Какой должен быть e mail: Какие символы разрешены в адресе email?

Содержание

Какой должен быть емейл? ❔

            На наших глазах, e-mail стал привычным атрибутом человека. А всего лет 15 назад на это смотрели как на что-то экстравагантное. Да, этот атрибут появился, вошёл в жизнь, но культура и традиции его создания, ещё не прижилась. Под созданием e-mail, мы имеем в виду придумывание логина. А это очень хитрая и серьёзная задача. Но давайте по порядку.

Сколько и для чего?

Сейчас мы приведём любопытную аналогию. Представьте себе обычного человека. У него есть любящая и любимая мама, у него же есть строгий и педантичный начальник. К маме он обращается нежно и называет её мамулечка, может обнять и прижаться к ней в порыве нежности. А к начальнику обращается по имени отчеству, докладывая и обращаясь строго «по уставу». Но ведь это один и тот же человек! Можно ли его назвать двуличным? Конечно, нет. А теперь представьте, что вы обращаетесь к серьёзному бизнесмену, и у него на визитке стоит какой-то несерьёзный логин e-mail.

Например: [email protected]… либо [email protected]… Согласитесь, но после подобного логина, серьёзность в отношениях пропадает. А отсюда вывод:

  1. e-mail должен быть не один! Их должно быть как минимум 4:
  2. Для бизнеса, работы – строгий и официальный.
  3. Для родственников – семейный и тёплый
  4. Для друзей – доверительный и дружелюбный
  5. Для прочего общения в интернете, подписки, авторизация – аморфный.
  6. Логин у каждого e-mail должен соответствовать его назначению. Значит:
  7. e-mail для бизнеса должен иметь логин лёгкий для того, чтобы его можно было продиктовать по телефону. И вместе с тем ёмкий, чтобы обозначить себя. Очень удобно для этого использовать номер телефона. Можно имя и фамилию, но! Только в том случае, если их можно легко записать. К примеру, Иван Осин, хорошо пишется в транслите – [email protected]…, а вот Евгений Гришечкин, в транслите записать гораздо труднее. И самое главное – никогда не используйте в логине годы своего рождения! Не надо давать адресату любую возможность соскочить с ассертивного общения.
    Ведь он может быть много старше. И даже если вы очень перспективный и талантливый человек, то это выяснится гораздо позже. А вот встречают до сих пор «по одёжке». В этом случае, ваш логин – ваша одёжка.
  8. Логин у e-mail для семейного круга лучше всего иметь под стать тому, каким вас видят ваши родственники, либо что-то близкое вам. Например: [email protected]… либо [email protected]… можно даже [email protected]… Т.е. придумайте логин понятный и позволяющий вас идентифицировать родственникам.
  9. Как вас воспринимают друзья? Придумайте именно такой логин, чтобы поддержать свою репутацию: [email protected]…, [email protected]…, [email protected]
  10. Априори, e-mail для авторизации и регистрации, через полгода превращаются в сборник спама. И, тем не менее, не создавайте логин в виде бессмысленного набора допустимых символов. Сделайте этот логин более удобочитаемым. Привлеките весь спам сюда.

Общие правила

Есть несколько общих правил, соблюдать которые не трудно, но пользу от них вы заметите только тогда, когда их нарушите.

  • Не собирайте всю почту в один почтовый ящик! Да, это может быть удобно, но крайне не практично. Такие цепочки регулярно раскрываются, и все ваши ящики превращаются в спамосборник. И не следует смешивать работу, семью и друзей. Это разные категории вашего аттрактора. В конце концов, часто ли вы видите такого человека, который все три обеденных блюда смешивает в одной тарелке?
  • Из предыдущего пункта следует ещё одно правило – не пересылайте почту с одного своего ящика, на другой. Сделайте их изолированными друг от друга.
  • Открывайте e-mail на разных порталах. В вашем распоряжении Яндекс, Рамблер, Гугл, Майл. Да много ещё подобных. Но учтите, что некоторые иностранные сервисы, не воспринимают определённые почтовые сервисы. Ну, например, на аукционе Ebay отношение к участнику с логином из доменной зоны ru, не всегда справедливое.
  • Ни в коем случае, не делайте на всех e-mail одинаковый пароль.

Напишите нам

Направляя письменное обращение в НИТУ «МИСиС», гражданин или представитель организации указывает должность и ФИО должностного лица (адресата обращения), а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, а также излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату.

Перед направлением электронного обращения в НИТУ «МИСиС» просим Вас ознакомиться с правилами работы интерактивного сервиса.

При рассмотрении электронных обращений граждан и организаций НИТУ «МИСиС» придерживается следующих правил:
  1. В электронном обращении может содержаться заявление, жалоба, предложение или запрос.
  2. Перед отправкой обращения в форме электронного документа необходимо корректно заполнить электронную форму.
  3. В случае необходимости Вы можете приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.
  4. Электронные обращения, направленные через официальный интернет-портал НИТУ «МИСиС», поступают на рассмотрение в организационно-правовой департамент университета. В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обращения регистрируются в течение трёх дней и направляются в различные структурные подразделения университета в зависимости от содержания.
    Обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.
  5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию университета, не рассматривается. Об этом гражданину или организации, направившей обращение, сообщается в течение семи дней со дня его регистрации.
    • Университет, руководствуясь статьей 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», вправе не давать ответ на обращение и оставлять его без рассмотрения в случае, если по данному обращению не удается подтвердить авторство гражданина, направившего обращение.
  6. Электронное обращение не рассматривается при:
    • отсутствии фамилии и имени заявителя;
    • указании неполного или недостоверного почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
    • наличии в тексте нецензурных или оскорбительных выражений;
    • наличии в тексте угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;
    • использовании при наборе текста некириллической раскладки клавиатуры или только заглавных букв;
    • наличии в тексте вопроса, на который заявителю уже давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленными обращениями.
  7. Ответ заявителю направляется по адресу (электронному или почтовому), указанному при заполнении формы.
  8. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Информация о персональных данных заявителей хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.
Письменное обращение также может быть отправлено на почтовый адрес НИТУ «МИСиС»:

119049, Москва, Ленинский пр-т, 4, НИТУ «МИСиС».

email


Формат адреса электронной почты следующий:
[email protected]

где локальная часть(local-part) может быть до 64 символов, а доменное имя(domain) может содержать не более 253 символов. Максимальная длина всего(вместе с символом @) адреса электронной почты(email) = 256 символов.

В локальной части адреса электронной почты можно использовать любой из следующих символов ASCII:

1.

_`{|}~ (ASCII: 33, 35-39, 42, 43, 45, 47, 61, 63, 94-96, 123-126)

4. Символ . (точка) (ASCII: 46) при условии, что это не первый и последний символ, а также при условии, что он не появляется два или более раза подряд (например, [email protected] является не допустимым.).

5. Специальные символы разрешены с ограничениями, в том числе:
Пробел и «(),:;@[\]
(ASCII: 32, 34, 40, 41, 44, 58, 59, 60, 62, 64, 91-93)

Ограничения для специальных символов заключается в том, что они должны содержаться в кавычках и что перед специальными символами (пробел, обратная косая черта \ и кавычка » (ASCII: 32, 92, 34) должна предшествовать обратная косая черта \ (например, «\»\\\ «).

Строка в кавычках может существовать если она отделена точками или содержит всю локальную часть (например,
abc.»defghi»[email protected] или «abcdefghixyz»@example.com допускается.
abc»defghi»[email protected] и abc\»def\»[email protected] не допускается).

Многие организации ограничивают допустимые символы. `{|}~

Доменная часть состоит либо из адреса сайта, либо ip буквально, заключеный в квадратные скобки, например, [email protected][192.168.2.1], хотя это большая редкость за исключением спама Ж:-)

Правильные адреса электронной почты:

[email protected]
[email protected]
bla.»bla\bla»@example.com
bla.bla.»@»[email protected]
Bla.»(),:;[]».BLA.»[email protected]\\\ \» bla»[email protected]

Неправильные адреса:

bla.example.com (символ @ отсутствует)
[email protected] (символ точки (.) является последним в локальной части)
[email protected] (символ точки (.) два раза подряд)
[email protected]@[email protected] (только один @ допускается вне кавычек)
«(),:;[ \]@example.com (ни один из представленных символов перед @ не разрешается вне кавычек)
bla»bla»[email protected] (кавычки должны быть отделены точкой или быть единственным элементом, составляющим локальную часть)

E-MAIL — Перевод на русский

GermanEreignisbenachrichtigungen können per EMail, SMS oder MMS übermittelt werden.

Уведомления о событиях могут отсылаться по электронной почте, в SMS или MMS.

GermanEine EMail mit einem Link zur Passwortseite wurde zu dieser Adresse gesendet:

Вам отправлено электронное письмо со ссылкой на страницу пароля:

GermanSie bekommen dann von uns eine EMail mit einer Anleitung zum Festlegen eines neuen Kennworts.

Вам будет отправлено электронное сообщение с инструкциями по настройке нового пароля.

GermanNeuigkeiten von Jabra per EMail Möchten Sie über alle Neuigkeiten von Jabra informiert werden?

Новости Jabra в вашем почтовом ящике Хотите узнать последние новости Jabra?

GermanEine EMail wurde an diese Adresse gesendet .

Электронное письмо было отправлено.

GermanSenden Sie mir eine neue EMail

Пошлите мне новое письмо

GermanBitte entschuldigen Sie die verspätete Weiterleitung der Nachricht, aber aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre EMail mit dem Hinweis «unbekannter Nutzer» an mich zurück.

Прошу прощения за то, что не ответил раньше, но из-за опечатки ваш e-mail не был доставлен. Причина ошибки: «Пользователь неизвестен»

GermanLeider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen, so dass ich Ihnen diese EMail schreibe, um Ihnen mitzuteilen, dass ich unseren morgigen Termin absagen muss.

Я не смог дозвониться до вас, поэтому сообщаю вам по электронной почте, что вынужден отменить нашу завтрашнюю встречу. Приношу извинения за возможные неудобства.

GermanLeider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen, so dass ich Ihnen diese EMail schreibe, um Ihnen mitzuteilen, dass ich unsere Reservierung für den Konferenzraum stornieren muss.

Я не смог дозвониться до вас, поэтому сообщаю вам по электронной почте, что вынужден отменить нашу завтрашнюю встречу. Приношу извинения за возможные неудобства.

Телефоны регистраторы филиалов ГБУЗ ККВД в Краснодарском крае

Анапский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 353440, г. Анапа, ул. Ленинградская,73 рег. 886133-50876 886133-56149 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Белореченский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 352630, г. Белореченск, ул. Больничная, 74 рег. 886155-31203 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Кропоткинский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 352380, г. Кропоткин, ул. Заводская, 7 рег. 886138-64742 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Новороссийский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 353900, г. Новороссийск, ул. К. Маркса, 24 рег. 88617-644894 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Приморско-Ахтарский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 353860, г. Приморско-Ахтарск, ул. Ленина, 78. рег. 886143-30115 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Славянский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 353560, Слявянск-на-Кубани, ул. Больничная, 2 рег. 886146-23168 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Темрюкский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 353500, г. Темрюк, пер. Зеленый, 15 рег. 886148-41232 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Тихорецкий филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 352100, г. Тихорецк, ул. Подвойского, 113 рег. 886196-50237 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Туапсинский филиал ГБУЗ «Клинический кожно-венерологический диспансер» 252800, г. Туапсе, ул. Армавирская, 6 рег. 886167-22945 e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

5 Получение оповещения о проблеме [Zabbix Documentation 5.4]

5 Получение оповещения о проблеме

Обзор

В этом разделе вы узнаете как настроить в Zabbix уведомления из диалога оповещений.

При наличии элементов данных, которые собирают данные, и триггеров, переходящих в состояние “Проблема” при проблемных ситуациях, было бы полезно иметь какой-нибудь механизм оповещений, который будет уведомлять нас о важных событиях, тогда когда мы не можем смотреть напрямую веб-интерфейс Zabbix.

Это то, что делают оповещения. E-mail является наиболее популярным способом для отправки уведомлений о проблемах, мы узнаем, как настроить уведомления через e-mail.

Настройки E-mail

Изначально в Zabbix имеется несколько предустановленных способов доставки оповещений. E-mail один из них.

Для конфигурирования настроек e-mail, перейдите в Администрирование → Способы оповещений и нажмите на Email в списке предустановленных способов оповещений.

Отобразится диалог определения настроек e-mail.

Все обязательные поля ввода отмечены красной звёздочкой.

Установите значения сервера SMTP, SMTP helo и SMTP e-mail в зависимости от вашей среды.

‘SMTP email’ будет использоваться как адрес ‘От’ при отправке оповещений от Zabbix.

Нажмите Обновить, когда будет готово.

Теперь у вас есть настроенный ‘Email’ как рабочий способ оповещения. Способ оповещения должен быть связан с пользователями с указанными адресами доставки (как мы это делали, когда настраивали нового пользователя), в противном случае он не будет использоваться.

Новое действие

Доставка оповещений является одной из задач действий, которые делаются в Zabbix. Поэтому, для настройки оповещений перейдите в Настройка → Действия и нажмите на Создать действие.

Все обязательные поля ввода отмечены красной звёздочкой.

В этом диалоге введите имя действия.

В более простом случае, если мы не будем добавлять более конкретных условий, действием будет обработан любой триггер изменивший состояние с ‘Ок’ на ‘Проблема’.

Мы еще должны определить какое действие нужно делать — это настраивается на вкладке Операции. Нажмите во вкладке Операции на Новое, появится диалог новой операции.

Все обязательные поля ввода отмечены красной звёздочкой.

Здесь, нажмите на Добавить в блоке Отправлять пользователям и выберите пользователя (‘user’), которого мы добавили. Выберите ‘Email’ значением в Отправлять только через. Когда закончите с этим, нажмите на Добавить.

Макросы (или переменные) {TRIGGER.STATUS} и {TRIGGER.NAME}, которые видно в полях Тема по умолчанию и Сообщение по умолчанию, будут заменены актуальными значениями состояния триггера и имени триггера.

Это всё что требуется для настройки простого действия, поэтому нажмите на Сохранить в диалоге действия.

Получение оповещения

Теперь, с настроенной отправкой оповещений вам на самом деле может быть интересно получить одно оповещение. Чтобы помочь с этим, мы попробовать увеличить нагрузку на наш узел сети — так, чтобы наш триггер “зажегся” и мы получили бы оповещение о проблеме.

Откройте консоль на вашем узле сети и выполните:

cat /dev/urandom | md5sum

Вы можете запустить один или несколько этих процессов.

Теперь перейдите в Мониторинг → Последние данные и посмотрите как увеличиваются значения ‘Загрузка CPU’. Вспомните, для нашего триггера “поджигание” наступает при значении ‘Загрузка CPU’ больше ‘2’ в течении 3 минут. Как только это произойдет:

  • в Мониторинг → Проблемы вы должны увидеть триггер с мигающим состоянием ‘Проблема’

  • вы должны получить оповещение о проблеме на ваш e-mail

Если оповещения не работают:
  • Проверьте еще раз, что настройки e-mail и действия были сконфигурированы верно

  • Убедитесь, что созданный вами пользователь имеет по крайней мере права на чтение узла сети который генерирует событие, как отмечается в шаге Добавление пользователя. Пользователь, входящий в группу ‘Network administrators’ должен иметь, по крайней мере, доступ на чтение группы узлов сети ‘Linux servers’, к которой принадлежит наш узел сети.
  • Кроме того, вы можете проверить журнал действий перейдя в Отчеты → Журнал действий.

Адреса почтовых серверов (POP, IMAP, SMTP)

В процессе настройки почтовых программ Вам потребуется указать следующую информацию: адрес электронной почты, сервер входящей почты, сервер исходящей почты, имя пользователя и пароль для авторизации на сервере, порт для подключения к серверу.

Адрес электронной почты — это полное название вашего почтового ящика. Например:

[email protected] для пользователей услуги Предоставление почтовых ящиков в домене Демос
[email protected] для пользователей услуги Почта на Виртуальной машине, где office имя Виртуальной машины
[email protected] для пользователей услуги Почтовые ящики в домене клиента, где mydomain.ru Ваше доменное имя

Сервер входящей почты mail. dol.ru или imap.dol.ru.

Для получения почты Вы можете воспользоваться либо протоколом POP, либо протоколом IMAP. В обоих случаях имя сервера входящей почты одно и то же. О достоинствах и недостатках этих двух способов получения почты можно почитать в отдельной статье

Сервер исходящей почты (SMTP-сервер) mail.dol.ru

Имя пользователя это учетное имя пользователя на почтовом сервере. Оно совпадает с адресом электронной почты.

Пароль это Ваш текущий пароль для доступа к почте. Если Вы забыли пароль, то всегда можете поменять его в личном кабинете.

Порт подключения некая числовая характеристика подключения, в зависимости от выбранного протокола. Современные почтовые клиенты обычно автоматически правильно указывают значения порта.

ПротоколБез шифрованияС шифрованием
POP3110995
IMAP4143993
SMTP25, 587465

Обычно для отправки почты по протоколу SMTP автоматически устанавливается порт 25, который предназначен для передачи почты между серверами. Настоятельно рекомендуем Вам изменить его на порт 587, который специально выделяется для доставки почты от клиента на сервер.

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Урок 8: Насколько формальным должно быть электронное письмо?

/ ru / email101 / избегая-спама-и-фишинга / content /

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Подобрать правильный тон для электронного письма может быть непросто.

Иногда может казаться, что электронное письмо должно быть формальным, чтобы быть правильным. По правде говоря, формальный тон не всегда автоматически лучше повседневного. Но как узнать, какой из них использовать и когда? Есть несколько вещей, которые помогут вам решить, насколько формальным или непринужденным должен быть тон вашего электронного письма.

Когда электронное письмо должно звучать более формально?

Обратите внимание на человека, которому вы пишете. Как вы знаете, этот человек? Какие контакты у вас были в прошлом, если таковые были? Эти факторы станут лучшим ориентиром при выборе тона вашего электронного письма. Если вы начинаете первый контакт с кем-то, например, с потенциальным работодателем или с кем-либо, кто занимает более высокую должность, то обычно вы предпочитаете по умолчанию использовать официальный тон.

Когда вы пишете кому-то, с кем никогда не встречались лично, тон вашего письма особенно важен.Поскольку это письмо будет вашим способом произвести первое впечатление, вы должны убедиться, что оно хорошее. Придерживайтесь приветствий, в которых используется либо полное имя, либо титул и фамилия, если у вас есть такая информация. Если у вас нет имени человека, которому вы пишете, можно использовать Dear Sir или Madam .

Использование более профессионального языка и избежание сокращений также придаст вашей электронной почте более формальный тон. Например, вместо я не смогу сделать это , сказав К сожалению, я не смогу присутствовать, придает вашей электронной почте более профессиональный тон. Также имейте в виду, что избегание сокращений и использование правильного орфографии и грамматики не менее важно, когда дело доходит до настройки тона вашего электронного письма.

В примере ниже:

Кандидат отправляет электронное письмо рекрутеру, которого никогда не встречала. Формальное приветствие и язык, который она использует, придают электронной почте более профессиональный тон.

Точно так же вы хотите убедиться, что закрываете письмо таким образом, чтобы оно соответствовало приветствию в вашем письме. Завершение письма просто Спасибо! может показаться дружелюбным, но может показаться слишком знакомым и непринужденным.Для более формальных писем лучше всего заканчивать чем-нибудь вроде Большое спасибо или С уважением , чтобы поддерживать профессиональный тон.

Обязательно укажите контактную информацию.

Это особенно важно при установлении контакта с кем-либо, особенно с потенциальными работодателями. Вы должны быть уверены, что у них есть вся необходимая информация, чтобы связаться с вами в будущем.

Однако формальные правила могут применяться не всегда.

Например, если вы пишете ответ на полученное электронное письмо, обратите внимание на тон и язык, использованный отправителем.Это поможет вам избавиться от лишних догадок при выборе тона вашего электронного письма.

Если вы заметили, что тон звучит не совсем формально, можно отразить это в своем ответе. Например, если в приветствии кто-то использует Hi и ваше имя, в вашем ответе будет приемлемо использовать один и тот же тон. Посмотрите, как другой человек использует аббревиатуры, сокращения и общий выбор слов в качестве ориентира. В большинстве ситуаций зеркальное отображение набора тонов вполне приемлемо для вашего ответа.

Когда можно, чтобы электронное письмо выглядело более непринужденно?

Ситуации, в которых допустимо отправить более непринужденное и дружелюбное электронное письмо, как правило, более очевидны. Например, если вы пишете другу или члену семьи, конечно, уместно использовать непринужденный тон.

Когда речь идет о таких людях, как ваши коллеги или коллеги, при выборе тона следует учитывать две вещи:

  1. Как давно вы знаете этого человека?
  2. В каком контексте вы знали этого человека?

Как правило, чем дольше вы знакомы с кем-то — или если вы с некоторой частотой общаетесь с человеком вне работы, — тем более приемлемым будет использование непринужденного тона.Электронное письмо с очень непринужденным тоном может больше походить на текстовое сообщение, чем на письмо, и оно может включать такие вещи, как аббревиатуры или смайлики — все зависит от культуры вашего рабочего места. Подумайте о среде, в которой вы работаете, и ищите примеры, поданные вашими коллегами и начальством, когда решаете, использовать ли подобные вещи.

Следует иметь в виду одну очень важную вещь:

Professional — это не всегда то же самое, что формальный. На работе важно всегда оставаться профессиональным, даже если тон звучит небрежно.Никогда не стоит сплетничать или говорить что-то плохое о других людях, с которыми вы работаете, независимо от того, насколько хорошо вы знаете коллегу или коллегу, с которыми пишете по электронной почте. Такие вещи могут очень легко вернуться и преследовать вас, но, к счастью, их также легко избежать.

/ ru / email101 / email-basics-quiz / content /

25 советов по совершенствованию электронного этикета

В эпоху Интернета вы можете обнаружить, что нажимаете «ответить», набираете быстрый ответ и нажимаете «отправить», даже не задумываясь о том, что вы только что написали.Но эксперты согласны с тем, что ваше поведение с электронной почтой может подорвать вашу репутацию как в личном, так и в профессиональном плане. Inc.com связалась с некоторыми из самых опытных экспертов в области электронной почты и попросила их взвесить, как улучшить ваш почтовый этикет.

1. Обсуждайте только общественные вопросы. Все мы слышали истории о «частном» электронном письме, которое в конечном итоге передавалось по всей компании, а в некоторых случаях и по всему Интернету. Когда дело доходит до этикета электронной почты, важно учитывать, является ли обсуждаемый вами вопрос публичным или тем, о чем следует говорить за закрытыми дверями.Спросите себя, хотите ли вы написать по обсуждаемой теме на фирменном бланке или на доске объявлений, чтобы все увидели, прежде чем нажать «отправить». — Джудит Каллос ,
автор книги E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail: The Manual и E-Mail: A Write It Well Guide

2. Кратко представьтесь. Не думайте, что человек, получающий ваше электронное письмо, знает, кто вы, или помнит, что встречал вас. Если вы не уверены, узнает ли получатель ваш адрес электронной почты или имя, включите простое напоминание о том, кто вы по отношению к человеку, с которым обращаетесь; формальная и обширная биография себя не обязательна. Пегги Дункан, , эксперт по личной продуктивности и автор книги Преодолейте перегрузку электронной почты с помощью лучших привычек, этикета и Outlook 2007

3. Не пишите «гневно по электронной почте». Электронная почта с плохими новостями, увольнение клиента или поставщика, выражение гнева, выговор кому-то, пренебрежительное отношение к другим людям в электронных письмах (особенно если вы говорите что-то менее доброжелательное о своем начальнике) — все это основные запреты. Поскольку электронная почта может показаться такой неформальной, многие люди попадают в эту ловушку.Всегда помните, что переписка по электронной почте длится вечно. — Линдси Поллак, , специалист по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты и автор книги От колледжа к карьере

4. Осторожно используйте восклицательные знаки. Максимальное количество восклицательных знаков в деловой электронной почте? Один. В противном случае вы рискуете выглядеть по-детски и непрофессионально. Pollak

5. Будьте осторожны с конфиденциальной информацией. Воздержитесь от обсуждения конфиденциальной информации в электронных письмах, например, чьей-либо налоговой информации или подробностей особо конфиденциальной деловой сделки.Если электронное письмо попадет не в те руки, вы можете столкнуться с серьезными — даже юридическими — последствиями. — Питер Пост , директор Института Эмили Пост в Берлингтоне, штат Вермонт, который предлагает советы по этикету и ответы на такие вопросы манеры, как свадебный этикет, вопросы воспитания детей и правила поведения за столом.

6. Своевременно отвечайте. Если вы не работаете в чрезвычайных ситуациях, нет необходимости быть доступным сразу после получения электронного письма.В зависимости от характера электронного письма и отправителя, ответ в течение 24–48 часов является приемлемым. — Duncan

7. Воздержитесь от отправки однострочных сообщений. «Спасибо» и «О, хорошо» никоим образом не продвигают разговор. Если вы не ожидаете ответа, не стесняйтесь помещать «Ответ не требуется» в верхней части электронного письма. — Duncan

8. Избегайте использования ярлыков для реальных слов, смайликов, жаргона или сленга. Слова от взрослых, деловых людей, использующие такие ярлыки, как «4 u» (вместо «для вас»), «Gr8» (для отличного) в деловой электронной почте неприемлемы.Если вы не добавляете смайлик или смайлик в свою деловую переписку, не добавляйте его в сообщение электронной почты. Любое из вышеперечисленного может сделать вас менее профессиональным. — Duncan

9. Содержите его в чистоте. Ничто не раздражает получателей больше, чем когда люди отвечают и оставляют сообщения беспорядочными, например, цепочка электронной почты, содержащая чрезмерное количество знаков вставки (>>>), или страницы и страницы адресов электронной почты, которые не были защищены с помощью скрытой копии.Вы можете избавиться от каретки, выделив текст, Ctrl + F, чтобы использовать команду «Найти и заменить», чтобы найти курсор и заменить их все ничем. Вы можете избавиться от всех адресов электронной почты, просто удалив. Очистите его, а затем отправьте. — Дункан

10. Четко говорите в теме письма. Поскольку почтовые ящики забиты сотнями электронных писем в день, очень важно, чтобы ваша тема доходила до сути. Он должен быть достаточно простым и информативным по отношению к тому, о чем вы написали.Ожидайте, что любое электронное письмо с милой, расплывчатой ​​или неясной темой будет удалено. Кроме того, подтвердите свою тему так же тщательно, как и остальную часть электронного письма. — Сообщение

11. Не путайте со спамом. Избегайте строчных и прописных строк в теме письма, а также тех, которые содержат URL-адреса и восклицательные знаки, которые могут выглядеть для получателя как спам. — Джудит Каллос ,
автор книги E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail: The Manual и E-Mail: A Write It Well Guide

12.Ваша тема должна соответствовать сообщению. Никогда не открывайте старое письмо, нажмите «Ответить» и отправьте сообщение, не имеющее ничего общего с предыдущим. Не бойтесь сменить тему, как только изменится цепочка или содержание цепочки писем. — Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор книги Преодолейте перегрузку электронной почты с помощью лучших привычек, этикета и Outlook 2007

13. Предоставьте предупреждение при отправке больших вложений. Отправка необъявленных больших вложений может засорить почтовый ящик получателя и привести к тому, что другие важные электронные письма будут отклоняться.Если вы отправляете что-то размером более 500 КБ, отправители должны спросить: «Не возражаете, если я пришлю вам вложение? Когда для вас будет лучшее время? — Kallos

14. Не более двух вложений, укажите логическое имя. Воздержитесь от отправки сообщения с более чем двумя вложениями, если это специально не запрошено. Кроме того, дайте прикрепленным файлам логическое имя, чтобы получатель сразу знал тему и отправителя. — Дункан

15.Отправляйте или копируйте других только в случае необходимости. Перед тем, как щелкнуть «Ответить всем» или указать имена в строках «Копия» или «Скрытая копия», спросите себя, всем ли получателям нужна информация в вашем сообщении. Если нет, зачем его отправлять? Найдите время, чтобы отправить свои сообщения нужным людям. — Дункан

16. Остерегайтесь «ответить всем». Не нажимайте «ответить всем», если каждый участник цепочки электронной почты не должен знать об этом. Вы должны быть уверены, что не отправляете всем в списке свой ответ — независимо от того, нужно ли им знать или нет.- Дункан

17. Поднимите трубку. Если тема содержит множество параметров, которые необходимо объяснить или обсудить, и которые вызовут слишком много вопросов и недоразумений, не обрабатывайте ее по электронной почте. Кроме того, электронная почта не должна использоваться для отмены встреч, обедов, интервью в последнюю минуту и ​​никогда для сообщений ужасных новостей. Если у вас есть сотрудник или друг, которому нужно сообщить плохие новости, предпочтительнее телефонный звонок. Если это новости, которые нужно доставить большой группе, удобнее пользоваться электронной почтой.- Duncan

18. Оцените важность вашего электронного письма. Не злоупотребляйте опцией высокого приоритета. Если вы будете злоупотреблять этой функцией, мало кто отнесется к ней серьезно. Лучшее решение — использовать описательные строки темы, которые точно объясняют, о чем идет речь. — Дункан

19. Сохраняйте конфиденциальность. Если вы отправляете сообщение группе людей и вам необходимо защитить конфиденциальность своего списка, вы всегда должны использовать команду «Скрытая копия.»Кроме того, избегайте передачи адресов электронной почты третьим лицам (таким как Evite, информационный бюллетень и т. Д.). Убедитесь, что адреса, которые вы добровольно передаете третьим лицам, остаются с ними, особенно когда предлагаемые ими услуги бесплатны — Duncan

20. Будьте краткими и переходите к сути Длинные электронные письма ушли в прошлое. Пишите кратко, с большим количеством пробелов, чтобы не перегружать получателя. Убедитесь, что когда вы смотрите на то, что вы отправляете, это не кажется обременительным для чтения — не стесняйтесь использовать маркеры.Человеку, читающему вашу электронную почту, не нужно копаться в нескольких абзацах, чтобы понять, о чем вы спрашиваете. Вы должны указать цель электронного письма в первых двух предложениях. Будьте ясны и будьте впереди. — Линдси Поллак , эксперт по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты и автор книги От колледжа к карьере

21. Знайте свою аудиторию. Ваше электронное приветствие и подписка должны соответствовать уровню уважения и формальности человека, с которым вы общаетесь.Кроме того, напишите для человека, который будет его читать — если он, как правило, очень вежлив и формален, пишите на этом языке. То же самое и с приемником, который ведет себя неформально и расслабленно. — Линдси Поллак , эксперт по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по электронной почте и автор книги От колледжа к карьере

22. Всегда ставьте подпись. Вы никогда не хотите, чтобы кто-то узнал, как с вами связаться. Если вы разбираетесь в социальных сетях, включите в подпись всю свою информацию из социальных сетей.Ваша подпись в электронной почте — отличный способ рассказать людям больше о вас, особенно если ваш адрес электронной почты не включает ваше полное имя или название компании. — Pollak

23. Используйте автоответчик только при необходимости. Автоматический ответ, в котором говорится: «Спасибо за ваше электронное сообщение. Я отвечу вам, как только смогу», бесполезен. Однако одна вещь, которую делают эти сообщения, — это предупреждение спамеров о том, что ваша электронная почта настоящая и что они могут добавить вас в свой список спама.- Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор книги Преодолейте перегрузку электронной почты с помощью лучших привычек, этикета и Outlook 2007

24. Обучите свой персонал. Владельцы бизнеса должны убедиться, что их сотрудники обучены общению по электронной почте — не предполагайте, что они знают, что делают и что считается профессиональным. Установите стандарты электронной почты, которых должен придерживаться каждый в компании. — Pollak

25. Ваша электронная почта — это ваше отражение. Каждое электронное письмо, которое вы отправляете, увеличивает или снижает вашу репутацию. Если ваше электронное письмо разрознено, неорганизовано и полно ошибок, получатель будет склонен думать о вас как о разрозненном, беспечном и неорганизованном бизнесмене. Мнение других людей имеет значение, и в профессиональном мире их восприятие вас будет иметь решающее значение для вашего успеха. — Питер Пост , директор Института Эмили Пост в Берлингтоне, штат Вермонт, который предлагает советы по этикету и ответы на такие вопросы манеры, как свадебный этикет, вопросы воспитания детей и правила поведения за столом.

Как отформатировать профессиональное сообщение электронной почты

Когда вы отправляете запрос о работе или подаете заявление о приеме на работу, или пишете другую профессиональную переписку, важно отформатировать электронную почту так же профессионально, как и любое другое деловое письмо.

В конце концов, все, включая рекрутеров и менеджеров по найму, получают много писем. Убедитесь, что ваши электронные письма выделяются из-за содержания, а не из-за небрежных ошибок, плохого форматирования или излишне небрежной лексики.

Используйте в письмах читаемый шрифт размером 10 или 12 пунктов.Отправляйте электронные письма, связанные с поиском работы, с профессионального адреса электронной почты. В идеале ваш адрес электронной почты должен включать некоторую комбинацию вашего имени и фамилии или имени и фамилии.

Вот что следует включать при отправке деловой корреспонденции и формат сообщения электронной почты, который следует использовать для отправки профессиональных сообщений электронной почты.

Как отформатировать сообщение электронной почты

Ваше электронное сообщение должно быть отформатировано как типичное деловое письмо, с пробелами между абзацами и без опечаток или грамматических ошибок.

  • Не путайте длину с качеством — делайте письмо кратким и по существу.
  • Избегайте слишком сложных или длинных предложений.
  • Сделайте так, чтобы получатели электронной почты могли быстро сканировать вашу электронную почту и знать, почему вы пишете.
  • Вычитайте его, как и любую другую корреспонденцию.
  • Если вас действительно беспокоят опечатки, распечатайте черновик электронного письма. Часто опечатки и грамматические ошибки легче обнаружить на бумажном носителе, чем при просмотре на экране.

Просмотрите шаблон сообщения электронной почты и образец сообщения электронной почты ниже, чтобы увидеть, как должно выглядеть ваше сообщение.

Тема

Не забудьте указать тему письма.

Если вы забудете включить один из них, ваше сообщение, вероятно, даже не откроется. В теме письма укажите, почему вы пишете. Некоторые примеры сильных строк темы:

  • Заявление на получение статуса сотрудника по маркетингу — Джейн Смит
  • Запрос на информационное интервью
  • Спасибо — Интервью с партнером по маркетингу
  • Направлено [Имя] для [Информационного интервью, Обсуждения XYZ и т. Д.]

Приветствие / Приветствие

Если у вас есть контактное лицо, отправьте свой адрес электронной почты Уважаемому господину / госпоже. Фамилия. Если возможно, узнайте имя менеджера по найму. Эта информация иногда включается в список вакансий. Если это не так, используйте такие сайты, как LinkedIn, чтобы определить контактное лицо, или посетите веб-сайт компании для получения информации.

Если есть контактный номер, вы также можете позвонить на стойку регистрации компании и узнать, может ли администратор предоставить информацию.Проверьте также и свою собственную сеть: знаете ли вы кого-нибудь, кто работает в компании и мог бы поделиться дополнительной информацией?

Если у вас нет имени контактного лица, просто отправьте свою электронную почту Уважаемому менеджеру по найму. Другой вариант — не включать приветствие и просто начать с первого абзаца вашего сообщения.

Тело сообщения

Когда вы пишете свое сообщение, включите несколько коротких абзацев:

  • Введение (кто вы) (первый абзац)
  • Причина, по которой вы пишете (второй и необязательный третий абзацы)
  • Спасибо за внимание

Если вы подаете заявление о приеме на работу, скопируйте и вставьте сопроводительное письмо в сообщение электронной почты или напишите сопроводительное письмо в теле сообщения электронной почты. Если в объявлении о вакансии вас просят отправить свое резюме в виде вложения, отправьте свое резюме в формате PDF или Word.

Когда вы спрашиваете о доступных вакансиях или нетворкинге, четко объясните, почему вы пишете, и о цели вашего электронного сообщения.

Закрытие

Включите формальное завершение, например, искренне или с уважением, когда вы заканчиваете свое сообщение. Вот список закрывающих примеров на выбор.

Включите подпись электронной почты

Важно создать подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое сообщение.

Включите свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона в подпись электронной почты, чтобы менеджер по найму мог сразу увидеть, как с вами связаться. Вы также можете добавить ссылку на страницу своего профиля LinkedIn или на веб-сайт, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли легко найти дополнительную информацию о вас.

Не забывайте о вложениях

Отправка электронного письма с поиском работы часто включает в себя прикрепление файлов, резюме, портфолио или других образцов работы. Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», убедитесь, что вы прикрепили все файлы, упомянутые в письме.

Шаблон сообщения электронной почты

В следующем шаблоне сообщения электронной почты перечислены сведения, которые необходимо включать в сообщения электронной почты, которые вы отправляете при поиске работы. Используйте шаблон в качестве руководства для создания настраиваемых сообщений электронной почты для отправки работодателям и знакомым.

Шаблон для профессионального электронного письма

Тема сообщения электронной почты: Должность менеджера магазина — ваше имя

Обращение:

Уважаемый г-н./РС. Фамилия или Уважаемый менеджер по найму:

Первый абзац:

Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Будьте ясны и прямолинейны — если вы подаете заявление о приеме на работу, укажите название должности. Если вы хотите информационное интервью, укажите это во вступительных предложениях.

Средний абзац:

В следующем разделе вашего электронного сообщения следует описать, что вы можете предложить работодателю или, если вы пишете с просьбой о помощи, о том, какую помощь вы ищете.

Последний абзац:

Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассмотрел вас в отношении должности или ваших связей за помощь в поиске работы.

Закрытие:

С уважением,

Ваше имя

Электронная почта Подпись:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефон
URL профиля LinkedIn (необязательно)

Расширять

Пример профессионального сообщения электронной почты

Образец сообщения электронной почты

Тема: Поиск должности адъюнкт-преподавателя — Брианна Кламбер

Уважаемый д-р.Реджинальд,

Я пишу сегодня, чтобы узнать о возможности подачи заявления на должность ассистента преподавателя в вашем университете. Этим летом я перееду в ваш район. Ваше имя мне дал доктор Нельсон, который был одним из моих профессоров в Университете северных королевств.

У меня есть степень магистра в области изучения коренных народов Университета северных земель, и я был ассистентом на нескольких занятиях, пока не получил степень.

Кроме того, мне интересно узнать больше о вашей докторской степени.Программа D. по истории Северной Америки. Возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы я мог больше узнать о программе.

Я приложил свое резюме для вашего ознакомления. Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить известие от вас.

С уважением,

Брианна Кламбер

_________________

Брианна Кламбер
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Расширять

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит отличное электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Строка темы

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма.Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше электронное письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывалки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрывающую). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это суть вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом.Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию. Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытие

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться. Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать подход, который соответствует вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные вредные привычки при написании электронных писем. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения.В любом случае, многие люди имеют твердое мнение об этом. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения. Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать ее в электронных письмах. Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Изложите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», стоящие за вашими рассуждениями.Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей.Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Будьте краткими и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой.Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: В достижении идеального баланса между формальным и непринужденным, ключевым моментом является размышление об отношениях между вами и получателем и принятие социальных сигналов по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает, и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по работе с социальными сетями в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности убрать клише, поскольку они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, то вы на правильном пути.

6 Повтор

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой. Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе. Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот наиболее распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск восклицательных знаков и решите, какие (если они есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Действия по написанию электронного письма следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию является отрицательной», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово отправляет вам электронные письма, или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly поможет вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легкость для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди ощущают давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Написание профессионального и эффективного электронного письма: 6 вещей, которые следует запомнить

Мы получаем и отправляем электронные письма каждый день, но как вы можете гарантировать, что получатели открывают ваши электронные письма? Вот некоторые важные вещи, о которых следует помнить, прежде чем отправлять следующее электронное письмо:

1.

Четкая и лаконичная строка темы

Старайтесь не позволять строке темы выглядеть как спам. При этом избегайте использования заглавных букв и чрезмерного использования знаков препинания.Он должен иметь возможность быстро резюмировать электронное письмо, и, если есть что-то, что им может потребоваться нажать в письме, упомяните об этом.

2. Правильное приветствие, почему это важно

Некоторые люди отправляют электронные письма без приветствия. Однако без формального приветствия получатель вряд ли прочтет электронное письмо. Это важно, особенно потому, что с помощью функций CCing и «Reply to All» сложно определить, кому адресовано электронное письмо. Также следует учитывать, что это будет часть строки предварительного просмотра электронного письма после строки темы.

3. Основной текст: только самое главное

Когда он достигает одного или двух абзацев, шансы, что кто-то прочитает письмо целиком, невелики. Сведите к минимуму бессвязный разговор и будьте прямолинейны. Опросы показали, что средний американский офисный работник получает в среднем 121 электронное письмо в день. Так что электронное письмо из трех абзацев — это определенно то, на что у них нет времени. Если вы говорите об определенных файлах или веб-сайтах, к которым должен получить доступ получатель, прикрепите файлы или вставьте ссылки, чтобы он мог их найти.Когда дело доходит до вставки ссылок, попробуйте преобразовать текст в ссылку, а не просто вставлять всю ссылку в электронное письмо. Это облегчает чтение. Например, «Щелкните здесь, чтобы перейти на веб-сайт Pearce Center».

4. Не нажимайте кнопку «Ответить всем»

За исключением случаев, когда это абсолютно актуально для всех, постарайтесь указать получателей ваших электронных писем. У вас больше шансов получить ответ от небольшой группы.

5. Завершение с четким заявлением о действиях

После электронного письма с предоставлением всей этой информации самое важное, что нужно сделать до того, как вы закончите свое электронное письмо, — это четко указать, какой именно ответ или действие вам нужно предпринять.

6. Подпись

Убедитесь, что в подписи электронного письма указано нечто большее, чем просто ваше имя. Важно иметь подпись электронной почты с указанием вашего имени и должности, которую вы занимаете в организации, для которой вы отправляете это электронное письмо, чтобы получатель точно знал, кто им обращается. Если вы студент, вы можете указать свое имя, колледж и специальность, а также, возможно, должность в организации, частью которой вы являетесь.


Что такое этикет электронной почты? Что мне делать или не делать в электронном письме?

При написании электронного письма всегда учитывайте свою аудиторию и предполагаемую цель .Подбирайте свое письмо (и свои манеры) в соответствии с предполагаемой аудиторией и целями. Электронные письма, отправленные близким друзьям и членам семьи, могут быть немного более неформальными, чем электронные письма, отправленные инструктору, коллеге по работе, в компанию или от имени компании.

Несмотря на то, что существует бесчисленное множество советов по этикету электронной почты и о том, включать или не включать в электронное письмо, вот несколько общих советов:

  • Используйте строку темы, чтобы указать содержание электронного письма. Строка темы, например «Привет», не дает представления о содержании электронного письма и не дает получателю повода прочитать его.
  • Будьте лаконичны. Ограничьте электронную почту одной темой сообщения. Сделайте электронное письмо коротким, возможно, то, что можно прочитать на обычном экране компьютера, не требуя от читателя прокрутки вниз.
  • Будьте осторожны при использовании функции «Ответить всем ». Когда сообщение было отправлено нескольким получателям, ваш ответ может относиться только к исходному отправителю, а не ко всему списку получателей. Не забивайте почтовые ящики других получателей сообщениями, которые им не нужны.
  • Включите свою контактную информацию. Многие программы электронной почты позволяют вам включать подпись, которая включает ваше полное имя, название вашей компании, ваш номер телефона и ваш почтовый адрес.
  • Тон, который, как вы думаете, вы используете в своем письме, может не совпадать с тем, что воспринимает читатель. Тщательно выбирайте слова и не набирайте их заглавными буквами. Шутки и саркастические комментарии могут быть истолкованы иначе, чем предполагалось.Использование всех заглавных букв — это электронный эквивалент крика. Вы можете использовать смайлик (например, смайлик), но помните, что смайлики выглядят непрофессионально и не снимают остроты обидного сообщения.
  • Орфография и грамматика. Ваша электронная почта представляет вас (и, возможно, вашу компанию) вашему читателю, поэтому представьте себя хорошо в своем письме.
  • Не пишите ЗАГЛАВНЫМИ буквами. ЗАПИСЬ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ КАЖЕТСЯ, КАК ЕСЛИ ВЫ КРИЧИТЕ.Это может вызвать нежелательную реакцию и показаться грубым или агрессивным.
  • Поднимите трубку или пройдите по коридору. Некоторые темы лучше выражать лично или устно, чем по электронной почте. Все личное, печальное или шокирующее лучше обсуждать лично, чем по электронной почте.
  • Электронная почта не является частной. Все, что вы напишете в электронном письме, можно переслать другим. По словам Лоры Стэк, все, что отправлено по электронной почте на работе, считается собственностью компании и «может быть найдено, исследовано и использовано в суде».«
  • Подождите. Возможно, вы неправильно поняли полученное письмо, и ваша интуиция может дать ответный ответ. Помните, что «нажатие кнопки Send длится мгновение; его действие может длиться всю жизнь».
  • Заполните поле получателя последним. Мало что может вызвать такое чувство неловкости, как отправка сообщения непреднамеренному получателю или нажатие кнопки «Отправить» до того, как вы закончите писать.

Дополнительные советы по этикету электронной почты можно найти на следующих веб-сайтах:


В нашей онлайн-библиотеке используйте базу данных, например Business Source Complete или Business via ProQuest, чтобы найти статьи об этикете электронной почты.

Попробуйте также поискать информацию об этикете электронной почты в наших базах данных электронных книг.

Правила этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал

  • Для многих профессионалов ответы на электронные письма отнимают значительную часть рабочего времени.
  • Поскольку во время пандемии коронавируса миллионы сотрудников входят в систему из дома и переписываются по электронной почте, знание того, как быть профессионалом в Интернете, становится как никогда важным.
  • Хотя написание электронного письма кажется достаточно простым, многие сотрудники допускают ошибки при отправке или получении рабочих сообщений.
  • Вот 15 советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал: от того, чтобы избежать кнопки «ответить всем» до двойной проверки на наличие ошибок.
  • Посетите домашнюю страницу Business Insider, чтобы узнать больше.

Нравится нам это или нет, но ответы на электронные письма отнимают у нас много времени на работе.А в условиях пандемии коронавируса, когда миллионы сотрудников работают из дома и переписываются по электронной почте, это, вероятно, занимает даже больше времени, чем обычно.

Поскольку все больше американцев начали работать из дома в условиях пандемии коронавируса, рабочие стали больше рассылать электронные письма и проводить больше времени на работе, согласно Национальному бюро экономических исследований.

Несмотря на то, что мы отправляем так много электронных писем, карьерный тренер Барбара Пахтер сказала, что многие профессионалы все еще не знают, как их правильно писать.

Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем, мы можем быть более склонны к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные последствия.

Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге «Основы делового этикета». Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Жаклин Смит, Кэролайн Хрончич, Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *