Электронной почтой: Почта Mail.ru — бесплатный и безопасный электронный почтовый ящик

Содержание

Asana и электронная почта: сообщения в задачи, приложения и не только

Электронная почта помогает общаться с разными людьми в организации (и во всём мире), но она не предназначена для управления задачами, проектами и работой в целом. Сотрудники Asana не используют электронную почту внутри компании. И, хотя такой подход, возможно, не подойдёт вашему коллективу, эта статья поможет вам реже обращаться к почте и даст подсказки для более эффективной работы с ней в тех случаях, когда она нужна.

Как помочь сотрудникам реже пользоваться почтой

Почти все привыкли использовать электронную почту, а избавляться от старых привычек бывает сложно. Однако важно понять, когда лучше использовать Asana, а когда почту, и добиться того, чтобы все придерживались установленных правил — иначе старые проблемы никуда не исчезнут. Наши советы по определению правил и примеры процессов помогут вам перенести часть работы из почты в Asana.

Чтобы быстро получить представление о том, как использовать Asana и почту вместе, посмотрите видео из серии Как работать в Asana.

Преобразование бесед в задачи с помощью интеграций с электронной почтой

Самый простой способ перенести работу в Asana — преобразовывать сообщения электронной почты в задачи — особенно при взаимодействии с кем-то из-за пределов организации (с подрядчиком, агентством или клиентами). Так вы сможете использовать почту для переписки, а Asana — для управления работой и определения её приоритета. Это легко сделать с помощью наших интеграций для электронной почты.

Попробуйте приложения Asana для Gmail или Outlook

Если вы пользуетесь Gmail и Outlook, попробуйте расширение Asana для Gmail или приложение Asana для Outlook, которые позволяют преобразовывать сообщения электронной почты в задачи, назначать задачи коллегам, устанавливать сроки выполнения и добавлять задачи в проекты, не покидая папки «Входящие» в почте.

Рабочие процессы при этом становятся по-настоящему быстрыми.

Например, когда клиент присылает вам письмо с просьбой провести обучение своей команды, вы можете сразу превратить этот запрос в задачу, используя интеграцию. Письмо станет отслеживаемой задачей, в которой сохранится весь необходимый контекст из переписки, и вы сможете определить приоритет этой работы, добавить документы, необходимые для обучения, и не забудете о сроке исполнения.

Преобразование почтовых сообщений в задачи Asana

Если вы не используете Gmail или Outlook, то можете переслать любые почтовые сообщения по адресу [email protected], и оно будет автоматически добавлено в раздел «Мои задачи». Подробные инструкции приведены в разделе справки о том, как пересылать сообщения в Asana.

Также можно попробовать другие интеграции для электронной почты, например с Newton.

Управление почтовыми сообщениями от Asana

Asana также может отправлять вам уведомления по электронной почте. Мы не рекомендуем отключать их, пока у вас не сложится привычка каждый день заходить в Asana и проверять раздел «Входящие». Кроме того, такие уведомления также, если вы постоянно работаете в почте, потому что выполнять действия с задачами можно прямо из своего почтового ящика. Вы можете:

  • Указывать, что задачи завершены — напишите «Выполнено» в ответ на письмо
  • Комментировать задачи — напишите свой комментарий в тексте письма
  • Назначать задачи — ответьте на письмо и добавьте адрес почты коллеги в поле «Кому»
  • Добавьте отслеживающих задачу — ответьте на письмо и добавьте адреса коллег в поле «Копия»

Если вы получаете слишком много уведомлений по почте или они вам больше не нужны, отключите их в настройках своего профиля

.

Примеры рабочих процессов с использованием Asana и электронной почты

Ознакомившись с тем, как взаимодействуют друг с другом Asana и электронная почта, изучите несколько способов повысить продуктивность в обоих инструментах:

Общие советы:

  • Вместо того чтобы задавать вопросы и просить о чём-то по почте, попробуйте назначать коллегам задачи. Вносите тех, кого вы добавили бы в копию письма, в список участников задачи, чтобы они были в курсе.
  • Используйте комментарии к задачам вместо писем. Так вся информация о работе будет привязана к соответствующей задаче. Используйте отметку «нравится», чтобы поблагодарить коллегу или подтвердить, что вы увидели комментарий.
  • Вложения зачастую сложно найти в почте, и это не самый удобный способ обмена документами. При добавлении файлов к задачам в Asana, можно с лёгкостью находить всё необходимое для работы над ними.
  • Если вам нужно проследить за выполнением поручения, содержащегося в письме, используйте интеграцию с почтой или перешлите это письмо, чтобы создать задачу-напоминание в Asana.

Общение:

  • Приглашайте гостей — если вы постоянно переписываетесь с кем-то, кто не является участником организации в Asana, пригласите этих людей в Asana в качестве гостей, чтобы было удобнее общаться и отслеживать поручения.
  • Личные сообщения — используйте сообщения, чтобы общаться с человеком или командой напрямую, имея при этом возможность ссылаться на другую работу, ведущуюся в Asana, с помощью @упоминаний.
  • Обновления статуса — если вы обычно отправляете обновления статуса по почте, попробуйте использовать для этого беседу в группе или проекте. Это позволит @упоминать коллег, задачи и проекты в Asana вместе с актуальной информацией. Вместо обмена длинными цепочками почтовых сообщений, в которых могут затеряться ответы и вложений, коллеги смогут оставлять комментарии к обновлению.

Конкретные проекты:

  • Планирование кампаний — если вы работаете с агентством, то можете преобразовывать письма в задачи для согласования. С такими задачами удобно работать рецензентам, а все их участники сразу же узнают, что работа была утверждена.
  • Креативные запросы — если вы часто получаете по почте запросы на создание креативных материалов, преобразуйте такие письма в задачи с помощью интеграций или пересылки и отслеживайте их вместе с другой работой в проекте для запросов. Так вы сможете определять приоритет запросов относительно других заданий и будете знать, что не делаете работу, которая уже ведётся где-то ещё — всё это просто невозможно при использовании электронной почты.
  • Планирование мероприятий — когда подрядчик присылает вам смету или технические требования по мероприятию, его письмо можно преобразовать в задачу Asana, размещённую в проекте мероприятия, чтобы обсудить его содержание с командой.
  • Отзывы по дизайну — вместо обмена комментариями по почте, можно оставлять замечания прямо на изображении с помощью функции «Корректировка», чтобы автору было удобно работать с ними.

Каждая команда используют Asana в сочетании с электронной почтой по-своему, но мы надеемся, что Asana поможет сократить количество отправляемых и получаемых вами писем. При этом вы сможете с лёгкостью переключаться между почтой и Asana, чтобы быть в курсе происходящего и работать продуктивно.

Инструкция как правильно пользоваться электронной почтой

Крошка сын к отцу пришёл, и спросила кроха: — Что такое хорошо и что такое плохо? © В.  Маяковский

Электронная почта давно стала привычным инструментом коммуникаций, но правильному её использованию не учат в школе или в институте. В результате, огромная часть писем отправляется с нарушением правил этикета и элементарной гигиены. Причем, культуры и этикета использования электронной почты нет не только в России, но и во многих других странах. От того, насколько грамотно и правильно вы изложите суть дела, зависит ответ на ваше письмо. Если вы не соблюдаете основные нормы, то скорее всего ваше письмо останется непрочитанным.

Как не следует использовать электронную почту

Когда ты умер, ты об этом не знаешь, только другим тяжело. То же самое, когда ты тупой…

Основная причина неправильного использования электронной почты — уверенность в том, что тут всё очень просто и непонимание того, кому-то может быть некомфортно.

Начнём с того, что такое плохо:

  1. Получать письма от (From:) noreply@, no-reply@. Отправляя подобные письма вы заранее сообщаете, что вам просто положить на адресата.
  2. Когда в поле От (From) нет имени и фамилии, если письмо отправляется физическим лицом, а не роботом.
  3. Отсутствие Кому (To). Отдельный привет любителям направлять скрытые копии.
  4. Огромный список email-адресов в поле Кому (To). На самом деле, почта не форум, не чатик, не группа, поэтому переписки с несколькими участниками быстро превращаются в трешёвый маразм.
  5. Отсутствие Темы (Subj). Для таких отправителей отдельный котёл в аду должен быть.
  6. Картинка, веб-страница. Письмо — это прежде всего текстовая информация. Оно не должно быть открыткой с новогодней ёлкой.
  7. Отсутствие в теле письма истории переписки. У кого-то редакторы так настроены, кто-то там удаляет. Адресат получает сотни писем в день и не надо заставлять его искать предыдущую информацию в дереве всей переписки.
  8. Отсутствие подписи в конце письма.
  9. Прикреплённый файл (attach). Уже 20е годы на носу. Аттачи умерли с появлением облаков. Вместо прикреплённого файла культурно посылать ссылку.
  10. Рассылка в которой, нет ссылки отписаться (Unsubscribe).
  11. Запрос уведомления о прочтении. Ну это как в замочную скважину подглядывать. В этом и есть основной смысл электронной почты, что на неё не нужно тут же отвечать как на телефон.
  12. Автоответы типа «я в отпуске». Это никого не волнует. Если корпоративная почта, то должен быть исполняющий обязанности. Если личная, то всё равно не стоит, т. к. могут ограбить дом.
  13. Отправлять персональные данные, копии паспорта, конфиденциальную информацию. Электронную почту как минимум читают поисковики. Бывает только подумаешь, а уже контестная реклама показывается. Не знаю, как они мысли читают.

Безопасность электронной почты

О безопасности тоже подумайте. Электронную почту регулярно взламывают.

  1. Используйте шифрование при получении и отправке.
  2. Не заходите на левые сайты (не кликайте по левым ссылкам), не запускайте прикреплённые файлы.
  3. Используйте двухфакторную авторизацию.

Как правильно

  1. Не слудует звонить, если можно написать.
  2. Поставить проверщик орфографии, чтобы не выглядеть неучем.
  3. По возможности отвечать на письма оперативно в течение рабочего дня.
  4. Заполнить в настройках почтового клиента имя и фамилию, котрые будут отправляться в поле От (From).
  5. Строго один email-адрес в поле Кому (To).
  6. Всегда лаконично и ясно писать Тему (Subj). Это существенно повышает шансы на оперативный ответ и на то, что письмо не попадёт в СПАМ или не будет удалено по ошибке.
  7. Пишите в письме только текст. Для картинок, файлов, есть ссылки в облака, на веб-страницы, Google Docs, Google Sheets.
  8. История переписки должна быть!
  9. В подписи у сотрудника должна быть указана должность и, возможно, номер телефона.
  10. Вместо прикреплённого файла культурно посылать ссылку.

Как эффективно обрабатывать электронную почту, чтобы ничего не потерялось

  1. В папке Входящие не должно быть писем! Эта папка для первоначальной сортировки.
  2. Из этой папки СПАМ удаляется, а нормальные письма перекладываются в папку Входящие->В работе или Входящие->Отработанные
  3. «Входящие->В работе» не должна содержать более 25 писем, иначе в этом бардаке потом заваляется что-нибудь важное.
  4. Папок «Входящие->В работе» может быть много. Можно разбить по темам папки в Работе.
  5. Входящие->Отработанные содержит письма не требующие ответа или письма на которые был дан ответ. Опять же может быть несколько подобных папок по темам.
  6. «Отправленные->Требуют ответа» если вы написали письмо и оно требует ответа, то из папки Отправленные сразу после отправления имеет смысл его переместить в папку «Отправленные->Требуют ответа» дабы поставить на контроль.
  7. Из «Отправленные->Требуют ответа» после закрытия темы письма перекладывать в «Отправленные->Получен ответ»
  8. Если в письме затрагивается несколько тем или вопросов, то нумеруйте их, чтобы было понятно какой абзац к чему относится.
  9. Пишите «вы, вас, ваше» с маленькой буквы.
  10. На русском языке пишут: «на Украине, Белоруссия, Молдавия, Германия, Лондон, Москва», а не Дойчленд, Джермани, Ландон, Москоу.

Почему мы ненавидим электронную почту, но любим мессенджеры

  • Брайан Лафкин
  • BBC Capital

Автор фото, Getty Images

И то, и другое помогает нам поддерживать связь друг с другом, но почему электронная почта часто вызывает раздражение, в то время как переписка по мессенджерам популярна как никогда? Видимо, то, какой способ коммуникации мы выбираем, говорит о нас больше, чем можно было бы предположить…

Лет эдак 15 назад я подрабатывал в магазине электроники в большом торговом центре, и одна из моих коллег спросила, пользуюсь ли я текстовыми сообщениями.

«Я подсела на них, — призналась она, и глаза ее расширились. — Это так прикольно!»

В то время большинство пользовалось кнопочными мобильными телефонами с экранчиками небольшого разрешения.

Не помню уже, какой был тогда лимит знаков для смски, но наверняка не больше, чем в нынешнем твите, и чтобы написать то, что я действительно хотел бы сказать, потребовалось лет 12.

Процесс отправления смски был медленным, услуга была дорогой, и лимита знаков хватало максимум на четверть стихотворения хайку.

Честное слово, я тогда думал, что эта затея — глупость, безделушка-однодневка, которая не проживет долго.

Как же я ошибался!

Первая смска в Великобритании («Merry Christmas» — «С Рождеством!») была отправлена в 1992 году. По мере того, как мобильные телефоны набирали популярность, сначала в Японии, потом в США, текстовые сообщения тоже проникали в нашу жизнь и к концу 2000-х стали ее неотъемлемой частью.

По некоторым оценкам, к 2012 году в мире было отправлено 14,7 триллиона смсок. В 2017-м это число выросло до 28,2 триллиона. Непохоже, чтобы эта технология куда-то делась из нашей жизни.

Но смски и другие формы текстовых посланий захватывают пространство, в котором мы общаемся друг с другом, за счет электронного средства общения, предшествовавшего им — имейла.

Автор фото, The Washington Post via Getty Images

Подпись к фото,

Мы так часто пользуемся электронной почтой на работе, что она стала у нас ассоциироваться с офисом и скучной рутиной

Задумайтесь: ведь совсем не так давно именно электронная почта была новым модным способом общаться.

Но наш роман с имейлом оказался коротким, и сейчас многие из нас ненавидят свой электронный почтовый ящик, предпочитая набивать короткие сообщения на экране смартфона до тех пор, пока не начнет сводить большие пальцы.

Так чем же электронная почта заслужила нашу нелюбовь? Почему она превратилась в источник беспокойства, скуки, а то и чувства вины? И почему мы так любим текстовые послания?

Формальная, скучная и незваная

Еще лет 20 назад нам очень нравилось получать имейлы, подчеркивается в статье в журнале Atlantic.

Интернет-портал AOL, очень популярный в 1990-х в США и Канаде, приветствовал нового пользователя сразу после того, как тот залогировался, радостным «Вам письмо!» Однако сейчас это уже никого не радует.

Нынче, стоит всего один день не открывать свою почту, и нас уже ждут завалы писем, ожидающих нашего вежливого ответа, вдумчивой реакции и не вполне искренних обещаний «вернуться к этому вопросу» и «объяснить подробнее позже».

Наши компьютеры забиты длинными цепочками посланий, в которых нас зачем-то поставили в копию, и обезличенными служебными памятками, рассылаемыми всем.

«Многие чуть ли не боятся электронной почты, потому что она стала источником нежелательной рекламы, спама, беззастенчивых попыток обмануть нас (фишинга), — говорит Майкл Стефаноне, профессор коммуникационных технологий в Университете Баффало (США). — Она прочно ассоциируется с чем-то безличным и связанным с работой».

Эми Моррисон, преподающая деловую переписку в Университете Ватерлоо провинции Онтарио (Канада), говорит, что одна из главных причин того, почему имейл вызывает такое отвращение у пользователей, — это казенный, офисный формат, с обязательными полями «кому», «от кого», «тема письма».

«Люди [когда-то] пользовались имейлом для неформальной переписки онлайн просто потому, что другого средства у них не было», — подчеркивает Моррисон. Когда-то имейл-адрес был далеко не у всех. Да что-там адрес — и интернет-то был не очень распространен.

В общем, когда-то электронная почта была модным новшеством.

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Многие молодые люди сегодня считают электронную почту слишком официозной для общения друг с другом и предпочитают ей разные мессенджеры

«Когда-то у каждого из нас был какой-нибудь дурацкий почтовый адрес, — вспоминает Моррисон. — И вот вас было человек пять, у кого был имейл, и у всех были крутые адреса. Мы чувствовали себя членами закрытого клуба».

(Если вам вдруг интересно, то в 1998 году у меня был адрес электронной почты [email protected].)

Однако по сравнению с 1990-ми пропорция между теми, кто пользуется имейлом для развлечения, и теми, кто использует его на работе, сильно изменилась, подчеркивает Моррисон.

Наши почтовые ящики переполнены письмами, которые мы не хотим там видеть. Нам пишут все — начальство, клиенты, неизвестные нам люди и компании. Все чего-то от нас хотят.

«Если вы решили купить в «Гэпе» футболку с трехдолларовой скидкой, вы должны за это дать им свой электронный адрес, — говорит Моррисон. — И всю оставшуюся жизнь вы будете получать от них имейлы».

Нам приходит столько подобных имейлов, что мы не успеваем очистить от них почтовый ящик. Это приводит к тому, что некоторые, не выдержав подобного электронного насилия, однажды нажимают на страшную кнопку «удалить всё» и испытывают невероятное облегчение, сродни катарсису.

Интимность текстовых мессенджеров

Этот унылый «деловой» стиль электронной почты, возможно, особенно чужд поколению молодых людей, родившихся после 2000 года и не заставших жизни без смартфонов.

Те мобильные устройства, которыми они сейчас пользуются, оснащены предустановленными приложениями для обмена сообщениями. Эти мессенджеры вдохнули новую жизнь в феномен текстовых посланий.

Впрочем, так называемое поколение Z (те, кто родился в 2000 году и позже) не готово полностью отказаться от имейла. По некоторым оценкам, 85% представителей этого поколения считают его важным средством коммуникации — по сравнению с 92% поколения X (те, кто родился между 1965 и 1980 гг.). Однако те, кому меньше 22 лет, пользуются имейлом совсем иначе.

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

В 1990-х электронная почта воспринималась как нечто модное и элитарное — потому что далеко не у всех был интернет и имейл еще не захватил в плен наши офисы

Шэрон Лориселла — профессор общественных и гуманитарных наук Университета провинции Онтарио. В последние 10 лет она дает номер своего мобильного всем студентам. Хотите спросить о чем-то? Напишите мне, говорит она им.

«Я хочу играть на поле, привычном для моих студентов, — подчеркивает она. — Как иначе мне заставить их поверить, что я — такой же человек?»

Она изучила то, как студенты в возрасте от 18 до 24 лет используют имейл, «Скайп» и текстовые мессенджеры в общении с работниками факультета. Лориселла обнаружила, что они считают имейл формальным способом общения, в котором учитываются статус и старшинство.

«Имейл — средство, которое выбирают для общения, когда один из разговаривающих обладает более высоким статусом, например, в диалоге студента и преподавателя. В то время как мессенджеры и соцсети — предпочтительное средство, когда отношения между людьми более близкие», — говорит она.

По своей сущности тестовые послания с помощью мессенджеров (как и смски) — более личные. Чтобы начать разговор, вам необходимо знать номер телефона человека, или его координаты в WhatsApp, или его имя в мессенджере «Фейсбука». В большинстве случаев для начала такой беседы нужно, чтобы ваш собеседник захотел сообщить вам это.

В случае с имейлом от вас всегда ожидается какое-то действие, говорит Лориселла. Это означает, что необходимо приложить определенное количество труда — особенно если учесть, что имейлы часто связаны с работой. Вам необходимо на что-то ответить, вы должны выразить намерение что-то сделать.

Кроме того, электронная почта асинхронна. Вы можете получать письма и отвечать на них в любое время, из-за чего они имеют тенденцию накапливаться и создавать впечатление чего-то неподъемного.

Ответы на имейлы очень скоро начинают ощущаться как тяжкая повинность. Этого всего совершенно не существует, когда вы обмениваетесь быстрыми, личными и неформальными сообщениями в мессенджере.

Лориселла говорит, что за те десять лет, что она дает свой номер телефона студентам и переписывается с ними в мессенджере, не случилось ничего ненормального или неуместного.

Ей просто присылают вопросы по заданиям или сообщают, что опаздывают на занятие — без тяжелых раздумий над каждым словом, как это бывает с имейлами.

Она говорит, что делает все, чтобы избежать превращения обмена сообщениями в скучную формальность, в которую сразу бы превратилась переписка по электронной почте. Кроме того, студенты и не хотят пользоваться электронной почтой, как не хотят и разговаривать по телефону.

«Кажется, я ни разу не говорила по телефону с кем-то из студентов, — рассказывает она. — Они мне никогда не звонят».

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Мобильные телефоны и технологии обмена текстовыми сообщениями в XXI веке стали неотъемлемой частью нашей жизни

Текстовые мессенджеры тоже обречены?

Но ждет ли мессенджеры та же судьба, что и электронную почту, когда появятся новые, «более крутые» способы общения в интернете?

«Одна [новая] технология влечет за собой другие, — говорит Джеймс Айвори, профессор проблем коммуникации Вирджинского политехнического института. — И в жизнь они внедряются все быстрее и быстрее».

Другими словами, интернет и компьютеры породили имейл, что в результате привело к появлению текстовых сообщений на смартфонах.

А смартфоны, оборудованные камерами высокого разрешения, прокладывают пути для коммуникаций на каких-то новых уровнях, о которых мы пока можем только строить прогнозы.

«Думаю, что простые текстовые сообщения уже вытесняются, — говорит Майкл Стефаноне из Баффало. — Snap позволяет нам переделывать и улучшать снимки с помощью фильтров — и посмотрите, как растет его популярность».

Количество людей, ежедневно использующих Snapchat, непрерывно росло, начиная с 2014 года, и составляло около 200 млн по всему миру в первом квартале 2018 года.

С помощью «Инстаграма», YouTube, гифок с эмоциями создается совершенно новая культура общения — визуальная. Теперь это не просто текстовое сообщение — это селфи, это стикер с розовым единорогом, это большой пузырь с написанным в нем словом… да всё что угодно.

«Я профессионально работаю со студентами почти 20 лет, — рассказывает Лориселла. — Сейчас всё стало более визуальным. Текстовое сообщение — это одни слова, в то время как сейчас, если я хочу привлечь внимание своей дочери, я посылаю ей в Snapchat смешную рожицу, которая просит: «вынеси, пожалуйста, мусор».

То же самое я замечаю и в своей жизни. В мессенджере «Фейсбука» начинают накапливаться сообщения, на которые мне уже не хочется отвечать. Я откладываю общение на неопределенное время, что рождает чувство вины, давно знакомое по пользованию электронной почтой.

Но имейлу по-прежнему есть что предложить нам — это «что-то» стоит того, чтобы не отказываться от электронной почты совсем.

«По мере того, как имейл переживает упадок, мы утрачиваем кое-что важное. Дело в том, что имейлом никто не владеет, — подчеркивает Айвори. — Большинство же тех технологий и приложений, которые соревнуются за то, чтобы занять место электронной почты, — чья-то частная собственность. У Snap есть гендиректор, у Facebook есть гендиректор. К худу ли, к добру ли, но от нас уходит одна из самых значительных интернет-технологий, открытых для общего пользования».

Конечно, кто-то скажет, что Microsoft владеет почтой Hotmail, а Google — почтой Gmail. Но интеллектуальная концепция имейла не принадлежит какой-то определенной компании — так, как принадлежат, допустим, те же приложения и мессенджеры. Во всяком случае, именно такой электронная почта изначально создавалась.

Этого, возможно, недостаточно для того, чтобы вернуть людям любовь к имейлу, но об этом следует помнить, если текстовые мессенджеры так же станут жертвой новых технологий. И тогда наше общение в интернете будет еще более ограниченным теми правилами, которые без нашего ведома и согласия устанавливают частные компании.

Впрочем, на самом деле текстовые мессенджеры будут обречены только в том случае, если их привяжут к работе — точно так же, как это когда-то случилось с электронной почтой.

«Как только вы начнете получать текстовые сообщения от начальства, все будет кончено», — говорит Моррисон. Пользование мессенджером перестанет быть веселым.

«Это то же самое, что пытаться устроить коктейльную вечеринку в офисе и удивляться при этом, что никому не весело».

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Почему мы зависимы от электронной почты и как с этим бороться?

Когда вы в последний раз проверяли электронную почту? Час, два — или пару минут назад? По статистике Business Insider, более трети американцев регулярно проверяют почту на протяжении всего дня. Согласно опросу AOL в 2010 году, 47 % респондентов признали, что испытывают потребность постоянно проверять почту, 25 % не могут обходиться без этого более трех дней, 60 % проверяют почту в отпуске, а 59 % — даже в туалете.

Пора избавляться от этой зависимости.

Почему постоянно проверять почту вредно

Сначала давайте подумаем над таким вопросом: а действительно ли постоянно проверять почту — это плохо? Ведь, как ни крути, электронная переписка часто входит в круг непосредственных должностных обязанностей. Согласно результатам нашего недавнего опроса, 59 % респондентов сообщили, что в их командах принято хранить информацию о проектах в электронных письмах, а 13 % — что у них даже статусы проектов отслеживаются только по электронной почте. По всему выходит, что почта — важный рабочий инструмент.

Но не всё так просто. Ниже мы рассмотрим, почему из-за электронной почты у многих сотрудников заметно падает производительность и портится настроение.

1. На регулярную проверку почты тратится много времени

В среднем сотрудники отвлекаются от работы каждые 10 минут (это 56 раз в день). На то, чтобы вновь полностью сосредоточиться на задаче, нужно около 25 минут. Таким образом, в среднем за день набегает около 2 часов времени, потраченного на восстановление концентрации. Сотрудники могут отрываться от работы и сами по себе. Регулярные проверки почты — один из главных отвлекающих факторов. В ходе исследования работы в офисе Томас Джексон и другие ученые обнаружили, что на 70 % электронных писем адресаты реагировали в течение шести секунд после получения, а на 85 % — в течение 2 минут. После проверки почты им требовалось по 64 секунды, чтобы собраться и вернуться в рабочий режим.

Более того, согласно анализу Глобального института McKinsey, на чтение электронных писем и переписку тратится 28 % рабочей недели. Если брать стандартную 40-часовую рабочую неделю, это более 11 часов, потерянных напрасно: именно столько сотрудники в среднем тратят на почтовый ящик, вместо того чтобы заниматься делом.

2. Проверка почты мешает эффективной работе

Проверка электронной почты — один из видов любимой многими «продуктивной прокрастинации». Когда не хочется заниматься текущей работой, сами собой возникают мысли: «Надо бы ответить на письма, отвлечься на пару минут». И мы даже не чувствуем вины, ведь переписка — это тоже в каком-то смысле работа. Однако зачастую «пара минут» растягивается на десять-двадцать, а то и больше. В перспективе такие послабления самим себе ведут к формированию дурных привычек, мешающих продуктивной работе.

Как выяснилось, многие признают, что частая проверка электронной почты снижает производительность. В 2015 году компания Wrike провела анкетирование по вопросам организации труда, по результатам которого 40 % респондентов назвали электронную почту одним из трех ключевых факторов, мешающих эффективной работе. В списке этих факторов электронная переписка обогнала нечеткие приоритеты, прокрастинацию и даже сжатые сроки.

3. Ожидание писем разрушает рабочий настрой

Многим знакомо это чувство — когда сидишь в офисе злой на весь мир и не можешь как следует взяться за работу. А знаете ли вы, что причина плохого настроения зачастую кроется в зависимости от электронной почты? Человек вновь и вновь проверяет ее в ожидании каких-нибудь новостей, а письмо всё не приходит… А когда придет, человек уже успеет сотни раз понадеяться, проверить ящик и разочароваться. В статье для Psychology Today Нэнси Колье (Nancy Colier) назвала этот феномен «лотерейной психологией»: адаптивная часть нашего мозга «внушает чувство надежды и веры в возможность некоего явления, при условии что надежда подкрепляется активными действиями с нашей стороны». Постоянно проверяя почту, мы сами провоцируем в себе чувство ложной надежды, которое неизменно ведет к разочарованию, когда оказывается, что новых писем по-прежнему нет.

А еще это одна из причин стресса. Ученые Университета Британской Колумбии провели исследование и обнаружили, что члены группы, проверявшей электронную почту при любой удобной возможности, ощущали намного больший стресс, чем участники группы, которой было разрешено делать это лишь три раза в день. К тому же, по ощущениям участников из первой группы, постоянные проверки почты ничуть не повышали производительность. Люди, одержимо проверяющие почту, сами портят себе настроение и подвергают себя стрессу.

4. Постоянные проверки почты не дают достичь потокового состояния

Ученые утверждают, что полная самоотдача — так называемое «потоковое состояние» — обеспечивает максимальную эффективность работы. Психолог Михай Чиксентмихайи так объясняет концепцию потока:

Быть в потоке значит полностью отдаться занятию, не для достижения какой-либо цели, а ради самого процесса. Когда человек находится в потоковом состоянии, время летит незаметно. Каждое движение, действие и мысль естественным образом следуют из предшествующих, будто разыгранные по нотам. Человек в потоковом состоянии выкладывается на полную.

К сожалению, немногим удается достичь этого состояния, а ведь без него делать сложную работу еще сложнее. Наше внимание постоянно воруют почтовые ящики. Так, участники исследования Карен Рено в 2006 году считали, что проверяют почту в среднем один раз в час, однако наблюдение показало, что на самом деле это происходило раз в пять минут. При этом мозгу приходилось постоянно переключаться с работы на почту и обратно, так что о концентрации, конечно, и речи быть не могло.

Получается, что мы сами регулярно саботируем собственную работу — и даже не понимаем этого!

Почему электронная почта действует как наркотик

Чтобы решить проблему, нужно определить ее причину. Почему мы так одержимы своими почтовыми ящиками? На этот счет есть разные теории.

1. Инструментальный условный рефлекс

Самая распространенная теория объясняет явление, когда человек постоянно проверяет почту, даже если не ждет писем, так называемым инструментальным условным рефлексом — точнее, результатом режима подкрепления с переменным интервалом. Понятие инструментального условного рефлекса широко используется в психологии. Такой рефлекс вырабатывается, если после некоторых действий наступают определенные заранее известные последствия, и заставляет менять поведение соответствующим образом. «Подкрепление с переменным интервалом» означает, что человек получает награду за действие, но не каждый раз и нерегулярно. В человеческом обществе такой тип обучения абсолютно нормален, однако проблемы возникают, когда приобретенное поведение начинает мешать работе.

Вот как работает инструментальный условный рефлекс, полученный в результате подкрепления с переменным интервалом: человек проверяет почтовый ящик, ожидая увидеть новое письмо. Однако ожидания оправдываются не всегда — и через некоторое время человек возвращается к почте, подсознательно надеясь, что уж в этот-то раз письмо его ждет. Он обновляет страницу (некоторые делают это даже несколько раз подряд), ожидая награды в виде письма за поведение (активные действия — проверку почты).

Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки», долгое время проводивший исследования в новом направлении на стыке психологии, технологий и бизнеса, утверждает: даже такое простое действие, как ответ на письмо, закрепляет модель поведения, заставляющую постоянно проверять ящик.

«Каждый раз, когда человек отвечает на письмо, срабатывает новый триггер, поскольку появляется вероятность получить в ответ еще одно письмо. Этот возможный ответ — внешний триггер, вынуждающий возвращаться к почте вновь и вновь. Вот почему так тяжело перестать постоянно ее проверять».

В конечном счете, если человек, проверяющий почту, периодически получает интересные письма, его поведение закрепляется, и он начинает наведываться в почтовый ящик еще чаще.

2. Важные письма укрепляют наше чувство собственной важности

Другая теория связывает почтозависимость с нашим чувством собственной важности. Хотя многие заявляют, что не любят электронную почту, некоторые испытывают наслаждение от самого факта получения письма. Писательница, консультант и исследователь в области технологий Линда Стоун утверждает, что слежка за почтой приносит положительные эмоции, поскольку, получая важные письма по работе, мы чувствуем себя нужными. Когда у нас просят совета или помощи, это подтверждает нашу значимость и оправдывает трату рабочего времени. Вот почему так тяжело игнорировать новые сообщения во входящих — потребность в укреплении чувства собственной важности заложена в нас природой. Вот что говорит Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки»:

«Какие […] внутренние триггеры заставляют человека проверять почту? Их много: скука, тревога, неуверенность в себе как в профессионале. Когда мы проверяем почту, этот внутренний зуд немного утихает». (11:22)

Но чем чаще мы заглядываем в почту, тем больше отвлекаемся, и в конце концов это начинает всерьез мешать работе. Здесь важно знать меру и сопротивляться подсознательной потребности посмотреть в почте, не нужны ли мы кому-нибудь прямо сейчас.

3. Новые письма — это своего рода достижения, не требующие усилий

Напоследок рассмотрим еще одну теорию. Проведя исследование по вопросам мотивации персонала, Тереза Амабиле, профессор факультета экономики и предпринимательства Гарвардского университета, пришла к такому выводу: люди любят достигать результатов. Когда сотрудник чувствует, что продвинулся в работе, это дополнительно мотивирует его трудиться дальше. Исследование показало, что чаще всего участники пребывали в хорошем настроении, когда достигали в работе успеха, пусть даже незначительного. В своем отчете Тереза и ее команда рекомендуют руководителям разбивать крупные проекты на несколько менее масштабных и легче достижимых целей. Так сотрудники смогут радоваться небольшим достижениям, стимулирующим их работать лучше.

Проверяя почту, мы испытываем чувство гордости за то, что мы нужны, важны и ценны для других. Каждое отвеченное письмо — это шаг вперед. Каждый раз, когда в почтовом ящике не остается непрочитанных писем, знаменует выполнение нашей задачи: приятно знать, что мы чего-то добились. Поэтому мы вновь и вновь возвращаемся в почту, даже за счет реальной работы, и в результате ежедневно часами пытаемся вернуться в прерванное потоковое состояние.

Как вылечиться от почтозависимости

Привычка постоянно проверять почту — это условный рефлекс, который истощает энергию, портит настроение и мешает работе. Вот как можно от него избавиться.

1. Закройте вкладку с входящими и следите за тем, сколько раз открываете ее

Не держите вкладку с почтой открытой в браузере. Открывайте страницу заново каждый раз, когда понадобится проверить почту (и старайтесь делать это пореже). Ученые Университета Британской Колумбии, проводившие вышеупомянутое исследование о влиянии электронной почты на уровень стресса, установили:

«Сотрудники, начавшие проверять почту ограниченное число раз в день, стали меньше волноваться при выполнении важных задач. Общий уровень ежедневного стресса также снизился. […] По ощущениям участников исследования, часто проверявших почту, ее постоянные проверки ничуть не повышали производительность».

Считайте, сколько раз в день проверяете почту. Психолог Джеймс Клейборн (James Claiborn) отмечает: «Отношение людей к вещам и действиям, как правило, заметно меняется, как только они начинают следить за их количеством или потраченным на них временем». Каждый раз спрашивайте себя, действительно ли нужно было сейчас проверить почту (успели ли появиться в ящике новые важные письма). Если вы обнаружите, что за день уже заглянули в ящик десять раз или больше, подумайте, оправданы ли эти действия или вами управляет привычка.

2. Пользуйтесь не только почтой

«Но как отказаться от почты, если у меня в ней вся деловая переписка?» — подумаете вы. Попробуйте заменить почту другими приложениями, которые не будут спамить и понапрасну отвлекать вас. Есть множество специальных сервисов для организации труда, например Wrike. Они полностью заменяют почту в вопросах обсуждения проектов и задач, хранения информации и получения новостей от коллег.

3. Поставьте цель ограничить просмотры почты и запишите ее

А вы знали, что если записать поставленную цель и рассказать о ней друзьям, шансы достичь ее повышаются на 33 %? Прямо сейчас возьмите ручку, блокнот и запишите: «Я буду проверять почту только в 11:00 и в 15:00» или «Я буду проверять почту только три раза в день». Можно приклеить стикер с напоминанием на ноутбук. Также напишите список причин вашего решения (от руки и на бумаге): «Я не хочу впустую тратить рабочее время», «Я хочу работать продуктивнее» и т. д.

Затем сообщите начальнику и коллегам о поставленной цели, чтобы они списывались с вами другими способами. Возможно, вы даже вдохновите сотрудников побороться с собственной зависимостью.

4. Для большей надежности заблокируйте почту

Нужен гарантированный успех в вашем начинании? Попробуйте расширение для браузера, например StayFocusd для Chrome. С ним вы просто не сможете тратить на почту больше определенного времени. Вы сами устанавливаете этот срок, но как только он истечет, расширение больше не пустит вас в почту до следующего дня. Конечно же, такие расширения не работают с почтовыми клиентами для компьютеров — Outlook, Apple Mail и т. д.

5. Не сдавайтесь

Новая привычка не появится сразу. На ее формирование часто нужно более двух месяцев, а в некоторых случаях и свыше восьми! А когда для развития новой привычки нужно разрушить старую (как в нашем случае), это может проходить еще тяжелее. Но не падайте духом: если прошел месяц, а вас всё еще постоянно тянет проверить почту, достаньте список причин, по которым вы решили ограничить работу с ней, вспомните о своих целях и продолжайте сдерживаться. Большинство полезных привычек вырабатываются только силой воли, так что, даже если вы сорветесь, просто вернитесь к своему плану на следующий день.

Вы можете избавиться от почтозависимости

Чувствуете, что вас постоянно тянет проверить почту? Уже пробовали ограничивать себя? Расскажите о своих успехах и поделитесь приемами в комментариях.

Контроль электронной почты, почтовой переписки сотрудников для пресечения утечек информации

« вернуться

Электронная почта — полноводный канал утечки корпоративных данных. По статистике сотрудники в первую очередь пользуются ею для передачи конфиденциальной информации посторонним лицам.

  • сохранение даты, времени, темы, адресов отправителя и получателя письма;
  • сохранение резервной (теневой) копии приложенных к письму файлов;
  • поддержка HTML и текстового форматов писем;
  • перехват из почтовых клиентов и веб-сервисов.

Задача. В Интернете появились фрагменты кода программного обеспечения, создаваемой нашей компанией.

Решение:
  1. Выбираем в агрегат-баре «Тип события: почта». Видим список емейлов и текст выбранного письма;

  2. Для визуального выявления самых активных пользователей емейл-переписки переключаем табличный вид представления информации на графический, а агрегат-бар переключаем в режим показа приложений;

  3. По корпоративным политикам нашей компании через приложение thunderbolt. exe невозможно отправить письмо вовне, поэтому исключаем это приложение из рассмотрения. Для этого ставим «галочку» около названия приложения, а затем внизу нажимаем на появившийся ярлык так, чтобы он изменил цвет.

    Мы видим, что в результате наших действий осталась только одна высокая колонка: это пользователь Vic Zelazny, который отправил за исследуемый период 395 сообщений;

  4. Нажав мышкой на интересующий столбец, переходим к просмотру событий и быстро находим пропавший фрагмент кода;

Итог: Выявлен источник, время и содержимое утечки конфиденциальных данных. Данный способ не является исчерпывающим, но для нашего случая оказался быстрым и эффективным.

Электронная почта. Pyrus Help

Вы можете подключить до пяти почтовых адресов к одной форме Pyrus. Все письма, приходящие на эти адреса, будут автоматически попадать в Pyrus в виде заявок.

1. Для настройки интеграции войдите раздел пользователя в нижнем левом углу экрана. Выберите вкладку Расширения, а затем на странице доступных интеграций нажмите иконку Эл. почта.

2. Выберите форму Pyrus, к которой будет подключена электронная почта.

3. Сопоставьте поля формы и содержимое письма.

4. Введите адрес службы поддержки в поле Эл. почта и нажмите Далее. Приходящие на этот адрес письма будут превращаться в заявки в Pyrus. 5. Настройки подключения — адрес и порт IMAP- и SMTP-серверов — Pyrus определит автоматически. Чтобы проверить их, нажмите на ссылку Показать расширенные настройки. Если есть сомнения, обратитесь к администратору вашего почтового сервера. Введите пароль от почтового ящика и нажмите Далее.

Если параметры верные, адрес появится в строке Эл. почта. Теперь Pyrus будет превращать в заявки все письма, приходящие на указанную почту. Если Pyrus сообщит об ошибке, проверьте, правильно ли указаны адрес электронной почты, пароль и параметры почтового сервера.

Подключить электронную почту можно и в настройках выбранной формы Pyrus. Для этого на вкладке Настройка, в строке Эл. почта нажмите Настроить, а затем действуйте так же, как и в случае использования вкладки Расширения.

Если подключаемый почтовый ящик обслуживается Google, то параметры сервера вводить не потребуется. Вместо этого вас переключат на аккаунт Google, где вы подтвердите, что доверяете Pyrus доступ, и остальная настройка будет выполнена полностью автоматически.

Если вы управляете пользователями с помощью G Suite и хотите увеличить квоту на отправку сообщений, ваш доменный администратор может настроить ретрансляцию SMTP (маршрутизацию исходящих сообщений с другого домена) по этой подробной инструкции. При настройке службы ретрансляции SMTP используйте параметры, указанные ниже:

Вы можете привязать до пяти email-адресов к одной форме. Это удобно, если у вашей службы поддержки больше одного адреса, например один для общих вопросов, второй для вопросов, связанных с API, а третий — для вопросов о работе мобильного приложения.

Кроме того, можно настроить автоматическое распределение заявок по специалистам в зависимости от того, на какой адрес пришла заявка. Подробнее об этом читайте в разделе Автозаполнение полей типа Выбор и Справочник.

Нажмите Добавить эл. почту под уже привязанным адресом и настройте новый адрес. Все заявки будут приходить в Pyrus, неважно на какой почтовый ящик написал пользователь.

Вы в любой момент можете приостановить создание заявок из писем, переведя переключатель напротив почтового ящика в положение Выкл.

Как фильтровать письма, которые станут заявками

Иногда на привязанный к форме почтовый ящик приходят внутренние уведомления и другие письма, которые не нужно переводить в заявки Pyrus. Есть два способа фильтровать такие сообщения. Очевидный — направлять их на другой почтовый адрес. Если этот вариант не подходит, настройте в почтовом ящике папку-фильтр для уведомлений. Pyrus проверяет только Входящие почтового ящика, письма из других папок не превратятся в заявки.

Настроить папки можно во всех основных почтовых клиентах — Gmail, MS Exchange, Почта Mail.ru, Яндекс.Почта.

Создание новой заявки

Иногда клиенты пишут в старую заявку по другой теме. Например, человек обращался, потому что не получалось оплатить заказ, а спустя неделю решил уточнить условия обслуживания и написал в ответ на старую переписку со службой поддержки. Но тема новая, и для статистики лучше, чтобы это была отдельная заявка. Можно задать условие для создания новой заявки.

  1. Зайдите в настройку формы и в блоке Интеграции нажмите на привязанный адрес электронный почты.
  2. Найдите раздел Расширенные настройки. По умолчанию все сообщения клиента, добавленные в переписку, попадают в одну заявку. Нажмите на эту настройку.
  3. Поставьте галку и задайте, через сколько дней или часов после закрытия заявки повторные обращения клиента будут становиться новыми заявками. Нажмите Сохранить.

Автоматическое заполнение полей заявки

Предположим, у вас есть несколько почтовых адресов и по техническим вопросам обычно пишут на [email protected]. Чтобы сразу идентифицировать такие обращения, настройте автозаполнение поля Тип заявки для писем, полученных с этого адреса. Кстати, все заявки по техническим вопросам сразу можно будет переводить на технического специалиста.

Чтобы настроить автозаполнение, откройте вкладку Настройка в форме. В блоке Интеграции нажмите на Эл. почта.

На вкладке Адреса кликните по адресу электронной почты, для которого нужно настроить автозаполнение.

В блоке Автоматически изменить поля нажмите Добавить поле и выберите поле заявки и значение, которое Pyrus заполнит автоматически. В нашем примере это Тип заявки — Технический вопрос.

Такое автозаполнение можно настроить для полей типа Справочник и Выбор.

Автоматическое обновление статуса заявки

Если вы пользуетесь статусами заявок, настройте обновление статуса при ответе по электронной почте. Предположим, специалист задал клиенту уточняющий вопрос и перевёл заявку в статус «Запрос информации». Как только клиент ответит, Pyrus автоматически переведёт заявку в статус «В работе».

Чтобы настроить автообновление статуса при ответе по электронной почте, откройте настройку формы и на вкладке Адреса кликните по адресу электронной почты, на которую пишут клиенты:

В блоке Автоматически изменить поля добавьте статус, который Pyrus назначит при получении ответа через электронную почту.

Если изменили пароль от почтового ящика

Бывает, что у привязанного почтового ящика изменили пароль. В такой ситуации Pyrus прекратит переводить письма из него в заявки. Если у вас есть такие формы, в левом меню рядом с пунктом Формы вы увидите цифру в красном кружке.

Рядом с формой, в которой нужно переподключить почтовый ящик, вы тоже увидите предупреждающую иконку.

Чтобы обработка писем возобновилась, обновите подключение к электронному ящику.

  1. Откройте настройку формы. В блоке Интеграции кликните на подключённую электронную почту.
  2. В строке рядом с адресом почты, у которой сменили пароль, будет пометка Сервер не отвечает. Кликните на него.
  3. Если почтовый ящик на Gmail, нажмите на кнопку Обновить авторизацию. И Pyrus обновит подключение. Для других почтовых клиентов — обновите пароль в блоке Настройки email сервера.
  4. Если за это время в почте появились письма, которые Pyrus не перевёл в заявки, вы увидите сообщение с предложением обработать их.

ПРАВИЛА пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

ПРАВИЛА пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

 I.      Общие положения

  1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования работниками ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» корпоративной электронной почтой ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» (далее – корпоративная почта).
  2. Система корпоративной почты организована в домене «naotub.ru». Адрес для входа в корпоративную почту:

https://mail.yandex.ru/?pdd_domain=naotub.ru

Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

  1. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса:
  • индивидуальные адреса работников учреждения;
    • технические адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее – технические адреса).
  1. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

 

  1. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее – письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.
  2. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» при подготовке электронного письма должен:

1)      указывать тему письма, соответствующую его содержанию;

2)      в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;

3)      в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы, рабочий телефон, включая междугородний код города Нарьян-Мара, адрес корпоративной почты.

Образец оформления электронного письма размещен в Приложении №1 к настоящим Правилам.

  1. Работнику ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» запрещается:

1)      использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»;

2)      использовать для официальной и деловой переписки адреса электронной почты, не относящиеся к корпоративной почте;

3)      осуществлять массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе писем рекламного характера;

4)      рассылать письма, содержащие:

  • конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен законодательством, в том числе содержащую государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних), материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
  • недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности и т. п.;
  • файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
  • программы для осуществления несанкционированного доступа;
  • серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
  • логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
  • ссылки на вышеуказанную информацию.

5)      без   разрешения  администратора  системы   корпоративной  почты:

  • использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки;
  • публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет- ресурсах;
  • сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.
  1. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
  2. Работникам ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» рекомендуется регулярно (не реже одного раза каждые 3 часа в течение рабочего времени) проверять поступление почты на свой индивидуальный адрес.

 

  1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают сотрудники информационного отдела.
  2. Информационный отдел:
  • является администратором системы корпоративной почты;
  • ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;
  • обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;
  • осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.
  1. Индивидуальный адрес работника создается при приеме на работу в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», смене работником фамилии, по решению главного врача ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», руководителей структурных подразделений.

Ликвидация индивидуального адреса работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

  1. В целях контроля настоящих Правил, содержимое почтового ящика работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления работника по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя данного работника.
  2. Индивидуальные адреса работников блокируются в случаях:
  • осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;
  • возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;
  • использования работником корпоративной почты не по назначению;
  • в иных случаях нарушения настоящих Правил, по решению администратора системы корпоративной почты.
  1. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня уведомляет о блокировании адреса пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.
  2. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор системы корпоративной почты информирует пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.

 

 

 

оформления электронного письма

 

Адресат:[Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.»>адрес1@naotub.ru]; [Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.»>адрес2@ogvnao.ru]

 

Тема: [Правила пользования корпоративной электронной почтой]

 

[Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию Правила пользования корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с вводом в эксплуатацию системы корпоративной электронной почты на домене naotub.ru.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – «Правила пользования корпоративной электронной почтой.docx».]

 

[С уважением,

Ведущий системный администратор

ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»

Бобрешов Алексей Юрьевич

(81853) 4-21-14,

e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.»>Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.]

Выбор

слов — Какой предлог использовать в «общении [через, через, через, через] по электронной почте»? Выбор

слова — Какой предлог использовать в «общении [через, через, через, через, с] по электронной почте»? — Обмен английским языком и использованием стека
Сеть обмена стеков

Сеть Stack Exchange состоит из 178 сообществ вопросов и ответов, включая Stack Overflow, крупнейшее и пользующееся наибольшим доверием онлайн-сообщество, где разработчики могут учиться, делиться своими знаниями и строить свою карьеру.

Посетить Stack Exchange
  1. 0
  2. +0
  3. Авторизоваться Зарегистрироваться

English Language & Usage Stack Exchange — это сайт вопросов и ответов для лингвистов, этимологов и серьезных энтузиастов английского языка.Регистрация займет всего минуту.

Зарегистрируйтесь, чтобы присоединиться к этому сообществу

Кто угодно может задать вопрос

Кто угодно может ответить

Лучшие ответы голосуются и поднимаются наверх

Спросил

Просмотрено 59k раз

В настоящее время этот вопрос не подходит для нашего формата вопросов и ответов. Мы ожидаем, что ответы будут подтверждены фактами, ссылками или опытом, но этот вопрос, скорее всего, повлечет за собой дебаты, аргументы, опросы или расширенное обсуждение. Если вы считаете, что этот вопрос можно улучшить и, возможно, снова открыть, обратитесь за помощью в справочный центр.

Закрыт 8 лет назад.

Что из этого наиболее правильное и почему?

  1. Наша команда поддерживала постоянную связь по электронной почте .
  2. Наша команда поддерживала постоянную связь по электронной почте .
  3. Наша команда поддерживала постоянную связь с по по электронной почте.
  4. Наша команда поддерживала постоянную связь через электронную почту .
  5. Наша команда поддерживала постоянную связь с электронной почтой .
Христос ♦

1,947 22 золотых знака

Создан 04 дек.

Рахит

52722 золотых знака55 серебряных знаков1111 бронзовых знаков

1

При работе с электронной почтой важно помнить, что это сокращение от «электронная почта».Пытаясь найти правильное слово для использования с электронной почтой, отбросьте «е» и просто подумайте о «почте». Если вы сделаете это, то «Наша команда поддерживает постоянную связь по почте » — единственный подходящий выбор. Таким образом, by также следует использовать с электронной почтой.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *