Как делегировать полномочия сотрудникам и заниматься бизнесом, а не рутиной
Если вы владелец интернет-магазина — наверняка у вас в подчинении несколько сотрудников. Как минимум это курьер, менеджер, продавец. Как максимум — целый штат, начиная от фотографов и заканчивая контент-менеджерами и редактором блога. Как вы поступаете — делегируете им полномочия или делаете все самостоятельно, не доверяя никому? Хотите узнать, как поступают грамотные управленцы? Тогда читайте нашу статью.
Зачем нужно делегировать полномочия?
- Чтобы самому эффективно использовать освободившееся от рутинных задач время. Руководителю всегда есть чем заняться — так пусть это будут стратегические и бизнес-задачи, а не мелкие дела.
- Чтобы распределить задачи и выстроить систему, работающую как часы: от момента первого прихода клиента на сайт до совершения покупки и доставки заказанного товара.
- Чтобы
- Чтобы проверить, на что работники способны. Возможно, кто-то не справится с обязанностями — тогда есть смысл подумать о замене. А кто-то сидит не на своем месте: представьте, что в вашем курьере пропал талантливый продавец!
А может, не надо делегировать? Сам все сделаю!
Может, и сделаете. Но зачем вам лишняя рутина? Если начальник контролирует каждую мелочь в работе подчиненных, норовит все сделать за них, у него просто не останется времени на непосредственные функции управленца:
Но ведь они сами не справятся, скажете вы. Попробуем развеять эти страхи
Действительно, основными причинами, по которым руководители, особенно представители старшего поколения, боятся доверить работу другим, являются следующие.
- Есть мнение, что хороший руководитель должен быть универсалом: и с покупателем пообщаться, и товар лично выбрать, и к поставщику съездить, и новость на сайте выложить. Такая модель давно устарела: каждый должен заниматься своим делом.
- Многие просто боятся, что наемные работники не справятся с заданием и накосячат,
- Процесс делегирования полномочий — дело непростое. Нельзя просто взять и сказать: «так, с сегодняшнего дня ты начинаешь делать то-то и это». Человека нужно подготовить, научить, а потом проконтролировать работу — все это занимает время и силы. Чуть ниже мы расскажем, как это сделать пошагово.
- Страх самому остаться без работы. В представлении многих руководить — значит сидеть сложа руки да покрикивать на подчиненных. Деятельным людям подобное времяпрепровождение смерти подобно. Выше мы уже писали, что
- Великий русский авось, или, по-простому, «и та-а-ак сойдет» — здесь обойдемся без комментариев.
А если я справляюсь один?
На начальном этапе достаточно одного человека — он же курьер, он же закупщик, он же продавец. Потом при расширении возникает необходимость в сторонних сотрудниках. И вот уже в штате появляется менеджер, курьер, сотрудник на телефоне, а потом и маркетолог, копирайтер, программист… Со всеми задачами, которые выполняют эти специалисты, вы не справитесь чисто физически.
Какие полномочия может делегировать владелец интернет-магазина?
- Бухгалтерия. Здесь лучше сразу, еще на начальном этапе, найти толкового человека и отдать ему бухгалтерию и документацию на аутсорс. Пожалуй, эта часть работы съедает самое большое количество времени, даже если вы имеете экономическое образование. А платить каждый раз агентствам получается слишком накладно. Вам нужен надежный ответственный человек, который будет выполнять эту работу на постоянной основе.
- Реклама и продвижение. Это целый пласт работ, в котором задействованы рекламщики, пиарщики, SEO-оптимизаторы, маркетологи. Реклама в интернете — дело ответственное, без специальных знаний вы рискуете неэффективно потратить рекламный бюджет. Поэтому
- Контент-менеджеры, копирайтеры, редакторы блога помогут вам в наполнении интернет-магазина контентом. Новые позиции появляются постоянно, поэтому контент нужно обновлять. Лучше найдите одного автора и работайте с ним постоянно — и ему стабильно, и вам хорошо. То же самое касается фотографий — мы уже писали, как правильно делать фотографии для интернет-магазина. Лучше, если их будет делать один и тот же человек.
Понятно, что брать всех этих людей в штат слишком накладно: все же кризис на дворе. Советуем нанять фрилансеров и разгрузить себя от многих перечисленных выше задач.
Как правильно делегировать полномочия: пошаговая инструкция
Вот мы и подошли к самому главному. Предлагаем воспользоваться этой схемой.
Шаг первый. Подготовьтесь к делегированию. Как понять, что пришла пора делегировать полномочия? Все просто:
Продумайте, какие именно задачи вам нужно делегировать и определите человека, который ими займется. Это может быть штатный сотрудник или фрилансер. Оцените, насколько он готов взять на себя эти полномочия. Если сотрудник работает с вами лично — значит, вы приблизительно знаете его потенциал. Если это незнакомый человек — посмотрите его портфолио, рекомендации, попросите выполнить тестовое задание.
Теперь финансовая сторона. Просчитайте, сколько вы на это потратите и насколько это будет целесообразно. Если работу нужно выполнить разово или время от времени — смело заключайте гражданско-правовой договор или договор подряда. Если вам нужен постоянный работник — лучшим выходом станет аутсорс.
Шаг второй. Объясните сотруднику суть его работы. Прекрасно, если вы сами знакомы с ней: будете объяснять на личном примере. Например, если вы долгое время общались с покупателями самостоятельно, научите вашего преемника фишкам, скриптам и приемам, которые наверняка работают. Будьте готовы к наплыву вопросов, особенно в первое время.
Если вы далеки от этой сферы — придется довериться опыту работника. Примите как данность, что с первого раза найти идеального исполнителя может и не получиться. Закройте эту страницу и листайте дальше.
Нелишним будет отправить сотрудника на обучение. Особенно это подходит для менеджеров, операторов колл-центра и всем, кто непосредственно работает с покупателями.
Шаг третий. Дайте испытательный срок, во время которого отслеживайте, как сотрудник выполняет принятые полномочия. Можно дать тестовое теоретическое задание или сразу послать новичка на поле боя — пусть учится.
Распишите сотруднику задачи, которые он должен выполнять. Можете воспользоваться старыми добрыми Гугл.Таблицами или программами, созданными специально для командной работы: trello.com, slack.com и другими. Эти сервисы работают и как приложения в смартфоне, что очень удобно.
Шаг четвертый. Обязательно контролируйте работу сотрудника. К сожалению, многие начальники пренебрегают этим пунктом, и новичок с ошалевшими глазами, который сталкивается с массой новых вопросов и задач, вынужден искать помощи у коллег. Не надо так!
- все ли понятно;
- с чем возникают трудности;
- как он видит решение проблемы;
- как вы посоветуете решить проблему;
- какие идеи он может предложить для оптимизации работы.
Вместе подведите итоги и наметьте следующие задачи.
Шаг пятый. Пришла пора оценить, насколько сотрудник справился с возложенными на него полномочиями. Для этого необходимо разработать
Критерии может быть следующие:
- прибыль, которую он приносит компании: количество денег, выгодных предложений, новых клиентов, совершенных сделок;
- реальные результаты работника. Если вы оцениваете работу менеджера — проследите, не увеличилось ли количество возвратов товара и жалоб покупателей. Если копирайтера или сеошника — узнайте, сколько человек подписалось на вас в последнее время и на много ли увеличился трафик. Если бухгалтера — сходится ли дебет с кредитом и не возникает ли к вам претензий у налоговой;
- соответствие результатов целям. Если получается как в песне — «Сделать хотел утюг — слон получился вдруг» — значит, где-то что-то пошло не так;
- качество работы — либо оцените сами, либо предложите оценить экспертам. Например, это могут быть тексты или фото — покажите их знакомому автору или фотографу;
- обучаемость сотрудника: быстро ли схватывает информацию, способен ли к анализу и критическому мышлению;
- самостоятельность: выполнял ли человек работу сам или ежесекундно с вами советовался. Это позволит понять, готов ли он в дальнейшем брать ответственность на себя или предпочтет подстраховаться;
- умение работать в команде. Если человек с легкостью влился в ряды сотрудников — в дальнейшем он решит проблему с помощью коллективного разума, а не будет дергать вас по каждой мелочи. Да и важность хорошего психологического климата еще никто не отменял;
- креативность. Насколько идеи сотрудника яркие и необычные, насколько они позволят вам отстроиться от конкурентов и громче заявить о себе.
А если у сотрудника не получилось?
Что ж, от этого никто не застрахован. Лучше отказаться от услуг работника сразу, чем терпеть неэффективную работу еще долгое время. Только не говорите: «Я же знал, что из этого ничего не получится!» и не начинайте делать все сам. Бороться и искать, найти и не сдаваться, — так говорил герой романа «Два капитана». А вы чем хуже? Капитан собственного бизнеса должен стойко принимать неудачи и искать достойных сотрудников дальше.
И на десерт — правила делегирования Брайана Трейси
Американский спикер, специалист по психологии успеха и эффективности бизнеса разработал несколько золотых правил делегирования полномочий.
- Давайте задачи по возможностям человека. Если перед вами высококлассный специалист — дайте ему сложную задачу, если исполнитель среднего уровня — не нагружайте особо. По Сеньке шапка!
- Делегируйте полномочия постепенно, не грузите человека сразу всеми задачами, которые ему предстоит выполнять.
- Установите ответственность сотрудника за выполнение задачи. Не может быть так, что выполнял задачу новичок, а отвечает за это кто-то другой. Такой подход мотивирует и бодрит, прибавляет уверенности в себе. Ведь если не я, то кто же!
- Четко скажите, какой результат хотите получить. Убедитесь, что вас услышали и поняли.
- Обсуждайте вместе. Не прячьтесь от сотрудников, обсуждайте работу вместе — это необходимый этап в делегировании полномочий.
- В то же время не переусердствуйте, не требуйте постоянных отчетов, отпустите вожжи. Дайте человеку почувствовать ответственность за выполнение задачи. Если что-то будет непонятно — подойдет, никуда не денется.
Конечно, все очень индивидуально, и универсальных рекомендаций вам никто не даст. Бывает так, что сотрудник плохо справится с испытательным сроком, а затем проявит свои способности в полной мере, и наоборот. Прислушивайтесь к собственной интуиции, смотрите на поведение человека в команде и делайте собственные выводы. Удачи в делегировании!
www.insales.ru
Как правильно делегировать работу подчиненным
Встретились два бизнесмена — бизнес однотипный, обороты похожие. Оба в бизнесе около 5 лет. Один бодр и полон идей, а второй собственник — нервозный и хмурый. Первый спрашивает: «Как так? Что, ни разу в отпуске не был? Ты что не знаешь, как правильно делегировать работу подчиненным?
Я уже побывал во всей Европе. Отпуск себе устраиваю раз в квартал, и обязательно путешествую. Да и работаю, по 5-6 часов в день».
Как думаете, какой бизнес дольше проживет?
В этой статье мы рассмотрим правила делегирования, которое будут полезны и бизнесменам, собственникам и руководителям крупных компаний.
Содержание
Ловушка для руководителя-бизнесмена
Анекдот
Однажды маленькая девочка спросила у своего отца: Папа, почему мама так много работает дома вечерами? Потому что она не успевает закончить все на работе, ответил отец. «Почему же ее не переведут в группу отстающих?» — удивилась девочка.
Первый владелец бизнеса более успешен, так как у него есть команда. Еще в начале он решил, что нечего все «тянуть на себе». Стал подбирать команду и делегировать отдельные задачи.
Второй же бизнесмен до сих пор делает все сам. Вот и получается, что со временем и бизнес не в радость. Когда начинает разваливаться не только жизнь, но и здоровье.
В голове второго собственника, возможно, сидят сомнения: не выполнят, не правильно поймут, долго объяснять. А вдруг лишится авторитета или каких-либо прав. И вообще, нечего на кого-то полагаться, лучше сам справлюсь.
Это тупиковый путь, ведущий в стресс. Ведь делегирование – это фактор экономии времени.
Ловушка. Например: руководитель, бизнесмен думает, что он сделает работу за полчаса. А объяснить сотруднику полчаса, полчаса тратить на проверку и контроль, и еще полчаса переделывать. Итого: 1,5 часа. А на самом деле получается порочный круг.
Люди недостаточно обучены, некомпетентны, знают только свой узкий участок работы. У нас нет времени их обучать, нет времени выстраивать регламент работы, потому что я все делаю сам. В этом порочном круге собственник захлебывается, не хватает времени катастрофически ни на работу, ни на семью, ни на свое личное развитие и в результате останавливается его карьера.
Мы рассмотрим, как за 3 шага делегировать правильно, чтобы быть уверенным в выполнении задачи. Итак, берем быка за рога:
Шаг 1. Нет! Нет! Нельзя! А вот это попробуйте!
Что делегировать в первую очередь? Как определить круг задач, которые нужно делегировать в первую очередь? Те дела, что занимают больше времени. Те задачи, которые наиболее часто выполняются.
Чтобы понять принцип делегирования, предлагаю выполнить несложное задание, которое даю свои клиентам. Представьте, что у Вас есть идеальный сотрудник. Напишите задачи, которые хотели бы делегировать.
Скажем, у вас есть 8 задач, которые готовы передать. Напишите список 1.
Ранжируйте первый список по частоте встречаемости. Под номером 1 – будет та задача, которая встречается чаще всего. Соответственно, последним номером, реже всего. У вас получился список №2.
И наконец, список № 3. Проставьте напротив каждой задачи время на ее выполнение. Рекомендуется проставить в минутах за месяц.
Например: составление отчетов занимает 20 минут, но каждый день. В месяц – 100 минут (предположительно 20 рабочих дней). Не будем зацикливаться на производственном календаре. 21 или 22 дня. Нам нужен смысл затеи, проще умножать на 4 недели.
Разделите список №2 на две части. И каждую часть опять ранжируйте по времени. Наверху списка будут те задачи, которые встречаются чаще всего и занимают время больше всего. Вот с них и начинайте.
Во второй таблице списка№ 3 будут находиться те задачи, которые встречаются редко. И Вам решать, может, и не стоит делегировать. Тратить время на обучение, а задача выполняется раз в полгода. Сотрудник может и забыть за это время.
Теперь окиньте взглядом все задачи в списке. Особенно, время на выполнение задач. Понимаете, сколько времени высвобождаете?
Шаг 2. Как же правильно делегировать работу подчиненным, чтобы не было мучительно больно?
Самый важный шаг в делегировании – постановка цели.
Как ни парадоксально, но делегирование – это факт контроля НЕ после исполнения. Контроль начинается в том момент, когда задача ставится, а не выполняется. Делегирование это всего лишь способ постановки задачи и способ контроля. Руководитель и не вмешивается в процесс.
Для начала рассмотрим на примерах ошибки при делегировании.
Бизнесмен может давать поручения (даже по методике SMART), основываясь на свой образ в голове, а у сотрудника своя картина мира. И сотрудник, может, и старается во всю, но результат не удовлетворит руководителя.
Для того чтобы избежать этого, нужно обсуждение «на берегу».
Давайте рассмотрим пример, как делегировать неправильно: «Иван Иванович! Сделайте мне презентацию на привычном шаблоне, побольше таблиц и графиков. В пятницу к обеду жду».
Руководитель озвучивает конкретную задачу, с конкретным сроком. Все по смарт. Конкретна, измерима, достижима, реалистична, ограничена.
- Конкретна — Сделать презентацию в таком шаблоне, на такую тему
- Измерима — столько страниц, столько графиков и таблиц
- Достижима – у сотрудника есть все ресурсы
- Реалистична — Сотрудник неоднократно делал подобные презентации
- Ограничена — Сделать к пятнице к 15-00.
Казалось бы, все отлично. Но. Через год мы получаем аморфных сотрудников, без инициативных роботов. Что сказали – то и сделали.
И потом, руководитель должен знать – какой формат, сколько страниц и таблиц. Оно ему надо?
Теперь давайте попробуем правильно. Позадаем вопросы. Но сначала нужно определить цель. Чтобы цель была понятна и сотруднику тоже. Предположим, презентация нужна для встречи с клиентом с некоторыми особенностями. Переносим упор – «Не что нужно сделать», а «Для чего нужно сделать?». «Какие предложения?».
Вот здесь мы подошли к тактике открытых вопросов.
Единственно качественный метод делегирования
Запускаем механизм вопросов. «Иван Иванович, как думаешь, что мы можем показать особенному клиенту, чтобы получить оптовый заказ?» Все. Собирайте идеи. Только не надо на входе говорить: «Ну что это за идея? Что получше не мог придумать?». Не надо критиковать.
При применении практики открытых вопросов происходит парадоксальная вещь. Подчиненный придумывает лучшие способы, о которых руководитель, возможно, и не подумал. Сотрудник с большей отдачей идет выполнять, так как чувствует себя практически автором идеи.
Инициативность в компании развивается, доверие крепнет. Создается надежная команда.
Следующий шаг руководителя. Спросить о ресурсах. Все ли есть для выполнения этой задачи. Если нет, то подключить нужных сотрудников для помощи или поиска информации. Возможно, снять более ранние поручения. Или продлить сроки исполнения.
Шаг последний. Когда успеешь сделать? К какому сроку? Встреча с клиентом на следующей неделе в четверг.
Единственный качественный метод делегирования – с помощью открытых вопросов. При общении руководитель понимает, каким способом будет выполнена задача. А сотрудник наилучшим способом мотивирован на выполнение доверием.
И как неоспоримый плюс, повышается качество работы и производительность труда. Снижается время на уточнение и переделки.
Практикуем с подчиненными тактику открытых вопросов не только при делегировании задач, но и в любое время. Приучайте своих подчиненных подготавливать список вопросов с вариантами ответов или решений.
Во-первых, экономия Вашего времени за счет блока вопросов, а не отрывание по 5 раз в течение дня. Во-вторых, позволяем расти самим подчиненным, думать самостоятельно, подключать творческое мышление в решении вопросов. Опять же плюс Вам, как руководителю. Вам же нужны креативные работники?
Шаг 3. Кто есть кто? Кто проглотит, а кому разжевать
Понимаем, что задачу можно доверить только квалифицированному работнику. Ну не доверим же мы создание отчета мойщику окон? Предположим, Вы уверены в квалификации своих сотрудников. Или их совсем мало на данном этапе развития бизнеса. И Вы привыкли выполнять все сам, по максимуму, не доверяя никому.
Не хватает компетенций, сотрудник неопытный, как ему доверить? Это же так долго объяснять.
Хорошо. Предположим, вы решили попробовать. Понимаете, что все опытные водители когда-то не умели водить машину. Но садились и начинали. Страшно, не страшно – вперед, на баррикады!
Исходя из мысли, что все мы что-то не умеем, начинайте обучать коллегу. Да, на первых порах, именно обучать. Набраться терпения и времени. Понимайте, что иногда, получается не все так, как хотелось бы и сразу.
Кому мы можем делегировать, а кому нет. Есть две ситуации. Когда сотрудник может (понимает) выполнить задачу. По плечу, по уровню компетенции. Тут все просто и быстро. Правильно поставил цель по SMART, вовремя проконтролировал и вуа-ля!
Бывает ситуация, когда работник просто не хочет выполнять поставленную задачу. Такое бывает, и, увы, не редко. В первую очередь, надо прояснить, что мешает ему полностью принять полномочия. Возможно, он уже занят другими задачами, которые считает более срочными. Возможно, у него нет ресурсов. А во-вторых, мощный инструмент для «нехочух» — мотивация. Подробнее, как замотивировать нематериально и с применением системы KPI можно почитать в отдельных статьях. Кнут и пряник.
Отличным решением будет и тут тактика открытых вопросов. Не «Почему»? А что тебе мешает? Как считаешь лучше выполнить эту задачу? Проявляйте гибкость. Не надо следовать постулату: «самое верное решение – мое». Про успешного руководителя , а также все о лидерах, можно почитать в отдельной вкладке.
При этом Вы понимаете, что есть определенный риск. Так как, у сотрудника есть право на ошибку. И вот здесь подключается очень важный компонент – инициативность сотрудника.
Он может сам определить наилучший способ достижения результата, при этом оговариваются ресурсы, необходимые для решения задачи.
Еще больше интересных и полезных идей для управления сотрудниками и бизнесом можно найти в статьях: литература для руководителя, лучшие книги для развития бизнеса, подборка книг менеджерам по продажам.
Миф или легенда: о делегировании полномочий?
Вот мы и подошли к еще важному вопросу: как можно правильно делегировать полномочия?
В контексте данной статьи – полномочия – это власть принимать решения. То есть полномочия – это ответственность. Как делегировать ответственность? Никак. То есть можно делегировать дела, задачи. А полномочия – нет. Не зависимо от сложности делегируемой задачи, руководитель или бизнесмен, ответственность за итог все равно несет сам. Выполнено или не выполнено.
Вот и получается, что в присутствии руководителя (собственника, бизнесмена) делегировать полномочия нельзя. Но когда руководитель в отпуске, отъезде, командировке, то полномочия принятия решений передаются заместителю. И тогда, на короткий срок, заместитель полноправно становится главным в компании.
Конечно, в организации со сложной архитектурой, иерархией, руководитель на своем уровне имеет свой круг полномочий. Однако, делегирование является отличным инструментом для управления временем (подробнее о тайм-менеджменте читайте в отдельной статье).
А вот чтобы все поручения были исполнены, подключается важнейшая функция руководителя – контроль.
Контроль вверх тормашками
Не забывайте про дедлайн. Контроль на 3 этапах. Первый – сразу при постановке задач. Делегирование начинается с контроля. Все перепутано и поставлено наоборот. С ног на голову. Сначала контроль, потом задача.
Когда переспрашиваете сотрудника: «Расскажи, что ты понял?» , контролируете смысл и понимание сотрудника.
Второй. Промежуточный контроль. Если надо выполнить задачу в 20 числу. 18 позвоните и уточните, в какой стадии выполнение. Нужна ли помощь, есть ли вопросы.
И окончательный контроль. Все ли правильно.
И напоследок, совсем немного о тонкостях и нюансах делегирования.
Секретные секреты
- Ставьте срок исполнения на день раньше, чем надо. Этим Вы обезопасите себя на случай форс-мажоров или ошибок. За один день можно переделать работу, исправить ошибки, дополнить.
- Всегда давайте обратную связь по итогам проделанной работы. Обратная связь по принципу сэндвича. Сначала – то, что хорошо получилось. Потом слой – вот тут ошибка. И завершите – в следующий раз у тебя получится еще лучше.
- Прилюдно похвалите. Даже если — это небольшое поручение, но выполненное первый раз. Фанфары при делегировании отыграются экономией времени.
В этой статье мы рассмотрели основные правила делегирования, чтобы оптимизировать свою работу. Если у Вас маленький бизнес, для эффективной работы этого достаточно на данном этапе. Для масштабирования — можно подобрать системы управления, CRM, программы таск-мененджера.
Возможно, Вам будут интересны статьи по теме: автоматизация процессов малого бизнеса, что такое CRM, CRM для малого бизнеса.
На самом деле, именно этап делегирования, открывает перед собственником ворота в «надежную команду». Ведь делегирование под собой подразумевает доверие. Вы ведь не только поручаете выполнять задачи, но и доверяете коллегам их выполнение.
Надеюсь, советы, как правильно делегировать работу подчиненным, были Вам полезны. Призываю, все пробовать на себе, приучать и приручать сотрудников к инициативности и самостоятельности.
Пишите комментарии, делитесь своим опытом, ставьте лайк, присоединяйтесь к нам в социальных сетях.
P.S. А те, кто хочет утроить мощность своего бизнеса: скачайте мою бесплатную книгу – Рестайлинг твоего бизнеса
Возникшие вопросы, присылайте сюда: Центр заботы о клиентах
С верой в Ваш успех,
Светлана Васенович
genuspeha.ru
Золотая формула делегирования: как правильно передавать полномочия
Искусство управления — это достижение результатов силами других людей. А делегирование полномочий — один из главных навыков эффективного руководителя.
Брайан Трейси — известный специалист по вопросам эффективности и психологии успеха — вывел золотую формулу, которая поможет правильно передавать полномочия подчиненным. Она включает в себя 7 принципов.
1. Уровень задачи должен соответствовать уровню исполнителя
Запомните простое правило: если человек может выполнить 70% задачи, ему можно поручить ее целиком.
А если задача совсем новая, соотносите ее сложность с навыками, способностями и уровнем мотивации человека, которому вы планируете ее поручить. Важно, чтобы работа не оказалась слишком сложной и человек мог с ней справиться.
2. Делегируйте постепенно
Передавайте полномочия постепенно, развивая в человеке уверенность в себе. Очевидно, что вы хотите с самого начала «закалить» его, нагружая множеством мелких задач. Но когда дела более крупные и серьезные, процесс делегирования должен быть поэтапным.
3. Делегируйте задачу целиком
Один из главных мотиваторов в деловой среде — ощущение полной ответственности за порученное дело. Стопроцентная ответственность пробуждает уверенность, компетентность и самоуважение.
У каждого из ваших сотрудников, какую бы должность он ни занимал, должна быть по крайней мере одна функция, за которую он отвечает целиком.
Если он не выполнит эту работу, этого за него не сделает никто другой.
4. Ожидайте конкретного результата
Подумайте, какой конкретный результат вы хотите получить при делегировании. Помогите подчиненным четко понять, чего вы от них ожидаете в итоге. Обязательно переспросите, как человек понял задачу и то, что от него ожидают.
5. Стимулируйте участие и обсуждение
Существует прямая зависимость между обсуждением и заинтересованностью в выполнении работы. Когда у людей есть возможность напрямую общаться с руководством — повышается стремление выполнить работу хорошо.
6. Делегируйте полномочия и ответственность
Делегируйте полномочия соразмерно уровню ответственности. Если задача масштабная, сообщите сотрудникам, сколько времени на нее отводится и к кому они могут обратиться за дополнительной помощью. Распространенная ошибка, которую совершают руководители: они недооценивают, что может потребоваться сотрудникам для качественного выполнения работы, будь то время или деньги.
7. Оставьте исполнителя в покое
Пусть подчиненный несет стопроцентную ответственность. Не забирайте задачу обратно. Вы можете, сами того не осознавая, забирать ее обратно, постоянно проверяя сотрудника, требуя отчетности и предлагая изменения и корректировки процесса.
Способность делегировать задачу — ключевой фактор успеха руководителя. При правильном делегировании ваш потенциал практически безграничен. При отсутствии этого навыка вы будете вынуждены все делать сами.
По материалам «Делегирование и управление».
lifehacker.ru
почему мы не умеем делегировать и как этому научиться
Облом заключается в том, что вещи, которые вы делаете очень хорошо, точно так же хорошо и даже быстро может делать кто угодно еще. И вот сюрприз: у вас нет больше преимуществ, потому что в сутках всего 24 часа и у любой персональной эффективности есть предел.
Это похоже на бег во сне: стараешься изо всех сил, а в результате не можешь сдвинуться с места.
И тут вы понимаете, что без умения делегировать об успешной карьере и говорить нечего. Даже если вы фрилансер, работающий исключительно на себя, всегда есть что-то, что правильнее всего поручить кому-то еще. Не обязательно человеку. Для начала не стоит игнорировать достижения технического прогресса: полезные приложения или CRM-системы .
А еще почти у каждого бывает отпуск, который не должен становиться проблемой ни для компании, ни для работника. И в этом случае без умения правильно делегировать свои обязанности приходится особенно туго.
В некотором смысле нежелание и неумение делегировать оправдывается тем, что это не так просто, как кажется.
Итак, почему мы не умеем и не любим делегировать?
Проблема: многие процедуры слишком запутаны
Во-первых, иногда в процедурах нужно разобраться самому, особенно если эти процедуры сложились исторически. Есть большая вероятность, что в процессе разбирательства у вас откроются глаза на то, что «исторически» у вас сложилось что-то не то.
Рутина — на то она и рутина, чтобы не думать, почему одни и те же бумаги путешествуют из бухгалтерии к коммерческому директору через отдел распространения трижды, хотя здравый смысл подсказывает нам, что, если хоть кто-то в этой цепочке включит голову, процесс пойдет куда быстрее.
Решение: внесите ясность
Так или иначе, перед тем как что-либо делегировать, составьте подробный план и запишите, что, когда и в какой последовательности нужно делать. Шаг за шагом. И чем проще и подробнее, тем лучше.
У большинства из нас есть некоторое количество простых, но раздражающих задач, которые мы должны выполнять на «полурегулярной» основе, но от них, к сожалению, иногда зависит работа всей системы.
Примерно раз в год редактор одного научно-популярного сайта Юля С. должна была контролировать оплату хостинга (почему в большом издательском доме при живых техническом директоре, системном администраторе и еще куче специально обученного народа оплату хостинга должен был контролировать редактор — другой вопрос). Задача была повторяющейся, но выходила за рамки привычного круга должностных редакторских обязанностей. Собираясь в очередной отпуск и передавая дела коллеге, Юля просто упустила ее из виду. Хостинг оплатили с опозданием, и ресурс был отключен на сутки.
Чтобы не повторить Юлино «достижение», когда вы в следующий раз столкнетесь с подобной «полурегулярной» задачей, не доверяйте своей памяти, а лучше занесите задачу в календарь и составьте четкую инструкцию на случай, если ее выполнение нужно будет делегироватькому-то еще. Да, вы потратите несколько минут сейчас, зато сэкономите время и исключите возможность серьезных провалов в будущем.
Проблема: это требует времени
Сама мысль о том, что нужно потратить какое-то время сейчас, чтобы обучить коллегу или подчиненного выполнять часть ваших задач, для того чтобы сэкономить время в будущем, мало кого мотивирует. Особенно когда понимаешь, что сам ты можешь сделать это гораздо быстрее.
Решение: наберитесь терпения
Ничего не поделаешь — обучение требует времени, просто примите это как факт, и все. Когда вы наконец созреете или будете вынуждены делегировать задачи коллегам, убедитесь что вы:
— не торопитесь. Помните: то, что для вас является доведенным до автоматизма навыком, для всех остальных — совершенно новая информация, для осознания которой требуется гораздо больше времени;
— не забыли проверить, как коллеги справляются с новой для себя задачей, и помогли им в случае необходимости;
— полностью передали ответственность за выполнение задачи. Это значит, что вы не вмешиваетесь без лишней необходимости.
Например, если у вас был клиент, с которым вы общались по электронной почте пару раз в месяц, и по каким-то причинам вы передали этого клиента своему коллеге, то предупредите клиента, что впредь он будет иметь дело не с вами.
Если речь идет о единовременном делегировании (отпуск, больничный, командировка), лучшим вариантом является подробная письменная инструкция. Ни в коем случае нельзя просто сваливать свою работу на кого-то другого в надежде, что сами не дураки и как-нибудьразберутся. А еще в идеале вы должны быть доступны, когда у сменщика возникнет важный вопрос.
Проблема: это требует смелости
«Если хочешь, чтобы работа была сделана хорошо, сделай ее сам» — выбросьте из головы эту дурацкую идиому. Лучше задумайтесь о том, как ловко нежелание делиться простыми задачами отвлекает вас от сложных, и вот уже, вместо того чтобы делать настоящую работу, вы заняты рутинными процедурами.
Самая главная проблема делегирования заключается в осознании, что большая часть работы, которую ты ежедневно выполняешь, строго говоря, не является настоящей работой и может быть сделана кем угодно.
Речь идет о принятии того факта, что ты не единственный человек на планете и даже в отдельно взятом офисе, который может справиться со своей работой. И если ты уйдешь в отпуск на пару недель, мир точно не рухнет.
Решение: избегайте бесполезной занятости
Бесполезная занятость — это видимость работы, которая создает иллюзию, что мы трудимся в поте лица. Типичный пример бесполезной занятости — это бесконечная проверка электронной почты, зависание в соцсетях, составление однотипных договоров или простых, шаблонных отчетов.
Так что, если вы выстроили рабочие процессы достаточно четко и передали адекватным коллегам «сакральные» знания о том, как тут все работает, нет никаких оснований сомневаться, что они сделают эту работу не хуже вас.
thebigplans.ru
hr-portal.ru
Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя – Клуб директоров
Делегирование упрощает жизнь и помогает выделить время на действительно важные проекты. Но, оказывается, оно положительно влияет и на тех, кто получает в свое распоряжение новый участок работы.
Кейт Мацудайра (Kate Matsudaira), опытный тимлид, рассказывает о том, каких правил стоит придерживаться при делегировании задач, чтобы оно пошло всем на пользу.
Начав свою карьеру в качестве младшего инженера, я не могла дождаться повышения. Регулярно перечитывала внутреннюю документацию, регламентирующую продвижение по карьерной лестнице, и оценивала свои достижения в соответствии с ней. Тогда я еще не понимала, что значит быть старшим специалистом.
Старший инженер должен быть подкован в техническом плане, уметь общаться с людьми, быстро принимать решения в неоднозначных ситуациях, стремиться к росту и нести ответственность за других людей. Можно сказать проще — он должен быть лидером.
Я работала со многими талантливыми инженерами и заметила, что они предоставляют возможности для развития всем, кто рядом. Если такие люди приходят в команду, окружающие становятся более продуктивными и мотивированными.
Зачем делегировать?
Разница между инженером и старшим инженером — в умении обучать и развивать своих коллег. Важная составляющая обучения — делегирование.
Если научиться делегировать правильно, происходит вот что:
- внезапно появляется время для работы над новым проектом. Вам больше не нужно тратить его на рутинные действия, контролировать каждый шаг и исправлять чужие ошибки;
- вы наблюдаете за тем, как коллеги растут и учатся, принимая на себя все большую ответственность и «прокачивая» свои умения;
- вы замечаете, что люди вокруг становятся более продуктивными и трудолюбивыми, имея возможность учиться на своих ошибках и принимать новые вызовы.
Почему некоторые руководители боятся делегировать?
- когда вы — единственный, кто разбирается в тонкостях работы системы, все знают о вас и обращаются за помощью. Осознавать свою незаменимость приятно;
- всем нам нравится работать над тем, в чем мы являемся экспертами;
- вы переживаете о том, что те, кому будет передан проект, сведут на нет всю проделанную ранее работу;
- на то, чтобы объяснить другому, как работает система, нужно больше времени, чем на самостоятельное выполнение задачи. А кто не любит быть эффективным?
7 правил успешного делегирования
Даже если вы осознаете все плюсы, делегирование остается сложной задачей. Придется не только научиться доверять другим, но и правильно оценить объем необходимой им для развития информации. Опираясь на личный опыт, я составила список из семи основных правил успешного делегирования:
1. Измените свое мышление.
Вы, думаю, слышали фразу:
«Дайте человеку рыбу, и он будет сыт один день. Научите человека ловить рыбу, и он будет сыт всю жизнь».
Ее можно применить и к работе.
Если вам жаль времени, которое придется потратить на пояснения, то вы никогда не сможете научить чему-то другого. Конечно, быстрее сделать самому. Но вы должны сосредоточиться на перспективах, а не на текущей эффективности.
2. Передавайте дела постепенно.
Начните с легких задач — например, с исправления простых ошибок, написания тестов или разработки документации. Это позволит человеку разобраться в процессе и не получить шок от внезапно свалившегося на него объема работ. Важно также, чтобы эти задачи не были срочными.
3. Позвольте людям находить решения самостоятельно.
Услышав вопрос, мы обычно стремимся сразу на него ответить. Это объяснимая, но не самая верная реакция. В следующий раз постарайтесь сдержаться и вместо готового решения предложить коллеге ответить на такие вопросы:
- какие способы решения проблемы ты уже испробовал?
- ты говоришь, что пытался. Что именно ты делал?
- какие материалы ты изучил? В чем не смог разобраться?
- ты искал ___________________________? (Вместо пробела подставьте то, что вы используете в аналогичной ситуации, чтобы найти ответ).
Нужно продемонстрировать, как вы обычно решаете задачи такого типа, а не предлагать варианты.
4. Помогите составить план.
Не позволяйте человеку действовать на свое усмотрение — попросите написать план и показать его вам. Обязательно дайте обратную связь (в идеале — задавая наводящие вопросы, а не предлагая готовые решения). Такая совместная работа поможет вам чувствовать себя увереннее, а коллеге — использовать ваши знания и опыт.
5. Выберите способ контроля.
Это необходимо делать каждый раз, когда кто-то в вашей команде получает новые обязанности и ответственность. Подумайте, какая информация и как часто вам нужна, чтобы понимать, как продвигается работа, и утвердите график встреч с определенной регулярностью. Важно сделать так, чтобы получить необходимые данные можно было, не отвлекая людей и не придираясь к деталям.
6. Не стремитесь к совершенству.
Человек, который осваивает новую для себя область, вряд ли поймет все правильно с первого раза. К тому же, у каждого из нас есть свой подход к решению задач. Будьте готовы к этим различиям и смиритесь с тем, что другие люди поступают не так, как вы. Если беспокоитесь о результате, на старте не забудьте рассказать исполнителю о своих критериях оценки качества выполнения задачи.
7. Создайте команду лидеров.
Недавно я прочла книгу Дэвида Маркета (L. David Marquet) «Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders» и влюбилась в нее. Один из главных уроков, который я вынесла, заключается в следующем: быть хорошим лидером, значит, позволить людям вокруг стать экспертами в своих областях.
Когда кто-то из членов команды обращается с вопросом, я спрашиваю: «Как ты думаешь, что я скажу?». В большинстве случаев ответ совпадает с моими мыслями.
Если этого не происходит, я понимаю, что исполнителю не хватает какой-то важной информации, которой я пренебрегла при постановке задачи. Такой подход изменил моих коллег — они перестали задавать мне вопросы и вместо этого начали давать рекомендации и просить подтверждения.
Обучать других и делегировать — сложные задачи, но, научившись этому, вы станете еще более ценным для своей команды. С этого момента вы из эксперта превратитесь в человека, способного помочь другим стать лучше. Что может быть интереснее, чем работать с таким специалистом бок о бок?
Екатерина Бакланова
Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.
dirclub.ru
Делегирование дел по хозяйству: секреты успеха
Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Как бы нам хотелось, чтобы все неприятные дела, скучную работу выполнял кто-то за нас. Но такого, к сожалению не бывает. Верней, бывает, но за такое удовольствие нужно много платить. Те, кто в состоянии это делать, тот наслаждается беззаботной жизнью, а тот, кто не может, тот находиться в постоянном поиске бесплатной рабочей силы.
Зачастую мамы и хозяйки дома привлекают свою семью к домашним делам, взваливая на плечи парочку ежедневных дел. Я считаю, что это правильно, каждый из нас должен нести некую ответственность и иметь обязанности по дому, помогать друг другу, чтобы не погрязнуть в хламе и малоприятном беспорядке. Но, как и любое другое перспективное дело, делегирование дел по хозяйству должно быть четко продумано и эффективно распределено среди участников. И сегодня я расскажу вам, как найти подход к мужу и детям, чтобы они без упреков и капризов стали помогать вам по хозяйству, причем регулярно и без напоминаний.
Знаю, для некоторых это звучит, по крайней мере, фантастически, но я считаю, что если быть настойчивым, то можно добиться даже самого невозможного.
Делегирование – процесс, который основан на распределения полномочий среди участников. Если рассматривать семью, то дети, муж, вы, ваша мама или любой другой родственник, который живет вместе с вами – это участники. У каждого из них ОБЯЗАНЫ, я подчеркиваю это слово, должны быть свои обязанности по дому, которые он выполняет всегда, независимо от времени года, ситуации в мире и так далее. Конечно, бывают форс-мажоры, от них никуда не деться, но, тем не менее, при размеренном образе жизни все идет по плану.
Умение распределять домашнюю работу – очень важный навык, который сможет не только сохранить мир в семье, но и значительно облегчить жизнь домочадцев и особенно молодой мамы. Ведь чаще всего в помощи нуждается именно она. Присмотр за ребенком, готовка, стирка, уборка, еще и про себя нельзя забывать, в общем, белка в колесе отдыхает по сравнению с образом жизни мамочек. Помощь не только высвободит больше время для более приятных задач, но и сэкономит силы, и, конечно же, нервы.
Но как я уже сказала делегирование – процесс очень деликатный. От того, как правильно он будет сформулирован, зависит его эффективность. Порой принуждение к выполнению неприятных дел совсем не мотивирую людей, а наоборот отталкивает.
Делегирование дел по хозяйству
Теперь давайте перейдет к составлению плана, который поможет вам четко определить, где вам требуется помощь, а где можно и справиться самостоятельно.
Как хозяйка дома и хранительница очага, вы точно знаете, где есть прорехи и проблемы в ведении домашнего хозяйства. Составьте список дел, где вам требуется поддержка близких, в чем вы не успеваете. К примеру, у меня всегда была проблема с выбросом мусора и покупкой продуктов. Из-за маленьких детей я не могла лишний раз, особенно зимой выйти на улицу. Это оказалось для меня большой проблемой. Одевать их лишний раз не хотелось, да и тащить по магазинам, чтобы купить булку хлеба и лоток яиц совсем не привлекательная перспектива. Поэтому я договорилась с мужем, чтоб все эти обязанности выполнял он. Мне лишь оставалось составить список продуктов и сунуть мешок с мусором в руку перед тем, как он уходил на работу. Даже когда я стала более свободна, дети начали ходить в садик, данные обязательства не потеряли силу.
Второй момент, который необходимо учитывать, это не стоит насильно принуждать члена семьи делать то, что он не хочет. Одно дело – надо, потому что кроме него с этим никто не справиться, например как в моем первом случае. Дети маленькие не могут ходить по магазинам, у меня тоже нет возможности с ними таскаться лишний раз, остаётся только мужу нести, так сказать, эту ношу. Другое дело, когда есть выбор перед участником делегирования. К примеру, вы хотите поручить своему уже достаточно большому ребёнку какое-либо обязательство. Вам хочется, чтобы он каждый день мыл посуду после ужина. А он категорически отказывается, из-за этого у вас непонимание, ссоры, скандалы, обиды и так далее. В этом случае стоит найти компромисс, иначе ничего хорошего не получиться. А он в свою очередь заключается в предложении выбора. Пусть ребенок сам выберет из вашего списка дел, чем бы он хотел заниматься. Может быть ему по душе протереть пыль и ухаживать за домашними животными. Или пылесосить или складывать одежду. Все должно быть обоюдно. Не стоит заставлять малыша делать неприятную работу. С ним всегда можно договориться. Не стоит также упрекать ребенка, есть свое задание он поначалу выполнил не идеально. Возможно, у него еще не достаточно опыта или просто не хватает сил. Будьте терпеливы.
И еще, чтобы дети помогали свои родителям, к порядку и чистоте необходимо приучать с самого раннего возраста. Если у него нет самых элементных навыков самообслуживания, никакой речи о делегировании не может быть. Ваша задача, как родителя в первую очередь научить малыша следить за собой, убирать за собой. А потом уже, если есть необходимость просить о помощи. Про детский тайм-менеджмент вы можете прочитать тут.
Среди бесценных помощников по хозяйству могут стать также родственники, которые периодически приходят по вашей просьбе, например, присмотреть за детьми, пока вы занимаетесь своими делами, либо нанять няню или клининговую компанию. Вариантов действительно много, все они требуют определенных ресурсов для реализации.
Отдельно я хочу поговорить о бытовых электрических помощниках. Если есть возможность, то не стоит отметать и это вариант. К примеру, как существенно облегчает домашнее хозяйства посудомоечная машина, мультиварка, стиральная машина, пылесос.
А что делать, если муж не хочет помогать по хозяйству? Ничего не делать. Тут вы должны решить для себя, что вам важнее – теплые отношения с мужем или ссоры. Не хочет – не надо, делайте то, что будете успевать. Если разговоры и просьбы не помогаю, дальнейшие действий по принуждению не стоит предпринимать. Я твердо уверена, если человек ценит вас и любит, то в конце-концов заметив ваши старания и то, как вы заботитесь о семье, непременно поменяет свое мнение и станет вам помогать.
Еще одна фишка – создать традицию, когда в час икс, вся семья начинает убирать дом, например, это может быть время перед сном, или суббота. При этом весь процесс должен проходить в положительном русле, например, включить зажигательные песни или устроить конкурс и так далее. Проявите фантазию!
И напоследок я расскажу вам, как у меня получилось “заставить” своего мужа помогать мне с ребенком и по хозяйству (выброс мусора и покупки не счет). Не скажу, что он у меня лентяй и нехочуха. Работает много и порой приходить поздно. Помогать в принципе не отказывался никогда, но и для того, что бы он что-то сделал, мне все время нужно было напоминать, причем, несколько раз и очень настойчиво. Все это меня жутко раздражало, я обижалась, плакала. В один момент меня осенило, я подумала, что для мужчины самое главное? Ласковая ухоженная жена, чистый и уютный дом. Правильно? Я так и сделала). Регулярный секс, вкусная еда, чистый дом – мой план сработал! У меня не только появился незаменимый помощник, но и отношения в сто раз улучшились. Вот так вот). Это способ помогает на 100 процентов. Так что, мои дорогие, попробуйте, не пожалеете.)
На сегодня все! Делитесь своими историями в комментариях. До новых встреч! Целую! Пока!
homeblogkate.ru
Как делегировать полномочия и стать свободным
«Многие предприниматели боятся доверять дела другому человеку и думают, что ни один сотрудник «не сделает так же хорошо, как я» – говорит эксперт в нише бренд-менеджмента Екатерина Глекс.
От этого они погружают себя в рутину, забывают о стратегических задачах и тратят время на попытки разобраться в азах, вместо того, чтобы привлечь специалиста.
Чтобы избежать этого, нужно делегировать полномочия. Как сделать это правильно, нам рассказали руководители и владельцы бизнеса. Но сначала мы разберёмся, что можно, а что нельзя делегировать и зачем это нужно.
Что значить делегировать
Делегирование – это передача рабочих обязанностей другому человеку (чаще – от руководителя к подчинённому). Начальник отдаёт часть задач и наделяет сотрудника новыми полномочиями. Так он уходит от рутины и стимулирует развитие коллектива – теперь работник может проявить себя в том, что ему доверили.
«Не путайте делегирование и постановку заданий» – говорит автор проекта «Князья и Капуста» Алексей Слободянюк. «Если вы просите выполнить какое-то дело, это не значит, что вы делегируете полномочия. Делегировать – это передать право распределять ресурсы и влиять на людей».
Зачем делегировать полномочия
Чтобы отказаться от рутины
Делегировать нужно, чтобы освободить время на важные дела: разработку стратегии бизнеса или поиск кадров.
«Основная задача руководителя – быть «мозгом», а сотрудников – «руками». Объясняйте смысл проектов, указывайте или корректируйте курс. Не допускайте распространённую ошибку, когда владельцы бизнеса начинают вникать и исправлять работу за подчиненными» – отмечает Станислав Коробов, директор по маркетингу агентства детских праздников «МореШоу».
Чтобы наладить бизнес-процессы
«Поставив цель сделать крупную компанию, вы должны научиться делегировать. Владелец автомобильного завода не может сам проектировать и собирать машины на потоке. Эти задачи он распределяет между работниками, налаживая конвейер.
Если владелец делает всё сам, он будет собирать одну машину несколько лет – налаженной системы не выйдет» – сообщает управляющий партнёр юридической компании «ЭНСО» Алексей Головченко.
Чтобы развивать сотрудников
«Эмоциональное или интеллектуальное развитие сотрудников – стимул для них» – говорит Корчемная Лидия директор компании INTESOL Worldwide в России. «Подчинённым нужно понимать, что они могут стать руководителями направления или бизнеса, это мотивирует. Так они учатся самостоятельности и двигаются по карьерной лестнице».
Чтобы проверить качества и навыки сотрудников
Антон Арканников, руководитель сети магазинов-пекарен «Брецель» рассказывает об этом так: «Я сразу делегировал направления бухгалтерии и продаж, а с управляющими было сложнее. Искал резюме на hh.ru, приглашал и смотрел, как человек работает. Без опыта реальных дел в компании сложно понять, сработаетесь вы или нет.
Четырёх управляющих я попросил уйти после двух недель работы. Это тот срок, когда становится ясно, что это за специалист. Никакой тест не покажет лучше».
Что нельзя делегировать?
Стратегию и финансы
«Не доверяйте другим стратегическое планирование» – говорит Антон Арканников. «Только владелец знает, как будет развиваться компания.
В финансах я делегирую часть. Но мы на пути к тому, чтобы в компании появился такой специалист, которому доверим всю информацию о потоках».
Об этом же сообщает Дмитрий Спиридонов, сооснователь и генеральный директор платёжного сервиса CloudPayments: «Для себя я определил, что не буду делегировать управление финансами, потому что несу уголовную и персональную ответственность.
Ещё нельзя делегировать формирование идеологии компании. Привлекайте команду, чтобы придумать её, но конечное решение – за вами».
Подбор кадров
«Подбор сотрудников – та же «воронка продаж» с конверсией» – рассказывает Алексей Максимченков, коммерческий директор ООО «Слава».
«Если нет денег, «выращивайте» специалиста сами. Здесь вы сэкономите, но потратите время. Когда деньги есть, размещайте вакансии. Важно, чтобы кандидат отдал больше энергии на этапе собеседования, например, выполнил 2-3 тестовых задания. Так он будет сильнее ценить работу, если получит её».
Мотивацию для сотрудников
«Покажите как выполнять задачи прежде, чем их делегировать» – сообщает Дмитрий Соколов, коммерческий директор проекта «Совесть».
«Когда мы запускали проект и набирали штат отдела продаж, я лично ходил в «поля» (карта рассрочки выдаётся онлайн и в магазинах-партнёрах). Там я показывал, что говорить, как доносить преимущества карты, объяснял отличия от кредитки. То же самое касается встреч с потенциальными партнёрами или клиентами».
Срочные вопросы и задачи с высокой долей риска
«Не делегируйте бизнес-процессы, в которых важна личность руководителя и его взгляд на положение дел. Принимайте решения сами там, где нужна оперативность: кризисные для бизнеса моменты, важные сделки или вопросы репутации» – рассказывает Владимир Сердюков основатель сервиса для поиска временного персонала LIMA.
Что нужно делегировать?
Текучку
«Передавайте мелкие задачи, с которыми справится любой человек: подготовку документов, расписание вашего рабочего времени, деловых встреч, звонки или согласование сделок» – говорит Екатерина Глекс.
Экспертную работу
Не берите на себя обязанности бухгалтера, маркетолога или разработчика, если у вас нет таких навыков – лучше найдите специалиста. Вы сохраните время и не потратите бюджет на ошибки, пока будете учиться.
Измеримые задачи
«Делегируйте те обязанности, у которых есть измеримые показатели, их можно оценить. Это нужно, чтобы специалист понимал, справляется ли он с делами или нет» – говорит Дмитрий Соколов.
Интересную работу
Нельзя делегировать только бессмысленную и «грязную» работу. Старайтесь находить творческие задачи для команды.
Как правильно делегировать полномочия
1. Оцените коллектив
«Человек, в работе которого было меньшего всего замечаний — самый потенциальный для делегирования» – считает Дмитрий Спиридонов. «Как лидер, вы должны знать сильные и слабые стороны каждого работника.
Взгляните на команду и назначьте задачи тем, у кого есть нужный навык. Это кажется очевидным, но многие лидеры делегируют тому, у кого меньше нагрузки».
2. Подробно объясните задачу
«Включайте инструкции, даже когда процесс кажется вам понятным. Если есть конкретные условия, скажите об этом сотруднику. Желательно, чтобы он пересказал, как понял задачу. Детали или простые инструкции с самого начала помогут уйти от проблем» — говорит Дмитрий Спиридонов.
«Часто результат не соответствует желаемому потому, что вы не обозначили, для чего нужна эта задача. Например, вы просите составлять таблицу с данными, но, если не объяснили, почему они важны, работа будет сделана поверхностно» — дополняет Инна Анисимова, генеральный директор PR Partner.
3. Нагружайте постепенно
Не передавайте все дела сразу. Начните с небольшой цели и предложите совместно разработать план, который поможет её достичь. Установите испытательный срок или дайте тестовое задание сотруднику.
«Усложняйте каждую новую задачу человеку с высокой квалификацией» – советует Алексей Головченко. «Он должен чувствовать, что развивается. Когда сотруднику не интересно, он относится к делам небрежно, ошибается, работает медленнее».
4. Обозначьте сроки
«Если работа зависит не только от сотрудника, но и от других специалистов или обстоятельств, всё равно ставьте дедлайн» – советует Станислав Коробов. «Человек должен отвечать за то, что ему поручили. Не принимайте ответы на сорванный срок вроде: «Ну, это же делаю не я, а наш новенький менеджер Захар».
Вас не должны информировать о том, что может быть решено без вашего участия. Когда появляется вопрос, он должен быть сформулирован так, чтобы вы ответили на него либо «да», либо «нет». Так процессы работают эффективнее, сотрудники становятся самостоятельными, а вы экономите время».
5. Проверяйте работу
«Проверяйте, что задание идёт по плану. Дайте сотруднику три недели, но не ждите весь срок, чтобы увидеть результат. Сделайте выборочный контроль, посмотрите, как двигается работа, убедитесь, что человек не наткнулся на препятствия» — советует Дмитрий Спиридонов.
Дмитрий Соколов дополняет: «Не требуйте ежеминутных отчётов. Человек должен понимать, что вы ждёте в результате, а как рулить процессом – решать ему».
6. Не наказывайте за ошибки
«Учите сотрудников не бояться совершать ошибки» – говорит Дмитрий Спиридонов. «Но если они потерпели неудачу, дайте им конструктивную критику и разберите причины ошибок. Задача руководителя в том, чтобы второй раз человек не наступил на эти же грабли».
7. Развивайте самостоятельность в других
«Когда специалист приходит с вопросом, первое, что я делаю – спрашиваю: «А что ты сам думаешь по этому поводу? Как предлагаешь действовать?» – говорит Дмитрий Соколов.
8. Следите за атмосферой в коллективе
«Сохраняйте комфортную среду в коллективе, где каждый работает без агрессивного соперничества и борьбы» – советует Алексей Головченко.
О том, что вы попросили кого-то взять ваши повседневные обязанности, должна знать вся команда. Это избавит от конфликтов.
9. Мотивируйте правильно
«Говорите с человеком на одном языке – сильное слово влияет. Многим важен корпоративный дух и чувство собственной значимости. Я лично общаюсь с каждым сотрудником раз в месяц, слушаю предложения или жалобы. Большая составляющая мотивации – материальная. Язык денег понимают все» – считает Антон Арканников.
10. Доверяйте
«Давайте сотрудникам свободу, самостоятельность раскрывает специалистов» – советует Станислав Коробов. «Если правильно поставить задачу: ограничить ресурсы, описать конкретный результат, срок и делегировать ответственность – адекватный сотрудник сделает так, как нужно.
Некомпетентный работник затянет сроки, сделает работу для галочки или переложит ответственность на другого».
«Постоянный контроль не даст человеку расти и принимать решения самому. Он просто перестанет проявлять инициативу.
Но не пускайте всё на самотёк. Когда вы хороший управленец, вам не трудно найти меру. Если управление персоналом не ваше сильное качество, делегируйте это специалисту» – дополняет Екатерина Глекс.
11. Отвечайте за результат
Передавая ответственность, вы не снимаете её с себя как с руководителя. Вы тоже отвечаете за провал, если сотрудник сделал ошибку.
Читайте: Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента
invlab.ru