В электронной почте: Электронная почта Gmail: надежно, конфиденциально, бесплатно

Шесть способов ограничить общение по электронной почте

Электронную почту уже нельзя считать просто почтой: сообщения приходят от десятков различных платформ. Мы получаем sms, личные сообщения в Instagram, оповещения из Facebook. Отовсюду звучат уведомления, требующие нашего внимания, и мы оказываемся в ловушке бесконечных ответов на сообщения. Чем чаще мы отвечаем на них, тем чаще мы их получаем.

Кроме того, электронная почта уже слишком долго считается источником срочной и важной информации, и это большое заблуждение. В некотором роде оно объясняется тем, что при отправке электронных сообщений перед нами не встает никаких преград. Мы требуем быстрого ответа и немедленного внимания к нашим письмам, поскольку мы можем бесплатно и быстро их отправить. Вместо того чтобы поразмышлять над своими идеями самостоятельно, мы спешим поскорее поделиться ими в письме и отправить его коллегам, отвлекая их от работы. В конечном итоге эффективность нашей работы зависит не от скорости нашего ответа и не от выбора корпоративного мессенджера или другого инструмента. Проблема скрыта гораздо глубже.

Самый главный вызов современности, с которым приходится сталкиваться, заключается в том, что нам необходимо выбрать, на чем сосредоточиться. Человек по природе своей плохо справляется с определением ограничений и приоритетов. Мы тонем в разнообразии физического и цифрового мира и крайне нуждаемся в наведении порядка. Собственно, проблема кроется не в электронной почте, а в ограничениях. Поэтому нам нужно думать не о том, как лучше работать с почтой, а о том, как лучше расставлять приоритеты.

Сама необходимость расставлять приоритеты появилась в социуме не так давно. Автор книги «Эссенциализм» Грег Маккеон объясняет, что в прошлом у нас мог быть только один приоритет, а множественного числа этого слова вообще не существовало. Сегодня же мы вынуждены действовать так, словно у нас есть десятки приоритетов, а не один, на котором нужно по-настоящему сосредоточиться.

Одна из обязанностей руководителей – четко представлять, куда мы движемся и что важно на этом пути. Иначе они утопят своих сотрудников в куче ненужных писем и проектов. Следовательно, чтобы лучше управлять своей почтой, нужно научиться говорить «нет».

Даже если мы расставили приоритеты (но это еще не факт!), перед нами стоит еще одна проблема: никакой инструмент для сообщений по умолчанию не умеет соблюдать ограничения. В цифровой сфере сложно создавать поведенческие правила для конкретных случаев. Поэтому придется разделить ответственность по определению ограничений между человеком и технологиями.

Вот шесть способов, которые помогут ограничить общение по электронной почте.

Напишите дисклеймер в подписи. В почтовой подписи укажите часы работы, а также обозначьте, в какое время вы отвечаете на письма. Это повысит прозрачность ваших действий.

Не стесняйтесь использовать автоответчик. Я знаю несколько писателей, использующих автоответчики, для того чтобы ничто не отвлекало их от больших проектов (с этими автоответчиками можно общаться неделями!). Эта функция поможет вам сообщить всем, что вы заняты, и поможет понять, когда вы освободитесь для ответа.

Расскажите о том, как вы отвечаете на письма, на своем сайте или в социальных сетях. Если рассказать остальным, что вы привыкли отвечать на письма в течение двух дней, двух недель или двух месяцев, они смогут планировать свое время. Просто скажите людям, чего им ожидать.

Объясните, на какие запросы вы не отвечаете. О том, как вы используете различные каналы коммуникации, можно рассказать в Twitter, на странице с контактной информацией в Facebook и т. п. Расскажите, запросы какого рода вы удаляете или игнорируете. Не хотите принимать запросы из неизвестных источников? Просто удаляйте их.

Установите правила коммуникации для команды. Начинаете ли вы общение с новым участником команды, новым клиентом или беретесь за работу над проектом, определите, какие каналы коммуникации будут наиболее удобны для вас, и узнайте о предпочтениях у всех участников. Четко опишите правила, которыми вы руководствуетесь при работе с каналами общения, стиль общения и периоды доступности для сообщений.

Станьте примером для своих сотрудников. Если вы отвечаете на сообщения по вечерам или выходным, ваша команда считает, что и от каждого из них вы ожидаете того же. Вы можете воспользоваться функциями отложенной отправки писем или получения писем в определенное время. А еще лучше просто избегать переписки в выходные.

Электронные письма – замечательное средство связи, взаимопомощи, общения и даже размышлений. Однако за поток писем, которые мы получаем сегодня, мы расплачиваемся недостатком свободного времени и неспособностью сосредоточиться на качественной работе. Но если безжалостно расставить приоритеты и ограничить такое общение, можно вырваться из этой цифровой ловушки и наконец решить вечную проблему электронной почты, которая не дает нам покоя.

Об авторе: Сара Пек – основатель и исполнительный директор медиакомпании Startup Pregnant

Документы направленные по электронной почте имеют юридическую силу

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Документы направленные по электронной почте имеют юридическую силу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Документы направленные по электронной почте имеют юридическую силу

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Документы направленные по электронной почте имеют юридическую силу Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Проблемы применения положений Гражданского кодекса Российской Федерации о форме договора
(Кондратьев В.А.)
(«Имущественные отношения в Российской Федерации», 2018, N 4)Следовательно, по общему правилу собственноручная или электронная подпись, а также в отдельно установленных случаях аналог собственноручной подписи являются необходимыми факторами для того, чтобы простая письменная форма договора считалась соблюденной. При этом стоит отметить, что в силу пункта 2 статьи 160 ГК РФ соглашением сторон могут быть установлены случаи, когда допускается использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Например, в одном из споров суд указал, что соответствует требованиям закона соглашение, которым установлено, что документы, направленные посредством факсимильной связи и электронной почты, имеют полную юридическую силу (см., например, [26]). Правовая природа такого соглашения неоднозначна. Как представляется, оно не направлено на возникновение обязательства и по своей направленности является организационным, координирующим действия сторон (см. [7]).

Нормативные акты: Документы направленные по электронной почте имеют юридическую силу

Слежка в электронной почте и как от нее защититься

Представьте, что в вашем почтовом ящике — том, который для настоящей почты, — установлена камера, которая внимательно следит, какие рекламные листовки вас заинтересовали, а какие вы отправляете в мусор не читая. Возможно, вы об этом не задумывались, но электронная почта предоставляет создателям спама и рекламных рассылок именно такие возможности.

За время своего существования электронная почта прошла путь от отправки простых текстов до возможности создавать красочные письма с использованием разных шрифтов, стилей и встроенных изображений. Теперь по своим возможностям электронные письма близки к обычным интернет-сайтам — и это дает отправителям возможность встраивать в них элементы, позволяющие следить за тем, что вы делаете в своем почтовом ящике.

Как работает слежка в электронной почте?

Исследователи из Принстонского университета проанализировали около тысячи рекламных рассылок на предмет наличия в них возможностей следить за адресатами. Как выяснилось, 70% полученных ими писем содержали рекламные трекеры — автоматически загружающиеся элементы вроде невидимых картинок, которые не только сообщают отправителю, когда и сколько раз вы открыли письмо, но и передают в строке запроса личные данные, такие как e-mail. Кроме того, запрос на трекинговый домен раскрывает ваш IP-адрес, по которому можно примерно установить ваше местоположение.

С одной стороны, такие технологии позволяют создателям рассылок делать их более эффективными: например, с помощью так называемых A/B-тестов определять, на письма и  с какой темой (скажем, с эмодзи или без) люди с большей вероятностью кликают. С другой стороны, рекламные трекеры могут сохранять в браузере cookie-файлы, чтобы потом «узнать» вас на других сайтах, даже не связанных с темой рассылки.

Так рекламная сеть, которой он принадлежит трекер, получает больше информации о ваших интересах, которую может дальше продавать рекламодателям. Скажем, если вы открыли письмо о скидках на кроссовки, вскоре реклама спортивной обуви может начать преследовать вас по всему Интернету.

Как защититься?

Если вы пользуетесь для чтения почты веб-клиентом от Gmail или Yandex, вам повезло чуть больше: эти провайдеры (а возможно, и некоторые другие) сами скачивают для вас все изображения из письма, а потом передают вам. В таком случае рекламные сети не могут сохранить у вас в браузере cookie-файл или узнать ваш IP-адрес.

Есть хорошие новости и для пользователей почты от других компаний: средства для блокировки веб-трекеров неплохо справляются и с почтовой слежкой, а IP-адрес можно скрыть с помощью VPN.

Вот несколько советов, которые помогут вам защититься от слежки через электронный ящик:

• Отключите автоматическую загрузку изображений в почтовом клиенте и загружайте изображения только для доверенных отправителей.
• Если письма без картинок кажутся вам слишком скучными, используйте средство для блокировки слежки — например, «Защита от сбора данных» в Kaspersky Internet Security.
• Использование Kaspersky Secure Connection — поможет скрыть от рекламодателей ваш реальный IP.

Каких файлов и ссылок в электронной почте следует бояться (вложения e-mail)

В эпоху ИТ-гигантов, занимающихся кибербезопасностью более 20 лет, сложно создать вредоносные программы, способные не привлекать внимания со стороны комплекса защиты информационных систем и эффективно обходить его.

Однако остаётся практически неизменной одна серьёзная уязвимость — человек. Поговорим о том, как неосведомлённые о соблюдении цифровой безопасности люди помогают злоумышленникам реализовывать вредоносные схемы на их устройствах через канал электронной почты.

 

 

 

 

 

1. Введение
2. Основные цели вредоносных программ, распространяемых через электронную почту
3. Основные механизмы передачи вредоносных программ с использованием канала электронной почты
4. Основные типы вредоносных файлов, распространяющихся по электронной почте
   
   1. 4.1. Вирусы
   2. 4.2. Черви
   3. 4.3. Троянские программы
5. Методы идентификации вредоносных вложений
6. Выводы

Введение

Уже более 30 лет цифровой мир знаком с вредоносными программами. За это время разработано огромное число антивирусов, производители которых 24 часа в сутки мониторят и добавляют в свои базы новые виды инфекций. Непосвящённый наблюдатель мог бы даже подумать, что война между злоумышленниками и защитниками информации давно проиграна первыми: ведь, казалось бы, куда сложнее разработать новую вредоносную программу, чем её обнаружить, разобрать и добавить в базу данных силами команд профессионалов из антивирусных ИТ-гигантов.

К тому же помимо антивирусов вредоносные программы повсеместно сталкиваются и со многими другими слоями защиты: здесь — и всевозможные межсетевые экраны, и политики безопасности (SOP, CORS, HTTPS), и своевременное исправление найденных уязвимостей со стороны разработчиков операционных систем и приложений.

Однако, хотя современная система безопасности информационного пространства в целом весьма надёжна, в ней по-прежнему сохраняется уязвимая составляющая — человек. Известный публичный хакер, а ныне консультант по информационной безопасности Кевин Митник писал, что куда проще «взломать» человека, нежели компьютерные системы безопасности, и что самые крупные хакерские атаки были результативными вследствие неопытности и невнимательности людей. Недаром в наше время наилучший результат (по соотношению затрат и выгод) дают те атаки, которые направлены на «взлом» человека путём внедрения вредоносной нагрузки в электронные письма и файлы.

Стоит отметить, что львиную долю жертв хакерских атак составляют пользователи операционной системы Windows — как самой нетребовательной к уровню профессиональных компьютерных знаний.

Основные цели вредоносных программ, распространяемых через электронную почту

Не существует активных пользователей интернета, которым на электронную почту не приходили бы странные письма с кричащими заголовками: «Вы выиграли миллион!», «Вам положена государственная выплата», «Срочно для исполнения!», «Вам поступил денежный перевод», «Я хочу сделать тебе приятное», «Официальное письмо от подрядчика». Если вы ничего такого не припоминаете, то загляните на вкладку «Спам» своего почтового клиента. Да, в настоящее время подобные письма обычно уходят в папку нежелательной почты, но программы для рассылки спама совершенствуются и некоторые письма всё же просачиваются через фильтры. Поэтому здесь мы будем говорить о том, что в принципе каждый пользователь сети «Интернет» является мишенью для вредоносной активности.

И если вы думаете, что у вас нет секретов и что вредоносным программам на вашем компьютере «будет скучно», то глубоко ошибаетесь. Даже если на вашем устройстве нет ценной информации, он отлично подойдёт для других задач, например для майнинга криптовалют или участия в бот-сетях (ботнете).

Впрочем, заработок хакера от заражения домашних устройств сравнительно невелик, поэтому основная цель злоумышленников — корпоративный сектор. Далеко не во всех компаниях выстроена правильная защита от атак через электронную почту, рядовые сотрудники не всегда проходят обучение обнаружению спам-писем с вредоносными программами, однако открытие подобного письма по неопытности, например, бухгалтером может привести к шифрованию баз данных всей организации, что принесёт огромные убытки. Таким образом, чтобы не допустить неожиданных финансовых и репутационных потерь, каждая уважающая себя компания должна организовывать постоянное обучение своих сотрудников безопасной работе с электронной почтой и иметь штатного специалиста по информационной безопасности.

Основные механизмы передачи вредоносных программ с использованием канала электронной почты

Значительная часть вредоносных программ по-прежнему доставляется по электронной почте. Раньше злоумышленники без затей прикрепляли к письму вложения с расширением «. exe», но со временем для большинства пользователей стало очевидным, что открывать подобные программы небезопасно, да и почтовые антивирусы предупреждали о рисках заражения, поэтому хакеры усовершенствовали тактику. В настоящее время вредоносные программы маскируются: инфекция приходит в составе менее подозрительных вложений (например, внутри обычных DOC- и PDF-файлов) либо скачивается по ссылке на вредоносный интернет-ресурс, находящейся в теле письма — причём нередко устроенной так, что реальный адрес отличается от показываемого пользователю. Сами письма тоже маскируются — выглядят так, что не отличаются от обычной деловой переписки сотрудников или официального письма компании-партнёра.

Так какие же виды вложений чаще всего используют злоумышленники? Почти треть от общего количества составляют архивы (ZIP, RAR), на долю которых приходятся четыре из десяти самых популярных форматов вредоносных файлов. Также встречаются и наборы команд, т. е. скрипты (например, на языке JS). Впрочем, антивирусная защита всё же выявляет основную часть опасных вложений, поэтому одними лишь прикреплёнными файлами дело не ограничивается: так, злоумышленники могут вставить в само тело письма скрипт для загрузки вредоносной программы. Такое письмо внешне будет выглядеть как обычный текст, однако если на этот текст нажать, запустится скачивание очередного хакерского инструмента.

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что при использовании канала электронной почты вредоносные программы в основном распространяются через вложения, а также через ссылки и скрипты в теле письма.

Основные типы вредоносных файлов, распространяющихся по электронной почте

На бытовом языке принято называть вредоносные компьютерные программы вирусами, однако применение этого понятия в подобном ключе некорректно, так как вирусы являются лишь одной из разновидностей опасных информационных объектов.

По типу распространения можно выделить следующие основные группы.

Вирусы

Под вирусом понимают вредоносный код, заражающий другие файлы (подобно настоящим вирусам, которые инфицируют биологические клетки с целью размножения). К слову говоря, подобная вредоносная программа может прийти и от реального партнёра, если его устройство заражено.

С помощью вируса можно получить доступ к компьютеру в фоновом режиме, украсть пароль или вызвать зависание (различные процессы заполняют оперативную память и загружают процессор).

Черви

Поведение червя напоминает поведение вируса; отличие состоит только в способе распространения. В то время как вирус может проникнуть только на тот компьютер, где человек запустил заражённую программу, червь распространяется самостоятельно с помощью компьютерных сетей (локальных и интернета). Опасность червя — в том, что он может создавать и отправлять письма со своей копией и таким образом весьма быстро попасть на большое количество компьютеров. Это — очень опасный тип вредоносных программ, особенно если он объединяется с другими видами деструктивной функциональности. Так, известными его представителями являются WannaCry и Petуa, которые при заражении устройства могли зашифровать все файлы и вымогать у жертвы деньги за восстановление доступа к ним.

Троянские программы

Под троянскими программами, или «троянами», исторически принято понимать инфекции, которые имитируют легитимное программное обеспечение.

Например, вам на почту пришла для бесплатного ознакомления вполне нормальная на вид утилита от компании — софтверного разработчика. «Эта программа повысит быстродействие вашего ПК в 2 раза», — говорится в описании. Да и устанавливается она, в общем-то, тоже как обычный программный продукт. Однако на деле в ней содержится скрытая вредоносная нагрузка, и после установки или запуска этот «троянский конь» начнёт функционировать в фоновом режиме совместно с нормальной утилитой. Таким образом разработчики троянской программы смогут получить доступ к компьютеру своей жертвы.

Ещё трояны позволяют мониторить активность на компьютере, соединять его с бот-сетью. Трояны используются для развёртывания сетевых шлюзов и скачивания различных видов вредоносных приложений на компьютер. Стоит отметить, что подобные вредоносные программы нечасто распространяются по электронной почте, в основном их внедряют в пиратский «софт». Однако риск есть и здесь: например, в маленьких компаниях до сих пор пренебрегают покупкой дорогих лицензий, и там вредоносные программы вполне можно получить по почте от коллеги.

Мы разобрали основные виды вредоносных программ по типу распространения, теперь же классифицируем их по способу воздействия на жертву.

Шифровальщики: цель преступников — зашифровать ценную информацию на серверах или клиентских устройствах и потребовать от жертвы плату за ключ дешифрования. Как правило, для перечисления выкупа применяются платёжные системы, не позволяющие отследить получателя.

Бэкдоры: программы, которые преступник устанавливает на компьютер с целью обеспечить себе возможность выполнять на нём какие-либо действия — например, удалённо управлять им.

Майнеры: инструменты для фоновой добычи (майнинга) криптовалюты. Пока пользователь работает за своим устройством, программа не проявляет ощутимой активности, однако когда компьютер не используется, майнер начинает эксплуатировать его вычислительные ресурсы.

Шпионские программы: с их помощью преступники получают информацию о действиях пользователя за компьютером. Типичный пример — кейлогер, т. е. средство слежки за нажатиями клавиш. Очевидно, что с помощью кейлогера без труда можно получить логины, пароли и переписку.

Рекламные программы обычно отображают надоедливые всплывающие окна и используется для получения прибыли от рекламы.

Логическая бомба: программа, в которой для запуска вредоносного кода используется некоторое условие (триггер). До срабатывания последнего программа находится в спящем режиме и никак себя не проявляет. Эффект может быть любым — например, стирание всех файлов на устройстве.

Не стоит забывать, что недобросовестный конкурент может и преследовать цель попросту разрушить инфраструктуру компании. Вредоносные программы, применяемые для подобных действий, классифицируются как вандальные.

Методы идентификации вредоносных вложений

Любой почтовый сервис стремится обезопасить своих пользователей от хакерских атак и применяет для этого современные фильтры и антивирусные решения, так что большинство писем с вредоносными вложениями не доходит до конечного пользователя. Но всё же различными хитростями и уловками злоумышленники обходят системы защиты и доставляют вредоносные письма адресатам.

Чтобы не стать очередной жертвой киберпреступника, необходимо быть внимательным и осторожным. Как правило, злоумышленники пытаются добиться немедленных необдуманных действий, используя заголовки «срочно», «немедленно к исполнению» и т. п., однако нужно спокойно, без спешки оценивать ситуацию и всегда придерживаться следующего алгоритма:

1. Смотрим на поле «Кому» в шапке письма. Совпадает ли адрес получателя с вашим? Если указан неизвестно чей адрес электронной почты или огромный список получателей, то это, вероятнее всего, спам.
2. Обращаем внимание на небрежность письма: многочисленные орфографические и грамматические ошибки, нечёткие логотипы и т. п. Если письмо составлено с большим количеством ошибок, то возможно, что оно является вредоносным.
3. Критически относимся к срочности. Если в письме от вас требуются незамедлительные действия или в вас разжигают любопытство, будьте очень бдительны.
4. Подвергаем сомнению запросы конфиденциальной информации (личных, финансовых данных и т. п.). Никогда не отвечайте на непрошеное электронное письмо с просьбой предоставить подобные сведения для какой бы то ни было цели.
5. Проверяем URL-адреса на предмет необычного вида. Многие ссылки, используемые в фишинговых кампаниях, похожи на адреса легитимных сайтов, но при более внимательном рассмотрении выглядят странно. Переходить по ним не следует. Если URL-адрес скрыт в текстовой ссылке, наведите на неё указатель мыши и ознакомьтесь с информацией о том, куда эта ссылка указывает (например, в веб-браузере такие сведения появляются в левом нижнем углу экрана). При возникновении каких-либо сомнений также не переходите по ней. Аналогичным образом проверяйте и те гиперссылки, которые имеют вид URL-адреса («http://www…»): удостоверьтесь, что отображаемый в письме адрес совпадает с реальным.
6. Нераспознаваемый тип файла. В большинстве случаев в рамках деловой переписки по электронной почте отправляется лишь несколько стандартных типов файлов. Если файл выглядит необычно, не открывайте его.
7. Если вы проанализировали письмо по предыдущим пунктам и сомнений в его легитимности у вас не возникло, то открывайте вложение в особой среде — песочнице (sandbox). Эта среда позволяет ознакомиться с любым файлом без риска заразить устройство, ведь при закрытии песочницы все изменения исчезнут.
8. Если электронное письмо всё же кажется вам подозрительным или поддельным, то обратитесь к профессионалам своей организации — системным администраторам или специалистам по информационной безопасности.

Выводы

Несмотря на свой возраст, электронная почта остаётся основным каналом распространения вредоносных программ и по сей день. Основная ОС, подверженная заражению, — широко распространённая Windows. Будьте бдительны и проверяйте каждое письмо внимательно. Есть сомнения в подлинности — позвоните отправителю, но в любом случае убедитесь, что в письме нет вредоносных вложений. Придерживайтесь алгоритма проверки писем.

Если вы хотите обезопасить свой бизнес от непредвиденных убытков, то обучайте людей основам информационной безопасности. Всегда помните: самое слабое звено в любой защите — человек, и именно на человеческие слабости опирается хакерская атака.

Правомерно ли заключение договора по электронной почте?

Главная → Статьи → Правомерно ли заключение договора по электронной почте?

 

ООО “Ромашка” при строительстве объекта является генеральным подрядчиком. На определенном этапе работ был привлечен дизайнер (физическое лицо, не имеющее статуса ИП), не являющийся сотрудником ООО “Ромашка”. Дизайнер был найден с помощью электронного ресурса по поиску персонала. Все существенные условия договора были согласованы с дизайнером в переписке по электронной почте. Переписка осуществлялась с электронного адреса ООО “Ромашка”, указанного на официальном сайте. В бумажном виде договор не заключался. Результаты работы дизайнера (эскизы) направлялись последним также по электронной почте и были приняты заказчиком без возражений. Заказчик полностью оплатил результаты работы дизайнера. Считается ли такой договор заключенным?

 

В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма либо если стороны не договорились заключить договор в определенной форме (п. 1 ст. 434 ГК РФ).

Как следует из пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ все договоры, хотя бы одной из сторон которых является юридическое лицо, должны быть заключены в простой письменной форме. При этом согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен не только путем составления одного документа, подписанного сторонами, но также и путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Электронным документом, передаваемым по каналам связи, в данном случае признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Приведенные нормы свидетельствуют о том, что законодательство напрямую предполагает возможность заключения договора в письменной форме путем обмена сообщениями посредством электронной почты. На это указывает и судебная практика (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 24.05.2012 № Ф05-4684/12, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 № 09АП-3966/16, постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2016 № 01АП-7858/15, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.01.2012 № 13АП-20159/11).

Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу заключения договора, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору. Вместе с тем законодательство не устанавливает каких-либо критериев, в соответствии с которыми может определяться достоверность адресанта сообщения, отправляемого по электронной почте.

В связи с этим некоторые суды приходят к выводу о том, что достоверно исходящими от лица электронными сообщениями могут считаться лишь те, которые направлены уполномоченным лицом во исполнение заключенного соглашения между участниками электронного взаимодействия и подписаны электронной подписью, удовлетворяющей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” или иным аналогом собственноручной подписи лица (смотрите, например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.04.2015 № Ф05-4229/15, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.07.2015 № 13АП-11177/15).

Однако другие суды основывают свою позицию на том, что ГК РФ не устанавливает в качестве обязательного критерия для признания определенного лица адресантом сообщения подписание этого сообщения электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи указанного лица. При этом они ссылаются также и на то, что в своем определении от 06.09.2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011 Высший Арбитражный Суд РФ подтвердил, что процессуальное законодательство (ч. 3 ст. 121, ч. 1 ст. 122 АПК РФ) и ряд постановлений Пленума ВАС РФ допускают обмен информацией (сообщениями) посредством электронной почты без заключения соглашения об обмене электронными документами и без применения электронной цифровой подписи.

Поэтому в качестве доказательств того, что сообщение, полученное по электронной почте, исходит от стороны по договору, данные суды расценивают содержащиеся в таком сообщении должность, ФИО и контактные телефоны лица, ответственного за изготовление документов и согласование договорных условий; указание даты, времени отправки письма; указание адресата и темы каждого отправленного письма; наличие в адресе электронной почты доменного имени, принадлежащего адресанту; закрепление адресов электронной почты с указанным доменным именем за сотрудниками адресанта и указание этих адресов в качестве контактных адресов организации на официальном сайте (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 27. 10.2015 № Ф06-1047/15, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 № 07АП-12282/15, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.06.2012 № 09АП-13210/12).

Следовательно, даже если в рассматриваемом случае электронные сообщения не подписывались электронными подписями юридического лица и гражданина, заключивших договор, они могут быть признаны исходящими от данных лиц, тем более в ситуации, когда ни одна из сторон не оспаривает направление указанных сообщений другой стороне.

Помимо этого необходимо учитывать, что в данном случае договор фактически был исполнен сторонами: исполнитель представил заказчику эскизы дизайнерского проекта, а заказчик полностью оплатил оказанные ему услуги. А как следует из п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 ГК РФ, договор считается заключенным в письменной форме, если на письменное предложение одной стороны заключить договор другая сторона ответила совершением действий, являющихся исполнением указанных в этом предложении условий (оказала услуги, выполнила работы, оплатила требуемую сумму и т. п.).

Исходя из этого, предложение заключить договор, направленное на электронную почту исполнителя, на которое последний ответил действиями по изготовлению эскизов, а также последующая оплата оказанных услуг заказчиком свидетельствуют о заключении договора в письменной форме и о подтверждении выполнения этого договора (смотрите, например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.07.2014 № 09АП-21463/14).

Таким образом, принимая во внимание, что в своем постановлении от 08.02.2011 № 13970/10 Президиум ВАС РФ подчеркнул, что в случае наличия спора о заключенности договора суд должен оценивать обстоятельства и доказательства в их совокупности и взаимосвязи в пользу сохранения, а не аннулирования обязательства, договор, указанный в вопросе, следует считать заключенным в надлежащей форме. Обращаем Ваше внимание также и на то, что даже если судом будет установлено несоблюдение простой письменной формы договора, то это не влечет за собой автоматической недействительности такого договора. Договор может быть признан недействительным из-за несоблюдения простой письменной формы только в случаях, прямо предусмотренных законом (п. 2 ст. 162 ГК РФ). Если же такое последствие несоблюдения простой письменной формы в законе не предусмотрено, то договор считается действительным и стороны могут представлять в подтверждение его условий любые доказательства (в том числе сообщения, направленные по электронной почте), за исключением свидетельских показаний (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Дополнительно отметим, что в силу п. 3 ст. 432 ГК РФ сторона, принявшая от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердившая действие договора, не вправе требовать признания этого договора незаключенным, если заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств будет противоречить принципу добросовестности (п. 3 ст. 1 ГК РФ).

 

Ответ подготовил: Широков Сергей, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, кандидат юридических наук
Ответ прошел контроль качества

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.   Оставить заявку >>

 

45 крутых подписей по электронной почте, которые вызывают ответы

Опубликовано: 2021-06-20

Подписка по электронной почте может показаться вам тривиальной, но так ли это на самом деле?

Хотя важно составить хорошо продуманное тело сообщения, но то, как вы закрываете деловое письмо, не менее важно, если вы хотите оставить у читателя положительное впечатление.

В 2018 году общее количество деловых и потребительских электронных писем, отправляемых и получаемых в день, превысило 281 миллиард и, по прогнозам, вырастет до 333 миллиардов к концу 2022 года. С такой конкуренцией в почтовом ящике вашего получателя вы должны делать все возможное, чтобы выделиться. И да, даже небольшая строчка, такая как знак, может иметь огромное значение.

«С наилучшими пожеланиями» звучит устаревшим? Может быть, простое «спасибо» слишком просто? Как насчет того, чтобы просто пропустить подписку? Определенно нет! Узнайте, почему и как подписи по электронной почте имеют большое значение и как вы можете использовать их, чтобы увеличить количество ответов.

Почему важна подписка на электронную почту

То, как вы подписываетесь в своей электронной подписи, влияет на то, хотите ли вы, чтобы читатель предпринял какие-то действия или нет.

Согласно исследованию более 350 000 цепочек писем, проведенному поставщиком программного обеспечения для повышения производительности электронной почты Boomerang, простой знак подтверждения в конце письма не только улучшает общую среднюю скорость ответа, но и использование сообщения, дающего чувство благодарности, значительно увеличивает шансы того, что кто-то напишу в ответ.

Более того, электронные письма, заканчивавшиеся с вариантом «спасибо», получали значительно больше откликов, чем электронные письма, заканчивающиеся другим популярным закрытием.

Источник

Независимо от того, что вы выберете, помните, что подписка на электронную почту — это последнее впечатление, которое вы производите на своего читателя. Это последнее, что они читают, и от этого зависит, насколько быстро они ответят — или ответят ли они вообще.

Считайте это концом разговора. Вы бы когда-нибудь повернулись и ушли, не сказав ни слова, после встречи с новым деловым контактом?

Тогда зачем грубить в письмах?

Выбор подходящего

В 2016 году HuffPost и YouGov опросили 1000 читателей о том, какой знак подписи используется чаще всего, а какой раздражает.

Результаты показали, что только 17% писем получают официальные письма. Чаще всего респонденты сообщали о следующих утверждениях:

• Спасибо (62%)
• Просто имя (46%)
• С уважением (44%)

Что касается раздражающих подписей по электронной почте, 41% респондентов считают, что электронные письма слишком неформальны, чтобы беспокоиться о вашем словоблудии. Тем не менее, есть несколько ключевых слов:

• Xoxo (24%)
• Мир (21%)
• Ура (13%)

Типы подписки по электронной почте

Поскольку сегодня электронная почта является одним из основных средств коммуникации, в течение дня вы отправляете много разных сообщений.

Есть деловая электронная почта, внутренняя электронная почта, полуофициальная электронная почта, дружественная электронная почта, и этот список можно продолжать и продолжать.

Официальная подписка на деловую электронную почту

1. С уважением

Это не может быть более профессиональным! Он работает, потому что не вызывает никаких ожиданий, но будьте осторожны при его использовании. Однако имейте в виду, что иногда это звучит не особенно мило. Если использовать его не в том случае, вы можете показаться, что вас не заботит получатель или возможность, о которой вы пишете.

2. С уважением

Безопасный выбор, если вы хотите показаться дружелюбным по отношению к незнакомому человеку.

3. С уважением

Еще один вежливый способ завершить электронное письмо. Это один из лучших способов подписаться на электронную почту, когда требуется больше тепла.

4. Rgrds

Сокращение от «привет» (да), но мне это только кажется ленивым. ТБХ. Давай, ты сможешь это сделать. Вы можете ввести еще 2 буквы.

5. Искренне Ваш

Классическое закрытие письма, которое мы выучили в школе, идеально подходит для профессионального электронного письма. Хотя это может показаться душным, поэтому я бы посоветовал вам избегать этого, если у вас небольшой бизнес, и пойти на что-то менее формальное.

6. С наилучшими пожеланиями

Это отличный формальный способ завершить электронное письмо безупречным дружелюбием. Убедитесь, что вы используете его только тогда, когда он хорошо сочетается со всем тоном вашего сообщения.

7. Сердечно

Это добавляет нотку формальности и профессионализма. Я бы посоветовал использовать его только в том случае, если вы отправляете электронное письмо новому контакту.

8. С уважением

Очень формальный и даже немного жесткий, но стандартный способ закрыть деловую электронную почту, особенно если ответственным является получатель.

Дружественная деловая электронная почта Выход

9. Лучшее

Эта подпись по электронной почте похожа на идеальный закрывающий паспарту. Это одно из самых распространенных закрытий электронной почты, формальное и веселое одновременно, но не используйте его, если хотите придать своему сообщению более динамичный и привлекающий внимание тон.

10. Мой лучший

Не слишком отличается от приведенного выше, но звучит немного более индивидуально, если вы этого хотите.

11. Всего наилучшего

Подходит как для профессиональных, так и для более неформальных писем, «всего наилучшего» — это добрый знак, легкий, но не слишком случайный. Идеально подходит для деловых писем в спокойном тоне.

12. Как всегда

Если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то, с кем у вас постоянные деловые отношения, то это лучший вариант подписи по электронной почте. Это дружелюбно, но в то же время заверяет получателя, что между вами тоже все в порядке.

13. Ура

Да, я знаю, мы говорили, что это одна из самых «раздражающих» подписей по электронной почте, но, может быть, вы справитесь! У него веселая атмосфера, которая хорошо вписывается в электронные письма людям, которых вы хорошо знаете, но она всегда может показаться немного претенциозной, если вы не британец или австралиец.

14. Мир

Я действительно закатываю глаза, когда вижу это, но, возможно, этот ретро-знак работает для вас. Конечно, есть что сказать об отправителе.

Скоро поговорим

Достаточно коротко и неформально, но я буду использовать его только в том случае, если действительно собираюсь поговорить с этим человеком в ближайшее время.

Подписание благодарственной деловой электронной почты

15. Заранее благодарим

Мы уже рассмотрели это. Благодарность + ожидания = высочайшее количество откликов! Однако заранее поблагодарить кого-то может показаться слишком требовательным, поэтому используйте его с умом.

16. Спасибо / Спасибо

Простое спасибо — это искренняя благодарность, несмотря ни на что. Более того, он может передавать тон ожидания, поэтому используйте его, когда хотите намекнуть, что ожидаете от читателя действия. Добавление восклицательного знака — обычная практика, и ваша подписка по электронной почте будет звучать более искренне и с энтузиазмом.

17. Спасибо! / Спасибо!

В правильном контексте добавление всего одного (пожалуйста) восклицательного знака кажется мне откровенным, теплым благодарным знаком.

18. Спасибо

Еще одно сокращение, которое мне не нравится, но, думаю, оно имеет смысл, когда вы отвечаете на электронное письмо со своего телефона.

19. Я ценю вашу (помощь, вклад, отзывы и т. Д.)

Это переводит благодарность на новый уровень. Используйте его, когда хотите подчеркнуть свою признательность за то, что читатель сделал для вас.

Эмоциональное электронное письмо.

20. Надеюсь, это поможет.

Если вы отправляете электронное письмо с некоторой полезной или потенциально полезной информацией, это отличный знак для вас.

21. Удачного дня

Этот — мой любимый! На самом деле это полуформально, так что оставьте его для подходящего случая. Скорее всего, это вызовет улыбку на лице вашего читателя.

22. Береги себя

Вы, вероятно, видите это все чаще и чаще из-за всей этой истории с коронавирусом. Но это также отличный неформальный способ завершить электронное письмо, независимо от обстоятельств. Он дружелюбный, общительный и отлично подходит для общения с людьми, которых вы действительно знаете.

23. К прекрасному (время / неделя / выходные / остаток недели)

Позитивный и приятный, это электронное письмо отлично подходит для людей, которых вы хорошо знаете и хотите их подбодрить.

Бесплатная подписка по электронной почте

24. Оставайся крутым

Кто не любит лести? Порадуйте своего читателя хорошими словами, и он, скорее всего, почувствует себя обязанным ответить!

25. Отлично работать с вами

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем ведете дела, всегда полезно сообщить ему, что вам понравилось с ним работать. Таким образом, вы сохраните дверь для будущего сотрудничества.

26. Продолжайте в том же духе

Рад за чью-то работу? Похлопайте их по спине, подписав ободряющее электронное письмо с правильным сочетанием лести.

27. Ты источник вдохновения

Скажите это только тогда, когда вы серьезно. Сохраните это для кого-то, кто сделал что-то вдохновляющее или помог вам взглянуть на вещи по-другому.

28. Поздравляю

Отличная подписка по электронной почте. Очевидно, когда использовать этот.

Благодарственное письмо Подпись

29. Спасибо за [что-то конкретное, что они сделали, чтобы вам помочь]

Сказать «спасибо» — это одно. Но выразить благодарность — это совсем другое. Если вы чувствуете, что кто-то помог вам в чем-то конкретном, просто скажите это.

30. Спасибо, что уделили время [тому, что они для вас сделали].

Показывать кому-то, что вы цените его время и помощь, имеет большое значение. Вместо общего «спасибо» сделайте все возможное, подписав это электронное письмо.

31. Спасибо за внимание.

Ищете способ сказать своим читателям, что вы цените их интерес к вашему продукту или услуге? Это тот самый!

32. Высоко оценен

Хороший выбор, если вам нужно выразить искреннюю признательность за то, что получатель сделал для вас.

Подписка на уникальный адрес электронной почты

33. С нетерпением жду возможности поговорить об этом подробнее

Оставьте возможность для дальнейшего общения и добавьте немного энтузиазма с помощью болтливого завершения письма.

34. Дай мне знать, как дела

Если вы хотите быть уверенным, что получатель ответит вам, возможно, вам стоит создать подходящий шанс. Как и так закончить.

35. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут вопросы.

Подача статьи, идеи, чего-нибудь? Пусть ваш читатель знает, что вы открыты для вопросов, и пусть он чувствует себя более комфортно.

36. Надеюсь, ваша неделя начнется хорошо

Все ненавидят понедельники. Сделайте понедельник получателя немного лучше, доброжелательно и весело подписав его.

37. Спасибо, что прочитали все это письмо. Вот изображение котенка.

Награждайте своих читателей и заставляйте их улыбаться. Супер комбо.

38. Практически твоя

Тебе должно понравиться это.

39. На шаг ближе к пятнице

Допустим. Пятница — это то, чего мы все ждем всю неделю. Подбодрите читателя, напомнив ему, что святой день близок.

40. Поздравляю, вы прочитали это письмо целиком.

Длинное электронное письмо? Ваш ресивер заслуживает признания!

41. Дайте мне знать, если вы хотите поговорить об этом за чашкой кофе.

Мне особенно нравится это. Он кажется мне теплым и дружелюбным, но в то же время является хорошим предложением для непринужденной деловой встречи.

42. До свидания и спасибо за рыбу.

Если человек, читающий вашу электронную почту

Креативная электронная почта Подпись

Если вы ищете что-то более уникальное, чтобы ваш читатель запомнил вас, мы вам поможем!

42. Цитаты из фильмов

Не скрою, это здесь слабое место. Цитаты из фильмов — это круто, так почему бы не использовать их в качестве подписи по электронной почте?
Хорошо, «Да пребудет с тобой сила» может быть немного скучным, но как насчет «Я буду здесь» из ET или, может быть, «В конце концов, завтра будет еще один день» из «Унесенных ветром»?

43.

Цитаты из литературы или философии

Книги — отличные друзья, даже когда дело касается подписи по электронной почте. «Любите всех, доверяйте немногим, никому не делайте зла». Уильяма Шекспира и «Никогда не поздно стать тем, кем вы могли бы быть». Джорджа Элиота — несколько ярких примеров того, как литература может помочь вам засветиться в почтовом ящике вашего читателя.

44. Шутки

Юмор — верный способ сделать подписку на электронную почту уникальной. Скажите что-нибудь смешное, чтобы закрыть свое сообщение, чтобы произвести сильное впечатление на читателя, но убедитесь, что они сочтут это забавным. Вы бы не хотели их оскорблять, не так ли?

45. Смайлики

Смайлики, подмигивания и тому подобное — все они к тому времени становятся широко популярными. Для некоторых это может скрасить их день, другие сочтут их грубыми. Есть даже исследование по их использованию в рабочей электронной почте, которое вам, вероятно, следует прочитать, прежде чем нажимать эти символы. Что бы вы ни делали, убедитесь, что вы используете их только с людьми, которых хорошо знаете.

Как они это делают

Электронный маркетинг имеет свою долю творческих (и эффективных) одобрений.
Будь то приветственное письмо, объявление или еженедельный дайджест блога, правильное завершение поможет вам связаться со своим читателем и побудить его к действию, будь то проверка ваших последних дополнений в интернет-магазине, чтение вашего нового сообщения в блоге или подпишитесь на ваш вебинар.

Нужен вдохновение? Позвольте мне просто принести вам свой почтовый ящик.

Советы по созданию идеальной деловой электронной почты

При составлении подписи электронного письма следует помнить о нескольких вещах:

Оставайся профессионалом

Не все электронные письма одинаковы! Настройка тона, который вы используете в своем заключении, так же важна, как и тон, который вы используете в остальной части электронного письма, поэтому убедитесь, что вы используете подходящее завершение, и избегайте случайных подписей, таких как «Ура».

Проявите благодарность (когда это уместно)

Помните то исследование Boomerang, о котором мы говорили чуть ранее? Что ж, ясно, что благодарность может иметь большое значение, если учесть, что «заранее спасибо» имело лучший отклик — 65,7%.

И легко понять почему. Его эффективность не только из-за доброго тона, но и из-за того, что он обращается к еще не написанному ответу, что, возможно, побуждает получателя ответить.

Заканчивая электронную почту как чемпион

Мы говорили о подписке по электронной почте, но я знаю, и вы знаете, что это не единственное, что имеет значение в окончании вашего письма.

Так что давайте усовершенствуем его раз и навсегда.

После того, как вы подписались на захватывающее дух электронное письмо, вы должны указать:

Ваше полное имя

Всегда заканчивайте деловое электронное письмо своим полным именем, если получатель вас хорошо не знает.

Таким образом, ваш получатель точно знает вашу личность и с меньшей вероятностью будет путать вас с другими контактами с таким же именем.

Кроме того, закрывать электронное письмо только своими инициалами — это не только грубо, но и может сбить с толку читателя. Всегда указывайте свое имя и фамилию, особенно в первой переписке.

Ваше профессиональное звание

Для деловых писем настоятельно рекомендуется при закрытии указывать свой профессиональный титул. Это может оказаться очень полезным, особенно если вы плохо знаете получателя.

Контакты

Очевидно, вам не нужно указывать свой адрес электронной почты. Но важно дать вашему читателю дополнительные способы связи, например номер мобильного телефона или офиса.

Социальные медиа

Мы видим это все больше и больше, и, на мой взгляд, это так же важно, как и ваше полное имя. Добавление вашей учетной записи LinkedIn, Facebook или любой другой социальной сети, которая вам подходит, — отличная возможность представиться и предлагает дополнительные возможности для продолжения ваших деловых отношений.

Это закрытие письма Zest — это именно то, о чем я говорю.

Конец связи

Вы не поверите, но ваша подпись имеет значение. Это оставляет впечатление на тех, кто получает ваше письмо, и даже побуждает их к действию.

Так что используйте составленный мной список с умом и помните: разные электронные письма требуют разных подписей.

Что вам больше всего нравится?

10 способов навести порядок в электронной почте

• Пол Леви
• BBC Capital

5 сентября 2018

Автор фото, Unsplash

Чтобы стать настоящим хозяином своей электронной почты, вам надо обратиться к истинным причинам того, отчего ваш почтовый ящик всегда переполнен.

Большинство из нас по-настоящему зависимо от электронной почты. По некоторым оценкам, мы проводим около пяти с половиной часов каждый рабочий день, проверяя свой почтовый ящик и отвечая на письма.

Несмотря на бум соцсетей, который мир переживает в последние годы, имейл вовсе не собирается сдавать позиции.

Исследования прогнозируют, что количество электронных писем, отправляемых ежедневно, в 2019 году вырастет до 246 миллиардов (по сравнению с 205 млрд в 2015 г.).

Что интересно, есть доказательства того, что молодежь пользуется имейлом столь же охотно, что и представители поколения, которое помнит то время, когда электронную почту изобрели.

На это, конечно, можно сказать, что объяснение простое: мы стали работать больше и дольше. И часть правды в этом есть.

Однако рост количества электронных писем также можно объяснить и тем, что мы всё больше интернет- и цифрозависимы. И не прекращаем попыток разгрести завалы в своем почтовом ящике — но почему-то делаем это так, что завалы эти все больше и страшней.

Электронная почта уже не привязывает нас к настольному компьютеру или ноутбуку — большинство проверяет ее на смартфонах и планшетах, порой лежа в постели.

Автор фото, Unsplash

Как правило, мы стремимся ответить на письмо тут же, думая, что это свидетельствует о нашей постоянной готовности заглянуть в почтовый ящик. Быстро отвечая на имейлы, мы стараемся хоть как-то уменьшить количество писем, ждущих нашей реакции.

Однако почтовый ящик вновь наполняется — со скоростью, которая порой вводит нас в депрессию.

Дело вот в чем: нам, чтобы стать настоящими хозяевами в своей электронной почте, надо разобраться с глубинными причинами хаоса в ней, а не пытаться лечить симптомы.

Вот десять способов побороть этот хаос и обрести контроль над почтовым ящиком.

1. Прекратите пользоваться имейлом как мессенджером

Электронная почта не предназначена для быстрого обмена сообщениями. Масса времени уходит на то, чтобы разобраться, кто, что и когда написал, на что ответил и как. Имейлы в таких переписках как правило имеют одинаковые заголовки, что делает поиски нужного еще более затруднительным.

Для чата, быстрого обсуждения какой-то темы больше подходят всевозможные мессенджеры. А лучше всего поговорить по телефону или лицом к лицу.

2. Избегайте тиражирования

Эта проблема известна как «тиражирование сообщений». Вы получаете смс: «Хочу проверить, получил ли ты мой имейл». Звонит телефон: «Я послал тебе письмо».

Многие люди по-прежнему не доверяют решениям, принятым в электронном пространстве. К договоренностям, достигнутым по имейлу, относятся с подозрением и пытаются проверить с помощью дополнительных писем, смс и телефонных звонков — плюс встреч лицом к лицу, чтобы подтвердить то, о чем вроде бы уже договорились по телефону.

Автор фото, Unsplash

Все это отнимает массу времени и часто запутывает. Электронная почта — не самое лучшее место для принятия официальных решений.

Старая добрая комната для совещаний, где мы встречаемся как реальные люди, живые существа, где можно пожать друг другу руку и посмотреть в глаза, — по-прежнему самое лучшее место для принятия совместных решений.

3.

Устройте прополку своего электронного огорода

Переполненный почтовый ящик — как огород, заросший сорняками. Поэтому полезно регулярно выделять время на его прополку.

Один из простых и эффективных приемов — использовать функцию поиска по почте. Какое слово искать? Ну конечно «unsubscribe» — «отписаться». Во-первых, это напомнит вам о том, на какие рассылки вы когда-то имели неосторожность подписаться, во-вторых, даст возможность тут же нажать на «отписаться».

Вы будете удивлены, какое количество рассылок приходит в ваш ящик, а вы совершенно не помните, чтобы вы на них подписывались!

Даже после того, как пронесся и схлынул шквал имейлов, вызванных требованиями GDPR (новым регламентом защиты персональных данных в ЕС. — Прим. переводчика), все равно вы обнаружите сотни ненужных вам писем.

Сделайте себе одолжение на будущее — зайдите в каждое из них и нажмите на «отписаться».

4.

Папку «спам» используйте с умом

Автоматическое распознавание спама с каждым годом становится эффективнее. Однако такие письма все-таки время от времени проникают в наши почтовые ящики.

Автор фото, Getty Images

И это еще один простой способ прополоть ваш имейл-огород. Отведите немного времени на то, чтобы обучить ваш спам-фильтр более точно распознавать этот самый спам среди приходящих имейлов. Не просто удаляйте спам, а помещайте его в папку, предназначенную для него.

Кроме того, не забывайте регулярно заглядывать в нее, чтобы удалять вполне законно пришедшие имейлы, попавшие туда по ошибке.

5. Попросите друзей и коллег не посылать вам имейлы

Не стесняйтесь. Просто будьте тактичны. Это еще одна причина того, что ваш почтовый ящик переполнен: письма от близких вам людей, а также от коллег, которые сидят в одной комнате с вами — порой за соседним столом.

Вежливо попросите их не обсуждать по имейлу вопросы, которые лучше решить во время личной встречи, по телефону или мессенджеру.

6. Упростите свои вопросы и пожелания

Не посылайте слишком сложных имейлов. Если вы задаете в письме пять вопросов, будьте уверены — большинство ваших адресатов ответит только на последний.

В итоге это порождает новый вал переписки, в ходе которого вы будете добиваться ответов на остальные четыре вопроса.

7. Отвечайте на письма исчерпывающе

Отвечайте на все вопросы, содержащиеся в письме. Если вы что-то упустите, это станет причиной продолжения переписки — до тех пор, пока спрашивающий не добьется от вас ответов.

8. Проверяйте почтовый ящик только в определенное время

Есть все больше свидетельств тому, что наша продуктивность вырастает, если мы заглядываем в почту и отвечаем на имейлы только в определенное время — несколько раз в день. (К тому же это избавляет вас от значительной доли стресса.)

Не верьте мифу о том, что вам следует быть на связи каждую минуту. Ну а если это все-таки входит в требования вашей работы, то электронная почта — далеко не лучший способ. Используйте мессенджеры.

Автор фото, Getty Images

9. Повторяйте заголовок вашего имейла внутри письма

Возможно, вам кажется, что повторение одного и того же — пустая трата времени и сил. Но это не так в отношении электронной почты.

Напишите краткую суть вашего письма в заголовке имейла и этим же предложением завершите письмо. Такое ясное изложение цели имейла, повторенное дважды, увеличивает вероятность того, что вам ответят полностью и по существу.

10. Прекратите пользоваться электронной почтой. Совсем.

Число людей и организаций, которые полностью отказались от использования электронной почты и перешли на другие виды коммуникаций, растет с каждым днем (хоть пока и неясно, какие результаты это принесет в отдаленном будущем).

Такой отказ сделает вашу рабочую жизнь более продуктивной и менее нервной. Другие виды связи (например, мессенджеры) оказываются более гибкими. В любом случае, стоит попробовать — хотя бы одну неделю. Жить без электронной почты — это возможно.

Автор фото, Mathyas Kurmann / Unsplash

Ознакомившись с этими способами, попробуйте применить их — если не все, то хотя бы несколько. Порой те вещи, которые мы считаем само собой разумеющимися, как раз и оказываются теми, что доставляют нам наибольшие проблемы.

Эта статья впервые была опубликована на сайте The Conversation и помещена здесь в рамках лицензии Creative Commons. Ее автор Пол Леви — старший научный сотрудник кафедры управления инновационной деятельностью Университета Брайтона (Великобритания).

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке вы можете на сайте BBC Capital.

Используйте @ упоминания, чтобы привлечь чье-то внимание

Если вы хотите привлечь чье-то внимание в сообщении электронной почты или приглашении на собрание, вы можете ввести символ @, за которым следует его имя, в теле сообщения электронной почты или приглашения на собрание. Если вы сделаете это, не только их имя будет выделено в теле сообщения или в деталях приглашения, но Outlook автоматически добавит их в строку Кому электронного письма или приглашения на собрание, и они увидят символ @ рядом с сообщением в их почтовый ящик.

Используйте @ в теле сообщения или приглашения на собрание

1. В теле сообщения электронной почты или приглашения в календаре введите символ @ и первые несколько букв имени или фамилии контакта.

2. Когда Outlook предлагает вам одно или несколько предложений, выберите контакт, который вы хотите упомянуть. По умолчанию включено полное имя контакта.

3. Вы можете удалить часть упоминания, например, все, кроме имени человека. Указанный контакт также добавляется в строку с по электронного письма или приглашения на встречу.

Поиск сообщений с упоминанием вас

Если вы получаете много писем, вы можете отфильтровать сообщения в папке, чтобы видеть только те сообщения, в которых вы упоминаете себя.

в Outlook для Windows,

1. Над списком сообщений выберите Все .

2. Выберите Упомянутое письмо .

в Outlook для Mac,

1. На вкладке «Главная» выберите Фильтр электронной почты .

2. Выбрать Упомянутый .

Примечание Функция Упомянутая почта доступна только для получателей, использующих Exchange Server 2016, Exchange Server 2019, Exchange Online или Outlook.com. Индикатор @ (символ at) доступен только для Exchange Online или Outlook.com.

5 слов, которых следует избегать в электронной почте

Эта история впервые появилась на сайте Muse, веб-сайте с захватывающими возможностями трудоустройства и профессиональными советами по карьере.

Есть несколько вещей более разочаровывающих, чем потратить часы на написание (а также удаление и переписывание) идеального электронного письма с пятью предложениями — а затем отсутствие ожидаемого ответа. Вы думали, что ваш менеджер будет в восторге, но вместо этого она звучит, ну, раздраженно.

Что случилось? Вы отправили сообщение не в то время? Вы недостаточно четко изложили свой запрос? Ваше приветствие было слишком дружелюбным? Вы испустили не ту атмосферу?

Как ни странно, проблема может свести к чему-то гораздо более простому: парочкам слов.Слова, которые очень вероятны в электронном письме, которое вы уже отправили сегодня.

Недавно я написал статью о словах, которые производят неправильное впечатление в электронных письмах, и был шокирован тем, сколько профессионалов (особенно работодателей и менеджеров по найму) написали мне в Твиттере больше предложений, чтобы добавить в этот список.

Какие слова они использовали чаще всего? Читайте их и плачьте.

1. Также

Признаюсь: у меня есть пристрастие к слову «также». Дошло до того, что мне нужно специально вычитывать свои электронные письма, чтобы убедиться, что я не включил его более одного раза в какое-либо сообщение.Слишком частое использование слова «также» может показаться вам чрезмерным, и если вы принимаете все эти элементы действий, вам может быть сложно решить, что делать в первую очередь.

Слова перехода необходимы для электронных писем, так что же делать отправителю электронной почты? Несколько моих любимых альтернатив включают «дополнительно», «кроме того», «опираясь на это» и «на другом примечании».

2. Вероятно

Как и «надеюсь» (о чем я говорил в другой статье), это слово добавляет некоторую неопределенность к тому, что вы говорите, хотя этого не должно быть.

Например, вместо того, чтобы отправлять электронное письмо со словами: «Я, вероятно, смогу сделать это сегодня к 17:00», укажите более конкретный срок. Уберите «наверное» совсем. Или, если вы действительно не уверены, что уложитесь в срок, назначьте себе новый срок или, по крайней мере, немного большей гибкости. Даже сказать, что вы закончите «к концу дня» или «к завтрашнему дню, когда вы придете в офис», звучит гораздо проще, чем «вероятно». Худший сценарий: вы переоцениваете необходимое время и доставляете товар раньше срока.В истории труда на это никто никогда не жаловался.

3. Попробуй или попробуй

Йода однажды сказал: «Делай или не делай, попыток нет», и у него был хороший аргумент.

«Попытка» или «попытка» подпадает под ту же территорию, что и «вероятно», поскольку не указывает на то, что вы уверены в том, что делаете. Фактически, несколько работодателей, которые написали мне в Твиттере, указали, что когда сотрудник использует любую фразу, они просто предполагают, что он или она не может сделать то, о чем просили, точка.

Вы действительно хотите, чтобы начальник усомнился в вас из-за одного слова? Позвольте мне ответить на этот вопрос: нет. В следующий раз, когда вы обнаружите, что используете слово «попробуйте» в электронном письме, откажитесь от него. Если вы действительно не уверены в том, сможете ли вы это сделать, спросите себя: почему? ваше «попробовать» в «сделать». Если это невозможно, ваш менеджер немедленно захочет узнать об этом.Если вы объясните причину (пример: «У меня нет разрешения на доступ к этому общему диску»), он или она поймет и поможет вам устранить препятствие, либо просто переназначит задачу.

4. Честно

Если бы было какое-то слово, конкурирующее с «буквально» за наиболее часто употребляемый термин, то «честно» было бы там. Люди все время добавляют его в электронные письма в качестве наполнителя, и через некоторое время стремление показать честность начинает казаться недостоверным; как будто вы открываете кому-то большой секрет, это вовсе не секрет.

5. Подумайте

Люди постоянно говорят об уточняющих фразах («Я не уверен, что это хорошая идея, но…»), но одна из них, кажется, часто всплывает: «Я думаю…» Я действительно не думал об этом, пока менеджер по найму не написал мне об этом в Твиттере, поэтому я просмотрел электронные письма от моих сотрудников, чтобы узнать, правда ли это.

Конечно, вот оно. «Я думаю, мы должны двигаться вперед». «Я думаю, нам следует сесть и поговорить об этом». «Я думаю, мы приближаемся». Было несколько писем, в которых люди использовали эту фразу более трех раз в одном абзаце.И хотя я заметил, что им пользуются оба пола, женщины, как правило, гораздо чаще пишут «я думаю».

В следующий раз, когда вы отправите сообщение, просто опустите «Я думаю…» и поделитесь своим мнением. В конце концов, если письмо пришло от вас, то кому бы вы его ни отправили, все мысли в нем сразу же приписываются вам!

Они говорят, что меньше значит больше, и я честно думаю, что, вероятно, попытка сделать ваши электронные письма короче — это тоже лучший способ. Видишь, что я там делал?

23 правила этикета электронной почты, чтобы произвести на любого безупречное впечатление

Возможно, вы слышали: «Не переживайте по мелочам.»Это может быть правдой в некоторых аспектах жизни, но по электронной почте мелочиться — это именно то, чем вы должны заниматься.

Зачем нужен этикет электронной почты?

Исследования показывают, что совершение ошибок серьезно влияет на то, как люди вас видят. В одном исследовании участники, прочитавшие электронное письмо с грамматическими ошибками, думали, что автор был менее сознательным, умным и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитал то же письмо без ошибок.

В отдельном эксперименте люди, подавшие заявку на финансирование, имели меньше шансов получить финансирование и получали менее благоприятные условия, если в их запросах на ссуду были орфографические ошибки.

Это не должно вызывать удивления. Если вы читаете письмо с опечатками, вы, вероятно, думаете об одном из двух:

• Отправитель не знает основ орфографии и грамматики
• Отправитель не позаботился об этом сообщении настолько, чтобы просмотреть его перед отправкой

Ни то, ни другое не сулит ничего хорошего для ваших отношений. Итак, чтобы потенциальные клиенты не приходили к таким выводам о вас, вот несколько советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал (особенно при общении с клиентами).

Правила этикета электронной почты определяют, что уместно, а что нет, когда вы отправляете сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать недопонимания и ошибок. Хотите, чтобы этикет вашей электронной почты соответствовал современным стандартам? Ознакомьтесь с шаблонами ниже.

Советы и примеры этикета электронной почты

1. Сохраняйте свой тон профессиональным
2. Избегайте расплывчатых строк темы
3. Используйте правильную пунктуацию электронной почты
4. Практикуйте хорошую грамматику
5. Не поддавайтесь смайликам в электронном письме
6. Строки темы должны быть описательными и короткими
7. Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте
8. Оставьте хорошее впечатление своим подписью по электронной почте
9. Трижды проверьте имя получателя
10. Используйте регистр предложений
11. Учитывайте тон вашего электронного письма
12. Всегда использовать стандартные шрифты и форматирование
13. Сократите URL-адреса
14. Вызов приложений
15. Улучшите подпись электронной почты
16. Правильно заполните поля электронной почты
17. Правильно использовать скрытую копию
18. Экономно используйте команду «Ответить всем»
19. Подумайте, прежде чем пересылать
20. Своевременно ответить
21. Установка информативных ответов об отсутствии на работе
22. Отслеживание открытий электронной почты и рейтинга кликов
23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

1.

Сохраняйте свой тон профессиональным

HubSpot + Подтверждение собрания компании ABC

Уважаемый [Название проспекта],

Было здорово поговорить с вами раньше по телефону. Надеюсь, эти весенние бури скоро дадут вам передышку!

Вы должны были получить от меня календарное приглашение на демонстрацию, которую мы согласовали на вторник, 7 апреля, в 14:00. СТАНДАРТНОЕ ВОСТОЧНОЕ ВРЕМЯ. Вы также найдете повестку дня и темы для обсуждения, прилагаемые ниже.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.

С уважением,

[Ваше имя]

Вы все еще плохо знаете своего потенциального клиента после открытия звонка, поэтому лучше, чтобы ваша тема была описательной, а ваше приветствие формальным.В приведенном выше примере вы напомнили им о своем предыдущем разговоре и сохранили личные и дружеские отношения.

Вы подтвердили запланированную встречу и вызвали аккуратное приложение к повестке дня, чтобы оно не потерялось ниже.

Наконец, вы официально вышли из подписки, что соответствует данному этапу процесса продаж. И вы вычитали.

2. Избегайте расплывчатых строк темы

Здравствуйте!

Привет-

Отлично сегодня поговорить с вами по телефону; Не могу дождаться, чтобы рассказать вам больше о том, как HubSpot может помочь вашей компании.Я запланировал демонстрацию, которую мы обсуждали ранее, и вы можете найти ее здесь: https // www.longesturlever.com / donteverdothistoyourprospects.

Поговори с сыном.

Ура — [Ваше имя]

Тема этого письма ничего не говорит потенциальному клиенту о содержании — так зачем им открывать его? Кроме того, приветствие слишком случайное, в самом электронном письме нет ничего персонализированного, и не было включено подтверждение встречи.

Отправка длинных URL-адресов — это тоже этикет электронной почты: нет-нет, подпись слишком случайна, а опечатки дают понять, что у человека, написавшего, либо очень плохая грамматика, либо он не нашел времени, чтобы прочитать его.

3. Используйте правильную пунктуацию в электронной почте

Пунктуация незаметна, когда вы ее используете правильно, и очевидна, когда нет. Не заставляйте ваших получателей съеживаться — запомните эти правила и неукоснительно следуйте им.

Терминальная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т. Е. Точкой, вопросительным знаком или восклицательным знаком. Если вы пропустите конечные знаки препинания, это будет выглядеть так, как будто вы не додумались до своей мысли.

Вот пример:

Неправильно:

Я разговаривал с Финансами, и они одобрили договор

Правый:

Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Умеренно используйте вопросительные знаки. Если вы используете слишком много вопросительных знаков в одном письме, это будет звучать так, как будто вы допрашиваете получателя.

«Каков ваш статус? Вы уже говорили со своей командой? Вы можете позвонить завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить любые возможные изменения?»

Точка с запятой (;)

Точка с запятой также может соединять два уникальных, но связанных предложения. Он не может выступать в роли запятой.

Неправильно:

Она может позвонить мне завтра, тогда она ответит.

Правый:

Она может позвонить мне завтра; тогда она может дать мне ответ.

Запятая (,)

Один из самых распространенных ошибок — добавление запятых там, где им не место. Хотя я мог бы посвятить целый пост правильному использованию запятых (английский язык), вот самые важные правила:

Используется перед координирующим союзом (и, но, для, или, ни так, пока), который соединяет два независимых предложения.

«Я работал с похожим клиентом в прошлом году, и его открываемость выросла на 20% за один месяц.

Используется после зависимого предложения в начале предложения.

«После того, как их тема стала лучше, процент открытий резко повысился.

Используется для разделения элементов в списке.

«Я сосредоточился на длине, удобочитаемости и содержании писем.

Знаки препинания при приветствии

Есть несколько разных способов акцентировать свое приветствие (первая строка вашего электронного письма, где вы обращаетесь к получателю по имени).

Если это официальный адрес электронной почты, используйте двоеточие.

Уважаемая госпожа Фрост:

Если это относительно обычное электронное письмо, используйте запятую.

Уважаемый Аджа,

А если вы с кем-то в близких отношениях, можете использовать тире.

Hi Aja —

Восклицательный знак

Используйте восклицательные знаки так же экономно, как и вопросительные знаки. Если вы переборщите с восклицательными знаками, вы произведете впечатление гипер- и перевозбужденного человека.

«Еще раз спасибо за продуктивную беседу вчера! Хорошие новости, я поговорил с финансовым отделом, и мы в порядке! Не могу дождаться совместной работы!»

В общем, восклицательные знаки не считаются профессиональными. Так что оставьте их друзьям для текстовых сообщений счастливого часа.

4. Практикуйте хорошую грамматику

Если вы не посвятите все свое внимание изучению грамматики (что гораздо менее прибыльно, чем продажи), вы неизбежно совершите случайную ошибку.Но никого не будет волновать, даже если они никогда не слышали об этом эзотерическом правиле. Просто избегайте элементарной путаницы, которую ваш потенциальный клиент обязательно поймет, и вы станете золотым.

Знайте разницу между:

• Вот / они / их
• Это / это
• Эффект / влияние
• Ваш / вы
• Слишком / два / на
• проигрыш / проигрыш
• Я / я / я

Совет от профессионала: Вы когда-нибудь хотели, чтобы редактор читал через плечо? Можно — вроде.Grammarly — это бесплатный инструмент, который проверяет все, что вы пишете, на наличие грамматических и орфографических ошибок. Он не только выявляет проблемы в режиме реального времени, но и отправляет вам еженедельный отчет с указанием общих тенденций.

5. Не используйте смайлы в электронном письме

Я понимаю желание добавить смайлик к потенциально суровому предложению или закончить шутку смеющимся смайликом.

Однако, если ваш получатель еще не использовал его, не поддавайтесь искушению. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих письмах плохо сказывается на вашей репутации: они делают вас менее компетентным (и никак не влияют на то, насколько вы дружелюбны).

6. Тема должна быть описательной и короткой.

Тема сообщения должна быть описательной и относительно короткой. В идеале это должно дать получателю хорошее представление о том, хотят ли они открыть ваше сообщение.

Неверная тема письма:

“Hi

О чем вы им пишете? Совершенно непонятно.

Хорошая тема:

«Сводка звонка 12/2

Эта строка не оставляет сомнений в содержании письма.

7. Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте

Выше мы рассмотрели, какие знаки препинания использовать в приветствии. Вам также необходимо выбрать приветствие — которое может быть формальным или неформальным, в зависимости от того, кому вы пишете по электронной почте и каковы ваши отношения.

В большинстве случаев уместно случайное приветствие. Вы зададите дружелюбный, спокойный тон и выразите уверенность.

Обычные приветствия по электронной почте включают:

• Привет
• Эй,
• Привет / привет
• Добрый день [утро, день]
• [Название]

Если вы впервые обращаетесь к кому-то — или он работает в консервативной отрасли, — выберите более формальный подход.

Официальные электронные письма включают:

• Уважаемый [имя]
• Уважаемый г-н / г-жа. [фамилия]

А какие никогда не стоит использовать (даже в шутку)?

• Йо: Слишком неформально
• Эй !: Слишком интимно и нетерпеливо
• [Имя] !: Слишком обескураживает
• Кому это может относиться: Слишком безлично
• Уважаемый сэр или мадам: Слишком жесткий
• Привет друг: Слишком жутко
• Господа: Слишком старомодно
• Все: Слишком холодно

8.Оставьте правильное впечатление со своей подписью по электронной почте

Правильная подпись дополнит тон и содержание вашего электронного письма. Поскольку это последнее, что читает ваш получатель, эта строка влияет на их неизгладимое впечатление.

Если ваш тон беззаботный, закончите теплым одобрением.

Неофициальные подписи:

• Спасибо
• Еще раз спасибо
• Лучшее
• Ура
• Happy [день недели]
• Наслаждайтесь выходными
• Скоро разговор
• Поговорим с вами [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
• Надеемся на совместную работу
• С нетерпением жду нашего следующего разговора
• Рад слышать ваши мысли

Если ваш тон более сдержанный, ваше согласие должно быть таким же.

Официальные подписи:

• Спасибо
• Спасибо за уделенное время
• Удачных [дня, выходных]

И вот заключительные строки, которые вам не следует использовать:

• С уважением: Слишком устарело
• С уважением: Слишком недружелюбно
• С уважением: Слишком ненатурально
• Тепло: Слишком расслабленно
• С уважением: Слишком случайно
• Xoxo: Слишком интимно
• Сердечно: Слишком ходульный
• — [Ваше имя]: Слишком круто

9.Трижды проверьте имя получателя

Еще раз проверьте правильность написания имени получателя. Это займет две секунды: просто откройте их профиль в LinkedIn и сравните заголовок с именем, которое вы использовали. (Если у вас есть центр продаж, этот шаг будет еще быстрее. Их профили в социальных сетях будут отображаться в вашем почтовом ящике.)

И не сокращайте их имя, если они не подписали свой электронный адрес соответствующим образом. Вы можете предположить, что «Майкл становится» Майком, но он мог бы предпочесть последнее. Проверьте его подпись.Если там написано «Майк, ты можешь использовать псевдоним; если это «Майкл, вот как тебе следует обращаться к нему.

10. Используйте регистр предложений

Когда вы пишете текстовые сообщения или используете Slack, вы, вероятно, не слишком много зарабатываете — во всяком случае. Но когда вы пишете профессиональное электронное письмо, используйте регистр предложений. Другими словами, используйте заглавную букву первого слова в предложении и собственных существительных.

Пример:

Собаки приветствуются на HubSpot.

11.Учитывайте тон вашего электронного письма

Невероятно сложно передать правильный тон по электронной почте. Исследования показывают, что люди резко переоценивают, насколько часто их адресаты правильно определяют, был их тон саркастическим или серьезным.

Хотя они считали, что получатели все поймут правильно в 80% случаев, в действительности было ближе к 56%.

Означает ли это, что половина ваших писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это означает, что вы должны тщательно обдумать слова, которые вы используете, и то, как их прочитал бы кто-то другой.

Во-первых, избегайте негативных фраз. Они могут заставить вас казаться более встревоженным, раздраженным или обеспокоенным, чем вы есть на самом деле.

Примеры: Ошибки, проблемы, сбой, задержка, проблема, кризис, проблема, неудача, последствия

Во-вторых, не будьте саркастичны. Вполне вероятно, что ваш собеседник не уловит шутку — и вы будете выглядеть придурком.

Пример: «Я бы попросил свою команду проверить его завтра, но, как вы, вероятно, знаете, в пятницу на самом деле никто не выполняет работу.

В-третьих, вырезать прилагательные. Они могут заставить вас казаться излишне эмоциональными — вы снимаете для спокойствия и профессионализма.

Примеры: Очень, очень, очень, очень, серьезно, серьезно, глубоко

В-четвертых, скопируйте получателя. Следование их примеру гарантирует, что вы случайно не обидите их. Если они пишут короткие, простые сообщения, сделайте и ваше тоже кратким. Если они обычно включают линию для установления взаимопонимания (например, «Я видел, что вы были на Бермудских островах; надеюсь, вы отлично провели время» ), сделайте то же самое.

В-пятых, если сомневаетесь, возьмите трубку. Всякий раз, когда вы ведете потенциально напряженный разговор, всегда полезно позвонить, скайп или встретиться с этим человеком лицом к лицу.

12. Всегда используйте стандартные шрифты и форматирование

Хотите, чтобы у получателя болели глаза? Используйте причудливые шрифты, веселые цвета и нестандартное форматирование.

Да, ваша электронная почта может быть более запоминающейся, но вы будете выглядеть так, будто полностью оторваны от норм общения.

Всегда используйте стандартный шрифт.Никогда не используйте другой цвет, кроме черного. Придерживайтесь стандартного размера шрифта. Не выделяйте жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или строки слов) в одном письме.

И если вы копируете и вставляете текст, не забудьте выделить его и очистить форматирование. (Command + \ на Mac, Cntrl + Shift + N на ПК.) Если вы этого не сделаете, фрагмент будет выглядеть иначе, чем остальная часть вашего электронного письма.

13. Сократите URL-адреса

Вставка целых URL-адресов в электронную почту занимает ценное место и выглядит беспорядочно.Вместо этого создайте гиперссылки или вставьте сокращенный URL-адрес.

Неправильно:

Проверьте это:

Ознакомьтесь с этой статьей о продажах по электронной почте.

Правый:

Проверьте это: https://bit.ly/2sl3DDH

14. Вызов приложений

Укажите где-нибудь в письме, где вы вложили вложение, чтобы получатель не пропустил его.

Простой «Я прикрепил [документ, электронная таблица] для X , подойдет.

И убедитесь, что вы повторно прикрепляете файлы, когда добавляете кого-то в цепочку электронной почты, иначе они не смогут их увидеть. (Альтернатива? Просто отправьте им ветку.)

15. Улучшите свою электронную подпись

Плохая подпись в электронном письме может серьезно повлиять на ваши отношения. Даже если вы напишете самое красноречивое и убедительное сообщение в мире, плохо оформленная подпись заставит вас казаться любителем.

Помните, что меньше значит больше, ваш должен быть относительно небольшим, простым и сдержанным.Сейчас не время включать вашу любимую вдохновляющую цитату, снимок в голову или все возможные способы связаться с вами. Придерживайтесь своего имени, должности, URL-адреса LinkedIn и / или веб-сайта компании и номера телефона.

16. Правильно заполните поля электронной почты

Кому: Это простое поле. Добавьте адрес электронной почты человека, с которым вы пытаетесь связаться.

Копия: Если вы хотите добавить кого-то еще в сообщение, Скопируйте их. По сути, вы говорите: «Эй, прочтите это, но не чувствуйте себя обязанным отвечать.

Отправка кому-либо обязательна, когда в электронном письме есть соответствующая информация или вы связываете его с фактическим получателем.

Bcc: Bccing также копирует ваш контакт в электронное письмо, но никто, кроме них, не увидит, что они его получили. Другими словами, если вы отправите электронное письмо Майклу Скотту и Bcc Джиму Халперту, Майкл не узнает, что Джим тоже его получил.

17. Правильно используйте скрытую копию

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Скрытая копия может использоваться для защиты чьей-либо электронной почты от раскрытия другим лицам.Например, если вы отправляете электронное письмо группе людей о предстоящем мероприятии, вы можете выбрать скрытую копию для всех писем, чтобы не показывать электронные письма без разрешения.

Общие сведения: Скрытая копия может позволить кому-то увидеть сообщение, фактически не включая его во все цепочки, на которые следует подписаться.

Common Courtesy: Скрытая копия позволяет вежливо удалять людей из цепочек входящих сообщений. Например, если ваш начальник знакомит вас с кем-то, это обычная любезность в ответ на скрытую копию вашего начальника (обычно он говорит: «Перемещение [имя] в скрытую папку, чтобы сохранить его входящие.) Это показывает, что вы ответили, не переполнив их почтовый ящик следующими сообщениями.

18. Экономно используйте команду «Ответить всем»

Ответ: Когда вы нажимаете «Ответить», вы отвечаете непосредственно тому, кто отправил вам электронное письмо последним. Если вы ответите непосредственно на исходное сообщение, ваш ответ будет отправлен исходному отправителю электронного письма. Но если вы ответите на чье-то электронное письмо в следующей цепочке, вы в конечном итоге ответите только этому человеку.

Ответить всем: При выборе «Ответить всем» вы отправляете электронное письмо всем, кто указан в полях «Кому» или «Копия».Преимущество функции «Ответить всем» заключается в том, что участники обсуждения узнают, что определенная проблема решена. Также полезно, когда у вас есть информация, которая всем небезразлична.

Если есть сомнения, по умолчанию используется «Ответить». Вы же не хотите быть раздражающим человеком, на которого все втайне закатывают глаза.

19. Подумайте, прежде чем пересылать

Для соблюдения этикета пересылки электронной почты следует помнить о нескольких ключевых моментах:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт отправляет вам личную или конфиденциальную информацию, будьте осторожны, прежде чем пересылать ее.

При пересылке длинной цепочки писем обычно вежливо резюмируют то, что обсуждается ниже, чтобы получатель точно знал, чего вы от него хотите. Нет ничего хуже, чем получить поток из 50 цепочек с примечанием, в котором просто написано: «см. Ниже.

Если вы хотите, чтобы ваше переадресованное электронное письмо начало новую цепочку писем (а не было частью вашей текущей беседы), просто включите свой собственный комментарий в строку темы.

Та же тема Тема: FW: заметки со вторника

Новая тема Тема: Проверьте это! FW: заметки со вторника

20.Своевременно ответить

У всех нас переполненные почтовые ящики и загруженные графики, поэтому не всегда можно сразу отвечать на электронные письма. Соответствующее окно ответа зависит от человека:

Ближайшие товарищи по команде:

Ответьте в течение 12 часов. Ваша команда рассчитывает на то, что вы будете работать быстро и эффективно; Кроме того, большинство писем посвящено своевременным вопросам.

Общие коллеги:

Для всех, с кем вы работаете, ответьте в течение 24 часов.Не можете ответить на их запрос в этот период времени? Ответьте, сообщив, что вы прочитали их электронное письмо, и свяжемся с вами до X раз.

Внешние контакты:

Если он не помечен как срочное электронное письмо или сообщение, требующее как можно скорее ответа, ответ на внешние контакты к концу недели, в которую оно было отправлено, является совершенно уместным — поэтому, если вы получили электронное письмо во вторник, ответьте до пятницы этой недели. Для ценных контактов, возможно, стоит ответить в течение 24 часов.

21. Установите информативные ответы об отсутствии на работе

Если вы собираетесь быть недоступным в течение длительного периода времени, автоматический ответ ООО — или ответ об отсутствии на работе — может сообщить всем, с кем вы контактируете, о том, что вы не сможете ответить на его сообщение до тех пор, пока дата, когда ты снова будешь в офисе.

Что можно и чего нельзя делать с ООО ответы:

• DO: Укажите, как долго вы будете недоступны.
• НЕЛЬЗЯ: Создайте ООО ответ на один день.
• DO: Укажите другого человека, с которым можно связаться по более срочным вопросам.
• ЗАПРЕЩАЕТСЯ: Включите коллегу для связи, не сообщая ему, что он присутствует в вашем ответе ООО.
• DO: Включите «ООО» в строку темы, чтобы люди могли легко определить автоматический ответ.
• ЗАПРЕЩАЕТСЯ: Укажите больше подробностей, чем необходимо, например точное место вашего отпуска.

Если вы уезжаете в отпуск на длительный период времени, может быть полезно найти способ привлечь ваше внимание для действительно срочных, требующих вашего внимания ситуаций.Вот письмо, которое HubSpotter Бет Данн отправила перед месячным творческим отпуском:

Emergency Hippo — в творческом отпуске в течение февраля

Привет всем,

Это просто дружеское напоминание о том, что я буду в творческом отпуске весь февраль. Если у вас возникнут какие-либо насущные потребности в микрокопиях, пока меня не будет, дизайнеры в каждой из ваших команд будут готовы и готовы служить вместо меня.

Если вы хотите, чтобы я что-то еще рассмотрел, когда я вернусь, отдохну и освежусь 2 марта, пожалуйста, напишите мне подробности и укажите слово «бегемот» (или, если это очень срочно, «аварийный бегемот») в строке темы и Я посмотрю на него, как только вернусь.Да серьезно.

И напомните мне рассказать вам историю о том, как я раз и навсегда узнал, почему у вас всегда должен быть под рукой бегемот на случай чрезвычайной ситуации.

Увидимся в марте

Бет

Бет дает понять, что не будет отвечать на электронную почту, но, поскольку она отсутствует в течение длительного периода времени, она поделилась умным и простым способом привлечь ее внимание, когда это необходимо.

22. Отслеживание открытий электронных писем и рейтинга кликов

Вместо пассивно-агрессивной отправки «Вы видели мою электронную почту? сообщений, используйте инструмент отслеживания электронной почты, такой как HubSpot Sales Hub.Вы будете знать точный момент, когда ваш получатель открыл его — и, если он не ответит достаточно быстро, вы можете найти не раздражающую причину для ответа, например, «Я прочитал статью о X, которая напомнила мне о ты; вот ссылка, если вы хотите это проверить.

23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

Следует ли включать «Отправлено с моего iPhone или » Отправлено по телефону — извините, пожалуйста, за опечатки ? Я бы не стал. Многие люди воспринимают это как предлог для лени и не бегают взглянуть, прежде чем нажать «Отправить.

Электронная почта — один из важнейших инструментов в арсенале продавца. Убедитесь, что вы правильно его используете. Нужна небольшая помощь? Ознакомьтесь с этими 30 шаблонами электронных писем для потенциальных покупателей, которые гарантированно положат начало вашим отношениям.

CC по электронной почте: 5 правил, которые можно и нельзя

Что такое CC в электронной почте?

CC в электронной почте позволяет отправлять одно сообщение нескольким контактам, и это особенно полезно, когда вам нужно держать коллег, клиентов или клиентов в курсе, не обязательно требуя ответа.Этикет электронной почты и командная работа могут принести пользу CC, и здесь мы покажем вам, почему.

Определение электронной почты

CC — что означает CC?

• CC — это аббревиатура от Carbon Copy
.
• CC используется для связи с несколькими людьми
• CC является частью правильного электронного этикета
• CC может помочь вам в совместной работе по электронной почте

Ответ на вопрос, что такое CC в электронной почте, можно проследить до самых первых дней электронных коммуникаций.Заимствуя стандартное написание писем, CC означает копирование — метод копирования рукописных или напечатанных букв с помощью копировальной бумаги. Чтобы предоставить пользователям знакомый термин, CC был адаптирован как способ отправки нескольких копий одного и того же электронного письма на разные адреса электронной почты.

По сути, CC в электронной почте работает вместе с полем «Кому». Ваш основной получатель добавляется в поле «Кому», а любые другие получатели, которых вы хотите пригласить в беседу, могут быть добавлены в поле «Копия».Использование CC в ваших электронных письмах позволяет вам добавлять любое количество контактов, которые, хотя и не требуют ответа, могут захотеть быть в курсе чего угодно, от протоколов встреч до сводок проектов.

Когда использовать CC — Примеры электронной почты CC

Знание того, когда использовать CC в электронном письме, является важной частью хорошего этикета электронной почты и лежит в основе лучших практик профессионального общения. Это также может помочь вам сэкономить время, позволяя обмениваться информацией с контактами без необходимости постоянно пересылать электронные письма постфактум.Здесь мы перечислили несколько наиболее распространенных причин использования CC в электронном письме.

• Держать людей в курсе — Независимо от того, просил ли менеджер или коллега специально быть CC’d, или вы хотите поделиться соответствующей информацией с другим контактом, держать людей в курсе является одним из наиболее распространенных способов использования CC.
• Знакомство с контактом — Знакомство двух ваших контактов друг с другом — еще один распространенный способ использования CC в электронном письме. Просто напишите вступительное электронное письмо, а затем добавьте контакты, которые хотите включить.
• Внутренние информационные бюллетени — поле «CC» часто используется при отправке внутренних информационных бюллетеней или других массовых электронных писем в крупных компаниях. Использование поля «CC» вместо поля «To» часто указывает на то, что в этих случаях ответа не требуется.

Важно помнить, что нельзя злоупотреблять функцией CC при отправке электронных писем, и также следует отметить, что поле BCC выполняет отдельную функцию. Помните, что CC в основном используется для обмена информацией, на которую не обязательно отвечать.Кроме того, используйте CC как можно реже, чтобы не засыпать свои контакты бесполезной информацией.

Как отправить электронное письмо CC

• Поле «Копия» находится рядом с полем «Кому» или под ним.
• Нажмите, чтобы написать новое сообщение
• Добавьте адрес электронной почты / адреса в поле CC
• Нажмите отправить

Научиться отправлять электронную почту CC очень просто, и большинство людей уже хорошо разбираются в ее использовании.Поле «Копия» обычно находится в окне составления электронного письма под полем «Кому» и над полем «Скрытая копия». Все, что вам нужно сделать, это добавить свой основной контакт в поле «Кому», а затем указать контакты, которыми вы хотите поделиться, в поле «Копия». Вы всегда должны дважды проверять, что вы указали правильные контакты в правильных полях, особенно при использовании одновременно CC и BCC, так как обмен конфиденциальными адресами электронной почты с другими может быть проблематичным.

Топ-5, что можно и чего нельзя делать

5 слов, которые нельзя использовать в электронных письмах

Этикет электронной почты — дело непростое.Как узнать, что вас раздражает? Этот последний восклицательный знак заставил вас перейти от восторженного голоса к безучастному? Ваше сообщение является избыточным? Открывают ли его даже после 17:00?

Но, прежде чем вы будете тратить время на обсуждение того, стоит ли добавить смайлик или исследовать лучшее и худшее время дня для отправки сообщения, знайте, что есть еще кое-что, что может полностью подорвать вашу электронную почту: ваши слова. (Дун, дан, дан.)

Вот пять слов, которые заставят вас казаться менее уверенным и более неуверенным в себе, чем вы даже можете себе представить.Так что сделайте себе одолжение и бросьте их.

1. Just

Аманда Хессер и Меррилл Стаббс, соучредители Food52, однажды отметили, что добавление «просто» к вашим электронным письмам делает вас менее уверенным. После просмотра предыдущих писем, которые я отправил, я действительно должен согласиться.

Такие фразы, как «Просто регистрируюсь» или «Просто хотел задать вопрос», сводят к минимуму количество запросов. Вы не , а просто регистрируетесь; вы важный человек, который заслуживает знать, в чем дело! Бросьте лишнее слово и проверьте, как босс.

2. Надеюсь,

«Надеюсь» — это еще одно слово, которое, как я не понимал, может сильно повлиять на эффективность электронного письма, пока кто-то явно не укажет мне на это. «Не стоит надеяться ни на , ни на », — однажды сказал мне наставник. «Людям просто нужно довести дело до конца».

Подумайте об этом так: если вы говорите кому-то, что , надеюсь, что-то сделаете к сроку, или , надеюсь, , все получится, вы подсознательно демонстрируете, что у вас нет контроля над ситуация.Или, что еще хуже, на вас нельзя полагаться.

3. На самом деле

«На самом деле» постепенно становится новым «буквально» или «в основном» в электронных письмах, и люди добавляют его туда, где это стилистически не имеет смысла. Я не осознавал, насколько это проблематично, пока не получил электронное письмо от публициста, который трижды использовал это слово в письме из пяти предложений (одним из которых была ненавистная фраза «но на самом деле»), и все три раза были совершенно ненужными. ! Излишне говорить, что я, , на самом деле понятия не имею, что она пыталась продвигать, потому что я так отвлекся.

4. Kind of

Это довольно просто: использование «отчасти» (или «отчасти») в электронном письме выглядит расплывчатым или двусмысленным, как будто вы не полностью соглашаетесь или не понимаете, что происходит . А если это действительно так? Проясните ситуацию еще до того, как начнете писать электронное письмо.

5. Извините

Когда я спросил нескольких профессиональных контактов и коллег, какое слово они считают наиболее ненужным в электронных письмах, почти все они указали на «извините», объяснив, что в 99% случаев извинения не требуются.(Подумайте: «Извини, я не могу сделать понедельник — вторник работает?») И, честно говоря, если вы действительно сделали что-то не так, вам следует взять трубку и извиниться, как будто вы серьезно.

Возможно, вы не сможете придерживаться всех правил этикета электронной почты (существует так много предполагаемых «правил»!), Но, избавившись от нескольких ненужных слов, вы сразу же сделаете свои сообщения более безупречными, простыми и понятными. уверенный. Это все, о чем вы действительно можете просить, верно?

Фотография писем любезно предоставлена ​​Shutterstock.

Что означают CC и BCC в электронных письмах?

Электронная почта — предпочтительный способ общения в бизнесе, как внутри, так и за пределами компании. Это просто, понятно, безопасно и происходит в режиме реального времени. Вероятно, поэтому в 2018 году ежедневно отправлялось 281 миллиард электронных писем.

Но, как и во всех формах общения, существуют правила, обеспечивающие упорядоченное и цивилизованное общение между вами и вашим получателем.

Одно из этих правил этикета электронной почты включает использование CC (точная копия) и BCC (скрытая копия).

Что такое CC и BCC в электронных письмах?

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо, вы встречали два поля рядом с полем «Кому»: CC и BCC. Проще говоря, CC и BCC — это два способа включить больше людей в качестве получателей в электронное письмо.

Что означает CC?

При отправке электронной почты CC — это сокращение от «копия». Во времена, когда еще не было Интернета и электронной почты, чтобы создать копию письма, которое вы писали, вам нужно было поместить копировальную бумагу между тем, на котором вы писали, и бумагой, которая должна была стать вашей копией.

Как и физическая копия выше, CC — простой способ отправить копии электронного письма другим людям.

Если вы когда-либо получали электронное письмо с копией, вы, вероятно, заметили, что оно будет адресовано вам и списку других людей, на которых также была сделана копия.

Что означает BCC?

BCC означает «слепая копия». Как и CC, BCC — это способ отправки копий электронного письма другим людям. Разница между ними в том, что, хотя вы можете видеть список получателей при использовании CC, это не относится к BCC.Это называется слепой копией, потому что другие получатели не смогут увидеть, что кому-то была отправлена ​​копия электронного письма.

Могу ли я автоматизировать процесс отправки электронной почты?

Если вы уже отправляете электронные письма для своего блога или магазина, вы можете легко подписаться на использование поставщика услуг электронной почты (ESP), такого как Campaign Monitor, и автоматизировать свою электронную почту. Вы можете разделить получателей по спискам подписчиков, и электронные письма будут автоматически отправляться на основе установленных вами триггеров.

Нужен ли мне ESP?

Поставщики услуг электронной почты оптимизируют процесс электронной почты.Кроме того, поскольку люди так часто проверяют свои почтовые ящики, электронная почта более надежна, чем социальные сети или реклама. Если вы хотите получить максимальную отдачу от своих подписчиков в социальных сетях, блоге, интернет-магазине или веб-сайте, электронная почта через ESP — это простой в обслуживании способ общения с людьми, которые любят ваш бренд. Прочтите наше руководство по выбору ESP здесь.

Как мне тратить меньше времени на электронную почту?

Отправка электронных писем для вашего блога или магазина может занять много времени, но не обязательно. Платформа электронной почты, такая как Campaign Monitor’s, — это экономичный способ отправлять красивые электронные письма без каких-либо технических знаний.Вы также можете реализовать автоматизацию и даже отслеживать свои результаты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма работают хорошо. Вы можете попробовать наш бесплатный инструмент для создания электронной почты, чтобы убедиться, насколько это просто.

Это действительно важно?

Хотя вы можете не часто использовать эти две функции своей электронной почты, они определенно имеют свои цели.

Когда следует использовать CC?

Использование CC вызывает споры, так как он работает так же, как добавление нескольких получателей в поле «Кому». Что такого особенного в CC?

Использование CC — это скорее вопрос этикета, чем что-либо еще.По общему правилу поле «Кому» зарезервировано для основных получателей вашего электронного письма. Другие заинтересованные стороны могут быть включены в качестве CC, чтобы у них была собственная копия электронного письма.

CCing другим сторонам также дает понять всем участникам, что это электронное письмо видели все.

Когда следует использовать BCC?

BCC имеет более прочное применение. Вот два наиболее распространенных:

Когда вы не хотите, чтобы основной получатель знал об этом.

Хорошим примером может служить ситуация, когда у вас возникли проблемы с сотрудником.Отправляя им электронное письмо, вы можете отправить BCC своему руководителю или HR в электронном письме, чтобы они получили копию вашей переписки. В этом случае другие члены команды получат его, но ваш коллега не увидит, что другие стороны были включены в переписку.

При отправке в большой список.

Когда вы отправляете электронное письмо списку родственников и друзей, которые, например, не знают друг друга, укажите их адреса в поле BCC. Электронное письмо будет выглядеть так, как будто оно было отправлено им специально, так как никого не будет в списке как CCed.Это также делает электронную почту чистой, поскольку список получателей не будет длинным.

Просто помните: если вы отправляете в список рассылки своей компании, убедитесь, что вы используете платформу электронной почты, такую ​​как Campaign Monitor, чтобы ваши электронные письма не попадали в папку спама, открывались и выглядели профессионально.

Что теперь?

Теперь, когда вы знаете функции этих двух функций, продолжайте улучшать свой почтовый этикет, применяя их на практике. Функции CC и BCC на самом деле представляют собой передовые методы и функции отправки электронной почты, которые вы должны использовать, если вы отправляете личные электронные письма более чем одному получателю.

Чтобы узнать больше о передовых методах электронного маркетинга для вашего бизнеса, прочтите это руководство, чтобы построить и поддерживать хорошие отношения со своими подписчиками.

7 альтернатив электронной почте «просто проверять», которые дадут вам больше ответов

Иногда люди просто слишком заняты, чтобы ответить вам. Иногда они останавливаются, потому что не полностью уверены в том, что то, что вы предлагаете, им подходит. В других случаях они ждут одобрения от другого партнера по проекту.

И все же для вашего бизнеса жизненно важно, чтобы разговоры продолжались. У вас есть идеи, которые нужно развивать, сделки, которые нужно закрыть, и проекты, которые нужно реализовать.

Так почему же так сложно получить своевременный ответ? Конечно, это не должно быть так сложно. Что ж, одним из главных виновников, из-за которых разговоры застревают в грязи, является, вероятно, электронная почта «просто проверяю» — фраза, которую так часто используют, что ваши контакты могут даже не читать ваши сообщения, не говоря уже о том, чтобы отвечать на них.

В этом посте мы рассмотрим несколько лучших альтернатив этому клише для входящих сообщений — на самом деле, вы можете вообще не попадать в почтовые ящики ваших контактов. Что мы имеем в виду? Продолжайте читать, чтобы узнать…

Если хотите, пропустите:

---

📥 Вы переписывались по электронной почте? Если вы выполнили хотя бы один из пунктов нашего контрольного списка, пора подумать об альтернативе электронной почты.

---

Проблема с электронной почтой «просто проверяю»

Помимо хронического злоупотребления, одна из основных проблем с «просто проверкой» заключается в том, что это, по сути, избыточное выражение.Для читателя очевидно, что вы «проверяете» только потому, что обращались к нему вообще:

«Привет, Анна,

Только регистрация.

Мне было интересно, была ли у вас возможность просмотреть отчет, который я отправил на прошлой неделе?

Спасибо!

Томь

Более того, ваш читатель, естественно, интерпретирует это выражение как просьбу о его времени и внимании. Они (справедливо) подозревают, что тот, кто написал это, чего-то от них хочет, но не решается перейти к сути.

Также обратите внимание, что в приведенном выше примере нет убедительной причины для того, чтобы Анна ответила на сообщение Тома. Это распространенная ошибка электронных писем «на проверку».

Например, Том не предлагает дополнительных причин, по которым отчет стоит прочитать (например, «Я действительно думаю, что зимние прогнозы будут интересны вашей финансовой команде»). Он также не предлагает дальнейших шагов, чтобы побудить Анну к действию ( например, «Рад поговорить с вами об этом. Как сегодня пятница в 3 часа?»).

Дело в том, что торговые представители прибегают к «простой регистрации», потому что это быстро и легко.Но проблема именно в этом. Если вы не можете придумать что-то хоть сколько-нибудь полезное, почему вы должны ожидать, что читателя это будет интересовать?

Как продвинуть разговор вперед

Конечно, есть много ситуаций, когда необходимо проверить своих потенциальных клиентов и клиентов, например:

• Если вы сказали им, что свяжетесь с ними в установленные сроки
• Если они пропустили встречу или звонок без объяснения причин
• Если они устно обязались подписать контракт, но затем ушли в самоволку
• Если они начали пробную версию продукта, а вы все еще ждете их вердикта
• Если они не вернулись к вам после «внутренних обсуждений»

Таким образом, вопрос не в том, следует ли вам проверять свои контакты, а в том, , как это следует делать, .

Как правило, вы хотите, чтобы ваши сообщения вызывали у получателя ощущение срочности или волнения.

Это означает, что вы должны сделать сообщение гипер-релевантным конкретному человеку, с которым вы общаетесь, с учетом его конкретных потребностей, интересов и предыдущего взаимодействия с вашей компанией.

Также важно заранее сказать, чего вы от них хотите. Не позволяйте им гадать и не перекладывайте на них ответственность предлагать следующие шаги.Предложите им четкие варианты ответов, чтобы им было легко ответить.

Вы также можете сохранять свежесть, смешивая среду — электронная почта , а не , всегда лучший вариант. (Подробнее об этом позже.)

В конечном счете, вы должны быть вдумчивыми и изобретательными в том, как вы протянуть руку, если хотите получить максимальную отдачу. Итак, давайте рассмотрим несколько более эффективных альтернатив электронной почте «просто проверяю».

---

Насколько вы зациклены на клиентах? Пройдите тест, чтобы узнать.

---

7 альтернатив простой регистрации (с примерами)

1.После встречи или сеанса открытия

Предположим, что прошло больше недели с тех пор, как вы позвонили или встретились лицом к лицу с потенциальным клиентом, но он все еще не вернулся к вам с решением о покупке.

В таких ситуациях потенциальный клиент часто пытается принять решение, опираясь на полученную информацию. Они все еще могут иметь большие пробелы в понимании вашего продукта или сомневаться в его способности обеспечивать требуемые результаты.

Какой бы ни была причина их задержки, вы можете помочь, предоставив дополнительную информацию, которую они сочтут полезной или обнадеживающей.Это может быть тематическое исследование, видео-отзыв, разбивка вариантов ценообразования, список интеграций продуктов — все, что может помочь развеять сомнения или возражения, которые могут у них сохраниться.

Конечно, вы захотите поднять как можно больше важных фактов и ответить на как можно больше вопросов во время первой встречи или звонка. Но поскольку вам, вероятно, не удастся ответить на все вопросы, повторное электронное письмо с дополнительной информацией может стать отличной возможностью подтолкнуть вашего потенциального клиента за границу.

✍ Пример: «Привет, [имя потенциального клиента].Я знаю, что вы хотели узнать больше о [соответствующей теме] во время звонка на прошлой неделе. Я приложил дополнительную информацию, которая, я думаю, будет для вас полезной. Вы свободны для еще одного звонка на следующей неделе? Как во вторник утром?

2. Когда письмо не помогает

Конечно, связь со своими контактами не обязательно должна ограничиваться только электронной почтой.

Включая в микс различные каналы связи, вы можете обойти ограничения любого из каналов и дать своим контактам возможность выбрать наиболее подходящую среду.Вот быстрое сравнение использования подхода, ориентированного на электронную почту, и более гибких методов общения:

Например, некоторые клиенты могут приветствовать случайный телефонный звонок как столь необходимый перерыв от монотонного ответа на электронные письма в течение всего дня. Точно так же текстовое изображение может быть более удобным способом отметиться с другими людьми в вашей команде.

На самом деле, это, вероятно, три лучших альтернативы, не связанных с электронной почтой, чтобы оставаться на связи со своими контактами:

• Телефонный звонок : вы можете использовать для этого свой надежный мобильный телефон или облачную службу телефонной связи для бизнеса, если ваша компания вложила в нее средства.Преимущество реальной телефонной системы заключается в том, что большинство из них позволяют совершать и принимать звонки на всех ваших устройствах и включают в себя конференц-связь, бизнес-SMS и, возможно, даже функцию онлайн-факса.
• Видеовстречи : виртуальные встречи позволяют вам разговаривать лицом к лицу с коллегами, клиентами и клиентами, где бы вы ни находились. Наличие хорошего программного обеспечения для видеоконференцсвязи полезно, когда вам просто нужно более углубленное обсуждение, чем «просто проверка электронной почты», — и оно даже дает вам возможность делиться экраном и сохранять записи собрания.
• Обмен сообщениями в реальном времени : Зачем засорять свой почтовый ящик, когда можно просто отправить кому-то сообщение в групповом чате?

И если вы можете подумать о сценариях, в которых может пригодиться любая из этих альтернатив, то вам, вероятно, следует иметь средство коммуникации, которое дает вам все три варианта. Как этот:

Одним из основных преимуществ использования такой службы, как RingCentral, для поддержания связи с контактами, является то, что она позволяет вам отслеживать и проверять свои сообщения, чтобы вы могли продолжать улучшать производительность своей команды.Помимо удобного приложения со встроенными функциями обмена сообщениями и видеоконференцсвязи, RingCentral также имеет центр исходящих контактов, предназначенный для отделов продаж, которые могут связываться с потенциальными клиентами и получать своевременные ответы.

Вот краткий обзор того, как это работает:

Например, мониторинг звонков позволяет супервизорам прослушивать звонки между оператором и клиентом в режиме реального времени и дает им возможность шептать оператору напрямую с предложениями на лету, а также возможность полностью принять звонок, когда он делает хорошее тактическое чутье.

Интеграция

RingCentral с другими инструментами также открывает новые мощные способы более эффективной работы в команде.

Например, интеграцию RingCentral с аналитическим механизмом искусственного интеллекта Gong.io можно использовать для анализа всех разговоров вашего отдела продаж с клиентами, а затем для получения нового представления о том, какие модели и речевое поведение коррелируют с успешными звонками:

Точно так же бесшовная интеграция с большинством популярных платформ CRM может повысить уровень ваших коммуникационных возможностей с помощью таких функций, как набор номера, ведение заметок и планирование звонков — все это легко доступно из самой CRM.

3. Когда они сказали вам связаться в течение определенного периода времени

Потенциальные клиенты часто просят больше времени, прежде чем они смогут принять решение или продолжить обсуждение с вами.

Иногда это просто означает, что их не интересует то, что вы предлагаете, но они не хотят выглядеть слишком резкими или пренебрежительными. Но во многих случаях это искренняя просьба, основанная на том факте, что они просто не в состоянии делать какие-либо серьезные вызовы прямо сейчас. Например, они могут быть полностью поглощены крупным текущим проектом, или ждать решения от своей руководящей команды, или ждать, пока не получат дополнительное финансирование.

Важно связаться с вами в указанные сроки, иначе ваше окно возможностей может закрываться преждевременно. Обязательно напомните им о своем первоначальном разговоре и представьте несколько вариантов дальнейших шагов.

✍ Пример: «Привет, [имя потенциального клиента]. Мы говорили о [теме] еще в [месяц]. В то время вы не были готовы принимать какие-либо решения [из-за X причин, если они были предоставлены], и вы попросили меня вернуться к вам через [Y недель / месяцев]. Это я продолжаю! Вас все еще интересует [тема]? Если да, я с радостью назначу звонок.Как для вас будет следующая среда? »

4. Когда им просто нужно напоминание

Иногда потенциальные клиенты просто забывают, что говорили с вами, и им нужно напоминание о вашем первоначальном разговоре, чтобы все снова сдвинулось с мертвой точки.

Электронное письмо с резюме хорошо работает в таких ситуациях, давая вам возможность освежить память вашего потенциального клиента об основных моментах, которые вы обсуждали, и о конкретных проблемах, которые ваше предложение может помочь им решить.

Занятые потенциальные клиенты оценят напоминание и убедятся, что вы находитесь на той же странице, когда переходите к следующим шагам.

✍ Пример: «Привет, [имя потенциального клиента]. Вот краткое изложение того, что мы обсуждали во время нашей телеконференции в прошлый вторник: [Перечислите основные моменты и предложения]. Можете ли вы позвонить на этой неделе, чтобы продвинуться вперед? »

5. Если вы хотите усилить преимущества ведения бизнеса с вами

Примеры из практики — отличный способ помочь потенциальным клиентам визуализировать успех, который им может принести ваш продукт или услуга.

Первый звонок или встреча часто будет посвящен техническим и практическим аспектам ведения бизнеса с вами, но может не дать вам достаточно времени, чтобы нарисовать захватывающую картину пути к успеху.

Уделяя больше внимания тому, как вы можете помочь потенциальным клиентам достичь их целей, вы можете переосмыслить их мнение о своем решении о покупке. Тематические исследования идеально подходят для этой работы: они помогают «продать мечту» и служат доказательством того, что работа с вами того стоит.

Просто убедитесь, что предоставленные вами тематические исследования или истории успеха имеют какое-то отношение к конкретным потребностям и обстоятельствам потенциального клиента.

✍ Пример: «Привет, [имя потенциального клиента]. Я приложил несколько примеров из практики, которые, я думаю, вам будут интересны.Они показывают, как наши прошлые клиенты в [их отрасли / нише] работали с нами для достижения [соответствующих целей]. Я буду счастлив поговорить с вами о них и ответить на любые ваши вопросы по телефону. Тебе подойдет следующий четверг?

6. Когда вы хотите поддерживать отношения

Иногда вам может понадобиться связаться с потенциальным клиентом, клиентом или покупателем, просто чтобы оставаться на их радаре и сообщить им, что вы заботитесь об их интересах. Это, вероятно, наиболее распространенный способ использования электронных писем «просто проверять».Но это не значит, что это здорово.

Вместо того, чтобы просто «проверять», чтобы узнать, как они себя чувствуют, вам следует обращаться к ним только в том случае, если вы можете предложить им что-то действительно ценное. Например, вы можете порекомендовать им сообщение в блоге или исследование, которое чрезвычайно актуально для их бизнеса, или вы можете сообщить им, что в их городе состоится предстоящая отраслевая конференция, на которую они должны присутствовать.

Сделайте сообщение коротким и приятным — вы не захотите показаться навязчивым.

✍ Пример: «Привет, [имя клиента].Я только что прочитал это замечательное сообщение в блоге по [соответствующей теме], которое, думаю, вы найдете полезным [ссылка на сообщение]. Автор отмечает несколько интересных моментов, в том числе [перечислить основные моменты]. Скоро поговорим! ”

Чтобы увидеть больше подобных примеров, ознакомьтесь с этими альтернативами базовым сообщениям электронной почты.

7. Когда вам нужно обновление статуса

Иногда вам нужно узнать, где стоит задача или как продвигается проект, от члена вашей команды, партнера по проекту или контакта с клиентом.

Запрос на обновление статуса — хороший способ убедиться, что все идет по плану. Цепочки электронной почты могут легко затеряться, члены команды застрянут в колее, а дела выпадают из трещин.

Если вы подозреваете, что ваш собеседник только что забыл о проекте, предложите контекст в своем сообщении, чтобы пробудить его память. Затем прямо спросите, как продвигается проект.

Также стоит подтвердить свои надежды на успех проекта и напомнить им, что вы доступны, если им понадобится помощь.

Наконец, сделайте свой запрос на обновление, чувствительное ко времени. Напоминание вашему контактному лицу о приближающемся крайнем сроке или запрос ответа в течение определенного периода времени с большей вероятностью вызовет быстрый ответ.

✍ Пример: «Привет, [контактное лицо]. В прошлом месяце у нас была встреча по поводу [название проекта], и вы предложили собрать некоторые исследования для нашей следующей сессии по стратегии. Я надеялся, что ты скажешь мне, как у тебя дела? Это довольно увлекательный проект — надеюсь, мы справимся с ним! Если бы можно было отправить обновление на 5 р.м. сегодня это было бы здорово. Дай мне знать, если тебе что-нибудь понадобится от меня.

Прощаемся с электронными письмами, которые «проверяли»

В следующий раз, когда вы обратитесь к своим контактам, не используйте «просто отметку».