Как отправить текстовый документ по электронной почте: «Как отправить документы по электронной почте» – Яндекс.Кью

Как отправить документ Word по электронной почте

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

  1. Установить размер листа
  2. Выбрать ориентацию листа
  3. Пронумеровать строки
  4. Расположить текст в колонках
  5. Настроить поля
  6. Вставить колонтитулы
  7. Оформить абзацы
  8. Организовать переносы слов
  9. Проверить отсутствие «висячих» строк
  10. Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «

Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

Если на Вашем компьютере настроен

Microsoft Outlook (а я рекомендую его настроить), добавьте кнопку Отправить по электронной почте на панель быстрого доступа. Как добавить команду на панель быстрого доступа, я описывал вот в этой статье. Сохраните файл и нажмите кнопку отправки. Откроется окно создания письма, с вложенным файлом Ворд. Добавляйте адресатов, указывайте тему письма и отправляйте.

Еще один способ отправить документ с помощью Outlook. Нажмите Файл — Общий доступ — Отправить по электронной почте.

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

  • Отправить как вложение — создает в Outlook новое письмо и добавляет в него вложением текущий файл
  • Отправить ссылку — рассылает адресатам ссылку на документ, находящийся в общем доступе
  • Отправить как PDF
    — преобразует файл в формат PDF и создает с этим вложением новое письмо Outlook. Полезно, когда нужно защитить файл от изменений
  • Отправить как XPS — отправка в еще одном защищенном формате файла (XPS). Для его просмотра, как и для PDF, может понадобиться специальное программное обеспечение
  • Отправить факс через интернет — отправка не по Email, а как факс. Для работы этой услуги нужно подключение специальных сервисов. Описывать их не планирую, так как факсимильная связь устаревает. А вы как считаете, нужно ли описать настройку факса в Word? Напишите в комментариях.

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Как отправить документы по электронной почте?

Файлы на вашем компьютере могут быть прикреплены к электронному письму и отправляться друзьям одним нажатием кнопки – все, от деловых документов до праздничных снимков

В этом руководстве будет показано, как прикрепить документ к электронной почте с помощью Gmail. Однако вы найдете эту информацию, относящуюся к большинству учетных записей электронной почты.

Вам понадобиться:

  • учетная запись электронной почты, настроенная и готовая отправить и получить электронную почту
  • документ, сохраненный на вашем компьютере.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы отправить документ по электронной почте

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись электронной почты, чтобы вы попали на панель управления (на главной странице) своей учетной записи электронной почты.

Шаг 2: Нажмите «Написать» . Кроме того, вы можете ответить на полученное вами электронное письмо, дважды щелкнув по нему в списке полученных писем, а затем выполните те же действия.

Шаг 3: Как только ваше новое электронное письмо будет открыто, введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому». Затем поставьте заголовок для своей электронной почты в поле «Тема» и введите свое сообщение.

Шаг 4: Нажмите на значок скрепки в нижней части окна компоновки.

Шаг 5: Просмотрите папки Windows, пока не достигнете документа, который вы хотите прикрепить к своей электронной почте. Выделите это, щелкнув по нему, а затем нажмите « Открыть» . Это добавит документ в качестве приложения к вашей электронной почте.

Шаг 6: вы увидите, что ваш документ был прикреплен по электронной почте по имени его файла, появляющегося в синем тексте внизу окна компоновки.

Шаг 7: Если вы хотите прикрепить другой документ, снова щелкните значок скрепки  и повторите шаги 4 и 5.

Шаг 8. Когда вы будете готовы отправить свое письмо, нажмите «

Отправить».

Mail.ru

Сразу после того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, вам необходимо совершить следующие действия:

  • В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием «Написать письмо»

.

  • После нажатия на данную вкладку вас перебросит на страницу создания сообщения. В поле «Кому» необходимо указать электронный адрес получателя.

  • Вторая строка под названием «Тема» предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель, взглянув на новое письмо смог определить на какую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Он не должен быть большим, одного слова будет достаточно. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.

  • Чтобы прикрепить файл к сообщению необходимо нажать на вкладку под названием «прикрепить файл». Как и в случае с gmail, вы можете не вбивать текст сообщения, а просто отправить файл.

  • После нажатия на вкладку выскочит окно. Выбираем нужный файл и кликаем по «открыть». После небольшой загрузки файл будет загружен. В отличие от gmail почты, вы можете отправить файл любого размера, в пределах разумного. Чем больше файл — тем больше вам придется ждать пока он загрузится.

  • Если все готово, необходимо нажать на кнопку «Отправить» в левом верхнем углу страницы.

Яндекс

  • Кликаем по клавише «написать» в правом верхнем углу почтового ящика.

  • В выпавшем окне, как и на других почтовых ресурсах, вам будет необходимо указать электронный адрес получателя и тему.

  • Чтобы прикрепить файл к сообщению кликаем на иконку скрепки внизу формы, выбираем необходимый файл, один раз нажав на левую кнопку мыши. В размере файлы вы не ограничены.

Вот и все! Как перенести ватсап на другой телефон сохранив переписку андроид вы можете узнать из нашей статьи.

 


Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

В одной из наших предыдущих статей мы говорили о том, как можно персонализировать ленточный интерфейс в приложениях MS Office путем добавления в него новых вкладок и групп. Сегодня я собираюсь рассказать вам о том, как добавить в ленту команду для отправки документа по электронной почте.

Прежде чем начнем, предлагаю обсудить сценарий. Итак, после завершения работы над документом, который вы хотите отправить в виде вложения по электронной почте, скорее всего, вы воспользуетесь одним из традиционных вариантов:

  • вы либо откроете свой почтовый клиент, создадите новое письмо и вручную добавите документ в виде вложения;
  • или перейдете в каталог, в котором хранится данный документ. Затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберете Отправить -> Адресат.

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Как насчет команды, которая позволит делать это непосредственно из Word? Это именно то, о чем я хочу вам рассказать.

Примечание: обратите внимание, данное руководство не поможет вам, если для отправки электронной почты вы пользуетесь почтовыми веб-сервисами (Gmail и Mail.ru, например), а не настольными почтовыми клиентами.
Как добавить почтовую команду в ленту Word 2013

Для примера я будут использовать Word 2013, но в случае с предыдущими версиями все шаги будут более или менее похожи.

Шаг 1: Нажмите кнопку «Файл».

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Шаг 2: В панели слева нажмите «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Word».

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Шаг 3: В открывшемся окне выберете раздел «Настроить ленту».

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Шаг 4: Теперь, вы можете либо создать новую вкладку и / или группу (как объяснено здесь), либо добавить команду для отправки электронной почты в одну из существующих вкладок. Я полагаю, что команда отлично впишется во вкладку «Рассылки», но в ней мы создадим новую группу. В окне «Параметры Word» справой стороны выберете вкладку «Рассылки» и нажмите «Создать группу».

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Шаг 5: Возможно, вы захотите переименовать созданную группу. Для этого щелкните на ней правой кнопкой мыши, а затем выберете «Переименовать» и введите новое имя.

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Шаг 6: Далее нужно добавить команду для отправки электронной почты. В левой части окна «Параметры Word», в списке с часто используемыми командами, найдите команду «Отправить по электронной почте» и нажмите «Добавить».

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Результат будет таким, как на скриншоте ниже.

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Теперь нажмите «OK» и вернитесь к ленте, чтобы посмотреть, что изменилось. На вкладке «Рассылки» вы должны будете увидеть новую группу, а внутри нее команду «Отправить по электронной почте».

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак работает команда «Отправить по электронной почте»

В следующий раз, когда вы создадите документ и решите отправить его по электронной почте, все, что вам нужно сделать, это перейти на вкладку «Рассылки» и выбрать «Отправить по электронной почте». В результате в почтовом клиенте по умолчанию будет создано новое письмо, а ваш документ будет прикреплен к нему в качестве вложения.

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft WordКак отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Вам останется лишь указать адрес получателя и нажать кнопку «Отправить».

Как отправить документ по электронной почте для чайников

Для отправки писем по электронной почте необходимо её создать.

Как создать электронную почту, в трех самых популярных сервисах, я рассказал в этих статьях: Gmail почта, Яндекс почта, Майл почта.

Естественно, вы создавали почтовый ящик для активного использования. Самое очевидное применение – личная переписка и регистрация на сайтах.

Для начала необходимо зайти в вашу почту. Я буду показывать на примере почты Gmail – самый удобный почтовый сервис по-моему мнению.

Нажимаем на кнопку написать. В большинстве почтовых сервисов располагается в верхнем левом углу.

napisat-elektronnoe-pismo.jpg

Перед вами откроется поле, в котором необходимо написать Адрес получателя ( Кому/Получатели). Это не Вика, Петя, Иван Васильевич, а электронный адрес получателя. Аналог номера мобильного телефона, только записанный с помощью букв и цифр. Примеры: [email protected], [email protected]

Одно письмо можно отправить нескольких людям, указав их электронные адреса через запятую.

В моем случае, я зашел на сайт первого канала, где нашел их электронный адрес.

Например, некоторым людям нужно отправить резюме на электронную почту работодателю – для этого они могут зайти на сайт компании, чтобы узнать электронный адрес для его отправки.

Тема сообщения – показывает получателю о чем вы написали. Пункт необязательный для заполнения, но помогает адресату понять смысл письма не открывая его, поэтому советую заполнять. 

Текст сообщения – мысли, просьба, предложение, изложенные в письменно варианте, которыми вы хотите поделиться. Не беспокойтесь, денег за это не берут, поэтому можете отправлять необходимое количество писем.

napisanie-pisma1.jpg

Чтобы отослать письмо необходимо нажать “Отправить”.

Отправка текстового письма это замечательно, но иногда возникает острая необходимость быстро отправить фото или картинку. Для это кликните на изображение фотоаппарата (в новой версии – миниатюра с горами), выделенного красным прямоугольником.

Появиться область в которую вы можете перетащить фотографии и они автоматически загрузятся. А можно нажать кнопку выбрать фотографии для загрузки, найти их на компьютере и добавить.  Конечный результат будет одинаковым.

Затем нажмите “Отправить” и текстовое сообщение вместе с картинкой отправляется получателю. Можно оставить поле сообщения пустым, в таком случае отправиться только фото или картинка.

dobavlenie-foto.jpg

Как вы уже, наверное, догадались, чтобы отправить файл или документ необходимо щелкнуть на скрепочку, выделенную зеленым прямоугольником. А ссылку – изображения звена. Все дальнейшие шаги аналогичны добавлению фото, поэтому надеюсь вам не составит труда в этом разобраться.

В противном случае – напишите в комментариях, я постараюсь детальней объяснить моменты, которые вызывают у вас затруднения.

Если среди доступных инструментов вы не найдете необходимый – просто перенесите файл в область письма. Почтовый сервис загрузит его, если поддерживает данный формат.Например, таким способом можно воспользоваться при отправлении видео.

Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим почтовый ящик от вашего поставщика услуг интернета (провайдера) или зарегистрированный ящик на одном из популярных бесплатных почтовых сервисов —  почта yandex.ru, почта mail.ru и gmail. Как завести почтовый ящик, рассмотрено в статье «Как завести электронную почту». Соответственно нужен компьютер и доступ в интернет.

Как отправить электронную почту рассмотрим на примере почтового сервиса «Яндекс. Почта». Алгоритм отправки электронного письма в других сервисах аналогичен и отличается только пользовательским интерфейсом.

  1. В первую очередь необходимо войти в свой почтовый ящик, введя логин и пароль. При условии, что логин и пароль введены верно, вам откроется страница с папкой «Входящие», где можно увидеть присланные вам письма.sendmail.png В противном случае система откажет в доступе с сообщением о неверном пароле или логине.
  2. Найдите кнопку «Написать». В яндекс почте она представлена в виде иконки с изображением карандаша на фоне чистого листа бумаги. При наведении на иконку появится подсказка «Написать». Щелкните на этой кнопке.sendmail1.png
  3. После щелчка по кнопке «Написать» откроется чистый бланк отправляемого письма с полями «Кому», «Тема» и большим полем ниже, в котором набирается текст письма.
  4. Наберите в поле «Кому» электронный адрес получателя, например [email protected]. Если необходимо отправить письмо одного и того же содержания, то наберите адреса через запятую. Например, [email protected], [email protected] и т.д. Наберите в поле «Тема» тему отправляемой почты.
  5. В самом большом поле ниже напишите текст электронного письма, в котором можно использовать форматирование (менять цвет текста, размер шрифта и т.д.), вставлять смайлики, используя иконки над полем ввода текста. При наведении курсора мыши на каждую иконку, под ней появляется подсказка об ее назначении.sendmail2.png
  6. После того, как все поля заполнены, нужно щелкнуть на кнопку «Отправить» или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Ваше письмо будет доставлено адресату в течение пары секунд. Если не нажимать на кнопку отправки, то электронная почта останется в папке «Черновики», где вы его всегда можете отредактировать и отправить позже.

С помощью электронной почты можно отправлять не только текст, но и файлы (аудио и видео, фото, текстовые документы)

Как отправить фотографию или документ электронной почтой

Электронная почта, с которой отправляются файлы (фотографии, документы и пр.), называется письмом с вложением. Для отправки почты с вложением необходимо сделать следующее:

  1. Выполнить пункты 1-5 вышеприведенной инструкции. В поле ввода текста письма можно ничего не писать или написать небольшой сопроводительный текст.
  2. Щелкните по кнопке «Прикрепить файл» изображенной в виде иконки в виде канцелярской скрепки.attache.png
  3. В открывшемся окне проводника найти и выбрать нужный файл, после чего нажать на кнопку «Открыть». Нужный файл загрузиться и отобразиться под полем письма.attache1.jpg
  4. Нажмите кнопку «Отправить» для отправки электронного письма с вложением.

Если вы по ошибке загрузили не тот файл, то его можно удалить, щелкнув по ссылке «Удалить», расположенной ниже иконки загруженного файла.

Поделиться.

Kak-otpravit-pismo-po-e`lektronnoy-pochte.png

В современных реалиях электронной почтой пользуется большинство юзеров сети интернет, вне зависимости от возрастных категорий. Из-за этого правильное оперирование с почтой является необходимым для любого человека, имеющего явные потребности в интернете и общении.

Отправка писем по электронной почте

Процесс написания и последующего отправления сообщений с использованием каких-либо почтовых сервисов, является первым, с чем необходимо ознакомиться каждому пользователю. Далее по ходу статьи нами будет раскрыта тема отправки писем по электронной почте с некоторыми детальными уточнениями.

Кроме сказанного стоит отметить то, что практически каждый почтовый сервис хоть и обладает уникальными особенностями, основной функционал все равно остается неизменным. Это же в свою очередь позволит вам как пользователю, без проблем разрешить трудности при отправке почты.

Помните, что каждое отправленное сообщение достигает адреса практически моментально. Таким образом, отредактировать или удалить письмо после отправления невозможно.

Яндекс Почта

Почтовый сервис от компании Яндекс демонстрирует отличные показатели стабильности в работе системы пересылки писем на протяжении многих лет. Вследствие этого, данный E-Mail является наиболее рекомендованным как минимум из русскоязычных ресурсов данной разновидности.

Нами уже затрагивалась тема создания и дальнейшей отправки сообщений в соответствующей статье на сайте.

Читайте также: Отправка сообщений на Яндекс.Почту

  1. Откройте главную страницу электронного ящика от Яндекс и выполните авторизацию.

Protsess-perehoda-k-pochte-YAndeks-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks-1.png

В правом верхнем углу экрана найдите кнопку «Написать».</li>

Protsess-perehoda-k-oknu-sozdaniya-soobshheniya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

В графе «От кого» можно вручную изменить ваше имя как отправителя, а также поменять стиль отображения официального домена Яндекс.Почты.</li>

Protsess-izmeneniya-imeni-i-adresa-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

Заполните поле «Кому» в соответствии с адресом электронной почты нужного человека.</li>

Protsess-vvoda-imeni-poluchatelya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

Автоматическая система данного сервиса поможет вам с вводом полного E-Mail.

Если требуется, на собственное усмотрение можно заполнить поле «Тема».</li>

Protsess-vvoda-temyi-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

В обязательном порядке в основное текстовое поле введите отправляемое сообщение.</li>

Protsess-napisaniya-teksta-soobshheniya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks-1.png

Максимальные размеры письма, а также ограничения по оформлению имеют крайне размытые рамки.

Для облегчения последующей связи рекомендуется активировать внутреннюю систему оповещений.</li>

Vozmozhnost-vklyucheniya-opoveshheniy-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

По завершении оформления сообщения нажмите кнопку «Отправить».</li>

Protsess-otpravki-gotovogo-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

</ol>

Обратите внимание, что Яндекс.Почта, как и другие похожие сервисы, предоставляет возможность автоматической отправки письма по истечении предопределенного периода времени. При этом рамки могут быть установлены в полном соответствии со всеми возможными предпочтениями отправителя.

Vozmozhnost-ispolzovaniya-pozdney-otpravki-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-YAndeks.png

В процессе редактирования на случай нестабильной работы сервиса при написании больших писем происходит автоматическое сохранение черновиков. Найти их и продолжить отправку впоследствии можно будет в соответствующем разделе через навигационное меню почтового ящика.

На этом все существующие возможности Яндекс.Почты касательно процедуры написания и отправки писем, заканчиваются.

Mail.ru

Если сравнивать почтовый сервис Mail.ru по предоставляемым возможностям с другими аналогичными ресурсами, то единственной примечательной деталью является факт достаточно высокого уровня безопасности данных. В остальном все действия, в частности, написание писем, не выделяются чем-то особенным.

Подробнее: Как отправить письмо по почте Mail.ru

  1. Выполнив процедуру авторизации, перейдите к почтовому ящику.

Protsess-perehoda-k-pochte-Mail.ru-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

В левом верхнем углу экрана под основным логотипом сайта кликните по кнопке «Написать письмо».</li>

Protsess-perehoda-k-oknu-napisaniya-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

Текстовую графу «Кому» нужно заполнить в соответствии с полным E-Mail адресом получателя.</li>

Protsess-vvoda-imeni-poluchatelya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

Разновидность используемой почты адресата не имеет значения, так как любые почтовые сервисы прекрасно взаимодействуют друг с другом.

Вполне можно также добавить еще одного адресата, воспользовавшись функционалом автоматического создания копии сообщения.</li>

Vozmozhnost-sozdaniya-kopii-soobshheniya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_-1.png

В следующую представленную графу «Тема» добавьте краткое описание причины обращения.</li>

Protsess-vvoda-temyi-dlya-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

Если нужно, можете загрузить дополнительные документы, используя локальное хранилище данных, Облако@Mail.ru или прочие ранее полученные сохраненные текстовые сообщения с файлами.</li>

Vozmozhnost-dobavleniya-faylov-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

Основной текстовый блок на странице, располагающийся под панелью инструментов, нужно заполнить текстом обращения.</li>

Protsess-zapolneniya-teksta-soobshheniya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

Поле вполне можно оставить пустым, однако при таком раскладе смысл отправки почты теряется.

Здесь опять же можно настроить систему уведомлений, напоминаний, а также отправку письма в определенный период времени.</li>

Protsess-ispolzovaniya-dopolnitelnyih-vozmozhnostey-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

Закончив с заполнением требуемых блоков, в левом верхнем углу над полем «Кому» кликните по кнопке «Отправить».</li>

Protsess-otpravki-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

По факту отправки получатель получит почту моментально, если его ящик позволяет ее принимать должным образом.</li>

Uspeshno-otpravlennoe-pismo-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Mail.ru_.png

</ol>

Как можно заметить, почтовый ящик от компании Mail.ru не сильно отличается от Яндекса и не способен вызвать особых затруднений в процессе эксплуатации.

Gmail

Почтовый сервис от компании Google, в отличие от ранее затронутых ресурсов, имеет уникальную структуру интерфейса, отчего у новичков часто возникают трудности с освоением базовых возможностей. Однако в данном случае нужно просто внимательно ознакомиться с каждой деталью на экране, включая всплывающие подсказки.

Вдобавок к сказанному важно обратить ваше внимание на то, что Gmail зачастую может стать единственным рабочим почтовым сервисом. Касается это больше всего конкретно регистрации аккаунта на разных сайтах, так как реализованная здесь система обработки писем активно взаимодействует с другими E-Mail.

  1. Откройте официальный сайт почтового сервиса от компании Google и выполните вход.

Protsess-vhoda-na-sayt-Gmail-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

В левой части окна интернет-обозревателя над основным блоком с навигационным меню найдите и воспользуйтесь кнопкой «Написать».</li>

Protsess-perehoda-k-oknu-napisaniya-soobshheniya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

Теперь в правой нижней части страницы вам будет представлена базовая форма для создания письма, которую можно развернуть на весь экран.</li>

Protsess-raskryitiya-formyi-napisaniya-pisma-na-ves-e`kran-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

Впишите в текстовое поле «Кому» E-Mail адреса людей, которым нужно отправить данное письмо.</li>

Protsess-vvoda-adresa-poluchatelya-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

Для множественной пересылки сообщения используйте разделение пробелами между каждым указанным адресатом.

Графа «Тема», как и ранее, заполняется при явной необходимости с целью уточнения причин отправки почты.</li>

Protsess-vvoda-temyi-otpravki-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

Основное текстовое поле заполните в соответствии с вашими представлениями, не забывая использовать возможности сервиса касательно оформления отправляемой почты.</li>

Vozmozhnost-ispolzovaniya-oformleniya-pochtyi-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

Заметьте, что сообщение при редактировании самостоятельно сохраняется и оповещает об этом.</li>

Opoveshhenie-o-sohranenii-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

Для пересылки почты кликните по кнопке «Отправить» в левом нижнем углу активного окна.</li>

Protsess-otpravki-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

По факту отправки почты вам будет предоставлено соответствующее уведомление.</li>

Uspeshno-otpravlennoe-pismo-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Gmail.png

</ol>

Gmail, как можно отметить, больше нацелен на использование в работе, нежели для общения с другими людьми посредством почты.

Rambler

Электронный почтовый ящик Rambler имеет крайне схожий с Mail.ru стиль оформления, однако в этом случае интерфейс не предоставляет некоторых возможностей. В связи с этим данная почта в большей степени подойдет именно для общения с пользователями, а не организации рабочего пространства или рассылки.

  1. Прежде всего войдите на официальный сайт Rambler почты и выполните регистрацию с последующей авторизацией.

Protsess-perehoda-k-pochte-Rambler-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler-1.png

Сразу под верхней навигационной панелью по сервисам сайта Рамблер найдите кнопку «Написать письмо» и кликните по ней.</li>

Protsess-perehoda-k-oknu-sozdaniya-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler.png

Добавьте в текстовое поле «Кому» E-Mail адреса всех получателей вне зависимости от доменного имени.</li>

Protsess-vvoda-imeni-poluchatelya-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler.png

В блок «Тема» вставьте небольшое описание причин обращения.</li>

Protsess-vvoda-temyi-otpravlyaemogo-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler.png

По своему усмотрению в соответствии с желаниями заполните основную часть интерфейса создания сообщения, используя при необходимости панель инструментов.</li>

Protsess-zapolneniya-osnovnogo-polya-pisma-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler.png

Если нужно, добавьте какие-либо вложения с помощью кнопки «Прикрепить файл».</li>

Vozmozhnost-dobavleniya-faylov-k-pismu-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler.png

Закончив создание обращения, кликните по кнопке с подписью «Отправить письмо» в нижней левой части окна веб-браузера.</li>

Protsess-otpravki-sozdannogo-soobshheniya-na-ofitsialnom-sayte-pochtovogo-servisa-Rambler.png

При должном подходе к созданию сообщения, оно будет успешно отправлено.</li></ol>

Как видно, в процессе эксплуатации сервиса можно избежать трудностей, следуя основным рекомендациям.

В завершение ко всему сказанному в данной статье важно упомянуть то, что каждая почта имеет не особо отличающийся функционал ответа на некогда присланные сообщения. При этом создание ответа производится в специально отведенном редакторе, в котором помимо прочего имеется раннее письмо отправителя.

Надеемся, у вас получилось разобраться с возможностями создания и рассылки писем через распространенные почтовые сервисы. Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Используемые источники:

  • http://guidecomputer.ru/kak-otpravit-elektronnuyu-pochtu/
  • https://www.pc-school.ru/kak-otpravit-elektronnuyu-pochtu/
  • http://lumpics.ru/how-to-send-an-email-by-e-mail/
Как отправить текстовый документ по электронной почте. Как отправить документы word по электронной почте

1. Выполните одно из следующих действий:

o Начиная работу в Microsoft Outlook, прежде всего установите Word как редактор сообщений электронной почты и выберите формат сообщений: HTML, Microsoft Outlook RTF или обычный текст. Далее в меню Файл выберите команду Создать , а затем — команду Сообщение .

o Начиная работу в Word, выберите в меню Файл команду Создать , а затем на вкладке Общие дважды щелкните значок Сообщение электронной почты . Для сообщения будет автоматически выбран формат HTML.

2. В поля Кому, Копия или СК введите имена получателей, разделяя их точкой с запятой.

Чтобы выбрать имена получателей из списка, щелкните значок рядом с надписью Кому , Копия или СК .

3. В поле Тема введите тему сообщения.

4. Введите текст сообщения в области сообщения.

При вводе сообщения доступны такие средства Word, как автоматическая проверка правописания, автозамена и таблицы Инфopмaтикa: Учeб· пocoбиe для вyзoв /H.B.Xoxлoвa, A.И.Уc-тимeнкo, Б.B.Пeтpeнкo· — Mн.:Bыш. шк., 1990. -195 c.: ил..

5. При необходимости выполните следующие действия:

o Включение дополнительного файла.

o Установка параметров электронной почты.

6. Нажмите кнопку Отправить. (См. Рисунок 1)

Рисунок 1

> Отправка документа по электронной почте

1. Откройте или создайте документ, который следует отправить по электронной почте.

2. Нажмите кнопку Электронная почта на стандартной панели инструментов.

3. При отправке Web-страницы, содержащей рамки, выполните одно из следующих действий:

o Чтобы отправить по электронной почте Web-страницу в активной рамке, выберите вариант Да, отправить активный документ . Этот вариант удобен, если Web-страница сохранена на локальном компьютере и по-другому не может быть доступна получателям.

o Чтобы отправить по электронной почте только страницу с рамками, выберите вариант Нет, отправить страницу с рамками . Этот вариант удобен, если на странице с рамками отображаются отдельные Web-страницы, доступные получателям с Web-узла.

4. Введите имена получателей в поля Кому и Копия, разделяя их точкой с запятой.

Чтобы выбрать имена получателей из списка, нажмите значок рядом с надписью Кому или Копия .

5. По умолчанию в поле Тема

6. Если требуется, можно вставить дополнительный файл и задать параметры электронной почты.

7. Чтобы отправить по электронной почте копию документа, нажмите кнопку Отправить копию .

Отправка документа по электронной почте как вложения:

1. Откройте или создайте документ, который требуется отправить по электронной почте как вложение.

2. В меню Файл укажите на команду Отправить и выберите пункт Сообщение (как вложение) .

Если пункт меню Сообщение (как вложение) отсутствует, выполните следующие действия: в меню Сервис выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Общие . Установите флажок отправлять документ по почте как вложение и нажмите кнопку ОК . Затем повторите шаг 2.

3. Введите имена получателей в поля Кому и Копия, разделяя их точкой с запятой.

Чтобы выбрать имена получателей из списка, нажмите кнопку Кому или Копия .

4. По умолчанию в поле Тема отображается имя документа. При желании можно ввести другую тему.

5. Если требуется, можно вставить дополнительный файл и задать параметры электронной почты.

6. Нажмите кнопку Отправить .

Примечание . При отправке Web-страницы в виде вложения она автоматически преобразовывается в формат Microsoft Word (.doc). Если требуется сохранить формат HTML, можно отправить по электронной почте саму Web-страницу.

> Создание и отправка факсимильных сообщений с помощью мастера факсов

1. В меню Файл выберите команду Создать .

2. Выберите вкладку Письма и факсы .

3. Дважды щелкните значок Мастер факсов .

4. Следуйте указаниям мастера.

Примечания :

· Перед использованием мастера факсов убедитесь, что данный компьютер поддерживает обмен факсимильными сообщениями.

· Если в диалоговом окне Создание документа этот мастер отсутствует, установите его.

> Установка или удаление отдельных компонентов

Если не удается найти нужный компонент Microsoft Word или Microsoft Office и установщик Microsoft Windows не установил этот компонент авто

90000 Set Up Document-Specific Email Content — Business Central 90001 90002 90003 90004 05/13/2020 90005 90006 90003 4 minutes to read 90006 90003 90006 90011 90012 In this article 90013 90014 To communicate the contents of business documents quickly to your business partners, such as the payment information on sales documents to customers, you can use the Report Layout feature to define document-specific content that gets inserted in email bodies automatically.For more information, see Managing Report and Document Layouts. 90015 90014 To enable emails from within Business Central, start the 90017 Set Up Email 90018 assisted setup guide on the Role Center. 90015 90014 You can email practically all document types as attachments to email messages directly from the page that shows the document. In addition to the attachment, you can set up document-specific email bodies with core information from the document preceded by standard text that greets the mail recipient and introduces the document in question.To offer your customers to pay for sales electronically using a payment service, such as PayPal, you can also have the PayPal information and hyperlink inserted in the email body. 90015 90014 From all supported documents, you initiate emailing by choosing the 90017 Send 90018 action, on posted documents, or the 90017 Post and Send 90018 action, on non-posted documents. 90015 90014 If the 90017 Email 90018 field on the 90017 Send Document to 90018 page is set to 90017 Yes (Prompt for Settings) 90018, then the 90017 Send Email 90018 page opens prefilled with the contact person in the 90017 To: 90018 field and the document attached as a PDF file.In the 90017 Body 90018 field, you can either enter text manually or you can have the field filled with a document-specific email body that you have set up. 90015 90014 The following procedure describes how to set the 90017 Sales — Invoice 90018 report up to be used for document-specific email bodies when you email posted sales invoices. 90015 90046 To set up a document-specific email body for sales invoices 90047 90048 90003 90014 Choose the icon, enter 90017 Report Selections Sales 90018, and then choose the related link.90015 90006 90003 90014 On the 90017 Report Selection — Sales 90018 page, in the 90017 Usage 90018 field, select 90017 Invoice 90018. 90015 90006 90003 90014 On a new line, in the 90017 Report ID 90018 field, select, for example, standard report 1306. 90015 90006 90003 90014 Select the 90017 Use for Email Body 90018 check box. 90015 90006 90003 90014 Choose the 90017 Email Body Layout Code 90018 field, and then select a layout from the drop-down list. 90015 90014 Report layouts define both the style and the content of the email body, including the standard text that precedes the core document information in the email body.You can see all available report layouts if you choose the 90017 Select from full list 90018 button in the drop-down list. 90015 90006 90003 90014 To view or edit the layout that the email body is based on, select the layout on the 90017 Custom Report Layouts 90018 page, and then choose the 90017 Edit Layout 90018 action. 90015 90006 90003 90014 If you want to offer customers to pay for sales electronically, you can set up the related payment service, such as PayPal, and then have the PayPal information and hyperlink inserted in the email body as well.For more information, see Enable Customer Payments Through PayPal. 90015 90006 90003 90014 Choose the 90017 OK 90018 button. 90015 90006 90105 90014 Now, when you choose, for example, the 90017 Send 90018 action on the 90017 Posted Sales Invoice 90018 page, the email body will contain the document information of report 1306 preceded by styled standard text according to the report layout that you selected in step 5. 90015 90014 The following procedure describes how to send a posted sales invoice as an email message with the document attached as a PDF file and with a document-specific email body.90015 90046 To send documents by email 90047 90048 90003 90014 Choose the icon, enter 90017 Posted Sales Invoices 90018, and then choose the related link. 90015 90006 90003 90014 Select the relevant posted sales invoice, and then choose the 90017 Send 90018 action. The 90017 Send Document to 90018 page opens. 90015 90006 90003 90014 In the 90017 Email 90018 field, select 90017 Yes (Prompt for Settings) 90018. For more information, see Set Up Document Sending Profiles.90015 90006 90003 90014 Choose the 90017 OK 90018 button. The 90017 Send Email 90018 page opens. 90015 90006 90003 90014 In the 90017 To: 90018 field, enter a valid email address. The default value is the customer email address. 90015 90006 90003 90014 In the 90017 Subject 90018 field, enter a descriptive subject text. The default value is the customer name and invoice number. 90015 90006 90003 90014 In the 90017 Attachment 90018 field, the generated invoice is attached by default as a PDF file.90015 90006 90003 90014 In the 90017 Body 90018 field, enter a short message to the recipient. 90015 90014 If a document-specific email body is set up on the 90017 Report Selection — Sales 90018 page, then the 90017 Body 90018 field is filled in automatically. For more information, see To set up a document-specific email body for sales invoices. 90015 90006 90003 90014 Choose the 90017 OK 90018 button to send the email message. 90015 90006 90105 90014 Note 90015 90014 If you do not want to specify email settings each time you email a document, you can select the 90017 Yes (Use Default Settings) 90018 option in the 90017 Email 90018 field on the 90017 Send Document to 90018 page.In that case, the 90017 Send Email 90018 page will not open. See Step 4. For more information, see Set Up Document Sending Profiles. 90015 90046 Documents marked as printed when they are sent 90047 90014 Some documents in Business Central have a field that specifies how many times that document has been printed. The field is also updated if you do not print the document but send it in email instead. The field even gets updated if you do not actually send the document, such as when your organization has not set up email, or when the contact that you want to send the document to does not have an email address listed.In all scenarios, as far as Business Central is concerned, the document is printed because a PDF file is generated. 90015 90014 The user might not see this generated file, but this is why the field is updated. 90015 90046 See Also 90047 90014 Managing Report and Document Layouts 90205 Set up Email 90205 Invoice Sales 90205 Working with Business Central 90015 .90000 excel — How to send a Word document as body of an email with VBA 90001 Stack Overflow 90002 90003 Products 90004 90003 Customers 90004 90003 Use cases 90004 90009 90010 90003 Stack Overflow Public questions and answers 90004 90003 Teams Private questions and answers for your team 90004 90003 Enterprise Private self-hosted questions and answers for your enterprise 90004 90003 Jobs Programming and related technical career opportunities 90004 90003 Talent Hire technical talent 90004 90003 Advertising Reach developers worldwide 90004 90009 .90000 How to send an email 90001 90002 90003 Email is a great way of communicating with friends and family at the touch of a button, no matter where in the world you are 90004 90005 90006 90002 90003 Read on to learn: 90004 90005 90011 90012 how to begin composing a new email 90013 90012 where to add recipients to your email 90013 90012 where to input your subject line 90013 90012 how to send your email or save it as a draft, for later 90013 90020 90006 90002 The following steps show you how to send an email using a Gmail account.However, many email accounts or applications follow a similar process for creating and sending a new message. 90005 90002 90003 You’ll need: 90004 90005 90011 90012 a computer with active internet connection 90013 90012 an email account set up and ready to send and receive emails. 90013 90020 90002 90003 Follow these step-by-step instructions to send an email 90004 90005 90002 90003 Step 1: 90004 Log in to your Gmail account so that you are on the dashboard (main page) of your mail account.90005 90002 90003 Step 2: 90004 Click 90003 Compose 90004. 90005 90002 90005 90002 90003 Step 3: 90004 A new blank email window will open up. In the ‘To’ box, type in the email address of the recipient. 90005 90002 90005 90002 90005 90002 90005 90002 90005 90002 90003 Step 4: 90004 You might want to include someone else in your email to ‘keep them in the loop’. You can do this by clicking 90003 Cc 90004 or 90003 Bcc 90004, which will open another field. ‘Cc’ means ‘carbon copy’ and ‘Bcc’ means ‘blind carbon copy’.Adding an email address to the ‘Cc’ field means that that person will receive a copy of the email and all the other recipients will see their email address. If an email address is put into the ‘Bcc’ field, the person will get a copy of the email but no other recipient will see that address. 90005 90002 If you are sending the same email to lots of different people, it’s a good idea to put all the email addresses in the ‘Bcc’ field to keep your ‘mailing list’ confidential. That way, there’s no chance that it could fall into the hands of a spammer or hacker.90005 90002 90005 90002 90005 90002 90003 Step 5: 90004 The subject field allows you to give the recipient an idea of ​​the topic of your email, like a heading. You do not have to put anything in the subject box, but it can help when viewing and sorting email. 90005 90002 90003 Step 6: 90004 Email text can be formatted in a similar way to text in a word document. You can change the font style, colour and size using the formatting icons. You can also create bullet points and check the spelling of your email.Choose your formatting from the menu shown. 90005 90002 90005 90002 90005 90002 90003 Step 7: 90004 Type your message in the main body field of your email. 90005 90002 90005 90002 You can format your email using the options that are available on the toolbar. To add a link in the body of your email click on the insert link icon, then add the 90003 ‘Text to display’ 90004 and then a web or email address, finally click 90003 OK 90004. 90005 90002 90005 90002 90005 90002 90003 Step 8: 90004 When you’re happy with your email, click the blue 90003 Send 90004 button at the bottom of the compose window.90005 90002 90005 90002 90005 90002 90003 Step 9: 90004 The email you’ve sent will now be stored in the ‘Sent Mail’ folder on your Gmail dashboard. You may have to run your mouse pointer over the Inbox folder link to see the other folders. 90005 90002 90005 90002 90003 Step 10: 90004 You may start an email but then decide to come back to it later rather then sending it straightaway. Gmail saves your drafts automatically. So you can simply close the email and the unfinished email will be saved to your ‘Drafts’ folder.When you decide that you’re ready to send it, you can retrieve it from the ‘Drafts’ folder by clicking 90003 Drafts 90004 and then clicking the correct item in the ‘Drafts’ folder list. Finish the email and click 90003 Send 90004 as normal. 90005 90002 90129 90003 Karen Maxwell is a Digital Unite tutor and assessor / trainer of computer accessibility. 90004 90132 90005 .90000 Staff Email — Sending secure email attachments 90001 90002 Sending information via e-mail attachment is quick and easy but is open to the risk that someone other than the intended recipient can intercept it. This can be a serious problem if the information contained within the attachment is sensitive or confidential. 90003 90002 To help you keep the contents of your e-mails secure, below are some instructions on how to password protect Word documents and then encrypt the file so that you can send it safely.90003 90006 Password protecting a Word document 90007 90002 Microsoft Word allows you to apply a password to an individual file so that it can only be opened once the reader has entered the correct password. 90003 90002 Follow the steps below to apply a password to a document: 90003 90012 90013 90002 Click the 90015 File 90016 tab. 90003 90018 90013 90002 Click 90015 Info 90016. 90003 90018 90013 90002 Click 90015 Protect Document 90016, and then click 90015 Encrypt with Password 90016.90003 90018 90013 90002 In the 90015 Encrypt Document 90016 box, type a password, and then click 90015 OK 90016. 90003 90018 90013 90002 In the 90015 Confirm Password 90016 box, type the password again, and then click 90015 OK 90016. 90003 90018 90049 90006 Encrypting your files (7-zip) 90007 90002 To increase the level of security, we also suggest that you encrypt the file before sending it via email. Encryption is a software tool that uses «scrambling» to make data unreadable.Once a message is encrypted, it will appear as a meaningless garble of characters to anyone except the person who has the password to unscramble it. 90003 90002 To help you decide whether you need to encrypt any files before sending them, look at the three questions below. If you answer ‘yes’ to any of them then you should use password protection and encryption. 90003 90002 For example: 90003 90058 90013 Do you have data that could cause damage to either the University if it fell into the wrong hands? (E.g. — The sharing of Exam papers.) 90018 90013 Are there documents on your computer that are strictly confidential? (E.g. -Bank and credit card account numbers or Personnel files.) 90018 90013 Do you send and receive email messages containing confidential information about the Universities ‘work? 90018 90065 90002 90015 Download 7-zip 90068 90016 To encrypt your files we recommend that you use open source software called 7-Zip, which is installed on all university computers. If you do not have 7-zip installed on your computer, you can download it at http: // www.7-zip.org. 90003 90002 Follow the steps below: 90003 90058 90013 90002 Go to http://www.7-zip.org in your web browser (Internet Explorer, Firefox etc). 90003 90018 90013 90002 On the home page click the top ‘Download’ link for ‘7-zip 4.57’ (the file type is .exe). This will redirect you to download pages on SourceForge.net. 90003 90018 90013 90002 Once the web page has loaded you may see a message window alerting you to a yellow Information Bar at the top of the page. To close the window click ‘Close.’90003 90018 90013 90002 The yellow Information Bar is a security measure which occurs when any software tries to install itself onto your computer. It requests confirmation that you want to download. To confirm click ‘Click here for options’ and then ‘Download File.’ 90003 90018 90013 90002 A new message window will appear asking whether you want to Run the download file or Save. Click ‘Run.’ 90003 90018 90013 90002 Another security message will appear asking you to confirm that you want to download the file.Click ‘Run’ to confirm. 90003 90018 90013 90002 The Setup Wizard will then ask you where you want to install 7-zip. As default it will have chosen your C: Drive. This is the default destination for applications so you do not need to change it. Click ‘Install’ to begin the installation. 90003 90018 90013 90002 Once installed close the Setup Wizard by clicking ‘Finish.’ 90003 90018 90065 90002 90015 Encrypting a file using 7-zip 90068 90016 Once 7-zip is installed onto your computer you can use it to encrypt your files.90003 90002 Follow the steps below: 90003 90058 90013 90002 Launch 7-zip using the Start menu (Start — All Programs — 7-zip — 7-zip file manager). 90003 90018 90013 90002 In the 7-zip file manager locate the file that you want to encrypt (the file manager will list all storage drives including your H: Drive). 90003 90018 90013 90002 Once you have located the file you want to encrypt, select it by clicking it once. 90003 90018 90013 90002 With the file highlighted, click ‘Add.’90003 90018 90013 90002 This will open a new window called ‘Add to Archive.’ 90003 90018 90013 90002 At the top of the left column change the ‘Archive Format’ to ‘Zip’ using the drop-down menu. 90003 90018 90013 90002 At the bottom of the right column check that the ‘Encryption method’ says ‘AES-256.’ 90003 90018 90013 90002 Above it, type your chosen password into the ‘Enter password’ text box. 90003 90018 90013 90002 Directly beneath it, re-enter your password into to the ‘Re-enter password text box.90003 90018 90013 90002 Click ‘OK’ to close the ‘Add to Archive’ window. ‘ 90003 90018 90013 90002 Back in the file manager you can now see the encrypted and zipped file. You can identify it by its icon which is of a folder with a zip through it. 90003 90018 90013 90002 You can now send the file as an email attachment but remember not to include the password in the same email. 90003 90018 90065 90006 Opening an encrypted file 90007 90002 To open an encrypted file via email attachment you will need to use 7-zip.Do not forget that you will need to know two passwords — one for the Word document and one for the encrypted file. 90003 90002 View a demonstration on how to open an encrypted file or follow the steps below: 90003 90058 90013 90002 In the email message window double click the zipped attachment. 90003 90018 90013 90002 You will then be asked if you want to Open the attachment from its current location or save it to your computer. Click ‘Save.’ 90003 90018 90013 90002 Save the file to your desired location (for example, your H: Drive).90003 90018 90013 90002 Close the email message window. 90003 90018 90013 90002 Open 7-zip using the Start menu. This will open the 7-zip file manager. 90003 90018 90013 90002 Browse for your encrypted file using the drop down list of file locations. 90003 90018 90013 90002 Once you have located your file, double click it to open the folder. 90003 90018 90013 90002 In the folder, double click the Word document to open it. 90003 90018 90013 90002 At this point you will be asked to enter the password assigned to the encryption process.Enter the password and click ‘OK.’ 90003 90018 90013 90002 You will then be asked to enter the password for the Word document. Enter the password and click ‘OK.’ 90003 90018 90013 90002 The Word document should now be open. 90003 90018 90065 90006 Best Practices 90007 90058 90013 90002 Make passwords hard to guess (6-12 characters in length, at least one capital letter and at least one symbol). DO NOT use a word that appears in a dictionary. 90003 90018 90013 90002 NEVER send out passwords in the same email as the encrypted file (s).90003 90018 90013 90002 Always confirm the identity of the recipient before releasing passwords. 90003 90018 90013 90002 Inform recipients of passwords either face to face, by telephone or in a separate email. 90003 90018 90065 90002 Please contact the ISA Helpdesk if you have any queries or require further help. 90003 .

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о