Кейс что это такое в бизнесе: Что такое кейс в бизнесе, маркетинге, обучении, как написать кейс? Сущность кейс метода как технологии обучения

Содержание

Бизнес-кейсы: подробные примеры и решения

Для оценки стратегического и аналитического мышления в настоящее время все чаще используются бизнес-кейсы, пришедшие на смену традиционным интервью, тестированиям и другим вариантам обучения, а также проверки знаний и навыков. Разберем подробнее, что это такое, а также варианты решения бизнес-кейсов.

Вы узнаете:

  • Что такое бизнес-кейсы.
  • Как применять кейс-метод.
  • Бизнес-кейс как презентация компетенций.
Что такое бизнес-кейс

Бизнес-кейс (от английского case — случай, ситуация) — это набирающая все большую популярность подача условий задачи не в виде четко определенного задания, а в виде пересказа реальной или вымышленной ситуации, типичной для обсуждаемой сферы деятельности. Как правило, кейс не просто описывает происходящее, но и содержит некую проблему, которую необходимо разрешить оптимальным способом.

Кейсы как способ постановки задачи фигурируют в различных областях.

Например, в медицине кейсом являются жалобы пациента: доктор выслушивает рассказ пациента и ставит предварительный (или окончательный) диагноз. В юриспруденции специалист по праву предлагает наилучший выход для клиента, исходя из обстоятельств дела. Аналогичным образом кейсы можно определить и в других сферах, где требуется опыт решения сложившейся ситуации.

Бизнес-кейсы получили широкое распространение в образовании, и изначально использовались как материал для преподавания в западных бизнес-школах в начале 20го века: на смену теоретическим лекциям пришли практические истории предпринимателей и топ-менеджеров компаний с описаниями их вариантов решения приведенных ситуаций. Первопроходцами кейс-метода стали преподаватели Гарвардской школы бизнеса, которые приглашали на лекции бизнесменов с реальным опытом работы. Слушатели обучающих программ на кейсах учились искать варианты решения приведенных ситуаций, и уже в ходе обучения получали некое подобие первоначального опыта, отличное от сухой теории учебников.

До сих пор кейсы являются типичным форматом для слушателей программ MBA, но также успешно используются и в других сферах бизнеса и обучения.

Кейсы отличаются друг от друга структурой и сферой применения. Выделяют кейсы компании, когда описывается конкретная организация и необходимо провести анализ ее деятельности по заданным параметрам, и кейсы-ситуации, где предлагается проблема, для которой необходимо найти оптимальное решение. Также можно выделить структурированные кейсы, где достаточно кратко излагается некий список цифр и данных (для таких кейсов обычно существует ограниченный список правильных ответов), и неструктурированные кейсы, часто описательного характера, где предоставляется большое количество данных разного типа и зачастую имеется возможность найти нестандартное решение. Существуют также первооткрывательские кейсы, предназначение которых не столько в решении поставленной задачи, сколько в наблюдении за тестируемым и его поведением в процессе решения такого кейса, его способностью креативно и нестандартно мыслить или работать в команде.

Кейсы могут быть индивидуальными и командными, а также их можно условно разделить на стратегические и операционные, финансовые и т.д.

Как применять кейс-метод

Для многих сфер деятельности метод кейсов является наилучшим выбором. Особенностью использования постановки задач в виде кейсов является отсутствие единственно правильного ответа, и зачастую можно выделить как одно оптимальное решение, так и несколько решений достаточно эффективных, чтобы их также можно было использовать в реальной жизни. Хорошей практикой при использовании кейс-метода является усложнение кейса путем использования в нем противоречащих друг другу вводных, а также ограничения времени на решение кейса. Важно, что тестируемый должен не просто дать ответ на вопрос, как он принял то или иное решение, но прежде всего предоставить развернутое объяснение, почему был выбран именно этот путь развития событий.

Эти особенности позволяют использовать кейс-метод во многих бизнес-сферах. Например, кейсы активно используются в рекрутинге. С их помощью можно оценить навыки и знания кандидата, его реальное поведение при решении задач, умение структурировать и анализировать информацию и выделять важные детали. Также используется групповой метод решения кейсов, когда кандидаты решают кейсы в присутствии экспертов, наблюдающих за их стилем взаимодействия в команде, способностью работать в условиях недостаточности информации, находить варианты сотрудничества. В случае групповой работы возможны как варианты, когда у всех тестируемых одинаковые кейсы, как и варианты, когда каждый имеет лишь часть информации и в ходе обсуждения информация обобщается и формируется общее решение.

Хорошей практикой является использование бизнес-кейсов и для проверки знаний в сферах, которые не предполагают единственно возможных вариантов разрешения ситуаций: менеджмент, маркетинг, управление персоналом и т. д. Такие кейсы чаще всего описывают текущую ситуацию в реальной или вымышленной компании, и после его прочтения в течение ограниченного времени тестируемому предлагается ответить на ряд вопросов.

Часто вопросы задаются таким образом, чтобы полученная из ответов информация дополняла материалы кейса, что повышает его сложность: без ответа на один-два вопроса понимание кейса будет неполным, а значит, вероятность нахождения оптимального решения сильно снижается.

Примеры ситуаций, которые могут быть рассмотрены в бизнес-кейсах:

  • Руководитель отдела при изменении методов работы требует повышения оплаты труда, хотя его зарплата в данный момент несколько выше среднерыночной. Следует ли с ним расстаться или выполнить его требование?
  • В крупной компании результаты внедрения новой методики производства были признаны неудовлетворительными. Как бы вы избежали ошибок при внедрении данной методики?
  • Торговая компания оказалась на грани краха после прихода в регион федеральных сетей. Возможно ли увеличение прибыли в изменившейся ситуации  путем изменения бизнес-модели?
  • Существует бренд Х, являющийся лидером на всех рынках, где он присутствует, кроме одного. Какие действия можно предпринять, чтобы увеличить продажи на данном рынке?
  • Один из заместителей руководителя, устав ждать обещанного ранее повышения, организовал собственную компанию, к которой ушли часть клиентов. Какие действия следовало предпринять руководителям, чтобы не попасть в данную ситуацию? Какие действия следует предпринять сейчас?
  • Крупная технологическая компания оказывается на грани краха, так как при сильных компетенциях в области технологий руководители и сотрудники компании не клиентоориентированы и не слышат потребностей клиентов. Из-за этого выпускаемые новинки не востребованы рынком, а существующие клиенты недовольны обслуживанием. Что предпринять, чтобы исправить ситуацию?
  • Небольшая малоизвестная компания-производитель из региона планирует выйти на федеральный рынок, что необходимо для дальнейшего развития бизнеса. Какие маркетинговые решения может принять компания, чтобы отстроиться от конкурентов? Как следует выстроить продажи?

При использовании кейс-метода для проверки знаний ответы на вопросы к кейсу могут оцениваться в баллах: использование определенных показателей и формулировок приносит некоторое число баллов, из которых складывается итоговая оценка. Таким образом, например, выстраиваются экзаменационные проверки, имеющие только две градации: «выполнено» или «не выполнено». После достижения определенного числа баллов кейс считается решенным, даже если ответы были получены не на все вопросы или на какие-то вопросы были даны неправильные ответы (как правило, это дополнительные вопросы, не приносящие кандидату большого числа баллов).

Бизнес-кейс как презентация компетенций

В последнее время бизнес-кейсы приобретают популярность как инструмент маркетинга, позволяющий продемонстрировать компетенции того, кто их решает. В данном случае они размещаются в открытых источниках вместе с решением. Такие кейсы обычно содержат несколько основных разделов: описание проблемы, с которой клиент обратился к исполнителю; проведенная диагностика, аудит или иное исследование проблемы, и обнаруженные недочеты в работе клиента; перечень выполненных действий, направленных на улучшение ситуации; результат, полученный клиентом после внедрения изменений.

Чаще всего в таком формате бизнес-кейсы используются консалтинговыми компаниями, которые на примере ситуаций своих клиентов наглядно демонстрируют, насколько они компетентны и чем могут быть полезны другим. В данном случае размещение кейсов следует рассматривать прежде всего как способ генерации полезного контента и вариант продвижения.

Статья для журнала «Коммерческий директор»

Поделиться с друзьями

что это такое, примеры и решения

Метод бизнес-кейсов прекрасно применяется при обучении и во время проверки знаний будущих сотрудников во время собеседования с ними. Кандидату предлагают решить конкретную проблемную ситуацию, в которой пребывает предприятие, либо работник или ставят перед ним вопросы, нуждающиеся в обозрении и принятии точных решений. Итогом тестирования бизнес-кейса является результативное решение поставленной задачи, обнаруженное кандидатом, либо выполненный им ряд аналитических заключений. Подробнее о целях и методах решения бизнес-кейсов расскажем в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

Бизнес кейс — что это такое

Кейс-метод придумали в Гарварде в 1924 г., наименование Business Case произошло от латинского языка, от понятия «casus» – ‘непонятная и странная ситуация’. Учащиеся обсуждали кейсы во время обучения для того, чтобы начиная рабочую деятельность можно было воспользоваться уже подготовленными образцами поведения.

Цели бизнес-кейсов

В ходе беседы проверяются интеллектуальные и аналитические данные соискателя, его мастерство выстраивать логическую цепочку умозаключений, а кроме того складно объяснять. Предоставляется рассмотрение устойчивости к стрессовым ситуациям, уверенности в своих силах и устанавливают коммуникативный потенциал кандидата в ситуациях давления. Исследуется интерес соискателя в решении установленной задачи, испытывается выносливость к неопределенности ситуации или большому количеству сведений, также анализируется процесс мышления предстоящего работника.

Бизнес кейсы с решениями подразумевают выбор настоящей стратегии, которой будет следовать фирма или руководство.

Разновидности бизнес-кейсов

В основе многих кейсов находится подлинные сведения о произошедших событиях или осуществляющих деятельность компаниях. При приеме на работу, как правило, предлагаются такие кейсы, которые созданы на основе сведений о компании, куда берется кандидат. Порой применяются придуманные компании, однако такие сведения часто бывают неправдоподобными.

Помимо прочего имеются особые бизнес-кейсы по разнообразным сферам деятельности, к примеру, менеджмент, маркетинг, консалтинг, управление персоналом и т.д. К слову, когда врачи анализируют заболевание, предлагая варианты его лечения — это также решение кейса.

Просто ли решается бизнес-кейс?
Бизнес-кейсы в некоторых случаях предлагаются в игровой форме, а кроме того предлагают решить их письменно или устно. В процессе игры следует активно входить в «образ». Обычно, время на принятие решения жестко лимитировано. Описывать надлежит по существу вопроса, не нужно останавливаться на деталях.

Не стоит забывать и упускать из вида, что от опрашиваемого ожидают плодотворных предложений по решению проблемы и объяснения, по какой причине был выбран конкретно этот путь. Иначе говоря, собеседник должен удостовериться, что у вас есть возможность использовать свои знания с практической точки зрения, следовательно, вы готовы к работе.

В ходе беседы проверяются интеллектуальные и аналитические данные соискателя.

Бизнес-кейсы: примеры и решения

Принимая во внимание, что любое предприятие и каждая ситуация неповторима, подобные примеры не являются единственно верным решением, но показывают единый подход и технологию решения административных вопросов.

Заказчик: Региональная фирма, действующая в области продажи стройматериалов.

Задача: Региональная фирма открыла отделение в Москве, спустя 2,5 года деятельности отделение все еще не приносило прибыли, невзирая на попытки, которые предпринимали управление и работники отделения. Как результат сформировалась сложная ситуация, в которой управление фирмы предполагало предпосылки неудачи в безынициативности работников отделения, а управляющий филиала ссылался на недостаток помощи со стороны главного офиса и незначительные бюджетные средства.

Требование: От начальника отделения совместно с руководством фирмы была поставлена задача увеличения размера продаж в столичном отделении фирмы.

Диагностирование: Была выполнена диагностика для раскрытия оснований для отсутствия динамики. В ходе диагностирования были исследованы субъективные причины, обнаружены полезные результаты в части компетенции персонала, мотивации, постановки целей и задач. Помимо прочего, изучались конкретные причины: положение на столичном рынке, соразмерность бизнес-системы и процессов.

Обзор по итогам диагностирования:

  1. Из области личного были обнаружены такие трудности: разное представление методов получения целей у начальства главного офиса и отделения, совокупность жалоб и недомолвок, трудности в общении вследствие нечастых личных встреч руководства.
  2. В области беспристрастного, невзирая на ухудшающий момент в виде большой конкурентной борьбы, основательных преград к осуществлению стратегии увеличения, обнаружено не было. Раскрыты позитивные результаты касательно востребованности продукции, продвижения и емкости рынка. Ключевые трудности были выявлены в сфере позиционирования и продвижения, и раскрыт ряд недосмотров в области организации бизнес-процессов.
  3. Обнаружена необходимость в обучении работников отделения.

Варианты решения:

  1. Выполнить стратегическую сессию, в процессе которой следует уточнить цели, разработать и согласовать политику компании для их получения.
  2. Установить более действенный размер коммуникаций, сформировать безопасное пространство для взаимодействий руководства главного офиса и филиала.
  3. Перевести работу отделения в формат проектной деятельности, установить сроки, бюджет и главные характеристики производительности.

Ход решения кейсов.

Методы реализации рекомендаций:
В ходе стратегической деятельности, с целью эффективного позиционирования и продвижения, была подобрана политика нишевой дифференциации, упор сделали на востребованный ассортимент. В соответствии с результатами работы были исправлены бизнес-процессы на стыке представителей руководящего офиса и филиал компании и создан проект «Москва белокаменная». Над проектом работали консультанты, администрация и работники филиала фирмы.

Результаты: Спустя 6 месяцев после запуска плана отделение вышло на самоокупаемость, по прошествии некоторого времени на 98% добились всех ключевых проектных характеристик с экономией бюджетных средств на 17%.

Бизнес кейсы с решениями подразумевают выбор настоящей стратегии, которой будет следовать фирма или руководство.

Независимо от природы данного вам кейса, вам необходимо будет:

  1. Подвергнуть тщательному рассмотрению. Это предполагает раскрытие причинно-следственных связей, что же может случиться и по какой причине.
  2. Пояснить ситуацию.
  3. Дать оценку ранее предложенным мерам.
  4. Рассмотреть допустимые предстоящие действия и сопоставить их потенциальную продуктивность.
  5. Возможно, вам придется изучить образец самостоятельно.

Заключение

Проблемы и задачи существуют в каждом виде деятельности. Важно уметь определять приоритетные вопросы, точно и полно разбирать проблемы, создавать задачи, и грамотно их решать, это нужно всем, независимо от того, чем занимаются, где проживают и есть ли у них бизнес. Это умение полезно каждому, чтобы уметь справляться с жизненными препятствиями без потерь и травм.

В данном видео представлены несколько видов решения бизнес-кейсов на примере маркетинговых задач.

Что такое кейс и кейс-метод обучения?

О кейс-чемпионате

Кейс — это строящееся на реальных фактах описание проблемной ситуации, которая требует решения. Ситуация может быть из сферы бизнеса или юриспруденции, медицины или строительства. Объединяет их то, что в каждом случае есть пакет (кейс) заданий, не имеющих точного решения, и требуется в сложившихся условиях предложить определенный вариант действий.

Обычно происхождение термина одни связывают с английским словом case (портфель, небольшой чемодан), другие – с латинским casus (нестандартная, трудноразрешимая ситуация). И те, и другие, как вы видите, в чем-то правы.

Любые бизнес-структуры ежедневно сталкиваются с задачами, не имеющими определенного решения и требующими управленческих решений со стороны менеджмента компании. Каждый такой кейс требует комплексного анализа ситуации, выработки гипотез, предложения эффективных мер по решению поставленной задачи, а также построения финансовой модели решения.

Пример бизнес-кейса может быть таким: компании необходимо разработать стратегию продвижения нового продукта на рынок шоколадных изделий. Для этого необходимо проанализировать отрасль, конкурентов, провести анализ целевой аудитории, доработать продукт, чтобы он удовлетворял потребностям потребителей и обладал конкурентными свойствами, продумать маркетинговую кампанию, составить план работы и оценить риски и финансовые показатели проекта.

Решить кейс – это значит исследовать предложенную ситуацию (кейс), собрать и проанализировать информацию, предложить возможные варианты действий и выбрать из них наиболее предпочтительный вариант.

Предлагать определенное решение в проблемных ситуациях, не имеющих одного «правильного» решения – это ежедневная практика юриста, врача, менеджера, политика, военноначальника… Поэтому важно учиться этому, а не только изучать теорию.

Кейс-метод обучения

Кейсметод обучения (англ. Case method, кейс-метод,) – техника обучения, использующая описание реальных экономических, социальных и бизнес-ситуаций.

Первую особенность мы уже назвали – кейс не имеет правильного ответа, который нужно найти, используя стандартные формулы и правила.

Вовторых, информация, с которой приходится работать, принимая решение, зачастую неполна, противоречива и постоянно меняется.

Втретьих, время на решение кейса, как правило, ограничено.

Согласитесь, в жизни не раз приходится сталкиваться с подобным. В бизнесе, например, редко есть возможность выяснить все детали и иметь перед глазами полную картину. Как правило, приходится действовать в условиях неопределенности и нехватки информации, искать нестандартные и креативные решения, быстро выбирать  определенное решение из нескольких эффективных, причем, в условиях ограниченного времени, стресса, противоречивой информации.

Кейсы имитируют настоящие ситуации и строятся на реальных фактах. Через разбор реальных ситуаций формируется умение анализировать ситуации и самостоятельно принимать решения в реальной жизни.

Преимущества кейсметода обучения

По сравнению с традиционными методами обучения кейс-метод имеет ряд неоспоримых преимуществ.

  • Традиционные методы ориентированы на изучение чего-либо, а кейс-технологии – на применения имеющихся знаний в конкретной ситуации для решения определенной проблемы. Можно сказать, что кейс метод позволяет соотносить теорию с реальной жизнью и формирует навыки использования теории, методов и принципов, что дает более широкое представление о предмете нежели исключительно академическое образование.
  • В кейс-методе акцент при обучении делается не на овладевание готовым знанием, а на его выработку. Не повторить, а найти новое нестандартное решение – это увлекательно и интересно. Обучающиеся оказываются эмоционально вовлечены и поглощены процессом, что приводит к более эффективному усвоению знаний и навыков.
  • Кейс-метод позволяет совершенствовать навыки, которые оказываются крайне необходимы в реальной жизни (причем, как в профессиональной, так и в повседневной):

Навыки работы с информацией, аналитические навыки

Умение искать недостающие данные, выделять существенную и несущественную информацию, в сжатые сроки анализировать и перерабатывать большие массивы информации, структурированно и логично мыслить, делать гипотезы и предположения, логично и структурированно оформлять результаты

Творческие навыки

Решение кейса требует умения мыслить нестандартно и самостоятельно, быть креативным и уметь предлагать альтернативные варианты решения проблемы, которые нельзя найти логическим путем

«Мягкие навыки» (soft skills)

Организовывать работу команды, улаживать конфликты, грамотно формулировать и отстаивать свое мнение, убеждать, искать компромиссы, презентовать свое решение перед публикой, вести дискуссию, слушать оппонентов, контролировать себя и т. д.  

Новый метод с давней историей

Можно ли стать специалистом в области права, не имея опыта работы с реальными юридическими казусами? Одним из первых об этом задумался Христофор Колумб. Нет, не тот, который открыл Америку. Полное имя пионера case-study – Христофор Колумб Лэнгделл. Будучи выпускником Гарвардской школы права и на себе испытавший традицию сплошной зубрежки, процветающую на юридических факультетах, Лэнгделл, став в 1870 году деканом, немедленно начал внедрять метод кейсов (case-study) – метод разбора реальных ситуаций, предлагая студентам ознакомиться с первоисточниками (судебными делами, решениями апелляционного суда и т. д.) и сделать собственное заключение. Такой метод обучения ожидаемо оказался сложнее и встретил большое сопротивление среди студентов. За три года численность студентов в школе упала более чем на 30 процентов. Но Лэнгделл остался на должности декана и продолжил внедрение кейсов и к концу XIX века такой вариант обучения прочно закрепился и в Гарвардской школе, и в нескольких других университетах. К 1920-м годам метод разбора дел из реальной судебной практики стал первостепенным в юридическом обучении и остается таковым в наше время.

В бизнес обучение кейс-метод тоже пришёл из Гарварда – в 1908 году была основана Гарвардская школа бизнеса. Идея строить обучение вокруг обсуждения проблем, связанных с управлением бизнесом, возникла еще у первого декана школы Эдвина Гэя, а первый пробный курс под названием «Искусство ведения бизнеса» был прочитан в 1912 году. Альтернативой учебникам стали интервью с ведущими предпринимателями и топ-менеджерами компаний и написанные на их основе подробные отчеты о том, как они решали ту или иную ситуацию, а также о факторах, влияющих на их деятельность.

Настоящий расцвет кейс-метода наступил в 1919 году, когда деканом Бизнес школы Гарварда стал банкир Уоллес Донэм, который был горячим сторонником его применения. Основной причиной сложностей распространения метода было отсутствие готовых материалов, подобных опубликованным сборникам судебных решений. В 1920-м был издан первый сборник кейсов, после чего вся система обучения менеджменту в Гарвардской школе была переведена на case study Преподаватели Гарвардской школы бизнеса активно способствовали его распространению, публикуя книги, учебные пособия, сборники кейсов и занимаясь обучением преподавателей, еще не использовавших метод. В 50-е годы бизнес кейсы стали активно использоваться и в Западной Европе.

В настоящее время в Гарварде каждый год разрабатывается примерно 350 новых кейсов, рядовой студент за время обучения в престижнейшем университете США разбирает до 700 кейсов.  Всем известно, что выпускники Гарварда – одни из наиболее востребованных людей на рынке труда и одни их самых успешных бизнесменов. Наиболее ярким примером является Марк Цукерберг – основатель социальной сети Facebook и самый молодой долларовый миллиардер в мире.

Для России кейс-технологии или кейс-метод обучения – сравнительно новое явление. Распространение они стали получать лишь в 90-ые годы XX-го века на базе нескольких московских вузов. В 2007-м был проведен первый чемпионат России по решению бизнес-кейсов. В 2009-м году популярность чемпионата выросла настолько, что в нем приняли участие 3500 студентов из 15 городов России.

КЕЙС — это… Что такое БИЗНЕС-КЕЙС?

  • КЕЙС-МЕТОД — Техника обучения, использующая описание реальных экономических и социальных ситуаций. Обучающиеся должны проанализировать ситуацию, разобраться в сути проблем, предложить возможные решения и выбрать лучшее из них. Различают полевые ситуации,… …   Словарь бизнес-терминов

  • бизнес-портфель — сущ., кол во синонимов: 2 • атташе кейс (2) • дипломат (7) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

  • Кейс — В Викисловаре есть статья «кейс» Кейс (англ. case) может принимать следующие значения: Кейс  небо …   Википедия

  • Кейс-метод — Метод кейсов (CS) (англ. Case study, метод конкретных ситуаций)  техника обучения, использующая описание реальных экономических и социальных ситуаций. Обучающиеся должны проанализировать ситуацию, разобраться в сути проблем, предложить возможные… …   Википедия

  • атташе-кейс — сущ., кол во синонимов: 2 • бизнес портфель (2) • дипломат (7) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

  • Метод кейсов — (англ. Case method, кейс метод, кейс стади, case study, метод конкретных ситуаций, метод ситуационного анализа)  техника обучения, использующая описание реальных экономических, социальных и бизнес ситуаций. Обучающиеся должны… …   Википедия

  • Business FM — ООО «Медиа Новости» Страна …   Википедия

  • Case Champ — Case Champ  всеукраинский студенческий чемпионат по решению бизнес кейсов. Впервые проведен осенью 2010 года, участие приняла 231 команда. В чемпионате имеют право принимать участие студенты 4 6 курсов любых украинских вузов и выпускники… …   Википедия

  • Идальго Имидж — Эта статья или раздел носит ярко выраженный рекламный характер. Это не соответствует правилам Википедии. Вы можете помочь проекту, исправив текст согласно стилистическим ре …   Википедия

  • Альтман, Егор Ильич — Значимость предмета статьи поставлена под сомнение. Пожалуйста, покажите в статье значимость её предмета, добавив в неё доказательства значимости по частным критериям значимости или, в случае если частные критерии значимости для… …   Википедия

  • Бизнес-кейсы.

    Кейс — это строящееся на реальных фактах описание проблемной ситуации, которая требует решения. Ситуация может быть из сферы бизнеса или юриспруденции, медицины или строительства. Объединяет их то, что в каждом случае есть пакет (кейс) заданий, не имеющих точного решения, и требуется в сложившихся условиях предложить определенный вариант действий.

    Любые бизнес-структуры ежедневно сталкиваются с задачами, не имеющими определенного решения и требующими управленческих решений со стороны менеджмента компании. Каждый такой кейс требует комплексного анализа ситуации, выработки гипотез, предложения эффективных мер по решению поставленной задачи, а также построения финансовой модели решения.

    Решить кейс – это значит исследовать предложенную ситуацию (кейс), собрать и проанализировать информацию, предложить возможные варианты действий и выбрать из них наиболее предпочтительный вариант.

    Для успеха в 21 веке постоянно необходимо узнавать что-то новое. Обучение теперь не ограничивается школой и университетом: полезные навыки и знания требуется приобретать в течение всей жизни.

    Чтобы преуспевать в своём деле, важно постоянно совершенствоваться, а также изучать опыт конкурентов и успешных людей. Один из самых эффективных способов сделать это — бизнес-кейс.

    Бизнес-кейсом называется описание проблемной ситуации в предпринимательстве, методы её решения и полезный опыт, который вынес автор.

    Бизнес-кейс — это совокупность информации, он не существует материально. Может быть оформлен как текст, видео, изображение, презентация, инфографика, видео или подкаст. Наиболее распространённым является развёрнутое текстовое описание. Кейс зачастую представляет собой историю: с чего начинал бизнесмен, какие цели перед собой ставил, с какими трудностями столкнулся и как преодолел их.

    В основе бизнес-кейса — проблема, с которой столкнулся бизнесмен, и методы, которыми он её решил (или использовал, но не сумел решить).

    Кейсы полезны студентам и магистрантам экономических факультетов, разного рода управленцам, начинающим и опытным предпринимателям. Информация о способах решения проблемной ситуации, может быть как инструкцией по применению, так и базой для разработки собственной стратегии.

    Понятие «бизнес-кейсов» обрело популярность в России в течение нескольких последних лет, однако в мире используется уже почти столетие — с 1924 года. Тогда преподаватели Гарвардской школы бизнеса поняли, что обучать аспирантов по учебникам невозможно — им требуются практические знания. Поэтому они решили приглашать на занятия практиков бизнеса и просили их рассказать о своей повседневной работе. Те подробно описывали, с какими проблемами их приходится сталкиваться, а студенты предлагали решения. Так и появились кейсы — совокупность данных в формате «вопрос-ответы» или «вызов-решения».

    Решение бизнес-кейса поможет изучить чужой предпринимательский опыт.

    Цели

    Основная цель бизнес-кейса — поделиться опытом решения проблемы или достижения цели. Истории в кейсах настоящие (хотя иногда в них меняют имена и названия) и выдуманные на основе реальных событий, поэтому дают представление о практической стороне любой деятельности. Это полезно для обучения и для преодоления трудных ситуаций в собственном бизнесе.

    Каким вопросам посвящаются бизнес-кейсы:

    — управление персоналом;

    — развитие бизнеса;

    — увеличение дохода;

    — выход на новые рынки;

    — привлечение клиентов;

    — оптимизация рабочих процессов;

    — оптимизация управления;

    — расширение ассортимента;

    — диверсификация;

    — выявление и преодоление рисков.

    Полезным является не только решение кейса, но и процесс его создания. Собирая материал, формулируя проблемы и историю их преодоления, автор обобщает свой опыт. Вполне вероятно, что по ходу этого процесса он увидит детали, которых ранее не замечал. Он поймёт, в каких ситуациях действовал ошибочно, что не заметил вовремя и какие нюансы упустил. Даже если кейсами пока не с кем поделиться, не поленитесь перевести свой опыт хотя бы в текст. Почерпнете много нового из своих собственных знаний.

    Цель изучающих кейсы — использовать чужой опыт для профессионального роста. Цель составителей — обобщить опыт и поделиться знаниями с другими.

    Бизнес-кейсы принято разделять на две категории.

    1.Структуированные. Это систематизированные данные, в которых поэтапно раскрываются суть проблемы, опробованные методы и достигнутые результаты. Обычно предполагают один вариант ответа. Наиболее удобны для изучения и использования на практике.

    2.Неструктурированные. Представляют собой большой объём информации, не всегда систематизированной, изложенной непоследовательно. Такими являются все кейсы на начальном этапе разработки и кейсы, посвящённые ещё не до конца решённым проблемам. Предполагают несколько вариантов ответа или возможность нестандартного выхода из ситуации. Другой вариант классификации основан на реальности событий, описываемых в кейсе: Реальные. Основаны на событиях, произошедших в действительности. Достоверность придаёт им большую ценность. Виртуальные. Выдуманные, гипотетические ситуации. Применяются с целью прогнозирования и обучения, стимулируют предпринимательское мышление и креативный подход к делу.

    Оформляя бизнес-кейс, автор обобщает свой опыт и смотрит на проблемы со стороны.

    Как решать  бизнес-кейсы?

    Решение проблемы в бизнесе никогда не предполагает универсальной методики. Ответ находится десятками путей. Каким будет выбор, зависит от бизнесмена: предпочитает он преодолевать трудности самостоятельно, стремится найти готовое решение или ценит дискуссию и творческий подход.

    Пример бизнес-кейса может быть таким: компании необходимо разработать стратегию продвижения нового продукта на рынок шоколадных изделий. Для этого необходимо проанализировать отрасль, конкурентов, провести анализ целевой аудитории, доработать продукт, чтобы он удовлетворял потребностям потребителей и обладал конкурентными свойствами, продумать маркетинговую кампанию, составить план работы и оценить риски и финансовые показатели проекта.

    Обобщенно последовательность решения кейса можно описать так:

    — анализ, подробное рассмотрение ситуации, описание проблемы;

    — установление причинно-следственных связей — что привело к проблеме и какие негативные последствия она может спровоцировать, если не устранить её; оценка сложности ситуации;

    — сбор информации — опыт тех, кто уже преодолевал такую или похожую проблему;

    — предложение вариантов решения кейса;

    — оценка вариантов, прогнозирование их эффективности;

    — практика, внедрение предложенного варианта в работу.

    Бизнес-кейс — это совокупность информации о решении какой-либо проблемы в предпринимательстве, изложенная в форме «вопрос-ответ», как рассказ или набор тезисов. Может представлять собой текст, презентацию, видео, изображение, но чаще всего объединяет несколько форматов представления данных.

    Создателю кейс помогает обобщить и полностью осознать свой опыт, другим пользователям — научиться на чужом опыте, извлечь полезную информацию для себя.

    инструкция и примеры для бизнеса

    Стандартная структура, которая подойдет для большинства кейсов: кто клиент → какая задача → что и как делали → что получилось.

    В заголовке опишите суть работы или покажите крутой результат. Если вы работали с известной компанией, добавьте ее название в заголовок — это пойдет на пользу.

    В конце поставьте призыв к действию и укажите контакты. Не заставляйте людей, которых заинтересовала ваша работа, искать, как бы с вами связаться.

    Иллюстрируйте кейс — покажите фотографии, скриншоты, графики. Добавляйте комментарии сотрудников, которые работали над проектом, и отзывы клиента — это сделает рассказ более живым и убедительным.

    Помните, что кейсов без результата не бывает. Если вы рассказываете о длительном процессе, который еще не завершился, покажите какой-то промежуточный результат — что изменилось за месяц или полгода вашей работы. Если вы продолжаете сотрудничество с клиентом, можно рассказать о планах на будущее.

    Не забывайте красиво оформить кейс. Хотя содержание и первично, встречают все же по одежке. Не обязательно делать произведение дизайнерского искусства с кучей анимаций — достаточного аккуратного оформления. Разбивайте текст на абзацы, пишите заголовки, выбирайте качественные иллюстрации.

    Если вы не хотите тратить деньги на верстку шаблона для кейса, можно оформить материал на Тильде или другом конструкторе сайтов. Там не нужны навыки веб-разработки — страница собирается из готовых блоков как конструктор.

    Кейсы необязательно публиковать только на своем сайте. Напишите интересный рассказ о проекте и предложите его в тематические сообщества в соцсетях, блоги или СМИ. В каждой сфере бизнеса есть сайты, которые с радостью опубликуют качественный материал. Так о вашем бизнесе узнает много новых людей.

    Кейс можно сделать вирусным, чтобы он получил максимальный охват. Подходят все приемы пиара: провокация, использование трендов, поиск общего врага. Но не переборщите — вы рекламируете свои услуги, а не просто развлекаете людей.

    Сделайте удобную навигацию по своему портфолио— чтобы посетители сайта могли легко найти нужный.

    Международный инженерный чемпионат «CASE-IN» | О методе кейсов

    О методе кейсов

    Метод кейсов (Case study) 

    Метод кейсов – это основа современного образования для интеграции теоретических знаний с реальным сектором экономики. Case study – активный метод обучения,технология для привлечения, отбора, оценки и обучения, развития необходимых профессиональных и надпрофессиональных «soft skills» навыков.

    С 2012 года Организаторы Чемпионата занимаются продвижением техники метода кейсов в России, адаптировав формат для инженерных специальностей. 

    Сегодня инженерный кейс – неотъемлемый инструмент молодежных проектов в отраслях ТЭК, МСК и промышленности, для профориентации школьников, развития и обучения студентов, а также развития и отбора молодых специалистов.

    Что такое кейс?

    Бизнес — кейс – пример из практики реально действующей компании той или иной сферы или отрасли. Как правило, кейс содержит не только описание, но и проблему, строится на реальных фактах. 

    Инженерный кейс – ситуационный пример, содержащий описание инженерно-технической задачи, «встроенной» в реальную отраслевую ситуацию. Основан на конкретных производственно-финансовых показателях. Инженерные кейсы отличаются от бизнес-кейсов тем, что в основе лежат конкретные инженерные задачи с несколькими возможными правильными решениями и определенным подбором данных.

    Кейс как образовательный инструмент 

    Информация в кейсе представлена неструктурированными проблемами и часто не содержит части данных, необходимых для анализа. В отличие от задач кейсы не имеют четкого алгоритма решения и единственно «правильного» ответа. Для решения кейса требуются навыки владения методиками проведения анализа, расчетов, поиска дополнительных данных.

    Сложность, эффективность и ценность для практической реализации решения кейса зависит от уровня знаний и опыта студентов и молодых специалистов. 

    За 10 лет проведения чемпионатов на базе инженерных кейсов организаторы накопили существенный опыт и в 2019 году были изданы методические рекомендации

    Об использовании инженерных кейсов, в качестве измерительного инструментария в образовательном процессе под редакцией и.о. директора Института инновационного проектирования и технологического предпринимательства СПбГЭТУ «ЛЭТИ», к.э.н. Н.В. Трифоновой.

    Инженерные кейсы в рамках чемпионата

    В чемпионате «CASE-IN» участники решают полноформатные инженерные кейсы,  предполагающие командную работу над решением в ограниченный период времени и его защиту перед экспертной комиссией. Временное ограничение мобилизует все резервы участников, поэтому командная работа, умение распределять роли, задачи и зоны ответственности являются неотъемлемой частью решения инженерного кейса.

    В методических рекомендациях по решению кейсов международного инженерного чемпионата «CASE-IN», разработанных компанией «Астралогика» собрана и систематизирована информация о целях методики CASE-технологии, процессе и принципах работы над кейсом.

    По данным рекомендациям Организаторы также подготовили обучающую презентацию «Как решать инженерные кейсы» и видеометодичку.

    Видеометодичку будет полезно посмотреть:

    • школьникам;
    • учащимся профильных вузов и ссузов;
    • молодым специалистам отраслевых компаний;
    • представителям технических и кадровых служб предприятий ТЭК  и МСК;
    • представителям отраслевых научных организаций и образовательных организаций, выступающим в качестве экспертов.
    Что дает решение кейсов студентам?

    Использование метода инженерных кейсов дает молодым людям возможность отточить множество полезных навыков: умение распределять роли в команде, искать, структурировать и анализировать информацию, вырабатывать согласованное мнение, презентовать и аргументировать свои идеи в общении с экспертами. Подобный опыт в современном мире необходим. Известно, что ведущие компании ведут борьбу за инженерные кадры, но не стоит забывать, что всем нужны лучшие. Чемпионат дает уникальную возможность качать свои профессиональные навыки и «soft skills». Школа «CASE-IN» – это сложно, но это того стоит.

    Какие задачи решаются в кейсах Чемпионата?

    Сегодня в Чемпионате «CASE-IN» 5 лиг. В самой титулованной и многочисленной – Cтуденческой лиге – восемь направлений. Каждый кейс – это работа организаторов, партнеров и аналитиков. Учитываются возрастные критерии аудитории, актуальность задач для компании, важность рассматриваемой темы для государства и множество других факторов. Каждый кейс, представляемый для решения участникам, проходит пять и более согласований, с каждым годом мы совершенствуем процесс разработки кейсов.

    Наша цель – внедрить метод инженерных кейсов в образовательный процесс, чтобы его эффективно могли использовать как преподаватели, так и будущие специалисты. Поэтому совместно с Томским политехническим университетом был подготовлен сборник инженерных кейсов «Инженерный кейс: от практических задач до инновационных решений» под редакцией начальника отдела стратегического партнерства Е.С. Воронцовой, в котором можно ознакомиться с заданиями кейсов, которые решали участники трех сезонов Международного инженерного чемпионата «CASE-IN» в 2017-2019 гг., подготовленные  по материалам и совместно с нашими партнерами – компаниями АО «СО ЕЭС», ПАО «ФСК ЕЭС», СИБУР, ПАО «НК «Роснефть», ООО «Майкромайн Рус», ООО «Транснефтьэнерго», ПАО «НЛМК», АО «Гринатом», ПАО «Русгидро», АК «Алроса» (ПАО).

    В первую очередь, кейс предназначен для студентов, но его материалы могут быть полезны и старшеклассникам, планирующим обучение по направлениям ТЭК и МСК, а также молодым специалистам, заинтересованным в профессиональном развитии. Задания снабжены методическими рекомендациями, которые помогут вам в этой работе.

    В заключение

    Оргкомитет «CASE-IN» совместно с партнерами готовят для участников интересные и полезные материалы. Вы также можете ознакомиться с признанными экспертами лучшими решениями кейсов участников прошлых лет и другими полезными материалами.

    

    Что такое бизнес-кейс? | APM

    Что такое бизнес-модель? | APM

    Пять элементов бизнес-кейса

    Обычно в бизнес-кейсе используют следующие пять элементов:

    1. Стратегический контекст : Убедительные аргументы в пользу перемен.
    2. Экономический анализ : Возврат инвестиций на основе инвестиционной оценки опционов.
    3. Коммерческий подход : На основе стратегии снабжения и стратегии закупок.
    4. Финансовое дело : Доступность для организации в установленные сроки.
    5. Управленческий подход : роли, структура управления, выбор жизненного цикла и т. Д.

    Бизнес-модель пересматривается и корректируется на этапе принятия решений по мере появления более зрелых оценок и информации.Утвержденное экономическое обоснование обеспечивает запись решений, принятых руководством о том, как добиться требуемой отдачи от вложенных инвестиций. В нем документируются рассмотренные варианты, и обычной практикой является включение варианта «ничего не делать» в качестве ссылки. Благодаря этому подходу экономическое обоснование становится записью рекомендуемого варианта с обоснованием и доказательствами в поддержку решения.

    Представление бизнес-обоснования, если оно одобрено, приводит к официальному запуску проекта, программы или портфолио.Спонсору принадлежит бизнес-кейс.

    Он объединяет оценку инвестиций с доказательствами того, как инвестиции должны привести к реализации предполагаемых выгод. У всех проектов должно быть экономическое обоснование, демонстрирующее ценность работы, и оно должно быть изложено на этапе разработки концепции жизненного цикла .

    Ссылки по теме

    Ложь, проклятая ложь… бизнес-кейсы BLOG
    Что вы чувствуете, когда вас просят написать бизнес-кейсы? Если вы похожи на большинство людей, вы не считаете это ни приятным, ни стоящим делом. Большинство людей рассматривают бизнес-процесс как форму средневековой пытки, которую применяли бухгалтеры . .. читать дальше

    Как создать бизнес-кейс БЛОГ
    Деловой кейс бывает непросто сделать правильно. Он требует множества различных навыков — написания, презентации, управления бюджетом и даже навыков продаж — чтобы создать убедительные аргументы в пользу проекта, его масштабов, преимуществ и выделенных на него средств… читать дальше

    Кейс для бизнес-кейса NEWS
    Кейс для бизнес-кейса был доставлен Питером Лэнгли для Юго-Восточного отделения BAE в Рочестере … подробнее


    Свод знаний APM, 7-е издание

    Подробнее о бизнес-кейсах в первой главе Свода знаний APM 7 -е издание .

    Свод знаний APM, 7-е издание — это базовый ресурс, содержащий концепции, функции и действия, которые составляют профессиональное управление проектами . Он отражает развивающуюся профессию, признавая проектную работу на всех уровнях и во всех секторах для влиятельных лиц, лиц, принимающих решения, профессионалов проектов и их команд.

    Седьмое издание продолжает в духе предыдущих выпусков, сотрудничая с проектным сообществом, чтобы создать основу для успешной реализации проектов, программ и портфелей.

    Свод знаний APM


    Могли бы вы быть менеджером проекта?

    Хорошее место для начала — посетить наш раздел карьеры; это предоставляет вам инструменты и ресурсы, чтобы начать свой путь к управлению проектами.

    APM Карьера


    Подпишитесь на рассылку новостей APM.

    Как написать бизнес-кейс — шаблон и примеры

    Что такое бизнес-кейс?

    Экономическое обоснование разрабатывается на ранних стадиях проекта и описывает, почему, что, как и кто необходимо, чтобы решить, стоит ли продолжать проект. Одна из первых вещей, которые вам нужно знать при запуске нового проекта, — это преимущества предлагаемого изменения бизнеса и то, как сообщить об этих преимуществах бизнесу.

    Хотя проектное предложение фокусируется на том, почему вам нужен проект, оно будет содержать только схему проекта: бизнес-видение, бизнес-потребности, ожидаемые выгоды, стратегическое соответствие, произведенные продукты, общие оценки времени и затрат, а также влияние на организацию. .

    Напротив, экономическое обоснование, которое сначала разрабатывается на этапе инициации проекта, имеет гораздо больше деталей и должно быть рассмотрено спонсором проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, прежде чем оно будет принято, отклонено, отменено, отложено или пересмотрено.

    В зависимости от масштаба изменения бизнеса бизнес-обоснование может нуждаться в доработке в рамках подробного исследования. Следовательно, его следует разрабатывать постепенно, чтобы время и ресурсы не тратились напрасно на непрактичное.

    Зачем нужен бизнес-кейс

    Подготовка бизнес-обоснования включает оценку:

    • Бизнес-проблема или возможность

    • Преимущества

    • Риск

    • Затраты, включая оценку инвестиций

    • Технические решения

    • Шкала времени

    • Влияние на производственную деятельность

    • Организационные возможности для достижения результатов проекта

    Эти проблемы проекта являются важной частью бизнес-обоснования.Они выражают проблемы, связанные с текущей ситуацией, и демонстрируют преимущества нового видения бизнеса.

    Экономическое обоснование объединяет преимущества, недостатки, затраты и риски текущей ситуации и видения будущего, чтобы исполнительное руководство могло решить, следует ли продолжать проект.

    Многие проекты начинаются с прогулки в тумане, что само по себе хорошо, но никогда не видят дневной свет и не блуждают слишком долго, потому что ясность масштабов, сроков, затрат и выгод не определены должным образом. на первых этапах проекта.

    Стоит ли заниматься этим проектом?

    Почему вы начинаете проект? Скорее всего, вы делаете это, потому что вам нужно решить проблему.

    Обычно проблема в том, что мешает достижению ваших целей. Кажется, что проект направлен на достижение целей, и ваши цели не будут реализованы, если вы не решите проблему (или возможность или обстоятельства).

    Если проект стоит того, нужно ответить на 4 простых вопроса:

    1. Какова ваша цель?

    2. Что мешает вам достичь цели?

    3. Сколько изменений необходимо, чтобы преодолеть проблему?

    4. Вы уверены, что это решит проблему?

    Можете ли вы быстро ответить на эти вопросы? У вас есть доказательства, подтверждающие или опровергающие ваши предположения?

    Если нет, то начинать проект не стоит.


    Электронная книга: Полное руководство по планированию творческих проектов

    Электронная книга: 3 стратегии для планирования успешных маркетинговых проектов


    Когда использовать бизнес-кейс

    Экономическое обоснование необходимо, когда необходимо обосновать ресурсы или затраты на проект. Обычно требуется одобрение спонсора проекта и других заинтересованных сторон.

    Например, финансовая служба может авторизовать средства, а ИТ-отдел предоставить ресурсы.

    Как написать бизнес-кейс

    Цель бизнес-кейса — коммуникация. Поэтому каждый раздел должен быть написан на языке предполагаемой аудитории.

    Более того, он должен содержать только достаточно информации, чтобы помочь в принятии решений. При написании бизнес-кейса имейте в виду следующее:

    • Будьте кратки и передавайте только самое необходимое

    • Сделайте это интересно, понятно и лаконично

    • Избавьтесь от домыслов и сведите к минимуму жаргон

    • Опишите свое видение будущего

    • Продемонстрируйте ценность и преимущества, которые проект приносит бизнесу

    • Обеспечьте единообразный стиль и удобочитаемость

    Спонсор проекта несет ответственность за подготовку экономического обоснования.

    Однако все соответствующие члены команды должны вносить свой вклад в его развитие. Аналогичным образом, профильные эксперты из других подразделений — финансов, отдела кадров, ИТ, предоставления услуг и т. Д. — могут предоставить специализированную информацию.

    Те, кто пишет экономическое обоснование, должны хорошо понимать цели проекта и уметь объединять различные и потенциально сложные планы в один документ, используя следующий шаблон бизнес-обоснования.

    Шаблон бизнес-кейса

    Ниже приведены четыре шага к написанию шаблона бизнес-модели для вашего проекта.

    Включает следующие четыре раздела:

    1. Краткое содержание

    2. Финансы

    3. Определение проекта

    4. Проектная организация


    Раздел

    Заголовок раздела

    Ответ на вопрос

    ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

    1

    ФИНАНСЫ

    Сколько?

    1. 1

    Финансовая оценка

    Сколько?

    1,2

    Анализ чувствительности

    Сколько?

    2

    ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОЕКТА

    2,1

    Справочная информация

    Почему?

    2.2

    Бизнес-цель

    Почему?

    2,3

    Преимущества и ограничения

    Почему?

    2,4

    Идентификация и выбор опции

    Что?

    2,5

    Объем, влияние и взаимозависимости

    Что?

    2.6

    Набросок плана

    Что? Когда? ВОЗ?

    2,7

    Оценка рынка

    Контекст?

    2,8

    Оценка рисков

    Контекст?

    2,9

    Проектный подход

    Как?

    2. 10

    Стратегия закупок

    Как?

    3

    ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

    3,1

    Управление проектами

    Как? ВОЗ?

    3,2

    Отчетность

    Как?


    1.Краткое содержание

    В зависимости от длины бизнес-обоснования вы можете захотеть включить высокоуровневое резюме проекта.

    Резюме — это первый и последний написанный раздел экономического обоснования. Это краткое изложение всего бизнес-кейса. Он лаконично передает важную информацию о проекте и доводит до читателя всю историю.

    Первые впечатления важны. Сделай это правильно!

    2. Финансовый отдел

    Финансовый раздел эффективного экономического обоснования предназначен в первую очередь для тех, кто утверждает финансирование. Финансовый отдел будет заинтересован в этом, а также в первой половине определения проекта.

    Финансовая оценка

    При подготовке финансовой оценки обратитесь за советом по содержанию и представлению к финансовому отделу. В случае капитального строительства проконсультируйтесь с профильными экспертами.

    Целью финансовой оценки является:

    • Определите финансовые последствия для проекта

    • Разрешить сравнение проектных затрат с прогнозируемыми выгодами

    • Обеспечить доступность проекта

    • Оценить соотношение цены и качества

    • Прогнозировать денежный поток

    Анализ чувствительности

    Анализ чувствительности касается проектного риска и рассматривает альтернативные варианты будущего, измеряя влияние на результаты проекта или допущения изменения значений, в которых есть неопределенность.

    Фактически, анализ чувствительности позволяет бухгалтеру проекта экспериментировать с возможными сценариями.

    3. Определение проекта

    Это самая большая часть бизнес-обоснования, предназначенная для спонсора проекта, заинтересованных сторон и команды проекта. Он отвечает на большинство вопросов, касающихся вашего проекта, почему, что и как.

    Справочная информация

    Цель этого раздела — дать ясное представление о бизнес-модели и проекте. Он должен содержать краткий обзор причин, по которым произошли изменения в проекте или бизнесе: проблема, возможность или изменение обстоятельств.

    При необходимости обратитесь к соответствующим программам, проектам, исследованиям или бизнес-планам.

    Бизнес-цель

    В этой части описывается, почему вы делаете этот проект. Бизнес-цель отвечает на следующие вопросы:

    Преимущества и ограничения

    В разделе преимуществ и ограничений поочередно описываются финансовые и нефинансовые преимущества. Цель — объяснить, зачем вам нужен проект.

    Например, на:

    Экономическое обоснование также должно включать любые ограничения, поскольку они представляют потенциальный риск для проекта.

    Обозначение и выбор опции

    Определите возможные решения проблемы и опишите их достаточно подробно, чтобы читатель мог их понять.

    Например, если бизнес-модель и предлагаемое решение используют технологию, обязательно объясните, как используется технология, и дайте определение терминам, используемым в глоссарии. Поскольку у большинства проблем есть несколько решений, часто требуется оценка опционов. Это позволит изучить возможные решения и порекомендовать лучший вариант.

    При написании первоначального экономического обоснования оценка опционов, вероятно, будет содержать длинный список опционов и будет охватывать множество возможностей. По мере реализации проекта ряд вариантов будет отклонен. Окончательное экономическое обоснование может содержать от трех до пяти вариантов (краткий список), который включает вариант «ничего не делать» или вариант тестирования.

    Объем, влияние и взаимозависимости

    В этом разделе шаблона бизнес-модели описывается работа, необходимая для достижения бизнес-цели, и определяются бизнес-функции, на которые влияет проект.

    Кроме того, в разделе «Объем проекта, влияние и взаимозависимости» должны быть указаны объем и границы проекта. Он описывает, что включено, а что исключено, а также ключевые взаимозависимости с другими проектами. Для экономического обоснования важно учесть неудачи других взаимосвязанных проектов и показать, как такие зависимости влияют на преимущества.

    Эскизный план

    Набросок плана содержит краткое изложение основных мероприятий и общий график — график проекта — для проекта.

    В идеале проект должен быть разделен на этапы, и каждому этапу предшествуют ключевые решения. Используйте этот раздел, чтобы ответить на следующие вопросы:

    • Что требуется?

    • Как это делается?

    • Кто чем занимается?

    • Когда что-нибудь случится?

    В этом кратком плане перечислены основные результаты и краткое описание проекта, а также ответственность за каждое мероприятие.

    Оценка рынка

    Важно, чтобы бизнес-кейс давал читателям всестороннюю оценку бизнес-контекста — рыночную оценку. Другими словами, четко обозначьте основные бизнес-интересы.

    Следовательно, оценка рынка должна показать полное понимание рынка, на котором работает ваш бизнес.

    Хорошей отправной точкой является включение ПЕСТИКА — политического, экономического, социологического, технологического, юридического и экологического — анализа.

    Оценка рисков

    Оценка рисков суммирует значительные риски и возможности проекта, а также способы управления ими. Включенные риски должны охватывать те, которые могут возникнуть в результате вашего проекта или способности организации вносить изменения.

    В этом разделе даны ответы на следующие вопросы:

    • Какие риски есть?

    • Каковы последствия возникновения риска?

    • Какие возможности могут появиться?

    • Какие существуют планы по устранению рисков?

    • Каждый проект должен включать журнал рисков.

    При написании бизнес-обоснования убедитесь, что оно включено, поскольку в нем объясняется, как управляются риски и возможности.

    Проектный подход

    Проектный подход описывает, как проект реализуется. То есть способ, которым выполняется работа по реализации проекта.

    Например, проект, в котором большая часть работ передана по контракту, вероятно, будет использовать другой подход по сравнению с проектом, который разрабатывает собственное решение.

    Стратегия закупок

    В этом разделе описывается, как должен финансироваться проект и должна ли организация принимать решение о покупке, аренде или аутсорсинге перед покупкой.

    Кроме того, стратегия закупок должна описывать используемый процесс закупок. Официальный процесс закупок может сэкономить время и деньги и снизить риски проекта.

    4. Проектная организация

    Последний раздел шаблона бизнес-модели представляет наибольший интерес для менеджера проекта, команды проекта и менеджеров, ответственных за выполнение работы по проекту. В этом разделе организации проекта описывается, как создается проект.

    Управление проектом

    Этот раздел шаблона бизнес-кейса показывает читателю, как структурирован проект и различные уровни принятия решений.Обычно бизнес уже внедрил структуру управления проектом, которая будет поддерживать проект на каждом этапе.

    Если ваша организация не использует структуру структурированного процесса управления проектами, используйте этот раздел, чтобы включить:

    Отчетность о ходе работ

    Наконец, экономическое обоснование должно определять, как будет регистрироваться прогресс проекта, а совет проекта должен обновлять информацию о его выполнении. Обычно менеджер проекта делает это, составляя краткий отчет о ходе работы или выделяя отчет через регулярные промежутки времени.


    По запросу: Руководство для менеджера по предотвращению 7 ловушек портфеля проектов

    Электронная книга: 3 стратегии успеха ИТ-проекта


    Управление бизнес-кейсом

    Завершенное экономическое обоснование обеспечивает структуру проекта и его организацию на протяжении всего жизненного цикла проекта. Поэтому его следует регулярно использовать для справки, а не отправлять на полку.

    Соответственно, спонсор проекта и совет проекта должны пересмотреть и обновить экономическое обоснование на ключевых этапах, чтобы убедиться, что проект остается жизнеспособным и причины для его выполнения остаются в силе.В идеале проверка должна проводиться до начала нового этапа, чтобы избежать ненужных затрат времени и денег.

    Изготовление корпуса

    В этой статье мы показали вам, как написать бизнес-кейс. Мы рассмотрели много вопросов, и может создаться впечатление, что полученное экономическое обоснование представляет собой большой и громоздкий документ.

    Это не так.

    Бизнес-модель должна быть краткой и по существу. Для небольших проектов он может занимать несколько страниц. Для более крупных проектов и сложных бизнес-изменений документ будет большим.

    Поэтому не забывайте о предполагаемой аудитории при подготовке каждого раздела и включайте вспомогательную информацию в приложение.

    Например, раздел оценки опционов может резюмировать каждый вариант с подробностями, содержащимися в другом месте для справки.

    В заключение, цель бизнес-кейса состоит в том, чтобы обрисовать бизнес-обоснование для выполнения проекта и предоставить средства для постоянной оценки и оценки прогресса проекта.

    Информационные технологии Бизнес-модель ИТ Надежность и точность

    Показатели окупаемости инвестиций в ИТ по-прежнему не «сбываются» и вызывают крики «Мягкие выгоды!».

    Девять подтвержденных ключей к успеху Проверенные ключи

    Solution Matrix Limited работала со многими десятками ИТ-директоров, ИТ-директоров и финансовых руководителей по всему миру, создавая бизнес-обоснование для запланированных действий в области ИТ и приобретений. В этой статье представлены некоторые практические выводы из этого опыта — проверенная тактика для повышения надежности и точности бизнес-модели ИТ.

    Ваше бизнес-обоснование должно иметь высокую степень достоверности

    Эти менеджеры начинали с самых разных личных мотивов и потребностей.Эти менеджеры начали с самых разных личных мотивов и потребностей. Некоторые из них были сосредоточены на получении средств для конкретных ИТ-проектов, другие хотели получить высокий уровень поддержки при принятии стратегических решений, а некоторым требовалось оправдать свое распоряжение ИТ-деньгами в течение последних нескольких лет. Общим для них было создание точного и надежного экономического обоснования. Большинство из них уже имели собственные положительные показатели рентабельности инвестиций до того, как мы начали работать вместе (немногие начинали рассчитывать на чистый убыток).Однако одному человеку они сообщили о разочаровании в попытке «продать» бизнес-обоснование внутри своей организации. Мало кто был по-настоящему доволен своей способностью заранее оценивать ИТ-затраты и выгоды.

    Краткий список того, что нужно для создания хорошего бизнес-кейса ИТ, преподносит несколько сюрпризов:

    • Автор бизнес-кейса должен быть:
      • Тщательно (отслеживайте все возможные воздействия, затраты и выгоды),
      • Четко и логично (сформулируйте причинно-следственную цепочку, которая приводит к каждому влиянию затрат / выгод)
      • Объективность (беспристрастность, включая все материальное, хорошее или плохое)
      • Систематический (иметь хорошие модели и правила поиска и обобщения значений).
    • Финансовые таланты также помогают, как и четкое понимание взаимосвязи между ИТ-возможностями, уровнями обслуживания, потребностями пользователей и требованиями ИТ-ресурсов.

    Интеллектуальные менеджеры уже это высоко ценят, и, как вы знаете, если в последнее время слышали от сообщества ИТ-консультантов, на рынке есть методы, подтверждающие эти достоинства. Тем не менее, показатели рентабельности инвестиций в ИТ по-прежнему не «сбываются», они по-прежнему вызывают крики «Мягкие выгоды!» и не внушают доверия высшему руководству.Почему? Что могут с этим поделать ИТ-менеджеры?

    Девять ключей к успеху ИТ-бизнеса

    Ниже приведены девять важнейших факторов, способствующих успеху бизнес-кейса — требований для успеха во многих случаях, — которые не всегда присутствуют. Если вы когда-либо предлагали инвестиции в ИТ, а затем не получили одобрения или не принесли ожидаемой прибыли, вы можете найти здесь именно то, чего не хватало. Если вы собираетесь предложить приобретение или действие ИТ-отдела, подумайте, как вы решите проблемы, стоящие за каждым элементом.

    Приведенные ниже девять ключей могут хорошо работать с большинством хороших подходов к построению бизнес-обоснования. Однако они особенно применимы со структурой бизнес-кейса и содержанием, представленными в Business Case Essentials (www.business-case-analysis.com/business-case-essentials.html).

    Содержание

    Связанные темы

    • Статья «Бизнес-модель» представляет собой полное введение в анализ бизнес-модели и процесс построения бизнес-модели.
    • Для более глубокого введения в бизнес-модель ИТ, включая числовые примеры, см. Электронную книгу «Основы бизнес-модели».

    Ключ точности и достоверности 1


    Набор и использование справочной группы

    Не делайте все самостоятельно

    Если вы готовите бизнес-обоснование для своего руководства, а ваша организация является основным бенефициаром предлагаемой технологии, возникает соблазн взять на себя исключительную ответственность за сбор доказательств, которые ее оправдывают.Заманчиво, чтобы ваши сотрудники выяснили все затраты и выгоды, дали себе задание составить свои списки затрат / выгод, а затем представить результаты вашему менеджеру или Комитету по анализу капитала. Если вы консультант, создающий кейс для клиента, также заманчиво сделать кейс самостоятельно — чтобы убедиться, что он получился «правильным», и подчеркнуть ваш опыт и ценность. Однако есть серьезные риски в «индивидуальном» подходе к построению бизнес-модели ИТ.

    Проблема заключается в природе информационных технологий в современном бизнесе: ИТ являются неотъемлемой частью почти каждой функциональной области, а действия ИТ имеют финансовые последствия, которые выходят за рамки всех видов (организации, уровни управления, категории бюджета, периоды планирования).Все это добавляет причин для набора и развития межорганизационной, многофункциональной «справочной группы», которая поможет вам разработать дело и завоевать доверие.

    Эта группа не является командой проекта, которая выполняет тяжелую, отнимающую много времени работу (копается в базах данных, интервьюирует экспертов, детально анализирует рабочий процесс и т. Д.). В некоторых организациях эти группы носят такие названия, как «Комитет по обзору», «Руководящая группа» или что-то подобное, потому что эта группа играет особую «исполнительную» роль.

    При наборе референтной группы постарайтесь включить пользователей ИТ и их менеджеров, старших финансовых менеджеров и других руководителей высокого уровня, непосредственно отвечающих за финансовые результаты компании. Особенно ищите старших менеджеров в организациях и подразделениях вне вашей собственной, на которых ваше предложение повлияет: эти люди являются настоящими «заинтересованными сторонами» в вашем плане. Кроме того, постарайтесь привлечь экспертов в таких областях, как финансы и человеческие ресурсы.

    Добавьте авторитета и авторитета и распространите чувство собственности

    Вот то, что референтная группа может сделать для вас, возможно, на трех или четырех встречах в ходе проекта построения кейсов ИТ.Первый вид командного вклада очевиден для всех:

    Добавить авторитет и надежность

    Справочная группа поможет дополнить модели затрат и выгод позициями и идеями, которые в противном случае вы могли бы упустить. Команда также может поделиться другим важным опытом и информацией. Их вклад добавляет авторитета и авторитета, которых будет трудно добиться, если вы «сделаете это сам». Например:

    • Линейные менеджеры в группе могут помочь «оценить» и «оценить» операционное воздействие ИТ-действий в своих областях (производство, закупки, маркетинг, продажи, обслуживание клиентов, производственные мощности, отгрузка и т. Д.)).
    • Финансовый эксперт может помочь связать бизнес-модель ИТ с долгосрочным бизнес-планом организации, что станет отличным подспорьем в оценке вклада ИТ в ожидаемые выгоды для бизнеса.
    • Эксперт по кадрам может помочь определить и измерить «затраты на персонал»: уровни должностей, зарплаты, накладные расходы, требования к обучению, найм и переезд и т. Д.
    • Руководители высшего звена должны уметь определять приоритеты, узаконивать и оценивать любой вклад ИТ в достижение стратегических бизнес-целей организации.

    Эта роль справочной группы в значительной степени очевидна. Некоторые другие функции для команды менее важны, но не менее ценны.

    Распространяйте чувство собственности

    Референс-группа может быть средством распространения чувства сопричастности к бизнес-модели. Те, кто участвует в создании бизнес-кейса, развивают в себе чувство сопричастности.

    На встречах и обсуждениях, поскольку члены команды вносят свой вклад в разработку и разработку кейсов. Неизбежно, их дело будет рассмотрено так же, как и ваше.Это преимущество для вас, потому что большинство людей не хотят, чтобы что-то, над чем они работают, и чем они владеют, терпит неудачу.

    Обоснование и ожидания результатов

    В конкурентной или критической обстановке вашу методологию разработки дела и важные предположения не нужно будет объявлять и защищать одновременно — если они разработаны заранее и широко распространены Справочной группой.

    Отчет по бизнес-кейсу ИТ должен о многом сообщить, на самом деле, обычно слишком много, чтобы передать его в одном чтении отчета по кейсу или слайд-презентации.Референс-группа может служить активным каналом связи между командой по построению кейсов и людьми и организациями, на которых повлияет предлагаемое действие ИТ.

    Открывая канал связи во время создания кейса, до предоставления окончательного отчета, до окончательных результатов, члены референтной группы могут помочь установить ожидания в отношении результатов бизнес-кейса и обосновать обоснование преимуществ для дела (см. Ключ 3 и Ключ 4 ниже). Когда наступает день обзора, критики могут по-прежнему оспаривать вашу интерпретацию результатов дела, но вы оставляете им мало места, чтобы подвергать сомнению свои методы или данные, и вы избегаете критических сюрпризов в конце игры.

    Обеспечьте доступ к людям и данным

    Если ИТ-действия, проанализированные в вашем бизнес-кейсе, имеют межфункциональное, межорганизационное влияние (а большинство ИТ-действий имеют), вам, скорее всего, придется проверять предположения, исследовать влияние и собирать данные из источников за пределами вашей организации. Члены справочной группы могут помочь «открыть двери» и направить вас к нужным людям в своих организациях, которые могут предоставить эту информацию.

    Справляться с критикой и критиками

    Наконец, вы можете использовать справочную группу как полезный инструмент для работы с людьми, которые серьезно критикуют ваше предложение.Если вы сталкиваетесь с людьми, которые подходят под это описание, может быть рекомендовано с самого начала привести одного или нескольких из них в Референтную группу.

    Критическое слово здесь — «может». Вы должны судить о целесообразности этого шага, основываясь на своих знаниях об этих людях. Как члены Референтной группы, они будут возражать и вносить все, что они могут сказать, до окончательной проверки, заверив их, что их позиция «официально зафиксирована».

    Ключ к точности и надежности 2


    Согласование модели затрат для ИТ-бизнес-кейса

    Ожидайте вопросов о стоимости

    Возможно, вы пишете бизнес-обоснование ИТ для поддержки запроса на новое оборудование или программное обеспечение.Вы можете писать в поддержку предлагаемого обновления инфраструктуры, перехода на новую операционную среду или других действий. Однако, независимо от предмета или цели дела, те, кто рассматривает дело, несомненно, знают, что действия ИТ известны тем, что приносят так называемые «скрытые издержки». Вы можете ожидать таких критических вопросов о стоимости:

    • Как мы узнаем, что экономическое обоснование включает все расходы, которые мы понесем в течение следующих нескольких лет?
    • Как мы узнаем, что сравниваем альтернативные варианты действий справедливо?
    • Как мы можем контролировать затраты на эти инвестиции в течение всего срока службы? Как нам избежать неприятных сюрпризов в отношении стоимости в будущем?

    Хорошая модель затрат на ИТ для бизнес-кейса поможет вам ответить на все три типа вопросов.Фактически, одна из первых задач группы по построению кейса должна заключаться в разработке и согласовании структуры модели затрат. Первой полезной задачей для референтной группы является завершение и утверждение модели затрат для анализа бизнес-модели.

    Модель затрат имеет решающее значение, потому что связь между технологией и конкретными затратами (и выгодами) часто неясна или скрыта, а также потому, что вам нужна рациональная система для решения, какие статьи затрат относятся к бизнес-модели, а какие нет.

    Построение модели затрат с самоочевидной полнотой

    Цель модели затрат: завершить

    Первая цель модели затрат — помочь разработчику кейса и справочной группе определить все соответствующие затраты для кейса и достичь высокого уровня комфорта, когда стоимостная часть анализа завершена.

    Хорошая модель показывает все возможные места, где можно найти материальное влияние на стоимость действий ИТ. Он также уточняет, какие элементы и данные следует опустить. Должен ли ваш бизнес-план в области ИТ включать стоимость обучения пользователей? Должен ли он покрывать гонорары сторонних консультантов? Вам не придется мучиться из-за ответа, если вы уже установили четкую, уместную и, несомненно, полную модель затрат.

    Цель модели затрат: сообщить о полноте и справедливости

    Вторая цель модели затрат — сообщить полноту и справедливость всем, кто читает и использует дело.

    Когда полнота модели очевидна, а ее границы ясны, она становится средством убедить других в том, что вы полны, и в вашем случае нет личных предубеждений при принятии решения, что включить, а что исключить. Для примера модели затрат на Рисунке 1 ниже полнота должна быть очевидной: любой, кто знаком с предложением ИТ, должен иметь возможность оценить выбор категорий по обеим осям и согласиться с тем, что каждая ось охватывает все соответствующие типы затрат для этого измерения.

    Рис. 1. Простой набросок категорий модели затрат помогает понять, какие затраты появляются в бизнес-модели ИТ. Желтые ячейки в этом примере представляют очевидные и легко ожидаемые классы затрат на ИТ, а белые ячейки представляют категории затрат, которые легко не заметить. Аналитики иногда называют эти последние типы затрат «скрытыми затратами» при анализе всего диапазона затрат на ИТ.

    Когда бизнес-модель сравнивает альтернативные действия ИТ, модель затрат также может ясно продемонстрировать, что аналитик справедливо сравнивает затраты в различных сценариях действий.Аналитик использует одну и ту же модель затрат для определения воздействия на затраты во всех «сценариях». Если выбор категорий затрат для модели несправедливо отдает предпочтение одной альтернативе по сравнению с другой, это смещение должно быть более очевидным для всех в структуре модели затрат, чем от простого перечень статей затрат.

    Ваш бизнес-план ИТ может включать в себя сотни отдельных статей затрат, но вы должны иметь возможность набросать модель затрат простым языком и использовать ее, чтобы продемонстрировать наличие всех соответствующих категорий затрат.

    Постройте модель, определите затраты

    Таблица 1 ниже представляет собой более подробную версию модели затрат на рисунке 1. Фактически, этот пример представляет собой репрезентативную модель затрат на ИТ, которая оказалась очень полезной в широком спектре отраслей и действий ИТ. Это модель затрат, основанная на ресурсах, потому что она показывает нам все влияние затрат на ИТ в рамках классов ресурсов.

    Таблица 1. Модель затрат на ИТ, которую можно адаптировать для оценки совокупной стоимости владения (TCO) для широкого спектра действий ИТ.Строки представляют категории ИТ-ресурсов, а столбцы представляют различные виды событий жизненного цикла ИТ или этапов жизненного цикла. Руководство планирует и управляет статьями затрат в каждой ячейке вместе, и у них могут быть общие факторы затрат.

    Этот пример представляет собой пример «ресурсного» моделирования затрат, поскольку вертикальное измерение матрицы модели представляет все категории ИТ-ресурсов, требующие оценки затрат.

    • Оборудование
    • Программное обеспечение
    • Персонал (здесь разделен на подкатегории «ИТ-персонал» и «Пользователи»)
    • Сети и коммуникации
    • Другие ресурсы.

    Обратите внимание, что заголовки столбцов также представляют категории затрат. Модель организует горизонтальное измерение с названиями категорий затрат для значимых событий или этапов жизненного цикла ИТ:

    • Приобретение и внедрение
    • Эксплуатация
    • Затраты на текущие изменения и рост

    Построенная таким образом модель затрат представляет собой не что иное, как организованный список всех возможных последствий для затрат. Ключ к его ценности находится в организации: каждая ячейка представляет собой набор связанных статей затрат.Элементы в одной ячейке, как правило, представляют собой затраты, которые изменяются вместе и должны управляться и планироваться совместно.

    Модель затрат на самом деле предназначена для отражения «совокупной стоимости владения» (TCO) ИТ-деятельности за период 3-5 лет. Модель включает категории, предназначенные для отражения «очевидных» затрат на ИТ (например, приобретение оборудования и программного обеспечения), а также реальных, но часто игнорируемых или «скрытых» воздействий на затраты на ИТ (например, полный спектр затрат на персонал или текущих затрат). рост и изменение затрат).

    Согласитесь заранее о стоимости Модель

    Модель затрат устанавливает правила, по которым затраты относятся к делу, а какие нет. Следовательно, разработка модели затрат должна быть завершена до того, как кто-либо из команды по построению кейса начнет попытки спрогнозировать последствия для затрат или выгод. После того, как предмет, цель и объем вашего дела определены, приоритеты команды по созданию кейса должны переключиться на разработку модели затрат.

    Когда группа по построению кейса согласовывает подходящие строки и столбцы для модели и начинает определять некоторые статьи затрат, контрольная группа должна собраться, чтобы предложить любые корректировки, которые они считают необходимыми, а затем согласовать и утвердить дизайн для бизнес-обоснования. .

    Использование модели затрат для управления и контроля

    Третья цель модели затрат — предоставить средство для анализа затрат, управления затратами и контроля затрат. Модель обеспечивает основу для анализа ИТ-расходов, давая ответы на вопросы о затратах, которые трудно решить с помощью сценариев отчетов о движении денежных средств в бизнес-модели.

    Как только структура модели затрат сформирована, аналитик может начать прогнозирование фактических оценок денежных потоков для каждой статьи затрат на период анализа бизнес-модели.В случае с ИТ это обычно означает период от 3 до 5 лет в будущем. Отчеты о движении денежных средств сценария покажут, как совпадают прогнозы затрат и выгод за этот промежуток времени, но сама модель затрат дает другое представление об ожидаемых расходах, которое может быть очень полезным для управления расходами и их контроля.

    Помимо включения оценок затрат в отчеты о движении денежных средств, мы также можем заполнить ячейки модели затрат, указав общие 5-летние (или 3- или 4-летние) расходы, ожидаемые для элементов в каждой ячейке, а затем создать итоги для каждая ячейка, каждая строка и каждый столбец.В таблице 2 (ниже), например, показана пятилетняя оценка затрат одной компании на модернизацию ИТ-инфраструктуры с указанием общего количества ячеек и предельного итога.

    Таблица 2. Прогноз расходов одной компании на модернизацию ИТ-инфраструктуры на 5 лет. Настоящая ценность модели заключается в рассказе предельных итогов. Например, более 73% затрат происходит после первоначального приобретения.

    Добавление предельных итогов в картину увеличивает ценность модели как инструмента финансового контроля.Здесь предельные итоги показывают затраты по категориям оси ИТ-ресурсов (вертикальное измерение) и стадиям жизненного цикла (по горизонтали). Особо выделяются несколько сообщений из Таблицы 3. Например, «расходы на персонал» (ИТ-персонал и ИТ-пользователи вместе) составляют 48,5% от 5-летней картины затрат. Затраты после приобретения составляют 73,9% от общей стоимости.

    При планировании такого шага возникает естественное искушение сосредоточиться на приобретении оборудования и программного обеспечения и эксплуатационных расходах (четыре ячейки в верхнем левом углу таблицы 2).Однако реальный контроль над затратами зависит от понимания последствий этого выбора для других областей воздействия на затраты, так называемых «скрытых затрат» вычислений.

    Примеры и другие примеры построения и использования модели затрат на ИТ см. В Business Case Essentials.

    Ключ к точности и надежности 3


    Включите все преимущества для бизнеса

    Жизнь — это не только экономия средств

    Обычно самые простые преимущества ИТ для поиска, количественной оценки и защиты связаны с экономией и предотвращением затрат — преимущества, которые проявляются, когда анализ затрат по сценарию предложения сравнивается с анализом затрат по сценарию «Бизнес как обычно».Такие преимущества обычно более или менее напрямую связаны с несколькими типами использования ИТ-ресурсов. Однако наиболее значительные бизнес-выгоды от действий ИТ часто заключаются в другом.

    При поиске потенциальных преимуществ для бизнеса от действий ИТ полезно иметь в виду две идеи:

    Во-первых, «Выгода» следует определять как результат действия ИТ, которое способствует достижению бизнес-цели компании или организации. Достижение целей имеет ценность.Работа без четкой бизнес-цели не обязательно имеет ценность.

    Во-вторых, когда автор плана впервые предлагает руководство ИТ-действия, предложение должно:

    • Определите конкретные поставленные бизнес-цели
    • Объясните, как измерить прогресс в достижении этих целей
    • Государственные целевые уровни для достижения

    Существует как минимум четыре способа, которыми результаты действий ИТ могут способствовать достижению бизнес-целей и, таким образом, квалифицироваться как «преимущества» бизнес-обоснования:

    • Во-первых, результаты действий ИТ могут повысить эффективность .Эффективность означает либо (1) выполнение конкретной работы с меньшими затратами, либо (2) повышение производительности, т. Е. Достижение большего при той же стоимости.
    • Во-вторых, результаты действий ИТ могут улучшить качество или эффективность работы . Этим результатом может быть, например, улучшение обслуживания клиентов, качество дизайна продукта или эффективность рекламы.
    • В-третьих, результаты действий ИТ могут позволить людям или организациям внедрять инновации , то есть заниматься ценной деятельностью, которую они не могли делать раньше.
    • В-четвертых, результаты действий ИТ могут снизить риск (например, снизить риск недоступности услуги, снизить риск несчастных случаев с сотрудниками или снизить риск потери конкурентного преимущества).

    Помня об этих двух идеях, ИТ-менеджеры и ИТ-пользователи готовы искать и определять весь спектр потенциальных бизнес-выгод от предлагаемых ИТ-действий.

    Чьи затраты и выгоды относятся к делу?

    Тщательно обдумайте «охват аудитории» кейса, то есть, в частности, чьи затраты и чьи выгоды относятся к делу.Объем аудитории — это вопрос, который вы должны поднять, обсудить и решить с рецензентами вашего бизнес-кейса, прежде чем представлять окончательные результаты. В любом случае соответствующий круг бенефициаров может быть более широким, чем вы думаете. :

    • Во многих бизнес-кейсах ИТ в правительстве разработчик кейса должен учитывать выгоды для обслуживаемого населения, а также приток и отток денежных средств в вовлеченные ИТ-организации и агентства.
    • Действия ИТ в обширной системе предоставления медицинских услуг могут иметь последствия далеко за пределами ИТ-организации.Работа может привести к повышению эффективности и точности выставления счетов, а обработка записей может улучшиться во всей системе, предоставление профессиональных услуг может быть лучше или более своевременным, спектр услуг может быть более значительным, общесистемные операционные расходы могут быть ниже, персонал профессионализм можно повысить и тд ..

    Нет никаких сомнений в том, что действия ИТ могут иметь бенефициаров за пределами ИТ-организации. Тем не менее, разработчик кейса несет ответственность за надлежащее расширение охвата бенефициара по согласованию с аудиторией кейса или получателями.С этой целью члены референтной группы могут сыграть решающую роль. Важным моментом является то, что объем получателя не устанавливается автоматически путем определения предмета дела. Сам анализ затрат и выгод также не определяет, где разместить границы охвата.

    Не упускайте пособие, потому что его сложно определить количественно

    Используя приведенную выше характеристику преимуществ ИТ-действий, разработчик кейса должен решить, какие преимущества включить, а какие исключить из бизнес-кейса ИТ.Некоторые «Что можно» и «Что нельзя» в этом отношении включают следующее:

    • Не следует упускать выгоду из экономического обоснования только потому, что ее трудно измерить количественно.
      Цель состоит в том, чтобы количественно оценить положительные результаты либо в виде финансовых результатов, либо в виде «материальных» нефинансовых доходов (например, в отношении воздействия на измеряемые ключевые показатели эффективности).

      В некоторых случаях может быть сложно прийти к соглашению о приемлемых количественных показателях выгоды, но если результат действительно способствует достижению жизненно важной бизнес-цели, он относится к делу.

    • Не пропускайте в нефинансовые выгоды только потому, что вы не можете придать им экономическую ценность.

      Результат ИТ может способствовать достижению жизненно важной бизнес-цели, которая определяется и измеряется в первую очередь в нефинансовых показателях. Например, цели по повышению удовлетворенности клиентов, брендингу или снижению рисков обычно определяются и измеряются в первую очередь в отношении нефинансовых, но важных материальных показателей эффективности. Результаты действий ИТ, которые способствуют достижению этих целей, являются законными преимуществами для дела, даже если они должны появиться без финансовой ценности.

    • Не пропустить ли выгоду, если она маловероятна или ее вероятность неизвестна. Если лучшее, что вы можете сказать, это то, что результат «может» способствовать достижению бизнес-цели, не включайте его на всякий случай. Наличие «слабых» преимуществ может сделать все дело слабым.

    Ключ точности и достоверности 4


    Постарайтесь оценить каждое важное преимущество в финансовом отношении

    Какие бизнес-цели преследует пособие?

    Если вы не присваиваете финансовую ценность согласованной выгоде, эта выгода не вносит никакого вклада в экономический анализ.Это уместно? Часто это не так. Компания может инвестировать в технологии, чтобы улучшить свой профессиональный имидж, повысить удовлетворенность клиентов или создать более профессиональную рабочую среду. Но какой кредит заслуживают эти преимущества в реальных деньгах? Если приемлемая оценка не будет согласована, они внесут 0 в финансовое резюме дела.

    Рассмотрим, например, несколько стратегических целей крупного коммерческого банка:

    • Увеличить долю рынка
    • Увеличение выручки
    • Перевести бизнес на более прибыльные финансовые услуги (т.е., изменить бизнес-модель)
    • Уменьшить убытки по ссуде

    В крупном банке эти цели относятся к значительным потокам денежных средств. Если инвестиции в ИТ улучшат производительность в какой-либо сфере, даже всего на несколько процентных пунктов, выгода от инвестиций в ИТ может быть огромной. Небольшая часть значительного числа сама по себе является большим числом.

    Тем не менее, ИТ-директор банка может попытаться оправдать затраты исключительно за счет экономии средств и избежания затрат (например, перемещение клерков по вводу данных или снижение ожидаемой нормы найма).Последние преимущества меньше, но более доступны для количественной оценки. Для хорошего бизнес-кейса ИТ необходимы все существенные преимущества обоих видов, но часто значительные стратегические преимущества подвергаются критике и не учитываются. Руководство высшего уровня может неохотно относиться к ИТ для достижения стратегических бизнес-целей, вероятно, потому, что одни ИТ не могут гарантировать достижение цели.

    Новая сетевая архитектура банка может помочь снизить потери по ссудам или помочь продать более прибыльные финансовые услуги (возможно, путем предоставления своевременного доступа к критически важным данным клиентов), но это не единственное требование для достижения этих целей.Снижение потерь по ссудам может также потребовать изменений в способах, которыми банк обучает и управляет профессиональным персоналом, обучении и контроле, или, например, изменения критериев принятия решения о выдаче кредита. Однако, если действия ИТ необходимы для достижения цели или если они, несомненно, способствуют ее достижению, ИТ заслуживает некоторой похвалы в экономическом обосновании. Этот кредит не будет отображаться в финансовой сводке, если сумма взноса не указана в денежном выражении.

    Тактика определения финансовой ценности выгод

    Не все выгоды поддаются количественной оценке, чтобы удовлетворить всех, но некоторые хорошо протестированные методы часто дают приемлемую ценность.Здесь нет места для описания этих методов1, но, вкратце, многие из них полагаются на стратегии для:

    • Количественная оценка эффекта выгоды. Например, «более профессиональная рабочая среда» (результат действий ИТ) может иметь поддающееся количественной оценке влияние на такие вещи, как текучесть кадров, включая затраты на набор персонала, затраты на обучение и производительность.
    • Использование значения, равного стоимости альтернативных решений. Например, кредитный специалист коммерческого банка должен иметь доступ к кредитным историям клиентов и другим деловым и экономическим данным.Технологии доставляют эту информацию на стол в течение нескольких минут. В чем ценность этого преимущества ИТ? Рассмотрим стоимость следующего по рентабельности средства достижения тех же результатов.
    • Устанавливает значение, равное стоимости непредоставления выгоды.

    Сделайте все возможное, чтобы количественно оценить все существенные выгоды с финансовой точки зрения, но включайте только те, которые вы или ваша аудитория можете принять с уверенностью.

    Ключ точности и достоверности 5


    Понимание полной стоимости и дополнительных денежных потоков

    «Экономия», «Улучшения» и «Увеличение» являются относительными терминами

    Разработчики бизнес-кейсов

    иногда спотыкаются, когда обнаруживают, что не готовы отвечать на подобные вопросы:

    • Где в сводке денежных потоков для бизнес-обоснования идет экономия средств? Появляется ли положительный приток в разделе «Льготы»? Или это просто сокращение оттока денежных средств в разделе «Расходы»?
    • Как следует оценивать прогнозируемые улучшения в бизнес-модели ИТ? Если ожидается, что с новой системой проектирования программного обеспечения продуктивность инженерных работ повысится на 30%, то где это улучшение?
    • Как увеличение должно входить в бизнес-модель? Если ожидается, что новая система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) приведет к увеличению доходов от продаж, скажем, на 20%, где мы можем зафиксировать это увеличение? Включаем ли мы ожидаемые новые цифры выручки от продаж? Или мы добавляем просто дополнение?

    Многие организации предпринимают действия в области ИТ, чтобы сэкономить деньги, повысить производительность или увеличить продажи.Обратите внимание, что «сохранение», «улучшение» и «увеличение» — это относительных терминов. Мы должны спросить: «Экономия, по сравнению с каким ?» Улучшения или увеличения относительно чего?

    «Что» — это базовый сценарий, который мы называем «Бизнес как обычно» (другие разработчики кейсов могут использовать термины «Как есть» и «Как будет», чтобы различать «Бизнес как обычно» и сценарии предложения). В любом случае экономия, улучшения и увеличения будут отображаться как таковые только в том случае, если у нас есть две сцены для сравнения.

    Знание того, как сравнивать два бизнес-сценария, кроме того, требует понимания разницы между прогнозируемыми дополнительными и полноценными затратами и выгодами.

    Прогнозы дополнительных и полноценных денежных потоков

    Рассмотрим два простых сценария движения денежных средств, показанных слева в таблице 3 (ниже). Каждый из них представляет собой отдельный сценарий бизнес-обоснования, «Бизнес как обычно» или «Предложение». Это полноценные сценарии, показывающие фактические значения общего денежного потока по каждой статье доходов и расходов.Например, выручка от продаж в соответствии с Предложением отображается по его полной стоимости, 150 долларов США.

    Таблица 3. Значения денежных потоков для нескольких статей сценария с использованием подхода «полной стоимости» (слева) и другого подхода «полной стоимости» (в центре). Цифры в скобках — отток денежных средств.

    Справа показан «инкрементный» сценарий, который показывает только различия или «дельты» между двумя полноценными сценариями. Аналитик рассчитывает дельту выручки от продаж следующим образом:

    Дельта продаж = Выручка от предложения — Выручка «Обычный бизнес»

    = 150 долларов — 120 долларов = 30 долларов.

    Исходя из этих прогнозов, можно предположить, что в «Поддержка клиентов» в сценарии «Предложение» будет экономия средств. Как автор бизнес-кейса определяет и сообщает об экономии?

    Один из подходов состоит в том, чтобы представить оба полноценных сценария (слева) и описать различия между соответствующими статьями в обоих «полноценных» заявлениях. Например, мы видим, что расходы на поддержку клиентов в рамках сценария предложения на 20 долларов меньше. В цифрах чистого денежного потока внизу мы также видим, что «Обычный бизнес» сейчас теряет деньги, тогда как сценарий предложения рассчитывает на чистую прибыль.

    Составитель кейса также может вести с другим представлением, однако, как показано в дельтах справа, а именно с «инкрементным» подходом. Здесь данные для каждой позиции показывают только отличия предложения или приращения от обычного бизнеса. Дельта поддержки клиентов требует вычитания большего отрицательного числа из меньшего отрицательного числа, что дает положительный результат:

    Дельта предоставления услуг = Поддержка клиентов предложения — «Обычная поддержка клиентов»

    = (30 долларов) — (50 долларов) = 20 долларов

    Обратите внимание, что затраты на «Поддержка клиентов» по-разному позиционируются при двух разных подходах.В обоих полноценных сценариях «Поддержка клиентов» — это расходы или отток денежных средств. Мы знаем, что расходы на поддержку ниже в рамках предложения, потому что мы можем сравнивать сценарии. Однако при поэтапном подходе «Экономия на поддержке» отображается в разделе «Льготы» как приток денежных средств.

    Многие люди (включая вашу кейс-аудиторию) могут взглянуть на полноценный и поэтапный подход и сказать: «В чем разница? Разве оба подхода не говорят об одном и том же? »

    Неспособность оценить разницу является причиной многих недоразумений в отношении бизнес-обоснований.Одна путаница, конечно, заключается в том, что делать с экономией средств: они идут в раздел «Преимущества» или «Расходы»? Однако более распространенной является проблема смешанных данных: составители кейсов часто ошибаются, включая в один и тот же отчет о движении денежных средств полные значения для одних статей и инкрементные цифры для других. Эту ошибку настолько легко сделать, что всегда имеет смысл пересмотреть свои случаи или случаи других, чтобы быть уверенным, что все данные относятся к тому или иному типу.

    Какой подход должен быть ведущим?

    Какой подход больше подходит для ИТ-бизнеса? Во-первых, помните, что вам придется создать оба полноценных сценария, даже если вы собираетесь вести свою презентацию с инкрементным подходом: в конце концов, «инкрементальные» дельты происходят от «полных значений».

    Однако при обсуждении результатов бизнес-кейса обсуждение, сфокусированное на полномасштабном подходе, обычно предпочтительнее, когда:

    • Кейс в первую очередь служит для целей бюджетирования или бизнес-планирования. Здесь анализ должен показать общую величину номеров позиций, а также разницу между сценариями.
    • Не существует жизнеспособного «обычного сценария ведения дел», или существует множество различных сценариев предложения для сравнения.
    • «Затратная» сторона варианта «затраты / выгода» будет включена в собственный анализ «совокупной стоимости владения».

    С другой стороны, поэтапный подход является более подходящим для обсуждения, когда:

    • Сценарий действий рассматривается больше как инвестиционное решение, и руководство действительно хочет взвесить затраты и ожидаемую отдачу от самого действия, независимо от других финансовых факторов в окружающей среде.
    • Дополнительные затраты и отдача от проекта представляют собой небольшие относительные общие притоки и оттоки.

    Ключ к точности и достоверности 6


    Представьте свой анализ в долгосрочной перспективе

    Визуализируйте временную шкалу

    Любой, кто просматривает анализ бизнес-кейса ИТ любого рода — рентабельность инвестиций, затраты / выгода, совокупная стоимость владения, финансовое обоснование или что-то еще, — вам следует немедленно обратить внимание на несколько важных элементов бизнес-обоснования.Важнейшие элементы включают четкое изложение предмета дела и цели дела, полную модель затрат для дела, обоснование оценки выгод (если экономическое обоснование включает выгоды) и временные рамки.

    Рис. 2. Прогнозируемые результаты бизнес-кейса ИТ, упорядоченные по временной шкале. Те, кто читает дело или принимает решения, используя его выводы, захотят знать, когда в анализируемом периоде происходят денежные потоки и оттоки.

    С одной стороны, автор может очень хорошо знать, когда происходят определенные притоки и оттоки, или когда чистое воздействие достигает точки «безубыточности».С другой стороны, аудитория и читатели также должны видеть, как это происходит, вовремя, чтобы судить о достоверности результатов и лучше всего знать, как применять финансовую тактику во время реализации (снизить затраты, ускорить получение прибыли, отложить расходы или увеличить прибыль).

    Сколько времени достаточно?

    Какой период анализа наиболее подходящий? Значительные ИТ-действия обычно имеют последствия с точки зрения затрат и выгод, которые растягиваются на годы, иногда спустя долгое время после того, как первоначальные закупки оборудования и программного обеспечения были списаны и заменены.

    Когда организация выбирает новую операционную систему или другую архитектуру базы данных, например, выбор может ограничить или направить варианты ИТ-планирования через несколько циклов обновления ЦП или версий программного обеспечения, период воздействия, который охватывает не менее 3-5 лет. .

    Ключ точности и достоверности 7


    Держите индивидуальные риски в поле зрения

    Неопределенность определенная

    Результаты бизнес-кейса всегда до некоторой степени неопределенны, потому что они проецируют события в будущее.Это оценки, основанные на других оценках: прогнозы затрат на ИТ на следующие несколько лет могут быть основаны, например, на предполагаемом росте мощности, предполагаемом объеме транзакций и прогнозируемых будущих ценах. Ваши предполагаемые выгоды могут отражать ожидаемые результаты бизнеса, изменения на рынке и действия конкурентов, которые еще не произошли и которые контролируются многими факторами.

    Когда вы представляете результаты бизнес-кейса, у вашей аудитории — покупателя, клиента или руководства — скорее всего, возникнут такие вопросы:

    • Каковы шансы увидеть другие результаты помимо основного прогнозируемого результата?
    • Каковы риски достижения этих результатов?
    • Что мы можем сделать, чтобы добиться максимальных результатов?

    Стандартный подход состоит в том, чтобы просто установить более высокие «пороговые» ставки или потребовать более коротких периодов окупаемости для рассматриваемых предложений.Однако, когда лица, принимающие решения, принимают этот подход, не обращая внимания на отдельные компоненты риска, страдают точность экономического обоснования и способность контролировать риск.

    Измерьте риски

    Методы управления рисками выходят за рамки данной статьи, но мы можем указать здесь, почему разработчик кейсов выиграет от обучения и использования хорошо зарекомендовавших себя подходов, анализа рисков с использованием моделирования Монте-Карло. Короче говоря, Монте-Карло просит вас сделать следующее:

    • Определите критические «входные» факторы (переменные), которые влияют на итоговые результаты
    • Присвойте минимальные и максимальные возможные значения каждому входному коэффициенту
    • Опишите вероятность, что переменная будет иметь разные значения между минимальным и максимальным (в статистических терминах опишите функцию плотности вероятности для входной переменной).

    Основным результатом Монте-Карло является вероятностная «кривая», такая как на рисунке 3 (ниже), которая позволяет автору бизнес-кейса делать такие утверждения:

    • «У нас есть 90% -ный шанс получить чистую прибыль не менее 2 миллионов долларов».
    • У нас есть 50% шанс заработать не менее 5 миллионов долларов и 10% шанс получить 7,5 миллионов долларов ».

    Рис. 3. Кривая вероятности моделирования методом Монте-Карло финансовой модели, лежащей в основе бизнес-модели ИТ.Кривая показывает вероятность (вертикальная ось) того, что результаты денежного потока будут равны или превысят заданный общий денежный поток (горизонтальная ось).

    Анализ имитационного моделирования также позволяет делать такие утверждения доверительного интервала, как эти

    • «Мы» на 90% уверены, что чистыми результатами этих инвестиций будет увеличение денежного потока в размере от 2 500 000 до 7 500 000 долларов.
    • «Мы на 50% уверены, что чистые результаты составят от 4 000 000 до 6 000 000 долларов США».

    Такие заявления могут быть более полезными для руководства, чем одна «наилучшая оценка».«Если выигрыш в 2 миллиона долларов является« хорошим »результатом и вероятность его достижения составляет 90%, решение о дальнейших действиях может быть простым. Если действие абсолютно должно вернуть 5 миллионов долларов или более, риск более 50% может быть неприемлемым. Получить такую ​​информацию об общих результатах можно только тогда, когда вы знаете что-то об индивидуальных факторах риска.

    Должны ли вы или ваша аудитория верить таким результатам? Как и вся статистика, конечно, результаты моделирования (кривая на рисунке 3) не лучше, чем входные.«Входные данные» для анализа включают финансовую модель, лежащую в основе ваших прогнозов денежных потоков, и уровень неопределенности, который вы приписываете каждому предположению. Если вы можете сделать правдоподобные предположения о возможных и вероятных значениях отдельных факторов риска, то полученная кривая результатов внесет значительный вклад в обоснованность и практическую ценность вашего дела.

    Анализ чувствительности: что произойдет, если предположения изменятся?

    Однако с таким анализом рисков или без него каждое экономическое обоснование заслуживает некоторой формы анализа чувствительности, даже если она очень минимальна — возможно, не более чем набор наилучших / наихудших сценариев.Анализ чувствительности задает вопрос: «Какие предположения или исходные данные наиболее важны для контроля общих результатов дела?»

    На этот вопрос обычно более естественно ответить после того, как вы завершите свое экономическое обоснование «наилучшей оценки», если ваша модель движения денежных средств представлена ​​в виде электронной таблицы. Первый шаг — выяснить, какие статьи затрат / выгод и какие конкретные допущения или исходные данные имеют наибольшее влияние на общие результаты. Как только вы узнаете, какие из них в значительной степени контролируют «чистую прибыль», вы можете создать правдоподобные пессимистические и оптимистичные комбинации факторов входа и проверить их влияние на исход дела.Более сложные статистические анализы чувствительности будут автоматически корректировать результаты, признавая, что некоторые из ваших предположений коррелируют друг с другом (например, ожидаемые темпы инфляции, изменения цен и повышение заработной платы).

    При обсуждении риска и чувствительности ваших результатов к различным предположениям вы можете сделать бизнес-обоснование более полезным инструментом управления, разделив важные факторы риска или зависимости на две группы:

    1. Те, которые полностью неподконтрольны вам

      Это могут быть такие вещи, как уровень инфляции, действия конкурентов, курсы обмена иностранной валюты, стихийные бедствия, военные действия или государственное регулирование.За этими факторами необходимо следить /

      Вмешательство руководства (изменение плана реализации) может потребоваться, если эти факторы изменяются таким образом, что ставит под угрозу прогнозируемые результаты.

    2. Те, на которые вы можете в какой-то степени влиять или контролировать.

      Сюда могут входить такие вещи, как уровень квалификации вашего профессионального персонала, своевременное завершение связанных проектов, достижение целей контроля затрат, набор и найм ключевых лиц и многое другое. Эти факторы требуют постоянного внимания руководства.

    Ключ к точности и надежности 8


    Держите в поле зрения нефинансовые выгоды

    Возможно, вам не удастся придать финансовую ценность каждой выгоде

    Как бы вы ни старались оценить каждую выгоду от ИТ (см. Ключ 4 выше), некоторые из них, вероятно, останутся без количественной оценки, по крайней мере, с финансовой точки зрения. Такие преимущества могут включать улучшение корпоративного имиджа, удовлетворенности клиентов или морального духа сотрудников. Они могут представлять собой основные корпоративные цели, и их достижение, несомненно, приведет к снижению затрат и увеличению доходов.Тем не менее, вы и ваша аудитория можете быть не готовы с уверенностью принять денежные оценки за них. Эти преимущества не будут включены в финансовую сводку бизнес-модели или отчеты о движении денежных средств, но они все же могут заслужить рассмотрения в предложении.

    Если вы не можете оценить благотворное воздействие с финансовой точки зрения, следует ли что-нибудь о нем сказать? Мы рекомендуем ответить «да», если эти условия вас устраивают. Эффект:

    • Скорее всего
    • Способствует достижению жизненно важной бизнес-цели
    • Достаточно большой, чтобы иметь значение

    Сделайте это осязаемым и свяжите с бизнес-целями

    Для нефинансовых выгод, отвечающих этим критериям, вот несколько кратких рекомендаций по их эффективному использованию в бизнес-модели ИТ.

    • Сделайте удар ощутимым.

    Опишите выгоду так, чтобы ее можно было увидеть и проверить, даже если не в денежном выражении. Например, вы можете ожидать реального «повышения профессионализма персонала», но не сможете оценить его ценность в денежном выражении. Однако вы можете описать вероятные последствия этой выгоды в других наблюдаемых терминах, таких как более низкая текучесть кадров, облегчение найма, меньшее количество прогулов или появление рабочего места для клиентов или клиентов.

    • Свяжите влияние с бизнес-целями и результатами бизнес-модели.

    В идеале документ бизнес-обоснования должен начинаться с введения, в котором представлены цели, возможности или проблемы, решаемые предметом дела. Когда вы определяете нефинансовые преимущества вашего предложения, свяжите их напрямую с этим вводным материалом, особенно в разделе «Выводы и рекомендации» вашего отчета или презентации о бизнес-модели.

    • Подчеркните финансовую или иную ценность цели для бизнеса, даже если вы не можете присвоить известную долю этой ценности выгоде.

    Делая эти шаги, вы просто напоминаете своим читателям или аудитории, что принятие правильных бизнес-решений часто — это больше, чем просто взвешивание финансовых сумм.

    Ключ к точности и надежности 9


    Использование бизнес-модели ИТ для управления и контроля

    Для улучшения требуется опыт

    Независимо от того, насколько хорошо вы подготовите себя или свою команду по построению кейсов, ваш следующий бизнес-кейс в области ИТ, вероятно, будет не лучшим.Тот, что будет после этого, вероятно, будет лучше — более доступным, легким для понимания и более точным. Индивидуальное и организационное обучение — это требования для совершенствования процесса построения кейсов, и часть этого обучения должна исходить из опыта.

    Благодаря повторным испытаниям в течение долгого времени вы узнаете, как лучше всего улучшить модель затрат и как присвоить значения затрат и выгод ИТ-действиям в соответствии с вашей ситуацией. Последовательно используя один и тот же подход к разработке бизнес-кейсов, со временем ваша организация должна улучшить свою способность понимать и использовать результаты кейсов эффективно и с уверенностью.К сожалению, слишком много людей и слишком много организаций начинают каждый проект по построению кейсов, начиная с 0.

    Подтвердить затраты, выгоды и предположения

    Один из способов извлечь уроки из опыта — и установить последовательный подход к дизайну дела и методам рассмотрения дела — это использовать кейс в качестве инструмента финансового контроля на протяжении всего жизненного цикла его предмета. Бизнес-модель, оправдывающая приобретение или действие ИТ, может существовать еще долгое время после принятия первоначального решения в качестве основы мощного инструмента для управления последствиями этого решения.Элементы ожидаемого денежного потока и другие элементы могут быть объединены в динамическую бизнес-модель для отслеживания, контроля и измерения затрат и выгод на ИТ.

    Вот некоторые конкретные цели использования кейса таким образом:

    • Подтвердить предположения .

      Оценка денежных потоков по затратам и выгодам основывается на предположениях — а в некоторых случаях — на многих предположениях — о таких вещах, как будущие затраты на рабочую силу, объем бизнеса, объем транзакций, цены поставщиков услуг, страховые взносы и т. Д.

      Со временем они почти наверняка будут отличаться от значений, принятых при первом появлении результатов экономического обоснования. Регулярное обновление допущений, лежащих в основе оценок затрат и выгод, будет обеспечивать более точные прогнозы денежных потоков.

    • Проверить структуру и содержание модели затрат (см., Например, Таблицу 1).

      Вы захотите обратить внимание на такие вопросы: действительно ли позиции затрат в одной ячейке изменяются вместе? Планирует ли руководство эти элементы вместе? Некоторые строки и столбцы модели настолько незначительны, что их можно удалить или объединить с другими? Отсутствуют ли в исходной модели значительные категории затрат?

    • Проверить затраты.

      Если существует разрыв между прогнозом (экономическим обоснованием) и фактическими результатами, спросите, основывалась ли оценка на ошибочных предположениях (например, предполагаемая потребность в емкости хранилища) или была ли стоимость этого ресурса неправильной (например, не предвидя изменения цен на оборудование).

    • Подтвердить преимущества.

      Обратите особое внимание на сроки получения пособий и их фактическое получение. Все ли было в сети и работало, как планировалось? Производительность «выросла», как ожидалось?

    Конечно, аналитик будет корректировать конкретные цифры по мере того, как планы превращаются в историю, но основная структура для оценки влияния на производительность ИТ-бизнеса не должна сильно измениться в течение нескольких лет.Эта ситуация позволяет достичь многих целей, обсуждаемых в клавишах 1-9: держать в поле зрения отдельные риски, снижать затраты, увеличивать прибыль, ускорять прибыль и тактично информировать вашу референтную группу и других менеджеров об их совместных обязанностях по предоставлению ИТ. преимущества для бизнеса.

    Ваши следующие шаги

    Девять приведенных выше ключей работают с наиболее хорошими подходами к построению бизнес-обоснования. Тем не менее, они особенно применимы в отношении структуры и содержания бизнес-обоснования, представленных в Business Case Essentials (www.business-case-analysis.com/business-case-essentials.html).

    Что такое бизнес-модель? — Определение с сайта WhatIs.com

    Экономическое обоснование — это письменное или устное ценностное предложение, предназначенное для обучения лиц, принимающих решения, и убеждения их предпринять какие-либо действия. В письменном виде сам документ иногда называют экономическим обоснованием.

    В простейшем случае бизнес-кейс может быть устным предложением. Краткосрочные действия, ведущие к немедленным, измеримым и существенным выгодам, как правило, легче всего спорить.Например, если менеджер ресторана замечает, что предприятие не зарабатывает в воскресенье вечером достаточно денег, чтобы покрыть операционные расходы, доведение этого факта до владельца может быть достаточно убедительным, чтобы обосновать необходимость закрытия ресторана в 17:00. по воскресеньям.

    Для более сложных вопросов бизнес-модель должна быть представлена ​​в виде тщательно составленного документа, который предоставляет читателю информацию о рисках и выгодах, связанных с принятием мер и, наоборот, бездействием.Хорошо составленное экономическое обоснование исследует все возможные подходы к данной проблеме, чтобы ответственные стороны могли выбрать, какой вариант лучше всего подходит для организации.

    Стандартные компоненты бизнес-кейса включают:

    Краткое изложение
    Это общее представление в сжатой форме и простым языком объясняет проблему, для решения которой предназначен предлагаемый проект, возможные решения, желаемый результат, ресурсы, необходимые для достижения желаемого результата и ожидаемой отдачи на инвестиции (ROI).

    Описание проблемы
    В этом разделе четко указано, какую проблему необходимо решить.

    Анализ ситуации
    В этом разделе содержится более подробный контекст, объясняющий, как возникла проблема и каковы будут последствия, если не будет предпринято никаких действий. Завершение анализа должно естественным образом привести к следующему разделу.

    Опции
    В этом разделе автор определяет потенциальные решения проблемы и предоставляет достаточно подробностей, чтобы читатель мог их понять.

    Анализ затрат и выгод
    В этом разделе оцениваются затраты и выгоды для каждого потенциального варианта, включая предлагаемое решение проблемы и любые вероятные альтернативы, которые, конечно же, включают полное бездействие.

    Рекомендация
    В этом разделе автор дает рекомендации по решению проблемы, описанной в формулировке проблемы.

    Проектное предложение

    Этот раздел предоставляет читателю подробную информацию о том, как будет выполняться рекомендуемое решение.Он включает информацию о масштабе проекта, а также возможные ограничения и оценки требуемых ресурсов, включая персонал, время и бюджет.

    Как написать бизнес-модель

    Бизнес-модель — это способ доказать своему клиенту, покупателю или заинтересованному лицу, что продукт, который вы продвигаете, является хорошим вложением. Ниже мы проиллюстрируем шаги по написанию того, что их повлияет.

    Бизнес-обоснование необходимо, чтобы оно собирало предложение, схему, стратегию и маркетинговый план в одном документе и предлагало полное представление о том, какую пользу проект принесет организации.Вы можете планировать проект и без него.

    Перед тем, как начать бизнес Пример

    Проекты терпят неудачу, если у них нет надежного экономического обоснования. Но если бизнес-кейс не привязан к реальности и не отвечает потребностям, которые соответствуют более крупным бизнес-целям организации, тогда это не имеет значения.

    Исследование, которое вам понадобится для создания убедительного экономического обоснования, — это почему, что, как и кто. Об этом нужно четко сообщить. В экономическом обосновании будет рассмотрен вопрос «почему», но более подробно.Думайте о бизнес-модели как о документе, который создается постепенно, чтобы не тратить ненужные ресурсы.

    Как написать бизнес-кейс

    Для написания бизнес-обоснования необходимо четыре шага:

    1. Изучите свой рынок, конкуренцию и альтернативы
    2. Сравните и доработайте свои подходы
    3. Соберите данные и представьте свои стратегии, цели и варианты
    4. Документируйте все

    Существуют шаблоны, которые вы можете использовать для написания своего бизнес-обоснования и сбора всей необходимой информации, включая следующее:

    Ввиду популярности идей «изнутри салфетки», порождающих многомиллиардные стартапы, может возникнуть соблазн упустить из виду старую добрую бизнес-документацию.Фактически, в некоторых бережливых или гибких организациях чрезмерная зависимость от документации рассматривается как явное препятствие для инноваций и сотрудничества.

    Контрольный список бизнес-кейсов

    Один из ключевых шагов для начала бизнес-кейса — это иметь контрольный список бизнес-кейсов. Ниже приводится основная схема, которой нужно следовать, когда вы начинаете разрабатывать бизнес-кейс.

    Видение, цели и задачи

    Во-первых, вы должны выяснить, что вы пытаетесь сделать и какую проблему хотите решить.Это приведет к результатам вашего проекта.

    Заинтересованные стороны

    Будь то клиенты, поставщики, высшее руководство, руководители отделов или другие участники проекта, встретитесь со своими заинтересованными сторонами. Все они вкладываются в проект, и вы должны понимать их ожидания.

    Технические характеристики и требования

    В зависимости от того, над каким проектом вы работаете, спецификации и требования будут отличаться, но они имеют решающее значение для успеха проекта. Соберите их все, выясните, от чего зависит, успешно ли вы их выполнили, и сообщите о результатах.

    План проекта

    Пора составить план проекта. Определите задачи, которые вам нужно будет предпринять, чтобы завершить проект. Вы можете использовать шаблон структурной декомпозиции работ, чтобы убедиться, что все готово. Собрав все задачи, оцените, сколько времени потребуется на их выполнение.

    Программное обеспечение для управления проектами значительно упрощает этот шаг. ProjectManager может загрузить ваш шаблон разбивки работ, и все ваши задачи будут заполнены в нашем инструменте. Вы можете организовать их в соответствии с вашим производственным циклом с помощью нашей доски канбан.Это дает менеджерам прозрачность в процессе работы команды, поэтому они могут перераспределять ресурсы, чтобы их не заблокировали. Тем временем команды могут управлять своим отставанием и планировать спринты. Держите заинтересованные стороны в курсе, делясь с ними планом. В настройках безопасности можно сделать вид только в плане, чтобы избежать непреднамеренных изменений. Правильно реализуйте свои планы, воспользовавшись нашей бесплатной пробной версией сегодня.

    Визуализируйте план своего проекта на доске в ProjectManager.

    Бюджет

    Ваш бюджет — это оценка всего, что указано в вашем плане, и того, сколько будет стоить завершение проекта в отведенное время.

    Распределить ресурсы

    Распределите свои ресурсы, решив, кто над чем будет работать, а затем назначьте членов команды для выполнения этих задач. Если ваша команда подключена к вашему инструменту управления проектами, это должно быть несложно.

    Создание расписания

    Составьте график проекта, оценив, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи. Для более эффективного расписания используйте инструмент для создания диаграммы Ганта и распечатайте ее. Это обеспечит дополнительную визуализацию данных и навыки, которых нет в таблицах Excel.

    Коммуникационный план

    Имеет контрольные точки для проверок и обновлений статуса, а также определение того, как заинтересованные стороны будут в курсе прогресса в течение жизненного цикла проекта.

    Монитор Прогресс

    Имейте план для отслеживания и отслеживания вашего прогресса во время проекта для сравнения запланированного с фактическим прогрессом. Существуют инструменты отслеживания, которые могут помочь вам отслеживать прогресс и производительность.

    Опять же, использование инструмента управления проектами улучшает вашу способность видеть, что происходит в вашем проекте.ProjectManager имеет инструменты отслеживания, такие как информационные панели и отчеты о состоянии, которые дают вам общее представление и более подробную информацию, соответственно. В отличие от легких приложений, которые заставляют вас настраивать информационную панель, наше встроено в инструмент. Более того, наше облачное программное обеспечение предоставляет вам данные в режиме реального времени для более глубокого принятия решений. Кроме того, вы можете получать отчеты не только об обновлениях статуса, но и о расписаниях, рабочей нагрузке, статусе портфеля и многом другом — и все это одним щелчком мыши. Затем отфильтруйте отчеты и поделитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы они постоянно обновлялись.

    Мониторинг в реальном времени с помощью интерактивной панели управления ProjectManager.— Попробуйте бесплатно!

    Четыре шага к написанию успешного бизнес-обоснования

    Экономическое обоснование традиционно представляет собой документ, определяющий основные бизнес-выгоды проекта для обоснования затрат на инициативу. В нем часто подробно описывается, как проект согласуется со стратегическими целями организации, и поэтому он является важной, но часто упускаемой из виду ответственностью для менеджеров, которые считают, что за это отвечает высшее руководство, или которые просто быстро поглощаются повседневными делами. обязанности по реализации проекта.

    Независимо от того, начинаете ли вы новый проект или находитесь в середине, найдите время, чтобы написать экономическое обоснование, чтобы оправдать расходы по проекту, указав, какие бизнес-преимущества принесет ваш проект, и что ваши заинтересованные стороны больше всего заинтересованы в получении результатов от работы. . Следующие четыре шага покажут вам, как написать бизнес-кейс:

    Шаг 1. Определите бизнес-проблему

    Проекты создаются не ради проектов. У них есть цель. Обычно их инициируют для решения конкретной бизнес-задачи или создания возможностей для бизнеса.

    Вы должны «руководить необходимостью». Ваша первая задача — выяснить, что это за проблема или возможность, описать ее, выяснить, откуда она исходит, а затем определить временные рамки, необходимые для ее решения.

    Это может быть простое утверждение, но его лучше всего сформулировать с помощью некоторых исследований экономического климата и конкурентной среды, чтобы обосновать сроки реализации проекта.

    Шаг 2: Определите альтернативные решения

    Как узнать, является ли проект, которым вы занимаетесь, наилучшее решение проблемы, указанной выше? Естественно, выбрать правильное решение сложно, и путь к успеху не вымощен безосновательными предположениями.

    Один из способов сузить фокус и прояснить правильное решение — это выполнить следующие шесть шагов (конечно, после соответствующего исследования):

    1. Обратите внимание на альтернативные решения.
    2. Для каждого решения определите его преимущества.
    3. Также спрогнозируйте затраты, связанные с каждым решением.
    4. Тогда выясните, насколько это возможно.
    5. Определите риски и проблемы, связанные с каждым решением.
    6. Наконец, задокументируйте все это в своем бизнес-кейсе.

    Шаг 3. Порекомендуйте предпочтительное решение

    Далее вам нужно будет ранжировать решения, но перед этим лучше всего установить критерии, возможно, иметь механизм подсчета очков, который поможет вам расставить приоритеты для решений, чтобы выбрать наиболее подходящее.

    Некоторые методологии, которые вы можете применить, включают:

    • В зависимости от стоимости и преимуществ решения поставьте ему оценку от 1 до 10.
    • Основывайте свою оценку на том, что для вас важно.
    • Сделайте свой рейтинг более сложным, чтобы охватить все базы.

    Независимо от вашего подхода, как только вы сложите свои числа, станет очевидным лучшее решение вашей проблемы. Опять же, вам нужно, чтобы этот процесс также был задокументирован в вашем бизнес-кейсе.

    Шаг 4: Опишите подход к реализации

    Итак, вы определили свою бизнес-проблему или возможность и способы ее решения, теперь вам нужно убедить заинтересованных лиц в своей правоте и в том, что у вас есть лучший способ реализовать процесс для достижения своих целей.Вот почему так важна документация; он предлагает практический путь решения основной проблемы, которую вы определили.

    Теперь это не просто упражнение для умиротворения высшего руководства. Кто знает, что вы можете обнаружить в ходе исследования, которое вы вложите в изучение основной проблемы и поиск альтернативных решений? Вы можете сэкономить организации миллионы с помощью альтернативного решения, отличного от первоначально предложенного. Когда вы приступите к работе над убедительным бизнес-обоснованием, вы сможете привлечь к себе спонсоров или руководство организации и получить четкое представление о том, как обеспечить получение бизнес-преимуществ, на которые они рассчитывают.

    Как ProjectManager помогает в развитии вашего бизнеса

    ProjectManager, отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, может собирать и объединять все различные данные, которые вы собираетесь собирать, а затем легко делиться ими как с вашей командой, так и со спонсорами проекта.

    Когда у вас есть электронная таблица со всеми перечисленными задачами, вы можете импортировать ее в наше программное обеспечение. Затем он мгновенно заносится в диаграмму Ганта. Просто установите продолжительность для каждой задачи, добавьте любые зависимости, и ваш проект теперь распределен по временной шкале.Вы можете установить вехи, но вы можете сделать гораздо больше.

    В ProjectManager есть диаграмма Ганта, которая делает больше — от фильтрации критического пути до установки базовых показателей.

    Теперь у вас есть план проекта, и с помощью онлайн-диаграммы Ганта вы можете назначать членов команды по задачам. Затем они могут напрямую комментировать задачи, над которыми они работают, добавляя столько документов и изображений, сколько необходимо, создавая среду для совместной работы. Вы можете отслеживать их прогресс и при необходимости изменять длительность задач, перетаскивая даты начала и окончания.

    Но это только часть того, что предлагает ProjectManager. У нас есть доски канбан, которые визуализируют ваш рабочий процесс, и панель мониторинга в реальном времени, которая отслеживает шесть показателей проекта для наиболее точного представления вашего проекта.

    Попробуйте ProjectManager и убедитесь в этом сами с помощью 30-дневной бесплатной пробной версии.

    Посмотрите обучающее видео по нашему бизнес-кейсу

    Если вы хотите получить больше советов по бизнес-кейсу, посмотрите это короткое обучающее видео с Дженнифер Бриджес, PMP. Она объясняет, какие шаги нужно предпринять, чтобы написать хорошее бизнес-обоснование.

    Вот скриншот для справки.

    Транскрипция:

    Сегодня мы поговорим о том, как написать бизнес-кейс. Что ж, за последние несколько лет мы стали свидетелями того, как рынок или, может быть, организации, компании или даже проекты отходят от ведения бизнес-кейсов. Но в наши дни компании, организации и те же самые проекты тщательно изучают инвестиции и действительно ищут норму прибыли.

    Итак, теперь думайте о бизнес-кейсе как о вашей возможности упаковать ваш проект, вашу идею, вашу возможность и показать, что это значит, каковы преимущества и как другие люди могут получить выгоду.

    Сегодня мы хотим взглянуть, что находится в бизнес-модели и как ее написать. Я хочу прояснить, что когда вы ищете информацию по бизнес-кейсу, это не портфель.

    Кто-то на днях позвонил, и они были сбиты с толку, потому что что-то искали, и они то и дело таскали портфели. Сегодня мы говорим не об этом. Мы говорим о бизнес-кейсах, и они включают информацию о ваших стратегиях и целях. Это ваше деловое предложение.В нем есть ваш бизнес-план, ваша бизнес-стратегия и даже ваш маркетинговый план.

    Итак, почему это так важно сегодня? Опять же, компании стремятся к тому, чтобы не только их руководители проектов, но и члены своей команды имели лучшее понимание бизнеса и большую деловую хватку идей. Таким образом, это экономическое обоснование обеспечивает обоснование предлагаемого изменения бизнеса или плана. В нем описывается распределение капитала, который вы, возможно, ищете, и ресурсы, необходимые для реализации. Тогда это может быть план действий.Это может просто служить единым видением. Кроме того, он предоставляет лицам, принимающим решения, различные варианты.

    Итак, давайте подробнее рассмотрим шаги, необходимые для объединения этих бизнес-кейсов. Есть четыре основных шага. Во-первых, вы хотите изучить свой рынок. На самом деле посмотрите, что там есть, где потребности, где пробелы, которые вы можете восполнить? Посмотрите на своих конкурентов. Как они к этому подходят и как вы можете предложить другие альтернативы?

    Вы хотите сравнить и доработать различные подходы, которые можно использовать для выхода на рынок.Затем вы собираете эти данные и представляете стратегии, свои цели и другие варианты, которые необходимо рассмотреть.

    И вы это буквально документируете.

    Так как же выглядит документ? Что ж, сегодня есть шаблоны. Компоненты различаются, но это общие. И вот это я считаю важным. Итак, есть резюме. Это просто краткое изложение вашей компании, того, как может выглядеть ваша управленческая команда, краткое изложение ваших продуктов и услуг и вашего рынка.

    Описание бизнеса дает немного больше истории о вашей компании и заявлении о миссии, а также о том, чем действительно занимается ваша компания и как этот продукт или услуги подходят для нее.

    Затем вы описываете детали продукта или услуги, которые вы хотите расширить, внедрить или внедрить. Вы даже можете включить туда патенты, которые находятся на рассмотрении, или другие товарные знаки.

    Затем вы хотите определить и разработать свою маркетинговую стратегию. Мол, как ты собираешься донести это до своих клиентов? Вы собираетесь открыть кирпичный и минометный магазин? Ты собираешься сделать это онлайн? И каковы ваши планы по выводу его на рынок?

    Вы также хотите включить подробную информацию об анализе конкурентов.Как у них дела? И как вы планируете, я думаю, победить своих конкурентов?

    Вы также хотите посмотреть и определить свой SWOT-анализ. А SWOT — это ваши сильные стороны. Какие у вас сильные стороны при выходе на рынок? А где слабые места? Может быть, какие-то твои пробелы. И, кроме того, где ваши возможности и, может быть, угрозы, которые нужно планировать?
    Затем обзор операций включает в себя операционную информацию, такую ​​как ваше производство, даже человеческие ресурсы, информацию о повседневных операциях вашей компании.

    И затем, ваш финансовый план включает в себя отчет о прибылях и убытках, ваши прибыли и убытки, любые ваши финансовые результаты, любое обеспечение, которое у вас может быть, и любые виды инвестиций, которые вы можете искать.

    Итак, это компоненты вашего бизнес-кейса. Вот почему это так важно. А если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять этим процессом и отслеживать его, то подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас в ProjectManager.

    (сообщение обновлено в феврале 2021 г.)

    5 ошибок, которых следует избегать при построении бизнес-обоснования для ИТ

    В Nucleus мы работали с клиентами над созданием экономического обоснования их технологических проектов на протяжении большей части двух десятилетий.Вначале мы выпустили наш «Манифест рентабельности инвестиций», в котором изложена концепция разработки бизнес-кейсов с учетом текущих и планируемых расходов на ИТ — в конечном итоге, чтобы согласовать ИТ-директоров и руководителей ИТ-служб с их коллегами в области финансов. Хотя сегодня эта концепция стала более общепринятой, в то время она была радикальной:

    Сейчас, более чем когда-либо прежде, компании внимательно изучают влияние расходов на ИТ на их чистую прибыль. Экономическое давление в сочетании с годами больших расходов на ИТ без явной отдачи вынудили компании потребовать ужесточить контроль над расходами на ИТ и дать четкое обоснование каждого потраченного доллара.Лица, принимающие решения в области технологий и финансов, нуждаются в показателях и показателях, которым они могут доверять, чтобы гарантировать, что они принимают ИТ-решения, которые окажут положительное влияние на прибыль компании.

    Хотя модные словечки, возможно, изменились, а ожидания в отношении окупаемости и риска стали более точными, путь к убедительному экономическому обоснованию не изменился. Разработать бизнес-обоснование для инвестиций в технологии несложно, оно просто структурировано: выявить главные области выгоды, количественно оценить затраты и выгоды и рассчитать показатели.Вот пять ключевых ошибок, которых следует избегать при составлении бизнес-кейса.

    Ошибка № 1: смерть от электронной таблицы

    Многие компании имеют свои собственные внутренние шаблоны бизнес-обоснований для обоснования ИТ-проектов, и мы рассмотрели сотни с разной степенью детализации: несколько цветов и вкладок, ссылки на подробные расчеты и предположения, и такая степень детализации, что фактическая разработка бизнес-модели заняла больше времени, чем само развертывание.

    Проблема этого подхода не только в том, что он болезнен и требует много времени, но и в том, что он фокусируется на отдельных деревьях, а не на лесу.Лучшее экономическое обоснование обычно основано на 2 или 3 преимуществах, а наихудшее — на пяти или более. Когда вы сосредотачиваете свое экономическое обоснование на нескольких действительно важных преимуществах, вы можете более разумно использовать свое время, оценивая фактическую ценность этих преимуществ и обрисовывая в общих чертах, как вы планируете их достичь. Вы можете найти более подробную информацию о том, как отсеять эти главные области реальной выгоды здесь, но, короче говоря, ищите преимущества с большой широтой и повторяемостью и сосредоточьтесь на них.

    Ошибка №2: Поиск идеальной рентабельности инвестиций

    Цель бизнес-обоснования — обосновать проект и предоставить дорожную карту для достижения ценности — но не обязательно в таком порядке. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на процентном ROI или точном показателе окупаемости, сосредоточьтесь на структурированном понимании затрат и выгод, а также на крупных движущихся частях, на которые вы хотите потратить больше времени на эти оценки, и на понимание того, насколько изменчивы (насколько далеко могли бы вы потенциально быть) у них есть.

    Ошибка №3: Игнорирование внутренних затрат на персонал

    Руководители проекта часто игнорируют или недооценивают время внутреннего персонала, посвященное успеху проекта, потому что этим сотрудникам «уже заплатили». Если вы не планируете нанимать дополнительный персонал для выполнения работы вашей группы развертывания во время проекта или не имеете в своем распоряжении бесплатную рабочую силу, вам необходимо учитывать внутреннее время, потраченное на проект по ряду причин. Во-первых, он показывает лицам, принимающим финансовые решения, у вас есть четкое представление бизнеса о влиянии проекта на внутренние ресурсы.Во-вторых, у вас есть оценки, с которыми вы можете справиться во время проекта, и реалистично оценить нарушения, которые проект может оказать на другие обязанности членов команды.

    Наконец, и, возможно, самое главное, вы можете сообщить команде, чего от нее ждут, и что вы осознаете дополнительные обязанности, которые вы добавляете к их тарелке, что может иметь решающее значение во время кризиса, когда командный дух может быть на самом низком уровне. Предварительное указание того, какое внутреннее время, по вашему мнению, будет посвящено проекту, показывает, что вы осознаете, какие усилия для этого потребуются, и настраивает вас на то, чтобы отдать команде должное признание во время проверки эффективности.

    Ошибка № 4. Двойной подсчет преимуществ

    Большинство ИТ-проектов сегодня приносят либо прямые выгоды (явная экономия затрат или увеличение прибыли), либо косвенные выгоды (например, повышение производительности). Многие проекты, которые мы рассматриваем сегодня в таких областях, как CRM, например, ожидают, что повышение производительности в продажах, маркетинге или обслуживании приведет к увеличению продаж, привлечению потенциальных клиентов или разрешению дел соответственно. Если вы можете достоверно оценить конечный результат как прямую выгоду, отлично. Если вы не можете этого сделать, вы можете достоверно оценить экономию производительности (подробнее об этом здесь), но не следует рассчитывать и то, и другое.Во многих случаях, на которые мы обращаем внимание, ключевым оправданием является рост (клиентов или прибыльности). В таких случаях разумной стратегией является оценка количества дополнительных сотрудников, которые вам понадобятся для достижения того же результата.

    Ошибка № 5. Думать, что вы закончили

    Безусловно, самая большая ошибка, которую делают ИТ-руководители с бизнес-кейсами, — это отправка своего бизнес-кейса, а затем его архивирование. Будьте уверены, что рентабельность инвестиций, которую вы оцениваете для проекта, никогда не будет той рентабельностью, которую вы действительно достигли, но это не повод хоронить ее навсегда.Лица, принимающие финансовые решения, используют свое экономическое обоснование как инструмент не только для обоснования проекта, но и для определения этапов измерения и корректировки своей стратегии развертывания в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

    Сохранение бизнес-модели в виде дорожной карты может помочь вам определить, когда затраты превышают ожидаемые или когда задержки не позволяют достичь запланированного роста выгод, и какие корректировки необходимо внести, чтобы максимизировать ценность из вашего проекта. В зависимости от графика вашего проекта, ежемесячные или ежеквартальные проверки основных показателей затрат и выгод являются более мощным инструментом управления проектом и переговоров, чем любая диаграмма Ганта.

    Если вам нужно построить или оценить экономическое обоснование проекта, вы можете загрузить бесплатный инструмент Nucleus по окупаемости инвестиций здесь, который станет хорошей отправной точкой. Избежание этих ключевых ошибок поможет вам уделить время, необходимое для разработки бизнес-обоснования, и перейти к использованию этого кейса в качестве дорожной карты для достижения успеха.

    Copyright © 2016 IDG Communications, Inc.

    Как написать бизнес-обоснование для нового программного обеспечения за 3 шага

    Вы готовы инвестировать в новое программное обеспечение.Вы знаете, какое положительное влияние это окажет на ваш бизнес. Вы готовы сдвинуть дело с мертвой точки. Ну и что дальше?

    Лицам, принимающим решения, может быть трудно оправдать затраты на вложения в программное обеспечение, не имея четкого представления о достоинствах системы. Вот почему лучше всего написать надежное бизнес-обоснование.

    Из этой статьи вы узнаете, как построить экономическое обоснование для нового программного обеспечения, определив преимущества и затраты решения, а также окупаемость инвестиций. Эти рекомендации и советы основаны на моем профессиональном опыте руководителя ITPMO, исследованиях Gartner и передовых методах работы Института управления проектами.

    Вот предварительный просмотр предоставленного вам шаблона бизнес-кейса. Щелкните здесь, чтобы перейти прямо к загрузке шаблона.

    Что такое бизнес-кейс?

    Экономическое обоснование — это официальный документ, представляемый высшему руководству с просьбой об одобрении предлагаемого проекта. В нем описывается решаемая бизнес-проблема и предлагаемое решение. Определяются затраты, выгоды, риски и команда проекта.

    Затем бизнес-модель обычно отправляется на рассмотрение и утверждение руководству.Утверждение должно служить формальным утверждением бюджета, распределения ресурсов и согласования объема работ.

    Почему это важно?

    Создание бизнес-кейса служит нескольким целям:

    • Обеспечивает согласованность бизнес-проблемы и решения.
    • Назначает членов проектной группы и владельца бизнеса.
    • Оформляет утверждение бюджета; может также предоставить резервную копию, если впоследствии возникнет вопрос о распределении средств.
    • Показывает, что вы тщательно проанализировали проблему, возможные решения и риски, чтобы найти наилучшее возможное решение.
    • Действует как путеводная звезда на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы поддерживать согласованность усилий с намерением.

    Но каковы риски, если вы не подадите бизнес-обоснование? Gartner заявляет, что постановка целей и заинтересованность заинтересованных сторон — две основные проблемы, с которыми вы столкнетесь, если сначала не создадите надежное бизнес-обоснование. Давайте разберемся, почему. (Полный отчет доступен только клиентам Gartner.)

    Несогласованные цели: Без четкого экономического обоснования не может быть четко определенных и согласованных целей для инвестиций.Это значительно усложняет сбор требований и выбор поставщика и потенциально может привести к остановке проекта или выбору поставщика, который не подходит.

    Ограниченное участие: Получить поддержку заинтересованных сторон в рамках всего бизнеса может быть непросто, не поделившись убедительными доводами в пользу этого. Также возможно, что противодействие инвестициям может возникнуть через несколько месяцев после реализации, когда заинтересованные стороны потребуют от вас оправдания текущих затрат.Это будет сложно сделать без существующего бизнес-обоснования, которое включает в себя оценку успеха / воздействия нового программного обеспечения.

    Шаг 1. Создайте бизнес-модель по частям

    При построении бизнес-обоснования для нового программного обеспечения важно изложить полный объем проекта, чтобы руководство могло быть уверенным в том, что вы учли все последствия своего предложения. Это особенно важно при запросе суммы денег, необходимой для внедрения нового программного обеспечения и текущих расходов.

    Убедитесь, что ваш аргумент включает следующие элементы (мы будем следовать структуре в шаблоне, представленном ниже):

    Краткое содержание: Дайте обзор целей выбора и внедрения нового программного обеспечения. Не забудьте указать, что вы хотите купить новое программное обеспечение — это может показаться очевидным, но иногда это может запутаться после того, как вы поработали и изменили формулировку этого раздела.

    Обязательно ответьте на такие вопросы, как:

    • Какую бизнес-проблему это решит?
    • Зачем решать эту проблему сейчас?
    • Есть ли изменения в правилах или положениях, которые делают эти инвестиции обязательными?

    И включите основные бизнес-проблемы, которые будут решены с помощью нового программного обеспечения.

    • Экономия затрат (например, программное обеспечение сократит количество сотрудников / часов, затрачиваемых на ручные задачи, сократит количество дорогостоящих ошибок).
    • Увеличение доходов (например, увеличение скорости рабочего процесса, интеграция с партнерскими системами).

    Обратите внимание, что мы не называем конкретную программу в этом разделе, и это сделано намеренно. Это потому, что вам нужно решить бизнес-задачу. Не просто покупать программное обеспечение.

    Часто руководителю проекта или руководителю отдела поручается внедрить определенный инструмент.Например, если ваш ведущий бухгалтер использовал одну программу в своей предыдущей компании, он может попросить вас инвестировать в то же программное обеспечение. Таким образом, проект превратился бы в «давай купим программное обеспечение X» в отличие от более продуманного подхода, такого как «мы переросли наш текущий бухгалтерский процесс и нуждаемся в надежной программе, которая поможет нам масштабироваться».

    Описание решения : опишите, как вы планируете использовать программное обеспечение для решения бизнес-задач и / или достижения ваших целей. Обрисуйте, что вы сможете делать, чего не можете делать сейчас, и какие требования должен иметь инструмент для поддержки способности вашей команды или отдела решать свои проблемы и / или достигать своих целей.

    В этот раздел вы также можете включить обоснование того, как вы решили купить новое программное обеспечение, в отличие от разработки собственного решения или найма внешней группы разработчиков программного обеспечения. (Это может не иметь отношения к вашей компании в зависимости от вашей ИТ-среды.)

    Обзор затрат: В приведенном ниже шаблоне стоимость внедрения, общая стоимость владения и расчет рентабельности инвестиций выделены цифрами. Но эти числа могут быть пугающими и запутанными для вычисления.По этой причине мы посвятили шаг 2 этого процесса сбору цифр, необходимых для проведения точных и релевантных расчетов.

    Обзор преимуществ программного обеспечения: Выделите ожидаемые преимущества и ощутимые выгоды, такие как сэкономленное время и деньги, а также нематериальные преимущества, такие как расширение сотрудничества и улучшенные протоколы управления рисками.

    В этом разделе следует сосредоточить внимание на преимуществах для бизнеса, а не на технических преимуществах. Вашим руководителям будет сложно оценить потребность в новом программном обеспечении, если вы сосредоточитесь на таких преимуществах, как сокращение технического долга или оптимизация системной архитектуры.Но они увидят ценность, например, в увеличении скорости и точности процесса продаж и потенциальных клиентов.

    Совет: Если вы очень технический человек (как и я!), Напишите этот раздел вместе с лидером бизнеса.

    График выполнения : Обозначьте график внедрения программного решения. Этот график может значительно различаться в зависимости от того, на каком этапе процесса выбора программного обеспечения вы находитесь, поэтому четко укажите, какие действия будут предприняты и когда.

    Дополнительные элементы, которые вы можете включить:

    • Основные вехи, такие как стартовое совещание по проекту, дата начала работы и даты обучения.
    • Cadence для командных встреч, отчетов о состоянии и демонстраций.

    Управление проектом : Назовите каждого человека и его роль в проекте. Да, используйте имена, а не только названия должностей, чтобы каждый знал о необходимых ресурсах.

    Бесплатный шаблон бизнес-кейса

    Если у вашей компании еще нет шаблона бизнес-модели (и обязательно спросите, прежде чем начинать его), мы создали его для вас.Нажмите здесь, чтобы загрузить.

    Шаг 2: Разбейте затраты

    Как и было обещано выше в компоненте «Обзор затрат», в этом разделе вы узнаете о типичных затратах, которые бизнес-руководители хотят видеть в бизнес-модели. Для каждого из них мы покажем вам, где взять числа, необходимые для расчетов.

    Общая стоимость внедрения

    Чтобы вычислить это число, разбейте затраты, связанные с покупкой и внедрением программного обеспечения. Сюда входят как очевидные затраты, такие как количество и цена лицензий на программное обеспечение, так и не столь очевидные затраты, такие как новое оборудование и учебные курсы.

    Совет: Укажите количество необходимых лицензий и их типы. Тип приобретаемых пользовательских лицензий может повлиять на стоимость. Например, лицензия системного администратора обычно стоит дороже, чем средний пользователь, но, скорее всего, вам понадобится всего несколько из них.

    Общая стоимость владения (TCO)

    Определение совокупной стоимости владения часто является отправной точкой для расчета рентабельности инвестиций (ROI) и сравнения цен поставщиков. Это включает в себя суммирование предварительных затрат для каждого решения, расчет чистой приведенной стоимости текущих затрат в течение ожидаемого срока службы инструмента, а затем суммирование предварительных затрат и приведенную стоимость будущих затрат.

    Обычно компании думают только о первоначальных затратах на новое программное обеспечение при оценке поставщиков и рисков. Но при расчете совокупной стоимости владения необходимо учитывать множество факторов.

    Думайте о совокупной стоимости владения как об айсберге. Больше, чем кажется на первый взгляд:

    Источник: Gartner ( полный контент доступен клиентам Gartner )

    Другие числа, которые вам, возможно, придется учесть, включают заработную плату всех новых сотрудников, необходимых для обслуживания программного обеспечения (например,g., администратор ИТ-системы) и периодическое управление оборудованием, если применимо (например, портативные сканеры для нового инструмента инвентаризации).

    Расчет рентабельности инвестиций (ROI)

    Истинную рентабельность инвестиций часто трудно измерить, а еще труднее гарантировать. Вы не можете точно знать, как бизнес будет расти и меняться в течение срока службы инструмента, и возможно, вам потребуется добавить новые модули или выстроить интеграцию.

    Руководители бизнеса понимают серую зону вокруг этого числа, но ожидают от вас полной прозрачности.Обязательно объясните, что эти цифры являются лучшим прогнозом ожидаемых выгод и затрат на новое программное обеспечение, которое вы сделали на основе обоснованных оценок.

    Формула для расчета ROI:

    (прибыль от инвестиций — стоимость вложений) / (стоимость вложений)

    Шаг 3. Получите поддержку заинтересованных сторон

    Написание бизнес-кейса — не отдельная задача. Вам нужны партнеры на каждом этапе процесса, чтобы помочь разработать план. Вот несколько советов по получению поддержки заинтересованных сторон:

    • Свяжитесь с руководителями бухгалтерии, маркетинга и других отделов перед отправкой бизнес-обоснования , чтобы они, по крайней мере, знали об инициативе.Ключевые лидеры в других сферах бизнеса помогут выявить ваши слепые зоны и предложат решения.
    • Получите согласие всех участников на то, что изложено в документе. Каждый человек, упомянутый в документе, должен увидеть окончательный вариант, прежде чем он будет передан на рассмотрение руководству — никто не хочет, чтобы его имя было присвоено работе, о которой они не знают.
    • Не воспринимайте презентацию бизнес-кейса как открытие. Вместо этого , от кого бы вы ни получали одобрение, должен быть ознакомлен с вашим предложением до большого собрания. В лучшем случае, если фактическое собрание получит одобрение, это просто формальность. Все участники собрания должны заранее понять основные детали, такие как стоимость и тип программного обеспечения, а также общие преимущества. Для этого вам, вероятно, придется заскочить к ним в офис или попросить пойти пообедать, чтобы обсудить предложение за несколько недель до вашей презентации.

    Что делать, если ваше экономическое обоснование будет отклонено?

    Отказ — это возможность, и к этому важно быть морально подготовленным.Коллеги PMP Элизабет Ларсон и Ричард Ларсон делятся одними из лучших советов по отказу, которые я когда-либо встречал. Вот отрывок из доклада, которым Элизабет поделилась на глобальной конференции PMI.

    Помните, что мы консультируем организацию с помощью хорошо продуманной рекомендации. Не принимайте отказ на свой счет. Если ваше экономическое обоснование отклонено, спросите:

    • Тесно ли я работал с владельцем бизнеса над разработкой бизнес-обоснования?
    • Понимаю ли я «возражения»?
    • Могу ли я обратиться к ним, чтобы удовлетворить потребности заинтересованных сторон? Если смогу, конечный продукт будет еще лучше.
    • Дал ли я заинтересованным сторонам достаточно времени, чтобы подумать над предложением, прежде чем запрашивать решение?
    • Как я могу наилучшим образом поддержать владельца бизнеса? Должен ли я посоветовать владельцу бизнеса уйти (по крайней мере, на данный момент), или мы будем вести себя как питбуль, который хватается за ногу и не отпускает?

    Я чувствую себя более сильной и устойчивой, просто читая ее совет еще раз — надеюсь, вы тоже!

    Проработайте эти вопросы и повторно оцените свое предложение.Попросите повторно подать свое предложение в согласованное время в ближайшем будущем, привлечь больше партнеров, а затем укрепить свое экономическое обоснование.

    Следующие шаги: ресурсы для сравнения и оценки программных решений

    Теперь, когда вы знаете, как написать убедительное экономическое обоснование, вот несколько следующих шагов, которые вы должны предпринять, чтобы помочь вам сравнивать и оценивать решения:

    Прочтите отзывы пользователей: Независимо от того, какой тип программного обеспечения вы ищете, у Software Advice есть множество отзывов пользователей о нем.Посмотрите, как ваши коллеги оценили системы по таким качествам, как простота использования и поддержка клиентов.

    Запланируйте демонстрации продуктов: Обсудите свои потребности с поставщиками и попросите демонстрации продуктов «изо дня в жизни», а не серию основных функций. Дополнительные советы можно найти в статье «Как сократить продажи в демонстрационных версиях программного обеспечения».

    Загрузите бесплатный шаблон: Если у вашей компании еще нет шаблона бизнес-кейса, мы сделали его для вас.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *