на машине Linux. Я хочу иметь возможность извлекать данные из базы данных и заполнять лист в рабочей книге excel, чтобы я мог…


Как извлечь данные из базы данных WordPress в MS Excel?

Я пытаюсь добавить данные в файл excel, который извлекается из базы данных wordpress, на самом деле я пытаюсь экспортировать данные (теги) из базы данных в файл excel. И я записываю код, но когда…


как получить запрос вставки базы данных из Excel листов

Получить запрос вставки базы данных из Excel листов Как я могу создать вставку запроса для своей базы данных из Excel листов. TNX


Извлечь информацию из Excel с python 2.7/ pyMel?

Я знаю, что это требует многого, но я исследовал довольно много способов поиска столбца или строки с помощью python в документе excel. Однако эти решения требуют импорта различных пакетов, когда у…


Как извлечь скрипты sql из классического дампа базы данных oracle (exp)?

Я пытаюсь извлечь скрипт sql из классического дампа базы данных (а не из насоса данных), потому что мне нужно знать некоторую информацию в операторах insert! Могу ли я сделать это с imp ? Как я мог…


Использование hta копирование данных из базы данных access в excel

Используя hta, я пытаюсь извлечь данные из базы данных access и хочу вставить их в новый файл excel. Ниже приведен код, который я попробовал, но я понятия не имею, как открыть новый файл excel и как…


Импорт файла дампа базы данных в excel

Мне интересно, можно ли импортировать файл дампа (базы данных) в excel. В конце концов, я буду анализировать данные с помощью Python Jupyter Notebook. Кроме того, можно ли его также импортировать в…

База данных AnyLogic

В моделях AnyLogic теперь есть встроенная база данных, из которой можно считывать входные данные и куда можно записывать результаты экспериментов. База может экспортироваться вместе с моделью и, как и модель, использоваться на любых устройствах.

Можно легко импортировать базу данных в ваш проект AnyLogic из внешней базы данных или электронной таблицы MS Excel. Кроме того, можно создать пустые таблицы базы данных и ввести данные вручную.

Основные

Размер – Отображает размер базы данных на диске.

Создать или импортировать таблицу… – Щелкните по ссылке для создания новой таблицы базы данных или для импорта таблиц из существующей внешней БД.

Создать резервную копию БД… – Щелкните по этой ссылке, чтобы создать резервную копию базы данных. AnyLogic сохраняет резервную копию в формате TAR.GZ. После того, как вы создали резервную копию, вы сможете отменить изменения в той базе данных, с которой вы сейчас работаете, путем восстановления данных из резервной копии (см. опцию ниже).

Восстановить БД… – Щелкните по этой ссылке, чтобы восстановить базу данных из резервной копии. Во время восстановления, вы заменяете текущую базу данных резервной копией, которую ранее создали, воспользовавшись опцией Создать резервную копию БД… (см. опцию выше). При восстановлении база данных возвращается к состоянию, в котором она была на момент создания резервной копии.

Удалить базу данных – Щелкните по этой ссылке, чтобы полностью удалить базу данных. Удаление базы данных автоматически отключает опцию Оптимизировать размер при закрытии модели.

Оптимизировать размер при закрытии модели – Если эта опция выбрана, при закрытии базы данных данные БД будут сохранены на диске в оптимизированном виде, чтобы занимать меньше дискового пространства. Если база данных достаточно крупная, на закрытие БД в режиме COMPACT уйдет много времени. Если эта опция не выбрана, данные будут сохранены, как они есть. Это позволяет быстро закрыть базу данных, но не принимает в расчет, сколько места на диске займет БД. Опция автоматически включается и становится недоступной для любых изменений, если вы выбираете опцию Записывать в журнал информацию о выполнении модели. То же самое происходит, если вы открываете существующую модель, в которой эта опция выбрана или отключена, но какие-то логи уже хранятся в базе данных. Более подробную информацию об этом режиме оптимизации вы можете найти в справке HyperSQL (англ.).

* — Опция доступна только в том случае, если база данных не пустая.

Импорт
Эта секция свойств видна, если база данных содержит таблицы, которые были импортированы из внешней базы данных. Вы можете настроить синхронизацию данных и обновить данные в импортированных таблицах после внесения изменений во внешнюю базу данных.

Автообновление импортированных таблиц при запуске модели – Если опция выбрана, данные во всех импортированных таблицах будут автоматически обновляться данными из внешней базы данных при каждом запуске модели.

Обновить данные таблиц – Щелкните по этой ссылке, чтобы обновить данные во всех импортированных таблицах данными из внешней базы данных.

Источники исходных данных – Список путей ко внешним источникам данных для всех импортированных таблиц БД AnyLogic. Если файл расположен вне папки с моделью, в списке будет отражаться абсолютный путь к этому файлу. Если файл расположен в папке модели, будет отражаться только название файла.

Экспорт

Эта секция содержит свойства, относящиеся к экспорту базы данных в файл Excel. Как экспортировать базу данных AnyLogic описано здесь.

Настройки экспорта — Здесь вы можете указать файл Excel, в который будут экспортироваться данные БД и выбрать таблицы БД и журналы (если активировано ведение журнала модели).

Экспорт таблиц в Excel — Щелкните по этой кнопке, чтобы экспортировать данные БД в файл Excel.

Экспортировать таблицы после прогона модели — Выберите эту опцию, чтобы автоматически экспортировать данные БД в файл Excel по завершении прогона модели.

Экспортировать в — Здесь отображается путь к файлу Excel, который вы выбрали для экспорта данных БД.

Журнал

Записывать в журнал информацию о выполнении модели – Если опция выбрана, то в журнал модели будет записываться информация о выполнении модели, а также автоматически включится опция Оптимизировать размер при закрытии модели.

Удалить журналы — Щелкните по этой ссылке, чтобы удалить текущие логи выполнения модели.

Управление данными в Excel с помощью баз данных, таблиц, записей и полей

Автор Глеб Захаров На чтение 3 мин. Просмотров 143 Опубликовано

Excel не обладает возможностями управления данными программ реляционных баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, которая отвечает требованиям управления данными.

В Excel данные организованы с использованием строк и столбцов на рабочем листе. Функция таблицы позволяет легко вводить, редактировать и манипулировать данными.

Эти инструкции относятся к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Термины базы данных: записи и поля


База данных представляет собой набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах. Часто данные организованы в таблицы таким образом, чтобы их можно было легко обновлять, сортировать, исправлять и фильтровать.

Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном предмете в одной таблице. Реляционные базы данных, с другой стороны, состоят из множества таблиц, каждая из которых содержит информацию о разных, но связанных темах.

документация


В терминологии базы данных запись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте в базе данных. В Excel каждая ячейка на рабочем листе содержит один элемент информации или значения.

поля


Каждый элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или номер улицы, называется полем . В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат полями, поскольку каждая ячейка может содержать один фрагмент информации об объекте.

Имена полей


Крайне важно организовать базу данных, чтобы вы могли сортировать или фильтровать данные для поиска конкретной информации. Добавление заголовков столбцов, известных как имена полей, облегчает ввод данных в том же порядке для каждой записи.

Пример базы данных


На изображении выше у каждого учащегося есть отдельная строка в таблице, которая содержит всю доступную информацию о них.

Каждая ячейка в строке – это поле, содержащее один фрагмент информации. Имена полей в строке заголовка помогают обеспечить упорядоченность данных, сохраняя все данные по определенной теме, например по имени или возрасту, в одном столбце для всех учащихся.

Инструменты управления данными Excel


Кроме того, у Microsoft есть несколько инструментов обработки данных, которые облегчают работу с огромными объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и помогают поддерживать их в хорошем состоянии.

Использование формы для записей


Одним из таких инструментов является форма данных. Вы можете использовать его для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.

Форма по умолчанию включает в себя список имен полей в том порядке, в котором они расположены в таблице, чтобы гарантировать, что пользователи вводят записи правильно. Рядом с каждым именем поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.

Хотя возможно создание пользовательских форм, создание и использование формы по умолчанию часто это все, что нужно.

Удалить дубликаты данных


Общей проблемой всех баз данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или пропущенным полям данных могут возникнуть проблемы с дублирующимися записями данных по мере увеличения размера таблицы данных.

Другой инструмент данных Excel можно использовать для удаления этих дублирующих записей – точных или частичных дубликатов.

Сортировка данных в Excel


Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например, сортировка таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самой старой до самой младшей.

Параметры сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, что позволяет переупорядочивать поля в таблице.

Как импортировать информацию из базы данных

Цель работы: научится осуществлять импорт информации в Excel из баз данных.

За основу я взял свою базу данных по банковским депозитам:

(на рисунке приведен фрагмент структурированной базы данных, созданной в программе MS Access)

Перед нами стоит задача перенести данные в таблицы MS Excel для последующей обработки и фильтрации.

Импорт информации БД в среду Excel

Воспользуемся функцией импорта в MS Excel. Для работы с внешними источниками данных в Excel предусмотрено достаточно большое количество специальных возможностей. Они сгруппированы на вкладке «Данные». Щелкнем на эту вкладку, в результате чего откроется такая картинка:

Необходимо выбрать требуемый вид импорта данных. В нашем случае нам необходимо осуществить импорт из базы данных MS Access. Этот тип баз данных для пакета MS Office является «родным», поэтому для него предусмотрена специальная кнопка. Нам достаточно кликнуть на нее.

Открывается следующее окно:

В этом окне мы выбираем нужную нам базу данных для импорта из нее информации. Поскольку это окно является стандартным для пакета MS Office, то никаких сложностей с его использованием не предполагаем:

После выбора базы данных откроется такое диалоговое окно со списком элементов, содержащихся внутри базы данных MS Access. Нам необходимо выбрать одну из них, которая и будет размещена на одном из листов Excel.

Выбираем нужную нам таблицу для импорта. Для примера я выбрал таблицу “Физические лица”. Появится диалог выбора способа импорта данных и представления результата на листе Excel. Обратите внимание, что во время импорта, данные можно преобразовать и представить в виде сводной таблицы и даже сводной диаграммы.

Функция «создать подключение» позволяет создавать динамическую связь между базой данных и результатом на листе Excel. То есть при изменении данных в базе, будет меняться и ее отображение на листе.

Несмотря на то, что можно выбрать несколько способов отображения данных в Excel, я выбрал таблицу.

В итоге я получил такую таблицу из базы данных, импортированную из Excel.

Теперь мы можем отфильтровать данные по нужным нам критериям. Ecel представляет массу возможностей для отбора, фильтрации и сортировки данных. Для этого мы необходимо выделить всю область с импортированными только что данными. После этого, заходим на вкладку «Данные» и нажимаем на кнопку “Фильтр”. Эта кнопка включает фильтрацию для выделенной нами области данных. При этом каждая колонка считается индивидуальным фильтром, а каждая строка — единицей данных.

Если в процессе фильтрации, элемент будет отфильтрован (скрыт из отбора или наоборот, включен в отбор), то это действие осуществляется по отношению ко всей строке — она появляется или исчезает из списка. Таким образом появляется возможность, например, отобрать все записи, у которых значение конкретной колонки «26». В результате, все строки, не соответствующие этому параметру будут скрыты.

Разумеется, фильтры работают в режиме отображения, с самими данными ничего не происходит. При отключении фильтра данные «вернутся назад».

О том, что фильтр включен, свидетельствует выпадающий список, появляющийся вверху каждой колонки, включенной в фильтрацию. По умолчанию у каждого фильтра установлен режим «все», то есть отображать все данные.

Кроме функции фильтрации, Excel позволяет нам упорядочить (отсортировать) данные, что позволяет представить их в более удобном виде. Например мы можем отсортировать счета по дате закрытия. При этом сортировка возможна как по возрастанию, так и по убыванию.

Рассмотрим, как работает фильтрация. Для этого нажимаем на фильтр столбца, который мы хотим подвергнуть фильтрации и выбираем нужный нам критерий для отображения счетов. Я выбрал для примера счета, которые еще не закрыты. Обратите внимание, о том, что для данной колонки включена фильтрация данных, свидетельствует соответствующее изображение «фильтр» на кнопке выпадающего списка (см. колонку F)

Так же мы хотим отсортировать счета по нужному нам значению. Допустим по убыванию размера суммы на счете. Для этого воспользуемся функцией сортировки для соответствующей колонки данных. Нам осталось указать в открывшемся меню, как мы хотим упорядочить строки.

В очередной раз заметим, что при выполнении операции сортировки перемещаются строки в целом, а не отдельные ячейки, так как Excel считает, что строка является неразрывной логической единицей данных.

Получаем результат сортировки от максимального к минимальному значению.

 Как использовать формулы в Excel | Описание курса | Сведение и группировка статистических данных 

   

База данных изображений в Excel

Постановка задачи

К нам обратилась компания, которая занимается продажей обложек на различные документы. В прочем это могла быть любая компания, которая ведет номенклатуру своих товаров в Excel. Проблема №1 заключалась в том, что фотографии к товарам постоянно перемещались («съезжали») при редактировании описания товаров, изменении ширины столбцов и так далее.

Выглядело это примерно так:

Проблема №2 заключалась в том, что некоторые изображения были настолько мелкие, что с ними было не удобно работать. Хотелось, чтобы при клике на изображение оно увеличивалось,а после возвращалось в исходное состояние и при этом чтобы ничего «не съезжало«.

Как мы решали проблему

Вставка новых изображений

Во первых, чтобы исключить необходимость постоянного «подгона» размеров фотографий под ячейки, мы сделали функционал по добавлению новых изображений в базу Excel.

При нажатии на кнопку открывалось диалоговое окно с выбором файла и в результате изображение добавлялось в заданную строку. При этом оно форматировалось и подстраивалось под стандартные размеры ячейки.

Увеличение размеров изображений по клику

Далее разбираемся с увеличением изображений. Задача решается путем назначения макроса, который срабатывает при клике на изображением. Макрос копирует изображение и увеличивает его размеры, при повторном клике изображение плавно уменьшается и дубликат удаляется. Выглядит это так:

Конечно качество изображений не повышается, чтобы увеличенное изображение было качественным, необходимо изначально вставлять фото с более высоким разрешением.

Прочие улучшения для организации базы фотографий

Глобальные задачи решены, теперь база стала намного функциональней, чем исходная. Можно заняться дополнительным функционалом, который мы для удобства разместили на ленте меню.

Выровнять все фото — проходит по всем изображениям и вписывает их по размерам ячеек. Таким образом, все фотографии выравниваются по размерам и не выходят за границы ячеек.

Обновить нумерацию — так как изображение может быть вставлено в середину базы, изменить нумерацию также теперь не составляет проблемы.

Обновить группировку — Изображения сортируются по размерам и в случае необходимости можно скрывать те или иные разделы. Кнопка служит чтобы исправить группировку разделов, если ее случайно нарушил оператор.

Выровнять строки — когда строки базы одинаково выровнены по высоте, то база приобретает более наглядный вид. Функционал автоматически выравнивает высоту ячеек в том случае если он был нарушен.

Вывод

Казалось бы Excel не предназначен для хранение изображений, однако вот таким способом можно организовать работу. Если вы столкнулись с подобной задачи, то свяжитесь с нами, мы будем рады помочь.

 

Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access

Содержание:

1. О продукте


Возможности Microsoft Excel


2. Новые ключевые возможности Microsoft Excel

3. Дополнительные новые возможности Microsoft Excel


4.  Специальные возможности в Microsoft Excel


Технические характеристики и компоненты Microsoft Excel


5. Технические характеристики и ограничения Microsoft Excel

6. Компоненты, устанавливаемые вместе с Microsoft Excel


Настройка Microsoft Excel


7. Настройка элементов окна программы

8. Изменение значений по умолчанию и настроек

9.  Настройка панелей инструментов и меню

10. Настройка параметров запуска Microsoft Excel

11. Использование надстроек и дополнительных компонентов

12. Разрешение вопросов, связанных с настройкой приложения Microsoft Excel


Управление и печать файлов


13. Создание и открытие книг

14. Поиск и предварительный просмотр файлов

15. Настройка свойств файлов

16. Печать файлов

17. Сохранение и закрытие файлов

18. Преобразование файлов в формат Microsoft Excel и обратно

19. Работа с шаблонами

20. Разрешение вопросов, связанных с управлением и печатью файлов


Работа с книгами и листами


21. Управление листами

22. Размещение окон и просмотр листов

23. Сохранение настроек отображения и печати как представления

24. Разрешение вопросов при работе с книгами и листами


Работа с данными на листах


25. Ввод данных

26. Выбор данных

27. Редактирование данных на листе

28. Копирование и перемещение данных

29. Проверка орфографии

30. Использование буфера обмена Microsoft Office

31. Форматирование листов

32. Использование границ и заливки

33. Использование условных форматов

34. Изменение размера ячеек и положения текста

35. Использование числовых форматов

36. Использование стилей

37. Работа с текстом и данными

38. Отбор

39. Сортировка

40. Проверка записей в ячейках

41. Разрешение вопросов, связанных с данными на листах


Использование Microsoft Excel  при работе в Интернете


42. Публикация данных Microsoft Excel в Интернете

43. Загрузка и анализ данных из Интернета

44. Работа с гиперссылками

45. Работа с веб-папками

46. Автоматизация содержимого веб-страниц

47. Работа с файлами и узлами FTP

48. Разрешение вопросов по использованию Microsoft Excel при работе в Интернете


Импорт данных


49. Импорт данных

50. Работа с данными OLAP

51. Создание и выполнение запросов

52. Настройка Microsoft Query и источников данных

53. Работа с внешними данными на листе

54. Разрешение вопросов, связанных с внешними данными


Анализ и управление данными


55. Автоматический расчёт итоговых данных

56. Структуризация данных

57. Консолидация данных

58. Анализ данных с помощью свободных таблиц и отчётов

59. Создание и удаление свободных таблиц и отчётов

60. Настройка вида и разметки свободных таблиц

61. Печать свободных таблиц

62. Создание свободных таблиц с помощью групповых операций и формул

63. Извлечение и обновление данных

64. Выполнение анализов «что-если» для данных на листах

65. Анализ таблиц данных

66. Процедура поиска решения

67. Работа со сценариями

68. Разрешение вопросов, связанных с анализом и управлением данными


Создание и использование форм


69. Создание и использование форм

70. Создание форм

71. Использование форм

72. Разрешение вопросов, связанных с созданием и использованием форм


Создание и исправление формул


73. Создание формул

74. Использование ссылок

75. Формулы массивов

76. Имена и заголовки

77. Условные формулы

78. Формулы даты и времени

79. Математические формулы

80. Текстовые формулы

81. Формулы сравнения

82. Финансовые формулы

83. Создание связей

84. Управление расчётами

85. Исправление формул

86. Работа с Евро

87. Разрешение вопросов, связанных с созданием и исправлением формул


Работа с функциями


88. Справка по функциям

89. Внешние функции

90. Инженерные функции

91. Информационные функции

92. Логические функции

93. Математические функции

94. Статистические функции

95. Текстовые функции и функции обработки данных

96. Финансовые функции

97. Функции баз данных

98. Функции даты и времени

99. Функции просмотра


Работа с рисунками и диаграммами


100. Работа с рисунками и диаграммами

101. Создание фигур, линий, полулиний и других графический объектов

102. Форматирование графических объектов

103. Добавление текста и особых текстовых эффектов

104. Группировка, выравнивание и перемещение графических объектов

105. Работа с импортированными рисунками и картинками

106. Работа со схемами и организационными диаграммами

107. Разрешение вопросов, связанных с графическими объектами и рисунками


Работа с диаграммами


108. Создание диаграмм

109. Отображение диаграмм

110. Работа с маркерами данных, подписями значений и текстом

111. Редактирование данных в диаграмме

112. Планки погрешностей и линии тренда

113. разрешение вопросов , связанных с диаграммами


Система безопасности


114. Защита от вирусов

115. Цифровые подписи и сертификаты

116. Защита книг и листов

117. Обеспечение конфиденциальности

118. Разрешение вопросов, связанных с безопасностью


Совместная работа


119. Работа с общими книгами

120. Отправка данных на рецензию

121. Отслеживание изменений

122. Пометка и просмотр изменений

123. Слияние книг

124. Работа с примечаниями

125. Работа с обсуждениями

126. Проведение собраний по сети

127. Взаимодействие Microsoft Excel и Lotus Notes

128. Разрешение вопросов, связанных с совместной работой


Доступ к данным совместно с другими программами


129. Доступ к данным совместно с другими программами

130. Обмен данными между Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint

131. Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access

132. Взаимодействие между Microsoft Excel  Microsoft outlook

133. Разрешение вопросов, связанных с совместным доступом к данным


Рукописный тек

Базы данных Excel: Создание реляционных таблиц

Excel обладает огромными возможностями базы данных. Создание реляционной базы данных начинается с главной таблицы, которая связывает ее с подчиненными, называемыми (что неудобно) подчиненными, дочерними или подробными таблицами.

Прежде чем мы углубимся, мы предоставили вам образец учебного пособия, который вы можете использовать, чтобы следовать нашим практическим рекомендациям и практиковать каждый шаг. Просто щелкните стрелку или ссылку ниже, чтобы начать загрузку.

скачать

Это рабочая книга с несколькими электронными таблицами, содержимое которых можно использовать для отработки задач Excel в реляционных базах данных, отчетах и ​​сводных таблицах.JD Sartain

Как работают реляционные базы данных

Организационная структура Excel хорошо подходит для работы с базами данных. База данных — это набор связанных элементов (электронная таблица), которые при связывании создают одну запись (строку) внутри группы из нескольких записей (таблица).

Одна электронная таблица сама по себе является базой данных, но не реляционной. Реляционная база данных представляет собой комбинацию главной электронной таблицы и всех ее подчиненных таблиц или электронных таблиц.

Microsoft Office для дома и бизнеса 2016

Например, ваши водительские права — это единственная запись в базе данных в виде плоских файлов, которая находится на компьютере в Департаменте транспортных средств (DMV).Ваша лицензия содержит ваше имя, пол, рост, вес, цвет глаз и волос, адрес, дату рождения, выдачу лицензии и дату истечения срока действия, класс лицензии.

Поскольку возможно иметь несколько человек с одинаковым именем, адресом, полом и описанием (например, отец и сын), все водительские права имеют номера. Этот уникальный номер называется ключевым полем, которое используется для подключения базы данных плоских файлов к другим связанным базам данных (называемым реляционными базами данных).

JD Sartain / PC World

Базовая база данных электронных таблиц в виде плоских файлов

Эта основная база данных Master (в этом примере) содержит всю информацию о ваших водительских правах.Одна или несколько связанных баз данных, называемых подчиненными, дочерними или подробными базами данных, содержат дополнительную информацию, относящуюся к отдельным драйверам (идентифицируемую уникальным ключевым полем Номер лицензии). Например, одна подчиненная база данных может содержать все индивидуальные нарушения вождения, а другая может содержать все предыдущие адреса отдельных водителей. Этот тип реляционной базы данных называется отношением «один ко многим», что означает, что каждый драйвер может иметь несколько нарушений или несколько адресов, но базы данных нарушений и / или адресов не могут иметь несколько драйверов.

Другие типы отношений включают «один к одному» и «многие ко многим». В базе данных продаж, где клиенты покупают продукты, некоторые клиенты могут получать специальные ставки дисконтирования (например, оптовая, розничная, без налогов и т. Д.), Для чего потребуется база данных ставок скидок. Это будут отношения один-к-одному с базой данных клиентов. Когда клиент может приобрести много продуктов, а один и тот же продукт может быть приобретен многими клиентами, у вас есть отношения «многие ко многим».

JD Sartain / PC World

Главный и подчиненные устройства реляционной базы данных

Кому нужна реляционная база данных

Есть много причин для создания реляционных баз данных.Самым очевидным является то, что вы не повторяете одни и те же данные в каждой электронной таблице в своей книге. Например, повторный ввод всех имен драйверов и дат рождения из главной базы данных в несколько подчиненных баз данных является избыточным, трудоемким и ресурсоемким. И даже если вы скопируете информацию с одного на другой, он все равно будет использовать ненужное дисковое пространство и память, что все замедлит. Кроме того, имя и дата рождения на самом деле не уникальны. Например, вероятно, существуют сотни Джека Тейлора и Джона Смита, и у некоторых из них вполне может быть одна и та же дата рождения.Но если вы просто используете номер лицензии, вы не сможете идентифицировать драйверы, поэтому вы вынуждены (на всякий случай) использовать все три поля (по крайней мере).

Наиболее важной причиной для реляционных баз данных является создание запросов и фильтров, которые могут извлекать конкретную информацию и распечатывать отчеты. Допустим, вашему начальнику нужен отчет, в котором все жители округа Санта-Роса, штат Флорида, имеют штрафы на сумму свыше 300 долларов; или сколько водителей в Пенсаколе продлили лицензию в декабре? Без емкости реляционной базы данных вам пришлось бы вырезать и вставить эту информацию вместе из трех или более таблиц в четвертую таблицу, а затем надеяться — когда вы все закончите — ваш босс не объявит: «Я сказал округ Сарасота, а не Округ Санта-Роза.»

JD Sartain / PC World

Отчеты реляционной базы данных — штрафы

Создание реляционной базы данных

Давайте создадим реляционную базу данных с несколькими отдельными таблицами или электронными таблицами.

Создание главной таблицы

1. Используйте те же поля, что и на первом снимке экрана выше («Базовая база данных электронных таблиц с плоскими файлами»), а затем заполните 12-15 записей своими данными (или используйте наши). Эти поля: Номер лицензии, Имя, Адрес, Город, Штат, Почтовый индекс, Дата рождения, Срок действия и Пол.

2. По завершении выделите всю таблицу, включая заголовки; то есть с A1 по I15 (A1: I15). Помните, что CTRL + A выделяет всю таблицу одним движением, пока ваш курсор находится где-то / где-нибудь внутри диапазона таблицы.

3. Выберите вкладку и кнопку: Вставить > Таблица

4. Если диапазон выделен (что должно быть), адрес диапазона появится в поле с именем: Где данные для вашей таблицы в диалоговом окне Создать таблицу .Установите флажок: Моя таблица имеет заголовки , затем нажмите ОК .

JD Sartain / PC World

Создать / вставить главную таблицу

5. Как только это диалоговое окно закроется, ОБЯЗАТЕЛЬНО укажите имя своей таблицы в поле Имя таблицы (верхний левый угол) в группе «Свойства» (на текущем экране). Введите MASTER, затем нажмите клавишу Return.

6. Обратите внимание, что в таблице теперь отображаются стрелки вниз рядом с каждым именем поля. Щелкните одну из стрелок вниз (e.g., City) и обратите внимание на появившееся диалоговое окно меню. Это поле содержит параметры сортировки, которые включают фильтры, которые позволяют отображать конкретную информацию на основе выбранного фильтра. Например, если вы снимите отметку с поля Выбрать все , а затем установите только те поля, которые говорят Майами и Дестин , Excel отфильтрует все города, ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ Майами и Дестина.

ПРИМЕЧАНИЕ: Не паникуйте, когда все оставшиеся записи исчезнут. Они не исчезли, просто спрятаны.Чтобы просмотреть их снова, щелкните стрелку вниз рядом с полем «Город», затем нажмите кнопку « Все », и они сразу же снова станут видны.

СОВЕТ: Щелкните параметр Текстовый фильтр s в раскрывающемся меню «Фильтры», чтобы выбрать параметры фильтрации из всплывающего списка (в отличие от простого сопоставления полей из списка флажков). Варианты: «Равно», «Не равно», «Начинается с», «Заканчивается на», «Содержит», «Не содержит», «Пользовательский фильтр».

7. Не забудьте изменить вкладку (которая говорит Sheet1) внизу электронной таблицы на Master .Дважды щелкните вкладку электронной таблицы, чтобы быстро изменить имя.

JD Sartain / PC World

Используйте фильтры для извлечения определенных данных из таблицы электронной таблицы

Подчиненные таблицы

1. Затем создайте ведомые таблицы. Нажмите + (плюс) на панели навигации, чтобы добавить две дополнительные таблицы. Назовите одно из этих нарушений и другие адреса.

2. Скопируйте столбец A (Номера лицензий) в столбец A обеих других таблиц. Отрегулируйте ширину столбца до 11.

ПРИМЕЧАНИЕ: Помните, что таблица Slave в этом примере является таблицей «один ко многим», что означает, что для каждого драйвера существует несколько записей, поэтому поле ключа (номер лицензии) может — и будет — повторяться много раз. Мы копируем его в таблицы Slave, чтобы вам не приходилось повторно вводить данные. Для каждой многократной записи просто повторно скопируйте номер лицензии, прежде чем вводить данные в остальную часть каждой записи.

3. Используйте те же поля, что и на следующем снимке экрана «Реляционная база данных: подчиненная таблица нарушений» ниже, а затем введите свои собственные данные (или используйте наши).Это следующие поля: Номер лицензии (в столбце A, конечно), Тип нарушения, Плата за нарушение, Дата нарушения, Дата истечения срока действия, Дата уплаты сбора

4. Введите около 30 записей с повторяющимися номерами лицензий. Например: номер лицензии F298-6588 повторяется трижды. Это означает, что у Роджера Андерсона (водителя с этим номером лицензии) имеется три водительских правонарушения.

5. По завершении выделите всю таблицу, включая заголовки: A1: h41.

6. Выберите Вставить > Таблица

7.Адрес диапазона отображается в поле под названием: Где находятся данные для вашей таблицы в диалоговом окне Create Table . Установите флажок: Моя таблица имеет заголовки , затем нажмите ОК.

8. Как только это диалоговое окно закроется, ОБЯЗАТЕЛЬНО укажите имя своей таблицы в поле Имя таблицы (верхний левый угол) в группе «Свойства» (на текущем экране). Введите НАРУШЕНИЯ, затем нажмите клавишу возврата.

9. Щелкните одну из стрелок вниз рядом с одним из столбцов / полей.Обратите внимание на появившееся диалоговое окно меню. Поэкспериментируйте с сортировкой и фильтрами, чтобы увидеть разные результаты из этой таблицы.

JD Sartain / PC World

Создание электронной таблицы ведомой таблицы нарушений

10. Для таблицы подчиненных адресов вернитесь к главному устройству и скопируйте столбцы C, D, E и F (адрес, город, штат, почтовый индекс) в столбцы B, C, D и E в таблице адресов (помните, Номер лицензии — поле уникального ключа — уже находится в столбце A.)

11. Отрегулируйте ширину столбца для размещения данных.

12. Введите около 30 записей с повторяющимися номерами лицензий. Например: номер лицензии F298-6588 повторяется трижды. Это означает, что у Роджера Андерсона (водителя с этим номером лицензии) было три предыдущих адреса.

13. Повторите инструкции с 5 по 9 выше, на этот раз назвав адреса таблиц и определив диапазон как A1: E31. Вот и все.

JD Sartain / PC World

Создание электронной таблицы таблицы подчиненных адресов

Примечание. Когда вы покупаете что-то после перехода по ссылкам в наших статьях, мы можем получить небольшую комиссию.Прочтите нашу политику в отношении партнерских ссылок для получения более подробной информации.

Знакомство с тремя типами баз данных электронных таблиц Excel

Excel предлагает три основных способа упорядочения данных в электронной таблице, чтобы вы могли использовать ее в качестве базы данных с формулами рабочего листа:

  1. Простые (или «серая ячейка») таблицы , которые я использовал с Excel 2.0.
  2. Таблицы Excel , представленные в Excel 2007.
  3. Сводные таблицы с табличным макетом отчета, представленные в Excel 2010.

Эксперты по базам данных, вероятно, будут оскорблены, если я назову их «базой данных». В конце концов, эти три базы данных электронных таблиц легко настроить и использовать… совсем не как «настоящую» базу данных. Даже в этом случае эти базы данных работают как настоящая база данных для ваших формул Excel. Если ваши отчеты и анализы могут получать данные из одного из этих типов баз данных электронных таблиц, вы можете значительно улучшить свои отчеты и анализ.

В этой статье я расскажу о каждом типе базы данных электронных таблиц.Затем в следующих статьях я расскажу подробнее.

База данных электронных таблиц 1: простые таблицы

Более 20 лет, до Excel 2007, пользователи Excel могли использовать только простые таблицы в качестве базы данных электронных таблиц. Этот тип базы данных может быть двух стилей: горизонтальный и вертикальный.

Базы данных электронных таблиц с простыми таблицами, горизонтальный стиль

Горизонтальные базы данных электронных таблиц имеют даты в одной строке заголовка, как показано на рисунке ниже.

Обычно в столбцах даты используются «сегменты» по месяцам, но они могут использовать любой требуемый период времени.А столбец «Коды» может содержать номера счетов Главной книги, артикулы, коды сотрудников и т. Д.

Серые строки и столбцы — наиболее очевидная особенность простых таблиц. Эти пограничные ячейки служат очень важной цели.

С помощью базы данных с серыми ячейками вы привязываете имена диапазонов и формулы к серым строкам и столбцам. Затем вы всегда вставляете новые данные между этими строками и столбцами.

Вот почему необходимы серые строки:

Когда вы настраиваете простую таблицу, вы определяете имена диапазонов для всех диапазонов ключей, а затем в ваших формулах для ссылки на таблицу используются только эти имена диапазонов, а не ссылки на ячейки.И все эти имена диапазонов ссылаются только на ячейки с серой рамкой, а не на ячейки с данными.

Для иллюстрации, эта база данных находится на листе с именем Horiz и использует эти четыре имени диапазона:

  • Коды = Horiz! $ A $ 3: $ A $ 10
  • Desc = Horiz! $ B $ 3: $ B $ 10
  • Даты = Horiz! $ C $ 2: $ G $ 2
  • Данные = Horiz! $ C $ 3: $ G $ 10

Вот критическое требование для использования этого дизайна: когда вы добавляете строки или столбцы данных в простую таблицу, вы всегда вставляете строки и столбцы между серыми ячейками.Таким образом, вы всегда будете знать, что все формулы, использующие таблицу, «увидят» ваши новые данные.

Базы данных электронных таблиц с простыми таблицами, вертикальный стиль

На этом рисунке показана вертикальная база данных Excel с простой таблицей. Как и в большинстве баз данных, каждое поле состоит только из одного столбца данных.

В качестве краткого описания я называю это вертикальной базой данных, потому что ее даты отображаются вертикально.

Здесь имена легко присваиваются. Просто выберите диапазон A2: D12.А потом…

  • В классическом Excel выберите «Вставить», «Имя», «Создать»…
  • В новом Excel выберите «Формулы», «Определенные имена», «Создать из выбранного»…

… а затем в диалоговом окне «Создание имен» убедитесь, что указана только верхняя строка; затем выберите ОК.

База данных электронных таблиц 2: таблицы Excel

В

Excel 2007 появилась новая важная функция: таблицы Excel.

Когда вы настраиваете таблицу Excel (или просто «Таблицу»), Excel автоматически присваивает имя каждому столбцу данных.Кроме того, когда вы добавляете в таблицу соседние строки или столбцы, Excel автоматически расширяет таблицу, чтобы включить в нее новые данные.

В этом отличие от простых таблиц, где мы должны вручную выполнять действия, необходимые для добавления граничных ячеек и определения имен диапазонов.

Чтобы создать эту таблицу, настройте данные, расположенные так, как вы видите в этом примере; выберите заголовки и данные; выберите Вставка, Таблицы, Таблица; в диалоговом окне «Создать таблицу» убедитесь, что установлен флажок «Моя таблица имеет заголовки»; затем выберите ОК.

Excel автоматически форматирует таблицу и называет ее так же, как именует новые рабочие листы.То есть он присваивает имена, такие как Таблица1, Таблица2 и т. Д. И, как рабочие листы, вы можете переименовывать каждую таблицу.

В формулах, когда вы ссылаетесь на столбец данных, который находится в таблице или простой таблице, вы используете имена, а не ссылки на ячейки. Например, если вы хотите просуммировать столбец «Сумма», ваши формулы будут такими:

  • Простая таблица : = СУММ (сумма)
  • Таблица Excel : = СУММ (Таблица1 [Сумма])

Конечно, если вы переименуете Table1, ссылка на Table1 во второй формуле обновится автоматически.

База данных электронных таблиц 3: Табличный макет для сводных таблиц

Сводные таблицы

обладают рядом существенных преимуществ, поэтому они так популярны. Но у них также есть существенные ограничения, поэтому я редко использовал их в прошлом.
Преимущества очевидны. Сводные таблицы предоставляют пользователям Excel мощную возможность исследовать реляционные данные в Excel и возвращать отсортированные, обобщенные и отфильтрованные фрагменты данных в электронные таблицы. Я не знаю другого продукта, который обладал бы такой мощностью.

С другой стороны, с моей точки зрения, сводные таблицы всегда казались просто генератором отчетов, привязанным к Excel. Они предлагают множество возможностей создания отчетов, но только одна функция электронной таблицы — GETPIVOTDATA — позволяющая функциям таблицы использовать данные сводной таблицы. Поэтому пользователям Excel — опять же, на мой взгляд, — всегда приходилось работать намного усерднее, чем нам, чтобы использовать данные из одной или нескольких сводных таблиц в стандартных отчетах Excel.

Но, наконец, в Excel 2010 Microsoft добавила большинство функций, необходимых пользователям Excel для использования сводных таблиц в качестве действительно полезного источника данных для стандартных отчетов и анализа.Поскольку мы можем обойти недостающие функции, мы, наконец, можем использовать набор сводных таблиц в качестве мощной и массивной базы данных электронных таблиц.

Сделайте следующий шаг

В разделе «Как настроить сводную таблицу в качестве базы данных электронных таблиц» я объясняю следующий шаг разработки.

Connect with Excel — База данных SQL Azure и управляемый экземпляр SQL

  • 4 минуты на чтение

В этой статье

ПРИМЕНЯЕТСЯ К: База данных SQL Azure Управляемый экземпляр Azure SQL

Вы можете подключить Excel к базе данных, а затем импортировать данные и создать таблицы и диаграммы на основе значений в базе данных.В этом руководстве вы настроите соединение между Excel и таблицей базы данных, сохраните файл, в котором хранятся данные и информацию о соединении для Excel, а затем создадите сводную диаграмму из значений базы данных.

Перед началом работы вам необходимо создать базу данных. Если у вас его нет, см. Разделы Создание базы данных в базе данных SQL Azure и Создание брандмауэра IP на уровне сервера, чтобы получить базу данных с образцами данных и запустить ее за несколько минут.

В этой статье вы импортируете образцы данных в Excel из этой статьи, но вы можете выполнить аналогичные шаги со своими собственными данными.

Вам также понадобится копия Excel. В этой статье используется Microsoft Excel 2016.

Подключите Excel и загрузите данные

  1. Чтобы подключить Excel к базе данных в базе данных SQL, откройте Excel, а затем создайте новую книгу или откройте существующую книгу Excel.

  2. В строке меню вверху страницы выберите вкладку Данные , выберите Получить данные , выберите Из Azure, а затем выберите Из базы данных SQL Azure .

  3. В диалоговом окне База данных SQL Server введите имя сервера , к которому вы хотите подключиться, в форме < имя сервера > .database.windows.net . Например, msftestserver.database.windows.net . При желании введите имя своей базы данных. Выберите ОК , чтобы открыть окно учетных данных.

  4. В диалоговом окне База данных SQL Server выберите База данных слева, а затем введите свое имя пользователя и пароль для сервера, к которому вы хотите подключиться. Выберите Connect , чтобы открыть Navigator .

    Подсказка

    В зависимости от сетевой среды вы не сможете подключиться или потеряете подключение, если сервер не разрешает трафик с IP-адреса вашего клиента. Перейдите на портал Azure, щелкните SQL-серверы, щелкните свой сервер, щелкните брандмауэр в разделе настроек и добавьте IP-адрес своего клиента. См. Подробности в разделе Как настроить параметры брандмауэра.

  5. В навигаторе выберите базу данных, с которой вы хотите работать, из списка, выберите таблицы или представления, с которыми вы хотите работать (мы выбрали vGetAllCategories ), а затем выберите Загрузить , чтобы переместить данные из вашего базу данных в электронную таблицу Excel.

Импортируйте данные в Excel и создайте сводную диаграмму

Теперь, когда вы установили соединение, у вас есть несколько различных вариантов загрузки данных. Например, следующие шаги создают сводную диаграмму на основе данных, найденных в вашей базе данных в базе данных SQL.

  1. Выполните действия, описанные в предыдущем разделе, но на этот раз вместо выбора Загрузить выберите Загрузить в из раскрывающегося списка Загрузить .

  2. Затем выберите, как вы хотите просматривать эти данные в своей книге. Мы выбрали PivotChart . Вы также можете создать новый рабочий лист или добавить эти данные в модель данных в . Дополнительные сведения о моделях данных см. В разделе Создание модели данных в Excel.

    На листе теперь есть пустая сводная таблица и диаграмма.

  3. В разделе Поля сводной таблицы установите все флажки для полей, которые вы хотите просмотреть.

Подсказка

Если вы хотите подключить к базе данных другие книги и листы Excel, выберите вкладку Данные и выберите Недавние источники , чтобы открыть диалоговое окно Недавние источники . Оттуда выберите соединение, которое вы создали, из списка, а затем нажмите Открыть .

Создайте постоянное соединение с помощью файла .odc

Для постоянного сохранения сведений о подключении можно создать файл.odc и сделайте это соединение доступным для выбора в диалоговом окне Существующие соединения .

  1. В строке меню вверху страницы выберите вкладку Данные , а затем выберите Существующие соединения , чтобы открыть диалоговое окно Существующие соединения .

    1. Выберите Найдите еще , чтобы открыть диалоговое окно Выбор источника данных .

    2. Выберите соединение + NewSqlServerConnection.odc , а затем выберите Открыть , чтобы открыть мастер подключения данных .

  2. В мастере подключения к данным введите имя сервера и учетные данные базы данных SQL. Выберите Далее .

    1. В раскрывающемся списке выберите базу данных, содержащую ваши данные.

    2. Выберите интересующую вас таблицу или представление. Мы выбрали vGetAllCategories.

    3. Выбрать Далее .

  3. Выберите расположение файла, имя файла и понятное имя на следующем экране мастера подключения данных. Вы также можете сохранить пароль в файле, хотя это потенциально может подвергнуть ваши данные несанкционированному доступу. Когда все будет готово, выберите Завершить .

  4. Выберите способ импорта данных. Мы выбрали сводную таблицу. Вы также можете изменить свойства соединения, выбрав Свойства .Когда будете готовы, выберите OK . Если вы не выбрали сохранение пароля вместе с файлом, вам будет предложено ввести свои учетные данные.

  5. Убедитесь, что новое соединение было сохранено, развернув вкладку Данные и выбрав Существующие соединения .

Следующие шаги

Использование Excel в качестве базы данных »Chandoo.org

Это гостевой пост Виджая, нашего внутреннего эксперта по VBA.

Часто я думал, что если бы я мог написать «Выбрать имя сотрудника из листа, где EmployeeID = 123» и использовать это на моем листе Excel, моя жизнь была бы проще. Итак, сегодня мы узнаем, как это сделать.

Люди тратят много времени на размышления, использовать ли Excel в качестве базы данных или нет. В конце концов они начинают использовать Access или SQL Server и т. Д.

Сегодня мы узнаем, как использовать Excel в качестве базы данных и как использовать операторы SQL, чтобы получить то, что мы хотим.

Excel как база данных — демонстрация

Мы узнаем, как это построить:

Прежде чем мы начнем:

  1. Весь лист (на котором хранились необработанные данные) будет называться Excel как одна таблица базы данных. Это очень важно понимать.
  2. Это не имеет ничего общего со встроенной функцией Excel (2007 и новее) / List (2003 и более ранние версии).
  3. Если вы знаете SQL (язык структурированных запросов), ваша задача станет намного проще.

Настройка Excel в качестве базы данных

Нам нужны необработанные данные, и мы воспользуемся здесь образцом базы данных Customer Service Dashboard.

Приступим.

Сначала мы спроектируем структуру всех опций, которые мы хотим представить для фильтрации данных, которые вы можете увидеть в интерфейсе ниже.

После того, как пользователь щелкнет «Показать данные», мы воспользуемся оператором SQL для фильтрации данных в соответствии с параметрами раскрывающегося списка, выбранными пользователем, и поместим их в таблицу ниже.

Мы также будем использовать другой оператор SQL для заполнения верхней правой таблицы данными о вызовах, когда во всех трех раскрывающихся списках выбраны некоторые параметры.

Ссылка на добавление объектов данных Active-x

Нам нужно добавить ссылку на библиотеку объектов данных Microsoft ActiveX, чтобы иметь возможность использовать рабочий лист в качестве таблицы базы данных. Это можно сделать в редакторе Visual Basic> Инструменты.

Я обычно выбираю самую последнюю версию, однако, если вы разрабатываете продукт, лучше всего подходит, если вы знакомы с операционной системой и офисной версией, используемой системой конечного пользователя, и соответственно выбираете лучшую доступную версию.

Открытие Excel как базы данных

Как только это будет сделано, нам нужно отправиться в путь с кодом VBA.


Общедоступная подпрограмма OpenDB ()
Если cnn.State = adStateOpen Then cnn.Close
cnn.ConnectionString = "Драйвер = {Драйвер Microsoft Excel (* .xls, * .xlsx, * .xlsm, * .xlsb)}; DBQ = "& _
ActiveWorkbook.Path & Application.PathSeparator & ActiveWorkbook.Name
cnn.Open
End Sub

Вышеупомянутая процедура является сердцем этого поста, здесь мы определяем, как использовать текущую книгу Excel в качестве нашей базы данных.

cnn.ConnectionString = "Драйвер = {Драйвер Microsoft Excel (* .xls, * .xlsx, * .xlsm, * .xlsb)}; DBQ =" & _
ActiveWorkbook.Path & Application.PathSeparator & ActiveWorkbook.Name

В этой строке мы определяем все возможные расширения файлов, которые нам разрешено создавать, а затем использовать в качестве нашей базы данных.

Давайте разберемся с кодом модуля

Когда вы нажимаете кнопку «Обновить раскрывающиеся списки», код VBA использует рабочий лист «Данные» в качестве таблицы, а затем находит уникальные значения для продуктов, регионов и типов клиентов, а затем заполняет их как ListItems для элементов управления ComboBox.

Пример раскрывающегося списка продуктов


strSQL = "Выберите Distinct [Product] From [data $] Order by [Product]"
closeRS
OpenDB
cmbProducts.Clear
rs.Open strSQL, cnn, adOpenKeyset, adLockOptimistic
Если rs. ThenRecordCount> 0 Do While Not rs.EOF
cmbProducts.AddItem rs.Fields (0)
rs.MoveNext
Loop
Else
MsgBox «Мне не удалось найти никаких уникальных продуктов.», VbCritical + vbOKOnly
Exit Sub
End If

Здесь важно отметить, как таблица и поля были идентифицированы с использованием квадратных скобок, в отличие от традиционного SQL, где мы просто указываем имя, а также имя таблицы должно иметь суффикс с символом $ в конце.

Как я предлагал ранее, один весь лист будет рассматриваться как одна единственная таблица, поэтому, если у вас есть несколько наборов данных, которые в настоящее время организованы на одном листе, вам, возможно, придется создать несколько листов для хранения этих данных, чтобы иметь возможность использовать их в качестве таблиц. . Это также упростило бы обслуживание данных.

Использование Excel SQL для объединения двух листов в один

Многие спрашивают, , как объединить 2 или более листов, которые имеют похожие данные. Я бы принял этот метод и написал простой запрос, как показано ниже.


SELECT ID, FirstName, MiddleName, LastName, Age, DOB From [Table1 $]
UNION ALL
SELECT ID, FirstName, MiddleName, LastName, Age, DOB From [Table2 $]

Это позволило бы мне использовать оба листа как одну таблицу и извлечь все мои данные на новый лист.

Скачать Excel как демонстрационный файл базы данных

Щелкните здесь, чтобы загрузить демонстрационный файл и использовать его для понимания этой техники.

Вы используете Excel в качестве базы данных?

Вы также используете Excel в качестве базы данных? Если да, пожалуйста, оставьте комментарий ниже, как вы используете то же самое и каков ваш опыт. Оставить комментарий.

Подробнее о VBA и макросах

Если вы новичок в VBA и макросах Excel, перейдите по этим ссылкам, чтобы узнать больше.

Присоединяйтесь к нашим классам VBA

Если вы хотите научиться разрабатывать подобные и другие приложения, рассмотрите возможность присоединения к нашим классам VBA. Это пошаговая программа, разработанная, чтобы научить вас всем концепциям VBA, чтобы вы могли автоматизировать и упростить свою работу.

Нажмите здесь, чтобы узнать больше о классах VBA и присоединиться к нам .

О Виджае

Виджай (многие из вас знают его по классам VBA) в феврале этого года на постоянной основе присоединился к chandoo.org. Он будет чаще писать об использовании VBA, анализе данных в нашем блоге. Кроме того, Виджай будет помогать нам с консультационными и обучающими программами. Вы можете написать Виджею по адресу sharma.vijay1 @ gmail.com. Если вам понравился этот пост, скажите спасибо Виджею.

Почему не следует использовать Excel в качестве базы данных

Excel - отличный инструмент для создания электронных таблиц и выполнения расчетов с ограниченными наборами данных.Однако многие компании настаивают на использовании Excel в качестве базы данных.

Несмотря на то, насколько важно иметь безопасный и простой способ хранения и работы с данными, многие компании полагаются на Excel для этих вещей, а также для планирования и управления всеми своими ресурсами - от управления запасами до бухгалтерского учета. Это не то, для чего предназначен Excel, и он стоит компаниям огромное количество времени, денег и ресурсов каждый день.

Неважно, насколько мала ваша компания, Excel никогда не будет приемлемым инструментом для работы с базами данных.Есть самые разные отговорки:

«Слишком сложно изучать другое программное обеспечение».

Нет, действительно не так. Многие компании и делают все правильно и используют правильные программные приложения для управления своими данными. Кроме того, не все, кто использует программное обеспечение, должны уметь программировать; большинству сотрудников просто необходимо знать, как заполнять данные. И действительно ли это намного проще, чем пытаться использовать коды и формулы, чтобы заставить Excel работать как база данных?

«У нас не так много данных.”

Что произойдет через год или два, когда все эти данные увеличатся? Вы все еще собираетесь использовать Excel для управления 12 000 строками данных? Даже если сейчас он небольшой, со временем ваши данные станут неуправляемыми.

«Но мы всегда использовали Excel!»

Я уверен, что мне не нужно говорить вам, что то, что это всегда делалось одним способом, не означает, что это лучший способ.

Вот лишь некоторые из причин, по которым вам никогда не следует управлять базой данных компании с помощью Excel:

  • Создание и обслуживание баз данных Excel занимает очень много времени, особенно по сравнению с альтернативами.
  • Несколько человек могут получить доступ к базе данных и обновить ее одновременно. Это означает гораздо более высокую эффективность и гораздо меньший запас на ошибки при вводе и обновлении данных.
  • Искать информацию в базе данных намного проще. Пользователь может сортировать и систематизировать данные на основе различных запросов, и, в отличие от Excel, им не нужен код для этого.
  • Данные намного проще и занимают меньше места. Вместо того, чтобы полагаться на множество разных таблиц для разных наборов данных, база данных позволяет хранить всю эту информацию в одном месте.Кроме того, он позволяет связывать эти данные, давая вам полный обзор вашей информации в профиле.
  • Для управления базой данных доступно множество замечательных ресурсов, специально созданных для работы: программное обеспечение ERP, программное обеспечение для управления проектами, Microsoft Access и многие другие.

7 причин остерегаться использования Excel в качестве базы данных

Растущее количество данных

Один из признаков того, что вам следует отказаться от Excel, заключается в том, что вы начинаете накапливать большие объемы данных.В Excel не только есть ограничение на количество записей на листе, но и возникают проблемы с производительностью по мере роста данных. Одно из решений - разделить данные на множество листов или файлов, но это быстро становится головной болью при организации. Если вы разделите свои данные, с ними будет намного труднее работать и анализировать.

Сложные рабочие процессы

Excel хорошо подходит для поддержки рабочих процессов, в которых процесс довольно линейен, а его ввод не вызывает затруднений. Если ваш рабочий процесс начинает включать ввод или отображение информации для различных типов связанной информации, то определенно пора отказаться от Excel.Excel только усложнит выполнение ваших задач.

Сотрудничество

Основным препятствием при использовании Excel является отсутствие поддержки совместной работы. Даже когда вы разрешаете многопользовательское редактирование и сохраняете файл Excel на общем сервере, этот процесс подвержен ошибкам и может привести к тому, что люди будут перезаписывать результаты друг друга. Редактировать файл вне офиса еще сложнее. Отправка файла Excel по электронной почте утомительно, и быстро становится невозможным отслеживать. Люди в вашей организации будут иметь несколько копий одновременно и не знать, какая версия является последней.Если вам требуется, чтобы несколько пользователей получили доступ к вашим данным и вводили информацию, то пора начать поиск более подходящей замены.

Безопасность

Если вам требуется какой-либо уровень безопасности или разрешения пользователя в файле Excel, вам следует поискать в другом месте. Хотя Excel позволяет защищать данные с помощью пароля и разрешений Windows, это чрезвычайно деликатно и требует глубокого понимания Excel. Некоторые из этих функций не будут работать, если у вас есть люди, использующие другие операционные системы, или если вам нужен доступ с других компьютеров.Даже файл Excel, защищенный паролем, небезопасен; в Интернете есть инструменты, с помощью которых любой может разблокировать защищенный файл Excel, не зная пароля.

Расширенная настройка

Excel отлично подходит, если вы не выходите за рамки своего предназначения. Если вам требуются определенные интерфейсы или сложные задачи, то Excel - не лучший вариант. Как только вы начнете пытаться приспособить Excel к вашему бизнесу, пора двигаться дальше. Excel легко адаптировать в пределах разумного, но глубокая настройка может потребовать гораздо больше работы, чем переход к более подходящему решению.

Неверные данные

Если у вашей компании возникают проблемы с сохранением точных данных, пора положить конец Excel. Excel предоставляет ограниченные методы проверки ввода, и эти меры предосторожности можно легко обойти или проигнорировать. Это приводит к скомпрометированным и неточным данным из-за ошибок вручную.

Утомительные задачи

Смысл использования программных инструментов - сделать ваш бизнес более эффективным и, следовательно, более прибыльным. Если вы находитесь в точке, где Excel препятствует вашему прогрессу из-за утомительной и повторяющейся работы, то пора искать решение, которое может облегчить эти проблемы.Многие решения на основе баз данных могут автоматизировать задачи и уменьшить избыточность за счет хранения связанной информации, которая может быть извлечена позже.

Вот и все! Если вы думаете об использовании Excel в качестве базы данных, помните об этих проблемах. Сталкивались ли вы с какими-либо другими проблемами, которые привели к переходу с Excel? Удалось ли вам исправить их и продолжить использование Excel? Дайте мне знать ниже!

Как мне импортировать таблицу базы данных в Microsoft Excel?

Следующие инструкции можно использовать для настройки электронной таблицы Microsoft Excel для отображения информации, динамически связанной из таблицы данных в базе данных Acctivate.Данные могут быть обновлены для просмотра информации в реальном времени с помощью Acctivate.

  1. Создайте новую электронную таблицу в Microsoft Excel
  2. Щелкните вкладку Данные (вверху), затем щелкните Получить данные и выберите С SQL Server

3. Подключитесь к серверу базы данных

  • Введите имя Активируемого SQL Server. Вы можете найти имя SQL Server, посмотрев на «Источники базы данных» в утилите Acctivate Database Maintenance.
  • Введите идентификатор пользователя и пароль SQL Server. Идентификатор пользователя обычно sa. Вам нужно будет получить пароль от службы поддержки Acctivate, если у вас нет пароля для учетной записи sa. Нажмите Далее , чтобы продолжить.

4. Выберите базу данных и таблицу

  • Выберите базу данных «ACCTivate $ xxxxx» (заменив xxxxx на вашу компанию). В этом примере мы будем использовать базу данных ACCTivate $ Demo.
  • Снимите флажок «Подключиться к определенной таблице», чтобы включить все таблицы, затем нажмите Далее.

5. Сохраните файл подключения к данным и завершите работу

  • Введите краткое описание, например «Подключение для активации базы данных», затем нажмите Готово.

6. Выберите таблицу

  • Выберите таблицу или представление для отображения на листе. Ознакомьтесь с нашим списком доступных представлений данных. Мы рекомендуем использовать ПРОСМОТР базы данных, который не начинается с префикса «tb». Внутренние таблицы используют префикс «tb» и могут быть изменены.Использование представлений базы данных минимизирует возможность внесения изменений в базу данных, требующих обновления электронной таблицы.

7. Импорт данных

  • Как правило, вам нужно просто отобразить данные в Excel в виде таблицы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.