Обзор функции “Сканировать и отправить по электронной почте”
Выбрав функцию “Сканировать в электронную почту” (сервер электронной почты), можно сканировать черно-белые или цветные документы и отправлять их с устройства непосредственно по адресу электронной почты. Можно выбрать формат PDF или TIFF для черно-белых документов либо формат PDF или JPEG для цветных документов.
ПримечаниеПорядок работы с функцией “Сканировать в электронную почту” (сервер электронной почты)
| 1 | Поместите документ лицевой стороной вверх в устройство АПД или лицевой стороной вниз на стекло сканера. |
| 2 | Нажмите (Сканирование). |
| 3 | С помощью или выберите Скан. в e-mail. Нажмите клавишу OK. |
| 4 | С помощью или выберите 2стор. (Д) край, 2стор. (К) край или Односторонний. Нажмите клавишу OK. |
| 5 | С помощью или выберите Поменять устан.. Нажмите клавишу OK. Если не требуется менять качество, с помощью или выберите Ввести адрес.Нажмите клавишу OK, а затем перейдите к шагу 9. |
| 6 | С помощью или выберите Цвет 100 т/д, Цвет 200 т/д, Цвет 300 т/д, Цвет 600 т/д, Серый 100 т/д, Серый 200 т/д, Серый 300 т/д, Ч/Б 200 т/д или Ч/Б 200×100 т/д. Нажмите клавишу OK. При выборе Цвет 100 т/д, Цвет 200 т/д, Цвет 300 т/д, Цвет 600 т/д, Серый 100 т/д, Серый 200 т/д или Серый 300 т/д переходите к шагу 7.При выборе Ч/Б 200 т/д или Ч/Б 200×100 т/д переходите к шагу 8. |
| 7 | С помощью или выберите PDF, Secure PDF, JPEG или XPS. Нажмите клавишу OK и перейдите к шагу 9. |
| 8 | С помощью или выберите PDF, Secure PDF или TIFF. Нажмите клавишу OK и перейдите к шагу 9. |
| 9 | На ЖКД выводится запрос на ввод адреса. Введите адрес электронной почты получателя с помощью цифровой панели или используйте номер набора одним нажатием либо номер быстрого набора. Нажмите клавишу Старт. Устройство начнет процесс сканирования. |
Можно выбрать только клавишу набора одним нажатием или номер быстрого набора, для которого в профиле сканирования зарегистрирован адрес электронной почты. |
support.brother.com
Как можно отправить по электронной почте отсканированные документы?
нажимаешь новое письмо, вводишь адрес, нажимаешь кнопочку обзор…. выбираешь файл жмешь ок, потом прикрепить… ждешь пока загрузится на сервер… и отправляешь письмо…. ограничения: суммарный размер файлов не более 10 мегабайт
Заархивировать, прикрепить файл к письму и отправить. Или не архивировать, а просто прикрепить файл к письму. Или разместить файл в файлообменнике, а в письме отправить ссылку на файлообменник.
спомошью этой проги<br>tio2-verkauf.narod.ru/
все точно также…создаешь письмо..только вместо текста прикрепляешь файл с отсканированными документами..у тебя там строка такая есть — ФАЙЛЫ..нажимаешь на кнопку обзор…выбираешь свой документ из списка ..он появится у тебя в строке ФАЙЛЫ…потом нажимаешь кнопку ПРИКРЕПИТЬ (рядом с кнопкой ОБЗОР)и оправляешь как обычно
просто курсором перетащи картинку в окно с пишущимся письмом и все
touch.otvet.mail.ru
Сканирование и отправка по e-mail – не лучший способ автоматизации вашего бизнеса
От переводчика: представляем вашему вниманию перевод статьи Ваутера Кулевейна (Wouter Koelewijn), сооснователя широко известной по всему миру компании Xerox, а также генерального директора Y Soft Scanning Division. Автор, будучи прямым сторонником упрощения сканирования на многофункциональных устройствах, объясняет, как устаревшие процессы работы с документами вредят бизнесу. Оригинал статьи читайте на сайте AIIM.
Чтобы повысить производительность, снизить издержки и сократить риск человеческой ошибки, все больше компаний переводят свои бизнес-процессы в электронный вид. Обычно все начинается с автоматизации сканирования документов: после сканирования они отправляются по электронной почте на личный почтовый ящик сотрудника, а затем вручную доставляются в конечный пункт назначения. Это очень плохо сказывается на бизнесе. Ключевой момент «оцифровки» бизнес-процессов в любой компании – это уход от обычного сканера и электронной почты.
Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес
При обычном сканировании и отправке документа по электронной почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более того, данный подход может навредить вашему бизнесу.
● Несоответствие нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ, отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести к серьезным последствиям.
● Разные форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.
● Ограничения форматов. Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.
● Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального устройства.
Есть ли альтернатива?
Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.
|
Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX. |
Что такое автоматизация процессов обработки документов?
Автоматизированные процессы обработки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и ускорению работы.
Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.
Отсканируй и забудь
В отличие от обычного процесса сканирования, электронный документооборот позволяет пользователю отсканировать документ и больше ни о чем не беспокоиться. Благодаря заранее предопределенному процессу, по нажатию одной кнопки, документ сканируется, сохраняется и, при необходимости, по электронной почте автоматически отправляется сообщение о том, что документ занесен в систему. В таком случае, пользователь просто сканирует документ и не думает о деталях, о которых уже позаботилась система.
Сравните это с простым сканированием и отправкой по электронной почте. На устройстве вам нужно выбрать формат и задать другие настройки в запутанной системе меню. И это приходиться делать каждый раз, когда вы сканируете. Затем надо вернуться на рабочее место, чтобы проверить, пришел ли документ на почту. После этого сохранить его под именем, которое для вас что-то значит (возможно, только для вас и ни для кого другого), на рабочем столе или в сетевой папке. И это повторяется каждый раз, когда вы сканируете. Во многих случаях нужно кому-то отправить электронное письмо, с сообщением о том, что отсканированный документ находится в сетевой папке или в самом письме (и снова – засорение электронной почты). И на каждом этапе нельзя исключать человеческий фактор.
Мало, кто сомневается в том, что обычное сканирование с отправкой по электронной почте является устаревшим, неэффективным процессом с высоким риском человеческой ошибки. Электронный документооборот устраняет эти проблемы. Для любой компании, стремящейся повысить эффективность за счет автоматизации бизнес-процессов, важно избавиться от устаревшего сканирования в электронную почту.
ecm-journal.ru
Как отправить скан с эл почты в анкете — Aktobeyurist.ru
Итак, уважаемый читатель, эта статья поможет вам отправить письмо по электронной почте на популярных в Сети сервисах — Gmail, Yandex и Mail.ru.Также вы узнаете из неё о том, как можно послать анонимное письмо и выполнить отправку документа непосредственно в текстовом редакторе Word.
Как отправить электронную почту
Heikel Написал: Человек, пользующийся Outlook Express не имеет права делать всё «в один прыжок» 🙂 Это почему же? Или, судя по смайлику, это такая шутка юмора?
fgoldblum Написал: Я так понимаю стоит Windows 7. Сканер не может отправить письмо, потому что в настройках Windows не стоит почтовая программа по умолчанию.
должно быть как-то так:
Скан по эл
Отсканированный документ Вы сохраняете в файл, лучше всего этот файл сохранять в папке «Мои документы». Файлу даете имя, чтобы легче потом было его искать. Я даю по теме документа. Далее идете в свою электронную почту, в адресной строке вводите нужный адрес, пишете сообщение и к нему прикрепляете документ. У Яндекса это можно сделать через «Прикрепить файлы». Выскакивает окошко, ищите папку «Мои документы»,в ней нужный файл и нажимаете «Открыть». Файл загружается. Если надо выбрать несколько файлов, удерживаете клавишу CTRL, тогда загрузятся все файлы. И нажимаете «Отправить» В Mail.ru аналогично. У некоторых электронных почтовиков прикрепить файл можно, нажав на скрепочку.
Как переслать сканированные документы на электронную почту
В одной из наших предыдущих статей мы говорили о том, как можно персонализировать ленточный интерфейс в приложениях MS Office путем добавления в него новых вкладок и групп. Сегодня я собираюсь рассказать вам о том, как добавить в ленту команду для отправки документа по электронной почте.
Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word
Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.
aktobeyurist.ru