Как правильно распределять свое время: Страница не найдена

Содержание

Как все успевать школьнику: советы правильного распределения времени

Автор: Наталья Визер

Каким может быть свободное время ребенка?

Прежде, чем узнать, как планировать время школьнику эффективно, чтобы он всё успел, нужно подробнее разобраться в том, что же такое свободное время школьника.

Вы же знаете, чем занимаются современные школьники, когда они свободны? Конечно, знаете, вы же сами такими были.

Наиболее популярные варианты:

  • учатся и выполняют домашнее задание
  • посещают тренировки, репетиторов, дополнительные занятия
  • играют в компьютерные игры
  • проводят по несколько часов в день в социальных сетя
  • смотрят телевизор

Есть ли в этом списке то, что вы не одобряете? Возможно. Но сейчас мы не будем говорить о том, насколько полезны компьютерные игры и телевизионные программы для развития ребенка, и как было бы здорово, если бы ребёнок больше гулял. Некоторые сильно тревожные родители, у которых нет доверительных отношений со своими детьми, задают вопрос про досуг подростков интернету. Их интересует, что делают современные школьники, когда они не заняты. Отличный способ пощекотать себе нервы! Тем более, что коварный поисковик предлагает им такие запросы, как «чем занимаются подростки в свободное время фото», «чем занимаются школьники в свободное время шок» и тому подобное. Советуем вам все же ориентироваться на своих детей, а не на интернет.

Тайм-менеджмент позволит успеть больше

Итак, как научить ребенка планировать свой день? Самый интересный и эффективный способ — познакомить его с основами тайм-менеджмента, или управления временем.

Тайм-менеджмент – это искусство эффективно управлять своим временем.

Если думать более глобально, тайм-менеджмент – это верное средство для достижения своих целей и качественной жизни в целом. Изучив его основы, ребёнок узнает:

  • что такое планирование, и все его плюсы
  • как быстро и просто принимать решения, не теряя минуты и часы на долгие раздумья, успевать справиться с делами
  • как успевать делать все, что необходимо
  • как освободить несколько часов свободного времени в день
  • как правильно организовать себя, чтобы всё успеть
  • что такое лень, и как ее использовать себе во благо
  • как достигать больших результатов, за более короткие сроки
  • как определять свои истинные желания и ставить цели в соответствии с ним

Самое главное, что все эти знания пригодятся и в школе, и в университете, и на работе. Умение четко выстраивать свою деятельность необходимо людям любого возраста, и чем раньше ему научиться, тем лучше. Результатом освоения тайм-менеджмента станет получение сразу же нескольких навыков, необходимых каждому современному человеку:

  • правильная расстановка приоритетов
  • планирование
  • определение каналов утечки драгоценных часов и минут, коррекция своей деятельности
  • точный расчет времени для решения задач

Важно не только узнать, как научить подростка планировать, его нужно этому обучить.

Эксперимент, который покажет ребенку эффективность тайм –менеджмента.

Как известно, умение ставить себе цели и достигать их, грамотное планирование – ключ к успешной учёбе и счастливой жизни.

У современных детей, да и у взрослых тоже, часто возникают вопросы:

  • Почему я ничего не успеваю?
  • Как перестать опаздывать в школу, посещать кружки и секции, выполнять домашние задания, отдыхать и общаться с друзьями?
  • Что делать с тем, что есть столько дел, которые я совсем не хочу делать?

Предлагаем выполнить домашний эксперимент под названием «Зачем мне нужны цели или как всё успеть»

Суть тайм-менеджмента заключается том, чтобы правильно и эффективно распределять временные ресурсы. А это напрямую зависит от постановки целей. Потому что, когда знаешь, куда идешь, когда есть основная задача, дорога становится ясной и все второстепенные дела даются проще.

Выполняйте задание вместе с ребёнком – это интересно, и есть возможность в итоге обсудить результаты, сделать выводы.

Вам понадобится:
Кастрюля 1 л., упаковка гречки/фасоли/гороха и т.д., 1 апельсин, 3 мандарина.

Что делаем:

  1. Возьмите кастрюльку, насыпьте туда крупу. Теперь попробуйте положить туда мандарин, апельсин.
  2. Теперь положите сначала мандарины потом апельсин, потом крупу.
  3. Теперь — сначала апельсин, потом мандарины, потом крупу.

В каком случае уместилось все? Конечно, В 3!

Теперь обсудите результат- Апельсин — это наши крупные дела, мандарин — средние, крупа — мелочи. Выходит, что можно заполнить свой день мелочами, и больше ничего в него не поместится. А можно ориентироваться на важное, заполировать его, потом выполнить второстепенные дела, портом мелочи. Попробуйте, тут и для воды место останется!

Пообщайтесь с ребенком на тему «чем бы я хотел заполнить свой день, что важно для меня? Расскажите ему о своём дне.

Как научить ребенка планировать день?

Заставить это сделать не получится, школьник должен понимать, что это – интересно и очень полезно для него. Именно поэтому такие практические упражнения – эксперименты максимально подходят для обучения тайм менеджменту. Главный принцип – это наглядность и удобство.

Хотите помочь ребенку всё успеть – научите его планировать и соблюдать расписание, в обучении используйте максимум интерактива.

Как организовать расписание школьника – планирование и дедайны?

Этот вопрос возникает у родителей уже в 1 ом классе. Но чем старше становится школьник, тем больше у него обязанностей и занятий.

Вывод один – стоит начинать как можно раньше. Будем учиться составлять с соблюдать расписание.

Если вы сделали эксперимент, то уже поговорили о том, почему стоит ставить цели и планировать.

Расписание – это ВАЖНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ КОНТРОЛЯ СВОЕГО ВРЕМЕНИ И ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ.

Вот несколько важных моментов — зачем иметь расписание

  • Это возможность видеть картину дня — чем на самом деле занят день,
  • Тестировать цели на реалистичность, понимать, можно ли добавить ещё что-то в расписание, или на новые задачи просто не хватит времени
  • Это возможность контролировать своё время, распоряжаться им самостоятельно.
  • С помощью расписания можно определить, подросток занят, он сможет предупредить об этом родителей и предотвратить ненужные конфликты

У ребёнка обязательно должно быть свободное время!

Несколько способов планирования

Расписанный день/неделя/месяц

Наверняка, вы встречали такой метод. В этом случае, каждый день расписывается по часам, когда ты должен что успеть и сделать. Конечно, можно так панировать, но всегда будут возникать НО. Что – то случилось, не успел. Попросил помочь друг – а ты не справился с расписанием, и скорее всего стало грустно. Наверняка, вы или ваш школьник пробовали так планировать день и разочаровались в этом способе.

Пример жесткого расписания

  • 8:00 Подъём
  • 8:05 Заправить кровать
  • 8:10 Умыться
  • 8:15 Завтрак и тд
  • 8:30 Выйти в школу и т.д.

Уже стало не по себе, правда?…

Гибкое и жесткое планирование – реальный способ всё успеть

Жёсткая часть – это то, что обязательно привязано ко времени + дорога.

Все секции, школа, походы в кино, встречи с друзьями. То есть, если нужно быть в школе в 9:00, а добираться туда 30 минут, значит школа начинается в 8:30

Гибкая часть – дела, которые нужно делать, но они не привязаны к конкретным часам.

Например, нарисовать картину для кружка, выполнить домашнее задание, убраться дома (если не четкой договоренности, когда это должно произойти).

Дедлайн – тот срок, когда должно быть выполнены задания из гибкой части.

ВАЖНО, ЧТОБЫ ДЕДЛАЙНОВ НЕ БЫЛО МНОГО.

Потому что всегда будет люди, которые всё же буду претендовать на ваше время, и непредвиденные обстоятельства. То есть, если нужно подготовить доклад в среде, лучше не ставить дедлайн на вечер вторника.

Для того, чтобы расписание работало, важно познакомить своих близких с ним!!!

Составляем расписание – практическое упражнение для детей

Переложите ребенку выполнить задание, а лучше – сделайте его вместе.

  1. Нарисуй таблицу – дни недели.
  2. Заполни её сначала жёсткую часть (удобно, что эта часто в течении всего года почти неизменна, и её придётся сделать только раз.
  3. Теперь заполни гибкую часть.
  4. Выдели СВОБОДНЫЕ ЧАСЫ– не занятые ничем.

Теперь то что получилось – вешаем на видное место и пробуем соблюдать!

Тайм менеджмент для детей и подростков – курсы в центре К.О.Т.

В нашем центре был разработан тренинг «Управляй временем», на котором мы научим вашего ребёнка всему вышеперечисленному. Наши профессиональные тренера умеют увлечь детей, найти индивидуальный подход к каждому.

Программа интересная, содержит много практики и много раз доказала свою эффективность – тренинги по тайм менеджменту проводятся в центре К.О.Т. с 2019 года! Узнать программу и записаться можно на нашем сайте или по телефону +7 495 135 15 45.

Тест – умеет ли Ваш ребенок распределять своё время.

Если Вам интересно, насколько развиты навыки планирования и управления временем у ребенка – просто ответьте на несколько вопросов тест и получите ответ.

Кроме того, в зависимости от результата, вы получите рекомендации психологов по развитию этого навыка и полезные советы на каждый день!

Пройти тест

Как распределить своё время? | Психология

Только давайте не будем метаться от одного дела к другому, а спокойненько сядем и подумаем над тем, почему же мы ничего не успеваем?
А дело наверняка в том, что мы не умеем распределять своё время, проще говоря — планировать день. Именно этим мы сейчас и займёмся.

Для начала возьмём листок бумаги и ручку (карандаш, фломастер, маркер, можно и не один) и усядемся в уютном кресле в комнате, где нам никто не будет мешать. Даже любимую собачку (кошечку, рыбку, динозаврика и т. д.) оставим в другой комнате — сейчас нам нужна тишина, чтобы сосредоточиться.

Итак, для начала распишем свой завтрашний день.

Сперва напишем самые необходимые вещи и время их выполнения. Нет, речь не о докладе или встрече с финансовым директором, а о наших личных и необходимых потребностях: сон, завтрак, обед и т. д. Пишем время их выполнения. Дальше расписываем самые важные дела на завтра (допустим, написать 3 главы доклада).
Помечаем каждое дело временем его выполнения. Не забываем также о перерывах для отдыха, звонка другу, прогулки и т. п.

Теперь начинается самое сложное.

Попробуем выполнить намеченный на завтра план. Небольшие отклонения от расписания не страшны (мы же не роботы, в конце концов!). Если выполнить не получилось, то составляем упрощенное расписание на следующий день. Указываем лишь основные пункты — то, что обязательно надо сделать. Это уж должно помочь, если Вы, конечно, не относитесь к тем людям, которые абсолютно не могут жить по плану. Хотя, здесь речь идёт скорее о самоконтроле и самовоспитании.

Далее, если Вы справились с первым шагом «обучения», приступаем ко второму. Планируем несколько дней или неделю и стараемся действовать соответственно плану. Конечно, это не значит, что придётся и дальше жить по расписанию. Такие тренировки нам нужны для того, чтобы научиться делать всё чётко и по порядку, не разрываясь между несколькими делами.

Очень важно первые дни преодолевать искушение нарушить план. Вы же это делаете для себя, так не надо себя обманывать. Через некоторое время выработается привычка равномерно распределять свои дела.

На следующем этапе Вам нужно будет составлять не всё расписание, а список дел.
Заведите ежедневник, в котором будете отмечать дела и время, когда они должны быть сделаны.

Или же купите (или сделайте сами) настенный календарь с крупными ячейками дней недели и записывайте свои планы туда. Будет замечательно, если календарь Вы выберете яркий. Он будет бросаться в глаза и не позволит о чём-то забыть. К тому же, на календаре можно пометить дни рождения друзей, памятные даты и праздники и т. п.

Ещё один вариант — записывать свои дела в телефон. Он уж точно о них не забудет и напомнит Вам об этом мелодией (если Вы, конечно, не забудете его зарядить).
Беспроигрышный вариант — оставлять записки на холодильнике или зеркале, — там Вы их точно заметите.

Также могу посоветовать сделать несколько бумажных кармашков (яркая бумага, кармашки примерно 15 на 15), на каждом из которых ярким маркером написать: «что надо сделать» и т. п. И обязательно кармашек «что уже сделано». В первый кармашек класть записки с делами, во второй постепенно по мере выполнения дел перекладывать записки из первого. Уверяю, увеличивающийся объем второго кармашка в сравнении с первым значительно поднимет Ваше настроение и желание работать!

В конце концов, Вы привыкните к тому, что все Ваши дела разложены по полочкам и, возможно, Вам больше не понадобится что-либо планировать.
Когда Вы научитесь распределять свои дела, у Вас появится больше свободного времени, которым Вы вправе распоряжаться спонтанно! Да и к тому же, жизнь интереснее, когда в ней много неожиданного (главное, чтобы эти неожиданности были приятными).

Желаю Вам удачи, в прохождении этого нелёгкого пути!

Как правильно распределять свое время и все успевать делать

Дата публикации . Опубликовано в Образ жизни

Не хватает времени? Ни чего не успеваете? Вот несколько советов, как провести свой день с пользой и чтобы дела не откладывались в долгий ящик, а вы получали требуемый результат.

Дисциплина и только дисциплина вам поможет. В армии все основано на дисциплине и там, планировать время получается лучшего всего. Почему? Да потому что, именно в армии все идет по разработанному графику. Вот и вы оставьте точный график выполнения работ и выполняйте строго по нему.

Одной из первостепенных задач, чтобы все успеть – вовремя проснуться. Это дает преимущество, вы выигрываете время на день предстоящий. Ведь если проснетесь в обеденное время, вы банально можете не успеть сделать все свои запланированные дела. Не зря во всем известной поговорке говорится «Кто рано встает тому бог подает».

Для начала составить список дел, удерживающих пальму первенства в приоритете. Установить порядок выполнения дел на день, а лучше на всю неделю. Выполняйте первыми самые важные и необходимые дела. Старайтесь совмещать, выполняя несколько одновременно. Некоторые можно растянуть на несколько дней, если эти дела трудоемкие и требуют много времени. По крайней мере, вы их начнете, а закончить при правильном подходе всегда сможете. Но не стоит оставлять их на последний момент. Отказывайтесь от тех дел, которые бесполезны или могут подождать. Научитесь говорить «Нет!!!» таким делам.

Забудьте про «воришек времени». Компьютер и телевизор тратят просто уйму времени, которое вы можете потратить на выполнение своих дел. В крайнем случае, выделите на «форумы», «игры» и социальные сети какой-то небольшой промежуток времени. Сидя за компьютером или смотря телевизор домашние дела не сделаются сами собой.

Для стимула выполнения плана чаще поощряйте себя отдыхом. Конечно же, куда без него. Хотя бы один день в неделю выделяйте на отдых. Например, воскресенье. Иначе вы начнете думать, что жизнь проходит зря. Прогулка в парке, выезд на «шашлыки», компьютерные и спортивные игры, все это поможет вам развеяться и не чувствовать себя нужным. Поход в кино, театр, ресторан или кафе неплохой повод сблизиться с семьей и близкими друзьями.

Если не пользуетесь часами, то можете купить модные женские часы от Best Time, чтобы с большей радостью их носить и всегда помнить о времени.

Попробуйте следовать плану в течении двух трех недель и вы увидите, что это станет привычкой. Время будет находиться на все. У вас будет куча свободного времени, и вы сможете потратить его на хобби и увлечения. Вы почувствуете себя повелителем жизни, нужным людям. А ведь счастье заключается именно в этом.

Светлана, www.vitamarg.com

Изображения взяты на shutterstock.com

Как все успевать и распределять время: 5 правил успешных людей

Многим из нас, чтобы все успеть, надо больше времени. Часто 24 часов в сутки попросту не хватает. Все дело в продуктивности, говорят психологи. Важно не сколько часов в день вы работаете, а конкретный результат этой работы. Оказывается, научиться все успевать можно, главное — правильно организовать свой день, Поймите как распределить время на работу, на домашние дела, на общение с близкими, на отдых, и вы больше не задумаетесь над тем как успевать делать все дела за день.

Как научиться распределять время:  метод временных блоков

Илон Маск, пожалуй, самый занятой человек на Земле (а, возможно, скоро будет самым занятым и на Марсе). Но шутки в сторону. Основатель и глава Tesla и SpaceX на рабочие задачи в двух компаниях тратит 100 часов в неделю. 100 часов! При том, что среднестатистический человек работает по 40 часов в неделю. При этом Маск успевает проводить время с пятью детьми, заниматься хобби, читать и расслабляться. Как ему удается все успевать?

После изучения биографии Маска предприниматель Майо Ошин выяснил, что Илон пользуется методом временных блоков. То есть он не записывает список дел, которые нужно сделать за день. Он разделяет свое время на блоки, которые забиты какими-то делами. Например, утром после пробуждения он тратит определенное время на завтрак, отвечает на письма, проводит рабочие встречи, читает книги. Получаются временные блоки, в которые вы можете делать только одну задачу. Когда время заканчивается, нужно отвлечься и приступить к следующей задаче из другого временного блока. По такому методу так же работает Билл Гейтс.

Планирование каждого промежутка времени позволяет создать расписание, где каждая свободная минута отведена под конкретное дело (обед и отдых тоже входят в этот список). Таким образом у вас будет не только список дел, но и конкретный план действий. В нем вы можете потратить на одну задачу только определенное количество времени. Имея дедлайны, вы перестанете отвлекаться на ненужные дела, хвататься за все подряд и нестись, сломя голову, чтобы все успеть. Дедлайны действительно помогают работать эффективнее и продуктивнее.

Как распределить время: подъем на час раньше

Даже если вы не идентифицируете себя как «жаворонка», вы все равно можете стать им. Установив будильник на час раньше, чем обычно (и не нажимая кнопку повтора!), вы сможете получить дополнительный час для выполнения важных задач. Майк Тайсон не раз упоминал, что ранний подъем помог ему добиться таких успехов в профессиональном спорте.

«Я встаю в 4 утра и иду на пробежку, потому что знаю, что мой противник в это время еще спит. Это дает мне преимущество», — говорил Тайсон в интервью.

Несколько исследований связывают раннее пробуждение с продуктивностью и успехом. У ранних пташек есть преимущество — у них есть дополнительное время на выполнение задач, и в целом они более оптимистичны. А еще, согласно науке, утром наш мозг работает лучше, поэтому концентрация внимания и когнитивные функции в это время будут выше, чем вечером или в обед.

Оптимизация времени: не отвлекайся ни на что

Джастин Розенштейн, программист и интернет-предприниматель, приложивший свою руку к созданию таких проектов, как Gmail, Facebook и Asana, раскрыл свой секрет продуктивности. Чтобы все успевать, он рекомендует не отвлекаться на прокрастинацию и посторонние дела, даже важные. Мультизадачность, по мнению Розенштейна, вредит рабочему процессу и вашей производительности. При одновременной работе над несколькими задачами нам кажется, что мы гении, обманувшие Хроноса. Но по факту ни одно дело не будет доведено до ума.

Многочисленные научные исследования доказывают утверждение программиста. Розенштейн советует на время выполнения важных задач выйти из всех чатов, закрыть посторонние вкладки браузера, которые не связаны с текущей задачей, и выключить уведомления о новых письмах. Только выполнив задачу, можно вновь включить почту и приступить к выполнению следующей задачи.

Способ Розенштейна действует как метод часовых блоков Маска, правда в нем вы не ставите перед собой дедлайн на выполнение конкретной задачи.

читайте также

Увеличение продуктивности: съешьте лягушку

Если вы хотите быть более продуктивным в течение дня, воспользуйтесь советом Марка Твена. Писатель как-то сказал: «Если с утра съесть живую лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Конечно, не нужно в буквальном смысле съедать лягушку (мы не живодеры, если что). Просто важно поставить самые сложные задачи (или малоприятные дела) в начале списка дел. Согласно исследованиям люди стараются отложить самые важные и трудоемкие задачи «на потом». В итоге такие задачи остаются без выполнения.

Что для вас является твеновской «лягушкой»? Скорее всего, это самая неприятная задача, которую хочется откладывать на потом вечно. Вот ее и нужно выполнить в первую очередь. А дальше день пойдет как по маслу.

Как все успевать по дому: посвящайте утро семье

Чтобы не переживать в разгар рабочего дня о том, что вовсе не уделили время себе или семье, утро посвятите общению в кругу родных, саморазвитию и тренировкам.

Риз Уизерспун, которая является не только актрисой, но и продюсером, основательницей компании Hello Sunshine и мамой троих детей, говорит, что важно утром уделить время семье и саморазвитию. Это залог успешной карьеры и нормального психологического самочувствия.

«Каждое утро с 6 до 7 мои дети завтракают, а мы с мужем пьем кофе. Мы разговариваем, читаем друг другу новости. Мой супруг Джим любит слушать, а мне очень нравится рассказывать. Затем я уделяю час на тренировку, и только после этих ритуалов иду на работу», — говорит Уизерспун.

Делайте с утра то, что позволит вам расслабиться. Это может быть медитация, чтение, занятия спортом,приготовление завтрака и пищи на день. В общем, делайте то, что улучшает настроение и отвлекает от работы. Так вы с большей охотой приступите к делам и вас не будет мучить совесть за упущенные моменты с семьей (или собой).

Подписывайтесь на наш Instagram и не пропускайте самые полезные материалы от Beauty HUB!

читайте также

Как правильно распределить время — как научится?

Обновлено Автор Олег Лажечников Просмотров 140

К статье-отзыву о Macbook pro один из комментаторов сказал, что не блог веду, а проектирую какой-то адронный коллайдер, видимо именно так я описывал свою деятельность, утверждая, что мне очень нужен макбук. Тот разговор некоторым образом запал в душу, и я решил в очередной раз проверить, чем же я занимаюсь каждый день. Предварительный вывод показал, что мне нужен не Mac, а посудомоечная машина 🙂 Но шутки-шутками, домработница реально очень пригодилась бы, и я надеюсь, что она у меня рано или поздно появится.

Как правильно распределить время

Проблема тайм-менеджмента

В принципе, время от времени полезно делать некую аналитику своих ежедневных действий, чтобы понять, где залипаешь, и какое время используется не туда, куда нужно. Но если говорить о тайм-менеджменте, то я совсем с ним не дружу, потому что его основная суть — это делегирование полномочий, то есть необходимо отдать те дела, которые необязательно должен делать сам. Это, конечно, правильно, но пока в своей работе я никак не могу нащупать то, что надо отдать, ведь я вроде бы все и сам могу сделать. Да и чаще всего только в процессе получается понять, а что же именно нужно (из-за этого не могу составить ТЗ). С нерабочими делами, наоборот, все ясно: машину отдам в автосервис, доставку товара закажу на дом вместо самовывоза, постригусь в парикмахерской, налоговую отчетность отдам в Мое дело и тд. Но вот в работе, где же то самое эффективное действие «руководителя», а где рутинная работа для наемного фрилансера? Не понятно… А еще не работает фишка, что, мол, пусть дешевую работу делает кто-то еще, когда я за это время заработаю гораздо больше — потому что ничего я не заработаю на самом деле, вся деятельность по «одной цене» 🙂

Если на пальцах, то вот возьмем блоггинг. Понятное дело, если проект авторский, то статьи и фотографии должны быть моими, тут не подойдут услуги копирайтера и фотостоки, которые подошли бы для какого-нибудь портала о путешествиях. И вроде бы даже понятно, что если материала много, прибыль есть, то имеет смысл всю техническую сторону отдать веб-программисту, чтобы заниматься только контентом. С другой стороны, я за это время наклепаю статей «такой же стоимостью», сколько отдам программисту (на самом деле тут сложно оценить), ну и, как я уже выше писал, у меня проблема с ТЗ — хочется что-то переделать, но нужно самому повозиться, чтобы понять, как это должно выглядеть, соответственно, есть опасение, что придется потом все равно переделывать.

Но в любом случае я понимаю, что отдавать часть работы — это правильно, и, как я вижу, к этому многие со временем приходят. Если хочешь быть эффективным, то нужно выделить то направление, которое основное, и которое только ты можешь и хочешь вести, а все остальное путь делает кто-то еще. Таким образом, достигается максимальная эффективность, есть возможность углубиться по полной программе в свою область, вместо того, чтобы шарить во многих областях, но по верхам. В принципе по этой причине, я перестал делать сайты на заказ и писать статьи, поэтому что этот заработок в никуда, лучше это время потратить на развитие блога, что окупится в будущем.

В общем, если вам знакомы подобные проблемы, то хотелось бы услышать ваше мнение, как научиться правильно распределять время, как понять, что самому делать, а что по-любому отдать нужно, как быстрее усваивать информацию, как вообще все быстрее делать. Конечно, я понимаю, что блог не бог весть какая сложная работа, но те не менее. Люди вон как-то успевают по несколько штук одновременно вести, а другие так и порталы ведут в одиночку.

Работа блоггером

Я уже выкладывал статью и видео о работе блоггером, это для тех, кто думает, что это совсем ненапряжно по времени. С тех пор утекло много воды, поэтому еще раз, что входит сейчас в работу:

  • Написание статей. Статью о впечатления можно быстро написать, когда навостришься, а вот некоторые информационные посты пишутся неделю, не включая переработку информации.
  • Редактирование фотографий, подписывание и расстановка их по тексту. Если в статье 40 фотографий, то даже при минимальной обработке это час, подписать и расставить еще столько же. Да-да, последнее тоже занимает прилично времени.
  • Комментирование и ответы на вопросы. Когда посещаемость у блога становится большая, то вопросы сыпятся каждый день. И я не могу на них не отвечать, ведь блог для того и делался, чтобы помочь с информацией. А вот когда выпускается философский пост, то там вообще порой дебаты разгораются, и как в них не участвовать, если я сам задаю эту тему. Часто, сев с утра отвечать на вопросы за последние пару дней, на этом мой рабочий день и заканчивается.
  • Переписка по электронной почте и в личке. И, если я сейчас всех с вопросами отправляю в комменты, то все равно переписка остается. Иногда она личная, иногда по делу. Часто приходится переписывать с какими-нибудь техподдержками того или иного сервиса.
  • Решение технических вопросов. Опираясь на свой опыт могу сказать, что от эти вопросы возникают постоянно, то один плагин отвалился, то кросспостнг перестал работать, то на сайте блок уехал куда-то. Да, конечно, если использовать минимальный функционал, то техническая сторона будет минимизирована, однако, мне напротив постоянно что-то хочется добавить новое, а не убрать, ведь прогресс не стоит на месте и нужно идти в ногу со временем, улучшая юзабилити.
  • Продвижение сайта и анализ развития. Это то, чем я занимаюсь сейчас меньше всего, но это нужно делать. И как раз этот самый пункт получается глупо отдавать на сторону, потому что авторский блог с заработком на контекстной рекламе нерентабельно продвигать в принципе, к тому же еще чужими руками.

Аналитика рабочего времени

Проанализировать время, проведенное за компьютером, например, можно с помощью программ Time Tracker (Windows) и онлайн-сервиса и приложения Yaware (Windows и Mac OS). Но в этот раз, я решил все сделать руками, ибо мне важно было понять, что я делаю и в оффлайне тоже.

8:30 подъем, уборка, включаю комп
8:45 мою посуду с вечера
8:50 варю компот Егору
9:00 перебираю чернику для Егора
9:15 проверяю почту, ответил на 2 коммента и на 1 письмо
9:30 ищу фотки для статьи и наткнулся на отфотканные документы Егора — прореживаю
9:45 умываюсь
9:50 перехватил Егора
9:55 иду в душ
10:00 доделываю еду (Егор упал и висит на груди)
10:15 мою посуду после завтрака, убираю последствия завтрака
10:20 пришел дефектолог
10:45 отвлекся и ответил на коммент
10:55 слушаю дефектолога
11:55 завтрак делаю себе
12:00 разговор по телефону
12:15 завтракаю за компом, комменты+почта, прореживаю фотки для статьи и обрабатываю
13:25 выгружаю фото из лайтрум, заливаю на блог, пара сообщений в контакте, подписываю фотки, доделываю статью
13:50 Разогреваю обед Егору и мою посуду
14:00 оцифровываю документы Егора
14:10 подготавливаемся к массажу (еда, одежда), сам одеваюсь и собираюсь
14:25 документы Егора дооцифровываю
14:35 снимаю и развешиваю белье
14:40 выходим на массаж
14:55 приехали на массаж, работаю в машине: сообщения вконтакте, to-thai (публикация анонсов и проверка, настройка плагина)
15:35 life-trip (поиск ключей, подготовка статьи, проверка плагина, ответ на коммент)
16:00 массаж закончен, поехали домой (по дороге кормили Егора, они потом пошли гулять)
16:40 пришел домой, готовлю салат
17:00 ушел делать страховку для машины
17:35 доделываю салат
17:40 ем и смотрю почту/вк/комменты, читаю про анализы Егора
17:55 тел звонок, даже два
18:00 Разбираюсь с плагином, отвечаю по Skype
18:50 to-thai
19:20 Статья про Чанг, выбираю фотки
20:20 Играю с Егором
20:35 телефонный разговор
21:00 разогреваю еду для Егора
21:10 почта, разбираюсь с условиями партнерки booking.com, комментарии, читаю про законопроект
22:00 пишу статью
22:40 текучка, серфинг, ничего неделание
1:00 лег спать

Я выложил эту простыню сюда просто для примера, дни разные бывают, иногда больше дел, иногда меньше. На момент записи распорядка дня мы были в Москве, у нас шел курс массажа и ЛФК. А, к примеру, через пару недель мы переехали из Бутово и у нас начался новый курс массажа, гимнастики и укладок, в который была вовлечена моя мама (держать Егора надо было). А я бегал по инстанциям и регистрировал ИП. Забавно, нас стало трое взрослых, а все равно не успевали делать то, что надо.

Как правильно распределить время — некоторые выводы

  • Нужно делать меньше переключений между делами. Читал, есть правило 45+15. Когда 45 минут работаешь над одним делом, и 15 минут отдыхаешь или делаешь мелкие дела. Причем во время этих 45 минут, нужно записывать в блокнот те мелкие дела, что возникают в процессе, чтобы не забивать ими голову и не переключатся. Суммарно у меня вышло около 6:30 в этот день на работу, а сделано было очень мало из-за переключений.
  • Для меня лично очевидно, что мне нужен человек, который будет заниматься уборкой по дому и готовкой, пусть даже раза 2-3 в неделю. Потому что в этот день ушло около 2 часов на такие дела. Как минимум, это освободит меня, а я в свою очередь смогу чаще брать на себя Егора. Тут вот как раз понятно, что домашнюю работу стоит делегировать. Как вариант, поставить хотя бы посудомоечную машину.
  • Выделить отдельное время (или может не фиксированное, но не чаще 1-2 раз в день) для ответа на почту и комментарии. Задержку перед ответом где-то в сутки я уже сделал, осталось делать это раз в день.
  • Все-таки нужно рабочее место в закрытой комнате. Потому что и я сам отвлекаюсь постоянно на все что происходит вокруг, и у домочадцев не получается считать меня работающим — «ну, он же вот тут рядом стоит/сидит, не где-то там на работе». Как вариант, пробовал в наушниках с громкой музыкой работать, но это не совсем то, устаю от шума.
  • Все-таки нужно пересиливать себя и учиться делать ТЗ, чтобы переложить техническую часть сайта на кого-то еще. Так как поиски какого-нибудь бага могут сожрать целый день.
  • Чаще пользоваться услугами такси, чтобы мне не приходилось каждый раз их куда-то везти собственноручно.

P.S. Буду рад советам и личному опыту на тему, как все успеть, есть ли объективный критерий мало/много сделал, как выбрать, что делегировать, а что нет, помогает ли режим «рано ложится, рано вставать» и тд.

P.P.S. Вот еще понравилась хорошая статья на хабре касательно основ тайменеджмнета, где бы только найти в себе силы вот так себя организовывать.

Как правильно распределять свое время. Как правильно распределить время

В сутках всего лишь 24 часа и пора с этим смириться. Время совсем не заинтересовано нам помогать, однако, если время правильно распределить, то вместо главного врага мы получим очень выгодного союзника.

В день современному человеку нужно успеть сделать столько дел, сколько наши предки осиливали лишь за неделю, поэтому нам крайне важно добыть хотя бы пару лишних часов или минут. И сделать это можно с помощью 6 простых способов.

Встаем раньше

Никто вас не обязывает вставать с петухами, подъем даже на полчаса раньше обычного даст вам 30 минут дополнительного времени. Большинство успешных людей предпочитают ранние подъемы, так как в это время человеческий мозг работает наиболее продуктивно.

Поэтому ранние часы рекомендуется посвящать умственному труду. И не бойтесь, что вам придется жертвовать сном – организм человека отлично ко всему приспосабливается, поэтому уже через месяц вы будете прекрасно высыпаться и без этих 30 минут.

Пользуемся принципом 30 минут

Его смысл одновременно прост и гениален: уделяйте каждой задаче в день всего полчаса и затем переходите к следующему делу. Так вы увеличите свою продуктивность в разы, и каждый день будете охватывать весь спектр стоящих перед вами задач.

Только есть один нюанс: все 30 минут вы безраздельно тратите на 1 дело и только на него. Никаких соцсетей, перекуров и так далее. Пользуясь данным принципом, вы так же избавитесь от груза нерешенных задач, до которых раньше не было времени добраться.

Планируем

С утра вы наметили кучу дел, но вот беда вечером вы и половины из них не сделали. Эта ситуация знакома всем, и чтобы ее избежать необходимо составлять четкие и реальные планы на день. Оцените свои возможности и составьте, хоть и скромный, но адекватный план дел на день. Тогда в конце дня вы не впадете в депрессию от того, что ничего не успеваете, а, наоборот, будете гордиться своей расторопностью.

Используем «подвешенное» время

«Подвешенное» время – это вынужденное безделье (поездки с работы/на работу, очереди и так далее). Это время можно и нужно использовать с умом. Например, расширять свой кругозор, современные гаджеты это вполне позволяют. Читайте книги, учите новые языки, записывайте идеи, только не теряйте эти драгоценные минуты.

Умейте отдыхать

Да, да, умение правильно и хорошо отдыхать тоже экономит время. Сравните: весь выходной в пижаме просидеть у телевизора или сходить на прогулку, покататься на велосипеде, пойти на выставку и в уютное кафе. Найдите для себя те занятия, с которыми вы отдыхаете морально и физически и заполните ими ваши часы отдыха. В таком случае вы отдохнете намного быстрее и качественнее, чем, если проваляетесь в полукоматозном состоянии под одеялом.

Расставляйте приоритеты

Не все дела одинаково нужны и важны, поэтому от расстановки правильных приоритетов зависит многое. Разделите все дневные задачи по принципу Эйзенхауэра на:

Срочные и важные занятия;
важные, но не срочные дела;
срочные, но не особо важные занятия;
не срочные и не важные дела.

Теперь вы с чистой совестью можете приниматься за дела из первого и второго пунктов, хорошенько обдумать дела из третьего, и отказать от некоторых дел из четвертого пункта.
В дневной суете мы часто уделяем больше времени как раз не нужным делам, в то время как наиболее важные задачи ждут нашего внимания.

Применяя в комплексе все указанные способы, вы не только выиграете достаточное количество времени, но и увеличите свою работоспособность. Поэтому уже сейчас не теряйте время, а начните распределять время на день (и не забывайте расставлять приоритеты).

Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития .

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее . Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать . Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

  • обязанности;
  • хобби;
  • развлечения;
  • отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

  • работа;
  • уборка дома;
  • регулярные важные покупки;
  • дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время. Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

  • «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
  • «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
  • «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .


Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.

Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

  • Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
  • Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
  • Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
  • Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
  • Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Анализ использования временного ресурса

Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.

Итак, самые правильные методы учёта времени:

  1. Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
  2. Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
  3. Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
  4. Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
  5. Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
  6. Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.

Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».

Женщинам-хозяйкам

Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:

  • Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
  • Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
  • Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
  • В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.

Студентам

А теперь совет студентам:

Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:

  • «Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
  • Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
  • Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.

Бизнесменам

Товарищи бизнесмены – это для вас:

  • Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
  • Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
  • Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.

Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.

Тайм-менеджмент – важный навык, который нужно развивать. Это поможет вам по максимуму использовать каждый день и принесет успех в работе и учебе. Чтобы управлять своим временем, используйте его продуктивно, работая в подходящей обстановке и правильно расставляя приоритеты. Сведите к минимуму все отвлекающие факторы, при необходимости отключая телефон и социальные сети. Непреклонно следуйте распорядку дня, чтобы по максимуму использовать каждый день.

Шаги

Используйте время продуктивно

  1. Создайте подходящую для работы обстановку. Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.

    • Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
    • Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.
  2. Запишите все задания по степени их важности. Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.

    • Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой «срочно» нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как «важные, но не срочные», необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию «с низким приоритетом», можно отложить, если это необходимо.
    • Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это «важное, но не срочное» дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это «низкоприоритетная» задача.
  3. Сначала займитесь важными заданиями. Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.

    • Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.
  4. Какая-то часть работы всегда должна быть под рукой. Если рядом с вами всегда будет часть дел, то даже вынужденный простой станет преимуществом. Если в автобусе есть парочка свободных минут, воспользуйтесь этим, чтобы почитать что-то связанное с работой или учебой. Дожидаясь своей очереди в овощном магазине, ответьте на несколько рабочих электронных писем с телефона. Если работа всегда под рукой, то вы сможете использовать свое время самым продуктивным образом.

    • Если вы студент, задумайтесь о покупке аудиокниг или записи лекций. Стоя в очереди или по дороге на занятия, вы сможете слушать материалы курсов.
  5. Не делайте несколько дел одновременно. Многие считают многозадачность хорошим способом успеть больше за день и с умом распоряжаться своим временем. Несмотря на это, сосредоточение внимания на нескольких задачах одновременно на самом деле делает вас менее продуктивным. Все занимает больше времени, поскольку вы ничему не уделяете достаточно внимания. Вместо этого сосредоточьтесь на одном задании за раз. Таким образом вы проделаете всю работу быстрее, что позволит более эффективно использовать ваше время.

    • К примеру, ответьте на все электронные письма. Затем выйдите из своего электронного ящика и приступайте к следующему заданию. Не беспокойтесь о почте в данный момент. Если позже в течение дня вам еще нужно будет ответить на парочку писем, вы сможете заняться этим, покончив с тем заданием, которым занимаетесь сейчас.
  6. Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.

    • SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
    • Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
    • Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.
  7. Максимально избегайте перерывов в работе. Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.

    • Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
    • Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.

Придерживайтесь ежедневного графика

  1. Используйте цифровой календарь. Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.

    • В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.
  2. Определите, в какое время вы наиболее продуктивны. Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.

    • Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.

Как распределять время на работе. Как найти время для отдыха? Баклуши в сторону

Частенько на нас сваливается столько дел, и начинает казаться, что справиться с этим хаосом можно только, если добавить еще пару часов в сутки. Однако никакого волшебства не нужно, лучше просто освоить правила тайм-менеджмента. Это и поможет вам научиться делать больше и все успевать. Грамотное планирование времени — это возможность делать как можно больше, заниматься, собой, образованием, работой, детьми без ущерба для кого-либо. Для того чтобы освоить тайм-менеджмент и научиться правильно распределять свое время, следует взять на заметку простые, но очень эффективные правила.

Учитесь четко формулировать свои цели

Каждое дело должно иметь свое четкое название. Фиксируйте даже самые мелкие дела в ежедневнике. А для усиления эффекта, звучать эти дела должна четко и конкретно. Например, «сходить к косметологу» или «сводить кота на прививки». Таким образом, вы как будто не оставляйте себе выбора и уже обязаны сделать то, о чем написали. Это правило поможет правильно распределить время на работе.

Никуда без ежедневника

Чтобы ответить на вопрос, как научиться правильно распределять свое время, нужно начать планировать свой день с самого утра и до самого сна. Тратится на это не больше 15-20 минут, а польза неимоверная. После того как все задачи на день будут зафиксированы, вы будете точно знать, сколько времени у вас есть на те или иные дела, чтобы успеть все.

Выглядеть это может просто как список дел, а может как расписание в школе, то есть каждое дело будет занимать конкретно прописанный час. Даже, если это 5 минут на то, чтобы вынести мусор, записать придется. Не надейтесь на собственную память, когда перед глазами все четко расписано, вы будете точно знать, сколько времени имеется в запасе и когда нужно приступать к следующему заданию на день.

Тратить деньги на блокнот совсем необязательно, хоть многие и считают, что это гораздо удобнее. В каждом телефоне есть такое приложение, как календарь или заметки, туда также можно заносить всю нужную информацию. Думаете, как правильно распределять время, чтобы все успевать? Здесь без ежедневника или планера никуда.

Делите большие задачи на более мелкие

Перед вами стоит одна большая цель? Если вы внесете ее в список одним пунктом, то, скорее всего, на подсознательном уровне вы будете оттягивать выполнение этого дела, потому что оно будет казаться таким большим и неподъемным. Выход есть — разбейте одну большую задачу на несколько маленьких, которые в итоге приведут к достижению главной цели. Например, вечером вы собрались приготовить лазанью, если вписать этот пункт отдельно в ежедневник, мы не думаем о том, что нужно потратить время как минимум на поход в магазин, а это уже может стать причиной отклонения от графика. Выписывайте каждую мелочь в свой план дня, чтобы не тратить время, которого и так не хватает, на мелкие неурядицы. Так, вам не придется вспоминать, что вы должны сделать и получится правильно распределить свое время.

Наведите порядок в вещах

Все мы знаем, что порядок в голове невозможен без порядка дома. Если вы заходите домой, а там везде бардак, то вы как минимум потратите кучу времени на поиск чего-то нужного, а вдобавок еще и расстроитесь. Это время можно провести с большей пользой для себя, а плохое настроение и вовсе может испортить остаток дня. Так что следите за чистотой в доме! Чтобы научиться, как правильно распределять свое время, научитесь для начала держать в порядке свое рабочее место.

Занимайтесь тем, что нравится

Постарайтесь распределять свое время так, чтобы была возможность тратить его на те дела, которые доставляют удовольствие. К примеру, вы большой любитель музыки — уделите хотя бы 10 минут в день ее прослушиванию. Такие маленькие занятия любимыми делами помогут чувствовать гармонию с самим собой на протяжении всего дня.

Делайте несколько дел одновременно

Звучит не очень убедительно, но это действительно возможно и даже полезно. Но касается это только задач, которые не требуют максимальной концентрации. К примеру, вам предстоит долгий путь по неоживленной трассе на машине — включите аудиокнигу или самоучитель какого-нибудь языка вместе книги. Доедете до места — выучите как минимум десяток новых слов. Только имейте в виду, касается правило осуществления нескольких дел одновременно только тех случаев, когда задача это позволяет. Если вам нужно написать отчет или курсовую, а параллельно вы начнете заниматься английским, то ничего хорошего из этого не выйдет.

Спорт — ваша ежедневная обязанность

Планируйте свое расписание так, чтобы физические упражнения стали ежедневным ритуалом. Начинайте день с зарядки, все мы знаем, что это заряд бодрости на весь день. Но и это еще не все, помимо базовых утренних упражнений, постарайтесь выделить хотя бы 30-40 минут на другую физическую нагрузку. Это может быть поход в фитнес-зал и даже самая обычная вечерняя пробежка. Мы же все знаем, что в здоровом теле — здоровый дух.

Хвалите себя

Работа — это, конечно же, очень важно и занимает она большую часть нашего времени, но только вот отдых не менее важен. Возьмите себе за правило каждый успешно выполненный пункт из списка задач «отмечать» чашечкой ароматного чая, парой страниц любимой книги и так далее. Таким образом, можно снова очистить сознание и быть максимально открытым к следующему пункту плана.

Чтобы максимально эффективно использовать свое время, можно включить в свою жизнь следующие привычки:

  • Анализируйте как прошел день перед сном, это поможет понять, на что нужно тратить времени больше, а о чем лучше забыть вовсе.
  • Как правильно распределить рабочее время? Планируйте, планируйте и еще раз планируйте, но только с расстановкой приоритетов, распределяйте дела по степени важности, самое тяжелое оставляя на утро. Только имейте в виду, что нужно правильно оценивать свои силы, если вы запланируйте больше, чем сможете сделать физически, это очень расстроит.
  • Следите за порядком на рабочем месте, распределяйте файлы на компьютере по папкам, чтобы не тратить время на их поиск. То же самое касается и бумажной документации.
  • Разбивайте большие планы и цели на более мелкие задачи, как ни странно, так вы быстрее придете к их осуществлению.
  • Научитесь говорить «нет», если понимаете, что это повредит вашим планам на день и не принесет никакой пользы. Экономьте силы и время.
  • Используйте любую свободную минутку с пользой. Пробка — самое лучшее время, чтобы подтянуть английский.
  • Ведите ежедневник и не держите все в своей голове.
  • Соблюдайте режим дня. Старайтесь ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, организм привыкнет и вставать по утрам станет гораздо проще.
  • Ну, и, конечно, никуда без отдыха. Выделяйте свободное время на занятие любимыми делами, не забывайте устраивать хотя бы один выходной в неделю.
  • Не стесняйтесь делегировать. Не пытайтесь постоянно разбираться в чем-то новом, доверьтесь профессионалу и качество выполнения задач возрастет и время сэкономится.

Помните, что ваше время только в ваших руках и его грамотная организация зависит исключительно от вас.

Прокрастинацию (от англ. procrastination — «оттягивание», «промедление» ) называют «чумой XXI века». Интересно, почему? Ведь само явление не ново. Любители откладывать дела на завтра упоминались аж в древнеиндийском манускрипте «Бхагавадгита» (500 год до н.э.)! Да и как не вспомнить нашу исконную поговорку о том, что «работа не волк»?

Что бы сделать, чтобы ничего не делать

И все же никогда раньше тема прокрастинации не являлась такой популярной. А сегодня это модное словечко на устах у всех. А что? «Страдать прокрастинацией» — звучит куда лучше, чем «отлынивать от работы». Впрочем, между классическим лентяем и прокрастинатором — большая разница. Заставить трудиться лодыря не может ничто. А побудить к активным действиям прокрастинатора легко способен дедлайн (конечный срок): как только времени до сдачи работы осталось чуть-чуть, человек начинает вкалывать за четверых, забыв про сон, отдых и перерывы на обед. В ход при этом часто идут лошадиные дозы кофеина, никотина, энергетиков. Такая работа на износ, естественно, здоровья не прибавляет, но научиться эффективно распределять свое время прокрастинатор не способен. И до следующего дедлайна он снова будет всеми способами оттягивать выполнение текущих задач. Кстати, в отличие от лентяев прокрастинаторы еще и не умеют полноценно отдыхать. Они готовы сделать массу разных дел (прибрать на рабочем столе, переустановить компьютерную программу, помочь коллеге в выборе ноутбука), лишь бы не приступать к главному делу. Впрочем, если раньше им приходилось ломать голову над тем, чем бы таким себя занять, то сегодня эта задача облегчена до предела — «спасибо» социальным сетям и Интернету. Эти ловушки затянут любого и помимо воли…

Прокрастинация — всегда большой стресс для организма, ведь помимо физического перенапряжения она приносит угрызения совести, чувство вины, тревогу и беспокойство. Из-за этого люди теряют веру в себя, у них происходят нервные срывы и депрессии.

Баклуши в сторону!

Если в обычной жизни вы дисциплинированный, решительный и ответственный человек, а прокрастинация вас настигает только на рабочем месте, то стоит подумать, своим ли делом вы занимаетесь и не лучше ли сменить место службы или должность. Если же на работу вы идете с удовольствием, но от необходимости выполнять то или иное задание всеми силами стараетесь увильнуть, то, возможно, следует просто передоверить эту обязанность кому-то другому. Или хотя бы разделить ее с кем-то — вдвоем-то веселее. Ну а если исполнять дела хоть и не хочется, но все равно надо, попробуйте следующее.

1. Правильно мотивируйте себя. Если вы поймете, что все, что вы делаете, делается ради достижения важной цели, работа пойдет скорее. Планируйте от большого к малому. Сначала определите главную жизненную цель, затем — промежуточные, а потом и самые мелкие, вспомогательные. Последовательно запишите список того, что надо осуществить. Перечень должен быть не абстрактным, а очень конкретным. Сначала составьте план на пять лет, затем на год, месяц и, наконец, на каждый день.

2. Заведите ежедневник. Держать все в голове сложно, к тому же опасение забыть и не сделать что-то важное всегда нервирует. Поэтому с вечера запишите все, что вам надо сделать назавтра. Список начинайте с важных и сложных дел, заканчивайте тем, что легче. Не старайтесь выполнять все по очереди. Можете начать с самого легкого и приятного — это полезнее, чем бить баклуши.

3. Делайте одно самое неприятное дело прямо с утра. Вот встали — и сразу же позвонили противному клиенту или начальнику, который хотел с вами поговорить накануне о чем-то не очень радостном. Не раздумывайте перед этим, бросайтесь с разбегу прямо в холодную воду. Все остальное будет легче.

4. Бросьте привычку не начинать одного дела, не закончив предыдущее. Забудьте о том, что за такую разбросанность вас в детстве ругали учителя и родители. Делайте что-то одно, а затем переключайтесь на другое. Начатое дело обычно легче закончить, чем приступить к тому, где еще и конь не валялся.

5. Научитесь правильно распределять свои силы. План на будущий день должен быть выполним без надрыва. Лучше запланировать меньше, чем вы реально можете сделать, чем переоценить свои силы и оказаться разочарованным в себе.

6. Введите систему поощрений и наказаний. Если выполнили все намеченное — обязательно вознаградите себя. Маленькое пирожнице вполне для этого сгодится. Если же вы снова провалили все планы за сидением в Интернете — накажите себя мораторием на социальные сети. Хотя бы на один день.

7. Научитесь считать победы, а не поражения, но не зацикливайтесь на оценке достигнутого. Получайте удовольствие от самой деятельности, а не от результатов. Вместо «я должен» чаще произносите «я хочу», «мне важно, нужно или интересно».

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью — это…

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием — привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника — это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку — роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Привет, на связи Игорь Зуевич. Одна из основных трудностей, с которой сталкиваются люди, выбравшие удаленную работу – это недостаток времени. Находясь дома, они постоянно отвлекаются на различные домашние дела, в результате чего не только снижается качество работы, но и утрачивается рабочее время в целом.

Построить правильно работу дома на самом деле несколько сложнее, чем в офисе. Отсутствие четкого графика вынуждает создать его самостоятельно. Поэтому нужно научится так, чтобы его было достаточно для выполнения заданий.

Где искать время для работы?

1. Отключите многозадачность

Действительно, вы не Гай Юлий Цезарь. Делать массу дел одновременно, в большинстве своем, означает значительно понижать качество конечного результата.

Чтобы этого избежать, необходимо максимально концентрироваться на выполняемой задаче. При этом не стоит забывать и о тех делах, которые можно совмещать.

Так, вы сможете значительно освободить свое время, если во время выполнения домашних обязанностей будете говорить по телефону. Либо, вы можете прослушать очередную главу аудиокниги во время еды или передвижения по городу.

Словом, нужно объединять все, что сочетается и разделять все то, что мешает друг другу. Так вы сможете сэкономить время и повысить качество исполнения задач.

2. Держите свое рабочее место в порядке

Безусловно, бардак на рабочем столе лишь отвлекает от поставленной цели. Причем речь идет не только о психологических исследованиях. Посудите сами – когда в комнате не убрано, вы неизбежно раз за разом отвлекаетесь на мысль об уборке.

Также, правильно организованный рабочий стол позволит выполнять задачи намного быстрее и оперативней. Речь идет не только о чистоте, но и о рациональном расположении предметов.

Причем порядок должен быть как на рабочем месте, так и в рабочем компьютере.

3. Не отвлекайтесь на другие сайты

Если вы сели работать, то не нужно зависать в социальных сетях и на любимых форумах. можно отключить звук на телефоне, чтобы не отвлекаться на различные уведомления, сообщения и звонки.

Также, закройте все ненужные вкладки браузера – это не только перестанет вас отвлекать, но и слегка разгрузит оперативную память компьютера.

4. Планируйте свой день

Определитесь заранее, какие задачи являются первоочередными, а какие – нет. Подсчитайте, вам понадобится на то или иное занятие и распишите график. Не забывайте расставлять задачи по мере их приоритетности.

Когда та или иная работа будет выполнена, просто вычеркните ее из списка или пометьте галочкой. Так вы сможете наглядно увидеть эффективность своей работы.

5. Не зацикливайтесь на своем доме

Характерная особенность удаленной работы – отсутствие привязанности к конкретному месту. Так вы можете выполнять свою работу в кафе, автобусе или просто на лавочке в парке.

Постарайтесь все неожиданно освободившееся время (например, ожидание опаздывающего товарища) использовать для выполнения работы. Ноутбуки, планшеты и смартфоны позволяют его делать легко и просто.

Достаточно лишь настроить свои аккаунты электронной почты и установить минимальное необходимое оборудование.

6. Постарайтесь вставать раньше

Правильно составленный график сна также играет большую роль. Польза от сна может меняться в зависимости от времени суток. Поэтому, если постараться ложиться спать пораньше, вам будет необходимо меньше времени для сна.

Также, немаловажным фактором является усталость – при сбитом графике сна возникает определенная слабость, которая значительно влияет на скорость и качество выполнения работы.

Как видите, если вы уже знаете о том, что правильное распределение времени – залог качественной и эффективной работы вне зависимости от вида деятельности, то запомните несколько простых советов, позволяющих грамотно распределить сутки. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!

С Вами,
— Игорь Зуевич.

Оставьте комментарий к этой статье ниже

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Как распределить свое время и усилия

Как он находит время, чтобы встречаться с 10 клиентами в неделю и выполнять свою годовую квоту в первом квартале? , продавец задается вопросом о своем лучшем сотруднике по производству. Я едва могу найти время, чтобы назначать пять встреч в неделю, правильно оформлять все документы и вовремя сдавать.

Как ей удается отстаивать стратегические инициативы, общаться с руководителями и работать только 40 часов в неделю? , менеджер размышляет о своем коллеге по корпоративной ускоренной процедуре. После дня, полного собраний по проекту, лучшее, что я могу сделать, — это реагировать на электронную почту ночью, вместо того, чтобы активно развивать свой отдел .

Вот секрет: ваши коллеги, которые опережают вас с кажущимися меньшими усилиями, научились распознавать и преуспевать в том, что действительно важно, и стремиться к менее совершенным во всем остальном.

Скорее всего, самый успешный продавец в вашей команде тратит меньше половины времени, которое вы тратите на заполнение документов.Да, это может быть небрежно, но никого это не волнует, потому что его доходы стремительно растут. Менеджер, который привлек внимание высшего руководства, может рассылать электронные письма с несовершенной грамматической структурой и отклонять приглашения на тактические встречи. Но когда проект или встреча действительно важны, она затмевает всех.

Если вы шокированы и чувствуете, что это кажется совершенно несправедливым, я предполагаю, что вы, вероятно, очень хорошо учились в школе, где поощряется перфекционизм.

Я знаю.Я был отличником от шестого класса до окончания колледжа, и делал все возможное, чтобы сделать работу на уровне, который понравился бы моим профессорам. По общему признанию, эта стратегия окупилась в студенческие годы. Мой идеальный средний балл означал исключительный уровень достижений, и мне повезло, что в моем случае он был вознагражден стипендиями и предложениями о работе.

Правила изменились, когда я начал свой бизнес более семи лет назад. Я понял, что выполнение А-работы во всем ограничивает мой успех.В этот момент я понял, что мне нужно больше сосредоточиться на своих сильных сторонах. Как мудро объясняет Том Рат в своих книгах StrengthsFinder, вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны, вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости. Осознание важности целенаправленного решения о том, куда я буду вкладывать больше времени и энергии для выполнения работ высочайшего качества и где неидеальное исполнение дает большую отдачу, оказало глубокое влияние на мой собственный подход к успеху и мою способность расширять возможности клиентов, которые чувствуют себя перегруженный.

Когда я разговариваю с тайм-коучем клиентов, которые борются с подавленностью, будь то профессора, руководители или юристы, всплывает общая тема — они не могут найти время, чтобы сделать все. И они правы: ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все — независимо от того, насколько эффективными вы становитесь. (Эта загадка — то, что вдохновило меня на написание книги об инвестициях времени).

В своей философии инвестирования времени я призываю людей рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с их личным определением успеха.Это приводит к ряду практических ответвлений:

  • Решите, где вы будете , а не тратить время: Учитывая, что у вас ограниченный бюджет времени, у вас не будет возможности делать все, что вы хотели бы делать, независимо от вашей эффективности. В тот момент, когда вы принимаете эту истину, вы мгновенно уменьшаете стресс и чувство неполноценности. Например, с профессиональной точки зрения это может выглядеть как сокращение вашего участия в комитетах, а лично это может выглядеть как найм кого-то еще для ухода за газоном или завершения проекта дома.
  • Стратегически распределите свое время: Границы того, как и когда вы вкладываете время в работу и в свою личную жизнь, помогают гарантировать, что у вас есть надлежащие инвестиции в каждую категорию. Как коуч по времени, я вижу одну из самых веских причин не работать сверхурочно: это вложение временных ресурсов оставляет вам недостаточно средств для таких действий, как упражнения, сон и отношения.
  • Настроить автоматическое вложение времени: Точно так же, как вы настроили автоматическое вложение в паевые инвестиционные фонды на своем пенсионном счете, ваши ежедневные и еженедельные распорядки должны сделать ваши временные вложения близкими к автоматическим.Например, на работе у вас могут быть регулярные встречи с собой два раза в неделю, чтобы продвигаться вперед по ключевым проектам, а вне работы вы можете записаться в учебный фитнес-лагерь, где вам будет плохо, если вы не появитесь и потеть три раза в неделю.
  • Стремитесь к постоянно сбалансированному бюджету времени: Принимая во внимание приливы и отливы жизни, вы не можете ожидать, что у вас будет постоянно сбалансированный бюджет времени, но вы можете стремиться к тому, чтобы он был постоянно сбалансированным.В течение периода от одной до двух недель ваши временные затраты должны отражать ваши приоритеты.

После того, как вы правильно распределили свое время, вам также необходимо подойти к работе в каждой категории по-разному. Как я объяснил выше, попытка «добиться во всем одинаково» не позволяет вам вкладывать максимальное количество времени в то, что принесет максимальную отдачу от ваших инвестиций. Вот почему я разработал технику INO, чтобы помочь преодолеть перфекционизм и неправильное использование вашего 24/7.Вот как это работает:

Когда вы подходите к делу, вы хотите подумать, является ли это инвестиционным, нейтральным или оптимизационным действием. Инвестиционная деятельность — это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Например, стратегическое планирование — это инвестиционная деятельность; так можно проводить время без устройств с любимыми людьми. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях. Нейтральные действия просто необходимо выполнять адекватно; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш.Примером может быть посещение встреч по проекту или поход в спортзал. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B. Оптимизация деятельности — это те действия, на которые потраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий. Стремитесь к работе на уровне C — чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель — свести к минимуму время, затрачиваемое на оптимизацию действий, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционную деятельность.Я обнаружил, что этот метод позволяет преодолеть тенденции к перфекционизму и вкладывать больше средств в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

На тактическом уровне вот несколько советов о том, как применить технику INO в действии:

  • В начале каждой недели четко определяйте наиболее важные инвестиционные действия и выделяйте время в своем календаре, чтобы завершить их в начале недели и в начале ваших дней. Это, естественно, заставит вас делать все остальное в оставшееся время.
  • Когда вы просматриваете свой ежедневный список дел, ставьте «I», «N» или «O» рядом с каждым пунктом, а затем соответственно распределяйте свой временной бюджет, например, четыре часа на задание «I», три часа для занятий «N» и один час для занятий «O».
  • Если вы начинаете работать над чем-то и понимаете, что это занимает больше времени, чем ожидалось, спросите себя: «Какова ценность и / или альтернативные издержки, если вы потратите больше времени на эту задачу?» Если это деятельность категории I и ее ценность высока, продолжайте ее и не торопитесь с занятиями N и O.Если он попадает в категорию N и добавленной стоимости мало, или в категорию O и тратя больше времени, вы не можете делать более важные дела, либо доведите это до минимального уровня, либо делегируйте его, либо остановитесь и закончите позже, когда у вас будет больше Свободное время.
  • Если вы ведете дневник времени или отмечаете потраченное время в своем календаре, вы также можете оглядываться на каждую неделю и определять, правильно ли вы распределили свое время, чтобы максимизировать окупаемость вложенного времени.

Как стратегически распределять время и другие ресурсы 6 | Майкл Дж.Мотта | Mission.org

Было бы здорово, если бы у студентов было достаточно времени, чтобы подготовиться к уроку, пойти на учебу, поработать и увлеченно заниматься проектами… но большинство этого не делает.

Тем не менее, учащиеся по-прежнему могут максимально эффективно использовать имеющееся у них , если они мыслят стратегически. Моя цель здесь — показать студентам (да и вообще кому угодно), как это сделать.

Первое, что нужно понять, — это то, что время — это всего лишь из ресурсов, которыми нам нужно управлять. Когда школы предлагают учащимся семинары по личной продуктивности, обычно речь идет о «управлении временем.«Хотя время — самый очевидный из наших ресурсов, и его эффективное управление имеет решающее значение, его недостаточно. В нашем распоряжении есть еще шесть ресурсов.

Второе, что нужно знать, — это то, что распределение ресурсов должно быть спланировано. Вы можете просто прочитать эту статью, если хотите — вы узнаете несколько вещей, — но максимизация эффективности ваших ресурсов требует вдумчивости. Сядьте с чашкой кофе и отнеситесь к этому серьезно.

Урок, который жизнь повторяет и постоянно преподает, — это «смотреть под ноги».«Ты всегда ближе к божественному и истинному источнику своей силы, чем ты думаешь.

–Джон Берроуз

Основная стратегия состоит в том, чтобы выделить большое количество ресурсов (время плюс шесть других ресурсов, обсуждаемых ниже) на фокус-сессий . Фокус-сессия — это когда вы отрезаете себя от внешнего мира (насколько это возможно) и делаете действительно важные дела. Во время этих занятий вы предпринимаете действия, наиболее соответствующие вашим целям. Не низко висящий фрукт.Вместо этого вы поднимаетесь по дереву за хорошими вещами, а оставшиеся ресурсы распределяются на менее важные действия.

Семь ресурсов:

  • T ime
  • E nergy
  • F ocus
  • L Продолжительность сеанса (чем больше, тем лучше) и Промежуток между сеансами (чем меньше, тем лучше)
  • O организационная эффективность
  • N бессилие (способность преследовать долгосрочные цели, даже когда краткосрочный мир возрождается)
  • Grit

Самый простой способ запомнить эти ресурсы — это думать ТЕФЛОН .(Посмотрите на выделенные жирным шрифтом буквы выше — они объясняют это по буквам.) Седьмой ресурс, твердость, представлен самим словом «тефлон».

Ниже я описываю каждый из этих ресурсов и способы их наиболее эффективного распределения.

Шаг действия: Время — самый простой ресурс для расчета. Набросайте свой типичный еженедельный и ежедневный график. Включите все обязанности, учебу, работу и прочее: сон, еда, вождение, время с семьей и / или друзьями и т. Д. Как и у большинства людей, ваши повседневные и еженедельные изменения меняются, но это упражнение в первую очередь предназначено для проиллюстрировать эти концепции, поэтому при необходимости определите «типичный» широко.Как наиболее очевидный личный ресурс, время является идеальной отправной точкой, а также «фоном» для остальной части этого упражнения.

Некоторые задачи требуют больше или меньше энергии, чем другие, и наши уровни энергии приливы и отливы достаточно предсказуемыми способами (например, «утренние люди» против «полуночников»). Таким образом, имеет смысл заранее согласовывать высокоэнергетические задачи для когда наша энергия высока, и низкоэнергетические задачи, когда наша энергия низка.

Кратковременный мир любит отвлекать нас, когда мы находимся в лучшем виде.Он также любит обманывать нас, заставляя жертвовать энергией и уделяя больше времени пропуску сна или другим вредным привычкам. Хорошее управление энергопотреблением имеет решающее значение.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании, когда у вас особенно высокий и особенно низкий уровень энергии. Другой способ подумать об этом — задать такие вопросы, как:

  • Когда я лучше всего могу сосредоточиться и выполнять свою работу лучше всего?
  • Когда я больше всего борюсь?
  • Чувствую ли я себя лучше после определенной деятельности (например,грамм. упражнение или просмотр клипа от Рокки)?
  • Хуже всего ли я себя чувствую по понедельникам?

Нет необходимости рисовать всю картину ваших приливов и отливов, достаточно самого очевидного. Кроме того, начните думать об этих энергетических фазах в контексте ваших временных ресурсов. Ваша энергия наиболее активна в доступные временные интервалы или она наиболее высока, когда вы бездумно добираетесь до работы?

У нас может быть бесконечное время и бесконечная энергия, но если мы не сосредоточены на конкретной задаче, мы ничего не добьемся.

Фокус не выключен / включен, все или ничего. Чем больше у нас внимания, тем мы эффективнее. Фокус, как и мышцы, можно тренировать. Есть много шагов, которые мы можем предпринять, чтобы повысить уровень нашей сосредоточенности. Мы можем убежать и выключить телефоны, уменьшив вероятность сбоя. Мы можем уберечь свое рабочее место от беспорядка, чтобы наш ум не отвлекался. Вместо того, чтобы работать за кухонным столом, мы можем делать это в библиотеке.

На более высоком уровне мы также можем сохранять мир с членами нашей семьи и друзьями, так что эмоциональная драма остается низкой.Мы можем пить кофе, есть питательную пищу или делать что-то одно из множества. В дополнение к этим подходам «сверху вниз» мы также можем улучшить нашу направленность «снизу вверх», точно определив нашу цель до начала рабочего сеанса. Если мы загораживаем свой разум, мы оставляем ему меньше места для блужданий.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании те моменты, когда вы лучше всего и наименее способны сосредоточиться. Это может совпадать, а может и не совпадать с вашими энергетическими состояниями. Если нет установленного времени, подумайте, каковы установленные обстоятельства.Может быть, это после того, как вы потренировались, или когда вы находитесь в определенной комнате, слушаете определенную музыку и т. Д.

Каждый раз, когда вы переключаете задачу, вы платите определенную сумму. Когда вы переключаете задачи, ваш мозг неизбежно должен обработать то, что вы только что сделали и где остановились в задаче A, а затем должен переориентироваться на задачу B. Вот почему многозадачность обычно плохая идея. Фактически вы просто переключаетесь от задачи к задаче, оплачивая затраты без пропорциональной выгоды. Со временем затраты увеличиваются от ничтожных до существенных.

Чем дольше ваши сеансы (особенно с наиболее сложными задачами) и чем короче промежуток между сеансами, тем меньше времени вы проводите в эти промежуточные моменты. Таким образом экономится время.

Позвольте мне привести пример: сравните потратить 5 минут на задачу в течение 12 дней подряд (1 час) с затратами 30 минут на задачу в течение двух дней подряд (1 час). Что лучше? Я бы сказал, что последнее намного лучше. В первом случае вы потратите большую часть 5 минут на то, чтобы выяснить, что делать, и немного времени на то, чтобы заняться этим.За два 30-минутных занятия вы сможете глубоко обдумать свою задачу и добиться прогресса.

Если я изменю пример и проведу два 30-минутных сеанса с интервалом в несколько дней, то сравнение станет более сложным. Возможно, все же лучше провести 2 более длительных сеанса, но вам, несомненно, придется во время второго сеанса вспоминать о первом. Вы неизбежно дважды пройдете одну и ту же землю. Чем короче перерыв между сессиями, тем лучше.

Чем больше внимания требует проект, чем он сложнее, тем важнее иметь большие блоки непрерывного времени. На таких сеансах, обладая необходимой энергией и сосредоточенностью, вы можете войти в «состояние потока». В таком состоянии — что является редкостью, по крайней мере, для меня — вы можете стать как Майкл Джордан, стреляя в обруч, сбивая свои задачи и добиваясь прогресса в своих целях с беспрецедентной эффективностью и действенностью. Когда это происходит, это здорово, так что дайте ему возможность сделать это.

Шаг действия: Просматривая свое расписание, отметьте места, где вы можете запланировать более длительные рабочие сеансы продолжительностью 30 или более минут, и где вы можете запланировать их, чтобы минимизировать пропуски. В идеале у вас будут (или вы можете провести) несколько занятий по 90 минут или дольше.

Пытаться вспомнить, где вы остановились, искать документы из стопки на вашем столе или файл где-нибудь на вашем компьютере — все эти напрасные ресурсы. Если мы тратим всего 10 минут в день на перетасовку одних и тех же бумаг, чтобы очистить свой стол, это 3650 минут в год, или около 60 часов, или около 1.5 рабочих недель. Не тратьте зря свои ресурсы. Будьте организованы. Это сложно в мире, где спам заполняет наши почтовые ящики, а имущество накапливается, как пыль на чердаке. Некоторым людям, в том числе и мне, организация не дается естественным путем, но продуманная организационная система действительно помогает. И если я могу это сделать, то сможете и вы. Поверьте мне.

Вам не обязательно достигать зенита организации, но небольшие изменения приносят непропорционально большие выгоды. Например, потратив всего несколько минут на то, чтобы записать, где вы остановились («панировочные сухари»), вы сэкономите значительное количество ресурсов в долгосрочной перспективе и стресс в краткосрочной перспективе.

Имейте в виду, что организация — это больше, чем ваше рабочее место, входящая электронная почта и грязный шкаф. Речь идет об управлении задачами; это о том, чтобы всегда быть в курсе своих дел.

Шаг действия: Оцените вашу текущую организационную структуру. Это беспорядок? Вы не знаете, что такое «управление задачами»? Вы используете серьезное приложение, такое как OmniFocus, для отслеживания своих задач или, может быть, серию напоминаний и контрольных списков? Может быть, только воспоминания или случайные клочки бумаги? Отметьте свою текущую систему, очевидные способы ее улучшения и отметьте любое время, когда она обычно задействована (например, если вы иногда составляете список дел по утрам.)

Десять или пятнадцать минут здесь, десять или пятнадцать минут там. Это происходит в течение дня. В поезде, когда коллега опаздывает на встречу, когда вы ждете начала занятий. Вы можете проверить Facebook или Twitter на своем телефоне или заняться чем-нибудь продуктивным. Со временем складывается (см. Математику выше), это хороший кусок. Если мы не готовы что-то сделать в эти промежуточные моменты, мы потратим 4 из 5 минут, решая, что делать.

Если мы ловкие, то готовы воспользоваться этими возможностями.

Препятствие к действию продвигает действие. То, что стоит на пути, становится путем.

— Марк Аврелий

Может быть, вам нужно обдумать какое-то решение, и несколько минут тишины дадут вам шанс привести в движение колеса. (Я вернусь к этой идее в более поздней главе; это может быть действительно простой способ что-то сделать и сэкономить ресурсы.) Может быть, есть список электронных писем, на которые вы можете быстро ответить. Сумку можно организовать. Вы должны записать несколько мыслей.Может быть, вы сможете отредактировать одну страницу того, что пишете. Просто будьте готовы к появлению возможностей.

Проворство — это не только использование возможностей; речь идет о том, чтобы максимально использовать ситуации по мере их развития. Даже если вас утащили, а телефон выключен, будут прерывания. Вы не можете предсказать, когда они произойдут, но можете предсказать, что они произойдут. Они предсказуемо непредсказуемы, поэтому будьте готовы завершить свои задачи внезапно, но эффективно. Держите под рукой блокнот, чтобы можно было быстро записать, где вы остановились в данной задаче.Тогда продолжайте ловко работать продуктивно.

Если в начале каждого дня у вас есть план того, как использовать любое «свободное» время, и если в начале каждой рабочей сессии у вас есть план того, что вы будете делать в случае прерывания, вы будете накапливают часы за часами продуктивности. И все за то, что вы не знаете, что говорит новый статус бывшей девушки вашего троюродного брата в Facebook. Какую пользу дает проверка Facebook пять раз в день, чем один раз в день?

Шаг действия: Подумайте, где в вашей жизни вы можете быть проворными и что вы можете делать, используя эти небольшие возможности.

Никогда не отращивай поперечный рычаг, дочь, там, где должен быть твой позвоночник.

–Клементина Пэдлфорд

Другие ресурсы существуют в той или иной форме до того, как они потребуются. Зернистость наносится непосредственно перед использованием. Когда мы садимся, чтобы выполнить задание, мы чувствуем разную мотивацию и сопротивление, обычно обратно пропорциональное друг другу. Мотивация — это желание и готовность что-то сделать. Сопротивление имеет множество форм — промедление, нерешительность, беспокойство, страх и другие.Эти двое ведут войну в наших умах — пресловутый ангел и дьявол на наших плечах.

Ни мотивация, ни сопротивление не заставляют нашу руку. Мы выбираем действия, которые предпринимаем, и, таким образом, определяем, победит ли Сопротивление, или же мы проявим «твердость», необходимую для прорыва. Чем больше мы взываем к своей стойкости, тем легче нам становится в будущем. Если мы снова и снова решаем двигаться вперед, несмотря на дьявола на нашем плече, мы ослабляем его.

Шаг действия: Подумайте о контекстах, в которых вы чувствуете высокую мотивацию и низкое сопротивление, и наоборот.Может быть, это когда ваша энергия наивысшая («Я могу сделать это и делать это хорошо») или, может быть, когда она самая низкая («Ой, какая разница, я просто сделаю это и покончу с этим»). Может быть, когда вы действительно можете сосредоточиться на чем-то. Есть бесчисленное множество возможностей.

Также подумайте, как вы справляетесь с этими состояниями мотивации и сопротивления по умолчанию:

  • Можете ли вы увидеть какие-нибудь общие темы?
  • Дает ли это представление о вашей общей производительности?
  • У вас больше упорства в начале недели, но когда оно ослабевает?
  • Может быть, вы проявляете стойкость перед лицом одних проблем, а другие — нет?
  • Может быть, у вас появится больше твердости после того, как вы посмотрите мощный фильм или прочитаете вдохновляющую книгу?

Посмотрите, какие предварительные выводы вы можете сделать, и как они соотносятся с вашей более широкой долгосрочной картиной.

Надеюсь, вы узнали больше о себе и своих наклонностях. Обладая этими знаниями, вы сможете более эффективно распределять свои ресурсы. Сможете ли вы сделать все? Возможно нет. Но вы, безусловно, можете сделать еще , еще . И, что более важно, вы можете сделать это безопасно, зная, что действительно делаете все возможное.

Вот и все, что важно.

20 советов по тайм-менеджменту для сверхповышения производительности

Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы делать все, что вы хотите, возможно, пришло время проверить свои навыки управления временем.

Никто не рожден для того, чтобы хорошо управлять временем, так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас это плохо получается. Но каждый может научиться повышать свою продуктивность и добиваться большего!

Вот 50 способов повысить продуктивность и увеличить продолжительность рабочего дня.

1. Установите таймер

Оцените время, которое вам нужно для решения различных задач, и установите таймер для каждой из ваших задач. Как вы это сделаете, зависит от вас, есть много разных способов. Есть техника Помидора, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Если у вас есть задача, которая займет намного больше времени, вы можете рассмотреть одно из многих приложений на основе таймера. На ум приходит Clockify. Его используют как фрилансеры, так и предприниматели, однако это хороший способ установить таймер. Он предоставляет отчеты, и вы также можете служить своего рода менеджером проекта. Лучше всего то, что это бесплатно.

2. Устранение всех отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы включают телефон, уведомления по электронной почте и наличие нескольких веб-браузеров, открытых на рабочем столе.Так же, как важно быть организованным в автономном режиме, важно также организовать работу в Интернете. Это бесплатное руководство «Избавьтесь от отвлекающих факторов и найдите свое внимание» — хороший инструмент, который вам поможет. Из этого руководства вы узнаете, как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность. Возьмите бесплатный путеводитель здесь.

Вы также можете узнать больше о том, как избавиться от всех отвлекающих факторов в этом руководстве: Как сфокусировать и максимизировать свою продуктивность (Полное руководство)

3. Слушайте музыку, которая повышает производительность

Следует избегать отвлекающих факторов, но иногда немного музыки в фоновом режиме поможет вам сосредоточиться.

Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может вам помочь.

Вот полное руководство, которое поможет вам выбрать правильную музыку для повышения продуктивности: Как максимизировать вашу продуктивность с помощью музыки: полное руководство

4. Найдите смысл в том, что вы делаете (и любите то, что вы делаете)

Наслаждайтесь тем, что вы делаете do — лучший способ повысить вашу продуктивность.

Если вы еще не уверены, что вам нравится делать, не волнуйтесь. У Льва Бабауты есть несколько уникальных способов помочь вам: Как найти свою страсть

5.Заблаговременно расставьте приоритеты для своих задач.

Перечислив задачи в порядке важности, вы можете быть уверены, что выполнили все свои самые важные задачи в течение дня.

Изучите уникальную технику, позволяющую расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее.

6. Объедините похожие задачи в один пакет.

Такие задачи, как написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения, можно сгруппировать в один пакет. Вы сэкономите время, выполняя похожие задачи за одно занятие. Один из способов помочь вам в организации всего этого — приложение Todoist.Это простой и легкий способ распланировать свой день, установить напоминания и сгруппировать все самые важные задачи в удобном месте.

7. Выполняйте самые страшные задачи в первую очередь с утра.

Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить в первую очередь утром.

Многие люди склонны проверять электронную почту по утрам, потому что после проверки списка писем они чувствуют себя удовлетворенными. Но это всего лишь иллюзия того, что мы достигли большего.

Выполнение простых задач, таких как проверка электронной почты с утра, вредно для вас. Вместо этого выполняйте сложные задачи, потому что утром у вас будет больше энергии для их выполнения!

8. Вознаграждайте себя за выполнение большого задания

Чтобы сохранять мотивацию в том, что вы делаете, время от времени вознаграждайте себя.

Следите за своими маленькими победами и вехами и празднуйте их. Так что всякий раз, когда вы боретесь за свой прогресс, вы видите, как далеко вы продвинулись!

Узнайте больше об этом двухэтапном подходе к самомотивации: отслеживайте небольшие победы и вознаграждайте себя.

9. Не используйте многозадачность

Исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, подумайте еще раз.

Для оптимальной производительности сосредотачивайтесь на чем-то одном.

10. Отойдите от компьютера

Интернет стал одним из отвлекающих факторов номер один. Чтобы повысить свою продуктивность, старайтесь как можно больше выполнять свою работу в автономном режиме.

Я делаю это часто, когда пытаюсь придумывать новые идеи и считаю очень полезным просто отключиться от сети.

11. Используйте инструменты фокусировки

Используйте приложения и технологии, которые помогут вам избавиться от отвлекающих факторов.

Вот 18 лучших приложений и инструментов для управления временем, которые помогут вам сосредоточиться. Таким образом, вы не будете отвлекаться на Интернет, электронную почту или мгновенные сообщения.

Кроме того, присоединяйтесь к бесплатному уроку Fast-Track — Преодоление отвлекающих факторов , и вы узнаете один простой метод работы, даже если вас окружают отвлекающие факторы. Присоединяйтесь к бесплатному сеансу прямо сейчас!

12. Просто начните

Часто запуск — самая сложная часть.Люди склонны ждать идеального момента, чтобы начать работу в идеальном состоянии. Но идеального состояния не бывает.

Как только вы начнете, вы быстро войдете в ритм, который может длиться часами.

13. Определите свое продуктивное время

У каждого есть определенное время дня, когда он более продуктивен, чем другие. Для меня это утро.

Узнайте, когда у вас самое лучшее время для продуктивности, и соответствующим образом оптимизируйте свой рабочий график.

14.Всегда держите под рукой блокнот и ручку

Таким образом, вы можете записывать свои мысли, задачи и идеи в любое время. Главное — выбросить все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду. Еще одно соображение — приобрести приложение Evernote. Это не только экономит ваши чернила и бумагу, Evernote — это удобное место, где вы можете записывать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой. В определенных обстоятельствах это может оказаться полезным, если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться.

15. Напишите блог, чтобы вести хронику своего личного развития и достижений

Блог держит вас подотчетным и постоянно работает над самосовершенствованием и личностным ростом.

Когда вы записываете все свои небольшие достижения, у вас также появляется больше мотивации двигаться вперед.

И знаете что, именно так я и начал Лайфхак! В запуске Lifehack мне также помог WordPress, который позволяет людям создавать веб-сайты бесплатно. WordPress упростил процесс создания сайта до такой степени, что практически каждый может создать сайт сейчас.

16. Выпишите список дел на каждый день

Мне нравится планировать свой день накануне вечером. Таким образом, я могу приступить к своим самым важным делам, как только проснусь. Full Life Planner — отличный инструмент, который поможет вам организовать свои дни и выполнить важные дела. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните легко планировать свой день вперед!

Убедитесь, что вы не делаете ни одной из этих распространенных ошибок при составлении списка дел!

17. Записывайте в календаре свои самые важные задачи и дела.

Ключ к правильному управлению временем — это знать, где быть и чем заниматься в любой момент времени. Эффективное управление календарем идет рука об руку с хорошим управлением списком задач.

Узнайте здесь Как использовать календарь для создания времени и пространства .

18. Постоянно размышляйте о своей продуктивности

В течение дня постоянно спрашивайте себя:

«Я использую свое время наилучшим образом в настоящее время?»

Этот простой вопрос может значительно повысить вашу продуктивность.

19. Вставайте рано раньше всех

Я знаю, что некоторым может быть трудно проснуться рано утром, но ничто не сравнится с тихим домом!

Вот как начать свой день в 5:00 утра и несколько простых вещей, которые делают люди, вставшие рано утром, чтобы облегчить раннее пробуждение.

20. Высыпайтесь много

Когда вы работаете в сети, сон может превратиться в давно потерянную память. Однако важно много спать, чтобы ваше рабочее время было максимально продуктивным.

Попробуйте этот ночной распорядок, который я настоятельно рекомендую для продуктивности: The Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better and Wake Up Productive

21. Exercise

Исследования показали, что полуденные упражнения повышают продуктивность и моральный дух на рабочем месте.

Совершите короткую прогулку во время обеда или сделайте простую растяжку во время перерыва, чтобы максимизировать свою продуктивность.

Вот несколько рекомендаций по упражнениям:

22. Аутсорсинг как можно больше

Если вы хотите достичь большего за меньшее время, научитесь делегировать или отдавать работу на аутсорсинг.Вот лишь несколько компаний, которые помогут вам передать ваши повседневные задачи на аутсорсинг:

Кроме того, прочтите это руководство, чтобы узнать, как эффективно делегировать полномочия: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

23. Установите немного захватывающего духа. Цели

Без достойных целей у вас никогда не будет мотивации добиваться результатов.

Ставьте перед собой сложные и достижимые цели. Лучшая структура для постановки целей — это УМНАЯ цель. Тем не менее, есть и другие инструменты, которые также могут вам помочь.Например, «Руководство для мечтателей по достижению цели» — отличное руководство, которое поможет вам эффективно ставить цели и достигать их. Возьмите бесплатное руководство и узнайте, как достичь своих целей в этом году!

24. Расскажите другим о своих целях

Когда вы расскажете другим о своих целях, вы сразу же понесете ответственность.

25. Слушайте подкасты

Слушайте образовательные подкасты или аудиокниги, пока вы едете на работу, убираетесь в доме, занимаетесь спортом или готовите ужин.

Аудиообучение может добавить часы к вашему дню. Не говоря уже о том, что ваш череп обязательно поблагодарит вас за это.

Несколько рекомендаций для вас: 11 подкастов, которые вдохновят вас

26. Прочтите бестселлер Дэвида Аллена

Getting Things Done

Это одна из самых важных книг по продуктивности, которые вы когда-либо читали. Прочтите его, применяйте советы в своей повседневной жизни и добивайтесь большего.

Вот и другие замечательные книги о производительности: 35 книг о производительности и организационных навыках для эффективной жизни

27.Научитесь быстро читать

Когда вы научитесь читать быстрее, вы будете читать и узнавать больше! Ознакомьтесь с этими 10 способами увеличить скорость чтения.

Вы также можете использовать приложение OutRead, чтобы ускорить чтение!

28. Учитесь пропускать при чтении

Когда вы читаете книгу, просто прочтите те части, которые вам нужны, и пропустите остальные. Но читать нужно с определенной целью.

Узнайте, как заставить это работать, здесь: Как читать в 10 раз быстрее и удерживать больше

29.Сосредоточьтесь на деятельности, ориентированной на результат

Закон Парето (также известный как правило 80 20) гласит, что 80% результатов являются результатом 20% затрат. Это означает, что 20% наших действий приводят к 80% результатов.

Мы должны найти те 20%, которые создают 80% наших желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.

30. Сделайте перерыв

Вы не всегда можете работать с оптимальной производительностью. Вместо этого вам следует стремиться к работе короткими очередями в наиболее продуктивное время.

31. Начните режим полифазного сна

Что такое полифазный сон?

Полифазный сон — это спецификация режима сна, предназначенная для сокращения времени сна до 2-5 часов в день. Это достигается за счет того, что сон состоит из коротких (около 20-45 минут) дремоты в течение дня. Это позволяет проводить больше часов бодрствования при относительно высокой бдительности.

Хотя вы можете узнать об этом больше здесь, вам также рекомендуется немного вздремнуть в течение дня, чтобы зарядиться энергией.

32. Научитесь говорить «нет».

Мы не можем делать все, поэтому мы должны научиться говорить «нет», чтобы сохранить рассудок.

Научитесь тонкому искусству говорить «нет» у Лео Бабауты.

33. Сядьте на информационную диету

Большая часть мира живет за счет информационной перегрузки. Мы должны исключить бездумный серфинг в Интернете.

Прекратите читать три разные газеты в день и проверять свои RSS-каналы по несколько раз в день. Иначе ничего не добьешься.

Главное — ограничиться только информацией, в отношении которой вы можете немедленно принять меры. Вот несколько простых советов, которые вы можете попробовать: 10 простых приемов повышения производительности для управления перегруженной информацией

34. Организуйте свой офис

Груды бумаги вокруг вашего стола могут стать огромным препятствием для вашей продуктивности. Оптимизируйте свое время, организуя свой офис, настраивая систему и избавляясь от хлама.

Ознакомьтесь с этими 21 советом по организации вашего офиса и достижением большего, и 20 простыми идеями по организации домашнего офиса для повышения вашей производительности.

35. Найдите наставника

Моделируя тех, кто уже добился успеха, вы сэкономите много времени и энергии.

Трудно найти хорошего наставника, поэтому вот руководство, которое поможет вам: что искать в наставнике

36. Изучите сочетания клавиш

С помощью технологий вы можете удвоить эффективность своей работы. Более того, вы изучите все сочетания клавиш при использовании технологий, например сочетания клавиш.

Используя сочетание клавиш, вы получаете 64 часа каждый год!

Не знаете, какие ярлыки для обучения? Ознакомьтесь с этими 22 хитростями, которые могут превратить любого в клавишного ниндзя.

Помимо изучения сочетаний клавиш, вы также можете создавать сочетания клавиш с помощью AutoHotKey.

37. Повысьте скорость набора текста, чтобы сэкономить время

Знаете ли вы, что можно сэкономить 21 день в году, просто печатая быстро?

Вам не обязательно проходить серьезные курсы, чтобы печатать быстрее, попробуйте эти онлайн-игры:

38. Работайте из дома и избегайте ежедневных поездок на работу

Если ваша работа гибкая, подумайте о работе из дома. Это сэкономит вам время на дорогу, и вы почувствуете себя более энергичным в течение дня, сэкономив время на долгую поездку.

Ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам оставаться продуктивным при работе из дома:

Как работать из дома и оставаться Сверхпродуктивным

39. Избавьтесь от траты времени

Распространенные траты времени включают Instant Messenger, видеоигры, Flickr, проверку вашей статистики 10 раз в день, телевидение и посторонний Интернет-серфинг.

Не полагайтесь на свою силу воли, воспользуйтесь некоторыми из этих полезных инструментов, которые помогут вам сосредоточиться: 10 онлайн-приложений для лучшего сосредоточения

40.Планируйте питание заранее

Распланируйте все приемы пищи на неделю вперед и соответственно составьте список покупок. Это позволяет сосредоточиться на самом необходимом — экономя время и деньги. Вы также можете сэкономить еще больше времени с помощью множества приложений. Одно приложение, которое я считаю полезным, — это Mealime. Это приложение, которое предоставляет вам широкий выбор рецептов, а также удобное место для вашего списка покупок.

Учитывая тот факт, что это приложение установлено более 4 миллионов пользователей, это говорит о том, что существует хороший выбор планов питания, которым вы можете следовать, и что приложение удобно в использовании.

41. Готовьте еду оптом

Когда вы готовите еду оптом, у вас будет много остатков. Так вам не придется готовить каждый день.

Узнайте больше о том, как готовить в больших количествах: Готовка раз в месяц: взлом производительности или переоценка времени — отстой?

42. Защитите себя от ненужного телефонного разговора с помощью идентификатора вызывающего абонента

Минуты, которые вы тратите на ответ на ненужные телефонные звонки, тратятся впустую. Вы можете предотвратить это.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством, как справиться с ненужными телефонными звонками: Как избавиться от ненужных вещей, отягощающих ваш день — звонки по мобильному телефону

43.Возьмите более короткий душ

Это может показаться глупым, но на самом деле это то, с чем я борюсь. Я провожу в душе до 30 минут. Подумайте о времени, которое я мог бы сэкономить, просто немного ускорившись.

44. Сохраните поездки в банк, взяв прямой депозит

Многие работодатели теперь предлагают прямой депозит. Если у вас есть, то обязательно воспользуйтесь им и избавьте себя от множества походов в банк.

45. Автоматическая оплата счетов

Сколько раз вы беспокоились о том, не пропустили ли вы срок оплаты счетов?

Автоматическая оплата счетов сэкономит ваше время, избавит от штрафов за просрочку платежа и повышения процентных ставок.

46. Интернет-магазин

По возможности избегайте походов в магазин. Делая покупки в Интернете, вы можете больше сосредоточиться на том, что покупаете.

47. Ускорьте свой Интернет с помощью широкополосного соединения

Многие люди знают о медленной скорости Интернета, но ничего не делают с этим. Фактически, это средство экономии времени в Интернете номер один!

Если вам необходимо использовать коммутируемое соединение, вы можете использовать ускорители, такие как Propel и SlipStream, чтобы удвоить или даже утроить вашу скорость.

48. Поддерживайте скорость вашего компьютера

Если вы пользователь Windows, используйте функцию гибернации Windows, чтобы избежать замедления при выходе и перезапуске Windows.

Или, может быть, подумайте о переходе на Mac, поскольку у перехода на Mac с ПК есть множество преимуществ, о которых вы, вероятно, не знали.

49. Выключите телевизор

Средний американец смотрит телевизор более 4 часов в день. За 65 лет жизни это 9 лет, приклеенных к трубке.

Для улучшения здоровья и продуктивности выключите телевизор.Вот еще 11 причин, чтобы посоветовать вам перестать так часто смотреть телевизор.

Выключите телевизор, и вы обязательно получите от жизни больше.

50. Используйте Tivo или DVR.

Это может помочь вам сократить часовой телешоу до 40 минут. Вы можете сэкономить время, не упуская при этом веселья.

Итак, вот окончательный список приемов, которые вам следует изучить для повышения производительности. Выберите техники, которые вам подходят, и сделайте их своей повседневной привычкой. Со временем вы станете намного продуктивнее.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Изображение предоставлено Pexels через pexels.com

25 советов по управлению временем для работы 2021

Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем является обязательным. Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник. Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давай выясним.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи.Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения. Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.

Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время. Но в профессиональных сферах совершенствование тайм-менеджмента — один из важнейших навыков, которые сотрудники должны развивать.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что это может помочь вам уложиться в сроки и быть продуктивным на работе.Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как выделить время для каждой задачи. Снижение стресса на работе поможет вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Плохие навыки управления временем могут привести к позднему назначению, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может подавить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.

Применяя практические навыки управления временем, вы можете не просто произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник. Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по организации рабочего времени.

1. Создайте список ежедневных задач

Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты.Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и сохраняйте импульс!

2. Расставьте приоритеты для ваших задач

Составить список задач — это одно. Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете упорядочить свои задачи по важности, сроку выполнения или отправителю.

Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:

  • Задачи самые важные задачи.
  • Задачи B — менее важные задачи.
  • Задачи C — это задачи без последствий — они хороши, но не обязательны.
  • Задачи D — это задачи для делегирования.
  • Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.

Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить).Выбор метода, который вам подходит, поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.

3. Выполняйте самые важные задачи утром

После того, как вы составили список, погрузитесь в самую важную задачу. Чем раньше вы начнете работать над этим, тем быстрее вы это отметите. Если у вас есть большая задача, которая может занять целый день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих небольших задач поможет вам почувствовать себя более успешным в течение дня.

4. Следите за своим временем

Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем.Оцените, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня. А с помощью правильного решения для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.

5. Минимизируйте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем.Найдите способы максимально избавиться от отвлекающих факторов. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню. А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.

6. Избегайте многозадачности

Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания.Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.

7. Используйте приложения и инструменты для управления временем

Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или организовывать свой список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем, инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи.Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.

8. Еженедельно проводите аудит своего времени

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы планируете потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное и предполагаемое, потраченное.Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте просматривать свои результаты неделя за неделей, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.

9. Составьте повестку дня собрания

Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая предварительная подготовка может помочь вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, все оценят, что у вас есть время вернуться к своему расписанию.

10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать

Работать без вдохновения или мотивации может быть сложно. Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не вдохновлены или не мотивированы, иногда вам нужно приступить к работе. Начинай сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.

11. Запланируйте перерывы

Перерывы важны для того, чтобы помочь нам сосредоточиться. Мозг лучше всего работает, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой.Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться. Ваш мозг будет благодарен за перерыв.

12. Вести список задач резервного копирования

Когда вы находитесь в потоке, нет ничего, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения небольших задач.Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы просто расслабиться и перевести дыхание.

13. Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.

Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Организация также избавит вас от необходимости искать старые электронные письма, заметки или ручку среди всего вашего беспорядка. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов.Организация и эффективность идут рука об руку.

14. Используйте свой календарь

Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели. Если вы используете цифровой календарь, вы можете настраивать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.

15. Если чувствуете, что застряли, переходите вперед

Пытаетесь подобрать правильные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче.Перфекционизм и зацикленность на мелочах могут только замедлить вас.

16. Сообщите о своей рабочей нагрузке команде

После того, как вы составили свой список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде. Коммуникация жизненно важна для успешного функционирования бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.

17. Делегируйте несущественные задачи, если можете.

При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть легче передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой рабочей нагрузкой в ​​этот день.

18. Проверяйте электронную почту один раз в день

Вместо того, чтобы сразу отвечать на каждое электронное письмо, посвятите часть своего дня тому, чтобы ответить на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром.Другие могут предпочесть проверять свою электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз могут освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.

19. Научитесь говорить «нет»

Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это поможет вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и поможет установить границы с другими.Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.

20. Сгруппируйте похожие задачи вместе

Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одних и тех же мыслей. Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.

21. Найдите состояние потока

Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченными в умственную деятельность. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.

22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью

Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью.Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.

23. Практика избавления от вредных привычек

Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней. Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать в себя просмотр социальных сетей или ответы на социальные сообщения или звонки на работе.Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь избегать их или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.

24. Составьте еще один список дел на завтра

Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра. Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.

25. Обратитесь к наставнику за дополнительными советами

Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам поставить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас на вашем пути.

Этот контент предназначен только для информационных целей и не должен рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Сообщение о творчестве | Работайте умнее, а не усерднее: 21 Управление временем…

Многие люди в нашем обществе стараются быть сверхпродуктивными.

Вы знаете — люди, которые бегают от задачи к задаче, всегда проверяют электронную почту, что-то организуют, звонят, выполняют поручения и т. Д.

Люди, которые так поступают, часто разделяют идею о том, что «оставаться занятым» означает, что вы много работаете и собираетесь добиться большего успеха.

Хотя это убеждение может быть до некоторой степени верным, оно часто приводит к бессмысленной «продуктивности» — постоянной потребности что-то делать и склонности тратить время на мелкие дела.

Вместо того чтобы вести себя таким образом, я предпочитаю действовать по-другому.

Работать умнее, а не усерднее

Старая пословица «работай умнее, а не усерднее» стала основным элементом моей работы любого рода.

Вместо того чтобы подходить к задачам как робот, я стараюсь быть вдумчивым и всегда спрашиваю себя, можно ли что-то сделать более эффективно или вообще исключить.

Управление своим временем заключается не в том, чтобы втиснуть в мой день как можно больше задач. Речь идет об упрощении моей работы, ускорении работы и снятии стресса.

Речь идет о том, чтобы освободить место в моей жизни, чтобы найти время для людей, игр и отдыха.

Я обещаю вам — на самом деле — это часов в день, которых достаточно для всего, что вы хотите делать, но может потребоваться немного переупорядочить и переосмыслить, чтобы их найти.

21 Совет по тайм-менеджменту

Я составил этот список из 21 совета, который, надеюсь, подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните: существует бесчисленное множество уловок и уловок, чтобы эффективно управлять своим временем. Это несколько советов, которые я считаю полезными, но все они разные.

Пусть этот список станет катализатором, который заставит вас регулярно думать о том, как улучшить свои собственные практики.

1. Сначала выполните наиболее важные задачи.

Это золотое правило тайм-менеджмента. Каждый день определяйте две или три задачи, которые являются наиболее важными для выполнения, и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы закончите, день уже удался. Вы можете перейти к другим делам или позволить им подождать до завтра. Вы закончили самое важное.

2. Научитесь говорить «нет».

Принятие большого количества временных обязательств может научить нас, как совмещать различные задания и управлять своим временем. Это может быть здорово.

Однако вы легко можете зайти слишком далеко. В какой-то момент вам нужно научиться отказываться от возможностей.Ваша цель должна заключаться в том, чтобы взять на себя только те обязательства, которые, как вы знаете, у вас есть время и которые действительно заботят .

3. Спите не менее 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что пожертвовать сном — это хороший способ повысить продуктивность и выжать пару дополнительных часов в течение дня. Это не тот случай.

Большинству людей требуется 7-8 часов сна, чтобы их тело и разум функционировали оптимально. Вы знаете, достаточно ли вы получаете.Слушайте свое тело и не недооценивайте ценность сна.

4. Сосредоточьте все свое внимание на текущей задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Уберите свой телефон подальше , вне поля зрения и в беззвучном режиме. Найдите тихое место для работы или послушайте музыку, если это вам помогает (иногда мне нравится слушать классическую музыку или эмбиент во время сочинения).

Сконцентрируйтесь на одной задаче. Больше ничего не должно быть. Погрузитесь в это.

5. Начните рано.

Почти все мы страдаем от побуждения откладывать дела на потом. Это кажется таким простым, и вам всегда удается это сделать, так почему бы и нет?

Возьмите это у выздоравливающего хронического прокрастинатора — гораздо приятнее и менее напряженно начать что-то раньше. Это тоже не так уж и сложно, если вы только твердо решите, что сделать это.

6. Не позволяйте неважным деталям тащить вас вниз.

Мы часто позволяем проектам занимать гораздо больше времени, чем могли, из-за того, что слишком зацикливаемся на мелких деталях. Я виноват в этом. Я всегда был перфекционистом.

Однако я обнаружил, что можно преодолеть желание постоянно исследовать то, что я сделал до сих пор. Мне гораздо лучше двигаться дальше, завершить основную часть и потом все пересмотреть.

7. Превратите ключевые задачи в привычки.

Писать для меня — обычное дело.Я должен писать все время — для учебы, работы, моей студенческой организации, моего блога и т. Д. Я, вероятно, пишу 5000-7000 слов в неделю.

То, что я пишу, может показаться многим людям большим, но для меня это вполне приемлемо, , потому что это привычно. Я взял за правило писать или каждый день в течение долгого времени.

Я редко нарушаю этот распорядок. Из-за этого мой разум имеет привычку писать.Это стало вполне естественно и приятно. Не могли бы вы сделать что-нибудь подобное? (Прочтите «Простое и действенное руководство по формированию любой новой привычки»)

8. Внимательно относитесь к количеству ТВ / Интернета / игрового времени.

Время, проведенное в Твиттере, играх или просмотре телепередач и фильмов, может стать одним из самых серьезных факторов, снижающих продуктивность.

Я предлагаю более внимательно относиться к тому, сколько времени вы тратите на эти занятия. Просто заметив, как они тратят ваше время, вы начнете делать их меньше.

9. Обозначьте ограничение по времени для выполнения задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть, работать над проектом и думать: «Я буду здесь, пока это не будет сделано», попробуйте подумать: «Я буду работать над этим в течение трех часов».

Ограничение по времени подтолкнет вас к сосредоточению и повышению эффективности, даже если вам придется вернуться и добавить еще немного позже.

10. Оставьте буферное время между задачами.

Когда мы спешим от задачи к задаче, трудно оценить то, что мы делаем, и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между задачами может быть глотком свежего воздуха для нашего мозга. Во время перерыва совершите короткую прогулку, помедитируйте или выполните какое-нибудь другое упражнение для очищения ума.

11. Не думайте о полном списке дел.

Один из самых быстрых способов перегружать себя — подумать о своем огромном списке дел. Поймите, что никакие мысли не сделают его короче.

На данный момент все, что вы можете сделать, — это сосредоточиться на одной задаче, стоящей перед вами.Это единственное, одиночное задание. Один шаг за раз. Дышать.

12. Делайте упражнения и ешьте здоровую пищу.

Многочисленные исследования связывают здоровый образ жизни с производительностью труда. Подобно достаточному сну, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергии, очищают разум и позволяют легче сосредоточиться.

13. Делай меньше.

Эту тактику рекомендовал один из моих любимых блоггеров, Лео Бабаута. По сути, делай меньше — это еще один способ сказать: делай действительно важные дела.

Притормози, заметьте, что нужно сделать, и сконцентрируйтесь на этом. Сделайте на меньше вещей, которые создают на больше значений, а не на больше вещей, которые в основном пусты.

14. Используйте выходные, хоть немного.

Один из моих любимых мемов изображает джентльмена, бросающего работу и заявляющего: «Сегодня пятница! F #% $ 88u это дерьмо ». На следующем изображении написано «Понедельник», и мужчина наклоняется, чтобы подобрать бумаги, которые он бросил на землю.

Это смешно, но я обнаружил, что удивительно, как выполнение совсем немного по выходным может действительно снизить рабочую нагрузку в течение недели. Старайтесь уделять 2-4 часа в день. У вас по-прежнему будет много свободного времени для занятий.

15. Создайте организационные системы.

Организованность экономит массу времени, и вам не нужно быть самым организованным человеком в мире. Системы несложны в реализации.

Создайте файловую систему для документов. Убедитесь, что в вашем доме есть место для хранения всех вещей. Отмените подписку на списки рассылки, если вы не хотите получать их содержание. Обтекаемость, обтекаемость, обтекаемость.

16. Сделайте что-нибудь во время ожидания.

У нас, как правило, бывает много простоев, когда мы мало что делаем. Залы ожидания, очереди в магазине, время в метро, ​​на эллиптическом тренажере в спортзале и т. Д.

Найдите чем заняться в это время.Я, как правило, много читаю на занятиях, поэтому беру с собой кое-что почти везде, куда иду, и читаю во время ожидания.

17. Запрись.

Никаких отвлекающих факторов, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать — это находиться под замком, один в комнате. Если вы похожи на меня, осознайте это и действуйте соответственно.

18. Придерживайтесь своего плана, чтобы что-то сделать.

Я вроде как уже упоминал об этом, но стоит повторить. Не сбивайтесь с пути из собственного плана!

Будьте решительны. Будьте преданными. Расскажите об этом профессионально и доведите дело до конца. Твердая воля к достижению того, чего вы решили добиться, приведет вас куда угодно.

19. Объединяйте связанные задачи вместе.

Допустим, за выходные вам нужно выполнить два задания по программированию, написать три эссе и снять два видеоролика. Вместо того, чтобы подходить к этой работе в каком бы то ни было порядке, сгруппируйте похожие задачи и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют разных типов мышления, поэтому имеет смысл позволить вашему разуму продолжать двигаться в своей текущей зоне, а не переключаться без необходимости на что-то, что потребует от вас переориентации.

20. Найдите время для тишины.

В нашем мире «вперед, вперед, вперед» слишком много людей не находят времени, чтобы просто сидеть на месте. Тем не менее, удивительно, на что способна практика неподвижности. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Открытие времени в своей жизни для тишины и бездвижения снижает тревогу и показывает, что нет необходимости постоянно торопиться. Это также облегчает получение удовольствия от вашей работы.

21. Устраните несущественное.

Я знаю, что об этом уже упоминалось в том или ином качестве, но это один из самых полезных советов, которые вы можете извлечь из этого поста.

Наша жизнь полна излишеств. Когда мы можем идентифицировать этот избыток и удалить его, мы все больше и больше узнаем, что является значимым , а что заслуживает нашего времени.

Один последний совет (лучший)

И еще один последний совет, который я хочу упомянуть. Если вы помните одну вещь из этого поста, запомните это:

Удовольствие всегда должно быть целью. Работать можно играть.

Мы настолько увлечены делами, что забываем получать удовольствие от того, что мы делаем. Даже когда мы сосредотачиваемся на том, чтобы работать умнее, мы все равно слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть сутью .Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы больше времени радовал тому, чем я занимаюсь?

Цель должна состоять в том, чтобы расположить свои обязательства таким образом, чтобы вы были счастливы, воплощая в жизнь детали своей повседневной жизни, даже , пока вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это более вероятно, чем когда-либо. Полюбопытствовать. Будьте открыты для возможностей. Знать себя. Примите свои увлечения.

Произойдут чудесные вещи .Удачи в реализации этих советов, и дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь вам помочь.

Твой друг,
Джордан Бейтс

P.S. Поставьте лайк Refine The Mind на Facebook, чтобы оставаться в курсе.

«Не говори, что у тебя мало времени. У вас точно такое же количество часов в день, которое было уделено Хелен Келлер, Пастеру, Микеланджело, Матери Терезе, Леонардо да Винчи, Томасу Джефферсону и Альберту Эйнштейну.”
— Х. Джексон Браун младший

Эта статья впервые появилась на сайте Refine The Mind.

Как выделить время для успеха продаж

Мне всегда нравилась поговорка о том, что временем нельзя управлять; он уже поставляется в картонных коробках по 24 часа, по 60 минут в каждой


После долгой карьеры в сфере продаж, работы с очень успешными профессионалами и для них трудно не прийти к выводу, что те, кто владеет продажами, действительно владеют двумя ключевыми вещами:

  1. Проактивность, а не реакция
  2. Контроль над деятельностью и использованием времени

Можно возразить, что если вы не управляете своей деятельностью в отведенное время, вы не сможете по-настоящему проявлять инициативу, потому что это роскошь времени, которая позволяет вам проявлять инициативу; Реактивное поведение — явный признак того, что у кого-то не хватило времени, чтобы делать что-то запланированным образом, и теперь он пытается просто выполнить работу (вовремя?).

Это не о тайм-менеджменте.

Мне всегда нравилась поговорка о том, что временем нельзя управлять; он уже поставляется в картонных коробках по 24 часа, по 60 минут в каждой. Это больше касается распределения времени, а не управления временем, нам нужно научиться распределять время в правильных пропорциях на правильные дела или, еще лучше, на приоритеты.

Неотъемлемой частью этого утверждения является то, что мы действительно расставляем приоритеты не только в порядке важности, но и по времени, отведенному (отведенному) для этого.Некоторые отлично справляются с подготовкой списков дел и фактически выполняют многие задачи из своих списков. Некоторые отлично справляются с долгосрочным планированием и имеют дорожную карту для достижения своих целей или задач. Где некоторые терпят неудачу, так это взять эти два элемента и перевести их в свой ежедневный дневник таким образом, чтобы они могли максимизировать свои результаты.

Глядя на это в долгосрочной перспективе, важно понимать, сколько времени нужно уделять каждой задаче.Это измеряется не на ежедневной основе, а, скажем, на протяжении типичного цикла продаж.

Например, используйте торгового представителя с определенной территорией, он отвечает как за управление своей существующей базой, так и за ее расширение, мы будем называть это управление учетной записью; им также необходимо развивать новый бизнес с помощью новых логотипов на своей территории, что означает все аспекты поиска и продажи.

Давайте упростим поиск до развития потенциальных клиентов, управления потенциальными клиентами, а также усилий и действий по привлечению новых потенциальных клиентов.Мы упростим продажу, указав, что она включает точку, с которой вы взаимодействуете с потенциальным клиентом, до момента, когда вы закрываете или теряете возможность. Кроме того, если вы работаете на компанию или на себя, вам нужно будет заняться другими забавными вещами, которые мы превратим в аккуратную маленькую штуку под названием админ.

Как представитель вы должны иметь представление о том, какой процент своего времени вы должны тратить на каждое действие, например (нет, на самом деле, это пример, а не рекомендация):

Администратор 12%
Управление счетом 31%
Продам 36%
Разведка 21%

Опять же, некоторые очень хороши в планировании этого типа, у них есть хорошие круговые диаграммы на рабочем столе, чтобы вдохновлять и держать их в правильном направлении.

Это упражнение следует выполнять не чаще двух раз в год, в начале и в середине года; единственная причина сделать это больше, чем это было бы, заключается в том, что ваши числа не там, где они должны быть, раз за разом мы видим, что основная причина этого — неправильное распределение времени и действий.

Помимо общей картины, важно, чтобы специалисты по продажам вели свои ежедневные и еженедельные дневники. Это означает каскадирование одного и того же процента времени, указанного в общей картине, вплоть до ежедневных и еженедельных дневников.Слишком часто подробный еженедельный календарь не отражает надлежащее время, необходимое для достижения цели.

Например, вы могли установить, что вам необходимо выделить 31% своего времени на управление учетной записью, но на практике это отнимает около 40% вашего времени. Это означает, что один из ваших других должен выполнять задачи, которые не получают нужного количества времени и, возможно, в результате страдают. Если дополнительное время, посвященное управлению учетной записью, не принесет превосходных результатов / показателей, вы не достигнете своей цели.

Одна печальная реальность заключается в том, что чаще всего задача, которая заканчивается недолгими изменениями, — это та, в которой мы либо меньше всего любим, либо не являемся самыми сильными. Часто это разведка, которая имеет прямое влияние на конвейер и долгосрочные результаты. Я часто слышу, как представители рационализируют это, говоря, что они делали что-то важное, например, спасали аккаунт или вели крупную сделку. Но в итоге получается тонкая или слабая труба.

Опять же, если вы выделяете время на сохранение учетной записи или закрытие крупной сделки, и это ставит вас далеко за рамки плана, хорошо, если нет, тогда у вас могут быть проблемы не потому, что вы не можете хорошо продавать, а потому, что вы неправильно использовали себя время.В частности, вы отклонились от твердого плана без уважительной причины.

Важно, чтобы вы распределяли время в правильной пропорции, а затем управляли своим поведением и действиями, чтобы уложиться в это распределение. Время сложно управлять, но правильное управление нашей деятельностью — это строительный блок успеха в продажах.

25 эффективных способов повысить эффективность

Тайм-менеджмент — одна из тех проблем, с которыми мы все сталкиваемся, но (по иронии судьбы) чувствуем, что у нас нет времени на ее решение.Но, как однажды сказал Бенджамин Франклин, время похоже на деньги. Как узнать, куда он идет, если не управляется должным образом?

Как правило, время летит незаметно. Одна минута, когда вы собираетесь ответить на несколько писем, и вдруг пора домой. На самом деле , , когда мы говорили с более чем 500 профессионалами , только 10% сказали, что чувствуют, что контролируют свой день.

Это обескураживает. Но так быть не должно.

Эффективное управление временем дает вам возможность контролировать свой день.Это краеугольный камень, который поможет вам во всем: от повышения производительности до выработки хороших привычек, постановки правильных целей, предотвращения выгорания и поиска баланса между работой и личной жизнью.

Хотя мы и написали руководства по каждой из этих тем, этот пост посвящен просто лучшим советам по управлению временем , которые помогут вам оптимизировать планирование времени, расставить приоритеты для значимой работы и избавиться от отвлекающих факторов.

Из-за огромного количества способов улучшить и оптимизировать свое время, мы разбили это руководство на программу из 5 шагов.Начните с самого начала или переходите к тому разделу, где вам больше всего нужна помощь.

Шаг 1. Поймите, куда уходит ваше время

Шаг 2. Ставьте перед собой разумные цели и расставляйте приоритеты по времени для значимой работы

Шаг 3. Составьте эффективное ежедневное расписание

Шаг 4. Оптимизируйте рабочую среду

Шаг 5. Защитите свое время (и свое внимание) от отвлекающих факторов

Верните себе контроль над своим временем. RescueTime предоставляет вам инструменты и данные, которые помогут вам работать более продуктивно и эффективно каждый день.Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня !

Почему так важен тайм-менеджмент?

Средняя продолжительность жизни человека составляет около 4000 недель. Это звучит как большая цифра, если не учитывать, сколько дней вы проводите в школе, на пенсии или спите.

Как написал основатель Apple Стив Джобс:

«Совершенно очевидно, что время — самый ценный ресурс, который у нас есть».

Имея ограниченное время для выполнения самой важной работы, вполне естественно испытывать определенный уровень беспокойства.Но тайм-менеджмент — это не подавление страха тратить время впустую. Речь идет о понимании далеко идущих преимуществ разумного использования нашего времени.

При грамотном тайм-менеджменте вы:

Время движется, несмотря ни на что. Но с этой программой из 5 шагов вы сможете контролировать свой день и максимально использовать свои ежедневные 24 часа.

Часть 1. Поймите, куда уходит ваше время

Время продолжает ускользать, ускользать, ускользать…

Как гласит старая песня, наши дни часто пролетают бесконтрольно.Мы, , хотим, чтобы добился цели. Но эти минуты проходят. Как мы уже говорили, только 10% людей чувствуют, что они контролируют свои дни !

Вот почему первый шаг в управлении временем — это намерение, , контроль, , и понимание того, куда идет ваше время в настоящее время .

Проведите аудит времени, чтобы определить свои намерения и посмотреть, куда уходит ваше время в настоящее время

Точно так же, как вы можете пройти аудит по налогам, тайм-аудит — это IRS для вашего графика.Погрузившись в то, как вы провели свою последнюю неделю / месяц / квартал, вы сможете избавиться от догадок в управлении временем и правильно составить свой график на будущее.

В своей основной форме временной аудит состоит из 3 этапов:

  1. Запишите свои намерения (т.е. как вы хотите проводить свое время?)
  2. Посмотрите личные данные о том, как вы на самом деле проводите свое время
  3. Настраивайте, устанавливайте новые намерения и отслеживайте прогресс

Например, если вы хотите написать роман ( намерение ), но вы работаете над ним всего час в неделю ( выделение ), что-то не так.

То же самое и с вашей работой. Если ваш главный приоритет — разработка программного обеспечения (, намерение ), но вы проводите большую часть своих дней, отвечая на электронные письма или на собраниях (, распределение ), вы никогда не почувствуете, что у вас достаточно времени.

Начните с того, что запишите, как вы, , как проводите свое время каждый день. Например, я мог бы сказать:

  • Цель 1: Писать сообщения в блог (50%)
  • Цель 2: Исследования и образование (25%)
  • Цель 3: Общение с клиентами и командой (10%)

(Эти намерения не нужно и не следует заниматься 100% вашего времени.)

Затем соберите как можно больше информации о том, как вы на самом деле проводите свое время. Для этого вы можете использовать несколько различных инструментов и ресурсов.

  • Ваш список дел (приложение / ручка и бумага). Если вы используете приложение со списком дел, такое как Todoist, или отслеживаете свои ежедневные задачи с помощью блокнота и бумаги, это один из способов посмотреть, как вы проводили свои дни.
  • Календарь. Вы также можете использовать свой календарь для отслеживания задач. В качестве дополнительного бонуса в вашем календаре есть все, что обычно отвлекает вас от выполнения значимой работы, например встречи, звонки и встречи.
  • RescueTime. Чтобы максимально точно определить, на что уходит ваше время, приложение для отслеживания времени, такое как RescueTime, ведет подробный учет того, как вы проводите свое время в приложениях, веб-сайтах и ​​определенных файлах.

Просмотр этих трех ресурсов должен дать вам точное представление о том, как вы проводите свое время в сравнении с тем, как вы хотите, чтобы его тратил. Пришло время объединить этих двоих.

Поймите заблуждение планирования, чтобы реалистично оценивать, что можно сделать за день

Одна из наихудших ошибок в управлении временем, которую мы можем сделать, — это предположить, что мы можем сделать больше, чем можем.К сожалению, это всего лишь человеческая природа.

Хотя вы можете работать более 8 часов, наше исследование показывает, что средний работник умственного труда — писатели, разработчики, дизайнеры, менеджеры проектов и т. Д. — продуктивен только 12,5 часов в неделю. Или примерно 2,5 часа в день.

Психологи называют это ошибкой планирования — нашим предвзятым отношением к чрезмерному оптимизму в отношении того, сколько времени займет выполнение задачи. Вот почему мы думаем, что наши календари выглядят так:

Если честно, то выглядело бы так:

Когда вы начнете понимать, на что в настоящее время тратитесь ваше время, не зацикливайтесь на мысли, что вы можете внезапно выполнять 8 часов продуктивной работы в день.Это всего лишь установка на стресс, долгие часы работы и переутомление.

Вместо этого один из самых простых способов преодолеть ошибку планирования — это использовать так называемое «прогнозирование эталонного класса». Это просто причудливое слово для переключения вашего мыслительного процесса с «сколько времени это занимало у меня в прошлом?» на «сколько времени занимает такой проект у таких людей, как я?»

Откройте для себя невидимые отвлекающие факторы, отнимающие ваше время

К этому моменту вы сформулировали намерения относительно того, как вы хотите проводить свое время, собрали некоторые данные о том, как на самом деле его тратите, и научились устанавливать реалистичные ожидания в отношении себя.Затем пришло время отсеять некоторые вещи, которые в настоящее время мешают вам управлять своим временем.

Хотя вы можете подумать, что худшие траты времени на рабочем месте — это социальные сети или новости, скорее всего, это что-то менее очевидное: сотрудничество.

Сотрудничество на рабочем месте резко выросло за последнее десятилетие: исследования показывают, что многие сотрудники проводят 80% своего дня, отвечая на электронные письма, на собраниях или в телефонных разговорах. Наше собственное исследование показало, что большинство людей проверяют свою электронную почту или чат-приложения каждые 6 минут или реже .

Понимание и оптимизация времени, затрачиваемого на общение, — один из самых простых способов вернуть время и сосредоточиться.

Используя такой инструмент, как RescueTime, вы можете не только понять, сколько времени вы тратите на общение, но и какие инструменты вы используете, как они влияют на вашу повседневную продуктивность и каковы тенденции вашего использования с течением времени.

Однако это не означает, что ваше время не украдут более очевидные отвлекающие факторы.

Когда писатель Даниэль А.Винсент постоянно пропускал крайние сроки черновиков своей последней книги, и она решила начать отслеживать свое время в RescueTime. Через месяц она обнаружила, что 25% своего общего времени (более 40 часов в месяц!) Проводилось только в Facebook.

Настраивайте системы для отслеживания ежедневных успехов и не сбивайтесь с пути

После того, как вы получите это общее представление, вы можете начать более активно менять то, как вы проводите свой день. Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для управления своим временем и мотивации, — это получить представление о ежедневном прогрессе в достижении ваших целей.

Когда Тереза ​​Амабиле из Гарварда изучила повседневные привычки сотен работников умственного труда в разных отраслях, она обнаружила, что из всего, что может улучшить наше настроение и мотивацию в течение рабочего дня, «наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе. ”

Есть несколько методов, которые вы можете использовать, чтобы получать активную обратную связь о своем прогрессе и о том, как вы проводите свое время.

  • Визуализируйте свои ежедневные цели. Если ваш день расписан на небольшие задачи (о которых мы расскажем ниже), вы можете использовать какой-нибудь визуальный метод, чтобы отслеживать прогресс на этом пути.Вы можете попробовать «Метод крафт-бумаги» Джоселин К. Глей или «Стратегию скрепки» Джеймса Клира.
  • Отслеживайте значимый прогресс в своем календаре. Streaks также является мощной мотивирующей стратегией. Отслеживайте несколько ключевых показателей в своем календаре и смотрите, сколько дней вы можете достичь подряд.
  • Используйте цели и предупреждения RescueTime для автоматической обратной связи в режиме реального времени. Вы можете устанавливать цели в RescueTime и получать активные отзывы о своем прогрессе в их достижении на главной панели (или на телефоне!) В течение дня.

Вы также можете настроить специальные оповещения RescueTime, чтобы показать вам, когда вы достигли поставленных на день целей. Например, вот одно из моих предупреждений, когда я трачу на письмо 3 или более часов в день:

Вы можете узнать, как настроить оповещения в RescueTime здесь.

Хотя RescueTime — не единственный способ отслеживать ваш прогресс, тот факт, что он работает автоматически в фоновом режиме, делает его мощным способом получить точный пульс того, как проходит ваш день.

Шаг 2. Ставьте перед собой разумные цели и расставляйте приоритеты по времени для значимой работы

Сколько раз вы подходили к концу дня и говорили: «Что, черт возьми, я вообще сделал сегодня?»

Конечная цель управления временем — тратить больше времени на важные дела.Будь то важный проект на работе, школьная газета или даже время с друзьями и семьей.

Теперь, когда у нас есть понимание нашей исходной точки, на которую уходит наше время и как мы в идеале хотели бы его тратить, давайте начнем искать способы на самом деле это сделать. В самом общем смысле мы говорим о том, чтобы уделять время своей «основной работе». Вот что мы имеем в виду:

  • Основная работа — это то, для чего вас наняли. Будь то написание, кодирование, проектирование, управление проектами, поддержка клиентов или что-то еще.В идеальном мире именно так вы проводите большую часть своего времени.
  • Остальные — это то, что поддерживает эту роль и вашу организацию. Но вы не обязательно планируете это на свой день. Электронная почта, посещение встреч, телефонные звонки и даже многозадачность.

Наша цель в этом разделе — оптимизировать время для основной работы и свести к минимуму остальное, чтобы вы чувствовали себя выполненным каждый день.

Ставьте более разумные цели (а затем разбивайте их)

Давайте начнем с общего взгляда на то, чем вы хотите распоряжаться своим временем каждый день.

Во время аудита времени вы определили идеальную картину того, как ваше время будет распределяться. Теперь пришло время сделать то же самое для конкретных задач и целей, которые вы хотите достичь.

Это начинается с постановки эффективных целей.

Постановка целей — один из краеугольных камней правильного управления временем. К сожалению, на этом этапе большинство из нас совершает серьезную ошибку: мы ставим нереалистичные цели.

Большие и смелые цели могут быть хорошими для определения ваших намерений, но они ужасны для вашего ежедневного управления временем.Вместо этого цели, которые вы ставите каждый день, должны быть сосредоточены на двух вещах.

Во-первых, разбейте большие цели на практические задачи. Ежедневные цели не только легче управлять, но они дают вам конкретные следующие шаги, вместо того, чтобы чувствовать себя подавленным какой-то крупной и дерзкой целью, которую вы пытаетесь достичь. Например, вместо «Написать сообщение в блог» установите ежедневную цель «Завершить набросок сообщения в блоге».

Затем составьте план действий по достижению этих целей. Вот несколько предложений:

  • Используйте систему SMART: SMART означает конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные цели.Подумайте о каждом факторе и запишите, как он связан с вашей целью: каковы ваши временные рамки для ее достижения? Как вы будете измерять свой прогресс? Сейчас подходящее время для этого? Это реально? Насколько конкретно вы можете сделать то, что вам нужно, чтобы достичь своей цели?
  • Представьте себя через 6 с лишним месяцев: работа в обратном направлении — отличный способ определить все шаги, которые нам нужно сделать для достижения наших целей. Представьте себя через 6 месяцев. Как ты проводишь дни? Над чем вы хотели бы работать последние 6 месяцев? Представьте себе свой идеальный день и то, как он приближает вас к вашим целям.

Какой бы путь вы ни выбрали, цель состоит в том, чтобы создать четкий и действенный план того, что вам нужно делать каждый день для достижения своих целей.

Исследования показали, что у вас в два-три раза больше шансов придерживаться своих целей, если вы составите конкретный план относительно того, когда, где и как вы будете работать над ними .

Безжалостно расставляйте приоритеты в своих задачах, используя один из этих практических методов

Неизбежно, что у вас будет больше целей, чем у вас есть время для работы, а это значит, что вам нужно расставить приоритеты.Что касается советов по тайм-менеджменту, на первом месте стоит расстановка приоритетов. Когда вы расставляете приоритеты, вы знаете, что правильно тратите время.

Но пока элементы расстановки приоритетов просты (т.е. знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их). Это далеко не простое упражнение. Есть много разных способов расставить приоритеты для ваших задач, но давайте начнем с простой стратегии, которая поможет вам расставить приоритеты для всего .

Приоритезация происходит на разных уровнях. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня.Цели, которые у вас есть на эту неделю. И достижения, которые заставят вас почувствовать, что прошедший месяц был успешным.

Начните с составления основного списка всех текущих и будущих задач, проектов или идей. Вы можете использовать для этого любой инструмент: документ, приложение или лист бумаги. Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.

Теперь возьмите свой основной список и разбейте его на цели на месяц, неделю и день.Ваши цели должны каскадно переходить от высокоуровневых долгосрочных целей (основной список или ежемесячно) к практическим задачам, которые вы можете выполнять сейчас, чтобы работать над их достижением (еженедельно и ежедневно).

Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими более крупными целями.

Однако, расставляя приоритеты, старайтесь не слишком сосредотачиваться на задачах. Конечно, отмечать элементы из списка — это хорошо. Но вы должны быть уверены, что уделяете приоритетное внимание более эффективной работе.

Отделите срочное от важной работы

Управление временем направлено на получение максимальной отдачи от вашего времени каждый день.Заполняя свой ежедневный, еженедельный или даже ежемесячный список дел, помните о принципе Парето или о правиле 80/20. Это просто говорит о том, что 20% ваших усилий дают 80% результатов .

Лучше всего использовать свое время для задач, которые принесут вам максимальную отдачу. Но, несмотря на все ваши усилия, вы неизбежно будете завалены «срочными» задачами — звонками, встречами, электронной почтой и т. Д. И хотя некоторые из них необходимы, многие из них просто отвлекают.

Вместо этого нужно отделить «Срочно» от «Важно».

Одно из решений было предложено бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, который предложил простую матрицу для категоризации ваших задач:

Матрица Эйзенхауэра заставляет вас поместить ваши задачи в один из четырех квадрантов:

  • Важное и срочное: Эти задачи требуют вашего немедленного внимания. Сделайте это сейчас.
  • Важные и несрочные: Эти задачи помогают вам достичь ваших личных или профессиональных целей, но не являются своевременными. График установленного времени для них.
  • Не важно, но срочно: Это отвлекающие факторы, которые сдерживают вас. Делегировать или перенести их .
  • Неважные и несрочные: Этих задач не должно быть в вашем списке. Удалите их.

Классифицируя свою работу таким образом, вы можете начать расставлять приоритеты для своего времени и составить график, который позволит вам выполнять больше важной работы и меньше неважной.

Используйте правило 30X, чтобы начать делегировать больше задач

Расстановка приоритетов и делегирование — ключ к тому, чтобы вы максимально использовали свое время. К сожалению, исследования показывают, что большинство работников умственного труда тратят 41% своего времени на задачи, которые можно легко передать другим.

Проблема в том, что, хотя мы осознаем, что можем отказаться от работы, мысль о том, чтобы научить кого-то делать это, пугает. Однако, как говорит автор Джон К. Максвелл:

«Если что-то может сделать кто-то еще на 80%, делегируйте!»

В своей книге «Прокрастинировать с целью» автор Рори Ваден предлагает выделить в 30 раз больше времени, которое требуется нам для выполнения задачи, на то, чтобы научить кого-то другого делать это.

Вот как он пришел к этому числу: если у вас есть задача, на выполнение которой требуется 5 минут в день, выделите в 30 раз больше этого времени (то есть 150 минут) на то, чтобы научить кого-нибудь ее выполнять. Сразу это может показаться огромной тратой времени, но умножьте эти 5 минут в день на 250 рабочих дней в году, и вы лично потратите на эту задачу ошеломляющие 1250 минут.

Потратив время на делегирование и обучение кого-то другого, вы получите чистую прибыль в 1100 минут в год. Или, как описывает Ваден в своей книге, увеличение ROTI на 733% (возврат вложенного времени).

Управление своим временем — это не только сегодня, это настройка систем и процессов, которые принесут вам больше времени в будущем.

Верните «нет» в свой словарный запас

Наконец, неважно, насколько вы расставляете приоритеты или делегируете полномочия, если вы продолжаете добавлять все больше и больше в свой список задач. Каждый раз, когда вы говорите «да» какому-то срочному, но не важному делу, вы говорите «нет» времени, потраченному на значимую работу.

Умение говорить «нет» — один из самых важных навыков управления временем, который вы можете развить.Но это непросто, когда человек, который просит вас сделать что-то, является начальником, клиентом или коллегой.

Когда вы говорите «нет», вы говорите «нет» только одному варианту.

Когда вы говорите «да», вы говорите «нет» любому другому варианту.

Нет, это решение.

Да, это ответственность.

Будьте осторожны с тем, кому (и кому) вы говорите «да». Это определит ваш день, вашу карьеру, вашу семью, вашу жизнь.

— Джеймс Клир (@JamesClear) 24 января 2018 г.

Вот несколько способов преодолеть этот страх и вернуть себе контроль над списком задач:

  • Отказавшись от начальника: Вежливо объясните свои приоритеты и последствия выполнения дополнительной работы.Например, «Хорошо. Если это приоритет, я могу сразу приступить к работе. Однако это означает, что мы не сделаем X в течение 3 недель ».
  • Сказать коллеге «нет»: Будьте прозрачны в своей рабочей нагрузке, поделившись календарями или списками задач, и найдите время, чтобы отрепетировать свой ответ, прежде чем отвечать на запрос.
  • Сказать покупателю «нет»: Перефразируйте свой ответ как рекомендацию коллеге или партнеру. Объясните, почему вы не можете с ними справиться, а затем предложите им другой вариант.

Шаг 3. Составьте эффективное ежедневное расписание

Теперь, когда ваши цели и задачи расставлены по приоритетам, пора приступить к построению эффективного графика. К сожалению, когда приходит время планировать наш день, большинство людей попадает в один из двух лагерей:

  • The Overscheduler: Их календари выглядят как нарисованные пальцами детсадовцы. Встречи накладываются друг на друга, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и т. Д. Проходят, как в канун Нового года.Их дни определяются с момента пробуждения до вечернего распорядка.
  • Минималист: Также известен как «Мечтатель». У них есть одно или два повторяющихся события, но много белого пространства, поэтому они «бесплатны» (по крайней мере, на бумаге) для длительных периодов работы.

Избыточный график не оставляет нам времени на себя. Чем больше мы «контролируем» наш календарь, тем меньше мы чувствуем контроля над своей жизнью.

А минималист? Ну, они просто живут на земле ля-ля-ля , не так ли? Они перенесли свое расписание в какой-то другой формат — скорее всего, в список дел, приложение для планирования или серию гневных писем с вопросом: «Где это?»

Напротив, эффективный распорядок дня — это образец успешной жизни.Знание того, что мы делаем и когда, дает нам чувство цели, значения и концентрации. Вот несколько лучших советов по управлению временем, которые помогут вам контролировать свое расписание.

Постройте утренний распорядок, который придаст вам импульс

Управление временем начинается с момента вашего пробуждения. А с правильным утренним распорядком вы сможете подготовиться к продуктивному и содержательному рабочему дню.

Несмотря на то, что каждое упражнение должно быть адаптировано индивидуально, есть несколько ключевых качеств, которые вы должны стремиться достичь:

  1. Не нажимайте «отложить». Преодолейте инерцию сна, пропустив кнопку повтора, и начните утро с активности и волнения.
  2. Журнал, медитация или что-то подобное. Очистите свой разум, ведя дневник или записывая свой ежедневный список дел.
  3. Начните с положительной ноты. Задайте тон позитивным настроением, например, позвоните другу, проверьте ленту в Instagram (если вам от этого нравится) или почитайте то, что вам нравится.
  4. Найдите время для полноценной работы. Примите меры для достижения значимой цели, например, работая над личным проектом.
  5. Попробуйте немного поупражняться, если можете. Даже небольшая прогулка на улице перед работой может творить чудеса, разбудить вас и настроить на позитивный день.

Это может показаться сложным для вашего AM, но выполнение беготни на раннем этапе поможет вам сосредоточиться в течение дня. Вы даже можете добавить утреннюю рутину в свой распорядок, как это делает дизайнер Дэн Молл:

Мы твердо верим в важность утреннего распорядка.Чтобы узнать больше о том, как создать свой собственный, ознакомьтесь с этим постом и загрузите наш бесплатный шаблон утренних распорядков.

Используйте временную блокировку, чтобы создать шаблон для своего дня

Когда вы приступите к работе, у вас есть два выбора. Либо контролируйте, как вы проводите свой день, либо позвольте другим людям управлять этим за вас.

Второй вариант — это то, как работает большинство из нас. Мы оставляем широко открытые отрезки дня незапланированными и готовы к встречам, электронным письмам, звонкам и т. Д. Однако лучший подход — использовать так называемую временную блокировку .

Блокировка времени — это практика планирования каждого момента вашего дня заранее и выделения определенных временных «блоков» для определенных задач и обязанностей.

По словам Питера Брегмана, автора книги «Четыре секунды: все время, необходимое для замены контрпродуктивных привычек на те, которые действительно работают», это работает, потому что временные обязательства более конкретны:

«Календарь конечен; в сутках только определенное количество часов.Этот факт становится очевидным в тот момент, когда мы пытаемся втиснуть нереалистичное количество вещей в ограниченное пространство ».

Вот пример от дизайнера Джессики Хиш:

Чтобы запустить временную блокировку, необходимо выполнить несколько шагов:

  • Начните с приоритетов высокого уровня. Просмотрите свой список приоритетных целей и решите, что заслуживает блокировки, а что нет.
  • Создайте «шаблоны книжных формовок». Это означает ваш утренний распорядок (см. Выше), а также то, как вы отключитесь от работы в конце дня.
  • Выделяйте время на значимую работу и более «мелкие» задачи. Держите свой график реалистичным. Добавьте временные интервалы для основных задач, таких как проверка электронной почты и чата, а также для значимой работы.
  • Добавить блоки для реактивных задач. Установите выделенное время для ответа на сообщения, перезвона или настройки быстрых встреч. Знание о том, что вы выделяете время на выполнение этих задач каждый день, помогает снизить FOMO, который у многих из нас возникает, когда мы не проверяем свои почтовые ящики каждые 6 минут.
  • Размещайте буферы между задачами и перерывами в расписании. Расписание с временной блокировкой требует времени между задачами (для разуплотнения), а также правильного времени для перерывов. Хорошее практическое правило — делать 10-минутный перерыв каждые 50 минут сосредоточенной работы.

Нужна помощь, чтобы оставаться сосредоточенным во время сессий, посвященных содержательной работе? Новая интеграция RescueTime для Google Calendar теперь может автоматически запускать сеансы FocusTime и блокировать отвлекающие сайты в запланированное время.

Просто введите #focustime в заголовке или описании календарного события, и RescueTime автоматически включит FocusTime на время события.

Отделить время «Создателя» от «Менеджера»

Углубившись в свой распорядок дня, лучше всего, что вы можете сделать для управления своим временем, — это разделить время «Создателя» и «Менеджера».

Как пишет основатель Y Combinator Пол Грэм:

«График менеджера для начальников.Это воплощено в традиционной книге встреч, где каждый день разделен на часовые интервалы … Когда вы используете время таким образом, встретиться с кем-то — просто практическая проблема. Найдите свободное место в своем расписании, зарезервируйте его, и все готово ».

«Но есть еще один способ использования времени, который распространен среди людей, которые создают вещи, например, программистов и писателей. Обычно они предпочитают использовать время как минимум полдня. Вы не можете хорошо писать или программировать за один час.Этого времени едва ли хватит, чтобы начать ».

Многие из нас балансируют между этими двумя лагерями. И поэтому нам нужно найти способы включить и то и другое в наш недельный график. Один из вариантов — разделить неделю по целям.

Вот пример Харрисона Харниша из Buffer:

Как объясняет Харрисон, это дает ему и его команде предельно ясно, на что направлено его внимание. Кроме того, выделение определенных дней для конкретных задач помогает уменьшить переключение контекста и многозадачность, поэтому вы действительно сможете сделать больше.

«Группируйте» ваше общение в течение дня

Одна из самых сложных вещей в расписании, ограниченном по времени, — это изменить вашу привычку проверять средства связи. Большинство людей оставляют свои почтовые ящики и приложения для чата открытыми весь день и проверяют их каждые 6 минут.

Однако исследования показали, что мы более продуктивны, креативны и счастливее, когда общаемся на меньше . В частности, мы склонны тратить меньше времени и быть более продуктивными, когда общаемся «всплесками» — быстрыми периодами запланированного сотрудничества, за которыми следуют длительные периоды молчания.

Как написали авторы одного исследования:

«Во время стремительного обмена информацией члены команды могут получать информацию, необходимую для их работы, и развивать идеи. И наоборот, в течение более длительных периодов молчания все, по-видимому, усердно работают, воплощая в жизнь идеи, которыми обменивались во время всплеска коммуникации ».

Однако для массового общения требуется, чтобы вся ваша команда была на борту. Это означает, что планирует определенное время для сотрудничества и не увлекается необходимостью быть всегда активным .

Откажитесь от многозадачности

Конечная цель эффективного ежедневного расписания — защитить ваше внимание. Целенаправленное рабочее время до 500% продуктивнее, чем неспециализированное.

С другой стороны, когда мы выполняем одновременно несколько задач или переключаем контекст, мы теряем 20-80% нашего продуктивного времени.

Гораздо более действенная стратегия управления временем — сосредоточиться на выполнении одной задачи. Было показано, что выполнение одного дела за раз восстанавливает концентрацию внимания, усиливает концентрацию внимания и даже помогает нам делать больше.

В то время как в следующем разделе мы рассмотрим некоторые способы уменьшить отвлекающие факторы на рабочем месте, один простой способ уменьшить многозадачность — просто быть более внимательными, когда это происходит.

Когда вы ловите себя на том, что теряете фокус, остановитесь и запишите, о чем вы думаете, прежде чем вернуться к текущей задаче. Иногда достаточно просто признать, что вы отвлекаетесь, чтобы ослабить хватку.

Работа с естественным энергетическим циклом вашего тела

Лучший совет по управлению временем, который вы можете дать, — это делать то, что лучше всего подходит для вас.

Работать лучше утром? Тогда запланируйте свою самую интенсивную работу. Нравится заниматься админкой днем ​​и творческой работой ночью? Тогда вот как вы должны вести свой день.

Однако все сводится к тому, что управляет не только своим временем, но и своей энергией.

Все больше исследований показывают, что в течение дня уровень нашей энергии имеет естественные приливы и отливы. Мы любим называть это «кривыми личной продуктивности». Каждый человек немного отличается, но большинство из нас следуют схожей схеме:

После начала рабочего дня требуется несколько часов, чтобы перейти в режим максимальной работы (примерно с 11:00 до 13:00).После этого около 15:00 энергия резко падает, а около 18:00 возвращается.

Однако, если вы хотите пойти еще дальше, вы можете использовать RescueTime, чтобы узнать свой личный уровень энергии в течение дня.

Начните с просмотра отчета Ежедневная производительность по месяцам . Это показывает, в какое время дня вы, скорее всего, будете продуктивно работать.

Это показывает более ясную картину вашего личного потока. Производительность наиболее высока утром, а к обеду снижается.Второй прилив энергии происходит ближе к вечеру, а затем снова резко падает в конце дня.

Найдите время, чтобы понять, каков ваш собственный ритм, и соответственно распорядитесь своим временем. Планируйте свою самую важную работу в часы пик. Остальное можно разделить на периоды низкой энергии.

Часть 4: Оптимизация рабочей среды для сосредоточения внимания

Хотя большинство советов по управлению временем касается того, как мы работаем, , мы часто упускаем из виду , где мы работаем.Однако наша рабочая среда — это «невидимая рука», которая диктует, сколько мы можем сделать за день.

Работаете ли вы дома, в офисе или вне загруженного кафе, ваше непосредственное окружение может иметь огромное влияние на вашу продуктивность и способность достигать поставленных целей. Чем больше вас отвлекает, тем меньше вы получите от своего времени.

К счастью, было проведено много исследований по поиску оптимальной рабочей среды. Давайте рассмотрим некоторые из них и поможем оптимизировать нашу рабочую среду.

Избавьтесь от беспорядка (как физического, так и цифрового)

То, чем вы себя окружаете, может иметь огромное влияние на ваше управление временем. Беспорядочный рабочий стол — как физический, так и цифровой — привлекает ваше внимание и вызывает множество других проблем.

По словам нейробиологов из Принстона, физический беспорядок в вашей рабочей среде конкурирует за ваше внимание и приводит к снижению работоспособности и увеличению стресса.

Даже самые простые вещи — телефон, список дел, заметки, книги — могут сильно отвлекать.(Фактически, одно исследование показало, что простое присутствие вашего телефона может значительно снизить ваши когнитивные способности.)

Вместо этого следуйте нескольким простым практикам, чтобы ваше рабочее пространство работало на вас:

  • Применяйте ограничения к тому, что вы накапливаете: Закон Паркинсона гласит, что мы заполняем то время, которое у нас есть. Будь то подписчики в Twitter, открытые вкладки или записные книжки, установка жестких ограничений — лучший способ перестать накапливать больше.
  • Станьте Цифровым минималистом : Глубокая работа Автор Кэл Ньюпорт предлагает отказаться от любого цифрового инструмента, который не приносит вам большой пользы.Вы можете сделать это, вычитая (удаляя по одному инструменту за раз) или добавляя (удаляя все и добавляя обратно только ценные инструменты).
  • Ежемесячно проверяйте свое пространство: Выделите время, чтобы очистить, отсортировать и выбросить физический и цифровой беспорядок. Вы даже можете делать это ежедневно, очищая свой рабочий стол каждый вечер, чтобы завтра начать все заново.

Уменьшите проблемы с шумом с помощью наушников или (справа) музыки

Согласно последним исследованиям, нежелательный шум и отсутствие конфиденциальности звука — отсутствие контроля над тем, что вы слышите и кто вас слышит, — две самые большие проблемы, с которыми сталкиваются люди в своей рабочей среде.

Решение для большинства из нас — надеть наушники и заглушить звуки музыкой. Однако музыка может так же отвлекать, в зависимости от выполняемой нами задачи.

Итак, какой вариант звука лучше всего подходит для вашей идеальной рабочей среды?

Во-первых, давайте поговорим об объеме. Было доказано, что молчание — лучший способ справиться с тяжелыми проблемами. Однако, если нет возможности заблокировать то, что вас окружает, следующий лучший вариант — найти правильный уровень фонового шума.

Когда исследователи проверили нашу способность работать при различных уровнях фонового шума — 50, 70 и 85 децибел, они обнаружили, что группа 70 децибел была явным победителем. 70 децибел — это громкость не слишком загруженной кофейни.

Если вы предпочитаете заглушать отвлекающие звуки музыкой, вам также нужно быть осторожным с тем, что вы слушаете. Вот несколько предложений Даниэля Левитина, нейробиолога и автора книги This Is Your Brain on Music :

  • Не слушайте музыку, когда вам нужно сосредоточиться. Чем увлекательнее музыка, тем хуже для концентрации. Пропустите топ-40 или своих любимых исполнителей и выберите классический саундтрек или саундтрек к нему. Или попробуйте сервис, например focus @ will, который предоставляет плейлисты, оптимизированные для работы.
  • Выбирайте треки без текста. «Большинство людей не могут сразу обратить внимание на многое, — говорит Левитин. А попытки слушать тексты во время работы — это слуховая версия многозадачности.
  • Выберите любимые песни для однообразной работы. Если вы выполняете повторяющиеся задачи, послушайте свои любимые мелодии. Рабочие сборочного конвейера работали более продуктивно, слушая веселую музыку.

Добавьте немного природы в свое рабочее пространство

Никто из не хочет, чтобы работал в кабине без окон (и не только из-за того, насколько это удручающе!)

По правде говоря, человеческое тело жаждет естественного света и свежего воздуха, и добавление дополнительных возможностей в рабочую среду поможет вам делать больше, чувствовать себя лучше и оставаться энергичными в течение рабочего дня.

Исследования показывают, что в школах с большим количеством естественного света дети получают более высокие баллы по тестам. Хотя недавно исследователи обнаружили, что работники с естественным освещением спят на 46 минут больше за ночь.

Свежий воздух может оказывать прямое воздействие не только на свет, но и на него. Когда американские исследователи изучали связь между свежим воздухом и производительностью труда в крупном китайском онлайн-туристическом агентстве, они обнаружили, что из-за плохого качества воздуха производительность рабочих упала на целых 5–6%.

Последний природный элемент, который вы обязательно должны включить, — это сама природа. Было доказано, что окружение себя растениями (или даже изображениями растений) помогает снизить умственную усталость.

Чтобы извлечь максимальную пользу из этих советов по управлению временем, постарайтесь привнести в рабочую среду все три: свет, свежий воздух и природу. Это может быть так же просто, как убедиться, что вы находитесь близко к окну или у вас есть доступ в сад или двор, чтобы сделать небольшой перерыв в течение дня.

Настройте инструменты для фокусировки

В то время как ваша физическая рабочая среда оказывает огромное влияние на ваше управление временем, ваша цифровая среда тоже.Инструменты, которые вы используете каждый день для выполнения своей основной работы — например, электронная почта, чат, общие документы и другие инструменты для совместной работы, — могут либо помочь, либо повредить вашей способности эффективно проводить время.

Цель состоит в том, чтобы убедиться, что они не мешают значимой работе. Это может быть так же просто, как провести аудит уведомлений, чтобы убедиться, что вы можете заблокировать отвлекающие факторы, когда это необходимо.

Ваши действия будут зависеть от инструментов, которые вы используете. Тем не менее, мы собрали несколько подробных руководств о том, как настроить популярные инструменты на рабочем месте, чтобы сосредоточиться:

Попробуйте метод «Попкорн на рабочей станции», чтобы ограничить свое время

Не все могут позволить себе роскошь настраивать свое рабочее пространство.Итак, если вы чувствуете себя особенно застрявшим, возможно, пришло время ненадолго переехать в другое место.

Психолог Дэвид Нил описывает, как, когда мы слишком долго работаем на одном и том же месте, мы «передаем наш контроль» этому месту:

«Люди, когда они часто проявляют поведение — особенно в той же среде, в той же физической обстановке — передают контроль над поведением окружающей среде».

Это означает, что для того, чтобы избавиться от вредных привычек или выбраться из колеи, нам нужно вернуть себе контроль.

Смена места жительства в течение дня может быть отличным способом поддерживать нашу мотивацию и продуктивность. Это также хороший метод управления своим временем, поскольку вы знаете, что определенные задачи будут выполняться в определенных местах.

Несмотря на то, что вы можете «разместить в коробке» свой день как хотите, одно интересное предложение принадлежит основателю Impossible HQ Джоэлу Руньону под названием «Workstation Popcorn». Вот как это работает:

  1. Запишите все задачи, которые вам нужно выполнить сегодня
  2. Разбейте этот список на 3 равные части (или выполните пакетную работу вместе, как мы обсуждали ранее)
  3. Выберите 3 разных места для каждого пакета работ

Руньон называет это «своего рода макроуровневой версией техники Помидора, за исключением того, что вместо работы с 25-минутными сегментами вы планируете весь свой день.”

Кроме того, каждое изменение местоположения требует короткого перерыва, небольшого количества упражнений, а также разбивает ваш рабочий день на управляемые части.

Часть 5. Защитите свое время (и внимание) от отвлекающих факторов

Базз. Бип. Пинг. Кольцо Кольцо…

Отвлечение — это саундтрек к нашим будням. И ничто так не портит ваш тщательно спланированный график, как неожиданный перерыв. Современное рабочее место — это минное поле для отвлекающих факторов, но, чтобы тратить необходимое время на нашу основную работу, мы должны уметь блокировать (или, по крайней мере, удерживать) отвлекающие факторы.

Теперь, когда у нас есть хорошее представление о том, какая работа для нас наиболее важна, и график, когда мы должны ее выполнять, давайте посмотрим, как защитить это время от всего, что требует вашего внимания.

Используйте стратегическую лень, чтобы работать над правильными делами

Управление временем может быть связано с производительностью, но лень может быть вашим секретным оружием.

Однако концепция «стратегической лени» не имеет ничего общего с бездельничанием. Напротив, речь идет о расстановке приоритетов в работе и задачах, которые важны, и о том, чтобы позволить себе лениться или «плохо относиться» к тем, которые не имеют значения.

Как это выглядит на практике? В одном из рассказов основатель Basecamp Дэвид Хайнемайер Ханссон рассказывает о том, как он гордится некоторыми из плохих оценок, которые он получил в школе:

«Я получил много четверок и даже тройки за классы, которыми я невероятно гордился, потому что они приходили практически за какое-то время. Время, которое я мог бы потратить на чтение своей учебной программы, запуск собственных проектов и ведение собственного бизнеса.

«И я сделал. Во время учебы я создал Instiki, Rails, Basecamp и стал партнером 37signals.Как ты думаешь, я смогу влезть во все это и при этом получить прямую As? »

Идея состоит в том, чтобы отпустить потребность в совершенстве и сосредоточиться на работе, которая имеет значение. Расставляйте приоритеты в том, что важно, и позволяйте себе плохо справляться с остальным.

Как правильно выразился консультант по вопросам управления Питер Друкер:

«Нет ничего менее продуктивного, чем повышать эффективность того, чего делать вообще не следует».

Автоматизируйте не подлежащее обсуждению сосредоточенное время в течение дня

Хорошо, что вы должны выделять время для своей самой важной работы, но когда приходит время действительно заняться этой работой, как вы не отвлекаете коллег или занятую работу, соперничающую за ваше внимание?

Один из способов обеспечить бесперебойную работу ваших целенаправленных рабочих сессий — автоматизировать все хлопоты, связанные с началом работы.

Функция FocusTime в RescueTime позволяет автоматически блокировать отвлекающие факторы на определенный период времени, например:

Избавившись от трения, связанного с началом сосредоточенной настройки, вы убережете свое самое ценное время от отвлекающих факторов.

Используйте метод Айви Ли, чтобы закончить свой день должным образом

Один из лучших советов по продуктивности и тайм-менеджменту — просто знать, над чем работать. Вот где приходит на помощь метод Айви Ли:

  1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра.Больше не надо. Не меньше.
  2. Уделите несколько минут тому, чтобы расположить эти шесть пунктов по степени важности.
  3. Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
  4. Выполните оставшуюся часть вашего списка таким же образом. В конце дня любые незавершенные работы переносятся в новый список из шести на следующий день.
  5. Повторить.

Этот метод так эффективен по ряду причин.Во-первых, это очень просто и заставляет вас выполнять одну задачу. Во-вторых, имея всего шесть дневных интервалов, это заставляет вас осознанно планировать каждый день. И, наконец, с вашими задачами, изложенными до того, как вы приступите к работе, меньше препятствий или трений для начала.

Не забывайте о преимуществах свободного времени

Здесь мы должны признать, что управление временем — это не только работа. Чтобы найти баланс между работой и личной жизнью, который сделает нас здоровыми и счастливыми, нам нужно убедиться, что у нас есть время для отдыха, релаксации и общения.

Как пишет журналист Оливер Беркман в The Guardian:

«Одна из самых хитрых ловушек эффективного отношения ко времени состоит в том, что мы начинаем чувствовать давление, заставляя использовать свой досуг« продуктивно ». Отношение, подразумевающее, что досуг ради самого себя, который, как вы могли предположить, и составлял весь смысл досуга, почему-то не совсем достаточен ».

Стремясь лучше управлять своим временем, помните, что не всем можно и нужно управлять.

Нам нужно время, отключенное от работы, чтобы должным образом подзарядиться и восстановиться, чтобы убедиться, что во время работы мы максимально используем свое время.

Итак, когда у вас нет рабочего времени, попробуйте сделать свою домашнюю среду менее технологичной, или выделите время для работы над хобби или просто побыть наедине со своими мыслями. Хотя эти простые практики не связаны напрямую с тайм-менеджментом, они могут помочь нам сосредоточиться на работе в течение недели.

Используйте правильные инструменты тайм-менеджмента, чтобы превзойти эти советы

Наконец, когда дело доходит до тайм-менеджмента, совсем не обязательно действовать в одиночку.

Существует множество приложений для повышения продуктивности, которые помогут вам максимально эффективно использовать свое время каждый день. И по большей части они бесплатны (или близки к этому). Вот лишь несколько:

Приложение-календарь для организации блоков

Подойдет любое приложение-календарь (бонусные баллы, если можно поделиться с товарищами по команде). Однако, если вы хотите использовать Календарь Google, мы составили этот список мощных функций и рекомендаций, чтобы максимально использовать их.

Дневной таймер для выполнения задания

Управление временем — это сосредоточенность.Чтобы оставаться сосредоточенным, используйте простой таймер Pomodoro (например, Be Focused). Отображение оставшегося времени может быть огромным мотиватором, а также поможет вам оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение будущих задач.

Инструмент учета рабочего времени для выявления отвлекающих факторов и улучшения вашего графика

Слишком много отвлекающих факторов, которые только и ждут, чтобы испортить ваш идеально спланированный день. С помощью такого инструмента, как RescueTime, вы можете быстро увидеть, где вы больше всего отвлекаетесь, в какое время дня вы наиболее продуктивны, и даже установить цели в отношении времени, потраченного на электронную почту, социальные сети или развлечения в течение рабочего дня.


Мы не можем контролировать время, двигаясь вперед, но мы можем попытаться найти способы контролировать то, как мы проводим время.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *