Как планировать рабочий день: Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Содержание

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

9461 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

  • Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
  • Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
  • Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
  • Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

  • найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
  • найти нужные инструменты;
  • потратить время собственно на починку;
  • снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
  • снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать. Не перепутайте 🙂

Как правильно планировать рабочий день

Саморазвитие

 

На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  1. Правила начала дня
  2. Правила середины дня
  3. Правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

  • Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
  • Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
  • Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80%! решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Навигация по публикации
↑ Наверх

Подчини себе время, или Как правильно спланировать рабочий день | Карьера | DW

Вам знакома такая ситуация: телефон разрывается, электронный ящик пестрит сообщениями с пометкой «срочно», а к завтрашнему совещанию еще надо прочитать три отчета и подготовить свой собственный? И главное — непонятно с чего начинать, за что хвататься в первую очередь?! А тут еще коллега из соседнего отдела, который и кофе успевает попить, и всю работу переделать, и домой уходит вовремя.

Время на службе у человека

Цейтнот на работе — явление, в принципе, обычное, — в конце года, на завершающей стадии проекта, в период отпусков… Но если состояние аврала становится нормой, то есть повод задуматься. Ведь часто цейтнот возникает из-за неправильного планирования рабочего времени и неверной расстановки приоритетов: вместо того, чтобы сконцентрироваться на главном, мы размениваемся по мелочам.

С чего начать? Расставьте приоритеты!

«Время — деньги», говорят в народе. Посыл ясен: расходуйте свое время так же бережно, как и содержимое своего кошелька. Вы же не потратите последние деньги на новый DVD, если у вас пусто в холодильнике? Правильно распорядиться 8 часами рабочего времени поможет тайм-менеджмент (от английского time-management) — совокупность приемов и методов, позволяющих более эффективно использовать наши временные ресурсы.

Теория «управления временем» — именно так чаще всего переводится слово «time-management» на русский язык — появилась в 60-х годах прошлого века в западных странах как следствие экономического прогресса. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку времени — не только в профессиональной, но и в личной жизни. Для борьбы с цейтнотом был разработан ряд методов по организации времени и повышению эффективности его использования.

Начни с себя

Впрочем, не все согласны с понятием «управление временем». «В распоряжении у каждого из нас — 24 часа в сутки, ни больше, ни меньше. Поэтому управлять и организовывать нам приходится в первую очередь не время, а самих себя», — говорит психолог-консультант по вопросам карьеры из Берлина Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt).

И тут же приводит еще один аргумент. «О технологиях управления временем написаны десятки книг. При желании можно посетить семинары на эту тему. Но вот о том, чтобы действительно применять новые знания на практике, каждый должен позаботиться самостоятельно, — говорит она. — Поэтому более корректным, чем «управление временем», на мой взгляд, является понятие «самоорганизация» — от английского «self-management».

Составьте список дел, тогда вы точно ничего не забудете!

Итак, начинать надо с себя. Хелен Ханнерфельдт рекомендует понаблюдать за собой, чтобы определить, в какие часы вы работаете наиболее эффективно, и уже в зависимости от этого планировать рабочий день. Для планирования лучше всего использовать список дел (to-do-list), составлять который рекомендуется не на компьютере, а от руки. Вообще списки заданий — это один из самых известных инструментов тайм-менеджмента. Считается, что они не только позволяют лучше организовать себя, но и дают положительный психологический эффект. Закончив дело и вычеркнув его из списка, мы мотивируем себя «продолжать в том же духе».

Кроме того, по одному из методов тайм-менеджмента рекомендуется не только записывать все запланированные на день мероприятия, но и приблизительно рассчитывать время, которое вы планируете на них потратить. «Надо научиться оценивать, сколько времени у вас уйдет на выполнение того или иного задания, и в соответствии с этим составлять свой рабочий график. А в конце дня желательно делать небольшую ревизию и смотреть, сколько вы успели, где просчитались, а где, наоборот, справились быстрее, чем ожидалось», — поясняет берлинский тренер по организации времени Хелен Ханнерфельдт.

Важно, неважно…

Очень часто, войдя в рабочий ритм, мы начинаем выполнять задания по мере их поступления, как говорится «на автомате». И нередко бывает так, что, потратив полдня на менее важные вещи, к концу работы мы вдруг осознаем, что отчет, который к завтрашнему утру ждет шеф, писать уже некогда. Чтобы верно расставить приоритеты и не хвататься за все подряд, эксперты рекомендуют использовать так называемый метод Эйзенхауэра.

Его суть заключается в том, что все дела делятся на четыре категории — «срочные и важные», «срочные, но неважные», «важные, но несрочные», «неважные и несрочные» — и выполняются именно в такой последовательности. Считается, что такой подход к работе придумал и успешно применял американский президент Дуайт Эйзенхауэр, именем которого и назван метод.

«Конечно, есть опасность переборщить и поместить слишком много дел в категорию «срочные и важные», что опять-таки провоцирует стресс. Но в целом этот способ очень хорошо помогает сконцентрироваться на главном», — говорит психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт. Кроме того, по ее словам, опыт показывает, что дела, попадающие в последнюю категорию — «неважные и несрочные» — очень часто решаются сами собой.

Обязанности и цели

Людям с развитым чувством ответственности любая работа кажется важной. Однако не стоит забывать и о том, что у вас, как у любого сотрудника, есть список заданий, четко прописанный в трудовом договоре. Поэтому все, что напрямую не входит в ваши обязанности, вы с легким сердцем можете оставлять «на потом» или вообще игнорировать.

Не стоит забывать и о личных целях. Эксперты рекомендуют сконцентрироваться на заданиях, которые обогащают ваш профессиональный опыт и помогают продвинуться по карьерной лестнице. Ну а рутинную работу — тот балласт, который волей-неволей приходится тащить с собой, следует по возможности оптимизировать или доверить другому исполнителю.

Как правильно планировать рабочий день?

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  • правила начала дня;
  • правила середины дня;
  • правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.


Как распланировать рабочий день, чтобы всё успеть и не умереть к вечеру

Главное, что нужно знать про тайм-менеджмент

Универсального способа, как организовать рабочий день, чтобы все успеть, не существует!

Мы проверяли, правда. Во-первых, потому что все люди разные, и не все любят планировать и делать задачи по списку. Во-вторых, потому что рабочие дни у одного и того же сотрудника тоже бывают разные. Иногда нужно за 8 часов провести два мозговых штурма, три совещания, сдать очень важный проект, а иногда — не отрываясь на разговоры, сделать сотню мелких, но требующих высокой концентрации дел. Одним способом тут не отделаешься. Чтобы лучше понять, как распланировать свой день, полезно знать много разных инструментов и принципов и научиться вовремя их применять.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда. Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести. Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат. Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата.

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу. Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании.

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже в офисе. Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.

Планируем начало рабочего дня

Мы много раз слышали, что для эффективной работы надо вставать ужасающе рано, мчать в спортзал, завтракать мега-полезным смузи и как можно больше улыбаться. Ну, что тут сказать? Кто-то действительно любит встать пораньше и переделать самые важные дела еще до 10 утра, но кто-то скорее уснет за рабочим столом, если проснется раньше 11.

Не важно, в какое время вы просыпаетесь и начинаете работать.Чтобы все успеть, рекомендуем в начале дня следовать трем простым советам, чтобы создать настрой:

1. Быть в базовом состоянии

Это значит быть бодрым, сытым и здоровым. Без этого о продуктивной работе можно забыть. Если что-то идет не так, лучше вообще отложить дела (даже срочные) и вернуться к ним как только поправите состояние. Завтраком, коротким сном или больничным.

2. Заранее знать план на день

Хотя бы примерный. Держать все рабочие дела первостепенной важности в голове неудобно и ненадежно. Чтобы лучше понимать, как распланировать свой день, нужно сразу иметь перед глазами весь список задач, которыми нужно заняться сегодня. Первым делом открывайте свой todo, календарь или что угодно еще и распределяйте по приоритетам всё, что там видите.

3. Начать с подходящего дела

Есть два типа людей. Первые предпочитают начинать с самой сложной и трудоемкой цели на день. Это принцип «eat that frog», когда вы безотлагательно приступаете к самому главному делу, тратите на него столько, сколько нужно ресурсов в начале дня и приступаете к остальным более простым и приятным задачам только когда покончите с первым монстром.

Второй тип людей — любители практики маленьких шагов. Они скорее уволятся, чем с самого утра возьмутся за что-то жесткое и сложное. Им нужно раскачаться, войти во вкус. Убедиться, что они молодцы, набрать скорость на задачах попроще и только потом на этой энергии браться за неприятные задачи.

Если вы уже знаете, какой принцип вам ближе — отлично. Теперь понятно, с чего начинать день. Всем, кто сомневается, советуем поэкспериментировать в течение недели и определить свой тип.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи. И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас. Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для планирования квадрат Эйзенхауэра, помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.

Планируем конец рабочего дня

Основная задача — подготовиться к завтрашнему дню и уйти отдыхать со спокойной душой.

Проверьте свой план на прошедший день

Пройдитесь по списку задач на день: проверьте, что вы сделали, какие задачи остались нерешенными. Если есть силы и время дорешать несделанное — займитесь этим. Если нет — перенесите задачи на следующий день.

Заранее составьте план на завтра

И минимально приоритезируйте его. Теперь вы знаете, что завтрашний день зависит от того, каким будет этот список.

Не засиживайтесь допоздна

Чтобы поддерживать эффективность на работе, надо качественно отдыхать в свободное время. Заряжаться энергией, получать новые впечатления и просто банально отсыпаться. Базовое состояние само себя не поддержит. Так что научитесь тому, как организовать свой день, чтобы все успевать. И как нормально планировать свой отдых (и активный, и пассивный). Хватит с вас ночных переработок! Профессиональное выгорание наступает незаметно.

Вместо итога

Планирование — это привычка. Вы просто в какой-то момент понимаете, что гореть на каждом дедлайне совсем не обязательно, а если всё продолжать в том же виде, стресс станет хроническим, а пропущенных и не сделанных задач будет только больше.

С этого момента и система приоритетов сама собой подбирается подходящая, и помодоро-таймеры появляются сами собой.

Просто начните. И идеальные способы найдут вас сами.

Успеть все: как спланировать рабочий день

Квадрат 1. Важные, срочные дела

Дела из этого квадрата нужно выполнять сразу, как только они появились: проекты с жестким дедлайном, поломка колеса в авто, недовольство заказчика по проекту, потоп в квартире.

Этот квадрат позволяет увидеть самые проблематичные задачи для их срочного решения. Приступать к таким задачам лучше самому, не делегируя.

Квадрат 2. Важные, несрочные дела

Это квадрат для дел, которые нужно выполнить обязательно, но нет необходимости решать их в ту же минуту. К примеру, оценка проекта, поиск новых идей, обучение и самообразование. Эффективнее спланировать, когда нужно реализовать задачи и не отвлекаться на них до установленных сроков.

Квадрат 3. Неважные, срочные дела

Делегировать – основное слово для этого квадрата. Как раз здесь находится основная масса задач, которые отнимают больше всего времени, но не являются эффективными.

Работа с неприоритетными задачами, необязательные встречи и совещания, ответы на почтовые письма и звонки, уборка квартиры, поход за продуктами – все это по возможности нужно перепоручать.

Квадрат 4. Неважные, несрочные дела

Из названия уже сразу ясно, что невыполнение дел из этого квадрата не несет никаких последствий. Такие дела, при желании, можно выполнить позже, когда есть свободное время. Но лучше вообще вычеркнуть их из списка своих ежедневных задач. Сюда относятся долгие разговоры по телефону, бездумное просиживание в соцсетях, просмотр телевизора, прочтение ненужных почтовых рассылок и писем.

Как мотивировать себя выполнять задачи по матрице Эйзенхауэра?

Честно, никак. Если искать мотивацию, чтобы осознанно распределять дела по квадратам, то в итоге можно ее просто не найти. А задачи так и не будут решаться. Ничего не мотивирует так, как просто сесть и начать. Научись ежедневно вырабатывать силу воли. Попробуй хотя бы неделю следовать четкому алгоритму в ежедневном планировании.

Съешь лягушку

День лучше всего начинать с выполнения важных и срочных дел. Поставь перед собой установку: не отвлекаться от задачи в течение 30 минут, завершить ее до конца и только потом переходить к следующей. Так утром ты «съедаешь всех лягушек» и основную часть дня спокойно занимаешься важными несрочными задачами.

Любая задача должна быть записана

Письменная формулировка задачи – залог позитивных изменений. Только представь: записывая каждую из возникающих целей и задач, ты ничего не упустишь, сгенерируешь новые идеи и сможешь воплотить их в реальность.

Сначала записывай свои мысли на обычный лист бумаги. Сделай это своего рода игрой, в ходе которой нужно записать как можно больше своих идей. Поразительно, но в результате такого мозгового штурма рождаются важные цели и задачи. Не нужно суетиться и переживать, в какой из квадратов их распределить. Так теряется фокус и энергия.

Невыполнение запланированного

Даже при самом четком составлении плана на день не все задачи могут быть выполнены. Просто внеси невыполненные пункты в план следующего дня. Если ты переносишь задачу 3-5 раз, подумай, возможно, она в данный период жизни не так важна, и ее выполнение можно отложить либо вычеркнуть насовсем.

Лимит рабочего дня

Мы привыкли считать, что чем больше сидим за рабочим столом, тем больше сможем сделать. Но мы не задумываемся о чередовании напряженной работы и осознанного отдыха, поэтому и не восстанавливаемся, как нужно. С самого утра и до вечера мы расходуем эмоциональную и умственную энергию, а про физическую энергию забываем. Практически весь день проводим в сидячем положении и делаем один единственный перерыв на обед. После снова возвращаемся к сидячему образу жизни, обделяя себя в физическом плане.

Чтобы обеспечивать баланс между расходом и восстановлением энергии нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, совмещая с разминкой. Принимать пищу 3-4 раза в день: полноценный завтрак, перекус между 10-11 часами дня, обед, перекус между 4-5 часами, легкий ужин. Если есть возможность, позволь себе дневной сон. 20 минут восстановят силы и твоя продуктивность на вторую половину дня однозначно возрастет. И, самое важное, заканчивай работу вовремя. Не перерабатывай. Таким образом ты сможешь каждый вечер уделять семье и своим хобби, не думая о работе. Поверь, работать ты будешь гораздо эффективнее, если позволишь себе регулярное восстановление сил.

11 Советов как планировать рабочий день, чтобы все успевать

Чаще всего виноваты ваши навыки планирования – главные «Soft-skills», которые обычно оценивают вместе с мотивацией и драйвом.

Именно от планирования зависит ваш потенциал, продуктивность и, в конечном счете, зарплата.

Так что развитие этого навыка целиком в ваших интересах.

Давайте разбираться, что делать, чтобы приблизиться к «идеальному» рабочему дню и стать чемпионом продуктивности.

1

Планируйте 70% времени, оставляйте 30% на непредвиденные ситуации

Возьмите на вооружение правило «70 к 30».

«Забивайте» до 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации.

Иначе каждое лишнее действие будет «красть» время у основной деятельности, и вы перестанете вообще что-либо успевать.

Некоторые события невозможно предсказать, так что они всегда вносят эффект непредсказуемости.

2

Планируйте день заранее

В зависимости от того, «сова» вы или «жаворонок», планируйте рабочий день с утра или с вечера предыдущего дня.

Но не переоценивайте себя: не ставьте «невыполнимые» планы.

Задачи записывайте в блокнот или онлайн планировщик.

Дела разделяйте на несколько групп:

  1. Важные и срочные. Например, срочно разобраться с банком, иначе в дальнейшем будут неприятности из-за кредита. Такие задачи редко встречаются, но забирают массу времени и энергии.
  2. Важные и несрочные. Сюда относится большая часть рабочих задач, а также обучение. Как правило, забивают «голову». Постоянно откладывать их нельзя, но и решить за один день тоже не получится.
  3. Срочные и неважные. На решение этих задач уделяйте минимум времени.
  4. Несрочные и неважные. Эти дела откладывайте или отменяйте. Приступайте к ним, только если выполнили ежедневный план и вам больше нечем заняться.

3

Самые важные дела выполняйте до обеда

Считается, что больше всего энергии и мотивации у человека утром.

Но не у всех.

Бывают «жаворонки» и «совы».

Хотя это довольно условное разделение, некоторым действительно проще концентрироваться ночью.

Для «жаворонков» важные дела выполняйте в первой половине дня.

В обед можете сделать некоторые срочные дела (позвонить, заплатить налоги).

Работать во второй половине дня будет проще, если вы знаете, что основные задачи уже решены.

На вечер оставляйте только наиболее простые задачи.

Для «сов» все переходит во вторую половину дня и вечер.

При этом звонки и общение с людьми все равно оставляйте на утро: если вы – «сова», это не значит, что ваш клиент или собеседник тоже.

Этот же принцип применяйте и к другим частям плана.

Например, выполняйте наиболее важные дела до четверга, чтобы на пятницу и на выходные оставались простые задачи.

4

Планируйте отдых

В каждом часе закладывайте 10-15 минутный перерыв.

То есть 45-50 минут на работу, 10-15 минут на отдых.

В свободное время делайте зарядку, почитайте книгу, новости, прогуляйтесь, приведите в порядок рабочее место, посмотрите мемы, в конце концов.

5

Оставайтесь реалистами

Каждый план должен быть легко выполним, даже в условиях самого «срочного» форс-мажора.

Подобную стратегию использовали в СССР: «5-и летки» были легко выполнимы, поэтому всегда перевыполнялись.

И сам факт перевыполнения мотивирует лучше любой похвалы – не зря в СССР на перевыполнении всегда делали акцент.

Если вы ставите планы не только самому себе, но и озвучиваете их перед начальством, постоянное перевыполнение – сигнал к бонусам, надбавкам и повышению.

Если вам нужно поставить сложную и долгую цель, разбейте её на маленькие этапы, растянув во времени.

Или еще лучше — делегируйте часть задач.

Планирование и делегирование тесно связаны между собой.

Более того, именно эти два качества ответственны за повышение до уровня руководителя.

Разгружайте себя, перепоручив обязанности и взяв на себя лишь те функции, которые нуждаются в вашем непосредственном контроле.

6

Дробите крупные цели на подзадачи

Людям нравится факт выполнения задач, а также те задачи, вознаграждение за которые наступает немедленно. Поэтому крупные цели делите на мелкие, каждую из которых можете реализовать за пару часов.

Такое планирование имеет несколько плюсов:

  • При достижении крупной цели вы не знаете, сколько именно времени вам потребуется на её реализацию. Но при постановке задачи на ближайшие несколько дней этого и не требуется.
  • У вас есть точный план действий на ближайшие сутки.
  • По итогу трудового дня вы получите удовлетворение от проделанной работы.

7

Поддерживайте порядок

Ставьте на место инструменты, которыми не пользуетесь.

Все вещи должны храниться на отведённых для них местах.

Файлы подшивайте в папки и складывайте в ящик, сортируйте квитанции, чеки, приказы.

Ручки и карандаши держите в отдельном ящике.

Некоторые считают «творческий беспорядок» на своем столе помощником, аргументируя это тем, что человек знает, что где лежит. Но это один из классических примеров самообмана, связанный с ленью.

Постарайтесь поддерживать порядок на столе хотя бы месяц и вы удивитесь, как возрастет ваша мотивация и продуктивность.

Как ни странно, все это работает с компьютером.

Если на рабочем столе вашего компьютера куча файлов с непонятными именами, в которых уже невозможно разобраться, вместо того чтобы приступить к работе, вы охотнее зайдете в интернет.

С первого рабочего дня создайте каталог с рабочими файлами, продумайте структуру, а также всегда давайте понятные имена папкам и файлам.

Удаляйте ненужные файлы или создайте папку «архив», сохранив логичную структуру. Особое внимание уделите борьбе с бесконечными дубликатами.

8

Придерживайтесь здорового образа жизни

Занятия спортом или любая ежедневная рутина дисциплинируют и вводят планирование в привычку.

Активный отдых позволит быстрее набраться сил.

Кроме того, смена деятельности сама по себе настраивает на работу.

Ложитесь спать вовремя, до полуночи. Сохраняйте единый распорядок в рабочие и выходные дни.

Кстати, излишнее потребление сахара снижает продуктивность, повышает сонливость и апатию.

А еще — проветривайте помещение, в котором работаете.

А если кое-кому в вашем офисе постоянно холодно, хотя бы прогуливайтесь в обеденный перерыв.

Такие мелочи значительно ухудшают работоспособность.

9

Пользуйтесь электронным планировщиком и онлайн инструментами

Бумажный ежедневник кажется удобным, привычным и доступным. Но планы нередко приходится переписывать.

И для этого лучше подходит электронный планировщик.

Мы уже писали про онлайн-сервисы, которые помогут вам приоретизировать задачи и победить прокрастинацию.

Кроме того, в таких программах доступна система напоминаний и статистика, а работают они с любого устройства.

10

Где взять время, или 25-ый час в сутках

Иногда, чтобы всё успевать, нужно дополнительное время. И тогда приходится чем-то жертвовать.

Но чаще всего достаточно просто пересмотреть взгляд на привычные вещи.

Посчитайте, что для вас выгоднее – потратить дополнительно 15 тысяч в месяц и получать готовые обеды каждый день или тратить по 3 часа на приготовление, теряя рабочее время и, соответственно, зарплату.

Оцените все возможные источники свободного времени:

Дорога на работу и домой

Это время сократить сложно, но зато его можно заполнить выполнением полезных дел – прослушиванием аудиоуроков, звонками, планированием на следующий день.

Опять же посчитайте – возможно, вам выгоднее снимать квартиру рядом с работой:

Да, вы потратите дополнительные деньги на аренду, но у вас прибавится до 3х часов в день, что в итоге может привести к повышению.

Поход в магазин

Покупайте продукты на выходных, на всю неделю. И заполняйте ими весь холодильник.

Нерационально каждый день тратить 0,5-1 час на очереди. Это не только экономит время, но и деньги.

А еще лучше – используйте доставку еды.

Сейчас это гораздо выгоднее любых походов по магазинам в выходные.

Приготовление еды

Используйте домашние заготовки (котлеты, пельмени) на случай нехватки времени.

Готовьте еду заранее, на всю неделю и расфасовывайте по контейнерам.

В процессе готовки слушайте аудиокурсы.

Постепенно покупайте приборы для экономии времени: мультиварки, микроволновки.

Если вы живете в крупном городе, поищите сервисы доставки готовой еды.

Полноценный рацион из 3-4блюд (завтрак-обед-ужин) стоит всего 12-17 тысяч в месяц (для Москвы).

И это выгоднее ежедневных походов в кафе, булок и шоколадок на перекусы.

Уборка

Поддержание порядка отнимает меньше времени, чем еженедельная уборка.

Сильно сократит время на уборку посудомоечная машина, робот-пылесос.

Подумайте о делегировании: используйте биржи фриланса, чтобы найти исполнителей, которые пару раз в месяц будут проводить вам генеральную уборку.

Это не так дорого, как кажется.

О дополнительных затратах

Да, возможно, некоторые посчитают дополнительные траты на обеды, службу клининга или доставку еды необоснованными, но прежде, чем делать поспешный вывод, подумайте вот о чем:

  • Рассчитайте, сколько стоит час вашего времени, разделив вашу зарплату на количество часов.

    В 90% случаев, ваше время окажется дороже, чем обращение к профильному специалисту, который возьмет на себя часть задач.

  • Кроме того, если вы будете все успевать на работе, это приблизит вас к прибавкам и повышению.

    А даже если нет, то выигранное время вы потратите на себя – это спасет вас от депрессии, прокрастинации и неудовлетворенности жизнью.

Заключение

Все дела успеть невозможно, так что проблема нередко не в планировании, а в завышенных целях.

Хороший план должен учитывать отдых и непредвиденные ситуации.

Ни один человек не может быть продуктивным без полноценного отдыха.

Поэтому у вас не получится загрузить себя с утра до вечера.

Планируйте отдых с друзьями, семьей, в одиночестве. Не пренебрегайте отпуском и выходными.

Именно это дает «толчок в вашей профессиональной деятельности.

Экономьте время на уборке дороге и магазинах, а не на отдыхе и хобби.

Заботьтесь о порядке в доме и на рабочем месте, а также о своих силах и здоровье.

Для самоконтроля и развития привычек пользуйтесь онлайн-планировщиками.

Если вы серьезно отнесетесь к планированию и пересмотрите свой рабочий график, уже через месяц вы заметите ощутимый результат – у вас появится больше времени и сил, что в итоге привет к личностному и карьерному росту.

Как эффективно планировать рабочий день

Краткое описание
  1. Записывайте задачи на каждый день заранее
  2. Организуйте задачи в порядке их приоритета
  3. Выделите время для ваших задач
  4. Включите некоторое время на непредвиденные обстоятельства в вашем графике
  5. Переоцените элементы в своем планировщике
  6. Напишите журнал

То, как вы планируете свои повседневные действия на работе, может повлиять на вашу продуктивность или снизить ее.Это может начаться утром, накануне или даже за неделю или две до этого.

Организованность существенно повлияет на вашу продуктивность. Это означает наличие времени, выделенного для каждой задачи, и стратегии для выполнения различных задач в кратчайшие сроки.

Проще сказать, чем сделать оптимальное планирование рабочего дня. Если вы часто или время от времени обнаруживаете, что у вас напряженный рабочий день, а в конце вы делаете немногое, то вы не одиноки. Как и многим людям, все, что вам нужно, это немного встряхнуть.

В этом руководстве представлены проверенные стратегии, которые необходимо реализовать, чтобы лучше организовать свой рабочий день (дни). Если все сделано правильно, ваша эффективность и продуктивность возрастут. Давайте начнем.

Записывайте задачи на каждый день заранее

Какие задачи вы хотите выполнять в течение дня? В какое время вы должны заполнить каждую? У тебя есть на них время?

Вы должны начинать каждый день с четких ответов на эти вопросы. Вот тут-то и пригодится календарь или планировщик.Это может быть еженедельный или ежедневный планировщик. Планировщик может быть в цифровом виде, или вы можете пойти по старинке и использовать простой блокнот.

Важно, чтобы вы выбрали планировщик с учетом вашего вкуса и бюджета. Выбранный инструмент также должен быть функциональным, чтобы выполнять свою работу.

Должно быть легко вводить данные, а также просматривать элементы вместе с выделенным временем с точным уровнем детализации, который вам нужен.

Цифровой календарь должен иметь больше смысла, если вам нужно удобство.Вы можете иметь календарь на телефоне или планшете и носить его с собой куда угодно. Или вы можете разместить его в облаке, где вы можете получить к нему доступ с ноутбука, телефона, планшета или любого другого устройства с подключением к Интернету и экраном.

Большинство цифровых календарей, таких как Google Calendar или MS Outlook, позволяют синхронизировать данные и делать их доступными на всех ваших электронных устройствах. Это гарантирует, что ваш календарь всегда будет под рукой в ​​любом месте и в любое время. Некоторые решения также включают напоминания, чтобы вы не пропустили расписание.

Цифровой планировщик также позволяет добавлять примечания, где это необходимо, или легко вносить необходимые изменения.

Выбираете ли вы бумажный или цифровой планировщик, убедитесь, что он документирует план действий на неделю прямо перед ее началом. Для ежедневного календаря обновите расписание на день накануне.

Идея состоит в том, чтобы подходить к каждому дню с четким и подробным списком дел. Это самый надежный способ более эффективно управлять своим временем. Это увеличивает вероятность своевременного выполнения наиболее важных задач и снижает вероятность того, что вы что-то забудете.

Как подойти к своему календарю

В идеале вам нужно организовать свой день таким образом, чтобы у вас было достаточно (или больше) времени для важных задач.

Если вы обычно не более продуктивны в другое время, кроме утра, ваш день должен начинаться с более важных задач. Таким образом, вы с большей вероятностью завершите их в течение дня. Менее важные задачи всегда можно отложить на потом, если не хватит времени.

1. Организуйте задачи в порядке их приоритета.

Начните с перечисления всех задач, которые вам необходимо выполнить.Затем отсортируйте элементы в списке в порядке их приоритета. Что важнее и срочнее? Что сложнее? Для выполнения каких задач потребуется больше времени?

Самые важные задачи должны быть в вашем расписании на первом месте. Им нужно уделить приоритетное внимание, чтобы они были завершены в первую очередь. Менее важные следует запланировать на ожидание или разместить ближе к концу дня или недели — в зависимости от типа вашего календаря.

После того, как вы определили и отсортировали свои задачи в порядке приоритета, самое время отметить их.Электронные календари упростят это. Они загружены такими функциями, как цветовые коды, которые вы можете использовать, чтобы отделить высокоприоритетные задачи от остальных.

Это также самое время сделать заметки в своем ежедневнике. Если вам нужно что-то запомнить о задаче, обязательно запишите это. Каждая заметка, помещенная рядом с соответствующей задачей, поможет вам запомнить те мелкие детали, которые часто легко забываются.

2. Выделите время для ваших задач

Для выполнения каждого действия потребуется определенное количество времени.Выделяйте разное количество времени на различные задачи в зависимости от их уровня сложности и ваших способностей.

Позвольте более сложным или ответственным задачам отнять львиную долю вашего времени. Между тем, ставьте более срочные задачи на первое место в своем расписании, чтобы вы могли выполнить их раньше, чем менее срочные.

В рамках своих заметок вы можете указать, почему вам нужно столько времени для каждой соответствующей задачи.

Пока что, будьте реалистами. Не выделяйте слишком мало времени ни на один предмет.Это может быть только судебное разочарование. Более сложные задачи потребуют больше времени, поэтому стоит помнить об этом при составлении расписания.

Учтите, что часто возникают отвлекающие факторы, поэтому ваш календарь должен учитывать такие шансы. Не забывайте также учитывать перерывы между задачами. Вы можете приносить напитки и еду в перерывах между задачами. Обязательно укажите время для каждого из них, чтобы не было непреднамеренных запусков.

Даже при отсутствии непреднамеренных отвлекающих факторов не следует недооценивать количество времени, которое потребуется для выполнения каждой задачи.Это помогает хорошо обдумать решение, сколько времени выделить на задачу.

3. Включите в свой график время на непредвиденные обстоятельства.

Время на непредвиденные обстоятельства позаботится о тех непредвиденных событиях в течение дня. Это может быть экстренный инструктаж, длительный телефонный разговор с клиентом или другая чрезвычайная ситуация.

Вам будет легче, если в вашем расписании будет примерно на 20 процентов больше времени. Вы будете счастливы, включив эти дополнительные минуты, когда теперь вы избежите отставания, несмотря на это неожиданное прерывание.

В зависимости от сложности задачи может потребоваться довольно много времени, чтобы просто подготовиться к выполнению работы. Таким образом, это помогает добавить немного времени на амортизацию, чтобы гарантировать, что обо всем позаботятся более точно.

Обратите внимание, что вам может потребоваться больше времени на непредвиденные обстоятельства, если ваша работа довольно непредсказуема. Вы никогда не можете точно сказать, когда что-то произойдет, поэтому лучше подготовиться к этому. Таким образом, вам не придется ругать себя, если это произойдет.

Некоторые прерывания сложно предсказать, но с некоторыми можно справиться.Итак, для довольно непредсказуемой работы постарайтесь найти способы управлять перерывами, чтобы вам не приходилось откладывать слишком много времени на непредвиденные обстоятельства.

Если необходимо, подумайте о работе в нерабочее время. Вы можете быть удивлены, обнаружив, что в эти несколько дополнительных часов вы достаточно продуктивны. Все дело в том, чтобы выяснить, сколько часов работы вы можете себе позволить в день, и приспособиться к задачам, которые необходимо выполнить.

Если в вашем ежедневном расписании первыми будут более важные задачи, это обеспечит их выполнение, несмотря на любые непредвиденные проблемы.

В любом случае список дел должен помочь вам сосредоточиться на завершении задачи. С его помощью будет легче избегать ненужных отвлекающих факторов, которые в противном случае могли бы снизить вашу продуктивность.

4. Переоцените элементы в своем ежедневнике

Хотя общее правило — придерживаться своего ежедневника, иногда вам придется вносить изменения.

Корректировки могут быть вызваны изменением вашего запланированного действия или просто некоторыми деталями, которые вы забыли включить с самого начала.

Осмотрев календарь по-новому, можно заметить те области, в которых нужно внести некоторую корректировку.

Если вам нужно перенести что-то на следующий день, подумайте о том, чтобы поместить их в первую очередь, чтобы изменение не повлияло на них отрицательно. Кроме того, при внесении изменений убедитесь, что вы перемещаете только те элементы, которые являются гибкими, а не элементы с высоким приоритетом.

Напишите дневник

В конце рабочего дня подумайте о том, чтобы записать свою оценку дня в дневнике. Это отличный способ оценить свою работу.Достигли ли вы всех поставленных целей? Вы выполнили каждую задачу в отведенное время? Есть ли какая-то тенденция в вашей работе, по которой вам нужно действовать?

Из журнала вы можете увидеть, нужно ли вам добавить больше времени к ежедневным задачам или сократить. Или вы также можете определить, идеально ли время, которое вы распределяете по задачам.

Какие бы проблемы или разочарования вы ни встретили на работе, вы их разрешите, если запишите их в форме дневника. И вы поймете, что почувствуете себя намного лучше после 5-10-минутной тренировки.

Заключительные мысли

Вы, вероятно, найдете некоторые из этих советов достаточно простыми; даже очевидно. Однако не все применяют их на практике. Если вы боролись с производительностью и эффективностью на работе, то, возможно, пора начать применять эти проверенные и верные рекомендации. Вы будете рады, когда ваше управление временем и эффективность начнут расти.

12 способов продуктивно структурировать свой рабочий день

Если вы устали от повседневной рутины и хотите немного встряхнуть ситуацию, у меня для вас хорошие новости: существует множество различных способов настроить себя на успех. день.Независимо от того, занимаетесь ли вы списком дел с ручкой и бумагой или занимаетесь поэтапным планированием, у вас есть множество вариантов, чтобы переключить его и посмотреть, что еще работает для вас.

Вот 12 различных способов структурировать свой рабочий день и сделать его интересным.

  1. Наиболее распространенные стратегии успеха включают структурирование дня по времени. То есть выяснить, какое время для работы наиболее продуктивно — утро, день или вечер, и придерживаться его. (TeamGantt)

  2. Вы также можете смоделировать свой день, посмотрев на то, что делают успешные люди, и увидев, что вам лучше всего подходит для подражания. (Forbes)

  3. Если вам нужна более подробная структура для выполнения задачи, ознакомьтесь с этим почасовым планом для идеального рабочего дня. (Кварц)

  4. Хотите более продуктивного утра? Откажитесь от электронных писем и сначала займитесь чем-нибудь интересным для себя. (AllBusiness)

  5. Еще один способ мотивировать себя на выполнение работы — это визуализировать свои задачи вместо того, чтобы писать (или печатать) их. (Zapier)

  6. Окончательный распорядок дня не прекращается только в часы работы в офисе — он связан с питанием, упражнениями и достаточным отдыхом. (The Huffington Post)

  7. Вы также можете взглянуть на то, как живут богатые, хотя Рамзи в Blog Tyrant объясняет, почему это не лучшая цель, к которой нужно стремиться. (Blog Tyrant)

  8. Вы тот, кому нужна творческая энергия для выполнения работы? Вот как составить график задач для достижения максимальной творческой эффективности. (Fast Company)

  9. Если выполнение вашей должности — это то, что вам нужно, попробуйте уловки, такие как ежедневная единственная цель, чтобы стимулировать вашу мотивацию. (Выберите мозг)

  10. И не пытайтесь переключить все сразу — вам лучше внести простые изменения. (Союз фрилансеров)

  11. Вы фрилансер, который сам устанавливает свое время? Ознакомьтесь с расписаниями других фрилансеров, чтобы понять, как вы можете проводить свое время. (Site Point)

  12. Не готовы полностью отказаться от своей обычной рутины? Без проблем. Вместо этого вы можете начать с малого, организовав свой список дел по-другому, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас. (The Daily Muse)

8 советов по структурированию рабочего дня для повышения производительности

Кофе в 7, работа в 8 и обед в 2; все кажется легким, когда задачи выполняются в назначенное время. Что-нибудь необычное, и ваша рутина пойдет насмарку.Многие люди знакомы с этой ситуацией и в результате столкнулись с серьезными последствиями. Но кто сказал, что вас тоже ждет та же участь ?!

Итак, чтобы облегчить вашу ношу, вот 8 советов, которые помогут вам повысить продуктивность с помощью структурированного распорядка рабочего дня!

# 1 Планируйте свой рабочий день заранее

У успешных людей есть одно общее; они планируют свой рабочий день, чтобы уменьшить вероятность того, что любой неблагоприятный случай застает их врасплох.Обычно люди делают перерывы, чтобы поднять себе настроение. Однако, если вы уделяете побочным занятиям больше внимания, чем реальной работе, у вас могут быть проблемы.

Итак, прежде чем заниматься бесполезными делами; составьте список дел и упомяните все свои дела, связанные с работой. Если возможно, вы также можете выделить время для каждой задачи, чтобы она была более эффективной. Отметьте каждую задачу, как только вы ее выполните. Кроме того, не забудьте побаловать себя, если вы неукоснительно следуете своему единственному планировщику рабочего дня!

# 2 Планирование задач на основе важности

Чаще всего люди заняты другими задачами, игнорируя важные или важные задачи.Хотя этот распорядок не причиняет вреда, он заставляет мозг человека принимать эту практику как привычку. Поскольку перестроить мозг сложно, возьмите за привычку зачислять свои задачи в зависимости от их важности. Вам не нужно писать задание на весь день; Достаточно всего трех важных задач.

Кроме того, наличие расписания поможет вам не сбиться с пути и помешает вам сначала выполнить неважные задачи!

# 3 Создайте контрольный список

Независимо от того, включает ли ваша важная задача преобразование документов из PDF в doc или какую-либо другую задачу, наличие контрольного списка поможет вам быстрее выполнять рутинную работу.Как правило, у людей масса задач, но отсутствие планирования отнимает у них время.

Итак, перед фактическим рабочим днем ​​составьте контрольный список всех задач и расположите их на основе их важности. Таким образом вы будете знать, какие задачи должны быть выполнены и в какое время.

Чтобы быть более продуктивным в рабочий день, управление временем играет решающую роль. С помощью контрольного списка вы можете не только управлять своим днем, но и сэкономить время! Вы можете создать контрольный список традиционным способом или использовать для этого различные приложения.

# 4 Жонглируйте между задачами

Придерживаться одной задачи может быть обыденным, особенно если задача требует времени. Более того, такие задачи заставляют людей делать больше перерывов, чем требуется. Это снижает производительность и требует дополнительного времени. Чтобы не тратить слишком много времени, вы можете жонглировать задачами.

Например, если у вас есть несколько задач, вы можете дать каждой задаче в общей сложности двадцать минут. Установите таймер и начните работать над первым проектом, а когда таймер сработает, переходите ко второму заданию и так далее.Если хотите, можете делать короткие перерывы между задачами. Это повысит вашу продуктивность и сохранит мотивацию на более длительные периоды времени.

# 5 Никогда не откладывайте важные дела

Многие люди имеют привычку откладывать задачи на потом, особенно те, которых они боятся. Это их способ избежать важной, но решающей задачи. Поэтому вместо того, чтобы беспокоиться об этой конкретной задаче весь день, лучше заняться ею на ранней стадии.

Если вы справитесь с задачей эффективно, другие ваши задачи будут казаться менее сложными по сравнению с этим.Кроме того, вы можете гордиться собой за то, что выполнили ужасную задачу. Это еще больше подтолкнет вас к повышению продуктивности!

# 6 Проверить электронную почту в назначенное время

Если вы хотите убить свою продуктивность, проверка рабочей электронной почты — лучший способ. Это потому, что он содержит всевозможные электронные письма, от коллег, клиентов до ваших руководителей. Хотя многие письма требуют коротких ответов, всегда есть письма, требующие внимания. Прежде чем вы это узнаете, вы уже потратили час, пытаясь придумать ответ!

Подобные вещи случаются на рабочем месте, поэтому лучше выделить определенную часть своего времени на электронные письма в рабочий день.Более того, никогда не обновляйте постоянно свой мессенджер в надежде получить важное письмо.

Вот совет: просто оставьте свой мессенджер открытым в фоновом режиме, если письмо важно, немедленно ответьте на него, а если ответ может подождать, оставьте это письмо на потом.

# 7 Группировать похожие задачи

Многие люди любят многозадачность, и в этом нет ничего плохого. Однако исследования утверждают, что продуктивность человека снижается на 40%, если он пытается выполнять несколько задач одновременно!

Итак, вместо того, чтобы пробовать свои силы в нескольких задачах одновременно, научитесь группировать похожие задачи и выполнять их в определенный период времени.Например, если ваш рабочий график требует, чтобы вы сделали пару телефонных звонков в течение дня, вы можете зарезервировать час и совершить все звонки в этот период времени. Или, если вам нужно подготовить несколько черновиков, вы можете сделать все черновики одновременно.

# 8 Делайте настоящие перерывы

Чтобы поддерживать ум и тело в хорошем состоянии, всегда делайте небольшие перерывы. Поскольку никто не может быть продуктивным круглосуточно и без выходных, важно прислушиваться к своему телу, поскольку расслабленный ум может помочь вам работать лучше.Однако имейте в виду, что никогда не превышайте 20-минутный перерыв в перерывах, потому что любое большее, чем это, будет промедлением.

Тем не менее, вы можете заранее планировать свою деятельность в свободное от работы время. Так что все, что угодно между обедом, кофе или тренировкой, поможет вам зарядить аккумулятор. Кроме того, вы можете помедитировать или выйти на прогулку. Дело в том, что вы можете делать все, что хотите, пока вы находитесь вдали от экранов, включая свой мобильный телефон!

Заключение

Структурировать рабочий день несложно, потому что ключ к продуктивному дню лежит в его заблаговременном планировании.Итак, после окончания каждого дня зарезервируйте несколько минут и запланируйте все свои задачи. Кроме того, подготовьте план, который поможет вам сориентироваться во всех важных задачах. Итак, пока все усердно работают, вы будете работать умно!

_________

Совместное использование — это забота!

Как спланировать свой день для максимальной производительности | Автор: Лиз Хубер

Отличный способ начать свой день с беспокойства — это просмотреть весь свой список дел. Вы видите все, что добавили за последнюю неделю и ранее.Вы видите большие проекты и мелкие неприятные вещи. И список чертовски длинный. И вы чувствуете, что никогда не сможете сделать все это.

Конечно, это пугает. Потому что вы даже не знаете, с чего начать … и знаете, что не сможете сделать все это.

А нельзя! Вы не должны даже думать обо всем своем списке дел, когда составляете свой ежедневный план.

Единственное, о чем вы должны подумать, это: какие у меня самые важные задачи на сегодня и когда я их выполню?

Для этого вам нужно отделить ежедневное расписание от основного списка.Ваш основной список — это весь ваш список дел, содержащий все, что вам нужно сделать, организованный по проектам и категориям (например, работа, домохозяйство и здоровье). И ваше ежедневное расписание — это подмножество вашего основного списка с задачами, которые вы хотите выполнить сегодня.

Несколько способов сделать это

  1. Добавьте временные блоки в свой календарь. Вот пример моего календаря Google с цветовой кодировкой. Я использую разные цвета для разных видов работы или досуга. Это отлично работает, потому что заставляет задуматься о том, сколько времени на что-то уйдет, и, таким образом, не дает вам перезарядить себя.Кроме того, это не дает вам совершить ошибку, если вы не будете учитывать время, потраченное на собраниях, за обедом и т.д. ваши задачи из вашего основного списка в ежедневное расписание. Amazing Marvin — единственный известный мне инструмент, который позволяет планировать задачи на разные дни. Ежедневное расписание

    в Amazing Marvin

    3. Если вы работаете с другими инструментами, такими как todoist, вы можете создать отдельный ежедневный список, добавив метку сегодня к своим задачам.Таким образом, ваши ежедневные задачи будут отображаться в отдельном списке, когда вы их отфильтруете. Это не будет похоже на расписание, но, по крайней мере, вы видите только свои ежедневные дела, а не весь список дел.

    4. Если вы поклонник бумаги и ручки, вы можете просто записать свое распорядок дня в дневник или ежедневник и отмечать все по ходу дела.

    Бонусные чаевые

    Не просто планируйте свои задачи. Будьте точны в том, сколько времени это займет.

    Одной из наиболее частых причин чувства подавленности и разочарования является превышение сроков.Мы просто недооцениваем время, которое потребуется, чтобы что-то сделать, и поэтому хронически перевыполняем план! Это приводит к постоянному ноющему ощущению того, что вы никогда не делаете достаточно.

    Чтобы этого избежать, точно запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на выполнение какой задачи, а затем суммируйте его, чтобы получить общее количество часов, которое вы запланировали. Например, вот скриншот того, как я планирую свой день в Amazing Marvin. Я добавил оценки времени к каждой задаче, и приложение суммирует общее количество запланированных часов на утро, день и весь день.Это позволяет мне быстро проверить себя и, конечно, исправить, если я перегружаю себя. (У меня уже были дни, когда я планировал 16 часов работы, и, конечно, у меня не было возможности сделать это!)

    Планирование своего дня с оценкой времени в Amazing Marvin

    Чтобы лучше оценивать время, которое он потребуется, чтобы выполнить задачу, примите время, выполняя ее (мне нравится работать с Toggl). Это поможет вам лучше понять, сколько времени у вас уходит на то, чтобы делать определенные вещи, например писать пост в блоге.Со временем вы сможете очень точно планировать свой день.

    14 вещей, которые вы должны делать в начале каждого рабочего дня

    Галерея: 14 вещей, которые вы должны делать в начале каждого рабочего дня

    15 изображений

    Первые несколько часов рабочего дня могут существенно повлиять на ваш уровень продуктивности в течение следующих восьми часов, поэтому важно, чтобы у вас был утренний распорядок, который настраивает вас на успех.

    «Хорошее начало дня, когда у вас есть больший контроль, критически важно для достижения лучших результатов и, в конечном итоге, большего карьерного успеха», — говорит Линн Тейлор, национальный эксперт по рабочим местам и автор книги Tame Your Terrible Office Tyrant. «То, как вы начинаете свое утро, часто задает тон и ваше настроение на весь день. Это также может сбить с толку или направить ваше внимание. Если вы по-прежнему придерживаетесь добрых привычек на работе, вы не станете жертвой того, что не будете чувствовать себя непродуктивным и отвлеченным в конце дня или недели.”

    Фотографии: 14 вещей, которые нужно делать в начале каждого рабочего дня

    С помощью профессиональных и профессиональных экспертов Тейлора, Дэвида Шиндлера, Майкла Керра, Аниты Аттридж, Александры Левит и Майкла «Dr. Вуди »Вудворд, я составил список из 14 вещей, которые все работники должны делать каждое утро, приходя на работу.

    Придите вовремя. Это может быть очевидно для большинства людей, но некоторые не понимают, что опоздание может не только оставить плохое впечатление, но и испортить весь ваш день.«Приходить вовремя или немного раньше, это помогает вам настроиться на день и способствует возникновению чувства выполненного долга», — говорит Тейлор.

    Сделайте глубокий вдох. «Буквально», — говорит Майкл Керр, спикер международного бизнеса, автор и президент книги «Юмор на работе». «И сделай что-нибудь, чтобы сосредоточиться на настоящем». Многие люди приходят на работу в изнеможении, потому что они не оставляют дома достаточно времени, чтобы заниматься «домашними делами», — говорит он, — «а затем они с трудом переживают еще одну ужасно напряженную поездку на работу, а затем погружаются в безумие.«Замедление, пауза и создание рутины вокруг себя могут творить чудеса», — добавляет он.

    Возьмите пять. После глубокого вдоха дайте себе пять минут, чтобы освоиться, — говорит Майкл. Вуди »Вудворд, доктор философии, организационный психолог и автор книги The YOU Plan. «Это хороший способ задать тон дня. Не позволяйте безумным коллегам, потерявшимся в собственном замешательстве, торопиться с вами ». — Нет ничего необычного в том, чтобы просыпаться из-за большого количества писем, просто кричащих о вашем внимании, — добавляет он.«Задача состоит в том, чтобы уделить себе минутку, прежде чем с головой окунуться в свой день».

    S Пирог каждый день с чистого листа . Возможно, вам придется присутствовать на проектах или обсуждениях, перенесенных с предыдущего дня, но старайтесь относиться к каждому дню как к свежему, — говорит Дэвид Шиндлер, специалист по трудоустройству и автор книги Learning to Leap . «Забудьте о вчерашнем дерьме, узнайте, что происходит в начале дня, будьте организованы и готовы или сразу же приступайте к делу, если это необходимо», — говорит он.

    Не будь капризным. Вам нужно обращать внимание на свое настроение и осознавать его влияние на других. «Первым и последним делом дня является момент, когда эмоциональный интеллект может иметь наибольшее влияние», — говорит Шиндлер. Так что, если вы не «жаворонок», постарайтесь расслабиться и проявить позитивный настрой, когда придете в офис. Если нужно, выпейте вторую или третью чашку кофе.

    Керр соглашается. «Ваш первый час на работе может установить ваш« барометр отношения »на весь оставшийся день, поэтому с чисто эмоциональной точки зрения я считаю, что это важная часть дня», — говорит он.«Одна утренняя сварливость может заразить всю команду и поставить всех не на ту ногу».

    Организуйте свой день. Первый час рабочего дня — лучшее время, чтобы оценить приоритеты и сосредоточиться на том, что вам абсолютно необходимо, — говорит Керр. «Слишком много людей отвлекаются утром первым делом на неважные занятия, такие как ныряние прямо в болото электронной почты, когда может возникнуть целый ряд более важных вопросов, которые необходимо решить». Составьте список дел или обновите тот, который вы сделали накануне, и постарайтесь его придерживаться.Однако, если у вашего босса есть острая необходимость, можно изменить свои приоритеты в разумных пределах, добавляет Тейлор.

    Анита Аттридж, карьерный и исполнительный тренер Five O’Clock Club, организация карьерного коучинга, говорит, что когда вы составляете свой утренний список дел, определяйте, что нужно сделать сегодня, а что можно сделать завтра, и соответственно расставляйте приоритеты. «Также определите свое пиковое рабочее время и соответствующим образом спланируйте свой график», — говорит она. «Используйте свое пиковое время каждое утро для выполнения самых важных дел.”

    Присутствовать. Даже если вы не жаворонок, вам нужно бодрствовать, когда вы доберетесь до офиса. Особенно, если вы занимаетесь руководящей позицией, очень важно присутствовать, мысленно и физически, и общаться. «Одна из самых больших неприятностей в офисе, которую я слышу от сотрудников, — это то, как их непосредственный руководитель просто дует на них утром без единой улыбки», — говорит Керр. «Очень важно уделять время на общение с членами вашей команды, и выполнение, казалось бы, мелких вещей — зрительный контакт, улыбка, вопрос о том, как прошел их вечер, и проверка того, в чем им может понадобиться помощь, — помогает вам как руководителю. следить за пульсом команды и помогает задать тон всем сотрудникам.”

    Посоветуйтесь со своими коллегами. «Быстрое общение в команде от 5 до 10 минут также может быть эффективным способом для многих людей начать свой день», — говорит Керр. «Сделайте это короткое совещание без стульев, пусть каждый поделится своей главной целью на день и поделится любой важной информацией, которая абсолютно необходима остальной команде», — говорит он. «Общение помогает людям сосредоточиться и, что более важно, объединяет всех с командой. А если публично рассказать о своих целях на день, шансы на их достижение существенно возрастут.”

    Убедитесь, что ваше рабочее пространство организовано . «Убрать со стола и создать аккуратное рабочее место, задаст тон на весь день», — говорит Александра Левит, автор книги « слепых пятен: 10 бизнес-мифов, в которые нельзя поверить на новом пути к успеху» .

    Это также может помочь избежать путаницы. «Хотя в большинстве случаев общение осуществляется посредством электронной почты и текстовых сообщений, если ваш начальник или коллега остановился, разыскивая вас, и оставил записку о встрече в последнюю минуту, которая состоится через десять минут, и она будет лежать на куче писем или бумаг. , вы уже за восьмеркой », — говорит Тейлор.«Кроме того, многим трудно ясно мыслить, легко забыть важные напоминания и просто испытывать стресс, если вы чувствуете, что сражаетесь в битве, а торнадо почты или бумаги побеждает». В идеале вы должны очистить все, что можно, накануне вечером, чтобы вы могли начать все сначала, прежде чем даже включите свой компьютер утром. Но если нет, убедитесь, что уборка на столе важнее таких вещей, как проверка электронной почты и общение с коллегами по утрам.

    Не отвлекайтесь на почту. Это сложно для большинства людей, но эксперты сходятся во мнении, что не стоит проверять электронную почту с утра. В этом случае читайте и отвечайте только на срочные сообщения. «Приоритетно просканируйте свой почтовый ящик, — говорит Тейлор. — Не все электронные письма были созданы одинаково. Оттачивайте свою способность быстро отсеивать зерна от плевел и решать вопросы, на которые нужно ответить в срочном порядке».

    Аттридж соглашается. «Немедленно отвечайте только на срочные сообщения, чтобы контролировать свои утренние дела.«В течение дня будет время ответить на менее срочные электронные письма.

    Почему вы должны отложить проверку электронной почты? «Для слишком многих людей электронная почта и Интернет могут стать огромной тратой времени и отвлекать внимание, особенно по утрам», — говорит Керр. «Как только вы начинаете проверять электронную почту, от просмотра забавного видео, которое кто-то вам переслал, остается всего один клик, который затем втягивает вас в пропасть: проверка результатов спортивных состязаний в Интернете, заголовков новостей, акций и т. Д., И до вас. знайте, что вы наблюдаете, как кошка играет на барабанах в течение двадцати минут, и, как плохо спланированная церемония вручения Оскара, весь ваш график уже сброшен, прежде чем вы даже начали свой день.”

    Слушайте свою голосовую почту. Большинство людей прыгают за компьютером и игнорируют свой телефон. «Хотя офисная голосовая почта действительно устаревает, поскольку люди все больше полагаются на личные сотовые телефоны, Blackberry и электронную почту, некоторые люди оставляют голосовые сообщения, и если вы их проигнорируете, вы можете пропустить что-то важное», — говорит Левит.

    Делайте важные звонки и отправляйте срочные электронные письма. Если вы знаете, что вам нужно связаться с кем-то в этот день, позвоните или отправьте электронное письмо с утра.Если вы подождете до полудня, есть больше шансов, что вы не услышите ответ до того, как выйдете из офиса. «Нет ничего более разочаровывающего, чем пытаться что-то завершить и не иметь доступа или ответов от людей, которые вам нужны, потому что ваши дневные часы были потеряны на другие вопросы», — говорит Тейлор. «Если у вас есть вопросы и отправлены электронные письма в ранние часы пик, к концу дня у вас будет то, что вам нужно».

    Воспользуйтесь своей ясной головой. «Многие люди считают, что их мозг лучше всего работает утром, и именно в это утро они наиболее творчески и продуктивны», — говорит Керр.«Подумайте, насколько эффективно вы используете свои умственные способности, и запланируйте« высокоинтенсивные »занятия по утрам».

    Запланируйте перерыв в середине утра. «Это время, чтобы оценить, где вы, и найти время, чтобы восстановить силы, чтобы вы могли сохранить свой импульс», — говорит Аттридж.

    Если вы застряли в рутине, которая не включает в себя эти обязательные действия, возможно, стоит пересмотреть свои привычки и внести некоторые изменения для улучшения карьерного роста, — говорит Тейлор.

    «Привычки создаются из регулярных сигналов, которые побуждают к распорядку, а затем в конечном итоге становятся нашими привычками», — добавляет Керр.Утро — идеальное время для выработки важных привычек, которые со временем станут рутиной и помогут вам быть более сосредоточенными и продуктивными.

    «Я знаю, что мои утренние распорядки критически важны. Они помогают мне сосредоточиться и набрать обороты », — говорит он. «Я очень верю в то, что ты думаешь о начале дня накануне вечером».

    Посетите мой блог на следующей неделе, чтобы получить список того, что все работники должны делать в конце каждого рабочего дня.

    Фотографии: 14 вещей, которые нужно делать в начале каждого рабочего дня

    См. Также:

    14 вещей, которые вы должны делать в конце каждого рабочего дня

    Следуйте за мной в Forbes, Twitter и Google+.

    10 советов по организации рабочего дня

    Непродуктивный рабочий день: вы входите в офис с нечетким представлением о том, что происходит в этот день. Спуститесь на кухню, чтобы получить дозу кофеина, а затем вернитесь к своему столу, чтобы просмотреть электронную почту. Следующее, что вы знаете, это 10:30 утра. Вы а) не ответили на такое большое количество писем, б) собираетесь на встречу, к которой вы еще не подготовились, и в) теперь вам придется бежать через город на встречу в обеденное время.

    Первый шаг к достижению успеха в любой работе (и избежания этого безумия) — это научиться управлять своим рабочим днем. Следуйте нашим основным советам, чтобы взломать эту жизненно важную вещь:

    1. Спланируйте свой день перед его началом

    Это может быть перед сном, в утренней поездке на работу, с кружкой чая в руке в 8.45 утра, все, что вам подходит, но убедитесь, что вы делаете это рутиной и не пропускаете ее, даже если вы тянул время. Найдите время, чтобы записать свои основные цели.Потратив несколько лет на обучение, вы уже должны знать, когда вы наиболее продуктивны. Некоторые люди могут с утра первым делом проходить через администратора, а другие предпочитают планировать встречи в первую очередь. Постарайтесь спланировать свой день так, чтобы использовать свои сильные стороны.

    2. Расставьте приоритеты. Расставлять приоритеты. Приоритет

    Вы сойдете с ума, пытаясь сделать все сразу. Не уверены, что важнее всего? Искать совета. Нет ничего постыдного в том, чтобы признать, что у вас слишком много работы, и ваш непосредственный руководитель предпочел бы заранее знать о конфликтующих сроках, чем за 20 минут до того, что вы не сможете все сделать.

    Прочтите: Как достичь баланса между работой и личной жизнью.

    3. Определите, как вам лучше всего отслеживать все

    Списки дел работают для некоторых людей, но для других они становятся до смешного длинными и, в конечном итоге, бесполезными. Подумайте об использовании онлайн-инструментов, чтобы помочь вам. Есть много бесплатных онлайн-инструментов. Личным фаворитом команды Bright Network является Trello, поскольку они помогают вам расставлять приоритеты визуально, вы можете легко сотрудничать с другими, и они уведомляют вас, когда что-то должно быть сделано.

    4. Купить блокнот

    Даже если вы предпочитаете работать за планшетом / ноутбуком, будут моменты, когда вам просто нужно что-то записать, чтобы не забыть. Держите его при себе, куда бы вы ни пошли, и проверяйте его несколько раз в день, чтобы ничего не пропустить. Если это сработает для Ричарда Брэнсона, возможно, стоит подумать!

    5. Управляйте своим дневником

    Это не просто то, что другие люди могут что-то вставить. Нет ничего странного в том, чтобы выделять время в своем дневнике для определенных задач (например,грамм. расходы), а затем добавляйте к встрече в течение недели, чтобы вы никогда не забыли сделать это в этом блоке. Вам также следует выделить время на подготовку к встречам / звонкам / последующим действиям / поездкам. Если вы этого не сделаете, вы в конечном итоге будете преследовать пресловутый хвост, бегая из одного места в другое, не подготовившись.

    Узнайте, что ранняя ночь может сделать для вашей карьеры.

    6. Разговор и мышление

    В зависимости от работы, которую вы выполняете, вам придется согласиться с тем, что вы можете потратить около 50% (по крайней мере) своего времени на разговоры о своей работе, размышления о своей работе, прежде чем вы действительно что-то сделаете.Это неплохо, если вы правильно используете время. Планируйте встречи заранее, чтобы четко понимать, чего вы хотите от каждой из них. Таким образом, вы сможете максимально использовать свои разговоры, когда они у вас есть. Старайтесь не быть втянутыми в собрания / обсуждения, в которых, как вы знаете, вы не сможете участвовать или извлекать из них пользу.

    7. Пересмотрите на полпути

    Умно потратив полчаса на работу, планируя то, что вы делаете, вы не хотите терять импульс, не обращая внимания на то, что на самом деле происходит в этот день.Вы действительно собираетесь сделать все за отведенное время? Ваш босс просил чего-то, что теперь превосходит все остальное? Вы должны быть гибкими, реагировать соответствующим образом и расставлять приоритеты.

    8. Управляйте своим почтовым ящиком

    Вам не нужно читать каждое электронное письмо по мере его поступления. Мы рекомендуем вам запланировать время дня, чтобы проводить «чистку». Создание папок электронной почты для сортировки электронных писем может быть спасением. Системы хранения могут быть разными, но если у вас много «несрочных» писем, требующих вашего внимания, поместите их в папку и выделите полчаса / час в неделю, чтобы их рассылать.Каждое электронное письмо должно быть либо удалено, либо сохранено в папке «Входящие» в ожидании действия.

    Вот 5 вредных привычек, которых следует избегать, чтобы произвести впечатление на стажировке или в первый день.

    9. Будьте технологичны

    Факт: принтеры всегда мигают, когда у вас сжатые сроки. Странный, но неизбежный закон Вселенной. Вместо того, чтобы срываться, пытаясь выяснить, где вы купите желтый тонер в 21:00, убедитесь, что вы накопили хотя бы за несколько часов до окончания рабочего дня, чтобы убедиться, что все ваши технологии работают как мечта.И, возможно, сохраните в закладках несколько круглосуточных типографий (на всякий случай).

    10. Не беспокоить

    И, наконец, если вас действительно нельзя беспокоить, отойдите от стола, включите виртуальную машину и сообщите об этом своим коллегам. Это случается со всеми время от времени, и вы обнаружите, что чем больше вы будете выполнять шаги 1–9, тем реже это произойдет с вами.

    Откройте для себя схемы выпускников с помощью Bright Network

    Если это вдохновило вас подать заявку на вакансию своей мечты или посмотреть, что нас ждет, воспользуйтесь нашим удобным списком крайних сроков подачи заявок, чтобы найти новейшие программы для выпускников для различных отраслей.

    Создайте ежедневный план для более эффективной работы

    Первый и самый важный шаг на пути к более эффективной работе — это составить ежедневный план. Важно, чтобы ваш план был записан где-нибудь: в календаре, блокноте или на вашем компьютере. Не проходите каждый день просто мысленно.

    Наличие письменного плана является обязательным условием, чтобы избавить вас от мучительных мыслей и помочь предотвратить катастрофы из-за того, что вы забыли о чем-то важном.Большинство людей обнаруживают, что время от времени им нужно отклоняться от ежедневного плана, но его наличие поможет вам лучше организовать свое время, заранее подготовиться к конкретным проектам, а план даст вам более четкую мысленную картину обо всех вещах. ты должен сделать.

    Избавьтесь от повседневных отвлекающих факторов с помощью плана

    Если вы приходите на работу каждый день и сразу же перегружаетесь своим длинным списком дел и беспорядком на столе, в лучшем случае вы врываетесь в свой день, как скакун (и быстро сгораете после спринта, как скакун), сосредотачиваясь на то, что кажется наиболее актуальным в любой момент времени.В худшем случае вы будете сидеть в фанке, не зная, с чего начать. В любом случае, простое ежедневное «тушение пожара» — наименее эффективный способ снизить нагрузку на себя и лучший способ утомить себя, лишь отставая еще больше.

    Без плана дневные отвлечения быстро возьмут верх: звонит телефон, вы начинаете отвечать на электронные письма, коллеги начинают болтать, и, прежде чем вы это узнаете, наступает обеденное время, а вы мало чего достигли. Ваш ежедневный план может включать в себя час каждое утро, чтобы устроиться, отвечая на звонки, проверяя электронную почту, прежде чем вы приступите к другим задачам, но он будет больше, чем просто руководством к тому, что делать со своим временем.Например, если вы намеренно выделили час на что-то и превысили этот срок, вы будете знать, что вам нужно скорректировать свой план на следующий день.

    Распределяя свой день по сегментам или задачам, вы можете легче определить проблемные области и время максимальной эффективности (то есть вы можете быть менее эффективными после обеда, если страдаете от дневного спада или медленно начинаете с утра).

    Избегайте большего, чем вы можете справиться

    Оптимист — это тот, кто видит положительные моменты в данной ситуации, обычно сосредотачивается на вере в то, что «все возможно.»Нет ничего плохого в том, чтобы быть оптимистом, если только это не приводит к недооценке своих способностей, времени, которое потребуется на достижение чего-либо, и приводит к тому, что вы берете на себя больше, чем вы можете справиться.

    Реалист может быть оптимистом, но реалист также видит логистику, которая может быть задействована при работе с ситуацией, и учитывает потенциальные препятствия и ограничения.

    Если у вас нет плана игры на день, вам может быть труднее отказаться от помощи другим или взяться за дополнительные проекты, потому что у вас позитивное отношение «все можно сделать», которое преобладает над реальностью или здравым смыслом.Легко недооценить, сколько времени уйдет на выполнение ваших задач, не говоря уже о чьих-либо задачах, если вы думаете, что вы суперженщина, а солнечный взгляд — это все, что нужно для достижения цели.

    Знание того, что у вас на тарелке в течение дня, и уже определивший бюджет вашего собственного времени для конкретных задач, может помочь вам уложиться в сроки, делать больше каждый день и более реалистично относиться к дополнительной работе.

    Создание плана атаки

    Прежде чем отправиться на работу, заранее решите, на чем вы сосредоточитесь, когда доберетесь туда.Еще лучше спланируйте свой день накануне вечером и подготовьте свой стол к задачам, которые вы хотите выполнить утром. Например, подготовьте файлы или материалы для чтения на утро, чтобы вы могли сразу приступить к работе, или положите элементы, которые вам нужно напечатать, или позвоните по телефону, чтобы вернуться в том порядке, в котором вы должны их выполнить.

    Наличие плана может помочь вам создать предсказуемый распорядок дня, который, в свою очередь, поможет вам лучше подготовиться к хаотичным дням, когда вашему начальнику или высокопоставленному клиенту требуется больше вашего времени.

    .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *