Как разговаривать с клиентом: Как правильно разговаривать с клиентом

Как правильно разговаривать с клиентом

Некоторые сотрудники по долгу службы вынуждены общаться клиентами. Кому-то это дается легко, кому-то с трудом. Работник, умеющий правильно, тактично и, что немаловажно, эффективно беседовать с клиентом, представляет для компании особую ценность.

Не будьте равнодушны

В условиях конкуренции у потребителя всегда есть выбор. Он обратится к самому внимательному продавцу, заинтересованному в продуктивном общении. Отсюда вывод – идите ему навстречу, в особенности, когда он действительно нуждается в совете, помощи и участии. Как правило, люди не приходят в ветклинику или, например, к нотариусу «просто так». У них на то есть веские причины.

Если вы хотите показать, клиенту, что заинтересованы в нем, то:

• Полностью переключите на него свое внимание, не занимайтесь посторонними делами.
• Смотрите ему в глаза, время от времени выражайте согласие с его словами.
• Будьте открыты и приветливы, не нервничайте. Постарайтесь не ерзать и не вертеть в руках ручку или телефон.
• Дослушайте до конца все, что он хочет сказать, не перебивайте его.
• Обязательно уточните его требования.
• Когда отвечаете, старайтесь, чтобы ваш голос не был монотонным.

Будьте достойны доверия

В отношениях между людьми доверие имеет большое значение. Вы не только выслушиваете клиента, но и делитесь с ним сведениями о товаре. Вы объясняете, для чего он нужен и каким образом поможет решить проблему клиента, рассказываете о личном опыте его применения. Если ваши слова звучат искренне, клиент обязательно это оценит.

Как известно, хороший продавец – отчасти психолог. После того, как собеседник изложит свою проблему, вам надо определиться, как с ним разговаривать дальше. Если он выглядит неуверенным – ободрите его, если возбужденным – успокойте.

Изъясняйтесь понятно

Если бы клиенты знали о товаре все то, что знаете вы, они бы не спрашивали у вас совета. Им незнакомы специфические термины, они не в курсе последних разработок. Им вообще нет дела до нюансов, и это нормально. Ваша забота – донести до них необходимую информацию о товаре. Чтобы вас поняли, нужно говорить на доступном, привычном клиенту языке.

Запомните, что вы не имеете права злиться на клиента из-за того, что он вас не понимает. Если ваши слова по каким-либо причинам так и не дошли до его сознания, он может сделать следующие выводы:

• Вы некомпетентны, и потому ваши советы бесполезны.
• Вы нарочно выражаетесь так витиевато, чтобы продемонстрировать свою образованность и выставить клиента идиотом.
• Вы пытаетесь усыпить его внимание, чтобы затем продать какой-то бесполезный товар.

После этого покупатель, скорее всего, откажется от общения с вами и вашей компанией.

Учтите! Если клиент грубит, хамит и провоцирует вас, не уподобляйтесь ему. Вы – профессионал и не имеете права так делать.

Покупатель не всегда прав

Принято думать, что поскольку клиент несет вам деньги, он прав по определению. В действительности прав тот из вас, кто больше знает. Если вы профи, то вы правы. Но сообщать об этом собеседнику не следует. Просто помогите ему решить проблему. Если его запросы кажутся вам некорректными, попробуйте переубедить его, но очень деликатно. Пусть он думает, будто принимает решение самостоятельно.

Не оказывайте давления

Если вы заметили, что покупатель не уверен в необходимости совершения сделки, не «давите» на него. «Впаривание» не только всех раздражает, но еще и вызывает сомнения в качестве товара. Даже если клиент поддастся на уговоры, то потом все равно передумает и вернет покупку.

Впрочем, если цена товара невелика, вы можете проявить настойчивость. Если же товар дорогой, не усердствуйте – предложите клиенту подумать в спокойной обстановке.

Не умалчивайте о нюансах

Под «нюансами» здесь понимаются недостатки товара или особые условия предоставления услуги – в общем, то, о чем клиент должен узнать до совершения сделки. Казалось бы, вам должно быть невыгодно сообщать ему о таких вещах. Однако если вы обманете покупателя (точнее – утаите от него кое-какую информацию), то больше он к вам не придет и, кроме того, настроит против вас всех знакомых.

Итак, что же требуется от продавца при общении с клиентом? Во-первых, внимательность и благожелательность. Во-вторых, компетентность и умение донести информацию о товаре. В-третьих – деликатность и честность. Продавцы, искусные в общении, улучшают репутацию компании.

Как правильно разговаривать с клиентом

Общение с клиентом тонкая наука, контактный персонал оставляет самое важное впечатление клиента о компании. Если общение с вашим персоналом доставило клиенту удовольствие, это может нивелировать многие минусы в вашей компании или продукте. И наоборот одно неверное слово или интонация могут лишить вас клиента навсегда. Сегодня речь пойдёт о том, как правильно вести разговор с клиентом.

Как научиться правильно и красиво говорить

Для начала хочется сказать, что в жизни нет более ценной компетенции чем умение правильно разговаривать с людьми. В любой жизненной ситуации человеку поможет навык общения. сожалению общество сейчас очень сильно ушло в онлайн жизнь и из-за этого многие люди мало общаются друг с другом. Это не позволяем им прокачать и развивать свой навык общения. Добиться высот без данного навыка могут только истинные гении своего дела, чья работа настолько идеальна что её оценит любой. Остальным нужно уметь налаживать отношения с людьми, уметь заводить друзей и уметь отстаивать свою точку зрения. История знает много примеров, когда гений, не мог добиться расположения общества и его труды признавались спустя годы после его смерти. К сожалению, даже самую лучшую идею нужно уметь красиво преподнести публике.

Научиться, правильно и красиво говорить, можно только постоянно, общаясь с другими людьми. Данный навык развивается только в процессе. В данной статье изложены советы и рекомендации, на что стоит обратить внимание прежде всего. Но само прочтение статьи вас не заставит изменить своё поведение, это должны сделать именно вы.

Если вы являетесь управленцем или владельцем бизнеса и хотите повлиять на поведение подчиненных. То вам поможет только четко прописанная система, она как правило называется стандарты общения с клиентом. И самое главное постоянный контроль исполнения данных стандартов. Сама система не заставит людей менять свой поведение.

Стандарты общения с клиентом

В любой уважающей себя компании должен быть свод правил общения с клиентом. В котором чётко прописывается как можно и как нельзя вести диалог. Для продавцов и контактного персонала который решает одни и те же задачи проще всего прописать скрипты и сценарии диалогов. О том, как писать скрипты продаж мы уже разговаривали, поэтому обсудим общие стандарты общения с клиентом. На самом деле по нижеописанным критериям можно сразу определить умеет ли человек правильно разговаривать с клиентом.

Эмоциональный настрой и открытость для клиента

Часто продавец находиться в плохом расположении духа и всем своим видом показывает это клиенту. У некоторых сотрудников такое выражение лица, что клиенту просто страшно к нему подойти. Бывали в моей практике случаи что продавец занимался своими делами и не обращал на клиента внимания, а клиент не хотел отвлекать продавца видя, что он занят. Не важно кто инициатор контакта, важно чтобы продавец демонстрировал что он готов помочь клиенту.

Клиент не должен ждать

Абсолютно всех раздражает ожидание и связанная с ней неизвестность. Часто по уважительным причинам мы не можем оперативно ответить на вопрос клиента, к сожалению таких ситуаций, не избежать. Задача контактного персонала как можно быстрее помочь клиенту. Но если клиенту придётся подождать консультации, то важно проявить заботу: сказать сколько времени придётся прождать, предложить варианты того как клиент проведёт это время, заранее извиниться о произошедшем. Это касается не только живого общения, но и по телефону или электронной почте.

Определите инициатора контакта

Часто компании не думают от кого должна идти инициатива контакта, от клиента или от сотрудника.

Хотя это важный критерий при составлении скриптов общения. Кроме того, это принципиально разные стратегии обслуживания клиентов. Наверное, вы замечали, что в некоторых магазинах продавцы активно подходят к вам с разу предлагают свою помощь (Евросеть, Эльдорадо, Техносила), а в некоторых наоборот продавцы стоят и ждут, когда вы их позовёте (mediamarkt, Мвидео). Каждая из стратегий по-своему хороша и имеет право на существование.

Правильно устанавливать контакт

Этап установления контакта очень важен, первое впечатление самое стойкое. Именно поэтому данный этап должен быть стандартизирован на 100%. Вы должны учить ваших сотрудников правильно приветствовать клиента и постоянно контролировать исполнение.

Учимся вести диалог

«Сплетник – тот, кто говорит с вами о других; зануда – тот, кто говорит с вами о себе; а блестящий собеседник – тот, кто говорит с вами о вас» — эта цитата прекрасно отражает суть того о чём должен говорить сотрудник с клиентом. Никогда не обсуждаем конкурентов, никогда не противопоставляем то что есть у клиента и то что есть у вас, не стоит говорить: «у нас», «наш товар», «наше предложение», лучше так: «у вас теперь будет», «вы сможете», «это вам даст».

Очень важно, избегать больших монологов и объяснений. Для начала сотруднику трудно выучить и правильно запомнить длинный речевой модуль. Искусство красиво произносить монологи весьма непростое и людей способных это делать правильно единицы. Но самое главное — это не эффективно, клиенту не интересно слушать длинные разговоры продавца, он хочет быстро понять основную суть и принять решение. Поэтому задавайте больше вопросов клиенту, направляйте вопросами мысли клиента в нужную для вас сторону.

Умение слышать и слушать

Часто люди путают эти два понятия, клиентоориентированный сотрудник должен знать отличия и владеть и тем и другим. На самом деле умение слушать – это способность показать собеседнику что вы его слушаете. Для этого применяется техника активного слушания, в целом это не трудно – смотрите в глаза, не перебивайте, делайте секундную паузу после того как собеседник закончил, слегка наклоняйте голову вбок и кивайте. Запомните – все люди очень любят, когда их слушают.

Умение слышать – это способность человека понять суть того что имел в виду собеседник, причём не только что сказал собеседник, но и то что он не сказал. Умение слышать достаточно редкая компетенция, часто люди не понимают друг друга. Причин этому великое множество и все перечислять нет смысла. Дело в том, что на один и тот же объект можно смотреть с разных сторон и из-за этого суть увиденного будет меняться. Важно научиться делать одну простую вещь – ставить себя на место вашего собеседника, стараться рассматривать вопрос с его стороны. Когда вы научитесь слышать людей вы сможете не только быстро решать проблемы клиентов, но и станете отличным манипулятором, что полезно для продавца.

Обращение к клиенту по имени

Нет звука слаще, чем собственное имя. Это простая истина должна вбиваться всем сотрудникам. Умение обращаться по имени должно доводиться до полного автоматизма. Это быстро не произойдёт, но в целом сыграет хорошую службу любому человеку.

Общайтесь на одном языке с клиентом

Если к вам нужно, что-либо объяснить глухонемому человеку вы, наверное, будете использовать язык жестов, возьмёте ручку и бумажку или напечатаете на компьютере или телефоне. Но вряд ли вы будете объяснять словами, я часто сталкивался с глухонемыми людьми их много, и я знаю о чём говорю. Но к сожалению, часто сотрудник выбирает при общении с клиентом язык терминов и сленговых слов которые не понятны клиенту. Это большая ошибка, единственный язык, который стоит использовать – это язык выгод. В каждой организации должен быть список свойств и выгод, и то как это всё рассказать клиенту.

Не врать

Самое худшее что может сделать сотрудник с клиентом – это соврать. Вы теряете всё доверие клиента в один момент и его вам будет уже не вернуть. Мне много раз приходилось общаться с клиентами, которым соврали сотрудники и трудозатраты на возврат такого клиента в компанию очень большие.

Не грузите клиента вашими трудностями

По тем или иным причинам сотрудник может сталкиваться с разними трудностями, которые ему помешали. Помните, что не стоит рассказывать клиенту о всех проблемах, с которыми вы столкнулись. Для начала клиента это не волнует (если волнует, то он сам спросит), потом большие трудности могут спугнуть клиента. Я часто слышал фразу – «ну раз так всё сложно, то тогда мне не надо». Всё что вы должны сделать это извиниться за задержку и по возможности хоть как-то компенсировать потери клиента.

Всегда делайте чуть больше чем требуется

Если человек получает больше чем ожидал, то он становиться счастливым. Это простое правило должно быть вашим лозунгом. Читал на эту тему несколько статей. Например, сейчас стали популярны автоматы по продаже настойки боярышника, для тех, кто не в теме это дешёвый заменитель водки. Так вот, эти автоматы настраиваются так чтобы иногда они выдавали 2 бутылки вместо одной, это позволяет создать ажиотаж и запустить сарафанное радио среди целевой аудитории.

Так же в штатах проводились исследования о взаимосвязи размера чаевых официанта и подарка, который он сделал клиенту. Если официант делал небольшой подарок клиенту в виде конфетки, размер чаевых в среднем удваивался.

Избавиться от слов паразитов

У многих людей встречаются слова паразиты, мягко говоря они не украшают вашу речь и не делают вас хорошим собеседником. Если вы хотите научиться правильно разговаривать с клиентами, то от всех слов паразитов придётся избавляться. Для начала рекомендую определить список не желательных слов. Если вам трудно анализировать свою речь, попросите друзей и знакомых. Второе что нужно сделать это следить за речью и каждый раз себя мысленно ругать при употреблении слов паразитов, и хвалить за правильно сказанные тексты. Это очень сложно так как требует полной сознательно концентрации на своих словах.

Умение прощаться

Мало кто задумывается о том, как важно правильно прощаться с человеком. На самом деле есть две веские причины делать это правильно:

1. Эффект не давности – человек после расставания с вами обдумывает последние ваши фразы, то что было в середине диалога вспоминается реже. Если попрощаться позитивно, то клиент может забыть те неприятности, с которыми он столкнулся в процессе общения;
2. Ваш психологический настрой на дельнейшую деятельность. Если расставание было на позитиве, то вам будет проще настроиться на следующий позитивный контакт. Даже если диалог был и не простой, психологически важно то что было в конце. Данную идею я подчеркнул у Волка с Уолл-Стрит Джордана Белфорта и его прямолинейной системы убеждения.

Прощаться не так трудно, как кажется. Я к примеру, всегда всем желаю хорошего дня или вечера. Если делать это искренне, то человек вам благодарен ему приятно, что вы думаете о его дальнейшей судьбе. Если в диалоге были неприятные моменты, можно ещё раз извиниться. Например: за потраченное время, за работу другого сотрудника или просто за сложившуюся ситуацию. Важно продемонстрировать клиенту, что лично Вам клиент дорог и приятен как собеседник.

Как противостоять наглости и хамству

К великому сожалению культура нашего общества находится не так высоко, как хотелось бы. Работая в сферу услуг, вы будете часто сталкиваться с наглостью, хамством, неадекватным поведением, а порой и агрессией. Для начала нужно научиться воспринимать это как данность и перестать удивляться такому поведению. Это даст вам возможность научиться демонстрировать собеседнику что вас не трогает его поведение. Корни хамства и наглости уходят в детство и воспитание человека, его модель поведения поменять невозможно. Самым правильным поведением будет демонстрация того, что с вами данное поведение не работает и того человек сам перестроиться вести с вами диалог в конструктивном ключе. Как это сделать? Есть несколько вариантов, которые могут быть использованы в зависимости от ситуации.

1. Если к вам обратились по-хамски, можно не заметить или проигнорировать просьбу. В целом политика полного игнорирования некорректного поведения часто может помочь;
2. Можно быстро задать риторический вопрос. Цель выбить из колеи манипулятора, заставить его задуматься и тем самым перехватить инициативу;
3. Отшутиться. Часто хам не ожидает того что выбудете смеяться, он ждёт вашей обиды и гнева. Услышав смех, он теряется;
4. Удивление. Вы можете показать своё разочарование в человеке как в собеседнике. Постараться его пристыдить, сказав общую фразу, типа – «да, вижу язык Чехова и Достоевского давно умер». Сразу скажу, что такая тактика сработает только если вам, нахамили не со зла (такое тоже бывает), с хамами, манипулятором и наглецами этот фокус не пройдёт.

 

Рекомендуемая литература:

20 заповедей качественного общения с клиентом / Блог компании Alconost / Хабр

Можно ли ответить на вопросы клиента еще до того, как он их задаст? Общаться с клиентом по-свойски или в официальном тоне? За какое время надо отвечать на вопросы в почте? Как сделать клиента счастливым и постоянным?

Мы набили немало шишек в поисках ответов на эти вопросы. Цена ошибки в общении с клиентом бывает слишком велика и грабли, на которые наступаешь, порой получаются золотыми. Зато в результате мы получили бесценный опыт и выработали стратегию общения с клиентами, которой и хотим сейчас поделиться.

Перед вами выдержка из нашего внутреннего документа, обязательного к изучению каждому менеджеру-новичку в Alconost. Итак, 20 заповедей качественного общения с клиентами:

Общие принципы

Быстрый ответ

На письма клиентов отвечай быстро, в идеале — в течение одного-двух часов. Если ответ на письмо требует времени (например, надо долго считать объем текста для перевода), стоит сразу ответить клиенту, подтвердить получение письма и сообщить ожидаемое время, когда мы пришлем ответ. Например, “

Спасибо, документ получили. Подробный расчет сможем дать в течение дня

”.

Клиент-пятиклассник
Относись к клиенту, как к ребенку, мало чего понимающему в нашей работе. Помни: что очевидно нам, может быть совсем не очевидно клиенту. Подробно описывай каждую деталь, объясняй каждое свое действие, старайся не использовать узкоспециализированные термины.

Общайся с клиентом, как с другом
Пафосный официальный слог с длинными сложными предложениями — плохо. Такой стиль общения отдаляет нас от клиентов. А еще он сложен для восприятия. Общайся с клиентами, как с друзьями за ужином. Простые фразы, короткие предложения. Информация по делу плюс немного юмора. Без необоснованной фамильярности и с уважением. Прежде чем что-то сказать клиенту, подумай, сказал бы ты это именно в такой формулировке другу или нет.

Сколько вопросов, столько ответов
Часто клиенты в одном письме задают сразу несколько вопросов. Но, к сожалению, мало кто из них оформляет вопросы в виде нумерованного списка. Нам нужно сделать эту работу за них. Тщательно “сканируй” письмо клиента, вычленяй все вопросы и отвечай на них именно в том порядке, в каком они были заданы. Забыть ответить на какой-либо вопрос — минус нам в карму.

Вопросы списком
Если нам надо задать несколько вопросов клиенту, лучше оформить их нумерованным списком, чтобы клиенту было легче вычленить все вопросы и дать ответ на каждый из них.

Что включено
Описывая стоимость услуги, бери за правило расписывать все-все, что в нее входит, даже совсем очевидные вещи. Например, в стоимость производства ролика включена разработка сценария, озвучка, музыкальное сопровождение.

Постоянный контакт
Если проект длится долго и клиент в нем уже не участвует (например, мы на полторы недели засели за рисование графики), нам важно не пропадать, а напоминать о себе клиенту каждые 3 дня. Лучше всего, если это будут промежуточные результаты, которые мы заверяем у клиента. Но если таких результатов нет, достаточно простого “Хочу напомнить, мы активно работаем над графикой ролика, результат покажем через Х дней”. Постоянный контакт ОЧЕНЬ важен.

Отчет о проделанной работе
Если в письме клиент просит что-то сделать — не только выполни просьбу, но и отчитайся об этом в ответном письме.

Эмоции
Даже если клиент позволяет себе неадекватные высказывания, мы никогда не отвечаем грубо. Вместо этого стоит подумать о причине такого поведения клиента и принять меры по ее устранению. В общении с клиентами эмоции не должны брать верх над разумом.

24/7
Хотя у каждого из менеджеров, переводчиков и видеоменов есть рабочее и нерабочее время, клиентам об этом знать не стоит: у всей компании выходных нет, сервис работает 24/7, мы подстраиваемся под клиента, а не подстраиваем клиента под себя.

Запах из кухни
А еще клиента не стоит посвящать в детали нашей работы: заболевшие видеомены, национальные праздники у редактора в Испании, снежные бури и отключения света у переводчиков в разных частях мира — весь этот запах нашей кухни должен оставаться на ней же, клиенту он не нужен. Клиенту нужно знать только результат: как и когда будет решена его проблема. Разумеется, в отдельных случаях без объяснений не обойтись, принимай решение индивидуально на основании своего опыта и чувства клиента.

Эмпатия и WOW

Делай больше, чем требуется: зарабатывай WOW

Если можно легко сделать больше, чем просит клиент — обязательно делаем. Верстка перевода, короткая версия ролика, бесплатная озвучка пары забытых строк — все это стоит для нас не много, но вызывает искренний wow в сердце клиента. Решение о пороге, разделяющем “можем сделать бесплатно” и “это увеличит бюджет проекта”, принимай самостоятельно на основе здравого смысла, твоих знаний о клиенте и советов старших товарищей.

Думай за клиента
Всегда старайся ставить себя на место клиента. “Мне кажется, вашему продукту больше подойдет ролик how-to” или “Я бы рекомендовал все же выбрать бразильский вариант португальского языка”. Предугадывай потребности и проблемы клиента и предлагай их решение: “Вам еще может потребоваться перевод кейвордов для вашей страницы в App Store” или “Мне кажется, такой ролик нельзя будет использовать для рекламы в Facebook”.

На шаг впереди
Анализируя письмо клиента, всегда старайся предугадать следующий его вопрос и сразу отвечай на него. Профит от такого подхода двойной: сокращается количество писем, а клиент думает ”Вау, эти парни заглянули ко мне в душу!”. Например: клиент спросил про стоимость видеоролика, а ты ответил ему сразу и о ценах, и о способах оплаты, и об этапах оплаты.

Поступай с клиентом так, как хочешь, чтобы другие сервисы поступали с тобой.

Общение по email

Бесшовный подхват

Если коллеги переслали письмо с просьбой «подхвати клиента» — подробно изучи всю историю переписки и подхвати клиента так, чтобы он не заметил, что его проект начал вести кто-то другой. Старайся не задавать лишние вопросы, ответы на которые есть в переписке. Если пересылаешь письмо коллеге — убедись, что вместе с письмом уходит полная исчерпывающая история, котрая поможет коллеге бесшовно подхватить клиента.

Тему письма не менять
В процессе переписки тему письма менять нельзя. Фильтруя в почтовом клиенте письма по теме, люди читают всю историю переписки. Если изменить даже один символ в теме письма — письмо не попадет в этот фильтр и потеряется.
Вместе с тем, если в процессе переписки с клиентом тема разговора кардинально поменялась — начинай новую ветку переписки со своей темой. Например, нельзя обсуждать вопросы по локализации в ветке с темой “готовый видеоролик”.

Говорящая тема
Тема должна быть такой, чтобы через пять лет ты легко смог по ней найти ветку переписки.

Reply to all
Очень часто в переписке участвуют одновременно несколько адресатов. В этом случае обязательно отвечай сразу всем адресатам (кнопка reply to all в почтовом клиенте).

Резюме и call to action
В конце любого письма подводи резюме и напоминай, какой шаг ты ждешь от клиента. Таким образом ты “ведешь” клиента по нужному тебе пути, программируешь его действия так, как надо тебе и тем самым облегчаешь ему жизнь.

Резюме после общения в скайпе
После разговора в скайпе обязательно отправь письмо клиенту с резюме разговора и итогам, к которым вы пришли. В этом случае информация останется в истории переписки и не пропадет.

Последнее слово
Старайся, чтобы твое письмо всегда было последним. Благодари за плодотворное сотрудничество, желай успехов с проектом или хороших выходных.

Об авторе

Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Подробнее: https://alconost.com

Как общаться с клиентами в 2020: проблемы, тренды и советы

Раньше единственными способами связи между компанией и клиентом были телефон и факс. Сегодня выбор каналов коммуникации широк, как никогда: клиенты могут обращаться к вам через соцсети и мессенджеры, писать в чат на сайте, звонить сами или заказывать обратный звонок, оставлять заявки на сайте или по email.

Разнообразие каналов коммуникации упрощает жизнь клиентам. В то же время компаниям нужно следить за тенденциями, иначе они рискуют потерять покупателя. В статье для блога Нетологии разобрались, как правильно общаться с клиентами в онлайне. 

Клиенты часто обращаются в компании через те же инструменты, которые используют для общения в повседневной жизни и которые им привычны. Если обычно вы общаетесь с друзьями и семьей в Telegram, то вполне вероятно, что заказать пиццу вы также захотите через Telegram. А те, кто регулярно используют ВКонтакте, захотят обратиться в салон красоты через него. Канал коммуникации зависит от контекста, в котором клиент находится на текущий момент. Если он сидит на рабочем месте и при этом заказывает ребенку подгузники — вряд ли он будет делать это по телефону. Скорее всего, он напишет через чат или мессенджер. И наоборот, клиенту будет удобнее позвонить, если в момент обращения он находится за рулем. А если вдруг у него заканчивается баланс на телефоне, то лучшим вариантом будет заказать обратный звонок. И так далее. Это всё усложняется тем, что клиенты переходят из одного канала в другой при смене контекста.

Другая важная характеристика современной коммуникации — ее высокая скорость. Никто не любит ждать и никто не любит, когда на той стороне задают глупые вопросы. Все ожидают, что их поймут с полуслова и быстро решат проблему.
Подобные изменения в процессе коммуникации характерны не только для B2C компаний. В B2B происходит все то же самое. Раньше взаимодействие «компания-компания» осуществлялось по телефону или через email и только в рабочее время. Сейчас эта грань стирается. Внутри компаний работают люди и эти люди хотят общаться через привычные им каналы, в удобное для них время, которое не обязательно будет рабочим. Мы в Callibri видим это на себе. Наши клиенты — сотрудники компаний и предприниматели — легко могут написать нам в 9 вечера и через Telegram, потом что им так удобно.

В карточке мы видим, что часовой пояс клиента — мск. У нас время фиксируется по Екатеринбургу, значит клиент писал через Telegram в 21:58 по его тайм-зоне

Все эти особенности бросают серьезные вызовы для любого бизнеса. Каждая оплошность в коммуникации может повлиять на решение человека стать вашим клиентом или, наоборот, — клиентом конкурента.

Таким образом, чтобы пользовательский опыт общения был положительным, любой бизнес должен стараться делать следующее:

• Давайте клиенту на выбор все существующие каналы связи: чат на сайте, соцсети или мессенджеры, обратный звонок. Клиент сам выберет канал, который ему удобнее, и который соответствует его текущему контексту.
• Все обращения одного и того же клиента через разные каналы должны на вашей стороне «склеиваться» в одну историю переписки, чтобы вы всегда были в курсе предыдущего общения и быстро ориентировались.
• Не заставляйте клиента долго ждать и раздражаться — отвечайте быстро и по делу.

На первый взгляд эти советы могут звучать как фантастика и противоречить друг другу. Дать клиенту все каналы коммуникации, это значит, что менеджер должен держать открытыми много окон разных соцсетей, мессенджеров, онлайн-чата и так далее. В таких условиях сложно отвечать быстро в каждое окно. А как собрать все обращения от одного клиента через разные каналы в одну историю переписки — вообще непонятно.

Зачем нужен онлайн-чат и как он поможет бизнесу

На практике все перечисленные выше задачи решаются легко — современные сервисы онлайн-консультантов для сайта позволяют собрать все обращения клиентов из всех каналов в одном окне. К таким сервисам можно подключать любые соцсети и мессенджеры, а функция обратного звонка может быть встроена прямо в сервис. Это позволяет операторам не держать открытыми много окон, видеть всю историю переписки с клиентом в одном месте и быстро реагировать. У многих онлайн-чатов есть мобильные приложения, которые позволяют отвечать клиентам, даже не находясь на рабочем месте у компьютера.

Значит ли это, что установив себе чат на сайт, вы решите все проблемы с коммуникациями? Как и у любых других инструментов, у онлайн-консультантов есть свои плюсы и минусы, а также свои ограничения. Так же как и любой другой инструмент, онлайн-консультант будет хорошо работать и давать положительный результат только в том случае, если его использовать правильно. В противном случае, он не просто окажется бесполезен, но и может навредить. Вот краткий список основных проблем, которые возникают при работе с онлайн-консультантами и ухудшают коммуникации, а значит и конверсию:

• онлайн-чат слишком навязчив, перекрывает экран, самостоятельно открывается,
• онлайн-чат не подходит под дизайн сайта,
• онлайн-чат плохо работает или не работает совсем на мобильной версии сайта,
• менеджеры не уделяют достаточное внимание ответам в чате, отвечают долго, не подробно,
• менеджеры забывают уйти «в офлайн», когда покидают рабочее место, в итоге посетитель пишет в никуда.

Однако при правильном выборе сервиса, его корректной настройке и ответственном подходе со стороны отдела продаж, всех этих проблем легко можно избежать, превратив онлайн-консультант в рабочий и полезный инструмент.

Как выстроить цепочку коммуникации в онлайне

Важно понимать, что коммуникация вашего бизнеса с клиентом начинается еще до того, как он свяжется с вами: позвонит или напишет. Когда посетитель попадает на ваш сайт, он видит определенный контент: заголовки, тексты, изображения. Это значит, что первый этап коммуникации уже идет. Можно ли ее улучшить, чтобы повысить конверсию на данном этапе? То есть, говоря проще, чтобы больше посетителей сайта обращались к вам? Ответ «да». Этого можно достигнуть за 3 шага.

1. Персонализируйте контент сайта

Показывайте каждому посетителю персонализированный текст на сайте с учетом поисковой фразы, по которой он к вам перешел или других параметров, например, региона. Подменяйте заголовки и тексты на страницах, чтобы они точно соответствовали его потребностям.

Такая персонализация при правильном использовании может заметно повысить конверсию и позволит получать больше обращений, не переделывая сайт и не увеличивая рекламный бюджет.Покажу на нашем примере. Все продуктовые страницы на нашем сайте сделаны по одному макету. То есть с точки зрения юзабилити они совершенно одинаковые. На всех страницах настроены крючки и pop-up окна. В среднем конверсия каждой продуктовой страницы — 3%. Но на странице с коллтрекингом (сервис аналитики рекламы в звонках) мы настроили подмену контента. Важный фактор в коллтрекинге — наличие подменных номеров в регионе пользователя, поэтому мы добавили в заголовок страницы динамическую подстановку региона, который определяется по геолокации посетителя сайта.

Если по остальным страницам про аналитику рекламы конверсия не поднимается выше 5%, то на странице коллтрекинга мы видим конверсию от 6 до 25%.

При этом в группе «Остальное», в которую попадают пользователи, регион которых система определить не может, конверсия 2,59%, как и у других продуктовых.

Может показаться, что данных для выводов недостаточно — переходов и обращений мало. Но это не так: за счет подмены одна страница в статистике превратилась в сотню разных и обращения просто «размазались» между ними.

Перейдем к следующему инструменту.

Используйте крючки

Крючки — это всплывающие уведомления с текстом, которые появляются рядом с иконкой онлайн-консультанта и вовлекают посетителя в диалог. Текст крючка также нужно персонализировать в соответствии с поисковым запросом, регионом и другими параметрами. Простое «Я на связи, пишите» не просто скучно, но и менее эффективно.

В пример приведу кейс нашего партнера: они продвигали срочный ремонт холодильников. После того, как они настроили на сайте персонализированные крючки и pop-up окна, количество обращений с сайта выросло на 2,9%.

Читайте также:

Контекстная реклама срочных услуг: как заставить Яндекс работать «в плюс» и получить 234 лида за месяц

Показывайте всплывающие окна

Да, они раздражают пользователей. Но иногда всплывающее окно — ваш последний шанс конвертировать посетителя сайта в лид.Показывайте pop-up тем, кто уходит с сайта, не совершив целевое действие: заказ, заявка, обращение в чате. Им можно предложить спецпредложение, которое также будет персонализировано по параметрам.

Показывайте окно тем, кто находится на сайте, но не совершает никаких действий несколько минут. Им стоит напомнить, зачем они пришли на ваш сайт, и предложить рассказать все быстрее по телефону.

Читайте также:

Зачем подменять контент на сайте: разбираем инструмент и развенчиваем мифы

Коммуникация бизнеса с клиентами в 2020 — это непросто

Разнообразие способов связи с компанией и скорость выполнения заказа избаловали нас как покупателей. Эта история простирается от зоны собственного комфорта (удобно написать в ВК — напишу и подожду ответа) до потребительского терроризма (слишком медленно решается вопрос, пойду пожалуюсь в Facebook).Но в целом покупатели действуют в рамках тех правил, которые бизнес сам для них задает. Поддались на общую моду заводить страницы бизнеса в соцсетях, а мониторить сообщения в них некому — начали терять клиентов.

Поэтому в первую очередь нужно руководствоваться здравым смыслом:

• Если у вас некому отвечать на сообщения клиентов текстом, не подключайте на сайт онлайн-консультант или скрывайте его, когда на связи никого нет. Закройте сообщения на странице сообщества в соцсетях, если она у вас есть.
• Не усложняйте себе работу. Если хочется быть везде и сразу, но рук не так много, выбирайте сервисы, которые могут собирать в себе обращения из максимального количества источников, и позволяют отвечать всем из одного окна.
• Если рук нет, а увеличить количество обращений с сайта хочется — используйте персонализацию и повышайте конверсию. Впрочем, это стоит сделать, даже если на вашем сайте есть все возможные способы связи с компанией, так будет даже лучше.

Общение с клиентами: что и как говорить клиенту, чтоб он сделал заказ

Я уверен, что каждый, кто работает в какой-либо компании, независимо от сферы деятельности, хотя бы иногда общается с клиентами. И анализируя результат, можно задать себе вопрос – почему, пообщавшись 5 минут по телефону, вам кажется, что вы несколько часов разгружали фуру с кирпичами? Причем, чувство такое, что делали вы это головой?

Безусловно, бывают и приятные исключения – сам лично сталкивался с такими клиентами, к которым хотелось идти в офис. Там тебе и кофе вкусный сделают, и денег дадут без проблем, и поговорить можно. Но бывает и обратная ситуация, когда тебе все неприятно, и звонок /приход откладываешь как можно дольше. И понять, почему так – невозможно. Вроде и работу свою вы сделали, и в срок вложились, и сумму оговорили давно. И люди вроде бы нормальные. . А идти туда не хочется…

Но отложим психологическую составляющую данного процесса и составление портретов. Наиболее распространенной проблемой при общении с клиентом становится все-таки не страх, а внутренняя борьба. Если клиент «лох» — стоит ли его «разводить» на деньги? Если клиент «сильно умный» — делать так, как он утверждает наиболее правильно, или все же придерживаться и настаивать на своем? Всегда ли клиент прав?  Вот какие вопросы часто мучают сотрудников, работающих с клиентами (sales- менеджеров и руководителей подразделений).

Лично я в работе с клиентами пытаюсь придерживаться следующих простых правил.

1. Говорить с клиентом на их языке. Далеко не все люди являются специалистами даже в сфере своей деятельности. Или может человек – отличный практик, знает как и что нужно сделать, но совершенно не имеет представления, как это что-то называется. Или, что еще хуже – наоборот, обладая огромными академическими знаниями потенциальный клиент разговаривает на каком-то неземном языке, который может понять только его профессор. Ваша задача, стать мостиком между реальной действительностью и сознанием клиента. Объяснить, например, что «быть на первом месте в поиске» — довольно сложно, требует денег, работы и времени. Что есть контекстная реклама, и вот она-то позволяет быть там где хочешь. Или, что хороший товар все равно нуждается в рекламе (кстати, распространенный миф, что хорошее не нужно рекламировать). Обладая теоретическими и практическими знаниями (я надеюсь, что вы ими обладаете), вы должны объяснять клиенту на понятном ему языке (желательно, с картинками), что от чего зависит, как связано и что получается. Если вы все делаете верно, то вариантов два – клиент уловит суть, и можно переходить к другим вопросам. Или, клиент поймет, что он ничего не понимает, но вы вроде как в этом разбираетесь, и пора переходить к более шкурным вопросам.
Если же этого не делать, и объяснять клиенту недоступным ему языком (пускай и правильным), велика вероятность, что он почувствует себя идиотом, рассердится за это на вас (а на кого же еще сердиться? Не на себя же любимого) и уйдет к вашим конкурентам. Или вообще решит пока не связываться с данной услугой.
А может включиться и обратная ситуация – клиент посчитает идиотом вас, т.к. вы не понимаете простых вещей, которые он вам вот уже 3 часа объясняет… Вывод – общайтесь на языке клиента!
 
2. Не опускаться до уровня клиента. Данное правило является неким противовесом первому. Если клиент гнет пальцы, частенько выражается или наоборот, редкий тихоня, скромно смотрит по сторонам и просит взглядом: «можно я уже пойду, а вы тут как-то сами», это совсем не повод вести себя аналогично. Вы должны держать свой стиль, стиль компании. Ведь вы  — специалист, профессионал своего дела, представитель не только своей компании, но и отрасли в целом. Говорите с клиентом, объясняйте на его языке но со своим достоинством.
Другими словами, если клиент вам нахамил – не хамите ему в ответ, а вежливо ответьте, что вы поняли его позицию по данному вопросу.
 
3. Прав не тот, кто платит, а тот, кто специалист. Наверное, самая излюбленная фраза тех, кто часто является клиентом/ заказчиком: «Клиент всегда прав». Если честно, я не согласен с данной постановкой в корне. Не считаю, что правота зависит от того, кто платит. По большому счету, почему клиент приходит к вам за оказанием каких-то услуг? Правильно, потому что он посчитал, что вы -– специалист в этой отрасли. И именно вы знаете как должно быть и почему именно так. Безусловно, бывают разные ситуации, но в рекламе и маркетинге, как правило, заказчик не очень разбирается (мы не говорим о крупных компаниях, в штате которых работает большое количество как маркетологов так и рекламистов. Хотя и они обращаются к внешним консультантам по маркетингу и рекламе).
Так вот, если клиент приходит к вам и хочет чтоб вы помогли реализовать ему какую-то сумасшедшую идею – беритесь за нее только, если вы агентство по реализации подобных идей. Если же вы рекламное или маркетинговое агентство – тщательно взвесьте все и АРГУМЕНТИРОВАННО объясните клиенту, почему вы считаете эту идею не самой удачной. Зачем это делать, спросите вы. Ведь клиент хочет отдать вам свои деньги. Все дело в репутации. Если вы пришли на рынок всерьез и надолго, вы должны думать о будущем. Ведь если идея действительно плохая, результата не будет (или он будет отрицательный) – кого обвинит заказчик? Разумеется не себя. Ведь это именно ВЫ так плохо реализовали его гениальную идею. Думайте об этом, когда будете рассматривать очередной нестандартный проект. Он может как принести вам ошеломляющий успех, так и шумное падение…
 
4. Банально – не означает плохо. Иногда клиент звонит и сразу спрашивает – а что ЕЩЕ вы можете предложить, кроме стандартных инструментов, например, продвижения? Вопрос интересный, и часто правильный. Но в погоне за чем-то новеньким не стоит полностью забывать про основные инструменты. Ведь они дают более 60% результата. А всевозможные нестандартные решения могут принести кратковременный всплеск продаж, но в целом, навряд ли более 10%.
Все мы знаем скандальные рекламные акции Евросети. Но были бы они так популярны, если бы Евросеть не вкладывала миллионы денег в стандартную наружную рекламу, ТВ, газеты и журналы…?
Соединив 3 и 4 пункт мне приходит на память такой случай. Как-то компания, в которой я работал, проводила акцию, и было принято решение активно ее порекламировать, выдумать что-то непривычное. Не знаю с чьей подачи поступило предложение разбросать по городу флаера. С вертолета. Я не сразу понял эту идею. Следует учитывать, что Одесса – довольно большой город, при этом вытянутый вдоль моря (а не круглый, как многие другие. Т.е. по сути Центра нет, есть середина). Кроме того, у нас сильные ветра. Они себе представляли это так – взлететь над городом и просто выкинуть из окна пачки с флаерами, чтоб их рассеяло по городу. Круто? Весело? А главное – такое никто не делал!
На все мои возражения отвечали, это все банально и стандартно, а вот так… В итоге идея сорвалась из-за денег. Дело в том, что нужно было напечатать огромное количество флаеров. Во-вторых, следовало довольно низко летать над городом и разбрасывать в каждом конкретном районе. В-третьих, получить разрешение на полеты по городу не так просто. И в-четвертых, нужно было оплатить огромный штраф за уборку мусора.
Сама по себе идея, конечно неплохая. Но экономически совершенно невыгодная. Кроме того, замусоренность города могла вызвать негативное отношение к компании.
А закончилось все банальной раздачей флаеров по супермаркетам города и ТВ и радио поддержкой + реклама в спец изданиях. (Кстати, напечатали всего 200 тыс флаеров, а не 5 миллионов, как планировалось для разброса). Акция прошла вполне успешно.
Вот так вот.
Но это совсем не значит, что не стоит экспериментировать. Возможно, когда-то и разбросаем с вертолета что-то.
 
5. Красота требует жертв, как финансовых, так и трудовых. «Я еще точно не знаю как, но сделайте мне красиво»- довольно часто можно услышать от клиента. Сразу оговаривайте – что за нереальную красоту нужно платить. И суть нереальности не в том, что это безумно красиво, а именно в том, что нет материальной базы, от чего отталкиваться. Например, буквально в прошлом месяце пришел клиент и заказал сайт. Требования-  светлые тона, веселый, радужный. Показал пример сайта, который ему нравится – черный фон, серые тона, приглушенные картинки. И как на это реагировать?
Другой вариант – компания заказала сайт «современный и удобный». Для образца прислала сайты Микрософта (интересно, они хоть знают порядок цены за сайт?) и одной галереи. Нужно было взять оттуда идею. На первом сайте была нефтяная вышка, на втором картинная галерея. Речь шла именно об идее, еще до стадии дизайна. В итоге, после 5 предложенных идей, мы пришли к совместному выводу, что рисовать дизайн им будет другая компания (потому что одни идеи слишком «заезжены», другие не связаны с их сферой деятельности).
В общем, хочу сказать, что если клиент оперирует общими словами, типа: красиво, ярко, броско, современно (не в плане цветов, а в плане самой работы), готовьтесь к серьезным испытаниям. Конечно, бывают исключения, но они редки. Клиент, который сам не знает чего хочет, не показывает образцов – будет отвергать любые варианты, потому что они далеки от его идеала. Но ведь идеал недостижим? Имейте это в виду… Закладывайте в стоимость и сроки наценку за эту самую «нереальную красоту».
 
6. Если это все так просто, сделайте, пожалуйста, сами, и нам тоже. Еще один момент, на котором хотелось бы остановиться – это уверенность клиента в простоте работы и вашей жадности. «Да ну что тут делать? Делов-то на пол часа». В таком случае просите клиента сделать это самому. И спросите, сделает ли еще для некоторых ваших клиентов, а то у вас времени нет. Конечно, нужно это делать грамотно, не обидеть человека, но дать понять, что вы серьезно работаете, а не просто тяните деньги. Опять же, подобное ощущение возникает у клиента, если вы легко и часто меняете цену и другие условия сотрудничества.
Клиент должен знать, что работа стоит столько то. Ведь в итоге, он обратился к вам не просто так? И будьте уверены – вы не первая и не единственная компания, чье пред

Как правильно общаться с клиентами

Общение с клиентами – основа любого бизнеса. Самый важный человек, который когда-либо обращался в компанию, – это клиент. Мы напрямую зависим от него, его привлечение и удержание – это главная цель нашей работы.

Помимо правильного выбора каналов коммуникации, важно знать, что и как говорить клиенту. В этом материале мы расскажем о том, как правильно общаться с клиентами.

Цели коммуникации

В любой коммуникации человек осознанно преследует три цели:

• познавательную – распространение или приобретение новых знаний, умений, материальных вещей;
• побудительную – стимулирование других людей к определенным действиям;
• экспрессивную – выражение или переживание эмоций.

Достигнуть этих целей можно при наличии:

• знаний и умений – человек что-то знает, умеет и может поделиться этим с другими;
• стимулов, побуждающих к действию;
• эмоций.

Согласитесь, продать продукт можно, только досконально зная все о нем и умея делиться этими знаниями так, чтобы у человека появилось желание его приобрести и при этом он испытывал положительные эмоции.

Каналы коммуникации в общении с клиентами

Сначала мы коммуницировали с заказчиками лицом к лицу, после появились письма и телефонные звонки, сейчас же есть множество дополнительных инструментов:

Это позволяет охватить все группы клиентов, так как люди старшего поколения принимают новые каналы выборочно, а молодые свободно владеют передовыми технологиями и не любят, когда вторгаются в их личное пространство звонками. Ранее мы уже рассказывали о лучших маркетинговых стратегиях для трех основных поколений онлайн-покупателей – X, Y и Z.

Исследования говорят, что email остается самым популярным каналом обслуживания клиентов: 65% респондентов в течение года коммуницировали с представителями компаний по электронной почте, 55% опрошенных общались через телефонные звонки, 42% – использовали сайт.

Онлайн-каналы имеют свои особенности коммуникации. Но прежде чем о них говорить, нужно вспомнить базовые правила общения с клиентами. Если пренебрегать качеством сервиса, то вряд ли получится выстроить диалог с покупателем в принципе, независимо от канала.

Правила живого общения с клиентами

Коммуникацию от лица компании ведут менеджеры и несут ответственность за создание ценности в глазах заказчика. Давайте рассмотрим, какие стандарты общения с клиентами для этого актуальны:

1. Терпение. Умение общаться с клиентами предполагает, что менеджер может справиться с потоком клиентского негатива. Цель каждого продавца – заключить сделку, а для этого у покупателя должно быть желание. Вести агрессивные споры бессмысленно: даже если менеджер прав, он проиграет, потому что продемонстрирует незнание этики общения с клиентами и сделка не состоится.
2. Решение проблемы. Для привлечения клиентов важно ставить правильные задачи: не получить единоразовую прибыль, а разобраться, что именно нужно клиенту и предложить максимально подходящее решение. Например, покупатель определяется между более дорогим и дешевым продуктом. Эффективная коммуникация с клиентом предполагает порекомендовать оптимальный для него вариант, даже если в данный момент это принесет меньше прибыли. Эта стратегия окупает разницу в стоимости, потому что вы получаете заинтересованного покупателя, а человек – реальную помощь и уже видит перспективу для продолжения сотрудничества.
3. Внимание. Важно не только слушать и слышать, что клиент говорит, а и уметь распознать общие впечатления пользователя от товара/услуги. Т. е. обращать внимание и на слова, которыми клиент описывает задачу, и на его отклик в целом. Например, вряд ли кто-то скажет “Ваш пользовательский интерфейс крайне неудобный”, вместо это вы услышите: “Напомните еще раз, где находится эта функция”.
4. Рациональное использование времени. Взаимодействие с клиентами должно быть быстрым и качественным. Без лишних слов переходите к решению проблемы. Выбирайте точные и прозрачные формулировки, чтобы у заказчика не осталось двоякого впечателния или нерешенных вопросов.
5. Непредвиденные ситуации. Когда вы столкнулись с проблемой, под которую у вас нет скрипта разговора, лучше иметь под рукой алгоритм общения с клиентом в сложных ситуациях и знать, к кому и как можно обратиться, если вы не можете решить проблему.
6. Позитивный настрой. Убирайте отрицательные формулировки: все что с “не” замените на утверждение. Например: “Этого товара у нас не будет еще две недели” → “Эта позиция сейчас на отшиве, поставка будет в ближайшие две недели. Мы отправим ваш заказ сразу же после поступления партии”. Вы не отказываете клиенту, а информируете о сроках доставки и подталкиваете к покупке.

Некоторые агрессивные слова лучше совсем убрать:

• “проблема” – у успешных компаний нет проблем, есть задачи которые нужно решать;
• “вы должны”, “вам придется” – никто никому ничего не должен. Замените эти формулировки просьбами, предоставьте человеку выбор: “Отправьте, пожалуйста, возврат по почте или отнесите его в ближайший офлайн-магазин”, “Вы можете заполнить анкету в личном профиле на сайте или же сейчас, в телефонном режиме, подскажите свои контактные данные”;
• “дорого”, “дешево” – многие интернет-магазины до сих пор используют эти слова в критериях сортировки товаров. Они неуместны, а тем более крайне странно смотрятся, когда компания продает дорогие продукты. Лучше подойдет формулировка “цена по возрастанию/убыванию”. Когда вы общаетесь с клиентом, также некорректно указывать, что для него дорого, а что дешево. Замените фразами: “товар из среднего ценового сегмента”, “более бюджетный вариант”, “флагманский”, “премиум”, “последнего поколения” и т. д.

Last post

Особенности общения с клиентами в онлайн-каналах

Выбор канала коммуникации с компанией зависит от ситуации и предпочтений пользователя. Когда человек находится на рабочем месте и выбирает подарок другу на день рождения, то вряд ли будет делать заказ по телефону – он задаст уточняющие вопросы в удобном для него мессенджере или онлайн-чате, а покупку оформит через сайт. Чтобы выстроить правильное и удобное общение с клиентами, предоставьте как можно больше каналов для связи и обеспечьте полноценный сервис в каждом из них. Любая оплошность может повлиять на решение человека стать вашим клиентом, постоянным покупателем или уйти к конкурентам.

Обратите внимание, что при онлайн-коммуникации большое количество отвлекающих факторов: текст, видео, реклама. Здесь у человека чаще всего работает поверхностное внимание. Это значит, что он не всегда воспринимает даже очевидные вещи. Мы все хорошо знакомы с этим процессом по социальным сетям: осознанный просмотр длится около 5-6 секунд, а после внимание рассеивается. И в целом, чем больше похожего между собой контента видит пользователь, тем меньше концентрация его внимания.

Поэтому при любой коммуникации с клиентом важно его максимально вовлечь и быстро реагировать на его действия. Для этого нужно собирать данные о человеке и генерировать контент, который будет интересен и полезен именно ему. Разберем это более детально.

Скорость коммуникации

Важная составляющая современной онлайн-коммуникации – это высокая скорость ответа. Никто не любит ждать, а особенно, когда тратят время на глупые вопросы. Если вы можете автоматизировать часть работы с клиентом, то почему бы не сэкономить ему и себе время? Например, можно разработать полноценные и понятные формы для оформления заказа, чтобы менеджеру не приходилось уточнять адрес и ФИО получателя. А чтобы клиент был спокоен насчет своего заказа, используйте рассылку с автоматическим запуском. Так, когда пользователь оформил заказ, ему отправляются сообщения со статусом: принят в обработку – собран – отправлен – доставлен.

Каждый потребитель хочет, чтобы его понимали с полуслова и быстро находили решение проблемы. Это применимо не только для бизнеса В2С, представители В2В-компаний также выбирают для коммуникации привычные им каналы и удобное (не всегда рабочее) время, поэтому будьте готовы отвечать клиентам по делу в любое время суток. Для решения этой задачи также подойдут заранее подготовленные сценарии, которые будут запускаться по соответствующему действию/бездействию пользователя.

Например, человек подал заявку на тестирование сервиса. В ответ обязательно должно уйти ознакомительное сообщение о работе с системой. Во время тестирования логично отслеживать действия пользователя, чтобы лучше понимать его функциональные потребности. Это также поможет увидеть, какие шаги он совершает, а если возникнет проблема – он застрянет на каком-то этапе – сразу среагировать, прислать подробную и понятную инструкцию, предложить связаться с поддержкой. Отслеживание действий полезно и для определения наиболее релевантного пакета услуг, который можно предложить за несколько дней до завершения тестового периода.

Автоматизировать общение с клиентом

Начать сейчас!

Персонализация

Как видно из примера выше, персонализация – это не только подстановка имени, а полноценный анализ действий и поведения клиента в рассылках, на сайте, в приложении и использование полученных данных для формирования индивидуализированного контента. Такая коммуникация буквально показывает пользователю то, что он хочет увидеть, потому что она строится с учетом его персональных данных, интересов и предпочтений.

Система eSputnik, например, позволяет составлять персональные товарные рекомендации для каждого клиента и выводить их и в email-рассылках, и на вашем сайте.

Так работают персональные товарные рекомендации:

1. Система запоминает действия пользователя на сайте: какие страницы просматривал, что добавил в избранное, положил в корзину; в рассылках – когда открывает письма, на что кликает и т. д.
2. Вы выбираете алгоритмы подбора рекомендаций, по которым система будет определять, какие товары выводить для определенного пользователя. Например, просмотренные ранее, похожие товары со скидкой, индивидуальная подборка и т. д.
3. Настраиваете макет письма или отображение блоков на страницах сайта.

Это не только еще одно касание с клиентом, а и способ увеличить свой доход. По данным Invesp, 59 процентам онлайн-покупателей легче находить интересующие товары на сайтах с персональными рекомендациями, а 45% покупателей охотнее делают заказы на таких сайтах. Представьте, какую выгоду можно получить, доставляя индивидуальные подборки в разных каналах.
Примеры использования персональных предложений:

Управление данными клиента

Чтобы иметь возможность коммуницировать с клиентом в правильное время по правильному поводу и в правильном канале, компании нужно точно знать все действия покупателей как онлайн, так и офлайн и иметь возможность сразу же реагировать.
Существует несколько видов программного обеспечения, которые часто используют для сбора данных и организации работы с аудиторией:

• CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами) – многофункциональный продукт, в котором можно выстраивать воронки продаж, хранить историю покупок и взаимодействий с клиентами, отправлять им простые автоматические сообщения. В качестве идентификатора пользователя используют электронный адрес или номер телефона.
• DMP (платформа управления данными) – собирает целевые аудитории с детализированной информацией, что помогает максимально точно таргетироваться. Идентифицируют пользователя по cookie.
• ESP (сервис почтовых рассылок) – профессиональная платформа для создания и отправки email-сообщений с возможностью сегментировать аудиторию и автоматизировать рассылки. Идентификатор контакта, чаще всего, email.

У каждого из них своя задача и сферы применения: сделки, реклама, рассылки. Работают они с разными типами данных и разные контакты определяют как отдельного пользователя. Но для эффективной коммуникации и персонализации нужно собрать как можно больше данных в одном месте и там же иметь возможность их применить. Есть решение, которое объединит данные пользователя из всех систем в одной платформе, – это CDP.

Customer Data Platform (платформа клиентских данных) позволяет интегрировать различные данные в режиме реального времени из разных источников (все, которые использует компания и у чего есть API) в едином профиле контакта и не хранить несколько профилей одного и того же пользователя с разными идентификаторами. При использовании нескольких систем это практически невозможно. Здесь также можно сразу работать с целевыми сегментами.

Не обязательно искать отдельную CDP. Например, система автоматизации маркетинга eSputnik совмещает функционал управления данными клиентов и ESP. Платформа собирает данные о клиенте в реальном времени, унифицирует их в едином профиле, исключает некорректные данные (например, дубликаты контактов), дает возможность сегментировать аудиторию по любому параметру из полученных данных.

Кроме того, вы сможете:

• объединять email, SMS, Viber, mob/web push и создавать оптимизированные омниканальные рассылки;

• персонализировать сообщения в любом канале, включая добавление рекомендаций;
• проводить А/В-тестирования рассылок;
• строить детализированные отчеты;
• управлять жизненным циклом клиента.

С этими инструментами вы будете легко конвертировать пользователя в клиента, а после – в постоянного покупателя. Целостный подход позволит оптимизировать затраты времени и денег на эффективную коммуникацию с клиентами.

Выводы

Неважно, автоматизируете вы коммуникацию или нет, нужно уметь правильно общаться с клиентами. Забота о потребителях и есть главная задача такого общения, чтобы они приносили прибыль. Дайте человеку выбор канала для связи с компанией, следите за качеством сервиса, экономьте его время и помогайте с поиском интересных предложений. Лучшие способы выстроить правильное взаимодействие с клиентами – это качественный сбор, объединение и грамотное использование данных. Уверены, что благодаря нашей системе вы получите результативную коммуникацию с каждым потребителем в любом канале и преданных постоянных клиентов!

Как банку научиться разговаривать с клиентом?

Банки одними из первых в Украине научились делать действительно классную рекламу, которая ярко передает эмоции клиента — смущенного заемщика или уверенного вкладчика. Но банкиры совсем не заботятся о том, чтобы научить клиентов воплощать положительные эмоции в жизнь. Для этого нужно нечто большее, чем 30-секундный ролик на национальных телеканалах в прайм-тайм.

Научить экономить
Например, реклама Платинум банка ярко демонстрирует, что испытывает человек, пытаясь одолжить деньги у знакомых. Но мы не нашли на сайте банка ни одного совета о том, как жить без долгов или разумно распоряжаться деньгами.

Но неужели учить клиента жить без долгов — это то, чему должен учить банк, для которого доходы по кредитам являются основным источником дохода? С этим согласны в банке Capital One, в котором создали специальный ресурс, который помогает клиентам банка упорядочить финансовый стиль жизни.

Дать знания
Сегодня почти все банки стремятся развивать инновационные сервисы онлайн платежей и мобильного банкинга, чтобы идти в ногу с потребностями клиента в будущем. Но по-прежнему дают потребителю такой же скудный объем информации, как в буклетах, которые лежат в отделении.

Проблема в том, что в 21 веке потенциальный клиент всегда найдет информацию о том, как работает сервис, который делает жизнь комфортнее. Если он не узнает об этом на сайте вашего банка, он найдет такую информацию на сайте конкурента. Например, на канале банка «Тинькофф кредитные системы» на YouTube. Быть с клиентом в будущем означает не только предоставить техническую возможность. Это означает снабдить его нужной и полезной информацией, которая покажет, как работает услуга, какие преимущества она дает и как она изменит жизнь к лучшему.

Говорить не только о ставках
Качественный контент обо всем, что касается финансовой стороны жизни, помогает быть с клиентом не только для того, чтобы попросить денег на депозит, но оставаться с ним в контакте 24 часа в сутки, в любой момент, когда ему понадобиться нужная информация.

Проблема молчания банков отлично изложена в публикации «О чем финансисты не рассказывают своим клиентам» на сайте Коммерсанть

«У потребителей финансовых услуг обычно мало источников информации, кроме рекламы» —  справедливо отмечает автор публикации, Елена Губарь. В основном банки уделяют внимание информированию клиентов о размерах ставок и других цифрах. Даже информацию о финансовом состоянии банка необходимо выискивать в отчетах, размещенных в глубинах сайтов. Не говоря уже о паре полезных советов. Можем только согласиться с выводом Коммерсантъ: «люди, не владеющие информацией, идут в банк, как в казино, на свой страх и риск».

Формировать доверие
Несколько последних лет руководители украинских банков повторяют одну и ту же фразу: «нам не хватает доверия потребителей».  Отсутствие доверия не компенсировали ни огромные бюджеты на телерекламу, ни заоблачные ставки по депозитам. Большая часть людей голосуют деньгами, оставляя их дома. Около $100 миллиардов под матрасом.

Почему? Потому что всего в два клика они могут найти информацию о космических процентах по кредитам,  или нереальным ставкам по депозитам . Конечно, такие кредиты всегда возьмут те, кто в них нуждается больше всего — малообеспеченные семьи. Но если банк хочет привлечь обеспеченных клиентов, он должен что-то противопоставить волне негатива, которая поддерживается в медиа. 30-секундным роликом это не решить, даже если сутками крутить его по всем каналам.  

Раньше люди верили телевизору, но сегодня они верят тому, что пишут их друзья в Facebook. И даже внедрение технических новшеств не всегда может принести позитивный результат и потребители смогут высказать свою точку зрения по этому поводу.  Но чем ответит банк? Пресс-релизом, заявлением члена правления или строчкой на FB или размещением на сайте новости о достижениях банка в сфере КСО?

Говорить на одном языке
Top Lead  исследовал сайты банков из 20-ки крупнейших банков и не нашел ни одного совета, который помог бы клиентам сделать жизнь лучше. На сайтах ведущих банков есть масса уникальной информации: от «влияния имени на вероятность свадьбы» до «информации о взаимодействии со стейкхолдерами». И ни одного человеческого совета.

Зачем давать эти советы? Дело в том, что банк говорит с клиентом о разных вещах. Например, в сфере В2В банкир предлагает предпринимателю кредит, но тому нужно покупать оборудование. В розничном бизнесе банки предлагают кредит но вовсе не говорят о путях сохранения и приумножения денег. Мол, неси деньги — получишь процент. Но сколько денег тратиться украинцами на спонтанные и ненужные покупки только из-за того, что никто не рассказал им о том, как экономить.

Говорить на одном языке важно потому, что это привлекает внимание аудитории. Очевидно, что тех, кто держит дома те самые 100 миллиардов, не сильно интересуют ставки по депозитам. Но публикацию о возможностях разумно потратить сбережения они, как минимум, прочитают.  

Что делать
Эту ситуацию может изменить контент маркетинг. Конечно, это не единственный способ, но, на всякий случай, приведем слова Сета Година: Content marketing it’s the only marketing left.

Ценность контент маркетинга состоит в том, что он помогает выделить бренд в потоке информации. Интернет дает такое обилие информации, что потребитель обращает внимание только на самую интересную и реально полезную. Реклама не работает, Скрытая реклама распознается и высмеивается. Попытки восхвалять себя тонут в массе бесполезной информации. И  только увлекательный, интересный и полезный контент делает свою работу.

Контент маркетинг позволяет восстановить внимание потребителя к бренду и завоевать его доверие. Заинтересовать и привлечь внимание, образовать и удержать.

 

47 Советы профессионалов о том, как разговаривать с клиентами

Хорошее общение — это искусство. Отточить это до резкости — это наука.

То, как вы разговариваете с клиентами, оказывает большое влияние на ваш бренд, и ничто так не приносит удовлетворенности клиентов, как неизменно приятное общение.

Когда вы продумываете способ передачи информации клиентам (и получения обратной связи от них!), Это дает лучшие результаты, чем любой новый яркий логотип или купон на 20% скидку.

Но что означает «вдумчивое» общение, когда вы разговариваете с покупателем? Какая стратегия стоит за успешным разговором?

Обслуживание клиентов мирового уровня начинается с отношения к людям как к людям. Следуйте советам о том, как разговаривать с клиентами в этом руководстве, и мы гарантируем, что вы будете на своем пути!

Хотите сохранить это руководство на будущее?

Загрузите бесплатный PDF-файл, заполнив форму ниже.

Поддержание стабильного тембра

Как и в музыке, если звук выключен, вся пьеса становится плоской.Например, «Что-нибудь еще?» и «Чем еще я могу вам помочь?» задают один и тот же вопрос, но по тональности они сильно различаются.

По мере того, как вы определяете коллективный голос своей группы поддержки, разработайте набор стандартов для личного и человеческого общения. Это позволяет каждому участнику сохранять свой уникальный голос, не создавая впечатление, будто они говорят по сценарию.

1. Представьте тон в спектре

Возьмите приведенный выше пример: «Что-нибудь еще?» и «Чем еще я могу вам помочь?»

Один явно скатывается на горькую территорию, а другой чувствует себя дружелюбно, но все же профессионально.Это то место, где вы хотите быть в большинстве случаев взаимодействия с клиентами.

Например,

Ответная ветка разговора от Help Scout

2. Используйте позитивный язык

Положительный язык поддерживает развитие разговора и предотвращает случайные конфликты из-за недопонимания. Такие слова, как «не могу», «не хочу» и «не делал», а также фразы типа «ты должен» или «тебе нужно» обычно интерпретируются как отрицательные.

Сосредоточьтесь на том, как вы собираетесь решить проблему, и избегайте слов, вызывающих реакцию коленного рефлекса.

Например:

• Плохо: «Нет, у нас этого нет».
• Менее плохо: «Я понимаю, насколько это будет полезно, но боюсь, что у нас нет планов по добавлению этой функции».
• Хорошо: «Хотя в настоящее время нет возможности сделать это, мы ценим, что вы нашли время, чтобы сообщить нам, что вы ищете — большинство улучшений, которые мы вносим, ​​основаны на идеях и предложениях, подобных вашим, поэтому спасибо за протянуть руку! »

Допустим, один из ваших продуктов задержан на месяц, и вам необходимо немедленно передать эту информацию покупателю.Рассмотрим следующие ответы:

С отрицательным языком

Я не могу достать вам этот продукт до следующего месяца; он снова заказан и в настоящее время недоступен. Вам придется подождать несколько недель, но я рад разместить для вас заказ прямо сейчас! »

С позитивным языком

Похоже, этот продукт будет пополнен и будет доступен в следующем месяце. Я могу разместить для вас заказ прямо сейчас, и мы позаботимся о том, чтобы он был отправлен вам, как только он поступит на наш склад! »

Перенаправляя разговор с негатива на позитив, сосредоточьтесь на предлагаемом решении.Когда результат занимает центральное место, это снижает вероятность того, что клиенты будут недовольны.

Клиентов не волнует, что вы не можете делать; они хотят услышать, что будет сделано.

В тех сложных ситуациях, когда клиенты «должны» что-то делать, вы можете использовать позитивный язык, чтобы напомнить им (и себе), что это командная работа:

С отрицательным языком

• Сначала надо проверить …
• Теперь вам нужно настроить…
• После этого мне нужно …

С позитивным языком

• Сначала проверим …
• Теперь мы можем настроить …
• После этого лучшее решение, если мы ..

Позитивный язык открывает дверь для будущих взаимодействий, и клиенту не кажется, что общение с ним было пустой тратой времени.

3. Будьте краткими, но не резкими

Неважно, насколько удивительным будет ваш ответ — большинство клиентов проигнорируют электронное письмо из 1000 слов.Делайте как предложения, так и абзацы короткими. Большие блоки текста будут пропущены.

Используйте изображения, видео и ссылки на статьи базы знаний, чтобы ответы были краткими. Бонус: когда ваша база знаний интегрирована с вашей службой поддержки, процесс становится простым, потому что вы можете добавлять статьи, не оставляя ответа!

Целью ответа службы поддержки является ответить на вопрос клиента и заставить его почувствовать себя услышанным. Возможно, вы сможете ответить на вопрос, сославшись на статью в своей базе знаний, но сформулировать это в одном или двух предложениях будет более человечным.

4. Своевременный ответ

Когда вы можете изменить сохраненный ответ, указав имя клиента и подтверждение его конкретной проблемы в течение 30 секунд, это может заставить некоторых людей задуматься, прочитали ли их электронное письмо. Можно оставить несрочные электронные письма на несколько минут позже.

Конечно, клиенты, которые в ситуации «выдергивают волосы», хотят решить проблему вчера. Сделайте ответ на них приоритетом.

Попробуйте создать папку отдельно от основной очереди поддержки, где вы можете фильтровать менее чем экстатические сообщения.Здесь команда может сразу увидеть, какие электронные письма отправлены от клиентов, которым срочно нужна помощь.

5. Всегда используйте имя клиента

Если вы не используете имя клиента в своем приветствии, вы упускаете возможность использовать психологию поведения потребителя в своих интересах. Дейл Карнеги посоветовал читателям: «Помните, что имя человека для этого человека — самый приятный и самый важный звук на любом языке».

Ваша служба поддержки должна позволять автоматизировать использование имени клиента.

Просто убедитесь, что все поняли правильно — используйте то имя, которое они используют! Сержио — это Серхио, а не Серхио. Кэти — это Кэти, а не Кейт. Если у вас нет имени этого человека, используйте дружеское общее приветствие: «Привет!»

6. Говорите

своим говорите

Повторяя тон вашего клиента, он знает, что вы на его стороне. Например, если клиент формальный, воздержитесь от LOL. Если они более непринужденные, ослабьте тон. Отрегулируйте в зависимости от тона электронного письма клиента. Если они явно злятся, не будьте бодрым и добрым человеком — сделайте это на ступень ниже.Если они чем-то взволнованы, принесите энергию.

Для большинства взаимодействий золотая середина почти всегда «в чем-то похожа на вашего покупателя», но не на карикатуру на вашего покупателя.

Зеркальное отображение создает взаимопонимание и успокаивает вашего клиента, уменьшая количество интерпретаций, необходимых для понимания того, что вы пытаетесь сообщить.

7. Будьте осторожны с шутками

Оцените свое взаимопонимание с клиентом, прежде чем пытаться шутить, сарказм или иронию — они нелегко передать в тексте, поэтому ваши намерения легко могут быть неправильно поняты.Смайлики и гифки, безусловно, помогают, но шрифта сарказма по-прежнему нет, поэтому подбирайте каждое слово внимательно и внимательно.

Если ваш клиент шутит, то отразите его юмор — верный способ сделать его день лучше!

8. Создайте руководство по стилю поддержки.

Руководства по стилю документируют все уникальные элементы, составляющие ваш бренд, чтобы каждый в вашей команде мог обеспечить единообразие для всех. Он должен давать рекомендации, но не подавлять творчество.Сосредоточьтесь на том, что можно, а что нельзя в тоне и языке, и опишите, какое обслуживание клиентов вам нравится.

Раздел поддержки клиентов в руководстве по стилю Help Scout, например, охватывает все: от того, что звонить по электронной почте от клиентов («разговоры», а не «билеты»), до слов, которых следует избегать («неудобство», «к сожалению»), и как форматировать телефонные номера.

Создание отличного языка или использование определенных фраз отражает и прививает ценности компании каждому члену команды, напоминая им о том, что они представляют, и о стандартах, которым они должны следовать.

Совет для профессионалов: развивайте свой собственный словарный запас

Рассмотрите возможность создания «вспомогательного лексикона» фраз для вашей команды, например «С удовольствием» и «Немедленно». Лексика поддержки — это как носить цвета вашей команды. Он сигнализирует: «Вот кто мы есть; вот как мы поступаем ». Когда эти ценности и убеждения формируются с самого начала, помогая сотруднику сформировать идентичность на основе этих убеждений и поведения, это дает замечательные услуги.

9. Создавайте шаблоны для сохраненных ответов

Живая база данных сохраненных ответов, которую ваша команда может активно использовать, экономит время, оптимизируя ответы на общие вопросы.

Сохраненные ответы можно использовать для уменьшения количества разговоров, которые не представляют ценности для вашей компании. Новый клиент, которому нужно знать, как сбросить пароль, по-прежнему заслуживает помощи, но для этого разговора нужен шаблон. У вас будет больше времени для ценных разговоров, которые приведут к истинным целям.

Установление упрощенного набора правил побуждает команду использовать свою интуицию, чтобы решить, когда нужно добавить новый сохраненный ответ; «Я чувствую, что нам часто задают этот вопрос» — это часто все, что вам нужно.

Совет для профессионалов: не откладывайте сохраненные ответы

Будьте либеральны при добавлении новых сохраненных ответов. Есть небольшой недостаток в наличии большой библиотеки ответов, кроме того, что вы в некоторой степени довольны триггером и заканчиваете ответами, которые вы редко используете. Однако получить к ним доступ с помощью функции поиска в общем почтовом ящике несложно, так что, как правило, это не проблема.

10. Проложите маршрут в хронологическом порядке

Если вы можете что-то сделать для клиента, обязательно сделайте это.Чем меньше их предполагаемых усилий, тем лучше они будут оценивать вашу работу с клиентами.

Если вам действительно нужно, чтобы клиент выполнял длинный набор инструкций самостоятельно, используйте числа или маркированный список. Скажем, например, вам нужно, чтобы клиент выполнил трассировку, чтобы помочь вам определить, почему определенная страница загружается медленно, и вы уже исчерпали другие возможности, вы можете посоветовать следующее:

Ответ клиента от Help Scout

11.Перекрестная проверка ответов службы поддержки всей компании

Поддержка всей компании — это фантастика по ряду причин, но не позволяйте людям, не обученным искусству поддержки, откладывать ответы без разрешения опытного профессионала. .

Попросите людей, не связанных с поддержкой, использовать функцию @mentions вашей службы поддержки во внутренней заметке для члена группы поддержки, чтобы они могли быстро просмотреть черновик вашего ответа перед его отправкой. Помните, что поддержка клиентов — это сложная специализированная работа, которую может выполнить не каждый.

Тейлор Морган из SurveyGizmo о ценности поддержки клиентов.

12. Предлагайте дальнейшую помощь

Не прекращайте разговор настолько резко, что клиенту кажется, что вы торопите его за дверь. Вместо этого предложите им продолжить разговор.

«Дайте мне знать, если я могу вам чем-нибудь помочь. Я рада помочь ».

Убедитесь, что клиент знает, что вы счастливы помочь с его проблемами или ответить на вопросы, которые они могут посчитать «глупыми».«В поддержке нет глупых вопросов.

13. Покажите, а не просто говорите

По возможности сделайте быструю запись экрана, чтобы показать клиентам, что им делать, а не вводить ее поэтапно. Этот совет предоставила Дениз Твум, служба поддержки клиентов по адресу:

.

«Вместо того, чтобы говорить клиентам, что им делать, покажите им! Я использую Recordit для скринкастов — это бесплатно и генерирует ссылку, вместо того, чтобы прикреплять объемный файл к вашим ответам.

Теперь, когда кто-то пишет, спрашивая, как найти конкретную страницу в своей учетной записи, я могу войти в учетную запись и записать шаги, вместо того, чтобы набирать «1.Иди сюда, 2. Нажмите здесь, 3. Нажмите эту зеленую кнопку ».

Это быстро и не требует особой полировки, так как это не для вашей базы знаний или сообщения в блоге. Это сэкономило много времени, и все изменилось! » Дениз Туум, выпуск

14. Ясность, ясность, ясность

Используйте доступный, откровенный, точный, простой язык. Избегайте использования пассивно-агрессивного или дидактического языка («на самом деле», «должен», «должен»), сленга, разговорной речи и технического жаргона.Чтобы напомнить вам о ясности, мы рекомендуем Элементы стиля или эти руководства по написанию.

15. Избегайте клише обслуживания клиентов

Какое из следующих утверждений вы считаете более подходящим?

«Вас переводят. Ваш звонок очень важен для нас ».

«Привет, Анджела, я собираюсь познакомить вас с Тимом, нашим специалистом по работе с клиентами, который лучше ответит на ваш вопрос!»

Легко.Один из них — банальная банальность, которую люди устали слышать. Другой объясняет клиентам, почему перевод идет им на пользу. Формулировка имеет решающее значение.

16. Говорите со своими клиентами как с людьми

… потому что они такие. Рассмотрим следующий неутешительный пример:

Привет,

Мы только что получили ваш запрос. Мы свяжемся с вами по поводу вашего заказа в ближайшее время. Для ваших записей номер вашего обращения в службу поддержки: # 1234567. Включите его в любую будущую корреспонденцию, которую вы можете отправлять.

— Команда разработчиков приложений

С покупателем буквально обращаются как с числом. Чрезмерно формальный тон совершенно не привлекает покупателя — это «запрос» или разговор с реальным человеком?

Будьте дружелюбны, представительны и непринужденны. Дополнительное электронное письмо, подобное этому, работает лучше:

Привет!

Спасибо за ваш заказ! Это автоматическое сообщение электронной почты, чтобы вы знали, что я получил ваше письмо. Я скоро дам тебе ответ.

Спасибо!

Рик Смитсон, Служба поддержки клиентов

Клиенты хотят, чтобы к ним относились с уважением.День, когда вы перестанете разговаривать с ними, как с обычными людьми, станет днем, когда вы потеряете связь и актуальность. После этого вы начинаете терять клиентов.

17. Упрощение для клиентов, говорящих на иностранном языке

Когда клиент связывается с вами на другом языке, используйте инструмент перевода (например, Google Translate) и пишите для перевода, используя активный голос и простые слова. Избегайте идиом. Опирайтесь на визуальные эффекты больше, чем на текст. Если кто-то из вашей команды говорит на языке клиента, попросите его проверить ваш ответ!

18.Закончите на высокой ноте

Убедитесь, что вы всегда попадаете в такое место, где: «Да, все готово!» звонит громко и четко. Попробуйте закончить разговор такой фразой:

.

«Отлично! Я рад, что мы смогли разобраться с этим для вас. Прежде чем ты уйдешь, могу ли я еще чем-нибудь тебе помочь сегодня? Я рада помочь ».

Хотите верьте, хотите нет, но некоторые клиенты могут не упомянуть, что у них есть другая проблема, если вы не спросите их об этом. Добавление «я рад помочь» показывает клиенту, что ответить на другой вопрос не является бременем; на самом деле, вы были бы счастливы это сделать.

Освоение сложных разговоров

Запросы функций, которых нет в дорожной карте, предметы, которых у вас нет в наличии, правила, которые нельзя изменить — вы не всегда можете сказать «да», но и не должны скупердяй об этом.

Независимо от того, останетесь ли вы довольным или недовольным покупателем, может зависеть от того, как вы сформулируете свой ответ.

Сложные ситуации поддержки — это нелегко (или весело), ​​и редко бывает «идеальное» решение любой проблемы. Но после небольшой подготовки вы можете подходить к вызовам тактично и изящно, что позволит вам поддерживать высокие стандарты и принимать более обоснованные решения, что бы ни случилось на вашем пути.

Эти методы помогут укрепить ваши личные отношения с клиентами, а также вашу репутацию как компании, которой небезразлично.

19. Приношу искренние извинения

Как представитель своей компании вы принимаете на себя ответственность за недовольство клиента. Это не делает вас «виноватым» и не дает покупателям возможности требовать все, что они хотят. Но это дает им возможность поговорить, вместо того, чтобы злиться на безликую компанию.

«Извините» является обязательным, даже если вы не виноваты.Считайте ваше «мне правда очень жаль» личное извинение перед клиентом за то, что полученный опыт не оправдал их ожиданий, а не за то, что вы виноваты.

20. Но не медлите на извинениях

Сосредоточьте свой ответ на действии. Осознайте проблему, о которой сообщает клиент, но большую часть времени уделяйте тому, что вы собираетесь с ней делать.

Скажите, что вы сожалеете, когда это искренне, посочувствуйте, а затем переходите к решению проблемы или объяснению проблемы.

21. Будьте прямым

Когда клиент сообщает об ошибке, он, скорее всего, очень разочарован. Как для первоначального отчета, так и для последующих, переходите к делу и не теряйте зря время.

Увертюры, какими бы благими намерениями они ни были, просто отложите сообщение, так что сосредоточьтесь на общении, прежде чем добавлять какие-либо теплые пушинки.

22. Признайся, когда ошибаешься

Ой! Допустим, ошибка удаляет некоторые настройки пользователя или ваш сайт подвергся DDoS-атаке. Излишние технические детали не успокоят многих клиентов и не сделают невозможность использования вашего продукта или доступа к вашему сайту менее раздражающей.Вместо этого сделайте следующее:

• Немедленно извинитесь
• Объясните план игры
• Сообщите им, как вы свяжетесь
• Дальнейшие действия после исправления

В 2016 году Help Scout столкнулся с нехарактерными простоями. Это было ужасное чувство, но мы знали, что нельзя просто сунуть голову в песок и надеяться, что люди этого не заметят. Мы отправили нашим клиентам следующее электронное письмо:

Почти все полученные нами ответы были примерно следующего содержания: «Ничего страшного, ребята; мы знаем, как бывает иногда! Продолжайте в том же духе!» Признайтесь в своих ошибках, незамедлительно исправляйте их и принимайте меры, чтобы этого больше не повторилось.Вы обнаружите, что ваши клиенты всегда снисходительны.

23. Будьте личными

Великая поддержка определяется искренним состраданием. Используйте местоимение от первого лица, чтобы продемонстрировать свое: «Я полностью понимаю, почему вы этого хотите» или «Я знаю, насколько {пусто} это может быть».

То, что вы используете в этом {blank}, сильно повлияет на тон вашего сообщения — тот, который, очевидно, используется с расстроенным клиентом. Прочтите настроение клиента и узнайте, как он себя чувствует.

24.Признайтесь, чего вы не знаете

Не ругайте себя за то, что не знаете ответа. Обязанность представителя службы поддержки — иметь упорство, чтобы все исправить, а не быть идеальным (особенно, если вы новичок).

Скорость никогда не так важна, как точность общения. Если вам нужно время, чтобы разобраться в проблеме, просто заявите, что вы собираетесь узнать точный ответ, который им нужен, и сделайте это.

Главное, что вы общаетесь. Если ваше среднее время ответа составляет 30 минут, не оставляйте клиента висеть на несколько часов только потому, что вы не знаете, как ответить на его вопрос.Ответьте, чтобы сообщить им, что вы изучаете этот вопрос, и вы свяжетесь с вами, как только узнаете больше.

Если вам нужно передать беседу другой команде, они могут понять, что проблема может занять некоторое время. Разработайте процессы для подобных ситуаций. Разрешите другим командам ответить клиенту напрямую, чтобы сообщить, что они работают над этим, или переключите разговор обратно в службу поддержки, чтобы клиент не зависал.

25. Спросите их «почему»

Когда клиенты не уверены в том, почему они расстроены, они дают вам возможность запросить подробности.

Заказчик: Ваше обновление выглядит ужасно. Сделайте его более похожим на то, что было раньше! »

Служба поддержки: «О нет, жаль это слышать! Не могли бы вы рассказать мне немного больше о том, что вам больше понравилось в старой версии? »

Вы можете что-то сделать с этой информацией, а можете нет, но это победа в любом случае: они уходят, довольные, что кто-то слушает, и льстят кому-то, кому небезразлично их мнение.

Люди будут жаловаться на ваш продукт, независимо от того, насколько хорошо он построен, поэтому просто убедитесь, что вы говорите уравновешенно и профессионально.

26. Поблагодарите их за внимание.

Люди, которые предлагают подробную информацию об обнаруженной ими ошибке, являются незамеченными героями контроля качества вашего продукта.

Большинство клиентов молчат, поэтому вам следует бережно относиться к тем, кто это делает.

Покажите им свою благодарность, ответив «Большое спасибо за внимание!» или предпочтительно: «Привет, я очень признателен, что вы нашли время, чтобы довести это до нашего сведения!»

Если они сделали все возможное, чтобы помочь вам что-то исправить, отправьте рукописное письмо с благодарностью или, возможно, даже подарок.

27. Сообщите клиентам, что они могут привлечь вас к личной ответственности

Этот совет исходит от Мэтта Хантера, Служба технической поддержки по проверкам:

«Если вам нужно переадресовать разговор в другой отдел, включите фразу« Сообщите мне, если они не ответят вам »в свой ответ клиенту. Это показывает им, что вы их союзник, если кто-то другой уронит мяч.

Как только я начал проверять, знает ли заказчик, что можно требовать от меня ответственности, все отрицательные отзывы прекратились, когда другой отдел забыл ответить.Клиенты чувствуют, что могут обратиться в службу поддержки и получить мгновенные результаты, и это здорово.

Когда клиент отвечает мне, что он не получил ответа, я всегда благодарю его за последующие действия, поэтому они знают, что это взаимовыгодно. Заставить клиента почувствовать себя участником процесса устранения неполадок и огромного решения ».

28. Не стесняйтесь складывать плохие новости.

«Эй, отличная идея! Мне жаль, что мы не можем сделать это прямо сейчас, потому что XYZ, но мы будем держать вас в курсе, если что-то изменится! »

«Хороший улов по этой ошибке; у тебя орлиный глаз.Возможно, пройдет некоторое время, прежде чем мы сможем исправить это. Мы следим за другими отчетами и сообщим вам, если у нас появятся новости! »

Никогда не останавливайтесь на нет. Вместо этого предложите обходной путь, объясните причину, по которой вы не работаете над определенной проблемой, или предложите другой продукт или услугу, которые могут быть более подходящими.

29. Сделайте передышку

Когда вы испытываете сильные отрицательные эмоции, не забудьте дважды или даже трижды проверить то, что вы написали клиенту, прежде чем отправлять его.Независимо от того, как их сообщение вызывало у вас чувства, ваша задача — поддерживать продуктивность разговора, поэтому вернитесь и прочтите написанное, чтобы убедиться, что ваши эмоции не проявились в вашем ответе.

Вы бы использовали те же слова в разговоре с другом? Если нет, найдите новые слова.

Используйте свою команду для проверки интуиции — напишите своему товарищу по команде записку и попросите его просмотреть черновик вашего ответа, чтобы увидеть, уловили ли они что-то, что вы могли пропустить, или есть предложения по более позитивной формулировке вашего сообщения.

30. Дайте клиенту понять, что вы его защитник.

Если вы продемонстрируете клиентам, как вы отстаиваете их потребности, это может привести к снижению предполагаемых усилий на 77%.

Ясно присоединяйтесь к ним в пользу решения их проблемы, не откладывая вину и не запутывая ситуацию чрезмерными объяснениями того, что вы не можете сделать. Вместо этого подтвердите свое стремление решить проблему, описав следующее:

• То, что вы сделали только
• Что вы, , будете делать
• Ваши действия в поддержку желаемого результата
• Почему вы, , искренне сочувствуете , несмотря на любые разочарования, с которыми они могли столкнуться

«Я не могу воспроизвести вашу проблему» — хороший пример.Это может быть правдой, но без контекста этот ответ кажется легкомысленным и ленивым. Вы можете случайно оставить у клиента впечатление, что вы скорее обвиняете его, чем исследуете проблему.

Быстрое объяснение уже пройденных вами путей показывает ваш мыслительный процесс, чтобы покупатель знал, что вы пробовали, и мог видеть, что привело вас к предложению неидеального решения.

31. Сосредоточьтесь на цели, а не на средствах

Лучшее решение, которое вы можете предоставить, — это не всегда решение, о котором просил заказчик.Разобраться в сути того, что пытается сделать клиент, может помочь вам решить проблему так, как они не задумывались.

Немного поговорив, вы можете обнаружить, что заказчику, запрашивающему подпроекты, действительно нужен способ организовать разные команды, использующие одну и ту же учетную запись, и ваш продукт может это сделать!

Как только вы узнаете их настоящую цель, предположите, что «может потребоваться небольшая корректировка вашего текущего рабочего процесса, но все же есть способ сделать то, что вы в конечном итоге пытаетесь сделать!»

Клиенты больше заботятся о цели, чем о средствах.Если вы знаете, какой результат желает покупатель, и говорите об этом, ваш вариант может выглядеть не так уж и плохо.

32. Объясните, что будет дальше.

Когда клиенты делают запросы, которые вы не можете выполнить сразу, вы все равно можете им что-то дать — часто достаточно просто знать, что кто-то их слушает.

«Мне очень жаль, что в настоящее время это невозможно сделать, но я поделюсь вашим запросом с командой разработчиков! Они рассмотрят его и применит к другим инициативам.Они также рассказывают, как одобренные запросы помещаются в их дорожную карту, за которыми следует кодирование и тестирование, чтобы обеспечить плавную интеграцию с их существующим продуктом ».

Как клиента, приятно быть уверенным, что ваш запрос не исчезнет в эфире — есть процесс обработки запросов, и к вам относятся серьезно.

33. Честность — всегда лучшая политика.

Лучше сказать «нет» и потенциально разочаровать клиента, чем хеджировать ложью вроде «хм, хорошая идея, позвольте мне проконсультироваться с командой разработчиков и вернуться к вам.«Если ответ действительно отрицательный, лучше не говорить об этом заранее.

Люди обычно замечают неискренность, когда видят ее, поэтому, если вы не думаете, что стоит добавить еще один флажок на странице настроек, не заставляйте их думать, что вы это делаете. Нечестность всегда вернется, чтобы укусить вас.

34. Сделайте так, чтобы ваши клиенты чувствовали себя услышанными

Еще один лучший способ дать клиентам то, что они хотят, — это показать им, что вы серьезно относитесь к их идеям.

Часто люди просто хотят знать, что вы слушаете.Небольшие штрихи, такие как использование имени клиента и таких фраз, как «Я понимаю» или «Я понимаю, почему вам нужна эта функция», имеют большое значение.

Благодарим клиентов за то, что они рассказали вам, что они ищут. Какой бы ни была их проблема, было достаточно важно выделить время, чтобы связаться с вами. Признайте приложенные усилия и свою благодарность за них.

Разгневанные клиенты часто так же (если не больше) заинтересованы в том, чтобы услышать, что кто-то сочувствует их ситуации, вместо того, чтобы исправить реальную проблему.Когда вам нужно отклонить просьбу, проявите сочувствие и готовность найти альтернативное решение. Это один из лучших способов уменьшить боль при отказе.

35. Предлагайте альтернативы

Вы хотите создавать счастливых клиентов, а не частично удовлетворенных. Когда у вас нет того, что они ищут, у вас все еще есть возможность вызвать доброжелательность, направив их на обходной путь или даже на конкурента.

Zappos, например, направляет клиентов в другие места, когда у них нет товара на складе — генеральный директор Тони Хси сказал, что, хотя они могут потерять продажу, в долгосрочной перспективе это лучше для Zappos, потому что «клиент ценит помощь и рассказывает своим друзьям историю.”

В результате долгосрочная лояльность и молва перевешивают любые краткосрочные потери.

36. Объясните причину проблемы.

Когда люди понимают «почему», они с большей вероятностью будут прощать. Скажем, например, клиент хочет изменить адрес электронной почты другого пользователя, но не может. Не говори им просто «нет»; объяснить, почему.

Возможно, это не тот ответ, который клиент хотел услышать, но часто бывает достаточно честного объяснения и обходного пути, чтобы заставить их забыть, что они не получили того, о чем они изначально просили.

37. Не поддавайтесь искушению отразить негатив

Вот где «отзеркаливание» неприменимо. Даже если клиент ведет себя неразумно, сразу извинитесь и спросите, как вы можете помочь решить проблему.

«Нам очень жаль, что у вас возникла эта проблема» — это фраза, вызывающая бешенство для клиента. Это не что иное, как отказ от обвинения. Попытка извиниться выглядит пренебрежительно, все из-за неправильного тона.

Если вы наткнулись на безнадежное дело, относитесь к нему дружелюбно, профессионально и продолжайте двигаться вперед.

38. Переводите быстро, но объясните, почему

Передача людей должна осуществляться с осторожностью — никогда не упускайте возможности кратко объяснить клиенту, почему это перемещение пойдет им на пользу. Почти невозможно кого-либо взволновать переводом, но рассмотрите два варианта, которые у вас есть:

«Для этого мне придется вас перевести».

«Я собираюсь познакомить вас с нашим специалистом, Лорой, которая сразу же сделает все для вас.”

Без этой краткой, но актуальной вставки клиенты не будут знать, что вы действительно делаете лучшее, и второе после лучшего — это дать людям знать, что вы делаете.

39. Не затягивайте дело безнаказанным

Если клиент хочет закрыть свою учетную запись, сделайте это немедленно. Ничто так не вызывает горького отъезда, как заставляет ваших клиентов пройти через тяжелые испытания, когда все, что они хотят сделать, — это уйти.

Возвращение клиентов с помощью исключительного обслуживания — это основа, но когда они уже вытащили одну ногу за дверь, вам лучше уменьшить трение при расставании.Узнайте, что вы можете, посмотрите, есть ли способ решить проблему, и примите результат, если нет.

Клиенты не обязательно уходят навсегда только потому, что они закрывают свой аккаунт. Однако беспокойство при выходе гарантирует, что они никогда не вернутся.

40. Сохраняйте твердость, когда на карту поставлена ​​безопасность

Естественная склонность специалистов службы поддержки к оказанию помощи может сделать членов команды открытыми для социальной инженерии, если они не будут осторожны. Если у вашего продукта есть другие разрешения, связанные, например, с безопасностью или платежами, клиенты будут просить вас сменить их роли, например передать право владения аккаунтом.

Вы захотите помочь сразу, но вам потребуется разрешение текущего владельца аккаунта.

Отправьте электронное письмо этому человеку (отдельно, чтобы ответ нельзя было подделать) и сообщите человеку, отправившему запрос, о том, что вы сделали это и что все дело в безопасности его аккаунта. Когда владелец ответит, убедитесь, что исходное сообщение, которое вы отправили, включено в ответ. Когда речь идет о безопасности, нет ничего мелкого.

Вы все равно можете столкнуться с чем-то вроде: «Но владелец аккаунта в отпуске / был уволен / очень занят и важен!» Всегда что-то есть, не так ли?

В таких ситуациях полезно иметь политику, на которую вы можете указать на своем веб-сайте.Таким образом, они знают, что вы не проявляете упорства; скорее, вы серьезно относитесь к безопасности и не можете делать исключения. Людям не всегда легко переварить это, но все равно нужно поступать правильно.

41. Не сдавайтесь

Если вы напортачили, передайте разговор (с контекстом) своему руководителю, чтобы он вместе разобрался в нем. Ошибки случаются.

Однако деньги должны остановиться на вас, если клиент просит «менеджера» просто обойтись без точного и честного ответа.Когда вы действуете с уверенностью, говорите с любезной властью:

«Боюсь, руководство скажет вам то же самое. Мне очень жаль, что у нас нет лучшего ответа! »

Также можно передать разговор товарищу по команде, который повторяет сообщение другими словами:

«Боюсь, Джун права — в настоящее время у нас нет подходящего решения. Мне очень жаль! »

Часто второго мнения достаточно, чтобы убедить клиента, что больше ничего не нужно делать.

42. Не терплю откровенных злоупотреблений

Если клиент переступит черту и плохо обращается с членом команды, отключите его. Команде нужно чувствовать себя в безопасности и видеть, что лидерство стоит за ее спиной.

В вашем ответе клиенту следует указать на ненормативную лексику и указать, что, хотя вы хотите быть его защитником, это требует взаимного уважения. В большинстве случаев этого достаточно для деэскалации ситуации. В противном случае вы имеете право закрыть аккаунт.

Трудно придумать идеальное решение для клиента в этом состоянии и знать, что даже если вы справляетесь с делом идеально, некоторых людей просто невозможно унять.Не позволяйте этому мешать вам прилагать все усилия.

Удовлетворение ваших клиентов

Помимо простого вежливого обслуживания и исправления плохих ситуаций, то, как вы разговариваете с клиентами, также имеет большое значение для создания для них приятного опыта. Эти методы помогут вам доставить удовольствие каждому клиенту, с которым вы разговариваете.

43. Задавайте вопросы, чтобы разобраться в том, чего они на самом деле пытаются достичь.

Часто ваши клиенты будут приходить к вам и спрашивать, есть ли у вас пресловутое четвертьдюймовое сверло, когда им действительно нужно четверть дюйма. дюймовое отверстие.

Это принцип, лежащий в основе структуры выполнения работ: когда клиент спрашивает, есть ли у вас конкретное решение, потратьте немного времени, чтобы собрать информацию и спросить, что он в конечном итоге пытается сделать.

Энн Голиак, которая перешла в отдел контроля качества из службы поддержки в Basecamp, начала свою карьеру библиотекарем в библиотеке физики и астрономии. Она вспоминает, как разговаривала с группой студентов, которые пришли искать базовую книгу по астрономии.

Однако они не особо интересовались физическими и химическими свойствами космоса.«Это заняло много времени, но, в конце концов, они действительно хотели карту звездного неба, потому что они хотели посмотреть на звезды и разобраться».

Помимо того, что вы помогаете вам лучше понять варианты использования ваших клиентов, задавание вопросов и получение информации от ваших клиентов строит отношения и вызывает доверие.

Это доверие позволит вам направить их к лучшим решениям, которые они не рассматривали, даже если это означает, что придется преодолевать трудности, связанные с изменением способа их работы.Если эти разговоры в конечном итоге приведут к сдвигу в работе вашего продукта, то тем лучше.

44. Повысьте настроение с помощью GIF-файлов, восклицательных знаков и смайлов

Обеспокоены тем, что использование «забавных» элементов в вашей переписке со службой поддержки будет выглядеть легкомысленно или непрофессионально? Не надо! Исследования показывают, что профильные эксперты, использующие смайлики, считаются более «дружелюбными и компетентными», чем те, кто этого не делает.

Сокращения, восклицательные знаки, смайлы / эмодзи и даже гифки — отличные способы передать смысл человечеству.В текстовых сообщениях такие реплики, как восклицательные знаки и смайлики, могут помочь отправителю передать позитивный тон, который получатель иначе не воспринял бы.

Не забудьте изменить свой тон в зависимости от ситуации. Когда клиент начинает разговор с приветствия типа «Привет, ребята!» это хороший признак того, что вы можете воскликнуть и выразить свои эмоции, сколько душе угодно, в своем ответе.

GIF-файлы — это не только развлечение и игра: они также могут помочь вам улучшить поддержку клиентов. Если картинка стоит 1000 слов, то анимированные GIF-файлы стоят миллионы с точки зрения педагогической мудрости.

45. Устранение проблем, не являющихся вашей виной

Не зависящие от вас силы — почтовые клиенты работают некорректно, ИТ-отдел вашего клиента откладывает обновление всей компании с Internet Explorer 8 — собираются вступить в сговор и наладить с вами дела сложнее, чем должно быть.

Но если вы не хотите терять бизнес, вы не можете вскинуть руки и обвинить эти внешние силы — вы не получите положительных отзывов о своей поддержке, если лечите симптом, а не причину. .

Иногда вам нужно исправить проблемы, которых вы не создавали. Вы обязаны помочь своему клиенту, даже если проблема связана с инструментом, который вы не поддерживаете.

Это может означать работу со сторонними инструментами; это может означать остановку, чтобы научить менее опытных пользователей тому, как работает сохранение в PDF. Вы можете по крайней мере ответить на их непосредственные вопросы, а затем направить их к ресурсам, которые помогут им учиться.

Вашему клиенту все равно, по чьей вине возникла проблема. Они просто хотят, чтобы это было исправлено.

46. Налаживайте отношения, собирая личные данные

Даже если вы думаете, что можете предвидеть основную потребность клиента, потому что уже видели это раньше, дважды подумайте, прежде чем прервать беседу одним ответом. Воспользуйтесь возможностью построить отношения.

Генеральный директор Basecamp Джейсон Фрид говорит, что в обычных предприятиях он завидует возможности общаться с клиентами лицом к лицу.

У отделов обслуживания клиентов не так много возможностей для личного общения по телефону или электронной почте, поэтому, когда появится возможность, воспользуйтесь ею! Когда вы можете уловить какую-либо деталь в их электронной подписи или биографии в Твиттере («О, вы из Тусона? Я учился в школе в Университете штата Калифорния!»), Воспользуйтесь преимуществами общения, как люди.

47. Благодарите в реальном мире

Пора вернуть индивидуальность в реальный мир — отправьте своим клиентам рукописные благодарственные письма.

Какая еще 5-минутная задача приносит столько же рентабельности, сколько благодарность вашим клиентам? У вас не будет времени писать от руки каждого клиента, но если есть одно занятие, которое никогда не должно теряться в хаосе построения бизнеса, то это поблагодарить людей, которые сделали это возможным.

Последнее слово

«Я просто хочу поговорить с настоящим человеком!» — одна из самых распространенных жалоб клиентов, которые обращаются в службу поддержки.

Выбор одного для этого и двух для этого, прослушивание жестяной музыки, перевод в другой отдел и случайное отключение… годы работы с таким бесчувственным, роботизированным, бесчеловечным клиентским сервисом закалили всех нас.

Мы можем (и должны) добиться большего. Как мы говорим в нашем руководстве по стилю поддержки клиентов,

«Ясность и человечность (ваша собственная и получателя) превыше всего».

Когда выбор стоит между скоростью и человечностью, выбирайте человечность.Когда выбор стоит между закрытием огромной сделки и человечностью, выбирайте человечность. Когда выбор стоит между достижением какого-то ключевого показателя эффективности и человечностью… вы получили это.

Всегда ошибаться на стороне человечества. Остальное позаботится само.

Как эффективно общаться с клиентами

То, что вы сказали клиенту несколько слов, не означает, что вы разговаривали с .

Общение подразумевает, что у вас есть взаимное понимание того, о чем идет речь; что вы оба на одном и том же основании.

Недостаточно делать хорошую работу. Недостаточно даже того, что вы своевременно отвечаете на их электронные письма.

Если вы заметили озадаченное, слегка подозрительное выражение лица вашего клиента или получили запутанное, противоречивое, паническое электронное письмо в воскресенье утром, значит, вы не общались эффективно. Независимо от того, насколько разочарован (или невежественен) ваш клиент, ваша работа по-прежнему заключается в том, чтобы обеспечить общение.

Вот 4 основных причины сбоя связи с клиентами:

1.Вы задали неправильные вопросы

Вы делаете предположения о том, чего хочет клиент?

Вы посмотрели на их существующий веб-сайт и сказали: «Как веб-дизайнер, я знаю, как он должен выглядеть!» или в их неорганизованном доме и сказать: «Как профессиональный организатор, я знаю, как сделать так, чтобы их офис выглядел так же, как мой суперорганизованный офис».

Новые фрилансеры иногда предполагают, что у них должны быть все ответы — или, что чаще, что у них должны быть все ответы.

Такие фрилансеры предполагают, что первоначальные разговоры с клиентом должны быть посвящены тому, что фрилансер может сделать для клиента, и преимуществам его услуг. Они все еще находятся в режиме продажи и чувствуют, что им нужно сразу же начинать отвечать, чтобы казаться ценным и опытным профессионалом. Они сразу же следуют своим советам.

Это не общение, потому что у клиента может быть совершенно иное видение того, чего он хочет, и он находится в совершенно другом мире.Хуже того, если им неудобно работать в вашей сфере (например, если вы дизайнер, разговаривающий с владельцем малого бизнеса), клиент может предположить, что то, о чем вы говорите, — это то, что он представляет, поэтому они могут даже сказать вам, что их это устраивает, или кротко кивнуть головами! Так что вы можете двигаться вперед с направлением проекта, и для вас будет полным шоком, когда они возненавидят первый черновик.

Хорошие фрилансеры спрашивают, прежде чем сказать.

Они понимают, что у них есть набор инструментов и опыта, которые они должны научиться применять к конкретным потребностям своих клиентов.(Нет ничего лучше, чем годы работы с клиентами, чтобы заставить вас смириться в том, что вы делаете и чего не знаете.)

Первые встречи или телефонные разговоры должны быть связаны с тем, что вы выбираете мозг своих клиентов. Скажите клиенту, что для того, чтобы понять, что ему нужно, вы зададите ему несколько вопросов, которые могут показаться очевидными, но для вас очень важно, чтобы вы стали частью его команды.

Перед тем, как начать проект, помните о следующих коммуникационных целях:

• Поймите их видение конца.«В лучшем случае, каков был бы результат проекта?»
• Разберитесь в их истории. «Какие были некоторые из ваших наиболее успешных проектов / кампаний / и т. Д. В прошлом — и почему они сработали?»
• Поймите важность и контекст проекта. «Как этот проект соотносится с другими целями вашей жизни / бизнеса / отдела?»
• Разберитесь в их процессе. «Как обычно проекты проходят через отдел? Кто курирует проект? Ты будешь моим единственным контактным лицом? »
• Понять тон и брендинг.«Какой из этих образцов больше всего соответствует вашему текущему видению бренда? Могу ли я взглянуть на какие-нибудь руководства по стилю для вашей организации? Вы хотите переосмыслить свой бренд или стиль или надеетесь, что это будет соответствовать вашему текущему видению? »

Очевидно, вам придется задавать им разные вопросы в зависимости от вашей области. Не ожидайте, что это займет у вас 5 минут — целые 30 минут встречи могут быть потрачены на то, чтобы вы «беседовали» со своим клиентом. Как только вы определились с тем, чего они хотят, самое время поговорить о вас.

2. Вы не говорите на их языке

Итак, пора вам начать объяснять клиентам, что вы делаете или почему вы приняли определенное проектное решение на первом макете.

Ставки в этом разговоре огромны.

Если вы не объясните, почему вы сделали что-то эффективно, клиент может отправить вас обратно к чертежной доске, чтобы сделать второй (худший) вариант, основанный на его видении. Поверьте, это может вас сильно разозлить.

Если вы не объясните, что вы на самом деле делаете, клиент может услышать вашу цитату и возразить — или получить счет и часами почувствовать, что его используют в своих интересах, чего вы не оправдали должным образом.

Они не понимают, почему создание интернет-магазина — это не просто «виджет или что-то в этом роде». Они не понимают, почему вам нужно так много времени, чтобы очистить дизайн.

Это ваша работа — заставить их понять.

Давайте проясним: вам не обязательно учить их основам дизайна или тому, как открыть интернет-магазин. Но когда вы объясняете, что вы делаете или почему вы приняли определенное решение в черновике, вам нужно предоставить им достаточно информации, чтобы принять решение .Поскольку вы знаете цели их проекта, «достаточно информации для принятия решения» означает, что вы должны соотносить каждое свое решение и оплачиваемые часы с основной целью проекта.

Например: «Этот тип сервера хорошо подходит для вашего бизнеса, потому что ваши сотрудники жалуются на a, b и c, и это решает каждую из этих проблем таким-то и таким-то образом».

Затем вам нужно подкрепить это утверждение фактами и опытом — без жаргона. «Я обнаружил, что этот сервер не только быстрее, чем тот, который есть у вас, но и более безопасен благодаря возможностям x и с ним легче работать вашей ИТ-команде.”

Вот как научиться говорить на языке вашего клиента:

• Сначала послушайте. Что для них важно? Это относится к первому пункту этой статьи.
• Разговор о бизнес-целях. Если вы предоставляете набор вариантов, соотнесите каждый вариант с тем, как каждый из них достигает различных целей проекта.
• Обратите внимание на отзывы. Если ваш клиент оставил отрицательный отзыв, сейчас самое время задать еще больше вопросов о целях проекта.
• Практика. Люди, которые лучше всего умеют разумно говорить на языке непрофессионала, усердно над этим работали.

Помните, вы (надеюсь) не разговариваете с идиотом. Тот факт, что клиент не говорит на вашем языке, не означает, что вы должны говорить так, как будто вы разговариваете с пятилетним ребенком, или быть снисходительным. Вы знаете о своей сфере деятельности больше, чем они, но они знают намного больше, чем вы, о своем бизнесе.

3. Вы не определили, кто принимает решения

Это выглядит просто, но, как известно большинству опытных фрилансеров, иногда бывает очень сложно понять, в чем заключается сила.

Если вы умен, вы спросили их, с кем вы связываетесь (см. №1). Вы понимаете, как проекты продвигаются по отделу. Если вам повезет, ваше контактное лицо будет принимать окончательное решение.

Если вам не повезет, решение будут принимать четыре или пять человек, которые входят на разных этапах проекта с разными целями. Значит, вы неправильно общаетесь с клиентом, потому что даже не знаете, кто ваш клиент!

К сожалению, вы не можете изменить лиц, принимающих решения.Вы не можете реорганизовать компанию. Но вы можете знать, во что ввязываетесь, и затем установить со своим контактным лицом ожидания, что все лица, принимающие решения, должны участвовать в определенных ключевых этапах проекта.

Будьте откровенны по этому поводу. Если ваше контактное лицо не совсем понимает, кто на самом деле будет редактировать ваши черновики или выбирать между вариантами, вежливо скажите им, что вам важно, чтобы вы знали, потому что вы хотите лучше понять ожидания всех. Скорее всего, контактное лицо поймет, что это необходимо, свяжется со своей командой и вернется к вам.

Затем скажите им, что в определенные моменты — например, когда вы отправляете первый черновик — важно, чтобы вы получили всю необходимую обратную связь.

Что действительно помогает донести вашу точку зрения? Ограниченные изменения в вашем контракте. Осторожно напомните им, что присутствие всех лиц, принимающих решения, гарантирует, что они не будут платить за дополнительные изменения.

Подводя итог, вот ключи:

• Спросите, кто принимает решения.
• Убедитесь, что лица, принимающие решения, участвуют в принятии ключевых решений, чтобы лица, принимающие решения, не отвлеклись от вас. 3 варианта проекта.
• Имейте в контракте пункт об ограниченных изменениях.

4. Вы чрезмерно полагаетесь на электронную почту

Вы, наверное, видели это раньше: клиент говорит «Выглядит хорошо» на черновик по электронной почте с несколькими предложениями, а затем, когда они получают 2-й черновик, он внезапно становится очень самоуверенным по поводу того, чего не делал. поговорим раньше.

Это человек. Сегодня мы не видим того, что видим завтра.

Но вы можете значительно сократить эту последнюю стадию доработки, потратив дополнительное время на предварительный звонок или встречу с вашим клиентом и потратив это время на то, чтобы задавать правильные вопросы.

Не отправляйте первый черновик по электронной почте и не звоните им позже. Установите звонок, во время которого вы отправляете первый черновик и просматриваете его по телефону. Во время этого телефонного звонка вы объясняете свои решения (см. №2).

Я считаю, что это особенно важно, когда вас просят направить клиента в новом направлении. Иногда фрилансеров нанимают во время ребрендинга или реорганизации, и хотя клиент говорит, что ему нужно что-то новаторское, он нервничает.

Если вы просто напишете о своей «инновационной» концепции по электронной почте, они могут воспротивиться. Вам нужно держать их за руки в процессе.

Использование электронной почты также является большой проблемой, если у вас проблемы со связью. Не позволяйте своей занятости или лени помешать вам позвонить клиенту при первых признаках:

• Быстрые, быстрые электронные письма от вашего клиента. В некоторых случаях это может означать, что клиент теряет внимание к проекту и может не понимать, что вы обсуждаете или с чем он может соглашаться.Спросите, можете ли вы запланировать быструю 10-минутную беседу по телефону с ними.
• Расхождения во мнениях. Даже если вы не спорите, а просто работаете над решением, в котором ясно, что у вас есть разногласия, одно неверное слово вместо чрезмерно выраженного мнения может быстро выйти из-под контроля.
• Поздний контакт. Если клиент опаздывает с отправкой вам разрешений или регулярным ответом на ваши вопросы, откажитесь от электронной почты как основного способа связи и спросите, можете ли вы регулярно звонить для регистрации заезда один или два раза в неделю, чтобы вы могли сразу же задать любые необходимые вопросы и сэкономить им время.

Фрилансеры, когда у вас не получается общение и как вы донесете свою точку зрения или вернете проект в нужное русло?

Советы, уловки и основной словарь

«Клиент всегда прав».

Это старое выражение, которое знает большинство англоговорящих сотрудников.

Означает ли это, что ни один покупатель раньше не ошибался?

Действительно ли ваши клиенты всегда правы?

Конечно, нет.

Но идея заключается в том, что важно относиться к всем клиентам так, как будто они правы. Относитесь к ним с уважением, прислушивайтесь к их проблемам, старайтесь помочь им почувствовать удовлетворение.

Неплохой совет для любого в бизнесе, правда?

Может быть, вы уже полностью знакомы с этой идеей. Но вам просто нужно научиться делать это по-английски.

Мы покажем вам, как разговаривать с покупателями на английском, делая продажи и удовлетворяя их потребности. У нас есть важные выражения для нескольких критических ситуаций, а также советы о том, как сделать так, чтобы вы и ваша компания хорошо выглядели.

Но сначала давайте настроим вас на успех.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Как подготовиться к разговору с покупателем

У Нила Геймана есть следующее правило написания: «Если вы делаете это с достаточной уверенностью и уверенностью, вам разрешено делать все, что вам нравится».

Угадайте, что? Это верно и для жизни, и это даже хороший совет для общения на английском.Если это ваш первый рабочий день, нервничать — это нормально. Но не показывайте это ошибочно!

И помните, пока вы должным образом подготовлены, маловероятно, что что-то пойдет не так, как надо. Просто выполните следующие действия, чтобы подготовиться к разговору с клиентами и клиентами:

• Получите правильный тон: Торговый разговор в основном ведется вежливо, прямо и простым языком. Возьмите за привычку использовать такие вежливые выражения, как «добро пожаловать», «спасибо» и «хорошего дня».”

Попробуйте использовать глагол «может» вместо «могу» (например, «могу я вам помочь?» Или «могу я предложить вам образец?»), Который считается более вежливым.

• Имитируйте диалоги на деловом английском : Чем больше вы практикуетесь, тем лучше вы становитесь. Поищите на YouTube диалоги на деловом английском, например этот полезный от Twominute English, и попытайтесь имитировать то, что вы видите. Обратите внимание на произношение и язык тела . Поиграйте с другом или потренируйтесь перед зеркалом.

Еще один отличный ресурс для такого рода практики — FluentU .

Каждое видео сопровождается интерактивными субтитрами с контекстными определениями и произношением любых слов, которые вы не узнаете.

После просмотра видео вы получите карточки и упражнения, которые помогут вам запомнить то, что вы узнали. Это отличный способ научиться говорить так, как на работе носители языка!

• Изучите своих клиентов и продукты: Если вы работаете в розничной торговле или телемаркетинг, полезно знать, к какой демографии вы относитесь.Если у вас встреча с клиентом, заранее посмотрите его / ее профили в социальных сетях.

Кроме того, будьте готовы к энциклопедическим (очень глубоким) знаниям о продуктах / услугах компании, которую вы представляете. Запомните характеристики, цены, гарантийные сроки и преимущества, а также ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.

• Не торопите разговор: Как я уже сказал, нервничать — это нормально, но не пытайтесь торопить разговор.Вы хотите, чтобы ваш клиент чувствовал, что вы уделяете ему все свое внимание.

И убедитесь, что вы не говорите полностью. Слушайте клиента и позвольте ему тоже говорить. Вот секрет: клиенты любят, когда их слушают! Во время прослушивания не забывайте смотреть в глаза и проявлять глубокий интерес.

• Помните, что у каждого разговора есть цель: Вы не просто ведете светскую беседу. Ваша цель — удовлетворить потребности клиентов и, в идеале, продать их.

Думайте об этом как об игре, где нужно разгадывать загадки, где каждый покупатель — это вызов, а ваша цель — найти решение, которое сделает вас обоих счастливыми. Нет, для этого не нужно быть экспертом в области человеческой психологии, но вы действительно многое узнаете о психологии из этого повседневного опыта.

Ключ к успешной беседе — четкое и прямое общение . Вот несколько важных советов и выражений для успешного общения с любым клиентом.

1. Приветствуйте клиентов надлежащим образом

Поприветствовать кого-то довольно просто, если вы знаете, как это сделать правильно. Цель — сделать вежливым и профессиональным, а не слишком дружелюбным . Сохраняйте дистанцию, потому что, если вы будете казаться слишком нетерпеливым или взволнованным, покупатель, скорее всего, будет оттолкнут.

Основной словарь:

Привет

Привет

Добро пожаловать в [название магазина].

Доброе утро / вечер

Чем я могу вам помочь?

Могу я помочь вам что-нибудь найти? (обычно используется в розничных магазинах)

Примеры предложений:

Здравствуйте, чем я могу вам помочь?

Доброе утро, сэр / мэм.Могу я помочь вам найти что-нибудь сегодня?

2. Каким-то образом представьтесь и представьтесь компании

Те же правила применяются, если это телемаркетинговый звонок или новый клиент. Говорите четко, в умеренном темпе и никогда не пытайтесь торопить разговор.

Основной словарь:

Здравствуйте, меня зовут [имя] [фамилия].

недавно запущен (относится к новому продукту на рынке)

новый ассортимент товаров / услуг (относится к группе или серии сопутствующих товаров)

можно использовать

могут вас заинтересовать

может принести пользу

Вам было бы интересно?

скидка

дешевле цена

сэкономить деньги

Пример предложения:

Здравствуйте, меня зовут Ришав Патель из Malcolm Services.Недавно мы запустили новую линейку продуктов, которые могут вас заинтересовать. Вам было бы интересно узнать о них?

3. Понимание потребностей клиента и реагирование на них

У каждого клиента есть особая потребность, и ваша задача — выяснить, что это такое. Иногда потребности клиентов очень специфичны, и они всегда готовы сообщить об этом. Но большинство имеет лишь смутное представление о том, чего они хотят.

Вы должны поговорить с ними, чтобы узнать, какой продукт / услуга будет для них лучше всего.И если вы продаете что-то дорогое, вы также должны убедить их, что ваш продукт / услуга стоит своей цены.

Самый простой и лучший способ сделать это — это наблюдать, прежде чем говорить .

Когда покупатель входит в магазин, поприветствовав его, понаблюдайте, как он немного оглядывается. Вы заметите, что они могут возвращаться к одному продукту или сравнивать один продукт с другим. Вот тогда вы знаете, что они вполне уверены в том, чего хотят, и , теперь вам просто нужно убедить их, что им это действительно нужно. .

Например, женщина может зайти в магазин мобильных телефонов и сосредоточиться на смартфонах Samsung. Наблюдая за ней, вы уже знаете, что она предпочитает Android продуктам Apple, и имеете общее представление о ее бюджете.

Теперь вы можете спросить ее, какие функции она ожидает от своего нового телефона, и предложить соответствующие. Также не стесняйтесь задавать конкретные вопросы.

Основной словарь:

ознакомьтесь с этим [продуктом / услугой] (если вы хотите представить продукт / услугу покупателю)

Этот продукт подходит…

Инновационные функции / новые функции / интересные функции

Вы использовали это или что-то подобное?

Как вы думаете? (взаимодействовать с клиентом; узнать его мнение о продукте / услуге)

ценовой диапазон

значение

сделка

Пример предложения:

Возможно, вас заинтересует ноутбук Acme.Это подойдет для ваших нужд. Вы увидите, что диапазон цен очень доступный, и в настоящее время мы также предлагаем скидку, что делает этот ноутбук отличной сделкой.

На самом деле, если речь идет о скидке / распродаже, не пытайтесь заманить этим клиента, а отложите это напоследок, как приз. И убедитесь, что вы делаете адекватные паузы между предложениями, чтобы ваш покупатель тоже мог говорить.

4. Успешные переговоры с клиентом о цене

Иногда покупатель действительно может быть заинтересован в покупке продукта, но его сдерживает цена.

В таком случае ваша первоочередная задача — подчеркнуть особенности продукта и доказать, что он стоит своей цены. Вы можете сделать это, сравнив его с другими моделями и объяснив, почему другие не смогут удовлетворить потребности клиента.

Если единственная проблема — стоимость, вы можете выделить различные варианты оплаты. Они могут включать скидки, рассрочку платежа или даже варианты возврата, если это необходимо — мы предоставим и объясним термины для этого ниже. Вы также можете добавить некоторую срочность, сказав, что продукт пользуется большим спросом и, следовательно, его не хватает.

Если вы считаете, что продукт действительно недоступен для покупателя, вы можете предложить аналогичный продукт по более низкой цене. В идеале покупатель будет выходить из магазина с более легким кошельком, но при этом он будет чувствовать себя воодушевленным и довольным покупкой.

Основной словарь:

отличная находка (сообщите покупателю, что такая сделка бывает редко)

ограниченная поставка

может скоро закончиться

дешево за свою цену и характеристики

альтернативные варианты оплаты

оплата в рассрочку (когда покупатель может оплачивать продукт небольшими суммами в течение определенного периода времени)

возможна скидка

Гарантия возврата денег (где покупатели могут вернуть товар, если он им не удовлетворен, и получить возмещение в течение определенного периода времени.)

возврат наличными

Примеры предложений:

Да, это действительно кажется дорогим, но если вы посмотрите на все его функции, то на самом деле это выгодная сделка. Поскольку этот товар находится в ограниченном количестве, это отличная находка.

Если вы не хотите платить всю сумму прямо сейчас, вы можете ознакомиться с нашими альтернативными вариантами оплаты, такими как оплата в рассрочку.

5. Общайтесь с грубым клиентом, не проявляя грубости

Иногда покупатель может стать грубым и словесно наброситься на вас.Может быть, он / она в плохом настроении и решил свалить это на вас. В такие моменты важно извлекать уроки из ситуации и не обижаться на себя.

Ваша задача — успокоить (успокоить / умиротворить) клиента, извиняясь как можно вежливее. Приведенные ниже выражения помогут вам в этом.

(Однако, если клиент проявляет агрессию или начинает использовать ненормативную лексику, незамедлительно позвоните в управление или службу безопасности.)

Основной словарь:

Нам очень жаль, если наш продукт не оправдал ваших ожиданий…

Хочу лично извиниться…

Я понимаю, что вы расстроены…

Приносим свои извинения за неудобства.

Я могу исправить ситуацию… (если у вас есть что-то, что вы можете предложить клиенту в качестве решения / исправления)

Я уверен, что мы сможем найти решение

Примеры предложений:

Сожалеем, если наш продукт не оправдал ваших ожиданий. Однако я могу исправить ситуацию, предложив вам бесплатный обмен на другой товар.

Я понимаю, что вы расстроены, и хотел бы лично извиниться за доставленные неудобства.Если вы ответите на несколько вопросов, я уверен, что мы сможем решить эту проблему.

6. Завершите разговор, заключив сделку

После того, как клиент принял решение, вы можете направить разговор на оплату и закрыть сделку на положительной ноте.

Но оставьте небольшой шанс и на будущее!

Основной словарь:

Большое спасибо за покупки у нас.

Надеемся, вам понравились наши покупки.

Надеемся, вы снова к нам приедете.

Жду встречи с вами снова.

Если у Вас возникнут вопросы, звоните нам в любое время.

Если другу / члену семьи нужно что-то подобное, мы будем рады помочь.

Примеры предложений:

Большое спасибо за покупки у нас. Будем рады видеть вас снова!

Надеемся, вам понравились покупки у нас.Если у вас есть вопросы по поводу вашего нового [продукта], звоните нам в любое время.

Секрет успешного разговора заключается в балансе сочувствия и профессионализма. В ходе разговора вам предстоит сыграть несколько ролей. Сначала вы должны быть вежливым незнакомцем, готовым помочь. Как только вы установите взаимопонимание, выберите продукт, который лучше всего соответствует потребностям клиента. Как только решение будет принято, внимательно направьте разговор на варианты оплаты и, наконец, закройте сделку на оптимистической ноте с обещанием скорого визита в будущее.

И просто не забывайте сохранять позитивный настрой, следовать своим инстинктам и плыть по течению.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

---

Арчита Миттра — писатель-фрилансер, художник, идеатор и говорящий по-итальянски-самоучка. Свяжитесь с ней для деловых вопросов.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

4 English Уловки общения, которые помогут вам общаться с бизнес-клиентами

Когда вы работаете с покупателем или клиентом, маловероятно, что вы всегда будете «говорить» (перевод: говорить на темы, связанные с бизнесом).

Иногда вам придется вести так называемую «светскую беседу».

Что такое Small Talk и почему это важно в бизнесе?

По сути, светская беседа — это когда вы говорите о вещах, которые на самом деле не имеют большого значения.Вы делаете это, чтобы занять время и быть вежливым.

Самый распространенный пример светской беседы — это все, что связано с погодой. Вот пример:

«Этот снег не прекратится!»

«Я знаю. Мне потребовалось 45 минут, чтобы очистить подъездную дорожку перед тем, как я уехал сегодня ».

«Это очень плохо! Надеюсь, к концу недели мы увидим солнце. Я планировал покататься на лодке ».

«По этой ставке тебе придется пойти на подледную рыбалку!»

Светская беседа обычно банальна, и все окружающие могут легко поговорить о ней, например, о погоде.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Как использовать светскую беседу в деловых ситуациях

Важно знать, как вести светскую беседу с клиентами, потому что часто бывают моменты, когда вы не говорите о бизнесе, но все же хотите поговорить со своим клиентом. Вы можете использовать светскую беседу, когда:

• Вы с кем-то и ждете, когда кто-то или что-то прибудет, прежде чем вы начнете обсуждать работу.

• Вы пытаетесь подключиться к сети и вам нужен повод, чтобы поговорить с кем-то новым.

Цель — соединить с вашим клиентом.

Что значит связаться с кем-то?

Вам не обязательно становиться лучшими друзьями со своими коллегами или клиентами, но вы должны выглядеть симпатичным и надежным человеком. Лучший способ добиться этого — общаться с людьми. «Соединить» означает соединить две вещи вместе.

Связь с кем-либо может означать:

• Чтобы войти в контакт или связаться с кем-то, обычно с определенной целью.
  • «Можете ли вы связать с Полом, чтобы получать отчеты, необходимые для проекта?»
  • «Я свяжу с вами позже на этой неделе, чтобы подтвердить встречу».

• Чтобы сблизиться с кем-то, часто из-за общности.
  • «Я действительно связал с Джейн прошлой ночью, особенно когда я узнал, что у нее есть персидская кошка, как и у меня!»
  • «Если вы пригласите его на ужин, то, возможно, вы двое соедините .”

Когда вы общаетесь с кем-то, человеку легче вас запомнить. Вы обычно становитесь более симпатичными.

FluentU — отличный инструмент для , чтобы увидеть, как это работает в реальной жизни .

Вы услышите, как носители английского языка общаются и общаются в непринужденной обстановке. А если вы не понимаете ни одного слова, вы можете нажать на него в субтитрах. FluentU автоматически приостанавливает воспроизведение видео, чтобы показать вам определение, изображение и грамматическую информацию.

Есть также дидактические карточки, веселые викторины и полные стенограммы, чтобы вы не забыли, что узнали из видео.Лучше всего то, что вы можете практиковаться где угодно с приложениями для iOS и Android. С FluentU легко выучить разговорный английский, независимо от того, насколько загружен ваш график. .

1. Установите связь с помощью светской беседы

Есть несколько основных способов общаться с людьми во время светской беседы:

• Используйте общий опыт.
  • «Планируете ли вы отпуск на лето?» «Вот это да. Похоже, это будет здорово ».
  • «Если у вас будет возможность, вам обязательно стоит заглянуть в гастроном за углом.”
  • «В каком отеле вы остановились?» «Еще несколько клиентов остались там. Они сказали, что это было очень мило ».

• Расскажите о родном городе человека или о том, где сейчас находится его бизнес.
  • «Несколько лет назад я был в Чикаго. Мне это очень понравилось.»
  • «Я видел, что ваша штаб-квартира находится в Далласе, штат Техас. Моя сестра живет в Далласе ».
  • «О, вы из Колорадо? Я слышал, что там есть отличные места для катания на лыжах.”

• Укажите колледж или школу.
  • «Так вы выпускница Мичиганского университета? Вы видели тот футбольный матч прошлой ночью? »
  • «Вы учились в Техасском университете? Я ходил в Университет Райса в Хьюстоне, но раньше мы всегда ездили в Остин на выходные ».

• Обсудите общие интересы или симпатии.
  • «Любишь суши? Я люблю его тоже. На самом деле, в центре города есть отличный суши-ресторан.”
  • «Вы любите спорт?»

2. Продолжайте разговор

Каждый раз, когда вы с кем-то разговариваете, вы должны проявлять интерес к разговору. Это верно для светской беседы и любого другого делового обсуждения. Если вам это не интересно, другой человек тоже не будет заинтересован. Вот несколько советов, которые помогут вам более активно участвовать в разговоре:

• Только не говори. Задавайте вопросы и слушайте.
  • «Где ты учился в университете?»
  • «Есть планы на выходные?»
  • «Вы знаете здесь какие-нибудь хорошие рестораны?»

• Обратите внимание на собеседника.
  • Не смотрите в телефон или часы.
  • По возможности поддерживайте зрительный контакт.
  • Время от времени кивайте головой, чтобы проявить интерес.
  • Улыбайтесь, когда они говорят о том, что им нравится.

• Обратите внимание на мелочи, которые могут стать началом разговора.
  • Если вы видите значок человека, на котором написано, что он из Лос-Анджелеса: «Лос-Анджелес — это отличный город!»
  • Если у человека есть фотография своей семьи в круизе: «Какой это был круиз?»
  • Если мелодия звонка ее телефона — знакомая песня: «Это Coldplay? Я видел их на концерте несколько лет назад.Какое шоу! »

• Изучите человека, чтобы узнать о нем больше.
  • Используйте основную информацию, которую вы найдете в разговоре.
  • Узнайте, какие темы им не нравятся, чтобы избежать их.

Последний пункт действительно может помочь направить ваш разговор и лучше узнать вашего клиента. Если вы посмотрите в соцсети и узнаете, что ваш клиент вегетарианец, то вы поймете, что им будет наплевать на лучший бургер, который вы когда-либо ели (если, конечно, это не бургер с тофу!).

Точно так же, если вы узнаете, что ваш клиент ездил в Англию прошлым летом, у вас может быть такой разговор:

«Я планирую перевезти семью в Англию. Ты когда-нибудь был здесь?»

«Да, вообще-то я ходил прошлым летом».

«Да правда? Есть что-нибудь, что мне обязательно нужно увидеть? »

«Лично я не горожанин, поэтому Лондон не для меня. Но Девон была выдающейся ».

«Я обязательно попробую это проверить.Спасибо за совет.»

3. Во время светской беседы избегайте сложных тем

Светская беседа должна быть легкой и легкой.

Главное правило светской беседы — избегать всего, что может разжечь негативные чувства. лучше всего избегать тем, которые потенциально могут задеть чувства человека или бросить вызов его мнению.

Во время светской беседы не следует говорить о:

• Политика
• Религия
• Мораль
• Текущие события (новости), требующие заключения
• Внешний вид человека
• Все слишком личное
• Все, что у кого-то может быть сильное мнение о

Меньше всего вам хочется обидеть клиента.

В случае сомнений просто спросите себя: «Есть ли шанс, что это можно считать оскорбительным вопросом или комментарием?»

Если да, то пропустите!

4. Обратите внимание на то, как люди себя чувствуют во время светской беседы

Иногда светская беседа неуместна или не приветствуется другим человеком.

Когда вы ведете светскую беседу с бизнес-клиентом или кем-либо еще, вы всегда должны знать, как идет разговор. Если разговор кажется натянутым или собеседник выглядит неловко, то решением может быть смена темы — или даже молчание.

Вот некоторые вещи, о которых следует помнить, пытаясь понять вашу ситуацию во время светской беседы. Красный флаг — предупреждающий знак, на который следует обратить внимание. Если вы видите один из этих красных флажков, вам следует расслабиться, сменить тему или, возможно, прекратить говорить.

• Обратите внимание на язык тела собеседника.

Красные флажки: Скрещенные руки, серьезный взгляд или замкнутый язык тела — все это красные флажки, показывающие, что человеку неудобно вести светскую беседу.

• Не настаивайте на светской беседе, если собеседник не заинтересован.

Красные флажки: Глядя на свой телефон или кажется, что вы не слышите, что вы говорите

• Обратите внимание, если разговор кажется принудительным, или если собеседник не хочет говорить.

Красные флажки: Односложные ответы, без взаимных вопросов

• Обратите внимание, если все кажется напряженным.

Red Flags: Выражение решительного мнения, поднятие бровей и любой вид гнева или раздражения.

Может показаться, что вам нужно много помнить, но не беспокойтесь. У тебя все будет отлично!

Светская беседа должна быть легкой и приятной для всех участников.

Будь простым и постарайся не задумываться над этим.

Если вы беспокоитесь, что ошибетесь, то помните: о погоде всегда можно поговорить!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Как разговаривать с клиентом по телефону? [РУКОВОДСТВО]

Телефонные разговоры с клиентами не всегда просты. Отсутствие зрительного контакта и неспособность использовать жесты затрудняют выражение того, что мы хотим передать.Наверняка вам пригодятся несколько простых правил телефонного этикета.

Прежде всего улыбнитесь!

Вы впервые звоните клиенту и не знаете, с чего начать? Представьтесь и улыбнитесь. Убедитесь, что ваш голос спокойный, а высота звука ровная. Не проявляйте нервозности. Помните: улыбается ли собеседник по телефону.

— Уже после первых 30 секунд телефонного звонка я могу сказать, устал ли мой собеседник, нервничает или дружелюбен со мной.Если я чувствую, что другому человеку скучно, я не вижу причин разговаривать с ним. Улыбаться во время телефонного звонка очень важно, — говорит Марта Каминска из Solutions.Rent.

См. Также: Пять правил успешной деловой встречи

Знаете ли вы…

Ваш голос будет звучать лучше, а слова, которые вы произносите, будут более разборчивыми, если перед вызовом вы выполните упражнения для лица и языка. Начать можно с нескольких простых:

• Произнесите попеременно «ах» и «ах».Постарайтесь открыть рот как можно шире.
• Поочередно произнесите «ее» и «оо». Постарайтесь делать это быстрее и быстрее.
• Помассируйте зубы языком. Также помассируйте внутреннюю часть щек.
• Поочередно надуйте и втягивайте щеки.
• Помассируйте щеки пальцами. Достаточно нескольких круговых движений, чтобы разогреть речевой аппарат.
  

А теперь сделайте пару глубоких вдохов и позвоните своему клиенту.

Во-вторых, будьте готовы

Составьте план разговора, прежде чем набирать номер.Подумайте о том, что вы хотите сказать, а также о том, какую информацию вы хотели бы получить от клиента. Всегда имейте под рукой блокнот и ручку. Записывайте самое важное — так вы ничего не пропустите. Клиент также будет доволен, если вы отправите ему по электронной почте краткое описание ваших договоренностей после важного телефонного звонка. Это тоже в ваших интересах. Теперь вы записали то, что было сказано, что действительно важно для бизнеса.

В-третьих, проявите уважение

Сосредоточьтесь на получателе во время разговора.Позвольте человеку на другой стороне почувствовать, что о нем заботятся. Не ищите документы или заметки, не ходите в Интернет. Собеседник обязательно заметит, если вы отвлечетесь. Относитесь к клиенту так, как вы бы хотели, чтобы относились к нему сами. Настройте свое общение с ними. Если ваш собеседник совершенно не понимает вашу отрасль, используйте простые слова и объясните термины, которые он может не понять.

Задавайте вопросы во время звонка. Это поможет вам узнать больше о получателе и лучше его понять.Обратите внимание на свои разговорные навыки. Если вы часто используете отрицательные выражения, такие как «к сожалению», «не могу», попробуйте заменить их. Вместо того, чтобы говорить «Я не знаю» и демонстрировать свою некомпетентность, вы можете сказать: «Я проверю это и вернусь к вам с ответом».

Читайте также: Как одеваться на встречу с клиентом?

В-четвертых, проявляйте хорошие манеры

Не звоните до 9 часов утра и после 19 часов. по вопросам бизнеса. Если вы разговариваете с режиссером, используйте его титул во время разговора.Не обращайтесь к ним неформально и не используйте их фамилию. Вы можете указать в начале разговора, что это займет не более пары минут (и назвать реалистичное число). Это должно показать, что вы цените время другого человека.

Помните!

Не надоедать своим клиентам звонками, если они не берут трубку. Подождите шесть звонков и положите трубку. Терпеливо дождитесь, пока клиент перезвонит вам. Вы также можете оставить сообщение.

Во время разговора связь оборвалась? Правило простое.Звонящий снова звонит. Это сделано для того, чтобы два человека не набирали номера одновременно и не получали сигнал «занято».

Каждый клиент индивидуален. Важно чувствовать человека на другой стороне телефона и общаться таким образом, чтобы создать приятную атмосферу для делового разговора. В этом случае лучше всего работает правило «практика ведет к совершенству». Больше телефонных звонков — больше опыта, меньше стресса и больше шансов на успех.

Удачи!

Вы ищете офис с конференц-залом или телефонной будкой для общения с клиентами? Нажмите здесь !

Говорите со своими клиентами о деньгах, как вы говорите со своими детьми о сексе

Обе темы заслуживают более чем разового разговора.Начните открытый диалог как можно раньше, чтобы впоследствии избежать неловкости.

Бесплатная предварительная версия книги:

Марка Renegades

Узнайте, как два предпринимателя использовали нетрадиционные бизнес-стратегии, чтобы превратить свой стартап в многомиллионную компанию.

август 11, 2017 Читать 5 мин

Мнения, высказанные предпринимателями, авторами являются их собственными.

Коммуникаторы по маркетингу и рекламе занимаются творческим бизнесом, и о «деловой» стороне того, что мы делаем, часто трудно говорить, особенно когда речь идет о деньгах.

Может быть, если бы агентства использовали нетрадиционный подход к разговору с нашими клиентами о деньгах, мы бы нашли нашу повседневную работу немного проще и намного успешнее. Вот мысль: попробуйте поговорить со своими клиентами о деньгах, как вы говорите со своими детьми о сексе.

Двое моих собственных детей теперь взрослые.Я с самого начала решил, что сделаю эти обсуждения столь же естественными, как разговор с ними о том, какие тосты они хотят на завтрак. Я включил соответствующие возрасту темы о сексуальности в повседневную беседу и использовал «обучающие моменты», чтобы научить их здоровым образом. Всякий раз, когда я заходил над головой, я говорил себе «тост» и обретал способность перефокусироваться.

То же самое и с клиентами. С самого начала убедитесь, что деньги являются частью всех отношений между клиентом и агентством, а финансовые разговоры станут естественными и продуктивными, а не неловкими и оборонительными.

Вот пять вещей, которые следует учитывать при разговоре со своими клиентами о деньгах:

1. Говорите об этом с самого начала.

Подобно тому, как человек, который начинает переговоры, имеет больше рычагов влияния, человек, который начинает разговор, имеет право устанавливать условия. Не ждите, пока что-то станет неудобно, чтобы поднять эту тему. Даже если ваш клиент не спрашивает, с самого начала четко сформулируйте свои финансовые ожидания как агентства. Это поможет нормализовать обсуждение денег.

Какова стратегия агентского вознаграждения? Насколько прозрачны вы в отношении использования и развертывания ресурсов? Если вы структурируете свою компенсацию на основе фиксированных сборов за определенный объем, сроки и устанавливаете конечные результаты — и выполняете объем работ — вашему клиенту не нужно вмешиваться в такие факторы, как FTE, смешанные ставки и коэффициент использования.

Связано: 3 причины, по которым вы не можете позволить себе чувствовать себя плохо. Зарядка того, чего вы стоите

2. Учите, основываясь на фактах, а не на выдумках.

Существует много дезинформации о том, как агентства получают компенсацию, насколько они прозрачны (или нет) со своими клиентами и сколько другие агентства взимают за кажущиеся схожие услуги или результаты. Вам решать, как скорректировать впечатление клиента о том, что он слышит во дворе школы.

Отправьте кристально четкое сообщение о том, как подход вашего агентства к бизнесу сравнивается с подходами других на рынке. Соберите соответствующие данные и будьте готовы поддержать не только вашу структуру ценообразования, но и обоснование ставок, накладных расходов и маржи.В таких ситуациях неоценимыми могут быть исследования, такие как опросы отраслевых компенсаций 4A.

3. Будьте честны, но не отпугивайте их.

Будьте открыты в отношении ваших гонораров и того, что, по вашему мнению, потребуется для улучшения отношений. Найдите время, чтобы узнать о тенденциях вознаграждения агентств. Если цена слишком высока, оставайтесь открытыми для переговоров по некоторым вариантам, которые дадут им то, что они хотят, — по цене, которую вы оба согласны, справедливой и разумной.

Возможно, вам придется уйти, если переговоры не увенчаются успехом, но только после того, как вы предоставите им другие способы выполнения работы.Например, вы можете связать их с людьми, которых вы знаете и которым доверяете.

Связано: 7 способов вести сложный разговор, не теряя клиента

4. Пригласите эксперта для решения сложных вопросов.

Все больше клиентов привлекают специалистов по закупкам, которые помогают вести переговоры с агентством. Подумайте также о том, чтобы вооружить ваше агентство подходящим партнером, занимающимся закупками. Крайне важно нанять кого-то со звездными навыками ведения переговоров и тонким пониманием основных факторов: финансы клиента / агентства, агентский процесс и услуги, которые вы предлагаете, чтобы оправдать предлагаемые вами гонорары.

Если руководитель агентства по закупкам задействован с самого начала, он или она может стать неоценимой частью отношений с клиентом. Этот человек может действовать как беспристрастный голос разума, который вы можете использовать в критические финансовые моменты. Имея этого человека под рукой, творческие люди и другие люди могут не участвовать в финансовых переговорах и сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего. Не стоит недооценивать мощь этого «секретного оружия».

По теме: 10 советов по ведению переговоров, как босс

5.Развивайте отношения, в которых легко складываются тяжелые разговоры.

По большей части мы — индустрия угодников. И хотя мы все ненавидим говорить о неудобных вещах, клиентское финансирование не должно быть в этом списке. Начинайте каждый финансовый разговор с плана. Это поможет вам понять, что это нормальная часть ведения бизнеса, а не просто запретная тема, которая возникает только тогда, когда возникает проблема.

Как вести светскую беседу с клиентом на встрече

Даже самые общительные люди испытывают трудности, когда дело доходит до светской беседы с людьми, которых они почти не знают.Особенно, когда эта светская беседа просто убивает время, прежде чем вы что-то попросите — и в основном это деньги.

К счастью, мы в Muse кое-что знаем о том, как общаться с клиентами таким образом, чтобы они были рады взять трубку и поговорить с вами.

Проведите исследование

Убедитесь, что вы входите в каждый новый разговор с несколькими вариантами светской беседы, выходящими за рамки обычных вещей. Подумайте об информации, которую они давали вам в прошлом о своих хобби или семьях, или, если необходимо, проследите за их социальными сетями.И делайте это совсем не схематично.

Например, допустим, вы просматриваете мой профиль в LinkedIn перед первым звонком мне. Можно говорить о схожих интересах: «Я видел в вашей биографии, что вы занимаетесь йогой. На прошлой неделе я пошел на свой первый урок йоги, и это было потрясающе! »

Или, возможно, вы заметили, где я учился в школе: «Я не хочу показаться неприятным, но я заметил, что вы учились в университете Колгейт — вы случайно не совпадали с [Имя человека]?»

Или вы можете встретить мою недавнюю активность: «Я видел, что ваша компания только что была включена в один из списков« Самых инновационных » Fast Company — поздравляем! В вашем офисе вообще праздновали? »

(Очевидно, не говорите что-то вроде: «Я проверил ваш профиль в Facebook и, судя по вашим настройкам конфиденциальности, ваши дети очень милые.”)

Избегайте открытия бизнеса

Почему? Во-первых, это неуважительно. Это показывает, что вы больше заботитесь о заключении сделки и достижении собственных целей, чем о потребностях и интересах клиента. И да, Я знаю , что, в конце концов, вы проводите время с этим человеком не для развлечения. Но точно так же, как вы не войдете на собеседование и не начнете со слов: «Вот список навыков, которые делают меня квалифицированным…», вы должны расслабиться в разговоре.

Кроме того, вы упустите возможность построить более крепкие и продолжительные отношения.Вы можете думать, что вам нужно только понравиться им сейчас, но кто знает, к чему могут привести эти отношения? Может быть, они переходят в другую компанию, и вам приходится перепродавать им. Или, может быть, вы хотите найти новую работу, и они могут послужить вам отличным ориентиром. Обдумайте долгосрочную перспективу и приложите реальные усилия к своей светской беседе.

С учетом сказанного…

Сохраняйте профессионализм

Как я уже сказал, это, в конечном счете, деловая встреча, поэтому убедитесь, что вы ведете себя соответствующим образом.Подсказка: избегайте упоминания чего-либо очень личного или спорного (о, и прочтите эту статью, если вы когда-либо боролись с этим).

Используйте общий подход, когда все остальное терпит неудачу

Если человек все еще не открывается вам — скажем, он сказал лишь быстрое «хорошо», когда вы спросили, как прошли его выходные, — я разрешаю вам рассказать об основах. По сути, я говорю о погоде. Это может быть так же просто, как сказать: «Здесь проливной дождь, но я слышал, что к концу недели станет лучше, поэтому я с нетерпением жду возможности пойти в парк на этих выходных!»

Анна Файковски, старший менеджер по работе с клиентами в Muse, любит спрашивать своих клиентов: «Что бы вы делали сегодня, если бы вам не приходилось выходить на работу?» Это немного вырвет их из их скорлупы и поможет вам лучше узнать их личность.

Готовы закрепить встречу с клиентом с помощью своих экспертных навыков светской беседы? Запомните эти советы, и вы обязательно произведете впечатление.

No related posts.